การเขียนเชิงธุรกิจ

 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ขั้นแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์
ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ทั่วไป
การ เคหวมาือมน ทแ่ัวลไะป
และ ไปสู่
แคตวกาตม่าง เจาะจง

รายงาน x x
การประชุม

บันทึกการ x x
แก้ปัญหา

กระบวนการ x x x
รายงานการผลิต x

รายงาน x x
ความคืบหน้า

ข้อเสนอ x x x
ผลการท�ำวิจัย x x
รายงาน
วิจัยการขาย x x

ยังมตี อ่



บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดโครงสร้าง

ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ขั้นแตลอะน แคผวนามท่ี เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์
ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ท่ัวไป
การ เคหวมาือมน ทแั่วลไะป
และ ไปสู่
แคตวกาตม่าง เจาะจง

รายงาน x x x
ด้านเทคนิค

กระบวนการ
ทดสอบ x

การฝึกอบรม x x x x

รายงาน x x x
การเดินทาง

รายงานปัญหา x x x

คู่มือผู้ใช้ x x

ล�ำดับงาน x x
ทบทวนประจ�ำปี x x x

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.





5WRITING FOR BUSINESS

การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก

รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักที่จะน�ำเสนอท้ังหมด

53



54 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

ใ นขณะที่คุณเขียนร่างคร้ังแรก ให้ระลึกไว้ว่า การเริ่มต้นเขียน

น้ันจ�ำเป็นกว่าการใส่รายละเอียดทุกอย่างอย่างถูกต้อง เพราะ
ร่างคร้ังแรกอาจเป็นเพียงโครงสร้างหยาบๆ ของประโยค ตัวสะกด ไวยากรณ์
เคร่ืองหมาย เพราะร่างน้ีมีไว้ให้คุณอ่านเพียงคนเดียว
เมื่อคุณเขียนร่างคร่าวๆ เสร็จ คุณจะได้ประโยชน์สองประการ หนึ่ง
คือคุณสามารถต้ังใจจดจ่อกับความคิดหลักที่คุณต้องการจะรวบรวมเอาไว้
ข้อสองก็คือว่าคุณไม่มีอะไรจะเสียจากการร่างคร้ังแรก คุณจะรู้สึกสบายใจ
มากขึ้นในการเปลี่ยนแปลงล�ำดับของข้อมูล หรือจะทิ้งมันไปทั้งหมดก็ยังได้



บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 55

เร่ิมต้นด้วยความผ่อนคลาย

ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวว่าคุณจะต้องเริ่มต้นเขียนจากจุดไหนจึงจะ
กลายเป็นส่วนเริ่มต้นของเอกสารได้ ให้วางแผนโครงร่างไว้ตรงหน้าคุณ ใช้
มันประกอบการตัดสินใจว่าคุณสบายใจท่ีจะเร่ิมเขียนจากจุดไหน นักเขียน
ผู้มีประสบการณ์หลายคนจะเก็บส่วนค�ำน�ำเอกสารไว้เขียนทีหลังสุด เพราะ
มันง่ายกว่าท่ีจะเริ่มต้นย่อหน้าแรกเม่ือคุณทราบข้อสรุปทุกอย่างแล้ว

ตัวอย่างเช่น ให้เลือกหัวข้อ จากนั้นให้เขียนย่อหน้าภายใต้หัวข้อ
นั้น เมื่อเขียนเสร็จ ให้เลือกหัวข้อต่อไปท่ีคุณรู้สึกสบายใจท่ีจะเขียนและท�ำ
ต่อไป หยุดพักเป็นระยะๆ เพื่อเปรียบเทียบร่างกับแผนที่คุณวางไว้

เริ่มเขียนในแต่ละส่วน

การเขียนจดหมายส�ำคัญดูจะน่าหวาดหว่ัน หากคุณไม่รู้วิธีแตกหัว
ข้อใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยๆ ให้จัดการได้ง่าย อย่างไรก็ตามงานเขียนของ
คุณจะพัฒนาข้ึน ถ้าคุณมองมันเป็นชุดล�ำดับของงานย่อยๆ หลายๆ ส่วน

โดยหัวข้อต่อไปน้ีมักปรากฏในจดหมายธุรกิจ บันทึก และอีเมล

ประกาศแจ้งการเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลพ้ืนฐาน
แผนปฏิบัติ



56 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

วันหมดเขต
อธิบายกระบวนการ
ผลลัพธ์
ผลสรุป
ค�ำแนะน�ำ
สังเกตการณ์
ข้อเสนอเพ่ือปฏิบัติ
ค�ำขอให้ปฏิบัติ
ประเมิน
โดยแผนโครงการท่ีเป็นทางการจะต้องมีส่วนต่างๆ ดังนี้
หน้าแสดงหัวข้อ
ตารางเน้ือหา
บทสรุปส�ำหรับผู้บริหาร
บทน�ำ
ข้อความแสดงความต้องการของผู้บริโภค



บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 57

กระบวนการ (หรือแผนทางด้านเทคนิค)
ประโยชน์ของแผน
ผลกระทบของแผน
การน�ำแผนไปปฏิบัติ
คุณสมบัติ
วิเคราะห์ต้นทุน (หรือการลงทุนของคุณ)
ข้อความแสดงความเห็นสอดคล้อง
ภาคผนวกท้ายเล่ม

เคล็ดลับในการเขียนข้อเสนอ

ก่อนท่ีจะเร่ิมต้น ให้พยายามจัดการประชุมเพื่อวางแผนโครงการ
กับผู้รับสาร เพ่ือจะได้เรียนรู้มากข้ึนว่า บริษัทต้องการอะไร
ให้ลูกค้าเป็นศูนย์กลางของการเขียนแผนโครงการ โดยบอกให้ผู้
อ่านทราบว่าสินค้าหรือบริการของคุณจะตอบสนองความต้องการ
ของผู้บริโภคอย่างไร ไม่จ�ำเป็นต้องลงรายละเอียดทุกๆ คุณสมบัติ
ของสินค้าหรือบริการ แต่ให้จับคู่ความต้องการของลูกค้ากับข้อดี
ของผลิตภัณฑ์และผลกระทบกับธุรกิจของลูกค้า

ยังมตี อ่



58 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เคล็ดลับในการเขียนข้อเสนอ (ต่อ)

ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม”
ยิ่งเขียนให้เจาะจง ย�้ำข้อมูลของคุณให้ชัดเจน วิธีการของคุณก็จะ
ดูเป็นจริงและน�ำไปปฏิบัติได้มากขึ้นเท่านั้น
ออกแบบส่ือการน�ำเสนอเพ่ือให้ผู้รับสารมองเห็นภาพ

ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค

เมื่อคุณเขียนเอกสารทางด้านเทคนิคเพ่ือให้ผู้อ่านที่ไม่มีความรู้ด้าน
นี้ ก็ขอให้ใช้เวลามากขึ้นเพื่อวิเคราะห์ผู้อ่าน โดยลองถามตัวเองว่า “ผู้อ่าน
เข้าใจเร่ืองน้ีแค่ไหน” ผู้เขียนหลายคนใช้วิธีแบ่งข้อความเป็น 2 คอลัมน์ ใน
คอลัมน์หนึ่งให้เขียนข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านที่เป็นนักเทคนิค ในอีกคอลัมน์หนึ่ง
ก็ปรับข้อความให้ง่ายเข้าและกระชับข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านทั่วไป

เคล็ดลับในการเขียนบันทึกทางธุรกิจ

ครอบคลุมเพียงหัวข้อเดียวต่อหน่ึงบันทึก
เขียนหัวข้ออย่างเจาะจง

ยังมตี อ่



บทท่ี 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 59

เคล็ดลับในการเขียนบันทึกทางธุรกิจ (ต่อ)
ให้ ใช้หัวข้อท่ีชัดเจนและเจาะจงเพ่ือเน้นวันส้ินสุด และการลงมือ
ปฏิบัติ
จัดกลุ่มความคิดที่เกี่ยวข้องกันเป็นหัวข้อเดียวกัน
ออกแบบบันทึกเพื่อให้ผู้อ่านมองเห็นภาพ
ให้ ใช้ข้อความที่ก่อให้เกิดการกระท�ำ
ถ้าคุณรู้จักผู้อ่าน โทนข้อความของคุณควรจะเป็นมิตรขึ้น และ
ไม่เป็นทางการเท่าท่ีเขียนในจดหมายเชิงธุรกิจท่ัวไป





6WRITING FOR BUSINESS

การจัดโครงสร้างย่อหน้า

การเขียนย่อหน้าท่ีดี เพื่อน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ

61



62 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

ย่ อหน้า เป็นส่วนประกอบส�ำคัญในการเขียนเอกสาร โดยย่อ

หน้าจะน�ำมาซ่ึงหัวข้อ และในบางกรณี ก็เป็นตัวให้สัญญาณ
ผู้อ่านว่าข้อโต้แย้งต่อไปได้เริ่มขึ้นแล้ว ด้วยวิธีนี้ย่อหน้าจะช่วยน�ำทางผู้อ่าน
ทั้งยังจะช่วยให้ผู้เขียนรักษาความคิดไว้ให้กระจ่าง และเน้นอยู่กับใจความ
ส�ำคัญได้

จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า

การควบคุมหัวข้อในย่อหน้าเป็นหัวใจท่ีจะท�ำให้ผู้อ่านรู้สึกถึงความ
ต่อเนื่องและอ่านง่าย ปกติแล้วย่อหน้าหน่ึงๆ จะประกอบด้วยประโยคต้ัง
แต่ 3-12 ประโยค



บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 63

ให้ระวังจ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในหนึ่งย่อหน้า เช่นการมีมากกว่า 3-4
หัวข้อในหนึ่งย่อหน้าอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้

เช่ือมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง

ในขณะท่ีคุณก�ำหนดโครงสร้างของย่อหน้า ให้คิดว่าแต่ละย่อหน้า
จะรวมกันเป็นเอกสารชิ้นใหญ่ขึ้นได้อย่างไร การค่อยๆ เชื่อมโยงระหว่าง
แต่ละย่อหน้า และระหว่างบรรทัดภายในย่อหน้า จะช่วยให้ผู้อ่านเห็นความ
เชื่อมโยงระหว่างความคิดและพัฒนาการของข้อโต้แย้งได้

ลองพิจารณาประโยคท่ีเชื่อมโยงข้อความ (ตัวหนา) ดังต่อไปน้ี

ผู้ที่เสนอให้ขยายจ�ำนวนท่ีน่ังในภัตตาคาร ไม่ประสบความ
ส�ำเร็จในการประเมินค่าก่อสร้าง ค่าใช้จ่ายในการด�ำเนินการและ
ภาษี หากไม่มีการประมาณการงบประมาณ การประเมินข้อเสนอ
ของพวกเขาก็จะเป็นการเสียเวลาเปล่า
แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างจะสมเหตุสมผลและควบคุม
ได้ระหว่างการปฏิบัติการ เรายังคงต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน
ของรายได้เป็นอย่างมาก ไม่มีใครรู้ว่าหากเพ่ิมจ�ำนวนท่ีน่ังเป็น 2
เท่าจะกระทบกับรายรับต่อปีแค่ไหน จะสมเหตุสมผลหรือไม่ หาก
จะสรุปเหมาว่ารายรับจะเพ่ิมขึ้นเท่าตัว หรือเพิ่มข้ึนสัก 75%



64 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ย่อหน้าตัวอย่าง มีหัวข้อที่แตกต่างกัน 2 รายการ คือค่าใช้จ่ายใน
การขยายภัตตาคารในปัจจุบัน และอ้างถึงว่ารายรับจะเพ่ิมข้ึนอย่างไรหากมี
การขยายเกิดขึ้น ประโยคที่เชื่อมโยงความคิดช่วยให้ผู้อ่านสามารถเช่ือมโยง
เร่ืองค่าใช้จ่ายการก่อสร้างและรายรับอย่างราบรื่น
ในระหว่างประโยค ค�ำพูดหรือวลีอาจท�ำให้เกิดความเชื่อมโยงเช่น
เดียวกับประโยคก่อนหน้าน้ี ให้ลองดูตัวอย่างการเช่ือมโยง (ตัวหนา) ดังนี้

ผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้าจัดการดูแลสต๊อกสินค้าท่ีผลิตเรียบร้อย
แล้วอย่างเข้มงวด ผลก็คือต้นทุนค่าใช้จ่ายลดลง 8%
ในกรณีน้ี ค�ำว่า “ผลก็คือ” ช่วยให้เกิดการเชื่อมโยงระหว่าง 2
ประโยคอย่างไม่เป็นทางการและเป็นธรรมชาติ ค�ำเชื่อมโยงท่ีเป็นประโยชน์
ที่คุณสามารถน�ำไปใช้ได้ ได้แก่ ผลก็คือ, เพ่ิมเติมจากนี้, อน่ึง, ในขณะท่ี,
ยกตัวอย่างเช่น, ท้ายสุดนี้, ในอีกด้านหนึ่ง, นอกจากน้ี, และ แม้กระนั้น
ก็ตาม



บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 65

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจ

เริ่มจากบันทึกส่วนตัว
ให้พยายามดึงดูดความสนใจของผู้อ่านด้วยข้อความหลัก
ในประโยคแรก
ให้ประโยคมีความยาวประมาณ 20 ค�ำหรือน้อยกว่าน้ัน
เว้นวรรคเพื่อให้ผู้อ่านกวาดสายตาได้ง่าย จ�ำกัดให้ย่อหน้าหนึ่ง
มีประมาณ 5-6 บรรทัด
ใช้ประโยคเชิงรุก
ปรับโทนเสียงให้เป็นด้านบวก เช่น ใช้ค�ำว่า “การลงทุนของคุณ”
แทนท่ีจะใช้ค�ำว่า “ค่าใช้จ่าย หรือรายจ่าย”
จัดรูปแบบจดหมายธุรกิจเพ่ือให้อ่านได้ง่าย
ตอนใกล้จบข้อความให้สรุปหัวข้อส�ำคัญ หรือช้ีแนะขั้นตอนต่อไปให้
ผู้อ่าน
อย่าพูดถึงเอกสารที่แนบมาด้วยต้ังแต่ประโยคแรกๆ หากคุณมี
เอกสารแนบมากับจดหมาย ก็ให้อ้างถึงภายหลังในเนื้อหาจะดีกว่า
หลีกเล่ียงรูปแบบที่เป็นทางการจนเกินไป
หากคิดว่าเหมาะสม ให้เพิ่มข้อความส้ันๆ ที่แสดงความเป็นมิตร
หรือไมตรีจิตในตอนจบจดหมาย





7WRITING FOR BUSINESS

ปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา

วิธีการปรับปรุงเนื้อหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ
เพ่ือให้งานเขียนมีประสิทธิผล

67



68 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

WRITING FOR“ข้าพเจ้าได้เขียนใหม่-ก็หลายครั้ง-ทุกๆ ค�ำท่ีข้าพเจ้า
B U S I N E S Sได้เขียนน้ันดินสอของข้าพเจ้ายาวกว่า

ยางลบท่ีปลายของมันเสมอ”

วลาดิเมียร์ นาโบคอฟ (Vladimir Nabokov)

เ ป้าหมายในการเขียนร่างครั้งแรกก็คือเพื่อแสดงถึงความคิด

หลักๆ ในแบบที่เป็นเหตุเป็นผล เม่ือคุณร่างเสร็จ งานต่อ
ไปก็คือปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา หากการปรับปรุงครั้งแรกผ่าน คุณก็จะแก้ไข
ขั้นสุดท้ายด้านโครงสร้าง ตรรกะ และข้อความในงานเขียนของคุณ

ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น

ผู้เขียนหลายคนสูญเสียการควบคุมประเด็นเพราะพวกเขาไม่มีความ
ชัดเจนกับเรื่องที่อยากจะบอก หากคุณเองก็ยังสับสนไม่แน่ใจ แล้วจะให้
ผู้อ่านมาเข้าใจงานของคุณได้อย่างไร ความผิดพลาดที่พบบ่อยอีกประการ



บทที่ 7 : ปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา 69

หนึ่งของนักเขียนก็คือ ไปให้ความส�ำคัญกับเป้าหมายของตัวเองโดยที่ไม่
สนใจความต้องการของผู้อ่าน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ให้ลองทบทวน
ร่างแรกๆ ของคุณ และให้ถามตัวเองด้วยค�ำถามดังน้ี

เราได้ระบุข้อความหลักของเราอย่างชัดเจนหรือไม่ ?

เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านจะต้องเข้าใจ
และควรจะต้องท�ำไว้แล้วหรือยัง ?

หากค�ำตอบท้ังหมดคือไม่ ให้ลองกลับไปดูวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน และ
หัวข้อหลักท่ีเคยต้ังไว้ ลองแก้ไขงานเขียนเพื่อระบุถึงความต้องการของผู้อ่าน
และเน้นข้อความหลักของคุณให้ชัดเจนข้ึน

ทบทวนเพื่อความชัดเจน

เมื่อคุณอ่านร่างชุดแรกแล้ว ให้พิจารณาว่าวัตถุประสงค์ของคุณ
สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ง่ายหรือเปล่า ตรวจดูความแม่นย�ำและขอบ
ข่ายของเน้ือหา

เม่ือคุณตรวจแก้เพื่อความชัดเจนแล้ว ก็ให้ลองถามตัวเองดังนี้

ข้อมูลของเราถูกต้องหรือเปล่า ?
ข้อมูลของเราครบถ้วนไหม ?



70 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

เราได้เน้นจุดท่ีต้องการให้เกิดการกระท�ำ และระยะเวลา
ส้ินสุดให้ผู้อ่านเห็นได้ชัดเจนหรือเปล่า ?
เราได้ใส่หัวเร่ืองถัดไปแล้วหรือยัง ?

ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์

อีกเรื่องหนึ่งท่ีควรใส่ใจเป็นพิเศษก็คือต�ำแหน่งของข้อความส�ำคัญ
ของคุณ ข้อความหน่ึงเดียวที่คุณอยากให้ผู้อ่านได้จดจ�ำ โดยมากแล้วคุณ
ควรวางต�ำแหน่งของประเด็นส�ำคัญนี้ในตอนต้นของเอกสาร เพราะหาก
ข้อความส�ำคัญถูกฝังกลบปนไปกับเน้ือหาอื่น ผู้อ่านก็อาจจะอ่านลวกๆ ข้าม
ไปโดยไม่ได้สังเกตก็เป็นได้

หากคุณคาดการณ์ว่า ผู้อ่านอาจไม่ใช่คนท่ีจะยอมรับความคิดของ
คุณได้ ให้ลองวางข้อความหลักอย่างมีกลยุทธ์ ณ จุดท่ีมีโอกาสดีที่สุดที่
ข้อความน้ันจะถูกอ่านหรือพิจารณา หรือการสร้างค�ำอธิบายแวดล้อมก่อน
ท่ีจะน�ำเสนอข้อความหลักของคุณก็เป็นวิธีที่ดีเช่นกัน

ลองตอบค�ำถามของผู้อ่าน
ด้วยการต้ังค�ำถามกับตัวเองว่า “ท�ำไม”

งานเขียนของคุณไม่เพียงต้องย�้ำข้อความหลักเท่านั้น แต่ควรอธิบาย
ด้วยว่าท�ำไมข้อความน้ันจึงส�ำคัญ ตัวอย่างเช่นหากข้อความหลักของคุณคือ



บทท่ี 7 : ปรับปรุงแก้ไขเน้ือหา 71

คุณต้องการเวลามากข้ึนเพื่อท�ำงานในโครงการให้เสร็จ อย่าเพิ่งหยุดเขียน
หลังจากท่ีได้อธิบายถึงจุดหมายของคุณไปแล้ว แต่ให้ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม”
โดยพิจารณาถึงข้อคิดดังต่อไปน้ี
จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ได้รับการขยายเวลา ?
หากขยายเวลาแล้วจะส่งผลกระทบกับใครบ้างหรือเปล่า ?
การขยายเวลาจะส่งผลกระทบกับโครงการอื่นท่ีคุณท�ำงาน
อยู่หรือไม่ อย่างไร ?
แล้วผู้อ่านของคุณจะได้รับผลกระทบอย่างไร ?
จงอย่ามองข้ามค�ำถามว่า “ท�ำไม” เพราะมันเป็นหัวใจของความ
น่าเช่ือถือของคุณ ดูให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณได้อธิบายชัดเจนว่าท�ำไม
ข้อความหลักที่คุณต้องการสื่อจึงส�ำคัญ ด้วยศัพท์แสงท่ีผู้อ่านเข้าใจได้
ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้รวมประโยคหลักท่ีจะบอกถึงผลกระทบของ
ข้อความส�ำคัญท่ีเกี่ยวกับผู้อ่านเอาไว้แล้ว ตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่า
“ทางเลือก A ดีกว่าทางเลือก B” ก็ให้เขียนว่า “ทางเลือก A ดีกว่าทาง
เลือก B เพราะว่าทางเลือก A จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการต่อปีลง
ถึง 30%”



72 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

ขั้นตอนในการแก้ ไขเนื้อหา
ดูให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมุ่งความส�ำคัญท่ีผู้อ่าน
อ่านทบทวนเพ่ือความชัดเจน
จัดล�ำดับข้อความอย่างมีกลยุทธ์
ให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบข้อความว่า “ท�ำไมเร่ืองน้ีจึงส�ำคัญ” แล้ว



8WRITING FOR BUSINESS

แก้ไขอย่างมีสไตล์

ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์

73



74 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

WRITING FOR“การเขียนให้เรียบง่าย
B U S I N E S Sนั้นยากเช่นเดียวกับการเขียนให้ ได้ดี”

ดับเบิลยู. ซอมเมอร์เซต มอห์ม (W. Somerset Maugham)

ใ นข้ันท่ีสองของการตรวจแก้งานของคุณก็คือ การท�ำให้งาน

เขียนโดดเด่น โดยการจัดวางภาพ ใช้โทนเสียงที่ถูกต้อง
และแม่นย�ำ งานเขียนท่ีมีคุณลักษณะเช่นน้ีจะมีอิทธิพลกับผู้อ่านอย่างมาก

การออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน

เพียงแค่ข้อความท่ีชัดเจนและต่อเน่ืองคงไม่เพียงพอที่จะส่งผลต่อ
ผู้อ่าน พวกเขาควรจะสามารถกวาดตามองและสังเกตเห็นความคิดหลักใน
ข้อความได้ โดยท่ีไม่ต้องไปค้นหาท่ามกลางตัวอักษรหนาทึบ โดยคุณจะต้อง
ออกแบบให้เอกสารน้ันอ่านง่ายและเห็นประเด็นส�ำคัญโดดเด่นขึ้นมา



บทที่ 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 75

การออกแบบโครงสร้างเอกสารจะท�ำให้ข้อความน้ันเด่นชัดข้ึน โดย
ตัวอย่างต่อไปน้ีเป็นการจัดวางท่ีจะช่วยให้งานเขียนของคุณดูดีมากข้ึน
หัวเรื่องที่เน้นข้อความส�ำคัญท่ีสุดท่ีคุณอยากแสดง
ประโยคท่ีมีความยาวไม่เกิน 20 ค�ำ
ย่อหน้าสั้นๆ และกลุ่มของประโยค ย่อหน้าหน่ึงควรไม่เกิน
5-6 บรรทัด
มีพ้ืนท่ีว่างสีขาวอย่างเพียงพอ
ตัวอักษรเข้มและตัวเอียงจะท�ำให้ข้อความส�ำคัญดูเด่นข้ึน
ใส่สัญลักษณ์หรือตัวเลขหน้ารายการ
ตารางเพ่ือจัดระเบียบข้อมูลท่ีซับซ้อน
ข้อควรระวังอย่างหนึ่งก็คือ ให้ระวังเม่ือใช้อีเมลหรือสื่ออิเล็กทรอ-
นิกส์อ่ืนๆ เพราะผู้อ่านอาจไม่มีโปรแกรมส�ำหรับเปิดเอกสารในรูปแบบดัง
กล่าว
คุณอาจจะใช้แบบฟอร์ม “การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน”
เข้าช่วยในการออกแบบเอกสารให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด



76 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มการออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน

ให้ ใช้แบบฟอร์มน้ีเพ่ือช่วยเตือนตัวเองอย่างรวดเร็วถึงวิธีการออกแบบ
เอกสารให้อ่านง่าย

คุณสามารถใช้ ... เพ่ือ ...

หัวเรื่อง น�ำเข้าสู่ย่อหน้าส่วนใหญ่
ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปท่ีประเด็นหลัก

พ้ืนที่ด้านข้าง เพ่ิมการเน้นย้�ำเป็นพิเศษ
ช่วยเพิ่มแรงจูงใจ

ชุดตัวอักษร ให้อ่านออกง่าย
ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน

ย่อหน้าส้ันๆ หลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านต้องอ่านมากเกินไป
จูงใจคนที่อ่านเร็วๆ

น�ำเสนอเป็นสองคอลัมน์ แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่างต่อเน่ือง
กระตุ้นให้อ่านเร็วขึ้น

ยังมีตอ่



บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 77

คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ...

ใช้เครื่องหมาย ล�ำดับรายการในประโยค

ใช้ตัวเลขแสดง บอกล�ำดับข้อความ
บอกข้ันตอนกระบวนการ
ช่วยให้อ้างอิงรายการได้ง่าย
จัดการกับปริมาณข้อมูล

เว้นพื้นท่ีสีขาว เว้นระยะ จัดกรอบความคิด
ช่วยให้อ่านง่าย

กราฟ ชาร์ตและตาราง แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล
เทคนิค

สี (ใช้ ให้เหมาะสม) ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดท่ีสองสี)
เพ่ิมสุนทรียศาสตร์

การขีดเส้นใต้ ตัวหนา เน้นวันส้ินสุดและรายการปฏิบัติ
ตัวอักษรที่แตกต่าง
ตัวพิมพ์ ใหญ่ ตัวเอน

ขนาดท่ีแตกต่างของ
ตัวอักษร

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



78 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน

โทนท่ีคุณเขียนก็มีอิทธิพลต่อการรับรู้ของผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น โทน
ท่ีเป็นกันเองอาจจะเหมาะกับผู้ร่วมงานท่ีคุณรู้จักดี แต่กับลูกค้าหรือผู้บังคับ
บัญชา เราก็ควรหลีกเล่ียงท่ีจะใช้รูปแบบดังกล่าว

ระดับภาษาท่ีใช้น้ันจะส่งผลกระทบต่อความเข้าใจของผู้อ่าน มีนัก
เขียนหลายคนเลือกใช้ข้อความที่คลุมเครือหรือภาษาที่ล้าสมัย เพราะเขา
เช่ือว่าท�ำอย่างนั้นจะท�ำให้ดูฉลาด หรือบางคนเลือกใช้ค�ำท่ียาวแทนที่จะใช้
ค�ำสั้นๆ เข้าใจง่ายด้วยเหตุผลเดียวกัน

ท่ีจริงก็ไม่ใช่เร่ืองผิดหรอกหากคุณอยากให้งานเขียนดูฉลาด แต่
ความชัดเจนและความเรียบง่ายไม่โอ้อวดจนเกินไปน้ันจะท�ำให้คุณบรรลุ
วัตถุประสงค์ได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่น ลองดูประโยคต่อไปน้ี

เราจะมารวมตัวกันในการประชุมวางแผนล่วงหน้า ใช้เวลา
ไม่นาน เพื่อจะรวบรวมงานท่ีคณะกรรมการได้รับมอบหมายก่อนท่ี
เราจะด�ำเนินการไปข้างหน้าต่อไป
ส่วนนี่คือรูปแบบที่ตรงไปตรงมามากกว่า

เราจะประชุมกันส้ันๆ ถึงวิธีผสานรวมงานด้านต่างๆ ของ
คณะกรรมการ ก่อนท่ีกลุ่มจะด�ำเนินการต่อไป



บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 79

ตรวจสอบให้ส้ันกระชับ

เม่ือปรับโทนในงานเขียนแล้ว โครงสร้างของประโยคและย่อหน้าก็
ควรจะกระชับด้วยเช่นกัน
ในขณะท่ีคุณทบทวนความกระชับให้ลองตอบค�ำถามต่อไปนี้
เราจ�ำกัดย่อหน้าของเรา ให้ประกอบด้วยประโยคเพียง 6
ประโยคหรือเปล่า ?
เราได้จ�ำกัดให้หนึ่งย่อหน้ามีเพียงหน่ึงประเด็นหรือไม่ ?
เราได้จ�ำกัดให้ประโยคหน่ึงมีไม่เกิน 15-20 ค�ำใช่ไหม ?
เราได้พยายามลดค�ำที่ไม่จ�ำเป็นเท่าท่ีจะท�ำได้หรือเปล่า ?

ให้ใช้ประโยคเชิงรุก

เมื่อประธานเป็นผู้กระท�ำ ประโยคนี้จะเป็นเชิงรุก (active) แต่
เมื่อประธานเป็นผู้ถูกกระท�ำ ประโยคน้ีจะเป็นเชิงรับ (passive) โดย
ประโยคเชิงรุกนั้นจะมีอ�ำนาจมากกว่า ให้คุณลองดูตัวอย่างประโยคต่อไปนี้
ประโยคเชิงรุก เราส่งจดหมายไปให้ลูกค้า
ประโยคเชิงรับ จดหมายถึงลูกค้าถูกส่งจากเรา



80 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

จากตัวอย่างนี้ ข้อความเชิงรุกจะให้ผลมากกว่า ให้สังเกตเช่นกัน
ว่าประโยคเชิงรุกน้ันมีจ�ำนวนค�ำน้อยกว่าประโยคเชิงรับ แม้ว่าทั้งสองต่าง
ก็มีความหมายเช่นเดียวกัน แต่ข้อความเชิงรุกดูจะไม่เป็นทางการและไม่
อืดอาดยืดยาดเท่า
ประโยคเชิงรับก็ใช่ว่าจะไม่ดีเสมอไป บางครั้งก็เหมาะกว่าที่จะใช้
ประโยคเช่นน้ีกับงานเขียนทางเทคนิค แต่เมื่อไรก็ตามท่ีคุณอยากได้งาน
เขียนท่ีมีพลังและมีผลรุกเร้า สร้างความกระฉับกระเฉง ก็ให้เขียนประโยค
เหล่าน้ีในเชิงรุกจะดีกว่า

ตรวจแก้ไขเพ่ือความถูกต้อง

เอกสารท่ีถูกต้องนั้นประกอบด้วยรูปประโยค ค�ำ เครื่องหมาย
วรรคตอน ตัวสะกดท่ีถูกต้อง ส�ำหรับค�ำและตัวสะกดน้ัน แม้ว่าโปรแกรม
เวิร์ดโปรเซสเซอร์อาจช่วยแก้ไขได้ก็จริงอยู่ แต่ก็อย่าเชื่อถือมันมากเกินไป
เพราะมันไม่สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดบางประการได้ วิธีหน่ึงท่ีเหมาะสม
เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดก็คือ หาเพื่อนร่วมงานท่ีมีความสามารถพอมาช่วย
ตรวจร่างเอกสารส�ำคัญ เพราะแม้แต่นักเขียนที่เก่งๆ ก็ยังต้องพึ่งผู้ช่วยตรวจ
แก้ไขงานเขียนเช่นเดียวกัน



บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 81

ข้ันตอนการตรวจแก้ ไขอย่างมีสไตล์
ออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน
ปรับโทนให้เข้ากับผู้อ่าน
ตรวจสอบความกระชับ เน้นข้อความของคุณอย่างกระชับ
แต่มีใจความสมบูรณ์
ใช้ประโยคเชิงรุก
ตรวจแก้ไขเพ่ือความถูกต้องเรียบร้อย อ่านตรวจทานอย่างรอบคอบ
เพ่ือให้แน่ใจว่าค�ำศัพท์ รูปประโยค เครื่องหมายวรรคตอน และตัว
สะกดจะไม่ท�ำให้คุณต้องขายหน้า

แบบฟอร์ม “รายการตรวจสอบงานเขียน” ต่อไปนี้ จะเป็นประโยชน์
ในการแก้ไขงานของคุณ



82 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน

ค�ำถามต่อไปนี้จะช่วยสะท้อนส่ิงท่ีอาจถูกมองข้ามในการแก้ไขงานเขียน
ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังนี้เสียก่อน

เนื้อหา

วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพื่อการกระท�ำ
หรือเพ่ือสื่อสารข้อมูล ?

ข้อมูล ถูกต้องสมบูรณ์ ? มีปริมาณเหมาะสม ?

ล�ำดับ ส่วนบน ? จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ?
ใจความหลัก

การจัดโครงสร้าง การจัดความคิดสอดคล้อง ?

การออกแบบ มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ?
มีการเน้นข้อความแสดงวันสิ้นสุด และรายการปฏิบัติ ?
รูปแบบ ใช้พื้นท่ีว่างจัดกรอบความคิด ?


การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ
หรือชาร์ต ?

ยังมตี อ่



บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 83

โครงสร้าง เริ่มด้วยหัวข้อหลัก ?
ย่อหน้า เชื่อมโยงในและระหว่างประโยค ?
เน้นกับหัวข้อเดียว ?
จ�ำกัดท่ี 5-6 บรรทัด ?

ความสั้นยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ?
ประโยค จ�ำกัดท่ี 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ?

เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ?
โทน/สไตล์ ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ท่ีใช้ ?
ค�ำ ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ?
ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ?
อธิบายค�ำย่อ ?

มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ?
สไตล์ ประโยคเชิงรุก ?
เหมาะสมกับผู้อ่าน ?
ใช้วิธีเชิงบวก ?


ยงั มีต่อ



84 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

อ่านตรวจทาน
ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เคร่ืองหมายวรรคตอน
ถูกต้อง ?
แก้ไขการพิมพ์ผิด ?
ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ?
หากส่งเมลซ้�ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ?
อื่นๆ : ให้เขียนส่ิงท่ีคุณตรวจพบ “จุดท่ีเป็นปัญหา” ในการแก้ไขงานเขียน
ของตัวเอง เพ่ือตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



9WRITING FOR BUSINESS

การเขียนอีเมล

วิธีการเขียนอีเมลเพ่ือให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด

85



86 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRBIUTSIINNGESFSOR

เ พราะอีเมลนั้นส่งง่ายมากจนบางทีมันดูไม่เหมือนงานเขียน

แต่อย่างใด ถึงอย่างไรก็ตามคุณก็ควรจะให้ความสนใจต่อ
การเขียนอีเมลไปถึงผู้รับเช่นเดียวกับการเขียนจดหมายธุรกิจ การเขียน
บันทึกและรายงาน ณ ท่ีน้ีเราจะพิจารณาถึงปัญหาที่พบบ่อย และส่ิงที่คุณ
จะท�ำได้เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลมีประสิทธิผลมากข้ึน

ปัญหาที่พบบ่อย

อีเมลกลายเป็นวิธีการส่ือสารหลักในหลายๆ บริษัทก็เพราะความ
รวดเร็ว ใช้ง่ายและประหยัด โชคไม่ดีที่ความรวดเร็วและการใช้งานง่ายของ
อีเมลอาจก่อให้เกิดปัญหากับผู้เขียนจดหมายทางธุรกิจ หรือก่อปัญหาให้
กับบริษัท ยกตัวอย่างเช่น



บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 87

พนักงานมักใช้อีเมลส่งและรับข้อความท่ีไม่จ�ำเป็นกับงาน
ผู้เขียนบางคนส่งข้อความด้วยอารมณ์ หรือมีข้อความที่ไม่
เหมาะสมกับงานเขียนเชิงธุรกิจ
ข้อความอาจถูกส่งผิดเป็นครั้งคราว หรืออาจถูกส่งต่อไปยัง
ผู้รับอ่ืนโดยที่ไม่ได้ตั้งใจ ซ่ึงบางทีก็ก่อให้เกิดผลทางลบตาม
มา
อีเมลบางฉบับถูกอ่านอย่างรวดเร็ว จนผู้อ่านพลาดข้อความ
ส�ำคัญในนั้นไป
คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่าน้ีได้หากใช้หลักการในการเขียน
อีเมล ดังต่อไปนี้

เริ่มจากหัวข้ออีเมล

หัวข้อของอีเมลเป็นหัวข้อของเน้ือหาท่ีคุณจะส่ง เป็นประโยคที่ช่วย
ดึงความสนใจและการมีส่วนร่วมของผู้อ่าน ให้ลองใช้เวลาเขียนหัวข้อ โดย
ยึดหลัก 4 ประการ ดังนี้

ใส่ข้อความส�ำคัญในหัวข้ออีเมล (เช่น การประชุมฝ่ายขาย
ปรับก�ำหนดการใหม่เป็นบ่าย 3 โมง วันศุกร์)
ให้รวมถึงแนวทางปฏิบัติ หรือปฏิกิริยาตอบกลับท่ีคุณต้อง
การ (อยากให้มีการส่งค�ำติชม ภายใน 4 โมงเย็นวันน้ี)



88 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

หัวข้ออีเมลควรเจาะจง แต่ไม่ยาวเกินไป (กินข้าวเที่ยงกัน
พรุ่งนี้ ?)
ยอมให้ผู้อ่านเก็บเอกสารหรือเรียกดูข้อความของคุณอย่าง
สะดวก
หากหัวข้ออีเมลของคุณดูคลุมเครือหรือดูธรรมดาเกินไป ผู้อ่านอาจ
ข้ามข้อความของคุณ ย่ิงหากไม่มีหัวข้อ ผู้อ่านอาจลบอีเมลทิ้ง ให้จ�ำไว้ว่า
คนที่งานยุ่งๆ มักจะได้รับอีเมลเฉลี่ย 50-100 ฉบับต่อวัน เพื่อให้แน่ใจ
ว่าเมลของคุณได้ถูกเปิดและถูกอ่าน คุณก็ควรเขียนเมลให้โดดเด่นเอาไว้

พยายามให้มีเพียงหน่ึงหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ

? ให้คิดว่าอีเมลแต่ละฉบับเป็นชุดของข้อมูลที่เก่ียวข้องเช่ือมโยงกัน
เพ่ือส่ือถึงความคิดเห็นหรือรายงานข่าวและอื่นๆ

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ?

กรณีศึกษา : จุดบอดในอีเมล

เพื่อนร่วมงานของซินดี้มักสนับสนุนงานของเธอ แต่ในระยะ
หลังนี้พวกเขาไม่ค่อยท�ำตามท่ีเธอขอร้อง เธอก็ไม่ค่อยเข้าใจเหมือนกัน
ว่าท�ำไม เม่ือสองสัปดาห์ก่อน ซินด้ีได้อีเมลข้อสรุปการประชุมให้กับ

ยงั มตี อ่



บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 89

? ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? (ต่อ)
ทีม เธอได้แนบบันทึกก�ำหนดนัดหมายประชุมอีกคร้ังช่วงเช้าวันศุกร์
แต่เม่ือถึงวันนั้น กลับมีผู้เข้าร่วมประชุมเพียง 2 คน อีกสัปดาห์ต่อ
มา ซินดี้ส่งอีเมลถึงทุกคนอีกครั้งหนึ่ง คราวนี้เก่ียวกับรายงานประจ�ำ
เดือน ในอีเมลเธอแจ้งว่าจะมีผู้บริหารมาเข้าเยี่ยมฟังการประชุมของ
พนักงานด้วย แต่สมาชิกในทีมกลับดูตกใจเมื่อเห็นรองประธานบริษัท
ได้มาเข้าร่วมประชุมด้วยในการประชุมคร้ังถัดมา น่ีแปลว่าเพ่ือนร่วม
งานของซินดี้ไม่สนใจเธอ หรือว่าซินดี้ไม่สามารถสื่อสารกับพวกเขาได้
กันแน่ ?
ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ใน
หัวข้อ “ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้”

โดยเพื่อให้มีความเชื่อมโยงกัน อีเมลของคุณควรมีข้อความส�ำคัญ
เพียงข้อความเดียว วิธีนี้มีประโยชน์อย่างน้อยสองด้านคือ

ผู้รับสามารถวิเคราะห์และตอบกลับข้อความน้ันๆ ได้ง่ายข้ึน

ผู้รับอาจส่งต่อข้อความโดยที่ไม่ต้องพ่วงข้อความที่ไม่เหมาะ
กับผู้อ่านท่ีจะรับคนต่อไป



90 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน

น�ำเสนอวัตถุประสงค์ไปสู่ผู้อ่านทันทีในหัวข้อเร่ืองและตอนเร่ิมต้น
ข้อความ ให้ผู้อ่านทราบว่าอีเมลน้ันมีข้ึนเพื่อเรียกร้องให้เกิดการกระท�ำ
ขอข้อมูลเพ่ิม ร่วมแชร์ข้อมูลหรือเป็นการให้ค�ำแนะน�ำ

เขียนอีเมลให้กระชับ
และใช้การแนบเอกสารเพ่ิมเติม

อีเมลยาวๆ ท�ำให้ผู้อ่านต้องคอยร�ำคาญเลื่อนหน้าจอคอมพิวเตอร์
เพื่อท่ีจะอ่าน ดังนั้น เพื่อช่วยให้อีเมลส้ันลง หากคุณมีข้อความยาวๆ ก็
ให้ส่งในรูปแบบเอกสารแนบ แทนท่ีจะเขียนเป็นเน้ือหาในอีเมลท้ังหมด
ให้ใช้ข้อความในอีเมลเป็นตัวบอกผู้อ่านว่า เอกสารท่ีแนบมาคืออะไร และ
อยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรกับมัน อย่างเช่นตัวอย่างต่อไปนี้

สวัสดีครับชาร์ลีน
ผมแนบร่างรายงานการส�ำรวจข้อมูลลูกค้ามาให้นะ
ครับ ช่วยทบทวนและส่งกลับพร้อมข้อแนะน�ำภายในวันพฤหัส
น้ีด้วย

ขอบคุณครับ
โฮเวิร์ด



บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 91

ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร

เมื่อคุณเขียนอีเมลถึงผู้ร่วมงานหรือเพื่อนๆ คุณสามารถใช้ค�ำพูด
อย่างไม่เป็นทางการอย่างไรก็ได้ แต่เม่ือคุณเขียนถึงผู้บังคับบัญชาหรือลูกค้า
คุณก็ควรท�ำให้อีเมลของคุณเป็นบันทึกท่ีมีความกระชับ และเป็นมืออาชีพ
ให้ปรับโทนเสียงของคุณและภาษาท่ีใช้ให้เหมาะสม

คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย

ด้วยข้อจ�ำกัดของอีเมล คุณคงไม่สามารถควบคุมได้ว่าข้อความ
ของคุณจะปรากฏบนจอของผู้รับในลักษณะใด ดังนั้นอย่าหวังว่ารูปแบบที่
วิจิตรพิสดารจะยังคงอยู่เหมือนเดิมเมื่อผ่านกระบวนการส่งออกไป ส�ำหรับ
หัวข้อหรือส่ิงที่ต้องการเน้นก็ให้ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทุกตัวอักษร (แต่ถึงอย่าง
น้ันก็ห้ามใช้ตัวพิมพ์ใหญ่กับข้อความทั้งหมด เพราะจะท�ำให้ผู้อ่านรู้สึก
เหมือนคุณก�ำลังตะโกนใส่) ให้ออกแบบการจัดวาง ท�ำให้ผู้อ่านกวาดสายตา
ได้อย่างรวดเร็ว เพราะมันคงเป็นการยากส�ำหรับพวกเขาหากต้องอ่านตัว
อักษรมากมายติดๆ กัน

อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท

แม้ว่าการใช้อีเมลจะสะดวกอย่างมากในการท�ำธุรกิจ แต่อีเมลก็
ท�ำให้บริษัทเพ่ิมความเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้องทางกฎหมายในแง่ของการ
คุกคามและการหมิ่นประมาทได้ ดังน้ันหลายๆ บริษัทจึงมีนโยบายก�ำหนด
กรอบการใช้งานอีเมลในที่ท�ำงานอย่างชัดเจน ให้ลองตรวจสอบดูว่าบริษัท
ของคุณมีนโยบายท�ำนองน้ีบ้างไหม



92 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน

รู้ว่าเมื่อไรไม่สมควรใช้อีเมล

การใช้อีเมลอาจเป็นทางเลือกรูปแบบการส่ือสารที่เป็นท่ีต้องการ
ในหลายๆ บริษัท แต่มันคงไม่ใช่วิธีการท่ีมีประสิทธิภาพท่ีสุด หรือเหมาะ
สมท่ีสุดเสมอไป นอกจากการท�ำตามนโยบายด้านการใช้อีเมลของบริษัท
แล้ว ให้ลองพิจารณาตามค�ำแนะน�ำต่อไปนี้

หลีกเลี่ยงการส่งข้อความส่วนตัวทางอีเมลของบริษัท หาก
มีเรื่องส่วนตัวหรือต้องการแลกเปล่ียนข้อมูลที่เป็นความลับ
ก็ควรใช้โทรศัพท์ หรือพบปะเป็นการส่วนตัวกับบุคคลนั้น
ไปเลย

จัดให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัวเม่ือการส่งอีเมลไม่ได้ผล
เช่นคุณคอยแต่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาระหว่างกันกับผู้
รับ โดยที่ไม่เกิดผลใดๆ ให้ลองยกหูโทรศัพท์ และนัดพบ
กับคู่สนทนากันตัวต่อตัวจะดีกว่า ข้อแนะน�ำก็คือให้จ�ำกัด
การแลกเปล่ียนอีเมลไปกลับไม่เกิน 4 เท่ียว

ให้ลบอีเมลขยะ อย่าส่งต่อ

จงระมัดระวังเป็นพิเศษในการแสดงอารมณ์ผ่านทางอีเมล อารมณ์
ขันอาจถูกตีความผิดพลาด ค�ำวิจารณ์อาจถูกแปลความผิด และอารมณ์
โกรธอาจยิ่งลุกลามไปใหญ่ หากไม่แน่ใจว่าจุดมุ่งหมายของอีเมลของคุณจะ
ได้รับการเข้าใจอย่างถูกต้อง ก็จงอย่าส่งอีเมลน้ัน การเจอกันตัวต่อตัวหรือ
โทรคุยกันทางโทรศัพท์อาจเป็นทางเลือกท่ีดีกว่า



บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 93

เคล็ดลับในการเขียนข้อความทางอีเมล
ให้วางข้อความส�ำคัญไว้ ในช่องหัวข้อเรื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าคนอ่าน
จะไม่ลบอีเมลของคุณท้ิง
พยายามให้อีเมลไม่ยาวจนเกินไป ควรพยายามจัดข้อความที่เป็น
เนื้อหาหลักทั้งหมดให้อยู่ในหน้าจอแรก
อีเมลหน่ึงฉบับควรมีหัวข้อหลักเพียงหัวข้อเดียว
ตรวจสอบแก้ไขตัวสะกดก่อนส่งข้อความออกไป
จงอย่าส่งอีเมลออกไปเวลาคุณรู้สึกโกรธ บททดสอบที่ดีก็คือให้
ลองถามตัวเองว่า เราจะกล้าพูดประโยคเดียวกันน้ีต่อหน้าผู้รับ
ตรงๆ หรือไม่ ถ้าไม่ก็จงอย่าส่งอีเมลออกไป
เวลาส่งต่อข้อความให้ตรวจหัวข้อเดิมด้วยว่า คนอ่านคนใหม่จะเข้า
ใจหัวข้อน้ีหรือไม่ ถ้าไม่ก็ให้ทบทวนแก้ไขหากจ�ำเป็น
ใช้ค�ำลงท้ายอีเมลอย่างเหมาะสม
พิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้รับทีหลังสุด ก่อนคลิกที่ปุ่มส่งอีเมล เพ่ือ
หลีกเลี่ยงโอกาสที่คุณจะเผลอส่งข้อความที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือส่ง
ไปถึงผู้รับผิดคน
ให้ส่งอีเมลถึงเฉพาะคนที่สมควรจะได้รับเท่านั้น



94 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้

? คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของซินด้ีได้ใช่ไหม ?
น่ีคือสิ่งที่ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ :
เน้นข้อความที่ต้องการส่ือ
ซินด้ีอาจไม่สามารถเช่ือมโยงกับทีมงานของเธอได้ เพราะเธอ
พยายามใส่ข้อมูลมากเกินไปในอีเมลหนึ่งฉบับ ตามกฎของเราท่ีว่าไม่
ควรมีมากกว่าหนึ่งหัวข้อ หากอีเมลน้ันครอบคลุมหลายๆ หัวข้อใน
ฉบับเดียวแถมยังยาวอีกต่างหาก ผู้อ่านอาจหลงประเด็น และไม่ยอม
อ่านอีเมลจนจบ ซินดี้ควรแจ้งวัตถุประสงค์ของการส่งอีเมลคร้ังน้ี
ให้ชัดเจน โดยแสดงทั้งในหัวข้ออีเมลและในตอนต้นของข้อความ
ถ้าเธออยากให้ทีมงานเข้าร่วมประชุม ซินด้ีก็ควรท�ำให้ผู้อ่านสนใจใน
ทันทีให้ได้ เธอควรท�ำให้อีเมลมีความกระชับ เพราะขนาดข้อความที่
กะทัดรัดมักดึงดูดความสนใจของทุกคนได้ดีกว่า



WRITING FOR BUSINESS

ส่ ว น ที่

2

เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับ
การเขียนเชิงธุรกิจ

POCKET





10WRITING FOR BUSINESS

เครื่องมือส�ำหรับ
การเขียนเชิงธุรกิจ

ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ
ได้อย่างมีประสิทธิผล



98 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ
แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน

ก่อนเริ่มลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปน้ี

วัตถุประสงค์
ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ?
เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ?
ผู้อ่าน
ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหน่ึงรายหรือไม่ ?
ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ
หรืออ่ืนๆ ?
ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเก่ียวกับหัวข้อท่ีเรากล่าวถึง ?
คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ
หรือต่อต้าน ?

ยังมตี ่อ



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 99

ผู้อ่าน (ต่อ)
เราเตรียมเน้ือหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง
อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ?
ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ได้อย่างไร ?
คนอ่ืนๆ ควรได้รับเอกสารน้ีด้วยหรือไม่ ?
เนื้อหาหลัก
หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างท่ีได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก
ท่ีเขาควรจะจ�ำได้ ?
อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ?
กลยุทธ์
ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ?
ช่วงเวลาท่ีเหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว
ที่จะส่งเอกสาร ?
รายนามผู้ท่ีเราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ?
ถ้าหากมีคนอ่ืนส่ือสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ?

ยังมีต่อ

