TINDAKAN KE ATAS HASIL KAJIAN INDEKS KESEJAHTERAAN UPM 2021 Muhazam Mansor (Pejabat Pendaftar) Siti Ima Munirah Ahmad (Pejabat Pendaftar) Jeffrey Lawrence D’Silva (Institut Pengajian Sains Sosial) Zaimawati Mustapa (Pejabat Pendaftar) Nur Za Ireen Ahmad Razei (Pejabat Pendaftar) Nor Azila binti Azmi (Pejabat Pendaftar) Muhammad Ameer Shafiq Awang (Pejabat Pendaftar) Pejabat Pendaftar Universiti Putra Malaysia 2024
Pejabat Pendaftar Universiti Putra Malaysia Cetakan Pertama 2024 Hak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian penerbitan ini tidak boleh dihasilkan semula, disimpan dalam sistem simpanan kekal atau dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara elektronik, mekanik, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa terlebih dahulu mendapat izin daripada Pejabat Pendaftar, Universiti Putra Malaysia. Diterbitkan oleh: Pejabat Pendaftar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang Selangor Darul Ehsan e ISBN Perpustakaan Negara Malaysia Data-Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Dengan Kerjasama: Institut Pengajian Sains Sosial KUMPULAN PENYELIDIK IPSAS Prof. Dr. Ismi Arif Ismail Pn. Nurul Akhtar Kamaruddin Prof. Madya Dr. Haliza Abdul Rahman En. Dzuhailmi Dahalan Prof. Madya Dr. Akmar Hayati Ahmad Ghazali Dr. Jeffrey Lawrence D’Silva Prof. Madya Dr. Hanina Halimatusaadiah Hamsan Dr. Hyrol Azril Mohamed Shaffril Prof. Madya Dr. Mohd Izani Mohd. Zain Prof. Madya Dr. Mohd. Mursyid Arshad
PRAKATA Buku ini diterbitkan hasil daripada Dapatan Kajian Indeks Kesejahteraan UPM yang telah dijalankan pada tahun 2021. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti pada 17 November 2020 telah meluluskan pelaksanaan Kajian Indeks Kesejahteraan UPM 2021 di bawah pembiayaan geran isu semasa Universiti Putra Malaysia 2020 yang melibatkan kumpulan Pengurusan & Profesional dan pelaksana UPM Serdang dan Bintulu. Penghargaan kepada kumpulan Penyelidik Institut Pengajian Sains Sosial (IPSAS), Jawatankuasa Kajian Indeks Kesejahteraan UPM dan semua warga UPM yang terlibat dalam kajian ini.
KANDUNGAN 1. Pendahuluan 2. Latar Belakang Kajian 3. Objektif Kajian 4. Domain Kajian 5. Dapatan Kajian a) Profil Demografi b) Skor Indeks Kesejahteraan 6. Tindakan ke Atas Hasil Dapatan Kajian Indeks Kesejahteraan a) Domain 1 : Tadbir Urus b) Domain 2 : Pembangunan Kerjaya c) Domain 3 : Etika Kerja d) Domain 4 : Beban Kerja e) Domain 5 : Kemudahan Infrastruktur f) Domain 6 : Komunikasi g) Domain 7 : Kebajikan Pekerja h) Domain 8 : Imej dan Reputasi i) Domain 9 : Jaringan j) Domain 10 : Ekosistem Kerja k) Domain 11 : Keseimbangan Keluarga-Kerja 7. Dapatan Kualitatif 8. Penambahbaikan untuk Meningkatkan Kesejahteraan Warga UPM 9. Rumusan dan Cadangan 10. Lampiran
1. PENDAHULUAN Kajian indeks kesejahteraan merupakan satu usaha strategik kepada UPM di dalam memantau kesediaan seluruh anggota komuniti UPM menghadapi cabaran untuk menjadi sebuah universiti di kelas dunia antarabangsa. Dapatan kajian juga mampu membuahkan ’leverage’ yang bermakna untuk menyediakan pelan intervensi di dalam latihan dan pembangunan manusia. Dengan daya usaha inovatif ini, UPM akan juga bersedia untuk terus memimpin di dalam memainkan peranan ulung di persada institusi pengajian tinggi di peringkat wilayah, nasional dan global. Buku ini diterbitkan dengan mengambilkira tindakan, usaha dan inisiatif yang diambil hasil daripada Kajian Indeks Kesejahteraan Tahun 2021 sehingga tahun 2023 dan berterusan hingga kini.
2. LATAR BELAKANG KAJIAN Universiti Putra Malaysia merupakan salah sebuah Universiti Penyelidikan yang global. Sepanjang 2020, UPM telah menerima beberapa pengiktirafan yang signifikan antaranya ialah berada pada tangga 132 dalam QS World University Ranking 2021, dan berada dalam kelompok 101-200 dalam Times Higher Education Impacts Ranking 2020 di samping mencapai penarafan 6 bintang iaitu tahap tertinggi dalam Malaysia Research Assessment. Staf UPM pada masa kini adalah seramai 6,033 orang di mana 30% adalah staf akademik sementara 70% adalah dari kategori bukan akademik termasuk staf pelaksana. Melestarikan UPM sebagai universiti yang tersohor memerlukan modal insan yang berkualiti, sempurna dan cemerlang untuk menghadapi cabaran getir dalam sektor pengajian tinggi. Bagi menangani segala cabaran, sumbangan semua warga kerja UPM dari pelbagai lapisan fungsi perjawatan sangat penting. Mereka adalah modal insan yang memacu pencapaian UPM. Sebagai aset manusia, mereka perlu diiktiraf, dihargai supaya mereka sejahtera dalam pekerjaan mereka. Selain daripada itu, persekitaran bekerja (sosial dan fizikal) yang menyokong kesediaan mereka bekerja juga seharusnya berada pada tahap yang meyakinkan. Suasana dan sistem bekerja juga secara tidak langsung boleh mempengaruhi bukan sahaja mutu kerja individu, malah mungkin juga kesejahteraan sebagai warga kerja UPM. Ini wajar diteliti kerana kesejahteraan bekerja mampu membina semangat kekitaan, berbangga dengan organisasi, beriltizam memacu UPM sebagai universiti yang cemerlang di peringkat nasional dan antarabangsa.
3. OBJEKTIF KAJIAN
4. DOMAIN KAJIAN BIL DOMAIN TINDAKAN PELAKSANAAN (BAGI TUJUAN RUJUKAN SAHAJA) 1) TADBIR URUS PN. SITI FATIMAH ABDUL GHANI 2) PEMBANGUNAN KERJAYA PN. SITI MARYAM OTHMAN 3) ETIKA KERJA PN. NABIHAH ABDOL RAZAK 4) BEBAN KERJA EN. MOHD RADZI MAHIDIN CIK NOREMY BUSU (OUTFIT PERJAWATAN) 5) KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR EN. MD NIZAM/ PN. NIK AMELIA/ EN. SHAHRIMAN 6) KOMUNIKASI PN. RAFIDAH SADARUDIN EN. ANWAR HILMI PN. NABIHAH ABDOL RAZAK DR. MAZILA GHAZALI PN. NOR AZILA BINTI AZMI 7) KEBAJIKAN PEKERJA EN. MOHAMAD FIDDEZUAN AHMAD MURAD PN. ZAIMAWATI MUSTAPA EN. MOHD KOMARUL ARIFIN MOHD ALI PN. YUSNAWATI MAT ISA (PINJAMAN KOMPUTER) 8) IMEJ DAN REPUTASI EN. NUR ANWAR HILMI MOHD ABD MALEK 9) JARINGAN PN. SITI KHADIJAH AHMAD EN. MUHAMMAD FAIZ BIN ZAKARIA 10) EKOSISTEM KERJA EN. MOHD RADZI MAHIDIN (NO. 1&3) PN. ROSNA JASIN PN. NURUL SOFHIA IBRAHIM /CIK NOREMY BUSU (LEAN) CIK NOREMY (TMS) PN. YUSNITA TUGIRAN (PRIMS) PN. SITI FATIMAH ABDUL GHANI PN. SUHANA MD CHAIRI (SISTEM HR PORTAL) CIK SITI IMA MUNIRAH AHMAD 11) KESEIMBANGAN KELUARGA-KERJA PN. MAZNUR NAZILA MOIN
5. DAPATAN KAJIAN a) Profil Demografi
b) Skor Indeks Kesejahteraan
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 1: T
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 TADBIR URUS
• PELAKSANAAN DASAR PEMISAH UPM Dasar Pemisah adalah dasar untuk menamatkan perkhidmatan dan membersarakan pegawai berprestai rendah daripada perkhidmatan awam. Prestasi rendah bermaksud penilaian prestasi tahunan kurabf daipada 60%. Intervensi bermaksud inisiatif pembangunan, pemulihan dan pencegahan yang d=iambil dalam mewujudkan perubahan positif kepada pegawai. Dasar Pemisah telah mula dilaksanakan di UPM pada 2018, bertujuan untuk menamatkan perkhidmatan dan membersarakan staf yang berprestasi rendah. Markah penilaian prestasi tahun 2017 diambil kira sebagai permulaan Dasar Pemisah. Program ini dikenali sebagai Program Intervensi Bagi Tempoh Pemerhatian Dalam Pelaksanaan Dasar Pemisah. Berprestasi rendah bermaksud: 1. Markah kurang daripada 60% yang diperolehi berasaskan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) 2. Markah yang setara kurang 60% jika menggunakan instrumen penilaian prestasi lain yang diluluskan oleh 3. Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama. • Rasional Pelaksanaan 1. Mengekalkan Pegawai yang komited dan berprestasi tinggi. 2. Meningkatkan daya saing dalam menghadapi cabaran persekitaran masa kini dan akan datang. 3. Mewujudkan Perkhidmatan Awam yang berprestasi tinggi dan berintegriti.
• Kriteria Pegawai Yang Layak Mengikuti Tempoh Pemerhatian • Fasa Intervensi merangkumi empat (4) peringkat yang terdiri daripada pengenalpastian dan saringan, intervensi, pemantauan dan pelaporan dan penilaian. Butiran bagi setiap peringkat adalah seperti berikut: Peringkat I: Pengenalpastian dan Saringan
Peringkat II: Intervensi Peringkat III: Pemantauan
Peringkat IV: Pelaporan & Penilaian • Kes-kes Berulang Sekiranya terdapat kes berulang selepas selesai tempoh pemerhatian, tindakan yang akan diambil adalah seperti berikut:
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 2: PEMBA
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 ANGUNAN KERJAYA
• PENAMBAHBAIKAN SISTEM KENAIKAN PANGKAT i. Mewujudkan taskforce 4 laluan kerjaya Lembaga Pengarah Universiti (LPU) pada 2018 telah meluluskan pelaksanaan Kriteria Kenaikan Pangkat Empat Laluan Kerjaya Pegawai Akademik UPM melibatkan laluan Pengajaran, laluan Penyelidikan, laluan Pengamal Profesional dan Kepimpinan berkuat kuasa mulai 1 Jun 2019. Mesyuarat LPU pada 15 Februari 2022 telah membuat ketetapan supaya KPI dan wajaran pegawai akademik perlu dinilai semula dari segi pecahan komponen wajaran sedia ada iaitu pengajaran dan pembelajaran, jaringan industri, penyelidikan dan penerbitan dengan membuat penambahan komponen wajaran pengkomersialan dan pembangunan sahsiah pelajar seperti pemupukan aktiviti keusahawanan. KPI dan kesemua komponen wajaran ini perlu diimbangkan mengikut laluan kerjaya yang dipilih oleh pegawai akademik. Penambahbaikan Kriteria Kenaikan Pangkat Empat Laluan Kerjaya Pegawai Akademik UPM ini merupakan salah satu agenda UPM untuk menambahbaik kaedah dan proses pertimbangan kenaikan pangkat pegawai akademik UPM yang terkandung dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015 – 2025 (Pendidikan Tinggi) - PPPM (PT). Inisiatif yang dilaksanakan ini dijangka akan dapat mengukuhkan ekosistem pembangunan dan pengurusan sumber manusia demi kemajuan UPM sebagai sebuah organisasi yang cemerlang. Task Force Empat Laluan Kerjaya Pegawai Akademik UPM telah diwujudkan sebagai satu inisiatif penambahbaikan kriteria kenaikan pangkat bagi pelaksanaan laluan kerjaya baharu pegawai akademik UPM. Task Force Empat Laluan Kerjaya UPM telah meneliti syarat kriteria minimum kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Madya DS/DU54, Profesor Madya DU56 dan Profesor VK7 sedia ada dan mencadangkan beberapa penambahbaikan bagi syarat kriteria minimum tersebut. Hasil daripada maklum balas sesi Townhall, Task Force telah memberi tumpuan kepada syarat minimum yang didapati mengekang fleksibiliti pencapaian kecemerlangan pensyarah mengikut trek pengajaran, penyelidikan dan pengamal, di samping memperluaskan lagi kesetaraan yang boleh diguna pakai.
Penambahbaikan Kriteria Kenaikan Pangkat Empat Laluan Kerjaya Pegawai Akademik UPM ini telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti berkuat kuasa mulai 21 Jun 2023. Kriteria ini telah mula diguna pakai oleh pegawai akademik UPM yang memohon kenaikan pangkat pada tahun 2024. ii. Pembangunan sistem HRT kenaikan pangkat Sistem Kenaikan Pangkat yang bersepadu diperlukan untuk mengatasi masalah semasa seperti berikut:
Dalam transformasi Sistem Kenaikan Pangkat yang dibangunkan ini, mengambil kira semua isu semasa yang dinyatakan di atas bagi memudahkan pengurusan kenaikan pangkat. Sistem ini juga diintegrasi dengan Sistem Penetapan SKP Akademik & Bukan Akademik di mana penetapan waran dilaksanakan terlebih dahulu sebelum proses kenaikan dilaksanakan. Ini memudahkan proses penukaran waran jika pekerja tersebut berjaya dinaikkan pangkat. Antara impak yang lain adalah seperti berikut:
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 3: E
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 ETIKA KERJA
• MENGADAKAN LAWATAN KE PTJ SECARA BERKALA Seksyen Integriti, Bahagian Governan dan Integriti, Pejabat Pendaftar telah menetapkan sasaran bagi lawatan naziran integriti ke PTJ iaitu tiga (3) kali setahun. Bagi tahun 2023, lawatan naziran integriti ke PTJ kali pertama telah diadakan ke Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) pada 10 Mac 2023. Lawatan kedua telah diadakan ke Hospital Sultan Abdul Aziz Shah (HSAAS) pada bulan Oktober 2023, manakala lawatan ketiga telah diadakan ke Institut Penyelidikan Penuaan Malaysia (MyAgeing) pada bulan 28 November 2023. Perbincangan mengenai isu integriti telah dilaksanakan dengan pihak pengurusan PTJ selain pemantauan secara keseluruhan telah dilaksanakan sepanjang sesi lawatan naziran integriti berkenaan. Laporan hasil lawatan naziran integriti berkenaan telah dikemukakan kepada Ketua PTJ masing-masing dan pihak lain yang berkaitan agar tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan. Bagi tahun 2024, sasaran jumlah lawatan naziran integriti telah ditingkatkan daripada tiga (3) kali setahun kepada empat (4) kali setahun dan lawatan naziran integriti yang pertama bagi tahun 2024 akan diadakan ke Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA) pada 6 Mei 2024. Selain lawatan naziran integriti berkenaan, Seksyen Integriti juga sering ke PTJ untuk mengadakan sesi taklimat integriti agar maklumat mengenai isu integriti dan peraturan yang berkuat kuasa sampai kepada semua warga UPM.
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERAADOMAIN 4: B
HASIL KAJIAN INDEKS AN UPM 2021 BEBAN KERJA
• PEMBANGUNAN SISTEM PUTRA ASIS Sistem Aplikasi Sokongan PTJ (Putra ASIS) telah mula dibangunkan pada tahun 2018 iaitu satu sistem bersepadu dan berpusat untuk menguruskan data dan maklumat berkaitan PTJ dengan lebih sistematik dan efektif. Dalam masa yang sama ianya juga akan menjadi platform kepada PTJ untuk mempunyai sistem sokongan automasi pejabat untuk menguruskan perkara seperti pengurusan bilik mesyuarat/kuliah, kenderaan, pencapaian staf, aktiviti pelajar dan sebagainya. Putra ASIS melibatkan beberapa sistem automasi pejabat iaitu: a. Sistem Tempahan Fasiliti i. Pelajar, staf dan orang awam boleh membuat tempahan fasiliti di UPM dengan kadar bayaran yang telah ditetapkan ii. Pihak Bursar boleh memantau jumlah tempahan dan pembayaran yang sepatutnya diterima oleh pihak UPM di atas sewaaan fasiliti PTJ. iii. Pemberian diskaun terhadap bayaran tempahan yang diberikan oleh PTJ akan dipantau dan diluluskan oleh pihak Bursar b. Sistem Tempahan Kenderaan i. Sistem ini akan melibatkan permohonan kenderaan bagi semua PTJ secara berpusat dan diuruskan oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP) ii. Staf dan pelajar boleh membuat tempahan kenderaan manakala bagi orang awam yang hendak menempah akan melalui BHEP. iii. Proses penjadualan pemandu dan pemantauan penyelenggaraan kenderaan juga akan dilaksanakan di dalam sistem ini.
c. Sistem Hebahan Putra i. Sistem ini akan menggantikan sistem pengurusan buletin UPM yang berada dalam platform Lotus Notes yang telah berusia lebih dari 20 tahun ii. Akan melibatkan hebahan melalui emel dan media sosial. iii. Proses permohonan, semakan dan kelulusan dibuat di dalam sistem d. Sistem Keluar Pejabat i. Melibatkan proses permohonan dan kelulusan keluar pejabat ii. Sistem ini akan menggantikan modul keluar pejabat yang berada dalam platform Lotus Notes f. Sistem Portal Aset i. Merangkumi proses semakan pegangan aset, pengesahan pegangan aset, permohonan mengemaskini maklumat aset pegawai dan permohonan pelupusan aset. ii. Proses ini dapat membantu pegawai UPM membuat semakan, mengesahkan maklumat dan permohonan kemaskini maklumat aset terutamanya apabila melibat pertukaran PTJ dan persaraan. Selain itu, ianya dapat memastikan maklumat aset adalah betul dan tepat serta menjimatkan masa carian maklumat aset pegawai.
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 5: KEMUDAH
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 HAN INFRASTRUKTUR
• UPM SEBAGAI UNIVERSITI PENYELIDIKAN UPM telah diiktiraf sebagai Universiti Penyelidikan (RU) di Malaysia sejak tahun 2006. Kemudahan untuk menjalankan aktiviti penyelidikan, termasuk kemudahan fizikal seperti makmal, bahan kimia, sumber pakar, dan peralatan penyelidikan, memerlukan komitmen semua pihak. Di peringkat Pejabat TNCPI, Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) bertanggungjawab mengagihkan peruntukan kewangan daripada dana RU untuk menyokong aktiviti penyelidikan dan pembangunan di UPM, termasuk penyediaan dana bagi kemudahan peralatan penyelidikan. Selain itu, PTJ turut memainkan peranan penting dalam menyediakan kemudahan peralatan penyelidikan melalui sumber dana penjanaan dalaman PTJ, Rancangan Malaysia, serta dana daripada kerajaan dan swasta. Kemudahan peralatan penyelidikan, terutama peralatan berteknologi tinggi, sama ada peralatan baharu atau penggantian peralatan sedia ada, merupakan cabaran besar bagi PTJ dan UPM untuk diperolehi. Oleh itu, UPM menggalakkan PTJ untuk berkolaborasi dengan pihak industri bagi mendapatkan peralatan penyelidikan ini, sama ada melalui peminjaman, sewaan, dan lain-lain. Berdasarkan data yang dikumpul daripada PTJ, terdapat 11 PTJ yang menjalankan kerjasama dengan industri bagi memberi manfaat kepada penyelidik PTJ. Pelbagai usaha dan alternatif telah diambil oleh PTJ, termasuk perolehan melalui geran penyelidikan masing-masing, pemeteraian perjanjian peminjaman peralatan, perolehan geran seperti matching grant daripada pihak swasta, perolehan secara sumbangan, pengwujudan kursi penyelidikan, dan lain-lain. Antara peralatan penyelidikan yang yang diperolehi melalui kolaborasi dengan industri serta peralatan bernilai melebihi RM100 ribu ditunjukkan dalam Lampiran 1.
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 6: K
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 KOMUNIKASI
• MAKLUM BALAS PELANGGAN UPM i. Sistem U-Respons Sistem U-Respons adalah sistem maklum balas pelanggan UPM yang diselaras oleh Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti (PKPU) dibawah PSPK dan dibantu oleh Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) di setiap PTJ. Sistem boleh dicapai melalui url seperti berikut: Peranan Capaian url Admin : http://u-respons.upm.edu.my Pelanggan : http://upm.edu.my/feedback http://upm.edu.my/maklumbalas ATAU log in melalui laman web UPM/ PTJ dibawah icon “Maklum balas” . Pengendalian maklum balas UPM dilaksanakan berdasarkan Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001). Data maklum balas pelanggan diterima bagi tempoh Januari – Disember 2023: KATEGORI STAF PELAJAR ORANG AWAM PEMBEKAL JUMLAH KESELURUHAN ADUAN 45 57 47 1 150 CADANGAN 4 6 15 0 25 PENGHARGAAN 2 1 10 0 13 PERTANYAAN 7 74 168 6 255 JUMLAH 58 138 240 7 443
Data Perbandingan Maklum balas 2022 dengan 2023: ii. Laporan Maklum Balas Dari Biro Pengaduan Awam/ Kementerian/ Agensi Luar ● Sejumlah 22 maklum balas diterima melalui Biro Pengaduan Awam/ Kementerian/ Agensi Luar pada tahun 2023. Sebanyak 21 maklum balas berbentuk aduan dan 1 maklum balas berbentuk pertanyaan. Data perbandingan kategori aduan dari Biro Pengaduan Awam/ Kementerian/ Agensi Luar bagi tahun 2022 dan 2023 adalah seperti berikut:
• SALURAN MAKLUMAT TERKINI MELALUI EDARAN PEKELILING, EMEL DAN MEDIA SOSIAL (INFO INTEGRITI) Seksyen Integriti, Bahagian Governan dan Integriti, Pejabat Pendaftar juga telah membuat transformasi bagi tahun 2023 di mana sasaran info integriti yang dikeluarkan telah ditingkatkan daripada tiga (3) kali setahun kepada 12 kali setahun. Info integriti berkenaan telah diemelkan kepada semua warga UPM dan dimuat naik dalam laman web Pejabat Pendaftar untuk memastikan statistik terkini mengenai kes tatatertib dan maklumat terkini mengenai isu integriti serta peraturan yang berkuat kuasa dapat disampaikan kepada semua warga UPM. Senarai info integriti yang telah dikeluarkan sepanjang tahun 2023 adalah seperti Lampiran 2. Bagi tahun 2024, sasaran bagi Info Integriti dikeluarkan telah ditingkatkan daripada 12 kali setahun kepada 18 kali setahun dan senarai Info Integriti yang telah dikeluarkan sehingga Mac 2024 adalah seperti di Lampiran 3.
• MESYUARAT KETUA PENTADBIR FAKULTI (KPF) BERSAMA PENDAFTAR Mesyuarat Ketua Pentadbir Fakulti bersama Pendaftar diadakan secara berkala (4 kali setahun) sejak tahun 2022. Keanggotaan mesyuarat adalah terdiri daripada Pendaftar, Ketua-ketua Bahagian Pejabat Pendaftar dan Ketua Pentadbir Fakulti (KPF). Pejabat Pendaftar berperanan sebagai urus setia mesyuarat. Mesyuarat KPF ini merupakan platform kepada pentadbir di fakulti untuk memperoleh makluman atau informasi terkini, sahih dan tepat daripada Pejabat Pendaftar. Selain itu, pelbagai isu berkaitan sumber manusia seperti perjawatan, kenaikan pangkat, penilaian prestasi, latihan dan pembangunan, dan lain-lain dapat diketengahkan untuk perbincangan bersama antara Pejabat Pendaftar dan KPF. Pejabat Pendaftar dapat melihat manfaat daripada sinergi kedua-dua pihak yang membolehkan penyaluran sebarang makluman atau informasi berkaitan sumber manusia lebih cepat dan pantas kepada staf di pusat tanggungjawab di UPM.
• PROGRAM DAN INISIATIF DARI BAHAGIAN KAUNSELING UPM Bahagian Kaunseling UPM (BKUPM) sentiasa menyokong dan mendokong hasrat Pengurusan Universiti dalam memastikan domain-domain berkaitan diambil tindakan dan dilaksanakan sewajarnya. Justeru, dalam usaha untuk meningkatkan aspek kesejahteraan staf seperti dari segi etika kerja, imej dan reputasi dan keseimbangan keluarga-kerja, beberapa inisiatif telah pun diambil oleh Bahagian Kaunseling UPM. Tahun 2023 mencatatkan sebanyak 16 program latihan, 220 sesi kaunseling termasuk sukarela dan dirujuk kepada BKUPM, 5 kali outreach melibatkan kerjasama bersama Pusat Kesihatan Universiti (PKU) dan Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSH) dan 6 kali sesi Saringan Minda Sihat kepada warga UPM telah dilaksanakan oleh BKUPM. Senarai program-program yang telah dilaksanakan oleh BKUPM adalah seperti di Lampiran 4. Selain itu, bagi meningkatkan aspek kepentingan etika kerja melalui pelbagai saluran sama ada secara elektronik atau secara verbal, hebahan turut dibuat secara on air melalui Putra FM di mana pada tahun 2023, BKUPM telah bersiaran sebanyak 13 kali. Selain itu, sebanyak 16 poster-poster berkaitan tips pelbagai turut dikeluarkan. Senarai topik on-air dan poster / tips pelbagai yang telah dikeluarkan turut dilampirkan seperti di Lampiran 5. Senarai Media Sosial Rasmi Bahagian Kaunseling UPM BIL MEDIA SOSIAL RASMI URL 1 Laman Web Rasmi BKUPM https://bkupm.upm.edu.my 2 FB Rasmi BKUPM https://www.facebook.com/bkupm 3 Instagram Rasmi BKUPM https://www.instagram.com/bahagiankaunseling upm 4 Telegram Kaunselor Kerjaya UPM https://t.me/kaunselorkerjayaupm
• PROGRAM DAN INISIATIF DARI UNIT KAUNSELING DAN KERJA SOSIAL PERUBATAN, HOSPITAL SULTAN ABDUL AZIZ SHAH UPM (CMSSU) CMSSU juga berusaha meningkatkan aspek kepentingan etika kerja melalui pelbagai saluran sama ada secara elektronik atau verbal dengan menyalurkan maklumat terkini melalui edaran pekeliling, emel dan media sosial. Rentetan itu, CMSSU giat menggunakan medium Facebook Rasmi CMSSU dan HSAAS, Laman Web Rasmi HSAAS dan Instagram bagi menyampaikan input-input berkaitan program anjuran unit dan lain-lain lagi. Pautan Facebook rasmi Unit Kaunseling dan Kerja Sosial Perubatan HSAAS adalah https://www.facebook.com/cmssuhpupm. Kajian Indeks Kesejahteraan UPM menggariskan beberapa fokus untuk menilai indikator pencapaian indeks tersebut. Unit Kaunseling dan Kerja Sosial Perubatan, Hospital Sultan Abdul Aziz Shah UPM (CMSSU) komited dalam mendukung setiap isu yang difokuskan dengan melaksanakan inisiatif yang berkaitan. Bagi meningkatkan aspek kesejahteraan secara holistik seperti etika kerja, imej, reputasi serta keseimbangan antara keluarga dan kerjaya, CMSSU telah melaksanakan sebanyak 13 program yang memberi fokus sepenuhnya kepada aspek motivasi, pengurusan psikologi, kesihatan mental dan kaunseling. Perincian keseluruhan program adalah seperti di Lampiran 6. Selain itu, CMSSU juga berusaha untuk membantu meningkatkan kesejahteraan mental pesakit/staf/pelajar dengan melaksanakan sesi kaunseling individu/kelompok, kaunseling keluarga dan bimbingan kepada klien yang memerlukan. Perkhidmatan kaunseling yang disediakan merupakan skop utama perkhidmatan yang ditawarkan di CMSSU selain daripada kerja sosial perubatan. Sepanjang tahun 2023, seramai 306 klien baharu melibatkan kes rujukan dan sukarela telah dibantu melalui sesi kaunseling oleh kaunselor yang bertauliah. 306 orang klien tersebut adalah merujuk kepada kes-kes baharu sahaja yang mana tidak termasuk kes rujukan/sukarela tahun-tahun sebelumnya yang masih dalam sesi kaunseling bersama kaunselor. Manakala kes sukarela yang dilaporkan merujuk kepada rekod permohonan sesi yang dimajukan melalui emel rasmi unit untuk mendapatkan bantuan dan perkhidmatan kaunseling bagi meningkatkan kesejahteraan hidup.
TINDAKAN KE ATAS HKESEJAHTERADOMAIN 7: KEBA
HASIL KAJIAN INDEKS AAN UPM 2021 AJIKAN PEKERJA
• MENGGALAKKAN STAF YANG MENCAPAI UMUR 40 TAHUN MEMBUAT PEMERIKSAAN KESIHATAN Sebagai usaha dalam memastikan kesihatan semua pegawai berada di tahap yang memuaskan, Kerajaan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 1969 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1976 telah menetapkan pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Ikhtisas (Kumpulan Pengurusan Tertinggi serta Kumpulan Pengurusan dan Profesional) yang berumur 40 tahun dan ke atas digalakkan menjalani pemeriksaan kesihatan dari semasa ke semasa. Setelah mengkaji semula perkara ini UPM memutuskan supaya kemudahan yang sama diperluaskan kepada semua pegawai. Statistik Perbandingan Pemeriksaan Kesihatan Umur 40 Tahun Staf Upm Mengikut Kategori 2023 dan 2022 Bulan 2023 2022 P&P Sokongan Jumlah P&P Sokongan Jumlah Januari 11 14 25 5 5 10 Februari 11 14 25 13 8 21 Mac 11 8 19 17 27 44 April 0 0 0 1 1 2 Mei 14 7 21 10 11 21 Jun 13 8 21 12 24 36 Julai 15 26 41 16 18 34 Ogos 19 23 42 20 17 37 September 23 18 41 17 29 46 Oktober 2 2 4 8 2 10 November 21 14 35 5 4 8 Disember 18 14 32 5 8 14 Jumlah 158 148 306 129 154 283
Statistik Perbandingan Jenis Penyakit Yang Dihidapi Staf Upm Hasil Pemeriksaan Kesihatan Umur 40 Tahun Ke Atas PENYAKIT 2023 2022 Hyperlipidemia 74 77 Hypertension 1 3 Pre Diabetes 4 0 Diabetes Mellitus 5 3 Hyperlipidemia + Hypertension 5 7 Hyperlipidemia + Diabetes Mellitus 10 1 Diabetes Mellitus + Hypertension 1 0 Diabetes Mellitus + Hypertension + Hyperlipidemia 1 0 Hyperuricaemia 19 17 Hyperuricaemia + Diabetes Mellitus 0 2 Hyperuricaemia + Hyperlipidemia 18 22 Hyperuricaemia + Hypertension 0 1 Hyperlipidemia + Diabetes Mellitus + Uric Acid 0 1 Lain-lain 8 12 JUMLAH 146 146 Pemeriksaan Kesihatan Staf Berumur 40 Tahun ke Atas Januari hingga Disember 2023 BIL PERKARA JAN-DIS 2023 1. Staf Yang Membuat Pemeriksaan Kesihatan Umur 40 Tahun Ke Atas 306 2. Staf Yang Bermasalah Kesihatan 144 3. Staf Yang Tiada Masalah Kesihatan 162 4. Kes baru Hyperlipidemia 74 5. Kes baru Pre Diabetis (FBS = 5.5 – 6.9 MMOL/L) 4 6. Kes baru Hypertension 1 7. Kes baru 5
Perbandingan Pemeriksaan Kesihatan Staf Berumur 40 Ke Atas Januari Hingga Disember Tahun 2023 Dan 2022 Pelaksanaan pemeriksaan kesihatan Umur 40 tahun ke atas ini akan diteruskan lagi pada tahun 2024 dengan mengadakan pemeriksaan kesihatan percuma bersama agensi pharmaceutical yang dikenalpasti seperti mana dilaksanakan bersama Klinik Baharudin pada Jun 2023 yang meliputi: 1. Pemeriksaan kesihatan umum 2. Pemeriksaan tekanan darah 3. Pemeriksaan berkenaan kesihatan mental 4. Pemeriksaan darah dan air kencing ● Lipid Profile (Kolestrol) ● Renal Profile (buah pinggang) ● HbA1c (kencing manis) ● Full Blood Count (FBC) ● Urine FEME *Keputusan ujian yang dilakukan akan dirujuk kepada PKU untuk tindakan selanjutnya.
• AKTIVITI FIT BY BEAT (FBB) “Be Healthy, Be Energetic, Be Fit” merupakan tema kepada aktiviti senaman Fit By Beat bagi tahun 2023. Sepanjang tahun 2023, sebanyak 54 aktiviti senaman Fit By Beat dilaksanakan oleh PKU termasuk jemputan dan sokongan kepada aktiviti riadah dari PTJ. PKU sangat komited dan bersedia menyokong aktiviti riadah yang dijalankan di PTJ dalam usaha membudayakan gaya hidup sihat warga UPM. Aktiviti riadah ini bertujuan untuk membantu warga kampus mengurangkan risiko penyakit tidak berjangkit (Non Communicable Disease) dan memupuk budaya senaman dalam kalangan warga UPM. Di samping itu, aktiviti senaman Fit By Beat dijalankan 2 kali seminggu iaitu pada hari rabu dan jumaat secara percuma kepada warga kampus. Terdapat juga sesi perkongsian kesihatan kepada peserta seperti kesedaran pemakanan sihat, kaedah penjagaan kesihatan dan pelbagai topik kesihatan semasa. Berikut merupakan senarai Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang mengikuti Aktiviti senaman Fit By Beat: Senarai Pusat Tanggungjawab 1. Pusat Kesihatan Universiti 2. Fakulti Rekabentuk dan Seni Bina 3. Fakulti Kejuruteraan 4. Pejabat Bursar 5. Fakulti Perhutanan dan Alam Sekitar 6. Fakulti Pengajian PendidikaN 7. Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi 8. Pusat Pembangunan dan Pengurusan Aset 9. Fakulti Perubatan Veterinar 10. Hospital Sultan Abdul Aziz Shah 11. IDEC 12. Institut Biosains 13. I-AQUAS 14. Fakulti Pertanian 15. Fakulti Sains Teknologi Pemakanan 16. Pusat Pertanian Putra 17. Pusat Asasi Sains Pertanian UPM 18. Pusat Perhubungan Alumni Perancangan program ini akan diteruskan lagi pada tahun 2024 dengan sasaran sekurangkurangnya sebanyak 44 aktiviti akan dilaksanakan.