PENULISAN SURAT RASMI, MEMO, MINIT MESYUARAT. PKPS 2526AUG2021

MODUL KEMAHIRAN PENULISAN

PENULISAN SURAT
RASMI, MEMO DAN
MINIT MESYUARAT

▪ PERBADANAN KEMAJUAN
PERTANIAN SELANGOR

▪ 25-26 OGOS 2021

▪ PEMBIMBING MODUL

▪ MAE HASHIMMBA

1

RASIONAL Ada EMPAT cara, ▪ Apa kita BUAT
dan hanya EMPAT
CARA dimana kita ▪ Bagaimana kita
boleh berhubung DILIHAT

dengan dunia: ▪ APA kita
CAKAPKAN
Kita DINILAI atas
dasar EMPAT ▪ BAGAIMANA
kita KATAKANnya.
PERHUBUNGAN
ini:

2

1

CABARAN ▪APA CABARAN YANG
ANDA HADAPI APABILA
CABARAN MAHU MENULIS
DOKUMEN RASMI?

▪ KENAPA?

3

4

2

RASIONAL Adakah anda mahu mereka:
membeli produk atau
RASIONAL perkhidmatan anda?
mengesahkan satu
keputusan yang dibuat?
menyukai
organisasi/syarikat anda
adan mahu berurusan
dengan anda?

Kesemua yang di atas :
membeli, mengesahkan, dan
menyukai dan berfikir = adalah
TINDAKAN

5

Untuk memastikan pembaca memahami
apa yang anda mahukan (dan
kemudian melakukannya) - dia perlu
terlebih dahulu memahami dengan jelas
apa yang anda maksudkan di dalam
tulisan anda
Jika dia terpaksa meneka -
berkemungkinan besar dia akan membuat
tekaan yang salah
Mereka yang membaca surat, e-mel,
faks, laporan dan memo yang anda
tulis - tidak berpeluang untuk mentafsirkan
intonasi suara anda, pergerakan
tubuh anda seperti di dalam satu
perbualan

6

3

RASIONAL Jadi - anda perlu untuk cuba menulis
seperti percakapan anda yang terbaik -
dari segi

perkataan
ayat
perenggan
yang padat, lengkap dan tepat
Kunci kepada penulisan rasmi yang
berkesan ialah memastikan MAKSUD
yang ingin disampaikan dapat difahami
dalam satu bentuk yang MUDAH dan
RINGKAS

7

8

4

OBJEKTIF Membantu meningkatkan pengetahuan dan
kemahiran peserta supaya dapat menulis:
KANDUNGAN SURAT RASMI
MEMO
MINIT MESYUARAT
Memahami dan membiasakan peserta dengan
asas penulisan dan prinsip penulisan dokumen
rasmi menggunakan gaya bahasa dan format
yang betul mengikut jenis, tujuan dan penerima
dokumen tersebut

9

1 PENULISAN ADALAH KOMUNIKASI

2 PENULISAN SURAT RASMI

3 PENULISAN MEMO

4 PENULISAN MINIT MESYUARAT

10

5

PENULISAN
ADALAH
KOMUNIKASI

11

APA DIA KOMUNIKASI?

“Pertukaran
mesej di antara
manusia untuk
tujuan mencapai

makna dan
maksud yang

sama.”

12

6

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

“Penghantaran dan
penerimaan maklumat,

fakta, buah fikiran,
kepercayaan, sikap dan
perasaan - melalui satu

saluran atau lebih -
yang menghasilkan

tindakbalas.”

13

PENTINGNYA KOMUNIKASI

Kecuali MAKSUD dikongsi bersama, pemimpin pasukan
akan menghadapi kesukaran untuk mempengaruhi orang
lain
Ahli-ahli pasukan mungkin akan keliru untuk
melaksanakan tugasan yang dimaksudkan oleh ketua
pasukan
Komunikasi adalah satu bahagian yang kritikal bagi
seorang pemimpin pasukan
Tanpa komunikasi yang efektif - sesuatu objektif tidak
mungkin akan tercapai - walau sehebat mana pun strategi
dan perancangan yang telah dibuat

14

7

PROSES KOMUNIKASI

HANTAR SALURAN TERIMA

PENGHANTAR PENERIMA
DEKOD
ENKOD

MESEJ MESEJ

DEKOD ENKOD

PENERIMA PENGHANTAR

TERIMA SALURAN HANTAR

PROSES
MAKLUMBALAS

15

4 KEMAHIRAN KOMUNIKASI : MENGGUNAKAN BAHASA

MENDENGAR

MENULIS BERCAKAP

MEMBACA

16

8

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI BERTULIS

Komunikasi lisan melibatkan Komunikasi bertulis juga
perkataan yang anda sebut melibatkan dimensi verbal
dan non-verbal
Komunikasi tanpa lisan
melibatkan bagaimana anda Perkataan yang anda pilih
mengatakannya - nada suara adalah dimensi verbal
anda, ekspresi muka, gerak-
geri badan... SATU-HALA

DUA-HALA Mungkin boleh disalah
tafsir ada disalah-ertikan
Boleh mendapat
penjelasan dan Tidak boleh
pertukaran maklumat dan diperjelaskan dan tiada
maksud pertukaran maklumat dan
informasi
17

KOMUNIKASI LISAN (PERTUTURAN)
Secara bersemuka (Face-to-face)
dengan seorang individu lain

Mesyuarat dengan beberapa
orang individu

Perbualan melalui telefon

18

9

KOMUNIKASI LISAN (PERTUTURAN)

KELEBIHAN KEKURANGAN

▪ Cepat ▪ Mungkin mengambil masa
yang lebih lama
▪ Lebih bersifat personal –
berbanding dengan ▪ Sukar untuk dihentikan
komunikasi bertulis
▪ Perlu usaha yang lebih untuk
▪ Memberi peluang untuk mendokumenkan apa yang
mendapat maklumbalas disebut – jika ianya perlu
segera daripada pihak yang
terlibat di dalam pertuturan

19

KOMUNIKASI BERTULIS

▪ Surat rasmi
▪ Memorandum Pejabat
▪ E-Mel
▪ Laporan
▪ Minit mesyuarat
▪ Pesan telefon bertulis
▪ Surat Pekeliling
▪ Manual Polisi

20

10

KOMUNIKASI BERTULIS

KELEBIHAN KEKURANGAN

▪ Ada rekod mesej yang ▪ Masa yang lama untuk
disampaikan persediaan

▪ Boleh disebarkan dengan ▪ Bersifat tidak personal

luas dengan usaha yang ▪ Boleh menyebabkan salah
sedikit faham kepada penerima

▪ Memberi ruang yang banyak ▪ Maklumbalas yang diterima
kepada penghantar untuk
mungkin lambat
berfikir tentang mesej

21

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

22

11

INPUT EVENT OUTPUT

23

INPUT EVENT OUTPUT

▪ MAKSUD ▪ SUSUN ▪ MAKSUD
▪ BAHASA ▪ INTERPRETASI
▪ Perkataan ▪ Pemahaman ▪ Pemahaman
▪ Frasa ▪ Persepsi
▪ Ayat ▪ Tindakan yang
▪ Data diperlukan
▪ Maklumat

24

12

▪TULIS SATU SURAT RASMI

DARI JABATAN SAUDARA/I

▪TUJUAN (BEBAS) ▪WHY

▪ PENERIMA ▪ WHO

▪KANDUNGAN ▪WHAT

▪ TINDAKAN ▪ ACTION

25

mae.hashim.trainer
@gmail.com

26

13

PENULISAN
SURAT RASMI

27

DOKUMEN KOMUNIKASI RASMI

Alat komunikasi bertulis
yang ditulis oleh Jabatan-
Jabatan Kerajaan,
Badan-Badan Berkanun,
Swasta dan Individu
untuk berhubung secara
rasmi di antara satu
sama lain.

28

14

DEFINISI

▪ Merupakan dokumen rasmi
organisasi

▪ Komunikasi dalaman dan
luaran yang digunakan
secara formal dan terkawal
untuk menjalankan
pelbagai fungsi pengurusan
dan pentadbiran

29

TUJUAN

▪ Membantu pegawai dan
kakitangan yang terlibat
dengan urusan surat menyurat

▪ Membantu mempercepatkan
proses tindakan ke atas
perkara-perkara yang
diuruskan oleh sesuatu
jabatan

30

15

FUNGSI SURAT RASMI

Alat komunikasi bertulis
Dokumentasi
Bahan rujukan
Duta peribadi, jabatan atau negara
Bahan yang menggambarkan pendirian/
sikap sesebuah agensi terhadap orang ramai
Imej
Bahan bukti yang nyata

31

FORMAT YANG DIGUNAKAN
Surat
Memo
E-Mel
Fax
Kad jemputan
Surat pekeliling

32

16

JENIS-JENIS SURAT RASMI

Surat-surat persendirian
Surat-surat formal/rasmi
Surat-surat perniagaan
Surat permohonan
Surat rayuan
Surat makluman
Surat bantahan

33

JENIS-JENIS SURAT RASMI
Surat arahan
Surat ucapan tahniah/takziah
Penghargaan
Surat perakuan
Surat jemputan
Surat cadangan
Surat pekeliling
Surat iringan (cover letter)

34

17

SURAT RASMI Kebanyakan surat Anda hanya
perniagaan akan perlu
mengikut satu cara
dan format yang mengikuti
tertentu yang boleh sahaja
dipadankan isinya.
FORMAT
Surat rasmi akan ini dan
sentiasa mempunyai
beberapa maklumat membuat
standard : tarikh, pengubah-
maklumat pengirim suaian di
dan penerima, dan mana perlu.
beberapa perenggan
isi kandungan.

35

Rancang surat yangPERKARA YANG PENTING
hendak ditulisDALAM PENULISAN
Susunan kandungan
surat
Jelas isi kandungan
dan intonasi
Bahasa
Gaya tulisan
Maksud surat dihadkan
dalam satu surat

36

18

MENETAPKAN ▪ KENAPA aku menulis?
OBJEKTIF ▪ SIAPA yang akan

menerima surat ini?
▪ APA yang mereka perlu

tahu?
▪ BERAPA BANYAK

maklumat perlu aku
masukkan?
▪ APA TINDAKAN yang
aku hendak pembaca
ambil?

37

PRINSIP-
PRINSIP
PENULISAN
SURAT RASMI

38

19

TULISLAH
UNTUK
PEMBACA!

39

TIP-TIP UNTUK 1 Tulis dengan Tulis kepada
MENULIS SURAT RASMI ringkas
5 pembaca, bukan
YANG BAIK
merendahkan mereka

2 Pastikan ia Guna nada yang
lengkap
6 positif dan

profesional

3 Mesti jelas dan 7 Pastikan ia betul
spesifik

Karang ayat 8 Tulis untuk
mempengaruhi
4 dengan gaya

yang menarik

40

20

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT

4C + 1P

CORRECT BETUL

CLEAR JELAS

COMPREHENSIVE LENGKAP

CONCISE RINGKAS

POLITE BERSOPAN

41

CORRECT (BETUL)

Format
Ejaan
Kandungan = Tujuan
Tatabahasa
Laras bahasa

42

21

CLEAR (JELAS) Mesej
Bahasa
Pengenalan
Isi kandungan
Sasaran
Tujuan
Struktur

43

COMPREHENSIVE (LENGKAP)

Sasaran Sasaran
Alamat
Alamat Data
Data Fakta
Fakta Maklumat
Maklumat
serif
sans serif

44

22

POLITE (BERSOPAN)

Untuk memperlihatkan
kesopanan dalam surat,
terciptalah LARAS
BAHASA surat rasmi,
wacana dan ungkapan
tertentu dalam penulisan
surat rasmi

45

CONCISE (RINGKAS/PADAT)

Prinsip “K-I-S-S”
Surat rasmi perlu ditulis
seberapa ringkas, padat dan
relative
Tidak perlu “bahasa
berbunga”

46

23

PANDUAN
UMUM BILA
MENULIS

47

TERLALU BANYAK PERKATAAN

Elakkan daripada ayat atau perenggan
mengandungi terlalu banyak perkataan
(“wordy”)
Gunakan ayat-ayat yang ringkas dan padat
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

48

24

CLICHE (KLISE)

“Cliche” adalah perkataan-perkataan atau frasa
yang terlalu kerap digunakan oleh umum
sehingga membaca menjadi “muak”
CONTOH:
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

49

‘JARGON’ @ PERKATAAN ‘BOMBASTIC’

“Jargon” adalah istilah-istilah teknikal yang
hanya difahami oleh mereka yang terlibat di
dalam bidang tertentu
CONTOH :
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

50

25

PERSPEKTIF ‘SAYA’

Apabila menulis kertas cadangan - elakkan
daripada menggunakan perspektif “saya”
Gunakan gaya “profesional” yang menumpukan
kepada “subject matter”
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

51

PANDUAN UMUM BILA MENULIS
APA YANG PERLU DILAKUKAN

• Tulis untuk PEMBACA bukan untuk diri sendiri
• RANCANG dengan menyeluruh SEBELUM ada mula menulis
• Pastikan pembaca tahu dengan cepat KENAPA anda menulis
• Susun idea anda dengan JELAS dan LOGIK
• HUBUNGKAN di antara idea, ayat dan perenggan dengan

perkataan penghubung yang sesuai
• Formatkan dokumen menggunakan GAYA yang MUDAH

DIBACA dan profesional
• Pastikan TATABAHASA, EJAAN dan TANDA BACAAN

100% tepat

52

26

PANDUAN UMUM BILA MENULIS

• Sokong cadangan dan idea dengan FAKTA
• Kekalkan minat pembaca dengan menggunakan pelbagai

BENTUK AYAT
• Sentiasa tekankan yang POSITIF mengatasi yang negatif
• Pelbagaikan PANJANG AYAT - kekalkan purata 18

perkataan
• Elakkan unsur jenaka - kecuali surat yang INFORMAL
• Sentiasa SOPAN dan PROFESIONAL pada sepanjang

masa
• Tulis dengan RINGKAS dan PADAT dan fokus kepada

mesej

53

PANDUAN UMUM BILA MENULIS

• Gunakan pelbagai perkataan untuk mengelak diri
anda dari MENGULANG-ULANG

• Pecahkan teks yang PANJANG dan
MEMBOSANKAN dengan tajuk dan sub-tajuk

• Gunakan ayat yang MUDAH dan DIRECT, seolah-
olah anda bercakap dengan rakan

• Minta rakan anda MENYEMAK penulisan anda dan
minta maklumbalas

• Pastikan surat di SEMAK dan tulis DRAF semula

54

27

PANDUAN UMUM BILA MENULIS
PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN

• Jangan menulis TERLALU BANYAK
• Jangan ingat TATABAHASA dan TANDA BACAAN tidak

penting
• Jangan bersikap NEGATIF dan TIDAK SOPAN
• Jangan MENGULANG terlalu banyak perkataan atau rangkai

kata
• Jangan cuba buat LAWAK!
• Jangan gunakan bahasa yang SEKSIS
• Jangan gunakan terlalu banyak HURUF BESAR!
• Jangan lupa dokumen yang tidak DIFORMAT dengan baik

kelihatan tidak profesional

55

PANDUAN UMUM BILA MENULIS

• Jangan gunakan lebih daripada dua atau tiga bentuk
FONTS di dalam dokumen yang panjang

• Jangan menunjukkan sikap BERAT SEBELAH atau
PREJUDIS

• Jangan hantar dokumen yang penting tanpa
mendapatkan maklumbalas orang ketiga terlebih
dahulu

56

28

STRUKTUR SURAT 1 PERMULAAN ▪ KENAPA anda
SURAT menulis?

▪ Kepada SIAPA?

2 MEMBINA ISI ▪ APA yang anda
UTAMA hendak mereka tahu?

3 PENUTUP SURAT ▪ APA TINDAKAN
yang anda hendak
4 MENYIAPKAN mereka ambil?
PENULISAN
▪ SEMAK /
PROOFREAD surat
sebelum dihantar

57

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

58

29

FORMAT SURAT 1 Kepala surat (Letterhead)
1

RUJUKAN KAMI : Nombor fail yang
digunakan untuk menulis surat

2 2 TARIKH : Tarikh surat disediakan atau diisi
3 selepas surat ditandatangan
KEDUDUKAN : Sebelah kanan atas surat

4 Gelaran Rasmi Jawatan

5 3 Alamat Rasmi
Untul Perhatian : (Nama pegawai yang

dihubungi)

4 Kata hormat penerima

6 TAJUK : HURUF BESAR dan tebal tanpa
garisan dan tanpa noktah
5

6 Pernomboran perenggan (1 kali Tab)
Sambungan ke muka surat seterusnta

7 7 ditulis di sebelah kanan bawah surat ...2/.

59

8 FORMAT SURAT 8 Nombor rujukan surat : Di atas sebelah kiri
setiap helaian surat
9 PENGAKHIRAN SURAT : “BERKHIDMAT
10
11 9 UNTUK NEGARA” huruf besar dan tebal
12
10 3 kali jarak (Single spacing)
13
11 Nama pengirim ditulis HURUF BESAR dan
60 tebal

12 Nama penyedia dokumen.
Font Arial. Saiz 8 (Italic)

13 Muka surat kedua di bahagian tengah
bawah surat : - 2 -

Isi kandungan surat :
Font = Arial

Saiz = 12 - 14
Jarak = Single hingga 1.5 line spacing
Kedudukan teks = Seimbang rata (Justified)

30

CONTOH SURAT Nama organisasi penghantar dan
alamat (LETTERHEAD)
CONTOH SURAT Rujukan / Tarikh
Nama Penerima, Jawatan,
Syarikat/Jabatan dan alamat
TAJUK : TUJUAN SURAT
Isi kandungan

Perincian maklumat

61

Rujukan

Menyatakan HARAPAN atau
TINDAKAN yang diperlukan
Penutup
Nama Penghantar, Jawatan dan
Nombor Hubungan/Email

62

31

TAJUK : TUJUAN SURATCONTOH SURAT

“SAYA YANG MENJALANKAN AMANAH”

SLOGAN
63

PENGENALAN SURAT

Pengirim
Nama Jabatan
Alamat Jabatan
Perhubungan
Penerima, Jawatan,
Alamat
Rujukan hormat

64

32

ISI SURAT

Tajuk
Keselarasan/konsistensi
rujukan hormat
Pengenalan
Isi utama
Isi sokongan
Harapan (antisipasi)

65

PENUTUP SURAT

Pengakuan kesetiaan
Tandatangan
Slogan
Salinan kepada (s.k.)
– jika berkenaan
Initial

66

33

CIRI-CIRI SURAT

▪ Format yang biasa digunakan
▪ Penulisan yang kemas dan lengkap
▪ Mesej tepat dan jelas
▪ Laras bahasa, tata bahasa yang betul

dan sesuai
▪ Sistem ejaan yang betul
▪ Sebutan protokol yang kena

67

PERKARA YANG PENTING DALAM PENULISAN SURAT

Ejaan
Tanda bacaan
Reaksi penerima
Kesederhanaan
Alamat sampul dengan
betul

68

34

TEKNIK-TEKNIK
PENULISAN
SURAT RASMI

69

TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO
ATAU E-MEL RASMI

Alamatkan surat kepada Ketua Pengarah atau
Ketua Setiausaha atau Pengarah atau Pengurus
Besar
Sekiranya hendak merujuk surat kepada pegawai
bawahan – hendaklah ditulis Untuk Perhatian
(U/P:) Pegawai yang dimaksudkan dengan
menulis namanya

70

35

TEKNIK PENULISAN SURAT
ATAU E-MEL RASMI

Semua surat kepada Ketua Pengarah atau Ketua
Setiausaha atau Pengarah atau Pengurus Besar
badan berkanun yang datang dari organisasi pengirim
hendaklah ditandatangani oleh Pengurus Besar atau
Pegawai Kanan
Pegawai kumpulan lain yang diberi kuasa dan
tanggungjawab boleh menandatangani bagi pihak
jawatan tertinggi dalam organisasi tersebut

71

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI

Surat kepada JABATAN KERAJAAN hendaklah
dimulakan dengan menulis:

“Saya diarah memaklumkan…” atau
“Merujuk kepada perkara di atas adalah saya…”
Diakhiri dengan:
“Saya yang menurut perintah,”
…………………………………………….
(Nama pegawai yang dipertanggungjawabkan)
b.p. Jawatan terkanan di organisasi

72

36

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI

Bagi surat kepada BADAN BERKANUN pula
hendaklah dimulakan dengan menulis:

“Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara
di atas…”
Dan diakhiri dengan:
“Dengan hormatnya,”
…………………………………………….
(Nama pegawai yang dipertanggungjawabkan)
b.p. Jawatan terkanan di organisasi

73

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI

Bagi pegawai yang menjadi Setiausaha kepada
sesuatu Jawatankuasa boleh meletakkan nama
Jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan
bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut
“Saya yang menurut perintah,”
Setiausaha Jawatankuasa Tender
b.p. Jawatan Terkanan di Organisasi

74

37

PENGGUNAAN
BAHASA
SURAT RASMI

75

RUJUKAN KEHORMAT [SALUTATION]

Bahasa sapaan
yang digunakan
untuk merujuk
kepada golongan
yang mempunyai
taraf sosial dalam
masyarakat.

76

38

SAPAAN Tuan/Puan

Tanpa gelaran RUJUKAN KEHORMAT
DENGAN GELARAN
Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong
Duli Yang Maha Mulia (DYMM)
Duli Yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor

Tuan Yang Terutama (TYT) ▪ Yang di-Pertua Negeri
▪ Duta
Yang Amat Berhormat (YAB) ▪ Pesuruhjaya Tinggi
▪ Perdana Menteri
77 ▪ Timbalan Perdana Menteri
▪ Menteri Besar
▪ Ketua Menteri

SAPAAN ▪ Menteri
▪ Timbalan Menteri
Yang Berhormat ▪ Yang di-Pertua Dewan Negara
(Y.B.) ▪ Yang di-Pertua Dewan Rakyat
▪ Yang di-Pertua Dewan Undangan Negeri
Yang Amat Berbahagia ▪ Ahli Dewan Negara/Rakyat/ Undangan Negeri
(Y.A.Bhg.) ▪ Setiausaha Kerajaan Negeri
Yang Berbahagia (Y.Bhg.) ▪ Penasihat Undang-Undang Negeri

78 ▪ Isteri Yang di-Pertua Negeri
▪ Isteri Perdana Menteri
▪ Isteri Timbalan Perdana Menteri
▪ Tun / Toh Puan

▪ Tan Sri / Puan Sri
▪ Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin

39

SAPAAN ▪ Ketua Hakim Negara
▪ Hakim Besar Malaya atau Borneo
Yang Amat Arif
(YAA) ▪ Hakim Mahkamah Agong
▪ Hakim Mahkamah Tinggi
Yang Arif
(YA)

istiadat.gov.my

79

prpmv1.dbp.gov.my

Pusat Rujukan Persuratan Melayu

80

40

LARAS BAHASA

Penggunaan gantinama
orang pertama, kedua
dan ketiga
Penggunaan gantinama
dalam penulisan surat
rasmi dan tidak rasmi
adalah berbeza

81

LARAS BAHASA

Penggunaan kata
pemeri “ialah” dan
“adalah”
Unsur yang menjadi
perangkai antara
subjek dengan frasa
utama dalam predikat

82

41

LARAS BAHASA

Pemeri “adalah” digunakan apabila terdapat
persamaan (ikuitif) di antara subjek dan
predikat
CONTOH:
Zakaria adalah budak baik

subjek kata predikat
pemeri

83

LARAS BAHASA

Pemeri “adalah” boleh hadir di
hadapan sendi nama
CONTOH:
Hadiah itu adalah untuk adiknya

84

42

LARAS BAHASA

Pemeri “adalah” boleh hadir di hadapan kata
nafi dan kata adjektif secara serentak
CONTOH:
Kenyataannya adalah tidak benar

85

LARAS BAHASA

Kata pemeri “adalah” tidak boleh digunakan
bersama-sama dengan kata kerja
CONTOH:
Adalah dimaklumkan….. (SALAH)
Tuan adalah dimaklumkan… (BETUL)
Adalah berjalan kaki ke sekolah… satu aktiviti
yang menyeronokkan... (?)

86

43

LARAS BAHASA

Kata pemeri “adalah” tidak boleh digunakan
tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara
subjek dan predikat
CONTOH:
Adalah saya dengan segala hormatnya…..
(SALAH)
Saya dengan hormatnya… (BETUL)

87

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

SALAH BETUL

Sila majukan bersama ini satu Sila kemukakan bersama ini satu
salinan surat… salinan surat…

Permohonan ini dipanjangkan… Permohonan ini dikemukakan…

Pihak kami akan berterima kasih Pihak kami akan berbesar hati

kepada pihak tuan… sekiranya pihak tuan…

88

44

MENGAPA BANYAK AYAT BENTUK PASIF
DALAM SURAT RASMI?

Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian
dan tak bersahaja
Pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak
peribadian, terutama dalam suasana perintah
CONTOH:
Tuan diminta…. (PASIF)
Saya meminta tuan…. (AKTIF)

89

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

SALAH BETUL

Adalah dengan hormatnya Dengan hormatnya dimaklumkan
dimaklumkan bahawa… bahawa…

Sukacita dimaklumkan bahawa… Dengan sukacita dimaklumkan
bahawa..

Dengan hormatnya perkara di atas Dengan hormatnya perkara di atas

adalah dirujuk. dirujuk.

Berhubung perkara di atas… Berhubung dengan perkara di
atas…
90

45

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

SALAH BETUL

Sehubungan itu… Sehubungan dengan itu…

Kehadiran ke mesyuarat ini adalah Kehadiran tuan dalam mesyuarat

diwajibkan. ini adalah wajib.

Segala pertanyaan bolehlah dibuat Segala pertanyaan boleh diajukan
melalui Encik Saiful Haris di Unit kepada Encik Saiful Haris di Unit
Perancangan Tel : 88883333 samb Perancangan Tel : 88883333 samb
111 111

91

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

SALAH BETUL

Senarai nama peserta-peserta Senarai nama peserta adalah
adalah seperti berikut: seperti berikut:

Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah,

Perhatian tuan ditarik kepada Saya mohon perhatian tuan
perkara tersebut. terhadap…

92 46

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

SALAH BETUL

Kesudian tuan menerima Kesudian tuan menerima
jemputan ini amatlah kami hargai jemputan ini amatlah kami hargai
dan kami mengucapkan terima dan kami mengucapkan terima
kasih. Sekian, terima kasih. kasih. Sekian.

Jika ada sebarang masalah, tuan Jika tuan menghadapi sebarang
diminta menggantikan dengan masalah, harap kiranya mencari
pegawai yang sesuai. pengganti yang sesuai.

93

94

47

PENULISAN
MEMO

95

APA DIA MEMO?

▪ Memo merupakan singkatan perkataan
“memorandum” – yang bermaksud catatan
atau peringatan

▪ Memo juga merupakan sejenis surat
▪ Memo juga berperanan seperti surat tetapi

biasanya hanya digunakan dalam jabatan
sendiri
Contoh:
▪ Memo panggilan mesyuarat / hebahan

96

48

BENTUK MEMO

Tidak terikat dengan
satu bentuk yang
tertentu seperti surat
rasmi
Memo boleh ditulis
dalam bentuk borang
dan boleh juga dalam
bentuk surat

97

MEMO BENTUK BORANG

Tajuk dan maklumat
yang diperlukan telah
dicatat di dalam
borang
Hanya perlu mengisi
atau menandakan
sahaja pada ruang
yang telah disediakan

98

49

MEMO BENTUK TERBUKA

Bentuk ini sama
seperti surat tetapi
setengah jabatan
mempunyai format
tersendiri

99

KAEDAH PENULISAN MEMO

Memo hendaklah ditulis
secara ringkas iaitu dengan
memulakan isi penting dan
diikuti dengan data
sokongan
Akhir sekali ialah pernyataan
tentang apa yang
diharapkan oleh penulis
Kaedah ini dinamakan
kaedah “piramid terbalik”

100

50