ใบความรู้ 1 รู้จักกับโปรแกรม Microsoft Excel 2010

ใบความรู้ที่ 1
เรื่อง ร้จู ักกับโปรแกรม Microsoft Excel 2010

บทนา

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหน่ึง ท่ีจัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม Microsoft
Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคานวณเก่ียวกับตัวเลข และการทาบัญชี การทางานของโปรแกรม Excel ใช้ตาราง
ตามแนวนอน (rows) และแนวตงั้ (columns) เป็นหลกั ซงึ่ เราเรยี กโปรแกรมในลกั ษณะนี้ว่าเปน็ Spread Sheet

บางคนใช้โปรแกรม MS Excel สาหรับการพิมพ์ตาราง การพิมพ์รายการส่ิงของต่าง ๆ ที่มีการรวมเงิน
หรือตวั เลข หรือมีการคานวณอย่างงา่ ย บางคนใช้โปรแกรมนี้ เพ่ือวิเคราะห์แบบสอบถาม หาค่าเฉลี่ย และค่าสถิติ
ต่าง ๆ เปน็ ตน้

โปรแกรม Excel มีความสามารถหลัก 3 ด้านด้วยกัน คือ การคานวณ การสร้างแผนภูมิ และด้าน
ฐานข้อมูล

Excel 2010 เป็นรุ่น 14 (Version 14) แตกต่างไปจากรุ่น Excel 2003 ในเรื่องรูปแบบ โดยเฉพาะ
ปรับเปล่ียนหน้าจอ จากการใช้เมนูชนิด Drop down เป็นการใช้ริบบ้ิน (Ribbon) คาส่ังต่าง ๆ จะจัดอยู่บนแถบ
ริบบ้ิน แทนการใช้เมนแู บบเกา่

หลกั การของโปรแกรม Excel

ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์
ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละ
แผ่นงาน จะแบ่งออกเปน็ ตาราง ซึง่ ประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซ่ึงเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วน
ตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหน่ึง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี
คอลัมน์ท้ังหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงช่ือตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ต้ังแต่ A จนถึง Z และ ต่อ
ด้วย AA จนถึงAZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหน่ึง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับ
หนว่ ยความจาทม่ี ีอย่ใู นเครื่องคอมพวิ เตอรเ์ ครื่องนั้น ๆ

ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่อง เช่นพิมพ์
ขอ้ ความ พิมพ์ตวั เลข เปน็ ตน้ เมอ่ื เวลาจะอ้างองิ ถึงขอ้ มูล เรากอ็ ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว
เชน่ B4 หมายถงึ ช่องตารางทีต่ รงกบั คอลมั น์ B และ แถวที่ 4 ดงั ภาพ

รู ป แ บ บ ข อ ง ช่ อ ง ต า ร า ง ( Cell) จ ะ เ ป็ น ตั ว ก า ห น ด รู ป แ บ บ ข อ ง ข้ อ มู ล ท่ี อ ยู่ ใ น Cell
นั้น ๆ เช่น ถา้ เราตอ้ งการเปลย่ี นขนาดตัวอักษร เปลี่ยนสีตัวอักษร เปลี่ยน font ตัวอักษรของข้อความ เราจะต้อง
คลิกเลือก Cell ที่ข้อความนั้นอยู่ จากน้ันจึงกาหนดลักษณะได้ ถ้าเป็นตัวเลข ก็ทานองเดียวกัน คือ เราจะ
คลกิ Cell นนั้ ๆ ก่อน แล้วจึงกาหนดคุณลักษณะ หรือ property เช่น ให้มีทศนิยมกี่ตาแหน่ง เป็นต้น หรือแม้แต่
การกาหนดสีพื้น เส้นกรอบ ต่าง ๆ เหล่าน้ี ก็ไปกาหนดท่ี คุณลักษณะของเซลล์ หรือ Cell property ตัวอย่าง
ข้างลา่ งนี้ เป็นการเปลี่ยนขนาดและ ชนดิ ตัวอกั ษร (font) ของข้อความ ใน เซลล์ B2

มีอะไรใหม่ใน Microsoft Excel 2010
1. สรา้ งแผนภมู ขิ อ้ มลู ไว้ในเซลล์เดียว

ด้วยเส้นแบบประกายไฟ ซ่ึงเป็นคุณลักษณะใหม่ใน Excel 2010 ทาให้สามารถสร้าง แผนภูมิเล็กๆ
ไว้ในเซลล์เพียงเซลล์เดียวได้ เพ่ือให้สามารถค้นพบรูปแบบในข้อมูลของเราได้อย่างรวดเร็ว ซ่ึงเป็นวิธีที่ง่าย และ
รวดเร็วในการเนน้ แนวโนม้ ขอ้ มลู สาคัญๆ เช่น การเพ่ิมข้นึ หรอื ลดลงตามชว่ งเวลา

2. มุ่งเข้าหาจุดข้อมูลท่ีถูกต้องอยา่ งรวดเรว็
ใน Excel 2010 มีการปรับปรุงตัวกรองแบบใหม่ที่น่าสนใจ ด้วยคุณลักษณะตัวแบ่งส่วนข้อมูลช่วยให้

แสดงข้อมูลได้หลากหลาย ด้วยมุมมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบ่งส่วน และกรองข้อมูลแบบได
นามิกเพ่ือแสดงข้อมูลได้ตรงตามท่ีต้องการ ด้วยตัวกรองการค้นหาใหม่นี้ จะใช้เวลาน้อยลงในการกล่ันกรองชุด
ข้อมูลขนาดใหญ่ในตาราง และในมุมมอง PivotChart และ PivotTable และมีเวลาเพ่ิมข้ึนสาหรับการวิเคราะห์
ขอ้ มูล

3. เขา้ ถงึ กระดาษคานวณของคุณไดจ้ ากทกุ ท่ี
เราสามารถเข้าถึง Workbook หรือกระดาษทาการผ่านระบบออนไลน์ได้ โดยสามารถดู และแก้ไข ได้

จากทุกแห่งโดยใช้คอมพิวเตอร์เคร่ืองใดก็ได้หรือใช้โทรศัพท์ท่ีใช้ Windows ด้วย Excel 2010 โดยจะได้รับ
ประโยชน์จากการใชง้ านกระดาษคานวณทดี่ ีทสี่ ุดระหวา่ งหลากหลายอปุ กรณ์ และต่างสถานที่ เชน่

- Microsoft Excel Web App แก้ไขสมุดงานในเว็บเบราว์เซอร์ได้ เม่ือเราไม่อยู่ที่สานักงาน บ้าน
หรอื โรงเรยี น โดยไม่พลาดการทางาน

- Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเนนิ การได้ทันทีเม่ือจาเปน็ ด้วย Excel รุน่ สาหรับ
โทรศัพทเ์ คลอื่ นที่ ซ่ึงทางานผ่านสมารท์ โฟนได้

4. เช่อื มต่อ แบง่ ปัน และทางานร่วมกนั
การสร้างเอกสารร่วมกันโดยใช้ Microsoft Excel Web App ทาใหส้ ามารถแก้ไขกระดาษทาการหรือ

ตารางคานวณเดียวกนั กับผอู้ ่ืนไปพร้อมๆ กันได้จากคนละตาแหนง่ ท่ีต้งั สามารถเหน็ ได้ว่าใครกาลังทางานบน
Workbook พรอ้ มกนั กับเรา ทั้งยงั มองเห็นการเปลย่ี นแปลงท่ผี ้อู ื่นกระทาไดใ้ นทันที และด้วยจานวนผ้แู ก้ไขใน
สมุดงานที่แสดงอย่บู นแถบสถานะ ทาใหเ้ ราทราบว่ามีใครอีกบา้ งท่ีกาลังแกไ้ ขสมุดงานพร้อมกันกบั เรา

5. เพ่ิมความซับซ้อนให้กับงานนาเสนอข้อมลู
การจัดรูปแบบตามเง่ือนไขใน Excel 2010 ให้เราสามารถควบคุมลักษณะ และไอคอนได้มากข้ึน มี

แถบข้อมลู ที่ปรับปรงุ ใหม่ และความสามารถในการเน้นรายการทต่ี อ้ งการด้วยการคลิกเพียงไม่ก่ีคร้ัง สามารถแสดง
แถบข้อมูลสาหรบั คา่ ลบเพ่อื แสดงภาพข้อมลู ได้อย่างถูกตอ้ งแม่นยาย่ิงขนึ้ ด้วย

6. ใช้ประโยชนจ์ าก PivotChart ทเ่ี ป็นแบบโต้ตอบและไดนามิกมากข้นึ
ด้วยความสามารถในการแสดงมุมมองข้อมูลที่หลากหลาย ทาให้รวบรวมรายละเอียดได้อย่างรวดเร็ว

โดยตรงใน PivotChart โดยไม่ข้ึนกับมุมมอง PivotTable เพื่อวิเคราะห์และจับภาพท่ีโดดเด่นท่ีสุดของตัวเลขท่ี
ตอ้ งการ

7. ทางานต่างๆ ไดร้ วดเร็ว และง่ายขนึ้
ใน Excel 2010 มีมุมมอง Microsoft Office Backstage เข้ามาแทนที่เมนูแฟ้มแบบเดิม เพื่อให้

สามารถบนั ทึก ใช้งานร่วมกนั พิมพ์ และแบง่ ปันกระดาษทาการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่คร้ัง และด้วย Ribbon ที่
พัฒนาขึ้น สามารถเข้าถึงคาสั่งได้เร็วย่ิงข้ึน โดยการกาหนดแท็บเองหรือสร้างแท็บของเราเอง เพื่อปรับแต่งการใช้
งานใหเ้ หมาะกบั ลกั ษณะการทางานของแตล่ ะคนได้

8. ใช้ประโยชน์จากความสามารถที่สูงข้ึนในการสร้างกระดาษคานวณท่ีมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมาก
ยง่ิ ขนึ้

ด้วยคุณประโยชน์สาหรับผู้ใช้งานข้ันสูง และนักวิเคราะห์ ด้วย Excel 2010 รุ่น 64 บิต จะสามารถ
วิเคราะห์ขอ้ มูลจานวนมหาศาลไดง้ ่ายขึ้นอย่างไม่เคยเป็นมาก่อน วิเคราะห์ชุดข้อมูลที่ซับซ้อนและมีขนาดใหญ่กว่า
ขีดจากดั 2 กิกะไบตข์ อง Excel รุน่ กอ่ นหน้า

9. ประกาศและใช้งานรว่ มกันผ่าน Excel Services
การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาให้ผู้ใช้ด้านธุรกิจสามารถใช้งานการ

วิเคราะห์และผลลัพธ์ร่วมกันท่ัวทั้งองค์กรได้โดยการประกาศกระดาษคานวณลงในเว็บ สร้างแดชบอร์ดข่าวกรอง
ธุรกิจและใช้งานข้อมูลทางธุรกิจท่ีสาคัญร่วมกันกับผู้ร่วมงาน ลูกค้า และคู่ค้าทางธุรกิจได้กว้างขวางขึ้นภายใต้
สภาพแวดลอ้ มทม่ี ีการพัฒนาดา้ นความปลอดภัย