การพัฒนาระบบฐานข้อมูลลูกค้าเพื่อการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี โดยโปรแกรม Microsoft Excel

โครงการสห ประจำปีการศึ กษา2565
กิ จ ศึ ก ษ า

การพัฒนาระบบ
ฐานข้อมูลลูกค้า
เพื่อการจัดเก็บ
และส่งคืน
เอกสารทางการ
บัญชี

โดยโปรแกรม
MICROSOFT
EXCEL

คำนำ

การพัฒนาระบบฐานข้อมูลลูกค้าเเพื่อการจัดเก็บและ
ส่งคืนเอกสารทางการบัญชี โดยโปรแกรม Microsoft Excel
นำเสนอเกี่ยวกับขั้นตอนการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารใน
สำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจ มีเนื้อหาประกอบด้วย ขั้นตอน
การจัดเก็บและส่งคืนเอกสาร และตัวอย่างการส่งคืน
เอกสาร

คณะผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่าการจัดทำโครงงาน
ฉบับนี้จะเป็นประโยชน์ต่อสำนักงาน นักศึกษา และผู้ที่สนใจ
ศึกษาค้นคว้าเป็นอย่างยิ่ง หากมีข้อผิดพลาดประการใด
คณะผู้จัดทำขอน้อมรับไว้ ณ ที่นี้ด้วย






คณะผู้จัดทำ

สารบัญ หน้า

เรื่อง

บทนำ 1
1.1 ความเป็นมาและความสำคัญ 2
1.2 วัตถุประสงค์ 2
1.3 ขอบเขตการศึกษา 2
1.4 ประโยชน์ที่คิดว่าจะได้รับ
3
แนวคิดที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี 4
2.1 นิยามศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางการบัญชี 5
2.2 แนวคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี 5
2.3 การเก็บเอกสารที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน
2.4 แนวคิดเกี่ยวกับการพัฒนาระบ 6
8
ผลการปฏิบัติงาน 11
3.1 ขั้นตอนการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี
3.2 ขั้นตอนการบันทึกการจัดเก็บเอกสาร
3.3 ตัวอย่างการส่งคืนเอกสาร

บทนำ 1

1.1 ความเป็นมาและความสำคัญของ

ตามที่ได้ปฏิบัติงานตามโครงการสหกิจศึกษาที่สำนักงานสุรินทร์บัญชี
กิจ ซึ่งทางผู้ดูแลได้มอบหมายงานให้หลายๆอย่าง เช่น เก็บภาษีตามบริษัท
ต่างๆ คำนวณมูลค่าภาษี นำเช็คเข้าธนาคาร จ่ายภาษีจัดเก็บเอกสารของ


บริษัทต่างๆและส่งคืนเอกสารในแต่ล่ะปีคืนให้แต่ละบริษัท จากที่ได้ลอง

ปฏิบัติงานมาแล้วปัญหาที่ผู้จัดทำพบบ่อยที่สุดคือปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บ
และส่งคืนเอกสารทางการบัญชีให้แต่ละบริษัท เนื่องจากครั้งนี้เป็นการได้
ปฏิบัติงานจริงและนักศึกษายังไม่มีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับด้านเอกสารมาก
พอจึงเป็นปัญหาหลักๆในการปฏิบัติงาน ซึ่งระบบที่ใช้ในการจัดเก็บและส่งคืน
เอกสารทางการบัญชีในปัจจุบัน ไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
และถูกต้องแม่นยำเพราะการค้นหาด้วยพนักงานทำให้เกิดการล่าช้าและแฟ้ม
เอกสารมีจำนวนมากซึ่งมีการจัดเก็บไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปีด้วยห้องจัดเก็บ
เอกสารมีพื้นที่จำกัดคับแคบทำให้เอกสารบ้างอย่างเสียหายตามการเวลา

ดังนั้นผู้จัดทำจึงเล็งเห็นว่า การที่พัฒนาระบบการจัดเก็บและส่ง
คืนเอกสารทางการบัญชี มีความสำคัญกับสำนักงานจริงๆ จึงเลือกใช้
โปรแกรม Microsoft Excel ใช้งานง่ายและเหมาะสมที่จะนำมาพัฒนา
ระบบการจัดเก็บและส่งคืนเอกสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็ว
เป็นประโยชน์และแนวทางในการจัดเก็บเอกสารให้แก่สำนักงานและ
นักศึกษารุ่นต่อๆไป

2

1.2 วัตถุประสงค์

1. เพื่อศึกษาระบบการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี สำหรับ
สำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจ

2.เพื่อพัฒนาระบบการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี โดยใช้
โปรแกรม Microsoft Excel สำหรับสำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจ

1.3 ขอบเขตการศึกษา

ข้อมูลที่ใช้ในการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารเพื่อนำไปจัดทำลงใน
ระบบ Microsoft Excel ของสำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจที่อยู่ในช่วงระยะ
เวลาการจัดเก็บเอกสารตั้งแต่วันที่ 4 กรกฎาคม 2565 ถึง 25 กันยายน
2565




1.4 ประโยชน์ที่คิดว่าจะได้รับ

1.ทำให้การจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี โดยใช้โปรแกรม
Microsoft Excel สำหรับสำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจ มีระบบที่ดีขึ้น

2.ทำให้การค้นหา การจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชีสำหรับ
สำนักงานสุรินทร์บัญชีกิจมีความสะดวกและรวดเร็ว

3.สามารถเป็นแนวทางในการจัดเก็บเอกสารให้แก่สำนักงานและ
นักศึกษารุ่นต่อๆไป

3

แนวคิดที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี

2.1 นิยามศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางการบัญชี

เอกสารทางการบัญชี คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำ
บัญชี ซึ่งได้รับจากการทำธุรกิจ หรือบุคคลภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จ
รับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป็นต้น

งบการเงิน หมายถึง รายงานผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการ
เปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ ไม่ว่าจะรายงานโดยงบดุล งบกำไร
ขาดทุน งบกำไรสะสม งบกระแสเงินสด งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้
ถือหุ้น งบประกอบ หรือหมายเหตุประกอบงบการเงิน

ภ.พ.30 คือเอกสารสรุปภาษีซื้อ-ภาษีขาย ที่เจ้าของธุรกิจต้องเอาไว้ใช้ยื่น
แสดง ภาษีมูลค่าเพิ่มแก่กรมสรรพากรทุกเดือน โดยยื่นภายในวันที่ 15 ของ
เดือนถัดไป

4

2.2 แนวคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี




การจัดเก็บเอกสาร Filing systemหมายถึง กระบวนการในการ
จำแนกเอกสารให้เป็นระเบียบ ธุรกิจให้ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่า
เอกสารเป็นเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่
ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้วดังนี้

ธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี โดยรวบรวมเอกสารให้เป็น
หมวดหมู่ เพื่อเป็นระเบียบ เอกสารไม่ชำรุด เสียหาย สะดวกต่อการ
ค้นหาเมื่อต้องการใช้ และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ
ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บ
เอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการ
วางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อมโดยคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น
สถานที่เก็บเอกสาร อุปกรณ์สำหรับเก็บเอกสาร ระบบการจัดเก็บ
เอกสาร ขั้นตอนในการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้น

5

2.3 การเก็บเอกสารที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน




1. การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร
2. การเก็บเอกสารตามตัวเลข
3. การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์
4. การเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง
5. การเก็บเอกสารตามเสียง
6. การเก็บเอกสารตามสี
7. การเก็บเอกสารตามปี ปฏิทิน
8. การเก็บเอกสารด้วยไมโครฟิล์ม

2.4 แนวคิดเกี่ยวกับการพัฒนาระบบ


การพัฒนาระบบ (System Development) ประกอบไปด้วยการเขียน

โปรแกรมเพื่อสร้างระบบงาน การทดสอบโปรแกรมหน่วยย่อย (Unit Test)
การทดสอบระบบรวม (System Integration Test) การแก้ไขข้อผิดพลาดที่
พบ (Bug) ตลอดจนการจัดทำเอกสาร (Document) ต่างๆ ทั้งในส่วนของ
เอกสารโปรแกรม เอกสารระบบ และคู่มือการฝึกอบรมสำหรับผู้ปฏิบัติงาน
โดยมีข้อควรคำนึงในการพัฒนาระบบ คือ การเลือกภาษาคอมพิวเตอร์ที่
เหมาะสมและพัฒนาต่อได้ง่ายโดยมีแนวคิดเกี่ยวกับการพัฒนาระบบดังต่อ
ไปนี้

6

ผลการปฏิบัติงาน

ผลจากการปฏิบัติงานและศึกษากระบวนการตามโครงการใน
ครั้งนี้เป็นเวลา 16 สัปดาห์ เพื่อการศึกษาวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เป็น
ระบบภายในสำนักงาน สุรินทร์บัญชีกิจ ทำให้ผู้ศึกษาได้รู้จักการเก็บ
ข้อมูลแบบที่ทำด้วยมือ ปัญหาที่พบในการจัดเก็บข้อมูลแบบที่ทำด้วยมือ
นั้น คือ มีข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล ยากต่อการจัดเก็บรักษาค้นหา
ข้อมูลเป็นเวลานาน ดังนั้นจึงมีความต้องการในการจัดทำระบบจัดเก็บ
เอกสารใหม่โดยได้นำระบบ Microsoft office Excel มาใช้ในการจัดเก็บ
เอกสาร เพื่อลดปัญหาในข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลเพิ่มความ
สะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บเอกสาร ง่ายต่อการค้นหาเอกสารเพื่อ
สะดวกต่อผู้บริหารและพนักงาน

3.1 ขั้นตอนการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี

1.จัดแยกประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 และ
เอกสารนอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

7

2.คัดแยกเอกสารเสร็จแล้ว เมื่อแยกเอกสารแต่ละประเภทเสร็จแล้ว
จะนำเอกสารแต่ละบริษัทมาคัดแยกตามรายชื่อที่มีอยุ่ว่าเอกสารแต่ละบริษัท
อยู่ในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 หรือเป็น เอกสารนอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

3.คัดแยกเอกสารเสร็จแล้ว จะนำเอกสารแต่ละบริษัทมาคัดแยกตาม
รายชื่อที่มีอยุ่ว่าเอกสารแต่ละบริษัทอยู่ในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 หรือเป็น เอกสาร
นอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

8

3.2 ขั้นตอนการบันทึกการจัดเก็บเอกสาร




1.จัดเตรียมตาราง Excel ไว้สำหรับบันทึกข้อมูลเอกสารแต่ล่ะบริษัท จะ
แบ่งเป็น 2 ส่วน ส่วนที่1 จะเป็นในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 และส่วนที่ 2 เอกสาร
นอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

2.สร้างตาราง Excel ตามแบบแผนที่จะไว้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร
ทางการบัญชีทั้งในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 และนอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

9

3. ใส่รายชื่อบริษัทต่างๆลงในตาราง Excel ที่จัดเตรียมไว้ ให้ครบทุก
บริษัททั้งในรอบ ม.ค.65-ธ.ค65 และนอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65

4.สุดท้ายเมื่อใส่ข้อมูลครบแล้วเรา จะบันทึกไฟล์จัดเก็บและส่งคืน
เอกสารเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้สำหรับทำงานด้านเอกสาร

10

5.เมื่อเราบันทึกรายชื่อบริษัทเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะนำเอกสารไปเก็บไว้
ในตู้เอกสาร โดยการแยกตู้เป็น 2 ตู้ ตู้ที่1 เป็นตู้เก็บเอกสารในรอบ
ม.ค.65-ธ.ค65 และตู้ที่2 เป็นตู้เก็บเอกสารนอกรอบ มิ.ย.64-พ.ค.65ภายในตู้
จะมีรายชื่อบริษัทติดไว้ เพื่อที่จะสะดวกในการค้นหาเอกสาร

3.3 ตัวอย่างการส่งคืนเอกสาร 11


ตัวอย่าง วันที่ 20 กันยายน พ.ศ.2565 จะต้องนำเอกสารของบริษัท

จำปาดง 2020 ไปส่งคืนให้กับบริษัท




1.ต้องหาเอกสารของบริษัท จำปาดง 2020 เป็นเอกสารภายในรอบ
หรือเอกสารนอกรอบ

2.เมื่อรู้แล้วว่าเป็นเอกสารนอกรอบ เราจะต้องไปตู้ที่ 2 เพื่อนำเอาเอกสาร
ไปส่งที่บริษัท จำปาดง 2020

12

3. เมื่อไปส่งเอกสารเสร็จแล้ว จะต้องลงวันที่ส่งคืนเอกสาร ชื่อผู้ส่ง
เอกสาร และชื่อผู้รับเอกสาร ลงในโปรแกรม Excel ที่สร้างไฟล์เก็บไว้เพื่อบันทึก
ข้อมูลการจัดเก็บและส่งคืนเอกสารทางการบัญชี

บรรณานุกรม

AMTaudit & AMTsolution.(2559).เรื่องเอกสารทางการบัญชี
สืบค้นเมื่อวันที่ 10 สิงหาคม 2565.
https://www.amtaudit.com

อารีรัตน์ มีเย็น.(2561).เรื่อง การพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร
สืบคินเมื่อวันที่ 20 สิงหาคม 2565
https://scholar.utcc.ac.th/bitstream

สิทธิชัย วรโชติกำจร.(2561).เรื่อง การพัฒนาระบบจัดเก็บและคืน
ค้นเอกสารงานสารบัญ.สืบค้นเมื่อวันที่ 2 กันยายน 2565.
https://so06.tci-thaijo.orc

คณะผู้จัดทำ

นางสาววรินดา สมยศ
นางสาววราพร บุตรงาม
นักศึกษาสาขาการบัญชี คณะเทคโนโลยีการจัดการ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน วิทยาเขตสุรินทร์

คณะที่ปรึกษา

อาจารย์ทัศวรรณ ศาลาผาย อาจารย์ประจำสาขาบัญชี

อาจารย์วิชชุตา ชิระกุล อาจารย์ประจำสาขาบัญชี

อาจารย์ทิฆัมพร โคตรทัศน์ อาจารย์ประจำสาขาบัญชี

นางวัจนี ทองสะอาด พนักงานที่ปรึกษาในสถานประกอบการณ์

นางสุทธนิภา อยู่สบาย พนักงานที่ปรึกษาในสถานประกอบการณ์