lesson5 การจัดรูปแบบเซลล์ Microsoft Excel

53

หนว่ ยที่ 5
กำรจดั รูปแบบเซลล์

ผลกำรเรียนรู้คำดหวัง

เมือ่ นกั เรยี นศกึ ษาเอกสารประกอบการสอน นแี้ ล้วนักเรียน

นักเรยี นมีความรู้ความเขา้ ใจและมีทักษะในการจัดการกับเซลลแ์ ละคอลัมน์บนโปรแกรม
ไมโครซอฟต์เอก็ เซล 2010 ได้อย่างถูกต้อง

จุดปจรุดะปสงรคะน์ สำงทคำ์กงำรเรยี นรู้

1. บอกวิธีการเลอื กเซลล์และคอลัมนโ์ ดยการใช้เมาส์ได้
2. บอกวิธกี ารแก้ไขและการลบขอ้ มลู ของเซลลแ์ ละคอลัมน์ได้
3. บอกวิธกี ารแทรกและปรบั ความกวา้ งความสูงของเซลล์และคอลมั นไ์ ด้
4. ปฏิบัติ การเลอื กเซลล์และคอลัมน์ การแก้ไขและการลบข้อมลู ของเซลลแ์ ละคอลัมน์ได้
5. ปฏบิ ัติ การแทรกและปรับความกว้างความสูงของเซลล์และคอลัมน์ได้

54

รปู แบบเมำส์ท่ปี รำกฏใน ไมโครซอฟต์เอกเซลล์ 2010 สำหรบั กำรจัดรูปแบบเซลล์

1. ใช้เพือ่ การเลือกคาสั่งต่าง ๆ บนโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ อกเซลล์ 2010
2. รูปแบบเม้าสป์ กติเมื่ออยูใ่ นสถานะพรอ้ ม ใช้เลือกเซลล์เพื่อป้อนขอ้ มูล
3. รูปแบบพรอ้ มแก้ไขข้อมูลในเซลล์
4. รูปแบบเมื่อใช้เลือกเซลลแ์ ละ Drag mouse เพ่ือย้ายตาแหนง่ เซลล์
5. รปู แบบเมอื่ คัดลอกอัตโนมตั ิ ในชว่ งเซลลต์ อ่ เน่อื ง
6. รปู แบบเม่ือใชป้ รับขนาดความกวา้ งของสดมภ/์ คอลัมภ์
7. รูปแบบเมอ่ื ใชป้ รับขนาดความสูงของแถว
8. รูปแบบเมอื่ เลือกสดมภ์หรอื คอลมั ภ์
9. รูปแบบเมอื่ เลอื กแถว

55

1. กำรจัดรปู แบบตวั อักษร
การจดั รปู แบบข้อมูลประเภทตวั อกั ษร โดยปกติรูปแบบข้อมูลตวั อกั ษรทีอ่ ยู่ในเซลล์ จะมีลกั ษณะ

ของรูปแบบตัวอักษรพ้นื ฐานทกี่ าหนดไว้ และมีการจดั ตาแหน่งชิดขอบดา้ นซา้ ยของเซลล์ ดงั รปู

ดังนนั้ การจดั รปู แบบขอ้ ความ จะใชค้ าสั่งจากแถบรบิ บอนของเมนูหน้าแรก

ถ้าต้องการให้ขอ้ ความหรอื ตวั เลขในเซลล์ปรากฏเป็นตัวหนา ตวั เอียง หรอื มีขดี เสน้ ใต้เดยี่ วหรอื
ขดี เสน้ ใตค้ ู่ ให้เลือกเซลล์ที่มีข้อมลู และบนแทบ็ หนำ้ แรก ใหเ้ ลือกรปู แบบที่ตอ้ งการ ดังนี้

กำรจัดตำแหน่งขอ้ ควำมภำยในเซลล์

56

กำรปรบั รปู แบบตัวอักษร

แบบอักษร ขนาดตัวอักษร เพิม่ ขนาด ลดขนาด

กำรเปลย่ี นรูปแบบและลักษณะตวั อกั ษร โดยใช้ กำรจดั รูปแบบเซลล์
ใน Excel มีหน้าจอสาหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซง่ึ รวมการกาหนดรูปแบบหลาย

ลกั ษณะไว้ดว้ ยกัน ซงึ่ มวี ิธกี าร ดงั นี้
1. ที่ตาแหน่ง A1 พิมพ์ข้อความลงไป
2. กดปุม่ Ctrl + Enter เพอ่ื เปลย่ี นสถานะจากการป้อนคา เป็น พร้อม และจะสังเกตเหน็ วา่

กรอบสเ่ี หลยี่ มยงั คงอยู่ที่ตาแหนง่ A1 เหมือนเดิม
3.คลิกขวาที่ A1 และเลือก จัดรูปแบบเซลล์...

จะปรากฏกล่องโตต้ อบ (Dialogbox) การจดั รปู แบบเซลล์

57

 ตัวเลข คือ การกาหนดรูปแบบตัวเลข เชน่ จะใหม้ ที ศนิยมกี่ตาแหน่ง จดั รปู แบบเปน็ วันท่ี หรือ
สกลุ เงิน เป็นตน้

 การจดั แนว คือ การสง่ั ชดิ ซ้าย ชิดขวา หรอื จัดกึง่ กลาง เซลล์ อักษรแนวตง้ั แนวเอยี ง หรือถา้
ข้อความยาวเกนิ ไปจะจดั การอย่างไร เช่น ยอ่ ให้เลก็ ลง หรือผสานเซลล์ใหค้ รอบคลมุ ข้อความ
ท้งั หมด เป็นตน้

 แบบอักษร คือ การกาหนด ชนิดตวั อักษร (fonts) ลกั ษณะ และขนาด ตลอดจนสขี องตวั อักษร
 เสน้ ขอบ คือ การกาหนดลักษณะเสน้ ขอบ ของเซลล์น้ัน ๆ ใชส้ าหรบั การกาหนดเสน้ ตาราง หรอื

เส้นใต้ เป็นตน้
 การเติม คือ การกาหนดลวดลายพืน้ หลงั และสีพน้ื หลงั
 ปอ้ งกัน คือ การกาหนดให้รบั หรือไมส่ ามารถรับข้อมลู ได้ และสามารถกาหนดไมใ่ ห้แสดง เซลล์

นั้น ๆ ก็ได้ ซงึ่ จะมผี ลกต็ ่อเม่ือมีการป้องกันแผ่นงานไวแ้ ล้ว (โดยไปท่ี แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน”
ปุ่ม “ป้องกันแผน่ งาน”)

58

กำรจัดรูปแบบตวั หนงั สอื เอียง

หลายครง้ั ทเี่ ราตอ้ งการพมิ พ์ตวั หนังสือเอียง หรอื เรียงตามแนวตัง้ สามารถทาได้จากหน้าต่าง
การจัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดังน้ี

1. พมิ พข์ ้อความทตี่ ้องการ และคลิกขวาที่ เซลล์ นัน้
2. คลิกขวา เลอื ก จัดรูปแบบเซลล.์ ..
3. คลิกเลอื กแท็บ การจัดแนว
4. คลิกเล่อื นทศิ ทางของเข็ม ในกลมุ่ การวางแนว ตามองศาท่ตี ้องการ

1

5. จะไดต้ ัวหนังสอื เอยี ง ตามตอ้ งการ

59

2. กำรปรับรูปแบบ ข้อมูลประเภทตวั เลข
สามารถเลอื ก ในเมนู หน้าแรก รบิ บอนเคร่ืองมือตวั เลขดงั รูป

รูปแบบตวั เลข

ใสเ่ ครือ่ งหมาย
สกลุ เงิน

ใส่จลุ ภาคหลกั
ตัวเลข

เพ่มิ ตาแหน่ง ลดตาแหนง่ ใส่เครอื่ งหมาย
ทศนิยม ทศนยิ ม รอ้ ยละ

โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมลู ตวั เลขในเซลลใ์ นลกั ษณะตัวเลขแท้ ๆ ท่ไี มม่ ีรูปแบบใด ๆ ท้ังสน้ิ ท้ังนี้
Excel จะจัดรูปแบบใหโ้ ดยอัตโนมัติ ถา้ ผ้ใู ชพ้ ิมพ์รปู แบบลงในเซลล์ดว้ ย เชน่ 5% โปรแกรม Excel จะ
จัดรูปแบบตัวเลขเป็นลกั ษณะเปอร์เซน็ ต์

เราสามารถจัดรูปแบบตวั เลขที่พมิ พ์เข้าใน Excel ได้หลายแบบ เช่น จะใหม้ ีเคร่ืองหมาย
คอมม่า คัน่ ระหว่างหลักรอ้ ยและหลักพัน หรือ จะใหม้ ีทศนิยม 2 ตาแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถ
จดั รูปแบบอน่ื ๆ ได้อีกมาก ซ่ึงมวี ธิ ีการ ดังนี้

1. พมิ พ์ตัวเลข 1234567 ลงในชอ่ ง D1 แล้วกด Ctrl+Enter (กรอบตัวเลื่อนเซลลจ์ ะไม่เลื่อน
ไปทเี่ ซลล์ถัดไป)

2. บนแถบริบบน้ิ แท็บหน้าแรก กลุม่ ตวั เลข เลือกคลิกปุ่มต่าง ๆ เพ่ือจัดรูปแบบตามต้องการ
เช่น ปุ่มเพมิ่ หรือลดตาแหนง่ ทศนยิ ม ปุ่มลกั ษณะจุลภาค เพ่ือกาหนดให้มีเคร่ืองหมายจลุ ภาคคนั่ เป็น
ตน้

3. การจดั รปู แบบเปอร์เซน็ ต์ Excel จะนา 100 คูณกับคา่ ในเซลล์ และใส่เครือ่ งหมาย % ให้ ดังน้ัน
ถา้ ต้องการให้แสดง 7% ตอ้ งพมิ พ์ .07 และกาหนดรูปแบบเป็นเปอรเ์ ซ็นต์ จะได้ 7% ตามต้องการ หรอื อาจจะ
พมิ พ์ 7% เขา้ ในเซลลโ์ ดยตรง กจ็ ะได้คา่ เดียวกัน คือ .07

60

4. อีกทางเลือกหนงึ่ ในการกาหนดรูปแบบใหก้ บั ตัวเลข คอื บนแท็บหน้าแรก กลมุ่ ตวั เลข ให้คลกิ ปุ่ม
ลูกศร เพ่ือคล่รี ายการตวั เลือก และเลอื กตามต้องการ

5. ในกรณีที่ไม่มรี ูปแบบทตี่ อ้ งการ เราสามารถกาหนดรปู แบบให้กบั ตัวเลขได้ โดยใชห้ นา้ ต่าง การ
จดั รปู แบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลิกเลือกกาหนดเอง และสามารถเลือก หรอื พิมพร์ ูปแบบเพม่ิ เตมิ ได้ เช่น
จดั รปู แบบตวั เลขไทย ให้เลอื ก t#,##0 เปน็ ต้น

6. จะไดผ้ ล ดงั นี้

61
กำรจัดขอ้ ควำมให้ข้นึ บรรทัดใหมใ่ น เซลล์

การพิมพต์ วั อักษรในเซลล์ บางคร้ังยาวมาก ถ้าเซลลถ์ ัดมามขี ้อความอยู่ ก็จะทาใหข้ อ้ ความ
ในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายณัฐกติ ติ์ ศาลางาม ถูกตัดออกไป
เน่อื งจาก ชอ่ ง เซลล์ ถดั มา มีขอ้ มลู อยู่

ถ้าเราต้องการดขู ้อมลู ทงั้ หมดในเซลล์ เราตอ้ งจดั รปู แบบเซลล์ ใหม้ กี ารขึ้นบรรทดั ใหม่
หรอื Wrap text ซึ่งมีวิธีการดงั น้ี

1. หลังจากพิมพข์ อ้ ความ และกด Ctrl+Enter แลว้ ให้คลิกขวาทีเ่ ซลล์น้ี
2. เลือก จัดรปู แบบเซลล์ เลอื กแถบการจัดแนว คลิกเลอื กตัดข้อความ

3. จะไดด้ งั นี้

4. วิธกี ารอีกอย่างหนง่ึ คอื ในขณะพมิ พ์ ถา้ ต้องการขนึ้ บรรทัดใหมใ่ นเซลล์ ใหก้ ดปมุ่ Alt
ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให้ขึ้นบรรทดั ใหม่ให้ในเซลล์เดยี วกนั แมว้ ่าจะมี
การขยายเซลล์ใหย้ าวขน้ึ ก็จะยังคงรกั ษาบรรทัดไวด้ งั เดมิ เช่น

62
กำรตเี สน้ ตำรำง

การวางตาแหนง่ ตา่ ง ๆ บนแผ่นงานของ Excel มคี วามสาคญั เป็นอย่างมาก Excel จะ
วิเคราะห์ขอ้ มูลท่ีเปน็ ระบบ โดยถือวา่ ข้อมลู ท่ีติดต่อกัน โดยไม่มีเซลล์วา่ งค่นั เปน็ ข้อมูลชุดเดยี วกนั
ในตารางเดยี วกนั ทง้ั นี้จะต้องมหี ัวรายการซ่ึง Excel จะถอื ว่าเป็นหวั ของรายการดว้ ย แต่ Excel
จะไมท่ ราบวา่ ส่วนใดเปน็ หัวของรายการ และรายการนนั้ มีหวั รายการหรือไม่ ดังนัน้ เมอ่ื มกี ารให้
Excel จัดการข้อมูลในลักษณะตาราง Excel มักจะถามวา่ มีหวั ของตารางหรือไม่

Excel 2010 มรี ปู แบบตารางสาเร็จรูปไวใ้ หเ้ ลือก ซง่ึ มีการตีเสน้ และระบายสีไว้เรยี บร้อย
พรอ้ มทั้งมีการกรองที่ส่วนหัวของตารางดว้ ย สงิ่ สาคัญคือตอ้ งจัดเรียงข้อมูลในลกั ษณะตารางไว้
กอ่ น โดย Excel จะวเิ คราะห์เซลลท์ ่ีมีบรเิ วณทตี่ ดิ กนั เซลลท์ ่ีไมต่ ดิ กันจะไม่มีผลกระทบ ดงั น้ี

1. พิมพ์ข้อมูลดังภาพ

2. คลิกตาแหนง่ ใดกไ็ ดใ้ นบริเวณ A1- B5 (A1:B5)
3. บนแถบรบิ บน้ิ คลกิ ท่แี ท็บหนา้ แรก > กลุ่มลกั ษณะ คลิกปุม่ จดั รปู แบบเปน็ ตาราง และ
เลอื กรูปแบบทตี่ ้องการ

4. จะเกดิ หนา้ ตา่ งให้เลอื กวา่ ตารางมีส่วนหวั หรอื ไม่ พร้อมทงั้ มขี อบเขตของตารางให้ด้วย
ซึ่งสามารถปรบั เปลย่ี นได้

63

5. ในตัวอย่างมีสว่ นหัว ใหค้ ลกิ เคร่อื งหมายถูกไว้ (สว่ นหัวในทนี่ ค้ี อื รายการ ราคา)
6. จะได้รูปแบบตาราง ดังภาพ

7. จะสงั เกตเหน็ ว่า ข้อความ “กระดาษ” ไม่อยใู่ นตาราง เนอื่ งจากไมต่ ิดกบั ชุดขอ้ มูลของ
ตาราง และจะสงั เกตเห็นว่ามีการกรองท่สี ่วนหัวของตารางน้ี

8. ถา้ ต้องการยกเลิกอาจคลิกปมุ่ เลกิ ทาบนแถบเคร่อื งมือด่วน
9. ถ้ามกี ารทากจิ กรรมอน่ื ๆ ไมส่ ามารถคลิกปุ่มเลกิ ทาได้ เน่อื งจากจะทาให้กิจกรรมที่ทา
ไว้ถกู ยกเลกิ ไปด้วย ใหแ้ ปลงตารางเป็นชว่ ง และลา้ งรปู แบบออก
10. การแปลงตารางเป็นช่วง ใหค้ ลิกภายในบรเิ วณตาราง และไปที่ เครอื่ งมอื ตาราง แท็บ
ออกแบบ กลมุ่ เคร่อื งมือ คลกิ เลือกแปลงเปน็ ช่วง

11. จากน้นั ใหล้ า้ งรูปแบบออกไป (แท็บหนา้ แรก กล่มุ แก้ไข คลกิ ล้างรูปแบบ) แต่จะ
สงั เกตเห็นวา่ หัวตารางยังคงอยู่ ถ้าไม่ต้องการให้ลบออกไปดว้ ยตนเอง

กำรรวม เซลล์ และกำรจดั ก่งึ กลำง
บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายชอ่ ง เซลล์ พรอ้ มทัง้ จดั ก่ึงกลางใหด้ ้วย
เช่น ต้องการใหช้ อื่ เร่อื ง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลกั ษณะน้ี เราตอ้ งมีการรวม เซลล์ และจัด
ข้อความใหอ้ ยกู่ งึ่ กลาง ซึ่งมวี ธิ ีการดงั ต่อไปนี้
1. ไปท่ี ตาแหนง่ B1
2. พิมพค์ าวา่ รายงานค่าใช้จ่ายประจาเดือน ดงั ภาพ

64

3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลอื กช่อง เซลล์ ต้ังแต่ B1 ถงึ D1 ดังภาพ

4. ทแี่ ถบริบบน้ิ เลือกแทบ็ หนา้ แรก กลุ่มจดั รูปแบบ และคลิกท่ี ปมุ่ ผสานและจดั ก่ึงกลาง
( ) ดงั ภาพ

5. ข้อความจะถกู รวมกนั และจดั กงึ่ กลาง

กำรใส่สีพ้นื หลงั
ถ้าเราตอ้ งการให้พื้นสีของคาวา่ "รายงานค่าใชจ้ ่ายประจาเดอื น" มสี ีพนื้ กส็ ามารถทาได้
โดยงา่ ย ดังน้ี
1. คลกิ เลือกชอ่ งท่ีข้อความนัน้ อยู่
2. บนแถบริบบิน้ ไปท่ีแท็บหนา้ แรก กลมุ่ ลักษณะ คลกิ ปุม่ ลักษณะเซลล์

65

3. คลกิ เลอื กแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามตอ้ งการ

4. อีกวธิ หี นง่ึ คอื การเลอื กบรเิ วณทตี่ ้องการเตมิ สีพน้ื หลงั และเลือก จัดรปู แบบเซลล์…
และเลอื กแถบ การเตมิ จะสามารถเลอื กกาหนดสีได้ตามต้องการ

หรือเลือกจากเมนู หนา้ แรก ริบบอนกล่มุ แบบอักษร เลอื กเติมสีหรอื เส้นขอบตามต้องการ

เส้นขอบ สีเตมิ

66
วธิ ีจดั รูปแบบตำมเงือ่ นไข มีดงั น้ี

1. คลกิ เลอื กบรเิ วณขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ ในตัวอยา่ งใหค้ ลกิ เลอื ก ตาแหนง่ C2 ถงึ C12
เคล็ดลับ: ถา้ ต้องการเลอื กขอ้ มลู ทีต่ ดิ กันทั้งแถว ให้คลิกท่ีขอ้ มูลในเซลล์บนสดุ กดปุ่ม
Shift และ Enter คา้ งไว้ แล้วกดปมุ่ ลกู ศรลง บนแป้นพิมพ์ เช่น คลกิ ตาแหน่ง C2 แล้วกดปุ่ม
Shift และ Enter คา้ งไว้ แล้วกดปมุ่ ลูกศรลง จะเลือกข้อมลู ทั้งหมดโดยไม่ตอ้ งใชเ้ มาสล์ าก วิธีนีม้ ี
ประโยชน์มาก ในกรณที ข่ี ้อมลู มีความยาวมาก ๆ ไมส่ ะดวกท่ีจะใช้เมาสล์ าก
2. บนแถบรบิ บิ้น ไปทแี่ ทบ็ หน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลกิ ปุ่มลกั ษณะเซลล์

3. จะมีตวั เลือกยอ่ ยใหเ้ ลือก

 เนน้ กฎของเซลล์ จะให้กาหนดเงื่อนไขในลกั ษณะต่าง ๆ เช่น
1. มากกวา่
2. นอ้ ยกวา่
3. ระหว่าง
4. เทา่ กบั
5. ขอ้ ความที่มี
6. วนั ท่เี กดิ
7. คา่ ทซ่ี ้ากัน
8. กฎเพ่ิมเติม สาหรบั เพม่ิ เง่ือนไขเอง เชน่ เพ่ิมค่าท่มี ากกว่าหรือเท่ากบั ตลอดจนการกาหนดรปู แบบ
ตามตอ้ งการ