PENULISAN SURAT RASMI, MEMO, MINIT MESYUARAT. PKPS 2526AUG2021

KAEDAH PENULISAN MEMO

ISI PENTING
DATA SOKONGAN

HARAPAN

Kaedah “piramid terbalik”

101

LANGKAH-LANGKAH PENULISAN MEMO

Rancang “5W-1H” ▪ CORRECT WHAT?
Guna prinsip 4C+1P ▪ CLEAR WHY?
Semak ▪ COMPRE- WHEN?
▪ Sasaran WHO?
▪ Tujuan HENSIVE WHERE?
▪ Maklumat ▪ CONCISE
▪ Harapan penulis ▪ POLITE HOW?
▪ Bahasa dan ejaan

102

51

LANGKAH PLEANNUGLKISAAHNPMENEUMLOISAN MEMO
Tulis menepati
tujuannya
Gunakan bahasa
yang ringkas,
jelas dan lembut
Satu isi satu
perenggan

103

LANGKAH PENULISAN MEMO

Maklumatnya
adakah tepat dan
betul
Tidak menimbulkan
sikap negatif
pembaca
Konstruktif

104

52

▪ TULIS SATU MEMO DALAMAN
JABATAN SAUDARA/I

▪ PENERIMA
▪ TUJUAN = BEBAS
▪ KANDUNGAN = URUSAN

JABATAN
▪ TINDAKAN

105

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

106

53

PENULISAN
MINIT
MESYUARAT

107

MINIT MESYUARAT adalah penting - ia melaporkan
semua maklumat yang mustahak hasil daripada
sesuatu mesyuarat
Minit mesyuarat ialah satu rekod yang penting
bagi mereka yang hadir di dalam mesyuarat tersebut
- dan menjadi sumber maklumat bagi ahli yang
tidak dapat hadir
Ia juga boleh menjadi sebagai satu sumber rujukan
di masa akan datang
Walau bagaimana pun, untuk mencatat maklumat
semasa mesyuarat berjalan dan menulis minit
sebagai satu laporan selepas mesyuarat -
memerlukan kepada kemahiran tertentu

108

54

Cara sesuatu mesyuarat dikendalikan juga
memainkan peranan penting
Kebanyakan orang tidak suka kepada
mesyuarat
Mereka mengatakan ianya membosankan, berjalan
terlalu lama and tidak memberi sebarang hasil
Dan biasanya itulah hakikat yang berlaku!
Jadi untuk memastikan sesuatu mesyuarat itu
berkesan, anda perlu menjadikannya menarik,
tertumpu di atas landasannya dan pastikan sesuatu
tugasan dihasilkan

109

Dengan memahami apa yang menyebabkan
sesuatu mesyuarat biasa tidak berkesan atau
hanya satu aktiviti yang membuang masa - maka
adalah penting untuk mengetahui apakah ciri-ciri
utama suatu mesyuarat yang berjaya – supaya
strategi yang positif dapat diambil bagi memastikan
keberkesanannya
Masalah juga sering dihadapi apabila seseorang
cuba menulis minit sesuatu mesyuarat dengan
baik dan berkesan
Banyak kekeliruan timbul berkenaan dengan APA
yang perlu ditulis dan BAGAIMANA untuk
menghasilkan satu minit yang baik dan berkesan

110

55

INPUT EVENT OUTPUT

• AHLI • KEPUTUSAN
• AGENDA • TINDAKAN
• MAKLUMAT • MINIT

MESYUARAT

111

KANDUNGAN 5.1 MASALAH DAN ISU BIASA DALAM PENGENDALIAN
MESYUARAT

5.2 BAGAIMANA SESUATU MESYUARAT YANG
BERKESAN SEPATUTNYA DIKENDALIKAN?

5.3 BAGAIMANA MENULIS MINIT MESYUARAT

5.4 TIP-TIP MENULIS MINIT MESYUARAT YANG LEBIH
BERKESAN

112

56

PENGENDALIAN MESYUARAT :MASALAH DAN ISU
MASALAH DAN ISUBIASA DALAM
PENGENDALIAN
MESYUARAT

113

▪ Faktor-faktor utama yang
menyebabkan mesyuarat tidak
berkesan

▪ Fasilitator mesyuarat
▪ Ahli-ahli mesyuarat
▪ Proses mesyuarat

114

57

Kebanyakan orang tidak suka kepada mesyuarat.ISU MESYUARAT
Mereka mengatakan ianya membosankan, berjalan
terlalu lama and tidak memberi sebarang hasil. DanISU MESYUARAT
biasanya itulah hakikat yang berlaku!
Jadi untuk memastikan sesuatu mesyuarat itu
berkesan, anda perlu menjadikannya menarik,
tertumpu di atas landasannya dan pastikan sesuatu
tugasan dihasilkan.
Dengan memahami apa yang menyebabkan sesuatu
mesyuarat biasa tidak berkesan atau hanya satu
aktiviti yang membuang masa - maka adalah penting
untuk mengetahui apakah ciri-ciri utama suatu
mesyuarat yang berjaya – supaya strategi yang positif
dapat diambil bagi memastikan keberkesanannya.

115

Apakah masalah dan isu utama yang berkaitan dengan
mesyuarat dan pengendalian mesyuarat
Lima peraturan utama bagi sesuatu mesyuarat
Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk
mengendali mesyuarat
Bagaimana fasilitator mesyuarat boleh memainkan peranan
yang positif semasa mengendali mesyuarat dan ahli-ahli yang
hadir di dalam mesyuarat dapat memberi sumbangan secara
berkesan
Bagaimana dan kenapa personaliti setiap ahli yang hadir
bertindak balas terhadap situasi yang mencabar – dan
bagaimana anda boleh berkomunikasi dengan lebih baik dan
berkesan
Mengenalpasti tingkahlaku pasif, agresif dan asertif – dan
bagaimana mengambil langkah untuk mengawal keadaan
yang berpotensi menimbulkan kerumitan – dan bagaimana
membina gaya komunikasi yang asertif dan positif di dalam
mesyuarat

116

58

▪ SEBELUM Mesyuarat :PENGENDALIAN MESYUARAT :
Tiada/kurang persediaanMASALAH DAN ISU

▪ Terlalu FORMALPENGENDALIAN MESYUARAT :
▪ Tidak ikut AGENDAMASALAH DAN ISU
▪ “Digression” - meleret
▪ Out of the topic
▪ One-way communication
▪ Facilitator = “autocratic”

117

▪ Too many inputs/suggestions - but
no DECISIONS!

▪ Kesukaran mendapatkan kehadiran
ahli mesyuarat

▪ “Budaya” mesyuarat orang
Malaysia

▪ Passive listeners = CULTURE!
▪ “DOMINANT” bosses!

118

59

PENGENDALIAN MESYUARAT :▪ Tidak berstruktur
MASALAH DAN ISU▪ Terlalu panjang/lama
▪ Tiada KEPUTUSAN di akhir
▪ Chairperson datang lambat - bad

time management = buang masa
▪ Terlalu banyak AKTIVITI

SAMPINGAN - persediaan sebelum
mesyuarat - logistik dsb
▪ “FICKLE” bosses!

119

ISU/MASALAH DALAM PENGENDALIAN MESYUARAT

ISU/ MASALAH SIAPA KESAN PUNCA CADANGAN
PENYELESAIAN

TERLAMPAU Chair- ▪ X sempat buat kerja ▪ X capai target ▪ Meeting ikut
BANYAK person ▪ X fokus! keperluan/
MESYUARAT ▪ X pandai handle priority
Chair- meeting
MESYUARAT person ▪ Hantar kursus
TERLALU LAMA

X IKUT MASA Chair- ▪ Masa terbuang ▪ X pandai bahagi ▪ Hantar kursus
person
masa time manage-

ment

AHLI Chair- ▪ Tidak produktif ▪ Masalah ▪ Ahli mesyuarat
MESYUARAT kapasiti yg perlu sahaja
RAMAI person/ ahli

ISU X Chair- ▪ Meeting jadi lama ▪ X ikut agenda ▪ Ikut agenda
BERKAITAN ▪ Chairperson
person/ ahli ▪ Ahli bosan
120 control mtg

60

ISU/MASALAH DALAM PENGENDALIAN MESYUARAT

ISU/ MASALAH SIAPA KESAN PUNCA CADANGAN PENYELE-SAIAN

AHLI PASIF Chairperson/ ▪ Mtg x ▪ X tahu ▪ Panggil ahli yg aktif
ahli berkesan subject ▪ Hantar kursus
KEHADIRAN Ahli yg matter
terlibat
PERLAKSA- ▪ Tertangguh ▪ Mesy ▪ Memo kehadiran di s.k. Ketua
NAAN AJK terjejas Unit
MESYUARAT
Penge-rusi ▪ Kehadiran diwajibkan
TIDAK ▪ Tindakan susulan S/U mesy
MENGIKUT
AGENDA MESY ▪ Objektif x ▪ Perlaksa- ▪ Taklimat lebih jelas oleh
tercapai naan Pengerusi sblm mesy
121 projek
tergendala ▪ Minit diedarkan 3 hari slps
mesy

▪ Mesy keluar ▪ Memba-zir ▪ Peranan S/U
topik masa

▪ Tugasan
harian
tergen-dala

ISU/MASALAH DALAM PENGENDALIAN MESYUARAT

ISU/ MASALAH SIAPA KESAN PUNCA CADANGAN PENYELE-SAIAN

TIADA TUMPUAN Semua ahli ▪ Isu utama x ▪ Hilang ▪ Peranan pengerusi mengawal
SEMASA dpt fokus mesyuarat
MESYUARAT diselesaikan

TIADA Penge-rusi ▪ Kerja ▪ Masalah ▪ Keputusan perlu muktamad
KEPUTUSAN tertang-guh tidak
selesai ▪ Pastikan kehadiran tepat
KETEPATAN pada masa
MASA Pengeru- ▪ Mesyu lewat ▪ Mesy
si/ahli dimula-kan lewat
KEHADIRAN tamat

Ahli yg ▪ Tertangguh
terlibat

122

61

▪ .................................................PENGENDALIAN MESYUARAT :
▪ .................................................MASALAH DAN ISU
▪ .................................................
▪ .................................................PENGENDALIAN MESYUARAT :
▪ .................................................MASALAH DAN ISU
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

123

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

124

62

LIMA PERATURAN BAGAIMANA SESUATU
PENGENDALIAN MESYUARATMESYUARAT YANG
BERKESAN
SEPATUTNYA
DIKENDALIKAN?

125

TETAPKAN TUJUAN DAN MATLAMAT

1 MESYUARAT DAN SEDIAKAN
AGENDA
▪ Buat persediaan awal : Beri keutamaan

kepada isu yang hendak dibincang dan
isu dari mesyuarat yang lalu
▪ Bincang dengan ahli-ahli lain untuk
penetapan agenda
▪ Buat kajian tentang maklumat yang
perlu untuk membuat keputusan-
keputusan yang penting

126

63

2 URUS HAL-HALLIMA PERATURAN
LOGISTIKPENGENDALIAN MESYUARAT
▪ Pilih tempat yang sesuai dan selesa
▪ Buat persediaan awal untuk alat-alat A-V,LIMA PERATURAN
PENGENDALIAN MESYUARAT
flip-chart, alat tulis dan peralatan lain
▪ Pergi awal untuk membuat persediaan
▪ Pastikan pencahayaan dan penyaman

udara dalam keadaan baik
▪ Aturan tempat duduk

127

2 URUS HAL-HAL
LOGISTIK
▪ Sediakan notis dan penunjuk arah yang

jelas dan mencukupi
▪ Tanda nama bagi yang akan hadir
▪ Beri sapaan kepada yang hadirin yang

sampai
▪ Sediakan minuman/kudapan jika perlu dan

bersesuaian

128

64

HANTAR PENGUMUMAN, JEMPUTANLIMA PERATURAN
PENGENDALIAN MESYUARAT
3 DAN PERINGATAN TENTANG
MESYUARATLIMA PERATURAN
▪ Hantar notis jemputan awal - dan hantarPENGENDALIAN MESYUARAT

notis peringatan
▪ Edarkan agenda, minit dan maklumat latar

belakang lebih awal
▪ Jika ada tetamu jemputan - minta

mereka sampaikan topik mereka dahulu

129

SENTIASA BERBUDI BAHASA,

4 BERSIKAP MENGHORMATI SEMUA
YANG HADIR DAN BERSIKAP
“INCLUSIVE”
▪ Mulakan dan tamatkan mesyuarat pada

masanya
▪ Beri ucapan aluan yang baik dan

perkenalkan semua yang hadir
▪ Libatkan kesemua yang hadir di

sepanjang mesyuarat berjalan

130

65

5 BUAT RUMUSANLIMA PERATURAN
YANG BERKESANPENGENDALIAN MESYUARAT

▪ Pastikan rumusan dibuat dipenghujungPENGENDALIAN MESYUARAT
mesyuaratYANG BERKESAN

▪ Sediakan Plan Tindakan
▪ Sebutkan ringkasan perkara-perkara

utama dan APA dan BAGAIMANA
tindakan susulan akan dilakukan
▪ Rancang mesyuarat akan datang

131

Dalam kebanyakan kes, lebih
lama sesuatu mesyuarat
berjalan, lebih sedikit hasil
yang dicapai oleh kumpulan
Urus mesyuarat sebelum anda
duduk di meja mesyuarat
Tanya sama ada kehadiran
anda di dalam mesyuarat itu
benar-benar perlu!

132

66

SEBELUM MESYUARATPENGENDALIAN MESYUARAT
Kenalpasti tujuan danYANG BERKESAN
objektif mesyuarat
PENGENDALIAN MESYUARAT
Menulis AGENDAYANG BERKESAN
Mesyuarat

133

Jika mesyuarat itu perlu, pastikan
hanya topik yang ditetapkan
sahaja dibincang
Sediakan dan edarkan senarai
objektif yang ingin dicapai dan
agenda mesyuarat
Tetapkan jangka masa dan
ikutinya
Cuba peruntukkan had masa bagi
setiap agenda - dan lantik seorang
penjaga masa

134

67

Agenda adalah satu dokumen yang
menyenaraikan kandungan/perkara
yang akan dibincangkan di dalam
mesyuarat yang akan datang
Agenda yang baik adalah salah satu
elemen yang terpenting untuk
memastikan sesuatu mesyuarat itu
produktif
Ia biasanya dihantar bersama dengan
notis jemputan mesyuarat – yang
akan membolehkan mereka yang akan
hadir untuk bersiap sedia dengan
perbincangan atau keputusan yang
akan dibuat

135

1. Minit mesyuarat yang lepas
2. Perkara berbangkit daripada

mesyuarat yang lepas
3. Isu ketidakpatuhan kepada

syarat di Unit A
4. Penyusunan semula struktur

di Unit B
5. Hal-Hal lain
6. Penetapan tarikh mesyuarat

berikut

136

68

137

Agenda membantu proses
mesyuarat dengan
mendokumenkan perancangan
mesyuarat dalam satu bentuk
yang tertulis dan kekal
Satu agenda yang baik akan
menjadi satu panduan kepada ahli
mesyuarat - dan menjadikan
mesyuarat lebih cekap dan
produktif

138

69

Oleh kerana agenda mempunyai struktur
yang tersusun - ia akan membantu
fasilitator mesyuarat untuk
mengendalikan mesyuarat dengan lancar
Ia memastikan HANYA perkara-perkara
yang RELEVAN kepada mesyuarat itu
sahaja yang dibincangkan
Ia boleh digunakan sebagai satu
SENARAI SEMAK (checklist) - untuk
memastikan semua perkara/item telah
dibincangkan
Ia juga membantu dalam proses
penyediaan minit mesyuarat!

139

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

140

70

SEMASA MESYUARATPENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN
PERANAN FASILITATOR :
18 Perkara Yang HarusPERANAN FASILITATOR
Diberi PerhatianMESYUARAT

141

1. Wujudkan suasana komunisasi yang terbuka
dan selesa untuk semua

2. Pamirkan sikap yang positif dan sentiasa
ceria dan bersemangat

3. Anda bukan peserta tetapi mesti bertindak
sebagai “conductor” - peka terhadap
pergerakan dan tindak-balas semua yang
hadir

4. Tetapkan peraturan umum sebelum
mesyuarat bermula - contoh : Semua orang
berhak mengambil bahagian memberi
pandangan secara terbuka

142

71

PERANAN FASILITATOR5. Pastikan setiap perbincangan tetap
MESYUARAT mengikut agenda dan tidak
menyimpang kepada perkara-perkara lain
PERANAN FASILITATOR
MESYUARAT 6. Tetapkan “rentak” mesyuarat dan tetapkan
had masa bagi perbincangan setiap perkara
di dalam agenda

7. Minta pandangan ahli yang hadir jika
sesuatu item agenda memerlukan masa
tambahan untuk dibincangkan

8. Sebut nama ahli-ahli yang hadir supaya
perbincangan menjadi lebih “personal”

143

9. Elak daripada “menghukum” pendapat
seseorang sebagai “salah” atau tidak baik -
minta ahli-ahli beri pandangan - dan
galakkan kreativiti dan keterbukaan

10. Tanya soalan-soalan yang “terbuka” :
“KENAPA” dan “BAGAIMANA” - untuk
menggalakkan perbincangan

11. Jadi pendengar yang baik - beri perhatian
kepada setiap orang yang bercakap

12. Galakkan setiap orang yang hadir untuk
bercakap dan memberi pandangan

144

72

PERANAN FASILITATOR13. Perhatikan jika ada di antara ahli yang hadir
MESYUARAT kelihatan “keliru” - tanya soalan dan beri
penjelasan dan buat ringkasan idea
PERANAN FASILITATOR utama yang sedang dibincangkan
MESYUARAT
14. Jika ada masalah yang timbul - sentiasa
bertenang dan bersikap “neutral” atau
berkecuali - minta ahli untuk memberi
pandangan

15. Gunakan nada berjenaka (“humour”)
yang sesuai - untuk menghilangkan
ketegangan dan menceriakan suasana

145

16. Buat ringkasan rumusan dan
keputusan yang dicapai di akhir
mesyuarat

17. Beri masa untuk soalan - untuk
mengelakkan daripada mesyuarat
menjadi dialog satu hala

18. Beri penghargaan kepada setiap
pencapaian - sama ada besar atau kecil
- kita semua perlukan pengiktifaran
keatas usaha kita dan merasa bernilai

146

73

PENGENDALIAN MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT
YANG BERKESAN
BAGAIMANA MESYUARAT
BOLEH DINILAI?

147

PENGENDALIAN MESYUARAT Sebelum bersurai - ulang semua
YANG BERKESAN objektif - untuk memastikan
mesyuarat telah mencapai tujuannya

Sahkan sebarang keputusan yang
telah dipersetujui dan kenalpati siapa
yang bertanggungjawab dan tarikh
“deadline” yang dipersetujui untuk
TINDAKAN:

APA? WHAT

BILA? WHEN
SIAPA? WHO

148

74

MINIT MESYUARAT:
APA DAN BAGAIMANA
MENULIS MINIT
MESYUARAT

149

Minit mesyuarat adalah satu rekod
rasmi yang mendokumenkan hasil
daripada mesyuarat
Ia ditulis dalam bentuk yang
ringkas dan tepat mengenai
keputusan-keputusan dan
resolusi mesyuarat

Dalam sesuatu mesyuarat agung pula,
ia menjadi satu kewajipan untuk
menyimpan minit setiap mesyuarat
agung

150

75

Minit mesyuarat mencatatkan
maklumat-maklumat penting hasil
daripada mesyuarat termasuk:
Keputusan-keputusan yang dibuat
Maklumat tentang sesuatu tindakan
harus dilaksanakan : siapa, bila,
dimana dsb
Minit mesyuarat juga adalah satu rekod
yang penting bagi mereka yang hadir di
dalam mesyuarat

151

Pra-perancangan : sebelum mesyuarat
Meniliti agenda mesyuarat
Mendapatkan penjelasan tentang hasil
yang diharapkan daripada mesyuarat
Kemahiran mendengar dan
menganalisis maklumat semasa proses
mesyuarat berjalan
Teknik mengambil nota semasa
mesyuarat berjalan

152

76

KANDUNGAN MINIT MESYUARAT
Perkara-perkara penting yang
dibincangkan
Keputusan-keputusan yang
dibuat
Tindakan-tindakan susulan
yang perlu diambil perhatian

153

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

154

77

TIP-TIP MENULIS
MINIT MESYUARAT
YANG LEBIH
BERKESAN

155

Bina “outline” atau ringkasan
Semak senarai ahli yang hadir semasa
mereka masuk
Catatkan keputusan yang dicapai dan
tumpukan kepada item “tindakan”
Minta penjelasan daripada fasilitator
mesyuarat jika perlu
Jangan cuba untuk catat kesemuanya!

156

78

Prinsip “4C” Penulisan Minit
Mesyuarat

Correct (Betul)
Concise (Ringkas)
Clear (Jelas)
Comprehensive (Lengkap)

157

PANDUAN MENULIS MINIT MESYUARAT

1. Dapatkan agenda mesyuarat, minit mesyuarat
yang lepas, dan sebarang dokumen sokongan
untuk dibincangkan. Penggunaan perakam suara
mungkin boleh dipertimbangkan.

2. Duduk di sebelah pengerusi mesyuarat untuk
memudahkan sebarang penjelasan atau bantuan
semasa mesyuarat berjalan.

3. Tulis tajuk minit sebagai “Minit mesyuarat
...(nama organisasi)...”

4. Catatkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat
diadakan.

158

79

PANDUAN MENULIS MINIT MESYUARAT

5. Edarkan senarai kehadiran untuk ditanda-
tangani oleh ahli-ahli mesyuarat. (Senarai ini juga
boleh digunakan untuk mengenalpasti siapa yang
akan bercakap di dalam mesyuarat dan kedudukan
di meja mesyuarat.)

6. Jika ia satu mesyuarat terbuka, hanya tuliskan
ahli-ahli yang ada hak untuk mengundi.

7. Catatkan nama ahli-ahli yang tiba lewat atau
meninggalkan mesyuarat awal supaya mereka
boleh dimaklumkan mana-mana perkara penting
yang mereka tertinggal.

159

PANDUAN MENULIS MINIT MESYUARAT

7. Tulis minit menurut susunan perkara dibincang.
Jika perkara 8 di dalam agenda dibincang sebelum
perkara 2, kekalkan nombor perkara tersebut,
tetapi tulis perkara 8 di tempat kedua.

8. Catatkan usul-usul yang dibangkitkan dan nama-
nama ahli yang mencadangkan usul tersebut.

9. Catatkan sama ada usul diterima atau ditolak,
bagaimana undi dibuat dan sama ada undi
dilakukan secara rahsia.

10. Tumpukan kepada mencatat TINDAKAN yang
diambil oleh kumpulan. Elakkan daripada menulis
perbincangan secara terperinci.

160

80

TIP-TIP DAN PERINGATAN I

1. Anda tidak perlu merekodkan tajuk yang tidak
relevan kepada perkara yang dibincangkan.
Mengambil minit tidak sama dengan mengambil
dictation.

2. Rujuk kepada pengerusi mesyuarat sahaja, dan
bukan ahli-ahli yang hadir, jika anda mempunyai
sebarang soalan.

3. Pencatat minit mesyuarat tidak terlibat di dalam
perbincangan!

161

MENULIS TRANSKRIP MINIT

1. Tulis transkrip minit sebaik sahaja selepas
mesyuarat, sementara ingatan anda masih segar!

2. Gunakan format yang sama seperti minit mesyurat
yang lalu.

3. Mulakan sebarang resolusi yang dibuat dengan
“MESYUARAT MEMBUAT RESOLUSI BERIKUT...”

4. Jika resolusi yang dibuat adalah panjang, atau
melibatkan satu laporan atau bahan tambahan, ia
mungkin lebih baik diletakkan sebagai lampiran
(appendix).

162

81

MENULIS TRANSKRIP MINIT

5. Tulis “Minit disediakan oleh...”, nama anda dan
tandatangan serta tarikh

6. Letakkan minit-minit mengikut susunan tarikh di
dalam fail atau buku rekod minit

163

TIP-TIP DAN PERINGATAN II

1. Tulis minit di dalam bentuk yang ringkas, padat
dan tepat

2. Elakkan daripada menggunakan pandangan
peribadi anda atau pendapat yang subjektif

3. Tidak kira apa jua jenis minit yang anda ambil,
fokus kepada mencatatkan dan menyampaikan
semua TINDAKAN penting yang berlaku dan
dipersetujui

164

82

165

166

83

167

168

84

▪ TULIS SATU MINIT
MESYUARAT JABATAN SDR/I

▪ TUJUAN MESYUARAT = BEBAS
▪ KANDUNGAN = URUSAN

JABATAN
▪ KEPUTUSAN
▪ TINDAKAN

169

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

170

85

TULISLAH
UNTUK
PEMBACA!

171

ALWAYS
WRITE WITH
THE READER
IN MIND!

172

86

PEMBIMBING MODULISMAIL [MAE] HASHIM

PEMBIMBING MODUL MBA(TQM)(Newport,USA)
Certified Professional Trainer (HRDF)

Mae mempunyai 20 tahun pengalaman di dalam bidang latihan, setelah
menyandang beberapa jawatan di peringkat eksekutif, pengurusan dan
pengurusan kanan di dalam industri pendidikan dan perkhidmatan.
Beliau memulakan kerjayanya di Bahagian Pendidikan Teknik Kementerian
Pendidikan Malaysia selama lapan tahun dan kemudian menyertai sebuah
institusi pendidikan swasta sebagai anggota Pengurusan Kanan. Beliau
kemudian dilantik mengetuai Bahagian Sumber Manusia dan bertanggungjawab
terhadap latihan dan pembangunan staff. Sebelum menjadi seorang perunding
latihan sepenuh masa, Mae berkhidmat sebagai Koordinator Latihan sumber
manusia di peringkat pusat untuk Standard Chartered Bank Malaysia Bhd.
Sebagai seorang Juruperunding, Mae telah mengendalikan pelbagai latihan di
dalam bidang pengurusan, pembangunan sumber manusia dan kualiti yang
terbahagi kepada beberapa bidang seperti Pembangunan Organisasi,
Pembangunan Pengurusan, Pembangunan Eksekutif, Pembangunan
Penyelia, Pembangunan Kumpulan Sokongan, Pembangunan Individu,
Kerja Berpasukan dan Pembangunan Pasukan, Analisis Keperluan Latihan
dan kemahiran-kemahiran pengurusan lain yang berkaitan.

173

Beliau telah terlibat secara sepenuh masa mengendalikan modul-modul latihan
di seluruh negara di kedua-dua sektor awam dan korporat. Sebagai perunding
dan jurulatih, Mae telah membantu ramai peserta kursusnya menggunakan
potensi diri mereka melalui sesi-sesi latihannya.
Mae juga adalah merupakan perunding yang telah dilantik untuk mengendalikan
analisis keperluan latihan bagi Industri Kecil dan Sederhana (SMI) di bawah
skim Pembangunan Sumber Manusia Berhad (PSMB). Beliau adalah
merupakan salah seorang jurulatih bagi program Graduate Employability
Management Programme (GEMS), Skim Latihan 1 Malaysia (SL1M) dan
MYSTEP yang dikendalikan oleh Khazanah Nasional.
Berkelulusan MBA dalam bidang Total Quality Management daripada Newport
University, USA, Mae telah mendapat latihan awal di dalam bidang mechanical
engineering di United Kingdom serta mendapat latihan professional di dalam
bidang pengurusan dan pembangunan modal insan. Beliau telah mengikuti
kursus Certificate in Training and Development daripada Institute of
Administrative Management, U.K. dan seorang Jurulatih Profesional Bertauliah
dengan Pembangunan Sumber Manusia Bhd (PSMB).
Mae juga adalah seorang Jurulatih Bersekutu untuk Pusat Pendidikan
Berterusan Universiti Malaya (UMCCEd), Institut Tadbiran Awam Negara
(INTAN) dan IIUM Centre for Continuing Education (ICCE), Universiti Islam
Antarabangsa.

174

87

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

175

▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................
▪ .................................................

176

88