Modul Komunikasi di Tempat Kerja

SMK XI FASE F Direktorat Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jendral Pendidikan Vokasi Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi 2023 MODUL AJAR 3 KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Ina Nur Aini Musyarofah Ahmad Dicky Muhaimin Mahasiswa S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran MODUL AJAR KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA Untuk Kelas XI Manajemen Per kantoran dan Layanan Bi sni s Penyusun : 2024 2

DAFTAR ISI 3 DAFTAR ISI............................................................................................................................................... INFORMASI UMUM............................................................................................................................... A. Identitas Modul....................................................................................................................... B. Kompetensi Awal................................................................................................................... C. Profil Pelajar Pancasila...................................................................................................... D. Sarana Prasarana................................................................................................................. E. Model/Metode Pembelajaran........................................................................................ F. Target Peserta Didik.............................................................................................................. G. Ketersediaan Materi............................................................................................................ H. Kata Kunci.................................................................................................................................. I. Persiapan Pembelajaran................................................................................................... KOMPONEN INTI.................................................................................................................................... A. Tujuan Pembelajaran.......................................................................................................... B. Pemahaman Bermakna.................................................................................................... C. Pertanyaan Pemantik........................................................................................................ D. Kegiatan Pembelajaran.................................................................................................... E. Penilaian Pembelajaran Assesmen............................................................................ F. Pengayaan Dan Remedial .............................................................................................. G. Refleksi Guru Dan Siswa.................................................................................................... BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA.......................................................................................... MENGIDENTIFIKASI KOMUNIKASI DALAM KANTOR.............................................................. A. Pengertian Komunikasi Perkantoran........................................................................ B. Komponen atau Unsur Komunikasi Kantor........................................................... C. Manfaat Komunikasi Kantor........................................................................................... D. Proses Komunikasi Kantor................................................................................................ E. Faktor - faktor komunikasi................................................................................................ F. Bentuk – bentuk Komunikasi........................................................................................... G. Media komunikasi kantor................................................................................................. H. Hambatan Komunikasi...................................................................................................... I. Teknik berbicara dan bertanya efektif...................................................................... 3 5 5 5 5 6 6 6 7 7 8 10 10 11 11 12 16 24 25 27 27 27 30 33 36 41 45 51 52 55

KOMUNIKASI LISAN DAN TELEPON BAHASA INDONESIA.................................................. A. Pengertian Telepon....................................................................................................... B. Macam – Macam Telepon.......................................................................................... C. Macam-macam hubungan telepon..................................................................... D. Etika Penanganan Telepon............................................................................................ E. Hambatan-hambatan dalam menangani telepon....................................... F. Langkah – langkah pelayanan telepon dalam bahasa Indonesia...... G. Langkah-langkah dan teknik dalam menerima telepon............................ KOMUNIKASI LISAN DAN TELEPON BAHASA INGGRIS........................................................ A. Pengertian Komunikasi Melalui Telepon menggunakan Bahasa Inggris............................................................................................................................................ B. Manfaat melakukan komunikasi telepon dengan bahasa Inggris....... C. Berbagai hal yang perlu diperhatikan untuk meningkatkan rasa percaya diri................................................................................................................................ D. Situasi melakukan komunikasi telepon bahasa Inggris.............................. MENGELOLA INFORMASI................................................................................................................... RANGKUMAN.......................................................................................................................................... GLOSARIUM............................................................................................................................................. DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................................ 57 57 58 60 61 62 63 66 72 72 73 73 73 79 82 83 85 4

Melalui pembelajaran elemen Komunikasi di Tempat kerja dalam fase F ini maka diharapkan output peserta didik akan memiliki kepribadian sosok pelajar Pancasila, yaitu : Dimensi 1 : Beriman kepada Tuhan YME Dimensi 2 : Mandiri Dimensi 3 : Kreatif Dimensi 4 : Bergotong Royong Dimensi 5 : Bernalar Kritis INFORMASI UMUM KOMPETENSI AWAL Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini yaitu peserta didik sudah memiliki kemampuan dasar tentang materi Komunikasi di tempat kerja dalam bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis PROFIL PELAJAR PANCASILA 5

SARANA DAN PRASARANA SARANA Digital dan non digital yang berupa Buku Paket, E – Book, Link Tautan Pembelajaran di Internet, Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya. 1. Vidio Pembelajaran yang ada di Internet 2. 3.Lingkungan belajar PRASARANA Perangkat keras (PC, Laptop, Smartphone, Tablet, Headset) 1. Perangkat lunak (Aplikasi pembelajaran : WhatsApp, Zoom, Gmeet, Google Classroom, Media Sosial seperti Youtube, Instagram dsb) 2. 3.Jaringan Internet 4.Alat Tulis MODEL/METODE PEMBELAJARAN Model Pembelajaran : - Discovery Learning - Project based learning Metode Pembelajaran - Ceramah - Tanya Jawab - Diskusi - Observasi - Peragaan / Demonstrasi - Kerja Kelompok Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di kelas XI (sebelas) maksimal 36 peserta didik pada Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis pada bidang keahlian SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) bisnis dan manajemen. Terdapat dua target peserta didik, yakni sebagai berikut : TARGET PESERTA DIDIK Peserta didik regular/tipikal : Peserta didik umum yang tidak ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi aja. Peserta didik dengan kesulitan belajar: Peserta didik umum, yang ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar. a. b. 6

Materi disajikan dalam bentuk aktivitas pembelajaran (mengamati, menyimak, membaca, bertanya, mencoba, berlatih, berdikusi, presentasi, bermain peran, menulis, atau lainnya) sehingga proses kognitif, afektif dan psikomotorik yang dapat membentuk karakter siswa dengan : KETERSEDIAAN MATERI Membaca buku dan dokumen dengan menuliskan hasilnya secara mandiri melalui proses luring. Mengamati dan mengidentifikasi komunikasi perkantoran sesuai standar yang ditentukan. Mengobservasi, mengamati, mananyakan proses komunikasi perkantoran di tempat kerja sesuai dengan standar yang ditentukan. Penugasan proyek secara sederhana dan berkelompok. Penyajian materi tidak hanya dalam bentuk teks, namun juga dalam bentuk gambar. a. b. c. d. e. KATA KUNCI Komunikasi Komunikasi lisan Lingkungan Kantor Mengelola Informasi Telepon 7

Membantuk peserta didik menemukan passion nya dengan melakukan assesmen diagnostic kognitif dan non – kognitif, sehingga guru bisa menemukan karakteristik peserta didik selama mengikuti pembelajaran. PERSIAPAN PEMBELAJARAN Mengidentifikasi Komunikasi dalam kantor Komunikasi lisan dan telepon Bahasa Indonesia Komunikasi lisan dan telepon Bahasa Inggris Mengelola Informasi 8

No Materi Strategi Pembelajara n Tempat Alat Bantu waktu Diagnostik Asesmem Formatif Sumatif 1 Mengidentifikasi Komunikasi dalam kantor Penugasan mencari informasi tentang definisi komunikasi, proses komunikasi, manfaat komunikasi dan unsur komunikasi. Kelas / Lab MP Alat: Smartp hone LCD Laptop ATK Bahan: Jaring an Interne t Daftar Pertanyaa n lisan/tertul is 18JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik. Sambil peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadap pemahaman materi. 2 Komunikasi lisan dan telepon Bahasa Indonesia Penugasan mencari informasi tentang materi komunikasi lisan dan telepon bahasa Indonesia. Kelas / Lab MP Alat: Smartp hone LCD Laptop ATK Bahan: Jaring an Interne t Daftar Pertanyaa n lisan/tertul is 18JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik. Sambil peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadap pemahaman materi. 3 Komunikasi lisan dan telepon Bahasa Inggris Penugasan mencari informasi tentang materi komunikasi lisan dan telepon bahasa Inggris. Kelas / Lab MP Alat: Smartp hone LCD Laptop ATK Bahan: Jaring an Interne t Daftar Pertanyaa n lisan/tertul is 18JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik. Sambil peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadap pemahaman materi. 4 Mengelola Informasi Penugasan mencari informasi tentang materi mengelola informasi dalam kantor. Kelas / Lab MP Alat: Smartp hone LCD Laptop ATK Bahan: Jaring an Interne t Daftar Pertanyaa n lisan/tertul is 18JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik. Sambil peserta didik melakukan proses pembelajaran, guru menanyakan secara acak kepada peserta didik terhadap pemahaman materi. 9

ELEMEN CAPAIAN PEMBELAJARAN Komunikasi di tempat kerja Pada akhir fase F peserta didik mampu menerapkan prosedur berkomunikasi lisan dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris dan/atau bahasa asing lainnya, baik melalui telepon maupun secara langsung dengan kolega/pelanggan, serta mengelola informasi di tempat kerja. TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI INTI FASE F Rumusan Capaian Pembelajaran Elemen Mendeskripsikan komunikasi kantor. Menguraikan tahapan komunikasi kantor. Menerapkan komunikasi kantor. Menerapkan prosedur berkomunikasi lisan/telepon dalam Bahasa Indonesia. Menerapkan prosedur berkomunikasi lisan/telepon dalam Bahasa Inggris. Mendeskripsikan mengelola data/informasi di tempat kerja. Melakukan pengelolaan data/informasi di tempat kerja. Melakukan akses data/informasi melalui internet. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Diharapkan siswa mampu : 10

PEMAHAMAN BERMAKNA Komunikasi kantor merupakan suatu proses pertukaran informasi, gagasan, pikiran, perasaan atau pesan antara dua orang atau lebih dalam untuk menyelenggarakan kegiatan kantor yang meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Tahapan dalam berkomunikasi yaitu diawali dari pesan atau informasi yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan melalui media komunikasi guna mendukung proses komunikasi, lalu komunikan yang menangkap pesan atau informasi tersebut memberikan feedback atau umpan balik agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif. Komunikasi kantor dapat diterapkan jika terdapat beberapa unsur pokok seperti adanya komunikator, pesan, komunikan. Komunikasi lisan adalah bentuk komunikasi lewat pelafalan kata – kata dan penggunaan bahasa, misalnya percakapan. 1. 2. 3. 4. PERTANYAAN PEMANTIK 1.Mengapa manusia perlu berkomunikasi? 2.Bagaimana sih proses komunikasi? Mengapa komunikasi lisan menggunakan telepon perlu di lakukan di dalam kantor ? 3. Mengapa perlu dilakukan pengelolaan data/informasi di tempat kerja? 4. 11

PERTEMUAN 1 : 18JP X 45 MENIT MENGIDENTIFIKASI KOMUNIKASI DALAM KANTOR PENDAHULUAN (30 MENIT) 1 Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan berdoa untuk memulai pembelajaran. 2 Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin. 3 Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam kehidupan sehari – hari. 4 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan teknik penilaian (asesmen). 5 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentinya komunikasi dalam kantor bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis. INTI (660 MENIT) 1 Peserta didik menyimak pemaparan materi di ppt pembelajaran materi komunikasi kantor. 2 Guru membagikan LKPD (Lembar Kerja Peserta Didik) untuk dikerjakan secara mandiri. Peserta didik mengerjakan tugas sesuai petunjuk yang terdapat pada LKPD yang diberikan. 3 Guru menanyakan tentang pemahaman materi yang telah dipelajari. 4 Guru memberikan evaluasi sesuai materi yang telah diberikan. PENUTUP (30 MENIT) 1 Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilaksanakan. 2 Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran. 3 Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya. 4 Guru menutup pelajaran dengan bersama – sama berdoa dan mengucapkan salam. KEGIATAN PEMBELAJARAN 12

PERTEMUAN 2 : 18JP X 45 MENIT KOMUNIKASI LISAN DAN TELEPON BAHASA INDONESIA PENDAHULUAN (30 MENIT) 1 Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan berdoa untuk memulai pembelajaran. 2 Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin. 3 Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam kehidupan sehari – hari. 4 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan teknik penilaian (asesmen). 5 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentinya komunikasi lisan melalui telepon menggunakan bahasa Indonesia bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis. INTI (660 MENIT) 1 Peserta didik menyimak pemaparan materi di ppt pembelajaran materi komunikasi kantor. 2 Guru membagikan LKPD (Lembar Kerja Peserta Didik) untuk dikerjakan secara mandiri. Peserta didik mengerjakan tugas sesuai petunjuk yang terdapat pada LKPD yang diberikan. 3 Guru menanyakan tentang pemahaman materi yang telah dipelajari. 4 Guru memberikan evaluasi sesuai materi yang telah diberikan. PENUTUP (30 MENIT) 1 Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilaksanakan. 2 Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran. 3 Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya. 4 Guru menutup pelajaran dengan bersama – sama berdoa dan mengucapkan salam. 13

PERTEMUAN 3 : 18JP X 45 MENIT KOMUNIKASI LISAN DAN TELEPON BAHASA INGGRIS PENDAHULUAN (30 MENIT) 1 Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan berdoa untuk memulai pembelajaran. 2 Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin. 3 Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam kehidupan sehari – hari. 4 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan teknik penilaian (asesmen). 5 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentinya komunikasi lisan melalui telepon menggunakan bahasa Inggris bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis. INTI (660 MENIT) 1 Peserta didik menyimak pemaparan materi di ppt pembelajaran materi komunikasi kantor. 2 Guru membagikan LKPD (Lembar Kerja Peserta Didik) untuk dikerjakan secara mandiri. Peserta didik mengerjakan tugas sesuai petunjuk yang terdapat pada LKPD yang diberikan. 3 Guru menanyakan tentang pemahaman materi yang telah dipelajari. 4 Guru memberikan evaluasi sesuai materi yang telah diberikan. PENUTUP (30 MENIT) 1 Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilaksanakan. 2 Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran. 3 Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya. 4 Guru menutup pelajaran dengan bersama – sama berdoa dan mengucapkan salam. 14

PERTEMUAN 4 : 18JP X 45 MENIT MENGELOLA INFORMASI DI TEMPAT KERJA PENDAHULUAN (30 MENIT) 1 Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan berdoa untuk memulai pembelajaran. 2 Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin. 3 Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam kehidupan sehari – hari. 4 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran, manfaat dan teknik penilaian (asesmen). 5 Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentinya mengelola informasi di tempat kerja bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis. INTI (660 MENIT) 1 Peserta didik menyimak pemaparan materi di ppt pembelajaran materi komunikasi kantor. 2 Guru membagikan LKPD (Lembar Kerja Peserta Didik) untuk dikerjakan secara mandiri. Peserta didik mengerjakan tugas sesuai petunjuk yang terdapat pada LKPD yang diberikan. 3 Guru menanyakan tentang pemahaman materi yang telah dipelajari. 4 Guru memberikan evaluasi sesuai materi yang telah diberikan. PENUTUP (30 MENIT) 1 Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilaksanakan. 2 Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran. 3 Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya. 4 Guru menutup pelajaran dengan bersama – sama berdoa dan mengucapkan salam. 15

TERTULIS PERFORMA SIKAP Menggunakan ujian yang sudah disiapkan oleh guru. Dengan teknik observasi guru mengamati kinerja sebagai aspek keterampilan peserta didik dilihat dari hasil pekerjaan dan kelengkapannya. Disiplin (dapat dilihat dari ketepatan waktu saat mulai mengerjakan dan mengakhiri pekerjaan) Kerja keras dan Tanggung Jawab (Dapat dilihat dari isi, dan kelengkapan dalam mengerjakan soal yang sudah dibagikan). PENILAIAN PEMBELAJARAN ASESMEN Asesmen sebelum pembelajaran (diasnotik) Asesmen DiagnostikNon – Kognitif Siswa diharapkan untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan berikut dengan JUJUR, agar guru dan sekolah dapat membantu siswa merumuskan metode belajar yang tepat untuk meraih kompetensi yang optimal. 1. Pertanyaan – pertanyaan ini tidak dinilai BENAR atau SALAH akan tetapi untuk memahami tingkat kesejahteraan psikologi dan sosial emosi siswa serta aktifitas selama belajar di rumah. 2. Jawablah pertanyaan berikut dengan memberi tanda “√” pada kolom YA atau TIDAK dibawah ini. 3. 4.Jawablah tiap – tiap pertanyaan semampunya saja. 16

No Pertanyaan Respon YA TIDAK 1 Saya lebih suka banyak ilustrasi (gambar-gambar) 2 Saya lebih mudah memahami pelajaran dengan banyak ilustrasi gambar 3 Saya sangat menyukai obyek yg warna-warni 4 Saya sering mengantuk dan susah fokus ketika guru menerangkan atau berbicara 5 Saya lebih mudah mengingat materi tayangan film daripada penjelasan guru 6 Saya lebih mudah mengingat dari penjelasan atau pemaparan guru 7 Saya lebih mudah hafal apabila diucapkan berulang kali 8 Saya lebih nyaman melafalkan dengan keras saat belajar 9 Saya merasa asik jika mendengarkan orang yang sedang berbicara 10 Saya lebih suka mendengarkan rekaman daripada membaca buku teks 11 Bongkar pasang peralatan adalah kegemaranku 12 Saya lebih menyukai pembelajaran yang banyak melibatkan gerak badan 13 Saya kurang suka berdiam diri terlalu lama 17

No Pertanyaan Respon YA TIDAK 14 Saya lebih suka banyak gerak meski saat belajar 15 Saya lebih mudah belajar melalui praktik daripada mendengarkan 16 Setiap arahan aktivitas belajar dari guru dapat dipahami dan dapat dilaksankan 17 Saya lebih suka berdiam diri seorang diri 18 Saya lebih mudah mengingat dan menghafal materi jika ditulis 19 Saya lebih suka melakukan contoh peragaan dari pada membuat laporan tertulis atas suatu kejadian 20 Saya lebih suka lukisan daripada musik 21 Tulisan tanganku tidak selalu dibutuhkan 22 Saya selalu berbicara secara perlahan 23 Saya bisa menggunakan jari untuk menunjuk saat belajar 24 Ketika saya mengingat kembali suatu pengalaman, saya sering melihat gambaran tentang pengalaman itu di pikiran saya. 25 Saya lebih suka musik daripada olahraga 18

Asesmen Diagnostik Kognitif Untuk memperjelas pemahaman terhadap komunikasi perkantoran, tahapan dalam komunikasi kantor, komunikasi lisan mengunakan telepon bahasa Indonesia dan bahasa inggris serta pemahaman tentang pengelolaan data dalam kantor maka perlu diadakan terlebih dahulu asesmen mandiri sebagai berikut : Menjawab dengan jujur dari peryataan berikut dengan memberi tanda ceklis pada kolom benar atau salah. No Pertanyaan BENAR SALAH 1 Komunikasi kantor merupakan suatu proses pertukaran informasi, gagasan, pikiran, perasaan atau pesan antara dua orang atau lebih dalam untuk menyelenggarakan kegiatan kantor yang meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. 2 Unsur yang ada dalam komunikasi terdapat 5 unsur diantaranya pesan, komunikator, komunikan, media dan feedback. Apabila tidak terdapat 5 unsur tersebut, tidak dapat dikatakan komunikasi. 3 Hambatan komunikasi dapat terjadi ketika salah satu pihak misalnya komunikan yang tidak memperhatikan, tidak memahami bahasa komunikator dan tidak bisa memberikan umpan balik kepada komunikasi. 4 Komunikasi lisan merupakan proses komunikasi dengan menggunakan tindakan menulis, mengetik atau mencetak simbol seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi. 5 Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antarindividu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. 19

No Pertanyaan BENAR SALAH 6 Etika bertelepon salah satunya yaitu mengatakan “halo” 7 Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data dapat berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbolsimbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. 8 Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan kantor tidak dapat mendukung performa suatu kantor berjalan lancar. Menilai lembar kerja peserta didik melalui kegiatan praktek berkomunikasi melalui telepon. Lembar Kerja Peserta Didik Teknik Dasar Aktivitas Perkantoran di Bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis A. Soal Praktik Lakukan observasi melalui jejaring internel tentang berkomunikasi melalui telepon yang baik dan benar! B. Prasyarat Peserta telah memenuhi syarat pengetahuan 80% dan melakukan koordinasi perijinan untuk melakukan kunjungan sesuai prosedur. C. Alat dan Bahan ATK, HP, Lembar pengamatan yang telah disusun bersama guru. D. Langkah Kerja 1. Bentuklah kelompok masing – masing terdiri dari 2 orang. 2. Buatlah daftar point pengamatan dan konsultasikan kepada guru. 3. Lakukan pengamatan sesuai rencana yang telah dibuat. 4. Kumpulkan laporan hasil pengamatan kalian kepada guru pembimbing. E. Penilaian 30% dokumen rencana kunjungan dan format pengamatan 60% hasil laporan pengamatan 10% ketepatan waktu pengerjaan Asesmen Formatif 20

A. Pilihan Ganda Asesmen Sumatif Jawablah dengan jujur pertanyaan berikut untuk mengukur pemahaman kalian dalam mempelajari materi di atas. Jawaban cukup dengan menuliskan huruf A,B,C,D atau E pada lembar jawaban kalian masing – masing. Pengertian komunikasi Menurut kamus Bahasa Indonesia adalah... Penyampaian dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih secara benar, sehingga tujuan berkomunikasi tercapai. Pemberian dan pengambilan pesan antara dua orang atau lebih secara benar, sehingga tujuan berkomunikasi tercapai. Pembuatan dan perbaikan pesan antara dua orang atau lebih secara benar, sehingga tujuan, berkomunikasi tercapai. Penanganan dan perbaikan pesan antara dua orang atau lebih secara benar, sehingga tujuan, berkomunikasi tercapai Persetujuan dan pendukungan pesan antara dua orang atau lebih secara benar, sehingga tujuan berkomunikasi tercapai. a. b. c. d. e. 1. Orang yang menyampaikan informasi disebut… Komunikan Mediator Komunikator Orator Compersation a. b. c. d. e. 2. Orang yang sedang penerima informasi disebut … Komunikan Mediator Komunikator Orator Compersation a. b. c. d. e. 3. Berikut ini adalah beberapa hal yang mempengaruhi keberhasilan suatu komunikasi, kecuali… 4. Komunikator dapat berperan baik Tujuan komunikasi harus jelas Isi komunikasi dikemas berbelit Alat komunikasi yang tepat dan baik Komunikasi harus menarik a. b. c. d. e. 21

5. Berikut ini adalah jenis komunikasi, kecuali … Komunikasi secara lisan Komunikasi secara tertulis Komunikasi secara isyarat Komunikasi secara gambar Komunikasi secara pena a. b. c. d. e. Dalam menerima telepon masuk terdapat pesan yang telah dicatat dalam buku catatan harus disalin ke dalam.... 6. Lembar laporan Buku Agenda Lembar Pesan Telepon Buku telepon Lembar Blocknote a. b. c. d. e. Penerapan bentuk komunikasi yang dilakukan secara tatap muka, verbal dan tidak terpisah jarak, waktu ataupun tempat merupakan pemahaman konsep dari .... 7. Komunikasi lisan Komunikasi formal Komunikasi informal Komunikasi lisan secara langsung Komunikasi lisan secara tidak langsung a. b. c. d. e. Dalam melakukan pembicaraan telepon, apabila penelepon tidak bersedia menyebutkan identitasnya, sebaiknya penerima telepon dapat bertanya sebagai berikut : 8. Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara ? Siapa ini? Dengan siapa? Siapa yang bicara ini? Selamat siang, PT Danareksa dengan Kinanti, ada yang bisa kami bantu? Maaf Bapak, bersediakah Anda menyebutkan identitas Anda? Ingin berbicara dengan siapa, Pak/Bu, maaf tolong sebutkan identitas Saudara? a. b. c. d. e. Ada beberapa prinsip bertelepon, salah satunya ketika menerima panggilan telepon masuk, sebaiknya angkatlah gagang pesawat telepon dengan tangan ..... 9. 22

Kiri Mana saja Yang bukan untuk menulis Kanan Kiri dan kanan a. b. c. d. e. Saat Anda diminta untuk menelepon klien oleh atasan, langkah awal yang pertama dilakukan adalah… 10. Menyiapkan alat tulis dan mencatat hal yang berhubungan dengan kegiatan menelepon klien Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan klien Memutar/menekan nomor telepon klien Menghampiri pesawat telepon Mendengarkan nada pilih a. b. c. d. e. Berikut ini contoh kalimat sapaan formal yang digunakan ketika menerima telepon dengan bahasa Inggris..... 11. Hello, good morning. How can I help you ? Good morning, PT Sariayu. Who do you want to talk to? Hello, Lovett Company, Ana speaking. Who do you want to talk to ? Hello, I am Karisma from PT Delanggu. Who is this? Good morning, Lovett Company, Ana speaking. May I help you? a. b. c. d. e. Berikut ini merupakan contoh kalimat sapaan formal yang digunakan ketika melakukan panggilan telepon keluar dengan bahasa inggris ..... 12. Good morning. I am Budiman from PT LancarJaya. Can I speak to Mr. Ahmad? Hello, I am Sutrisno from Lightbright Company. Do you mind to call your boss? Good morning, PT Kincir, I would like to speak to your manager, Mrs. Anindita Hello, I am Sandrina. Can I speak to your manager ? Good morning, I am from PT Mandala. I would like to speak to Mr Candra a. b. c. d. e. 23

B. Uraian Jawablah pertanyaan berikut ini dengan baik dan benar. kalian dapat melakukan jelajah internet untuk menjawab soal uraian berikut : Jelaskan pengertian dari komunikasi? Sebutkan dan jelaskan tahapan apa saja yang ada dalam proses komunikasi! Komunikasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun kita berada. Jika komunikasi hanya dilakukan oleh komunikator, pesan dan komunikan. Apakah hal tersebut sudah dapat dikatakan komunikasi yang efektif. Jelaskan? Dalam komunikasi lisan telepon, sebutkan dan jelaskan hal – hal yang tidak boleh dikatakan ketika menerima telepon dan menjawab telepon? Jelaskan tahapan mengelola informasi dari tahap mencari informasi sampai tahap pengelolaan informasi menjadi informasi baru? 1. 2. 3. 4. 5. PENGAYAAN DAN REMIDIAL Remedial diberikan kepada peserta didik yang membutuhkan bimbingan untuk memahami materi atau pembelajaran mengulang. Lakukan sebuah pengamatan pada lingkungan sekolah kalian, lalu berikan contoh kegiatan mengelola informasi pada lingkungan sekolah kalian dari tahap awal sampai akhir pada mengelola informasi! Pada sebuah perusahaan bisnis yang berjalan pada dunia digital saat ini sangat rentan terjadi pelanggan yang complain akibat komunikasi yang kurang ramah, menurut kalian, bagaimana solusi seperti apa yang cocok dalam menghadapi permasalahan tersebut? a. b. PENGAYAAN 24

Refleksi guru Refleksi merupakan kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar dalam bentuk penilaian tertulis dan lisan oleh guru untuk peserta didik dan mengekspresikankesan konstruktif, pesan, harapan dan kritik terhadap pembelajaran yang diterima, Guru dapat mengajukan pertanyaan kepada peserta didik, dengan meminta pendapat tentang cara mengajar, suasana pembelajaran,pemahaman pembelajaran ataupun meminta kritik dan saran kepada peserta didik terhadap pembelajaran dan dirinya. Halini dapat dilakukan menjelang pembelajaran berakhir sehingga tidak menggangupembelajaran. Lalukan pembelajaran mandiri untuk menambah wawasan tentang komunikasi perkantoran. Lakukan kegiatan berikut : REMIDIAL Bentuk kelompok 2 orang per kelompok, lalu lakukanlah diskusi tentang komunikasi dengan pelanggan dalam bahasa inggris beserta terjemahannya. Praktekkan dengan membuat sebuah video dan kumpulkan video tersebut ke goggle drive. 1. REFLEKSI GURU DAN SISWA 1. 25

Refleksi Siswa Agar pembelajaran di kelas tidak membosankan dan terkesan menyenangkan. Peserta didik diajak untuk merefleksikan dirinya sejenak. Peserta didik mengisi V danX terkait susana hati pada pembelajaran dan penyampaian materi hari ini. 2. 26

BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA MENGIDENTIFIKASI KOMUNIKASI DALAM KANTOR A. Pengertian Komunikasi Perkantoran Istilah komunikasi sudah sering kita dengarkan di kehidupan sehari – hari, karena istilah ini berkaitan erat dengan bahasa dan makna dari eksistensi manusia sebagai makhluk sosial dan hidup bermasyarakat. Komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses pertukaran informasi, gagasan, pikiran, perasaan atau pesan antara dua orang atau lebih. Hal tersebut merupakan elemen terpenting dalam interaksi sosial dan memungkinkan manusia untuk berbagi pemahaman, menyampaikan ide, mengekspresikan emosi dan berkoordinasi dalam berbagai konteks. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), secara etimologi komunikasi adalah salah satu suku kata dari bahasa inggris “communication” yang berasal dari bahasa latin Yunani yaitu “communicare” yang artinya “menyampaikan”. Maksud dari “menyampaikan” yaitu proses menyampaikan makna atau pesan dari seseorang ke orang lain atau kelompok ke kelompok lainnya dengan melalui tanda, simbol, atau bahasa lainnya dalam berkomunikasi. Menurut Effendi istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris yaitu “communication” yang berasal dari kata Latin “communication” dan bersumber dari kata “communis” yang berarti “sama”. Sama disini maksudnya adalah “satu makna”. Jadi, jika dua orang terlibat dalam komunikasi maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dikomunikasikan, baik dari si penerima maupun si pengirim sepaham dari suatu pesan tertentu (Effendy, 2002: 9). Sedangkan secara etimologis istilah Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis. 27

Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit imerupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha. Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Dari penjelasan-penjelasan di atas tersebut, jadi komunikasi kantor merupakan suatu proses pertukaran informasi, gagasan, pikiran, perasaan atau pesan antara dua orang atau lebih dalam untuk menyelenggarakan kegiatan kantor yang meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Komunikasi kantor juga dapat di definisikan sebagai proses komunikasi yang terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut. Menurut Chegg India, 2021, Komunikasi kantor adalah proses berbagi pengetahuan dan gagasan antara satu orang atau kelompok dengan orang atau kelompok lain dalam suatu organisasi baik secara verbal maupun nonverbal. Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut. Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja. Esensi dari konsep “komunikasi perkantoran” dalam bahasa Inggris tidak selalu diistilahkan dengan “office communication”, namun juga banyak menggunakan istilah “workplace communication” atau “communication in the workplace”. Secara esensial, konsep ini juga banyak mengambil penjelasan dari konsep komunikasi organisasi (organizational communication) dan komunikasi bisnis (business communication). Semua konsep atau istilah tersebut memiliki irisan yang kuat, meskipun secara ontologi memiliki sedikit perbedaan. 28

Jika istilah office communication dipersamakan secara penuh dengan istilah workplace communication, masalahnya adalah bahwa istilah kantor atau office tidak sepenuhnya bermakna fisik dan statis. Istilah kantor tidak selalu bermakna tempat, melainkan juga fungsi dan bersifat dinamis. Jadi, seharusnya konsep komunikasi perkantoran lebih luas dari konsep komunikasi di tempat kerja (workplace). Namun, tidak berarti pula bahwa konsep komunikasi di tempat kerja berbeda dengan konsep komunikasi perkantoran. Komunikasi di tempat kerja tetap merupakan bagian dari komunikasi perkantoran. Dapat pula dikatakan bahwa komunikasi di tempat kerja adalah makna sempit dari konsep komunikasi perkantoran. Adapun ruang lingkup komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu (Gie, 2007): Komunikasi kedalam (Internal Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor, misalnya pimpinan dengan bawahannya atau karyawan yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi ini mencakup komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi keluar (External Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan oleh pihak kantor dengan pihak luar kantor. 1. 2. Setiap kantor harus menyediakan sarana komunikasi dengan mempertimbangkan 7 faktor, yakni: Kecepatan: seberapa urgen komunikasi tersebut? Keakuratan: apakah informasi dapat diterima secara akurat? Keamanan: apakah ada resiko kehilangan komunikasi? Kerahasiaan: apakah akan menjadi masalah apabila ada orang lain yang tahu? Warkat: apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis ataukah cukup hanya dengan lisan? Kesan: apakah komunikasi diharapkan mendapatkan kesan baik dari penerima? Biaya: berapa besar biaya untuk menyediakan sarana komunikasi? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 29

Who : Siapa yang melakukan komunikasi ? Komunikator (communicator, sender, source) adalah orang yang menyampaikan atau mengirimkan pesan atau informasi. Komunikator adalah seorang atau organisasi/Lembaga yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau memutuskan untuk berkomunikasi dengan menyampaikan informasi, gagasan, sikap dan perasaannya kepada orang lain. semua peristiwa dalam komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antarmanusia , sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau Lembaga. What : Pesan (message, content, information) adalah pernyataan yang didukung oleh lambang, bahasa, gambar dan sebagainya yang sudah diolah menggunakan kata – kata yang dapat dipahami oleh komunikan. Pesan yang dimaksud dalam komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan carat atap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Which : Media (channel, media) adalah sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya, maka diperlukan media sebagai penyampai pesan. Media ini merupakan alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. B. Komponen atau Unsur Komunikasi Kantor Ada beberapa unsur pokok yang dapat mendukung proses keberhasilan seseorang dalam berkomunikasi di dalam kantor. Dimana komunikasi merupakan satu kesatuan utuh dan bulat yang tidak dapat dipisahkan dari unsur – unsur yang satu dengan unsur – unsur yang lain. Unsur komunikasi ini menyangkup 5W +1H. Paradigma Lasswell mengemukakan bahwa komunikasi dapat meliputi lima unsur sebagai berikut (Mubarok dan Made Dwi Adnjani.2014:20-27): 1. 2. 3. 30

Ada beberapa pakar psikologi yang memandang bahwa dalam komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia seperti mata dan telingga. Pesan – pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam Tindakan. Akan tetapi media yang dimaksud dalam buku ajar ini , ialah media yang dapat digolongkan menjadi 4 macam, yakni : media antarpribadi, untuk hubungan perorang (antarpribadi) media yang tepat digunakan ialah kurir/uturan, surat dan telepon. Media kelompok biasanya melibatkan khalayak 15 orang, yang menggunakan media kelompok berupa rapat, seminar, dan koferensi. Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Seminar adalah pertemuan kelompok dimana suatu topik dibahas dan ditemukan solusi dari topik atau masalah yang relevan dengan mempresentasikan solusi dari masalah yang dibahas dan menjelaskannya oleh seorang mentor yang ahli di bidangnya. Conference ataupun konferensi adalah sesuatu pertemuan yang diselenggarakan, paling utama mengenai bentuk- bentuk tata, adat ataupun kebiasaan yang bersumber pada mufakat umum, 2 perjanjian antara negara- negara para penguasa pemerintah ataupun perjanjian internasional mengenai topik tawanan perang serta sebagainya. 31

Whom : Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient) adalah orang yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan komunikator. Komunikan merupakan pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber yang bisa terdiri dari satu orang atau lebih, dan bisa berbentuk kelompok, partai atau negara. Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan atau saluran. With what effect : Respon / Efek (effect, impact, influencer) adalah dampak sebagai pengaruh dari pesan. Efek ini juga bisa dimaknai dengan respons terhadap pesan yang diterima dari komunikator. Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan untuk penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dna tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap dan Tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan. Suranto, Aw. (2018) juga menyebutkan unsur – unsur komunikasi terdapat 6 unsur, seperti yang terdapat pada gambar dibawah. 4. 5. Komunikasi komunikan pesan media media umpan balik noise sumber : suranto, aw 32

Gambar diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi memiliki 6 unsur diantaranya yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, umpan balik dan noise. Untuk noise sendiri yaitu merupakan gangguan komunikasi yang tidak direncanakan baik itu gangguan yang bersifat teknis maupun semantis. Adanya gangguan komunikasi ini dapat menyebabkan penurunan efektivitas proses komunikasi. Dari penjabaran unsur – unsur komunikasi diatas dapat disimpulkan bahwa dalam proses komunikasi tidak selalu terdapat 5 atau 6 unsur yang muncul secara sekaligus. Namun ada prasyarat minimal agar komunikasi dapat terlaksana dan biasanya sekurang – kurangnya melibatkan tiga komponen atau unsur saja diantaranya yaitu komunikator, pesan dan komunikan. Jika 3 komponen atau unsur tersebut sudah ada, maka komunikasi dapat terlaksana. Mengapa demikian ? karena sudah ada komunikator sebagai pengirim pesan dan komunikan sebagai penerima pesan. C. Manfaat Komunikasi Kantor Menurut Kapur (2020) menyebutkan beberapa manfaat dari keterampilan komunikasi di kantor: Peningkatan Produktivitas Untuk mengarah pada peningkatan produktivitas, setiap pegawai kantor perlu meningkatkan komunikasi yang efektif dengan pegawai lainnya, termasuk atasan, bawahan, rekan kerja dan individu; serta komunikasi di luar kantor seperti dengan pelanggan, distributor, dll. Ketika mereka fokus pada peningkatan keterampilan komunikasi, maka produktivitas dapat ditingkatkan. Peningkatan Semangat Kerja Pegawai Semangat kerja pegawai memberikan gambaran keseluruhan pandangan, sikap, kepuasan dan kepercayaan diri mereka. Untuk melaksanakan tugas pekerjaan seseorang dengan baik dan menghasilkan hasil yang diinginkan, pegawai perlu membentuk pandangan yang konstruktif, sikap ramah, menimbulkan kepuasan dan mengembangkan tingkat kepercayaan. 1. 2. 33

Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi Untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang tepat dan mencapai tujuan yang diinginkan, sangat penting bagi semua pegawai kantor untuk merasakan kepuasan kerja. Ketika mereka membangun keterampilan komunikasi yang efektif dengan pegawai lain, mereka akan merasa puas dengan pekerjaan mereka. Mengurangi Tingkat Perputaran Karyawan (Turn over) Perputaran karyawan adalah sesuatu yang hampir rutin dialami setiap organisasi/kantor. Ketika pegawai yang kompeten pergi (resign), hal tersebut tidak menguntungkan bagi perusahaan. Jika para pegawai berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang tepat, salah satu manfaatnya adalah tingkat turnover berkurang. Meningkatkan Kepercayaan Pegawai Kepada Manajemen Ketika antar pegawai berkomunikasi satu sama lain, mereka perlu menunjukkan keramahan, memberikan informasi faktual dan benar, dan menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Ketika supervisor, manajer, dan atasan menerapkan sifat-sifat ini, saat berkomunikasi dengan bawahan, mereka dapat mengembangkan kepercayaan yang meningkat dalam manajemen. Kerja Sama Tim yang Lebih Kuat Ketika para pegawai mengerjakan proyek, tugas, atau melakukan tugas pekerjaan lainnya, mereka bekerja dalam tim maupun secara individu. Tim terdiri dari dua orang atau lebih. Ketika individu bekerja dalam tim, sangat penting bagi mereka untuk berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang efisien. Melalui komunikasi yang efektif, kerja tim yang lebih kuat dapat terbangun. 3. 4. 5. 6. Melalui komunikasi yang efektif, pegawai dapat menambah pengetahuan dan pemahaman mereka tentang cara-cara yang cocok dan bermanfaat untuk mengarah pada peningkatan semangat kerja. 34

Peningkatan Pengetahuan Untuk melaksanakan tugas pekerjaan seseorang dengan cara yang tepat, sangat penting bagi setiap pegawai untuk menambah pengetahuan mereka. Peningkatan pengetahuan diperlukan dalam beberapa hal, misalnya penggunaan teknologi, bahan, alat dan perlengkapan, serta mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal kantor. Melalui komunikasi yang efektif dengan semua pegawai di tempat kerja, mereka dapat menambah pengetahuan mereka dalam berbagai hal. Penguatan Partisipasi Pegawai Setiap pegawai perlu berpartisipasi aktif dalam berbagai tugas dan kegiatan di kantor. Terlepas dari pelaksanaan tugas pekerjaan, mereka juga perlu diberi kesempatan untuk mengekspresikan ide dan perspektif mereka. Ketika pegawai mengembangkan keterampilan komunikasi mereka dan diberikan kesempatan untuk berkomunikasi secara bebas, mereka akan dapat berkontribusi secara efektif dalam penguatan partisipasi pegawai. Pengembangan Budaya Organisasi yang Lebih Kuat Budaya organisasi mengacu pada sistem asumsi, nilai, dan keyakinan bersama. Budaya organisasi didasarkan pada sikap, simbol, norma, nilai, keyakinan, prinsip, dan standar bersama yang memandu perilaku pegawai. Ketika pegawai dapat berkomunikasi satu sama lain secara efektif, mereka akan mampu mengembangkan budaya organisasi yang lebih kuat. Pembentukan Lingkungan Kerja yang Ramah Ketika para pegawai membangkitkan kesadaran tentang fakta bahwa mereka perlu berkomunikasi dengan baik dan membentuk istilah dan hubungan yang ramah dengan pegawai lain, mereka dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah. Keterampilan komunikasi yang efektif sangat berkontribusi signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah. 7. 8. 9. 10. 35

Proses komunikasi ialah bagaimana seorang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada Bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya. Komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak – gerik badan dan menunjukkan sikap tertentu seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi nonverbal. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya. Proses komunikasi, sudah banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi ini dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui identifikasi langkah – langkah sebagaimana pada Gambar berikut ini (Suranto Aw. 2018). Oleh karena itu, komunikasi perkantoran sebaiknya dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: Menghargai semua individu dan memperlakukan mereka dengan hormat, sopan, dan sensitif. Mengenali perbedaan budaya. Berkomunikasi dengan cara mengembangkan dan memelihara hubungan positif. Menggunakan strategi efektif untuk mengatasi hambatan komunikasi. 1. 2. 3. 4. D. Proses Komunikasi Kantor Langkah 1 Keinginan berkomunikasi Langkah 2 Encoding oleh komunikator Langkah 3 Pengiriman pesan Langkah 4 Penerimaan pesan Langkah 5 Decoding oleh komunikan Langkah 6 Umpan Balik sumber : suranto, aw 36

Maksud dari gambar tersebut yaitu, sebagai berikut : Keinginan berkomunikasi biasanya merujuk pada dorongan atau motivasi seseorang (komunikator) untuk berinteraksi dengan orang lain dan berbagi informasi, gagasan, perasaan atau pesan dengan mereka. Hal ini merupakan aspek fundamental dari kehidupan sosial manusia dan merupakan bagian penting dari hubungan interpersonal dan interaksi dalam masyarakat. Komunikator dapat mengidentifikasikan gagasan yang akan dikomunikasikan serta menargetkan sasaran yang akan dituju. Encoding oleh Komunikator. Encoding merupakan proses dimana komunikator (pengirim pesan) mengubah gagasan, informasi, atau pesan yang ingin disampaikan ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Encoding juga dapat diartikan sebagai tindakan untuk memformulasikan isi pikiran atau gagasan ke dalam simbol-simbol, kata – kata, kalimat, isyarat dan sebagainya sehingga komunikator merasa yakin dengan isi pesan yang disusun dan cara penyampaiannya. Dengan melakukan proses Encoding ini, komunikator dapat memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan jelas dan dengan sedikit kemungkinan disalahartikan oleh penerima. Hal ini merupakan langkah kedua dalam proses komunikasi untuk memastikan bahwa informasi dan pesan yang ingin disampaikan dapat sampai ke audiens dengan tepat dan efisien. Pengiriman pesan adalah tahap ketiga dalam proses komunikasi menurut (Suranto Aw. 2018). Pada tahap pengiriman pesan melibatkan komunikator (pengirim pesan) dengan menyampaikan pesan yang sudah dienkripsi kepada penerima melalui saluran komunikasi yang dipilih. Untuk mengirim pesan kepada orang yang dikehendaki, komunikator harus memilih saluran komunikasi, seperti telepon, SMS, email, surat ataupun secara tatap muka. Pemilihan saluran tersebut bergantung pada karakteristik pesan, lokasi penerima, media yang tersedia, kebutuhan tentang kecepatan penyampaian pesan dan karakteristik komunikan. 1. 2. 3. 37

Penerimaan pesan. Pada tahap penerimaan pesan, pesan yang dikirim oleh komunikator telah diterima oleh komunikan. Pada tahap ini, komunikan telah mengalami terpaan stimuli inderawi. Dimana dapat diartikan, komunikan telah menangkap pesan atau data mentah dari komunikator. Dikatakan mentah, karena pesan yang diterima komunikan sama dengan yang dikirim oleh komunikator. Pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator dapat ditangkap melalui pendengaran, penglihatan dan perasaan. Tahap ini merupakan tahap penting dalam proses komunikasi, karena berhasil atau tidaknya pesan sampai dengan baik dan dimengerti oleh penerima bergantung pada bagaimana pesan itu di interpretasi. Ketika penerima menerima pesan dengan benar dan sesuai dengan maksud komunikator, maka tujuan komunikasi dapat tercapai dengan baik. Namun, jika ada ketidakjelasan atau kesalahpahaman dalam penerimaan pesan, bisa menyebabkan berbagai masalah dalam komunikasi yang berkelanjutan. Oleh karena itu, tahap penerimaan pesan yang efektif adalah kunci untuk menciptakan komunikasi yang sukses dan saling memahami. Decoding oleh komunikan. Decoding merupakan suatu proses dimana komunikan mencoba untuk menguraikan dan memahami pesan yang telah dikirimkan oleh komunikator. Tahap Decoding terjadi setelah pesan dienkripsi atau diubah ke dalam bentuk bahasa atau simbol – simbol yang dapat dimengerti oleh penerima melalui proses pengkodean. Decoding juga dapat diartikan sebagai kegiatan internal dalam diri komunikan. Dengan melalui indra, komunikan akan mendapatkan macam – macam data dalam bentuk “mentah”, yang berupa kata – kata dan simbol – simbol yang harus diubah ke dalam pengalaman – pengalaman yang mengandung makna. Dengan demikian, decoding merupakan proses memahami, menginterpretasi, mempersepsi dan menafsirkan pesan. Decoding penting untuk memastikan bahwa pesan dapat dipahami dengan baik oleh penerima dan bahwa makna yang ingin disampaikan oleh komunikator dapat sampai dengan benar. 4. 5. 38

Umpan balik merupakan respons atau tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan kepada komunikator setelah mereka menerima dan menguraikan pesan yang telah dikirimkan. Umpan balik ini berfungsi sebagai mekanisme penting dalam proses komunikasi yang memungkinkan komunikator untuk memahami sejauh mana pesan mereka telah dipahami dan apakah tujuan komunikasi telah tercapai. Setelah menerima pesan dan memahaminya, komunikan memberikan respons atau umpan balik. Dengan umpan balik ini, seorang komunikator dapat mengevaluasi efektivitas komunikasi. Umpan balik ini biasanya juga merupakan awal dimulainya suatu siklus proses komunikasi baru sehingga proses komunikasi dapat berlangsung secara berkelanjutan. Setelah umpan balik ini disampaikan kepada komunikator, maka komunikator akan menyampaikan tanggapan. Jadi, komunikasi yang terjadi secara berkelanjutan dan bersifat siklus. Umpan balik yang diberikan oleh komunikan, akan menjadi bahan bagi komunikator untuk merancang pesan berikutnya. Proses komunikasi ini akan terus berlangsung secara interaktif timbal balik sehingga komunikator dan komunikan dapat saling berbagi peran. 6. Menurut Hartati, K. (2013) proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap. Sebagai berikut: Proses komunikasi secara primer Merupakan proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan sebagainya yang secara langsung, dapat menerjemahkan pikiran atau perasaan komunikator kepada komunikan. Media primer atau lambing yang paling banyak digunakan dalam komunikasi adalah bahasa. Hal ini dikarenakan, bahasalah yang mampu menerjemahkan pikiran seseorang kepada orang lain. Proses komunikasi secara sekunder Merupakan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. 1. 2. 39

Seorang komunikator akan menggunakan media kedua untuk melancarkan komunikasi karena komunikasi sebagai sasarannya yang berada di tempat yang relatif jauh dan komunikan yang banyak. Seperti menggunakan surat, telepon, majalah, radio, televisi, film dan masih banyak lagi media kedua yang dapat digunakan untuk berkomunikasi. Shirley Taylor (1999: 6) menggambarkan langkah – langkah kunci dalam proses komunikasi sebagai sebuah siklus. Dikatakan siklus, karena proses transaksi pesan yaitu proses pengiriman dan penerimaan pesan senantiasa berlangsung bersambungan, berulang, ulang dan berkelanjutan. Shirley Taylor juga berpendapat proses komunikasi seseorang dimulai dari pengirim (sender) dengan mengonsep pesan yang ingin disampaikan kepada seorang penerima (recipient). Seperti yang tertera dalam gambar berikut : Sender Recipient 1 Conceive the message 2 Encode the message 3 Select appropriate channel 4 Decode the message 5 interpret the message 6 Feedback sumber : shirley Toylor, 1999 Gambar diatas mengartikan bahwa proses komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi. Proses pengiriman informasi ini dimulai dari aktivitas mengonsep informasi, memformulasikan menjadi pesan yang mewakili isi gagasan pengirim serta sesuai dengan keadaan penerima dan memilih media yang tepat. Proses penerimaan informasi diawali dengan penerimaan pesan, interpretasi pesan kemudian memberikan umpan balik. Umpan balik (feedback) inilah yang diterima oleh si pengirim dan hal ini menjadi stimulus untuk proses transaksi pesan secara berkelanjutan. 40

Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom dalam buku Effective Public Relations, dijelaskan bahwa komunikasi dapat berlangsung secara efektif dengan adanya tujuh faktor komunikasi, yaitu : E. Faktor – faktor komunikasi Kantor Kepercayaan (Credibility) Perhubungan/Pertalian (Context) Kepuasan (Content) Kejelasan (Clarity) Kesinabungan dan konsistensi (Continuity and consistency) Kemampuan pihak penerima berita (Capability of Audience) Saluran pengiriman berita (Channels of distribution) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Selain itu, dalam kegiatan komunikasi ada faktor – faktor yang dapat menunjang keberhasilan proses komunikasi, namun ada juga faktor – faktor yang menghambat keberhasilan proses komunikasi, yaitu : 1. Faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikasi Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dilihat dari sudut komunikator a. 1) Kecakapan komunikator Seorang komunikator harus dapat menguasai cara – cara untuk menyampaikan ide/gagasan/pikiran baik secara lisan atau tertulis, pandai memilih lambang – lambang komunikasi yang akan digunakan, cakap dalam membangkitkan minat dan mampu menarik perhatian komunikan. 2) Sikap komunikator Seorang komunikator dalam menyampaikan informasi harus tegas, terbuka, simpatik, dan rendah hati untuk membangkitkan kepercayaan diri dari komunikan. 3) Pengetahuan komunikator Seorang komunikator mempunyai wawasan atau pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menyampaikan ide/gagasan/pikirannya kepada komunikan. 41

4) Keadaan fisik komunikator Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap, dan mantab dalam menyampaikan informasi akan lebih mudah dipahami oleh komunikan. 5) Sistem Sosial Seorang komunikator harus mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi masyarakat dimanapun dia berbicara. Dengan demikian, komunikator akan mampu memahami dengan siapa dia berbicara dan bagaimana kebiasaannya. Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dilihat dari sudut komunikan b. 1) Kecakapan komunikan Seorang komjunikan harus mempunyai kecakapan dalam mendengarkan, memahami dan menanggapi pembicaraan agar tujuan komunikasi dapat dicapai. 2) Sikap komunikan Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian dan simpatik dalam mendengarkan informasi dari komunikator. 3) Pengetahuan komunikan Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator. 4) Keadaan fisik komunikan Keadaan fisik komunikan juga mempengaruhi kelancaran dalam penerimaan informasi, seperti kondisi pendengaran, penglihatan atau indra lainnya. 5) Sistem sosial Komunikan harus memahami dengan siapa dia berbicara (pimpinan, rekan kerja, atau orang lainnya), memahami materi apa yang dibicarakan, serta mampu menyesuaikan diri dengan komunikator. 2. Faktor – faktor penghambat keberhasilan komunikasi a. Kurang cakap Komunikator yang kurang cakap dalam menyampaikan pesan, atau komunikan yang kurang cakap dalam mendengarkan pesan yang disampaikan oleh komunikator 42

akan menghambat proses komunikasi. Cara mengatasinya adalah seorang komunikator harus banyak belajar dan berlatih untuk berbicara serta menulis, baik secara teori maupun praktik. Seorang komunikan juga harus belajar mendengarkan dan memahami apa yang disampaikna oleh komunikator. b. Sikap yang kurang tepat Sikap komunikator dan komunikan yang kurang baik, seperti meremehkan dan kurang memperhatikan lawan bicara, simpatik, akan menghambat proses komunikasi. Cara mengatasinya adalah antara komunikator dan komunikan harus dapat terjalin sikap yang kooperatif, simpatik, dan penuh perhatian sehingga tujuan proses komunikasi dapat tercapai. c. Kurang pengetahuan Komunikator yang kurang memiliki pengetahuan dalam menyampaikan pesan akan terlihat tidak menguasai materi pembicaraan. Begitu pula komunikan yang kurang memiliki pengetahuan akan sulit menetima informasi dari komunikator, sehingga akan menghambt proses komunikasi. Cara mengatasinya adalah komunikator dalam menyampaikan informasi harus disesuaikan dengan pengetahuan komunikan, sehingga komunikan mengerti apa yang disampaikan oleh komunikator. d. Kurang memahami sistem sosial Komunikator dan komunikan yang kurang memahami sistem sosial, baik secara formal maupun informal dapat menghambat proses komunikasi. Untuk mengatasinya, kedua belah pihak harus memahami kebiasaan lawan bicara dan menyesuaikan diri. e. Prasangka yang tidak beralasan Komunikator yang bersikap curiga kepada komunikan atau sebaliknya, akan menghambat kelancaran proses komunikasi. Cara mengatasinya adalah tumbuhkan sikap percaya antara komunikator dengan komunikan. 43

f. Kesalahan Bahasa/semantik Penggunaan bahasa yang memiliki arti ganda akan menimbulkan penafsiran yang berbeda antara komunikator dan komunikan, sehingga terjadi kesalahpahaman yang dapat menghambat proses komunikasi. Cara mengatasinya adalah dengan menggunakan istilah bahasa yang tidak memiliki arti ganda. g. Jarang fisik Komunikator dan komunikan yang terpisahkan oleh jarak yang berjauhan, misalnya antarkota, antarnegara, akan mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar dan efisien. Cara mengatasinya, yaitu dengan menggunakan media komunikasi seperti telepon, faximile, atau e-mail. h. Indra yang rusak Komunikator atau komunikan yang memiliki indra tidak sehat dapat menghambat proses komunikasi. i. Verbalistis Komunikasi yang hanya berupa kata – kata saja akan sangat membosankan dan dapat mengaburkan isi serta tujuan komunikasi. Cara mengatasinya adalah dengan menggunakan alat peraga seperti chart/bagan/gambar, atau media LCD Proyektor. j. Komunikasi satu arah Komunikator yang berbicara terus dari awal sampai akhir dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada komunikan, tidak akan tau apakah tujuan komunikasi sudah tercapai atau belum. Cara mengatasinya adalah dengan melibatkan komunikan dalam proses komunikasi sehingga terjadi timbal balik dalam proses komunikasi. k. Latar belakang Latar belakang yang berbeda antara komunikator dengan komunikan, baik dari segi Pendidikan, status sosial, hobi atau lainnya yang mengakibatkan komunikasi tidak lancar. 44

Dalam komunikasi terdapat bentuk – bentuk komunikasi yang harus diketahui. Menurut Effendy, bentuk – bentuk komunikasi dirangkum ke dalam tiga jenis diantaranya yaitu komunikasi pribadi, komunikasi kelompok dan komunikasi massa. F. Bentuk – bentuk Komunikasi Komunikasi pribadi, terdiri dari dua jenis, yang pertama komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication). Komunikasi intrapribadi merupakan komunikasi yang berlangsung dalam diri seorang individu. Dimana individu tersebut yang nantinya akan berperan sebagai komunikator maupun sebagai komunikan. Jadi dia akan berbicara dengan dirinya sendiri, hal ini terjadi karena seseorang tersebut cenderung menginterpretasikan sebuah objek yang diamatinya dan memikirkannya Kembali, sehingga komunikasi dapat terjadi dalam dirinya sendiri. Komunikasi intrapribadi ini harus dihindari jika objek yang dipikirkan mengarah ke hal – hal yang negatif dan menumpuk di kepala, karena jika seseorang banyak memikirkan hal – hal tanpa adanya komunikasi dengan orang lain akan membuat seseorang menjadi overthinking. Kedua yaitu komunikasi antarpribadi (interpersonal communication), dimana komunikasi ini akan berlangsung secara dialogis antara dua orang atau lebih. Dalam komunikasi antarpribadi ini, pesan akan disampaikan secara tatap muka atau melalui media komunikasi dengan melibatkan orang lain untuk berinteraksi secara langsung dengan melihat ekspresi wajah, mendengar nada suara dan menangkap bahasa tubuh satu sama lain. Komunikasi ini juga dapat memungkinkan terjalinnya ikatan emosional yang lebih kuat dengan diberikannya umpan balik (feedback) dari orang lain sehingga dapat meningkatkan pemahaman dan efektivitas komunikasi. 1. 2. Komunikasi kelompok Menurut Michael burgoon dan Michel Ruffner yang dikutip Sendjaya, menjelaskan komunikasi kelompok sebagai “The face to face interaction of three or more individuals, for a recognized purpose such as information sharing, self maintenance, or problem solving, such that the members are able to recall personal characteristics of the other members”. 45

Artinya (Komunikasi kelompok adalah komunikasi tatap muka yang dilakukan tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagai informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya dengan akurat). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa ada 4 elemen yang tercangkup dalam komunikasi kelompok, yaitu interaksi tatap muka, jumlah partisipan yang terlibat, maksud dan tujuan dan kemampuan anggota untuk menumbuhkan karakteristik pribadi orang lain. Komunikasi kelompok adalah bentuk komunikasi yang melibatkan beberapa individu atau anggota dalam satu kelompok. Dalam komunikasi kelompok, pesan akan disampaikan, diterima, dan diproses oleh beberapa orang secara bersamaan. Kelompok ini bisa terdiri dari beberapa anggota, seperti dalam rapat tim, diskusi kelompok, pertemuan keluarga, atau tim proyek di tempat kerja. Komunikasi kelompok dapat menjadi lebih kompleks daripada komunikasi antarpribadi karena melibatkan lebih banyak orang dengan beragam latar belakang, pandangan, dan kepribadian. Oleh karena itu, penting untuk memastikan saluran komunikasi yang efektif, memberikan kesempatan bagi semua anggota untuk berpartisipasi, serta memastikan pemahaman dan keterlibatan seluruh kelompok dalam proses komunikasi. 3. Komunikasi Massa Komunikasi massa adalah bentuk komunikasi yang mengirimkan pesan atau informasi kepada khalayak yang luas atau massal. Dalam komunikasi massa, pesan akan disampaikan melalui media massa yang mencakup televisi, radio, koran, majalah, situs web berita, dan platform media sosial. Tujuan utama dari komunikasi massa adalah untuk menyampaikan pesan, berbagi informasi, atau mempengaruhi pendapat dan perilaku khalayak yang sangat besar. Salah satu ciri khas dari komunikasi massa adalah bahwa pesan yang disampaikan bersifat satu arah, artinya, pesan dikirim dari penyedia konten ke khalayak tanpa adanya interaksi langsung antara keduanya. 46

Walaupun demikian, dalam era media sosial dan platform digital, komunikasi massa semakin mengizinkan interaksi dan umpan balik antara pembuat konten dan audiensnya. Menurut Sukoco, B. (2007) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, bentuk – bentuk komunikasi dibagi menjadi 2 yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 1. Komunikasi internal Komunikasi internal adalah bentuk komunikasi dengan pertukaran informasi, pesan, atau komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan antara anggota atau bagian-bagian internalnya. Komunikasi ini terjadi antara manajemen, karyawan, dan departemen yang berbeda untuk memastikan aliran informasi yang efektif dan efisien dalam lingkungan internal. Tujuan dari komunikasi internal ini sendiri adalah untuk memastikan bahwa seluruh anggota organisasi memahami misi, visi, tujuan, dan kebijakan perusahaan dengan baik. Komunikasi internal juga berperan dalam mengkoordinasikan kegiatan, memecahkan masalah, memberikan umpan balik, dan membangun hubungan kerja yang baik di dalam organisasi. Bentuk komunikasi internal dapat mencakup rapat tim, surel (email), memo, papan pengumuman, laporan internal, obrolan grup, atau intranet perusahaan. Komunikasi internal yang efektif membantu menciptakan lingkungan kerja yang transparan, kolaboratif, dan saling mendukung, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan kesuksesan organisasi. Nah, untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik, kita dapat menggunakan Jaringan Komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi formal : biasanya dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal atau komunikasi diagonal. Jaringan komunikasi formal ini berfungsi untuk memastikan informasi yang disampaikan dapat diterima dengan jelas, konsisten, dan sesuai dengan struktur organisasi. a. 47

Hal ini membantu dalam mengkoordinasikan tugas, mengambil keputusan dan memastikan setiap anggota organisasi memiliki akses ke informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya dengan baik. Jaringan komunikasi informal : biasanya terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai makhluk sosial. Komunikasi yang dilakukan juga tidak resmi atau tidak terstruktur. Namun, komunikasi informal ini dapat memiliki pengaruh yang signifikan dalam organisasi karena mampu mempengaruhi persepsi, sikap, keputusan karyawan. Terkadang juga dapat menyebabkan munculnya rumor, berita palsu atau persepsi yang salah. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memahami dan mengelola dengan bijaksana komunikasi informal untuk memastikan aliran informasi yang benar dan dapat membangun lingkungan kerja yang sehat. b. 2. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah bentuk komunikasi yang terjadi antara suatu organisasi atau perusahaan dengan pihak-pihak di luar organisasi. Pihak eksternal ini dapat mencakup pelanggan, mitra bisnis, investor, pemasok, media, pemerintah, masyarakat umum, atau pemangku kepentingan lainnya. Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk membangun hubungan yang positif dan efektif dengan para pihak eksternal, serta menyampaikan informasi yang relevan tentang organisasi atau perusahaan. Selain itu, Komunikasi eksternal juga bertujuan untuk mempromosikan citra yang baik, membangun kepercayaan, mendukung branding, menjalin kerjasama, dan mempengaruhi opini serta persepsi dari pihak eksternal terhadap organisasi. Misalnya, Komunikasi dengan pelanggan, Komunikasi dengan mitra bisnis, Komunikasi dengan media, Komunikasi dengan pemerintah, Komunikasi dengan pemangku kepentingan (stakeholders), korespondensi dan lain sebagainya. Komunikasi eksternal merupakan aspek penting dalam mengelola reputasi dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternalnya, sehingga harus dilakukan secara efektif dan transparansi. 48

Selain bentuk – bentuk komunikasi diatas, komunikasi juga dibagi menjadi beberapa bentuk – bentuk sebagai berikut : 1. Komunikasi menurut lawan bicara a. Komunikasi pribadi (satu lawan satu) Komunikasi pribadi, merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dan orang lain, seperti dua orang siswa yang sedang bercakap – cakap b. Komunikasi umum Komunikasi satu lawan banyak, merupakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang banyak (lebih dari satu), seperti seseorang yang sedang berpidato atau presentasi, guru yang sedang mengajar di kelas. Komunikasi banyak lawan Satu, adalah komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang, seperti tim jaksa/hakim/pembela dengan seorang terdakwa. Komunikasi banyak lawan banyak, adalah komunikasi yang dilakukan antar kelompok/organisasi, seperti partai politik yang sedang berkampanye di masyarakat. 1) 2) 3) 2. Komunikasi menurut jumlah Komunikasi perseorangan (pribadi), adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang lain. Komunikasi kelompok, adalah komunikasi yang terjadi antarkelompok orang yang sifatnya bertukar pikiran dalam memecahkan masalah untuk memperoleh tanggapan atau masukan. a. b. 3. Komunikasi menurut cara penyampaiannya Komunikasi verbal, adalah komunikasi yang dilakukan secara lisan. Komunikasi nonverbal, adalah komunikasi yang dilakukan secara tertulis, bisa menggunakan gerakan, warna atau lambang – lambang a. b. 4. Komunikasi menurut maksud a. Memberi perintah/instruksi b. Memberi nasihat c. Memberi saran d. Berpidato e. Mengajar atau memberi ceramah f. Bermusyawarah (rapat) g. Berunding h. Pertemuan i. Wawancara 49

e. Mengajar atau memberi ceramah f. Bermusyawarah (rapat) g. Berunding h. Pertemuan i. Wawancara 5. Komunikasi menurut jalur komunikasi Komunikasi langsung (tatap muka), adalah komunikasi yang disampaikan langsung melalui tatap muka (face to face) Komunikasi tidak langsung, adalah komunikasi yang disampaikan secara tidak langsung karena terpisahkan jarak, tempat dan waktu. a. b. 6. Komunikasi menurut ruang lingkup/luas komunikasi Komunikasi di dalam (internal), adalah komunikasi yang dilakukan di dalam organisasi. Seperti komunikasi antar pegawai, pimpinan dengan pegawai lainnya. Komunikasi di luar (eksternal), adalah komunikasi yang dilakukan di luar organisasi. Seperti kerjasama dengan perusahaan lain. a. b. 7. Komunikasi menurut kedinasan Komunikasi formal, adalah komunikasi yang terjadi antar anggota organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan tentukan. Baik dalam struktur organisasi maupun dalam ketentuan peraturan – peraturan. Seperti rapat pemegang saham di perusahaan. Ciri – ciri komunikasi formal, yaitu : a. Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu Ada prosedur yang dilakukan (tata cara) Ada hierarki tertentu (jenjang) Lebih banyak terwujud secara tertulis seperti surat menyurat 1) 2) 3) 4) .Komunikasi informal, alat komunikasi yang terjadi antaranggota organisasi atas dasar kehendak pribadi yang tidak berdasarkan atas ketentuan – ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan. b. 50