Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PINANG
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH JABATAN

BIL. 3/2021

TARIKH : 29 OKTOBER 2021

MASA : 3.00 PETANG

TEMPAT : BILIK MESYUARAT
PERPUSTAKAAN NEGERI SEBERANG JAYA

SENARAI KEHADIRAN

Puan Sharimah Binti Salleh - Pengerusi
Pengarah
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Encik Syariful Nahar Bin Mat Saad
Pustakawan
Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Norlina Binti Haji Ahmad
Pustakawan
Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi

Puan Azizah Binti Zainon
Pustakawan
Bahagian Perancangan dan Pembangunan

Puan Nor Hayati Binti Yusof
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Perkhidmatan dan Perpustakaan Maklumat
Unit Gerakan Literasi

Puan Azariah Binti Ahmad
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi

Encik Ahmad Zaini Effandy Bin Mat Yusop
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Rangkaian Perpustakaan - Daerah Timur Laut

Puan Hazrawaty Binti Mustapha
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Perkhidmatan dan Perpustakaan Maklumat
Unit Perkhidmatan Perpustakaan

1

Puan Asmah Binti Ahmad
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan
Bahagian Teknologi Maklumat

Puan Sabrina Binti Abd. Rashid
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi
Unit Pendokumentasian dan Teknikal

Puan Noor Najihah Binti Harun
Penolong Akauntan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan

Cik Ummil Khairiah Binti Azhar
Penolong Pustakawan
Bahagian Perkhidmatan dan Perpustakaan Maklumat
Unit Gerakan Literasi

Puan Kalavehni A/P Mogan
Penolong Pustakawan
Bahagian Perkhidmatan dan Perpustakaan Maklumat
Unit Perkhidmatan Perpustakaan

Puan Nurul Hidayah Binti Yusof
Penolong Akauntan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan

Encik Johari Bin Salleh
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Bahagian Teknologi Maklumat

Encik Hairul Fikri Bin Omar
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Bahagian Teknologi Maklumat

Encik Muhammad Hanafi Bin Ibrahim
Penolong Pustakawan
Bahagian Perancangan dan Pembangunan

Puan Murniwati Binti Roslani
Penolong Pegawai Tadbir
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Pengurusan Sumber Manusia

Encik Mohammad Shamir Izad Bin Ismail
Penolong Pustakawan
Bahagian Rangkaian Perpustakaan
Daerah Barat Daya

2

Puan Manja Binti Awang
Pembantu Pustakawan Kanan
Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi
Unit Pendokumentasian Dan Teknikal

Puan Maizol Binti Abdullah
Pembantu Akauntan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan

Encik Abdul Halim Bin Mohd Yusop
Pembantu Pustakawan
Bahagian Teknologi Maklumat

Encik Mohd Fadly Bin Ismail
Juruteknik Komputer
Bahagian Teknologi Maklumat

Puan Syarifah Binti Yussof
Pembantu Pustakawan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan

Cik Norma Binti Abdullah @ Omar - Setiausaha
Penolong Pustakawan Kanan
Bahagian Khidmat Pengurusan

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

Puan Nuraisyah Hajjar Binti Ismail
Penolong Pustakawan
Bahagian Rangkaian Perpustakaan
Daerah Seberang Perai Utara

Puan Nur Fatin Adila Binti Muhamad
Penolong Pustakawan
Bahagian Rangkaian Perpustakaan
Daerah Seberang Perai Selatan

Cik Rossilawati Binti Abd. Rahim
Pembantu Pustakawan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Unit Kewangan

1. UCAPAN PENGERUSI

Pengerusi memberi salam dan mengucapkan terima kasih kepada semua ahli
jawatankuasa yang telah dapat menghadirkan diri di dalam mesyuarat yang
diadakan secara bersemuka pada kali ini.

3

Makluman

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Jabatan Bil. 2/2021
bertarikh 27hb Julai 2021 telah disahkan sebulat suara tanpa pindaan.

Makluman

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Pembelian Aset

3.1.1 Pembelian Dekorasi

Jawatankuasa dimaklumkan pembelian dekorasi moden untuk
keceriaan Perpustakaan Cawangan Balik Pulau telah dilakukan.

Makluman

3.1.2 Pembelian Kerusi

Jawatankuasa dimaklumkan pembelian kerusi baharu untuk
kegunaan pegawai yang mengalami masalah sakit belakang
akan dilakukan sebelum tahun 2021 berakhir.

Tindakan : Unit Kewangan

3.1.3 Pembelian Kenderaan Jabatan

Jawatankuasa dimaklumkan perolehan kenderaan Jabatan telah
dilakukan iaitu Van Jenama Maxus G10 (10 seater) bernilai
RM154,101.50.

Makluman

3.1.4 Pembelian Komputer

Jawatankuasa dimaklumkan cadangan pembelian komputer
tambahan untuk Perpustakaan Siber Ilmu KOMTAR dibatalkan
sebaliknya telah menyewa komputer untuk kegunaan di
perpustakaan berkenaan.

Makluman

3.1.5 Pembelian Laser Cutter dan Printer 3D

Jawatankuasa dimaklumkan pembelian Laser Cutter dan Printer

4

3D untuk kegunaan di My.Reka ditangguhkan ke tahun 2022.

Tindakan: Bahagian Teknologi
Maklumat

3.1.6 Pembelian e-News Paper

Jawatankuasa dimaklumkan Unit Perolehan Koleksi telah
membuat langganan pembelian e-News Paper bagi akhbar the
Star pada 1hb Julai 2021 dan KOSMO pada 1hb Oktober 2021
manakala pembelian tambahan e-News Paper bagi Berita
Harian, Metro, NST dan the Edge akan dilakukan pada tahun
2022.

Tindakan: Unit Perolehan Koleksi

3.1.7 Pembelian Robotik

Jawatankuasa dimaklumkan cadangan pembelian arduino /
robotik telah dibatalkan dan peruntukan tersebut digunakan
untuk membuat pembelian koleksi bahan bacaan.

Makluman

3.1.8 Peti Ais

Jawatankuasa dimaklumkan perolehan peti ais telah dilakukan
bagi kegunaan Perpustakaan Cawangan George Town,
Cawangan Jawi dan Cawangan Bertam.

Makluman

3.1.9 Peti Besi

Jawatankuasa dimaklumkan tindakan telah diambil bagi
memastikan setiap peti besi mempunyai dua unit kunci. Semua
perpustakaan desa telah diberi almari berpalang yang berkunci
untuk menyimpan komputer manakala peti besi yang besar dan
tinggi untuk Unit Kewangan belum lagi dibuat perolehan.

Tindakan: Unit Kewangan

3.2 Pertukaran Nama Perpustakaan

Jawatankuasa dimaklumkan Perbadanan telah mendapat peruntukan
dan kelulusan dari Bahagian Perancang Ekonomi Negeri (BPEN) di
bawah Projek Menukar Baharu Keseluruhan Papan Tanda Di Semua
Pusat Perkhidmatan Perpustakaan Dan Pembinaan Arca Buku Serta
Lain-Lain Kerja Berkaitan Di Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau
Pinang, Seberang Jaya. Projek ini dijangka siap pada penghujung

5

tahun 2021.

Tindakan: Bahagian Perancangan
Pembangunan

3.3 Koleksi Peta

Jawatankuasa dimaklumkan koleksi peta yang berada di Bilik Koleksi
Khas telah dibingkaikan dan pembayaran telah dilakukan oleh Unit
Kewangan.

Makluman

4. LAPORAN PERUNTUKAN BAGI PEROLEHAN ASET

4.1 Jawatankuasa dimaklumkan anggaran bajet perolehan aset bagi tahun
2021 adalah RM428,399.00. Sehingga suku tahun ketiga, jumlah
perbelanjaan sebenar pembelian aset adalah bernilai RM289,908.30.

4.2 Sebanyak RM16,049.80 telah dibelanjakan untuk pembelian Aset
Bernilai Rendah, RM14,818.00 untuk pembelian aset harta modal dan
RM154,101.50 untuk pembelian kenderaan Jabatan manakala
RM104,939.00 telah dibelanjakan untuk Sistem Pengkomputeran.

4.3 Berikut adalah jadual perbandingan perbelanjaan perolehan aset:-

ANGGARAN BELANJA ANGGARAN BELANJA
% BAJET SEBENAR
PERBELANJAAN BAJET SEBENAR %
2020 2020
Aset Bernilai 2021 2021
Rendah
Aset Harta Modal 35,000.00 16,049.80 45.86 34,000.00 32,704.00 96.19
Kenderaan
Sistem 123,000.00 14,818.00 12.05 290,000.00 206,765.67 71.30
Pengkomputeran 155,000.00 154,101.50 99.42 0.00 0.00 0.00
JUMLAH
115,399.00 104,939.00 90.94 84,750.00 78,535.40 92.67

428,399.00 289,908.30 67.67 408,750.00 318,005.07 77.80

Makluman

5. KEDUDUKAN SEMASA ASET ALIH, ASET HIDUP DAN ASET TAK
KETARA KERAJAAN

5.1 Jawatankuasa dimaklumkan bagi suku tahun ketiga, sebanyak lima (5)
jenis aset Harta Modal telah didaftarkan di dalam KEW.PA 3 dengan
nilai perolehan sebanyak RM218,241.50.

5.2 Sebanyak lima (5) unit Aset Bernilai Rendah telah didaftarkan di dalam
KEW.PA 4 dengan nilai perolehan sebanyak RM3,249.80.

6

5.3 Perbadanan juga telah membeli sebuah kenderaan Jabatan iaitu Van
Jenama Maxus G10 (10 seater) bernilai RM154,101.50.

5.4 Berikut adalah jadual Kedudukan Harta Modal, Kedudukan Aset
Bernilai Rendah dan jumlah KEW.PA yang telah dikeluarkan:-

KEDUDUKAN HARTA KEDUDUKAN ASET

TAHUN MODAL BERNILAI RENDAH
SEMASA
BIL NILAI BIL NILAI
Suku Tahun KEW.PA 3 PEROLEHAN KEW.PA 4 PEROLEHA
Pertama
Suku Tahun (RM) N (RM)
Kedua
Suku Tahun 2 32,699.00 1 398.00
Ketiga 16 12,402.00
Suku Tahun 2 22,918.00
Keempat
JUMLAH 5 218,241.50 5 3,249.80

9 273,858.50 22 16,049.80

Makluman

6. LAPORAN PEMERIKSAAN ASET ALIH, ASET HIDUP DAN ASET TAK
KETARA KERAJAAN

Jawatankuasa dimaklumkan pemeriksaan aset alih telah dilakukan oleh
pegawai pemeriksa aset secara atas talian di 20 lokasi. Hasil pemeriksaan
didapati KEW.PA 7 di semua pusat perkhidmatan yang terlibat telah
dikemaskini.

Makluman

7. LAPORAN KEDUDUKAN STOK SUKU TAHUN DAN TAHUNAN

7.1 Jawatankuasa dimaklumkan bahawa kedudukan stok di Stor Alat Tulis
PPAPP adalah di paras yang mencukupi. Bilangan stok semasa adalah
15,535 unit dengan nilai RM85,606.109. Jumlah pembelian stok adalah
1,350 unit dengan nilai RM15,004.000 dan tiada pengeluaran
direkodkan.

7

7.2 Berikut adalah Jadual Penerimaan dan Pengeluaran Stok:-

Nama Stor : Stor Alat Tulis PPAPP

Kategori Stor : Stor Utama

TAHUN SEMASA PENERIMAAN PENGELUARAN

Suku Tahun KUANTITI NILAI (RM) KUANTITI NILAI (RM)
Pertama
Suku Tahun Kedua 15,477 84,737.805 0 0
Suku Tahun Ketiga
Suku Tahun 15,477 84,737.805 4,192 19,656.725
Keempat 14,185 70,602.109 00

Makluman

8. LAPORAN PEMERIKSAAN STOK DAN VERIFIKASI STOR

Jawatankuasa dimaklumkan pemeriksaan stok dan verifikasi stor akan
diadakan pada bulan Januari 2022.

Makluman

9. HAL-HAL LAIN

9.1 Pelupusan dan Hapus Kira

Semua ahli jawatankuasa dan kakitangan Perbadanan Perpustakaan
Awam Pulau Pinang dinasihatkan agar memastikan koleksi
perpustakaan dan aset jabatan yang telah dibuat pilih buang hendaklah
dilupuskan mengikut kaedah yang telah dipersetujui di dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pemilihan, Pelupusan dan Hapus Kira. Setiap kakitangan
bertanggungjawab terhadap bahan aset di lokasi masing-masing.
Justeru, semua kakitangan dikehendaki memastikan aset di lokasi
masing-masing sentiasa berada dalam keadaan baik serta selamat
digunakan.

Tindakan: Semua Kakitangan

10. PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.00 petang dengan ucapan terima kasih
Pengerusi kepada semua yang hadir.

8

Disediakan oleh :
Norma Binti Abdullah @ Omar
Setiausaha
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Jabatan
Tarikh :
Disemak dan Diluluskan oleh :
Sharimah Binti Salleh
Pengerusi
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Jabatan
Tarikh :

9