การจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

RADTEK

INFINITY ONE

¡ÒèѴࡺç àÍ¡ÊÒÃ
ẺÍàÔ Å¡ç ·Ã͹ԡʏ

¡ÒèѴà¡çºàÍ¡ÊÒÃẺÍàÔ Åç¡·Ã͹¡Ô ʏ

ปัจจบุ นั นี้การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสเ ป็นทีน่ ิยม
มากย่ิงข้ึน โดยในระบบจะมอี งคประกอบตางๆดงั ตอ ไปนี้

1.การจัดการขอมลู เอกสารในหนวยงาน (Document
Management) เป็นคลังจดั เกบ็ ขอมลู ที่มีความเป็น
ระเบียบเรียบรอ ย ตามโครงสรา งการจัดเกบ็ เอกสาร
ของหนวยงาน มกี ารจัดแจงสทิ ธิใ์ หก ับพนักงานใน
หนวยงานทแี่ ตกตางโดยพนักงานมีบทบาทอพั โหลด
ไฟล ดาวนโหลดไฟล คน หาไฟล เป็นตน

2. การจัดการเน้ือหาบนเว็บ (Web Content Management)
ขอ มูลบางอยางควรตอ งเผยแพรสูภ ายนอกหนวยงาน ดว ยเหตุ
นี้ ในระบบ ECM ก็เลยไดร วมการจัดการเน้ือหาบนเว็บ เพ่อื ไม
ยงุ ยากตอการเขา ถึงขอมูลในสวนที่เผยแพร

3. การจัดการขอ มลู ไฟลดิจิตอล (Digital Asset
Management) ไฟลด ิจิตอล ไมไดม ีเพียงแคไ ฟล
Word, Excel, PowerPoint แลว ก็ PDF แตวายัง
รองรับการอพั โหลดรวมทงั้ จดั การไฟลไดทกุ ชนิด

4. การทํางานดว ยกนั เป็นกลุม (Collaboration) เป็น
สวนสาํ คัญ ท่ที าํ ใหการจดั การหนวยงานมคี ุณภาพสูง
มากข้นึ เพราะในระบบ ECM มีโมดูลสําหรบั การสง ตอ
เอกสาร แนวทางการทําวงจรการทาํ งานของหนวยงาน
(Workflow) และกม็ ีการปรับปรงุ เอกสารดวยกนั

¢é¹Ñ µÍ¹¨´Ñ ¡ÒÃÃкº
Business Content Platform ËÃ×Í ECM

1. การนําเอกสารเขา ระบบ (Capture) เป็นการนําเอกสารท่ี
อยู ในรูปแบบของกระดาษหรือไฟลอ เิ ลก็ ทรอนิกส เขา ไป
ในระบบ ถา เอกสารเป็นกระดาษ จาํ เป็นตองทาํ สแกนแลว
บนั ทึกเป็น PDF แลวบันทึกเขาระบบ ถา อยากได ใหก าร
สแกน สมบูรณข้ึนควรจะใชเ ทคโนโลยี Optical Character
Recognition: OCR

2. การจัดการเอกสาร (Manage) เป็นแนวทาง
การทาํ งานกับเอกสารในระบบ ECM เชน การ
กาํ หนดรายละเอียดเพม่ิ เตมิ เกย่ี วกับเอกสาร ไม
วาจะเป็น การแสดงความเป็นเจา ของ เวอรชัน่
เอกสาร อายุขัยของเอกสาร ฯลฯ

3. การจัดเกบ็ ขอมูลเอกสาร (Store) มกี ารบริการ
คลงั เก็บขอมูลเอกสาร เป็นการบรกิ ารคนหา การ
แบงประเภทเอกสาร ระบบฐานขอ มูลเอกสาร
เป็นการเกบ็ เอกสารดิจทิ ัลเชงิ วัตถุ และ เทคโนโลยี
ส่ือจดั เกบ็ ขอ มลู เป็นโครงสรางพ้ืนฐานสาํ หรับการจัด
เก็บเอกสาร

4. การสํารองขอ มลู เอกสาร (Preserve) ระบบ
ECM กําหนดใหมกี ารแบก็ อพั ขอมูลเอกสารใน
ระยะยาวโดยใชส ่อื ชนิดตางๆ สว นมากจะจดั เก็บ
ในฮารด ดสิ ก

5. การจัดสง เอกสาร (Deliver) เป็นการดดั แปลงเอกสาร
ใหม ีความปลอดภัย แลว จึงสงเอกสาร เป็นตน วา ดัดแปลง
เอกสารใหอ ยูในแบบอยา งไฟล PDF แลว กระทาํ เขา รหสั
(Public Key Infrastructure: PKI) แลว สงใหบ คุ คลภาย
นอกหนวยงาน ฯลฯ

¨Ñ´·íÒâ´Â

¹Ò§ÊÒÇÃѪ¹Õ¾Ã ¨¹Ñ ·Ã¤ Òí
àÅ¢·Õè 9 »ÇÊ.2 

á¼¹¡¡ÒèѴ¡ÒÃÊíҹѡ§Ò¹