Eventos Sociales y corporativos-2

APUNTE TEÓRICO
EVENTOS SOCIALES Y CORPORATIVOS

Organización de Eventos

Edición 2015

PLANIFICACION PEDAGOGICA. 2015

CARRERA: Organización de eventos.
MATERIA: Eventos Sociales y Corporativos.
UBICACIÓN CURRICULAR: 2º año. 1º cuatrimestre.
PROFESOR:

OBJETIVOS GENERALES
Que el alumno logre:
 Reconocer las características típicas de los distintos estilos de eventos, sus particularidades y necesidades

específicas.
 Aplicar los requisitos para la planificación de un evento, a los eventos corporativos y sociales.

BIBLIOGRAFIA Y/O FUENTES
Apunte de Servicio de alimentos y bebidas diseñado y confeccionado por la institución
 Barriga, A. (2010). La Creatividad En Los Eventos. Ediciones Protocolo. Madrid
 Blanco Villalta, Jorge. Ceremonial. Lugar Editorial. Buenos Aires. 1992
 Krauel, J (2009). Diseño De Eventos: Innovación Y Creatividad. Editorial Links.
 Lebrero, Mabel. Organización integral de eventos. Data eventos ediciones, 2010
 Rentería, Gabriela. Gestión Operativa en alimentos y bebidas. Ed. Elemento, 2013

MODALIDAD DE TRABAJO
La materia se organiza en torno a clases teórica-prácticas de enseñanza directa.
Exposición: por parte del profesor, a través de la cual se transmiten los contenidos conceptuales

EVALUACION Y ACREDITACION

- Parcial teórico presencial individual, a través del cual se evaluarán los conocimientos conceptuales
adquiridos, el mismo deberá aprobarse con una calificación mínima de 4 puntos, correspondiente al
40% del examen realizado.

- Final integrador teórico y práctico presencial individual, que se realizará dentro de las fechas
estipuladas por la institución, al finalizar la cursada; el mismo deberá aprobarse con una calificación
mínima de 4 puntos, correspondiente al 40% del examen realizado.

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- La acreditación de la materia implica mantener la condición de alumno regular (asistencia al 75% de
las clases) y la aprobación de las tres instancias de evaluación con una calificación mínimo de 4
puntos.

INDICE 4
INTRODUCCIÓN 4
5
Clases de eventos: definiciones y objetivos. 7
Unidad 1: Los eventos corporativos. Su clasificación. Sus características. 9
19
Sus características 20
Claves para pensar la realización de un evento 21
Tipos de eventos empresariales 26
Eventos de motivación Indoor – outdoor 38
Coaching, team building y family day 42
Congresos y convenciones 48
Organización de un congreso 54
Ferias y exposiciones 54
Organización de una feria 56
Diferentes montajes 57
Unidad 2: Los eventos sociales. Su clasificación. Sus características. 60
Aniversarios 68
Cumpleaños 70
Eventos sociales religiosos católicos 71
Eventos sociales religiosos judíos 83
Bodas 87
Servicios del Wedding Planner 89
Etapas del evento 89
Tradiciones de bodas 91
Bodas judías 92
Unidad 3: Planimetría – elección de sedes. Otros proveedores. 92
Planimetría, boceto
Elección de sede
Fotografía
Video

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Iluminación 94
Cotillón 95
Impuestos 97

INTRODUCCIÓN

En este apunte encontrarán de todo un poco para tener de ayuda al momento de organizar un evento
corporativo y un evento social. Hay ítems que son comunes a todo tipo de eventos. En eventos sociales, por
ejemplo, se le da más importancia a proveedores como fotografía y video ya que son los se encargaran de
tener el registro de ese momento único para nuestro cliente. La ambientación juega un papel muy importante y
la gastronomía será la vedette de la fiesta.
No tenemos que dejar de pensar en otros tan importantes, pero mas duros, quizás, como la iluminación, que
juega un papel super importante. La iluminación es tal vez, el proveedor mas humilde, porque? Porque es
indispensable, pero pasa desapercibido.
Así veremos varios ítems y proveedores que tenemos que tener en cuenta para que el evento sea un éxito y no
dejar nada librado al azar.

Clases de eventos: definiciones y objetivos.
Para poder comprender el alcance de cada tipo de evento es necesario conocer su naturaleza, sus objetivos
intrínsecos. Por eso es necesario realizar una clasificación general de las variedades de eventos que existen,
porque si bien la diversidad de eventos es infinita se pueden identificar categorías estables y formales, sin
dejar de lado que en la actualidad la innovación es una condición ineludible al momento de planear un
acontecimiento.
Los eventos se dividen según:
- Su naturaleza: culturales, sociales, recreativos, comerciales, tecnológicos, empresariales, entre otros.
- El grado de exclusividad: privados o públicos.
- El alcance y magnitud que tenga: internacional, mundial, nacional, regional, local.
Este esquema es variable, ya que hay muchos eventos que entran en más de una de las clasificaciones
planteadas.
 Empresariales o corporativos: Congresos, Convenciones, Reuniones de trabajo, Asunción de
autoridades, Aniversarios de Empresa, Asunción o cambio de Autoridades, Conferencias de Prensa. Eventos
de integración, Eventos Recreativos, Exposiciones, Family Day, Ferias, Inauguraciones, Jornadas de
Capacitación, Lanzamientos de productos, Mesas Redondas, Simposios, Visita a la Empresa, Workshops.
 Sociales: Cumpleaños, Aniversarios, Aniversarios, Bodas, Cumpleaños de 15, Desfiles, Despedidas
de solteros, Eventos infantiles, Fiestas de despedida, Fiestas de Egresados, Fiestas de Fin de Año, Fiestas
Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc.), Baby Shower. Eventos religiosos.

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UNIDAD 1. LOS EVENTOS CORPORATIVOS. SU CLASIFICACIÓN.
SUS CARACTERISTICAS.

EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOS

Los eventos dentro del mercado corporativo son utilizados, por un lado, para capacitar y agasajar al personal
de la empresa y, por otro, como una estrategia de marketing para vender nuevos productos, posicionarse en
una nueva imagen, darse a conocer, etc.
Es un mercado en amplia expansión, orientado a empresas que valoran el crecimiento personal y profesional
de sus empleados y que consideran el aprendizaje como una experiencia innovadora para la organización.

LOS EVENTOS EMPRESARIALES, SUS CARACTERÍSTICAS:

Una de las particularidades de los eventos es su carácter basado en la experiencia, que no se puede comparar
con otros canales utilizados en comunicación interna de la empresa (memorando, reuniones).
El evento tiene carácter excepcional, permite sorprender a los asistentes y hacerlos más receptivos. Ofrece a
los invitados un momento diferente, los saca de la rutina.
Sólo a través de un acto presencial, con la participación de los asistentes podremos transmitir mensajes,
generar actitudes, motivar a la audiencia para que actúe.
Sirven para compartir momentos entre el equipo y hacer que todos persigan un mismo objetivo durante el
evento.
Los eventos son una de las herramientas de comunicación más utilizadas para llevar a cabo acciones de alto
impacto sobre públicos objetivos muy concretos. Prácticamente todas las organizaciones, públicas o
privadas, organizan algún evento a lo largo del año (asistencia a la feria del sector, celebración de la
compañía, sesión de formación, capacitación, lanzamiento de un producto, reunión de fin de año, etc.). En
cada uno de esos acontecimientos el encargado de la organización se encuentra ante la compleja tarea de
tener que combinar creatividad en la creación del evento, rapidez y eficacia en la organización del mismo,
metódica coordinación en su ejecución y un estricto control presupuestario.
Un evento es un momento de máxima exposición para una organización, ya que ésta se presenta ante su/s
público/s de forma directa. En el acontecimiento todo será vivenciado y evaluado desde la propia experiencia,
por lo que es necesario planificar cada uno de los detalles y ser absolutamente rigurosos en ello. Nada debe
quedar librado al azar porque esta actividad de comunicación tiene un margen mínimo de error y una

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“distribución instantánea”, ya que todas las acciones se concentran en un solo momento y son evaluadas por
sus destinatarios inmediatamente.
Se suele utilizar una frase muy conocida para definir el evento, se dice que es un “momento de verdad” por
excelencia, porque en él el público (cliente/beneficiario) se pone en contacto directo con el producto o
servicio y con la organización. Por esta razón es que los eventos son la principal ocasión a través de la cual
muchas empresas propician que esta vivencia directa o de verdad se haga posible.
Se sostiene también que el éxito de un evento radica en la experiencia que vivan en él los invitados, por ello es
muy importante el cuidado de los detalles y la innovación al momento de ponerse a trabajar en la producción
de un acontecimiento de este tipo –no queremos ser uno más, queremos que nos recuerden y la diferencia e
innovación pueden ayudar-.
Pero… ¿qué es un evento? ¿Un lenguaje? ¿Un soporte? La respuesta a estos dos últimos interrogantes es
negativa. Un evento no es ninguna de las dos cosas. Desde la perspectiva del profesional en comunicación se
puede entender que es básicamente un producto de comunicación muy especial, cuyas particularidades y
potencialidades deben ser tenidas en cuenta por el experto de la disciplina como un elemento más de su
ejercicio profesional.
Es una “puesta en escena” que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales
(producciones gráficas, audiovisuales, multimediales – sitios web o cd- room, spots sonoros, entre muchos
otros elementos).

¿Cuándo y por qué realizar un evento?

En primer lugar, debemos plantearnos si este producto de comunicación es la forma más rápida, menos
costosa y más pertinente para transmitirle al analizar si los objetivos que se persiguen se pueden resolver
únicamente mediante la realización de un evento, si no existen otras herramientas de comunicación más
pertinentes y de menor costo, para alcanzar las metas propuestas como pueden ser piezas graficas
promocionales (dípticos, trípticos, folletos), campañas de prensa, envíos de e–mail, entre muchos otros
ejemplos.
Es de vital importancia reflexionar sobre esta cuestión y ser realmente sinceros en la respuesta, porque la
organización de un evento es una tarea ardua que demanda recursos humanos, materiales, económicos y
sobre todo mucho tiempo y energía.
De la complementación y equilibrio de esos elementos dependerá el éxito de la propuesta. Un punto decisivo
que nos ayuda a reconocer si existe o no la necesidad de realizar un evento, es pensar si el contacto con el
público elegido es crucial para el éxito de los objetivos fijados. Ello nos servirá no sólo para optar por organizar
o no el acontecimiento sino también para comenzar a delinear la estrategia de comunicación a seguir una vez
tomada la decisión de realizar el evento.
Luego de que se decidió organizar el evento es importante pensar en el día, mes y hasta año de su realización,
ya que, como dijimos en líneas anteriores, un evento requiere de una planificación con mucha antelación.
Es importante chequear todas las agendas y calendarios necesarios para identificar si no existe otro evento al
que estén invitados los mismos públicos o un acontecimiento que revista demasiada relevancia a nivel general
y “desluzca” nuestro esfuerzo. Lógicamente, el criterio para elegir la fecha debe considerar, por un lado, la

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comodidad y las posibilidades del público que invitaremos y por el otro, el objetivo que nos planteamos para la
actividad.
Algunas razones para realizar un evento:
Asegurar y conseguir clientes.
Conocer la oposición, la competencia.
Generar nuevos contactos para posibles alianzas.
Atraer a nuestro campo a personas de interés.
Convencer a los dudosos.
Iniciar o cerrar una operación.
Celebrar un éxito.
Homenajear a una personalidad, institución o empresa.
Darse a conocer.
Informar sobre una realidad o aclarar situaciones.
Capacitar sobre algún tema.

Claves para pensar la realización de un evento.

A. OBJETIVO

Como criterios generales para su realización debemos comprender que en un evento, como en toda
producción comunicacional estratégica, se debe tener perfectamente en claro el objetivo a alcanzar y los
públicos a los que va dirigido. A su vez, se debe mantener una identidad homogénea en cada una de sus
instancias: desde la invitación formal por carta a los asistentes especiales hasta el recibimiento del público
cuando ingrese, pasando por todos y cada uno de los detalles existentes. Todo debe estar en absoluta
armonía y el equipo debe trabajar sinérgicamente para alcanzar la meta planteada.
Debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Para qué realizar este evento?
- ¿Vale la pena la inversión de recursos humanos, tiempo y dinero?
- ¿Es la mejor manera de alcanzar lo que la empresa está buscando?
- ¿Se cuenta con el presupuesto necesario (viabilidad económica) para llevarlo a cabo?
Para poder contestar con claridad a esta pregunta es aconsejable hacer una lista detallada y exhaustiva de
los costos y realizar un cálculo exagerado de los mismos para anticiparse a posibles contingencias antes de
comenzar con el trabajo.
 Es importante tener en cuenta que si bien la organización de eventos suele ser una actividad muy costosa
(hecho que depende del tipo de acontecimiento que se organice) su eficacia, en caso de resultar un evento
exitoso, puede generar diversas consecuencias positivas para la empresa. Por esta razón es que cada vez son
más las organizaciones que apuestan a este tipo de herramienta de comunicación.
B. PÚBLICOS DEL EVENTO

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Como dijimos en líneas superiores, el objetivo y el reconocimiento del /los público/s son los dos principales
aspectos a definir para poder comenzar a organizar un evento. Un aspecto complementa al otro, ya que el
objetivo por el cual realizaremos el evento está estrechamente vinculado con el público beneficiario del mismo.
En los casos en donde el reconocimiento del público del evento se convierta en una tarea compleja podemos
plantearnos algunas preguntas guías como ¿a quién/es está dirigido el acontecimiento? ¿Qué quiero
comunicarle a ese público, o a cada uno de esos públicos? Estos interrogantes nos ayudarán a clarificar cuáles
serán los actores de nuestro evento y cuáles las tácticas y estrategias a utilizar.
C. EQUIPO ORGANIZADOR

Es importante recordar y recalcar que no sólo es crucial elegir un equipo de trabajo, externo o interno a la
empresa, sino que es igual de importante, cuando optamos por usar los propios recursos humanos disponibles
y no tercerizar la organización del evento, la correcta distribución de roles, tareas y responsabilidades de cada
uno de los miembros y, también, los tiempos con los que cuentan.
D. ELECCIÓN DEL TIPO DE EVENTO A ORGANIZAR Y SELECCIÓN DEL NOMBRE E IDENTIDAD DEL MISMO.

Debemos preguntarnos:
- ¿Será un congreso, una jornada, una conferencia de prensa, una convención, una fiesta, un almuerzo?
¿Cuáles serán los valores o ideas principales a comunicar (qué idea atravesará cada una de las producciones
que realicemos – invitaciones, afiches, publicidades, souvenirs, etc.-)? Si es necesario – depende del tipo de
evento elegido – deberemos seleccionar un nombre y definir claramente la identidad particular del evento –
excediendo a la del organizador -. Por ejemplo, si desde una Consultora de comunicación organizamos un
congreso para los profesionales de esa disciplina, seguramente tendremos que determinar el nombre del
congreso y una identidad visual para el mismo que pueda diferenciarlo y darle entidad propia. La cercanía o
autonomía de la identidad del evento respecto de la empresa dependerá de la relación que se pretenda hacer
visible entre ambos. Hecho que estará atravesado por cuestiones políticas y estratégicas.
E. FECHA, HORA Y LUGAR

El criterio para la elección de la fecha a realizar el evento debe considerar, por un lado, la comodidad y las
posibilidades de los invitados y, por el otro, el objetivo del evento. Lo mismo ocurre con el establecimiento de la
hora y duración del acontecimiento - si, por ejemplo, en el evento queremos que un grupo de 50 invitados se
conozca y establezca vínculos entre sí, no sería apropiado pensar en un encuentro que dure menos de dos
horas reloj, ya que resultaría demasiado breve para propiciar esos vínculos.
En cuanto al lugar, se debe pensar que el mismo cuente con todas las comodidades necesarias para la
realización de las actividades que organizamos, es decir que debe ser absolutamente apropiado para el tipo de
evento a efectuar. Pero no debemos dejar de lado, a la hora de seleccionar un espacio para nuestro
acontecimiento, que tiene que mantener una coherencia con la identidad de nuestro evento y debe ser de fácil
acceso para los invitados. Ejemplo, ¿será un espacio abierto o cerrado? ¿Cercano o lejano a la ciudad?
F. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Debemos armar un cronograma tentativo con todas las actividades a realizar durante el evento, a fin de
comenzar a viabilizarlas. Para ello tendremos que tener en cuenta el objetivo de la actividad, los destinatarios
del evento y el resto de decisiones que se hayan tomado antes (las posibilidades espaciales, la duración del
evento, entre otros aspectos).

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Un punto central a la hora de pensar en el orden de las actividades de nuestro evento, es que el auditorio viene
a pasar un momento ameno y agradable. Ello implica una correcta y equilibrada distribución de actividades, y
sus respectivos tiempos. Se trata de pensar de qué manera queremos que “circule” la gente (cuánto tiempo
pretendemos que permanezcan en cada lugar y en el evento en general). Si decidimos realizar un evento que
dure más de un día, debemos diseñar actividades que atraigan y mantengan al público interesado y motivado,
al punto de querer asistir al/los día/s siguiente/s del evento.

Repasemos los pasos claves para pensar un evento:
• Fijación de objetivos claros y específicos.
• Identificación del público al que se dirige.
• Equipo organizador.
• Selección del nombre del evento y creación de su identidad.
• Confección de cronograma de actividades.
Por último, cabe aclarar que si bien existen pasos que no se pueden omitir ni postergar, es igual de importante
tener cierta flexibilidad para poder afrontar y manejar los imprevistos que puedan surgir tanto en la etapa previa
al evento (organización), como durante(in situ) y después(evaluación de resultados y seguimiento) de su
realización.

TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES:

La nomenclatura de las reuniones está afectada en la actualidad por una notable confusión. Ciertos términos
son tan recientes que, aunque se emplean corrientemente, no están aún definidos en los diccionarios. Otros,
cambian de significado de un idioma a otro.
La siguiente clasificación se hizo enunciando los eventos que se desarrollan en una empresa.

ASAMBLEA:
Se aplicaba a reuniones formales de índole política en las que se decide la elección o renovación de
autoridades.
Actualmente, se emplea para las reuniones de clubes, empresa o administradoras de edificios a las que asiste
la generalidad de los integrantes, registrándose en un libro de actas.

COLOQUIO:
Es una conversación entre una o más personas. Se trata de una reunión informal con el fin de debatir sobre
una o varias problemáticas, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. En los coloquios el auditorio tiene
participación activa, a través de la formulación de preguntas, y hay un moderador que orienta la discusión y
ordenara los turnos de participación.

CONFERENCIA:

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Disertación de un experto sobre el tema o tópico del evento. Suele utilizarse en la apertura de un Congreso. Un
presentador o locutor, dará el perfil del conferencista.
Reunión dirigida a un grupo u organización, pública o privada, una institución o un organismo. No hay reglas
fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines predeterminados.
Según la envergadura de la reunión, puede convocarse a varios conferencistas.
En la actualidad, las tecnologías de la comunicación permiten la realización de teleconferencias, facilitando así
la circulación de las ideas y la vinculación de especialistas de todo el mundo, sin necesidad de
desplazamientos.
Esta técnica prevé sólo la comunicación en un sentido, ya que, rara vez existe la posibilidad de interrelación
con el disertante por parte del público.
Su duración es de una a dos horas, en una sola reunión si se llevaran adelante varias reuniones de este tipo,
se denominaría Ciclo de Conferencias.

CUMBRE

Encuentro cuyos integrantes son los más altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos
Internacionales.

CONFERENCIA DE PRENSA:

Posee un objetivo específico. Se invita a periodistas para cubrir diversos eventos. Todos tienen la misma
información, a través de un parte de prensa generado por la entidad organizadora.
Un coordinador será el responsable de ordenar las preguntas que realizarán los periodistas después de la
disertación.
Se trata de un encuentro en donde se invita a periodistas de diversos medios de comunicación para que le
realicen preguntas a un determinado orador o grupo (se utiliza mucho en el ámbito deportivo).

Generalmente se realiza una exposición del tema y luego los periodistas tienen la posibilidad de preguntar. Los
interrogantes son coordinados por un moderador.

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Tips a tener en cuenta:
- Listado de todos los medios gráficos nacionales y extranjeros, de las emisoras radiales y de los canales de
televisión debidamente actualizado.
- Distribuir invitaciones por nota con una anticipación de entre 5 y 10 días. Se respetará el horario y la duración
prevista (en el caso que sea necesario).
- Proveer de credenciales a los medios de comunicación convocados.
- Designar un moderador para que establezca un orden de las preguntas.
-La recepción de los periodistas la debe hacer un miembro de ceremonial, el mismo debe solicitar a los
asistentes la identificación pertinente.

GRUPOS DE DEBATE (O BUZZ GROUP)
Este tipo de evento se caracteriza por ser una reunión de pequeños grupos (un mínimo de 5 y un máximo de 7)
en donde se intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas prefijados, dando a conocer
los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador. Es
un intercambio cara a cara entre personas que tienen un interés común.

DIÁLOGO
Intercomunicación directa entre dos expositores ante un auditorio sobre un tema, cuestión o problema
preestablecido.

ENTREVISTA COLECTIVA
Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, una persona capacitada o un especialista en una temática. Se
recomienda designar una sola persona que pregunte para evitar desorden, confusión y extensión.

FIRMA DE CONVENIOS
Es un acto en el que varias partes suscriben un convenio mediante la firma de sus responsables, en frecuente
la asistencia de medios de comunicación. Por lo general se usa para la firma de los originales el sistema de
rotación protocolar a fin de que cada uno de los que firmen lo haga primero en su original, que luego será
pasado a los demás miembros por orden alfabético para que cada uno firme en el lugar que le corresponde, de
esta forma cada empresario se lleva un original donde primero esta su firma y luego la de los otros
empresarios.

CICLO
Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos contenidos obedecen a una
temática central, que se realiza también en forma periódica.

CHARLA

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Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente con propósitos de divulgación o información,
sobre diferentes temas tratados sin mayor profundización. No se precisa de requisitos previos para asistir a
ella.

FORO:

Reunión informal, con participación abierta a todos los asistentes, en la que no es necesario redactar
conclusiones.
El eje de la reunión es la discusión, por parte del público, sobre el tema en cuestión.
Es conducido por un moderador. La mayoría de los foros se inician con un planteo de los objetivos y con la
intervención de un especialista que, de manera informal, expone sus puntos de vista durante 15 a 20 minutos.
Una vez hecho esto los participantes inician la discusión de tema, conducido por un coordinador.
El foro puede desarrollarse también como actividad complementaria a otra anterior. Por ejemplo, al finalizar un
simposio o mesa redonda.
Cada participante habla ente 2 a 3 minutos.

En esta clase de evento participan todos los presentes. Se basa en un debate o conversación sobre un tema.
Es dirigido por un coordinador y permite la libre expresión de ideas, con mínimas limitaciones, se realizan
conclusiones a modo de cierre.

JORNADA:

Reunión de trabajo, estudio, investigación en la que bajo la modalidad de talleres, conferencias o encuentros,
que a veces duran varios días, se resuelve un problema, cuyas resoluciones son planteadas posteriormente.
Cada tema se desarrolla durante un sólo día, se expone, debate y concluye durante la jornada.
Una jornada puede estar compuesta por 3 o 4 reuniones que se desarrollan de manera sucesiva, y tienen una
duración total de un día.
Puede durar un día o más, es su principal diferencia con otros tipos de eventos. Se trata reuniones de trabajo,
de investigación y estudio, para responder a problemas que se plantean ante un auditorio, cuyas conclusiones
se publican posteriormente.

JUNTA DE ACCIONISTAS:
Se celebra por lo general una vez al año, posee una obligación legal para que se realice.

HOMENAJE:

Se hace en recuerdo o memoria de una o varias personas, o una institución, por trayectoria.
Un orador hace la presentación y comenta las razones que se evaluaron para tomar la decisión.

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INAUGURACIÓN:
Reunión festiva donde se comentan los logros y pasos que permitieron alcanzar el objetivo deseado.

Tener en cuenta:

- Recepción: funcionarios presentes para recibir y despedir a los invitados.
- Ubicación de los directivos, autoridades invitadas y público en general. Ubicación de banderas.
- Descubrimiento de placa o bendición de instalaciones.
- Discursos breves y expresados en el orden de precedencia.
- Recorrido de planta: evitar el exceso de tecnicismos.
- La recepción pertinente con la estación del año en la que se encuentre.
- La despedida será organizada del mismo modo que la recepción.
El paso siguiente es realizar una lista de invitados recurriendo a las listas con las que puede contar el área de
ceremonial o secretaria de la empresa, incluyendo a las autoridades civiles, militares y religiosas.
Para ello se deberá tener en cuenta:
- La actualización de todos los listados de públicos que se interese invitar.
- Las autoridades deben ser invitadas por nota y con 20 días de anticipación.
- Se debe establecer un adecuado orden de precedencia y el orden de los discursos, desarrollaremos este
punto en el apartado siguiente.
- Verificar la presencia de todas las autoridades que se nombran y aquellas que están representadas,
entregando esta información al locutor del evento.

LANZAMIENTO:

El lanzamiento de nuevos productos puede tener diferentes objetivos:
 Posicionar un nuevo producto.
 Reposicionar la imagen de la marca o de la empresa.
 Satisfacer deseos y necesidades del público.

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La presentación promocional de un producto o servicio puede realizarse en la misma planta de producción o
en otro sitio.
El lanzamiento puede ser cerrado, abierto, destinado a prensa especializada.
La empresa organizadora podrá crear un comité de personas de diferentes departamentos, el mismo decidirá
las diferentes estrategias a implementar.
Podrán existir comisiones de publicidad, prensa, recepción (esto en el caso de realizar un evento puntual, por
ejemplo un cocktail).

MESA REDONDA:

Su dinámica es parecida a la de los simposios, aunque sus exponentes tienen puntos de vista opuestos o
divergentes, lo que lo lleva a debatir.
Duración: 45 a 60 minutos, hablan 10 minutos cada uno, conducidos por un coordinador. Al finalizar, los
integrantes tienen 5‟ para sintetizar su postura
Esta técnica, consiste en que un grupo de expertos sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios
sobre un mismo tema el cual exponen ante el grupo en forma sucesiva.
La Mesa Redonda ha sido difundida ampliamente por la televisión donde, por ejemplo, políticos de diversos par
Los integrantes de la Mesa Redonda (que pueden ser de 3 a 6 personas, aunque generalmente son 4) deber
ser elegidos, pues, sabiendo que han de sostener posiciones divergentes u opuestas obre el tema a tratarse;
ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además, han de ser expertos o buenos conocedores de la
materia y hábiles para exponer y defender con argumentos sólidos su posición.

La confrontación de enfoques y puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información variada y
ecuánime sobre el asunto que se trate, evitándose así los enfoques parciales, unilaterales o tendenciosos,
posibles en toda conferencia unipersonal.
Se centra en el debate de los expositores, que pueden tener perspectivas divergentes u opuestas sobre una
misma problemática. La componen un número reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma
individual o en duplas. La actividad es coordinada por un moderador. La extensión de las exposiciones no debe
superar los 50 minutos, ya que se debe dar un espacio para las posibles preguntas del auditorio.

PANEL:

Grupo de expertos (4 a 6) que exponen y dialogan sobre un tópico de su especialidad, ante un auditorio.
Cada participante expone su punto de vista, no como oradores, sino con cierta interacción entre ellos mismos,
cada uno desde la perspectiva de su campo. Requiere un coordinador para administrar los tiempos, presentar
y sintetizar las ideas expuestas.
La diferencia que esta clase se evento presenta frente a otros es que los oradores no exponen sino que
dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre la temática que los convoca, con el objetivo de lograr un
intercambio de opiniones entre sí y con el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar
preguntas.

SEMINARIO: 14

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El Seminario es una actividad que tuvo su origen en la Universidad de Göttingen a fines del siglo XVIII. Fue
inventado por los universitarios alemanes para sustituir la palabra cátedra y para demostrar que es posible unir
la investigación y la docencia a fin de que mutuamente se complementen.
Reunión de estudio sobre un tema determinado, el tema propuesto se investiga en profundidad. Los asistentes
conocen en profundidad el tema y su objetivo es investigarlo aún más.
El término seminario sugiere el estudio en forma sistemática de un problema o tema y no una mera disertación.
Es una reunión de carácter académico – docente, donde expertos en determinados temas presentan sus
conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos interesados. Constituye un encuentro de aprendizaje
activo.

SIMPOSIO:

Conferencia o reunión en que se examina y discute un tema específico. Entre 3 y 6 expertos que exponen cada
uno, a veces, moderados por un coordinador.
La técnica consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o
expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un
panorama lo más completo posible acerca de la cuestión de que se trate.
En el Simposio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos
15 o 20 minutos; sus ideas pueden ser coincidentes o no y lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un
aspecto particular del tema, de modo que al finalizar quede desarrollado en forma relativamente integral y con
la mayor profundidad posible.
El Simposio, es útil para obtener información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo
tema puesto que los expositores no defienden "posiciones" (como en la Mesa Redonda), sino que "suman"
información al aportar los conocimientos propios de su especialización.

TALLER:

Reunión de personas para el intercambio y transferencia de conocimientos o experiencias y tecnología en
temas específicos y su aplicación práctica.

TURISMO DE NEGOCIOS:

Conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales
y profesionales.

Este mercado, en su variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la
organización de reuniones de negocios con diferentes propósitos y magnitudes, a saber:
 Convenciones
 Congresos
 Exposiciones
 Ferias
 Viajes de incentivos

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VIAJES DE INCENTIVO:

http://www.eventoplus.com.ar/idea-consejo/116/2/las-tendencias-en-viajes-de-incentivos/
http://www.eventoplus.com.ar/articulo/341/4/ocho-destinos-sorprendentes-para-incentivos/
Los viajes de incentivo son una eficiente forma de mejorar y aumentar las ventas mediante el incentivo al
personal de su empresa, permitiendo a su vez la interacción del personal con el medio ambiente y con sus
compañeros, lejos de las presiones del hogar y de la oficina.
Las empresas idean nuevas formas de recompensar tanto a sus empleados más productivos como a los
clientes que más beneficio le reportan.
Estos viajes, en donde se realizan actividades turísticas al mismo tiempo que se trabaja, logran estimular la
participación activa, generando que los asistentes perciban el agradecimiento por su contribución al
crecimiento de la empresa.
Todo ello se logra en un clima de diversión, con actividades planeadas, creando experiencias compartidas
para alcanzar los objetivos propuestos.
Un viaje de incentivos, también, puede servir para que la empresa comunique ciertos planes de estrategia
comercial en un ambiente relajado, dejando atrás la habitual Sala de Reuniones.
Será una experiencia que nunca se olvidará, porque de hecho después de un viaje se recuerda todo, las
emociones, las costumbres de los países por donde se ha pasado y todo lo que en ese viaje se ha dicho.
Las ventajas de un viaje como incentivo:

Un viaje motiva, saca de la rutina diaria. Es una experiencia que siempre permanece en la memoria.
Crea un espíritu de camaradería muy especial, personas que en lo cotidiano están distanciadas por razones de
trabajo, de jerarquía o por cualquier otra razón embarcada en una misma aventura, aprenden a conocerse y
hasta apreciarse.
El empresario deberá decidir a que personas desea incentivar:
 Clientes.
 Distribuidores.
 Ejecutivos.
 Jefes de producción.
 Mayoristas.
 Vendedores.
Y también fijarles determinados objetivos a alcanzar:
 Alcanzar unas cifras de venta.
 Animar las ventas en temporada baja.

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 Captar nuevos clientes o recuperar a los perdidos.
 Cobrar a clientes morosos.
 Introducir un nuevo producto.
Es necesario también que se promocione correctamente el viaje de incentivo.
La promoción, produce la emoción necesaria al inicio de la campaña de incentivo y la sostiene hasta el final.
Es muy importante que los participantes estén perfectamente informados de la marcha de la campaña, del
cómputo de los resultados y de su correspondiente evaluación.
Otra de las opciones que pueden tenerse en cuenta es hacer partícipe a la familia. Un viaje para dos, puede
conseguir que el acompañante anime al encargado de cumplir los objetivos.
¿Cómo se organiza?

Un viaje de incentivo es un premio a un trabajo realizado por lo que ha ser UN VIAJE PERFECTO.
Este tipo de viajes deben tener perfectamente planificadas las 24 horas de cada uno de los días que dura el
viaje.
Por otro lado, deberá ajustarse a las características de las personas que lo van a realizar (edad, estado civil,
perfiles profesionales, gustos, viajes familiares o individuales).
Debe ser una experiencia que satisfaga las expectativas del viajero y, a la vez, estimule su participación activa,
incorporando la fantasía, el entretenimiento y la sorpresa constante para que cada día del viaje los
participantes perciban el agradecimiento por su contribución al crecimiento de sus empresas.

VISITA A LA EMPRESA:

 Utilizada como recurso para dar a conocer la empresa a los distintos públicos.
 Puede ser de tipo educativa, destinada a público en general o visitas de proveedores y revendedores.
Este tipo de evento tiene como objetivo la presentación y el recorrido de determinados espacios de la empresa.
La visita a planta no requiere un trámite protocolar. En una primera instancia se debe definir el programa de
actividades en su totalidad, previendo los tiempos requeridos y los horarios, que deberán cumplirse. Esto si no
se cuenta con un horario establecido de visitas, como ocurre en varias bodegas de la provincia de Mendoza,
donde se destinan franjas horarias y recursos humanos para recibir a cualquier visitante, sin que éste haya
programado con antelación su visita.

Ficha para recabar datos de los grupos visitantes: 17
Día y Horario:
Confirmación : vía fax o email
Cantidad de personas:
Motivos:
Visita guiada: Exposición acerca de la empresa, recorrido por las instalaciones.
Refrigerio:
Despedida: entrega de material gráfico u obsequio.

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VISITAS DE MAYOR JERARQUÍA DE EMPRESA A EMPRESA.

Estas son visitas previstas que se realizan entre empresas cuyos fines son variados. Tienen un protocolo
específico.

Se deberá:
 Coordinar acciones protocolares y actividades: Día, lugar, horario, jerarquías, tipo de reunión, etc.
 Recepción - Bienvenida.
 Salutaciones (invitado- comitiva).
 Desarrollo de actividades (recorrido, temas de intercambio, negociación, firma de acuerdos convenios,
etc.)

Leer los siguientes artículos en: http://www.eventoplus.com.ar
 Eventos de Motivación: Crear Equipos de alto rendimiento.
 Lanzamientos de productos: Nuevo SEAT ibiza
 Fiestas Empresariales: ¡Celebremos!
 Organizadores de Eventos: Raimond Torrents .Organizador de Eventos.
 Ruedas de Prensa: Una rueda de prensa diferente para el nuevo Opel Corsa.

WORKSHOP

Se trata de un taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Tiene por objetivo
mostrar a los participantes de un evento la oferta comercial relativa al tema de la reunión.
Posee dos acepciones:
Junta de entrenamiento, taller.
Exposición, día reservado a los visitantes profesionales.
Duración: estimada medio día.

Características:

 Conocimiento previo del perfil de la empresa participante.
 Sede variable.
 No tienen fines de exposición, son reuniones de trabajo.
 Pueden desarrollarse actividades paralelas.

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EVENTOS DE MOTIVACIÓN: INDOOR (EN EL INTERIOR) - OUTDOOR (AL AIRE LIBRE):

Adquieren importancia en un entorno, en el cual, las empresas ganan gracias a sus equipos humanos.
Entre los medios que permiten motivar, los eventos se destacan como una manera de dirigirse a sus
empleados de manera diferente, hacerles compartir experiencias relacionadas con los valores a potenciar,
cohesionar equipos.

Según sus características y objetivos pueden realizarse dentro (Indoor) o fuera de la empresa (outdoor).
Esta especialidad del outdoor training o entrenamiento en el exterior, que responde a una gran demanda entre
las actividades de formación corporativas de grandes empresas, consiste en realizar juegos por equipos con un
alto contenido docente, permitiendo conocer cómo interactúa un equipo de trabajo y analizando la capacidad
de rendimiento y coordinación.
En este tipo de eventos será necesario entender cuáles son los objetivos que se pretende conseguir con estos
y a que audiencia nos dirigimos a través del conocimiento del target.
Creatividad

La creatividad y el factor sorpresa son requerimientos indispensables de una audiencia exigente.
Un buen evento motivacional suele comenzar “animando” al público, con una buena comunicación pre-evento.
El hecho de comunicar de manera creativa antes del evento permite que el público llegue curioso y receptivo.
Para ello, se utilizan medios online: página web, blog, e-newsletters, comunicación por SMS, o incluso, medios
más tradicionales como carteles y folletos, CDs o DVDs.
Sentirse valorado tiene un gran impacto emocional y la invitación a un evento es una demostración de aprecio
y respeto por los profesionales.

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Diversión

La diversión no es motivación pero sí, un excelente potenciador de la motivación.
La diversión facilita el aprendizaje, potencia la creatividad y genera un recuerdo mucho mayor.
Provocar encuentros divertidos entre los empleados favorecerá las relaciones interpersonales, eso ayuda a la
motivación.
Como dice Raimond Torrents ,autor del libro “Eventos de Empresas. El poder de la comunicación en vivo”, “la
diversión cuando es colectiva, genera respuesta colectivas, vivencias que unen a aquellos que la
comparten, anécdotas que recordaremos cuando volvamos a casa…”

COACHING:

http://www.youtube.com/watch?v=lWnlzw1gqdY&feature=related
Es un evento destinado a capacitar sobre diferentes temáticas a los empleados de acuerdo a las necesidades
de cada empresa. La palabra coaching procede de termino inglés coach, entrenar.
En el entorno empresarial y personal se conoce por coaching al proceso interactivo mediante el cual el coach
o entrenador y la persona o grupo implicados en dicho proceso buscan el camino más eficaz para alcanzar los
objetivos fijados usando sus propios recursos y habilidades.

TEAM BUILDING:

http://www.construyendocaminos.com.ar/eventos/?gclid=CMX7wYfCg58CFR5inAodSCOYKA
http://www.eventoplus.com.ar/idea-consejo/105/2/converti-el-team-building-en-toda-una-aventura/
Construcción de equipos: Un Team Building, comprende actividades que permiten a los miembros de un grupo
encontrarse fuera del ámbito laboral, para así poder definirse como equipo.
De esta manera, se puede determinar su misión, entender su objetivo común y conocer más acerca de cada
uno de los integrantes.
Sirve para trabajar con las personas que integran una organización, sobre las características que hacen al
liderazgo, la comunicación, el trabajo en equipo y otros aspectos tanto

FAMILY DAY:

Evento que se realiza para establecer vínculos entre las familias (esposas e hijos de los empresarios) y
beneficiar así los acuerdos comerciales y laborales del ámbito puramente corporativo.

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Por lo general, se realiza en un día no laboral, en ambientes al aire libre, donde se planifican una serie de
actividades, entretenimientos para todo tipo de edades.
Algunos puntos a tener en cuenta:
 Disponer de personal de seguridad uniformado y de civil.
 Disponer por tramos carpas con servicio de bebidas y comida.
 El acceso y estacionamiento debe ser amplio para permitir fluidez de visitantes.
 Calcular baños químicos según estimaciones de visitantes (disponer de más en reserva).
 El equipamiento de sonido dispondrá de parlantes para pasar novedades y música.
 Embanderar grandes áreas con motivos de la empresa.
 Marcar áreas de circulación para la gente.
 Para aquellas personas sin movilidad prever micros desde lugares céntricos.
 Preparar áreas específicas para chicos, con juegos y coordinadores.
 Se ubicarán basureros en áreas cercanas a los bares.
 Tener previstos algunas ambulancias con servicio de médicos.

CONGRESO Y CONVENCIONES

CONGRESOS

(Del lat. congressus reunión). Encuentro de colectivos científicos o profesionales, cuyos objetivos principales
están vinculados con el progreso del conocimiento de una disciplina o un área.
Reunión de varias personas para tratar generalmente asuntos de interés científico y cultural, cambiar
impresiones sobre ellos y comunicar sus últimos progresos en la materia tratada. Se firman convenios y se
labra un acta. Se estructura mediante una presentación de ponencias, debate y conclusiones. La frecuencia es
anual. Los congresos internacionales suelen efectuarse cada dos años.
Existe gran variedad de congresos (ordinarios, extraordinarios, tecnológicos, cultural, constituyentes, entre
otros).
Duración: 2 o 3 días. Una vez al año los Nacionales, cada dos años los Internacionales.
Llegan a una resolución, como conclusión final que generalmente se publica. Este tema se desarrollará en
clase posterior.

Ejemplos de timing:

Evento corporativo: Conferencia (cocktail) (TIMIMG PARA EL CLIENTE) 21
Fecha: 26/11/xx
Horario de inicio: 19.00
Horario finalización: 00:00
Cant. de personas (pax): 100
19:00 – recepción de los invitados

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20:00 – conferencia
22:00 – servicio de cocktail
23:00 – mesa de dulces
23:40 - café y petit fours
00:00 – fin del evento
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Evento corporativo: Conferencia (cocktail) (TIMIMG PARA EL ORGANIZADOR)
Fecha: 26/11/xx
Horario de inicio: 19.00
Horario finalización: 00:00
Cant. de personas (pax): 100
17:30 – maître y cocineros de reúnen para asignación de tareas y planificación de las mismas en tiempo y
forma.
18:00 – comida del personal
18:30 – reunión con el personal (briefing) donde se comunican y se aclaran los últimos detalles. Se asignan las
plazas y tareas a los mozos.
18:30 – alineación del personal.
18:50 – toda la brigada se coloca en sus plazas, el 50% de los mozos destapa botellas.
19:00 – recepción (40% de mozos con bebidas, 40% con canapés y calentitos y el 20% desbaraza)
20:00 – conferencia
20:10 – lavar copas, limpieza del salón, reposición de bebidas en la barra, armado de bandejas para cocktail y
preparación de la mesa de dulces.
21:40 – chequear que todo este listo en el salón (música, luces, limpieza)
21:45 – destapar botellas
21:55 – toda la brigada de mozos se ubica en sus plazas
22:00 – servicio de cocktail
23:00 – mesa de dulces
23:40 - café y petit fours
00:00 – fin del evento
00:10 – control de vajilla, desarmado de mesas

otro ejemplo:

Evento corporativo: Almuerzo en honor del Embajador de Alemania (TIMING PARA EL CLIENTE)
Fecha: 26/11/xx
Horario de inicio: 18:00
Horario finalización: 01:00
Cant. de personas (pax): 50
18:00 – se sirve un aperitivo en el foyer
19:15 - los invitados pasan al salón.

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20:00 – discurso de bienvenida a cargo del Sr. …
20:10 – servicio del primer plato.
20:40 – concierto de la fanfarria de Villenueve.
21:30 – servicio del segundo plato.
22:30 – discurso del Embajador.
23:00 - Concierto de Villenueve.
23:30 – mesa de dulces
00:00 – servicio de café / té
01:00 – Discurso del presidente
01:10 – Fin del evento
---------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------
Evento corporativo: Almuerzo en honor del Embajador de Alemania (TIMIMG PARA EL ORGANIZADOR)
Fecha: 26/11/xx
Horario de inicio: 18:00
Horario finalización: 01:00
Cant. de personas (pax): 50
14:30 – mise en place según la organización y las instrucciones del maître.
17:00 – fin de la mise en place y comida del personal.
17:45 – se hace el breefing con los mozos.
18:00 – se sirve un aperitivo en el foyer.
19:00 – toda la brigada de mozos se ubican en sus plazas y esperan la llegada de los comensales.
19:15 - los invitados pasan al salón. El maître invita a los clientes a tomar ubicación en las mesas.
19:30 – se sirven las bebidas.
20:00 – discurso de bienvenida a cargo del Sr. ... la brigada permanece cerca de las mesas sin hacer ruido.
20:10 – servicio del primer plato.
20:30 – retiro del primer plato. Servir bebidas
20:40 – concierto de la fanfarria de Villenueve.
21:30 – servicio del segundo plato.
22:00 – retiro del segundo plato y pan, saleros. Servir bebidas
22:30 – discurso del Embajador.
22:40 – se bajan los cubiertos de postre.
23:00 - Concierto de Villenueve. Los mozos responsables de las bebidas se quedan cerca de las mesas, los
otros preparan la mesa de dulces.
23:30 – los maîtres dirigen a los comensales a la mesa de dulces. Los responsables de las bebidas preparan el
servicio de café y los petit fours.
00:00 – retiro del postre y servicio de café / té. Retiro de la mesa de dulces.
01:00 – fin del servicio. Discurso del presidente y agradecimiento a las brigadas de cocina y servicio.
01:10 – desarme del salón.

Otro ejemplo: TIMIMG CONTEMPLANDO DIFERENTES AREAS RESPONSABLES

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DURACION EVENTO GASTRONOMIA MUSICA ILUMINACION PANTALLA

75 Concierto

15 Gente a Terraza Lanzamiento Escenográfica Avisos Sponsors

Bocaditos Propia del video Video

30 Cocktail Cazuelitas Lanzamiento Escenográfica Lanzamiento

SILENCIO. Habilitar

5 Discurso Graciela micrófono podio. De Discurso CCTV

SILENCIO. Habilitar

5 Discurso Luisa micrófono podio. De Discurso CCTV

No se sirven más Propia del Video Ciclo

12 Video bocaditos. Quedan 2006 Tenue Video Ciclo 2006

islas de cazuelas. "Corona Imperial" in Aviso de

1 Clima "pre fuegos" crescendo Hacia black out "Gracias"

"Corona Imperial" Aviso de

6 Fuegos artificiales muy alto Black out total "Gracias"

23 1a Tanda fiesta 1a. Tanda Fiesta Fotos gente

Primer Concierto

(Canciones de Fotos Conciertos

15 Postre Postres Cámara) Escenográfica (1º y 2º)

Fotos Conciertos

20 2a Tanda fiesta (preparar café) 2a. Tanda Fiesta (3º y 4º)

Sexto Concierto

(Orquesta Barroca Fotos Conciertos

20 Café Café y bombones del Rosario) Escenográfica (5º y 6º)

Fotos Conciertos

20 3a Tanda fiesta (preparar helados) 3a. Tanda Fiesta (7º y 8º)

Séptimo Concierto

(Piano a cuatro

20 Fin de fiesta Helados manos) Escenográfica Avisos Sponsors

CONVENCIONES

http://www.eventoplus.com.ar/idea-consejo/117/2/fomenta-la-participacion-en-tu-proxima-convencion/
(Del lat. conventĭo,ōnis) Pacto entre naciones, organismos o individuos.
Se define como convención toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales
entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca.
Este tipo de evento adquiere dos denominaciones:

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a) reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que brinda información
sobre una situación en particular, para luego deliberar (asamblea de los representantes de un país, que asume
todos sus poderes), o b) reunión corporativa (de carácter empresarial) de los concesionarios, distribuidores,
empleados de una firma. Este último evento tiene lugar para tratar de profundizar en temas de interés para la
compañía o para las personas relacionadas con la actividad. Es una buena oportunidad para vincular a la
empresa con una actividad profesional y de capacitación para sus empleados.
Suelen organizarse en hoteles y centros de convenciones. Es recomendable, para asegurar la asistencia y la
permanencia del público de interés, elegir lugares atractivos y alejados de la ciudad, ya que este tipo de
escenario permite un marco recreativo que favorece la camaradería y el conocimiento mutuo de los asistentes.
La convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el Tema) y la participación
suele ser por invitación.
No poseen periodicidad fija y su frecuencia dependerá de las necesidades de la empresa.
Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa técnico en el que los
participantes se familiarizan y entablan negociaciones.
Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades pero, suelen restringirlas al público
participante tener en cuenta:
Establecer nómina de ejecutivos que participarán.
Datos: dirección, teléfono, mail de contacto, etc.
Agenda con datos de todos los servicios contratados.
Material con estadísticas y resumen en carpeta para cada invitado.

Diferencias entre Congresos y Convenciones:

CONGRESOS CONVENCIONES

Convocan Asociaciones o Instituciones Empresas
Orientación
Inscripción No comercial Comercial, industrial o motivacional

Objetivos Se establece una cuota de No hay cuota de inscripción por

Contenidos inscripción que paga el participante. participante.
Periodicidad
Opción de elegir hotel y servicios La empresa decide el hotel y los servicios

adicionales adicionales.

La empresa cubre los gastos de los que

asisten.

Dar a conocer, intercambiar Analizar los avances de la empresa,

opiniones acerca de los avances, capacitarse, conocer nuevos productos,

investigaciones o conocimientos del socializar con los compañeros de diferentes

tema que convoca. sucursales.

Científico, cultural, académico, Conocimientos los productos y

educativo, político, etc. funcionalidad.

Generalmente son anuales, Sin periodicidad

bianuales, etc.

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Convocatorias Abiertas Cerradas
Asistencia Libre, Numerosa. Obligatoria. Grupos pequeños

ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS

La organización de un congreso constituye uno de los mayores desafíos en el mundo de los eventos, el
congreso en si requiere de una compleja organización, donde se deberá tener en cuenta la selección
adecuada de la sede, temática, disertantes, estructura del congreso, programa, exposición comercial, sesiones
de apertura, cierre, plenarias y sesiones paralelas, recursos humanos necesarios.
Los participantes por lo general presentan ponencias acerca de la temática del congreso, que son evaluadas
por el comité científico que selecciona las más adecuadas.
Otra parte del congreso la constituye la exposición comercial, entre otros stands, podemos encontrar uno de
turismo para ofrecer diferentes paquetes turísticos a los participantes.
Antes de inaugurar el congreso, por lo general se ofrece un coctel la noche anterior, para todos los
participantes, para el cierre se realiza una cena de clausura, que por lo general se debe pagar a parte del costo
de la inscripción.
En el caso de los disertantes que el congreso convoca, deberá pagar sus traslados, viáticos y realizar reservas
de alojamiento, además de pagar sus honorarios.
Por lo expuesto vemos que organizar un congreso requiere de mucha complejidad, ya que son varios los ítems
a tener en cuenta.
DEFINICIÓN:

Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias,
asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o
descubrimientos en determinadas materias, etc.
Otro factor importante es la duración. Según los expertos debe durar entre 3 a 5 días, para denominarlo
“congreso”. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.
La organización y responsabilidad depende del comité Organizador, que son los encargados de gestionar la
mayor parte de los aspectos del congreso, y que estará compuesto por profesionales de diversas áreas.

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TIPOLOGÍA DE CONGRESOS:
Por favor ampliar clasificación de congresos en:

http://www.protocolo.org/ceremonial/actos_eventos_y_congresos/tipos_de_congresos_criterios_de_cl
asificacion.html

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PLANIFICACION DE UN CONGRESO:

Planificar implica estructurar acciones, basadas en estudios y análisis previos (de otros congresos realizados
anteriormente) y del evento en sí.
La organización de congresos está encuadra dentro de las actividades de SERVICIOS, por lo tanto, esta sujeta
a componente directos e indirectos.

LOS DIRECTOS SON:
Factores Humanos
Equipos
Instalaciones
Soporte Gastronómico
Materiales

INDIRECTOS:
Elementos culturales, políticos, económicos, medioambientales, ubicación geográfica, religión, enfermedades,
etc.

Los componentes imprescindibles para tener un producto competitivo son:

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ELEMENTOS BÁSICOS PARA LA PLANIFICACIÓN:

Para poder definir al congreso y determinar sus componentes es necesario que realicemos algunas preguntas:

SELECCION DE LA FECHAS:

La elección de la fecha del congreso la determinará el comité organizador en base a la confirmación de los
disertantes más importantes convocados para el mismo.
La disponibilidad de la sede, lo ideal es fijar las fechas con bastante antelación y realizar una reserva.

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Se deberá tener en cuenta otros eventos de similares características que se realicen en la misma fecha o en
una cercana, para que no se superponer una oferta similar.
Otros eventos que se realicen en la ciudad que puedan ocupar capacidad hotelera.
Tipo de público al que esta dirigido y su capacidad para disponer de tiempo para asistir al evento. Ejemplo:
proyectar un congreso con estudiantes en épocas de exámenes.
En cuanto a la duración del mismo: lo ideal es entre 2 a 5 días. Algunos congresos internacionales ofrecen a
los congresistas Tours pre y pos congreso.

ELECCIÓN DE LA SEDE:

La elección de la sede, dependerá del congreso, ya que si es un congreso de tipo internacional deberá rotar al
menos por tres países diferentes.
Se podrá optar por lugares "tradicionales”, donde siempre se celebra ese congreso, o se seleccionará a
través de las candidaturas, que presenten los organizadores del mismo, (comité organizador). Este comité
expondrá las necesidades e infraestructura necesaria para la realización del congreso.

TENDREMOS EN CUENTA:

 Ubicación (lo ideal es que se ubique en el centro de la ciudad y que posea la mayor conectividad de
autobuses, trenes, etc.)
 Puede realizarse en un Centro de Convenciones, en hoteles u otro edificio adaptado para este tipo de
eventos que convocan a gran cantidad de público.
 Tendrá que tener una sala principal con capacidad suficiente para realizar la sesiones de apertura,
plenaria y cierre del congreso, que es cuando se encuentran todos los participantes en el mismo recinto.
 Sala para las comisiones paralelas (estas pueden ser más pequeñas, ya que por lo general en el
programa se presentan distintas comisiones, en el mismo horario y el asistente deberá optar)
 Salas para exposiciones comerciales (con empresa que estén conectadas con la temática del evento)
 Salas para exhibición de posters que proporcionarán los participantes.
 Oficinas para organizadores y ponentes.
 Todas las salas deberán contar con la mayor cobertura tecnológica de que se disponga para poder
pasar audiovisuales
 En el caso de que sea en otro idioma, poseer equipos de interpretación simultánea.

Modelo de ficha de control de tiempos o timing, es necesaria llevarla con la ficha de montaje de sala
a fin de chequear si los tiempos previstos se cumplen o no, en el costado de la derecha se va poniendo ok, o
la hora real en que se efectuó la acción.

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CONTROL DE TIEMPOS

DENOMINACIÓN DEL EVENTO:

LUGAR: FECHA :

CANTIDAD DE ASISTENTES:

RESPONSABLE:

8:30 : APERTURA DE PUERTAS DE AUDITORIOS OK
9.30
9 : INSCRIPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIAL OK

10.00 APERTURA

10.30 PALABRAS A CARGO DEL PRESIDENTE DEL EVENTO

11: DISERTACIÓN N° 1

12 DISERTACIÓN N° 2

OBSERVACIONES :

La ficha de evaluación de evento se completa una vez finalizado el mismo, para poder saber en que
podemos mejorar y conocer los procesos que se hicieron correctamente. Esta ficha constituye una base, ya
que la evaluación se realiza con todo el material obtenido en el evento. Ejemplo: encuestas, lo que el
personal nos comunica acerca de las diferentes opiniones de los asistentes, lo que se observó como mal
desempeño y se deberá corregir.

EVALUACIÓN DEL EVENTO
DENOMINACIÓN DEL EVENTO:
LUGAR:
FECHA :
CANTIDAD DE ASISTENTES:
CONTENIDO TEMÁTICO :
PERSONAL :
ORGANIZACIÓN:
DINÁMICA DE TRABAJO:
OBSERVACIONES :

Cada evento exige un modelo de montaje de acuerdo al aforo (público o número máximo de personas que
puede admitir un recinto público).
De acuerdo a esto deberemos establecer un diagrama de montaje en base a nuestra audiencia y a las
necesidades de la misma, este diagrama servirá para que el día del evento se respete el diseño, a los fines
de maximizar el lugar.

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 Es importante cuantificar económicamente, el capital a invertir.
 El Presupuesto puede ser: abierto o cerrado.
 El punto de equilibrio se logra cuando los ingresos compensan los egresos.
 El mismo debe ser aprobado por el máximo órgano de decisión y con un alto grado de detalle.

LOS COMITES:

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Una vez iniciada la fase de planificación, lo primero que debe hacer el equipo gestor del congreso, es crear y
definir el "Comité Organizador", pieza clave y principal órgano gestor del congreso.

EL COMITÉ DE HONOR, es aquel que se forma una vez que todos los aspectos del congreso están definidos
(lugar de celebración, fechas, ponentes, tema del mismo, etc.), y está formado, generalmente, por personas del
ámbito social y político, así como, pueden también pertenecer, personalidades del ámbito científico y
académico.
La aportación de estos prestigiosos miembros de la comunidad, es totalmente desinteresada, apoyando la
iniciativa con su presencia y pertenencia a este Comité de Honor. Este comité no tiene una tarea determinada
dentro del congreso.
Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso,
así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad
profesional. La estructura básica de un comité organizador es:

En los congresos, y dependiendo del tamaño de los mismos, se puede funcionar únicamente con el comité
organizador y los correspondientes coordinadores, o bien se pueden crear otros "Comités Independientes", que
tienen su propia estructura (presidente, vicepresidente, secretario y vocales) , y que se encargan de una
determinada parcela dentro de la organización general.
Estos comités dependen del "Comité Organizador" que es el órgano rector o cabeza principal del congreso.
Dependiendo del tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos
comités dependientes del comité organizador.

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FIGURA DEL OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS:

OPC: Operador u Organizador Profesional de Congresos. Persona que se dedica organizar este tipo de
reuniones. Puede planificarla en su totalidad o abocarse a un área determinada, dejando el aspecto social a
otra persona o empresa. También se lo denomina Meeting Planner.
Áreas que coordina y supervisa el Organizador Profesional de Congresos (OPC).

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ESPECIFICACIÓN DE LAS TAREAS DE UN OPC:

Interacción total entre cliente y empresa organizadora.
Total conocimiento y previa coordinación con cada uno de los servicios.
“Las cualidades más importantes de un buen OPC son: capacidad y habilidad empresarial, dedicación y
compromiso, ser un buen comunicador, un buen líder (transformando los sueños en realidad), saber solucionar
problemas, un experto financiero, innovador, con mucha experiencia, buen vendedor, y sobre todo una persona
de toda confianza”(J. Castex.)

Los OPCs controlan entre el 15 y el 20% del mercado mundial,
el resto del mercado es organizado por in house OPC o entidades.

TIEMPOS NECESARIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN CONGRESO:

Los tiempos para empezar a organizar un congreso de acuerdo a su característica son:
1. Nivel Internacional: 24 meses de antelación.
2. Nivel Latinoamericano: 12 a 14 meses de antelación.
3. Nivel Nacional: 10 meses de antelación.

PRIMERA COMUNICACIÓN:

El comité de organización del congreso, envía a su base de datos, comunicaciones a través de
distintos medios, página web, correspondencia, correos electrónicos, etc.
Para un congreso Internacional: la primera comunicación deberá realizarse con 24 meses antes.
En un congreso Latinoamericano: lo recomendable es que la primera comunicación se realice con un año
de antelación.
En un congreso Nacional, la primera comunicación deberá enviarse con no menos de 10 meses.
El último aviso se realiza una vez definido el programa donde deberán contar los siguientes datos:
1. Agenda
2. Oradores
3. Ubicación
4. Fecha y duración
5. Costos
6. Alojamiento
7. Transporte
8. Alojamiento
9. Cierre de inscripción
10. Otros

1. Congreso Internacional : 10 a 8 meses
2. Congreso Latinoamericano: 5 meses.
3. Congreso Nacional: no menos de 2 meses

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PASOS A DESARROLLAR DURANTE UN CONGRESO:

Establecer los objetivos
Seleccionar Locación
Selección de hospedaje
Listado de Oradores: confirmar asistencia
Programa científico: temario del congreso
Programa social. Cronograma de actividades
PERSONAL CONTRATADO: guías, locutores, azafatas, secretarias, técnicos, intérpretes, seguridad,
decoradores, arquitectos, médicos, etc.
Se debe asignar una coordinadora para cada evento, tiene que haber siempre un referente.
Debe haber pleno conocimiento del congreso por todo el personal, para ello se los capacitará y se les
entregará una planilla de funciones para que cada uno tenga en claro lo que tiene que hacer y a quien recurrir
en caso de problemas.
CONFECCIÓN, DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES Y MENSAJES:

Anuncio del evento, invitaciones, programas, material escrito, informaciones internas, cuestionarios, encuestas,
mailing, etc.
MAILING (CORREO, VÍA E-MAIL) ELABORACIÓN:
No deberá faltar: área relacionada al tema a tratar en el congreso, estudiantes avanzados en la temática a
desarrollar , profesionales, representantes de instituciones oficiales y privadas, empresas, autoridades oficiales
y público en general interesado en la temática.
SE ESTIMA QUE UN 30 % DE LOS INVITADOS
VÍA MAILING SON SEGUROS CONCURRENTES.
PRENSA Y DIFUSIÓN: Confección de gacetillas de prensa, pactar en radio, diario y televisión pautas
publicitarias.
SERVICIOS DE TRANSPORTES: se establecerán servicios de transporte desde los hoteles hasta la sede del
congreso, esto tendrá un costo adicional y puede ser opcional.
REQUERIMIENTOS A LOS PARTICIPANTES: en congresos de tipo internacional que se realizan en
diferentes países se les exige un visado especial para ingresar al país o determinado tipo de vacunas que se
deben colocar antes de entrar al país.
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS: programas de tiempo libre. Visitas a museos, Paseos en barcos, vistas
a shopping o lugares históricos, playas, etc.
SEGUROS: Se realizará seguros para el personal que se contrate, para los asistentes y los ponentes.
COMIDAS Y BEBIDAS: coordinación del menú, para el coctel de bienvenida y la cena de despedida y para el
coffee break o pausa café.
FINANCIAMIENTO:
 Totalmente a cargo de los participantes.
 Parcialmente a cargo de los participantes.
 Totalmente financiado: a cargo de los patrocinantes.
 Totalmente subsidiado: a cargo de un organismo oficial que promueva el evento.

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ÍTEMS A TENER EN CUENTA PARA CONFORMAR EL PRESUPUESTO PRELIMINAR:
Salón y alquiler de elementos técnicos
Imprenta
Distribución de correspondencia
Personal
Oficina
Artículos de librería
Honorarios disertantes
Traslado y alojamientos disertantes
Equipamientos: fotocopiadora, computadoras
Servicios gastronómicos
Difusión
Por favor consultar esta página web:

http://www.eventoplus.com.ar/articulo/45/4/organizacion-de-congresos-nacionales-y-mundiales/

La actividad de congresos crece día a día y proporciona a las ciudades ingreso de divisas a través de hoteles,
gastronomía, traslados, compras, etc.

Actividad para realizar:

1. Investigar el calendario para congresos previsto en su ciudad, para este año.
2. Compare cuantos congresos son, regionales, nacionales o internacionales.
3. Cuáles cree usted que sean los factores favorables para que una ciudad sea elegida sede de
congresos?

Para poder realizar esta actividad lo ideal es que puedas leer estos links.
http://www.laopinioncoruna.es/coruna/2010/11/07/organizacion-congresos-ferias-reporta-57500-euros-diarios-
ciudad/436381.html
http://www.heraldo.es/noticias/huesca/el_impacto_del_turismo_congresos_ciudad_ronda_los_millones_euros_
ano.html
http://www.hondudiario.com/content/brasil-lidera-el-turismo-de-negocios-en-latinoam%C3%A9rica-
seg%C3%BAn-embratur

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EXPOSICIONES Y FERIAS COMERCIALES

Son eventos donde se montan espacios para la exhibición de productos, empresas, instituciones, etc.
Generalmente se realizan en predios feriales o espacios amplios que cuentan con la posibilidad de armar
diferentes tipos de stands. Suelen durar más de un día. De modo general, podemos decir que la organización
de este tipo de evento consta de tres instancias básicas:
- Selección de exposiciones: primero se debe evaluar el objeto de la exposición y su carácter (sectorial,
regional, nacional o internacional, masiva o destinada a empresas).
- Preparación de la exposición: el mayor esfuerzo y presupuesto lo insumirá la construcción del stand. Sin
embargo, se debe apostar, en la medida de lo posible, a conseguir la máxima calidad en todos los aspectos de
la muestra (folletería, personal capacitado para la atención a los expositores, la prensa y el armado de la
exposición).
El brief (resumen con los objetivos y las necesidades de la empresa) de la propuesta para la ocasión debe ser
la base con la que trabajarán arquitectos y realizadores. Ello le permitirá evaluar varias propuestas en base a
un concepto uniforme.
- Durante la exposición: dentro de los gastos se debe contemplar los seguros del acontecimiento
(responsabilidad civil, contra robo, accidentes del personal contratado), viajes y alojamientos, transporte,
seguridad adicional, servicios de limpieza, comunicaciones (internet, telefonía).

El término se lo vincula con los eventos multisectoriales, destinados al público en general.
Puede denominarse internacional si cuenta con al menos 5 empresas expositoras con domicilio fuera
del país.
Se la diferencia de la exposición: en que esta consiste en la disposición de diversos stands en donde se
muestran productos, servicios o bienes, pero no se los comercializa y no se realizan en forma periódica.
Las ferias especializadas son muestras que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o
individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía.
Debemos tener en cuenta que feria no es igual a exposición o exhibición comercial, su principal objetivo es la
exposición y es la venta de sus productos.

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Las exposiciones comerciales solo exhiben sus productos pero no los venden.

IMPORTANCIA DE LAS FERIAS:
En la actualidad, las ferias han pasado a ser uno de los instrumentos de promoción, mercadeo y comunicación
más importantes.
Son el punto de encuentro entre oferta y demanda que facilita los negocios.
En un solo lugar y en poco tiempo, los participantes tienen oportunidad de visitar un gran número de
contactos comerciales, capacitarse, y actualizar sus conocimientos.

Las Ferias permiten establecer contacto con un gran número de clientes en un período de tiempo acotado
(recordemos que pueden durar de 3 a 5 días) y en un espacio acotado.

EN LAS FERIAS, COMÚNMENTE SE LLEVAN A CABO ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS:

RUEDAS DE NEGOCIOS, utilizadas para promover contactos entre empresarios
SALONES SATELITES, donde se aprovecha la asistencia masiva de visitantes para atraerlos hacia salones
más especializados.
SEMINARIOS DE CAPACITACION.
PRESENTACIONES CULTURALES DEGUSTACIONES Y DEMOSTRACIONES.

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CLASIFICACION:
SEGÚN SU ALCANCE

TIPO DE ACTIVIDAD (área de actividad de los participantes):
COMERCIALES
INDUSTRIALES
ARTESANALES

FERIAS GENERALES

Son consideradas generales o universales, cuando son abiertas a todo tipo de industrias, sectores y
productos.
Estos eventos tienen como objetivo promocionar un determinado país, o región, aunque igualmente pueden
ser utilizadas para que expositores y asistentes intercambien conocimientos y experiencias o entablen
relaciones comerciales.
Acompañan estos encuentros espectáculos culturales de toda índole y eventos temáticos. Otra importante
característica es su duración. Pueden ser de cuatro o cinco días o bien desarrollarse a lo largo de un periodo
más extenso.

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FERIAS MONOGRÁFICAS: se expone un solo tipo de producto (rubro). Ej. Cuero. En algunos casos su
entrada es limitada o prohibida para la venta por menor.

FERIAS ESPECIALIZADAS: Un solo producto de un rubro. Ej. Carteras de cuero. Prohibida la venta por
menor.

PÚBLICO OBJETIVO
Profesionales del sector (productores y consumidores intermedios)
Público general (consumidor final)

Ferias importadoras: Ferias con alta concurrencia de expositores extranjeros. Realizada por países que
necesiten incorporar productos de otros y convocan a una feria de este tipo. Ejemplo: Chile
Ferias exportadoras: ferias generales organizadas por países desarrollados, capaces de competir
internacionalmente. Ejemplo: China, Brasil
Ferias Mixtas: se realizan en países desarrollados y con características de importación y exportación
simultánea. Comunes en Europa.

OBJETIVOS:
Es importante definir los objetivos que nos llevan a participar en una feria. Se debe tener en cuenta que
su participación debe servir para aportar beneficios a mediano o largo plazo.
Si se trabaja teniendo en cuenta estrategias previas a la feria y post ferias, se puede garantizar un número
considerable de potenciales clientes.

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ORGANIZACIÓN DE UNA FERIA

EXPOSITORES: empresas industriales, comerciales o de servicios que acuden con el objetivo de ofrecer sus
productos y servicios calificados.
ORGANIZADORES DE EVENTOS: prestan servicios profesionales para la realización de ferias y para el
asesoramiento a empresas que participan de las mismas.
PROVEEDORES: que ofrecen sus productos, bienes y servicios para el desarrollo de una feria.
VISITANTES: personas, empresas privadas o públicas, que asisten a las ferias y/o exposiciones con el objetivo
de establecer contactos comerciales o de negocios.

EL EXPOSITOR:

Una feria puede ser el mejor instrumento de marketing si ha sido planificada y bien organizada.
Algunos expositores hacen más hincapié en el stand, el diseño, el transporte, que son ítems importantes para
tener en cuenta.
Pero también es relevante tener en cuenta, las estrategias de marketing que son tan importantes como el
diseño del stand. Si no realizamos las invitaciones previas, convocamos a nuestros clientes, tenemos el
personal adecuado para la atención del stand, realizamos un seguimiento adecuado con los datos recabados
en la feria a fin de contactar nuevos clientes, no habrá valido la pena participar solamente con la imagen del
stand.
La idea es tratar de capitalizar la mayor cantidad de datos para poder ampliar nuestra cartera de clientes .

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LOS EXPOSITORES GASTAN LA MAYOR PARTE DE TIEMPO Y DINERO EN EL LADO INCORRECTO DE
LA ECUACIÓN.

ITEMS EN LO QUE MAS SE INVIERTE ITEMS EN LOS QUE MENOS SE INVIERTE

ALQUILER ESPACIO HERRAMIENTAS DE MARKETING

Es un ítem importante en cuanto a Mailings, telemarketing, publicaciones en revistas

presupuesto. especializadas.la idea es tener la mayor presencia

institucional.

STAND CORRESPONDENCIA, INVITACIONES

Depende del tamaño el costo , la ubicación Destinada a nuestros clientes para que asistan a

cercana a la entrada o en el medio de la la feria, a fin de reforzar lazos
feria encarece los costos por metro

cuadrado.

DISEÑO: PERSONAL:

Debe ser creativo para atraer a la mayor Es importante que este capacitado, para lograr la

cantidad de público. mayor cantidad de contactos. Del personal

depende el 50% del éxito de la participación en
una feria.

TRANSPORTE: DISEÑOS DE FOLLETOS:

Gasto a tener en cuenta para el traslado de Importante para comunicar los productos.

los objetos del stand , productos y

folletería, etc.

SERVICIOS FERIALES: SEGUIMIENTO POSTERIOR:

Son los que cobran los organizadores de Se realiza sobre las bases de datos que se

una feria ,como gasto aparte, para brindar generan a través de las personas que pasan por

servicios de electricidad, montajes, etc. el stand y su seguimiento posterior.

La participación en una feria no termina el día de

cierre del evento.

Es aconsejable la visita posterior a los futuros

clientes para conocer su empresa y profundizar el

contacto

Una atractiva presentación del stand y del producto o servicio, una profesional atención del público, una buena
campaña de publicidad previa a la exposición, son algunos de los motivos que inciden en la elección de las
empresas a visitar durante el recorrido de la feria o exposición.

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Esto demuestra lo decisivo que es para el expositor trabajar a fondo todos aquellos aspectos por él
controlables en un esfuerzo por ser más competitivo, por incrementar de manera considerable la eficacia de su
participación en una muestra y así alcanzar los objetivos planteados para un evento determinado.

EL VISITANTE
El visitante es el “cliente” principal de la feria o exposición, por eso todas las condiciones de la misma
deben estar dadas para que se sienta.
Aspectos como la decoración, la calidad de los expositores, las actividades complementarias, entre otros,
serán elementos a tener en cuenta a fin de lograr que el visitante se sienta cómodo y valore la feria .

En un estudio del Center For Exhibition Industry Research se identificaron seis factores que influyen
sobre la decisión de un cliente potencial a la hora de visitar un stand:

Los motivos que animan a los visitantes de una feria son la búsqueda de nuevos productos y proveedores,
comparación de precios y calidades, soluciones a problemas técnicos, la participación en los eventos paralelos
de capacitación.

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PRESTADORES DE SERVICIOS FERIALES

Como en todo tipo de evento, la complejidad de la organización requiere que intervengan numerosos
Proveedores de bienes y servicios, en cuya selección y convocatoria tiene fuerte injerencia el OPE.
Las necesidades de una feria, de acuerdo con el contratante (administrador de un predio ferial, expositor,
asociación industrial o comercial, ente oficial, etc.) incluyen desde la misma sede e infraestructura para el
evento, como los servicios para los expositores, el personal para la atención de público y la dirección de
actividades complementarias, comunicaciones, transportes, servicio médico, seguridad, premios, etc.

QUÉ ES UN STAND?

Es el espacio dentro da una feria o salón en el
que una empresa expone sus productos o
servicios.

La cantidad de superficie escogida en el recinto
ferial depende en gran medida del presupuesto,
del tipo de producto o servicio que se quiere
exponer y de los objetivos marcados para el
evento.

ZONAS DIFERENCIADAS DE UN STAND:

MOSTRADOR PARA RECEPCIÓN o atención al cliente.
ZONA PARA RECIBIR a los visitantes en la que se pueden disponer diversos muebles. En esta zona se
muestra el producto y se pone a disposición del visitante la documentación promocional.

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ZONA RESERVADA, separada por un biombo o mampara para mantener conversaciones privadas con
clientes. ALMACÉN para guardar los productos, bebidas y material promocional.
PABELLONES:
Cada una de las construcciones o edificios que forman parte de un conjunto.

Páginas web para consultar:
http://www.eventoplus.com.ar/idea-consejo/118/2/captar-distribuidores-o-
consumidores-finales-en-una-feria-estrategias-pushpull/
http://www.eventoplus.com.ar/articulo/294/4/stands-de-diseno-lo-que-se-usa-hoy/
http://www.arquitectoria.com/2009/09/02/pabellon-de-shanghai-corporate-para-la-exposicion-universal-de-
shanghai-2010/
http://www.arquitecturadiaria.com/2011/04/18/dos-funciones-para-un-pabellon-%E2%80%93-expocamacol-
exhibition-pavilion-and-social-lounge/

STANDS, ESTRUCTURAS, SUELOS Y MOBILIARIO:
Estructuras para stands, complementos para estructura como torres, almacenes, estantes, vitrinas,
mostradores, barras, etc.
Mobiliario: sillas, sillones, mesas, taburetes, mueble para folletos, estanterías, tarimas, percheros, etc

DISEÑO DE STAND

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MODELOS DE MOSTRADORES PARA STAND:
MOSTRADOR VITRINA

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Actividad
1-Buscar en la Web (cinco como mínimo) empresas y proveedores que se especialicen en la organización
ferias y montaje de stands.
 Comparar oferta de servicios. Realizar un informe con las seleccionadas.
 Observar si las páginas poseen diseños de stands y de mobiliario.
2- Que jornadas de capacitación podrías realizar en una feria alimentaria, en una feria de la moda y en una
feria del libro?

TIPOS DE MONTAJE

• Banquete o mesas multiples
• Cabaret (semicírculo con orientación),
• Directorio (rectangular),
• Imperial (mesa rectangular con los extremos redondeados),
• Mesa tipo “U” (o herradura),
• Mesa tipo “O”,
• Escuela,
• Teatro o auditorio,
• Espina (parlamentario),
• Recepción o coctel,
• Coffee break,
• Mesa tipo “T”,
• Mesa peine.

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MONTAJE DE SALAS DE SESIONES Tipos de montaje
Mesa tipo imperial o directiva: para banquetes
Algunos ejemplos: o reuniones que no superen lo 30 invitados. Es
Estructura una mesa rectangular que no debe sobrepasar el
1,20 al 1,50 m de ancho, para facilitar la
conversación con los comensales que se ubican
a su alrededor. Aporta un clima de formalidad.

Montaje en U: se utilizan mesas de 1,80 x 75 cm
aprox. ubicadas en forma de U invertida. Se debe
tener en cuenta un espacio de 70 cm por
persona. Esta disposición se utiliza en eventos
de capacitación, desayunos de trabajo.

Coctel: las personas se hallan paradas en el
salón, por lo tanto solo ocupan aproximadamente
1 m2 cada una mas el espacio para las
estaciones y mesas de apoyo
Montaje tipo Teatro o auditorio:
Utilizado para congresos, jornadas, cursos etc.
No se utilizan mesas para el público.
Permite la máxima capacidad de asistentes
sentados.
Se recomienda ubicar al orador sobre tarima o
estrado.
Se considerará 0,75 m2 por persona.

Montaje tipo escuela:
Los participantes se ubicarán en sillas con mesas
delante; formando filas.
Cuando se trata de jornadas largas e intensas,
ofrece mayor comodidad al participante.
Se considerará 1,5 m2 por persona

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