G A R I S P A N D U A N 2024 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAMBUKU
PENGERUSI ROSELAWATI BINTI AWANG PENASIHAT TS AZHAR BIN SULAIMAN KETUA EDITOR SIM LI WAH PENOLONG KETUA EDITOR NAAIMAH BINTI YUSOFF EDITOR NURUL SHABIRAH BINTI ZAIDIN WAN NURAI SHAH BINTI JOHARI AMIROL ANUAR BIN ABDUL HALIM NUR MAIZATUL FITRI BINTI AZMI FARAH ATIQAH BINTI IBRAHIM RUJUKAN STANDARD MAMPU PANDUAN AMALAN EKSA POLITEKNIK KOTA BAHRU SIDANG PENGARANG i
Kata Aluan Prakata Polisi Eksa Visi & Misi Eksa Objektif Eksa Slogan Pelan Kolej Vokasional · Pelan Lokasi . Petunjuk · Pelan Zon Carta Organisasi EKSA · JK Induk · Zon Panduan Amalan 5S Senarai Nama Audit Dalaman Peranan dan Tanggungjawab Jk Eksa Bab 1: Tujuan Eksa Bab 2 : Pengenalan Eksa Bab 3 : Elemen Bahru Eksa Bab 4 : Pelaksanaan Eksa Bab 5 : Faedah Pelaksanaan Eksa Bab 6 : Pengauditan EKSA Bab 7: Pelaksanaan Audit Dalaman Eksa Bab 8 : Standard Penyeragaman Eksa Lampiran Penutup 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 BIL PERKARA MUKA SURAT SENARAI KANDUNGAN ii 1 2-3 4 5 6 7 8 9 10-18 9 19 20-26 27 28 29-35 35 36-37 38-42 43-45 46-47 48 49 50-69 70 71
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) berjaya diterbitkan. Panduan ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun di sektor awam khususnya. EKSA diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan agensi kerajaan lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan awam. Inisiatif menerbitkan Panduan Pelaksanaan EKSA ini secara langsung menyokong usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dalam kalangan agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja positif. Pendekatan baharu EKSA seperti kolaborasi khidmat rundingan bersama-sama agensi kerajaan yang lain membuktikan bahawa usaha mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif ini bersifat holistik merentasi lokaliti dan skop perkhidmatan agensi. EKSA merupakan istilah baharu program 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahnaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini selari dengan perubahan dan kehendak sesame. Amalan EKSA dapat membantu warga Koleh Vokasional Sultan Abdul Samad bekerja dala persekitaran kerja yang kondusif dan selesa. Garis panduan ini merupakan panduan bagi melaksanakan aktiviti EKSA ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini juga akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan Kolej Vokasional yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan semua warga Kolej Vokasional dalam melaksanakan Amalan EKSA ini merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti jabatan. Amalan ini membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan, bekerjasama di samping mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran di tempatkerja. Akhir kata, besarlah harapan saya agar Garis Penduan Pelaksanaan EKSA ini dapat membantu warga kerja Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad mewujudkan persekitaran kerja yang lebih baik Kondusif Responsif Produktif. Sekian, terima kasih. KATA ALU-ALUAN TOGETHER WE EXCEL ROSELAWATI BINTI AWANG PENGARAH KOLEJ VOKASIONAL SULTAN ABDUL SAMAD 1
PRAKATA Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad telah berjaya menerbitkan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA merupakan istilah baharu bagi 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini, selari dengan perubahan dan kehendak semasa. Panduan Pelaksanaan EKSA ini diterbitkan sebagai rujukan dalam melaksanakan pengurusan persekitaran kerja di jabatan/agensikerajaan. Konsep 5S iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke yang diperkenalkan oleh Jepun sebenarnya bukanlah suatu perkara yang asing bagi masyarakat Malaysia. Sebenarnya, Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad telah membangunkan mekanisme penilaian baharu ini mengikut acuan sendiri untuk meningkatkan produktiviti kerja khususnya penjawat-penjawat awam dan organisasi sektor awam secara amnya. Usaha ini adalah selaras dengan hujah Dr. Thuciya, pengasas 5S yang menyatakan bahawa pengurusan persekitaran kerja yang baik berkait secara langsung dengan peningkatan produktiviti. Kita sedia maklum bahawa perkhidmatan awam merupakan jentera kerajaan yang bertanggungjawab untuk menerajui usaha-usaha ke arah pencapaian matlamat negara. Tidak keterlaluan jika saya nyatakan bahawa perkhidmatan awam yang berfungsi dengan baik selama ini telah membolehkan Malaysia mengecap kemajuan yang dinikmati pada hari ini. Bagi memastikan negara kita terus maju di persada antarabangsa, amat penting untuk perkhidmatan awam meningkatkan prestasi dan kualiti penyampaian perkhidmatannya secara berterusan. Ketika dunia berlumbalumba bersaing dalam era globalisasi kini, peranan yang dimainkan dalam mengurus persekitaran kerja tidak boleh dipandang enteng dan diabaikan begitu sahaja. Hakikat bahawa kejayaan tadbir urus organisasi jelas terlihat daripada pengurusan persekitaran kerja yang mantap tidak boleh disangkal lagi. Pada kesempatan ini, saya menyeru seluruh warga perkhidmatan awam agar mengubah persepsi dan paradigma terhadap kepentingan pengurusan persekitaran kerja, iaitu pengurusan persekitaran kerja harus dilihat dalam konteks yang lebih meluas dan bukan sekadar sebagai perkemasan housekeeping semata mata. 2
Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja yang mantap tidak boleh disangkal lagi. Pada kesempatan ini, saya menyeru seluruh warga perkhidmatan awam agar mengubah persepsi dan paradigma terhadap kepentingan pengurusan persekitaran kerja, iaitu pengurusan persekitaran kerja harus dilihat dalam konteks yang lebih meluas dan bukan sekadar sebagai perkemasan housekeepingsemata mata. Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisme pengurusan kawalan kualiti yang terbukti keberkesanannya dalam mewujudkan suasana persekitaran yang kondusif, selamat dan membantu dalam penghasilan output yang lebih cekap dalam sesebuah organisasi. Akhir kalam, besarlah harapan Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad agar Panduan Pelaksanaan EKSA yang didokumentasikan ini dapat membantu penjawat-penjawat awam dan organisasi sektor awam dalam mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif dan produktif. Terima kasih. DATO’ SERI ZAINAL RAHIM BIN SEMAN KETUA PENGARAH MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATIONAND MANAGEMENT PLANNING UNIT 3
POLISI EKSA MEMASTIKAN PERSEKITARAN KOLEJ YANG BERKUALITI SEBAGAI AMALAN DAN PANDUAN UTAMA MELALUI PERPADUAN, INOVASI DAN ISTIQAMAH PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 4
VISI & MISI EKSA PENCAPAIAN YANG CEMERLANG MELALUI PERSEKITARAN EKSA KERJA YANG KONDUSIF PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M MEWUJUDKAN SUASANA KERJA YANG KONDUSIF DAN CERIA UNTUK KESELESAAN KAKITANGAN DAN WARGA KV SAS MENINGKATKAN DISIPLIN KERJA YANG CEMERLAG DAN BERTERUSAN DALAM KALANGAN WARGA KV SAS VISI MISI 5
OBJEKTIF EKSA MEWUJUDKAN PERSEKITARAN KOLEJ YANG KONDUSIF MENGIKUT SISTEM YANG DITETAPKAN MENINGKATKAN IMEJ KOLEJ KE ARAH YANG LEBIH TINGGI MENINGKATKAN MOTIVASI DAN DISIPLIN DALAM KALANGAN PELAJAR, PENSYARAH DAN KAKITANGAN KOLEJ PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 6
SLOGAN EKSA “PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI” PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 7
PELAN KOLEJ VOKASIONAL SULTAN ABDUL SAMAD PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 8
Bengkel Seni Kulinari Bengkel Seni Reka Fesyen Bilik Pensyarah HSK, Bilik Tutorial HSK, Bilik Tutorial HKM, Bilik Tutorial HFD, Studio Fesyen Bengkel Kosmetologi Persolekan Makmal Sains 1, 2 & 3, Bilik Seminar, Casa d’Aroma, Bilik Pensyarah HSK Bengkel Elektrik Domestik, Bengkel ElektrikIndustri, Bilik Pensyarah ETE Bengkel Bakeri, Bengkel Elektrik Kawalan, Bilik Pensyarah HBP Perpustakaan, Bengkel MPP Kimpalan Gas, Bengkel MPP Domestik, Bilik Pensyarah MPP Bengkel ETE 4, Bengkel MPP 4 Makmal Komputer Umum & Bengkel MPP Makmal Komputer BPP Bilik Kaunseling, Bilik Mock Office, Stor Sukan, Bilik HEP, Bilik Timb Pengarah Sokongan, Bilik Dokumentasi, BilikJabatan Penilaian & Pentaksiran dan Bilik Kualiti Bilik Pengarah, Pejabat, Bilik Pensyarah, Bilik Timb Pengarah Akademik, Bilik Ketua Jaminan Kualiti, dan BilikJabatan Umum Bilik Tutorial, Bilik Gerakan, Bilik Majlis Perwakilan Pelajar dan Bilik Pend Moral Bilik Tutorial Blok A Aras Bawah Blok A Aras 1 Blok B Aras Bawah Blok B Aras 1 Blok C Aras Bawah Blok D Aras Bawah Blok D Aras 1 Blok E Aras Bawah Bengkel Sementara Blok F Aras Bawah Blok F Aras 1 Blok G Aras Bawah Blok G Aras 1 Blok G Aras 2 Blok G Aras 3 NAMA BANGUNAN KETERANGAN PETUNJUK PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 9
PELAN ZON A PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 10
PELAN ZON B PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 11
PELAN ZON C PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 12
PELAN ZON D PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 13
PELAN ZON E PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 14
PELAN ZON F PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 15
PELAN ZON G PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 16
PELAN ZON H PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 17
PELAN ZON I PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 18
PANDUAN AMALAN 5S PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Amalan 5S adalah satu kaedah pengurusan yang dipelapori dan diamalkan oleh pihakindustriJepun. 5S merupakan istilah asal bahasa Jepun yang diterjemah kepada Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. 27
: Pn. Sim Li Wah : PN. Naaimah binti Yusoff : Pn. Nurul Shabirah binti Zaidin : Pn. Wan Nurai Shah bintiJohari : En. Amirol Anuar bin Abdul Halim : Pn. Nur Maizatul Fitri binti Azmi : Pn. Farah Atiqah binti Ibrahim : Pn. Wan Nursyaida Adlina binti W Sulaiman : Pn. Intan Munirah binti Radzi Ketua Auditor Setiausaha JK Auditor JAWATAN NAMA AUDITOR SENARAI NAMA JURUAUDIT DALAMAN PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 28
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 1 PENGERUSI Pn. Roselawati binti Awang Menentukan hala tuju dan membentuk pelan perancangan di peringkat Kolej. 1. Membentuk jawatankuasa di peringkat kolej. 2. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan. 3. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan. 4. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan 5. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan 6. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. 7. 2 3 4 NAIB PENGERUSI (1) NAIB PENGERUSI (2) NAIB PENGERUSI (3) Ts.Azhar bin Sulaiman (Ketua Akreditasi dan Jaminan Kualiti) Pn.Norafizah binti Ibrahim (Timbalan Pengarah Akademik) Tn.Haji Abd Halim bin Jamji (Timblan Pengarah Sokongan Akademik) Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan pic. 1. Memastikan semua ahli mematuhi peratuan dan panduan yang disediakan. 2. 3.Menentukan pembahagian zon. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dan kumpulan pelaksana. 4. Menyelaras dan memantau aktiviti. 5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 29
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 5 PENYELARAS Pn.Sim Li Wah Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa pelaksanaan EKSA 1. 2.Menyelaras program EKSA Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA 3. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan, audit,dan dokumentaasi serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA. 4. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi 5. 6 SETIAUSAHA Pn. Naaimah binti Yusoff Mengemaskini Fail JK EKSA KV SAS 1. Menjadi pencatat minit bagi mesyuarat Jawatankuasa pelaksana EKSA 2. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA. 3. Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta minti berkaitan pelaksanaan EKSA. 4. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam kolej. - promosi 5. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan, audit dan dokumentasi serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA. 6. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 30
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 7 EXCO AUDIT Pn. Nurul Shabirah binti Zaidin Menyediakan dan menerangkan kriteria senarai semak audit pelaksaaan audit. 1. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA serta menyediakan jadual audit. 2. Mengetuai dan menyelaras audit dalaman. 3. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit. 4. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. 5. Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman eksa kepada jawatankuasa induk dan pelaksana EKSA. 6. Menyenaraikan PIC/ZON yang layak mendapat anugerah/hadiah galakan. 7. Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan. 8. 8 EXCO LATIHAN En. Amirol Anuar bin Abdul Halim Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahman konsep dan amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi. 1. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 31
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 2. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke masa bagi mengukuhkan aktiviti amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. 3. Latihan dijalankan oleh jawatankuasa atau fasilitator yang telah menghadiri latihan dalam bidang EKSA. 4. Memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan. 5. Menyediakan pelan pelaksaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kolej. 6. Menganalisa keberksanaan bagi setiap aktiviti latihan dijalankan. 9 EXCO PROMOSI Pn. Wan Nurai Shah binti Johari Menyedia pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA untuk tempoh setahun. 1. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran amalan EKSA kepada semua warga kolej dalam menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. 2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 32
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 3. Merancang dan memperuntukkan kewangan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. 4. Menganjurkan pertandingan diantara zon seperti zon paling cantik dan kemas. 5.Melaporakan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam klangan warga kolej kepada jawatankuasa KVSAS. 10 EXCO DOKUMETASI Pn.Nur Maizatul Fitri binti Azmi Mengambil dan mengumpul gambar aktiviti termasuk mesyuarat. 1. Mengurus sudut informasi induk EKSA kolej vokasional SAS berdasarkan panduan EKSA KPM. 2. Melabel gambar dengan penjelasan aktiviti dan tarikh. 3. Menyediakan dokumentasi bergambar bagi setiap aktiviti. 4. 11 EXCO STANDARD Pn. Farah Atiqah binti Ibrahim Membantu zon dalam menyediakan pelan Latihan pemahaman konsep Quality Environment (QE) kepada staf. 1. Menggaris perancangan untuk mewujudkan persekitaran yang bersih, kemas, sistematik dan selamat. 2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 33
BIL JAWATAN NAMA BIDANG TUGAS 3. Memastikan aliran operasi kerja yang cekap. 4. Menyediakan kaedah-kaedah standard yang jelas. 5. Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak kerja kumpulan. 12 KETUA ZON Setiap Ketua Zon Menyelaraskan program EKSA di peringkat jabatan, unit atau zon. 1. Membantu jawatankuasa EKSA KV SAS dalam setiap tugas. 2. Memastikan perjalanan system EKSA seperti yang dirancang. 3. Memaatikan setiap lokasi mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan. 4. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada PIC di jabatan, unit atau zon. 5. 13 PIC Semua Warga Kolej KVSAS Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA. 1. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif 2. Mewujudkan suasana EKSA yang selamat dan kondusif. 3. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. 4. Menerima arahan dari ketua zon dari semasa ke semasa. 5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JK EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 34
BAB 1 : TUJUAN PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini juga, diperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan EKSA. Sebagai tambahan kepada penerbitan ini, Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad digalakkan untuk menyediakan panduan EKSA yang khusus untukkegunaan di jabatan masing-masing bagi menerangkan pelaksanaan EKSA dengan lebih fokus. EKSA juga harus dilihat sebagai satu program yang menggalakkan Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. 35
BAB 2 : PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat dan melahirkan idea dan aktivitikreativiti dan inovasi. Antara tujuan penjenaman semula 5S sektor awam kepada EKSA adalah untuk mewujudkan pelaksanaan Amalan 5S yang lebih korporat, fokus kepada persekitaran kerja yang kondusif ke arah kepelbagaian agensi, mengutamakan kreativiti, inovasi dan go green. Selain daripada itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut mengambil kira kepelbagaian premis agensi kerajaan mengikut jenis-jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one-size-fts-all yang dipraktikkan sebelum ini didapatikurang memadai untuk memenuhikepelbagaian agensikerajaan pada masa ini.Justeru itu, penilaian EKSA ini akan disesuaikan mengikut lokaliti agensi yang diaudit. Kesimpulannya, EKSA yang diperkenalkan ini bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang sedia diamalkan sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaan kerja yang kondusif. 36
PENJENAMAAN SEMULA 5S PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Meningkatkan imej korporat Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan Menggalakkan aktiviti kea rah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hjau Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi 37
BAB 3 : ELEMEN BAHARU EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Elemen baharu EKSA terdapat lima iaitu imej korporat, kreativiti dan inovasi, amalan hijau, persekitran kondusif dan kepelbagaian Agensi 1 IMEJ KORPORAT Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencepaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menintikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam. Keadaan bersih, selesa dan berimejkorporat Penampilan imejkorporat dikaunter Susun atur perabot yang kemas 38
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 2 KREATIVITI DAN INOVASI Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut pengedaran masa menuntut perwujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Susunan peralatan mengikut jenis dan kegunaan Pelabelan yang memudahkan carian 39
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 3 AMALAN HIJAU Penekanan turut diberikan pada aspek Amlan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program sepertikitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/agensi ke aras penggunaan sumber secara optimum. Ruang kitar semula Peringatan penjimatan 40
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 4 PERSEKITARAN KONDUSIF Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan. Ruang kerja yang kemas Kemudahan OKU disediakan – tempat parkir 41
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 5 KEPELBAGAIAN RUANG EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumikriteria gemerik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis jabtaan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapatikurang mencakupikeperluan kepelbagaian jenis ruang. Mock Office Surau Perpustakaan Casa D'Aroma 42
BAB 4 : PELAKSANAAN EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi beberapa perkara. Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti rajah berikut perlu dilaporkan secara berkala pada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu diambil. Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut: MewujudkanjawatankuasaPelaksanaanEKSA dan menetapkanpelantindakanpelaksanaanyang jelas Mewujudkansektor/zonoerja MengadakanpelancaranEKSAjabatan/agensi Mengadakanprogram latihan 43
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M P E R I N G K A T 1 Menubuh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA. Menyediakan carta perbatuan EKSA. Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa. Mendapatkan sepenuhnya komitmen daripada Pihak Pengurusan Atasan terhadap pelaksanaan EKSA P E R I N G K A T 2 Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya. Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, pelan kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab. Menerangkan objektif EKSA kepada pegawai dan kakitangan. Mewujudkan kumpulan EKSA mengikut zon masing-masing. 44
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M P E R I N G K A T 3 Menyediakan latihan. Melaksanakan gotong-royong. Mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai digunakan lagi. Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan. Memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur. Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna yang bersesuaian. Menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut kaedah yang menampakkan kekemasan dan keseragaman. Menubuhkan pasukan audit dalaman. Menyediakan pelan tindakan audit dalaman. Merancangan dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan P E R I N G K A T 4 Membuat pelancaran dan perasmian EKSA sebagai tanda mula dan menyampaikan sokongan dan komitmen Pengurusan. Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik, tempat kerja terbaik dan sebagainya. Mendapatkan persiilan daripada MAMPU 45
BAB 5 : FAEDAH PELAKSANAAN EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Antara faedah pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut : 1. Peningkatan Produktiviti Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih banyaktugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama. 2. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran.Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap keselamatan pekerja. 3. PeningkatanKualiti PerkhidmatanKepada Pelanggan Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luarkhasnya melaluikaunterjuga akan dapat disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. 4. Suasana TempatKerja Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imejkorporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan. 5. PenjimatanKos Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu” (First In, First Out- FIFO). Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh. 46
BAB 5 : FAEDAH PELAKSANAAN EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M 6. PeningkatanKreativiti dan Inovasi Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara penyusunan yang kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif. 7. Peningkatan TahapKeselamatan Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/ bahan ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempatkerja. 8. Peningkatan SemangatKerja Sepasukan Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja berpasukan yang mantap dalam organisasi. 47
BAB 6 : PENGAUDITAN EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Selaras dengan penjenamaan semulan Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria generik dan krieteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan dengan model baharu sepertirajah berikut : Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria dan khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6 komponen kriteria penialaian seperti pada rajah berikut. Kriteriakriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi. Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu jabatan/agensi. Kategori jabatan/agensi yang dinilai adalah seperti pada rajah berikut. 48
BAB 7 : PELAKSANAAN AUDIT DALAM EKSA PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Audit dalam EKSA perlu dilaksanakan secara kendiri oleh semua Bahagian/Unit di bawah Kolej Vokasional Sultan Abdul Samad. Audit dalam ini perlu dijadualkan secara berkala bagi memastikan setiap Bahagian/Unit membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya. Audit dalam hendaklah dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh Jabatan/Agensi. Langkah yang terlibat adalah seperti berikut: 1 Membentuk Pasukan Audit Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA. Jawatankuasa Pelaksana juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. 2 Latihan Audit EKSA Menyediakan Latihan terhadap para auditor. Menentukan kekerapan Latihan Audit Dalaman Amalan EKSA. Pasukan Audit Dalaman memastikan pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. 3 Mengedit Prestasi EKSA Menyediakan jadual Audit Dalaman Amalan EKSA. Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman Amalan EKSA. Pasukan Audit Dalam EKSA akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana. 4 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit kepada PengerusiJawatankuasa Pelaksana EKSA. Penemuan hendaklah dimaklumkan kepada ketua dan semua warga Jabatan/Agensi. Mengumumkan Penemuan EKSA 49
PERKARA 01 SUDUT INDUK/ZON EKSA TUJUAN Mewujudkan sudut EKSA yang seragam IMPAK Maklumat terkini dapat dikongsi kepada semua pelanggan dalaman dan luaran PELAKSANAAN Latar belakang warna sudut EKSA yang sesuai Susunan kandungan sudut EKSA KESERAGAMAN Kawalan warna latar belakang sudut EKSA yang sesuai, maksimum tiga ton warna yang berasaskan warna hijau. 1. 2.Mengelakkan warna-warna terang bagi mengekalkan imej korporat. Kandungan yang seragam dan mengandungi perkara seperti berikut : carta organisasi, gambar aktiviti sebelum dan selepas, pelan lantai, carta organisasi, informasi dan tarikh kemaskini sudut. 3. Maklumat dan bahan yang dipapaerkan hendaklah sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik. 4. 5.Susun atur maklumat jika disediakan secara fizikal adalah seperti rajah berikut ： PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M BAB 8: STANDARD PENYERAGAMAN EKSA 50
PERKARA 02 PEGAWAI YANG MENJAGA (PIC) TUJUAN Memastikan pengawalan, kekemasan dan kebersihan kawasan IMPAK Mudah untuk membuat pemantauan berterusan PELAKSANAAN Semua bilik, bengkel, makmal di KV SAS KESERAGAMAN 1. Size sticker 20cm x 14cm 2.Saiz gambar passport 3.Tulisan Arial, Size 11 4.Ditampal dipintu kawasan penyeliaan 5.Maklumat PIC (rujuk gambar berikut) ： PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M BAB 8: STANDARD PENYERAGAMAN EKSA 51
PERKARA 03 BENGKEL / MAKMAL TUJUAN Memastikan kekemasan dan kemudahkesanan IMPAK Memudahkan penggunaan bengkel / makmal PELAKSANAAN Bengkel / Makmal KESERAGAMAN 1.Memastikan persekitaran bengkel /makmal bersih, kemas dan selamat. Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik. 2. Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa, dosmetik, alatan tajam dan ahan buangan berbahaya. 3. 4.Mematuhi SOP bengkel / makmal yang ditetapkan PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M BAB 8: STANDARD PENYERAGAMAN EKSA Bengkel 52
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Makmal Sains Setiap mesin atau alat berada di bengkel atau makmal perlu ada penggunaan SOP 53
PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M First Aid Kit : Setiap lokasi perlu sediakan first aid kit dan ia ada bahan dan alat emergency yang diperlukan 54
PERKARA 02 BILIK MESYUARAT / BILIK SEMINAR TUJUAN Penambahbaikan berterusan IMPAK Bilik akan sentiasa berada dalam keadaan bersih, tersusun dan sedia untuk digunakan PELAKSANAAN Semua bilik mesyuarat dan bilik perbincangan KESERAGAMAN Satu etika penggunaan bilik disediakan dan diletakkan berhampiran pintu masuk (bahagian dalam). 1. 2.Misi dan visi jabatan perlu disediakan dan dipamerkan. 3.Hiasan tidak keterlaluan dan berimej korporat. 4.KEW.PA-7 dan peraturan penggunaan disediakan dan dipamerkan. PIC (Person In Charge) dilantik untuk memastikan bilik mesyuarat sentiasa kemas dan dipamerkan. 5. 6.Label mesyuarat yang sedang dijalankan di luar pintu bilik mesyuarat. Tatacara penggunaan peralatan dalam bilik mesyuarat hendaklah dipamerkan berhampiran peralatan. 7. Barang-barang elektrik dan elektronik ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat 8. PANDUAN PELAKSANAAN E K O S I S T E M K O N D U S I F S E K T O R A W A M Bilik Mesyuarat Perdana 55