Helen Angga Septianti | Warda Indadihayati, M. Pd. BOOTH A-22 BUKU SAKU | Digital BOOTH A-20 Helen Angga Septianti Warda Indadihayati, M. Pd. BOOTH A-22 BOOTH A-20 Pelayanan Jasa Wedding organizer melalui Wedding Expo Promosi Strategi
Helen Angga Septianti Warda Indadihayati, M. Pd. Strategi Promosi Wedding Organizer melalui Wedding Expo Pelayanan Jasa UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA i
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA Strategi Promosi Wedding Organizer melalui Wedding Expo Pelayanan Jasa Helen Angga Septianti Warda Indadihayati, M. Pd. Oleh : ii
Terima kasih Syukur alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan kesempatan yang tak ternilai harganya kepada penulis untuk menyelesaikan buku saku dalam berbasis ebook ini. Penulisan buku saku digital ini didorong oleh suatu permasalahan yang terjadi dilapangan bahwasannya masih banyak wedding organizer yang kurang optimal dalam melaksanakan strategi promosi pada saat mengikuti kegiatan wedding expo. Oleh karena intu penulis merasa terpanggil untuk menghadirkan buku saku digitalyang berjudul " strategi promosi pelayanan jasa wedding organizer melalui wedding expo " sebagai bahan referensi wedding organizer dalam membantu melaksanakan kegiatan promosinya. Penulisan buku saku digital ini dilengkapi dengan konsep strategi promosi yang belum dimuat dalam tulisan atau produk acuan sebelumnya. Namun penulis menyadari masih banyak kekurangan baik dari segi substansi, penyajian, maupun aktualitasnya. Oleh karena itu kritik dan saran perbaikan dari pembaca dalam rangka perbaikan buku ini dimasa yang akan datang sangat penulis harapkan. iii
Atas kritik dan saran perbaikan tersebut penulis sampaikan terima kasih yang tiada terhingga. Semoga hasil perbaikan itu dapat melengkapi khasanah ilmu pengetahuan yang lebih komprehensif. Namun demikian, segala kesalahan yang ada tetap menjadi tanggung jawab penulis. Atas segala bantuan dan pengertian berbagai pihak di atas, penulis sampaikan terima kasih. Semoga buku saku digital ini dapat bermanfaat untuk wedding organizer. Yogyakarta, 26 maret 2023 Tim Penyusun iv
Kata Pengantar Maraknya persaingan di era muda ini, membuat para pelaku usaha bertindak praktis dan ekonomis agar dapat menguasai pasar, termasuk pelau usaha wedding organizer, disamping kemapanan finansial sangat berkembang pesat serta tingginya kesibukan dari masyarakat muda hingga tumbuhlah ketiadaan serta kekurangan waktu dalam mengurus sebuah acara keluarga membuat wedding organizer semakin dibutuhkan. Disamping usaha bisnis wedding organizer yang menjanjikan, tidak sedikit pula pelaku usaha wedding organizer yang gulung tikar, hal ini terjadi bisa jadi karena dana yang kurang memadai, kurang optimalnya strtagei promosi yang dijalankan, maupun kurangna pengetahuan mengenai seluk beluk wedding organizer, sehingga tidak mampu bersaing dalam dunia bisnis. Seseorang memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk memahami dunia bisnis wedding organizer, sembari mempelajari juga perlunya pengalaman menjalankan bisnis wedding organizer. Wedding organizer ini tentu memerlukan pengetahuan sebagai bekal menjalankan roda usahanya. Buku saku digital ini menjabarkan strategi promosi pelayanan jasa wedding organizer melalui wedding expo. v
Strategi promosi wedding organizer didalam wedding expo sama saja dengan strategi promosi yang dijalankan wedding organizer sehari-hari, namun strategi promosi yang dijalankan didalam wedding expo lebih kompleks. Yogyakarta, 26 Maret 2023 vi Tim Penyusun
Daftar Isi Cover Identitas buku Ucapan Terimakasih Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Gambar Daftar Tabel Pendahuluan Tahapan strategi promosi wedding expo Pendaftaran wedding expo Strategi pendaftaran wedding expo Penataan booth A. Tips Penataan booth Strategi penataan booth Kualitas kinerja team A. Meningkatkan kinerja team B. Job deks team Strategi meningkatkan kinerja team…. Strategi Pembuatan jobdesk Anggaran dan pricelist A. Anggaran pokokwedding organizer Strategi anggaran pokok WO B. Anggaran wedding expo Strategi anggaran WO vii .........................................................................i ...........................................................ii ...............................................iii ........................................................v .................................................................vii .........................................................ix .............................................................xi ..............................................................1 .......…..….2 ......................................3 ................…5 ..............................….....................…6 ......................…..................6 ....................................9 ...............................................11 ...........…...................11 ....................................…..............11 ..............19 .........….......…......20 ...........................................21 ..….............21 ................….......23 .................…..............24 ...................................26
C. Pricelist.........................................................…..27 Strategi pembuatan pricelist........................….32 Strategi pembuatan daftar referensi vendor....36 Promosi di sosial media.........................................38 A. Promosi gratis...................................................38 Strategi promosi gratis di sosial media............39 B. Promosi berbayar.............................................42 Strategi Promosi berbayar di sosial media...….49 Pelayanan di booth..............................................…52 A. Pemberian leaflet dan brosur....................…..…52 Strategi pembuatan leaflet dan brosur........….54 B. Pembuatan katalog dan portololio...................59 Strategi pembuatan katalog............................60 C. Menciptakan suasana yang menarik.............…62 D. Menampilkan display gaun dan model.............63 Strategi menciptakan suasana dan display yang menarik.............................................................65 Glosarium...............................................................66 Daftar Pustaka........................................................68 viii
Daftar Gambar Gambar 1. Tata cara komunikasi melalui chat...............3 Gambar 2. Contoh chatting pendaftaran.................….4 Gambar 3. Contoh chat penawaran pendaftaran.....…4 Gambar 4. Contoh desain penataan booth...............…8 Gambar 5. Contoh rundown day 1 wedding expo.....…14 Gambar 6. Contoh rundown day 2 wedding expo....…14 Gambar 7. Contoh rundown day 3 wedding expo.......15 Gambar 8. Contoh perfoming wedding expo..............16 Gambar 9. Contoh perfoming wedding expo......…......17 Gambar 10. Owner dan model...................…................18 Gambar 11. Foto bersama setelah perfoming........…….15 Gambar 12. Contoh daftar referensi vendor.....…........37 Gambar 13. Contoh desain iklan story.............…..........41 Gambar 14. Step 1 cara iklan di instagram ads.....…...42 Gambar 15. Step 2 cara iklan di instagram ads.....…..42 Gambar 16. Step 3 cara iklan di instagram ads..........43 Gambar 17. Step 4 cara iklan di instagram ads....….…43 Gambar 18. Step 5 cara iklan di instagram ads..........44 Gambar 19. Step 6 cara iklan di instagram ads....….…45 Gambar 20. Step 7 cara iklan di instagram ads.........46 Gambar 21. Step 8 cara iklan di instagram ads......….47 Gambar 22. Step 9 cara ilan di instagram ads..........48 Gambar 23. Contoh desain leaflet...................…...…..54 Gambar 24. Contoh desain pricelist...............….........55 ix
Gambar 25. Contoh desain pricelist......................…..56 Gambar 26. Contoh desain pricelist...........................57 Gambar 27. Contoh desain katalog vendor...............60 Gambar 28. Contoh display gaun dan model............62 Gambar 29. Team dan model pada saat di booth.….63 x
Daftar Tabel Tabel 1. Jobdesk team wedding organizer..…...............13 Tabel 2. Cara menghitung biaya WO.....…...................21 Tabel 3. Biaya wedding organizer............…................22 Tabel 4. Contoh biaya wedding organizer.................22 Tabel 5. Cara menghitung biaya wedding expo..…....24 Tabel 6. Contoh biaya wedding expo.........................25 Tabel 7. Cara menghitung harga package..............….27 Tabel 8. Cara menghitung harga package......….….....27 Tabel 9. Contoh harga package low rate............…....28 Tabel 10. Cara menghitung paket medium rate...…....29 Tabel 11. Cara menghitung paket high rate........….......31 xi
Di era globalisasi ini, di Indonesia sangat dibanjiri dengan berbagai jenis usaha mulai dari usaha barang maupun jasa. Maraknya persaingan yang kompetitif membuat para pelaku usaha bertindak praktis dan ekonomis tujuannya untuk menguasai pangsa pasar, persaingan yang kompetitif juga dirasakan oleh pelaku jasa wedding organizer, wedding organizer muncul karena adanya peluang dalam kehidupan modern yang menginginkan efektivitas untuk mengatasi masalah masyarakat. Persaingan antar wedding organizer sebagian besar terletak pada kualitas jasa yang diberikan kepada konsumen, oleh karena itu wedding organizer harus memiliki cara yang efektif untuk menaikan bisnis mereka salah satunya dengan mengikuti pameran pernikahan. Mengikuti prameran pernikahan merupakan strategi yang efektif karena wedding organizer dapat berinteraksi langsung dengan klien, namun memerlukan biaya yang mahal serta harus memiliki strategi yang optimal, oleh sebab itu penulis tertarik melakukan penelitian mengenai pengembangan ebook yang berjudul “Strategi Promosi jasa Wedding Organizer melalui Wedding Expo ” . 1 Pendahuluan
2 Pelayanan di booth Tahapan Strategi promosi Pelayanan jasa Wedding organizer melalui Wedding expo Pendaftaran wedding expo Penataan booth Anggaran dan Pricelist Promosi di sosial media Kualitas Kinerja Team 1 2 3 4 5 6
Untuk mengikuti wedding expo wedding organizer perlu mencari informasi mengenai penyelenggaran wedding expo melalui social media maupun secara langsung. Setelah mendapatkan informasi mengenai pendaftaran wedding organizer dianjurkan untuk melakukan pendaftaran wedding expo melalui kontak yang disediakan. Berikut adalah tata cara menghubungi pihak event penyelenggara wedding expo : Gambar 1. Tata cara komunikasi melalui chat (Sumber : Helen Angga/Canva) Namun biasanya pihak event penyelenggara wedding expo akan menawarkan atau membuka pendafaran dengan mengirimkan pesan kepada vendor-vendor seputar wedding expo. 3 Pendaftaran Wedding Expo
4 Gambar 3. Contoh chatting penawaran Wedding Expo (Sumber: Helen Angga/Tangkapan Layar) Gambar 2. Contoh chatting pendaftaran Wedding Expo (Sumber: Helen Angga/Tangkapan Layar)
Mencari informasi mengenai pendaftaran wedding expo melalui sosial media. Hubungi vendor event yang terkait melalui contact person pada iklan yang disediakan. Tata cara chatting vendor penyelenggara wedding expo. Pilih waktu yang tepat dan wajar, agar terlihat lebih sopan dan mendapat respon yang baik. Jangan melakukan spam chat apabila belum mendapat balasan 5 Ucapkan salam identitas. Guanakan bahasa yang sopan agar membentuk kesan yang baik di mata yang bersangkutan. Perkenalkan diri. Menyampaikan maksud dan tujuan, tanpa banyak basa-basi. Menanyakan hal yang akan di tanyakan (menanyakan harga pendaftaran, denah booth, luas booth) . Salam penutup. a. b. c. d. e f. 1. 2. 3. 4. 5. (Sumber : Sari, 2020) S T RAT E G I P ENDAF TARAN W E D D IN G EXP O For Your Information
Booth Pameran merupakan media yang menjadi tempat melangsungkan promosi pada saat mengikuti wedding expo, dan bertujuan untuk memudahkan calon klien mendapatkan informasi mengenai produk, serta klien juga dapat memperoleh promo menarik di booth pameran ini, serta klien dapat melakukan dealing pada saat di booth. Oleh karena itu wedding organizer harus memilih booth yang standar, minimal 3 x 3 meter hal ini bertujuan untuk kenyamanan klien pada saat berkunjung di booth. Berikut adalah fasilitas atau kelengkapan yang wajib ada pada saat di booth : 6 Satu meja dan beberapa kursi lipat kecil. Meja dan kursi berfungsi untuk meletakan katalog, daftar harga, daftar vendor, harga pakcage yang disediakan untuk para calon pengantin dan untuk melakukan dealing. TV LED yang berfungsi untuk menampilkan simulasi wedding agar klien memiliki pandangan seputar acara wedding. Kipas, kipas perlu disediakan apabila acara wedding expo diselenggarakan diruangan terbuka atau outdoor. 1. 2. 3. Penataan Booth A. Tips Penataan Booth
Leaflet maupun brosur, dalam mengiktui wedding expo, wedding organizer wajib membuat leaflet atau brosur tujuannya untuk memberikan informasi singkat, dan memberikan referensi kepada calon pengantin. Pada brosur package baiknya disertakan dengan harga untuk mempermudah calon pengantin mencari referensi. Banner, banner memiliki fungsi untuk menambah dara tarik calon pengantin. Pembuatan banner harus menarik di sertai dengan promosi atau diskon yang sedang berlaku, tidak lupa menambahkan keunggulan produk. Dengan adanya bannner akan merasa penasaran dan terdorong untuk berkunjung ke booth. Air mineral dan snack, dengan memberikan air mineral maupun sedikit snack pengunjung akan merasa lebih dihargai. Katalog harga, buku tamu dan katalog gambar dari beberapa vendor, dengan melengkapi katalog yang berisi gambar dari beberapa vendor, contohnya gambar dekorasi pengantin, gambar venue, gambar makeup, gambar busana, calon pengantin akan merasa lebih puas karena memiliki gambaran untuk acara pernikahannya melalui katalog yang telah disediakan. 7 5. 6. 7. 8. Berikut adalah contoh booth untuk acara wedding expo :
8 Gambar 4. Contoh Desain Penataan booth (Sumber: Helen Angga/Room Planner)
For Your Information Bekerja sama dengan vendor dekorasi untuk menghemat budget. Sediakan kursi kecil lipat seperluanya saja. Tidak perlu menyediakan meja yang luas karena akan membuat booth terasa sempit. Tidak perlu mendisplay kursi untuk tamu hal tersebut akan membuat pengunjung merasa terbatas, dan membuat pengunjung antri, selain itu pengunjung bisa saja pergi karena tidak mendapatkan kursi untuk duduk Sediakan meja kecil yang berisi katalog, buku tamu, daftar harga, barcode yang berisi alamat kontak person, katalog online dari wedding expo. Sedikakan banner dengan kualitas yang baik, masukan barcode kedalam banner, barcode memuat informasi wedding organizer (daftar harga, daftar vendor, contact person, alamat wedding organizer, promo yang sedang berlaku dan portoflio) Pastikan nama wedding organizer, serta nama vendor-vendor yang terkait tercantum jelas pada booth. 9 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. S T RAT E G I P ENATAAN B O O TH
S T RAT E G I P ENATAAN B O O TH For Your Information Berikan sentuhan alam serta warna yang menarik, lebih sederhana, tidak banyak warna, tujuan menciptakan warna yang sederhana yaitu untuk membuat asosiasi merk atau brand secara jelas dan mudah di ingat oleh klien. Ciptakan pencahayaan yang mendukung untuk menciptakan suasana yang nyaman. Gunakan teks atau grafik yang jelas, menarik dan mudah dibaca oleh pengunjung. Pemilihan booth lebih baik tidak dekat dengan panggung utama karena kurang kondusif. Pilih booth yang jauh dari soundsystem karena akan mengganggu interaksi dengan klien. 10 8. 9. 10. 11. 12. (Sumber : Harijono, 2017).
Didalam perusahaan jasa pelayanan wedding organizer kinerja tim atau karyawan adalah sebuah hal vital dan krusial, semakin seseorang mengerti marketing akan membuat calon konsumen memiliki daya tarik pada pelayanan jasa yang ditawarkan, melayani konsumen dengan baik juga dapat menentukan citra wedding organizer. Kualitas Kinerja Team Untuk meningkatkan kinerja dan semangat tim pada saat melaksanakan kegiatan promosi perusahaan harus memenuhi hak dan kewajiban yang didapatkan oleh karyawan atau team, berikut adalah cara meningkatkankan kinerja tim : Memberikan gaji atau upah tepat waktu, dengan memberikan gaji tepat waktu dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih semangat. Memberikan bonus atau insentif sebagai sarana pemenuh kebutuhan dan dapat memotivasi karyawan untuk bekerja. misalnya ada karyawan atau team yang berhasil membuat klien melakukan dealing di booth maka akan diberikan uang tambahan diluar gaji mereka. 1. 2. B. Job desk Team A. Meningkatkan kinerja team Pembuatan job desk masing-masing dari team, tujuannya agar pada saat acara berlangsung, masing-masing team mengetahui apa saja yang 11
12 dilakukannya untuk mencapai target yang sudah di tentukan oleh pihak wedding organizer. Berikut adalah hal-hal yang dibahas didalam meeting dan contoh jobdesk diacara wedding expo : 1. 2. 3. 4. 5. Berikut adalah contoh jobdesk untuk team wedding organizer dalam acara wedding expo : Membahas job desk dan tugas masing-masing anggota team (Admin social media dan live, tim flyering, dan tim konsultan) Memeriksa booth dan kelengkapan fasilitas seperti pricelist, list vendor, portofolio, dan lain lain untuk dipresentasikan kepada klien. Pembahasan rundown acara wedding expo. Persiapan konsumsi atau snack. Pergantian jam isoma setiap anggota tim.
13 Tabel 1. Jobdesk team wedding organzier Melakukan live pada akun social media WO. Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales melalui online. Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback tren pembelian. Mengidentifikasi pasar baru serta mencarat dealing offline atau online dan mengirim salinan ke kantor penjualan. Up story dan feed pada akun social media Bekerja sebagai tim Jam isoma 12.30 Posisi: Team Live & admin social media Penempatan: Booth A-20 Tujuan umum: meningkatkan insight social media dan mempertahankan kepuasan pelanggan Tugas dan Kewajiban: Lingkup kewenangan: Tanggung jawab kepada target individu dan tim Informasi lainnya: DEVINA AYU
14 Gambar 5. Contoh Rundown Day I Wedding Expo (Sumber:Helen Angga/Canva) Gambar 6. Contoh Rundown Day 2 Wedding Expo (Sumber:Helen Angga/Canva)
Wedding organizer harus mengikuti kegiatan atau susunan acara yang sudah ditentukan, seperti live makeup atau demo makeup di booth pada model, yang nantinya pengunjung dapat menyaksikan dan melihat langsung detail makeup dari wedding organizer, selain itu wedding organizer juga melaksanakan perfoming diatas panggung, menggunakan sepasang model, dari perfoming tersebut masyarakat dapat melihat secara langsung penampilan model yang sudah di makeup dan busana adat atau non adat hasil dari penampilan wedding organizer, selain itu tujuannya untuk membuat masyarakat tertarik menggunakan jasa wedding organizer. Berikut adalah contoh perfoming wedding organizer diacara wedding expo : Gambar 7. Contoh Rundown Day 3 Wedding Expo (Sumber:Helen Angga/Canva) 15
Gambar 8. Contoh Perfoming Wedding Expo (Sumber: Helen Angga/Dokumentasi ) 16
Gambar 9. Contoh Perfoming Wedding Expo (Sumber: Helen Angga/Dokumentasi ) 17
Gambar 10. Model & Owner Wedding Expo (Sumber: Helen Angga/Dokumentasi ) Gambar 11. Foto bersama team, owner dan model (Sumber: Helen Angga/Dokumentasi) 18
Merekrut team yang tepat dari anggota wedding organizer yang diberikan sistem gaji perbulan, tujuannya untuk menghemat budget . Memberikan dukungan dan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim, misalnya handphone untuk upload konten dan komunikasi dengan klien, camera untuk mengambil dokumentasi, dan fasilitas lainnya. Selain fasilitas memberikan insentif kepada crew atau team merupakan hal yang penting sebagai reward serta memberikan komunikasi dan informasi secara jelas mengenai acara wedding expo. Memberikan jobdesk yang berisi pembagian tugas, jadwal isoma, dan rundown acara dari penyelanggara event, pembagian tugas harus secara tepat kepada tim agar tercipta team work yang efektif. Bekerja sama dengan makeup artist untuk menampilkan model atau hasil makeup pada booth dan pada saat perfome, selain itu tujuannya agar pengunjung dapat melihat secara langsung hasil makeup dari vendor yang disediakan oleh wedding organizer. 19 1. 2. 3. 4. 5. S T RAT E G I M ENIN G KAT KAN K INE R JA T I M For Your Information (Sumber: Triemiaty, 2019).
S T RAT E G I P E M BUATAN J O B D E S K For Your Information Melakukan analisis pekerjaan. Mengetahui apa saja yang harus adapada jobdesk mulai dari : Buat ringkasan tugas secara rinci dan jelas. Uraikan tanggung jawab secara jelas. 20 1. 2. 4. 5. Judul Ringkasan posisi yang diharapkan Gambaran tanggung jawab atau peran yang di inginkan a. b. c. (Sumber : TSM, 2017).
Anggaran dan Pricelist Wedding organizer tentu memiliki beberoa bentuk harga jual, mulai dari harga jual jasa saja hingga harga package, maupun harga per item dengan menyediakan lost atau vendor mengenai pernikahan yang nantinya klien akan memilih sesuai kebutuhan pernikahannya. 21 Berikut adalah contoh perhitungan biaya yang dikeluarkan untuk menentukan harga jual jasa wedding organizer meliputi biaya gaji karyasan tetap dan freelance, biaya promosi, biaya operasional, besaran keuntungan yang diinginkan dan biaya sales atau marketing jika ada : A. Anggaran Pokok Wedding Organizer Tabel 2. Cara menghitung biaya wedding organizer Keuntungan Biaya Promosi Biaya Team x jumlah team Biaya Operasional Sales atau marketing (jika ada) TOTAL ….% ….% ….% ….% …. % 100% 1. 2. 3. 4. 5. Biaya Pokok Wedding Organizer
22 Keuntungan Biaya Promosi Biaya Tim x jumlah tim Biaya Operasional Sales atau marketing (jika ada) TOTAL 40% 15% 30 % 10% 5 % 100% 1. 2. 3. 4. 5. Biaya Wedding Expo Tabel 3. Biaya wedding organizer Keuntungan Biaya Promosi Biaya Tim x jumlah tim Biaya Operasional Sales atau marketing TOTAL 8.000.000 3.000.000 6.000.000 2.000.000 1.000.000 30.000.000 1. 2. 3. 4. 5. Biaya Wedding Expo Tabel 4. Contoh biaya wedding organizer Besaran keuntungan yang di tentukan wedding organizer biasanya berkisar 20 % - 40% dari total omzet atau harga jual. Namun, pada pelaksanaannya persentase laba yang ditentukan tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana. Biaya Pokok Wedding Organizer Biaya Pokok Wedding Organizer
Kenali pasar atau market dengan melakukan riset melalui produk atau jasa yang ditawarkan, apabila target pasar berpenghasilan menengah ke atas dengan penghasilan lebih dari 10 juta maka harga tinggi tidak menjadi masalah bagi market asalkan kualitas yang didapatkan klien sepadan dengan harga. Hitung semua kebutuhan atau biaya pengeluaran, mulai dari biaya gaji karyawan, biaya operasional, biaya promosi, biaya sales atau marketing, dan sebagainya Tentukan target profit atau keuntungan yang ingin didapatkan 20-40% dari omzet yang didapatkan, menentukan target profit biasanya dinilai dari tenaga, waktu, ide serta kreativitas yang dimunculkan pada saat melakukan proses produksi. Lakukan riset dengan kompetitor untuk menghindari harga yang terlalu tinggi atau terlalu rendah. 23 S T RAT E G I AN G G ARAN P O K O K DAN HAR G A JUAL W O For Your Information 1. 2. 3. 4. (Sumber : Fitriyah, 2019).
Mengikuti wedding expo, wedding organizer harus memiliki modal yang besar, wedding organizer harus dapat memperhitungkan keuntungan dari paket atau jasa yang akan dijual, serta memperhitungkan total pengeluaran untuk wedding expo, yang nantinya akan dihitung untuk membuat target minimal klien agar memperoleh return of investment atau balik modal. Langkah pertama unutk membuat pricelist package yang akan disediakan yaitu menghitung modal atau pengeluaran untuk wedding expo sebagai berikut : 24 Biaya Pendaftaran Biaya dekorasi Biaya Team x jumlah team Biaya promosi Biaya operasional Biaya fasilitas (TV, kipas, dll) TOTAL Rp. (....) Rp. (....) Rp. (....) Rp. (....) Rp. (....) Rp. (….) Rp. (....) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Biaya Wedding Expo B. Anggaran Wedding Expo Tabel 5. Cara menghitung biaya wedding expo Berikut adalah contoh perhitungan biaya yang dikeluarkan untuk mengikuti wedding expo yang meliputi biaya pendaftaran, biaya dekorasi, biaya penyewaan fasilitas, biaya team, biaya promosi online, biaya percetakan brosur dan lainnya, dan biaya operasional :
25 Setelah menghitung jumlah pengeluaran untuk wedding expo, wedding organizer dapat membuat target minimal ingin mendapatkan berapa klien dalam waktu yang sudah ditentukan, biasanya acara wedding expo berlangsung selama 3 hari, untuk mencapai targetnya wedding organizer harus membuat harga yang bervariasi yang menarik klien. Mendapatkan nama atau citra dan followers pada aku sosial media merupakan salah keuntungan dari mengikuti wedding expo, sehingga keuntungan tidak hanya mendapatkan dealing saja. Selain itu wedding organizer dapat mengajak vendor untuk bekerjasama untuk menghemat biaya pengeluaran wedding expo, vendor akan di masukan didalam daftar vendor yang direkomendasikan, dan dimasukan didalam package yang di sediakan. Tabel 6. Contoh biaya wedding expo Biaya Pendaftaran Biaya dekorasi Biaya Team x jumlah team Biaya promosi Biaya operasional Biaya fasilitas (TV, kipas, dll) @3 hari TOTAL 7.000.000 10.000.000 6.000.000 3.000.000 1.000.000 4.500.000 31.000.000 1. 2. 3. 4. 5. 6. Biaya Wedding Expo
Hitung secara detail biaya keseluruhan dari acara wedding expo, mulai dari biaya pendaftaran, biaya operasional, biaya promosi, biaya percetakan, biaya dekorasi dan lainnya. Setelah menghitung total keseluruhan, cari vendor yang bersedia bekerjasama dengan contohnya vendor dekorasi, vendor penyewaan fasilitas wedding (TV, Blower, dll) , vendor percetakan, untuk menghemat biaya pengeluaran wedding expo, nantinya vendor tersebut akan di masukan didalam package yang di sediakan wedding organizer Merekrut team wedding expo dari team atau karyawan sendiri untuk menghemat budget. Dengan mengajak bekerja sama dengan vendor maka biaya yang dikeluarkan untuk wedding expo akan berkurang. 26 S T RAT E G I AN G G ARAN W E D D IN G EXP O For Your Information 1. 2. 3. 4. (Sumber : Fitriyah,2019)
27 Cost dan Margin (Harga jual jasa WO) + Biaya Vendor = Harga package Pacakge C. Pricelist Tabel 7. Cara menghitung harga package Untuk membuat pricelist yaitu dengan memasukan harga jual jasa wedding yang sudah di perhitungkan yang meliputi (besaran keuntungan, biaya operasional, biaya gaji karyawan tetap dan freelance, biaya promosi, dan biaya sales atau marketing) kemudian Berbasis Package Wedding organizer akan membuat range harga terendah hingga tertinggi untuk menjangkau kalangan seluruh kalangan masyarakat. Berikut adalah rumus untuk membuat pricelist package atau cara menentukan harga wedding organizer : Pengeluaran wedding organizer (harga pokok) Keuntungan yang ingin didapatkan Ketetangan : Cost : Margin : 1. Berikut adalah cara menghitung package wedding expo dari range terendah hingga tertinggi : a. Low rate package 1. Vendor A
28 Tabel 8. Contoh harga package low rate masukan harga vendor yang meliputi vendor pernikahan (Catering, photo dan videografi, tenda dan dekorasi, makeup artist, entertaintment & MC, genset dan sound sistem, dan venue) Cost dan Margin (Harga jual jasa WO) + Biaya Vendor = Harga package Low rate Package Pengeluaran wedding organizer (harga pokok) Keuntungan yang ingin didapatkan Ketetangan : Cost : Margin : Biaya Jasa WO Dekorasi & Tenda Catering @300 pax Photo dan videografi MUA Genset & Soundsistem Entertainment & MC Undangan 300pcs Venue TOTAL Rp. 30.000.000, - Rp. 15.000.000, - Rp. 12.000.000, - Rp. 8.000.000, - Rp. 10.000.000- Rp. 1.500.000, - Rp. 7.000.000, - Rp. 1.500.000, - Rp. 10.000.000, - Rp. 95.000.000, - 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pembuatan package low rate yaitu dengan menambahkan vendor-vendor yang memiliki
28 b. Medium Rate Package 1. Vendor C Untuk membuat pricelist high rate yaitu dengan memasukan harga jual jasa wedding organizer yang sudah di perhitungkan yang meliputi (besaran keuntungan, biaya operasional, biaya gaji karyawan tetap dan freelance, biaya promosi, dan biaya sales atau marketing) kemudian masukan harga vendor yang meliputi vendor pernikahan (Catering dengan jumlah yang lebih banyak dari package low rate, photo dan videografi dengan kualitas yang lebih baik dan memiliki citra yang lebih unggul dari photo dan videografi pada package low rate, tenda dan dekorasi yang lebih exclusive, makeup artist yang memiliki exposure yang lebih tinggi dengan kualitas yang lebih bagus, entertaintment & MC, genset dan sound sistem, dan venue atau tempat pernikahan yang lebih exclusive) package dibuat lengkap seperti membuat package low rate. Berikut adalah cara membuat medium package : Harga yang mudah dijangkau oleh masyarakat, tujuan pembuatan package low rate yaitu untuk menjangkau masyarakat menengah bawah, dengan budget yang mudah dijangkau dan sudah mendapatkan package yang lengkap.
29 Cost dan Margin (Harga jual jasa WO) + Biaya Vendor = Harga package Medium rate package Pengeluaran wedding organizer (harga pokok) Keuntungan yang ingin didapatkan Ketetangan : Cost : Margin : Biaya Jasa WO Dekorasi & Tenda Catering @400 pax Photo dan videografi MUA Genset & Soundsistem Entertainment & MC Undangan 300pcs Venue TOTAL Rp. 30.000.000, - Rp. 20.000.000, - Rp. 15.000.000, - Rp. 10.000.000, - Rp. 15.000.000- Rp. 1.500.000, - Rp. 10.000.000, - Rp. 2.000.000, - Rp. 15.000.000, - Rp. 118. 500.000, - 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pembuatan package medium rate yaitu dengan menambahkan vendor-vendor yang memiliki harga tidak terlalu mahal dan tidak terlalu murah. Medium package biasanya dapat dijangkau oleh kalangan masyarakat menengah atas dan menengah bawah dikarenakan miliki harga yang standar, harga Tabel 9. Contoh harga package medium rate
30 yang mudah dijangkau oleh masyarakat, package nantinya akan kemas didalam brosur harga yang akan di buat dengan detail dan lengkap supaya klien lebih mudah memahami pacakge yang di tawarkan. c. High Rate Package 1. Vendor B Untuk membuat pricelist medium rate yaitu dengan memasukan harga jual jasa wedding yang sudah di perhitungkan yang meliputi (besaran keuntungan, biaya operasional, biaya gaji karyawan tetap dan freelabce, biaya promosi, dan biaya sales atau marketing) kemudian masukan harga vendor yang meliputi vendor pernikahan (Catering dengan jumlah dan jenis makanan yang lebih mahal, photo dan videografi yang kualitas dan citranya lebih bagus, tenda dan dekorasi yang lebih exclusive, makeup artist yang exposurenya lebih tinggi dengan kualitas dan citra yang lebih baik, entertaintment & MC, genset dan sound sistem, dan venue yang lebih exclusive) package dibuat lengkap seperti membuar package low rate dan medium rate. Berikut adalah cara membuat medium package :
31 c. High rate package Cost dan Margin (Harga jual jasa WO) + Biaya Vendor = Harga package High rate package Pengeluaran wedding organizer (harga pokok) Keuntungan yang ingin didapatkan Ketetangan : Cost : Margin : Biaya Jasa WO Dekorasi & Tenda Catering @500 pax Photo dan videografi MUA Genset & Soundsistem Entertainment & MC Undangan 300pcs Venue TOTAL Rp. 30.000.000, - Rp. 25.000.000, - Rp. 18.000.000, - Rp. 12.000.000, - Rp. 15.000.000- Rp. 1.500.000, - Rp. 15.000.000, - Rp. 3.000.000, - Rp. 30.000.000, - Rp. 149.500.000, - 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pembuatan package high rate yaitu dengan menambahkan vendor-vendor yang lebih exclusive, dan memiliki harga yang cukup mahal, vendor yang lebih exclusive biasanya banyak di cari oleh kalangan masyarakat menengah atas. Tabel 10. Contoh harga package high rate
Pemilihan dekorasi yang akan dimasukan didalam package yaitu dekorasi yang menarik, dengan vendor yang dapat mengikuti mau klien. Dekorasi pernikahan mencakup dekorasi pelaminan, dekorasi akad, dekorasi tenda atau venue, dekorasi lorong, dan lainnya. Harga dekorasi bermacam-macam tergantung model dan vendor, biasanya berkisar antara 10- 30juta atau bahkan bisa lebih, pengambilan harga dekor yang akan dimasukan ke dalam package yaitu berkisar 10-15 juta. Entertainment yang digunakan didalam package yaitu menggunakan accoustic band yang sedang trend saat ini, harga entertainment berkisar 5-15 juta tergantung vendor. Entertainment biasanya beranggotakan 1-2 singer, 1 MC, accoustic guitar, drum, saxophone, piano, dan guitar bass. Catering yang dipilih didalam package yaitu dengan range harga 35-70 ribu per pax. Pemilihan venue dalam package yaitu menggunakan hotel, venue ini dapat dihilangkan apabila klien menginginkan pernikahannya dirumah saja. 32 S T RAT E G I P E M BUATAN P R I C E L I S T PA C KA G E For Your Information 1. 2. 3. 4. 5.
Buat package mulai dari low rate package, medium rate, hingga high rate package. Package low rate, medium rate, high rate dibuat secara detail dan lengkap sesuai kebutuhan pernikahan yaitu ; Dekorasi tenda dan pelaminan, Catering, Sound sistem dan genset, Venue atau tempat pernikahan, Makeup Artist, Undangan pernikahan, Entertainment & MC. Tidak perlu membuat banyak jenis package, karena biasanya pakcage yang dibuat oleh wedding organizer, belum tentu klien merasa cocok dengan vendor yang digunakan dialam package, namun yang terpenting adalah membuat list vendor sesuai kategori mulai dari low rate, medium rate, dan high rate. Didalam package yang dibuat, hal yang membedakan antara low rate, medium rate, dan high rate yaitu kapasitas, kualitas dan harga vendor. Semakin mahal harga vendor semakin baik fasilitas yang disediakan. Pembuatan package secara lengkap bertujuan agar menjangkau seluruh kalangan masyarakat sehingga 33 S T RAT E G I P E M BUATAN P R I C E L I S T PA C KA G E For Your Information 6. 7. 8. 9.
apabila terdapat klien yang memilih harga low rate tidak kecewa karena kebutuhan yang didapatkan didalam package sudah lengkap dan sesuai kebutuhan, sedangkan masyarakat yang memilih package high rate akan merasa puas dikarenakan vendor yang digunakan didalam pernikahannya yaitu vendor premium, masyarakat menengah atas akan lebih cenderung memperhatikan kualitas dibanding harga. Pembuatan list atau referensi vendor yang yang sudah dikelompokan sesuai kategori low rate-high rate, bertujuan apabila klien ingin mengganti vendor yang memiliki harga yang sama, pembuatan daftar vendor akan membuat klien merasa lebih puas dengan pelayanan yang diberikan oleh wedding organizer. Pembuatan daftar vendor juga bertujuan untuk diberikan kepada klien yang tidak mengambil package karena menyesuaikan budget dan kebutuhan yang diinginkan. 34 For Your Information 10. 11. S T RAT E G I P E M BUATAN P R I C E L I S T PA C KA G E (Sumber : Fitriyah, 2019)
35 Berbasis permintaan Salah satu tipe klien adalah datang dengan membawa budget yang mereka miliki. Dengan budget tersebut yang di milikinya, mereka meminta wedding organizer untuk mengatur dan menuyusun agar makeup dalam perayaan wedding dapat berjalan lancar, sesuai dengan selera dan keinginan dari klien. Misalkan ada klien yang mempunyai budget Rp 50.000.000, - untuk makeup dan wedding services nya, owner wedding organizer akan mempelajari dulu bagaimana selera dan keinginan dari klien tersebut. Kemudian wedding organizer akan membuat rasionalisasi budget dengan membagi atau mengalokasikan untuk item apa saja yang dibutuhkan. Biasanya wedding organizer akan memberikan daftar harga vendor, dari harga low rate hingga high rate, daftar vendor yang berisi nama vendor dan harga dari masing-masing vendor sehingga klien lebih mudah memilih apa saja yang diinginkan untuk kebutuhan pernikahannya. 2.
Buat daftar atau list vendor sesuai jenis vendor misalnya vendor venue dijadikan menjadi satu daftar referensi dengan kategori mulai dari low rate hingga high rate. Buat tampilan list vendor secara jelas dan detail. Tulis nama vendor, kategori vendor, portofolio dari vendor bersangkutan, harga, dan keterangan lainnya. Buat list vendor menggunakan aplikasi yang ada di handphone ataupun laptop, contohnya yaitu canva. Download aplikasi canva, setelah terdownload instal dan buka aplikasi. Pilih menu design template, kemudian pilh template. gratis maupun berbayar sesuai kebutuhan dan tema yang diinginkan. Mulai edit template, masukan unsur-unsur yang harus dimasukan didalam list vendor. Kreasikan template, dengan menambahkan elemen dan fitur grafis serta gunakan font dan warna yang menarik dan mudah diingat oleh pembaca. 36 S T RAT E G I P E M BUATAN DAF TAR VEND O R For Your Information 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. (Sumber : Wardani, 2022).
37 Gambar 12. Contoh pembuatan daftar referensi vendor (Sumber: Helen Angga/Canva) Kategori vendor dan detail penawaran Nama Vendor Harga Vendor