Manajemen Perkantoran (Erika Revida, Rahman Tanjung etc.)

Manajemen Perkantoran

Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari
Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba

Dyah Gandasari, Bonaraja Purba, Sukarman Purba
David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi

Penerbit Yayasan Kita Menulis

Manajemen Perkantoran

Copyright © Yayasan Kita Menulis, 2021

Penulis:
Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari
Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba
Dyah Gandasari, Bonaraja Purba, Sukarman Purba
David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi

Editor: Ronal Watrianthos & Janner Simarmata
Desain Sampul: Tim Kreatif Kita Menulis
Sampul: pexels.com

Penerbit
Yayasan Kita Menulis
Web: kitamenulis.id
e-mail: [email protected]
WA: 0821-6453-7176
Anggota IKAPI: 044/SUT/2021

Erika Revida, dkk.
Manajemen Perkantoran

Yayasan Kita Menulis, 2021
xii; 162 hlm; 16 x 23 cm
ISBN: 978-623-6840-83-2
Cetakan 1, Februari 2021
I. Manajemen Perkantoran
II. Yayasan Kita Menulis

Katalog Dalam Terbitan
Hak cipta dilindungi undang-undang
Dilarang memperbanyak maupun mengedarkan buku tanpa
Izin tertulis dari penerbit maupun penulis

Kata Pengantar

Segala puji dan syukur diucapkan kehadirat Tuhan Yang Mahaesa,
atas berkat dan hidayahNya buku yang berjudul Manajemen
Perkantoran dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Buku ini disusun untuk menambah referensi tentang hakIkat
Manajemen Perkantoran dan manfaatnya bagi kantor dalam rangka
mencapai tujuannya yaitu menyediakan data dan informasi yang
akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya, sehingga ketika data
dan informasi dibutuhkan, maka kantor akan segera dapat
menyediakannya dengan baik.

Buku ini dapat digunakan para mahasiswa yang mengambil mata
kuliah Manajemen Perkantoran. Bagi para praktisi yaitu aparatur
pemeritah dan swasta, buku ini dapat menjadi pedoman dalam
menjalankan Manajemen Perkantoran dengan baik.

Adapun susunan nuku ini terdiri dari pembahasan tentang:
Bab.1. Konsep Dasar Manajemen Perkantoran
Bab.2. Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran
Bab.3. Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor
Bab.4. Organisasi Kantor
Bab.5. Tata Ruang Kantor
Bab.6. Korespondensi dalam Manajemen Perkantoran
Bab.7. Penataan Arsip
Bab.8. Penataan Perlengkapan Kantor
Bab.9. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen
Kantor
Bab.10. Efisiensi Pekerjaan Kantor
Bab.11. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

vi Manajemen Perkantoran

Semoga buku ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan
tentang Manajemen Perkantoran. Segala masukan dan kritik yang
membangun akan dapat menyempurnakan buku ini. Terima kasih
diucapkan atas kerja sama semua penulis buku dan penerbit.

Medan, Februari 2021
Penulis.

Daftar Isi

Kata Pengantar...................................................................................................v
Daftar Isi.............................................................................................................vii
Daftar Gambar ..................................................................................................xi

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran
1.1 Pendahuluan.................................................................................................1
1.2 Pengertian Kantor .......................................................................................2
1.3 Pekerjaan Kantor .........................................................................................3
1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran .........................................................4
1.5 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran ...................................................7
1.6 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran.....................................................11

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran
2.1 Pendahuluan.................................................................................................17
2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran.............................................................18
2.3 Aspek Manajemen Perkantoran .................................................................23

2.3.1 Sumber Daya Kantor .........................................................................24
2.3.2 Pekerjaan Kantor................................................................................26
2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor..........................................28

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor
3.1 Peranan Manajer Kantor .............................................................................29
3.2 Tingkatan Manajer ......................................................................................30
3.3 Fungsi Manajer............................................................................................31
3.4 Peran Manajer..............................................................................................33

3.4.1 Kewajiban Manajer Kantor ...............................................................39

Bab 4 Organisasi Kantor
4.1 Pendahuluan.................................................................................................41
4.2 Pengertian Organisasi Kantor.....................................................................42

viii Manajemen Perkantoran

4.3 Model Organisasi Kantor............................................................................44
4.4 Prinsip Organisasi Perkantoran ..................................................................47
4.5 Struktur Organisasi Perkantoran.................................................................50

Bab 5 Tata Ruang Kantor
5.1 Pengertian Kantor........................................................................................53
5.2 Pengertian Tata Ruang Kantor ...................................................................54
5.3 Tujuan Tata Ruang Kantor .........................................................................55
5.4 Perancangan Tata Ruang Kantor................................................................56
5.5 Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor....................................59
5.6 Jenis Tata Ruang Kantor.............................................................................61
5.7 Penyusunan Perabotan Kantor....................................................................62
5.8 Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor .......................................................65

Bab 6 Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran
6.1 Pendahuluan.................................................................................................69
6.2 Konsep Korespondensi ...............................................................................69

6.2.1 Definisi dan Tujuan Korespondensi.................................................70
6.2.2 Fungsi dan Keunggulan Surat Menyurat .........................................71
6.3 Penggolongan dan Karakteristik Surat.......................................................72
6.4 Cara Menulis Surat Formal.........................................................................74
6.5 Cara Menulis Surel dan Memo...................................................................77

Bab 7 Penataan Arsip
7.1 Pendahuluan.................................................................................................79
7.2 Pengertian Arsip ..........................................................................................83
7.3 Jenis-jenis Arsip...........................................................................................85
7.4 Sistem Penataan Arsip.................................................................................87

7.4.1 Jadwal Retensi Arsip .........................................................................90
7.4.2 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip ...............................................90
7.4.3 Pemindahan dan Pemusnahan Arsip................................................91

Bab 8 Penataan Perlengkapan Kantor
8.1 Pendahuluan.................................................................................................93
8.2 Pengertian Perlengkapan Kantor ...............................................................94
8.3 Fungsi Perlengkapan Kantor ......................................................................96
8.4 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor ................................................................97
8.5 Pemeliharaan Perlengkapan Kantor...........................................................101
8.6 Penataan Perlengkapan Kantor...................................................................101

Daftar Isi ix

8.7 Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor .....................................................103
8.8 Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor....................................................103
8.9 Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor ..........105

Bab 9 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor
9.1 Pendahuluan.................................................................................................107
9.2 Internet dan Email. ......................................................................................108
9.3 Digital Scanner ............................................................................................108
9.4 Internet of Things (IOT)..............................................................................109
9.5 Digital Private Branch Exchange ...............................................................110
9.6 Penyimpanan Data Pada Cloud Computing .............................................111
9.7 Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process)................................111
9.8 Digital Security............................................................................................112
9.9 Digital Whiteboard/ Smartboard ...............................................................113
9.10 Quick Response Code...............................................................................113
9.11 Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) .................................................114
9.12 Aplikasi Pengolah Data dan Kata ...........................................................115
9.13 Software as a Service (SaaS) ....................................................................115
9.14 Video Conference .....................................................................................116
9.15 Dashboards Reporting System .................................................................117

Bab 10 Efisiensi Pekerjaan Kantor
10.1 Pendahuluan...............................................................................................119
10.2 Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen ......................121
10.3 Pengertian Efisiensi...................................................................................122
10.4 Keberlanjutan Pekerjaan Kantor ..............................................................124

10.4.1 Sasaran Perusahaan ........................................................................126
10.4.2 Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting................................126
10.4.3 Sistem Tata Kerja Perkantoran......................................................127
10.4.4 Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan.............................................128
10.4.5 Standar Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Perkantoran yang

Efisien dan Efektif .........................................................................130
10.4.6 Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi ...............132
10.5 Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia....................................134
10.6 Paradigma Manajemen Kualitas .............................................................136
10.7 Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi – Efektif.......................137

x Manajemen Perkantoran

Bab 11 Keselamatan dan Kesehatan Kerja
11.1 Pendahuluan...............................................................................................139
11.2 Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja........................................140
11.3 Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja?........................................141
11.4 Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja..............................................141
11.5 Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan

Kerja........................................................................................................... 143
11.6. Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan................................................145
11.7 Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja .............................147

Daftar Pustaka....................................................................................................149
Biodata Penulis ..................................................................................................157

Daftar Gambar

Gambar 3.1: Piramida Manajemen .................................................................30
Gambar 3.2: Fungsi Manajemen .....................................................................33
Gambar 5.1: Tata ruang kantor .......................................................................58
Gambar 10.1: Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Sesuai Standar ISO..130
Gambar 11.1: Poster Keselamatan dan Kesehatan di Tempat Kerja ............142

xii Manajemen Perkantoran

Bab 1 Manajemen

Konsep Dasar
Perkantoran

1.1 Pendahuluan

Setiap organisasi besar atau kecil di manapun berada pada umumnya memiliki
kantor. Kantor adalah tempat kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan
kantor dengan baik, efisien dan efektif, maka kantor perlu dikelola atau di
manage dengan baik melalui manajemen perkantoran. Tujuan dari manajemen
perkantoran antara lain dapat memberikan data dan informasi yang akurat
kepada setiap orang, unit organisasi maupun customer (pelanggan) serta
masyarakat yang membutuhkannya. Selain itu, kantor harus dapat memberikan
pelayanan yang terbaik dan berkualitas kepada yang orang atau satuan
organisasi yang membutuhkan pelayanan kantor.

Pada umumnya, tugas kantor adalah memberikan data dan informasi yang
berkualitas. Oleh karena itu, setiap saat dibutuhkan, maka kantor harus bisa
memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan
terpercaya. Dalam praktiknya, aktivitas kantor dari hari ke hari selalu
mengalami perubahan yang signifikan seiring dengan perubahan akan
kebutuhan data dan informasi yang lebih baik, kebutuhan konsumen,

2 Manajemen Perkantoran

masyarakat atau pelanggan yang berkembang maupun permintaan pasar yang
fluktuatif. Oleh karena itu, kantor harus dapat membenahi dirinya agar dapat
memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas. Untuk itu sangat
diperlukan penataan atau manajemen kantor yang baik.

Manajemen kantor haruslah dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya
perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih dan relevan.
Dukungan teknologi dan informasi yang semakin canggih dan relevan akan
menghasilkan pelayanan dan data serta informasi yang cepat, tepat dan
transparan, akuntabel serta terpercaya.

1.2 Pengertian Kantor

Kantor adalah tempat dilakukannya pekerjaan kantor. Istilah kantor berasal
dari bahasa Belanda yaitu ”kantoor” yaitu sebutan tempat yang digunakan
untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa
hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat
tinggi (Long, 2004).

Beberapa pengertian kantor diajukan oleh beberapa ahli manajemen kantor
sebagai berikut:

1. Nuraida (2008) membatasi pengertian kantor yaitu tempat
diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk
menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

2. Moekijat (2008) mendefinisikan kantor yaitu setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha
(pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun
juga tempat tersebut mungkin diberikan.

3. Maryati (2008) mengartikan kantor sebagai unit organisasi yang
terdiri atas tempat, staf personel dan ketatausahaan guna membantu
pimpinan.

4. Sedarmayanti (2001) menyatakan pengertian kantor atas dua hal
yaitu:

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 3

a. Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi
b. Proses menangani informasi, mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/
mendistribusikan informasi.
5. Sayuti (2013) memberi arti kantor sebagai tempat karyawan
melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi
mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan
organisasi.

Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat dinyatakan bahwa kantor adalah
setiap tempat yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor atau
kegiatan tata usaha seperti menghimpun, mencatat, penggandaan, pengiriman,
dan penyimpanan surat surat.

1.3 Pekerjaan Kantor

Menurut Mills (1991), pekerjaan atau fungsi kantor yaitu: a. Menerima
Informasi (to receive information, b. Merekam/menyimpan data-data serta
informasi (to record information), c. Mengatur informasi (to arrange
information), d. Memberi Informasi (to give information), dan e. Melindungi
Aset (to safeguard assets). Gie (2009) menyatakan bahwa pekerjaan kantor
maupun fungsi kantor adalah aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan (information)
yang diperlukan dalam organisasi.

Selanjutnya, menurut Umam (2014), kegiatan utama manajer dan staf kantor
adalah:

1. Kegiatan komunikasi. Setiap kantor merupakan pusat komunikasi.
Kantor merupakan tempat yang menerima perintah, informasi dan
laporan dari kantor-kantor lain.

2. Kegiatan kalkulasi. Kalkulasi adalah penghitungan biaya. Alat yang
digunakan untuk kalkulasi sangat banyak, mulai mesin hitung
sederhana hingga komputer yang canggih.

4 Manajemen Perkantoran

3. Pengelolaan warkat. Warkat adalah surat, isi surat, atau lembar surat
yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Warkat dibutuhkan untuk
membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang
telah dipenuhi.

4. Penyusunan laporan. Dasar kegiatan pengawasan adalah pelaporan.
Laporan diperlukan sebagai prosedur rutin dari departemen-
departemen ke kepala kantor. Laporan itu dipertimbangkan dan
dianalisis untuk mengetahui beberapa masalah yang dihadapi
perusahaan dan cara penanganannya.

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur lain. Banyak kegiatan rutin yang
harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ini ingin berfungsi
dengan tepat. Pada tingkatan terendah, hal ini mungkin meliputi
penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap
minggunya atau pengumpulan surat-surat dari berbagai departemen.
Pada tingkatan tinggi, kegiatan seperti memeriksa kemajuan
karyawan, prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin
merupakan tugas rutin administrasi kantor.

Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan pekerjaan
kantor pada umumnya sama dengan pekerjaan tata usaha yaitu mulai dari
menerima surat, mengolah surat, menggandakan dan mengirim surat dan
menyimpan surat (arsip) dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu
memberikan pelayanan data dan informasi yang berkualitas.

1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen adalah proses untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain.
Kristiawan, Savitri dan Lestari (2017) menyebutkan pengertian sebagai ilmu
dan seni dalam mengatur, mengendalikan, mengkomunikasikan dan
memanfaatkan semua sumber daya yang ada dalam organisasi dengan
memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating,
Controlling) agar organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Daryanto, dkk (2013) menyatakan pengertian manajemen yaitu bagaimana
cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 5

yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan serta
pengawasan terhadap aktivitas dan proses kerja sama dengan mengerahkan
segala sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Manajemen perkantoran adalah proses mencapai hasil pekerjaan kantor
melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya pengertian manajemen perkantoran diuraikan sebagai
berikut:

1. Mills (1991) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai seni
membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang
sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Moekijat (2008) menyatakan bahwa manajemen perkantoran itu
sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-
pegawai merasa puas.

3. Gie (2009) memberikan batasan manajemen perkantoran adalah
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai
menyelenggarakan kegiatan pekerjaan kantor).

4. Maryati (2008) memberi arti manajemen perkantoran yaitu penerapan
fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan daya kantor untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan dengan cara
memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan
mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang
paling baik dan memberikan lingkungan yang kondusif.

5. Garnida dan Priansa (2013) mengartikan manajemen kantor sebagai
cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan
pekerjaan perkantoran secara efektivitas dan efisien.

6 Manajemen Perkantoran

Dengan demikian dapat dirumuskan yang dimaksud dengan manajemen
kantor adalah mengelola dan mengatur semua pekerjaan kantor mulai dari
merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), menggerakkan
(actuating), dan mengawasi (controlling) untuk mencapai tujuan kantor yaitu
memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan
terpercaya kepada setiap orang maupun unit organisasi yang
membutuhkannya.

Menurut Maryati (2008) bahwa kegiatan manajemen perkantoran meliputi hal-
hal sebagai berikut:

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi
perusahaan.

2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan
keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga
jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan
cepat.

3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta
kinerja yang prima di dalam perusahaan.

4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar
tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan
dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.

5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga
karyawan lebih produktif dalam bekerja.

6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk
mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.

7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja
pekerjaan kantor.

8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 7

1.5 Prinsip-prinsip Manajemen
Perkantoran

Prinsip adalah segala sesuatu yang dijadikan dasar dan pedoman dalam
bertindak dan berperilaku oleh seseorang maupun unit organisasi dalam suatu
organisasi. Prinsip manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang
menjadi dasar dan pedoman bagi setiap karyawan dan unit organisasi kantor
dalam melakukan pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Pada dasarnya prinsip-prinsip manajemen perkantoran hampir
sama dengan prinsip-prinsip manajemen pada umumnya. Menurut Fayol
(2016) ada 14 (empat belas) prinsip-prinsip manajemen yaitu: a) pembagian
kerja (division of work), b) keseimbangan wewenang dan tanggung jawab
(authority and responsibility) c) disiplin (discipline), d) kesatuan komando
(unity of command), e) kesatuan arah (unity of direction), f) mengutamakan
kepentingan organisasi di atas kepentingan individu (subordination of
individual interest to the general interest), g) kompensasi yang adil
(remuneration), h) sentralisasi (centralization), i) rantai scalar (scalar chain), j)
tata tertib (order), k) keadilan (equity), l) stabilitas kondisi karyawan (stability
tenure of personnel), m) inisiatif (initiative), n) semangat kesatuan (esprits de
corps).

Komaruddin (1981), menyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen
perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat

rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap

sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan tugas

mereka.

2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk
menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan

kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis

hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study), penyederhanaan

kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan

kantor.

8 Manajemen Perkantoran

5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan
agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan
sesuai dengan pengawasan formulir.

7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan
melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan
panduan perintah.

8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan
dikembangkan.

9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah
dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa
penyelia maupun pada sikap pegawai.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dinyatakan bahwa prinsip-prinsip
manajemen perkantoran yang utama harus dijalankan berkaitan dengan
pekerjaan kantor dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu:

Perumusan tujuan yang jelas

Tujuan manajemen kantor haruslah dirumuskan dengan jelas dengan
melibatkan berbagai pihak termasuk pimpinan, karyawan dan yang
berkepentingan. Tujuan manajemen kantor yang dirumuskan dengan jelas
akan membangun komitmen untuk mewujudkannya dan sebaliknya, apabila
pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan tidak mengetahui dengan jelas
tujuan manajemen kantor, maka akan sulit tercapai dengan efisien dan efektif.
Oleh karena itu tujuan manajemen kantor yang jelas harus selalu melekat
dalam diri pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan, agar mereka selalu
menyelesaikannya dengan tugas pokok dan fungsinya.

Pembagian kerja

Setiap pekerjaan harus dibagi habis untuk dilakukan oleh setiap orang dan unit
organisasi yang ada dalam kantor. Dengan pembagian kerja yang jelas dan
terukur maka setiap orang maupun unit organisasi dalam suatu kantor akan
dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan baik. Pembagian kerja
dalam kantor sangat penting, mengingat tidak ada manusia yang dapat
mengerjakan semua pekerjaan dalam waktu yang sama. Hal ini disebabkan
faktor keterbatasan manusia, baik terbatas di bidang ruang dan waktu, tenaga,
pikiran. Pembagian kerja yang jelas akan melahirkan uraian pekerjaan (job

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 9

description) yang baik, sehingga semua orang maupun unit organisasi akan
fokus pada penyelesaian pekerjaannya.

Wewenang dan tanggung jawab

Setiap melaksanakan pekerjaan kantor haruslah diiringi dengan wewenang.
Wewenang adalah hak atau kekuasaan untuk melakukan pekerjaan dengan
baik. Tanpa wewenang, maka setiap karyawan tidak dapat melakukan
pekerjaannya. Dengan perkataan lain, pekerjaan yang diberikan harus diikuti
dengan penyerahan wewenang, agar pegawai lebih leluasa dan berkreasi serta
berinovasi dalam melakukan pekerjaan. Pekerjaan yang telah diberikan
wewenang akan diikuti dengan tanggung jawab penuh serta akan bertanggung
jawab terhadap pekerjaannya.

Koordinasi

Koordinasi adalah kegiataan menghubung-hubungkan antara pekerjaan atau
orang yang satu dengan pekerjaan atau orang yang lain. Koordinasi akan
berupaya untuk menyatupadukan pekerjaan atau orang yang satu dengan
pekerjaan atau orang lain, sehingga akan menjamin kesatuan arah dan langkah.
Tanpa koordinasi yang baik, maka setiap pekerjaan atau orang akan berjalan
sendiri-sendiri dan merasa lepas atara satu dengan yang lainnya. Tentu ini akan
sangat dihindari. Hal ini antara lain disebabkan bahwa kantor atau organisasi
adalah satu kesatuan.

Kesatuan komando

Kesatuan komando sering juga disebut dengan kesatuan perintah. Satu orang
karyawan hanya dapat menerima perintah dari satu orang atasan. Istilah ini
sering juga disebut dengan “one man one boss, no man can serve two bosses“.
Hal ini harus dipahami oleh setiap pimpinan. Hal ini dimaksudkan agar
seorang karyawan tidak bingung jika menerima perintah dari dua pimpinan
sekaligus apalagi perintah yang berbeda. Seorang bawahan hanya menerima
perintah dari satu orang atasannya langsung menurut garis struktur organisasi.

Kesatuan arah

Kesatuan arah (unity of direction) berbeda dengan kesatuan perintah (unity of
command). Kesatuan arah adalah adanya kesatuan dalam bertindak berkaitan
dengan pekerjaannya antara satu orang atau unit organisasi dengan orang lain
atau unit organisasi yang lain. Kesatuan arah dimaksudkan untuk mencegah
setiap orang maupun unit organisasi berjalan sendiri-sendiri. Dengan kesatuan

10 Manajemen Perkantoran

arah, maka setiap orang maupun satuan organisasi mampu menyesuaikan
tugas pekerjaannya dengan orang lain maupun unit organisasinya, sehingga
ada kesatuan langkah untuk mencapai tujuan organisasi atau kantor.

Disiplin

Disiplin adalah ketaatan kepada peraturan, nilai-nilai, program yang telah
ditetapkan maupun tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Badudu dan Zein (2001) memberi arti disiplin yaitu taat, patuh, teratur dan
tertib. Susanto (1989) mengartikan disiplin sebagai suatu sikap menghormati,
menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan-peraturan yang berlaku, lebih
baik yang tertulis maupun tidak tertulis serta sanggup menjalankannya dan
tidak mengelak untuk menerima sanksi-sanksinya apabila ia melanggar tugas
dan wewenang yang diberikan kepadanya. Manajemen perkantoran sangat
membutuhkan disiplin pegawai maupun unit organisasi dalam menjalankan
masing-masing tugas pokok dan fungsinya.

Remunerasi yang wajar

Remunerasi adalah setiap kompensasi yang diterima pegawai atas kinerjanya.
Remunerasi merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga
kerja atau pegawai sebagai akibat dari prestasi yang telah diberikannya. Surya
(2004) menyatakan remunerasi memiliki makna seperti “sesuatu” yang
diperoleh para pegawai sebagai imbalan dari kontribusi yang telah diberikan
kepada organisasi tempat bekerja.

Selanjutnya, menurut Handoko (2011), tujuan dari pemberian remunerasi
adalah:

1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi pegawai menerima kompensasi
berupa gaji, upah, atau bentuk lain adalah untuk memenuhi
kebutuhan ekonomi dan untuk meningkatkan kesejahteraan
karyawan, hal ini akan secara langsung berdampak pada peningkatan
produktivitas

2. Menunjukkan keseimbangan dan keadilan. Ini berarti pemberian
remunerasi berhubungan dengan persyaratan yang harus dipenuhi
oleh pegawai pada jabatan yang ia duduki, sehingga tercipta
keseimbangan antara input dan output,

3. Memajukan lembaga atau perusahaan. Semakin berani suatu lembaga
memberikan remunerasi yang tinggi dapat dijadikan tolak ukur

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 11

bahwa semakin berhasil lembaga tersebut membangun prestasi kerja
pegawainya, karena pemberian remunerasi tinggi hanya mungkin
dilakukan apabila lembaga tersebut memiliki pendapatan yang cukup
tinggi dan mau memberikan remunerasi yang tinggi pula dengan
harapan akan semakin maju lembaga tersebut.

1.6 Fungsi-fungsi Manajemen
Perkantoran

Fungsi manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang harus dijalankan
dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Moekijat (2008), menyatakan fungsi
manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Untuk menerima keterangan-keterangan seperti surat-surat dan harga-
harga.

2. Untuk mencatat keterangan, seperti catatan-catatan tentang pegawai,
harga dan sebagainya.

3. Untuk menyusun keterangan, seperti pembiayaan dan pembukuan.
4. Untuk memberi keterangan, seperti daftar barang-barang dagangan.

Fungsi atau kegiatan manajemen perkantoran yang harus dilakukan menurut
Maryati (2008) yaitu:

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi
perusahaan.

2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan
keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga
jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan
cepat.

3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta
kinerja yang prima di dalam perusahaan.

4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar
tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan
dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.

12 Manajemen Perkantoran

5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga
karyawan lebih produktif dalam bekerja.

6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk
mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.

7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja
pekerjaan kantor.

8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.

Pada umumnya fungsi manajemen perkantoran tidak lepas dari fungsi
manajemen pada umumnya yang meliputi perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan
(controlling). Laksmi dkk (2008) menyatakan fungsi manajemen perkantoran
adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin/mengarahkan, dan
pengawasan. Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran adalah
perencanaan pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor,
penggerakan pekerjaan kantor, dan pengawasan pekerjaan kantor.

Perencanaan pekerjaan kantor (Planning)

Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan
dilakukan. Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas
yaitu (a) selalu berdimensi waktu yang akan datang atau ke masa depan, (b)
selalu mengandung kegiatan-kegiatan dan memiliki sebuah tujuan yang ingin
dicapai, (c) memiliki alasan, sebab atau landasan baik secara personal maupun
organisasional maupun keduanya. Perencanaan pekerjaan kantor adalah proses
menentukan pekerjaan kantor apa (what) yang akan dilakukan, siapa yang
melakukan (who), di mana dilakukan (where), kapan dilakukan (when),
mengapa dilakukan (why), dan bagaimana melakukan pekerjaan kantor (how).

Dengan 5W dan 1 H, maka perencanaan pekerjaan kantor akan dapat
dilakukan dengan baik dalam rangka mencapai tujuan manajemen perkantoran
yaitu menyediakan data dan informasi yang cepat, tepat, akurat, akuntabel dan
terpercaya. Perencanaan pekerjaan kantor dapat dilakukan dalam jangka
pendek yaitu 1 (satu) tahun, menengah 5 (lima) tahun, dan jangka panjang
yaitu 20 (dua puluh) tahun.

Menurut Giyanti (2015), perencanaan pekerjaan kantor meliputi pekerjaan
yaitu: 1) menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam
layanan kantor; 2) Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan
perubahan-perubahan yang mengarah pada perkembangan, kemajuan serta

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 13

efisiensi kerja; 3) Menganalisis sarana dan sumber daya yang dibutuhkan
untuk layanan kantor; 4) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien;
5) Mengembangkan sistem administrasi yang efektif; dan 6) Mengevaluasi
metode dan prosedur kerja untuk menetapkan yang terbaik.

Selanjutnya Giyanti (2015) menambahkan bahwa tujuan fungsi perencanaan
adalah 1) mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan
di waktu yang akan datang; 2) memusatkan perhatian kepada sasaran; 3)
mendapatkan/menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis,
dan; 4) memudahkan pengawasan.

Pengorganisasian pekerjaan kantor (Organizing)

Pengorganisasian pekerjaan kantor adalah proses mengatur pekerjaan kantor
mulai dari siapa yang melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab kepada
siapa, penentuan uraian tugas (job description) dan sebagainya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor dapat diklasifikasi berdasarkan asas
sentralisasi, desentralisasi, atau campuran (mix). Namun semakin
terdesentralisasi pekerjaan kantor, maka azas demokrasi akan semakin tumbuh
dan sebaliknya. Untuk hal-hal yang prinsip tentu harus tersentralisasi.
Demikian halnya dengan mix atau gabungan sentralisasi dengan desentralisasi.

Di sisi lain Suganda (2001) menyatakan beberapa ada jenis pekerjaan yaitu
pekerjaan teknis operasional, pencatatan dan pekerjaan pemikiran atau
conceptual atau strategis. Berkaitan dengan pengorganisasian pekerjaan kantor
menurut Giyanti (2015), meliputi hal-hal yaitu: 1) Mengatur pengalokasian
sarana dan sumber daya kantor, agar tidak terjadi pemborosan; 2)
Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pada setiap bagian layanan
kantor, dan menjelaskannya pada karyawan kantor; 3) Menjamin optimalisasi
penggunaan peralatan kantor; 4) Mengimplementasikan semua perencanaan
kantor yang telah dibuat.

Penggerakan pekerjaan kantor (Actuating)

Penggerakan pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang mengupayakan agar
pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan baik. Kepemimpinan dan
motivasi mempunyai peran yang signifikan dalam proses penggerakan
pekerjaan kantor. Giyanti (2015) menyatakan bahwa aspek-aspek penting
dalam kepemimpinan adalah 1) motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan.
Kegiatan memotivasi adalah memengaruhi orang lain untuk berperilaku secara
tertentu; 2) kepemimpinan yaitu proses untuk memengaruhi dan mengarahkan

14 Manajemen Perkantoran

orang lain agar mereka mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai
oleh kelompok. Pemimpin berfungsi sebagai pemecah masalah dan
memberikan jalan keluar pendapat dan informasi.

Selanjutnya, Giyanti (2015) menambahkan bahwa aktivitas penggerakan
(actuating) pekerjaan kantor adalah: 1) menjelaskan dan mengarahkan
karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan; 2) memotivasi karyawan agar
selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran
yang telah ditetapkan; 3) memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem,
metode, prosedur kerja yang baru; 4) melakukan pembinaan dan
pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pengawasan pekerjaan kantor (Controlling)

Pengawasan adalah proses yang bertujuan agar perencanaan yang telah
disusun dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu pengawasan dimaksudkan
agar pekerjaan kantor tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Menurut Giyanti (2015), kegiatan pengawasan pekerjaan kantor
adalah pekerjaan: 1) mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan prosedur
operasional baku yang sudah ditetapkan; 2) melakukan penilaian kinerja yang
efektif dan efisien, 3) menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja
yang efektif dan efisien.

Berkaitan dengan pekerjaan kantor, ada beberapa hal prinsip-prinsip
pengawasan yang yang harus dijadikan pedoman menurut Silalahi (2002)
sebagai berikut:

1. Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan
pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan.

2. Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data
tentang pelaksanaan pekerja secara objektif.

3. Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga
mencari atau menemukan kelemahan dalam melaksanakan pekerjaan.

4. Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk
mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan.

5. Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus
menciptakan efisiensi (hasil guna).

6. Pengawasan harus fleksibel.

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 15

7. Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah
ditetapkan (plan and objective oriented).

8. Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau
kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception.

9. Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan
perbaikan (corrective action).

16 Manajemen Perkantoran

Bab 2

Kegiatan dan Aspek
Manajemen Perkantoran

2.1 Pendahuluan

Saat ini bila kita berbicara tentang Manajemen Perkantoran, perkembangannya
cukup pesat. Pada mulanya hanya tentang administrasi dan tata usaha, namun
sekarang telah berkembang sejalan dengan berkembangnya teknologi,
informasi dan komunikasi yang cukup memberikan pengaruh serta dapat
membantu peran dari manajemen kantor. Manajemen perkantoran saat ini
telah menjadi suatu kegiatan penunjang bagi sebuah organisasi, sehingga siapa
saja yang sudah masuk dalam sebuah organisasi tentunya perlu mengetahui
bahkan bila dimungkinkan memahami tentang manajemen perkantoran.
Kegiatan perkantoran telah berkembang cukup pesat sampai saat ini, tidak
hanya semata-mata menjadi tempat di mana para pegawai berkumpul, bekerja
menyelesaikan tugasnya, melaksanakan rapat, membuat surat, tetapi saat ini
telah menjadi suatu sistem manajemen yang mencakup bermacam sub sistem
yang biasa terdapat dalam unsur-unsur manajemen yang 6M, yaitu:
pengelolaan pegawai atau sumber daya manusia (Man), pengelolaan keuangan
atau sumber dana (Money), pengelolaan bahan/material pekerjaan (Material),
pengelolaan cara/metode/prosedur tata kerja (Method), pengelolaan peralatan

18 Manajemen Perkantoran

kantor (Machine) dan pengelolaan kegiatan-kegiatan pemasaran produk dari
suatu organisasi (Market) yang dijalankan dengan lebih efektif, efisien dan
profesional.

Manajemen perkantoran atau bisa juga disebut manajemen kantor, adalah seni
membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan (Geofrey Mills, 1991).
Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa melalui manajemen
perkantoran diharapkan dapat dikelola unsur-unsur manajemen yang ada di
suatu kantor yang diarahkan untuk mencapai tujuan dari kantor atau organisasi
tersebut.

Mengingat dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen,
maka kegiatan dan aspek yang ada dalam manajemen perkantoran tersebut
tentunya merupakan rangkaian aktivitas-aktivitas dalam konsep manajemen
pada umumnya yang diterapkan di perkantoran, yaitu mulai dari aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan/mengatur, mengarahkan serta mengawasi
dan mengendalikan, di mana semua kegiatan tersebut ditujukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran

Sebelum memaparkan lebih lanjut terkait kegiatan-kegiatan apa saja yang
dilakukan dalam manajemen perkantoran, seperti telah dijelaskan dalam
pendahuluan, bahwa pada dasarnya dalam istilah manajemen perkantoran
terdapat kata manajemen. Maka kegiatan-kegiatan yang ada dalam lingkup
manajemen perkantoran tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan manajemen.

Istilah manajemen sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang
dimulai dengan merencanakan sampai dengan mengevaluasi atau
mengendalikan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi
dengan mengelola dan menggunakan sumber daya – sumber daya yang ada di
organisasi tersebut untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan/dicita-
citakan. Bila mengacu pada definisi salah seorang pakar, yaitu GR. Terry,
manajemen diartikan sebagai pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
melalui atau bersama-sama usaha orang lain (Sukarna, 2011).

Dalam konsep manajemen perkantoran, bisa diartikan bahwa terdapat peran
penting Manajemen yang diimplementasikan dalam aktivitas operasional

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 19

kantor, mengapa demikian ?, karena keperluan atas manajemen, tidak hanya
dikarenakan keperluan untuk mengembangkan organisasi dan merespon atas
lingkungan perubahan organisasi saja, tetapi keperluan atas penerapan
manajemen adalah untuk mendukung dan mengantarkan organisasi mencapai
tujuannya serta berjalannya seluruh aktivitas operasional kantor dengan
optimal. Di sinilah diperlukan peran Manajer yang terampil dan cekatan, yaitu
manajer yang bisa menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam aktivitas
operasional kantor secara optimal.

Manajemen perkantoran pada dasarnya mempunyai hubungan yang cukup erat
dengan pelaksanaan tugas administrasi. Dengan adanya manajemen
perkantoran maka aktivitas tata usaha pada sebuah kantor bisa dilakukan
dengan tepat. Oleh karena itu manajemen perkantoran perlu untuk lebih
diperhatikan sebab keberadaannya sangatlah penting bagi perkantoran.

Manajemen perkantoran dimulai dengan menciptakan pemahaman yang
komprehensif terkait fungsi serta aspek – aspek penting dalam aktivitas
perkantoran hingga melaksanakan komunikasi yang efektif terhadap semua
jajaran dalam pelaksanaan sebuah aktivitas maupun operasional perkantoran
dengan efektif dan efisien, baik dalam pengelolaan arsip, formulir, penataan
ruangan dan aktivitas lainnya, sehingga aktivitas administrasi perkantoran
dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Kegiatan manajemen perkantoran tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas
manajerial dalam pekerjaan kantor yang bisa diidentifikasi melalui fungsi-
fungsi manajemen yang diterapkan dalam aktivitas kantor. Adapun fungsi-
fungsi manajemen yang dapat dilihat dalam kegiatan kantor menurut
(Kismartini dan Maesaroh, 2007) adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan
Perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah merencanakan
dan mengkoordinasikan berbagai proses informasi, misalnya:
komunikasi, manajemen surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak
kantor yang nyaman, pemenuhan peralatan lainnya serta pemilihan
dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.

2. Pengorganisasian
Dalam manajemen perkantoran kegiatan pengorganisasian meliputi
penentuan dasar-dasar organisasi kantor yang ada pada perencanaan

20 Manajemen Perkantoran

hubungan kerja di antara staf yang dilengkapi dengan peralatan fisik,
untuk memaksimalkan produktivitas kerja.
3. Pelaksanaan
Dalam hal ini adalah menggerakan serta mengawasi efektif atau
tidaknya kegiatan-kegiatan kantor, mendapatkan dan menetapkan
kebijakan kepegawaian yang bisa memberikan jaminan tingkat moral
yang dikehendaki, pelatihan, orientasi, promosi dan memberikan
upah/gaji yang layak sehingga mendorong peningkatan mutu dan
kinerja karyawan, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu
eksternal maupun internal, yaitu antara pegawai dan manajer.
4. Pengawasan
Dalam manajemen perkantoran fungsi pengawasan meliputi
penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur
administrasi kantor, disertai dengan penyempurnaan masing-masing
tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan kegiatan,
persiapan dan penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya,
mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan,
mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor
sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.

Sedangkan dalam Modul Paket Keahlian Perkantoran SMK Kemendikbud RI,
menyebutkan bahwa kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran dapat
dibedakan menjadi dua kelompok (Susantini, dkk, 2016), yaitu:

1. Berdasarkan Kelompok Kegiatan
Kegiatan perkantoran meliputi beberapa kegiatan yaitu:
a. Perencanaan Perkantoran atau Office Planning
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan
peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang memengaruhi
tercapainya tujuan kantor.
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan seperangkat fungsi organisasi dengan fungsi-
fungsi lain yang terdiri dari:
• Pembagian tugas serta aktivitas untuk efisiensi dalam
organisasi perusahaan.

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 21

• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan pimpinan
atau pun dengan karyawan.

• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan
jenis aktivitasnya dalam memberikan kemudahan bagi
karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah kegiatan yang dapat mengoptimalkan efektivitas dan
efisiensi kerja dengan maksimal sesuai dengan target dan sasaran
yang telah ditetapkan serta dalam rangka menghadirkan
lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Adalah proses yang berupaya meyakinkan organisasi agar
sasaran dan perencanaan bisa dijalankan sesuai dengan target
yang ingin dicapai.

2. Berdasarkan Kelompok Fasilitas
a. Lokasi Gedung/Kantor
Lokasi gedung/kantor perlu mendapat perhatian dari seorang
manajer kantor, sebab dapat berpengaruh terhadap aktivitas dan
tujuan kantor, selain mengikuti ketetapan perencanaan
lingkungan dari pemerintah setempat. Seperti, gedung
perdagangan harusnya berlokasi di daerah perdagangan dan
gedung pelayaran harusnya dekat dengan pelabuhan, dan lain
sebagainya. Hal lain yang harus juga diperhatikan adalah faktor
lingkungan, sebab ada saatnya faktor tersebut turut serta
menentukan jalan atau berhentinya organisasi.
b. Peralatan
Peralatan dibagi menjadi dua kelompok antara lain: perabotan
kantor dan perbekalan kantor
c. Interior
Yaitu tatanan perabot atau perangkat yang mendukung
operasional kerja di ruang kantor, misalnya plafon, penerangan,
ventilasi, aksesoris kantor dan jendela.

22 Manajemen Perkantoran

d. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan, kegiatan kantor memiliki rumus
perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja,
metode kerja dan kebutuhan interior.

Mengacu pada beberapa definisi tentang manajemen perkantoran, Atmosudirjo
(dalam Apandi dan Yulianti, 2020), menyebutkan bahwa manajemen
perkantoran tidak terlepas dari tiga unsur berikut, yaitu:

1. Establishment, yaitu berupa gedung, ruang dan peralatan.
2. Office Personel, yaitu terdiri dari pegawai atau personil kantor.
3. Office Operation, yaitu pelaksanaan atau operasional pekerjaan tata

usaha.

Sebagaimana disebutkan di atas, pekerjaan tata usaha atau administrasi
menjadi salah satu bentuk kegiatan dalam manajemen perkantoran. Di mana
Halimah (2018) mengartikan administrasi secara sempit sebagai penyusunan
serta pencatatan data dan informasi secara sistematis yang bermaksud untuk
menyajikan keterangan serta memberikan kemudahan untuk memperoleh
kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

Menurut Halimah (2018), kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga
kelompok, yaitu:

1. Correspondence (Korespondensi) atau surat-menyurat, adalah
rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi
secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan
pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

2. Expedition (Ekspedisi), adalah aktivitas mencatat setiap informasi
yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan internal maupun
eksternal. Hal ini bertujuan untuk memudahkan mengetahui atau
pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim
atau diterima.

3. Filling (Pengarsipan), adalah proses pengaturan dan penyimpanan
informasi secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan cepat
ditemukan saat dibutuhkan.

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 23

Namun kegiatan-kegiatan administrasi tidak hanya menyangkut tiga hal
tersebut di atas saja, karena istilah tata usaha atau administrasi mengalami
perluasan arti. Di mana secara luas administrasi berhubungan dengan kegiatan
kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai
tujuan yang diinginkan (Halimah, 2018). Sehingga dari pengertian tersebut,
kegiatan administrasi juga meliputi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan
Kerjasama.

Hal ini diperkuat oleh pernyataan The Liang Gie (1980) yang menyebutkan
bahwa rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi (dalam
Halimah, 2018).

2.3 Aspek Manajemen Perkantoran

Menurut Charles O Libbey, secara umum aspek ruang lingkup manajemen
perkantoran (dalam Halimah, 2018) meliputi Sembilan bidang kerja
manajemen perkantoran berikut ini:

1. Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang
perkantoran, seperti: luas, jumlah, penjatahan, tata ruang,
kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan,
pemeliharaan

2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat
menyurat, pelayanan, media komunikasi (telepon, telex, fax, email,
dan lain-lain), resepsionis, kehumasan, dan sebagainya.

3. Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan
dengan HRD (Human Resource & Development), GA (General
Affair), pelatihan, pengujian, dan lain sebagainya

4. Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan
pengadaan, pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor (meja,
kursi, dan lain sebagainya

5. Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan
pengadaan pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin tik, Komputer,
Printer, Mesin Hitung, Perlengkapan Kebersihan, dan lain sebagainya

24 Manajemen Perkantoran

6. Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan
pengadaan perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak

7. Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data,
pengukuran hasil kerja, SOP (Sistem Operasional Prosedur) kerja,
analisis statistic, dan lain sebagainya

8. Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian
formulir, perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan
kearsipan, dan lain sebagainya

9. Executive Controls, kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan
organisasi, sentralisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan
anggaran, forecasting, job analysis, dan lain sebagainya.

Menurut The Liang Gie sebagaimana dikutip oleh (Akhmad, 2012), bahwa
aspek ruang lingkup manajemen perkantoran mencakup sebelas bidang, yaitu:

1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata ruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran

2.3.1 Sumber Daya Kantor

Dalam mencapai tujuan utama suatu organisasi atau kantor diperlukan
dukungan sumber daya-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/kantor.
Menurut Akhmad (2012), sumber daya kantor meliputi:

1. Personalia kantor
Masalah personalia atau sumber daya manusia cukup besar
pengaruhnya terhadap keberadaan kantor, sehingga diperlukan

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 25

perencanaan yang profesional tentang analisis pekerjaan (job
analysis) sehingga akan memperjelas deskripsi pekerjaan (job
description) yang bisa menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job
specification).
2. Permodalan atau uang
Permodalan dan uang cukup berperan penting, sebab merupakan roda
perusahaan, sehingga dalam menentukan kebijakan keuangan
membutuhkan perhitungan yang matang, baik dalam penganggaran
keperluan-keperluan kantor secara rutin maupun yang sewaktu-waktu
dan dalam pelaksanaannya diperlukan suatu sistem pengawasan yang
baik agar pemborosan dan penyelewengan yang merugikan
organisasi dapat dihindari.
3. Peralatan dan perlengkapan kantor
Pengadaan perlengkapan, perbekalan perlu direncanakan dengan
baik. Hal ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien
serta efektivitasnya serta perlu diperhatikan juga tentang harga dan
mutu perlengkapan, perbekalan dan mesin dimaksud, perawatan serta
layanan purna jualnya.
4. Mesin-mesin kantor
Pengadaan mesin-mesin kantor agar bisa disesuaikan dengan
keperluan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi,
sehingga dapat menjawab keperluan-keperluan kantor yang bisa
bersaing dengan organisasi lain.
5. Metode kerja
6. Metode kerja merupakan suatu tata cara melaksanakan kerja yang
harus diterapkan oleh manajemen menjadi suatu pola kerja untuk
menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien, dan efektif.
7. Waktu kerja
Waktu kerja sangat perlu dicermati, karena pemborosan waktu berarti
pemborosan tenaga dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja.
8. Tempat kerja
Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memerlukan kondisi yang
representatif, oleh karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik,

26 Manajemen Perkantoran

yang dapat mendukung setiap personil kantor untuk melaksanakan
aktivitasnya.

2.3.2 Pekerjaan Kantor

Pada dasarnya definisi pekerjaan kantor sama dengan tata usaha, atau bisa
disebut office work/clerical work dalam bahasa Inggris, yang menurut
(Susantini, dkk, 2016) artinya adalah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Menurut Leffingwell dan Robinson (dalam Akhmad, 2012), pekerjaan
perkantoran bisa dirinci dalam aktivitas-aktivitas berikut ini:

1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan-
pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya)

2. Billing (membuat rekening)
3. Correspondence, dictation, typing (surat- menyurat, mendikte dan

mengetik)
4. Passing credit and collecting outstanding accounts (menyampaikan

hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum
diselesaikan)
5. Filing (menyimpan warkat)
6. Handling, distributing and dispatching mail (mengurus, membagi-
bagi dan mengirimkan surat-surat pos
7. Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan
membubuhkan alamat)
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger
service (macam-macam pekerjaan seperti, menelpon, menerima tamu
dan pekerjaan pesuruh)
9. Special tasks, objectives: simplification of system: elimination of
unnecessary work (tugas-tugas khusus dengan maksud untuk
menyederhanakan sistem, meng-hapuskan pekerjaan yang tidak
perlu)
10. Making records, noting down desired data (membuat warkat-warkat,
mencatat data yang diinginkan)

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 27

Sedangkan Susantini, dkk (2016) mengutip dari pendapat G.R Terry,
menyebutkan bahwa prosentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang
tugas utama organisasi adalah sebagai berikut:

1. Mengetik atau Typing: 24,6%
2. Menghitung atau Calculating: 19,5%
3. Memeriksa atau Checking: 12,3%
4. Menyimpan warkat/arsip atau Filling: 10,2%
5. Menelpon atau Telephoning: 8,8%
6. Menggandakan atau Duplicating: 6,4%
7. Mengirim surat atau Mailing: 5,5%
8. Lain-lain atau Others: 12,7%

Menurut Prajudi Atmosudirjo sebagaimana dikutip oleh Apandi dan Yulianti
(2020), jenis pekerjaan perkantoran dikategorikan menjadi empat jenis, yaitu:

1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, meliputi: rapat
briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konferensi,
korespondensi.

2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi, meliputi: agenda
surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.

3. Segala macam pekerjaan komputasi, meliputi: analisis data, data
processing, penyusunan tabel, daftar, ikhtisar, grafik, statistik,
penyusunan laporan.

4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, meliputi:
pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi,
pemberian keterangan.

Berdasarkan beberapa hal tersebut di atas, maka bisa disimpulkan bahwa
pekerjaan kantor pada dasarnya meliputi 2 kategori, yaitu:

1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan atau yang berhubungan
langsung dengan dengan pekerjaan tulis menulis, seperti: pengurusan
surat/penanganan surat, penyimpanan surat, sortir, pengetikan,
pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan
perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan

28 Manajemen Perkantoran

2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan atau yang merupakan
pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tulis-
menulis, seperti: Penerimaan tamu, Penanganan telepon, Pelayanan
kebersihan, Pelayanan keamanan

2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor

Dalam pelaksanaan manajemen perkantoran, salah satu faktor penting yang
ikut menentukan lancar atau tidaknya tugas adalah menyusun tempat kerja dan
alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor
pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan
kepuasan kerja ke para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Menurut Renaldi dan Soetrisno (2006), Tata ruang perkantoran bisa dibedakan
menjadi:

1. Tata ruang yang terpisah-pisah. Dalam penataannya, ruangan untuk
bekerja dibagi-bagi menjadi beberapa satuan. Pembagian itu dapat
dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar
maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya
plywood atau dinding kaca.

2. Tata ruang yang terbuka. Menurut susunan ini ruangan kerja tidak
dipisah-pisahkan, jadi semua pegawai berada dalam satu ruangan
besar dan antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya
saling terlihat.

Bab 3

Peranan dan Kewajiban
Manajer Kantor

3.1 Peranan Manajer Kantor

Peranan seorang manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena
keberadaan seorang manajer menjadi motivator bagi karyawan-karyawannya
dan salah satu ujung tombak dari keberhasilan suatu organisasi. Salah satu
tugas atau peran seorang manajer yaitu harus bisa mengatasi konflik yang ada
dalam suatu organisasi yang dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat
diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang merasa dirugikan.
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran
organisasi, seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan
keterampilannya diakui oleh organisasi utk memimpin, mengatur, mengelola,
mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka
mencapai tujuan (Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017). Menjadi
seorang manajer memang bukan perkara mudah, perlu bertahun-tahun
pengalaman dan jam terbang serta bidang keilmuan yang mencukupi yang bisa
menjadikan ia pantas disebut dan diangkat menjadi seorang manajer. Seorang
manajer harus mampu untuk mengatasi masalah dan mampu untuk

30 Manajemen Perkantoran

meramalkan kejadian yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil, namun
tidak semua manajer itu bekerja selayaknya seorang manajer, ada manajer
yang hanya bisa menyuruh-nyuruh dan tidak mau dikoreksi apabila dia salah
dan tidak mau dikritik padahal pemimpin yang baik adalah pemimpin yang
mau mendengarkan keluhan dari bawahannya
Tugas utama setiap manajer apapun itu sifat, bentuk, dan tujuan dari organisasi
yang dipimpinnya adalah untuk memimpin. Sukses atau tidaknya suatu
organisasi tentu akan sangat bergantung pada kemampuan manajer itu sendiri
untuk membuat suatu keputusan yang terbaik menurutnya dan untuk
mengelola para bawahannya agar bekerja sesuai rencana yang telah dibuatnya.
Oleh karena itu manajer dalam memimpin membutuhkan daya untuk
memimpin.(Fatmasari Feira Dewi, 2018)

3.2 Tingkatan Manajer

Pada suatu organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan
menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, serta manajer lini
pertama, biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah dari
karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Gambar 3.1: Piramida Manajemen

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 31

Keterangan gambar:

1. Manejemen lini Pertama (first-line management)
Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal dengan
istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkat yang
paling rendah yang bertugas mengawasi dan memimpin karyawan
non-manajerial yang ada di dalam proses produksi. Mereka sering
disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer
kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2. Manajemen Tingkat Menengah (middle management)
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup
semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan
manajemen puncak dan tugas sebagai penghubung antara keduanya.
Jabatan yang termasuk manajer menengah yaitu kepala bagian,
pemimpin proyek, manajer pabrik.

3. Manajemen Puncak (top management)
Manajemen puncak (top management), dikenal dengan executive
officer, yang bertugas dengan merencanakan strategi dan kegiatan
perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan.
Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer)
(Ardiana, 2010)

3.3 Fungsi Manajer

Manajemen diperlukan sebagai upaya agar kegiatan dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada
kegiatan bisnis secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan
berdasarkan fungsi-fungsinya atau dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen
(managerial functions) yang meliputi fungsi perencanaan, fungsi
pengorganisasian, fungsi pengimplementasian, dan fungsi pengendalian dan
pengawasan.(Veithzal Rivai, 2010)

32 Manajemen Perkantoran

Manajer perusahaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

1. Fungsi Perencanaan
Kegiatan-kegiatan pokok perencanaan melalui penentuan tujuan,
penyusunan, program dan jadwal, penyusunan anggaran,
pengembangan prosedur, serta penetapan dan penafsiran kebijakan.
perencanaan perusahaan antara lain meliputi produksi, pemasaran,
SDM, dan ketatausahaan.

2. Fungsi Pengorganisasian
Termasuk fungsi ini antara lain menyusun struktur organisasi,
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab serta menetapkan
hubungan antarbagian dalam organisasi. itulah tiga pokok kegiatan
yang harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.

3. Fungsi Pelaksana
Kerja Berdasarkan Rencana Yang Telah Disusun Rencana baru
berarti bila telah dilaksanakan. Agar dicapai hasil yang diinginkan,
manajer harus terlibat dalam pelaksanaan rencana kerja. tujuannya
supaya dicapai koordinasi antar bagian dan kualitas proses dan hasil
produksi senantiasa terjaga.

4. Fungsi Pengawasan
Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya dan hasilnya telah sesuai
dengan apa yang telah direncanakan. apakah perlu ada perbaikan dan
lain sebagainya. dalam melaksanakan tugas yang cakupannya luas itu
manajer dibantu oleh beberapa kepala bagian produksi, kepala bagian
pemasaran, kepala bagian kepegawaian, dan kepala bagian
keuangan.(Nuraida, 2008; Stephen P. Robbins, 2010)

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 33

Gambar 3.2: Fungsi Manajemen

3.4 Peran Manajer

Ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Namun
kesepuluh peran itu dirangkum menjadi tiga kelompok yaitu:

Peran antar pribadi

Dalam hubungan interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul
secara langsung dari otoritas formal yang dimiliki pemimpin dan mencakup
hubungan interpersonal dasar, yaitu:

1. Peran sebagai yang dituakan (Figurehead role)
Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi, pemimpin
harus melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu
penting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau menjamu makan
siang pelanggan atau kolega. Kegiatan yang terkait dengan peran
interpersonal sering bersifat rutin tanpa adanya komunikasi ataupun
keputusan.

2. Peran sebagai pemimpin (Leader role)
Seorang pemimpin bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang
dalam unit organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang terkait
dengan itu berhubungan dengan kepemimpinan secara langsung dan
tidak langsung. Yang berkaitan dengan kepemimpinan secara

34 Manajemen Perkantoran

langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan training bagi
stafnya. Sedang yang berkaitan secara tidak langsung, seorang
pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya.
Pengaruh pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimpin.
Otoritas formal memberi seorang pemimpin kekuasaan potensial
yang besar, tetapi kepemimpinanlah yang menentukan sejauh mana
potensi tersebut dapat direalisasikan.
3. Peran sebagai penghubung (Liaison role)
Pemimpin menjalin kontak di luar rantai komando vertikal.
Pemimpin menumbuhkan dan memelihara kontak biasanya dalam
rangka mencari informasi, akibatnya peran sebagai penghubung
sering secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan sistem
informasi eksternalnya sendiri yang bersifat informal, privat verbal,
tetapi efektif (Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010).

Peran informasional

Peran ini dikarenakan kontak interpersonalnya, baik dengan anak buah
maupun dengan jaringan kontaknya yang lain, seorang pemimpin muncul
sebagai pusat syaraf bagi unit organisasinya. Pemimpin bisa saja tidak tahu
segala hal, tapi setidaknya tahu lebih banyak daripada stafnya. Pemrosesan
informasi merupakan bagian utama dari tugas seorang pemimpin. Informasi
tersebut terdiri dari:

1. Peran sebagai monitor (Monitor role)
Sebagai yang memonitor, seorang pemimpin secara terus menerus
memonitor lingkungannya untuk memperoleh informasi. Informasi
tersebut dapat berupa gosip, kasus, dan spekulasi yang masih
membutuhkan konfirmasi dan verifikasi lebih lanjut.

2. Peran sebagai disseminator (Disseminator role) Sebagian besar
informasi yang diperoleh pemimpin harus dimanfaatkan bersama dan
didistribusikan kepada anak buah yang membutuhkan. Di samping itu
ketika anak buah tidak bisa saling kontak dengan mudah,
pemimpinlah yang kadang-kadan harus meneruskan informasi dari
anak buah satu kepada lain.

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 35

3. Peran sebagai juru bicara (Spokesman Role)
Sebagai juru seorang pemimpin mempunyai hak untuk menyampai
kan informasi yang di milikinya ke orang di luar unit
organisasinya.(Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010; Fadyandri, 2014;
Nugraha, 2015; Fatmasari Feira Dewi, 2018).

Peran pengambilan keputusan

Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan
masukan dasar bagi pengambilan keputusan. Berkaitan dengan peran
pemimpin sebagai pengambil keputusan, terdapat empat peran pemimpin,
yaitu terdiri dari:

1. Peran sebagai wirausaha (Entrepreneur Role)
Pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya
dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan di mana organisasi
tersebut eksis. Pemimpin juga harus mencari ide baru dan berupaya
menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi perkembangan
organisasi yang dipimpin.

2. Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler role)
Pemimpin harus bisa sukarela sebagai agen pembaharuan, sementara
di pihak lain peran sebagai pengendali gangguan memotret keharusan
pemimpin untuk merespon tekanan yang dihadapi organisasinya. Di
sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali pemimpin. Dia
harus bertindak karena adanya situasi yang kuat sehingga tidak dapat
diabaikan.

3. Peran sebagai pengalokasi sumberdaya (Resource allocator role)
Disini terletak tanggung jawab memutuskan siapa akan menerima apa
dalam unit organisasi. Pemimpin juga bertugas untuk mendesain
struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja, dan
koordinasi dalam unit yang dipimpin.

4. Peran sebagai negosiator (Negotiator role) Negosiasi merupakan
“way of life” dari seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi
merupakan kewajiban seorang pemimpin, mungkin rutin, tetapi tidak
boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian integral tugas

36 Manajemen Perkantoran

pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk bisa
memberikan komitmen sumberdaya organisasi(Daft, 2010; Sofyan S.
Harahap, 2011; Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017).

Keterampilan Manajer

Berikut ini merupakan kemampuan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh
seorang manajer.

1. Keterampilan Konseptual
Manajer tingkat atas (top manager) diharuskan memiliki sebuah
keterampilan untuk membuat konsep, ide dan gagasan untuk
kemajuan sebuah organisasi. Gagasan, ide serta konsep tersebut lalu
dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan
gagasan atau konsep itu. Proses penjabaran ide menjadi sebuah
rencana kerja yang konkret dan biasanya disebut sebagai sebuah
proses perencanaan. Oleh karenanya, keterampilan konsepsional juga
merupakan keterampilan untuk membuat sebuah rencana kerja.

2. Keterampilan Berhubungan Dengan Orang Lain
Selain kemampuan konsepsional, seorang manajer juga harus
dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi serta berhubungan
dengan orang lain, yang disebut dengan keterampilan kemanusiaan.
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer
terhadap bawahan yang dipimpinnya. Seorang manajer yang
memiliki kemampuan komunikasi yang persuasif, bersahabat dan
kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian
mereka akan bersikap lebih terbuka terhadap atasannya.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan
manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang
lebih rendah. Keterampilan ini merupakan kemampuan untuk
menjalankan sebuah pekerjaan. Misalnya menggunakan program
komputer, memperbaiki mesin, akuntansi dan sebagainya.

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 37

4. Keterampilan Manajemen Waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang
manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara
bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari
Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji
$2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50
jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort
setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit.
Dapat kita lihat di atas bahwa setiap menit yang terbuang akan
merugikan perusahaan. Hampir semua manajer memiliki gaji yang
jauh lebih kecil dari Frankfort. Tetapi waktu yang mereka miliki tetap
merupakan aset yang berharga, serta menyia nyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas sebuah
perusahaan.

5. Keterampilan Membuat Keputusan
Keterampilan ini merupakan kemampuan untuk mendefinisikan
sebuah masalah dan menentukan cara terbaik untuk memecahkan
masalah tersebut. Membuat sebuah keputusan adalah hal yang paling
utama untuk seorang manajer, terutama untuk kelompok manajer atas
(top manajer). Ada tiga langkah dalam membuat keputusan, yaitu:
a. Seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari
berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya.
b. Manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan
memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.
c. Manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih
serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur
yang benar (Ardiana, 2010; Fadyandri, 2014; Nugraha, 2015).

Etika Manajer

Etika manajerial adalah standar perilaku yang memandu manajer dalam
pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi:

1. Perilaku terhadap karyawan
2. Perilaku terhadap organisasi

38 Manajemen Perkantoran

3. Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

Tugas Manajer

Agar konsep tentang manajer menjadi lebih jelas, berikut ini diuraikan secara
terperinci apa tugas-tugas penting yang dilakukan manajer:

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
Istilah “orang” mencakup tidak hanya para bawahan dan atasan,
tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam organisasi. Disamping itu,
“orang” juga termasuk individu-individu dari luar organisasi,
langganan, penyedia (supplier), konsumen atau langganan, pengurus
serikat karyawan, pejabat dan karyawan kantor-kantor pemerintah
dan sebagainya.

2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan
Setiap manajer akan menghadapi sejumlah tujuan, masalah dan
kebutuhan organisasional yang semuanya ini bersaing untuk
memperebutkan sumberdaya-sumberdaya organisasi (manusia,
material atau bahkan waktu manajer). Karena berbagai sumberdaya
tersebut selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan di
antara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasional.

3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan
Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan
tertentu secara sukses. Mereka biasanya dievaluasi atas dasar
seberapa baik mereka mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan.
Lebih lanjut, manajer juga bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan
para bawahannya. Sukses atau kegagalan bawahan adalah cerminan
langsung sukses atau kegagalan manajer.

4. Manajer harus berpikir secara analisis dan konseptual
Untuk menjadi pemikir yang analisis, manajer harus mampu merinci
dan memisah-misahkan suatu masalah menjadi komponen-komponen
masalah, menganalisa komponen-komponen tersebut, dan kemudian
mencari penyelesaian yang layak (feasible) dengan akurat. Dan yang
lebih penting bagi manajer adalah menjadi pemikir konseptual, yang