การจัดการประชุม

การจัดการประชุม

ประเภทการ การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ เน้นชี้แจงหรืออธิบายรายละเอียด
จั ด ป ร ะ ชุ ม คำสั่ง นโยบาย ความก้าวหน้าของการปฏิบัติ

การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น เน้นเปิดรับฟังข้อคิดเห็นของ
ผู้เข้าร่วมการประชุมเพื่ อนำไปพิจารณาตัดสินใจสู่ข้อยุติต่างๆ
ต่อไป
การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน เน้นอภิปรายเพื่อหาข้อ
ตกลงเรื่องใดเรื่องหนึ่ งร่วมกันโดยเรื่องนั้นเกี่ยวเนื่ องกับผล
ประโยชน์ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย
การประชุมเพื่อหาข้อยุติ เน้นอภิปราย แสดงความคิดเห็น เพื่อ
หาข้อยุติหรือวิธีแก้ไขปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

บทบาทของผู้เข้าร่วมประชุม

การจัดการประชุมประกอบด้วยบทบาทของผู้เข้าร่วมการประชุม 3 แบบ

ประธาน เลขานุการ ผู้เข้าร่วมการประชุม

ทำหน้าที่คิด วางแผน และ เป็นผู้ช่วยที่คอยสนับสนุน เป็นอีกหนึ่งคนสำคัญที่ช่วย
ดำเนินการประชุมทั้งหมด เพื่อ ประธานให้วางแผนและดำเนิน ให้การประชุมขับเคลื่ อนเเละ
การจัดประชุมได้อย่างราบรื่น บรรลุวัตถุประสงค์ได้ตามที่
ให้การประชุมบรรลุ และมีประสิทธิภาพ รวมทั้งคอย
วัตถุประสงค์ เก็บรายละเอียดการประชุมทุก ตั้งใจ

อย่างให้ครบถ้วน

งานในหน้าที่เลขานุการเกี่ยวกับการจัดการประชุม
สามารถแบ่งงหน้าที่ได้ 3 ขั้นตอน

1. ขั้นปฏิบัติก่อนการประชุม 2. ขั้นปฏิบัติระหว่างประชุม 3. ขั้นปฏิบัติหลังการประชุม

หน้าที่ของเลขานุการในการจัดการประชุม

ขั้นตอนปฏิบัติก่อนการประชุม

1.จัดทำระเบียบวาระการประชุม 2.จัดทำบันทึก หรือจดหมายเชิญประชุม 3.เตรียมเอกสารประกอบการประชุม

ประธานเป็นผู้กำหนดหัวข้อระเบียบวาระที่ เมื่อทราบรายละเอียดหัวข้อการประชุม เลขานุการจะต้องเตรียมเอกสารที่
ประชุม ซึ่ง ระเบียบวาระการประชุม หมายถึง และจัดทำวาระการประชุมเรียบร้อยแล้ว
ลำดับหัวข้อหรือเรื่องสนการประชุม เลขานุการจะต้องทำจดหมายเชิญประชุม ดกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องที่จะต้อง
โยระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุม
ประชุมตามวาระการประชุมให้ผู้บริหาร

ให้เรียบร้อย และเตรียมเอกสารที่

เกี่ยวข้องกับการประชุมไว้ให้พร้อม

4.จัดเตรียมทะเบียนรายชื่อผู้มาประชุม 5.จัดเตรียมสื่อ โสต

เลขานุการต้องจัดทำทะเบียนรายชื่อผู้มา จัดเตรียมอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดการ
ประชุม ให้ผู้มาประชุมเซ็นชื่อเข้าประชุม ประชุมให้พร้อมสำหรับการใช้งาน ได้แก่
เพื่อทำให้ทราบว่ามีผู้มาประชุม หรือไม่มา เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องฉายภาพ
ประชุม หรือมีผู้เข้าประชุมแทน หรือมีผู้ เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ เครื่องเสียง
เข้าร่มประชุมเท่าใด เพื่อเป็นหลักฐานการ ไมโครโฟน เป็นต้น
มาประชุม หรือไม่มาประชุม และนำไป
บันทึกไว้ในรายงานการประชุม

ขั้นตอนการปฏิบัติก่อนการประชุม

6.จัดเตรียมวัสดุและเครื่องเขียนที่ใช้ใน 7.จัดเตรียมอาหารว่าง เครื่องดื่ม และอาหาร 8.การขอคำยืนยันจากผู้มีรายชื่อร่วมประชุม
การประชุม เที่ยงสำหรับผู้มาประชุม
ก่อนถึงกำหนดวันประชุมอย่างน้อย 2 วัน เลขานุการ
ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ แฟ้ม เลขานุการจะต้องจัดเตรียมอาหารให้เพียง
เอกสาร ป้ายชื่อ เป็นต้น พอกับจำนวนผู้มาประชุม และเหมาะสมกับ จะต้องแจ้งขอคำยืนยันจากผู้มีรายชื่อว่า จะมา
เวลา
ประชุมได้หรือไม่ ถ้าจำนวนผู้เข้าประชุมไม่ครบ องค์

ประชุมต้องแจ้งให้ประธานทราบ เพื่อพิจารณาการ

ประชุม หรืองดการประชุม

9.การจัดเตรียมยานพาหนะ 10.การเตรียมสถานที่ประชุม

ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องอำนวยความ เลขานุการจะต้องเตรียมสถานที่สำหรับจัดการ
สะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุม อาจจัดพาหนะ
ให้บริการรับ-ส่ง ตามความสะดวก ประชุมให้เรียบร้อยก่อนการประชุม โดยจะต้อง

พิจารณาถึงลักษณะของห้องประชุม จำนวนผู้เข้า
ร่วมประชุม ประเภทของการประชุม ความต้องการ
ของวิทยากรหรือผู้บรรยาย ซึ่งมีรูปแบบของการ

จัดการประชุมได้ดังนี้

การจัดรูปแบบการประชุมจะมีด้วย
กัน 6 เเบบ

ขั้นปฏิบัติระหว่างประชุม

ในระหว่างการประชุมเลขานุการมีหน้าที่ดังนี้

1. ให้การต้อนรับและอำนวยความสะดวก 5.ในกรณีที่ต้องการขอเสียงของมติของที่ 7.ในกรณีที่ประธานและรองประธานไม่มา
ในการลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมประชุม ประชุมเลขานุการอาจช่วยนับคะแนนเสียง ร่วมประชุมเลขานุการจะเป็นผู้ดำเนินการ
หรือแจกบัตรลงคะแนนหรืออาจจัดผู้ช่วย เปิดประชุมและดำเนินการให้ที่ประชุมเลือก
2. ตรวจนับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อแจ้ง หรือเจ้าหน้าที่ชาวยอำนวยคึวามสะดวกใน ประธานชั่วคราวเพื่อทำหน้าที่เป็นประธานใน
ให้ประธานทราบว่าครบองค์ประชุมหรือไม่ ระหว่างการประชุม ที่ประชุมแทน
ก่อนการเปิดประชุม
6.อ่านสรุปสาระสำคัญของหัวข้อในการ 8.ช่วยเตือนประธานในกรณีที่เห็นว่า
3.แก้ไขรายงานการประชุมตามมติของที่ ประชุมหรือข้อความที่บันทึกไว้ตามคำขอ ประธานไม่ได้แจ้งเรื่องบางเรื่องให้ที่ประชุม
ประชุม ของประธานหรือที่ประชุม ทราบ

4.จดบันทึกการประชุมและควรบันทึกงาน 10.จัดเจ้าหน้าที่เตรียมอำนวยความสะดวก 9.อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้มาประชุมเมื่อ
ประชุมด้วยเทปบันทึกเสียงเป็นหลักฐาน สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ร้องขอวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ
สำหรับการถอดบันทึกการประชุมไว้ชัดเจน
ครบถ้วนและถูกต้อง

ขั้นปฏิบัติหลังการประชุม 1.บริการผู้เข้าร่วมประชุมเมื่อเสร็จสิ้น 4.ควรจัดทำรายงานการประชุมให้เสร็จใน
การประชุม วันรุ่งขึ้นหลังจากการประชุมและเสนอ
เลขานุการจะต้องปฏิบัติดังนี้ ประธานและรับรองรายงานการประชุม

2.ตรวจดูความเรียบร้อยของห้องประชุม 5.ส่งรายงานการประชุมไปยังบุคคลที่
ก่อนออกจากห้องประชุมเพื่อป้องกันการ เกี่ยวข้องโดยเร็วเพื่อรับทราบหรือเพื่อ
หลงลืมเอกสาร ดำเนินการ หรือเพื่อถือปฏิบัติต่อไป

3.จัดทำรายงานการประชุมโดยบันทึก 6.จัดเก็บรายงานการประชุมให้เป็น
หัวข้อรายละเอียดของการประชุมและมติ ระเบียบอย่างมีระบบเพื่อให้เป็นหลักฐาน
ประชุมให้ถูกต้องทั้งนี้การจัดทำรายงาน อ้างอิงในการดำเนินงาน
การประชุมอาจจัดทำอย่างละเอียดหรือ
สรุปเฉพาสาระสำคัญก็ได้

ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานการประชุม

จัดทำโดย นางสาวนภิสา บุญชู เลขที่ 7
นางสาวนลินทิพย์ สารีบุตร เลขที่ 8
นางสาวนันทิชา วิเศษสุทธิ์ เลขที่ 9
นางสาวอทิติยา เขียวคง เลขที่ 16
ปวช.2 แผนกการเลขานุการ