FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA - JPPKK

NURUL NUHA BINTI HARUN
SHAHRIL AMIRUL BIN ABDUL RASHID

Editor
Muhammad Fazli bin Jasli

Editor Pengurusan
Fara Diba binti Badrul Hisham

Penulis
Nurul Nuha binti Harun
Shahril Amirul bin Abdul Rashid

Pereka Kulit Buku dan Grafik
Suriawati binti Mohd Fadzil

Penerbit
Bahagian Instruksional dan Pembelajaran Digital
Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
Cetakan Pertama 2018

© Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada buku ini yang boleh disiar-
terbitkan semula dalam sebarang bentuk dan dengan apa cara sekalipun, termasuklah

elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman dan sebagainya, tanpa mendapat izin bertulis
daripada penerbit dan pemilik hak cipta.

Perpustakaan Negara Malaysia
Kementerian Pendidikan Malaysia
FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

ISBN 978-967-0823-44-7

BAB 1 - KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA

ISI KANDUNGAN Pengenalan 2
Peralatan dan kemudahan acara 3
Pengurusan fasiliti 4
Jenis-jenis fasiliti 5
-Fasiliti umum 5
-Fasiliti khusus 5
Kaedah mendapatkan fasiliti 18
Kepentingan pengurusan fasiliti 18
Impak pengurusan fasiliti 19

BAB 2 - BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL

Definisi pembekal 21
Langkah memilih pembekal yang tepat 23
Membina hubungan baik 28
Pengunaan teknologi 30
-Kelebihan pengunaan teknologi
Tatacara berurusan dengan pembekal 35

FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

BAB 3 - PERKHIDMATAN KESIHATAN DAN
KESELAMATAN

ISI KANDUNGAN Definisi keselamatan 43
Keselamatan fasiliti 44
- Persekitaran 45
- Kemanusiaan 45
- Peralatan 46
Matlamat keselamatan 48
Kepentingan keselamatan 49
- Individu 49
- Organisasi 50
- Masyarakat 50
Tatacara mengendalikan keselamatan 52
- Pengurusan pengunjung 53
- Kawalan pengunjung 56
- Pengurusan trafik 59
- Aktiviti indoor dan outdoor 60
Polisi kesihatan dan keselamatan 62
Memo keselamatan acara 63
Kesan kecuaian dalam mengendalikan 64
keselamatan
Pihak keselamatan yang terlibat dalam acara 65
Perkhidmatan kebajikan 67

BAB 4 - PENGENDALIAN RISIKO 69
70
Pengenalan 71
Isu-isu keselamatan dalam acara
Proses pengendalian risiko

FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

BAB 1
KOMPONEN
FASILITI
DALAM
ACARA

GAMBAR IHSAN DARIPADA
 LAMAN TWITTER :@RAMSZY

PENGENALAN

Gambar 1 : Penganjuran Sambutan Hari Kemerdekaan Malaysia 2018

INDUSTRI PENGANJURAN ACARA TERUS MENJADI ANTARA PENYUMBANG TERBESAR KEPADA
PERTUMBUHAN EKONOMI NEGARA.

Kesedaran yang semakin meningkat di Untuk memastikan akses ke lokasi
kalangan penggiat industri acara di penganjuran acara, pihak penganjur
Malaysia terhadap peluang perniagaan harus membuat pemerhatian terlebih
yang ditawarkan menyebabkan dahulu berkenaan fasiliti dan
Malaysia terus berjaya memenangi perkhidmatan sedia ada serta fasiliti
bidaan untuk menganjurkan acara dan perkhidmatan yang perlu
peringkat antarabangsa setiap tahun, disediakan bagi memastikan
sekaligus mencetuskan potensi penganjuran acara tersebut berjaya.
pertumbuhan besar untuk industri
penganjuran acara tempatan.

Tujuan utama penganjuran sesebuah Pengurusan acara yang baik
acara adalah supaya ianya boleh memerlukan perancangan yang
dihadiri oleh semua golongan sistematik bermula daripada kertas
khususnya golongan kurang upaya. cadangan, pembentukan
Dalam amalan, mungkin terdapat jawatankuasa dan perancangan bajet
kekangan disebabkan oleh kos, sumber serta penyediaan fasiliti dan
atau faktor lain yang membuatkan perkhidmatan sokongan yang lain.
ianya sukar untuk menjadikan acara
yang dianjurkan dapat dihadiri
sepenuhnya oleh semua golongan.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 2

peralatan dan
kemudahan acara

Kemudahan dan peralatan yang Pengurusan fasiliti boleh
diperlukan untuk acara bergantung dihuraikan sebagai proses
kepada jenis aktiviti yang akan dilakukan menyediakan sokongan
serta kategori dan peringkat umur mantap kepada operasi
pengunjung yang akan hadir. Menurut utama acara serta
kamus dewan edisi ke-4, fasiliti menyumbang kepada
merupakan keseluruhan kemudahan dan kejayaan sesebuah acara..
perkhidmatan asas seperti kemudahan
pengangkutan dan perhubungan, Pelbagai konsep telah diperjelaskan
bekalan kuasa elektrik dan lain-lain yang melalui kajian di dalam pengurusan
perlu bagi pembangunan dan kemajuan fasiliti bagi menggambarkan maksud
sesebuah tempat. dan tujuannya. Pengurusan fasiliti boleh
dihuraikan sebagai proses menyediakan
Fasiliti ditakrifkan juga sebagai ruang sokongan mantap kepada operasi utama
atau peralatan yang diperlukan untuk acara serta menyumbang kepada
melakukan sesuatu acara, termasuk kejayaan sesebuah acara.
sesuatu yang direka, dibina atau dipasang
untuk menjalankan fungsi tertentu Kenyataan ini disokong oleh Zuhairi Abd.
sesuatu kemudahan atau perkhidmatan. Hamid (2004) yang menyatakan bahawa
Fasiliti juga dilihat sebagai sebuah pengurusan fasiliti dikenali sebagai
tempat, ameniti atau peralatan yang pengurusan peralatan dan menyediakan
disediakan untuk tujuan tertentu. perkhidmatan bagi menyokong
penganjuran sesebuah acara.

Penganjur acara bertanggungjawab
menyediakan kemudahan atau
perkhidmatan kepada pengunjung yang
hadir bagi memudahkan dan
melancarkan perjalanan sesebuah acara.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 3

Manusia Proses

Teknologi FM

Tempat

Rajah 1 : Pengurusan fasiliti - manusia, proses, tempat, teknologi
Sumber : Rondeau et. Al (2006)

FASILITI

UMUM

Gambar 2 : Contoh fasiliti KHUSUS

Rajah 2 : Jenis - Jenis Fasiliti

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 4

Gambar 3 : Contoh fasiliti umum (Jalan raya)

Fasiliti umum bermaksud perkhidmatan Fasiliti khusus bermaksud perkhidmatan
dan infrastruktur yang disediakan oleh dan infrastruktur yang disediakan oleh
pihak berkuasa atau kerajaan untuk penganjur acara yang digunakan untuk
keperluan orang ramai seperti bekalan kepentingan bersama bagi melancarkan
elektrik, jambatan dan jalan raya. dan memudahkan perjalanan sesebuah
acara yang berlangsung.

Fasiliti umum boleh dikategorikan dalam Antara fasiliti khusus acara yang perlu
beberapa jenis iaitu: dipertimbangkan oleh penganjur adalah
- Fasiliti jalan – jalanraya, lebuhraya seperti:
- Fasiliti komunikasi – telekomunikasi, - Lokasi
kaunter pos, internet. - Pentas 
- Fasiliti pengangkutan – terminal bas, - Tandas 
pelabuhan laut, stesen keretapi, lapangan - Papan tanda
terbang. - Kaunter informasi
- Fasiliti sosial – tempat ibadah. - Tempat meletak kenderaan
- Fasiliti ekonomi – perbankan, pusat - Kemudahan teknikal, sound and
perindustrian, pusat beli-belah. lighting
- Fasiliti rekreasi – taman permainan, - Bekalan elektrik
stadium, tempat riadah. - Bekalan air
- Pengurusan sampah
- Keperluan orang kelainan upaya (OKU)

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 5

LOKASI

Lokasi memainkan peranan yang amat penting dan ianya merupakan kunci
utama kejayaan kepada sesuatu perniagaan serta ianya berkait rapat dengan
pengurusan sesuatu acara. Pemilihan sesuatu lokasi adalah sangat berkaitan
dengan perniagaan yang baru, dan pemilihan lokasi yang salah mungkin akan
menyebabkan banyak perniagaan baru akan menjadi singkat dan bermasalah
untuk maju.

Sekiranya salah dalam memilih lokasi, maka ia boleh memberi kesan kepada
keuntungan. Hal ini kerana hanya pemilihan lokasi yang strategik akan dapat
memberikan keuntungan kepada para peniaga semasa acara diadakan.

Lokasi yang dipilih mestilah merangkumi aktiviti yang mana produk yang  ada
mesti mempunyai golongan sasaran. Produk dan golongan sasaran saling
memerlukan antara satu sama lain.

Lokasi juga merupakan aspek yang amat penting dalam pengurusan sesuatu
acara apabila dikukuhkan lagi kenyataan oleh Allen (2000) yang menyatakan
“location is everything”. Hal ini kerana, lokasi bukan hanya merujuk kepada
pengangkutan dan tempat letak kereta tetapi ianya melibatkan semua perkara
di sekitarnya serta juga dalam pengurusan sesuatu acara tersebut apabila lokasi
adalah segalanya.

Selain itu, pemilihan lokasi acara mesti mengambil kira semua keperluan
stakeholders yang mana keperluan tersebut termasuklah perkhidmatan
kecemasan, pengendali pemakanan, penghibur, peserta dan pelangggan.
Hal ini kerana, stakeholders merupakan individu yang mempunyai kepentingan
dalam sesuatu acara di lokasi dan mereka perlu diberi perhatian yang khusus.
Sekiranya penglibatan mereka diabaikan dalam pengurusan sesuatu acara,
maka risiko kegagalan acara adalah sangat tinggi.

Justeru, pemilihan lokasi yang sesuai adalah amat penting dalam sebarang
panganjuran acara kerana lokasi yang sesuai akan membantu dan menyumbang
kepada kejayaan sesuatu acara yang diadakan.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 6

PENTAS

Terdapat beberapa perkara yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan
pentas bagi sesebuah acara.
Aktiviti di atas pentas
Kawasan permukaan mesti menampung apa-apa aktiviti yang akan berlaku
di atasnya. Sekiranya terdapat satu pertandingan dengan pertunjukan tarian,
pentas harus cukup besar untuk menampung bilangan penari serta
pergerakan yang akan dipersembahkan.
Skala keluasan
Struktur pembinaan pentas harus selari dengan keluasan bilik yang ada.
Pentas tidak sesuai kelihatan terlalu kecil dalam ruang yang besar, mahupun
kelihatan besar dalam ruang yang kecil.
Ketinggian
Ketinggian sesebuah pentas bergantung kepada kedudukan pengunjung
dan penyampai sama ada duduk atau berdiri, dan berapa ramai orang yang
akan berada di pentas. Sekiranya penonton anda duduk, anda boleh
menggunakan peringkat yang lebih rendah daripada jika mereka berdiri.
Reka bentuk
Reka bentuk dan hiasan pentas sangat bergantung kepada jenis acara dan
aktiviti yang akan berlaku di atas pentas. Tema acara memainkan peranan
yang penting bagi hiasan pentas supaya ianya seiring dengan acara yang
berlangsung. Hiasan pentas juga sangat bergantung kepada kreativiti
individu supaya ia menjadi tumpuan utama bagi sesebuah acara.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 7

TANDAS Adalah disyorkan agar tandas
dibersihkan setiap dua hingga tiga jam
Kemudahan tandas mesti dapat oleh kakitangan pembersihan kontrak,
memenuhi keperluan pelanggan yang bergantung pada jumlah pengunjung.
menghadiri acara anda. Kemudahan Sekiranya bilangan tandas awam yang
kebersihan dan kemudahan di tempat ada tidak mencukupi, anda perlu
hiburan awam perlu dipatuhi. Selain itu, menyewa tandas mudah alih atau
akses bagi golongan orang kurang upaya tandas bergerak.
(OKU) ke tandas mesti disediakan juga.
Adalah penting bahawa kemudahan ini Tandas-tandas perlu diselenggara
dapat dikekalkan dalam keadaan bersih dengan baik agar tidak memberi
sepanjang acara berlangsung. bahaya keselamatan, dan terletak jauh
dari kawasan penyimpanan makanan
Sekiranya acara diadakan di tempat dan perkhidmatan makanan.
awam seperti taman atau padang yang
disediakan kemudahan tandas awam,
pihak pengurusan acara juga perlu
memastikan bahawa tandas dibersihkan
sebelum acara tersebut. Walau
bagaimanapun, anda akan
bertanggungjawab untuk memantau
kebersihan semasa acara tersebut. 

Gambar 4 : Tandas Bergerak

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 8

PAPAN TANDA

Merupakan reka bentuk grafik, simbol, lambang, atau kata-kata, yang
digunakan terutamanya bagi pengenalan atau sebagai satu cara untuk
memberi arahan atau amaran.

Jenis-jenis papan tanda:
• Papan tanda arah - menunjukkan arah ke sesuatu tempat seperti tandas,
pintu keluar, pintu masuk dan tempat meletak kenderaan.
• Papan tanda maklumat - memberitahu orang awam di mana mereka berada,
memberitahu kemudahan-kemudahan yang ada di tempat acara memberitahu
aktiviti-aktiviti yang ada di sesebuah acara.
• Papan tanda keselamatan - menunjukkan lokasi pintu kecemasan,
menunjukkan cara memadam kebakaran, menunjukkan zon bahaya, peralatan
dan lain-lain.
• Papan tanda kebajikan - menunjukkan tempat berkumpul ketika kecemasan,
pertolongan cemas, kaunter lost & found, bilik persalinan bayi (Baby Room)

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 9

Ciri-ciri papan tanda yang berkesan:
• Mudah diingati
• Visual yang menarik
• Simbol yang mempunyai makna
• Mudah dibaca dan difahami
• Penggunaan gambar yang sesuai
• Penggunaan warna yang sesuai

Fungsi papan tanda:
• Memberikan maklumat
Tanda yang menyampaikan maklumat mengenai perkhidmatan dan kemudahan,
seperti peta dan direktori.
• Memberikan arahan
Tanda yang menunjukkan lokasi perkhidmatan, kemudahan, ruang fungsi dan
bidang utama, seperti jawatan atau anak panah arah.
• Mengenalpasti
Tanda perkhidmatan dan kemudahan, seperti nama dan nombor bilik, tanda-tanda
tandas dan surau.
• Untuk meningkatkan kesedaran keselamatan
Tanda memberi amaran atau arahan keselamatan, seperti tanda amaran, tanda lalu
lintas, tanda keluar, atau tanda menyampaikan peraturan.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 10

KAUNTER INFORMASI

Adalah disyorkan pada acara besar yang anda mempunyai maklumat untuk
menyediakan maklumat acara kepada orang ramai. Pendirian ini hendaklah
dikendalikan oleh kakitangan yang biasa dengan acara dan tempat.

Fungsi kaunter informasi:

• Komunikasi dan Perkhidmatan Gambar 5 : Kaunter Informasi
Pelanggan Mudah dikunjungi
• Perkhidmatan telefonis
• Menjadi one-stop centre yang cepat,
tepat dan berkesan bagi maklumat
terkini
• Menyedia dan menguruskan
perkhidmatan kaunter pertanyaan bagi
tujuan rujukan.
• Menerangkan, memberi maklum
balas dan menyampaikan maklumat
yang tepat dan terkini

Dikendalikan oleh staf yang berpengetahuan

Dilengkapi dengan borang-borang, panduan- panduan dan risalah-risalah
mengenai perkhidmatan

Memudahkan orang ramai mendapatkan maklumat
Rajah 3 : Ciri-ciri kaunter informasi

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 11

Kaunter Informasi yang berfungsi dengan berkesan akan membawa kebaikan
seperti berikut:

1. Memudahkan orang ramai mendapatkan penjelasan tanpa perlu berbaris di
kaunter perkhidmatan
2. Menjimatkan masa menunggu pelanggan dan juga masa staf yang bertugas di
kaunter. Ini adalah kerana pelanggan boleh mendapatkan penerangan terlebih
dahulu di kaunter pertanyaan sebelum pergi ke kaunter untuk mendapatkan
perkhidmatan
3. Mengurangkan jumlah pelanggan dalam barisan dengan mengasingkan
pelanggan yang benar-benar bersedia untuk mendapatkan perkhidmatan
dengan pelanggan yang kurang pasti, di mana dan bagaimana mereka boleh
mendapatkan perkhidmatan yang diperlukan.

TEMPAT LETAK KERETA

Sekiranya pihak penganjur acara menyediakan tempat letak kereta di luar jalan
seperti di taman atau kawasan yang lapang, pastikan terdapat kawalan yang
ketat di kawasan tersebut. Crew keselamatan yang bertugas mengawal bilangan
kenderaan yang keluar masuk memainkan peranan penting dalam memastikan
aliran lalu lintas yang lancar.

Pas masuk kenderaan dan ruang meletak kenderaan khas perlu disediakan untuk
para peniaga, crew acara dan jemputan VIP bagi memberi kebenaran kepada
mereka untuk membawa masuk kenderaan ke kawasan acara berlangsung. Pas
masuk kenderaan ini hendaklah dikeluarkan sebelum hari acara berlangsung.

Sekiranya tempat acara mempunyai pilihan pintu masuk, maka pilih salah satu
yang akan memberi laluan yang paling dekat dan paling mudah ke kawasan
utama acara. Elakkan laluan sempit, berliku atau bersimpang untuk laluan
kenderaan. Untuk memastikan lalu lintas lancar, jadikan laluan kenderaan sehala
dengan menggunakan laluan pintu masuk dan pintu keluar yang berbeza.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 12

KEMUDAHAN TEKNIKAL, SOUND AND LIGHTHING

Teknikal merupakan aspek yang penting dalam sesuatu pengurusan acara.
Menurut O’Toole dan Mikolaitis (2002) yang menyatakan aspek teknikal dan
spesifikasi prestasi teknikal dalam sesuatu acara perlulah dilakukan dengan
sangat terperinci. Spesifikasi terhadap teknikal perlu dicatat dengan jelas dan
ringkas. Hal ini kerana, kemudahan teknikal yang tidak berfungsi dalam sesuatu
acara akan menyebabkan acara tersebut akan tergendala dan membawa kepada
kegagalan sesuatu acara kerana teknikal ini merupakan aspek yang amat penting
dalam mengerakkan sesuatu acara sama ada ke arah lebih baik atau sebaliknya.
Penelitian dari setiap aspek dalam teknikal perlu diambil kira oleh seorang
pengurus acara supaya tidak menganggu kelancaran sesuatu acara yang
berlangsung.

Gambar 5 : Sound and Lighthing
Selain itu, peralatan teknikal yang tidak berfungsi dan diselia oleh sesebuah
syarikat merupakan perkara yang tidak boleh diterima dalam pengurusan acara.
Contohnya, mikrofon mesti mempunyai pengganti tambahan jika berlaku
kerosakan. Selain itu, pengurus acara juga perlu bersedia dengan alternatif lain
seperti penyediaan bekalan kuasa tambahan secara berterusan kerana ianya
amat penting kepada penonton yang menyaksikan sesebuah acara. Hal ini menjadi
kunci utama pengambilan sesebuah kontraktor teknikal. Teknologi terkini yang
digunakan untuk memperkenalkan sesebuah produk baru, perlu diuji secara
menyeluruh melalui banyak latihan. Oleh itu, sistem sokongan adalah penting
dalam pengurusan sesebuah acara.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 13

Tujuan kemudahan teknikal, sound and lighting dalam acara:

Menghidupkan suasana meriah dengan bunyi-bunyian
Menjadikan suasana ceria dengan lampu-lampu berwarna

Menarik perhatian pengunjung
Menarik kedatangan pengunjung ke tempat acara

Rajah 4 : Tujuan kemudahan teknikal,
sound and lighting

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 14

BEKALAN ELEKTRIK BEKALAN AIR

Bekalan kuasa elektrik merupakan Semasa acara berlangsung, pastikan
utiliti penting yang diperlukan untuk crew dan sukarelawan acara mempunyai
sesebuah acara. Kebanyakan acara akses mudah ke tempat bekalan air
biasanya hanya memerlukan akses percuma. Petunjuk arah yang jelas perlu
kepada kuasa fasa tunggal walaupun, disediakan bagi menunjukkan tempat
sesetengahnya seperti van vendor untuk mencari bekalan air.
makanan, set audio atau konsert
pencahayaan memerlukan bekalan Antara langkah yang perlu dilakukan
kuasa tiga fasa. Adalah penting oleh penganjur acara adalah seperti
apabila merancang acara untuk berikut:
mempertimbangkan keperluan
pengunjung yang menghadiri acara ini • Menyediakan satu air minuman atau
untuk memastikan anda mempunyai minum berpaip untuk setiap 200
sumber dan bekalan kuasa yang pengunjung atau sebahagian
mencukupi. daripadanya;
• Menyediakan air minuman yang boleh
Isu-isu keselamatan mesti didapati secara percuma;
dipertimbangkan dengan teliti apabila • Menyediakan papan tanda untuk ke
berurusan dengan kuasa. Potensi tempat bekalan air; dan
bahaya yang boleh berlaku berkaitan • Tempatkan paip minum di kawasan
dengan kuasa mesti ditangani dan yang tidak memberi halangan.
dimasukkan ke dalam pelan
pengurusan risiko anda. Sebagai
langkah pencegahan, adalah
dinasihatkan untuk merujuk kepada
pihak Tenaga Nasional Berhad (TNB)
untuk mengesahkan butiran spesifik
berkenaan dengan keperluan
penggunaan tenaga elektrik.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 15

PENGURUSAN SAMPAH

Secara amnya, waktu senggang rakyat Malaysia dihabiskan dengan menghadiri
pelbagai acara yang dianjurkan di sekitar kawasan tempat tinggal. Antara acara
dimaksudkan yang bertemakan sukan, keagamaan, hiburan, makanan dan lain-lain
jenis acara mengikut tema tertentu.

Di sebalik kesan positif acara itu terhadap kehidupan sosial masyarakat, terdapat
kesan negatif yang timbul terutama kepada alam sekitar. Sudah tentu ramai yang
hadir dan ini membuka lebih ruang kepada terjadinya pencemaran, termasuk sisa
buangan berlebihan. Pelbagai usaha dilakukan kerajaan untuk menyelesaikan
permasalahan ini. Antaranya :

• menubuhkan organisasi seperti pihak berkuasa tempatan untuk mengurus sisa
pepejal
• mengadakan kempen penjagaan alam sekitar
• menguatkuasakan peraturan dan undangundang berkaitan pelupusan sisa pepejal
melalui kitar semula
• mengehadkan penggunaan beg plastik di kompleks beli-belah
• memberi dana dan insentif kepada organisasi yang mempraktikkan amalan
penjagaan alam.

Namun, tanggungjawab menjaga alam Untuk masalah pembuangan sisa
sekitar bukan hanya terletak pada bahu pepejal, penganjur perlu menyediakan
kerajaan semata-mata, rakyat Malaysia tong sampah kitar semula agar
seharusnya sama-sama memainkan pengunjung dapat mempraktikkan
peranan. Jika diperhatikan di tapak amalan kitar semula dan pada masa
acara, akan berlaku pencemaran yang sama, dapat mendidik generasi muda.
boleh menjejaskan keharmonian alam
sekitar. Penyediaan tiga jenis tong berbeza
mengikut jenis bahan buangan
Contohnya selepas acara, kita dapat contohnya botol plastik, tin minuman,
lihat lambakan sisa buangan seperti kertas risalah, sisa makanan dan
botol plastik, pembungkus makanan, pembungkus makanan membolehkan
serta risalah yang dibuang merata-rata, pengasingan sisa pepejal boleh
menyebabkan kadar pembuangan sisa dilakukan serta merta.
ke tanah bertambah.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 16

KEPERLUAN ORANG KURANG UPAYA

Pihak penganjur acara perlu mengambil beberapa langkah inklusif bagi
memenuhi keperluan golongan orang kurang upaya (OKU) dalam usaha
memastikan mereka dapat menyaksikan acara tanpa berdepan sebarang
kesulitan.
Usaha itu dilaksanakan bagi memberi peluang kepada golongan OKU
merasai pengalaman sama seperti masyarakat normal ketika menghadiri
acara yang berlangsung serta menyertai aktiviti yang disediakan.

Antara kemudahan yang perlu
dipertimbangkan untuk golongan
OKU adalah seperti:

- Tempat duduk khas sejajar dengan
matlamat untuk memberikan mereka
pengalaman menonton sama seperti
penonton yang normal.

- Perkhidmatan untuk pengangkutan ke lokasi acara juga
dilengkapi dengan kemudahan mesra OKU seperti tempat
duduk golongan berkerusi roda.

- Papan tanda diletakkan di tempat strategik untuk membantu
golongan OKU mendapatkan panduan arah atau laluan khas
yang betul.

- Tempat letak kenderaan dikhaskan untuk golongan OKU yang
menaiki kenderaan sendiri ke lokasi acara

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 17

KAEDAH MENDAPATKAN FASILITI
DALAM ACARA

PERSENDIRIAN SEWAAN

Rajah 5 : Kaedah mendapatkan fasiliti JANGKA
dalam acara MASA
PENDEK

JANGKA
MASA

PANJANG

Kepentingan pengurusan fasiliti acara

• Memberi keselesaan kepada pengunjung
• Memberi maklumat, tunjuk arah kepada pengunjung
• Acara yang berlangsung berjalan dengan lancar
• Melengkapkan keperluan acara yang dijalankan oleh penganjur

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 18

IMPAK POSITIF DAN NEGATIF
PENGURUSAN FASILITI ACARA

POSITIF NEGATIF

• Memudahkan pengunjung untuk • Penganjur perlu mengeluarkan modal
mengetahui setiap lokasi  yang ada. yang besar untuk menyediakan fasiliti
yang lengkap.
• Mengetahui pintu kecemasan bagi
langkah berjaga sekiranya berlaku • Memerlukan tenaga kerja yang ramai
kebakaran. dalam menguruskan fasiliti.

• Sebagai panduan kepada • Penganjur bertanggungjawab terhadap
pengunjung yang tersesat bagi lokasi fasiliti yang disewakan dari pembekal
yang besar. agar tidak rosak kerana perlu
dipulangkan semula.

KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 19

BAB 2
BERURUSAN

DENGAN
PEMBEKAL

FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

DEFINISI
PEMBEKAL

PIHAK YANG
BERTANGGUNGJAWAB
MEMBEKALKAN BAHAN
MENTAH, PERALATAN,
BARANG SIAP, DAN SEPARUH
SIAP SEBAGAI INPUT KEPADA
SESEBUAH SYARIKAT
PERNIAGAAN

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 21

Dalam industri acara terkini, penting Oleh itu, apabila berurusan dengan

untuk kita membuat pilihan yang tepat pembekal, pastikan anda bertanya

dan mempunyai keyakinan terhadap kepada mereka tentang komitmen
keupayaan pembekal untuk memberikan mereka terhadap piawaian industri,
perkhidmatan yang terbaik. Bagi persatuan perdagangan yang
pembekal sendiri, mereka bertindak disertai dan kod tatalaku yang
sebagai pihak terakhir dan kejayaan telah didaftarkan.

sesebuah acara adalah bergantung

kepada tahap perkhidmatan yang

disediakan.

Untuk memastikan pilihan pembekal anda adalah pilihan yang tepat,
beberapa perkara perlu dilakukan seperti tinjauan pendapat,
perbandingan perkhidmatan, kaji selidik dan sebagainya.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 22

6 LANGKAH MEMILIH

PEMBEKAL YANG TEPAT

1. Kenalpasti pembekal

Sebelum memilih pembekal anda, penting
untuk mengumpulkan maklum balas pelanggan
terdahulu yang pernah berurusan dengan
pembekal yang sama bagi menentukan kriteria
untuk proses pemilihan. Senarai pemegang
saham ini mungkin termasuk ahli-ahli dari
penyelidikan dan pembangunan, pembelian,
pemasaran, jaminan kualiti dan mana-mana
kawasan organisasi anda yang menyentuh
proses pemilihan pembekal.

Pada masa ini, adalah penting untuk mengenal
pasti beberapa pembekal untuk menilai
keupayaan mereka dan membandingkan harga.
Pasukan pemilihan pembekal harus bekerjasama
dengan pembekal berpotensi untuk menetapkan
spesifikasi.

Sebagai contoh, mereka harus menerangkan
bagaimana fasiliti dan perkhidmatan pembekal
diperlukan bagi menjayakan sesebuah acara.
Perlu diingat bahawa matlamat utama adalah
situasi menang-menang untuk pembekal dan
syarikat acara. Oleh itu, komunikasi terbuka dan
telus adalah sangat penting.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 23

6 LANGKAH MEMILIH

PEMBEKAL YANG TEPAT

2. Mengukur prestasi pembekal

Satu lagi langkah penting dalam proses
pengurusan pembekal ialah membangunkan
program audit dan penilaian. Anda harus
sentiasa menjalankan audit sebelum kontrak
ditandatangani untuk mengesahkan bahawa
pembekal tidak mempunyai status senarai yang
dihitamkan (blacklist) atau kegagalan sistem
kualiti yang penting yang boleh menjejaskan
keupayaan anda untuk menganjurkan acara
berkualiti tinggi. Satu lagi sebab untuk
menjalankan audit terlebih dahulu adalah
memahami kekuatan dan kelemahan pembekal
sebelum hubungan menjadi rasmi.

Walaupun selepas kontrak ditandatangani, anda
perlu meneruskan pengauditan, berdasarkan
kekerapan audit mengenai kritikal pembekal.
Untuk menentukan frekuensi, semua pembekal
harus dikategorikan ke tahap risiko atau
kepentingan. Keutamaan ini akan membantu
anda lebih bijak dan lebih berkesan dengan
sumber anda dan memberi tumpuan yang lebih
tinggi kepada pembekal berisiko sambil terus
memantau pembekal peringkat kedua.

Tujuan audit yang kerap adalah untuk
memantau prestasi pembekal sama ada positif
atau negatif.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 24

6 LANGKAH MEMILIH

PEMBEKAL YANG TEPAT

3. Mendapatkan maklumbalas         
    pembekal

Kaedah lain yang anda boleh gunakan dengan
pembekal adalah soal selidik sendiri. Penilaian
kendiri pembekal boleh digunakan untuk
mengenal pasti jurang prestasi, serta
mengetahui bagaimana pembekal memahami
perkhidmatan mereka sendiri.

4. Pencapaian yang diiktiraf

Apabila hubungan antara pembekal dan syarikat
acara kukuh, dan kedua-dua pihak merasakan
mereka menerima perkhidmatan yang
memenuhi standart, pembekal mungkin dapat
mencapai status yang disahkan.

Ini berlaku apabila anda menetapkan satu set
kriteria terpilih untuk dipenuhi oleh pembekal
anda. Persijilan mesti diperoleh dengan prestasi
yang cemerlang dan persijilan juga boleh hilang
dengan prestasi yang lemah atau hasil
pematuhan negatif daripada audit.

Bagi menjaga hubungan jangka panjang dengan
syarikat, pembekal juga akan menjadi lebih
komited dalam mendapatkan pengiktirafan
daripada agensi-agensi yang terlibat sebagai
bukti kepada perkhidmatan mereka yang
berkualiti.
.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 25

6 LANGKAH MEMILIH

PEMBEKAL YANG TEPAT

5. Perkongsian 

Akhirnya, hubungan antara pembekal dan syarikat
adalah yang terbaik apabila perkongsian strategik
terbentuk yang membolehkan pengetahuan
penuh sumber bahan daripada kedua-dua pihak
dan memberi jaminan kualiti yang tinggi.

Dengan perkongsian perniagaan yang lebih
kukuh, pembekal lebih cenderung untuk:

Membuat analisis apa yang diperlukan oleh
syarikat acara dan mula mengambil peranan
kepimpinan dalam komunikasi.

Memaklumkan kepada syarikat acara sekiranya
berlaku masalah yang menghadkan urusan
penghantaran atau isu kualiti dikenalpasti.

Berkomunikasi apabila perkhidmatan tidak
dapat diberikan atau memerlukan masa untuk
penyelenggaraan.

Perkongsian ini membolehkan peningkatan
pemahaman dan manfaat bersama untuk kedua-
dua pihak. Ia memupuk komitmen yang lebih
tinggi dan menggalakkan minat yang lebih
besar bagi menjayakan penganjuran sesebuah
acara.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 26

6 LANGKAH MEMILIH

PEMBEKAL YANG TEPAT

6. Memastikan kualiti untuk
    pengguna 

pembekal yang berkualiti

KEBOLEHPERCAYAAN
KECEMERLANGAN
PENJIMATAN NILAI DAN KOS
KEPAKARAN
KEMAHIRAN PENYELESAIAN MASALAH
PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
SOKONGAN
POSITIF
JARINGAN PERNIAGAAN YANG LUAS
PENGURUSAN YANG MANTAP

Bergantung kepada jenis dan kuantiti
perkhidmatan atau peralatan yang diperlukan,
membangunkan program pengurusan kualiti
pembekal boleh menjadi pelaburan yang
kompleks.

Faedah-faedah direalisasikan apabila unit kualiti
pembekal anda memberi tumpuan kepada isu-isu
selain kualiti bahan, dan pengguna akhir yang
berpuas hati dengan keyakinan terhadap produk
yang anda berikan.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 27

MEMBINA HUBUNGAN BAIK
DENGAN PEMBEKAL

Hubungan baik dengan pembekal Tips untuk berurusan dengan
adalah penting untuk memastikan pembekal anda.
proses penghantaran dan penyediaan
barang serta perkhidmatan sesebuah Pertimbangkan beberapa
acara berjalan dengan lancar. perkara berikut apabila
bekerja dengan pembekal
Usaha mengurangkan bilangan anda:
pembekal amat dititik beratkan agar
kerjasama jangka panjang antara
syarikat acara dan pembekal dapat
dipupuk. Melalui rangkaian pembekal
yang ada, komunikasi yang baik
berkenaan keperluan peralatan dan
perkhidmatan, jadual pemasangan
dan penghantaran yang tepat, tahap
kualiti yang menepati spesifikasi dan
perancangan inventori dapat
dilakukan. 

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 28

Temui pembekal secara bersemuka dan lihat bagaimana
perniagaan mereka beroperasi. Memahami bagaimana kerja
pembekal anda memberi anda gambaran yang lebih baik
tentang bagaimana ia dapat memberi manfaat kepada
perniagaan anda.

Bertemu dengan orang yang akan mengurus akaun anda dan
pastikan mereka boleh dihubungi dengan mudah.

Tanya tentang rancangan perniagaan mereka untuk masa
hadapan. Adakah ini akan menjejaskan barangan atau
perkhidmatan yang mereka berikan kepada syarikat acara anda.

Bantu pembekal anda dengan membuat pesanan dalam masa
yang sesuai, jelas mengenai tarikh akhir penghantaran dan
pembayaran tepat pada waktunya. 

Berterus-terang untuk sebarang peluang kerjasama yang boleh
dijalankan bagi merapatkan hubungan pelanggan-pembekal
yang baik.

Jadikan perniagaan anda penting kepada pembekal dan
mereka akan bekerja lebih keras untuk anda. Sesetengah
pembekal mungkin menawarkan perkhidmatan yang lebih baik
sekiranya kerjasama yang dijalankan memberi situasi menang-
menang kepada kedua-dua pihak.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 29

Penggunaan Teknologi Meningkatkan Kecekapan

Teknologi memainkan peranan yang penting dalam kehidupan
manusia. Pada masa kini teknologi maklumat bukan sahaja melibatkan
penggunaan komputer malahan ia juga digunakan dalam proses
komunikasi dan proses penyelesaian masalah dalam tugasan. Ia
berfungsi sebagai media yang menyampaikan maklumat dalam bidang
perniagaan.

Selain menjadi komponen yang penting dalam perniagaan,
perhubungan harmoni di antara teknologi dan perniagaan harus
diwujudkan. Sekiranya penggunaan teknologi diabaikan, perniagaan
akan hilang daya saing sama ada di peringkat tempatan atau global.
Selain itu, pembangunan teknologi akan bertambah pantas dan bukan
sebaliknya.

Kemajuan teknologi dalam beberapa dekad yang lalu telah banyak
meningkatkan daya saing dalam perniagaan dan ekonomi di seluruh
dunia. Kebanyakan syarikat telah menggunakan perisian, komputer dan
internet untuk meluaskan perniagaan mereka dari pasaran tempatan ke
pasaran nasional dan antarabangsa. Teknologi juga mewajibkan untuk
kekal fleksibel dan disesuaikan dengan operasi syarikat selaras dengan
teknologi yang semakin maju ini.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 30

Penggunaan Teknologi Meningkatkan Kecekapan

Penggunaan internet berkelajuan tinggi seperti wifi akan membolehkan
syarikat acara bekerjasama lebih rapat dengan pembekal melalui
perkongsian maklumat, dan data pengguna. Perkongsian maklumat
dengan pembekal akan memudahkan untuk:

Mendapatkan maklumat terkini
mengenai penjualan, pesanan

atau trend pasaran

Meramalkan dan memberi
maklum balas dengan cepat
kepada perubahan permintaan

pelanggan

Meningkatkan kecekapan -
maklumat yang tepat mengenai

stok simpanan

E-kolaborasi dengan pembekal seperti penggunaan e-mel
dan perkongsian spreadsheet, boleh menjadi mudah dan

cepat. Penggunaan teknologi ini telah menyumbang
dalam meningkatkan pengurusan dan pentadbiran

syarikat ke arah lebih sistematilk dan teratur.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 31

Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada
Syarikat Dan Pembekal

TEKNOLOGI IALAH ANTARA KELEBIHAN PENTING KEPADA

1 SETIAP SYARIKAT YANG PROGRESIF DAN MAHU SENTIASA

MEMBANGUN.

2 BOLEH MENAIKKAN IMEJ DAN KREDIBILITI SYARIKAT

3 MENGEMBANGKAN PERNIAGAAN KE NEGARA-NEGARA LAIN
DENGAN MEWUJUDKAN TEKNOLOGI MODEN SEPERTI
INTERNET DAN E-DAGANG.

4 MENDAPAT MAKLUMAT MENGENAI PROMOSI ATAU AKTIVITI
SYARIKAT DAN PEMBEKAL DENGAN LEBIH CEPAT DAN
TEPAT, MELALUI PELBAGAI BENTUK MEDIA.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITI SYARIKAT

Syarikat dan pembekal dapat menyebarkan maklumat
5 dengan lebih pantas, efisyen dan tepat melalui emel,

SMS dan pelbagai medium lain.

BERKONGSI, MENYIMPAN DAN MENYEBAR MAKLUMAT

Pembentangan produk boleh dilakukan pada bila-bila
6 masa dan lebih menarik dengan informasi yang

tersimpan di dalam komputer atau tablet PC.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 32

Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada
Syarikat Dan Pembekal

Maklumat stok serta pelbagai strategi lain lebih mudah
disimpan dan dirujuk dengan menggunakan perisian
terkini untuk memastikan perniagaan berjalan dengan
lancar.
Menyimpan maklumat pelanggan dan produk belian
mereka dengan efisien dan ini memastikan pengulangan
pembelian kerana servis lepas jualan yang pro-aktif dan
pantas.

BERSEDIA UNTUK PEMBANGUNAN MASA DEPAN

Teknologi dapat memastikan statistik dan maklumat
digunakan dengan cara yang terbaik bagi perancangan
7 bisnes masa depan. Ia juga berkembang dengan pantas,

selari dengan perkembangan dunia perniagaan.

8 PENGGUNAAN MASA YANG LEBIH EFISIEN SERTA MENCIPTA
PELUANG PEKERJAAN YANG BARU

MEMPERBAIKI MOBILITI PERNIAGAAN.

Teknologi telah memperbaiki jualan syarikat dengan
membenarkan stokis menggunakan alat-alat elektronik
peribadi untuk membuat paparan jualan serta
menghantar pesanan dan maklumat pelanggan ke
9 pejabat dengan cepat.
Menyimpan maklumat pelanggan dan produk belian
mereka dengan efisien dan ini memastikan pengulangan
pembelian kerana servis lepas jualan yang pro-aktif dan
pantas.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 33

Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada
Syarikat Dan Pembekal

KOMUNIKASI

10 Dengan bantuan teknologi, proses komunikasi telah
menjadi lebih murah, cepat dan efisien.

KEBERKESANAN KOS

Teknologi membolehkan proses perniagaan
dikomputerkan dan perniagaan akan mendapat
11 pulangan yang tinggi dengan menggunakan peralatan
mesin yang berteknologi.

GLOBALISASI

Ia bukan sahaja menunjukkan perhubungan dunia yang
12 rapat tetapi juga membenarkan ekonomi di dunia ini

menjadi satu sistem yang bersifat saling-bergantung.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 34

TATACARA BERURUSAN
DENGAN PEMBEKAL

KENALI PEMBEKAL ANDA

Dengan menjalankan beberapa penyelidikan asas ke dalam pembekal
yang berpotensi, anda boleh mengetahui betapa berharganya
perniagaan anda kepada mereka. Kuasa tawar menaik meningkat secara
langsung ke keperluan pembekal berpotensi untuk perniagaan anda.

Sekiranya pembekal menjalankan monopoli hampir mungkin ia
mungkin mempunyai kelebihan kerana:
• ia mempunyai perniagaan yang mencukupi
• anda hanya mempunyai beberapa sumber lain untuk dipilih

Walau bagaimanapun, jika pembekal mempunyai beberapa pesaing -
atau yang baru masuk ke pasaran tertentu - anda akan berada dalam
kedudukan yang lebih kuat. Juga, pembekal mungkin sudah
menawarkan tawaran yang baik dalam usaha untuk meningkatkan
pangsa pasarnya.

Sebagai alternatif, pembekal mungkin memerlukan perniagaan anda
untuk menyingkirkan stok lama atau mengisi kapasiti pengeluaran
ganti. Cuba cari sebanyak mungkin tentang keadaan buku pesanannya.

Kenalpasti kakitangan utama dalam perniagaan pembekal untuk
berunding. Tidak ada gunanya untuk memecah konsesi daripada
seorang kakitangan junior yang tidak mempunyai kuasa untuk
memberikannya.

Berunding pada masa yang sesuai boleh menjadi alat strategik yang
penting. Sebagai contoh, jurujual mungkin perlu memenuhi kuota
jualan bulanan.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 35

TATACARA BERURUSAN
DENGAN PEMBEKAL

MEMBINA STRATEGI PERUNDINGAN

Penting untuk merancang strategi anda secara bertulis sebelum
memulakan rundingan. Ini akan membantu anda menetapkan matlamat
yang jelas yang akan menjadi fokus utama dalam rundingan.

Mulakan dengan menentukan apa keutamaan anda, seperti harga yang
rendah, barang spesifikasi yang tinggi atau jadual penghantaran
tertentu.

Fikirkan tentang penawaran yang berbeza yang boleh dibuat oleh
pembekal dan keperluan syarikat. Sebagai contoh, anda boleh membuat
keputusan bahawa anda hanya akan membayar harga penuh sebagai
pertukaran untuk pemulihan yang pantas.

Tuliskan kekuatan rundingan anda dan bagaimana anda boleh
menggunakannya untuk mendapatkan pembekal yang anda perlukan. 

MEMBENTUK KUMPULAN RUNDINGAN

Sebaik sahaja anda telah menetapkan strategi anda, penting juga untuk
mendapatkan hak perundingan anda. Pastikan ia mempunyai
kemahiran dalam semua bidang yang diperlukan.

Anda perlu memastikan anda sepadan dengan kekananan wakil
pembekal. Sebagai contoh, anda tidak boleh menghantar pengurus
akaun junior untuk tawar-menawar dengan pengarah urusan mereka.
Pastikan setiap ahli kumpulan rundingan memahami dengan strategi
perundingan anda. 

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 36

TATACARA BERURUSAN
DENGAN PEMBEKAL

PROSES RUNDINGAN DENGAN PEMBEKAL

Berunding dengan persetujuan bersama dengan pembekal anda, tidak
semestinya bermaksud memperoleh apa yang anda inginkan dengan
harga yang paling murah.
Anda mungkin ingin merundingkan faktor-faktor lain seperti masa
penghantaran, terma pembayaran atau kualiti barangan.
Kebanyakan pemilik perniagaan akan melihat tawaran yang terbaik
sebagai salah satu yang memenuhi semua keperluan mereka. Tetapi ada
banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan, seperti sama ada anda
mahu melakukan perniagaan dengan pembekal tertentu lagi.
Kedua-dua pihak harus membuat rundingan dalam keadaan yang selesa
dan senang dengan perjanjian. Rundingan tidak akan berjaya jika
kedua-dua belah pihak tidak mencapai kata sepakat.
Panduan ini menetapkan cara untuk merundingkan perjanjian,
termasuk penetapan objektif anda, memahami kedudukan pembekal
anda dan menggunakan taktik yang tepat.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 37

MENETAPKAN OBJEKTIF

Terdapat pelbagai pertimbangan utama yang perlu anda ingat ketika
menetapkan objektif untuk rundingan pembelian. Ini mungkin
termasuk:

• harga
• nilai untuk wang
• penghantaran
• terma pembayaran
• perkhidmatan selepas jualan dan pengaturan penyelenggaraan
• kualiti
• kos seumur hidup produk atau perkhidmatan
• samada produk atau perkhidmatan adalah penting untuk
perniagaan anda atau tidak

Sebelum anda mula berunding, tuliskan senarai faktor-faktor yang
paling penting kepada anda. Tentukan apa yang anda ada - dan tidak
- bersedia untuk berunding.

Sebagai contoh, jika anda memesan bekalan secara pukal, anda
mungkin ingin mencari pembekal yang akan menawarkan diskaun
kepada anda. Atau jika anda melabur dalam sekeping perisian
komputer yang rumit, anda mungkin ingin memastikan bahawa
latihan disediakan sebagai sebahagian daripada perjanjian itu.

Ingatlah bahawa jika anda ingin melakukan lebih banyak perniagaan
dengan pembekal pada masa akan datang, anda harus berusaha
untuk bertolak-ansur ketika dalam proses berunding.

Walaupun mendapat tawaran terbaik untuk jangka masa pendek
adalah penting, hubungan yang baik pada masa akan datang dapat
membantu anda mendapatkan harga lebih murah atau faedah lain,
seperti keutamaan penghantaran. 

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 38

RUNDINGAN PADA HARGA

Sesetengah teknik perundingan harga akan menjadi mudah bagi
syarikat yang yang biasa berurusan dengan pelbagai jenis
pembekal.

Jika harganya rendah, tanya diri anda mengapa. Adakah
barangan yang berkualiti tinggi? Adakah mereka benar-benar
menawarkan nilai untuk wang? Apakah perkhidmatan selepas
jualan yang akan diperolehi?

Anda juga boleh cuba membuat harga yang diminta tinggi
dengan mendedahkan sebarang kos yang sedang berjalan.
Bertanya tentang kos pembaikan, barang habis dan perbelanjaan
lain. Jika keadaan semasa pasaran pembekal bermakna harga
jatuh, titikkan ini.

Gunakan kuasa tawar-menawar untuk mendapatkan tawaran
yang baik. Contohnya, jika anda pelanggan besar pembekal, anda
boleh meminta diskaun pukal.

Walaupun anda adalah pelanggan utama pembekal dan
menikmati sebahagian besar kuasa tawar-menawar, memaksanya
untuk memenuhi harga di mana ia boleh keluar daripada
perniagaan tidak akan melindungi reputasi anda sebagai
pelanggan yang sangat dihargai. Pembekal tidak lama lagi akan
mencari pelanggan lain dan mungkin berasa marah.

SEMAKAN TERHADAP PEMBEKAL

Sebelum menandatangani kontrak dengan mana-mana
pembekal, penting untuk menjalankan beberapa semakan untuk
memastikan pembekal dapat memenuhi perjanjian.

Anda perlu memeriksa akaun pembekal untuk memastikan
mereka mempunyai aliran tunai yang konsisten untuk
membekalkan perkhidmatan yang diperlukan syarikat. Pembekal
juga berhak menjalankan pemeriksaan terhadap akaun syarikat
untuk memastikan syarikat mempunyai kewangan yang kukuh
untuk membuat pembayaran. Selain daripada itu, syarikat juga
boleh mendapatkan maklum balas tentang pembekal daripada
pelanggan lain.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 39

MEMBUAT KONTRAK URUSNIAGA

Setelah semua perkara telah dirundingkan dan kesepakatan
telah dipersetujui sebaiknya mendapatkan kontrak bertulis
yang ditandatangani oleh kedua-dua belah pihak.

Kedua-dua pihak sepatutnya bersetuju mengenai kandungan
yang akan dimasukkan dalam kontrak. Biasanya ia termasuk:

• butiran harga, terma pembayaran dan jadual penghantaran
• suatu klausa yang menyatakan hak pembekal untuk
pemilikan barang sehingga mereka dibayar sepenuhnya
• klausa yang membatasi liabiliti kontrak penjual - dengan
mengambil kira hak berkanun pembeli

Bergantung kepada siapa yang memegang kuasa tawar-
menawar dalam rundingan, terma dan syarat yang digunakan
mungkin menjadi milik anda, pembekal atau gabungan
kedua-duanya.

Kontrak yang sah dan boleh dikuatkuasakan di sisi undang-
undang hanya akan terbentuk apabila ia mengandungi semua
elemen seperti tawaran, penerimaan, balasan, niat, kerelaan,
keupayaan dan ketentuan.

PERJANJIAN PERKHIDMATAN (SERVICE LEVEL
AGREEMENT- SLA)

Perjanjian perkhidmatan (SLA) adalah perjanjian atau kontrak
dengan pembekal yang menentukan perkhidmatan yang harus
mereka berikan dan tahap perkhidmatan yang akan disampaikan,
termasuk menetapkan tanggung jawab dan keutamaan yang
perlu diberikan.

SLA sendiri adalah tanggungjawab kontrak dan sering dibina
dalam kontrak - dalam bentuk satu atau lebih klausa atau
sebagai keseluruhan seksyen. SLA boleh digunakan dalam mana-
mana kontrak pembekal di mana keupayaan perniagaan untuk
memenuhi keperluan pelanggan bergantung kepada pembekal.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 40

PENAMATAN KONTRAK PEMBEKAL

Terdapat banyak sebab untuk menamatkan kontrak dengan
pembekal. Mereka secara konsisten gagal memberikan anda
perkhidmatan atau barang yang memenuhi keperluan anda,
atau anda mungkin telah menemui pembekal yang
menawarkan harga lebih murah atau lebih dipercayai.

Pertama, semak kontrak untuk melihat sama ada terdapat
penalti untuk menamatkan perjanjian awal. Sebaiknya,
apabila membuat kontrak, anda akan bersetuju dengan satu
klausa yang meminimumkan apa yang anda perlu bayar.

Pastikan pembekal sedia ada memberikan semua maklumat
yang anda perlukan untuk membuat peralihan lebih lancar.
Sekiranya mungkin, berunding supaya pembekal baru anda
bertanggungjawab untuk mengendalikan proses perubahan.

Anda perlu mempertimbangkan mendapatkan nasihat
undang-undang apabila membuat kontrak penting.

Adalah satu idea yang baik untuk mempunyai garis
panduan untuk menangani kontrak pembekal dan
membantu anda mengasingkan pembekal yang anda
perlukan pada masa akan datang.

Terangkan kepada pembekal mengapa anda mengakhiri
kontrak. Mereka mungkin dapat memberikan anda tawaran
yang lebih baik - dan menjimatkan gangguan anda -
dengan menurunkan harga atau menaikkan kualiti
barangan atau perkhidmatan yang mereka berikan.

BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 41

FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

BAB 3
KESELAMATAN
DAN KESIHATAN
DALAM ACARA

KESELAMATAN

Keselamatan bermaksud suatu keadaan terpelihara atau terhindar
daripada bahaya, bencana atau gangguan yang boleh menyebabkan
berlakunya kemalangan.

Mengikut kamus dewan, keselamatan ialah suatu perkara atau langkah
yang perlu diambil bagi mengelakkan berlakunya peristiwa yang tidak
diingini seperti kecederaan atau kehilangan nyawa

Kesihatan dan keselamatan adalah menjadi keutamaan dalam
penganjuran sesebuah acara. Kesihatan dan keselamatan yang
berkesan perlu dirancang, dikendalikan dan dikawal dengan teliti. 
Sebagai pengurus acara, anda mesti mempertimbangkan kesihatan
dan keselamatan dari aspek berikut: 

- Semua orang yang bekerja di syarikat anda dan yang berada dalam
acara

- Semua orang yang terlibat atau mengambil bahagian dalam acara itu

- Semua orang yang menghadiri acara tersebut

- Semua orang yang mungkin terjejas oleh acara tersebut

Anda juga mesti memastikan bahawa setiap orang yang terlibat dalam
acara itu memahami tentang kepentingan isu kesihatan dan
keselamatan dan bekerjasama untuk mencapai keselamatan acara
untuk semua.

KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 43

KESELAMATAN
FASILITI

FAKTOR KESELAMATAN ADALAH PERKARA YANG PALING
PENTING DALAM PENGURUSAN FASILITI SESUATU ACARA.

KESELAMATAN YANG DIMAKSUDKAN MELIPUTI
KESELAMATAN KEMANUSIAAN, KESELAMATAN
PERSEKITARAN DAN KESELAMATAN PERALATAN YANG
DIGUNAKAN DALAM ACARA YANG DIANJURKAN.

PERSEKITARAN

KEMANUSIAAN

PERALATAN

KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 44

KESELAMATAN KESELAMATAN
PERSEKITARAN KEMANUSIAAN

Kawasan yang dipilih sebagai tapak Keselamatan kemanusiaan merujuk
fasiliti acara juga hendaklah mendapat kepada keselamatan setiap individu
jaminan keselamatan daripada yang terlibat dalam acara yang
sebarang bahaya dan ancaman diadakan.
keselamatan persekitaran.
Individu yang dimaksudkan boleh terdiri
Persekitaran yang dimaksudkan ialah daripada penganjur, penaja dan
kawasan sekitar di mana acara akan pengunjung yang terlibat dalam acara
diadakan sama ada sebelum, semasa ini.
dan selepas acara diadakan.
Keselamatan persekitaran boleh dirujuk Sumber manusia yang terlibat sama ada
kepada selamat daripada gangguan secara langsung atau tidak langsung
binatang buas, selamat daripada dengan acara yang dianjurkan
serangga yang berbisa, selamat hendaklah mendapat jaminan secara
daripada bentuk bencana alam dan keseluruhannya.
selamat daripada manusia-manusia
yang jahat seperti pencuri, pemeras Jika penganjur tidak boleh menjamin
ugut dan penagih dadah. aspek-aspek keselamatan sumber
manusia mungkin acara yang
Pihak penganjur perlu mendapatkan dianjurkan tidak akan mendapat
sumber mengenai sesuatu lokasi bagi sambutan yang mengalakkan daripada
mengukuhkan andaian keselamatan semua pihak yang terlibat.
tempat di mana acara hendak diadakan
sama ada melalui pihak berkuasa
tempatan, balai polis berdekatan, ketua
kampung, balai bomba dan penyelamat
serta pasukan penyelamat.

KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 45