JAWATANKUASA PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-25

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 1

JAWATANKUASA PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE- 25 SESI 2019/2020
TARIKH : 22 FEBRUARI 2020
MASA : 8.00 PAGI
TEMPAT : DEWAN SMK TAMAN INDERAWASIH

PENGERUSI : TN. HJ. RAMLI BIN AHMAD ( PENGETUA)
NAIB PENGERUSI I : USTAZ AIDI BIN ARIFFIN

NAIB PENGERUSI II : PN. NORZAKIAH BINTI HAMID

NAIB PENGERUSI III :PN. NORHANA BINTI HJ. GHAZALI

SETIAUSAHA : PN. NUR AZATUL AZWA BINTI AZIZ
PEN. SETIAUSAHA :PN. MARIANI BINTI EMBRAN

BENDAHARI : PN. PHUAH SIEW IMM

AJK SENARAI TUGAS

1. Sambutan Dan Protokol/Penyambut  Menyambut kedatangan VIP yang hadir
Tetamu :  Mengiringi dan meraikan VIP
 Meraikan kedatangan ibu bapa
 Tn Hj Ramli Bin Ahmad  Mengiringi dan meraikan VIP ke tempat jamuan
 Ustaz Aidi Bin Ariffin
 Pn. Norzakiah Binti Hamid  Menunjukkan tempat duduk kepada tetamu yang
 Pn. Norhana Binti Hj. Ghazali hadir
 Pn. Wan Basthiah Binti Abdul Rahman
 Pn. Asimah Binti Saat  Memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
 Pn. Rosnah Binti Othman  Mengiringi dan meraikan VIP ke tempat jamuan
 Pn. Anne Louisa A/P Arokasamy  Mendapatkan buku program untuk VIP
 En. Stanley Michael (YDP PIBG)
 En. Kumaran L.Kanthan

2. Jemputan VIP :  Mencadangkan VIP yang akan hadir
 Menyediakan surat jemputan
 Pn. Mariani Binti Emran (K)  Menghubungi dan menjemput VIP
 Pn. Nur Azatul Azwa Binti Aziz
 Pn. Phuah SieW Imm

3. Publisiti :  Menempah banner
 Pn. Intan Baiduri Binti Husin(K)  Menggantungkan banner di tempat yang sesuai
 Menyimpan banner
 Menghebahkan dan memaklumkan AGM di media

1

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 2

4. Penyediaan Dokumen :  Menyediakan keperluan dokumen yang perlu di
fotostat
 En. Abu Bakar Binti Zakaria (K)
 En. Affandi Bin Ab. Aziz  Menyediakan borang pendaftaran waris dan guru
 Menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan dan
5. Pendaftaran :
lebel
 Pn. Nasirah Binti Mat Isa (K)  Mengambil kehadiran waris dan guru
 Pn. Noorita Binti Pauzi  Menyerahkan & mengumpul semula borang soal
 Pn. Nooraidila Binti Saaid
selidik (e-sarana ibu bapa)
 Serahkan borang soal selidik kepada SU PIBG
 Mendapatkan buku program dan mengedarkan

kepada hadirin
 Menyerahkan senarai kehadiran kepada SU PIBG

sesi 2020/2021
 Menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani VIP
 Memastikan Buku Pelawat Sekolah ditandatangani

oleh VIP yang hadir
 Bekerjasama dengan AJK makanan untuk agihan

makanan
 Menyediakan beberapa orang pelajar untuk

membantu.(mengumpul semula borang soal selidik)

6. Jemputan Ibu bapa & Merumus Usul /  Mendapatkan surat jemputan ibu bapa daripada S/U
Cadangan Ibu bapa PIBG untuk diriso

 Pn. Nur Azatul Azwa Binti Aziz  Memastikan surat diedar kepada setiap
tingkatan/setiap pelajar

 Mengutip semula borang usul dan maklum balas
kehadiran

 Mengira jumlah kehadiran berdasarkann maklum
balas ibu bapa & memaklumkan kepada AJK Jamuan
dan AJK buku program untuk anggaran penyediaan
makanan dan buku program.

7. Bacaan Doa :  Menyediakan teks doa
 Ustaz Muhammad Faisal  Memimpin bacaan doa

2

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 3

8. Keselamatan Dan Petunjuk Arah :  Menyediakan beberapa orang pelajar untuk petunjuk
arah
 Cik Tan Mee Hiang (K)
 Pn. Goh Bee Sian  Memastikan petunjuk arah jelas dan berjalan dengan
 Pn. Quay Kuan Neo lancar

9. Persiapan Pentas dan Back Drop :  Menyediakan ”back-drop” dan hiasan pentas yang

 En. Lai Nam Chun (K) sesuai
 Pn.Sofiah Binti Husin  Memastikan kebersihan pentas
 Cik Fadhilah Binti Shafee  Memastikan dikemas kembali

10. Jamuan Ibu Bapa / VIP /Guru / Murid :  Menempah makanan ibubapa, guru dan murid yang
bertugas
 Pn. Zainon Binti Yazid (K)
 Pn. Fauziah Hanim Binti Abdul Aziz  Menempah makanan VIP
 Pn. Marlizam Binti MD Ramli  Bekerjasama dengan AJK pendaftaran untuk
 Pn. Normala Binti Ibrahim
 Pn. Muthuletchumi A/P Kalyana membuat serahan makanan
 Memastikan kebersihan sebelum dan selepas majlis
Sundram
 Pn. Raba’yah Binti Abdul Wahab
 Pn. Nor Rizan Binti Abdul Rahim
 Pn. Norsia Binti Ismail

11. Meja Hadiah / Meja  Memastikan kerusi untuk VIP disediakan ditempat
Mesyuarat /Meja Sofa VIP : yang sesuai lengkap dengan perhiasan yang sesuai

 En. Zulkiflie Bin Harun (K)  Menyedia dan menghias meja hadiah,meja
 Pn. Mardhati Binti Zuber pengacara majlis,meja mesyuarat,meja pencatat
 Pn. Emilia Binti Hamzah
 Pn. Suraiya Binti Abd Samad  Menyediakan beberapa orang pelajar untuk
membantu.

 Memastikan dikemas kembali selepas majlis

3

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 4

12. Persiapan Dewan  Memastikan dewan bersih (menghubungi pekerja
Sebelum Majlis : swasta agar membersihkan dewan sebelum majlis)

 En. Zaiman Bin Ali (K)  Mohon bantuan pekerja swasta.
 Pn. Komathy  Menyusun kerusi dengan kedudukan yang sesuai
 Pn. Chew Siew Mun
 Pn. Salwa Binti Othman untuk pergerakan tetamu
 Jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran dengan

mengambil kira kehadiran sepasang ibu bapa
 Meletakkan rostrum di tempat yang sesuai
 Menyediakan beberapa orang pelajar untuk

membantu

13. Peleraian Dewan  Memastikan kerusi disimpan semula
Selepas Majlis :  Memastikan dewan bersih selepas majlis
 Memastikan peralatan telah dikemaskan semula
 En. Khairul Nizam Bin Abdul Manaf (K)  Menyediakan beberapa orang pelajar untuk
 Pn. Mok Hei Wai
 Pn. Law Mee Peng membantu.
 Pn. Lee Leng Leng

14. Pengacara Majlis :  Mengacarakan majlis perasmian AGM (sekiranya ada
perasmi).
 En. Saiful Adli Bin Ismail (K)
 Pn. Siti Sarah Illyani Binti Basiran  Menyediakan teks ucapan dan mengacara majlis

15. Dokumentasi / Fotografi :  Memastikan mengambill gambar sewaktu majlis
berlangsung gambar yang bersesuaian untuk laporan
 Pn. Hafizah Binti Raslan (K)
 En Mohd Firdaus Bin Aziz  Menyediakan laporan /dokumentasi

16. Pencatat Ucapan dan  Mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh
Minit Mesyuarat PIBG : bahan yang diberi oleh S/U PIBG

 Pn. Nur Azatul Azwa Binti Aziz(K)  Menyerahkan minit bertaip melalui e-mail @ yang
 Pn. Mariani Binti Embran telah bertulis tangan yang mudah dibaca dan
 Pn. Nurhazwani Binti Jamil (Ucapan sempurna kepada S/U PIBG sesi 2020/2021 selepas
AGM.
Perasmi)

4

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 5

17. Pengira Undi  Mengira undian secara tepat
 Mengira undi semasa perlantikan AJK PIBG sesi
 Pn. Nur Raihan Binti Azmi (K)
 Pn. Suzana Binti Ismail 2019/2020
 Pn. Jamilah Binti Mohamad Noor
 Pn. Asrah Binti Abdul Hamid

18. Pencatat Undi  Menyediakan 2 papan putih dan 2 maker pen untuk
mencatat nama calon semasa pelantikan AJK PIBG
 Cik Chin Lee Hoon (K) sesi 2020/2021
 Pn. Vikneswary A/P Suppiah
 Pn. Romah Binti Husin  Mencatat undian
 Pn.Parveenderjit Kaur a/p Maijit Singh  Memastikan papan putih diletakkan semula di tempat

asal

19. Siaraya/Tayangan Multimedia/PA  Memastikan siaraya berfungsi dengan baik
sistem  Memastikan alatan disimpan semula selepas majlis
 Menyediakan bahan persembahan multimedia
 En. Mohd Amran Bin Wahab (K)  Memastikan keadaan sesuai untuk persembahan
 En. Muhammad Rasimi Bin
multimedia
Muhammad Yusup  Memastikan persembahan multimedia lancar semasa

AGM

20. Cenderamata dan Sijil :  Dapatkan senarai AJK daripada S/U
 Menyediakan sijil AJK sesi 2019/2020
 Pn. Nura Binti Ahmad (K)  Menyediakan cenderamata untuk VIP
 Pn. Siti Noorseriwani Binti Adris  Menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
 Pn. Rashidah Binti Sidek
cenderamata
 Menyediakan pelajar untuk membantu guru
 Memastikan peralatan dikemas kembali

5

Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung Pibg Kali Ke- 25 Sesi 2019/2020 6

21. Buku Program :  Menyediakan buku program untuk tetamu yang hadir
 Membuat salinan buku program/QR Code
 Pn. Rahmah Binti Abdullah ( K)  Dapatkan tentatif program daripada SU PIBG
 Pn. Hasliza Binti Mohd Zaferi  Menyerahkan buku program kepada bahagian AJK
 Nur Adila Binti Abdul Ab. Syukur
pendaftaran
 Dapatkan laporan kewangan daripada Bendahari

PIBG

Disemak oleh: Disahkan oleh :

…………………………………….. ……………………………………...
Pn. Norzakiah Binti Hamid Tn. Hj. Ramli Bin Ahmad
PK Hal Ehwal Murid Pengetua
SMK Taman Inderawasih SMK Taman Inderawasih

6