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2 ÍNDICE 1) Marco de referencia . . . . . . . pág. 3-4 2) Plan de sostenibilidad . . . . . . . pág. 5 3) Objetivo general del plan de sostenibilidad . . . pág. 5 4) Líneas de acción . . . . . . . pág. 5 5) Objetivos de cada línea de acción . . . . . pág. 6-7 6) Modelo de gestión . . . . . . . pág. 8 7) Línea de acción 1 . . . . . . . pág. 9 8) Línea de acción 2 . . . . . . . pág. 10 9) Línea de acción 3 . . . . . . . pág. 11-12. 10) Línea de acción 4 . . . . . . . pág. 13,14-15 11) Línea de acción 5 . . . . . . . pág. 15 12) Línea de acción 6 . . . . . . . pág. 16 13)Metas propuestas . . . . . . . pág. 17
3 MARCO DE REFERENCIA LAS OBRAS SOCIALES DEL SANTO HERMANO PEDRO, PRESENTE Y FUTURO PREVISIBLE: La Asociación Obras Sociales del Santo Hermano Pedro (AOSSHP) es una institución guatemalteca, humanitaria, no gubernamental ni lucrativa, fundada en 1983, con personalidad jurídica reconocida por el Estado de Guatemala, que tiene como objetivo, según sus estatutos, prestar servicios en salud, educación y rehabilitación a los más pobres, enfermos y abandonados de Guatemala. Su gestión está a cargo de la orden Franciscana, el cobijo y guía de la Iglesia Católica y beneficia a cientos de miles de personas a lo largo del país, especialmente del área rural, con dos grandes programas: uno en salud y, otro de cuidado institucional en Hogares y centros de atención especial que se caracterizan por su calidad, caridad, y calidez. Las OSSHP constituyen un extraordinario modelo de cooperación de múltiples actores y en un esfuerzo de gobernabilidad, logra capitalizar las fortalezas de todos para canalizarlas apropiadamente en el alcance de sus objetivos y metas. La pirámide de servicios médicos y de residencias permanentes es sostenida a base de apadrinamientos, donaciones, bienhechores, asociaciones hermanas, donantes internacionales e ingresos gubernamentales. Todos estos aportes se obtienen gracias a la confianza y credibilidad que gozan las OSSHP. Las OSSHP, durante sus 43 años de existencia ha aceptado el desafío de atender con sus programas un crecimiento anual permanente de la demanda de sus servicios, explicada por estos tres factores: 1. Por la vocación Franciscana adoptada como esencia fundamental de la existencia de las Obras Sociales del Santo Hermano Pedro 2. Por la pobreza y pobreza extrema del país y el colapso de los servicios de salud pública del Estado, y, 3. Por el reconocimiento de la calidad, calidez y caridad de los servicios ofrecidos durante estos 43 años por la institución. En el marco de este escenario de crecimiento sostenido, durante la última década y confiados en la divina providencia, las OSSHP decidieron la construcción de un nuevo complejo de edificios para albergar a sus pacientes cuidados en “Hogares” que llamaron Virgen del Socorro que está concluida y habitada en su primera fase. Se adoptó el Albergue Hno. Pedro y se concentró ahí un hogar para ancianos trasladados desde Jutiapa donde funcionaba originalmente. También se trasladó
4 ahí el Centro de Recuperación Nutricional que funcionaba en las instalaciones del hospital, además de los pacientes con discapacidades que el albergue ya cuidaba. El edificio actual que ocupan las OSSHP, su hospital, ha sido destinado completamente al cuidado de la salud y. para mejor atender ese propósito, se ha restaurado el edificio, construido en el siglo XVII y ampliadas sus clínicas, laboratorios, centros de diagnóstico, quirófanos, servicios para sus pacientes, salas de convalecientes y más recientemente la construcción de su planta de tratamiento, la readecuación de su sistema hidro sanitario y un museo de sitio para mostrar vestigios originales del siglo XVII El siguiente desafío adoptado, con visión de futuro por las OSSHP, es dar un paso más en la proyección y compromiso nacional con la salud y los cuidados de la seguridad social sistematizando, e implementando los siguientes escenarios: 1. La transformación digital de su Hospital con estos objetivos: a) Sistematizar y hacer eficiente y eficaz la gestión técnica, financiera y administrativa del hospital en la totalidad de las áreas y servicios en una sola plataforma. b) Gestionar centralizadamente a todos los públicos y usuarios que forman parte directa e indirecta de las Obras Sociales del Santo Hermano Pedro facilitando las comunicaciones integrales. c) Incorporar procesos innovadores en la prestación de los servicios en salud a la población guatemalteca, a sus usuarios y públicos. 2. Implementar El Hospital escuela y el Plan nacional de educación en salud preventiva. Ambos con el objetivo de contribuir a fortalecer la formación de recursos humanos en salud y mejorar la salud preventiva de la población especialmente en lugares remotos donde la atención en salud está colapsada y los recursos financieros escasos de la población para movilizarse a centros de salud en lugares lejanos a su residencia. 3. El paciente como centro de todo el esfuerzo institucional: El desafío de los tiempos es retomar la atención en salud de manera renovada y en alta dependencia de las innovaciones que la biomedicina ha logrado producir y, todo, en el afán de que la atención a los pacientes sea lo que expresamos cuando decimos: atenciones con “ calidad, caridad y calidez” que recoge el profundo sentido antropológico y humanitario del Santo Hermano Pedro que inspiro la fundación de las Obras Sociales, colocando a sus pacientes como el centro de todo esfuerzo para cuidarles con todos sus recursos. Todos este caminar y esta visión de futuro, aunada al crecimiento de la demanda de cuidados y servicios en salud generada por la pobreza y pobreza extrema así como el colapso de los servicios en salud del Estado en todo el país genera una
5 presión sobre los recursos de todo tipo que preocupan a los Frailes a cargo por la vulnerabilidad que tal demanda trae consigo, de ahí la necesidad de plantearse implementar un plan de recaudación para afianzar su sostenibilidad. EL PLAN DE SOSTENIBILIDAD La Asociación Amigos Pro Obras Sociales, respondiendo al clamor, preocupación y anhelos de las autoridades de las Obras Sociales del Santo Hermano Pedro por la sostenibilidad de sus programas, ha organizado varios encuentros en el Centro Ideas de Antigua Guatemala talleres y encuentros sobre “sostenibilidad de las OSSHP” en el que han participado destacados profesionales del mercadeo, empresarios, expertos en salud, gestión empresarial, psicología social, expertos en comunicación y en salud. En estos talleres se analizaron las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de las OSSHP en el marco de su sostenibilidad y se exploraron variadas alternativas para garantizarla. En aquellos talleres se reconoció a la imagen y reputación institucional de las OSSHP como el valor intangible más poderoso sumado a la confianza que irradia en todos cuantos la conocen y utilizan y, al igual, se reconoció la falta de un plan integrado de crecimiento y desarrollo institucional y una estrategia de comunicación que afianzara esta imagen e incultura los valores franciscanos que son la esencia de las OSSHP y, a su vez, transparentara el uso de sus recursos y el alcance sustantivo de sus objetivos como un mecanismo racional y practico que motivara y asegurara los aportes presentes, y futuros para esa sostenibilidad. De igual manera, se revisaron las audiencias de las OSSHP que para sorpresa de todos son abundantes y también leales y fidelizadas. Fue motivo de revisión las formas de recaudación utilizadas y se concluyó que son silvestres, sin planificación y dejadas a la divina providencia, lo que ahonda la vulnerabilidad de las OSSHP y su crecimiento en caso de crisis. El presente plan de sostenibilidad responde a estas inquietudes. Déficits, clamor institucional e intenta ser una respuesta sostenida a estas demandas. OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE SOSTENIBILIDAD: Asegurar los recursos de todo tipo a las Obras Sociales del Santo Hermano Pedro para garantizar su funcionamiento, su crecimiento y desarrollo y cumplir con su misión humanitaria. METAS 1. Constituir su fondo patrimonial 2. Disponer de los recursos necesarios para respaldar los gastos de sus programas de Hogares y su hospital
6 LINEAS DE ACCION: Para el alcance de estos objetivos, se han perfilado las siguientes líneas de acción que orienten y racionalicen los esfuerzos. 1. Diseño del plan 2. Presentación, análisis, discusión y aprobaciones del plan en las instancias correspondientes 3. Creación de equipo de gestión y soportes tecnológicos y organizacionales 4. Diseño y Validación de Programas 5. Planificación 6. Gestión OBJETIVOS DE CADA LINEA DE ACCIÓN Diseño del plan. 1. Reunir antecedentes 2. Levantar información relevante 3. Identificar futuro de las OSSHP 4. Elegir opciones preferenciales de financiamiento 5. Diseñar propuesta básica para discusión, análisis y aprobación Presentación, análisis, discusión y aprobaciones del plan en las instancias correspondientes 1. Diseñar visión global del plan 2. Preparar presentaciones y documento básico 3. Presentación, discusión, aprobación o enmiendas en cada una de las instancias de autoridad. Creación de equipo de gestión y soportes 1. Reclutar personal y capacitarlo 2. Documentar para respaldo de gestiones todo el modelo y programas presentes y futuros de las OSSHP, perfiles actualizados de educación, salud, seguridad social y economía del país y de la región central como eje de influencia de las OSSHP. 3. Diseñar CRM para manejo de Stake Holders y bases de datos
7 4. Investigar, documentar e integrar listas de organizaciones, empresas, gobiernos, ATPS y personas nacionales y extranjeras potenciales para donaciones 5. Diseñar e implementar modelos y formatos de gestión de donaciones 6. Fortalecer la capacidad de las comunicaciones institucionales de las OSSHP 7. Resolver el manejo integrado y reportes de donaciones recibidas por la administración 8. Resolver las etapas de comunicación de cierre con donantes con el equipo de comunicaciones institucionales en una cooperación integrada 9. Sistematizar la rendición de cuentas Diseño y Validación de Programas de recaudación 1. Recaudación con pacientes de hospital y hogares 2. Rifa Nacional 3. Aporte Gubernamental a las OSSHP 4. Donaciones nacionales e internacionales de productos alimenticios, limpieza, materiales de cirugía equipo médico y muebles 5. Tienda de souvenirs 6. Tienda de ropa 7. Recaudación con migrantes 8. Gestión directa con fundaciones, organizaciones, gobiernos empresas y personas destinadas a proyectos específicos 9. Creación de fundaciones OSSHP en USA, Canadá, España, Italia, Alemania, Países nórdicos (Finlandia, Noruega, Suecia) Etc. 10. Creación de empresa de farmacias a nivel nacional 11. Creación de empresa gestora de bienes inmuebles de las OSSHP 12. gestión conjunta AAPOS/OSSHP para medicamentos, alimentos, equipo, materiales quirúrgicos etc. 13. Fortalecer la capacidad de gestión de donaciones con benefactores pasados y actuales 14. Programa de Educación en Salud en un modelo combinado de proyección y de subsidiariedad para la administración OSSHP 15. Fortalecer la capacidad institucional ofreciendo pasantías en su hospital. Planificación 1. Diseñar el plan de acción para cada objetivo de las líneas de acción 2. Fijar metas y tiempos 3. Determinar recursos
8 Gestión 1. Ejecución de los programas 2. Edición, distribución de reportes 3. Evaluación participativa de resultados MODELO DE GESTION: Toda la gestión estará integrada en un equipo de personas dedicadas exclusivamente para la implementación de los programas que tendrá altos niveles de coordinación con las diferentes unidades operativas de las OSSHP, particularmente con la Dirección General y el Presidente de la Junta Directiva de la AOSSHP. Todas las propuestas de búsqueda de fondos estarán revisadas, aprobadas y firmadas por el Director de las OSSHP Todos los fondos recaudados ingresaran a las cuentas de las OSSHP El destino previsto para los fondos adquiridos a través de los esfuerzos de este plan corresponde definirlos a la Dirección y Directivos superiores de las OSSHP, excepto los generados por donaciones directas destinadas a proyectos en particular de los cuales sea necesario rendir cuentas. Otro rubro serán los destinados al financiamiento del equipo de sostenibilidad y los gastos operativos y de comunicación necesarios que será sufragado en su primera etapa por fondos recaudados por AAPOS, pero que a futuro deberán ser cubiertos con los fondos recaudados.
9 Línea de acción 1: Diseño del Plan Objetivos actividades 1. Reunir Antecedentes 1. Revisar procesos de captación de donaciones 2. Revisar coberturas de programas 3. Analizar y discutir sobre la situación actual de OSSHP, sus desafíos presentes y previsibles 4. Reconocer imagen, confianza y reputación institucional OSSHP 2. Levantar Información Relevante 1. Analizar Audiencias de OSSHP 2. FODA institucional 3. Revisar planes de crecimiento y desarrollo institucional y estrategias de comunicación 4. Estudiar impacto general de los programas actuales y posibilidades de crecimiento 5. Estudios sobre el entorno de OSSHP 3. Identificar Futuro de las OSSHP 1. Analizar situación actual del país y su relevancia y efecto en la labor y operación de OSSHP 2. Relevar información sobre visión d futuro de la Orden Franciscana para los programas actuales. 3. Identificar vulnerabilidad de los programas, la estructura organizacional y la dirección 4. Elegir opciones preferenciales de financiamiento 1. Explorar alternativas para captación de fondos, y sus posibilidades de implementación 2. Identificar métodos de recaudación que se alinean con los objetivos y metas de OSSHP y cooperen con su sostenibilidad 5. Diseñar propuesta básica para discusión, análisis y aprobación 1. Diseño de propuesta de sostenibilidad 2. Presentar propuesta para discusión 3. Conseguir aprobaciones
10 Línea de acción 2: Presentación y aprobación del plan en las instancias de responsabilidad Objetivos Actividades 1. Diseñar visión global del plan 1. Reunir y analizar toda la información levantada y diseñar actividades de recaudación que fortalezcan las áreas de crecimiento que mejor permitan a las OSSHP su posicionamiento institucional 2. Elegir actividades de recaudación que sean más propicias a blindar las vulnerabilidades de las OSSHP. 3. Elegir actividades de recaudación que sean más productivas 2. Preparar presentaci ones y document o básico 1. Diseñar visión macro del plan 2. Editar para presentación y análisis. Preparar presentaciones y documento básico 3. Presentació n, discusión, aprobació n o enmiendas 1. Coordinar reuniones con las diferentes autoridades 2. Presentar para discusión y aprobación 3. Hacer ajustes y evaluar estrategia
11 Línea de acción 3: Creación de equipo de gestión y soportes Objetivos Actividades 1. Reclutar personal y capacitarlo 1. Crear perfiles de personas a contratar, y ejecutar procesos de contratación 2. Hacer introducciones de nuevo personal a personal antiguo 3. Realizar introducciones, presentaciones y tours a OSSHP y sus proyectos para fortalecer el conocimiento de programas y metas a futuro 2. Documentar el modelo y programas presentes y futuros de las OSSHP, perfiles de educación, salud, seguridad social y economía del país para respaldo de gestiones 1. Investigar y redactar ensayos y perfiles informativos acerca de los proyectos presentes y futuros de la organización 2. Editar, ajustar y compartir ensayos como documentos de referencia para gestiones de proyectos de sostenibilidad y como referencia para proyectos de OSSHP 3. Diseñar CRM para manejo de grupos de influencia y bases de datos 1. Crear un plan estratégico para proyecto CRM y determinar fases de ejecución e implementación 2. Contratación de programador y realizar tour preliminar de la organización y plan CRM 3. Ejecutar plan estratégico, y determinar fases de ejecución. 4. Hacer ajustes y evaluar estrategia 4. Investigar, documentar e integrar listas de organizaciones, empresas, gobiernos, ATPS y personas nacionales y extranjeras potenciales para donaciones 1. Investigar y crear base de datos de posibles oportunidades en la forma de organizaciones, empresas, gobiernos, ATPS, etc 2. Utilizar nueva base para la búsqueda y captura estratégica de oportunidades de donación 5. Diseñar e implementar modelos y formatos de gestión de donaciones 1. Investigar modelos de gestión de donaciones y diseñar estrategia 2. Implementar plan de gestión de donaciones
12 6. Fortalecer la capacidad de las comunicaciones institucionales de las OSSHP 1. Identificación de herramientas efectivas que faciliten la comunicación institucional y la organización 2. Diseñar plan de communication institucional 3. Presentación de plan a entidades de influencia y conseguir aprobación para su implementación 7. Resolver el manejo integrado y reportes de donaciones recibidas por la administración 1. Crear propuesta de manejo de reportes de donaciones 2. Solicitar y obtener permisos para obtener reportes 8. Resolver las etapas de comunicación de cierre con donantes con el equipo de comunicaciones institucionales 1. Crear estrategia y plan de comunicación con donantes, y conseguir aprobación de este. 2. Implementación del plan de comunicación METAS por proyectos: Para determinar las metas especificas por proyecto se deberán realizar previamente los planes de negocios de cada uno y así sustentar apropiadamente la dimensión de las posibilidades de ingresos derivados de su ejecución
13 Eje 4: Programas de recaudación Objetivos Actividades Corto plazo 1. Donaciones de pacientes del Hospital de las OSSHP • Perfilar y clasificar a los pacientes que han sido atendidos por el hospital de las OSSHP • Incorporarlos a una base de datos digital • Definir estratégica de comunicación, contenidos y mensajes • Establecer comunicación directa y periódica con los stakeholders • Solicitar referencias de familiares y amigos para aumentar base de datos • Solicitar la donación anual de un dólar 2. Donaciones de migrantes en USA • Definir universo de migrantes en USA, ubicación, perfiles etc • Investigar y establecer comunicación con asociaciones de migrantes en EEUU • Inventariar las empresas remesadoras • Diseñar campaña de sensibilización a los stake holder • Diseñar e implementar campaña 3. RIFA El Hermano Pedro quiere un Millón de Amigos Innovar la captación de fondos vía la Rifa El Hermano Pedro quiere un Millón de Amigos • Realizar benchmarking • Contratar empresa gestora • Negociar premios • Seleccionar patrocinadores • Atender aspectos legales e impuestos • Elegir operadores y ventas • lanzamiento • Realizar eventos y comunicar • Auditoria de cuentas
14 4. Ingreso por tiendas de souvenirs • Evaluar el modelo existente en MUNAG diseñar plan de negocios • Realizar benchmarking • Desarrollar plan de mercadeo • Legalizar • Proyectar inversiones • Contratar personal • Lanzar • evaluar 5. Ingreso por construcción/alquiler/venta/ renta de inmuebles • Inventariar bienes inmuebles con capacidad de ser transformados en vivienda y comercios en sus locaciones. • Preparar plan de negocios • Validar plan de negocios • Aprobar plan de negocios • Diseñar estructura legal que permita una gestión eficiente pero que no sea una carga administrativa para la Fraternidad y las OSSHP y garantice la propiedad de sus bienes inmuebles 6. Ingreso por ganancia de venta de medicamentos a bajo precio en todo el país a través de farmacias institucionales. • Realizar studio de benchmarking especifico • Diseñar plan de negocios • Estudiar la estructura legal y financiera • Aprobaciones de MSPAS • Reclutar el personal • Abrir • 7. Ingresos por recaudación propia Revisar el modelo a profundidad y reestructurarlo
15 8. Ingresos por recaudación conjunta AAPOS / OSSHP Diseñar una estructura organizacional y definición de procesos ad hoc que permita una gestión conjunta que aumente la cobertura de donantes y mejore los ingresos y donaciones de las OSSHP, fidelice a los donantes y se les rindan cuentas claras. 9. OVERHEAD. Financiamiento para proyectos donados por personas, empresas y organizaciones. Establecer un manejo de operaciones en todas las donaciones destinados a proyectos que permitan recursos para financiar la gestión, administración y ejecución de los proyectos. Esto rompe la forma tradicional de operar esas donaciones pero garantiza una ejecución mejor y mas eficiente de cada uno. 10. INGRESOS POR DONACIONES LEVANTADAS POR FUNDACIONES EN EL EXTERIOR 11. Identificación en bases de datos de potenciales donantes nacionales e internacionales 12. Establecer necesidades de las unidades operativas de las OSSHP 13. desarrollar estrategia de comunicación para mantener contacto periódico 14. Mantener una constante búsqueda de nuevos targets 15. GESTIONAR
16 Linea de accion 5: Planificación Objetivos Estrategias 1. Diseñar plan de acción para cada objetivo de las líneas de acción 1. Identificar objetivos que se adhieran al plan de sostenibilidad y que estén bajo el manto de los grandes ejes estratégicos institucionales 2. Identificar líneas de acción para cada objetivo 3. Identificar estrategias de implementación 4. Definir fases de implementación 2. Fijar Metas y tiempos 1. Revisar plan de acción y realizar investigaciones necesarias para determinar tiempos para la implementación de cada objetivo 2. Fijar metas y tiempos de implementación de cada fase en el plan de acción 3. Hacer ajustes necesarios acorde al plan en base a retroalimentación 4. Determinar Recursos 1. Determinar recursos y costos necesarios para la implementación de las líneas de acción del plan
17 Linea de acción 6: Gestión Objetivos Actividades a. Ejecucion de los programas • Operacionalizar proyectos de corto, mediano y largo plano • Determinar asignaciones individuales o compartidas en el Equipo de Sostenibilidad y/o con alianza de la Dirección de OSSHP • Evaluar opciones de outsourcin b. Edición, distribution de reportes • Crear, evidenciar y mostrar resultados e informes de impacto a socios donantes y al público en general c. Evaluación participativa de resultados • Presentación de resultados a miembros de JD de OSSHP como de AAPOS • Establecer retroalimentación periódica • Realizar evaluación de metas alcanzadas y resultados obtenidos ESTRATEGÍAS DESCRIPCIÓN Objetivos Actividades 1. Contratación servicios outsourcing Para viabilizar la gestión y operación será necesario implementar una política de contratación de servicios outsourcin que mejore la eficiencia y eficacia de cada proyecto y evite la burocratización con la contratación de personal fijo. 2. Contrataciones y remuneración de gestores Se hace necesario reclutar a recursos humanos con alto nivel de formación y reconocida trayectoria profesional en el ámbito de las recaudaciones y ese personal es caro y difícil de reclutar. Con el propósito de disponer de un buen equipo gestor se recomienda el pago de comisiones por volumen de recaudación que permita una motivación y energía en las gestiones. 3. Marco jurídico y operaciones de negocios Siendo las OSSHP una entidad de servicio social sin animo de lucro, como dice el articulado de sus estatutos, es necesario estudiar la
18 mejora manera de resolver los temas legales, financieros, tributarios y de negocios en los diferentes proyectos especiales de tiendas, farmacias y desarrollo inmobiliario. La asesoría legal será necesaria y urgente previo a cualquier implementación de proyectos. Plan de recaudación de las Obras Sociales del Santo Hermano Pedro ha sido preparado por el Lic. Edgar E. Celada director ejecutivo de la Asociación Amigos Pro Obras Sociales. Guatemala marzo de 2024
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