English for Business Correspondence in Office.

ENGLISH
FOR B US INESS IN OFFICE
COR R ES PONDE N C E

DIGITAL BOOK

Rajamagala university of technology srivijaya

Contents Page
Title
1
What is an email? 1
The definition of an email 2
3
Email structure 4
Writing an email 7
10
The heading 11
The opening 16
The body 17
The closing 20
Writing an email for the purposes 24
Making an enquiry 28
Placing an order 31
Making a complaint letter
Vocabulary list in business correspondence
Exercise

What is an email ?

“Email”stands for electronic mail. It is the message
distributed by electronic means among computer users
in a network. An email will be sent from one user and
can be distributed to many. The email was initially first
used in the 1960s. It took its current form in the 1970s.
In fact, some earlier systems required both the sender
and receiver to be online which similar to how instant
messaging works is today.

Email ย่อมาจากคําวา่ electronic mail แปลว่า จดหมายอเิ ล็กทรอนิกส์อีเมล์
เปนข้อความทีส่ง-รบั กันโดยวิธีการทางอเิ ล็กทรอนิกส์ระหวา่ งผู้ใช้คอมพิวเตอร์ใน
เครือขา่ ย อีเมลส์ ามารถส่งจากผสู้ ่ง1ราย ไปยังผู้รับหลายๆรายได้.

Email Structure

One of advantages of email over normal ‘snail-mail’
letter is that they are quick and direct. We send an email
for a particular purpose and we expect a fast response or
immediate action. For emails-whether formal or informal-
to be most effective, it is a good idea to give them a clear,
logical structure.

Subject line should be short and give some specific information
about the contents of your message. หวั ขอ้ อีเมล์ควรจะกระชับและ
ใหข้ อ้ มลู ทเี ฉพาะเจาะจงเกียวกบั เนือหาขอ้ ความทเี ราจะส่ง

Salutation: As in letter-writing, the salutation can be formal or
informal, depending on how well you know the person you are
writing to. คําขนึ ต้นอาจจะใชค้ ําทเี ปนทางการหรอื ไม่เปนทางการ ขึนอยู่
กับความสัมพันธร์ ะหว่างผูส้ ่งและผูร้ บั ทเี ขยี นถึง

Opening sentence is used to explain why you are writing
ประโยคเปด ใช้เพืออธบิ ายเหตผุ ลหรือจดุ ประสงค์ในการเขียนจดหมายใน
ครงั นี

Conclusion is where you tell the reader what kind of response,
if any. You expect. ประโยคปด ส่วนนผี ้สู ่งจะบอกถงึ สิงทีตนเอง
ตอ้ งการหรือคาดหวงั จะใหผ้ รู้ ับตอบกลบั

Closing is like the salutation, this can vary from to vary
informal. คาํ ลงทา้ ย คล้ายกับคาํ ขึนตน้ ผู้ส่งควรคาํ นึงถงึ การเลือกใชใ้ ห้
ถูกตอ้ งสอดคลอ้ งกับคาํ ขนึ ต้นดงั กลา่ วขา้ งตน้

Writing an Email

การเขียนจดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์

A business letter is used as forms of communication
between companies or people. It should look and sound
professional and it is important to format a business
letter correctly and professionally. A business letter
is usually divided into 4 sections;
จดหมายอเิ ล็กทรอนิกส์เปนรูปแบบของการสือสารระหว่างองค์กรหรือมนุษย์
จดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์ควรจะดูเปนมอื อาชีพ จดหมายอิเลก็ ทรอนกิ ส์ประกอบ
ดว้ ย 4 ส่วนดังนี

1. The heading ส่วนหัว

2. The opening ส่วนเปด

3. The body ส่วนเนอื ความ

4. The Closing ส่วนปดทา้ ย

1. The heading ส่วนหวั

The heading contains a letterhead and/or a return address, and
a date. It may include references. ส่วนหวั ประกอบด้วย หัวกระดาษของ
จดหมายและทีอยตู่ อบกลบั วันทแี ละอาจรวมไปถงึ การอา้ งองิ

Letterhead: A business letter usually has a printed letterhead.
It provides all of the company’s information including the
company name, the address, telephone number, fax number,
email address, and the company’s website. It may contain the
company’s trade mark and/ or the company’s logo.

หวั กระดาษจดหมายจะบอกรายละเอียดของขอ้ มลู องคก์ รหรือบริษัทรวม
ไปถึง ชอื บริษัท ทีอยู่ เบอร์โทร เบอร์Fax อีเมลต์ ิดต่อ เปนตน้

Return Address: When writing a letter on a plain paper, the
return address or the sender’s address is placed in the top
left-hand of the page. It is also acceptable to place it in the
top right-hand corner. It is positioned about two inches from
the top of the paper. It contains the writer’s complete postal
address. The writer’s name or the name of his organization is
not written in this part. Nowadays, punctuation is rarely used
in addresses but in the USA a comma is used to separate the
city from the state.

ทีอย่ตู อบกลบั เมือเขียนจดหมายทีอยขู่ องผ้สู ่งมกั จะถูกเขียนไวด้ ้านบนฝง
ซ้ายหรอื ขวา หา่ งลงมา 2 นิวจากหัวกระดาษ ประกอบไปด้วยทีอยขู่ องผูส้ ่ง
ส่วนชือผ้สู ่งหรือชือองคก์ รจะไมน่ ิยมเขียนในส่วนนี

1.The heading ส่วนหัว(ต่อ)

Reference: It is optional and placed a few line below the
letterhead or a return address and above the date. They are
used when you want to indicate what the letter refer to (Your ref.)
and the correspondence to refer to (Our ref.) when replying.

อ้างอิง ส่วนนีเปนส่วนทีไม่จําเปนมักจะถูกเขยี นไว้เปนบรรทัดเล็กๆใตห้ ัว
กระดาษจดหมายหรอื ทอี ยตู่ อบกลับและเขียนไว้บนวนั ที ส่วนอ้างองิ นจี ะถูกใช้
เมือคณุ ต้องการทีจะแสดงการอ้างองิ ของจดหมายผู้รบั และใชอ้ า้ งองิ จดหมาย
ของผู้ส่ง

Date: It should be positioned at least two lines below the
letterhead. You should leave one blank line if you write the date
below the return address. If the return address is written under
the signature, write the date about two inches from the top of
the page. The date consists of the day, the month, and the year.
The day is written in digits and it is acceptable to write the day
with or without the abbreviation (-st, -nd,-th). The month is
spelled in full and the year is written in four digits.

วนั ทีควรจะเขยี นไวอ้ ย่างน้อยลงมา 2 บรรทัดใตห้ วั กระดาษจดหมายและควร
เวน้ ไว้ 1 บรรทดั หากเขยี นไวใ้ ตท้ ีอย่ตู อบกลบั
แตถ่ ้าหากทอี ยตู่ อบกลบั ถูกเขยี นไว้ใต้ลายเซ็นใหเ้ ขยี นวนั ทีห่างจากส่วนหัวของ
กระดาษประมาณ 2 นวิ วนั ทีจะประกอบดว้ ย วันที เดือนและป วนั ทีจะเขยี น
เปนตัวเลขอาจจะมีตัวยอ่ หรอื ไม่มีบนตวั เลขก็ได้ เดือนจะเขยี นดว้ ยตวั พิพม์
ใหญ่ในพยัญชนะแรก และปจะเขียนเปนตวั เลข 4 หลัก

1.The heading ส่วนหัว(ต่อ)

There are two widely used styles
การเขยี นวนั ทีมี 2 แบบไดแ้ ก่

U.S style แบบสหรัฐอเมรกา
Month Day, Year (Require comma) คอมมาจําเปนตอ้ งมี
Ex: January 10, 2020

Non U.S. style แบบทไี มใ่ ช่สหรัฐอเมรกา
Day Month Year (No comma) ไม่ตอ้ งมีคอมมา
Ex: 10 January 2020

The example of the heading in a business letter
ตัวอย่างของจดหมายสว่ นหวั เรอง

2.The opening ส่วนเปด

The main elements of the opening section are an inside address
and a salutation ส่วนประกอบทสี ําคญั ในส่วนนีนันกค็ อื ทอี ยู่ของผ้รู บั และ
คาํ ขึนต้น

Inside address: The inside address is the recipient’s address.
When writing the inside address, at least one blank line should
be left between the date and the salutation. It margins at the
left margin. The inside address contains the name and/or the
job title of the address’s company.

ทอี ยู่ของผรู้ บั มกั จะถกู เขียนไวร้ ะหว่างวันทแี ละคําขนึ ตน้ เว้นลงมา 1 บรรทดั
หรือเขยี นไว้รมิ กระดาษฝงซา้ ย ทอี ยู่ของผ้รู บั จะประกอบดว้ ยชือ หรือ
ตาํ แหน่งงานของทอี ยูบ่ ริษัท

Salutation: The salutation used in a letter is a phrase. It is used
to greet the reader. It reflects a different tone of the letter.
The salutation is typed at the left margin with one blank line
above and below the salutation. Abbreviate the title Mr., Mrs.,
Ms., and Dr. but spell out titles like Colonel, Professor, and
Reverend. Use a colon after the salutation in American English.
In British English a comma is optional.

คําขนึ ตน้ ทีถูกใชใ้ นการเขยี นจดหมายมักจะเปนวลี คําขึนตน้ จะใชเ้ พือทักทาย
ผอู้ ่าน คําขึนตน้ จะถูกเขียนไวฝ้ งซา้ ยของขอบกระดาษเวน้ ลงมา 1 บรรทัด
ทังบนและล่างของคาํ ขึนต้น มกั จะเขยี นตวั ยอ่ ได้แก่ Mr., Mrs., Ms., and
Dr. แบบอเมรกิ าจะใช้เครอื งหมายคอมมาหลงั จากคาํ ขนึ ต้นหากมีการสะกด
ยศตา่ งๆ แต่แบบอังกฤษเครืองหมายคอมมาถือว่าไม่จําเปน

2.The opening ส่วนเปด(ตอ่ )

The examples of salutations ตวั อยา่ งของคําขึนต้น

Address British American

A company บรษิ ัท Dear Sirs(,) Gentlemen:
Dear Sirs or Madam(,) Ladies and
A man whosename Dear Sirs(,) Gentlemen:
you do not know Dear sir:
ผู้รับเปนผชู้ ายทผี สู้ ่งไม่ Dear Madam(,)
ร้จู กั ชือ Dear Madam:
Dear Mr. Parker(,)
A woman, whether Dear Mrs. Parker(,) Dear Mr. Parker:
single or married,
ผรู้ บั เปนผู้หญงิ ทีมี Dear Mrs. Parker:
สถานะโสดหรอื
แต่งงานแล้ว

A man whose name
you know ผูร้ บั ทีเปน
ผชู้ ายและผู้ส่งรูจ้ กั ชอื

A married woman
whose name you
know ผู้รับทีเปนผู้
หญงิ ทแี ตง่ งานแลว้
และผ้สู ่งรจู้ ักชือ

2.The opening ส่วนเปด(ต่อ)

The examples of salutations ตวั อยา่ งของคาํ ขึนต้น

Address British American

An unmarried woman Dear Miss Parker(,) Dear Miss Parker:
whose name you
know ผรู้ ับทีเปนผหู้ ญิง
ทียังไม่แตง่ งานและผู้ส่ง
รู้จักชอื

A married or Dear Ms. Parker(,) Dear Ms. Parker:
unmarried woman
whose name you
know ผูร้ ับทีเปนผู้หญงิ
อาจจะแตง่ งานแล้วหรอื
ยังโสดและผู้ส่งรจู้ ักชอื

Someone you know Dear Tom(,) Dear Tom:
well ผรู้ บั ทีผูส้ ่งรูจ้ ักดี
หรือสนทิ

3.The body ส่วนเนือความ

The body section essentially consists of the body of the letter
and may optionally include a subject line. ส่วนของเนอื หาจะประกอบ
ดว้ ยส่วนของเนอื หาหรือใจความสําคัญ และอาจจะประกอบดว้ ยหวั ข้อเรอื ง

Subject line: The subject line gives an advanced notice of what
the letter is about to the reader. It is typed one blank line below
the salutation and it is maybe placed at the left margin,
centered, or indented, depending on letter style. The word
‘Subject’ maybe used, if it is used, it is followed by a colon.

หัวข้อเรืองส่วนนีจะเปนหัวข้อทีจะแจง้ ใหท้ ราบล่วงหน้าเกยี วกับเนือความใน
จดหมายเบอื งต้นให้ผรู้ บั ไดท้ ราบวา่ จดหมายเกยี วกบั เรืองอะไร หวั ขอ้ เรอื งจะ
ถกู เขียนไวใ้ ต้คาํ ขนึ ต้นเว้นลงมา 1 บรรทดั อาจจะถกู วางไวฝ้ งซา้ ยของขอบ
กระดาษ ตรงกลางหรือเยอื ง ขึนอย่กู บั ลกั ษณะของจดหมาย หากเขยี นคาํ ว่า
Subject ไวด้ ว้ ยจาํ เปนตอ้ งใส่เครืองหมายทวิภาคหรือจุดคู่ (: ) ไว้ดว้ ย

Body of letter: The body is the meat of your letter. For block
and modified block letter formats, single space and left justify
each paragraph. Be sure to leave a blank line between each
paragraph, however, no matter the format. Be sure to also skip a
line between the salutation and the body, as well as the body
and the close.

3.The closing ส่วนปด

The closing section includes a complimentary close, and
a signature. It may also include a company signature, a term per pro,
reference, initials, an enclosure, a carbon copy and postscript. ส่วนปด
จะประกอบไปด้วยคําลงทา้ ย ลายเซน็ หรอื อาจจะรวมไปถึงตราประทับของบรษิ ัท
ลงนามโดยอํานาจเปนผแู้ ทนบรษิ ัท อา้ งองิ และสําเนา

Complimentary close: is the term inserted prior to your
signature in an email message or a formal letter. This signoff
phrase shows your respect and appreciation for the person
who is considering the request in your letter or email. When
typing the complimentary close, leave one blank line below
the body and capitalize only the first word.The complimentary
close always matches to the salutation.

The complimentary should relate
with the salutation

3.The closing ส่วนปด(ต่อ)

These are two styles presented in the table

British style American style

Salutation Complimentary Salutation Complimentary

Dear Sirs(,) Yours Ladies and Very truly
Dear sir(,) faithfully(,) Gentlemen: yours,
Dear Sirs or Your Dear sir: Yours very
Madam(,) affectionately Dear truly,
(,) Madam:
Dear Mr./ Yours Sincerely
/Mrs./Miss/Ms. respectfully(,) Dear Mr./ yours,
Parker(,) Mrs./Miss./Ms. Cordially
Yours Parker: yours,
sincerely(,) Best
Yours Dear Tom: wishes,
truly(,)
Best Gentlemen: Sincerely,
regards(,) Yours,
Yours Cheers,
cordially(,) 
Sincerely(,) Sincerely
yours(,)

The example 1 of a business letter

Starlit Super Store Letterhead
14 North Street London W1M 2FW

Tel 020 867 9095 Fax 020 867 9096

www.strlitsuperstore.com

 

Starlit Super Store Return address
14 North Street London W1M 2FW

Your ref: Reference
Our ref: NSS/nb

15 January 2020 Date

Newtown General Store Market Inside address
Lane New town Hopeshire NE7 4BC

Dear Sir, Salutation

Subject: FREEZER PACK Subject line

I have just received your Spring Offer leaflet and I am very

Body interested in your freezer packs. I am enclosing a cheque for 500$.

Will you please send me two of these packs?

Yours faithfully, Complimentary

STARLIT SUPER STORE Signature
Mayveeya Ngamchuen Per pro

Mayveeya Ngamchuen (Miss)
P.P Mayveeya Ngamchuen
Purchasing Manager

PS. It would be grateful if you could send me by the end of this week.

Postscript

The example 2 of a business letter

The example 3 of a business letter

Writing an email

for the purpose

การเขียนจดหมายอเิ ล็กทรอนกิ สเ์ พื อวตั ถุประสงค์

1. Making an enquiry

จดหมายสอบถาม

An enquiry is written when you want to ask for more information
concerning a product or service that interests you. The enquiry is
often made in response to an advertisement that you have seen in
a newspaper, a magazine or a commercial on television. When
making an enquiry to get information, you must make your enquiry
short, specific, and courteous. It should contain only the
information needed and be easy for the supplier to respond. Apart
from this, if you contact the supplier for the first time, you should
tell something about your business. For regular customer, the
enquiry may be simple and can be made by email, or fax.
Whichever method of correspondence you use, the body of an
enquiry generally has three parts:

จดหมายสอบถามจะถูกเขียนเมือเรามคี วามตอ้ งการทจี ะ
สอบถามเกียวกบั ขอ้ มูลของสินคา้ หรอื บรกิ ารตา่ งๆทีเราเห็น
อาจเหน็ จากโฆษณา หนงั สือพิมพ์ นิตยสาร เปนตน้ การเขียน
จดหมายสอบถามจดหมายควรสัน กะทัดรดั และประกอบไป
ดว้ ยข้อมูลทสี ําคญั เท่านัน ถ้าหากเปนการเขยี นจดหมาย
สอบถามครงั แรก เราควรจะบอกเกยี วกับงานของเราหรอื
ตาํ แหน่งทเี ราสังกดั ไวใ้ ห้ผูร้ บั ได้ทราบ ส่วนประกอบของ
จดหมายสอบถามจะประกอบด้วย 3 ส่วน ดงั ตอ่ ไปนี

1. Making an enquiry

จดหมายสอบถาม (ตอ่ )

The body of an enquiry generally has three parts:

1. Opening ส่วนหวั

State how you heard about the supplier and/ or what sort of
organization you are. บอกใหผ้ ู้รับทราบวา่ คุณไดร้ ับรขู้ ่าวหรือสินค้ามาจากช่อง
ทางไหนและบอกถงึ องค์กรหรอื ตาํ แหน่งทีคณุ สังกัดวา่ เกยี วกบั อะไร

2. Asking for the information สอบถามข้อมูล

State clearly what you want to get from the supplier. You may
ask for a catalogues, price lists, samples, demonstrations and details
of goods or service and so on. สอบถามข้อมลู ทีต้องการทราบใหช้ ัดเจนหรือ
อาจจะขอรายการสินคา้ ราคาและขอ้ มูลของสินค้าทเี ราต้องการทราบ

3. Closing ส่วนปด/ส่วนทา้ ย

Thanks the supplier, mention a prompt reply and indicate further
business. ส่วนนีกล่าวขอบคณุ ผู้ผลติ หรอื ผู้รับสําหรบั การตอบกลบั

The sentences used
in making a requests

Could you please …….. + (infinitive or infinitive verb) ………
Would you please …….

คณุ ช่วยกรณุ า ……..
คุณจะช่วยกรุณา……

1. Making an enquiry

จดหมายสอบถาม (ตอ่ )

The example of an enquiry letter

2. Placing an order

จดหมายสังซือสินค้า

An order is placed when you want to purchase goods or
services from a supplier. An order form is usually attached to a
catalogues to facilitate a customer. This is an example of an order
form.

จดหมายสังซอื สินคา้ จะถกู เขียนเมอื คณุ ตอ้ งการสังซอื สินคา้ หรอื บรกิ าร
แบบฟอรม์ การสังซือสินค้าจะถกู แนบมากับแคตตาลอ็ ก”

The example of an order form

2. Placing an order

จดหมายสังซือสินคา้ (ต่อ)

If an order from is not provided or if you want to make certain
points quite clear, you have to write an order letter. This type of
letter should be organized like an order form and should contain the
same information so that it will be easy for the supplier to read
and to check. To help your supplier fill the order accurately, you
should place each order item on a separate line in a tabular form.

ถ้าหากแคตตาลอ็ กไม่ไดแ้ นบหรอื ไม่มฟี อรม์ การสังซอื สินคา้ มาให้
เราจาํ เปนตอ้ งเขียนจดหมายสังซอื สินคา้ เอง รปู แบบของจดหมายและขอ้ มูล
ต้องไม่ยากซบั ซอ้ นผูผ้ ลิตสามารถเขา้ ใจไดง้ ่ายเพือทเี ราจะไดส้ ินคา้ หรอื ขอ้ มลู ที
ตอ้ งการอย่างถกู ต้อง”

The body of an order letter
usually contains three parts:

1. Opening ส่วนหวั

Refer to an advertisement or a catalogues, or to a sample, or to
a previous correspondence. บอกหรอื อ้างถึงแหลง่ หรือช่องทางทเี รารบั รเู้ กียว
กบั สินค้านันๆ

2. Giving information ส่วนใหข้ ้อมลู

Tell what produce is ordered. Any relevant information must be
included so that a supplier can fill the order correctly. บอกเกยี วกับ
สินค้าทตี ้องการสังซือ

3. Closing ส่วนปด

Remark with a friendly phrase or refer to future contact.
เขียนปดด้วยประโยคทแี สดงความเคารพและมมี ิตรภาพ เพือแสดงถึงการตดิ ตอ่
สังซือครังต่อไปในอนาคต

2. Placing an order

จดหมายสังซอื สินคา้ (ตอ่ )

The sentences used for the opening
ตวั อยา่ งประโยคทใี ชใ้ นส่วนเปดหรอื ส่วนหัว

Further to your letter of 20 December 2019.
Thank you for your quotation of 20 December 2019.
With your reference to your letter of 20 December 2019.

The sentences used in giving information
ตัวอยา่ งประโยคทใี ช้ในส่วนของการสอบถามข้อมูล

Please supply us the undermentioned goods.
I would like to place an order for titles, Cat. No.1212.
Please find enclosed our order no. 1235 for 20 cotton curtains.

The sentences used in the closing ตัวอยา่ งประโยคทใี ชใ้ นส่วนปด
We appreciate your cooperation in filling our order.
If you have any questions concerning our product, please do not
hesitate to contact me.

The preposition used
in an order letter.

1.On (On time: ตรงเวลา)
Ex: 5 April means the parts can be received on that specific
date จดหมายจะถึงตรงเวลาตามทีกาํ หนด

2. By (Before that time: ก่อนเวลาทีกาํ หนด)

Ex: 5 April or no later than 5 April the parts can be received
at any time but must be received by that specific date.
จดหมายจะถึงวนั ไหนกไ็ ด้แต่ห้ามเกนิ วนั ทีกําหนด

3. Within (Before the end of the month/year: กอ่ นสินสุดเดอื นหรอื ป)

2. Placing an order

จดหมายสังซอื สินคา้ (ต่อ)

The example of an order letter.

3. Making a complaint

จดหมายร้องเรยี น

A complaint is made when you want to inform the company of the
problem and get satisfaction. In order to accomplish your purpose,
your complaint letter must be respectful, polite and firm. Avoid
negative accusations or threats; these discourteous statements lessen
the best service that you could possibly receive.

จดหมายรอ้ งเรยี น โดยมกั จะเขยี นขนึ เมือเราเกดิ ความไมพ่ อใจกบั สินค้าหรือ
การบริการของบริษัทนันๆ และต้องการใหท้ างเจา้ ของสินคา้ หรือบริษัทนันๆ
แสดงความรับผดิ ชอบหรือบอกกล่าววิธีการแก้ปญหาให้เราเพือเกิดความเพิง
พอใจทีสุด จดหมายร้องเรยี นตอ้ งสุภาพ เคารพและหลกี เลยี งการใช้ถอ้ ยคํา
ทางด้านลบ”

The opening part
สว่ นหัวหรอส่วนเปด

Store name and location
Your account number
Relevant dates, such as when you bought goods or services and when
the problem began
Names of sellers, customer service representatives, or managers with
whom you’ve addressed the issue previously
Serial and model numbers Copies of receipts, invoices, and warranties
Copies of previous correspondence, such as emails, chat logs, or letters
Your contact information

3. Making a complaint

จดหมายรอ้ งเรยี น (ต่อ)

The body part
ส่วนเนือความ

In the body of the letter, the opening sentence should identify
your specific complaint. Next, outline what actions you have already
taken to resolve it and how you expect the company to address the
issue. Use a simple, professional, complimentary close, such as
sincerely or Regards.

ส่วนของเนือความ ประโยคแรกควรจะพูดถึงเรอื งทเี ราตอ้ งการจะรอ้ งเรียนให้
เจาะจง บรรทดั ถัดมาอาจจะบอกถึงความคาดหวังของเราทีตอ้ งการใหบ้ รษิ ัทแก้
ปญหา ควรใชภ้ าษาทีเขา้ ใจง่ายและคํานึงถึงความสุภาพของถอ้ ยคําเสมอ

3. Making a complaint

จดหมายรอ้ งเรียน (ต่อ)

The example 1 of a complaint letter

555 Five Boulevard Austin, TX 73301
March 20, 2019

Mr. Bob Howard General Manager Products and More
717 Seven Street New York, NY 10012
 
Dear Mr. Howard:

 Re: Account Number 1884434
 

I am writing to express my dissatisfaction with the Model X tea
kettle that I bought on February 28, 2019, at your store located at 1616
Sixteen Avenue. Though the kettle looks fine, it leaks when filled with
water. When I attempted to return it to the store on March 2, 2019, the
employee on duty, George Burns, told me that he would not accept the
item because he didn’t see any damage. To resolve the issue, I would
like you to refund the full amount that I paid ($29.86, including tax) to
my Frequent Customer account. I am enclosing a copy of the original
receipt.

 I look forward to your reply. Please contact me at the address
above or by telephone at (555) 555-5555 within the next two weeks.
 
Sincerely,
Jason Brooks

3. Making a complaint

จดหมายร้องเรียน (ต่อ)

The example 2 of a complaint letter

VOCABULARY LISTS

In English correspondence

Vocabulary lists in the business correspondence

Word Part of speech Meaning

Attachment Noun Extra document or image that
is added to an email
Block format Noun -เอกสารหรือรูปภาพที่ถกู แนบไว้
ในอีเมล์
Body Noun Most common business letter
Confidential, Personal Adjective format, single spaced, all
Direct mail, Junk mail paragraphs begin at the left
Noun margin.
Enclosure Noun -รูปแบบของจดหมายทว่ั ไปท่ีใช้
ในการเขียนจดหมายทางอีเมล์
เร่ิมด้วยการเขียนชิดฝั่งซ้าย
The content of the letter;
between the salutation and
signature
-เนือ้ หาของจดหมายท่ีอยรู่ ะหวา่ ง
คาขนึ ้ ต้นกบั ลายเซ็น
Private
-สว่ นตวั
Marketing letters addressed to
a large audience
-อีเมล์โดยตรง, อีเมล์ขยะ
Extra document or image
included with a letter

Word Part of speech Meaning

Formal Adjective -เอกสารหรือรูปภาพที่มีขนาด
Informal Adjective ใหญ่ที่ถกู รวมไว้กบั จดหมาย
Format Uses set formatting and
Heading Noun business language, opposite
Inside address Noun of casual
Letterhead Noun -เป็ นทางการ
Noun Casual
-ไมเ่ ป็นทางการ
The set up or organization of a
document
-รูปแบบของเอกสารท่ีองคก์ รนนั้ ๆ
กาหนดขนึ ้ มา
A word or phrase that
indicates what the text below
will be about
-คาหรือวลีท่ีแสดงสิ่งที่ข้อความ
ด้านลา่ งพดู เก่ียวกบั อะไร

Recipient's mailing information
-ข้อมลู หรือท่ีอยขู่ องผ้รู ับ

Specialized paper with a
(company) logo or name
printed at the top
-สว่ นหวั ของจดหมายประกอบไป
ด้วยตราของบริษทั ช่ือบริษัทเป็น
ต้น

EXERCISES

BUSINESS CORRESPONDENCE

The business letter test (Post-test) Time: 25 minutes

There are two parts;
- Choosing the best answer(3 choices)
- Filling vocabulary in the blank line.

Full score: 20 points.

Part 1: 15 items, 15 points.
Direction: Chose the correct answer.

1. What is an email?
A) Email is a plain letter which is written by hand and it is only sent through a post office.
B) Email is the message distributed by electronic means among computer users in a network.
C) Email is an outworn letter which is sent from sender to only one receiver.

2. What does an email stand for?
A) Electronic mail.
B) Economic mail.
C) Eclectic mail.

3. Which of the following is not the part of an email structure?
A) Subject line, Salutation.
B) Salutation, Complimentary.
C) Conclusion, The sender’s attached picture.

4. In writing an email, what does the heading contain with?
A) Letterhead, Return address, date.
B) Letterhead, Date, Time.
C) Letterhead, Salutation, Opening sentence.

5. The salutation should relate with an inside address so which of the following is correct?
A) Use Dear Sir (,) with a single or married woman that you do not know her name.
B) Use Dear Miss Parker (,) with unmarried woman that you know her name.
C) Use Dear Gentleman (,) with someone you know his name well.

6. The complimentary should relate with the salutation so which of the following is incorrect?
A) Dear Sirs (,)/ Yours faithfully
B) Dear Tom (,)/ Best wishes(,)
C) Dear Madam (,)/ Love(,)

7. When is an enquiry letter written?
A) It is written when you want to ask for more information about a product or service.
B) It is written when you want to complaint about a product or service of that company.
C) It is written when you want to place an order about goods or service which you are interested
in.

8. Which of the following sentence is used in the opening part in an order letter?
A) Further to your letter of 22 January 2020.
B) I would like to place an order for tiles, Cat No. 1212.
C) I look forward to receiving your shipment.

9. Which of the following sentence is used in the giving information part in an order letter?
A) We appreciate your cooperation in filling our order.
B) I am writing to order 10 plastic bags Ref. No. 020106.
C) We would like to thanks for allowing us a discount.

10. Which of the following is correct about preposition used in an order letter?
A) On 5 May means the recipient can receive the letter at any time.
B) By 5 May means the recipient can receive the letter on specific date.
C) Within 5 May means the recipient can receive at any time, but he/she must receive before
the month ends.

11. When is a complaint letter written?
A) Complaint letter is made when you want to inform the company of the problem and get
satisfaction.
B) Complaint letter is written when you want to ask more information which you want to know
about it.
C) Complaint letter is written when you want to ask for the goods or services which you are
interested in.

12. When you write a complaint letter, what should you always keep in mind?
A) The right information/ the right form.
B) Spelling/ Grammar structure.
C) Politeness of writing

13. Which of the following has a similar meaning as the word “Attachment”?
A) Accompany.
B) Provide.
C) Stand for.

14. Which of the following has a similar meaning as the word “Confidential”?
A) Informal.
B) Inside company.
C) Private.

15. Which one of the following items has the same meaning as Your sincerely (,)?
A) Best wishes (,)
B) Your faithfully (,)
C) Love (,)

Part 2: 5 items, 5 points

Direction: Choose the correct provided word from the table as below to fill in the
blank.

Salutation letterhead Complimentary Return address Body/text

Business Letter Exercise

1002 Mark Lane
Chatsworth, CA 91311

December 3, 2005

Mr. Michael Imchin
10027 Lark Lane
Chatsworth, CA 91311
Dear Ms. Imchin:
My name is Raquel Rose and I am writing you this letter to address the trash that is cluttering the
streets in the city of Chatsworth. The streets that I am concerned about are Desoto and Devonshire.

LlIllunderstand that you the manager of Chatsworth’s Clean Streets Project and I felt that it was

important that I address my concerns to you. I know that the city cut your budget in half last August
and that this has put a strain on your budget? It must be impossible to cover all the streets in
Chatsworth with half a staff. I am asking that you concentrate on the street mentioned above
because these are the streets that are the heaviest with traffic. Many peoples that live outside of
Chatsworth drive this streets every day to get to work. I am afraid that they are getting a bad
impression of what Chatsworth really looks like.

Sincerely,

R. Rose