การเขียนเชิงธุรกิจ

100 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

เลือกวิธีส่งข่าวสาร

อีเมล การน�ำเสนอ
โทรสาร การประชุมทางวิดีโอ
เมลภายใน ส่งทางไปรษณีย์
อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม) พนักงานส่งเอกสาร
อินเทอร์เน็ต อื่นๆ
การประชุม

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



บทท่ี 10 : เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 101

เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร

ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำนี้เพื่อจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ล�ำดับ ข้ันตอน แผนที่ การ เจาะจง การ
ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ไปสู่ วิเคราะห์
ส�ำคัญ การณ์ กรกะาบรวน คิด คเทวียาบม ทแั่วลไะป
เหมือน ทั่วไป
คแวลาะม เจไาปะสจู่ง
แตกต่าง

รายงานอุบัติเหตุ x

การวิเคราะห์ x
แนวโน้ม

รายงานประจ�ำปี x x

การตรวจสอบ x x

จดหมายบริการ
ลูกค้า x x

การศึกษา x x
ประชากร

ยังมตี อ่



102 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ล�ำดับ ขั้นแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจาะจง การ
เหตุ- ไปสู่ วิเคราะห์
ส�ำคัญ การณ์ กรกะาบรวน คิด คเทวียาบม ทแ่ัวลไะป
เหมือน ท่ัวไป
คแวลาะม เจไาปะสจู่ง
แตกต่าง

ค�ำอธิบาย x x

พยากรณ์ x x
เศรษฐกิจ

การศึกษาความ x x x
เป็นไปได้

วิเคราะห์การเงิน x x x

การค้นพบ x

สถิติการเติบโต x x

คู่มือ x x

ค�ำแนะน�ำ x x
x
รายงานจาก x x x x
ห้องทดลอง

ยังมตี อ่



บทท่ี 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 103

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันตอน แผนท่ี การ เทจไา่ัวปะไสจปู่ง วิเคกราาระห์
สค�ำวคาัญม การณ์ กรแะลบะวน คควิดาม เเปทรียียบบ
การ เคหแวมลาือะมน ทแไ่ัวปลไสะปู่
แคตวกาตม่าง เจาะจง

รายงาน x x
การประชุม

บันทึกการ x x
แก้ปัญหา

กระบวนการ x x x
รายงานการผลิต x

รายงาน x x
ความคืบหน้า

ข้อเสนอ x x x
ผลการท�ำวิจัย x x
รายงาน
วิจัยการขาย x x

ยงั มตี อ่



104 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนท่ี การ เจาะจง การ
สค�ำวคาัญม กเาหรตณุ- ์ กรแะลบะวน คควิดาม เเปทรียียบบ ทไ่ัวปไสปู่ วิเคราะห์
การ ความ และ
เหแมลือะน ทไั่วปไสปู่
ความ เจาะจง
แตกต่าง

รายงาน x x x
ด้านเทคนิค

กระบวนการ
ทดสอบ x

การฝึกอบรม x x x x

รายงาน x x x
การเดินทาง

รายงานปัญหา x x x

คู่มือผู้ใช้ x x

ล�ำดับงาน x x
ทบทวนประจ�ำปี x x x

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



บทท่ี 10 : เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 105

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มการออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน

ให้ ใช้แบบฟอร์มน้ีเพ่ือช่วยเตือนตัวเองอย่างรวดเร็วถึงวิธีการออกแบบ
เอกสารให้อ่านง่าย

คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ...

หัวเรื่อง น�ำเข้าสู่ย่อหน้าส่วนใหญ่
ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปที่ประเด็นหลัก

พ้ืนที่ด้านข้าง เพ่ิมการเน้นย�้ำเป็นพิเศษ
ช่วยเพ่ิมแรงจูงใจ

ชุดตัวอักษร ให้อ่านออกง่าย
ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน

ย่อหน้าส้ันๆ หลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านต้องอ่านมากเกินไป
จูงใจคนที่อ่านเร็วๆ

น�ำเสนอเป็นสองคอลัมน์ แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่างต่อเนื่อง
กระตุ้นให้อ่านเร็วขึ้น

ยงั มีตอ่



106 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ...

ใช้เครื่องหมาย ล�ำดับรายการในประโยค

ใช้ตัวเลขแสดง บอกล�ำดับข้อความ
บอกข้ันตอนกระบวนการ
ช่วยให้อ้างอิงรายการได้ง่าย
จัดการกับปริมาณข้อมูล

เว้นพื้นท่ีสีขาว เว้นระยะ จัดกรอบความคิด
ช่วยให้อ่านง่าย

กราฟ ชาร์ตและตาราง แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล
เทคนิค

สี (ใช้ ให้เหมาะสม) ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดที่สองสี)
เพิ่มสุนทรียศาสตร์

การขีดเส้นใต้ ตัวหนา เน้นวันสิ้นสุดและรายการปฏิบัติ
ตัวอักษรท่ีแตกต่าง
ตัวพิมพ์ ใหญ่ ตัวเอน

ขนาดท่ีแตกต่างของ
ตัวอักษร

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 107

เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน

ค�ำถามต่อไปน้ีจะช่วยสะท้อนสิ่งท่ีอาจถูกมองข้ามในการแก้ไขงานเขียน
ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังน้ีเสียก่อน

เน้ือหา

วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพ่ือการกระท�ำ
หรือเพ่ือส่ือสารข้อมูล ?

ข้อมูล ถูกต้องสมบูรณ์ ? มีปริมาณเหมาะสม ?

ล�ำดับ ส่วนบน ? จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ?
ใจความหลัก

การจัดโครงสร้าง การจัดความคิดสอดคล้อง ?

การออกแบบ มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ?
มีการเน้นข้อความแสดงวันส้ินสุด และรายการปฏิบัติ ?
รูปแบบ ใช้พื้นที่ว่างจัดกรอบความคิด ?


การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ
หรือชาร์ต ?

ยงั มตี อ่



108 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

โครงสร้าง เร่ิมด้วยหัวข้อหลัก ?
ย่อหน้า เช่ือมโยงในและระหว่างประโยค ?
เน้นกับหัวข้อเดียว ?
จ�ำกัดที่ 5-6 บรรทัด ?

ความส้ันยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ?
ประโยค จ�ำกัดที่ 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ?

เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ?
โทน/สไตล์ ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ท่ีใช้ ?
ค�ำ ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ?
ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ?
อธิบายค�ำย่อ ?

มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ?
สไตล์ ประโยคเชิงรุก ?
เหมาะสมกับผู้อ่าน ?
ใช้วิธีเชิงบวก ?


ยงั มตี อ่



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 109

อ่านตรวจทาน
ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เคร่ืองหมายวรรคตอน
ถูกต้อง ?
แก้ไขการพิมพ์ผิด ?

ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ?
หากส่งเมลซ้�ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ?
อ่ืนๆ : ให้เขียนสิ่งท่ีคุณตรวจพบ “จุดที่เป็นปัญหา” ในการแก้ไขงานเขียน
ของตัวเอง เพ่ือตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.





11WRITING FOR BUSINESS

แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับ
การเขียนเชิงธุรกิจ

น่ีคือการทบทวนหลักการท่ีเป็นประโยชน์ท่ีได้ถูกน�ำเสนอ
ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำแบบทดสอบนี้ก่อนและหลัง
การอ่านหนังสือเพ่ือดูว่าคุณได้เรียนรู้มากเพียงใด

111



112 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แ บบทดสอบตนเองน้ีจะประกอบไปด้วยค�ำถามจ�ำนวน 10 ข้อ

เพื่อช่วยในการวัดความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ
ของคุณ (ดูเฉลยท่ีท้ายแบบทดสอบ)
1. หัวข้อใดต่อไปน้ีจัดอยู่ในจ�ำพวกรายงานแบบกว้างๆ
ก. การส่ือสารสิ่งท่ีทีมงานค้นพบเก่ียวกับการก�ำหนดราคาไปยัง
ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท
ข. ให้ข้อมูลทีมงานกลุ่มใหม่เก่ียวกับการก�ำหนดราคาท่ีบริษัท
ก�ำลังด�ำเนินการอยู่
ค. โน้มน้าวทีมขายเกี่ยวกับความต้องการจัดตั้งทีมก�ำหนดราคา
ในบริษัทของคุณ

2. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายความว่าอย่างไร ?
ก. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงการเขียนถึงผู้อ่าน
ให้เหมือนกับว่าได้พูดคุยกันซ่ึงๆ หน้า
ข. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงพิจารณาความต้อง
การของผู้อ่านเป็นหลัก ในทุกข้ันตอนกระบวนการเขียน
ค. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงย้�ำถึงวัตถุประสงค์
ของงานเขียนตลอดทั้งเอกสาร เพ่ือตอกย�้ำสาระในใจผู้อ่าน



บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 113

3. ข้อใดคือกลยุทธ์ท่ีแนะน�ำในการร่างงานเขียนครั้งแรก ?
ก. เร่ิมจากตอนต้นของเอกสาร และเขียนอย่างเป็นระบบตาม
โครงร่างที่เขียน
ข. แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นหัวข้อย่อย และเขียนแต่ละหัว
ข้อตามต้องการ
ค. แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ และเขียนแต่ละส่วนให้สมบูรณ์
เสียก่อนจึงจะเริ่มเร่ืองใหม่
4. ตัวอย่างประโยคใดต่อไปนี้ เป็นตัวแทนของปัญหาที่นักเขียนมัก
พบบ่อยๆ ?
ก. “กลยุทธ์การเน้นท่ีผู้บริโภคน้ี จะช่วยให้เราเป็นผู้น�ำในการ
แข่งขัน”
ข. “การพัฒนาศูนย์กระจายสินค้า แทนที่จะใช้ศูนย์กลางการ
จัดส่งซึ่งมีอยู่แล้ว จะช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายประจ�ำปี
ได้ 30%”
ค. “เป็นเรื่องส�ำคัญมากที่คุณจะต้องระลึกไว้ในใจว่า วิธีนี้ได้
ถูกออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร”



114 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

5. ประโยคที่ยาวเกินไปอาจท�ำให้เกิดความยุ่งยาก หรือท�ำให้ผู้อ่าน
หลุดไปจากประเด็นหลักได้ อะไรคือข้อแนะน�ำท่ีดีในเรื่องความ
ยาวของประโยค ?
ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ
ข. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 25-30 ค�ำ
ค. ประกอบด้วย 15 ค�ำหรือน้อยกว่านั้น

6. กลยุทธ์ใดต่อไปนี้ ไม่แนะน�ำให้ใช้ในการเริ่มต้นงานเขียน ?
ก. เขียนโครงร่างแบบระดมความคิด
ข. เขียนประโยคเร่ิมต้นอย่างดีเย่ียม
ค. เขียนตามโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม

7. เพราะว่าการเขียนอีเมลมีการใช้งานอย่างกว้างขวางและสะดวก
จึงมีความเป็นไปได้ท่ีคุณจะตกไปอยู่ในกับดักของการรับส่งอีเมล
อย่างไม่รู้จบระหว่างสมาชิกในทีม ดังนั้น ณ จุดใดที่คุณควรจะ
หยุดส่งอีเมล และเร่ิมส่ือสารตัวต่อตัว หรืออย่างน้อยก็พูดคุย
ทางโทรศัพท์ ?
ก. การส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เท่ียว
ข. หลังจากแลกเปลี่ยนอีเมล 2 เท่ียว
ค. หากสถานการณ์ยังไม่ได้รับการแก้ไขใน 3 วันท�ำการ



บทท่ี 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 115

8. คุณก�ำลังเตรียมจะเขียนย่อหน้าด้วยความยาวปกติ คุณควรจะ
ให้มีก่ีหัวข้อในย่อหน้าน้ัน ?
ก. หัวข้อเดียว
ข. มากกว่า 4 หัวข้อ
ค. ระหว่าง 2-4 หัวข้อ
9. คุณได้รับการขอร้องให้เขียนบันทึกอธิบายถึงล�ำดับการส่งผ่าน
ข้อมูลในระหว่างรอบการทบทวนโครงการที่จะมีข้ึนในเร็วๆ นี ้
วิธีการจัดโครงสร้างแบบใดจึงจะเหมาะกับวัตถุประสงค์ หลัก
การเขียนแบบขั้นตอน หรือกระบวนการ ?
ก. หลักการเขียนแบบขั้นตอน เพื่ออธิบายว่าใครท�ำอะไร
และจะเกิดอะไรข้ึน
ข. หลักการเขียนแบบกระบวนการ โดยใช้ประโยคในรูป
ค�ำสั่ง
ค. ใช้ได้ท้ังสองแบบ



116 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

10. เจนก�ำลังวางแผนการเขียนบันทึก เพ่ือขอให้ผู้อ่านอยู่ต่อหลัง
เลิกงานเพ่ือประชุมในสัปดาห์หน้า เธอรู้ว่าคนส่วนใหญ่ที่ได้รับ
บันทึกน้ีจะต้องมีความรู้สึกต่อต้านกับค�ำขอร้องของเธอ เจน
ควรจะวางข้อความส�ำคัญน้ีไว้ตรงส่วนใดของงานเขียน ?
ก. เริ่มต้ังแต่ต้นเร่ืองเพื่อช้ีประเด็น
ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร ให้ใช้ส่วนต้นของงานเขียน
เพื่อ สนับสนุนหัวข้อดังกล่าว
ค. ในประโยคท่ีแสดงหัวข้อเท่านั้น จากนั้นให้ใช้เนื้อหา
ในบันทึกเพ่ือจูงใจผู้อ่าน



บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 117

ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ

1. ข. ให้ข้อมูลทีมงานใหม่เกี่ยวกับการก�ำหนดราคาที่บริษัทก�ำลัง
ด�ำเนินการอยู่
ในกรณีนี้ จุดประสงค์ของคุณคือเพ่ือให้ผู้อ่านเร่งด�ำเนินการ
ผู้อ่านต้องการทราบให้ได้มากท่ีสุดในรายละเอียดหัวข้อดังกล่าว
และเนื่องจากทีมงานจะทบทวนหัวข้อนี้ในรายละเอียด ในฐานะ
ผู้เขียน คุณจะต้องประเมินขอบเขตของการเขียนว่าจะเขียน
กว้างๆ หรือเจาะจงตามวัตถุประสงค์และตามประเภทของผู้
อ่าน ในที่นี้การเขียนแบบกว้างๆ จะช่วยให้ผู้อ่านได้เข้าใจเบ้ือง
หลังเหตุการณ์ที่พวกเขาต้องการทราบ

2. ข. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึง ค�ำนึงถึงความต้อง
การของผู้อ่านในทุกๆ ขั้นตอนกระบวนการเขียน หรือพูดอีกอย่าง
หน่ึงก็คือ การเขียนในมุมมองของคนอ่าน ให้ลองสมมติว่าคุณ
เป็นคนอ่านท่ีจะต้ังค�ำถามกับผู้เขียน การคิดจากมุมมองของ
ผู้อ่านจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค�ำต�ำหนิจากผู้อ่านเอกสารธุรกิจ
ที่ไม่ทราบว่าผู้เขียนต้องการอะไรจากพวกเขา



118 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

3. ข. แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นหัวข้อย่อย และเขียนแต่ละหัวข้อ
ตามต้องการ
งานเขียนเอกสารที่ส�ำคัญอาจจะดูน่ากลัว หากคุณไม่รู้วิธี
ท่ีจะแบ่งงานออกเป็นหัวข้อย่อยให้จัดการได้ในแต่ละส่วน การ
เขียนของคุณจะก้าวหน้าขึ้นถ้าคุณจะฝึกมองงานเขียนให้เป็นชุด
ของกลุ่มงานย่อยๆ และท�ำงานแต่ละชุดให้เสร็จตามแต่คุณจะ
เลือกท�ำที่ตรงไหนก่อน

4. ค. “เป็นเรื่องส�ำคัญมากที่คุณจะต้องระลึกไว้ในใจว่า วิธีน้ีได้ถูก
ออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร”
ประโยคน้ีใช้รูปแบบเชิงรับ (ถูกกระท�ำ) และเต็มไปด้วย
ค�ำท่ีไม่จ�ำเป็น มันคงจะมีผลมากกว่านี้หากเราจะเขียนง่ายๆ
ว่า “ช่วยบันทึกไว้ว่าหัวหน้าฝ่ายวิศวกรเป็นผู้ออกแบบพัฒนา
วิธีน้ี”

5. ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ
เป็นความคิดท่ีดีที่จะจ�ำกัดจ�ำนวนค�ำในแต่ละประโยคให้ไม่
เกิน 20 ค�ำ และประกอบข้ึนเป็นย่อหน้าด้วยประโยคประมาณ
6 ประโยค จ�ำนวนน้ีอาจดูเหมือนน้อยแต่ก็ไม่ยากที่คุณจะแบ่ง
ประโยคยาวๆ 1 ประโยคออกเป็น 2 ประโยค และเพ่ิมพื้นท่ี
สีขาวเพื่อพักสายตาทุกๆ 5-6 บรรทัด



บทท่ี 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 119

6. ข. การเขียนประโยคเริ่มต้นอย่างดีเยี่ยม
การใช้เวลาเขียนประโยคแรกอย่างยอดเย่ียมไม่ใช่กลยุทธ์ที่
แนะน�ำในการเร่ิมต้นงานเขียน โดยกลยุทธ์ท่ีแนะน�ำ 4 แบบ
ได้แก่
1) การเขียนโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม
2) การเขียนโครงร่างแบบระดมความคิด
3) การต้ังค�ำถาม
4) การเขียนแบบอิสระ

7. ก. เมื่อมีการส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เท่ียว
หากคุณพบว่าคุณได้ส่งอีเมลไปกลับกับเพื่อนร่วมงาน หรือ
สมาชิกทีมหลายคร้ังแล้ว มันอาจเป็นสัญญาณบอกว่า คุณได้
หลีกเล่ียงการไปสู่ข้อสรุปหรือการตัดสินใจ ให้พูดคุยโต้แย้งเร่ือง
ดังกล่าวเป็นการส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์จะดีกว่า

8. ค. ระหว่าง 2-4
งานเขียนอย่างมีประสิทธิผลควรมี 2-4 หัวข้อในย่อหน้า
ความยาวปกติ อย่าพยายามใส่หัวข้อเข้าไปมากกว่า 4 เรื่อง
เพราะอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้



120 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

9. ก. ใช้หลักการเขียนแบบขั้นตอน
วิธีนี้จะเหมาะสมหากค�ำขอร้องน้ันมีข้ึนเพ่ืออธิบายล�ำดับ
การส่งผ่านข้อมูลแทนที่จะอธิบายถึงวิธีที่จะท�ำงานให้เสร็จ ส่วน
หลักการเขียนแบบกระบวนการจะเหมาะสม เม่ือคุณต้องการจะ
เขียนล�ำดับขั้นหรือขั้นตอนที่จะอธิบายวิธีการท�ำงานใดๆ โดย
เจาะจงเพ่ือให้ส่งผลส�ำเร็จตามต้องการ
10. ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร และให้ใช้ตอนต้นของข้อความ
เพื่อสนับสนุนหัวข้อส�ำคัญดังกล่าว
เมื่อคุณทราบว่าผู้อ่านอาจรู้สึกต่อต้าน ค�ำแนะน�ำก็คือตอน
แรกให้สร้างชุดข้อความเนื้อหาส�ำหรับส่ิงท่ีอยากให้ผู้อ่านกระท�ำ
กรณีน้ีเจนควรใช้ข้อความช่วงต้นของบันทึกเพื่ออธิบายสถาน-
การณ์ หลังจากจูงใจผู้อ่านได้แล้วเก่ียวกับความจ�ำเป็นที่จะต้อง
มีการประชุมในสัปดาห์ถัดไป และก�ำหนดการประชุมในช่วงเวลา
ท�ำงานปกตินั้นท�ำไม่ได้ เธอควรขอร้องให้ผู้มีรายชื่อเข้าร่วมมา
ประชุมจริงๆ



WRITING FOR BUSINESS

แหล่งความรู้เพิ่มเติม

รายช่ือบทความและหนังสืออ่านเพ่ิมเติม
หากคุณต้องการศึกษาบางหัวข้ออย่างลึกซึ้งมากย่ิงข้ึน

บทความ

Clayton, John. “Five Quick Ways to Trim Your Writing” Harvard
Management Communication Letter, April 2003.

คุณอาจจะต้องแก้ไขรายงานส�ำคัญให้สั้นลง 30% อย่างเร่ง
ด่วน แล้วคุณจะท�ำเช่นนั้นอย่างรวดเร็วได้อย่างไร เคล็ดลับ 5 ข้อนี้
จะช่วยให้คุณลดทอนความยาวของรายงานลงได้โดยไม่สูญเสียความ
หมายของบทความ

121



122 การเขียนเชิงธุรกิจ

Donahue, Kristen B. “Misused Words and Other Writing Gaffes: A
Manager’s Primer.” Harvard Management Communication Letter, November
2001.

ถึงแม้ว่าผู้จัดการน้ันจะเป็นผู้ที่ถูกยกย่องในความเป็นผู้น�ำ
ความสามารถในการบริหาร วิสัยทัศน์ ไม่ใช่จากการท่ีพวกเขายึดติด
กับกฎเกณฑ์ ค�ำศัพท์และเคร่ืองหมายวรรคตอนก็ตาม แต่ความ
สามารถในการส่ือสารผ่านทางงานเขียนก็ส�ำคัญอย่างย่ิง การใช้ค�ำ
ผิดๆ ใช้วลีท่ีรุ่มร่าม และการขาดความใส่ใจ อาจท�ำให้ข้อมูลยุ่งเหยิง
และลดทอนความน่าเชื่อถือของคุณลงไป การเรียนรู้ความผิดพลาด
ในการเขียนท่ีเกิดขึ้นบ่อยและวิธีที่จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดน้ัน จะ
ช่วยให้คุณพัฒนางานเขียนของคุณและทักษะในการส่ือสารได้

Harvard Business School Publishing. “The Ten Commandments
of Writing” Harvard Management Communication Letter, November 2000.


เพ่ิมความทรงพลัง และความน่าสนใจให้แก่ข้อความของคุณ
ด้วยกฎท่ีปฏิบัติได้จริง 10 ประการ

Henning, Kathy. “Brevity Isn’t Enough – You Need to Write Tight.”
Harvard Management Communication Letter, February 2003.

การลดจ�ำนวนค�ำในการเขียนอย่างผิดๆ อาจท�ำให้งานเขียน
นั้นไม่ชัดเจน ส่ิงท่ีคุณควรท�ำคือตัดค�ำฟุ่มเฟือยออกจากงานเขียน



แหล่งความรู้เพ่ิมเติม 123

แต่หากคุณไม่เข้าใจความแตกต่างของค�ำฟุ่มเฟือยและค�ำทั่วไป ให้
ลองอ่านค�ำแนะน�ำของผู้เช่ียวชาญเก่ียวกับการเขียนให้กระชับ คุณ
ต้องการความชัดเจน ความถูกต้อง ความเชื่อมโยง ความจริงใจ
ความกะทัดรัด โปร่งใส และความต่อเน่ือง เพ่ือช่วยกระชับงานเขียน
ให้มีคุณภาพมากขึ้น

Kinni, Theodore. “Ayn Rand on Writing.” Harvard Management
Communication Letter, January 2003

แม้ว่า Ayn Rand จะสร้างช่ือเสียงจากงานเขียนนิยาย 2
เร่ืองก็ตาม แต่เธอก็ได้อุทิศชีวิตช่วงปลายส่วนใหญ่เพื่องานเขียนที่ไม่
ใช่นวนิยาย เธอเชื่อว่าส่วนประกอบที่ส�ำคัญท่ีสุดของการเขียนเรื่องท่ี
ไม่ใช่นวนิยายก็คือ “ความชัดเจน ความชัดเจน และก็ความชัดเจน”
ในบทความท่ีล้วงลึกนี้แนะน�ำให้อ่านเคล็ดลับ 5 ประการของการ
เขียนที่ชัดเจนและทรงพลังเช่นเดียวกับท่ี Rand ได้เขียนเอง

Morgan, Nick. “Writing Well When Time Is Tight.” Harvard Mana-
gement Communication Letter, May 2002.

การรวบรวมความคิดอย่างชัดเจนและการน�ำเสนอความคิด
ดังกล่าวอาจจะท�ำได้ง่ายกว่าที่คิด แม้ว่าคุณจะไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้าน
ภาษาศาสตร์ และก�ำลังใกล้จะถึงก�ำหนดส่งงาน บทความนี้จะช่วย
อธิบายว่า หลักการจัดการเบ้ืองต้นจะช่วยให้คุณได้น�ำเสนอความคิด
ถ่ายทอดลงบนกระดาษอย่างมีประสิทธิผล และจูงใจผู้อ่านได้



124 การเขียนเชิงธุรกิจ

หนังสือ

Dumaine, Deborah. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Engle-
wood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

หนังสือคู่มือ A-Z ขนาดพกพา เต็มเปี่ยมไปด้วยตัวอย่าง
จากประสบการณ์จริงในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
หนังสือเล่มนี้ครอบคลุมทุกเร่ืองตั้งแต่การก�ำหนดรูปแบบเอกสาร ไป
จนถึงการเขียนข้อความเสนอขายที่ได้ผล โดยผู้อ่านจะได้รับประโยชน์
จากประสบการณ์ 20 ปีของ Dumaine ในการฝึกสอนนักธุรกิจทั่ว
โลก

Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to
Effective Business Writing. Harvard Management Communication Letter
Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000.

ชุดหนังสือที่ครอบคลุมทุกด้านจาก Harvard Management
Communication Letter ประกอบด้วยบทความ 8 เรื่อง เก่ียวกับ
การเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ



แหล่งความรู้เพิ่มเติม 125

Houp, Kenneth W., Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and
Sam Dragga. Reporting Technical Information. 10th ed. New York: Oxford
University Press, 2002.

หัวข้อในหนังสือรวมถึงการติดต่อทางจดหมาย การสมัคร
งาน การเขียนรายงาน ค�ำแนะน�ำ ข้อเสนอ รายงานความคืบหน้า
และการน�ำเสนอปากเปล่า ด้วยรูปแบบที่ปฏิบัติตามและอ่านได้ง่าย
University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style:
The Essential Guide for Writers, Editors, and Publishers. 15th ed.
Chicago: University of Chicago Press, 2003.
ข้อมูลอ้างอิงแบบคลาสสิกนั้นเป็นเครื่องมืออันหาค่ามิได้
ของนักเขียน หนังสือเล่มนี้น�ำเสนอแนวทางท่ีครอบคลุมทุกด้านและ
ข้อแนะน�ำท่ีมีประโยชน์ รวมทั้งตัวอย่างเร่ืองการใช้ไวยากรณ์อย่างถูก
ต้องอีกมากมาย





WRITING FOR BUSINESS

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

รายชื่อผู้เช่ียวชาญที่ให้ความรู้ในการพัฒนาหนังสือเล่มนี้

เราต้องขอขอบคุณผู้เชี่ยวชาญทุกท่านท่ีเป็นแหล่งความรู้ในการ
พฒั นาหนังสือ “การเขียนเชิงธุรกิจ” เล่มน้ี

Buzan, Tony และ Barry Buzan. ผู้เขียน “The Mind Map:
How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s
Untapped Potential.” Paris: Plume, 1996.

Dumaine, Deborah. ผู้เขียน “Vest-Pocket Guide to Busi-
ness Writing.” Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.
และ “Write to the Top: Writing for Corporate Success.”
New York: Random House, 1989.

Harvard Business School Publishing. “Business Com-
munication.” Boston: Harvard Business School Press,
2004.

127



WRITING FOR BUSINESS

เกี่ยวกับผู้เขียน

Deborah Dumaine เป็นประธานและผู้ก่อตั้งบริษัท Betterway
Communication บริษัทแห่งการเรียนรู้ที่น�ำเสนอการอบรมเชิงปฏิบัติการ
ทางด้านธุรกิจ ความเป็นผู้น�ำด้านเทคนิค การเงิน และการเขียนเพื่องาน
ขายระดับโลก

