หน่วยที่ 7 การเขียนบันทึกและรายงานผลฯ

การบนั ทึกและรายงานผล
การปฏิบตั ิงาน

บทท่ี 7

วชิ าการเตรียมความพร้อมสู่อาชีพเลขานุการ

1

หน่วยท่ี 7
การเขยี นบนั ทกึ และรายงานผลการปฏบิ ตั ิงาน

การที่มนุษยจ์ ะใชเ้ ฉพาะวธิ ีการจดจาเรื่องราวตา่ ง ๆ ท่ีเป็ นความรู้ เพ่ือท่ีจะนาไปใชใ้ หเ้ กิดประโยชน์
ตอ่ ตนเองและสังคมยอ่ มไมส่ ามารถกระทาได้ โดยวธิ ีการที่นิยมใชก้ นั มาต้งั แต่สมยั โบราณจนถึงปัจจุบนั คือ
การบนั ทึก ความสาคญั ของการเขียนบนั ทึกจึงเป็นการเขียนเพื่อติดต่อส่ือสารภายในหน่วยงาน ใหเ้ กิดความ
เขา้ ใจตรงกนั และปฏิบตั ิงานไดถ้ ูกตอ้ งอีกดว้ ย

ความหมายของบันทกึ
บนั ทึก หมายถึง ขอ้ ความจดยอ่ ๆ เพื่อช่วยความจา หรือเพื่อเป็นหลกั ฐาน (ราชบณั ฑิตยสถาน

2542 : 465) แต่โดยทว่ั ไป บนั ทึกเป็นการเขียนเพื่อเตือนความจา หรือเพ่ือฝึกใหม้ ีนิสัยรักในการเขียน
ตลอดจนเพือ่ เป็นการสื่อสารในการปฏิบตั ิงานระหวา่ งบุคคลภายในหน่วยงาน เพื่อใหร้ ับทราบและปฏิบตั ิ
ตามไดถ้ ูกตอ้ ง

การใช้สานวนภาษาในการเขียนบนั ทกึ ข้อความ
การเขียนบนั ทึกขอ้ ความส่วนมากเป็นหนงั สือท่ีใชต้ ิดต่อสื่อสารภายในองคก์ ารหรือหน่วยงาน

เดียวกนั ดงั น้นั โครงสร้างและการใชส้ านวนภาษาในการเขียนจึงไมเ่ คร่งครัดและมีระเบียบแบบแผน
นอ้ ยกวา่ หนงั สือราชการ หลกั ในการใชส้ านวนภาษาในการเขียนบนั ทึกขอ้ ความโดยทว่ั ไป มีดงั น้ี

1. ใชถ้ อ้ ยคาสานวนท่ีส้นั กะทดั รัด ชดั เจน และไดใ้ จความสมบรู ณ์
2. ใชค้ าใหถ้ ูกตอ้ งเหมาะสมกบั ฐานะของบุคคลที่ติดต่อดว้ ย
3. ใชข้ อ้ ความสาระสาคญั คงไวแ้ ตใ่ จความ แสดงถึงเหตุและจุดประสงคท์ ี่ตอ้ งการติดตอ่ โดยตรง
4. มีลกั ษณะการเขียนไม่เป็นทางการเทา่ หนงั สือราชการ
การเขียนบนั ทึกขอ้ ความสามารถเกบ็ เป็นหลกั ฐานและใชใ้ นการอา้ งอิงได้ เนื่องจากเป็นการบนั ทึก
ดว้ ยลายลกั ษณ์อกั ษร มิใช่เพยี งวาจา
ดงั น้นั เพื่อใหเ้ ป็ นผลดีในการสื่อสาร คือผรู้ ับเขา้ ใจและปฏิบตั ิไดถ้ ูกตอ้ ง ผสู้ รุปความสาคญั ของเร่ือง
ที่ติดต่อ ควรคานึงถึงประเดน็ สาคญั ตอ่ ไปน้ี
1. เรื่องทเ่ี ขียน ก่อนเขียนควรคิดพิจารณาวา่ จะเขียนเรื่องอะไร เพ่ือกาหนดสาระสาคญั หรือ
จุดมุ่งหมายลงในหวั เร่ือง เช่น เรื่อง ขอเชิญเป็นประธานในพธิ ีเปิ ดการจดั งานนิทรรศการอาชีวศิลปกรรม
2. เขยี นถึงใคร เพื่อเขียนคาข้ึนตน้ ไดถ้ ูกตอ้ งเหมาะสม และใชภ้ าษาไดเ้ หมาะสมกบั ฐานะของ
ผรู้ ับสาร เช่น เรียน ผจู้ ดั การบริษทั เสริมไทย จากดั
3. เขียนเพอ่ื อะไร ควรคิดพิจารณาถึงจุดประสงคเ์ พ่ือช่วยใหก้ ารเขียนบรรลุผล เช่น เขียนเพ่อื
ขอความร่วมมือ เพอ่ื ขออนุมตั ิ เพอื่ ทราบ ฯลฯ
4. เขยี นอย่างไร ใชห้ ลกั ยอ่ ความท่ีดี คือ ใหม้ ีขอ้ ความกะทดั รัด ชดั เจน สมบูรณ์ความแลว้ จะตอ้ งให้
เกิดผลดีหรือบรรลุผลตามจุดประสงคด์ ว้ ย

2

รูปแบบของการบันทกึ
บนั ทึกอาจแบง่ ไดต้ ามลกั ษณะการใชง้ านซ่ึงแบ่งไดเ้ ป็น 3 รูปแบบ คือ บนั ทึกส่วนตวั บนั ทึกราชการ

และบนั ทึกธุรกิจ
1. บันทกึ ส่วนตวั เป็ นการเขียนบนั ทึกเหตุการณ์สาคญั ของตนเอง เพื่อเตือนความจา ความประทบั ใจ

ความรู้สึกนึกคิดในชีวติ ประจาวนั เช่น บนั ทึกอนุทิน ฯลฯ ในการเขียนมีรูปแบบท่ีไม่แน่นอน เป็ นไปตาม
ความประสงคส์ ่วนตวั ของผเู้ ขียนบนั ทึก ส่วนมากจะระบุสถานท่ี วนั เดือนปี เวลา และชื่อผเู้ ขียนบนั ทึก

2. บันทกึ ราชการ เป็นบนั ทึกท่ีใชใ้ นราชการเรียกวา่ หนงั สือภายใน ซ่ึงผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอต่อ
ผบู้ งั คบั บญั ชา หรือผบู้ งั คบั บญั ชาสง่ั การแก่ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่ีเจา้ หนา้ ท่ีหรือหน่วยงานระดบั
ต่ากวา่ ส่วนราชการระดบั กรมติดต่อกนั ในการปฏิบตั ิราชการ โดยปกติแลว้ จะใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

3. บนั ทกึ ธุรกจิ เป็นบนั ทึกท่ีใชต้ ิดต่อภายในหน่วยงาน สานกั งาน หา้ งร้าน บริษทั ตา่ ง ๆ ซ่ึงอาจเป็น
บนั ทึกคาสง่ั การมอบหมายงานจากผบู้ งั คบั บญั ชา หรือการเขียนเสนอผลงานปฏิบตั ิงานตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา
ตลอดจนการเขียนเสนอความเห็นเกี่ยวกบั งานในหนา้ ท่ีต่าง ๆ บนั ทึกธุรกิจจะมีแบบฟอร์มแตกต่างกนั ท้งั น้ี
ข้ึนอยกู่ บั ความตอ้ งการของแต่ละหน่วยงาน สานกั งาน หา้ งร้าน บริษทั แตจ่ ะมีส่วนประกอบท่ีสาคญั
คลา้ ยคลึงกนั ดงั น้ี

1) ส่วนหวั ของบนั ทึก ระบุชื่อหน่วยงานพร้อมท่ีอยู่ วนั เดือน ปี ท่ีบนั ทึก
2) คาข้ึนตน้ จะระบุวา่ เป็นบนั ทึกจากใครถึงใคร
3) ขอ้ ความ มกั จะสรุปขอ้ ความที่ตอ้ งการน้นั อยา่ งส้นั ๆ
4) ชื่อผบู้ นั ทึก จะลงช่ือผบู้ นั ทึกพร้อมตาแหน่ง (ถา้ มี) บางแห่งอาจลงช่ือยอ่ เน่ืองจากถือเป็นเรื่อง

ภายในและรู้กนั ดีอยแู่ ลว้

ประเภทของการบนั ทกึ
การเขียนบนั ทึกสามารถแบ่งบนั ทึกตามลกั ษณะของการติดต่อกนั ออกเป็น 5 ประเภท ดงั น้ี
1. บนั ทกึ ย่อเรื่อง คือ การเขียนบนั ทึกยอ่ สรุปผลรายละเอียดจากเคร่ืองเดิม โดยเกบ็ เฉพาะใจความ

สาคญั ของเร่ืองที่ยอ่ ไดอ้ ยา่ งสมบรู ณ์ เพือ่ สะดวกในการอ่านหรือนาเสนอผบู้ งั คบั บญั ชาไดร้ ับทราบหรือ
พิจารณาสัง่ การตอ่ ไป

2. บนั ทกึ สั่งการ คือ การเขียนสง่ั การใหผ้ ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาหรือเจา้ หนา้ ที่ท่ีเกี่ยวขอ้ งปฏิบตั ิงานในเรื่อง
ตา่ ง ๆ ซ่ึงเป็นการแจง้ ใหท้ ราบดว้ ยลายลกั ษณ์อกั ษรโดยผรู้ ับทราบหรือผปู้ ฏิบตั ิจะตอ้ งลงนามรับทราบหรือ
รายงานใหท้ ราบถึงการปฏิบตั ิงานตามการสง่ั การน้นั

3. บันทกึ รายงาน คือ การเขียนรายงานเร่ืองท่ีไดป้ ฏิบตั ิ หรือเร่ืองท่ีไดป้ ระสบพบเห็นมา เพ่ือเสนอ
ตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาไดท้ ราบถึงปัญหา อุปสรร คและผลสาเร็จ ในกรณีท่ีไดร้ ับมอบหมายใหไ้ ปปฏิบตั ิหรือ
รายงานในเรื่องที่นอกเหนือหนา้ ท่ีดว้ ยความปรารถนาดีเพื่อประโยชน์ของส่วนรวมกไ็ ด้

3

4. บันทกึ เสนอความคดิ เห็น คือ การแสดงความคิดเห็นเก่ียวกบั เรื่องที่เสนอไปเพ่ือประกอบการ
พิจารณาสั่งการของผบู้ งั คบั บญั ชา โดยความคิดเห็นที่เสนอน้นั จะตอ้ งมีเหตุผล มีขอ้ มลู หลกั ฐาน หรือ
ระเบียบที่เกี่ยวขอ้ งกบั เร่ืองท่ีกาหนดไว้

5. บนั ทกึ ตดิ ต่อ คือ การเขียนติดตอ่ และประสานงานกนั ภายในหน่วยงาน หรือบริษทั ในเครือขา่ ย
เดียวกนั ที่ควรบนั ทึกเป็ นลายลกั ษณ์อกั ษร เพ่อื สามารถเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงได้

รายงานการปฏบิ ัตงิ าน หมายถึง การรายงานผลการปฏิบตั ิงานที่ไดร้ ับมอบหมายใหบ้ ุคคลอ่ืนไดร้ ับทราบ
ขอ้ เทจ็ จริง เพ่ือประโยชนใ์ นการปฏิบตั ิงาน หรือประกอบการตดั สินใจอยา่ งใดอยา่ งหน่ึง ซ่ึงขอ้ มูลน้นั
เป็นขอ้ เทจ็ จริงท่ีสามารถเขียนช้ีแจง หรืออาจทาเป็นตาราง แผนภูมิ แผนภาพ หรืออ่ืน ๆ ได้

รูปแบบการเขยี นรายงานการปฏบิ ัติงาน
1. การเขียนรายงานอยา่ งส้ันหรือไม่เป็นทางการ
2. การเขียนรายงานอยา่ งยาวหรือเป็นทางการ

ภาษาทใี่ ช้ในการเขียนรายงานการปฏบิ ัตงิ าน
ใชภ้ าษาเขียนที่เป็นแบบแผน กระชบั ตรงประเด็น และเขียนตวั สะกดถูกตอ้ งตามหลกั การเขียน

ประโยชน์ของการเขียนรายงานการปฏบิ ตั ิงาน
1. เป็นการประเมินผลการปฏิบตั ิงานวา่ ประสบความสาเร็จตามวตั ถุประสงคห์ รือไม่ มีปัญหาหรือ

อุปสรรคอยา่ งไร
2. เป็นขอ้ มลู ในการพจิ ารณาอนุมตั ิโครงการต่อไปวา่ เห็นสมควรใหด้ าเนินการตอ่ ไป หรือยกเลิก

โครงการน้นั
3. เป็นขอ้ มูลหลกั ฐานเพอ่ื ทาใหเ้ กิดความเขา้ ใจท่ีดีต่อกนั ภายในหน่วยงาน
4. เป็นขอ้ มลู ที่ใชเ้ ผยแพร่ความกา้ วหนา้ ของงาน

4

Create by : อรินทยา ใจเอ สาขาวชิ าการเลขานกุ าร วอศ. เชียงใหม่