4. คู่มือการจัดทำหนังสือราชการ3

ก

คำนำ

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘
เป็นระเบียบที่ใช้บังคับแก่หน่วยงานราชการ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารงาน
เอกสาร ซึ่งศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยอำเภอเมอื งสุพรรณบุรีต้องใช้ระเบียบนี้เปน็
แนวทางในการปฏบิ ตั ิงานเช่นเดียวกัน

ข้าราชการ บคุ ลากรและเจ้าหนา้ ท่ีทุกตำแหนง่ ต้องเก่ียวข้องกบั ระเบยี บงานสารบรรณทุกคน
งานธุรการได้เล็งเห็นถึงความจำเป็นที่จะต้องมีคู่มือการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อให้ความรู้แก่ข้าราชการ
บุคลากรและเจ้าหน้าที่ทุกตำแหน่งในการจัดทำหนังสือราชการ และสามารถนำไปปฏิบัติงานได้ถูกต้องตาม
ระเบียบ จึงไดร้ วบรวมและจัดเก็บวิธีปฏิบัติเกีย่ วกบั การจัดทำหนังสอื ราชการในรปู ของเอกสารพร้อมตัวอยา่ ง
หนังสือราชการ โดยนำระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ.
๒๕๔๘ มาเป็นหลกั ในการจัดทำ และมคี ำอธิบายเพ่อื ใหเ้ ข้าใจย่งิ ขนึ้ เพ่ือความสะดวกในการศกึ ษาหาความรู้ใน
การจดั ทำหนงั สือราชการได้ถกู ตอ้ งและเป็นมาตรฐานเดียวกนั

คู่มือการจัดทำหนังสือราชการ ของศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย
อำเภอเมืองสุพรรณบุรี เล่มน้ี เป็นเพียงส่วนหนึ่งของระเบียบงานสารบรรณเท่านั้น กล่าวคือ เฉพาะส่วนการ
จดั ทำหนังสือราชการท่ีเกย่ี วกับ การรา่ ง การพมิ พ์ การเสนอ การบันทกึ การทำหนงั สือราชการประเภทต่าง ๆ
จึงหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์แก่ข้าราชการ บุคลากรและเจ้าหน้าที่ทุกตำแหน่ง สามารถ
นำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานได้เช่นเดียวกัน หากมีข้อผิดพลาดบกพร่องประการใด ก็ขออภัยและยินดีรับ
ข้อเสนอแนะ เพือ่ การปรับปรุงให้เอกสารมีความสมบูรณย์ ง่ิ ขึ้นในโอกาสต่อไป

นางสาววีนัสจรีย์ ศรีเฮงไพบูลย์
นักจัดการงานท่วั ไป
ผจู้ ัดทำ

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนังสือราชการ

สารบญั ข

เร่ือง หนา้

ตอนท่ี 1 การจดั ทำหนงั สอื ราชการ 1
บทท่ี 1 ความรเู้ ก่ียวกับหนังสอื ราชการ 1
บทท่ี 2 ชนิดและแบบหนังสือราชการ 2
บทท่ี 3 การใชภ้ าษาในการเขยี นหนังสือราชการ 21
บทท่ี 4 การรา่ งและกาตรวจแกร้ ่างหนังสอื 24
บทท่ี 5 การเสนอหนังสอื ตอ่ ผู้บงั คับบัญชา 26
บทที่ 6 การทำสำเนา 27
บทที่ 7 การพมิ พแ์ ละการใชเ้ คร่อื งหมายในการพมิ พ์ 28
บทที่ 8 คำข้ึนตน้ สรรพนาม คำลงท้ายในหนังสือราชการ 32

ตอนที่ 2 การพมิ พห์ นงั สือราชการ โดยใชโ้ ปรแกรมการพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ 34
Microsoft Office Word 35
บทท่ี 9 การพิมพ์หนงั สอื ราชการภายนอก 37
บทท่ี 10 การพิมพ์หนงั สือราชการภายใน 39
บทท่ี 11 การพมิ พค์ ำสง่ั /ประกาศ

ภาคผนวก

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สือราชการ

1

ตอนท่ี 1 การจัดทำหนังสือราชการ
บทที่ 1

ความรู้เกยี่ วกบั หนังสือราชการ

ความหมายของหนังสอื ราชการ

หนงั สอื ราชการ คือเอกสารทเ่ี ป็นหลักฐานของราชการ ไดแ้ ก่
๑. หนังสือที่มไี ปมาระหว่างสว่ นราชการ
๒. หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง

บุคคลภายนอก
๓. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน

ราชการ
๔. เอกสารที่ทางราชการจดั ทำข้ึนเพื่อเป็นหลกั ฐานในราชการ
๕. เอกสารที่ทางราชการจัดทำข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบังคบั
๖. ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทีไ่ ดร้ ับจากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์

ความหมายและความสำคัญของงานสารบรรณ

สารบรรณ มาจากคำว่า
สาร หมายถึง สาระ สำคัญ ส่วนสำคัญ ถ้อยคำ จดหมาย ฯลฯ
บรรณ หมายถึง หนงั สอื

คำว่า สารบรรณ หมายถึง หนงั สือทีเ่ ป็นหลกั ฐาน (พจนานกุ รมฉบับราชบัณฑติ สถาน ๒๕๒๕)

ส่วนคำว่า งานสารบรรณ หมายความว่า “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่
การจดั ทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทำลาย” โดยกำหนดขัน้ ตอนและขอบข่าย
ของงานสารบรรณวา่ คือการบรหิ ารงานเอกสารทัง้ ปวง จะเรมิ่ ตัง้ แต่การคดิ อ่าน ร่าง เขียน แตง่ พมิ พ์
จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ
ตอบ ค้นหาติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมี
ประสทิ ธิภาพเพ่ือประหยัดเวลา แรงงานและคา่ ใชจ้ า่ ย

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

2

บทท่ี 2
ชนิดและแบบหนังสือราชการ

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ความหมายของคำว่า
“หนังสือ” หมายถึง หนังสือราชการ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2)
พ.ศ.2548 ไดแ้ ก้ไขเพ่ิมเติมระเบยี บขอ้ 9 ไวว้ า่

หนงั สือราชการ หมายถึง เอกสารที่เปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่

ก) “หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ” เช่น หนังสือกศน.อำเภอเมืองสุพรรณบุรี มีถึง
นายอำเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี เป็นต้น

ข) “หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคล
ภายนอก” เชน่ สำนกั งาน กศน.จังหวัดสุพรรณบุรี มีหนังสอื ถึง นายเกง่ ขยนั เรยี น เป็นต้น

ค) “หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ”
เช่น นางสาวสวย หนา้ ใส มหี นังสือถึง สำนักงาน กศน. เป็นตน้

ง) “เอกสารท่ที างราชการจดั ทำขึน้ เพ่อื เปน็ หลักฐานในราชการ” เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน เป็นต้น
จ) “เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ” เช่น ประกาศรับ
สมคั รนักศกึ ษาฯ เปน็ ต้น
ฉ) “ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” เช่น แผ่นบันทึก
ข้อมูล เทปแม่เหลก็ จานแม่เหลก็ แผน่ ซีดี อ่านอยา่ งเดียว หรือแผ่นดจิ ิทลั อเนกประสงค์

หนังสอื ราชการ มี ๖ ชนิด คือ

1. หนงั สอื ภายนอก
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ (ขนาดตัวครุฑสูง
๓ ซม. ด้วยหมึกสดี ำหรือทำครฑุ ดุนทกี่ ่งึ กลางสว่ นบนของกระดาษ) เป็นหนงั สอื ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรือ
ส่วนราชการมถี งึ หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่มี ีถงึ บุคคลภายนอก
หนังสือภายนอก มีรายละเอยี ด ดงั น้ี

1. “ท่ี” เป็นส่วนประกอบทอ่ี ยู่ทางดา้ นซ้ายบนสุดของหนงั สือ ซึ่งหนังสอื ทกุ ฉบบั จะมีกำหนดไวเ้ พื่อ
1.1 เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายทีส่ ่งหนงั สือออก ในกรณีที่จะมีการอ้างถึงหนังสือฉบบั

นั้นในการติดตามเรื่องหรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบหลังจากท่ีได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว เป็น
ข้ออ้างองิ เมอื่ ต้องการจะค้นหาเรอ่ื งท่ไี ด้เกบ็ ไว้

1.2 เป็นประโยชน์ในการเก็บเรอ่ื งระหว่างปฏบิ ัตหิ รือเม่ือเรือ่ งน้นั ได้ดำเนนิ การเป็น
ทเี่ รยี บร้อยแลว้

1.3 เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของหนงั สือที่ได้มีการติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ
ในรอบปปี ฏิทนิ หน่ึง

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบรุ ี คมู่ อื การจดั ทาหนังสอื ราชการ

3

2. “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการที่เป็น
เจา้ ของหนังสือนน้ั พรอ้ มทั้งลงท่ีต้ังท่สี ามารถติดตอ่ ทางไปรษณียไ์ ดโ้ ดยสะดวกไว้ดว้ ย สำหรับตำแหน่ง
ของส่วนราชการเจา้ ของหนังสือจะปรากฏอยู่ทางด้านขวาสุดของหนังสือและอยบู่ รรทัดเดียวกบั “ท”่ี

3. “วนั เดอื น ปี” ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดือนและตัวเลขของปพี ุทธศักราชที่ออก
หนังสือ โดยไมต่ ้องมีคำวา่ วันที่ เดอื น และ พ.ศ. นำหนา้ สำหรบั ตำแหนง่ ตวั เลขของวันท่ีจะปรากฏอยู่
ตรงก่ึงกลางหน้ากระดาษ บรรทดั ตอ่ จากทอี่ ยู่ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง

4. “เร่ือง” ให้ลงสาระสำคัญ ใจความสั้น กะทดั รัดและครอบคลมุ เน้อื หาของหนงั สอื ฉบบั น้นั
5. “คำข้นึ ต้น” ระบเุ ฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนงั สือนัน้ มไี ปถงึ หรือลงชื่อบคุ คล ในกรณีที่เป็น
การตดิ ตอ่ กบั บคุ คลโดยไม่เก่ยี วกบั ตำแหน่งหน้าที่ (โดยไม่ตอ้ งมีคำวา่ “ฯพณฯ” หรอื “ท่าน”นำหน้าช่อื
ตำแหน่งหรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ (ตามหนังสือกรมเลขาธิการ
คณะรัฐมนตรี ที่ น.ว. ๑๐๘/๒๔๘๘ ลงวันที่ ๑๕ กนั ยายน ๒๔๘๘ และหนงั สือสำนกั นายกรัฐมนตรี ที่
นร ๐๑๐๕/ว ๙๕๓ ลงวันท่ี ๑๒ เมษายน ๒๕๔๘ ให้ยกเลกิ การใชค้ ำว่า ฯพณฯ)
6. “อ้างถึง” (ถ้ามี) ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปี
พุทธศักราช ของหนังสือนั้น (ถ้ามีชั้นความลับ ความเร็ว ให้ลงต่อจากชื่อส่วนราชการของเจ้าของ
หนังสือ)
การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว ยกเว้นต้องนำเรื่องอื่นที่
เปน็ สาระสำคญั มาพจิ ารณา จงึ อ้างถึงหนังสือฉบบั อื่น ๆ ทเ่ี กยี่ วขอ้ งดว้ ย
7. “สง่ิ ท่สี ่งมาด้วย” (ถ้าม)ี ให้ลงช่ือส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ
หากไม่สามารถบรรจุใสซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้
เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุชื่อส่วน
ราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ) พร้อมทั้งจำนวนของสิ่งพิมพท์ ี่
ส่งไป เชน่

ส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย สาเนาหนังสือสานักงาน กศน.จงั หวดั สุพรรณบรุ ี ท่ี ศธ 0210.81/13 ลงวนั ท่ี 1 เมษายน 2563 จานวน 1 ฉบบั

ส่ิงทสี่ ่งมาดว้ ย เอกสารทางวิชาการ เร่ือง ภาษีมูลค่าเพิ่ม จานวน 500 เล่ม (ส่งทางพสั ดุไปรษณีย)์

8. “ข้อความ” คือ เนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง
ชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึง่ ขอ้ ความในหนงั สือราชการแบ่งออกเป็น 3 สว่ น คือ

8.1 เหตุผล เปน็ ขอ้ ความท่ีกลา่ วถงึ สาเหตทุ ีม่ หี นังสอื

8.2 จดุ ประสงค์ เปน็ ขอ้ ความในส่วนทีส่ องทีน่ ับว่ามคี วามสำคญั เพราะเนอื้ ความ
จะกล่าวถึงจดุ ประสงค์ของหนงั สือฉบบั น้ี ซ่ึงจะต้องเขยี นใหช้ ดั เจนเพ่อื ให้ผู้รบั หนังสือทราบว่า
ผเู้ ขยี นมจี ดุ ประสงคอ์ ย่างไร ในกรณที หี่ นังสอื มจี ดุ ประสงค์หลายประการ ควรแยกจดุ ประสงค์
เปน็ รายข้ออยา่ งชดั เจนเพ่ือความสะดวกของผูร้ ับในการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบตั ิ

8.3 สรปุ เปน็ ข้อความในสว่ นสุดท้ายของหนงั สือที่เนน้ ให้ผู้รับหนังสือได้ทราบถึง
วธิ กี ารปฏิบตั ิเมือ่ ได้รบั หนงั สอื ฉบับนแ้ี ล้ว

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนังสือราชการ

4

9. “คำลงท้าย” จะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น (ใช้ตามตารางที่กำหนดในระเบียบงาน
สารบรรณฯ)

10. “ลงชื่อ” ให้ลงลายมือช่ือเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใน
วงเล็บใต้ลายมือชือ่ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำหน้าชื่อวา่
นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตำแหน่งทางวิชาการ คือ
ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผชู้ ว่ ยศาสตราจารย์ ใหพ้ ิมพ์คำเตม็ ของชอ่ื ตำแหน่งทางวชิ าการไว้
หน้าชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อในกรณีที่ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการ
แทน ปฏิบัติราชการแทนรักษาการในตำแหนง่ จะเป็นไปตามท่ีกฎหมายกำหนดในกรณีที่ไม่มีกฎหมาย
กำหนด ใหใ้ ชค้ ำวา่ แทน แล้วให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสอื ต่อท้ายดังกล่าว

11. “สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง” ให้ลงชื่อส่วนราชการทอี่ อกหนงั สือหรือสว่ นราชการที่เป็น
ผู้รับผิดชอบดำเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับเรื่องน้ันโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล่างซ้ายของ
หนา้ กระดาษในระดับบรรทัดท่ีถัดลงมาจากบรรทัดช่ือตำแหน่ง (เร่มิ จากส่วนราชการใหญ่ ย่อย เบอร์
โทร. โทรสาร อเี มล์)

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี คมู่ อื การจดั ทาหนังสือราชการ

5

รายละเอยี ดเพิม่ เติมในการจัดทำหนงั สือภายนอก

สำเนาคฉู่ บับ ให้มีสำเนาทจี่ ัดทำพร้อมกับต้นฉบบั และเหมอื นกบั ต้นฉบับ (ปกติให้มีสำเนา
คฉู่ บับ ๒ ฉบบั โดยเกบ็ ไวท้ ่ตี ้นเร่ือง ๑ ฉบบั และงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบั ) ผู้ลงลายมอื ช่อื ในตน้ ฉบับจะต้อง
ลงลายมอื ช่ือหรอื ลายมือชื่อย่อไว้ และใหผ้ รู้ ่าง ผ้พู มิ พ์ และผตู้ รวจ ลงลายมอื ชอ่ื หรอื ลายมือชื่อย่อ ไวท้ ี่ข้างท้าย
ขอบล่างดา้ นขวาของหนงั สือ (ฉบับที่ ๒) เพอ่ื ท่จี ะเปน็ หลักฐานใหร้ ้วู า่ ใครเป็นผู้รับผดิ ชอบหนังสือน้ันในข้ันตอน
ใดบา้ ง หากมขี อ้ ผิดพลาดในหนังสือตอนใด ก็จะหาผ้รู ับผิดชอบไดถ้ กู ตอ้ ง

แต่ในปัจจุบันได้บูรณาการโดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ ในการ
ปฏิบัตงิ าน ดงั น้นั งานสารบรรณกลางจะเกบ็ สำเนาหนังสือภายนอกจากการสแกน เพราะสามารถสืบค้นสำเนา
หนังสอื ฯ ได้โดยผา่ นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์

หนังสือเวยี น คือหนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มตัว
พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขหนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเปน็
ลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขทีข่ องหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยา่ งใดอย่างหนึ่ง รูปแบบ
อื่น ๆ เหมอื นกบั หนงั สอื ภายนอก ตวั อย่างเช่น ที่ ศธ 0210.8101/ว ๓๔๓๕

ช้ันความลบั หนังสือราชการมีการกำหนดชั้นความลับ ๓ ชั้น (ตามระเบียบว่าด้วยการ
รกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔) ดงั น้ี

๑) ลบั ทสี่ ุด (Top secret)
๒) ลบั มาก (Secret)
๓) ลบั (Confidential)
ชนั้ ความลบั จะต้องประทบั ตราสแี ดงไวก้ ่งึ กลางหน้ากระดาษ ทงั้ ดา้ นบนและดา้ นล่างทุกหน้า
ของเอกสารที่มชี ้นั ความลบั นน้ั และหน้าซองหนังสอื ด้วย (ใส่ซอง ๒ ชน้ั ช้ันในสนี ้ำตาลประทบั ตราช้ันความลับ
ซองชั้นนอกสีขาวไมต่ ้องประทับชั้นความลับ ผนึกซองชั้นในด้วยกาวลงลายมือชื่อผู้ปิดผนึก ปิดรอยผนึกซอง
ด้วยเทป และใส่ซองช้นั นอก ติดใบรบั หนงั สอื ตามระเบยี บฯ)

ชั้นความเรว็ หนงั สอื ราชการมกี ารกำหนดช้นั ความเรว็ 3 ชนั้ ดังนี้
๑) ดว่ นท่สี ดุ เจา้ หน้าที่ปฏิบัติในทนั ทที ่ไี ด้รับหนงั สอื นั้น
๒) ดว่ นมาก เจา้ หน้าทป่ี ฏิบัติโดยเรว็
๓) ด่วน เจ้าหน้าทปี่ ฏบิ ตั ิเรว็ กว่าปกติ เท่าที่ทำได้

ชั้นความเร็วจะประทับตราสแี ดงไว้มุมซา้ ยบนของหนา้ แรก และหน้าซองหนงั สอื การปฏิบัติที่
มีการระบุชั้นความเร็ว ในกรณีที่ได้รับหนงั สือ “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” “ด่วน” “ด่วนภายในเวลาที่กำหนด”
ถ้าได้รับพร้อมกันควรพิจารณาดู “หนังสือด่วนภายในเวลาที่กำหนด” ก่อน เพื่อที่จะให้แน่ใจว่าจะสามารถ
ปฏิบัติการได้ภายในเวลาที่กำหนด ต่อจากนั้นจึงปฏิบัติหนังสือ “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” “ด่วน”และหนังสือ
ธรรมดา ตามลำดับช้ันความด่วน

เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทาง เครื่องมือ
สื่อสาร และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ซึ่งการดำเนินการทางเครื่องมือสื่อสาร ให้ผู้ส่งและผู้รับ
บนั ทึกขอ้ ความไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนังสือราชการ

6

หลักทั่วไปในการเขียนหนงั สือภายนอก (ครฑุ ) คือ

• ต้องรชู้ นดิ /รปู แบบของหนังสือ

• ตอ้ งรู้/เข้าใจเร่อื งทีจ่ ะเขยี นอย่างชัดเจน
• ต้องรู้โครงสรา้ งของเน้อื เร่อื ง

สว่ นสำคัญ ข้อความหนังสือโต้ตอบ มี ๒ ส่วน

๑. เหตุ (ย่อหน้าแรก) เคยมีหนงั สือตดิ ต่อกัน
ติดต่อครั้งแรก
อา้ งถงึ
ดว้ ย............. ตาม.................นัน้
เน่ืองดว้ ย...............
เนื่องจาก............ ตามที่...............นนั้
อนสุ นธ.ิ ............นนั้
ตาม.............ความละเอียดแจ้งแล้ว นน้ั

ความสบื เน่อื งจากทอ่ี ้างถงึ (ยอ่ หนา้ ท่ี ๒)
บัดนี้ ........

ชอื่ ส่วนราชการ เช่น กศน.อำเภอเมอื งสุพรรณบุรี...
ในการน้ี .......

๒. วัตถุประสงค์ (ยอ่ หนา้ ที่ ๓)
จึง..................
จงึ เรยี นมาเพือ่ ทราบ/โปรดทราบ

จงึ เรียนมาเพือ่ โปรดพจิ ารณา
จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนมุ ัติ

จึงเรยี นมาเพ่อื ขอได้โปรดพจิ ารณาดำเนนิ การตอ่ ไป
จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพจิ ารณาและแจ้งผลการพจิ ารณาให้ทราบด้วย

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

7

ผงั แสดงการจดั ทำหนงั สือภายนอก

ทำบนั ทกึ เสนอหัวหน้ำงำน ผ่ำนหัวหน้ำกลุ่ม ผู้อำนวยกำรลงนำม
(พร้อมหนังสือภำยนอก แนบใน
ครำวเดียวกนั เพ่ือลดข้นั ตอน)

จดั เกบ็ สำเนำหนังสือภำยนอก นำหนังสือลงทะเบยี นส่ง
รวบรวมเข้ำแฟ้มเพื่อใช้เป็ น ภำยนอก (โดยงำนธุรกำร)

หลกั ฐำนอ้ำงองิ ต่อไป

2. หนังสือภายใน

หนงั สือภายใน คอื หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพธิ นี อ้ ยกว่าหนังสือภายนอก (ไม่ตอ้ งลงสถานท่ีต้ัง
ไม่ตอ้ งมีคำลงท้าย) เป็นหนงั สือตดิ ต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดยี วกัน หรอื ภายในเขต
พื้นที่เดียวกัน ย่อมเป็นที่รู้จักซึ่งกันและกันให้ใช้หนังสือภายใน ในการติดต่อราชการได้ ใช้กระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ซ่ึงมแี บบการทำหนังสอื ภายใน ดงั นี้

1. ส่วนราชการ ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วน
ราชการ ที่ออกหนังสือเป็นระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องระดับกรมและกอง ถ้า
ส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพยี งระดับ
กองหรอื สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื งพรอ้ มท้ังหมายเลขโทรศพั ท์

2. ที่ ให้ลงพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
(เชน่ เดยี วกับหนังสือภายนอก)

3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
โดยไม่ตอ้ งใสค่ ำว่า เดอื น และ พ.ศ.

4. เร่ือง ให้ลงเร่ืองย่อทีเ่ ป็นใจความสำคัญของเนอื้ หาในหนงั สอื ฉบับนั้น
5. คำขึ้นต้น ใช้เช่นเดียวกันกับหนังสือภายนอก ให้ใช้คำข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ
โดยลงเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมไี ปถึง หรือลงช่ือบุคคลในกรณีที่เป็นการตดิ ตอ่ กับตัวบุคคล
โดยไม่เก่ียวกับตำแหน่งหนา้ ท่ี

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนังสือราชการ

8

6. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งเนอ้ื หาในหนังสือภายใน
แบง่ ออกเปน็ 3 สว่ น คือ ส่วนทีเ่ ป็นเหตผุ ล จดุ ประสงค์ และสรปุ

ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีเอกสารท่ีสง่ ไปพร้อมกับหนังสือ ให้
ระบไุ วใ้ นเน้อื หาสว่ นใดสว่ นหนึง่ ตามความเหมาะสม

ทั้งนี้ เพราะรูปแบบของหนังสือภายในจะไม่มี อ้างถึง และ สิ่งที่ส่งมาด้วย การอ้างถึง
หนังสือฉบับที่เคยติดต่อกัน เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจ้งสิ่งที่มา
พรอ้ มกับหนงั สือ จงึ ตอ้ งระบชุ อ่ื หนงั สอื เอกสาร หรอื แจ้งสง่ิ ทสี่ ่งมาด้วยลงไปในเน้ือหาเลย
7. ลงชือ่ และตำแหนง่ มลี กั ษณะการใช้เชน่ เดยี วกับหนงั สอื ภายนอก

ความแตกต่างของหนงั สือภายนอก หนงั สือภายใน

หนงั สือภายนอก หนังสือภายใน

๑. ติดต่อระหวา่ งกระทรวงหรอื ตดิ ตอ่ กบั ๑. ตดิ ต่อระหว่างกรมหรือเทยี บเท่า ในสงั กดั
หนว่ ยงานและบุคคล อ่ืน กระทรวงเดียวกนั

๒. ผ้ลู งนามเปน็ หวั หน้าส่วนราชการ หรือ ๒. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการหรือผู้ได้รบั
ผ้ไู ดร้ ับมอบหมาย มอบหมาย

๓. ใชร้ ปู แบบหนงั สือภายนอกใชก้ ระดาษครุฑ ๓. ใชร้ ปู แบบหนงั สอื ภายในใช้กระดาษบันทกึ
มีเรือ่ ง เรียนและอ้างถึง สงิ่ ท่สี ง่ มาดว้ ย(ถ้ามี) ขอ้ ความ มีเฉพาะเรอื่ งกบั เรยี น

๔. เป็นพิธีการเตม็ รปู แบบออกเลขท่ีทกุ ครงั้ ๔. เป็นทางการ ออกเลขที่แตเ่ ปน็ พิธกี ารน้อยกว่า

๕. ต้องพิมพ์ใหเ้ รยี บร้อย ๕. ต้องพมิ พใ์ ห้เรียบร้อย

๖. มีสำเนาคู่ฉบบั ทุกคร้งั ๖. มสี ำเนาคู่ฉบับหรือไม่กไ็ ด้

3. หนงั สือประทบั ตรา

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือทีใ่ ช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมขึ้น
ไป โดยให้หัวหนา้ ส่วนราชการระดับกองหรือผูท้ ี่ได้รบั มอบหมายจากหวั หน้าส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปเป็น
ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ

บุคคลภายนอกใชเ้ ฉพาะกรณีท่ไี มใ่ ช่เรอ่ื งสำคญั ไดแ้ ก่
 การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ
 การส่งสำเนาหนงั สือ สิ่งของ เอกสาร หรือสารบรรณ
 การตอบรับทราบท่ีไม่เกยี่ วกับสว่ นราชการสำคัญหรือการเงนิ
 การแจง้ ผลงานทไ่ี ด้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการท่เี กี่ยวข้องทราบ
 การเตือนเรอ่ื งท่คี ้าง
 เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสื อ
ประทับตรา

**ข้อสังเกต หนงั สือชนิดน้ี ให้ประทบั ตรากอ่ นลงชอื่ กำกบั ตรา**

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนังสือราชการ

9

4. หนังสอื สั่งการ
หนงั สือส่ังการ มี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คำส่ัง ระเบียบ และขอ้ บังคบั โดยให้ใช้แบบที่กำหนด

➢ คำสง่ั คือ บรรดาข้อความท่ผี ู้บงั คับบญั ชาส่งั การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย
ใช้กระดาษตราครุฑ
รายละเอียดของคำสั่ง
• คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มอี ำนาจที่ออกคำสั่ง เช่น คำสั่ง
ศูนยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศัยอำเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี
• ท่ี ใหเ้ ลขทท่ี อี่ อกคำส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเปน็ ลำดบั ไปจนถึงสิ้นปี
ปฏิทินทับเลขปี พทุ ธศกั ราชทอ่ี อกคำส่ัง เชน่ ท่ี ๕/๒๕63
• เร่ือง ให้ลงชื่อเร่อื งที่ออกคำส่งั
• ข้อความ ให้อา้ งเหตทุ ีอ่ อกคำสั่ง และอา้ งถงึ อำนาจทใี่ หอ้ อกคำส่งั (ถ้าม)ี ไว้ด้วย
แลว้ จงึ ลงขอ้ ความท่สี งั่ และวันท่ีใชบ้ งั คบั
• ส่งั ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราช
ท่ีออกคำสงั่ เชน่ สง่ั ณ วันท่ี ๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕63
• ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำส่ัง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมอื ชื่อไว้ใต้
ลายมอื ชอื่
• ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผู้ออกคำสัง่

➢ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมาย
หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบตั งิ านเปน็ ประจำ
ใชก้ ระดาษตราครฑุ
รายละเอยี ดของระเบียบ
• ระเบยี บ ให้ลงชือ่ ส่วนราชการที่ออกระเบียบ
• ว่าด้วย ให้ลงชอ่ื ของระเบยี บ
• ฉบับที่ ถา้ เปน็ ระเบียบทก่ี ล่าวถงึ เปน็ ครงั้ แรกในเรอื่ งนั้น ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับที่
เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดยี วกันทีม่ กี ารแก้ไขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบับที่ ๒
และทถ่ี ัดๆ ไปตามลำดับ
• พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพุทธศกั ราชทอี่ อกระเบียบ
• ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ
และอ้างถงึ กฎหมายท่ีใหอ้ ำนาจออกระเบยี บ (ถา้ มี)
• ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ ๑ เป็นชื่อระเบียบ
ขอ้ ๒ เป็นวนั ใชบ้ ังคับกำหนดวา่ ใหใ้ ช้บังคับตั้งแตเ่ มื่อใด และข้อสุดท้าย เป็นข้อ
ผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามมี ากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้
ย้ายข้อผูร้ กั ษาการไปเปน็ ข้อสดุ ทา้ ยก่อนทจี่ ะขึน้ หมวด ๑

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนังสือราชการ

10

• ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราช ที่ออกระเบียบ เช่น ประกาศ ณ วันที่ 2 พฤษภาคม พ.ศ.
๒๕63

• ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไว้
ใตล้ ายมือชอ่ื

• ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผอู้ อกระเบยี บ

➢ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผูม้ ีอำนาจหน้าที่ท่กี ำหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย
ท่ีบัญญัตใิ ห้กระทำได้
ใชก้ ระดาษตราครุฑ
การจดั ทำระเบียบและการจัดทำข้อบงั คับ จะมรี ายละเอยี ดคล้ายกัน ส่วนท่ีแตกต่าง
ที่สำคัญคือระเบยี บนั้นจะออกโดยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ แต่ถา้ เป็นขอ้ บงั คบั แล้วต้อง
ออกโดยอำนาจของกฎหมายเท่านั้น เหตุท่ีต้องมีข้อบังคับเนื่องจากกฎหมายบางฉบับได้
กำหนดให้ส่วนราชการออกเป็นขอ้ บงั คับ

**การพมิ พ์หนังสือส่งั การ ใหจ้ ัดทำตามแบบท่กี ำหนด ท้งั ตามระเบียบกำหนดใหม้ ีคำว่า “พ.ศ.” ไว้ด้วย ดังน้ี
∙ ส่ัง ณ วันท่ี 11 พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕63
∙ ประกาศ ณ วันที่ 11 พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕63
∙ ให้ไว้ ณ วันที่ 11 พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕63

5. หนังสือประชาสมั พันธ์ มี ๓ ชนดิ คือ ประกาศ แถลงการณ์ และ ข่าว
➢ ประกาศ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรอื ชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ
ใช้กระดาษตราครฑุ
รายละเอียดของประกาศ
• ประกาศ ให้ลงช่อื สว่ นราชการที่ออกประกาศ
• เร่อื ง ใหล้ งชอื่ เร่ืองทปี่ ระกาศ
• ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทีต่ อ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ปี ระกาศ
• ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราช ที่ออกประกาศในแบบตัวอย่างของระเบียบงานสารบรรณ ได้
กำหนดไว้ใหล้ ง “พ.ศ.” ด้วย
• ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชอื่ ผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชือ่ เตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้
ใต้ลายมือชอื่
• ตำแหน่ง ให้ลงตำแหนง่ ของผอู้ อกประกาศ

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

11

➢ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจกรรมของทาง
ราชการ หรอื เหตกุ ารณห์ รอื กรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่ัวกนั
ใชก้ ระดาษตราครุฑ
รายละเอียดของแถลงการณ์
• แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์
• เรือ่ ง ใหล้ งชื่อเรอ่ื งท่ีออกแถลงการณ์
• ฉบับที่ ใช้ในกรณที ่จี ะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเน่ืองกัน
ให้ลงฉบบั ท่เี รียงตามลำดับไว้ดว้ ย
• ข้อความ ให้อา้ งเหตผุ ลท่อี อกแถลงการณ์และข้อความทแ่ี ถลงการณ์
• ส่วนราชการทีอ่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งช่ือส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์
• วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศกั ราชทีอ่ อกแถลงการณ์

➢ ขา่ ว คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ
รายละเอียดของขา่ ว
• ข่าว ให้ลงชอื่ สว่ นราชการที่ออกข่าว
• เรือ่ ง ให้ลงชื่อเรอ่ื งท่อี อกขา่ ว
• ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลง
ฉบบั ทเี่ รียงตามลำดบั ไว้กอ่ น
• ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเกย่ี วกับเรื่องของข่าว
• สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการท่อี อกข่าว
• วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พทุ ธศักราชท่ีออกขา่ ว

6. หนังสอื ทเี่ จ้าหนา้ ทท่ี ำขึ้นหรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ
หนงั สือทีเ่ จ้าหนา้ ทีท่ ำข้นึ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สอื ที่ทางราชการทำขึ้นนอกจาก
ที่กล่าวข้างต้น หรือหนังสือที่หนว่ ยงานอื่นใดซึ่งมิใชส่ ่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และ
สว่ นราชการรับไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด ได้แก่

๑) หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือ
หนว่ ยงาน เพ่ือวัตถุประสงคอ์ ย่างหนึ่งอย่างใดใหป้ รากฏแก่บุคคลทวั่ ไป ไมจ่ ำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษ
ตราครุฑ

๒) รายงานการประชุม คือ การบันทกึ ความคดิ เห็นของผู้มาประชุม ผเู้ ข้าร่วมประชุมและมติ
ของทปี่ ระชมุ ไว้เปน็ หลกั ฐาน

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สือราชการ

12

รายละเอียดของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้น เช่น

รายงานประชุมคณะกรรมการ......
2. ครั้งที่ ใชล้ งคร้ังที่ประชมุ เปน็ รายปี โดยเรม่ิ ครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลำดับไป

จนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ ๑ ใหม่เรียง
ตามลำดบั เช่น ครั้งท่ี ๑/๒๕63 หรอื จะลงจำนวนคร้ังทีป่ ระชมุ ทัง้ หมดของคณะท่ปี ระชมุ หรอื
การประชมุ นัน้ ประกอบกับครงั้ ท่ปี ระชุมเปน็ รายปี เชน่ ครงั้ ท่ี ๒๐๕-๕/๒๕63

3. เม่อื ใหล้ งวันเดือนปที ีป่ ระชมุ
4. ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชมุ
5. ผู้มาประชุม ใหล้ งชอ่ื และหรอื ตำแหน่งของผูไ้ ดร้ ับแตง่ ตัง้ เปน็ คณะที่ประชุม ซึ่งมา
ประชมุ

ในกรณีทเ่ี ปน็ ผู้ไดร้ บั การแต่งตง้ั เปน็ ผแู้ ทนหนว่ ยงานให้ระบุวา่ เป็นผ้แู ทนจาก
หนว่ ยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะท่ปี ระชุมหรอื การประชมุ นั้น

ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อมาประชุมแทน และลงด้วยว่ามา
ประชุมแทนผูใ้ ดหรือตำแหนง่ ใด หรือแทนผ้แู ทนหนว่ ยงานใด
6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ี
ประชมุ ซงึ่ มิได้มาประชุม โดยระบใุ ห้ทราบวา่ เป็นผู้แทนจากหนว่ ยงานใด พร้อมท้ังเหตุผลที่ไม่
สามารถมาประชมุ (ถา้ มี)
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะที่
ประชุมซง่ึ ได้เข้ารว่ มประชมุ และหน่วยงานท่สี ังกดั (ถ้ามี)
8. เริม่ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาที่เร่มิ ประชมุ
9. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิด
ประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อ
ดงั นี้

 เรื่องประธานแจง้ ใหท้ ป่ี ระชุมทราบ
 เร่อื งรับรองรายงานการประชุม
 เรอื่ งท่เี สนอใหท้ ป่ี ระชุมทราบ
 เรื่องท่เี สนอให้ทีป่ ระชุมพิจารณา
 เรื่องอ่นื ๆ (ถา้ ม)ี
10. เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาที่เลกิ ประชุม
11. ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงาน
การประชุม ลงลายมือชื่อพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการ
ประชมุ ครัง้ นั้น

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนังสอื ราชการ

13

การจดรายงานการประชมุ และการรบั รองรายงานการประชุม

การจดรายงานการประชมุ อาจทำได้ ๓ วธิ ี
๑) จดรายละเอียดทกุ คำพูดของกรรมการหรือของผู้เขา้ ร่วมประชุมทุกครั้งพร้อมดว้ ยมติ
๒) จดยอ่ คำพดู ท่ีเป็นประเดน็ สำคญั ของกรรมการหรอื ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ อนั เปน็ เหตุผลนำไปสู่

มตขิ องทป่ี ระชมุ พรอ้ มด้วยมติ
๓) จดแต่เหตุผลกับมตขิ องทป่ี ระชุม

การรบั รองรายงานการประชมุ อาจทำได้ ๓ วิธี
๑) รับรองในการประชุมคร้งั น้ัน ใชส้ ำหรับในกรณีเร่อื งเรง่ ดว่ น คอื เลขานุการอ่านสรุปมติให้ท่ี

ประชมุ พิจารณารับรอง
๒) รับรองในการประชุมครั้งตอ่ ไป ประธานหรือเลขานุการอ่านสรุปมติให้ทีป่ ระชุมพจิ ารณา

รับรอง
๓) รบั รองโดยการแจง้ เวยี น ใหเ้ ลขานกุ ารสง่ รายงานการประชมุ ไปใหบ้ ุคคลในคณะกรรมการ

พจิ ารณารับรองภายในระยะเวลาที่กำหนด
ความสำคญั ของรายงานการประชมุ

รายงานการประชุมตามความหมายในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน หมายความว่า
“รายละเอียดหรอื สาระของการประชุมท่ีจดไว้เป็นทางการ” เปน็ รายงานประเภทหนึ่งที่มีความสำคัญ
อยา่ งย่ิง สรุปไดด้ ังนี้

 เปน็ หลักฐานการปฏบิ ตั ิงาน รายงานการประชมุ จะเปน็ หลกั ฐานสำคัญทแี่ สดงผลการ
ปฏบิ ตั ิงาน หรอื กจิ กรรมของหนว่ ยงาน เพอ่ื เป็นหลกั ฐานขององคก์ ร ตอ่ ไป

 เป็นเครื่องมือติดตามงาน รายงานการประชุมที่มีการจดมติไว้อย่างชัดเจน จะเป็น
หลักฐานสำคญั ใหเ้ ลขานุการหรอื ผูท้ ี่ได้รบั มอบหมายได้ติดตามงานตามมติท่ปี ระชมุ

 เป็นหลักฐานอ้างอิง รายงานการประชุมที่มีการรับรองจากที่ประชุมแล้วถือเป็น
เอกสาร ที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติ
สามารถใช้มติการประชุมเพอ่ื ยุติขอ้ ขดั แย้งได้

 เป็นข้อมูลข่าวสารของราชการ เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุม
ได้รับทราบข้อมูลหรือทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อนเพื่อให้
ต่อเนอ่ื งกบั การประชุมคร้ังต่อไป นอกจากนนั้ ยังเปน็ ประโยชน์สำหรับผู้ไมม่ าประชุม
ได้ศึกษาดูและรบั ทราบมตทิ ่ีประชมุ ด้วยรายงานการประชุมทีไ่ มใ่ ชเ่ ร่ืองปกปิดยังเป็น
ข้อมูลข่าวสารประเภทหนงึ่ ที่สามารถเผยแพรแ่ ก่บุคคลในองคก์ ร ให้รบั ทราบผลงาน
หรือความเคลอ่ื นไหวขององคก์ รเปน็ รปู แบบหนึ่งของการประชาสมั พนั ธ์ภายใน

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สือราชการ

14

รายงานการประชมุ ท่ีดมี ีลักษณะดงั น้ี
๑. เนอ้ื หาถกู ตอ้ ง ตรงตามท่ีประชมุ อภปิ ราย มตถิ ูกตอ้ งและครบถ้วนทุกประเดน็
๒. เท่ยี งตรง ผู้จดตอ้ งมีใจเปน็ กลาง และชีใ้ ห้เหน็ ถึงความคิดเหน็ ทเ่ี ป็นขอ้ วนิ จิ ฉัยของทปี่ ระชุม
๓. ชัดเจนและเข้าใจง่าย ผู้จดต้องคำนึงถึงผู้อ่านเป็นสำคัญ แม้ผู้ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถ

อ่านเขา้ ใจไดท้ ุกถ้อยคำชัดเจน
๔. ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น และสุภาพ เป็นประโยคบอกเล่าที่

เรียบง่าย ควรใช้ประโยคความเดียวที่ไม่มีคำเชื่อมมาก นอกจากนั้น ต้องมีวรรคตอนและตัวสะกดท่ี
ถกู ตอ้ ง

๕. มีหัวขอ้ ย่อยทกุ เร่ือง ผจู้ ดควรตั้งหัวข้อยอ่ ยทกุ เรอ่ื ง เพอื่ สะดวกแกก่ ารกล่าวอ้างองิ
๖. สามารถเป็นแผนปฏบิ ัติงานได้

๓) บันทกึ คือ ขอ้ ความซึง่ ผ้ใู ตบ้ งั คับบญั ชาเสนอตอ่ ผ้บู ังคบั บัญชาหรือผู้บงั คับบญั ชาสง่ั การแก่
ผู้ใต้บังคบั บญั ชา หรือข้อความทเ่ี จา้ หน้าท่ีหรอื หนว่ ยงานระดับต่ำกว่าสว่ นราชการระดับกรมติดต่อกัน
ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกติใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ และใหม้ ีหวั ข้อดังตอ่ ไปน้ี

• ชอื่ ตำแหนง่ ท่บี ันทกึ ถงึ
• สาระสำคญั ของเรอ่ื ง ถา้ มเี อกสารประกอบกใ็ หร้ ะบไุ วด้ ้วย
• ชือ่ และตำแหนง่ ลงลายมอื ชอ่ื และตำแหน่งของผบู้ นั ทกึ
ในส่วนสาระสำคญั ของเรอื่ ง ควรมีรูปแบบดงั นี้
ปญั หา : ประเด็นที่เป็นปญั หาของเรอื่ งท่จี ะพิจารณา
ข้อเทจ็ จริง : ข้อมูลประกอบการพิจารณา ความเปน็ มาของเร่ือง
ข้อกฎหมาย : กฎเกณฑ์ทเ่ี กี่ยวข้อง เช่น กฎหมาย ระเบยี บ คำส่ัง
ขอ้ พิจารณา : การวิเคราะห์เร่ืองเพอื่ เสนอความเห็น อยา่ งมีหลกั เกณฑ์
ขอ้ เสนอ : การเลือกวิธกี ารแก้ไขปญั หาท่ดี ที ่ีสุด
ลักษณะทว่ั ไปของการเขยี นบันทึกทีด่ ี
๑. ความเป็นเอกภาพ
๒. ความยาวพอเหมาะ อ่านเข้าใจงา่ ย ขอ้ ความสำคัญสมบรู ณ์ครบถ้วน
๓. เขียนอยา่ งชดั เจน เน้นหวั ขอ้ สำคัญให้เดน่ ชัด
๔. ถกู ตอ้ ง รัดกมุ ตรงประเด็น
๕. เน้นขอ้ เทจ็ จริง หลักการ เหตุผล (ไมน่ ำความเห็นส่วนตัวเขา้ มารว่ มเสนอ)
๖. ข้อเสนอ มีความเป็นไปได้ บรรลุวัตถุประสงค์ มีผลกระทบและความเสี่ยงน้อย
ท่ีสดุ
๗. มคี วามสมบรู ณ์

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนังสือราชการ

15

“บันทึก” มีอยู่ ๓ ประเภท คือ
๑. บนั ทกึ เสนอผ้บู ังคับบัญชา
๒. บนั ทกึ สั่งการของผ้บู ังคับบญั ชา
๓. บันทึกตดิ ต่อราชการระหวา่ งเจา้ หนา้ ที่ หรอื ระหวา่ งหนว่ ยงานท่ี ตำ่ กว่ากรม

ส่วนหนังสือราชการที่ใช้กระดาษบันทึกข้อความเขียน เช่นเดียวกับบันทึกเสนอ
ผู้บังคับบัญชาซึ่งติดต่อราชการ ระหว่างกรม ภายในกระทรวงเดียวกันนั้น เป็น “หนังสือ
ภายใน” ไม่ใช่ “บันทึก” บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา เป็น “บันทึก” ประเภทหนึ่งตาม
ความหมายในระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ข้อ ๒๖ และเนื่องจากเปน็
หนังสือท่ีเจ้าหน้าทที่ ำข้ึนไว้เปน็ หลักฐานในราชการ ลักษณะวิธีการบนั ทึก แบ่งได้ ๔ ประเภท
คอื

๑. บนั ทึกย่อเร่อื ง
๒. บันทกึ รายงาน
๓. บนั ทกึ ขออนุญาต ขออนมุ ัติ
๔. บันทกึ ความเหน็

๑. บันทกึ ย่อเรอื่ ง คือ ขอ้ ความซ่งึ ผูใ้ ต้บงั คับบญั ชาเขียนเสนอต่อผบู้ ังคับบญั ชา โดยย่อความ
จากตน้ เรื่องทมี่ ี มาสรปุ สาระสำคญั เสนอใหผ้ ู้บงั คบั บญั ชาทราบ โดยไมม่ คี วามเห็นของเจ้าหน้าท่ีผู้ทำ
บันทึก ถ้าบันทึกเป็นเรื่องที่ยาวหรือสับสน เจ้าหน้าที่ต้องทำบันทึกย่อเรื่องให้ผู้บังคับบัญชาอ่านไ ด้
ง่ายๆ สั้นๆ สาระสำคัญสมบูรณ์ โดยผู้บังคับบัญชาไม่ต้องอ่านโดยละเอียดทั้งเรือ่ ง การทำบันทึกย่อ
เรอื่ งต้องเขียนใหผ้ ูบ้ งั คับบญั ชา

• ร้ใู จความของเร่อื งโดยสมบรู ณ์และชดั เจน

• เสียเวลาอ่านเร่ืองนอ้ ยท่ีสุด

• เข้าใจเร่ืองงา่ ยท่ีสุด
การทำบนั ทึกย่อเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชาจะต้องเสนอโดยสรุปรวมความทั้งเรื่องไม่ใช่ย่อเร่ือง
เสนอเป็นตอนๆ ตามหนงั สอื ที่มีมา มเี ทคนคิ การจดั ทำบันทกึ ดงั น้ี

๑. อา่ นเร่ืองทง้ั เรื่องอย่างละเอยี ดใหเ้ ข้าใจแจ่มแจ้ง
๒. การจับใจความสำคัญของเรื่อง คือ การจับให้ได้ว่าเนื้อหาสาระของเรื่องนั้นมี
อยา่ งไร อะไรคอื ใจความ อะไรคือรายละเอยี ดประกอบ
ใจความ คอื เนอ้ื หาสาระของเรือ่ ง ซง่ึ เม่ือเขยี นลงก็จะได้ความสมบูรณ์ ถา้ ไมเ่ ขยี นลง
จะขาดสาระสำคญั ไป
รายละเอยี ดประกอบ คอื ขอ้ ความตบแต่ง ซึ่งตัดออกก็ไมเ่ สียความ เขยี นเพิ่มเข้าไป
ก็ไมไ่ ด้ประโยชน์มากนักที่จะให้รู้
การสรปุ รวมความทั้งเรอื่ ง จะต้อง
* ลำดบั ความเอง ไม่จำเปน็ ต้องลำดบั ความตามเร่ืองเดมิ
* ใชถ้ อ้ ยคำของตนเอง

- ไม่ใช่คัดลอกจากขอ้ ความในเรือ่ งเดิม
- ไมใ่ ชต่ ัดตอนจากข้อความในเรือ่ งเดมิ
* สรปุ เอาแต่ใจความสำคัญ ไมเ่ อารายละเอียด

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี คมู่ อื การจดั ทาหนงั สือราชการ

16

เนื้อหาสาระ อันเป็นใจความสำคัญของเรื่องที่ควรทราบนั้น โดยทั่วไปจะตั้งเป็น
คำถามและคำตอบที่วา่

• เรอ่ื งอะไร
• ใคร
• ทำอะไร
• ทำอย่างไร
• ทำทำไม
ถ้าเป็นเรอื่ งที่เกี่ยวกบั บคุ คลอ่นื หรอื เก่ียวกับเวลา หรอื เก่ียวกบั สถานท่ี ก็อาจต้อง
ถามเพ่มิ อีกเพอ่ื ใหไ้ ด้เนอ้ื หาสาระท่สี มบรู ณ์ เช่น
• ทำตอ่ ใคร
• ทำทไี่ หน
• ทำเม่ือใด

การเสนอเรื่องใหเ้ ข้าใจงา่ ย
• ลำดับความให้ดี
• เน้นสว่ นสำคญั ของเรื่อง
• อ้างอิงให้ดูรายละเอยี ดประกอบ ทั้งนี้ไม่มีความเห็นของเจ้าหน้าที่ผู้ทำ
บันทึก ผู้บังคับบัญชาพอที่จะรับทราบหรือพิจารณาวินิจฉัยสั่งการได้
โดยไมผ่ ดิ พลาด

๒. บนั ทึกรายงาน คอื ข้อความซึง่ ผ้ใู ต้บังคับบญั ชาเขียนเสนอตอ่ ผู้บังคับบญั ชา โดยรายงาน
เรื่องที่ได้ปฏิบัติมา หรือประสบพบเห็นมา หรือศึกษาสำรวจ สืบสวน สอบสวน ได้ความมาเสนอให้
ผู้บังคับบัญชาทราบ หรือพิจารณาสั่งการ (อาจเป็นเรื่องในหน้าที่ หรือเรื่องที่ได้รับมอบหมาย
โดยเฉพาะหรอื อาจเปน็ เรอื่ งนอกหนา้ ที)่ มเี ทคนคิ ในการทำบนั ทกึ ดงั นี้

(๑) ให้มีสาระสำคญั ครบถ้วน
* อา้ งท่ีมาของเรอื่ ง
* เล่าเหตุการณ์ที่เกดิ ขึ้น
* รายงานผลการดำเนินการทต่ี ามมา
* รายงานการดำเนนิ การทำไปแล้ว และผลการดำเนินการ
* ปญั หาอุปสรรค
* ความเหน็ และข้อเสนอ

(๒) เขยี นใหก้ ะทัดรดั
* เนอ้ื ความเท่าที่จำเป็น ให้กระชับ
* ยกรายละเอียดไปไวใ้ นเอกสารแนบ

(๓) เสนอแนวทางสั่งการ เสนอใหท้ ราบ หรือเสนอเพือ่ พิจารณาสัง่ การ

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

17

๓. บนั ทึกขออนุญาต ขออนุมัติ คือ ข้อความซ่งึ ผ้ใู ต้บังคบั บญั ชาเขยี นเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
เพือ่ ขออนุญาตหรอื ขออนมุ ัติทำการอยา่ งใดอย่างหนงึ่ หรอื ขอเงนิ หรอื ขอวัสดุสง่ิ ของใด ๆ เชน่

• ขออนญุ าตเดินทางไปราชการ

• ขออนมุ ัตโิ ครงการฝกึ อบรม

• ขอเบกิ เงินค่าใช้จา่ ยในการเดินทางไปราชการ
เป็นการบันทึกขออนุญาตหรือขออนุมัติจากผู้บังคับบัญชาเพื่อทำการใด ๆ ควรอ้างข้อ
กฎหมายหรอื ระเบยี บทกี่ ำหนดให้ตอ้ งขออนญุ าตในเรอื่ งน้ัน และอา้ งหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ พร้อมทั้ง
เหตุผลความจำเปน็ ที่ต้องทำการนั้นหรือความเหมาะสมในการที่จะทำเช่นนั้นด้วย และถ้าเป็นการขอ
อนุญาตหรือขออนมุ ัติหลายประการ ก็ควรแยกประเดน็ เสนอขอเป็นข้อๆ ให้ผูบ้ งั คับบัญชาพิจารณาได้
สะดวก มเี ทคนคิ ในการทำบนั ทกึ ดังนี้

• เสนอกิจการทจี่ ะทำ

• แสดงเหตุผลความจำเปน็

• เสนอประมาณการทจี่ ะตอ้ งใช้

• คาดหมายผลหรอื ความสมควร

• เสนอคำขออนมุ ตั ิเป็นประเดน็ ๆ

๔. บันทึกความเห็น คือ ข้อความซึ่งผู้ใตบ้ ังคับบญั ชาเขียนเสนอตอ่ ผู้บังคับบัญชา โดยแสดง
ความเห็นเสนอแนะแนวทางพจิ ารณาวนิ จิ ฉัยหรือดำเนินการในเรื่องทเ่ี สนอน้ัน เพอ่ื ผบู้ ังคับบญั ชาจะได้
พจิ ารณาสงั่ การตอ่ ไป

การจัดทำบันทกึ ความเหน็

• กรณีที่ผู้ทำบันทึกเองริเริ่มตั้งเรื่องเสนอขึ้นเอง เช่น เสนอแผนงาน โครงการ หรือ
เสนอข้อคิดเหน็ อยา่ งใดอย่างหนงึ่ อาจต้งั เร่อื งขน้ึ เองหรือมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นจึง
เสนอความเห็นเพื่อประกอบการพจิ ารณา

• กรณีที่ผ้อู น่ื มีหนงั สือมาหรือมีบันทกึ เสนอขน้ึ มา ซงึ่ ผู้บังคบั บัญชาจะต้องพิจารณาสั่ง
การหรือดำเนินการในเรื่องนั้น และผู้เป็นเจ้าหน้าที่เบื้องต้นจะต้องทำบันทึก
ความเห็นเสนอเพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บังคับบัญชาว่าควรสั่งการหรือ
ดำเนินการเรื่องนั้นอย่างไร เพื่อเสนอผูบ้ ังคับบัญชาในเรือ่ งใดเร่ืองหน่ึง ถ้าเป็นเร่อื ง
ส้ันๆ เข้าใจงา่ ย กอ็ าจบันทกึ แตเ่ พยี งความเห็น ถ้าเป็นเร่อื งยาวหรอื สับสนเข้าใจยาก
ควรสรุปเรื่องโดยแสดงข้อเท็จจริง หรือข้อมูลของเรื่องและยกประเด็นที่เป็นปัญหา
จะต้องพจิ ารณา และถา้ เป็นเรอ่ื งทอี่ าจส่งั การได้หลายทางก็ควรเสนอความเห็นว่าจะ
สั่งการได้ทางใดบ้าง โดยการเสนอด้วยว่าถ้าสั่งการทางใด จะเกิดผลอย่างไร หรือ
ต่างกนั อย่างไร มีเทคนคิ การทำบนั ทกึ ดงั นี้
 ยอ่ เร่ืองเดิม
 ต้ังประเด็นทเ่ี ป็นปญั หา
 ประมวลข้อเท็จจริง
 วเิ คราะหป์ ัญหา
 เสนอแนะแนวทางการดำเนินการ
 ใหข้ อ้ เสนอแนะเพ่ือพจิ ารณา

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนังสือราชการ

18

หลักการบันทกึ ขอ้ ความ เนื้อเร่ือง ขอ้ ความเน้อื เรอ่ื งจะต้องมอี งค์ประกอบ ดังนี้
๑. ปญั หา คอื ประเดน็ ของเรื่องต้องพจิ ารณา หรอื ประเดน็ ของเรื่องที่ตอ้ งการ ได้แก่

ตัวปัญหา คำขอ ความตอ้ งการ ต้นเรอื่ ง
๒. ขอ้ เทจ็ จรงิ คอื ข้อมลู เพ่อื ประกอบการพจิ ารณา ได้แก่
 ความเป็นมา
 เรื่องเดมิ
 ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวขอ้ งกับเร่ืองนัน้ ซึง่ ปรากฏชัด
 ข้อกฎหมายท่เี กีย่ วข้อง
 หลักการ, ระเบยี บ, คำสง่ั
 มติท่ีประชุม
 ความเปน็ ไปที่เกีย่ วขอ้ ง
 ตวั อย่างทค่ี ลา้ ยคลึงพอจะเทยี บเคียงกับเรื่องนนั้ ได้
๓. ข้อพิจารณา คอื การวิเคราะห์เร่ืองเพ่ือเสนอความเหน็
 พจิ ารณาอย่างมหี ลักเกณฑ์ เหตุผล
 เปรียบเทียบ ขอ้ ดี ขอ้ เสยี
๔. ข้อเสนอ คอื การเลอื กหนทางที่ดที ี่สุด เพื่อให้ผูบ้ ังคบั บัญชาไดพ้ จิ ารณาส่งั การ
 มคี วามเปน็ ไปได้
 บรรลวุ ตั ถุประสงค์
 ผลกระทบและความเสี่ยงนอ้ ยทสี่ ดุ

๔) หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดขึน้ เนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหนา้ ท่ี
เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพหรือ
หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง
ราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่หน่วยงานจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เช่น แบบฟอร์มการขอ
หนังสือรบั รอง เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหท้ ำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แผนผัง สัญญา
หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี คมู่ อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

19

บทที่ 3
การใชภ้ าษาในการเขยี นหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือเป็นทงั้ ศาสตร์และศิลป์

ในด้านศาสตร์ คอื หลกั การที่ชดั เจนตอ้ งเรียนรใู้ ห้แม่นยำ
ในดา้ นศิลป์ คือ การใชว้ ธิ กี ารเขยี นทีน่ มุ่ นวลทำให้บรรลจุ ุดประสงค์โดยเฉพาะการใชภ้ าษา
การใชภ้ าษาให้ดีนั้นเป็นสามญั สำนึก โดยอาศัยประสบการณ์การอา่ นมาประกอบคอื อ่านมาก
เขยี นมากกจ็ ะทำให้เขียนไดแ้ ละเขยี นดขี ึ้นเรื่อย ๆ

การใช้ภาษาในการเขยี นควรคำนงึ ถงึ การใชค้ ำประโยค และย่อหนา้ ดงั น้ี

1. การใชค้ ำ คำทุกคำในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ ล้วนมีความหมายสำคัญ
ดังนนั้ จึงควรคำนึงถงึ การใช้คำบางประเภท ดงั น้ี

๑.๑ การสะกดคำ พจนานุกรมในคอมพิวเตอร์ (โปรดแกรมดิกชันนารี) ก็มีแต่ไม่
สามารถตรวจสอบได้ทุกคำ เช่น ชื่อเฉพาะหรือชื่อบุคคล การถอดคำภาษาไทยต่างประเทศ
จะตอ้ งใช้ให้ถกู ตอ้ งตามท่ีราชบณั ฑิตยสถานกำหนดไว้

๑.๒ การใช้คำเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ เพราะ ฉะนั้น จึง ฯลฯ ควร
เลือกใช้ให้ถูกต้องและไม่ใช้มากเกินไป เพราะจะทำให้ประโยคยาว ซับซ้อน เข้าใจยาก คำ
เขยี นคำเดยี วกนั ไมค่ วรใชซ้ ้ำ ๆ ในประโยคเดียวกนั

๑.๓ การใชค้ ำให้เหมาะสม

ก) คำสรรพนาม ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน ไม่ใช้ ข้าพเจ้า ควรใช้ชื่อ
หน่วยงานในกรณีทีม่ ิใชเ่ ร่ืองเฉพาะบุคคลและไม่ควรใชค้ ำวา่ “หน่วยงานของท่าน”
เพราะบุคคลย่อมมใิ ชเ่ จา้ ของหนว่ ยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงานเท่านั้น

ข) คำบรุ พบท ได้แก่ กบั แก่ แต่ ต่อ มกั ใชผ้ ิด คอื ใชค้ ำวา่ กบั แทน แก่ เชน่
ส่งเอกสารใหก้ บั คณะกรรมาธกิ าร ควรใช้ ใหแ้ ก่ และใช้คำว่า แด่ สำหรับผูท้ ส่ี งู กวา่
เชน่ ถวายแด่ อุทิศแด่ เปน็ ต้น

ค) เช่น ไดแ้ ก่ อาทิ ในการยกตัวอยา่ งมักใชก้ นั สับสน ทถี่ ูกต้องคือ
คำวา่ “เชน่ ” ใชเ้ มอื่ ส่งิ ท่ีกล่าวถึงจำนวนมาก ไม่สามารถนับจำนวน

ได้ชัดเจน จึงยกขึ้นมาเป็นตัวอย่างพอสังเขป และไม่ต้องมีคำ “เป็นต้น”
ตอ่ ทา้ ย และไมต่ อ้ งใส่คำ “และ” ก่อนตัวอยา่ งสดุ ท้าย ดงั ประโยคตอ่ ไปน้ี

“สตั ว์ ๔ เทา้ มหี ลายชนดิ เช่น ช้าง ม้า ววั ควาย”

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี คมู่ อื การจดั ทาหนังสอื ราชการ

20

คำว่า “ได้แก่” ใช้เม่อื ส่งิ ทกี่ ล่าวถึงมจี ำนวนชัดเจน (ไม่จำเปน็ ตอ้ งมี
การเรียงลำดับไว้) และหากนำมาแสดงไม่ครบให้ใส่คำท้ายดว้ ยเพื่อแสดงว่า
ยังมีประการอน่ื ๆ อกี ดังตวั อย่าง

โรงเรียนที่เข้าร่วมรายการแข่งขันตอบปัญหาประชาธิปไตย ๕ แห่ง
ไดแ้ ก่ โรงเรียนสวนกหุ ลาบ, โรงเรยี นเตรียมอดุ ม, โรงเรียนเทพศริ นิ ทร์ เป็นต้น

คำว่า “อาทิ” โดยนัยแปลว่า “ต้น” ซึ่งมีความหมายคล้ายกับ
“ได้แก”่ ......เปน็ ต้นใชเ้ มือ่ ส่ิงท่ีกล่าวถงึ มีจำนวนและการเรียงลำดับชัดเจน
และยกเฉพาะขอ้ ตน้ เพ่ือกันสับสน “อาทิ” ยกมาเฉพาะทสี่ ำคัญหรือลำดับ
ต้นๆ ไมต่ ้องใช้ไปยาลใหญ่ เพราะทส่ี ำคัญมเี พยี งเท่านนั้ ดงั ตัวอย่างต่อไปน้ี

“เบญจศลี มี ๕ ขอ้ อาทิ หา้ มฆ่าสตั ว์” ไมใ่ ชค้ ำ “อาทเิ ช่น”

ง) จะ จกั ใคร่
จะ ใชไ้ ดท้ ั่วไป เปน็ ภาษาราชการท่ีใช้ได้ เชน่ จะเปน็ พระคณุ ยง่ิ
จัก บางคนนิยมใช้ “จักขอบคุณยิ่ง” ความหมายของคำค่อนข้าง

หนกั มคี วามหมายคลา้ ย ต้อง ซึ่ง ไม่น่มุ นวล ไมส่ ละสลวย
ใคร่ ซึง่ ให้นยั ยะที่ไมส่ ุภาพ ไมม่ คี วามจำเปน็ ตอ้ งใช้ในภาษาราชการ

และมีความหมายว่า อยาก หรือ ต้องการ เช่น “ใคร่ขอเชิญท่านไปเป็น
วทิ ยากร” ไมช่ ัดเจนว่าต้องการเชญิ แล้วจะเชญิ จริง ๆ หรอื ไม่ หากตดั คำว่า
ใครอ่ อกกส็ ่อื ความหมายไดช้ ดั เจน

ไป - มา มักใช้สลับกัน ในการใช้คำน้ีควรคำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ ควรใช้
“จงึ ขอเชิญทา่ นไปเปน็ วทิ ยากร” เพราะผูร้ ับหนงั สือยอ่ มคิดวา่ ตนเดนิ ทางไป หรือสำนักงาน...
ขอส่งผู้แทนมาร่วมประชุม” เพราะผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้จัดประชุมย่อมคิดว่าจะมีผู้มาร่วม
ประชมุ

การใช้เครื่องหมายในหนังสือราชการ ในภาษาไทยนิยมใช้เครื่องหมายบางชนิด
เพ่อื ส่อื ความให้ชัดเจน ไดแ้ ก่

ไปยาลนอ้ ย ฯ ใชก้ บั สิ่งเดียวกนั ทเ่ี ขียนไมจ่ บ
อญั ญประกาศ “__” เครอ่ื งหมายคำพูด ใช้เมอ่ื ต้องการคัดลอกขอ้ ความ
สัญประกาศ __ ขีดเสน้ ใต้ ใช้เมอื่ ต้องการเน้นขอ้ ความ
ยัติภงั ค์ - ใช้ในกรณตี ดั คำระหว่างบรรทัด

2. การใช้ประโยค ประโยคในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบทั่วไป ควรมีลักษณะ
สำคญั ดงั นี้

๒.๑ ประโยคสั้น ไม่ใช้คำเชื่อมมาก ควรใช้ประโยคเดียวมากกว่าประโยคความซ้อน
หรือประโยคความรวม ความยาวของแต่ละประโยคไม่ควรเกิน ๑ บรรทัด ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย
ซำ้ ซากทีท่ ำให้ประโยคยาวโดยใช่เหตุ

๒.๒ ประโยคบอกเลา่ แม้เป็นคำถามก็สามารถดัดแปลงได้ เช่น ขอหารือว่าสมควร
ปฏิบตั ิประการใด ไม่ควรใช้ประโยคคำถามโดยตรงวา่ ทำไดไ้ หม

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

21

๒.๓ ประโยคชดั เจน มคี วามหมายเดยี ว ไมค่ ลุมเครอื อ่านแลว้ เข้าใจทันทีโดยไม่ต้อง
อ่านทวนหรือตคี วาม

๒.๔ ประโยคสละสลวย แม้ภาษาราชการจะเน้นความชัดเจน ตรงไปตรงมา แต่ก็

ควรมีความสุภาพสละสลวย น่าอ่าน และน่าปฏิบัติ ผู้อ่านไม่รู้สึกทางลบ ควรใช้ประโยคที่
สภุ าพ เชน่ จึงขอความร่วมมือมายงั สำนัก....... โปรดจดั เจ้าหนา้ ท.ี่ ..... จะขอบคณุ ย่ิง

3.การเขียนย่อหนา้ ความหมายและประเภทของย่อหน้า ย่อหน้า หมายถึงข้อความ
ตง้ั แต่ ๑ บรรทัดขึ้นไปท่ีมใี จความสมบูรณ์

ลกั ษณะของย่อหนา้ ที่ดี
 มใี จความสำคญั เพียงเร่อื งเดียว
 มกี ารเชอ่ื มโยงกนั เปน็ เหตุเป็นผลกัน

 มกี ารเน้นยำ้ สาระสำคัญให้เด่นชัด

การพิมพ์ย่อหนา้ แรกของหนงั สอื ราชการ
 ถา้ หนงั สือนัน้ มกี ารอ้างถึงหนงั สือท่ตี ิดต่อกัน ให้พิมพ์ดงั น้ี

“ตามหนงั สือที่อ้างถงึ //สำนักเลขาธกิ ารคณะรัฐมนตรี....(ให้เคาะ ๒ คร้งั )”

 ถ้าหนังสือนั้นยังไม่เคยติดต่อกันมาก่อน ส่วนมากจะขึ้นต้น ..ด้วย.. เนื่อง
ด้วยหรอื เน่ืองจาก ใหพ้ มิ พ์ดงั น้ี

“ดว้ ยสำนักเลขาธิการคณะรฐั มนตรีแจ้งวา่ ท่ีประชมุ ..............” หรอื
“เน่ืองจากได้มพี ระราชกฤษฎีกา....... (จะไม่เวน้ วรรค)”

 หนงั สอื ท่ตี ้องขน้ึ ตน้ ดว้ ย ตามที่ ใหพ้ ิมพ์ดงั น.้ี ..
“ตามทรี่ ะเบียบสำนักนายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ..”

4. หลกั การย่อหน้าและเวน้ วรรค

๔.๑ หลักการยอ่ หน้า ควรยอ่ หน้าในกรณีทส่ี น้ิ สดุ เนือ้ ความ ถา้ ยงั ไมส่ น้ิ สุดเนื้อความ
แต่ย่อหนา้ ยาวมาก ควรย่อหนา้ เมือ่ สิ้นสุดประโยค ในหนังสือราชการย่อหน้าหน่ึงไม่ควรเกิน
๘ บรรทดั หรอื อาจถงึ ๑๒ บรรทัดกไ็ ด้

๔.๒ หลกั การเว้นวรรค ตามระเบยี บสารบรรณ กำหนดวรรคไว้ ๒ ชนดิ คือ วรรค ๑
ตัวอักษร และวรรค ๒ ตัวอักษร แต่ในการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การวรรค ๑ เคาะจะเล็ก
เกินไป ฉะนั้น วรรคเล็กอาจใช้ ๒ เคาะ สว่ นวรรคใหญอ่ าจใช้ ๓ เคาะกไ็ ด้ วรรคเลก็ ใช้วรรค
ระหว่างคำ ใช้ก่อนและหลังคำบางคำ วรรคใหญ่ ใช้วรรคระหว่างข้อความที่ยังไม่จบแต่ยาว
มาก หรือประโยคที่จบสมบูรณ์แล้ว การใช้วรรคตอนไม่ถกู ต้องก็อาจทำให้เขา้ ใจความหมาย
คลาดเคลอื่ นไปได้

การตดั คำเมือ่ สน้ิ สุดบรรทดั ตอ้ งพิจารณาตดั อย่างรอบคอบ คำท่ตี ัดแล้วความหมาย
เปลี่ยนก็ไม่ควรตัด เช่น นักการ - ศึกษา ฯลฯ ในการตัดคำต้องใส่ยัติภังค์ - เสมอ การพิมพ์
หนงั สือราชการไม่จำเป็นตอ้ งกน้ั หลงั ให้ตรงกัน การกัน้ หลังมักทำให้วรรคตอนผดิ พลาดเสมอ

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบุรี คมู่ อื การจดั ทาหนังสอื ราชการ

22

บทที่ 4
การร่างและการตรวจแก้รา่ งหนงั สอื

การร่างหนังสอื คือ การเรียบเรียงขอ้ ความข้ันต้นตามเร่ืองที่จะแจง้ ความประสงค์ไปยังผูร้ บั
หรือผูต้ ้องทราบหนังสือนนั้ ก่อนท่ีใชจ้ ดั ทำเปน็ ต้นฉบบั เหตุที่ตอ้ งร่างหนังสอื เพื่อให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสม
ถกู ตอ้ งตามระเบยี บแบบแผนก่อน เวน้ แต่หนงั สอื ที่เป็นงานประจำปกติอาจไม่ตอ้ งเสนอร่างตรวจแก้กไ็ ด้

หลกั การรา่ งหนงั สอื ผู้ร่างจะตอ้ งรแู้ ละเข้าใจให้แจม่ แจง้ แยกประเด็นท่ีเปน็ เหตุผลและความ
มุ่งหมายที่จะทำหนงั สอื นน้ั โดยตัง้ หวั ข้อเรอื่ งทีจ่ ะรา่ งว่า

➢ อะไร เมื่อไร ท่ีไหน ใคร ทำไม อย่างไร เปน็ ข้อๆ ไว้
➢ ให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และ

ข้อตกลงถา้ มหี ลายข้อให้แยกเปน็ ข้อๆ เพ่อื ให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย
➢ ความใดอ้างถึงตัวบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง

พยายามระบใุ หช้ ดั เจน เพือ่ ฝ่ายผู้รับหนงั สอื จะค้นหามาตรวจสอบไดส้ ะดวก
➢ การร่างควรใช้ถ้อยคำสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คำธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้

หลายทาง
➢ สำนวนท่ไี มเ่ หมาะสมสำหรบั ใช้เปน็ สำนวนหนงั สือไม่ควรใช้
➢ ระวงั อกั ขรวิธี ตวั สะกด การนั ตแ์ ละวรรคตอนให้ถกู ตอ้ ง
➢ ต้องระลึกถึงผู้ทีจ่ ะรับหนงั สือวา่ เข้าใจถกู ต้องตามความประสงคท์ ี่มหี นังสอื ไป
➢ ผ้รู ่างต้องพิจารณาดว้ ยว่าหนังสอื ทรี่ า่ งน้นั ควรจะมถี ึงใครบ้าง หรือควรจะทำสำเนาให้

ใครทราบบ้าง ประสานงานกบั หน่วยงานใดบันทึกไว้ในร่างด้วย
➢ การอา้ งถงึ เรือ่ งที่จะรา่ งน้ี ต้องพิจารณาวา่ ผู้รับหนังสือทราบมากอ่ นหรือไม่ ถ้าทราบ

มากอ่ นแล้ว ความตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงไดห้ รืออา้ งชอ่ื เร่อื งกพ็ อ
➢ การร่างหนังสือให้ใชถ้ ้อยคำสภุ าพและสมกบั ฐานะของผรู้ บั
➢ ถา้ รา่ งหนงั สือทเ่ี ป็นการปฏเิ สธคำขอ ควรแจง้ เหตผุ ลในการท่ตี ้องปฏิเสธใหผ้ ขู้ อเข้าใจ

การรา่ งหนงั สือท่มี ลี กั ษณะเป็นการสงั่ การ
➢ ตอ้ งมีขอ้ ความอันเป็นเหตแุ ละผลเช่นเดียวกนั
➢ การใช้คำต้องให้รัดกุม อยา่ เปดิ ชอ่ งให้ตคี วามไดห้ ลายนัย ซ่งึ อาจทำใหเ้ กดิ การเข้าใจผิด
➢ การใช้ถ้อยคำทีผ่ รู้ บั คำสงั่ สามารถปฏิบัติได้
➢ ก่อนรา่ งควรพจิ ารณาค้นหาวา่ มีบทกฎหมายให้อำนาจสั่งการไวแ้ ล้วประการใด
➢ คำสั่งต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคำสั่งเก่าต้องยกเลิกคำสงั่
เกา่ เสียก่อน

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนงั สือราชการ

23

ผู้ตรวจร่างหนังสือ เป็นผู้กลั่นกรองงานโดยใช้ความรู้ความสามารถและวิจารณญาณ
อย่างลกึ ซ้งึ เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบอย่างเต็มทใี่ นผลงานนั้น ควรมีคุณสมบตั ิ ดงั นี้

๑) มคี วามรใู้ นงานสารบรรณ รรู้ ะเบียบงานสารบรรณทุกขั้นตอนเปน็ อย่างดี
๒) มคี วามร้เู รือ่ งหนังสอื ราชการหรือหนงั สอื โตต้ อบ
๓) มีความรู้ในเนื้อหาท่ีเกีย่ วขอ้ งกับเรือ่ ง ผู้ตรวจตอ้ งสามารถวิเคราะหค์ วามถูกต้อง
เหมาะสมของเนื้อหา การอ้างอิงข้อมูลหรือข้อกฎหมาย การเสนอความคิดเห็นหรือ
ขอ้ พจิ ารณา เป็นตน้
๔) มีความรูค้ วามสามารถทางภาษา การสะกดคำ การใช้คำ ประโยค และการเรียบ
เรียงข้อความให้ถกู ต้อง ชัดเจนและเข้าใจง่าย รู้จักใช้วรรคเล็กวรรคใหญ่ การตัดคำระหว่าง
บรรทดั ตลอดจนการย่อหน้าอย่างเหมาะสม
๕) มีความคิดวิจารณญาณและความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ สามารถพิจารณาความ
เหมาะสมของเร่ือง และผลที่จะเกดิ ข้ึน มีความคิดสร้างสรรค์ในการเสนอความคิดเห็น ไม่ยดึ
ตดิ วิธเี ขยี นแบบเดิมท่ีเขียนตามกันมา
๖) มีความรอบคอบและรบั ผดิ ชอบ ต้องเป็นช่างสังเกตและรอบคอบทุกด้าน
๗) มเี หตุผลทอี่ ธิบายได้ สามารถอธบิ ายแก่ผ้พู ิมพ์ได้ การอธบิ ายจะทำให้ผู้ร่างและผู้
พิมพ์พฒั นาความรู้และปฏบิ ตั ิงานไดร้ วดเร็วขน้ึ
๘) มีความเห็นอกเหน็ ใจ ไม่ควรแกร้ า่ งทง้ั หมดหรือขีดฆ่าท้งั หน้า ไม่ควรขีดฆ่าทับคำ
เดิม แต่ใช้การวงรอบคำผิดแล้วแก้ไขไว้ข้างบนคำนั้น หรือโยงออกมาเขียนแก้ในที่ว่าง การ
แก้ไขควรเขียนชดั เจนใหอ้ ่านงา่ ย
วิธตี รวจแกห้ นังสอื มวี ิธดี ังน้ี
๑) ตรวจรูปแบบ ว่าถูกต้องตามมาตรฐานของระเบียบงานสารบรรณ หรือไม่ ดังนั้น
ผตู้ รวจตอ้ งแม่นยำในรูปแบบของหนังสอื
๒) ตรวจเนื้อหา พจิ ารณาเนือ้ หาสาระทง้ั ในหนงั สือทอ่ี ้างถงึ หนงั สอื ทเี่ ขียนไป ตรวจ
การตั้งชื่อเรื่อง การสรุปยอ่ ในย่อหนา้ แรก การเสนอเน้ือหาในส่วนเน้ือความ การลำดับความ
ตลอดจนการลงทา้ ยทีแ่ สดงความประสงคข์ องหนงั สือ รวมท้งั สิง่ ทส่ี ่งมาด้วย
๓) ตรวจภาษา ข้อบกพร่องสว่ นใหญ่ด้านภาษา เช่น สะกดผดิ วรรคตอนผิด ประโยค
ยาวเกนิ ไป เปน็ ต้น

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี ค่มู ือการจดั ทาหนังสอื ราชการ

24

บทที่ 5
การเสนอหนงั สอื ตอ่ ผูบ้ งั คับบัญชา

การเสนอหนังสือ คือ การนำหนังสือที่ดำเนินการชั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้วเสนอต่อ
ผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบ และลงชื่อการเสนอหนังสือ ให้เสนอไปตามสายการ
ปฏิบตั งิ าน ตามลำดบั ชนั้ ผบู้ ังคบั บัญชาโดยปกตกิ ารเสนอหนังสอื ต้องใสแ่ ฟม้ หรอื ซองเรียงตามลำดับ โดยแยก
ตามลักษณะความสำคญั ของเรือ่ ง แต่ให้จัดลำดับเรื่องที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหนา้ เรื่องที่ได้รับมาก่อนต้อง
เสนอเพ่อื ให้ได้รบั การปฏบิ ัติใหเ้ สร็จกอ่ น ในกรณที ีส่ ่วนราชการมีหนงั สือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทและ
แฟ้มหรือซอง หากส่วนราชการใดมหี นังสือราชการนอ้ ยอาจใช้แฟ้มเดยี วกไ็ ด้

การจัดหนังสือเสนอ ให้จัดให้สะดวกในการพจิ ารณา โดยมีเอกสารประกอบการพจิ ารณาให้
พรอ้ มและตอ้ งจดั ให้เป็นระเบยี บเพ่อื ให้พลกิ ดูได้ทนั ที ผู้รวบรวมเร่อื งเสนอควรมบี ันทึกย่อไวว้ ่าหนงั สอื ในแฟ้มมี
เรือ่ งอะไรบ้าง เมอ่ื รบั แฟม้ คืนจะได้ตรวจสอบว่าเร่ืองใดได้รับการพิจารณา ส่งั การ หรอื ลงช่อื เร่ืองใดถูกนำออก
จากแฟม้ ไปเพือ่ เอาไวพ้ จิ ารณาในกรณีท่ีผู้บังคับบญั ชานำเรอ่ื งออกจากแฟม้ ไปพิจารณา จะตอ้ งเขยี นบันทึกสอด
ไว้ในแฟ้มแทนที่เรื่องที่นำออกไปด้วย การเสนอหนงั สือเร่ืองสำคัญซึ่งมีรายละเอียดจะต้องพจิ ารณามาก ผู้ทำ
เรื่องอาจขอนำเรื่องเสนอด้วยตนเองก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถามเหตุผลบางประการ
ประกอบการพจิ ารณาเมอ่ื ไดร้ ับอนุมัติแลว้ กน็ ำเรอื่ งไปเสนอด้วยตนเอง

ลักษณะการจัดเรียงหนงั สือเสนอ
๑) ให้เรยี งลำดบั ขึน้ มา โดยเมื่อมกี ารบนั ทึกขึ้นมาใหม่ใหเ้ รยี งซ้อนไว้ข้างหน้าเปน็ ลำดบั
๒) เม่อื เรอื่ งไปถึงผูบ้ ังคับบญั ชา ผู้บังคับบัญชาจะเหน็ บนั ทึกของผบู้ นั ทึกหลงั สดุ กอ่ น
๓) เพื่อความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการพิจารณาความเห็นที่ผ่านขึ้นมา

ตามลำดับจะให้ หมายเลข ๑, ๒, ๓ โดยเขียนตัวเลขอยู่ภายในวงกลม กำกับเรื่องที่เสนอ
ขน้ึ มาตามลำดบั ก็ได้

๔) เรื่องที่เสนอมีหลายแผ่น เพื่อให้เกิดความเรียบร้อยและป้องกันการสูญหาย ให้
เยบ็ หรอื ยดึ ติดกนั ให้เรียบรอ้ ยที่มุมบนด้านซ้ายมอื

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนังสือราชการ

25

บทที่ 6
การสำเนา

สำเนา คอื เอกสารที่จดั ทำขึน้ เหมือนกบั ตน้ ฉบับไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคฉู่ บับหรือจากสำเนา
อกี ช้นั หนง่ึ การทำสำเนาอาจทำได้หลายวธิ ี ดังนี้

➢ วิธีคัดหรือลอกจากตน้ ฉบับ คำตอ่ คำให้ถกู ต้องกับต้นฉบบั เดมิ
➢ วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมสำเนาด้วยการใช้กระดาษ

คารบ์ อน
➢ วธิ ถี ่ายจากตน้ ฉบับ เชน่ การถา่ ยด้วยเครื่องถา่ ยเอกสาร
➢ วิธอี ัดสำเนาดว้ ยการทำให้หมึกที่กระดาษไขตน้ ฉบับตดิ ที่กระดาษสำเนา

สำเนาแบง่ ออกเป็น ๒ ประเภทคือ
๑. “สำเนาค่ฉู บับ” เป็นสำเนาท่ีจัดทำพร้อมกับต้นฉบับและเหมือนตน้ ฉบบั ผ้ลู งลายมอื ชื่อใน

ต้นฉบบั จะลงลายมือชื่อหรอื ลายมือชอื่ ย่อไว้ และใหผ้ ูร้ ่าง ผู้พิมพแ์ ละผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือ
ชื่อยอ่ ไว้ทข่ี ้างทา้ ยขอบล่างของหนงั สือ ถ้าเปน็ หนังสือภายนอกซงึ่ ปจั จุบนั พมิ พ์ดว้ ยเครื่องคอมพิวเตอร์
การทำสำเนาวิธนี ี้ คอื ให้ตดั ครฑุ ออกแลว้ จงึ ส่ังพิมพส์ ำเนาเป็น ๒ ฉบบั

๒. “สำเนา” เปน็ สำเนาทส่ี ว่ นราชการหรอื เจ้าหน้าท่จี ัดทำขึน้ สำเนาน้อี าจทำข้ึนด้วยการถา่ ย
คัด คัดสำเนาหรือด้วยวิธีอื่นใด สำเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรอง การรับรองสำเนา ให้มีคำ
รับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าที่ซึ่งเป็นเจ้าของเร่ืองที่ทำสำเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรอง
พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงตำแหน่งและวัน เดือน ปี ที่รับรอง และโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ที่
กง่ึ กลางหนา้ เหนอื บรรทัดแรกของสำเนาหนงั สือดว้ ย

หนงั สอื ภายนอกของศนู ย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อำเภอเมือง

สุพรรณบุรี ให้เจ้าของเรื่องจัดทำสำเนาคู่ฉบับโดยผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือลงนามทั้ง
ตน้ ฉบบั และสำเนาคู่ฉบับ ท้งั น้ี เพื่อสารบรรณกลางจะได้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่งและวันที่
หนังสอื ส่งออก ให้ตรงกบั ต้นฉบบั และส่งคืนเจ้าของเรื่องจัดเก็บเพอ่ื ตรวจสอบหรือใชอ้ า้ งองิ

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี ค่มู ือการจดั ทาหนังสอื ราชการ

26

บทท่ี 7
การพิมพแ์ ละการใช้เคร่ืองหมายในการพมิ พ์

ผู้พิมพ์ ควรมีความระมัดระวังในการพิมพ์คอื พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกดการันต์ ตัวยอ่
และมคี วามร้รู อบตัวนอกเหนอื จากการพิมพห์ นงั สือ เชน่ เข้าใจข้อความในหนังสือนนั้ จดั วรรคตอน ได้ถูกต้อง
เมื่อจำเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบหนังสือราชการ ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตำแหน่งในวงราชการ รู้จักและอ่าน
ลายมือผ้รู า่ งทเ่ี กย่ี วข้องได้ดี วางรปู หนังสือ สามารถจัดลำดับและแบ่งงานให้เหมาะสม และรจู้ ักรกั ษาเครื่องมือ
เครอ่ื งใชแ้ ละอุปกรณต์ ่าง ๆ ทใ่ี ชพ้ มิ พ์

๑. การพมิ พห์ นงั สอื ราชการทต่ี อ้ งใช้กระดาษครฑุ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า หนา้ ต่อไปให้
ใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก การพิมพ์กระดาษ
ขนาด เอ ๔ บรรทัดแรกของกระดาษควรอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน ประมาณ ๓ เซนตเิ มตร

๒. ใหก้ ้นั ระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านซ้ายมอื ประมาณ ๓ เซนตเิ มตร เพื่อความสะดวกใน
การเกบ็ เขา้ แฟม้ ตัวอกั ษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่นอ้ ยกวา่ ๒ เซนตเิ มตร

๓. การเวน้ วรรคระหว่างข้อเร่ืองกบั เร่ือง ให้เวน้ ๒ เคาะ หลงั จากพิมพห์ ัวข้อแล้ว ให้เคาะ ๒
ครั้ง พมิ พ์ข้อความต่อไป เชน่

ขอ้ ๑ โครงการสมั มนาเจ้าหน้าทีบ่ นั ทึกขอ้ มูล
ข้อ ๒ โครงการสัมมนาเจ้าหน้าท่ีธุรการ

๔. การพิมพ์ไม้ยมก (ๆ) ไม่ต้องเคาะก่อนพิมพ์ไม้ยมก แต่เคาะ ๑ ก่อนพิมพ์ข้อความต่อไป
เชน่ เรอื่ งตา่ งๆ ทีไ่ ดร้ ับการพิจารณาแลว้

๕. ก่อนจะพิมพ์วงเล็บ (...) ให้เคาะ ๑ ก่อนเปิดวงเล็บ และปิดวงเล็บให้เคาะ ๑ เสมอ เช่น
เป็นเงิน ๒๐๐ บาท (สองรอ้ ยบาทถว้ น) ตามใบเสรจ็ ...

๖. การพิมพ์ตัวหนังสือทม่ี ไี ปยาลน้อย (ฯ) ไม่ตอ้ งเคาะกอ่ นพิมพไ์ ปยาลน้อย แต่เคาะ ๑ หลัง
พิมพแ์ ลว้ เช่น ฉันจะออกเดินทางจากกรุงเทพฯ เวลา ๐๑.๐๐ นาฬกิ า

๗. การพิมพ์ทม่ี ตี ัวเลขโดยทั่วไปใหเ้ คาะหน้า ๑ เคาะ และเคาะหลงั ๑ เคาะเสมอ เชน่ จำนวน
๑๐๐ บาท และการพิมพ์จำนวนเลขที่เกิน ๓ หลัก ให้พิมพ์จุลภาค (,) ระหว่างหลักพันกับหลักร้อย
เชน่ นายแดงให้เงนิ ฉนั จำนวน ๒,๕๐๐ บาท และถ้าพมิ พ์ตวั เลขทเี่ กย่ี วกับการเงินควรพิมพ์ทศนิยม (.)
และยัติภงั ค์ (-) ไว้ดว้ ย ตามตวั อยา่ งข้างตน้

๘. เครื่องหมายคำพูด “......” ก่อนพิมพ์เครื่องหมายคำพูดเปิดให้เคาะ ๑ เมื่อพิมพ์และปิด
เคร่อื งหมายคำพดู ใหเ้ คาะ ๑ ก่อนพิมพ์ขอ้ ความตอ่ ไป เช่น อยากบอกวา่ “ฉันรกั เธอ” เท่าฟ้า

๙. การใช้ไปยาลใหญ่ ฯลฯ เคาะหน้าก่อนพมิ พ์ ๑ เคาะ และเคาะหลังเม่ือพิมพ์แล้ว ๑ เคาะ
ก่อนพมิ พ์ข้อความต่อไป เช่น ทุเรยี น มงั คุด ละมุด ขนุน ฯลฯ นอกจากนี้..................

๑๐. ไม่ต้องเคาะเมื่อตอ้ งการพมิ พ์เปอร์เซน็ ต์ เช่น ๑๕% แตเ่ คาะ ๑ ก่อนพิมพ์ขอ้ ความต่อไป
เช่น ประชาชนจำนวน ๔๕% ไมไ่ ปลงคะแนนเลอื กตง้ั ผวู้ า่ ราชการกรงุ เทพมหานคร

๑๑. การเว้นวรรค ตามระเบียบงานสารบรรณ กำหนดวรรคไว้ ๒ ชนิด คือ

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

27

* วรรค ๑ ตัวอกั ษร คอื วรรคเล็ก แตใ่ นการพมิ พด์ ้วยคอมพิวเตอร์ การวรรค ๑ เคาะ
จะเล็กเกินไป อาจสังเกตไม่เหน็ ฉะน้นั หากใช้ ๒ เคาะ จะดูวรรคชดั เจนกวา่

* วรรค ๒ ตัวอกั ษร คือ วรรคใหญ่ อาจใช้ ๓ เคาะ
๑๒. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้
ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ (-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๕
เซนตเิ มตร
๑๓. การพิมพ์หนังสือราชการไม่จำเป็นต้องกั้นหลังให้ตรงกัน การกั้นหลังทำให้ วรรคตอน
ผิดพลาดได้ เพียงพมิ พใ์ ห้เหลือที่วา่ งดา้ นขวาของหนงั สือประมาณ ๑ นิ้วหรอื ๒ เซนติเมตร
๑๔. การพิมพ์หนังสือที่มีจำนวนหลายหนา้ ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์
หน้าใหม่ไว้ด้านล่างมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วย...(จุด ๓ จุด) และควรจะต้องมีข้อความของ
หนงั สอื เหลือไปพมิ พ์ในหนา้ สดุ ทา้ ยอย่างน้อย ๒ บรรทัด กอ่ นพิมพ์คำลงทา้ ย

การพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชือ่ ปฏิบตั ดิ งั นี้
๑. คำนำหน้านาม วา่ นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเตม็ ใตล้ ายมอื ช่อื เชน่
ลายมือชือ่ ..................................
ใตล้ ายมือชื่อ (นางสาวสวย หนา้ ใส)
ตำแหน่ง นักจัดการงานทั่วไป
ขอ้ สังเกต วรรคเล็กระหว่างชื่อกบั ชื่อสกุล ใช้ ๒ เคาะ
๒. เจ้าของลายมือช่ือมีบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็มของบรรดาศักดิ์หรือ

ฐานนั ดรศักด์ไิ วใ้ ตล้ ายมอื ช่ือ เช่น
ลายมือช่ือ ..........................................
ใตล้ ายมอื ช่ือ (หม่อมราชวงศ.์ ......... .............)

ข้อสังเกต คำนำหน้าชื่อ (ฐานันดรศักดิ์) ที่มีมาแต่กำเนิดจะเขียนติดกับชื่อไม่ต้องเว้นวรรค
เชน่ หมอ่ มราชวงศค์ กึ ฤทธ์ิ ปราโมช สว่ นคำนำหน้าชือ่ ในลักษณะอ่นื ๆ เรียงลำดับกอ่ น – หลังตามท่ีได้
รับคำนำหน้าชื่อนั้นมา ตัวอย่างเช่น พลเรือตรี นายแพทย์ หม่อมราชวงศ์ไกรธวัช ศรีธวัช หม่อม
ราชวงศ์ เขียนติดกับช่ือ เพราะเป็นคำนำหน้าชื่อซึ่งมีมาแต่กำเนิด นายแพทย์ ได้มาหลังจากสำเร็จ
การศึกษา เขยี นนำหนา้ คำวา่ หม่อมราชวงศ์ พลเรอื ตรี เป็นยศทางทหาร เขียนไวล้ ำดับแรก

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี ค่มู ือการจดั ทาหนังสือราชการ

28

๓. ตำแหน่งทางวิชาการ หมายความวา่ ตำแหน่งศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ หรือผู้ช่วย
ศาสตราจารย์ ซึ่งได้รับแต่งตัง้ ตามกฎหมายว่าด้วยสถาบันอุดมศึกษา ไม่ว่าเป็นตำแหน่งทางวิชาการ
ประจำ ตำแหน่งทางวิชาการพิเศษ ตำแหน่งทางวิชาการเกียรตคิ ุณหรอื ที่เรียกชือ่ อย่างอ่ืนในลักษณะ
เดียวกัน ผู้ดำรงตำแหน่งทางวิชาการ หมายความว่า ผู้ได้รับแต่งตั้งใหด้ ำรงตำแหน่งทางวิชาการและ
ยังคงดำรงตำแหนง่ หรือมสี ทิ ธิใชต้ ำแหน่งนนั้ ตามกฎหมายหรือระเบยี บของสถาบันอดุ มศกึ ษาให้ผู้ดำรง
ตำแหน่งทางวิชาการมสี ิทธิใช้ตำแหน่งทางวิชาการที่ได้รับเป็นคำนำหนา้ นามไดใ้ นการลงชื่อ หนังสือ
เอกสาร งานสารบรรณหรือการเรียกขานใดๆ เสมือนยศหรือคำนำหนา้ นามอย่างอื่นในกรณีท่ีผู้ดำรง
ตำแหน่งทางวิชาการมีสทิ ธิใช้คำนำหนา้ นามอย่างอ่นื ดว้ ยให้เรียงตามลำดบั ก่อนหลัง ดังน้ี

➢ ตำแหนง่ ทางวชิ าการ
➢ ยศ
➢ บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ หรือคำนำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทาน

เครือ่ งราชอิสริยาภรณแ์ ละมสี ิทธใิ ช้คำนำหน้านามนั้นตามกฎหมาย ระเบียบ
หรือประกาศของทางราชการ

ผดู้ ำรงตำแหน่งทางวิชาการจะใช้ตำแหน่งทางวิชาการใต้ชอื่ หรือต่อท้ายชือ่ กไ็ ด้ ในกรณีดำรง
ตำแหนง่ ทางบริหารหรอื ตำแหนง่ อ่นื ดว้ ย ผ้ดู ำรงตำแหนง่ ทางวิชาการจะใช้ทงั้ ตำแหนง่ ทางวชิ าการและ
ตำแหนง่ ทางบรหิ ารหรือตำแหน่งอ่ืนใต้ช่ือหรือต่อทา้ ยช่ือพรอ้ มกันก็ได้

ในกรณีที่ผู้ใดใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านาม ผู้นั้นไม่สมควรใช้คำว่า “นาย”
“นาง” หรือ “นางสาว” เป็นคำนำหนา้ นามพรอ้ มกบั ตำแหนง่ ทางวิชาการ ภายในบังคบั แห่งกฎหมาย
หรือระเบยี บวา่ ด้วยสถาบันอุดมศกึ ษาแต่ละแหง่ การใชต้ ำแหนง่ ทางวิชาการเปน็ คำนำหน้านามอาจใช้
อักษรย่อ ดังน้ี

➢ ศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์พิเศษ ศาสตราจารย์เกียรติคุณ หรอื ท่เี รียกช่ืออย่าง
อืน่ ในลกั ษณะเดียวกัน ใชอ้ ักษรยอ่ ศ.

➢ รองศาตราจารย์ รองศาตราจารยพ์ เิ ศษ ใช้อกั ษรยอ่ รศ.
➢ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ผชู้ ว่ ยศาสตราจารยพ์ เิ ศษ ใชอ้ กั ษรย่อ ผศ.

ตวั อย่างเชน่

 ศาสตราจารย์เกียรตคิ ุณตรึงใจ บูรณสมภพ
 ศาตราจารยส์ ุรพล นติ ิไกรพจน์
 รองศาสตราจารย์กอบกลุ พันธ์เจรญิ วรกุล
 ผู้ชว่ ยศาสตราจารยว์ ทิ ยา ตนั สวุ รรณนนท์

๔. เจา้ ของลายมอื ช่ือเป็นสตรีและมีสามีทีไ่ ดร้ ับพระราชทานเครอื่ งราชอิสริยาภรณ์ฯ ซึ่งได้คำ
นำหน้าช่อื วา่ ท่านผู้หญิง หรือคณุ หญิง ใตล้ ายมอื ชอื่ เชน่

ลายมอื ช่อื ................................... .........................................
ใตล้ ายมือชอื่ (คุณหญิง...... .................) (ทา่ นผหู้ ญิง........ .................)

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนังสือราชการ

29

กรณีของผูท้ ีม่ ีคำนำหน้าชื่อหลายประเภท จะไม่นิยมใสค่ ำนำหน้าครบทัง้ หมด นิยม
เขยี นใหก้ ระชับ โดยเลือกใช้คำนำหน้าที่ใช้ คือ

๔.๑ ใช้คำนำหน้าชอื่ ระดับสงู สุด
๔.๒ ให้คำนำหน้าชื่อเท่าที่ต้องการระบุ หรืออาจจะขึ้นอยู่กับโอกาสหรือหน้าที่ที่
ปฏิบัติ ในขณะนั้น ตัวอย่างเช่น สตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ช้ัน
ทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้าและจตุตถจุลจอมเกล้า ใช้คำนำหน้าที่ชื่อว่า ท่านผู้หญิง
หรอื คุณหญงิ
ถ้าเป็นหม่อมราชวงศ์ หรือหม่อมหลวง ให้ใช้ท่านผู้หญิงแทนฐานันดรเดิม เช่น เดิม
หม่อมหลวงเพ็ญศรี วัชโรทัย ปัจจุบัน ท่านผู้หญิงเพ็ญศรี วัชโรทัย หากฐานันดรศักดิ์ เป็น
หม่อมเจา้ ใหใ้ ช้วา่ ทา่ นผหู้ ญิง หม่อมเจา้ ดังน้ี ท่านผู้หญงิ หมอ่ มเจา้ เพญ็ ศรี วชั โรทัย
๕. เจ้าของลายมือชื่อมียศที่ต้องใช้ประกอบชื่อ ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อและ
พมิ พ์ช่อื เตม็ ไว้ใต้ลายมือช่อื เช่น
ลายมอื ชอ่ื พลเอก .............. ...............
ใตล้ ายมอื ช่ือ (.......... ...................)
ตำแหน่ง ประธานคณะกรรมาธกิ าร.................วฒุ สิ ภา
๖. การลงชื่อแทน ให้ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน ทำหน้าที่แทน ปฏิบัติ
ราชการแทน รกั ษาราชการแทนในตำแหน่ง ทำการแทน แล้วแต่กรณี

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสพุ รรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนังสอื ราชการ

30

บทท่ี 8
คำข้ึนตน้ สรรพนาม คำลงทา้ ยในหนงั สือราชการ

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

31

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

32

ตอนท่ี 2
การพิมพ์หนังสือราชการ โดยใช้โปรแกรมการพมิ พ์ในคอมพิวเตอร์

(MICROSOFT OFFICE WORD)

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ
โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครอื่ งคอมพิวเตอร์ ให้จดั ทำให้ถกู ต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28)
และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526 โดยเฉพาะส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็น
ช่องว่างหลังคำ ดังต่อไปนี้ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และต้องไม่มีเส้นทึบแบง่ ส่วนระหวา่ งหัวกระดาษบันทึก
ข้อความกับส่วนทใี่ ชส้ ำหรับการจัดทำข้อความ

1. การตัง้ ค่าในโปรมแกรมการพมิ พ์
1.1 การตง้ั ระยะขอบหนา้ กระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร
- ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร
- ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

ในกรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความ
เหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสำคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์
หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อา่ นงา่ ยและสบายตากวา่ ระยะ 1 เท่า หรือ Single)

1.3 การกน้ั คา่ ไมบ้ รรทดั ระยะการพิมพ์ อยู่ระหวา่ ง 0-16 เซนติเมตร (หนา้ กระดาษ
A4 เมอ่ื ตง้ั ระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลอื พน้ื ทสี่ ำหรับการพมิ พ์
มีความกว้าง 16 เซนตเิ มตร)
2. ขนาดตราครุฑ

2.1 ตราครุฑ 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ (หนังสือราชการ
ภายนอก) ตราครุฑสงู 1.5 เซนตเิ มตร ใช้สำหรบั การจดั ทำกระดาษบนั ทึกข้อความ (หนังสือ
ราชการภายใน)

2.2 การวางตราครุฑใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร (เผื่อ
พ้ืนท่สี ำหรบั ประทบั ตราหนงั สอื และการลงทะเบยี นรับทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์)

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

33

บทท่ี 9
การพิมพห์ นังสือราชการภายนอก

การพิมพห์ นังสือราชการภายนอก

➢ ใช้รปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์
➢ การพมิ พ์ “ท”ี่ และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้พิมพต์ รงกบั แนวเท้าของตราครุฑ
➢ การพิมพช์ ื่อเดือน ใหต้ วั อกั ษรตัวแรกอยู่ตรงกบั แนวเทา้ ขวาของตราครฑุ
➢ การพมิ พ์ เรอ่ื ง คำขนึ้ ต้น อา้ งถงึ ส่ิงท่ีสง่ มาดว้ ย ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหว่างกนั เทา่ กบั ระยะ

บรรทัดปกติ และเพ่มิ คา่ กอ่ นหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
➢ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรปุ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้

บรรทัดระยะการพมิ พ์ เท่ากบั 2.5 เซนตเิ มตร และให้มรี ะยะบรรทดั ระหว่างขอ้ ความแต่
ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter +
Before 6 pt)
➢ การพิมพ์คำลงทา้ ย ให้พิมพต์ ัวอกั ษรตวั แรกอย่ตู รงกบั แนวกงึ่ กลางของตราครฑุ และห่าง
จากบรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12
พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)
➢ การพิมพช์ ่อื เต็มของเจา้ ของหนังสอื (ชือ่ สกุล) และตำแหน่ง เวน้ ระยะบรรทัดการพิมพ์ 3
บรรทัด (4 Enter) ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลัก โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่
ต้องพิมพ์ตำแหนง่ 2 บรรทดั ระหว่างบรรทดั ใหใ้ ชร้ ะยะ 1 Enter
➢ ระยะระหว่างตำแหน่ง กบั ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง ใหเ้ ว้นบรรทดั การพิมพ์ 3 บรรทัด (4
Enter) จากตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ท่ี
เหลอื อยูใ่ นหน้ากระดาษน้ัน โดยสามารถเลือกใชร้ ะยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter +
Before 6 pt หรือ 2 Enter ไดต้ ามความเหมาะสม

ศนู ยก์ ารศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบุรี ค่มู ือการจดั ทาหนังสอื ราชการ

34

ตวั อยา่ งหนงั สอื ราชการภายนอก

ท่ี ศธ 0210.8101/................ กศน.อำเภอเมืองสพุ รรณบุรี

หอประชุมอำเภอเมอื งสุพรรณบุรี

ต.ทา่ พเี่ ล้ียง อ.เมืองฯ สพ. 72000

1 Enter + Before 6 pt

มีนาคม 2563
เร่ือง ......................................................................................1...E..n..t.e.r + Before 6 pt
เรียน ......................................................................................1...E.n..t.e.r + Before 6 pt
อา้ งถึง หนังสอื ..................................... ท่ี .............................1..E..n..t.er..+...Bลeงfoวrนัeท6่ี p..t............................................

สง่ิ ที่สง่ มาดว้ ย ........................................................................1...E.n..t.er + Bจefำoนreว6นp.t....................
2.5 ซม./ 2 Tab ภาคเหตุ ......................................................1...E..n.t.e..r..+...B..e.f.o..r.e...6...p.t................................................

............................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

1 Enter + Before 6 pt

ภาคความประสงค์ .................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

1 Enter + Before 6 pt

ภาคสรปุ .................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................
1 Enter + Before 12 pt

ขอแสดงความนับถอื

4 Enter

(.............................................................)
ผู้อำนวยการศูนย์การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศัย

อำเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี

4 Enter

กลุ่ม.............................
งาน....1...E.n..t.e..r.................
โโททรรส. า011รEE30nn5ttee35rr 525129536415
Spb.a1mEsn_tenr [email protected]
ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสุพรรณบรุ ี คมู่ ือการจดั ทาหนังสือราชการ

35

บทท่ี 10
การพมิ พ์หนงั สอื ราชการภายใน

การพมิ พ์หนงั สอื ราชการภายใน

➢ ใชร้ ปู แบบตัวพิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด16 พอยท์
➢ การพิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกขอ้ ความ

 คำว่า “บนั ทึกข้อความ” พิมพ์ดว้ ยอักษรตัวหนา ขนาด 29 พอยท์ และปรับค่า
ระยะบรรทดั จาก 1 เท่า เป็นค่าแนน่ อน (Exactly) 35 พอยท์

 คำว่า “สว่ นราชการ วันที่ เรือ่ ง” พิมพ์ดว้ ยอักษรตัวหนา้ ขนาด 20 พอยท์
 การพิมพ์คำว่า “วันที่” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัว

แรกของชื่อเดือน ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม” ของคำว่า “บันทึก
ขอ้ ความ” (ดูแบบฟอร์มประกอบ)
 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เปน็ ช่องว่างหลังคำ ส่วนราชการ ที่ วันที่ และ
เรือ่ ง
➢ การพิมพ์คำขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่า
กอ่ นหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
➢ การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5
เซนตเิ มตร
➢ การพิมพ์ช่ือเตม็ ในวงเลบ็ (ช่ือ สกุล) ใหพ้ มิ พ์อยู่ในแนวกง่ึ กลางกระดาษ เว้นระยะบรรทัด
การพิมพ์ 3 บรรทัดปกติ (4 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ และการพิมพ์
ตำแหน่ง ให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด
ระหว่างบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter
➢ จำนวนบรรทัดในแตล่ ะหนา้ ให้เป็นไปตามความเหมาะสมกบั จานวนข้อความ

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนังสอื ราชการ

36

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

37

บทที่ 11
การพมิ พ์คำสงั่ /ประกาศ

การพมิ พค์ ำสงั่ / ประกาศ

➢ ใชร้ ปู แบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์
➢ ระหว่างตัวครุฑกับข้อความให้ใช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 6 pt) หรือปรับให้ดูว่า

สวยงามไมช่ ิดหรือหา่ งจนเกนิ ไป
➢ หวั เรอื่ งให้ใช้ค่าก่ึงกลางสำหรบั การจดั ใหใ้ ช้เสน้ ขีดระหวา่ งหวั เรื่อง (คำสง่ั /ประกาศ) เส้น

ท่ขี ีดระยะพอประมาณ
➢ ระหวา่ งเส้นขนั้ กบั ภาคเหตุ ให้ใช้ระยะบรรทดั (1 Enter+Before 12 pt)
➢ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร

และเพม่ิ คา่ ก่อนหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt)
➢ การพิมพ์ย่อหนา้ กอ่ นยอ่ หนา้ สุดท้าย (ท้งั นตี้ ้ังแต.่ .../จึงประกาศใหท้ ราบโดยทวั่ กัน) ระยะ

การพิมพ์ย่อหน้าเท่ากับ 2.5 เซนติเมตร และเพ่ิมค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1
Enter+Before 6 pt)
➢ การพิมพ์ยอ่ หน้าสดุ ท้าย (สง่ั ณ วนั ที่ ..../ ประกาศ ณ วันท่ี ...) ใหต้ ั้งคา่ ยอ่ หน้าเทา่ กับ 4
เซนตเิ มตร และเพิ่มคา่ กอ่ นหนา้ อีก 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt)
➢ การพิมพค์ ำลงทา้ ย ใหถ้ อื ปฏิบตั เิ ชน่ เดียวกบั การพมิ พ์หนังสอื ภายนอก

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สือราชการ

38

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี ค่มู อื การจดั ทาหนงั สอื ราชการ

3 CM 39

3 CM

ประกาศ ศูนยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยอำเภอเมอื งสพุ รรณบรุ ี
เรอ่ื ง ..................................................................................
---------------------------------

Before 12 pt

------2.5 CM------ ภาคเหตุ ....................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
3 CM .............................................................................................................................................................................. 2 CM
------2.5 CM------ ภBาefคorคeว6าpมtประสงค์ ....................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.............................B..e.f.o..r.e..6...p.t....................................................................................................................................
------2.5 CM------ ทง้ั นี้ ตง้ั แต่บัดนเี้ ปน็ ต้นไป

Before 12 pt

-------------- 4 CM------------- สง่ั ณ วนั ที่ พฤษภาคม พ.ศ. 2563

Enter
Enter
Enter

(นางอัชญา แจ่มถาวร)
ผูอ้ ำนวยการศนู ย์การศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอัธยาศยั

อำเภอเมืองสพุ รรณบุรี

ศนู ยก์ ารศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั อาเภอเมืองสุพรรณบุรี คมู่ ือการจดั ทาหนงั สอื ราชการ