คู่มือการใช้งานระบบ E-Document

คมู่ ือการใช้งานระบบ
E – Document

18/03/2020

หวั ข้อการนาเสนอ

1. วตั ถุประสงค์
2. ข้นั ตอนการปฏิบตั ิงาน
3. สิทธ์ิในการเขา้ ใชโ้ ปรแกรม
4. การเขา้ ใชโ้ ปรแกรม
5. โอกาสในการพฒั นาต่อ

1. วตั ถุประสงค์

1. งา่ ยตอ่ การคน้ หาเอกสาร เรยี กดใู นระบบได ้
2. เอกสารมคี วาม Update อยเู่ สมอ
3. ลดเวลาในการแจกจา่ ยเอกสารจากสว่ นกลาง
4. ลดการใชก้ ระดาษ (paperless) ตอบสนองนโยบายมาตรฐาน ISO 14001 :
2015 และนโยบายของบรษิ ัท Green initiative
5. ลดพนื้ ทใี่ นการจัดเก็บเอกสาร

2. ข้นั ตอนการปฏิบตั งิ าน หน่วยงานผ้จู ดั ทา หน่วยงาน DCC (แบบเก่า) หน่วยงาน DCC (แบบใหม่)

Start ส่งไฟล์ต้นฉบบั DCC set format
ให้ DCC

Y ตรวจสอบความถูกต้อง พมิ พ์เอกสารส่งให้
หน่วยงาน Approve
N
แก้ไขให้ถูกต้อง
Scan เพม่ิ ลายนา้
scan เอกสารทม่ี ี ลายเซ็น
Approve Upload ขนึ้ ระบบ
E-DOC
พมิ พ์เอกสารตามจานวน
หน่วยงานทถ่ี ือครอง

stamp ลายนา้

แจกเอกสารตาม
หน่วยงานทถ่ี อื ครอง

End

3. สิทธ์ิในการเข้าใช้โปรแกรม

สิทธ์ิการใช้โปรแกรม แบ่งออกเป็ น 2 ส่วน คอื

1. Admin : หน่วยงาน DCC เป็ นผู้ดูแล สามารถใช้งานได้ ดงั นี้

1. Upload เอกสารเขา้ ระบบ ( เป็นเอกสารท่ีมีลายน้าและเป็นเอกสาร PDF File เท่าน้นั )

2. Update version เอกสาร ซ่ึงจะมี notification ไปทาง E-mail ของผถู้ ือครองเอกสาร

3. แกไ้ ขขอ้ มลู เอกสาร เช่น ช่ือเอกสาร, จานวนหนา้

4. ลบเอกสาร 2. User : ทุกหน่วยงาน
5. เรียกดูเอกสาร สามารถคน้ หาเอกสารไดโ้ ดยใช้ Filter เลือกขอ้ มูล

6. สามารถเปิ ด File เอกสารอ่านไดเ้ พียงอยา่ งเดียว ไม่สามารถพิมพไ์ ด้

**พิมพเ์ อกสารไดโ้ ดยมีลายน้ากากบั ดงั น้ี “Check system for latest Version, Invalid after printing”**
7. แสดงเอกสารที่ครบกาหนดทบทวน ( 30 วนั ก่อนวนั ครบกาหนด )

4. การเข้าใช้โปรแกรม 1. เข้าเวบ็ ไซต์ http://172.16.2.10/websji/ เพอื่ เข้าสู่ Web SJI

1

2
2

2. คลกิ เข้าไปท่ี E-Doc : Document Management

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ)

3. การเข้าใช้ในคร้ังแรกต้องทาการ Register ก่อน

3

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ)

4

4. ข้นั ตอนการลงทะเบียนการใช้ระบบ
หลงั จากกดป่ ุม Register
1. กรอกขอ้ มูล ช่ือ User โดยใส่ชื่อยอ่ หน่วยงาน
2. เลือก Plant (SRI, PT, BKK)
3. เลือกหน่วยงาน
4. กรอก E-mail (ใชไ้ ดเ้ ฉพาะ E-mail SJI เท่าน้นั )
5. กาหนดรหสั ผา่ น (โดยกาหนดตวั เลข 3 หลกั )
6. ยนื ยนั รหสั ผา่ น
7. กดป่ ุมลงทะเบียน

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ)

5. กดป่ มุ Login เพอ่ื เข้าสู่ระบบ
5

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ)

6

6. ข้นั ตอนการ Login เพอื่ เข้าสู่ระบบ
1. เลือก User (เลือกช่ือยอ่ หน่วยงาน)
2. ใส่ Password (ท่ีไดก้ าหนดในขอ้ 4 การ Register)
3. กด Login เพ่ือเขา้ สู่ระบบ

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ) 7. หน้าจอแสดงผลเมื่อกดเลอื ก My Document
1. หนา้ จอแสดงรายชื่อเอกสารในหน่วยงานและเอกสารท่ี
7 หน่วยงานถือครอง ในกรณีช่ือเอกสารเป็นตวั หนงั สือสีแดง
หมายความวา่ เอกสารครบกาหนดทบทวน
2. User สามารถกดเขา้ ดูเอกสารไดท้ ี่หมายเลขเอกสารที่
ตอ้ งการดู โดยไม่สามารถแกไ้ ขใดๆได้
3. User สามารถคน้ หาเอกสารโดยคลิกท่ีช่องคน้ หา พิมพช์ ่ือ
เอกสารท่ีตอ้ งการคน้ หา เช่น SPI-R&D 007

4. การเข้าใช้โปรแกรม (ต่อ)

8. หน้าจอแสดงผลเมื่อกดเลอื ก Remind
หนา้ จอจะแสดงเอกสารที่ครบกาหนดทบทวนในหน่วยงาน
ท้งั หมด

8

5. โอกาสในการพฒั นาต่อ

1. Gen barcode รายช่ือเอกสาร สาหรับการคน้ หาเอกสารโดยใช้ barcode
2. เมื่อครบกาหนดทบทวนเอกสาร ทาการแจง้ เตือนทาง mail ไปยงั

หน่วยงานผจู้ ดั ทาเอกสาร

Thank You