การเขียนเชิงธุรกิจ

WRITING FOR BUSINESS

POCKET MENTOR SERIES
การเขียนเชิงธุรกิจ

แปลและเรียบเรียงจาก Pocket Mentor Series Writing for Business
โดย : Deborah Dumaine
ผู้แปล : สินิทธ์ิ อิศรเสนา

Original work Copyright ©2006 Harvard Business School Publishing Corporation
Published by arrangement with Harvard Business Review Press
Unauthorized duplication or distribution of this work constitutes Copyright
infringement.
Thai translation rights ©2019 Expernet Co., Ltd.
All rights reserved.

จ�ำนวน 128 หน้า
ราคา 130 บาท
ISBN (E-Book) 978-974-414-466-9
สงวนลิขสิทธิ์โดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด
จัดท�ำโดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด
2387 อาคารรวมทุนพัฒนา ถนนเพชรบุรีตัดใหม่
แขวงบางกะปิ เขตห้วยขวาง กรุงเทพฯ 10310
โทร. 0-2718-1821 (10 คู่สาย)
e-mail: [email protected]
http://www.expernetbooks.com



“คู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำ”
จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด

(The Pocket Mentor Series)

คู่มือฉบับกะทัดรัด เน้ือหากระชับเข้มข้นเล่มน้ีเป็นชุดคู่มือที่ทาง
Harvard Business School ได้พัฒนาขึ้นมา เพ่ือเป็นท่ีพ่ึงพาแก่คนท�ำงาน
และนักบริหารในทุกสถานการณ์ และทุกสถานท่ี
ด้วยเครื่องมือที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ซึ่งสามารถน�ำไปใช้ในการปฏิบัติ
งานจริงได้โดยง่ายและได้ผล พร้อมแบบทดสอบตนเองและตัวอย่างจาก
ชีวิตจริงที่จะเอื้อต่อการฝึกฝนและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ทั้งที่โต๊ะท�ำงาน
โต๊ะประชุม หรือแม้กระท่ังระหว่างการเดินทาง
ส�ำหรับบุคคลที่จะก้าวเข้าสู่โลกของการบริหารจัดการและโลกธุรกิจ
ยุคใหม่น้ัน จ�ำเป็นอย่างยิ่งท่ีจะต้องมีคู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำจากฮาร์วาร์ดใน
ชุดน้ีไว้เป็นคู่ใจ



สารบัญ หน้า
3
ค�ำน�ำส�ำนักพิมพ์ 11
บทน�ำ : การเขียนเชิงธุรกิจท่ีมีประสิทธิผล
13
ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน
15
บทที่ 1 การเขียนที่มีประสิทธิผล
หลักเกณฑ์พื้นฐานท่ีจะท�ำให้การเขียนของคุณ 16
บรรลุวัตถุประสงค์ท่ีต้องการ 18
อธิบายวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน 20
ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง 20
เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน 22
พยายามเขียนให้ส้ันและเรียบง่าย 27
ทบทวนกลยุทธ์ในการส่งสาร
28
บทท่ี 2 ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ
การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ เพ่ือให้คุณ
และผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานที่ไม่จ�ำเป็น
ขอบเขตที่กว้างและขอบเขตท่ีแคบ



สารบัญ 5

บทท่ี 3 กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน หน้า
31
กลยุทธ์ท่ีคุณสามารถน�ำไปใช้เพ่ือเริ่มต้นการเขียน
ได้อย่างมีประสิทธิผล 32
33
การต้ังค�ำถาม 35
โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม 37
โครงร่างแบบระดมความคิด 39
การเขียนแบบอิสระ
41
บทที่ 4 การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 41
42
การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้บรรลุ 43
วัตถุประสงค์ในการเขียน 44

หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ
หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์
หลักการเขียนแบบข้ันตอนและกระบวนการ
หลักการสร้างแผนที่ความคิด
หลักการเปรียบเทียบความเหมือน
และความแตกต่าง



6 การเขียนเชิงธุรกิจ

หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อ หน้า
ทั่วไป หรือจากหัวข้อท่ัวไปสู่หัวข้อเจาะจง 45

หลักการวิเคราะห์ 47

บทท่ี 5 การเขียนร่างเอกสารคร้ังแรก 53

รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักท่ีจะน�ำเสนอท้ังหมด

เริ่มต้นด้วยความผ่อนคลาย 55
เร่ิมเขียนในแต่ละส่วน 55
ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค 58

บทที่ 6 การจัดโครงสร้างย่อหน้า 61
การเขียนย่อหน้าที่ดี เพ่ือน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ
62
จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า 63
เชื่อมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง



สารบัญ 7

หน้า

บทท่ี 7 ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา 67

วิธีการปรับปรุงเน้ือหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ
เพื่อให้งานเขียนมีประสิทธิผล

ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น 68
ทบทวนเพื่อความชัดเจน 69
70
ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์ 70

ลองตอบค�ำถามของผู้อ่านด้วยการต้ังค�ำถาม
กับตัวเองว่า “ท�ำไม ”

บทท่ี 8 แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 73

ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์ 74
78
การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน 79
ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน 79
ตรวจสอบให้ส้ันกระชับ 80
ให้ใช้ประโยคเชิงรุก
ตรวจแก้ไขเพื่อความถูกต้อง



8 การเขียนเชิงธุรกิจ

บทท่ี 9 การเขียนอีเมล หน้า
85

วิธีการเขียนอีเมลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด

ปัญหาที่พบบ่อย 86
เร่ิมจากหัวข้ออีเมล 87
พยายามให้มีเพียงหนึ่งหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ 88
90
ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน 90
เขียนอีเมลให้กระชับ และใช้การแนบ
เอกสารเพ่ิมเติม 91
ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร

คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย 91

อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท 91

รู้ว่าเม่ือไรไม่สมควรใช้อีเมล 92

ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 95

บทท่ี 10 เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 97

ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ
ได้อย่างมีประสิทธิผล



สารบัญ 9

หน้า

บทที่ 11 แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 111

นี่คือการทบทวนหลักการท่ีเป็นประโยชน์ท่ีได้ถูกน�ำเสนอ
ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำแบบทดสอบนี้ก่อนและหลัง
การอ่านหนังสือเพื่อดูว่าคุณได้เรียนรู้มากเพียงใด

ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ 117

แหล่งความรู้เพ่ิมเติม 121

รายช่ือบทความและหนังสืออ่านเพิ่มเติม
หากคุณต้องการศึกษาบางหัวข้ออย่างลึกซึ้งมากยิ่งข้ึน

แหล่งข้อมูลอ้างอิง 127
รายชื่อผู้เชี่ยวชาญที่ให้ความรู้ในการพัฒนาหนังสือเล่มน้ี

เก่ียวกับผู้เขียน 128





WRITING FOR BUSINESS

บทน�ำ

การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิผล

นักธุรกิจจ�ำเป็นจะต้องใช้กลยุทธ์ท่ีใหม่ท่ีสุดและดีที่สุดเพื่อให้ธุรกิจ
ประสบความส�ำเร็จ หนังสือเล่มนี้จะช่วยให้คุณพัฒนากระบวนการเขียนใน
เชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผล เพ่ือให้คุณสามารถเขียนได้ ต้ังแต่บันทึกง่ายๆ
ไปจนการเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจ และช่วยท�ำให้งานเขียนของคุณมีความ
ชัดเจน ซ่ึงทักษะทางด้านการเขียนน้ีก็จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถของ
คุณในฐานะผู้จัดการได้เป็นอย่างดี โดยหนังสือเล่มน้ีประกอบด้วยข้ันตอน
ท่ีปฏิบัติตามได้ง่ายเพ่ือให้คุณสามารถ





 การเขียนเชิงธุรกิจ

โน้มน้าวและจูงใจผู้อ่านได้เป็นอย่างดี
เขียนเอกสารได้อย่างชัดเจน และตรงตามความต้องการ
ของผู้อ่าน
ส่ือสารข้อความได้อย่างมีประสิทธิผล
เม่ือคุณน�ำกลยุทธ์ท่ีได้รับการพิสูจน์แล้วน้ีมาใช้ คุณก็จะเห็นผลอย่าง
แตกต่างในงานเขียนของคุณท้ังทางด้านปริมาณและคุณภาพ ซึ่งจะท�ำให้คุณ
สามารถรับมือกับเอกสารงานเขียนทางธุรกิจรูปแบบต่างๆ ได้เป็นอย่างดี



WRITING FOR BUSINESS

ส่ ว น ท่ี

1

การเขียนเชิงธุรกิจ :
หลักการพ้ืนฐาน

POCKET





1WRITING FOR BUSINESS

การเขียนท่ีมีประสิทธิผล

หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะท�ำให้การเขียนของคุณ
บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

15



16 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

WRITING FOR“ส่วนท่ียากของงานเขียนก็คือ
ไม่ใช่เพียงเพื่อส่งผลกับผู้อ่านเท่าน้ัน
B U S I N E S Sแต่ควรเป็นผลตรงตามที่ผู้เขียนต้องการอีกด้วย”
โรเบิร์ต หลุยส์ สตีเวนสัน (Robert Louis Stevenson)

ก ารเขียนเชิงธุรกิจ (business writing) อย่างมีประสิทธิผลน้ัน

อาศัยหลักพ้ืนฐานเพียงไม่ก่ีประการ ซึ่งหากคุณสามารถน�ำ
มาปฏิบัติ คุณก็จะสามารถจัดการกับงานเขียนรูปแบบต่างๆ ท่ีผ่านเข้ามาได้

อธิบายวัตถุประสงค์ ให้ชัดเจน

ในการตั้งต้นเขียนเอกสารเชิงธุรกิจ ส่ิงแรกที่คุณควรท�ำคือถาม
ตัวเองว่า “เราเขียนเอกสารน้ีขึ้นมาท�ำไม ?” โดยงานเขียนเชิงธุรกิจน้ัน
เกิดข้ึนก็เพ่ือตอบสนองวัตถุประสงค์หลายประการ ดังน้ี



บทท่ี 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 17

เพื่ออธิบายหรือให้เหตุผล “เน่ืองจากราคาประมูลทุก
รายการที่ผู้ขายปัจจุบันของเราเสนอมาล้วนสูงเกินไป
เราจึงไม่เลือกใครและสรรหาผู้ประมูลรายใหม่แทน”

น�ำเสนอข่าวสาร “ฝ่ายบริหารต้องการแจ้งให้พนักงานทุก
ท่านทราบว่า ยอดขายผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราในไตรมาสนี้
ท�ำได้เกินเป้า”

มีอิทธิพลต่อผู้อ่าน “ฝ่ายวิศวกรรมท�ำงานได้เสร็จตาม
ก�ำหนด”

น�ำเสนอข่าวสารทั้งด้านดีและร้าย “โชคไม่ดีท่ีว่าเหตุ
เพลิงไหม้เครื่องยนต์ท่ีท่านรายงานเกิดข้ึนหน่ึงวัน
หลังจากวันหมดอายุประกัน”

เพื่อให้เกิดการกระท�ำ “ฝ่ายออกแบบควรท�ำงานให้เสร็จ
และส่งมอบข้อก�ำหนดสินค้าทุกรายการ ภายในวันท่ี 1
พฤษภาคม”

ดังนั้น ให้คุณตั้งเป้าหมายงานเขียนไว้ในใจเสมอขณะเริ่มเขียน มี
นักเขียนหลายคนที่มัวแต่วุ่นวายกับการเตรียมเอกสาร จนลืมว่าตนเองตั้ง
ใจจะเขียนอะไร โดยวิธีหนึ่งที่จะหลีกเล่ียงปัญหาดังกล่าวก็คือ ให้เขียน
วัตถุประสงค์ของการเขียนไว้แต่แรก และกลับไปเทียบดูเสมอเวลาท�ำงาน
เมื่อคุณเขียนร่างงานเขียนเสร็จแล้วก็ให้ทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตาม
วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้แต่แรกอย่างแท้จริง



18 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง

บริษัทต่างๆ คงไม่สามารถผูกสัมพันธ์กับลูกค้าได้หากไม่เข้าใจ
ความต้องการและมุมมองของลูกค้าของตน คุณเองก็คงไม่สามารถส่ือถึง
ผู้อ่านได้หากไม่เข้าใจในตัวผู้อ่าน ความปรารถนา และวิธีการท่ีพวกเขา
เลือกรับข้อมูลข่าวสาร
การคิด การวางร่าง การจัดการและแก้ไขงานเขียนในมุมมองของ
ผู้อ่าน จะช่วยให้เกิดความชัดเจนและส่งผลให้เกิดการกระท�ำ หากผู้อ่าน
เข้าใจข้อความท่ีคุณต้องการจะสื่อ และคิดตามได้ว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็น
อย่างไร งานของพวกเขาก็จะง่ายขึ้นมาก
แล้วท�ำไมการให้ผู้อ่านเป็นศูนย์กลางจึงส�ำคัญ ? ลองคิดถึงเหตุ-
การณ์จริงของบริษัทแห่งหน่ึงซึ่งล้มเหลวในการวิเคราะห์กลุ่มผู้รับสาร เม่ือ
บริษัทจัดพิมพ์ไปรษณียบัตรง่ายๆ เพ่ือแจ้งเปล่ียนแปลงที่อยู่ส�ำนักงาน
โดยลืมคิดในมุมมองของคนอ่าน บริษัทลืมให้ข้อมูลส�ำคัญท่ีสุดอย่างหน่ึง
ในประกาศน้ี น่ันคือวันท่ีที่บริษัทจะเร่ิมเปลี่ยนใช้ท่ีอยู่ใหม่ แม้ลูกค้าจะ
รู้ท่ีติดต่อใหม่ แต่ก็ไม่ทราบว่าเมื่อไรจึงจะควรติดต่อมาตามท่ีอยู่ใหม่นี้



บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 19

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ?

? กรณีศึกษา : ท�ำอย่างไรให้คนสนใจอ่าน
โรเจอร์จะต้องส่งบันทึกไปให้ฝ่ายขายภาคสนามเพ่ืออธิบาย
ถึงแผนการที่ทางแผนกจะออกแค็ตตาล็อกประจ�ำฤดูใบไม้ผลิ ซ่ึงจะ
ประกอบด้วยรายละเอียดสินค้าใหม่และสินค้าปัจจุบัน เขาอยากเตือน
พนักงานถึงวันที่แค็ตตาล็อกจะจัดพิมพ์เสร็จและวันท่ีจัดส่ง โรเจอร์
อยากเตือนให้ฝ่ายขายส่งรายช่ือ ท่ีอยู่ของลูกค้าท่ีสมควรได้รับแค็ต
ตาล็อกมาให้ แต่ตอนน้ีเขาก�ำลังติดขัดเกี่ยวกับโครงร่างของบันทึกที่
จะเขียน

เขาควรจะเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแสดงวัตถุประสงค์ของการจัด
ท�ำแค็ตตาล็อกน้ี อธิบายจุดส�ำคัญๆ คุณลักษณะเด่น และสุดท้าย
เขาอยากเตือนพนักงานขายซึ่งเป็นผู้อ่านบันทึกนี้ ให้ส่งรายการ
ท่ีอยู่ของลูกค้าท้ังหมดภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ “คงต้องเขียนสัก
ครึ่งหน้าหรือราวๆ นั้นเพ่ือจะเล่าเร่ืองทั้งหมดน้ี” เขาคิด “สงสัยจัง
ว่าคนอ่านจะอ่านจริงๆ สักกี่บรรทัด ?”

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ใน
หัวข้อ “ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้”



20 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน

เมื่อคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการเขียน รวมทั้ง
พิจารณาถึงผู้อ่านอย่างถ่องแท้แล้ว ข้ันต่อไปก็ให้แยกข้อความส�ำคัญที่อยาก
ให้ผู้อ่านจดจ�ำออกมาต่างหาก โดยข้อความหลักควรจะชัดเจนและกระชับ
เพียงหน่ึงถึงสองประโยคเท่านั้น ตัวอย่างเช่น “เพื่อให้ทันก�ำหนดส่งมอบกับ
ลูกค้า เราต้องออกแบบผลิตภัณฑ์ให้เสร็จภายในวันที่ 1 พฤษภาคม”

ในหลายๆ กรณี ข้อความหลักจะจัดไว้ตอนต้นของเอกสาร ส่วนที่
เหลือจะเป็นรายละเอียด และตอบค�ำถามว่า “อะไรคือความหมายท่ีเราก�ำลัง
พยายามน�ำเสนอ”

และเพ่ือให้ผู้อ่านเข้าใจชัดเจนมากท่ีสุด ให้คุณก�ำหนดเพียงหน่ึงหัว
ข้อส�ำคัญในเอกสารหนึ่งฉบับ ถ้าคุณเห็นว่ามีข้อความส�ำคัญ 2 ข้อความที่
ไม่เก่ียวข้องกันในเอกสารชิ้นเดียวกัน ขอให้แยกเขียนเป็นสองเร่ืองจะดีกว่า

พยายามเขียนให้สั้นและเรียบง่าย

ผู้อ่านท่ีงานยุ่งจะชอบอ่านข้อความที่กระชับ อันที่จริงย่ิงสั้นก็ยิ่งดี
ตราบเท่าที่เอกสารน้ันยังคงให้ข้อมูลท่ีจ�ำเป็นครบถ้วน การคงเอกสารให้
ส้ันจะช่วยท�ำให้ข้อความส�ำคัญโดดเด่น และการประหยัดใช้ถ้อยค�ำก็ช่วยให้
ผู้อ่านไม่ต้องเสียเวลาท�ำความเข้าใจ ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้



บทท่ี 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 21

ตามท่ีหัวหน้าแนะน�ำ และด้วยความช่วยเหลือจากทีมท่ีปรึกษา
ของบริษัท โจนได้เขียนจดหมายขอโทษลูกค้า 5 ท่านที่ไม่
พอใจและขู่จะฟ้องร้องบริษัท

ในฐานะผู้เขียนเอกสารธุรกิจ ความท้าทายของคุณก็คือรู้ว่าเมื่อไร
ประโยคท่ีเขียนจะมาถึงจุดท่ีก�ำลังดีและได้ผลดีท่ีสุด จากตัวอย่างท่ีกล่าว
มา ความรู้เก่ียวกับผู้อ่านนับว่ามีประโยชน์ แต่คนอ่านจ�ำเป็นต้องทราบไหม
ว่าเจ้านายของโจนแนะน�ำให้จัดท�ำจดหมายฉบับน้ีขึ้นหรือทีมที่ปรึกษาของ
บริษัทท่ีเข้ามาเกี่ยวด้วย ผู้อ่านจ�ำเป็นจะต้องรู้หรือเปล่าว่ามีลูกค้าท่ีไม่พอใจ
จ�ำนวน 5 คน หรือที่ว่าพวกเขาขู่จะฟ้อง ถ้าหากข้อมูลพวกน้ีไม่จ�ำเป็นลอง
พิจารณาดูว่าจะตัดออกได้บ้างไหม

คราวนี้ประโยคที่คุณแต่งก็จะอ่านว่า

“โจนเขียนจดหมายขอโทษลูกค้าท่ีไม่พอใจ”

เคล็ด
ลับ

ไม่ว่าพวกเขาก�ำลังอ่าน ก�ำลังมองคุณอยู่ หรือก�ำลังฟังคุณพูดก็ตาม
ผู้อ่านหรือคนฟังอาจไม่ได้ก�ำลังสนใจคุณท้ัง 100 เปอร์เซ็นต์ก็ได้
เพราะฉะนั้นอย่าเพิ่มภาระให้พวกเขาด้วยข้อความเดิมๆ ที่แตกต่าง
กันเพียงเล็กน้อย หรือรายละเอียดอ่ืนๆ ท่ีแย่งความสนใจจาก
เน้ือหาหลัก จ�ำไว้ว่า ข้อความหลักจะต้องโดดเด่นกว่าส่วนอื่นเสมอ



22 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ทบทวนกลยุทธ์ ในการส่งสาร

แม้แต่ข้อความที่ผ่านการเรียบเรียงมาอย่างดีก็อาจไม่ได้ผลเท่าท่ี
ควร หากไม่ได้มาจากคนที่ถูกต้อง ณ เวลาที่ถูกต้อง และอยู่ในรูปแบบท่ี
เหมาะสม ดังนั้นก่อนลงมือเขียน ลองคิดดูว่าใครควรเป็นคนเริ่มต้นการ
ส่ือสารกันแน่ ข้อความนั้นควรมาจากคุณ จากหัวหน้าของคุณ หรือจาก
ทีมงานทั้งหมด ข้อแตกต่างเหล่านี้ล้วนส่งผลกระทบกับผู้อ่านในระดับท่ี
แตกต่างกัน

สิ่งอ่ืนที่ควรพิจารณาก็คือคุณเขียนเอกสารธุรกิจนี้เร็วหรือช้าเกินไป
ด้วยหรือเปล่า หากเร็วเกินไป คนรับก็อาจไม่พร้อมจะให้ความสนใจกับหัว
ข้อที่คุณหยิบยกข้ึนมา หรือถ้าช้าเกินไป คุณก็จะเสียโอกาสท่ีจะให้ค�ำแนะน�ำ
หรือป้องกันปัญหาได้

สุดท้ายรูปแบบงานเขียนของคุณก็ส่งผลกระทบที่แตกต่างเช่นกัน
ดังน้ันเมื่อไรที่คุณเลือกรูปแบบ ขอให้คิดถึงวัตถุประสงค์ กลุ่มผู้ฟัง และ
ข้อความที่คุณต้องการส่ือเสมอ

ข้ันตอนในการวางแผนงานเขียน

แสดงวัตถุประสงค์งานเขียนให้กระจ่าง
วิเคราะห์ผู้อ่าน
แยกแยะและกล่ันกรองประเด็นท่ีส�ำคัญ
วางแผนกลยุทธ์การเขียน



บทที่ 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 23

ตัวอย่างเช่น เพื่อเผยแพร่ผลการส�ำรวจความพึงพอใจของผู้บริโภค
คุณอาจส่งอีเมลสรุปรายงานน้ีไปให้กับทุกคนในบริษัท และให้รายละเอียด
วิธีการเข้าถึงรายงานฉบับเต็มหากต้องการ คุณอาจเชิญฝ่ายบริหารและ
บุคคลท่ีมีบทบาทส�ำคัญเข้าร่วมชมการน�ำเสนอผลการส�ำรวจด้วย

การท่ีจะให้ได้รูปแบบการสื่อสารในอุดมคติน้ัน คุณต้องคิดให้รอบ
ด้าน แม้ว่าคุณจะมีรูปแบบงานเขียนท่ีดีอยู่แล้ว คุณก็อาจพบว่าถ้าคุณใช้การ
เจรจาเพื่อสนับสนุนงานเขียนเอกสารด้วย ก็จะน�ำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยมได้

คุณสามารถใช้แบบฟอร์ม “สรุปหลักเกณฑ์ในการเขียน” เพ่ือช่วย
ให้งานเขียนเป็นไปตามหลักเกณฑ์ได้

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ
แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน

ก่อนเร่ิมลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปนี้

วัตถุประสงค์
ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ?
เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ?

ยงั มตี ่อ



24 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

ผู้อ่าน

ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหนึ่งรายหรือไม่ ?

ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ
หรืออ่ืนๆ ?

ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเก่ียวกับหัวข้อท่ีเรากล่าวถึง ?

คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ
หรือต่อต้าน ?

เราเตรียมเนื้อหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง
อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ?
ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ได้อย่างไร ?

คนอื่นๆ ควรได้รับเอกสารนี้ด้วยหรือไม่ ?

เน้ือหาหลัก

หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างที่ได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก
ที่เขาควรจะจ�ำได้ ?

อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ?

ยงั มตี ่อ



บทที่ 1 : การเขียนท่ีมีประสิทธิผล 25

กลยุทธ์
ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ?
ช่วงเวลาท่ีเหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว
ท่ีจะส่งเอกสาร ?
รายนามผู้ท่ีเราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ?
ถ้าหากมีคนอื่นสื่อสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ?

เลือกวิธีส่งข่าวสาร

อีเมล การน�ำเสนอ
โทรสาร การประชุมทางวิดีโอ
เมลภายใน ส่งทางไปรษณีย์
อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม) พนักงานส่งเอกสาร
อินเทอร์เน็ต อ่ืนๆ
การประชุม

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



26 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

สิ่งท่ีคุณสามารถท�ำได้

? คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของโรเจอร์ได้ใช่ไหม ?
น่ีคือส่ิงที่ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ :

น�ำเสนอข่าวสาร

หากคุณเป็นโรเจอร์ คุณคงไม่พลาดท่ีจะใช้ย่อหน้าแรกของ
บทความเพื่อเน้นเร่ืองส�ำคัญหรือหัวข้อท่ีต้องการ โดยกันส่วนท่ีเป็น
รายละเอียดอ่ืนๆ ไว้ ในย่อหน้าถัดไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจเร่ิมต้น
ดังนี้

น่ีคือรายการแค็ตตาล็อกขายฉบับล่าสุดของฤดูใบไม้ผลิ
เรามีแผนที่จะส่งแค็ตตาล็อกฉบับพิมพ์ล่วงหน้า (จ�ำนวน 25
ชุด) ไปให้คุณ ภายในวันท่ี 17 มีนาคม และลูกค้าควรจะได้
รับฉบับปกติ ประมาณวันที่ 30 มีนาคม แค็ตตาล็อกน้ีจะเป็น
เครื่องมือขายท่ีทรงพลัง ทางเราจึงอยากให้แน่ใจว่า คุณมีราย
ช่ือลูกค้าในการน�ำส่งของทางไปรษณีย์เป็นท่ีเรียบร้อย ขอให้
ส่งรายชื่อท้ังหมดภายในวันท่ี 1 มีนาคมด้วย

เน่ืองจากผู้อ่านแทบทุกคนจะอ่านย่อหน้าแรกเสมอ ดังนั้น
จึงควรจัดวางข้อความหลักไว้ท่ีย่อหน้าแรกน้ี



2WRITING FOR BUSINESS

ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ

การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ
เพ่ือให้คุณและผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานท่ีไม่จ�ำเป็น

27



28 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

ก่ อนการลงมือเขียนเอกสารทางธุรกิจใดๆ คุณควร “ก�ำหนด

ขอบเขต” ของงานเขียนเสียก่อน การก�ำหนดขอบเขตเร่ืองที่
จะเขียน หมายถึงพิจารณาว่าคุณจะเขียนถึงหัวข้อน้ันๆ กว้างและลึกเพียงใด
หากคุณก�ำหนดขอบเขตเรื่องท่ีจะเขียนได้ดีแล้วละก็ จะช่วยทุ่นเวลาและการ
ท�ำงานของท้ังคุณและผู้อ่านของคุณได้เป็นอย่างดี

ขอบเขตท่ีกว้างและขอบเขตที่แคบ

ในการก�ำหนดขอบเขตของงานเขียน คุณสามารถพิจารณาหัวข้อท่ี
จะเขียนได้ทั้งอย่างกว้างๆ หรืออย่างแคบๆ ตัวอย่างเช่นการก�ำหนดขอบเขต
ที่กว้างเกี่ยวกับจุดอ่อนในแผนกการตลาดของบริษัทอาจรวมถึง



บทที่ 2 : ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ 29

ดูว่าฝ่ายการตลาดจะสามารถช่วยให้เป้าหมายของบริษัท
บรรลุผลได้อย่างไร

ประวัติพัฒนาการของฝ่ายการตลาด

ทรัพยากรบุคคลของฝ่ายการตลาด

ปัญหาเฉพาะด้านในเร่ืองผลการด�ำเนินงาน

ปัญหาท่ีมีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้น

ส่วนการก�ำหนดขอบเขตท่ีแคบจะเน้นเพียง 1-2 เรื่อง เช่น

ทีมงานสองทีมที่ท�ำงานได้ต่�ำกว่ามาตรฐานที่ควรจะเป็น
ก็คือ ฝ่ายสนับสนุนตัวแทนขายและฝ่ายโปรโมชั่น

ค�ำแนะน�ำเพ่ือการปรับปรุงแก้ไข

ในฐานะผู้เขียน คุณจะต้องประเมินว่าเอกสารท่ีเขียนควรจะกว้าง
หรือแคบเพียงใด ตามแต่วัตถุประสงค์และผู้อ่านของคุณ ในกรณีที่เป็นราย
งานด้านการตลาด คุณอาจเลือกวิธีก�ำหนดขอบเขตอย่างกว้างมากๆ เพ่ือ
ให้ข้อมูลกับพนักงานท่ีได้รับมอบหมายน�ำไปปรับปรุงและเพ่ิมความเข้มแข็ง
ให้กับแผนก ผู้อ่านเหล่าน้ันคงต้องการรับทราบรายละเอียดเก่ียวกับแผนก
การตลาดให้ได้มากท่ีสุด



30 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

แต่ในทางกลับกัน คุณอาจเลือกการก�ำหนดขอบเขตที่แคบในการ
สื่อสารกับผู้บริหารอาวุโสด้านข้อเท็จจริงเกี่ยวกับพนักงานท่ีได้ค้นพบ กรณี
น้ีผู้อ่านของคุณคงจะสนใจในหัวข้อที่เจาะจงมากข้ึนกับปัญหาท่ีคุณระบุและ
ค�ำแนะน�ำต่างๆ จากคุณ และทั้งหมดนี้ก็คือการก�ำหนดขอบเขตน่ันเอง !



3WRITING FOR BUSINESS

กลยุทธ์เพ่ือเริ่มต้นการเขียน

กลยุทธ์ที่คุณสามารถน�ำไปใช้เพ่ือเริ่มต้นการเขียน
ได้อย่างมีประสิทธิผล

31



32 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

สํ าหรับหลายๆ คนแล้ว ส่วนหนึ่งท่ียากท่ีสุดส�ำหรับการเขียนก็

คือการเร่ิมต้น ซ่ึงก็มีหลายกลยุทธ์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวเช่น

การตั้งค�ำถาม

วิธีหน่ึงในการเริ่มต้นก็คือให้เขียนค�ำถามที่ผู้อ่านอาจมีขึ้นเก่ียวกับ
ประเด็นหรือหัวข้อของคุณ วิธีน้ีจะช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่างานเขียนได้บอก
เรื่องราวที่ผู้อ่านต้องการทราบ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณคาดเดาถึง
ปฏิกิริยาของผู้อ่านกับงานเขียนของคุณได้



บทที่ 3 : กลยุทธ์เพ่ือเร่ิมต้นการเขียน 33

ตัวอย่างเช่น เจนจะต้องเขียนบันทึกแนะน�ำการประชุมระหว่างแผนก
ของพนักงานผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เธอได้ลองต้ังค�ำถาม
ต่อไปนี้ เพื่อคาดเดาว่าผู้อ่านสนใจเร่ืองอะไร

ท�ำไมเราจึงจัดการประชุมครั้งใหญ่นี้ขึ้น ?

ควรบรรจุหัวข้อใดไว้ในวาระการประชุม ?

เราจะต้องเตรียมอะไรบ้างส�ำหรับการประชุม ?

เมื่อเปลี่ยนค�ำถามเหล่าน้ีกลับมาเป็นข้อความยืนยัน เจนก็สามารถ
ก�ำหนดรายการหัวข้อที่เธอต้องการจะกล่าวถึงในบันทึก ตัวอย่างเช่น “ใน
การประชุมคร้ังแรกน้ี ช่วยกรุณาเตรียมแผนการด�ำเนินการของหน่วยที่ท่าน
สังกัดมาด้วย”

หากคุณใช้วิธีนี้ให้ลองพิจารณาด้วยว่า คุณมีความรู้เก่ียวกับความ
สนใจของผู้อ่านและสิ่งท่ีพวกเขากังวลเพียงใด หากคุณไม่คุ้นเคยกับผู้อ่าน
ก็ให้ลองร่างรายชื่อคนท่ีมีความคุ้นเคยกับพวกเขา เพ่ือช่วยเพ่ิมเติมรายการ
ค�ำถามที่คาดว่าจะมีขึ้น

โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม

วิธีหนึ่งในการเริ่มต้น ได้แก่การใช้โครงร่างตามแบบธรรมเนียมนิยม
วิธีนี้ดูจะได้ผลส�ำหรับคนท่ีสามารถจัดโครงสร้างเอกสารอย่างเป็นระบบ และ
ยิ่งมีประโยชน์มากขึ้นกับผู้เขียนที่ไม่มีประสบการณ์ หรือผู้เขียนที่ต้องการ
เขียนครอบคลุมหัวข้อที่ซับซ้อน



34 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

โครงสร้างตามแบบธรรมเนียมนิยมมักใช้ตัวอักษร เลขโรมันกับเลข
อารบิก เพื่อแสดงล�ำดับช้ันของข้อความ

1. ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ด้วยเลขโรมันแล้วจุด I.

2. อักษรตัวพิมพ์ใหญ่แล้วจุด A.

3. ตัวเลขอารบิกแล้วจุด 1.

4. อักษรตัวพิมพ์เล็กแล้วจุด a.

5. ตัวเลขอารบิกในวงเล็บ (1)

6. อักษรตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ (a)

7. เลขโรมันตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ (i)

โดยทั่วไปแล้วหัวข้อหลักๆ 3 ระดับ (ตัวเลขโรมัน อักษรตัวพิมพ์
ใหญ่ และตัวเลขอารบิก) ก็เพียงพอแล้วส�ำหรับการแสดงล�ำดับข้ันในเอกสาร
ธุรกิจส่วนใหญ่

เมื่อคุณมีโครงร่างแล้ว ให้ลองถามตัวเองว่า

เราได้ลงรายการหัวข้อและหัวข้อย่อยที่ต้องการพูดถึง
หมดหรือยัง ?

เอกสารได้มีการจัดเรียงอย่างเหมาะสมหรือไม่ ?



บทที่ 3 : กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน 35

มีท่อนขึ้นต้น ท่อนกลาง และการลงท้ายอย่างชัดเจน
หรือไม่ ?

เม่ือคุณพอใจกับหลักเกณฑ์ ตรรกะ และความลื่นไหลของโครงร่าง
แล้ว ก็ให้เริ่มเขียนเนื้อหาของแต่ละบรรทัดเพื่อสร้างเอกสารของคุณ

โครงร่างแบบระดมความคิด

โครงร่างแบบระดมความคิด เป็นเทคนิคที่ไม่มีรูปแบบตายตัวใน
การจดบันทึกทุกสิ่งที่ผ่านเข้ามาในสมองอย่างรวดเร็ว การเช่ือมโยงทุกส่ิง
เข้าด้วยกันอย่างอิสระนี้จะช่วยให้คุณเกิดความคิดสร้างสรรค์เพ่ิมขึ้น และ
จะมีประโยชน์มากเป็นพิเศษเวลาคุณท�ำงานร่วมกับกลุ่ม เพราะวิธีนี้จะ
ท�ำให้เราได้เห็นความคิดของทุกคนที่เข้าร่วมระดมความคิดต้ังแต่เริ่มต้น
กระบวนการ ให้ลองท�ำตามขั้นตอนต่อไปน้ีเพ่ือรวบรวมความคิด

1. วาดวงกลมลงกลางกระดาษ

2. ให้เขียนวัตถุประสงค์ลงในวงกลม วัตถุประสงค์ก็คือสาเหตุ
ท่ีคุณเขียนงานชิ้นนี้ พยายามรักษาวัตถุประสงค์ไว้ให้เรียบ
ง่าย เร่ิมต้นด้วยค�ำว่า เพื่อ และให้ใช้ค�ำกริยาอย่างเช่น
ชักชวน

3. เม่ือมีความคิดใหม่ๆ เพ่ิมเติมท่ีเก่ียวข้องกับวัตถุประสงค์
ให้เขียนเส้นตรงออกมาจากวงกลม ลักษณะเหมือนซี่ล้อรถ
และเขียนความคิดก�ำกับเส้นไว้



36 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

4. ถ้าหากความคิดหนึ่งก่อให้เกิดอีกความคิดหน่ึงต่อไปอีก ให้
ลากเส้นย่อยต่อจากเส้นหลัก และเขียนค�ำอธิบายความคิด
ก�ำกับเส้นเพิ่มเติม

5. ถ้าหากความคิดใหม่แตกต่างจากหัวข้อเก่าอย่างส้ินเชิง ก็ให้
ลากเส้นใหม่ออกจากวงกลมตรงกลางโดยตรง

6. ให้พยายามคิดแตกกิ่งก้านออกไปเรื่อยๆ ท้ังจากตรงกลาง
วงกลม และจากเส้นก่ิงท่ีลากออกมา

กสาารมวาิเครถราใะนหก์คารวแาขม่งขัน
การวิเคราะห์การตลาด การคแวขา่งมขแันตกต่าง
ต �คลำาจ�ดเำ ักป้าดขหคนวมาาาดมยขตอลงาด
เพ่ือสื่อสารเก่ียวกับ ต้นทุน
ผลิตภัณฑ์ ใหม่
ค�ำอธิบาย
การตลาด
ัลกษณะตทบรารางร ิสกจุานภัยค้ณาภาฑ์พ วัตถุดิบ
ค่าโสหุ้ย

แผนภาพการระดมความคิดเก่ียวกับผลิตภัณฑ์ ใหม่



บทที่ 3 : กลยุทธ์เพ่ือเริ่มต้นการเขียน 37

เคล็ด
ลับ

การระดมความคิดน้ันเป็นเทคนิคท่ีก่อให้เกิดความคิด
และช่วยแก้ปัญหา ซึ่งอาจน�ำไปใช้ โดยบุคคลหรือกลุ่มก็ได้

ให้ความสนใจกับการก�ำหนดประเภทความคิดหลักท่ีออกมาจาก
วงกลมเป็นพิเศษ เม่ือคุณได้จัดการความคิดให้เป็นระบบแล้ว ความคิด
เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหัวข้อท่ีคุณต้องการกล่าวถึง

การเขียนแบบอิสระ

การเขียนแบบอิสระ เป็นวิธีการท่ีใช้จัดการกับการติดขัดในงาน
เขียนได้เป็นอย่างดี เช่นเดียวกับโครงร่างแบบระดมความคิด การเขียน
แบบอิสระน้ีก็ช่วยให้จินตนาการของคุณโลดแล่น เอ้ือต่อการแสดงความ
คิดเยี่ยมๆ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนบนกระดาษหรือการน�ำเสนอบนจอ กฎ
ส�ำคัญท่ีสุดที่ควรจดจ�ำเก่ียวกับการเขียนแบบอิสระก็คือ “ไม่มีกฎเกณฑ์”
ให้ลองท�ำตามขั้นตอนต่อไปน้ีในการเขียนแบบอิสระดู
1. เตรียมดินสอจรดกับกระดาษ หรือเตรียมนิ้วรอไว้ท่ีแป้น
พิมพ์แล้วปล่อยใจให้โลดแล่นไป
2. จดบันทึกทุกอย่างท่ีเข้ามาในสมอง แม้ว่าหัวข้อนั้นจะไม่
เก่ียวกับเร่ืองท่ีคุณก�ำลังจะเขียนก็ตาม



38 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

3. ให้เขียนอย่างอิสระอย่างน้อย 10 นาทีเพ่ือให้ความคิด
ล่ืนไหล
4. เมื่อไรท่ีติดขัดก็ให้เขียนถึงการติดขัดน้ันลงไปด้วย อย่า
หยุดเขียน
5. อย่าเพ่ิงแก้ไขงานเขียน หากคุณท�ำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์
ก็ให้ลดแสงหน้าจอเสีย เพื่อป้องกันไม่ให้คุณแก้ไขงานก่อน
เวลาอันควร
เมื่อคุณเขียนอย่างอิสระเรียบร้อยแล้ว ให้ลองอ่านส่ิงท่ีเขียนลงไป
เน้นประเด็นและความคิดส�ำคัญ และจัดระเบียบหัวข้อเหล่านั้นให้เหมาะ
เช่นเดียวกับที่คุณจะท�ำในงานเขียนตามแบบธรรมเนียมนิยม หรือแบบระดม
ความคิด

วิธีการเขียนแบบ “นามธรรม” (abstract approach)

นักเขียนมืออาชีพท่านหนึ่ง กล่าวถึงวิธีเร่ิมต้นงานเขียนของเธอว่า
เม่ือฉันลงมือเขียนบทความ ระเบียบการ หรือรายงานเพิ่ม
เติม ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยการเขียนร่างประมาณ 1 หน้ากระดาษ
ร่างนี้จะต้องย่อสาระบทความหรือหัวข้อวิจัย โดยกล่าวถึงการค้น
คว้าหรือตัวอย่างท่ีฉันจะใช้เพ่ือสนับสนุนงานเขียน และกล่าวถึง
ล�ำดับข้ันตอนของผลงานให้กับผู้อ่าน จากนั้นฉันก็จะขัดเกลาให้
ทุกอย่างปะติดปะต่อรวมกัน และเชิญชวนให้ผู้อ่านพูดว่า “น่ันเป็น
อะไรท่ีน่าอ่านมากเลยนะ” ร่างงานเขียนนี้ในอีกทางหนึ่งก็จะเป็น
เหมือนเข็มทิศท่ีชี้ถึงการพัฒนารายละเอียดของช้ินงานต่อไปให้
กับฉัน



4WRITING FOR BUSINESS

การจัดโครงสร้างการเขียน
อย่างเป็นระบบ

การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ
เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการเขียน





 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

ไ ม่ว่าคุณจะเขียนอะไร สิ่งท่ีคุณเขียนควรได้รับการจัดโครง

สร้างอย่างมีหลักเกณฑ์ ไม่เช่นน้ันคุณก็อาจไม่บรรลุวัตถุ-
ประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการเลือกวิธีจัดโครงสร้างงานเขียนอย่างเหมาะสม คุณ
จะสามารถท�ำให้ข้อความท่ีอยากจะส่ือชัดเจนยิ่งขึ้น
ข้ันแรกให้ลองนึกถึงความต้องการและสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวัง เลือกวิธี
การน�ำเสนอโดยการตั้งค�ำถามและตอบค�ำถามนั้นอย่างเช่น
อะไรคือข้อความท่ีเป็นหัวใจของงานเขียน ?
ผู้อ่านของเรามีท่าทียอมรับหรือต่อต้าน ?
ผู้อ่านอยากรู้เร่ืองอะไรโดยเร็วที่สุด ?



บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ

ผู้เขียนบางคนอาจใช้วิธี “วางใจความเรื่องไว้ตอนต้นงานเขียน”
ส�ำหรับเอกสารภายในองค์กรหลายประเภท หากคุณวางข้อความที่ส�ำคัญไว้
ตอนต้นเอกสาร ผู้อ่านก็จะสังเกตเห็นได้เร็วกว่า

เคล็ดลับในการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ
เมื่อคุณเขียนให้ผู้อ่านมากกว่าสองคนข้ึนไปได้อ่าน ให้ลองคาดเดา
ปฏิกิริยาของผู้อ่านคนท่ีส�ำคัญท่ีสุด ซึ่งมักจะเป็นผู้ที่มีอ�ำนาจตัด
สินใจ แล้วจัดรูปแบบงานเขียนให้เหมาะกับประเภทของผู้อ่าน
ส�ำหรับผู้อ่านท่ีมีท่าทียอมรับ ให้วางใจความส�ำคัญไว้ด้านบน
ส�ำหรับผู้มีท่าทีไม่ยอมรับหรือต่อต้าน ให้เขียนถึงความเป็นมาก่อน
จะลงไปที่ข้อความหลัก ให้ ใช้ช่วงต้นของงานเขียนจูงใจผู้อ่านว่า
ค�ำแนะน�ำของคุณนั้นเป็นสิ่งท่ีดี

หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์

วิธีจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์น้ันเป็นข้ันตอนในการพัฒนางานเขียน
โดยอธิบายหัวข้อต่างๆ ตามล�ำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

วิธีนี้เหมาะสมกับเนื้อหาอย่างเช่น ประวัติการพัฒนาผลิตภัณฑ์ โดย
เม่ือคุณเลือกใช้วิธีน้ีพึงระลึกไว้ว่า
ให้ยึดกับข้อเท็จจริง ล�ำดับขั้นตอน
ให้ใช้วิธีออกแบบสื่อเพ่ือเน้นข้อความส�ำคัญ อย่างเช่น
ข้อความหลัก ที่หากไม่เน้นก็จะถูกกลืนหายไปกับข้ันตอน
การพัฒนางานเขียน

หลักการเขียนแบบขั้นตอนและกระบวนการ

วิธีการเขียนแบบข้ันตอนและกระบวนการจะเหมาะอย่างย่ิงกับการ
ให้ค�ำแนะน�ำและใช้ในหนังสือคู่มือ
ขั้นตอน อธิบายว่าใครท�ำอะไรและเกิดอะไรข้ึน (หรือจะเกิดอะไร
ขึ้น) ตามล�ำดับขั้น ให้คุณใช้สรรพนามบุคคลที่ 3 เพ่ือกล่าวถึง ตัวอย่าง
เช่น “ใบก�ำกับสินค้าจะเวียนไปที่แผนกซ่ึงก่อให้เกิดรายได้ก่อน เม่ือได้รับ
อนุมัติแล้ว ก็จะส่งต่อไปยังผู้มีหน้าที่ส่ังจ่าย”
กระบวนการ อธิบายถึงขั้นตอนการกระท�ำที่ผู้อ่านสามารถท�ำได้
จริงตามล�ำดับเพื่อไปให้ถึงเป้าหมาย กระบวนการก็คือชุดของข้ันตอนที่จัด
ล�ำดับมานั่นเอง ส่วนการเขียนก็เช่นเดียวกับเวลาที่คุณเขียนต�ำรากับข้าว
หรือค�ำแนะน�ำในการติดตั้งซอฟต์แวร์ คือให้ใช้ประโยครูปค�ำส่ัง (ท�ำน่ี ท�ำ



บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

น่ัน) เพื่ออธิบายแต่ละขั้นตอน โดยใช้กริยา action (มุ่งเน้นการกระท�ำ)
เช่น “จงประทับวันท่ีลงบนใบก�ำกับสินค้า” หรือ “ให้ฉีกส�ำเนาชุดสีชมพูมา
เก็บไว้เป็นหลักฐาน”
เม่ือคุณใช้หลักการเหล่าน้ี ขอให้ค�ำนึงถึงเคล็ดลับว่า
ให้เขียนกระบวนการอย่างเป็นทางการลงในตาราง
และก�ำหนดหมายเลขแต่ละข้ันตอน
ให้น�ำเสนอขั้นตอนตามล�ำดับการเกิดเหตุการณ์อย่าง
แม่นย�ำ

หลักการสร้างแผนที่ความคิด

หลักการสร้างแผนท่ีความคิดน้ันจะเป็นประโยชน์อย่างย่ิง ส�ำหรับ
การท�ำรายงานเกี่ยวกับการเดินทาง ค�ำอธิบายเรื่องเครื่องจักรกล หรือการ
ท�ำรายงานการขาย ให้ลองวาดภาพเป็นแผนท่ี 2-3 มิติ ที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้า
ใจหัวข้อของคุณเสมือนการพาพวกเขาท่องเที่ยวไปด้วยกัน
ตัวอย่างเช่น ในการอธิบายถึงแผนก�ำหนดพ้ืนท่ีขายของบริษัท คุณ
ควรจะอธิบายถึงโอกาสทางการขายในลอสแองเจลิส ต่อมาด้วยลูกค้าใหม่ท่ี
นิวยอร์ก และความคาดหวังของเจ้าหน้าท่ีรัฐในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี.



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เมื่อคุณใช้หลักการดังกล่าว กรุณาค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปน้ี
สร้างความเชื่อมโยงและชัดเจน ง่ายต่อการติดตาม เช่น
จากซ้ายไปขวา จากบนลงล่าง จากนอกสู่ใน
ใช้รายละเอียดเพื่อสร้างภาพการมองเห็นกับผู้อ่าน เมื่อคุณ
เคล่ือนย้ายพวกเขาจากเรื่องหน่ึงไปสู่อีกเรื่องหน่ึง
พยายามให้มีรูปประโยคที่หลากหลาย

หลักการเปรียบเทียบความเหมือน
และความแตกต่าง

หลักการเปรียบเทียบความเหมือนและความแตกต่างอธิบายถึงแนว
คิดต่างๆ ว่าเหมือนหรือต่างกันอย่างไร วิธีนี้เหมาะกับการศึกษาความเป็น
ไปได้ ผลงานวิจัยและการวางแผนรายงาน ซึ่งวิธีนี้จะได้ผลดีย่ิงข้ึนหากคุณมี
เป้าหมายที่จะประเมินข้อดีข้อเสียของสองทางเลือก ตัวอย่างเช่น เพ่ือส่ือ
สารถึงข้อดีข้อเสียของท�ำเลท่ีมีศักยภาพ 2 ท�ำเล ซึ่งอาจเป็นที่ตั้งของส�ำนัก
งานในเมือง โดยคุณอาจท�ำตามล�ำดับดังนี้
ท�ำรายการข้อดี ท�ำเล A และท�ำเล B
ท�ำรายการข้อเสีย ท�ำเล A และท�ำเล B



บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

เคล็ดลับในการเปรียบเทียบความเหมือนและความแตกต่าง
ถ้าหากคุณใช้หลักการน้ี ให้ค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปน้ี
เมื่อคุณเปรียบเทียบของสองส่ิง ให้ระบุถึงสิ่งท่ีคุณคุ้นเคยมากกว่า
ก่อน
ใช้กราฟและตารางเพ่ือเปรียบเทียบข้อมูลทางเทคนิค
อย่าปะปนข้อดีและข้อเสียไว้ ในส่วนเดียวกัน
พยายามเช่ือมโยงการเปรียบเทียบของคุณโดยใช้วลีเช่น “ทางด้าน
หนึ่ง” “ในอีกทางหนึ่ง”

หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจง
ไปสู่หัวข้อท่ัวไป หรือจากหัวข้อท่ัวไป

สู่หัวข้อเจาะจง

วิธีเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไป หรือวิธีเขียนจากหัวข้อทั่ว
ไปสู่หัวข้อเจาะจง จะเป็นประโยชน์กับการล�ำดับงาน การจัดการวัสดุอุปกรณ์
อบรม และการท�ำจดหมายบริการลูกค้า ค�ำถามหลักท่ีคุณควรถามตัวเอง
ก็คือ “ผู้อ่านของเรามีความรู้เกี่ยวกับเร่ืองเหล่าน้ีแล้วแค่ไหน” เม่ือคุณได้
ค�ำตอบแล้ว ก็ให้เริ่มต้นจัดท�ำเอกสารด้วยข้อมูลท่ีผู้อ่านมีความคุ้นเคย



 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณก�ำลังขอร้องให้หัวหน้าแผนกทุกคนทบ
ทวนแก้ไขงบประมาณรายเดือน ในส่วนบันทึกท่ีคุณจะส่งไปให้แผนกบัญชี
คุณอาจเลือกใช้วิธีการเขียนจากหัวข้อเจาะจงถึงหัวข้อทั่วไป เพราะทีมงาน
ฝ่ายบัญชีเป็นผู้เรียกร้องให้มีการปรับปรุงงบประมาณ ดังนั้นเริ่มจากกล่าว
ย้�ำถึงรายละเอียดของการปรับปรุงแก้ไข จากน้ันให้กล่าวถึงผลกระทบของ
การปรับปรุงงบประมาณน้ีท่ัวท้ังทุกฝ่ายของบริษัท ส่วนแผนกอ่ืนๆ ให้ร่าง
บันทึกส่วนตัวโดยเปลี่ยนจากท่ีมีค�ำอธิบายมากๆ กว้างๆ มาเป็นระบุเฉพาะ
การเปลี่ยนแปลงที่แต่ละกลุ่มจะต้องท�ำในการปรับปรุงงบประมาณน้ี ควร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อธิบายค�ำศัพท์หลักๆ ที่ผู้อ่านอาจจะไม่คุ้นเคย
ด้วย

เมื่อคุณใช้วิธีนี้ให้ค�ำนึงถึงหลักที่ว่า

ให้ประเมินว่าผู้อ่านมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อท่ีเราอ้างถึงมาก
น้อยเพียงใด

ให้ข้ึนต้นเอกสารด้วยข้อมูลที่ผู้อ่านคุ้นเคย

ใช้เทคนิคจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไปกับผู้อ่านที่มี
ความคุ้นเคยกับหัวข้อดีอยู่แล้ว

ใช้เทคนิคจากหัวข้อท่ัวไปสู่หัวข้อเจาะจง ส�ำหรับผู้อ่านท่ีไม่
คุ้นเคยกับหัวข้อที่น�ำเสนอ

จัดวางข้อความหลักไว้ตอนต้นบทความทุกคร้ังหากเป็นไปได้



บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการวิเคราะห์

ในการใช้หลักการวิเคราะห์ให้เริ่มจากตั้งสมมติฐานและใช้วิธีการ
ทดสอบอย่างเข้มงวดเพื่อพิสูจน์ความจริงโดยกระบวนการต้ังค�ำถาม วิธีนี้
เหมาะอย่างย่ิงกับการท�ำรายงานด้านเทคนิค รายงานประจ�ำปี และการ
วิเคราะห์ทางการเงิน
เม่ือคุณใช้วิธีน้ีให้ค�ำนึงถึงสิ่งเหล่าน้ีเสมอ
ควรดูให้แน่ใจว่าได้รวบรวมทุกด้าน ทุกมุมมอง ไว้ในสมมติ
ฐานเรียบร้อยแล้ว เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียความน่าเชื่อถือ
หรืออย่างร้ายแรงท่ีสุดคือ การตัดสินใจผิดพลาดทางธุรกิจ
วิเคราะห์ข้อมูลหาความเหมือน ความต่าง ความเช่ือมโยง
ทางตรรกะ ส่ิงท่ีเก่ียวข้องและข้อแนะน�ำในการปฏิบัติ
ปรับภาษาทางเทคนิคให้ง่ายขึ้น เพ่ือผู้อ่านที่ไม่ใช่นักเทคนิค
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อคุณเขียนรายงานของบริษัทท่ีคาด
หมายให้บุคคลทั่วไปอ่าน
แบบฟอร์ม “ค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร” จะช่วยอธิบาย
ว่า การจัดระเบียบแบบใดจึงจะเหมาะสมที่สุดส�ำหรับการส่ือสารงานเขียนท่ี
หลากหลาย



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร

ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำน้ีเพ่ือจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์
ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ททแ่ัั่ววลไไะปป
การ เคหวมาือมน

และ เจไาปะสจู่ ง
แคตวกาตม่าง

รายงานอุบัติเหตุ x x
การวิเคราะห์
แนวโน้ม

รายงานประจ�ำปี x x

การตรวจสอบ x x
จดหมายบริการ x x
ลูกค้า

การศึกษา x x
ประชากร

ยังมตี อ่



บทท่ี 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์
ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ทั่วไป
การ เคหวมาือมน ทแ่ัวลไะป
และ ไปสู่
แคตวกาตม่าง เจาะจง

ค�ำอธิบาย x x

พยากรณ์ x x
เศรษฐกิจ x

การศึกษาความ x x
เป็นไปได้

วิเคราะห์การเงิน x x x

การค้นพบ x

สถิติการเติบโต x x

คู่มือ x x

ค�ำแนะน�ำ x x

รายงานจาก x x x x x
ห้องทดลอง

ยังมตี อ่

