AKNC PTAR 2016

Pengukuran, Analisis Dan Pengurusan Pengetahuan

Cawangan mengemaskini kemajuan

 Data Konsultasi akademik aktiviti projek

 Data Pinjaman Buku

Mengikut Fakulti

 Data Ahli Perpustakaan

UiTM Cawangan/Shah

Alam/Selangor

 Data Bahan Bercetak dan

Bukan Bercetak

Pembangunan  Data Penerimaan Koleksi Setiap bulan 1. Data boleh dianalisa
Repositori Institusi
Universiti Bahan Harta Intelek mengikut bulanan, sukuan,

Arkib Universiti  Data Penggunaan Tesis tahunan, kampus
 Bilangan Koleksi Bahan perpustakaan
2. Sistem EIS digunakan untuk
Digital memuatnaik dan
 Data Bahan Digital Yang mengemaskini kemajuan
aktiviti projek
Dimuatnaik Dalam UiTM IR
 Data Penggunaan Bahan

Digital

 Data Peratusan Pemilikan

Bahan Silibus UiTM Mengikut

Kampus

 Data Peratusan Pemilikan

Bahan Silibus UiTM Mengikut

Fakulti

 Data Penilaian Rekod UiTM Setiap bulan 1. Data boleh dianalisa
Shah Alam mengikut bulanan, sukuan,

 Data Permohonan tahunan, kampus
Pelupusan Rekod Dari PTJ perpustakaan
2. Sistem EIS digunakan untuk
 Data Penjilidan Bahan memuatnaik dan
Mengikut Jenis mengemaskini kemajuan
aktiviti projek
 Data Pendigitalan Bahan
MengikutJenis

 Data Khidmat Rujukan /

Konsultansi

 Data Pinjaman Bahan Arkib

Mengikut Kategori

Jadual 4b : Kekerapan Data Dikumpul dan Dianalisa

Hasil data-data yang dikumpul dan dianalisa digunakan bagi menghasilkan laporan berikut :

BIL PENILAIAN DATA KEKERAPAN
2 kali setahun
1 Laporan Objektif Kualiti 1: 2 kali setahun
Memastikan tahap kepuasan hati pelanggan mencapai sekurang-kurang 95%
2 kali setahun
2 Laporan Objektif Kualiti 2:
Memastikan jumlah pengunjung fizikal Perpustakaan UiTM tidak kurang dari 4 juta orang 2 kali setahun
setahun

3 Laporan Objektif Kualiti 3:
Memastikan jumlah pengunjung laman sesawang Perpustakaan UiTM mencapai sekurang-
kurangnya 50 juta hits setahun

4 Laporan Objektif Kualiti 4:
Memastikan penyediaan bahan silibus mencapai 100% menjelang tahun 2018

5 Laporan Objektif Kualiti 5: 2 kali setahun
Memastikan 100% staf mendapat sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun
2 kali setahun
6 Laporan Pencapaian KPI PTAR 2 kali setahun
7 Laporan Pencapaian Perancangan Strategik PTAR 2 kali setahun
8 Laporan Pencapaian Projek Inisiatif PTAR 2 kali setahun
9 Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam 2 kali setahun
10 Laporan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan
K4 : 4

Pengukuran, Analisis Dan Pengurusan Pengetahuan

11 Laporan Piagam Pelanggan 2 kali setahun

12 Laporan Penilaian Pembekal 2 kali setahun
13 Laporan Pemulihan Bencana (Back Up System) 2 kali setahun
14 Laporan Orientasi Perpustakaan 2 kali setahun
15 Laporan Kelas Kemahiran Maklumat 2 kali setahun

16 Laporan Perkhidmatan Maklumat Melalui Sembang Maya (Chat With Librarian) 2 kali setahun

17 Laporan Analisa Pilih Buang / Pelupusan Bahan Bacaan 2 kali setahun
18 Laporan Prestasi Pembekal 2 kali setahun

19 Laporan Analisa Bahan Bermasalah 2 kali setahun
20 Laporan Analisa Kawalan Kualiti Bahan 2 kali setahun
21 Laporan Penilaian Pembekal PDAT 2 kali setahun
22 Laporan Pencapaian KPI 2 kali setahun
23 Laporan Statistik Penggunaan PDAT 2 kali setahun
24 Pelaporan Pencapaian KPI PTAR Setiap 3 bulan
25 Pelaporan Pencapaian Projek Inisiatif PTAR Setiap 3 bulan

Jadual 4c : Sumber Data dan Maklumat 2016

3. Penganalisaan data digunakan untuk penambahbaikan prestasi Jabatan dengan
perkongsian maklumat, penambahbaikan berterusan dan inovasi
Hasil penganalisaan data digunakan untuk penambahbaikan prestasi jabatan melalui

kaedah berikut:

Bil Penambahbaikan prestasi Sumber Data

1 Tindakan dalam membuat keputusan rasmi untuk i. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif PTAR

Jabatan ii. Mesyuarat Pengurusan Dalaman PTAR

iii. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP)

iv. Mesyuarat Pengurusan Kanan PUiTM

v. Mesyuarat Jawatakuasa Kewangan PTAR

vi. Pembentangan Pencapaian Keseluruhan Perancangan

Strategik PTAR

vii. Mesyuarat Program Transformasi Bersama Pengarah

Peneraju TNC Penyelidikan & Inovasi

2 Pengukuran tahap pencapaian kepuasan pelanggan i. Kajian Pengesanan Graduan / Indeks Kepuasan
graduat

ii. Kajian Kepuasan Hati Pelanggan
iii. Kajian Kepuasan dan Kehendak Utama Pelanggan
iv. Penilaian Perkhidmatan Kaunter (layanan staf)
v. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan (AMP)
vi. Kepuasan Program Pendidikan Pengguna

3 Pengukuran prestasi pencapaian Projek Inisiatif / Pencapaian Key Performance Indicator - 13 KPI
KPI i. Data Kumulatif PTJ yang menyerahkan bahan
repositori
ii. Data kumulatif hasil akademik universiti yang boleh
diakses
iii. Bahan silibus mencapai 100% menjelang tahun 2018
iv. Jumlah pengunjung fizikal perpustakaan
v. Jumlah pinjaman bahan
vi. Kepuasan Perkhidmatan Pelanggan
vii. Portal perpustakaan
viii. Penggunaan PDDT
ix. Jumlah bahan (perolehan)
x. Perbelanjaan tahunan
xi. 42 jam latihan setahun
xii. Jumlah penerimaan rekod Arkib
xiii. Jumlah rujukan bahan Arkib

4 Hasil pemantauan digunakan untuk kajian semula Laporan Hasil Penemuan Audit Dalam, Tindakan Pencegahan
pengurusan

K4 : 5

Pengukuran, Analisis Dan Pengurusan Pengetahuan

5 Penambahbaikan proses kerja dan perkhidmatan i. Repositori Institusi (IR)

perpustakaan ii. Chat With Librarian (LiveChat

iii. RDMS

iv. EQPS

v. WILS

Jadual 4d : Hasil Penganalisaan Data

3.1 Penambahbaikan Berterusan dan Inovasi
Berdasarkan kepada pengukuran prestasi dan analisa perancangan strategik, KPI dan PI

yang dibuat, PTAR telah berjaya membuat penambahbaikan berterusan dan inovasi pada tahun
2016 seperti Jadual 4e:

Analisa Data Penambahbaikan dan Inovasi
Web Based Integrated Library
System (WILS)  Modul ditambahbaik
 Modul online guide di portal perpustakaan
Institutional Repository (IR)  Pangkalan data berpusat
 Transformasi proses kerja yang lebih cepat, sistematik dan berkesan
e-Resources (PDAT, e-Jurnal)  Impak projek WILS dapat menjimatkan kos penyelenggaraan, peralatan dan
Reference Desk Management
System (RDMS) masa
Live Chat (Chat with Librarian)  Penambahbaikan proses Operational Excellence (OE) dengan menghadkan

jumlah paparan bahan di dalam Institutional Repository (IR) bagi mengelakkan
unsur plagiat dan penyalahgunaan maklumat
 Modul online guide di portal perpustakaan

 Menyediakan perkhidmatan Pay Per View (PPV)
 Modul online guide di portal perpustakaan
 Pengiktirafan inovasi tertinggi: MPC Kebangsaan

 Pengiktirafan inovasi tertinggi:
 Dilaporkan dalam Jawatankuasa Perkhidmatan Perpustakaan (JKPP)

Electronic Question Paper System  Pengiktirafan inovasi tertinggi: ICQCC Antarabangsa
(EQPS)  Modul online guide di portal perpustakaan

Executive Information System  Dilaporkan dalam Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan UiTM (JKPnP)
(EIS)

Jadual 4e: Penambaikan dan Inovasi PTAR

3.2 Perkongsian Maklumat
Platfom yang digunakan bagi aktiviti perkongsian maklumat dan disebar luas melalui

kaedah berikut:

Amanat Ketua Mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Kajian
Pustakawan Kanan Perpustakaan Eksekutif Semula Pengurusan

Mesyuarat Pengurusan Audit Dalam Lawatan
Dalaman Penanda Arasan

K4 : 6

Kriteria 5

TumpuMan KeapandauSusmibaer

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

1. Pengurusan melibatkan sumber manusia untuk menjayakan bidang tumpuan
Pada tahun 2016, PTAR mempunyai seramai 192 staf yang bertanggungjawab

melaksanakan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan secara cekap, berkesan dan
berkualiti selaras dengan keperluan universiti.

55 137 192
orang orang orang

Pengurusan & Profesional Kumpulan Pelaksana

Rajah 5a: Jumlah Staf PTAR Mengikut Kategori

Pengurusan PTAR menggunakan pelbagai pendekatan untuk melibatkan staf di semua
peringkat bagi menjayakan penyampaian perkhidmatan seperti berikut :

MESYUARAT AKTIVITI DOKUMENTASI JAWATANKUASA TASK
KEMASYARAKATAN FORCE
1. Mesyuarat Pengurusan  Perancangan Sumber Manusia
Eksekutif (MPE) PTAR  CSR : IMD PTAR 2016  Perancangan Strategik PTAR  Projek Task force seperti
di Kuala Terengganu  Perancangan keperluan latihan Silibus, Data MyRA
2. Mesyuarat Pengurusan Dalaman
(MPD) PTAR i) Siri 1 : Kuala Nerus (TNA)  Projek Task Force Stock
ii) Siri 2 : Kuala Besut  Fail Meja Take
3. Mesyuarat Pengurusan Kanan  Manual Kualiti
(MPK) PTAR  Profiling Pelan Penggantian  Projek Task Force PQDT /
 Job Description Online Thesis
4. Mesyuarat Jawatankuasa Task
Force  Pelantikan staf dalam
projek khas PTAR
5. Mesyuarat Khas Projek Inisiatif
Perancangan Strategik

PENDEKATAN (A) PERLUASAN (D) PEMBELAJARAN (L) INTEGRASI (I)
Mesyuarat Meneliti dan melaksanakan
Pengurusan Pengurusan PTAR mengadakan Mesyuarat cadangan penambahbaikan Integrasi berbentuk
Eksekutif (MPE) PTAR secara berkala (mingguan) bagi dengan menyusun pelan hubungan dua hala dalam
membolehkan KP menyampaikan maklumat tindakan melaksanakan proses
Mesyuarat strategik/dasar universiti untuk dilaksanakan penyampaian perkhidmatan
Pengurusan Dalaman di peringkat Jabatan/Bahagian/Perpustakaan Mengkaji tahap perkhidmatan antara semua Jabatan /
(MPD) PTAR masing-masing yang telah diberikan oleh Staf Bahagian PTAR

Mesyuarat Pengurusan PTAR mengadakan Mesyuarat Mengkaji tahap kualiti Integrasi berbentuk
Pengurusan Kanan secara berkala (bulanan) bersama staf P&P perkhidmatan yang diberikan hubungan dua hala dalam
(MPK) PTAR untuk membincangkan prestasi/pencapaian kepada pelanggan melaksanakan proses
penyampaian perkhidmatan PTAR kepada perpustakaan di Kampus penyampaian perkhidmatan
Mesyuarat pelanggan Cawangan masing-masing antara semua Jabatan /
Jawatankuasa Task Bahagian PTAR
Force Pengurusan PTAR mengadakan Mesyuarat Memperkukuhkan fokus Integrasi berbentuk
secara berkala (2 kali setahun) bersama kepada perkhidmatan hubungan dua hala dalam
Mesyuarat Khas semua Ketua Perpustakaan Cawangan bagi melaksanakan proses
Projek Inisiatif membolehkan KP menyampaikan maklumat Memantapkan penyampaian penyampaian perkhidmatan
Perancangan Strategik strategik/dasar universiti dan operasi PTAR perkhidmatan secara holistik di seluruh sistem
untuk dilaksanakan di peringkat Perpustakaan UiTM
Perpustakaan kampus masing-masing
Integrasi proses kerja
Pasukan Petugas (Task Force) PTAR kepada seluruh sistem
diwujudkan untuk mengurus dan menyelaras Perpustakaan UiTM
projek khas / inisiatif perpustakaan dari masa
ke semasa Perancangan dilaksanakan
ke seluruh sistem
Kemajuan pencapaian projek inisiatif PTAR Perpustakaan UiTM

K5 : 1

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

2. Pengurusan mengoptimakan kepakaran dan pengalaman sumber manusia bagi
menjayakan bidang tumpuan

Bagi memastikan kapasiti organisasi yang mantap dan bersesuaian dengan keperluan
dan dasar semasa, PTAR telah membuat perancangan sumber manusia yang komprehensif
melalui objektif strategik yang telah dirangka seperti berikut :

Rajah 5b : Model Objektif Strategik 1 – Meningkatkan tahap kemahiran dan pengetahuan staf yang berprestasi tinggi

PENDEKATAN (A) PERLUASAN (D) PEMBELAJARAN (L) INTEGRASI (I)

1. Perancangan Aktiviti dan  Seluruh sistem  Memantapkan dan  Membina rangkaian kerja
Keperluan Staf perpustakaan UiTM meningkatkan kebolehan, antara Jabatan / Bahagian di
keupayaan dan kemahiran di perpustakaan
 Mengenalpasti kepakaran  Sesi Perkongsian kalangan staf.
staf Ilmu
 Staf mempunyai nilai tambah,  Perluasan latihan penggunaan
 Mengenalpasti multi-skilling dan multi- sumber elektronik ke seluruh
pengkhususan bidang tasking sistem Perpustakaan UiTM
akademik staf
 Kebolehpercayaan organisasi
 Mewujud dan melantik team luar terhadap bakat staf
pakar IR dan WILS perpustakaan

2. Latihan dan Pembangunan
Kompetensi Staf

 Menyediakan perancangan
keperluan latihan pada setiap
tahun

 Memberi peluang kepada staf
menghadiri latihan / bengkel /
seminar / program
profesional dalam / luar
Jabatan

 Menjalani programTraining of
Trainers (ToT)

PTAR telah melaksanakan audit proses kerja dan semakan semula terhadap fungsi,
tugas dan tanggungjawab staf bagi pengawalan sumber manusia dan memastikan potensi
bakat staf dapat dioptimumkan sebaiknya sekaligus memantapkan pengurusan di Jabatan,
Bahagian dan Perpustakaan.

Penempatan Staf P&P dan Pelaksana 2014 2015 2016 Jumlah

Pertukaran dalaman Staf 1 orang 44 orang 17 orang 62 orang
Pengagihan staf ke kampus cawangan/PFI 5 orang 28 orang 2 orang 35 orang
Jumlah : 97 orang

Kepakaran staf Peringkat
PTAR
1. Seramai 35 orang staf PTAR merupakan Auditor Audit Dalam ISO
2. 3 orang Pegawai PTAR mempunyai kelayakan Sijil Leed Accessor PTAR/UiTM
3. Pelantikan 1 orang Pegawai Auditor Korporat UiTM
4. Pelantikan Pakar Rujuk Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) UiTM
5. Pelantikan Pegawai di dalam Kumpulan Fokus Universiti Awam mengikut Bidang
Universiti Awam
(Special Interest Group : Pengurusan Kualiti, Perolehan, Kejuruteraan dan Alam Bina,
Perkongsian Maklumat, Pangkalan Data Komersil, MySyL, Pengkatalogan dan PTAR/UiTM
Metadata, Undang-Undang, Perubatan dan Islam)
6. Pelantikan Pegawai Perhubungan Perpustakaan – Fakulti, Jabatan/Bahagian/CoE

K5 : 2

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

7. Penglibatan Pegawai dalam menyampaikan Taklimat dalam Program Transformasi Staf UiTM
Baharu di ILD

3. Tahap kepuasan hati dan keluhan sumber manusia terhadap persekitaran dan sistem
kerja sekarang.

Pengurusan PTAR amat menitikberatkan dan mendengar setiap pandangan dan
keluhan staf perpustakaan. Pendekatan yang diambil dalam menangani setiap permasalahan
yang dikemukakan adalah melalui :

PENDEKATAN (A) PERLUASAN (D) PEMBELAJARAN (L) INTEGRASI (I)

1. Mesyuarat Dalaman  Dilaksanakan oleh Ketua  Mengadakan perjumpaan Pembudayaan di seluruh
Jabatan/Bahagian Jabatan/Bahagian di bersama staf bagi sistem Perpustakaan UiTM.
Perpustakaan perpustakaan menyelesaikan isu
pengurusan e-JARI. Ia dapat Merangkumi seluruh sistem
2. Mesyuarat Panel  Ketua jabatan / Bahagian diselesaikan melalui taklimat perpustakaan UiTM.
Pembangunan Sumber membawa cadangan kepada staf yang terlibat.
Manusia masing – masing untuk Pekeliling Ketua Pustakawan Pembudayaan di seluruh
dibincangkan oleh dan Garis Panduan sistem Perpustakaan UiTM.
3. Ketua Pustakawan Turun Pengurusan Perpustakaan dikeluarkan.
Padang
 Lawatan Kerja ke seluruh  Isu perpindahan dan
sistem perpustakaan UiTM penempatan staf dibawa ke
(13 Kampus cawangan) peringkat yang lebih tinggi.

 Mobiliti staf mengikut kepada
bidang kepakaran / kecukupan
had tempoh bertugas yang
telah ditetapkan.

 Mendapatkan pandangan /
komen / cadangan
penambahbaikan yang boleh
membantu penyampaian
perkhidmatan perpustakaan
kepada jabatan di bawahnya

4. Tindakan yang diambil bagi memastikan persekitaran kerja dan sistem kerja yang
kondusif.

PTAR sangat menitikberatkan keselesaan dan kualiti tempat bekerja. Pada tahun 2016,
PTAR telah memberi tumpuan kepada projek yang berkaitan dengan ubahsuai dan naik taraf
perpustakaan, penyusunan semula ruang pejabat, menambahbaik sistem pengudaraan dan
juga meningkatkan ciri-ciri keselamatan didalam bangunan perpustakaan.

AKTIVITI IMPAK PERINGKAT PELAKSANAAN
 PTAR Utama
1. Projek Ubahsuai dan naik taraf Mewujudkan persekitaran yang selesa dan  Perpustakaan Undang - Undang
kondusif sama ada kepada staf mahupun
Perpustakaan pelanggan  PTAR Shah Alam
 PTAR 1 – Aras 3

(Kaunter Utama, Lobi, Ruang

Pejabat, Meja Konsultasi)
 Perpustakaan Undang – Undang

(PUU)
(Ruang Koleksi Undang – Undang)

2. Penyusunan semula Ruang Pejabat Mewujudkan penggunaan ruang yang
optimum serta persekitaran tempat kerja
 Susun atur ruang pejabat yang lebih bersih, kemas dan selamat.
mengikut fungsi dan
perkhidmatan yang diberikan.

K5 : 3

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

3. Sistem Pengudaraan Mewujudkan persekitaran yang sihat serta  PTAR Shah Alam
dapat mengawal risiko berpenyakit di  PTAR Shah Alam
 Pemasangan peralatan dan kalangan staf.
penyelenggaraan bagi memastikan
sistem pengudaraan berfungsi
dengan baik

4. Keselamatan Memantapkan penggunaan sistem sedia
 Biometrik ada untuk memastikan keselamatan staf
 Security Gate lebih terjamin.
 Pemasangan Alat Pemadam Api
 Pintu Kecemasan

5. Pemantapan Pengurusan Sumber Memantapkan operasi dan tadbir urus  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
Perpustakaan.
Manusia Perpustakaan
• Mobiliti staf – pengagihan dan

penempatan semula staf

6. Penggunaan sistem WILS di PTAR  Melancarkan dan mempercepatkan  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
proses kerja.

 Menjimatkan masa, kos dan
meningkatkan kecekapan dan
produktiviti.

7. Program 5S  Mewujudkan persekitaran dan proses
 Program 4K PTAR (Keselamatan, kerja yang sistematik, teratur dan
Kebersihan, Keceriaan dan selamat.
Kesihatan)
- Gotong-Royong Perdana  Membina pasukan kerja yang ceria dan
- Susun atur ruang baharu pejabat bersemangat.
- Taklimat Keselamatan
- Taklimat Kecergasan  Mempertingkatkan imej organisasi.
 Gotong-royong Jabatan/ Bahagian

5. Inovasi terhasil tindakan yang dinyatakan di atas.
Perancangan aktiviti sumber manusia dan pendekatan yang berorientasikan

strategik telah menghasilkan beberapa inovasi serta memberikan impak yang sangat positif
kepada organisasi bermula di peringkat bahagian kemudian diperluaskan ke peringkat Kampus
Cawangan dan seterusnya ke peringkat UiTM / Kebangsaan dan Dunia. Inovasi yang dihasilkan
adalah seperti berikut :

INOVASI IMPAK KEPADA SUMBER MANUSIA PERINGKAT PERLAKSANAAN

1. Executive Information System (EIS)  Memudahkan staf untuk memperolehi  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
data perpustakaan yang sahih dan  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
boleh dipercayai.

 Meningkatkan integriti staf di atas
kawalan data perpustakaan.

2. Web-based Integrated Library System  Proses kerja menjadi lebih cepat,
(WILS) sistematik dan berkesan
menyebabkan peningkatan kepada
produktiviti staf.

3. Repositori Institusi  Proses pendigitalan yang  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
dilaksanakan memberi kepakaran dan  Peringkat kebangsaan dan dunia
pengetahuan kepada staf.

4. Reference Desk Management System  Memudahkan staf mengumpul statistik  Seluruh sistem perpustakaan UiTM

(RDMS) rujukan secara sistematik

K5 : 4

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

5. Live Chat  Meningkatkan kemahiran komunikasi  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
Pegawai semasa berurusan dengan  Peringkat kebangsaan dan dunia
pihak dalaman dan luaran
perpustakaan (Just in time).

6. Exam Question Paper System (EQPS)  Proses pendigitalan yang  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
7. e-Resources dilaksanakan memberi kepakaran dan  Peringkat kebangsaan dan dunia
pengetahuan kepada staf.

 Meningkatkan kemahiran staf dalam  Seluruh sistem perpustakaan UiTM
pencarian maklumat secara strategik .

6. Pengurusan memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada sumber manusia.
Pengurusan PTAR menghargai setiap jasa dan sumbangan yang diberikan oleh setiap

warga kerjanya. Ketua Pustakawan selaku Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) memperakukan Pegawai dan staf yang menunjukkan prestasi yang tinggi dan
memberikan sumbangan yang bermakna kepada PTAR, Universiti dan Negara melalui
penghargaan yang berikut :

PENDEKATAN (A) PERLUASAN (D) PEMBELAJARAN (L) INTEGRASI (I)

 Anugerah  Staf yang berprestasi  Meningkatkan moral dan motivasi Telah dilaksanakan setiap
Perkhidmatan tinggi dan layak untuk di kalangan staf. tahun di seluruh sistem
Cemerlang menerima APC perpustakaan UiTM.
 Meningkatkan tahap prestasi kerja
 Lawatan kerja ke  Peringkat Bahagian / staf yang effisien.
Indonesia Jabatan / Perpustakaan
 Penghasilan produktiviti yang
 Surat/ Sijil Penglibatan 4 orang lebih berkualiti.
Penghargaan Pustakawan dari
Perpustakaan Shah Alam, Meningkatkan pengetahuan dan Mewujudkan jalinan kerjasama
 Pelantikan pegawai Puncak Alam dan Perlis. pengalaman dalam penghasilan dan perhubungan dua hala di
sebagai Ketua kerja. peringkat antarabangsa.
Perpustakaan/
Jabatan/ Bahagian/ Memberikan penghargaan Mewujudkan rasa kesepunyaan dan Seluruh sistem perpustakaan
Unit berupa surat atau sijil di kesetiaan terhadap organisasi. UiTM
atas penglibatan dan
 Staf Cuti Belajar komitmen yang diberikan.

 Majlis Persaraan Staf Pelantikan sebagai Ketua Menyediakan pegawai pelapis bagi Seluruh sistem perpustakaan
Jabatan di gred S52 kesinambungan pengurusan dan UiTM
kepimpinan di Perpustakaan.
Pelantikan sebagai Ketua
Bahagian di gred S44/S48

Seramai 4 orang staf telah Memberi peluang peningkatan Seluruh sistem perpustakaan
diberikan cuti Belajar di pendidikan dan kerjaya . UiTM
peringkat Sarjana dan PhD
3 Shah Alam, 1 Kedah

Mengadakan majlis Menghargai khidmat dan sumbangan Seluruh sistem perpustakaan
persaraan bagi setiap staf
yang bersara paksa/pilihan setiap staf perpustakaan. UiTM

K5 : 5

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

7. Pengurusan bertindak kepada maklumbalas sumber manusia
PTAR mengamalkan budaya komunikasi secara terbuka, telus dan saling hormat-

menghormati antara satu sama lain. Ini diterjemahkan melalui :

PENDEKATAN (A) PERLUASAN (D) PEMBELAJARAN (L) INTEGRASI (I)

 Budaya Pintu Terbuka -  Dilaksanakan kepada  Mewujudkan budaya kerja Pembudayaan di
(participative management) seluruh sistem yang positif dan mempunyai seluruh sistem
perpustakaan UiTM. skill set yang tinggi. perpustakaan UiTM.
 Mesyuarat Panel
Pembangunan Sumber  Memperkukuhkan nilai-nilai
Manusia bagi mempertingkatkan etika
kerja.
 Mesyuarat Pengurusan Kanan
 Menanam dan memupuk sifat
 Mesyuarat Pengurusan kepimpinan yang berkesan
Dalaman bagi dicontohi , dihayati dan
diamalkan oleh semua staf
perpustakaan.

 Mesyuarat Jabatan/Bahagian/
Perpustakaan

 Konsep Leading by Example

 Konsep Walk the Talk

K5 : 6

Kriteria 6

TumpuanOKpepaedra asi

Tumpuan Kepada Operasi

Mulai 9 Mac 2006, PTAR telah menggunakan Sistem Pengurusan Kualiti ISO
9001:2008 dalam skop Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan UiTM. Ini bagi
memastikan bahan dan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti dan memenuhi ekspektasi
pelanggan serta peningkatan penggunaan dan rujukan selari dengan aspirasi UiTM. Skop ini juga
memenuhi keperluan akreditasi MQA di bawah perkara 6 (Educational Resources) iaitu
kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan. Ini telah dibuktikan dengan pencapaian PTAR
mendapat audit bersih sepanjang tempoh 10 tahun tersebut. SPK ISO 9001:2008 Perpustakaan
UiTM mengandungi Manual Kualiti, 8 Prosedur Kualiti yang terdiri daripada enam Prosedur
Wajib, dua Prosedur Sokongan Pengurusan dan tiga Prosedur Operasi, Arahan Kerja dan
Polisi.

Pelaksanaan Audit Dalam di PTAR dilaksanaan dua kali setahun semenjak tahun 2006.
Ini bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti PTAR mengikut perancangan yang telah diatur
dan mematuhi keperluan ISO9001:2008. Menerusi Penemuan Audit Dalam, beberapa
kelemahan telah dikenalpasti untuk Tindakan Pembetulan bagi penambahbaikan berterusan
dalam proses utama perpustakaan.

1. Proses-proses utama
Proses-proses utama yang terlibat dalam menyokong pelaksanaan objektif dan inisiatif

strategik bidang tumpuan adalah seperti berikut:

1.1 Proses Pembangunan Bahan
Pembangunan bahan merupakan proses utama yang terdapat di dalam Model Proses

Utama SPK ISO 9001:2008 PTAR. Ia bermula dengan proses penerimaan cadangan pembelian
bahan oleh staf akademik dan pentadbiran UiTM. Cadangan yang diterima perlu menepati
keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti serta mematuhi polisi dan
prosedur Perpustakaan UiTM. Pembangunan bahan perpustakaan terdiri daripada sumber
bercetak dan elektronik yang merangkumi ICT, buku, jurnal bercetak, Pangkalan Data Dalam
Talian / e-jurnal, e-Book, Penerbitan UiTM dan Bahan Arkib. Proses kerja pembangunan bahan
ini menggunakan sistem perpustakaan sepenuhnya bermula daripada proses cadangan
pembelian sehingga penerimaan bahan. Proses penerimaan bahan perlu melalui proses kawalan
kualiti bagi memastikan bahan yang diterima menepati spesifikasi.

1.2 Proses Katalog dan Kelas
Seterusnya, bahan-bahan yang diterima akan melalui proses katalog dan kelas bagi

merekod maklumat bibliografik bahan seperti judul, pengarang, tahun terbitan, penerbit, tempat
penerbitan, nombor kelas, bidang perkara dengan tepat, lengkap dan cepat mengikut standard
pengkatalogan antarabangsa. Proses ini dilaksanakan bagi memudahkan pelanggan untuk
mendapatkan bahan di perpustakaan melalui sistem perpustakaan (WebOPAC).

1.3 Perkhidmatan Perpustakaan
Perkhidmatan perpustakaan meliputi empat (4) perkhidmatan utama iaitu Perkhidmatan

Penyampaian Pelanggan, Perkhidmatan Akademik, Perkhidmatan Teknologi Maklumat,
Perkhidmatan Jurnal Bercetak & Sumber Elektronik dan Perkhidmatan Arkib. Perkhidmatan
penyampaian pelanggan meliputi proses kerja keahlian perpustakaan, pinjaman/pemulangan
bahan dan Sistem Pembekalan Penerbitan. Perkhidmatan akademik meliputi proses kerja
pendidikan pengguna dan khidmat nasihat dan rujukan. Perkhidmatan teknologi maklumat
meliputi proses kerja perkhidmatan ICT. Perkhidmatan jurnal bercetak & sumber elektronik
meliputi perkhidmatan jurnal bercetak dan pangkalan data atas talian,e-jurnal dan e-book.
Manakala perkhidmatan arkib meliputi pinjaman bahan arkib, rujukan dan penyelidikan arkib.

K6 : 1

Tumpuan Kepada Operasi

Semua proses utama perpustakaan memainkan peranan penting dalam penyampaian
perkhidmatan yang berterusan kepada pelanggan dalaman dan luaran UiTM. Proses-proses ini
diguna pakai oleh PTAR Shah Alam. Rujuk Lampiran P1 (Profil) : Model Proses Utama
Perkhidmatan SPK ISO 9001:2008.

2. Model PDCA
Model PDCA digunakan dalam proses-proses utama tersebut untuk penambahbaikan

berterusan dan inovasi seperti rajah berikut:

Rajah 6a : Model PDCA PTAR

PTAR melaksanakan proses kerja berdasarkan SPK ISO 9001:2008 yang
berfokuskan kepada Perkhidmatan Perpustakaan yang berkualiti. Penambahbaikan proses-
proses kerja utama dibuat melalui Pendekatan PDCA (Plan, Do, Check & Action). PTAR
juga menetapkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI), Objektif Kualiti, Perancangan Strategik dan
Piagam Pelanggan untuk mengawal dan menambahbaikan proses-proses utama PTAR.

Berdasarkan kepada pelan Transformasi UiTM, antara agenda yang berkaitan dengan
perkhidmatan perpustakaan adalah aksesibiliti dan penumpuan pembelajaran atas talian. Justeru
itu, PTAR telah menaiktaraf Sistem Perpustakaan UiTM Web Based Integrated Library System
(WILS) yang berteknologikan web based dan bercirikan pangkalan data berpusat. Sistem ini telah
pun digunapakai di Perpustakaan UiTM Shah Alam, Perpustakaan UiTM Cawangan Selangor
dan Perpustakaan UiTM Negeri Sembilan. Seterusnya, melalui Perancangan Strategik 2016 –
2020 PTAR bercadang mewujudkan pangkalan data secara berpusat bagi Perpustakaan UiTM
yang diberi nama `PUiTM WILS Database Centralization’. Sistem ini digunakan bagi
melaksanakan semua proses utama perpustakaan dan laporan kemajuan projek WILS
dibentangkan setiap bulan di dalam Mesyuarat Projek Committee WILS. Kelebihan sistem ini
adalah ia bercirikan pangkalan data berpusat serta boleh diakses setiap masa dan tempat.

Proses utama iaitu pembangunan bahan meliputi perolehan sumber bercetak dan
elektronik yang berfokus kepada perolehan bahan silibus dan bahan rujukan fakulti, perolehan
bahan harta intelek universiti dan penerbitan UiTM dan perolehan ICT yang terkini bagi
menyokong keperluan penyampaian perkhidmatan. Pelaksanaan proses ini adalah Seterusnya,
proses perolehan bahan dipantau dan disahkan serta diperakukan oleh Jawatankuasa Kelulusan

K6 : 2

Tumpuan Kepada Operasi

Buku dan Majalah PTAR, Jawatankuasa Pemilihan Vendor PTAR dan Jawatankuasa Teknikal
ICT PTAR tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Bendahari UiTM, Arahan Kerja
dan Prosedur Perolehan. Ini bagi menangani berlakunya kesilapan dalam proses perolehan
seperti agihan bajet, pemilihan pembekal dan pematuhan kepada prosedur perolehan.

Bagi mengatasi masalah pembekalan bahan lewat atau bahan tidak dibekalkan, penilaian
prestasi pembekal dilaksanakan setiap tahun ke atas pembekal yang dipilih untuk membekalkan
bahan sumber bercetak, elektronik dan ICT. Hasil analisa, senarai pembekal dimasukkan ke
dalam Sistem Penggliliran Vendor (SPV) mengikut prestasi masing-masing dan juga untuk
memberi peluang kepada semua pembekal berkelayakan membekalkan buku ke perpustakaan.

Berikutnya, proses utama iaitu mengkatalog dan mengkelas bahan perpustakaan.
Penetapan dan kaedah pelaksanaan proses kerja ini adalah seragam mengikut standard
antarabangsa dan diamalkan oleh semua perpustakaan UiTM. Melalui Sistem WILS proses kerja
mengkatalog dan mengkelas ini dapat dilaksanakan pada setiap masa dan tempat. Proses
kawalan kualiti bahan dibuat sebanyak tiga kali oleh Pustakawan (Bahagian Pembangunan
Sumber Bercetak, Bahagian Pemprosesan Teknikal dan Bahagian Pengurusan Pelanggan dan
Koleksi) sebelum bahan disusun di rak. Ini bagi memastikan rekod dan fizikal bahan menepati
spesifikasi yang telah ditetapkan.

Seterusnya, proses utama perkhidmatan perpustakaan bertujuan untuk memberikan
perkhidmatan yang efisyen, menepati norma masa, berkualiti dan memenuhi kehendak
pelanggan. Justeru itu, pelaksanaan proses kerja perkhidmatan perpustakaan adalah
berdasarkan Arahan Kerja, Prosedur dan Dasar Perkhidmatan PTAR. Pemantauan dan
penambahbaikan berterusan perkhidmatan perpustakaan dinilai melalui Indeks Kepuasan
Graduan, Kepuasan Hati Pelanggan, Analisa Aduan Maklumbalas Pelanggan dan Kajian
Kehendak Utama Pelanggan. Selain itu, Mesyuarat Jawatankuasa Perkhidmatan Perpustakaan
juga dilaksanakan secara berkala untuk memantau, penambahbaikan dan memantapkan
perkhidmatan perpustakaan.

PTAR sentiasa peka dan prihatin terhadap kehendak utama pelanggan dalam
penyampaian perkhidmatan. Sehubungan itu, bagi memastikan proses-proses utama beroperasi
berjalan lancar dan penyampaian perkhidmatan perpustakaan menepati kehendak pelanggan
kaedah pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan ini juga digunapakai dan dilaksanakan
oleh semua perpustakaan UiTM di seluruh Malaysia.

PTAR telah mengenalpasti risiko utama perpustakaan adalah kepada sistem dan
pangkalan data perpustakaan kerana semua proses utama perpustakaan menggunakan sistem
perpustakaan. Antara tindakan pencegahan yang dilaksanakan bagi menangani perkara tersebut
ialah membuat semakan secara berkala pada pangkalan data dan membuat backup data.

2.1 Penambahbaikan berterusan dan inovasi PTAR :

2.1a Repositori Institusi Universiti Teknologi MARA
Projek Repositori Institusi diwujudkan pada tahun 2008 menggunakan perisian sumber

terbuka percuma iaitu EPrints yang dibangunkan oleh School of Electronics and Computer
Science di University of Southampton. Repositori Institusi Universiti juga merupakan salah satu
projek di bawah Program Transformasi UiTM. PTAR memainkan peranan yang signifikan dan
relevan bagi memenuhi keperluan pembelajaran secara maya, pembelajaran sepanjang hayat,
penyelidikan dan penerbitan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan keperluan Rancangan
Malaysia ke-10, projek ini ditambahbaik dengan kaedah pengaksesan secara atas talian untuk
pengguna perpustakaan. Dalam usaha meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan dan
memperluaskan ketampakan bahan Harta Intelek UiTM ke peringkat global.

Repositori Institusi Universiti memberi penekanan kepada bahan-bahan harta intelek
universiti UiTM (published and unpublished) dalam pelbagai format iaitu Amanat / Perutusan /

K6 : 3

Tumpuan Kepada Operasi

Ucapan, Artikel, Tesis / Disertasi, Buku / Bab Dalam Buku, Laporan Penyelidikan, Laporan
Tahunan, Projek Pelajar, Projek Keusahawanan, Prosiding, Syarahan Utama, Jurnal, Kertas
Kerja Seminar / Konferensi / Simposium / Konvensyen, Bahan Pandang-Dengar, Buletin, Imej
Digital / Visual, Keratan Akhbar UiTM, Kertas Soalan Peperiksaan Lepas, serta Skor Muzik /
‘Musical Composition’.

Repositori Institusi Universiti adalah bertindak sebagai pusat mengumpul, mengemaskini,
memelihara, memulihara, mendigitalkan dan memuatnaik ke dalam sistem Repositori Institusi
Universiti sedia ada bagi bahan Koleksi Harta Intelek UiTM yang dihasilkan oleh para pelajar,
staf, fakulti atau jabatan di UiTM. Perkhidmatan ini mampu menjadi rujukan antarabangsa dan
hasil penulisan tersebut akan dirujuk (cite) bagi memenuhi kriteria utama sistem penarafan
universiti seperti Visibility (Hyperlink paper), Presence (Number of Web Pages), Openness (Paper
can be accessed via Search Engine, e.g. Google) and Excellence (Most cited papers).

2.1b Electronic Question Paper System (EQPS)
Electronic Question Paper System (EQPS) mula dibangunkan sendiri oleh staf

Perpustakaan Tun Abdul Razak (PTAR) pada Mac 2010 untuk Projek Kumpulan Inovatif (KIK).
Ianya mula digunakan oleh pengguna pada Mei 2010.
EQPS adalah merupakan satu sistem yang mengumpulkan koleksi kertas-kertas soalan tahun
kebelakangan (past question papers) bermula tahun 2000 dan sehingga tahun semasa. Sistem
ini membolehkan pengguna mengakses pada bila-bila masa (24 hours/7 days) dan di mana
sahaja. Kertas soalan yang dibuat proses pendigitalan adalah diterima daripada Bahagian
Penilaian Akademik, UiTM Shah Alam. Koleksi kertas soalan yang dikumpul adalah merangkumi
program Sarjana, Sarjana Muda/Ijazah dan Diploma bagi semua Fakulti dan Pusat Akademik di
UiTM Shah Alam. Koleksi kertas soalan bagi UiTM Cawangan adalah tidak terdapat di dalam
Sistem EQPS.

2.1c Live Chat Rajah 6b: Perkembangan Live Chat

Chat With Librarian

(CWL) adalah

perkhidmatan rujukan

maya yang menawarkan

bantuan rujukan atas

talian melalui laman web

Perpustakaan

menggunakan kaedah

sembang maya (chat)

secara santai. Ia adalah

perkhidmatan yang agak

baru di Perpustakaan

UiTM, sebagai alternatif

kepada pertanyaan

kepada Pustakwan

melalui telefon atau

melalui email.

Pelbagai usaha telah

dijalankan untuk

mempromosikan

perkhidmatan chat

kepada pengguna

perpustakaan. Antara

K6 : 4

Tumpuan Kepada Operasi

promosi yang telah dijalankan ialah pameran, Library Information Week, Program Library
Outreach, Mobile Info Kiosk, Kelas Kemahiran Maklumat, Orientasi Perpustakaan, Program
Pendidikan Pengguna dan lain-lain aktiviti bagi mewujudkan kesedaran pengguna mengenai
kemudahan perkhidmatan yang disediakan oleh perpustakaan bagi membantu mereka
mendapatkan maklumat dengan lebih cepat dan mudah.

2.1d Reference Desk Management System (RDMS)
Reference Desk Management System (RDMS) adalah sebuah sistem yang dibina untuk

memudahkan para Pustakawan PTAR untuk menjana statistik penggunaan meja rujukan. Ianya
merupakan satu sistem merekod pertanyaan secara atas talian telah dibangunkan oleh
kepakaran dalaman di Perpustakaan Tun Abdul Razak.
Reference Desk Management System berfungsi bagi merekod, menyemak serta menjana
statistik pertanyaan secara atas talian yang lebih cepat, mudah dan berkesan. Ciri-ciri RDMS
adalah seperti berikut :

Rajah 6c : Ciri-Ciri RDMS

Penggunaan RDMS ini menunjukkan penambaikan dan inovasi berterusan dari kaedah
konvensional iaitu merekod secara manual menggunakan borang kepada penggunaan sistem
atas talian yang memudahkan proses kerja serta lebih sistematik dan teratur.

2.1e E-Resources
Koleksi E-Resources menjadi agenda penting perpustakaan dalam menambah bilangan

yang sedia ada bagi menyediakan sumber rujukan utama dan memenuhi keperluan silibus untuk
proses pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Koleksi E-Resources PTAR merangkumi
Pangkalan Data Atas Talian (PDAT), E-Book, Ejurnal dan E-Newspaper. Perolehan dan
langganan e-resources bagi cadangan di UiTM Shah Alam dan kampus-kampus cawangan
dikendalikan secara berpusat sepenuhnya oleh PTAR Shah Alam bagi mengelakkan duplikasi
pembelian dengan Perpustakaan di Perpustakaan Kampus Cawangan. E-resources @ PTAR
dapat diakses melalui Portal Perpustakaan. Pelbagai aktiviti bagi mempergiatkan promosi E-
Resources @ PTAR seperti hebahan akses kepada langganan PDAT dan ebook baharu, latihan
penggunaan, kuiz dan pertandingan. Berikut adalah jumlah koleksi E-Resources @ PTAR
sehingga tahun 2016 :

Bil. E-Resources @PTAR Jumlah

1. Pangkalan Data Atas Talian (PDAT) 46 PDAT

2. e-Book 25,325 judul

3. E-Newspaper 7 judul

Jadual 6a : Jumlah Koleksi E-Resouces PTAR Tahun 2016

K6 : 5

Tumpuan Kepada Operasi

Rajah 6d : Ringkasan E-Resources @PTAR

K6 : 6

Kriteria 7

HPaseilncapaian

7. HASIL

Bermula tahun 2012, PTAR telah menggunakan tagline Library For All untuk
menggambarkan komitmen terhadap penyampaian perkhidmatan berfokuskan pelanggan
merangkumi seluruh warga UiTM dan pihak berkepentingan bagi melahirkan graduan
bumiputera yang berdaya saing, global dan beretika. Wawasan ini seiring dengan misi, visi,
objektif UiTM sekaligus mencapai matlamat dan hasrat Kementerian Pendidikan Tinggi
Malaysia yang bertemakan Anywhere, Anytime, Anyone. Pada tahun 2016, usaha ke arah
perlaksanaan Perpustakaan 4.0 telah dilakukan melalui Perancangan Strategik Perpustakaan
UiTM ke-11 (2016 – 2020) (rujuk Buku Perancangan Strategik Perpustakaan 2016 – 2020).
Hasil tumpuan penyampaian perkhidmatan PTAR pada 2016 meliputi:

1. WILS (Web Based Integrated Library System)
2. Repositori Institusi UiTM
3. EIS (Executive Information System)
4. E-Resources (PDAT, e-Book,e-Jurnal)
5. Reference Desk Management System
6. Live Chat
7. Electronic Question Paper System

7.1 Hasil dari Pelaksanaan Strategi

Hasil Pelaksanaan objektif dan inisiatif strategik
Pembangunan Perancangan Strategik Perpustakaan UiTM (2016 – 2020) dibuat

pemetaan dengan 11 Agenda Utama Universiti, Perpustakaan memfokuskan kepada lima

agenda utama iaitu:

 Pembangunan Bahan

 Perkhidmatan Perpustakaan

 Pengurusan Perpustakaan

 Repositori Institusi Universiti

 Arkib Universiti

7.1.1a Pencapaian Inisiatif Strategik: PUiTM WILS Database Centralization

Projek PUiTM WILS Database Centralization telah mencapai melebihi sasaran pada

tahun 2016, dimana 100% migrasi pangkalan data dapat dilaksanakan di Perpustakaan UiTM

Shah Alam, Perpustakaan UiTM Selangor dan Negeri Sembilan. Seterusnya PTAR akan

memperluaskan lagi penggunaan Sistem WILS dengan melaksanakan migrasi 11 pangkalan

data ILMU di Perpustakaan Cawangan ke pangkalan data Sistem WILS.

Hasil pencapaian migrasi Sistem WILS memberi impak kepada UiTM dan 12 Kampus

Cawangan secara menyeluruh dari aspek penjimatan kos penyelenggaraan sistem, kos

perkakasan, proses dan masa. Secara jelas impak migrasi Sistem WILS ini boleh dilihat di

Jadual 7.1.1(a).

Jadual 7.1.1(a): Impak migrasi pangkalan data dalam Sistem WILS

Bil Perkara Impak

1 Menjimatkan kos penyelenggaraan Penjimatan RM650,000.00 setahun (Peruntukan

sistem RM50,000.00 setiap Perpustakaan Cawangan bagi
penyelenggaraan sistem ILMU) – 11 Perpustakaan

Cawangan

2 Menjimatkan kos perkakasan Perpustakaan Kampus Cawangan tidak perlu membeli

(penggantian pembelian server server (dengan kos RM510,00.00) kerana menggunakan

baharu) pangkalan data secara centralized di PTAR Shah Alam.

3 Mempercepatkan proses dan Dengan jumlah judul dan naskhah bahan perpustakaan

menjimatkan masa yang banyak, keperluan untuk migrasi data ini adalah

sangat diperlukan bagi mempercepatkan proses kerja

serta menjimatkan masa.

7.1.1b Pencapaian Inisiatif Strategik: Repositori Institusi Bersepadu dalam Projek
Transformasi UiTM

Projek Inisiatif Repositori Institusi Bersepadu merupakan projek inisiatif yang diletakkan
sebagai salah satu projek utama Universiti dibawah komponen Teknologi. Projek inisiatif ini
memberi impak besar kepada UiTM dalam ketampakan bahan harta intelek (IP) universiti di
peringkat global secara atas talian Anywhere, Anytime, Anyone, 24 jam/7 hari.

Pencapaian ketampakan bahan IP ke dalam Repositori Institusi UiTM sehingga 2016
adalah sebanyak 3,675 judul iaitu peningkatan sebanyak 129% berbanding dari tahun 2015
yang telah dimuat naik sebanyak 1,602 judul (Rujuk Jadual 7.1.1b(a) dan Rajah 7.1.1b(a)
Perbandingan tren tiga tahun (2014-2016) menunjukkan peningkatan yang positif.
Perbandingan hasil pencapaian ini juga melebihi dari Perpustakaan Universiti Awam di
Malaysia (Rujuk Jadual 7.1.1b (b) dan Rajah 7.1.1b (b).

Jadual 7.1.1b(a): Tren jumlah ketampakan bahan IP UiTM
mengikut tahun sehingga 31 Dis 2016

Tahun Jumlah Ketampakan IP UiTM

2016 3,675 judul

2015 1,602 judul

2014 693 judul

Rajah 7.1.1b(a): Tren jumlah ketampakan bahan IP UiTM
mengikut tahun sehingga 31 Dis 2016

Jadual 7.1.1b(b): Tren perbandingan jumlah ketampakan bahan IP antara
Universiti Awam

Universiti 2014 2015 2016

UiTM 693 1,602 3,675
UUM 3,196 3,183 1,205

Rajah 7.1.1b (b): Tren Perbandingan jumlah ketampakan bahan IP Antara
Universiti Awam

Pencapaian mengikut petunjuk prestasi Universiti
Universiti telah menetapkan dua sasaran petunjuk prestasi kepada PTAR. Dua sasaran

itu adalah i. Bilangan kumulatif hasil akademik universiti yang boleh diakses dan ii. Bilangan
kumulatif PTJ yang menyerahkan bahan repositori institusi. Bagi tahun 2016, hasil pencapaian
bagi kedua-dua petunjuk prestasi ini telah melebihi sasaran yang ditetapkan. Ini dijelaskan
seperti Jadual 7.1.1b (c)

Jadual 7.1.2 (c): Pencapaian mengikut petunjuk prestasi Universiti

Bil Petunjuk Prestasi Universiti 2016

Sasaran Capai %

1. Bilangan kumulatif hasil 2,000 3,675 judul 183.75

akademik universiti yang

boleh diakses

2. Bilangan kumulatif PTJ yang 26 27 103

menyerahkan bahan

repositori

Pencapaian dalam The Ranking Web of World Repositories
Perbandingan kedudukan Repositori Institutsi UiTM telah dibuat antara repositori dalam

dan luar negara. Hasil dari ketampakan bahan IP ke dalam Repositori Institusi UiTM memberi
impak yang besar di peringkat dunia dan Asia. Data kedudukan Repositori Institusi UiTM di
peringkat dunia menunjukkan peningkatan yang ketara melalui paparan dalam The Ranking
Web of World Repositories iaitu dari kedudukan 1,361 (Januari hingga Jun 2016) kepada 1,066
(Julai hingga Disember 2016). Pada peringkat Asia pula, data kedudukan juga menunjukkan
peningkatan positif dari kedudukan 250 kepada 174. Ini dijelaskan dalam jadual 7.1.1b (d).

Jadual 7.1.1b (d): Jadual kedudukan Repositori Institutsi UiTM dalam Ranking Webometrics

The Ranking Web of World Repositories 2016 2016
(Jan-Jun) (Julai – Dis)

PERINGKAT DUNIA 1,361 1066

PERINGKAT ASIA 250 174

7.1.1c Pencapaian Inisiatif: Executive Information System (EIS)
EIS merupakan satu inovasi yang dibangunkan oleh PTAR bagi tujuan pemantauan

pencapaian sasaran setiap perancangan strategik dan petunjuk prestasi utama perpustakaan.
Sebelum tahun 2016 pemantauan KPI dan Perancangan Strategik dibuat secara manual
sahaja. Dengan pelaksanaan inisiatif EIS ini pemantauan secara manual digantikan dengan
pemantauan secara online. Inisiatif EIS telah dapat mencapai sasaran tiga tujuan
pembangunan sistem iaitu i. pemantauan KPI perpustakaan, ii. pengurusan perangkaan
perpustakaan dan iii. pemantauan projek inisiatif perancangan strategik perpustakaan. Hasil
pemantauan KPI perpustakaan melalui EIS bagi tahun 2016 menunjukkan 8 dari 13 (62%)
petunjuk prestasi utama (KPI) telah dapat mencapai dan melebihi sasaran yang ditetapkan.
Bagi pengurusan perangkaan perpustakaan pula terdapat 26 maklumat perangkaan utama
meliputi proses perkhidmatan, pembangunan bahan, harta intelek dan pengurusan dapat
dirujuk dengan cepat, tepat dan real time oleh pengurusan perpustakaan terutamanya dalam
proses membuat keputusan. Maklumat perangkaan utama dari 13 Perpustakaan Cawangan
UiTM juga boleh dirujuk dengan cepat dan tepat melalui EIS ini. Inisiatif EIS ini dilihat memberi
impak kepada UiTM secara menyeluruh dimana maklumat perangkaan utama, KPI
perpustakaan dan Projek Inisiatif boleh diakses, dipantau dan dianalisis dimana-mana dan pada
bila-bila masa sahaja. Sistem pemantauan perancangan strategik ini merupakan yang pertama
digunakan di perpustakaan universiti awam di Malaysia. Sistem ini boleh dicapai melalui
pautan http://eis.library.uitm.edu.my

7.1.1d Pencapaian KPI : Memastikan penggunaan PDAT tidak kurang 4 juta muat turun
setahun

Bahagian Pengurusan Terbitan Bersiri dan Sumber Elektronik bertanggung jawab
memastikan pencapaian petunjuk prestasi utama iaitu memastikan penggunaan PDAT tidak
kurang 4 juta muat turun setahun. Jumlah langganan PDAT PTAR pada tahun 2016 adalah
sebanyak 46 berbanding 72 pada tahun 2015 dan 86 pada tahun 2014. Pengurangan ini adalah
disebabkan pengurangan peruntukan bagi menampung langganan PDAT tersebut. Pada tahun
2016 purata muat turun bahan bagi satu PDAT adalah sebanyak 82,756 muat turun. Hasil
pencapaian purata muat turun bagi satu PDAT dari tahun 2014 hingga 2016 menunjukkan
peningkatan yang positif (Rujuk Jadual 7.1.1d (a) dan Rajah 7.1.1d (a).

Jadual 7.1.1d (a): Purata muat turun PDAT bagi tahun 2014-2016

Tahun Purata muat
turun/PDAT
2014
2015 38,880
2016 65,201
82,756

Rajah 7.1.1d (a): Purata muat turun PDAT bagi tahun 2014-2016

7.1.1e Pencapaian Inisiatif: Reference Desk Management System (RDMS)
RDMS merupakan sistem yang digunapakai untuk merekod statistik perkhidmatan

rujukan yang disampaikan oleh staf perpustakaan. Sistem ini digunapakai di semua
Perpustakaan UiTM Shah Alam, Perpustakaan UiTM Cawangan Selangor dan Perpusakaan
UiTM Sg. Buloh. Pencapaian penggunaan sistem ini menunjukkan peningkatan yang positif
dimana sebanyak 22 lokasi Perpustakaan Cawangan telah menggunakan RDMS berbanding 11
lokasi pada tahun 2015 iaitu peningkatan sebanyak 100% (Rujuk Jadual 7.1.1e (a) dan Rajah
7.1.1e (a).

Jadual 7.1.1e (a): Jumlah Perpustakaan UiTM Cawangan yang menggunakan RDMS tahun 2015 dan 2016

Tahun Jumlah
Perpustakaan
2015
2016 11

22

Rajah 7.1.1e (a): Jumlah Perpustakaan UiTM Cawangan yang
menggunakan RDMS tahun 2015 dan 2016

7.1.1f Pencapaian Inisiatif: Live Chat (Chat With Librarian)
Pencapaian jumlah sesi bagi perkhidmatan chat with librarian pada tahun 2016 adalah

sebanyak 5,938 iaitu peningkatan sebanyak 158% dari tahun 2015 sebanyak 2,299 sesi.
Pencapaian dari segi jumlah messages pula adalah sebanyak 59,494 messages iaitu
peningkatan sebanyak 188% dari tahun 2015 sebanyak 20,636. (Rujuk Jadual 7.1.1f (a) dan
Rajah 7.1.1f (a). Inisiatif Chat with Librarian ini dilihat memberi impak kepada UiTM secara
menyeluruh dimana penggunaannya dilaksanakan di PTAR Shah Alam pada tahun 2015 dan
seterusnya diperluaskan di semua 13 Perpustakaan Cawangan pada tahun 2016.
Perbandingan dengan PTJ di UiTM, didapati sistem rujukan dan pertanyaan pelanggan secara
Live Chat belum pernah digunakan di PTJ lain.

Jadual 7.1.1f(a): Jumlah sesi dan messages melalui Chat with Librarian

Tahun Jumlah Sesi Jumlah Messages

2016 5,938 59,494

2015 2,299 20,636

Rajah 7.1.1f(a): Jumlah sesi dan messages melalui Chat With Librarian

Perbandingan penggunaan sistem Live Chat antara perpustakaan UiTM menunjukkan yang
jumlah chat di PTAR Shah Alam adalah yang tertinggi. Ini menunjukkan bahawa pengguna
dapat berinteraksi dengan pihak perpustakaan tanpa perlu ke perpustakaan.

Rajah 7.1.1f (b) Statistik perbandingan sesi Live Chat Perpustakaan UiTM 2016

7.1.2 Hasil penilaian risiko
PTAR mengenalpasti dan menilai risiko-risiko dalam bidang tumpuan utama

perpustakaan bagi memastikan penyampaian perkhidmatan kepada pengguna dapat
dilaksanakan dengan lancar dan berkesan. Beberapa kaedah kawalan juga disediakan untuk
dilaksanakan bagi memastikan risiko tersebut tidak berlaku atau meminimakan risiko berlaku.
Berikut adalah risiko yang dikenalpasti dalam bidang tumpuan utama dan pencapaian
pelaksanaan kaedah kawalan yang digariskan.

Bidang Risiko Kaedah Kawalan Pencapaian
Tumpuan
Web Based Pangkalan data tidak i.Pelan pemantauan bagi Jawatankuasa PSC WILS dipengerusikan oleh
Integrated berpusat. Ketua Pustakawan dan seramai 33 orang ahli
Library System memastikan kejayaan jawatankuasa telah dilantik.
(WILS) Maklumat pengguna tidak
dikemaskini. inisiatif WILS melalui
Repositori
Fungsi yang dikehendaki Jawatankuasa Project
tidak wujud di dalam
sistem. Steering Committee (PSC)

Aduan tidak ditangani WILS
dengan baik.
ii.Pelantikan Kumpulan i. 7 orang ahli Kumpulan Teknikal WILS

Teknikal dan Kumpulan dilantik terdiri dari staf Bahagian Pengurusan

Pakar bagi setiap Modul Sistem Perpustakaan.

ii. Kumpulan pakar yang dilantik melibatkan 20

orang staf Pengurusan & Profesional dan

Pelaksana mengikut Modul iaitu: Modul

Acquisition/Vendor Portal/DeanPortal,

Cataloging/eBooks, Serials, Circulation/OPAC,

Articles Indexing

Memuatnaik bahan i. Mengemaskini SOP dan 4 SOP disediakan dan dikemaskini pada 25

Institusi bukan hak milik UiTM ke Polisi pendigitalan Mei 2016
Universiti dalam Sistem Repositori Borang telah disediakan dan digunapakai
UiTM ii.Menyediakan Borang 2014
e-Resources
(PDAT, e- Penyerahan Harta Intelek
books)
UiTM

iii.Tidak melakukan proses Pematuhan kepada SOP yang disediakan

imbasan bahan bukan hak Pematuhan kepada SOP yang disediakan

milik Universiti Teknologi Dasar Penyerahan Bahan Harta Intelek UiTM
disediakan dan diluluskan dalam Mesyuarat
MARA Jawatankuasa Eksekutif UiTM Bil. 09/2015
berkuatkuasa pada 2 September 2015. Dasar
iv. Pengasingan bahan tersebut juga telah dimuatnaik ke laman
sesawang PTAR dan Portal Repositori Dasar,
fizikal bagi bahan bukan hak Peraturan dan Pekeliling UiTM
Pada tahun 2016, sebanyak 27 PTJ telah
milik Universiti Teknologi menyerahkan bahan harta intelek universiti
melebihi sasaran sebanyak 26 PTJ
MARA di peringkat PI Universiti dalam Program Transformasi
UiTM 2016-2020 ialah Bilangan kumulatif PTJ
penerimaan bahan. yang menyerahkan bahan repositori

PTJ tidak menghantar i.Menguatkuasa Dasar

bahan harta intelek Penyerahan Bahan Harta

Universiti ke Intelek Universiti Teknologi

Perpustakaan MARA ke Repositori Institusi

Universiti

ii. Permohonan dari PTJ dan
perpustakaan cawangan

iii. Dijadikan sebagai PI
Universiti

Penamatan langganan 1. Perancangan Penamatan langganan berdasarkan kepada:
peruntukan I. Analisa Tren penggunaan (3 Tahun)
kewangan untuk II. Analisa harga langganan (3 tahun)
perolehan /
langganan bahan III. Mohon maklumbalas fakulti
PDAT, eBook, berkaitan pembaharuan langganan
eJurnal dan penamatan
dan Jurnal Bercetak
Menyediakan dan menganalisa statistik
2. Jadual bulanan (Sesi, Muat turun dan Carian)
Pembaharuan penggunaan 46 PDAT
Langganan
Pencapaian 2016 :

3. Analisa penggunaan Sesi :3,134,859
4. Perjanjian kontrak Muat Turun: 3,806,801
Carian: 2,900,860

Tuntutan saman 1. Semakan Draf Kontrak Mengadakan mesyuarat Khas Langganan
Gangguan capaian oleh Penasihat Undang - PDAT UiTM bagi tahun 2017 pada 22
Undang November 2016 bersama Dekan-dekan dan
Ganggunan Server pengarah-pengarah Pusat Kecemerlangan
Universiti dan dihadiri oleh pihak Bendahari
Zon 6.

Semakan Draf kontrak oleh PPUU sebanyak
15 kontrak penerbit/pembekal telah disemak
pada tahun 2016

2. Jadual Pemantauan
Kontrak

1. Semakan akses i.Membuat semakan akses secara berjadual
dan direkodkan dalam Jadual semakan akses
2. Makluman sumber elektronik
gangguan akses ii.Memastikan pengaksesan berterusan dan
akibat masalah akses dapat diselesaikan dengan
penyelenggaraan segara oleh pihak pembekal.
berjadual iii.Hebahan penyelenggaran PDAT kepada
warga UiTM
3.Analisa penggunaan

RDMS Penggunaan server secara Membuat back up secara berkala (harian dan

berpusat (Centralized mingguan)

Server) bagi RDMS agak

berisiko tinggi

Kepakaran staf teknikal Membuat TOT kepada staf teknikal di BPSP

yang mengendaliakn RDMS

Live Chat (Chat Online chat tidak Penggunaan tenaga elektrik Perkakasan (server) ditempatkan di Pusat
with Librarian) dapat dijawab 1. Memberi latihan kepada Data Perindu
operator
Pada tahun 2016, latihan kepada staf
2. Menyediakan manual perpustakaan cawangan telah dijalankan
pertanyaan rujukan melalui program 4P pada di Perpustakaan
UiTM Pahang dan Kelantan. Untuk kampus
cawangan yang lain dianjurkan di PTAR Shah
Alam.

Manual pertanyaan rujukan disediakan pada
tahun 2016.

Electronic Kehilangan kertas soalan Menggunakan dua server Penggunaan dua server sebagai backup

Question Paper yang di muat naik dalam untuk backup data kepada kertas soalan yang dimuatnaik

System (EQPS) server

7.2 HASIL DARI PROSES

Dalam usaha meningkatkan perkhidmatan perpustakaan, PTAR telah menumpukan tujuh
bidang tumpuan proses yang meliputi penggunaan sistem dan teknologi. Hasil pencapaian
daripada penggunaan proses sistem dan teknologi ini menunjukkan PTAR telah berjaya
mencapai penggunaan 100% daripada tujuh bidang utama yang telah ditumpukan sepanjang
tahun.

7.2.1a WILS
Pencapaian Prestasi Proses

PTAR telah berjaya menaiktaraf Sistem Perpustakaan UiTM daripada client base
kepada web based melalui Integrated Library System (WILS) yang berkonsepkan pangkalan
data berpusat. Sistem ini telah berjaya diguna pakai di Perpustakaan UiTM Selangor dan
Perpustakaan UiTM Negeri Sembilan bermula pada 10 September 2015. Penggunaan modul
bermula pada modul acquisition, cataloging dan circulation.

Pada tahun 2016, sistem WILS telah berjaya diperluaskan ke cawangan Negeri
Sembilan, meliputi kampus Kuala Pilah dan Seremban 3. Bermula tahun 2016 juga, PTAR telah
membuat perancangan perluasan dan migrasi data untuk 11 pangkalan data ILMU di
perpustakaan cawangan. Pangkalan data tersebut boleh dirujuk Rajah 7.2.1a (a):

Rajah 7.2.1a (a):
Perluasan

pangkalan data

Penyelenggaraan Sistem Perpustakaan
Setiap tahun, penyelenggaraan sistem perpustakaan sedia ada akan dibuat

penyelenggaraan berasingan di setiap kampus cawangan. Ini adalah kerana sistem
perpustakaan sedia ada penggunaannya secara distributed system. Apabila migrasi data ini
dilaksanakan, perpustakaan kampus cawangan akan menggunakan sistem perpustakaan

baharu dan perpustakaan cawangan tidak perlu lagi membuat penyelenggaraan sistem
perpustakaan secara berasingan kerana di PTAR penyelenggaraannya adalah secara
centralized.

7.2.1b Institutional Repositori
Pencapaian Prestasi Proses

Pencapaian penggunaan Repositori Institusi UiTM pada tahun 2016 adalah amat baik
walaupun perpustakaan UiTM dalam proses penyelenggaraan dan penambahbaikan portal IR
pada tahun tersebut. Jumlah muat turun bahan pada tahun 2016 adalah sebanyak 203,220.
Jumlah ini menurun sedikit sahaja berbanding tahun 2015 namun ianya masih tinggi berbanding
jumlah bahan di dalam sistem tersebut pada tahun 2016. Purata muat turun untuk setiap bahan
adalah sebanyak 61.69 kali untuk setiap bahan.

Tahun Jumlah Jumlah Purata Muat Muat Turun
Bahan Muat Turun Untuk
2014 Turun Setiap Bahan Jumlah Bahan 600,000
2015 7,698 500,000
2016 9,856 537,476 69.82 400,000
3,294 362,340 36.76 300,000
203,220 61.69 200,000
100,000
Jadual 7.2.1b (a): Jumlah muat turun bahan
repositori mengikut tahun 0

Muat Turun 2014 2015 2016
537,476 362,340 203,220

Jadual 7.2.1b (a): Jumlah muat turun bahan repositori mengikut

tahun

Keberkesanan Operasi Proses

Perkhidmatan ini mampu menjadi rujukan antarabangsa dan hasil penulisan tersebut

akan dirujuk (cite) bagi memenuhi kriteria utama sistem penarafan universiti seperti Visibility

(Hyperlink paper), Presence (Number of Web Pages), Openness (Paper can be accessed via

Search Engine, e.g. Google) and Excellence (Most cited papers). Ia boleh diakses secara atas

talian 24 jam/ 7 hari yang memenuhi konsep anytime, anywhere, anyone.

Repositori ini menjadi keutamaan UiTM dalam pencapaian Ranking Web of
Repositories. Repositori Institusi Universiti (UiTM IR) boleh dicapai dari seluruh dunia dan kini
menduduki tangga 18 di Malaysia dan tangga ke 1066 di peringkat Antarabangsa bagi Ranking
Web of Repositories. Pada tahun 2016, pengguna dari Malaysia, China, Germany, India dan
Filipina adalah yang paling banyak memuat turun bahan dari Repositori Institusi UiTM. Ini
diperjelaskan melalui jadual dan rajah 7.2.1b(b).

Bil. Negara Jumlah Jumlah Muat Turun Bahan Mengikut Negara 2016
Penggunaan

1 Malaysia 108,251 120,000
100,000
2 China 18,952
80,000
3 Germany 6,995 60,000
40,000
4 India 5,177 20,000

5 Philippines 4,805 0

6 United States 3,881 Unite

7 Japan 3,774 Mala Chin Ger India Philip d Japa Indo Hong Niger
ysia a many pines State n nesia Kong ia
8 Indonesia 3,154

9 Hong Kong 2,797 s

10 Nigeria 2,192 Series1 108,2 18,95 6,995 5,177 4,805 3,881 3,774 3,154 2,797 2,192

Jadual 7.2.1b (b): Jumlah muat turun Rajah 7.2.1b (b): Jumlah muat turun bahan mengikut negara 2016
bahan repositori mengikut negara

7.2.1c Executive Information System
Pencapaian Prestasi Proses
Bercirikan web-based, sistem ini membolehkan:

i. Ketua Jabatan, Ketua Bahagian, Ketua Unit dan Pengurus Projek memantau
perkembangan pencapaian KPI dan projek inisiatif

ii. Capaian perangkaan secara live dan 24/7 yang membantu proses decision making
iii. Pengumpulan perangkaan PUiTM secara berpusat dan self-key-in oleh pemilik

proses.
Keberkesanan Operasi Proses

Sistem ini telah berjaya mengubah lanskap pengurusan perangkaan PUiTM yang
bertukar dari manual kepada sistem sepenuhnya. Ini adalah selari dengan perkembangan
teknologi ICT dan digital serta membuktikan PTAR merupakan pemain utama dalam
pendigitalan perpustakaan. Perpustakaan UiTM adalah yang pertama membangun serta
menggunakan sistem ini dalam kalangan perpustakaan Universiti Awam lain. Kemampuan
sistem telah diperakui semasa dibentangkan dalam mesyuarat Majlis Ketua Pustakawan (MKP).
PTAR merupakan PTJ tunggal di dalam UiTM yang menggunakan sistem maklumat eksekutif
yang menggabungkan tiga perkara utama di atas. Rajah 7.2.1c(a) menunjukkan antara muka
sistem EIS

Rajah 7.2.1c (a): Antara muka sistem EIS

7.2.1d eResources (PDAT, E-Book, E-Journal)
Koleksi eResources menjadi agenda penting perpustakaan dalam menambah bilangan

yang sedia ada bagi menyediakan sumber rujukan utama dan memenuhi keperluan silibus
untuk proses pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Koleksi eResources PTAR
merangkumi Pangkalan Data Atas Talian (PDAT), eBook, eJournal dan eNewspaper. Perolehan
dan langganan eResources bagi cadangan di UiTM Shah Alam dan kampus-kampus cawangan
dikendalikan secara berpusat sepenuhnya oleh PTAR Shah Alam bagi mengelakkan duplikasi
pembelian dengan Perpustakaan di Perpustakaan Kampus Cawangan.

Pencapaian Prestasi Proses
Penggunaan bahan eResources terutamanya pencarian melalui PDAT telah

menunjukkan peningkatan yang ketara dimana pada tahun 2014, jumlah bahan yang dimuat
turun melalui PDAT adalah sebanyak 38,880, tahun 2015 sebanyak 65,201 muat turun dan
2016 sebanyak 82,756. Ini diperjelaskan dalam Rajah 7.2.1d (a).

Rajah 7.2.1d (a): Statistik Muat Turun Pangkalan Data Atas Talian

Keberkesanan Operasi Proses
Keberkesanan eResources @PTAR telah meliputi keseluruhan 40 perpustakaan UiTM

meliputi portal EzAccess.

7.2.1e Reference Desk Management System (RDMS)
Pencapaian Prestasi Proses

Reference Desk Management System (RDMS) merupakan satu sistem yang
dibangunkan sendiri oleh pihak perpustakaan. Sistem ini membolehkan sebarang pertanyaan
oleh pengguna diajukan pada bila-bila masa dimana sahaja. Sistem ini membantu pustakawan
dalam mengendalikan aktiviti khidmat rujukan melibatkan merekod soalan rujukan pengguna,
mengetahui jadual bertugas, dan menjana statistik penggunaan

Pada tahun 2015, jumlah soalan rujukan yang telah direkodkan menggunakan sistem
RDMS adalah sebanyak 9422 soalan. Jumlah soalan rujukan yang direkodkan oleh sistem
RDMS pada tahun 2016 telah meningkat kepada 13735 soalan rujukan. Statistik ini
menunjukkan peningkatan sebanyak 4131 atau 31.4% soalan rujukan yang berjaya direkodkan
menggunakan sistem RDMS.

3000

PRESTASI PENGGUNAAN RDMS

2500

Jumlah Sesi 2000

1500

1000

500

0 Dis
Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov 463
936
2015 1178 519 918 1427 528 481 227 495 1268 1373 543
2016 693 1324 2450 1646 1396 1180 655 504 1170 806 975

Rajah 7.2.1e (a): Perbandingan prestasi penggunaan RDMS bagi tahun 2015 dan 2016

Pencapaian RDMS telah menarik perhatian Perpustakaan Universiti Awam yang lain
dalam membangunkan sistem yang berupaya dalam meningkatkan produktiviti perkidmatana
rujukan diperpustakaan mereka. 3 lawatan penandaarasan daripada Perpustakaan Universiti
Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM) pada 18 Ogos 2015, Perpustakaan Universiti Sains
Malaysia (USM) pada 15 September 2015 dan Perpustakaan Universiti Putra Malaysia (UPM)
pada 23 November 2015 membuktikan RDMS sebagai satu inovasi yang dapat meningkatkan
lagi kualti perkhidmatan rujukan di Perpustakaan pada abad ini.

Rajah 7.2.1e (b): Lawatan penandaarasan RDMS Rajah 7.2.1e (c): Lawatan penandaarasan RDMS daripada
daripada Perpustakaan UIAM pada 18 Ogos 2015 Perpustakaan USM pada 15 September 2015

Rajah 7.2.1e (d): Lawatan penandaarasan RDMS daripada
Perpustakaan UPM pada 23 November 2015

Keberkesanan Operasi Proses
Keberkesanan Penggunaan RDMS sebagai sistem yang memudahkan proses rujukan di

perpustakaan dari segi penjanaan data statistik dapat dilihat melalui carta alir sebelum dan
selepas penggunaan RDMS, rajah menunjukkan bahawa penggunaan RDMS dapat
menjimatkan masa dalam memperolehi data statistik daripada 10 hari kepada 5 minit.

Rajah 7.2.1e (e): Carta alir sebelum dan selepasa penggunaan RDMS

Penjanaan Statistik penggunaan RDMS bagi 40 Perpustakaan UiTM diseluruh Malaysia
juga sudah tidak terikat dengan penggunaan kertas atau waktu pejabat, dimana maklumat
statistik penggunaan yang mendapatkan khidmat rujukan di seluruh perpustakaan UiTM dapat
direkod dan dijana pada bila bila masa bertepatan dengan konsep anywhere, anytime.

Rajah 7.2.1e (f): Contoh penjanaan statistik diseluruh Perpustakaan UiTM

RDMS sebagai medium dalam memberikan perkhidmatan rujukan kepada pengguna
telah dikembangkan kepada perpustakaan cawangan, dimana pada tahun 2015, sebanyak 11
cawangan telah menggunakan RDMS, jumlah ini meningkat pada tahun 2016 kepada 22
cawangan.

CAWANGAN LOKASI 2015 2016

Selangor Puncak Alam / /
Puncak Perdana / /
Perak Dengkil x /
Seri Iskandar / /
Kedah Tapah / /
Pulau Pinang Merbok / /
Bertam x /
Perlis Bukit Mertajam x /
Terengganu Arau / /
Dungun x /
Kelantan Bukit Besi x /
Kota Bahru x /
Negeri Sembilan Machang x /
Pahang Kuala Pilah x /
Melaka Jengka x /
Jasin / /
Johor Bandaraya Melaka / /
Sarawak Alor Gajah (Lendu) / /
Segamat / /
Mukah x /
Samarahan x /
Samarahan 2 x /

Jadual 7.2.1e (g): Perluasan penggunaan RDMS diseluruh UiTM Cawangan bagi tahun 2015 dan 2016

7.2.1f Live Chat
Pencapaian Prestasi Proses

Sepanjang tiga tahun penggunaan Live chat, dilihat prestasi penggunaan sistem
berkenaan amat memberangsangkan, dimana pada tahun 2015, jumlah sesi penggunaan
sistem berkenaan adalah sebanyak 2299 sesi, dan pada tahun 2016 adalah sebanyak 5354
sesi. Berlaku peningkatan prestasi sebanyak 3055 sesi atau 57%. Rujuk rajah 7.2.1f (a) prestasi
penggunaan live chat.

Prestasi Penggunaan Live Chat

1000 Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov Dec
800
600
400
200
0

2015 103 103 184 257 195 285 121 113 169 406 198 165

2016 422 307 813 620 516 484 288 312 364 465 441 322

Rajah 7.2.1f (a): Prestasi penggunaan live chat

Perbandingan Live Chat dan beberapa sistem yang menggunakan konsep yang sama

Perkhidmatan berbayar dan Perkhidmatan percuma dan
pengguna hanya boleh pertanyaan pengguna diluar waktu
bekerja akan disalurkan ke e-mel
menggunakannya pada waktu pegawai yang bertanggungjawab
bekerja sahaja

Rajah 7.2.1f (b): Perbezaan live chat PTAR dan UNIMAP. UNIMAP menggunakan system Springshare

Sistem mempunyai fungsi yang terhad Sistem live chat yang membolehkan
dan hanya boleh digunakan dari jam pengguna “rate” perkhidmatan
pegawai berkenaan.
8.00 pagi hingga 5.00 petang

Rajah 7.2.1f (c): Perbezaan live chat PTAR danTNB. Tenaga Nasional menggunakan web messenger

Pencapaian prestasi sistem live chat juga dapat dilihat melalui siri kemenangan sistem
ini apabila dipertandingkan di Mini Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif Peringkat Zon
Tengah Tahun 2016 apabila memenangi tempat ketiga dan Anugerah Dokumentasi Terbaik.
Selain itu projek ini juga telah memenangi Anugerah Inovasi ICT di Konvensyen KIK Peringkat
UiTM 2016.

Rajah 7.2.1f (d): Anugerah dan pencapaian Live Chat

Keberkesanan Operasi Proses
Sistem Live chat membolehkan komunikasi dua hala antara pengguna dan juga

pustakawan dimana pengguna tidak perlu berada atau pergi ke perpustakaan untuk
mendapatkan khidmat nasihat dan rujukan secara real time. Keberkesanan sistem ini dalam
memudahkan penyampaian khidmat rujukan dapat dilihat melalui carta alir khidmat rujukan
sebelum dan selepas penggunaan dimana penggunaan Live chat dapat menjimatkan masa dan
meningkatkan produktiviti khidmat rujukan di perpustakaan.

Rajah 7.2.1f (e): Carta alir khidmat nasihat dan rujukan sebelum dan selepas
menggunakan live chat

7.2.1g Electronic Question Paper Systems (EQPS)
Pencapaian Prestasi Proses

EQPS merupakan salah satu perkhidmatan atas talian yang sangat popular dalam
kalangan pelajar UiTM. Penggunaan sistem ini adalah sangat tinggi dan sentiasa meningkat
setiap tahun. Peningkatan ini dapat dilihat dalam graf di bawah:

EQPS Hits 900717 Document View 6278431

1000000 799150 2016 7000000 5411934 5804368 2016
800000 705746 3 6000000 3
600000 5000000
400000 2014 2015 2016 4000000 2014 2015 2016
200000 900717 3000000 1 2 6278431
0 1 2 2000000
2014 2015 1000000
Series1 705746 799150
Series2 0

Series1 2014 2015

Series2 5411934 5804368

Series1 Series2 Series1 Series2

Rajah 7.2.1g (a): EQPS Hits Rajah 7.2.1g (b): Document View

Pada tahun 2016, sebanyak 900,717 hits telah dicatatkan dan ianya adalah peningkatan
sebanyak 12.70% berbanding tahun 2015. Sementara itu, untuk document view iaitu jumlah
bahan yang dilihat pula, pencapaian untuk tahun 2016 ialah 6,278,431. Jumlah ini meningkat
sebanyak 8.16% berbanding tahun 2015.

Keberkesanan Operasi Proses
Sistem ini membantu pelajar untuk

mendapatkan kertas soalan peperiksaan lepas secara
atas talian. Pelajar hanya perlu login ke dalam sistem
tersebut, membuat pencarian dan seterusnya memuat
turun kertas soalan yang dikehendaki. Sistem ini
sangat membantu pelajar dalam melakukan ulang kaji
pelajaran yang sistematik dan berkesan serta
membantu mereka mencapai keputusan cemerlang
dalam peperiksaan. Pada tahun 2016, sebanyak
67,681 telah dimuat naik ke EQPS meliputi 24 fakulti.
EQPS ini juga turut diperluaskan kepada pelajar dari
Kolej Bersekutu UiTM yang berjumlah hampir 18 buah
yang berada di seluruh negara termasuklah di
Sarawak.

Rajah 7.2.1g (c): Senarai Kolej Bersekutu di bawah UiTM

7.3 Hasil dari Tumpuan Pelanggan
Perpustakaan merupakan organisasi yang menyampaikan perkhidmatan. Pelbagai makanisme
yang telah dilaksanakan oleh pihak PTAR bagi mendapatkan maklumbalas yang melibatkan
pelanggan. Analisa yang dibuat dan dibentangkan untuk perbincangan telah memberikan hasil
yang positif dan berimpak tinggi kepada PTAR dan UiTM. Sehubungan itu, PTAR telah
mengariskan dua fokus utama iaitu:

i. Keberkesanan Penglibatan pelanggan
ii. Kepuasan hati pelanggan

7.3.1a Hasil Berfokuskan Pelajar dan Pihak Berkepentingan
Perpustakaan sentiasa berusaha ke arah memberikan kemudahan dan perkhidmatan

terbaik kepada pelanggan dan pihak berkepentingan. Usaha-usaha penambahbaikan yang
strategik dilakukan adalah untuk memastikan kemudahan pembelajaran dan pengajaran di
universiti di tahap yang terbaik serta perpustakaan sentiasa kekal sebagai sebuah organisasi
yang memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada pihak pelanggan. Usaha berkenaan
meliputi proses pembangunan koleksi perpustakaan, perkhidmatan perhubungan pelanggan,
pengurusan kualiti, pengurusan aduan dan maklumbalas pelanggan serta prasarana
perpustakaan.

Kepuasan Hati Pelajar dan Pihak Berkepentingan

Kajiselidik dan penilaian perkhidmatan pelanggan adalah pendekatan utama yang

digunakan bagi mengukur tahap kepuasan pelanggan dan prestasi perkhidmatan perpustakaan.

Medium yang digunakan adalah seperti senarai di bawah:

Jenis-jenis kajian Kekerapan Kajian Dijalankan Medium

i. Kajian Pengesanan Graduan/ Indeks Kepuasan 2 kali setahun Online survey
graduat

ii. Kajian Kepuasan Hati Pelanggan 2 kali setahun Borang

iii. Kajian Kepuasan dan Kehendak Utama 1 kali setahun Borang/online survey
Pelanggan

iv. Penilaian Perkhidmatan Kaunter (layanan staf) Setiap hari Smiley card

v. Aduan dan Maklumbalas Pelanggan (AMP) Setiap hari Borang/ Media Sosial

vi. Kepuasan Program Pendidikan Pengguna 2 kali setahun Borang

Indeks Kepuasan Hati Graduan
Setiap tahun Pusat Perancangan Strategik UiTM menjalankan analisa terhadap

kepuasan graduan terhadap beberapa item penting bagi mengetahui tahap pencapaian
kepuasan pelanggan. Sebanyak 14 Item Kemudahan Prasarana yang disediakan bagi menilai
kepuasan pelanggan terhadap PTAR iaitu Ruang belajar yang selesa dan kondusif, Jumlah
sumber/bahan (buku rujukan, dll.), Waktu operasi perpustakaan, Perkhidmatan/layanan
kakitangan perpustakaan, Sumber dalam talian dan Perkhidmatan perpustakaan atas talian.

Indeks Kepuasan Hati Graduan bagi Kemudahan Prasarana Perpustakaan Tun Abdul
Razak di UiTM Shah Alam

Pada tahun 2016, indeks kepuasan hati graduan terhadap kemudahan prasarana PTAR
di UiTM Shah Alam telah berjaya mencapai 4.35 skala likert. Dari tahun 2008, iaitu selama 9
tahun secara berterusan, PTAR telah berjaya dan mengekalkan skala kepuasan hati graduan
pada tahap 4 dan keatas. Tren pencapaian cemerlang ini dijelaskan dalam Jadual 7.3.1a (a)
dan Rajah 7.3.1a (a).

Jadual 7.3.1a (a) & Rajah 7.3.1h (a): Tren Indeks Kepuasan Hati Graduan Terhadap Kemudahan Prasarana PTAR di UiTM
Shah Alam dari 2005 – 2016

Sumber: Pusat Perancangan Strategik UiTM, 2016

Perbandingan Indeks Kepuasan Graduan Terhadap 14 Item Kemudahan Prasarana di
UiTM Shah Alam Mengikut Pusat Tanggungjawab (PTJ)
PTAR sekali lagi berjaya berada di kedudukan teratas pada tahun 2016 berbanding dengan
pesaing penyedia prasarana dalam kategori 14 Item Kemudahan Prasarana di UiTM Shah
Alam. Ini bererti PTAR telah berjaya mengekalkan pencapaian ranking teratas selama enam (6)
tahun berturut-turut seperti dijelaskan dalam Jadual 7.3.1a (b) dan Rajah 7.3.1a (b) dibawah.
Kecemerlangan ini menunjukkan bahawa PTAR berjaya menghasilkan dan menyediakan
kemudahan prasarana yang memenuhi kehendak pelanggan.

Kemudahan / TAHUN PTJ 2016 2015 2014 2013 2012 2011

Perpustakaan (kemudahan & perkhidmatan secara PTAR 4.35 4.37 4.34 4.22 4.34 4.22
keseluruhan) Fakulti 4.20 4.18 4.10 3.97 4.10 3.97

Makmal (komputer, sains, studio, dapur, bengkel, dll)

Kemudahan dewan kuliah / bilik tutorial HEA 4.20 4.19 4.13 4.01 4.13 4.01

Kemudahan sukan/rekreasi Sukan 4.21 4.21 4.13 3.96 4.13 3.96

Kemudahan kafetaria / kantin Fasiliti 4.07 4.02 3.90 3.73 3.90 3.73

Kemudahan penginapan Kolej 4.03 3.99 3.92 3.78 3.92 3.78

Kemudahan pengangkutan HEP 4.08 4.01 3.95 3.74 3.95 3.74

Kemudahan pusat / klinik kesihatan Kesihatan 4.29 4.26 4.26 4.13 4.26 4.13

Kemudahan tempat letak kenderaan Polis 3.71 3.61 3.37 3.13 3.37 3.13
Keselamatan kampus Bantuan 4.16 4.12 4.03 3.88 4.03 3.88
Pembelajaran bersepadu atas talian 4.13 4.09 3.98 3.79 3.98 3.79
Polis
Bantuan

HEA

Kemudahan kedai buku kampus Koperasi 3.98 3.95 3.91 3.65 3.91 3.65

Kemudahan ruang belajar yang kondusif HEA 4.17 4.15 4.10 3.93 4.10 3.93

Kemudahan ICT di kampus Infotech 4.12 4.09 4.06 3.90 4.06 3.90

Sumber: Pusat Perancangan Strategik, UiTM, 2016

Jadual 7.3.1a (b) : Tren Indeks Kepuasan Graduan Keatas Kemudahan Prasarana di UiTM Shah Alam Mengikut PTJ dan Tahun

Pencapaian cemerlang PTAR dalam kajian indeks kepuasan Hati graduan bagi tahun ke
6 berturut-turut ini, membuktikan bahawa usaha penambahbaikan yang berterusan serta
penekanan aspek kualiti dalam sistem penyampaian perkhidmatan PTAR adalah relevan
dengan keperluan dan kehendak pelanggan.

Rajah 7.3.1a (b) : Indeks Kepuasan Graduan Keatas Kemudahan Prasarana di UiTM Shah Alam Mengikut PTJ dan
Tahun 2016

Sumber: Pusat Perancangan Strategik, UiTM, 2016

Indeks Kepuasan Graduan Terhadap 14 Item Kemudahan Prasarana Perpustakaan Ikut
Kampus UiTM Negeri Perbandingan dengan PTAR

Hasil pencapaian PTAR dalam Indeks Kepuasan Hati Graduan 2014 dari aspek
kemudahan prasarana Perpustakaan di UiTM dengan Perpustakaan UiTM negeri sebagai
pesaing, menunjukkan PTAR UiTM Shah Alam berada pada ranking kedudukan kedua dari
enam belas pesaingnya dengan skor pencapaian 4.35. Pesaing terdekat adalah Perpustakaan
UiTM Kampus Puncak Alam dan Sungai Buloh yang mempunyai skor yang sama iaitu 4.38.
PTAR sentiasa mencapai kedudukan ini baik sepanjang tahun 2016. Tren pencapaian tersebut
diperjelaskan pada Jadual 7.3.1a (c) dan Rajah 7.3.1a (c).

Rajah 7.3.1a (c) : Indeks Kepuasan Graduan Keatas Jadual 7.3.1a (c) : PTAR Ranking Ke 3 Bagi
Kemudahan Prasarana Perpustakaan UiTM Shah Kemudahan Prasarana Perpustakaan UiTM Mengikut
Alam dan Mengikut Perbandingan dengan Perbandingan dengan Perpustakaan UiTM Negeri
Perpustakaan UiTM Negeri Bagi Tahun 2014-2016

7.3.1b Web-based Integrated Library System (WILS)
Pada tahun 2016, PTAR telah berjaya membuat perubahan yang drastik dimana

penggunaan pangkalan data adalah secara berpusat. Pada tahun 2015, bagi aplikasi
pelanggan iaitu pautan OPAC diakses secara berasingan mengikut lokasi perpustakaan. Pada
tahun 2016, pautan OPAC boleh diakses kemana-mana lokasi perpustakaan. Hal ini akan
memberi kesan yang positif pada seluruh pelanggan PTAR dalam mengakses perkhidmatan
yang lestari.

7.3.1c Institusi Repositori UiTM
Pencapaian Repositori Institusi UiTM di The Ranking Web of World Repositories by

Cybermetrics Lab, Spain dapat dilihat menunjukkan peningkatan yang positif. Hasilnya dapat
dilihat pada Jadual . Pada tahun 2016 terdapat penurunan namun kuantiti penggunaan masih
tinggi iaitu sebanyak 203,220 bahan yang dimuat turun berbanding tahun 2015 sebanyak
362,340. Berikut adalah tren perbandingan jumlah bahan dimuat turun bagi tempoh 3 tahun dari
2014-2016 oleh Perpustakaan Universiti Awam dan sekali lagi PTAR berjaya menunjukkan
kemajuan yang baik pada tahun 2016. Hasilnya adalah pada rajah 7.3.1c (a) Perbandingan
Jumlah Muat turun bahan dari Institusi Repositori UiTM dan Universiti Awam.

2014 2015 2016
UiTM 537,476 362,340 203,220
UUM 305,761 260,448 123,650

Jadual 7.3.1c (a): Penggunaan bahan secara muat
turun di repositori institusi UiTM bagi tahun 2014-2016

Rajah 7.3.1c (a): Penggunaan bahan
secara muat turun di repositori
institusi UiTM bagi tahun 2014-2016

Hasil ini menunjukkan bahawa PTAR berjaya dalam menyediakan saluran perkhidmatan
atas talian yang terbaik untuk pelanggannya. Buktinya adalah pada rajah dan jadual 7.3.1c (b)
iaitu Tren penggunaan dan sesi Repositori Institusi UiTM dari tahun 2015-2016 menunjukkan
peningkatan sesi sebanyak 64,841 sesi pada tahun 2016 dan 623,680 page view pada tahun
yang sama.

Sesi 2015 2016 PERBANDINGAN
PENINGKATAN
Page 60,673 125,514
View 199,316 822,996 64,841

623,680

Jadual 7.3.1c (b): Penggunaan bahan secara muat
turun di repositori institusi UiTM bagi tahun 2014-2016

Rajah 7.3.1c (b): Tren penggunaan dan sesi Repositori
Institusi UiTM dari Tahun 2015-2016

7.3.1d eResources
Pada tahun 2016 langganan pangkalan data atas talian telah dikurangkan. Ini dapat

dilihat pada 2014 sebanyak 86 PDAT dan pada tahun 2016 jumlah PDAT adalah sebanyak 46.
Namum purata penggunaan setiap PDAT bagi tahun 2016 meningkat sebanyak 82,756 purata
muat turun berbanding 2015 iaitu sebanyak 65,201 purata muat turun bagi setiap PDAT yang
dilanggan. Hasilnya dapat dilihat pada Jadual dan Rajah 7.3.1d (a) Tren Purata Penggunaan
PDAT bagi tempoh 3 tahun dari 2014-2016. PTAR berjaya menunjukkan kemajuan yang baik
pada tahun 2016. Hasilnya adalah pada rajah 7.3.1d (a) Perbandingan Jumlah Muat turun
bahan dari Institusi Repositori UiTM dan Universiti Awam.

Purata 2014 2015 2016
Penggunaan / 38,880 65,201 82,756
PDAT

Jadual 7.3.1d (a): Tren Purata Penggunaan PDAT tahun 2014-2016

Rajah 7.3.1d (a): Tren Purata Penggunaan PDAT tahun 2014-2016

Hasil ini menunjukkan bahawa PTAR berjaya dalam menyediakan saluran perkhidmatan
atas talian yang terbaik untuk pelanggannya terutama dalam proses pembelajaran dan
pengajaran dan penyelidikan selaras dengan halatuju Universiti dalam mencapai Sasaran
Universiti Tersohor.

7.3.1e Reference Desk Management System (RDMS)
PTAR telah berjaya menggunakan kaedah baharu melalui sistem RDMS iaitu sistem

yang digunakan bagi merekod statistik perkhidmatan rujukan maya dan lain-lain menggunakan
semasa melayan pelanngan perpustakaan. Secara keseluruhannya, Perkhidmatan Khidmat
Nasihat dan Rujukan yang dilaksanakan sepanjang Januari hingga Disember tahun 2016 telah
menunjukkan peningkatan berbanding tahun 2015 iaitu meningkat sebanyak 31.4% atau 4313
soalan rujukan. Jumlah soalan rujukan yang dikemukakan pengguna bagi Januari hingga
Disember 2016 adalah sebanyak 13735 soalan rujukan berbanding 9422 soalan pada tahun
2015. Hasilnya adalah pada Rajah 7.3.1e (a) iaitu Laporan Statistik Bahagian Perkhidmatan
Akademik Januari-Disember 2014-2016.

Rajah 7.3.1e (a): Tren Penggunaan RDMS mengikut perpustakaan Cawangan Jadual 7.3.1e (a): Tren Penggunaan RDMS
bagi tahun 2015-2016 mengikut perpustakaan Cawangan bagi tahun
2015-2016

Pelbagai usaha telah dijalankan seperti promosi melalui pameran, Library Information
Week, Program Library Outreach, Mobile Info Kiosk, Kelas Kemahiran Maklumat, Orientasi
Perpustakaan, Program Pendidikan Pengguna dan lain-lain aktiviti bagi mewujudkan kesedaran
pengguna mengenai perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan oleh perpustakaan bagi
membantu mereka di dalam mengakses maklumat.

7.3.1f Live Chat
Pada 2016, Perpustakaan Tun Abdul Razak telah berjaya mencapai sebanyak 5938

jumlah sesi Chat with Librarian. Jumlah ini menunjukkan peningkatan sebanyak 3639 jumlah
sesi berbanding tahun 2015. Tren penggunaan Chat With librarian ini menunjukkan jumlah sesi
chat yang dikemukakan pelanggan bagi Januari hingga Disember 2016 adalah sebanyak 5938
jumlah sesi berbanding 2299 jumlah sesi pada tahun 2015. Hal ini menunjukkan perkhidmatan
ini berjaya dilaksanakan dengan penglibatan pelanggan dalam sesi interaksi secara maya.
Rajah dan 7.3.1f(a) Tren Statistik Jumlah Sesi Chat With Librarian bagi tahun 2014-2016 PTAR
UiTM Shah Alam.

Rajah 7.3.1f (a): Tren Statistik Jumlah Sesi Chat with Librarian bagi Tahun 2014-2016 PTAR UiTM Shah Alam

Jadual 7.3.1f (b): Tren Perbandingan bagi penggunaan Sesi Chat with Librarian tahun 2014 - 2016

Penggunaan perkhidmatan ini berjaya digunakan oleh kesemua Perpustakaan UiTM
negeri bagi merealisasikan Amanat Tahun Baharu 2017 Y.Bhg Menteri Pendidikan Tinggi serta
menjadi medan persediaan PTAR mengahadapi Revolusi Industri 4.0. Jadual 7.3.1f(a) dan
Rajah 7.3.1f(b) di atas menunjukkan tren dimana PTAR telah menyediakan perkhidmatan
maklumat digital terbaik bagi memenuhi keperluan pelanggannya.

7.3.1g Electronic Question Papers System (EQPS)

Sistem yang dibangunkan secara in-house sejak tahun 2010 merupakan sistem capaian
perkhidmatan yang sistematik dan memenuhi kehendak pelanggan. Sistem ini memainkan
peranan penting sebagai sumber rujukan maya kepada para penyelidik, pensyarah, pelajar dan
staf. Oleh itu perkhidmatan EQPS sentiasa dikemaskini teknologinya mengikut arus semasa.
Perkhidmatan EQPS ini dapat beroperasi dan dicapai dengan berkesan sepanjang masa 24
jam sehari, 7 hari seminggu dan 365 hari setahun di url http://eqps.ptar.uitm.edu.my/. Pada
tahun 2016 jumlah pelanggan yang menggunakan EQPS berjaya menunjukkan peningkatan
yang positif. Pada 2016 hits penggunaan berjumlah 6,278,431 berbanding pada tahun 2015
iaitu sebanyak 5,804,368 hits penggunaan. Jadual dan rajah 7.3.1g(a) menunjukkan tren
penggunaan EQPS bagi tempoh dari 2014 hingga 2016.

Tahun Jumlah Hits Tren penggunaan EQPS bagi tempoh dari
Penggunaan 2014 hingga 2016
2014
2015 5,411,934 6500000 5804368 6278431
2016 5,804,368 6000000 5411934 Jumlah Hits
6,278,431 5500000
5000000
Jadual 7.3.1g (a): Tren 4500000
Penggunaan EQPS dari tahun
2014-2016

2014 2015 2016

Rajah 7.3.1g (a): Tren Penggunaan Portal Interaktif PTAR dari tahun 2014 hingga 2016

Selain itu, pada tahun 2016, perbandingan document hits view EQPS menunjukkan
peningkatan yang sangat baik dan ini menunjukkan keberkesanan pelanggan terhadap
penggunaan EQPS. Pada tahun 2016 sebanyak 900,717 pengaksesan pada document view
EQPS meningkat berbanding tahun 2015 iaitu 799,150. Jumlah peningkatan ini adalah
sebanyak 101,567. Tren ini dapat dilihat pada Jadual dan rajah 7.3.1g(b).

Jadual 7.3.1g(b): Tren document view EQPS Tahun 2014-2016 Jumlah Hits View

2014 2015 2016 Jumlah Hits View

Jumlah Hits 705,746 799,150 900,717
View
799,150 900,717
705,746

2014 2015 2016

Rajah 7.3.1l (b): Tren Hits view EQPS Tahun 2014 - 2016

Perbandingan juga dibuat antara kampus iaitu antara PTAR dengan Kampus Cawangan
dan Kolej Bersekutu dan sekali lagi PTAR berjaya mengekalkan tiga tahun berturut-turut
penggunaan tertinggi. Pada tahun 2016 peningkatan sebanyak 1,288,576 document view
berbanding tahun 2015 iaitu sebanyak 1,273,891 iaitu jumlah peningkatan sebanyak 14,685
document view. Jadual dan Rajah 7.3.1g(c) adalah tren perbandingan muat turun antara PTAR
dengan Kampus Cawangan dan Kolej Bersekutu.

Tren Perbandingan Muat Turun antara Kampus tahun 2014-2016

2016 PTAR Shah Alam Selangor N.Sembilan Kolej Bersekutu /
2015 Usahasama
2014 1,288,576 656,274 585,621 138,753
1,273,891 469,899 403,154
1,346,367 345,041 348,070 138,753

142,675

Rajah 7.3.1g (c): Tren perbandingan muat turun antara PTAR dengan Kampus cawangan dan Kolej Bersekutu

Jadual 7.3.1g(c): Tren perbandingan muat turun antara PTAR
dengan Kampus cawangan dan Kolej Bersekutu

7.4 Hasil dari tumpuan Sumber Manusia
PTAR memastikan semua staf komited dan fokus terhadap tugas bagi membolehkan

penyampaian perkhidmatan perpustakaan dilaksanakan dengan lebih berkesan dan
pelanggannya berpuas hati dan girang dengan perkhidmatan yang diberikan. Pelbagai latihan
telah dirancang dan dilaksana secara berkala mengikut Kalendar Latihan PTAR 2016 yang
disediakan pada awal tahun. Perancangan latihan yang cekap membolehkan staf tersebut

mencapai jam latihan yang ditetapkan. Tumpuan latihan difokuskan kepada latihan kompetensi
staf dan berkemahiran pelbagai (multi-skilling) bagi membolehkan staf menyesuaikan diri
dengan cepat dan berkesan terhadap perubahan dalam organisasi bagi melahirkan modal insan
kelas pertama. PTAR turut menghantar staf menjalani latihan di luar UiTM.

Dalam melaksanakan penyampaian perkhidmatan yang berkesan kepada warga
universiti dan pihak berkepentingan, PTAR giat mempertingkatkan kompetensi, komitmen dan
integriti staf selaras dengan keperluan dan kehendak semasa bagi memantapkan kemahiran,
pengetahuan dan sikap staf dengan penyediaan pelbagai program latihan yang merangkumi
bidang khusus, teknologi maklumat dan umum supaya mereka lebih berilmu, berketrampilan
dan berkeyakinan dalam penyampaian perkhidmatan.

7.4.1a Hasil Penglibatan Sumber Manusia
Keupayaan dan Kapasiti Tenaga Kerja

Pada tahun 2016, PTAR diuruskan dan dikendalikan oleh seramai 190 orang staf terdiri
daripada 54 orang staf pengurusan dan profesional dan 136 staf pelaksana dimana mereka
memberi dan menyampaikan perkhidmatan perpustakaan di lima buah perpustakaan yang
terdapat di UiTM Shah Alam.

Pihak pengurusan PTAR telah berjaya menempatkan dan mengagihkan seramai 190
staf pada tahun 2016 di lima buah perpustakaan PTAR, UiTM Shah Alam mengikut kumpulan
staf pengurusan dan profesional dan staf pelaksana seperti dijelaskan dalam Jadual 7.4.1a(a).

Bil. Lokasi Perpustakaan Kategori Staf Jumlah Staf

1. Perpustakaan Alam Bina Pengurusan dan Pelaksana 7
2. Perpustakaan Kejuruteraan 15
3. Perpustakaan Tun Abdul Razak Profesional 141
4. Perpustakaan Sains dan Teknologi 13
5. Perpustakaan Undang-Undang 16 14
190
Jumlah Keseluruhan 3 12

45 96

2 11

3 11

54 136

Jadual 7.4.1a (a): Statistik Pengagihan Penempatan Staf Perpustakaan UiTM Shah Alam Mengikut
Kumpulan Staf Pengurusan & Professional dan Pelaksana Pada Tahun 2016

Dalam usaha memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pengguna perpustakaan,
PTAR sentiasa proaktif dalam menganjurkan pelbagai kursus bagi meningkatkan serta
memantapkan kompetensi kecekapan tenaga kerja staf Pengurusan & Profesional dan staf
sokongan. Sepanjang tahun 2016, kesesuaian aktiviti latihan yang telah berjaya dihadiri oleh
staf PTAR telah menjadikan tenaga kerja di UiTM lebih cekap dalam melaksanakan tugas.
Perincian jenis latihan yang telah dianjurkan sepanjang tahun 2016 adalah seperti di Jadual
7.4.1a(b).

Pecahan aktiviti Bilangan aktiviti %
Bengkel 34 37
Ceramah 2 2.2
Forum/Sesi Perbincangan 1 1.08
Kursus 29 31.5
Lawatan 6 6.52
Pembentangan - -
Persidangan/Konvensyen 4 4.3
Seminar 2 2.2
Sesi Perkongsian - -
Taklimat (termasuk
penggunaan PDDT) 5 5.4
Tazkirah
Jumlah 9 9.8
92 100

Jadual 7.4.1a (b): Perincian jenis latihan yang dianjurkan sepanjang tahun 2016

Pencapaian Latihan Staf PTAR 2016
Hasil dari perancangan terperinci aktiviti latihan PTAR telah berjaya menghasilkan

Objektif Kualiti Latihan PTAR dengan memastikan sekurang-kurangnya 85% staf mendapat 42
jam latihan setahun. PTAR telah mencapai Objektif Kualiti Latihan iaitu 96% staf telah
mendapat 42 jam latihan pada tahun 2016 iaitu melebihi 85% staf yang disasarkan.

Sebagai tren perbandingan daripada tahun-tahun sebelumnya, pencapaian latihan staf
telah mencapai sasaran Objektif Kualiti Latihan PTAR dengan memastikan sekurang-kurangnya
85% staf mendapat 42 jam latihan setahun. Pencapaian sebegini telah berlaku berturut-turut
semenjak tahun 2014 sepeti dijelaskan dalam Jadual 7.4.1a(c) dan Rajah 7.4.1a(c).

Objektif Kualiti Latihan PTAR

Tahun Bilangan Staf Capai Bilangan Staf Tidak Capai

2014 P&P Sokongan Jumlah (%) P&P Sokongan Jumlah (%)
2015 53 1
2016 55 120 173 (89.64%) 0 16 17 (10.36%)
53 0
148 203 (95.3%) 10 10 (4.7%)

125 178 (96.2%) 7 7 (3.8%)

Jadual 7.4.1a (c): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR dari Tahun 2014 – Tahun 2016

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf
PTAR Dari Tahun 2014 - 2016

Peratus Staf Capai Peratus Staf Tidak Capai

89.64% 95.30% 96.20%

10.36% 4.70% 3.80%

2014 2015 2016

Rajah 7.4.1a (c): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR dari Tahun 2014 – Tahun 2016

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan & Profesional PTAR Tahun 2016
Kumpulan Staf Pengurusan & Profesional PTAR pada tahun 2016, 100% staf berjaya

mencapai 42 jam latihan setahun melebihi 85% jumlah staf yang disasarkan. Tren
perbandingan seperti dalam Jadual & Rajah 7.4.1a(d).

TAHUN PERATUSAN PERATUSAN STAF Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan dan
STAF CAPAI 42 TIDAK CAPAI 42 JAM Profesional
2014 JAM LATIHAN LATIHAN
2015 99.50% 0.50% 60 53 55 53
2016 100% 0% 50
100% 0% 40 0 0
30 2015 2016
20
10 1

0
2014

Peratus staf capai 42 jam latihan
Peratus staf tidak capai 42 jam latihan

Jadual & Rajah 7.4.1a (d): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2014: Kumpulan Staf Pengurusan & Profesional

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Sokongan PTAR Tahun 2014.
Kumpulan staf Sokongan PTAR pada tahun 2016, sebanyak 94.6% staf berjaya

mencapai 42 jam latihan setahun. Seperti dalam Jadual 7.4.1a(e) dan Rajah 7.4.1a(e).

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Sokongan

TAHUN PERATUSAN PERATUSAN STAF 200
STAF CAPAI 42 TIDAK CAPAI 42 JAM
2014 JAM LATIHAN LATIHAN 148
2015 88% 12%
2016 93.6% 6.3% 150 120 125
94.6% 5.3%
100

50 16 10 7
2015 2016
0
2014

Peratus staf capai 42 jam latihan
Peratus staf tidak capai 42 jam latihan

Jadual & Rajah 7.4.1a(e): Pencapaian Objektif Kualiti LatihanPTAR 2015: Kumpulan Staf
Sokongan

Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan & Profesional PTAR Tahun
2010-2016.

Tren pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR bagi staf kumpulan Pengurusan &
Profersional PTAR dari tahun 2010 hingga 2016 menunjukan kumpulan ini sentiasa berjaya
mencapai 42 jam latihan setahun dari tahun 2010 lagi. Digambarkan dalam Rajah 7.4.1a (f).

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan dan Profesional PTAR
Tahun 2014 - 2016

Peratus Staf Capai Peratus Staf Tidak Capai

0.00% 0.00% 0% 0.00% 0.00%
100.00% 100.00% 100%
0.50%

1.80% 100.00% 100.00%
98.20%
99.50%

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Rajah 7.4.1a (f): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2010-2016: Kumpulan Staf Pengurusan & Profersional

TAHUN PERATUSAN PERATUSAN STAF
STAF CAPAI 42 TIDAK CAPAI 42
2010 JAM LATIHAN JAM LATIHAN
2011 0%
2012 100% 1.8%
2013 98.2% 0%
2014 100% 0%
2015 100% 0.5%
2016 99.5% 0%
100% 0%
100%

Jadual 7.4.1a (f): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2010-2016: Kumpulan Staf Pengurusan & Profersional

Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Sokongan PTAR Tahun 2010-2016
Tren pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR bagi staf kumpulan Sokongan PTAR dari

tahun 2010 hingga 2016 menunjukan kumpulan ini mula berjaya mencapai 42 jam latihan
setahun dari tahun 2010 sehingga 2016. Digambarkan dalam Jadual 7.4.1a (g) dan Rajah
7.4.1a (g).

TAHUN PERATUSAN PERATUSAN STAF Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Sokongan
STAF CAPAI 42 TIDAK CAPAI 42 PTAR Tahun 2014 - 2016
2010 JAM LATIHAN JAM LATIHAN
2011 10.90% Peratus Staf Capai Peratus Staf Tidak Capai
2012 89.10% 5.80%
2013 94.20% 20.00% 10.90% 5.80% 20.00% 10% 12.00% 6.30% 5.30%
2014 80.00%
2015 9.72% 89.10% 94.20% 80.00% 90% 88.00% 93.60% 94.60%
2016 90.28% 12%
88% 6.3%
93.6% 5.3%
94.6%

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Rajah 7.4.1a (g) & Jadual 7.4.1a (g) : Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2007-2014: Kumpulan Staf Sokongan

Kepuasan Hati Sumber Manusia
Pengurusan PTAR amat menitikberatkan Pembangunan Modal Insan untuk setiap staf

agar menjadi seseorang yang cukup terlatih, cekap dan berkaliber. Pulangan atas
pembangunan modal insan ini dapat dilihat melalui kaedah pengukuran keberkesanan latihan
bagi memastikan program latihan yang disertai oleh staf PTAR memberi pulangan yang
setimpal sejajar dengan perbelanjaan yang dikeluarkan. Laporan Pengukuran keberkesanan
latihan telah dimulakan pada tahun 2016 dan skop utama penilaian ini memberi tumpuan
kepada empat kategori penilaian iaitu peningkatan kecekapan, peningkatan pengetahuan,
peningkatan kemahiran dan keupayaan berkongsi pengetahuan dengan staf yang lain. Pada
tahun 2016, menunjukkan 100% staf berpuas hati dengan latihan yang dianjurkan oleh
perpustakaan. Ini diperjelaskan melalui jadual 7.4.1a (h).

Pengukuran Keberkesanan Latihan Pengukuran Keberkesanan Latihan
(Sebelum Latihan) (Selepas Latihan)

2 2
1.5
1.5
1
0.5 Jumlah Peserta 1 Jumlah Peserta
0.5
0
0

Jadual 7.4.1a (h): Pengukuran Keberkesanan Latihan (Sebelum dan Selepas Latihan)

Kenaikan Pangkat Staf
Pembangunan staf juga dinilai dari bilangan staf yang berjaya mendapat kenaikan

pangkat. Semenjak dari tahun 2014 setiap tahun, PTAR telah berjaya melaksanakan kenaikan
pangkat untuk stafnya meliputi pelbagai Gred. Pada tahun 2016, seramai 22 orang staf telah
diberi peluang peningkatan kerjaya kenaikan pangkat meliputi staf Pengurusan & Profesional
dan kumpulan pelaksana. Kenaikan pangkat ini merupakan satu insentif kepada staf yang
menyebabkan mereka bekerja lebih rajin dalam meningkatkan mutu kerjaya. Tren kenaikan
pangkat untuk tahun-tahun tersebut dijelaskan dalam Jadual 7.4.1a (i).

Kenaikan Pangkat 2014 Tahun 2016
2015 7
Gred S54 ke VU7 2 15
Gred S52 ke S54 1 1
Gred S48 ke S52 2 48 22
Gred S44 ke S48
Gred S41 ke S44 5 49
Gred S22 ke S26
Gred S17 ke N27
Gred S17 ke S22
Gred N27 ke N32
Gred N17 ke N22
Gred N1 ke N4
Gred J17 ke J22
Gred B17 ke B22
Gred F29 ke F32

JUMLAH:

Jadual 7.4.1a (i): Tren Pelaksanaan Kenaikan Pangkat Staf PTAR 2014-2016

PTAR berjaya membentuk dan melahirkan beberapa kepakaran dalam pelbagai bidang
dikalangan stafnya. Mereka ini berkeupayaan bukan sahaja menjadi rujukan dalaman PTAR
tetapi juga luar PTAR seperti mengendalikan latihan dan projek. Pada tahun 2016, PTAR telah
meningkatkan perkhidmatan perpustakaan dari segi penyampaian perkhidmatan kepada
pengguna dan juga staf. Penggunaan teknologi telah digunakan diseluruh perpustakaan UiTM
dan memberi impak yang besar kepada staf perpustakaan. Kepakaran staf dari segi
penggunaan, penyelenggaraan dan pemantauan sistem juga diutamakan.

7.4.1b Web Based Integrated Library System (WILS)
Sistem perpustakaan WILS diuruskan sepenuhnya oleh pihak PTAR berasaskan modul-

modul yang mempunyai fungsi-fungsi bagi menyokong kepada teras utama perkhidmatan
perpustakaan kepada para pelanggan.

Penglibatan staf PTAR dalam pembangunan sistem WILS amat membanggakan. Ini
dibuktikan dengan kepakaran dan pengalaman staf yang ada menerusi pengurusan dan
pelaksanaan projek ICT perpustakaan terdahulu seperti ILMU dan EKMS, satu Jawatankuasa
khas Project Steering Committee (PSC) WILS PTAR telah berjaya dibentuk. Jawatankuasa ini
dipengerusikan sendiri oleh Ketua Pustakawan bersama staf PTAR yang dilantik. Kewujudan
jawatankuasa PSC ini adalah berperanan utama memantau dan memastikan pelaksanaan
projek WILS di seluruh sistem Perpustakaan UiTM adalah secara berpusat dan sistematik.

Bagi memantapkan lagi pengurusan sistem WILS di PTAR dan Perpustakaan UiTM
Cawangan, pihak PTAR telah berjaya mendapatkan dua jawatan kontrak staf yang
dipertanggungjawab dalam urusan teknikal WILS iaitu:

Nama Jawatan / Gred Jawatan Bilangan
Pegawai Teknologi Maklumat (F41) 1
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (F29) 2

Kecekapan pengurusan sistem perpustakaan WiLS telah memberikan impak positif
kepada aspek penjimatan kos penyelenggaraan sistem yang mana pemantauan dan
penyelenggaraan sistem diuruskan oleh PTAR UiTM Shah Alam. Kadar penjimatan
pelaksanaan sistem perpustakaan WILS berbanding sistem ILMU adalah sebanyak RM150 ribu
setahun.

7.4.1c Institutional Repository (IR)

Projek inisiatif IR diuruskan oleh staf Bahagian Pembangunan Sumber Digital PTAR.
Pihak Universiti telah menetapkan sasaran terhadap pelaksanaan inisiatif ini. Perancangan
yang jitu yang telah dilaksanakan pada tahun 2016, PTAR telah berjaya mencapai dan melebihi
sasaran yang ditetapkan iaitu sebanyak 3000 bahan dimuatnaik ke dalam repository institusi
Universiti yang melibatkan bahan harta intelek UiTM. Ketampakan hasil inisiatif ini telah
memberi impak kepada dunia bahawa bahan-bahan harta intelek UiTM telah banyak dirujuk
oleh pihak dalam dan luar negara sebagai sumber rujukan akademik yang berkualiti.

Staf yang terlibat dalam inisiatif ini telah diberikan latihan dan bimbingan khusus dalam
urusan pengendalian perisian dan perkakasan ICT berkenaan misalnya penggunaan pencetak
berkualiti dan terkini. Keupayaan staf mengendalikan peralatan tersebut telah mampu
mempercepatkan proses pendigitalan bahan untuk dimasukkan dalam sistem IR tersebut.
Hasilnya pada tahun 2016, terdapat penurunan namun kuantiti penggunaan masih tinggi iaitu
sebanyak 203,220 bahan yang dimuat turun berbanding tahun 2015 sebanyak 362,340.

7.4.1d Executive Information System (EIS)
PTAR telah membangunkan sistem secara atas talian yang dikenali sebagai Executive

Information System (EIS) yang bercirikan teknologi web based. Sistem ini dapat dipantau dan
dilihat dari luar atau dalam rangkaian UiTM. Sistem ini juga dapat memudahkan pemantauan
secara atas talian oleh pengarah projek dan pengurus projek yang bertanggungjawab.

Hasil penggunaan sistem ini memberi impak kepada pengurusan dan penglibatan staf
PTAR dimana penggunaan sistem ini dapat memantau KPI perpustakaan, pengurusan
perangkaan perpustakaan dan projek inisiatif perancangan strategik. Latihan penggunaan EIS
kepada staf PTAR telah dijalankan bagi memberi pendedahan kepada staf penggunaan dan
fungsi setiap modul EIS. Selain itu, pelaksanaan penggunaan EIS ini juga telah diperluaskan
penggunaan kepada semua staf cawangan Perpustakaan UiTM pada tahun 2016.

Berdasarkan hasil temubual bersama pustakawan di lima buah perpustakaan universiti
awam mendapati sistem seperti EIS ini masih belum lagi digunakan dimana-mana
perpustakaan universiti awam. Ini dapat dilihat melalui jadual 7.4.2.3.

Perpustakaan 2014 2015 2016

UiTM Pembangunan Fasa 1 Penggunaan

UM XX X

UTM XX X

UIA XX X

UPM XX X

Jadual 7.4.2.3: Penggunaan sistem seperti EIS di Perpustakaan Universiti Awam

7.4.1e E-Resources (PDAT, E-Book)
Pada tahun 2016, Bahagian Pengurusan Terbitan Bersiri & Sumber Elektronik PTAR

telah mula melaksanakan projek taskforce semakan Impact Factor (IF) bagi langganan PDAT
PTAR. Projek semakan IF ini telah dimulakan pada bulan Oktober 2016 dengan kerjasama 2
orang staf Pustakawan Kanan dan 3 orang staf pelaksana. Hasil semakan daripada projek ini
adalah daripada sejumlah 46 PDAT yang dilanggan, hanya 25 PDAT sahaja yang mempunyai
jurnal yang boleh disemak IF yang berjumlah 29,500 jurnal. Manakala selebihnya PDAT yang
tidak mempunyai judul jurnal iaitu dikategorikan sebagai tools dan tidak mempunyai judul jurnal.
Sehingga 31 Disember 2016, sebanyak 15 PDAT telah disemak dan 10 PDAT lagi disemak
pada tahun 2017. Ini dapat dilihat seperti jadual 7.4.1e (a) di bawah:

SEMAKAN PDAT MENGIKUT TAHUN JUMLAH PDAT JUMLAH JUDUL PERATUS (%)

Tahun 2016 15 13,233 45%

Tahun 2017 10 16,267 55%
JUMLAH 25 29,500 100%
Jadual 7.4.1e (a): Semakan PDAT mengikut tahun

7.4.1f Reference Desk Management System (RDMS)
Reference Desk Management System (RDMS) adalah sistem pelaporan yang

digunakan oleh staf perpustakaan untuk merekod soalan-soalan rujukan pelanggan di
perpustakaan. Selain daripada merekod maklumat pelanggan, sistem ini juga dapat menjana
statistik pelanggan yang mendapatkan khidmat nasihat dan rujukan di perpustakaan dengan
cepat dan mudah.

Pencapaian perluasan penggunaan RDMS dikalangan staf telah dilaksanakan diseluruh
perpustakaan UiTM. Sebanyak 20 kampus cawangan perpustakaan telah menggunakan RDMS
bagi tahun 2016. Manakala bagi tahun 2015, hanya 7 kampus cawangan perpustakaan yang
menggunakan RDMS. Tren penggunaan RDMS juga dilihat telah meningkat dengan ketara di
kampus-kampus cawangan seperti yang ditunjukkan melalui jadual 7.4.1f (a) dan rajah 7.4.1f
(a) berikut.

Jadual 7.4.1f (a): Tren Penggunaan RDMS di perpustakaan UiTM kampus cawangan 2014 – 2016

NEGERI CAWANGAN 2014 2015 2016

Perak Seri Iskandar

Tapah x

Kedah Merbok

Pulau Pinang Bertam xx

Bukit Mertajam xx

Perlis Arau x

Terengganu Dungun xx

K. Terengganu xxx

Bukit Besi xx

Kelantan Kota Bahru xx

Machang xx

Negeri Sembilan Kuala Pilah xx

Seremban xxx

Pahang Jengka xx

Raub xxx

Melaka Jasin

Bandaraya Melaka xx

Alor Gajah (Lendu) xx

Johor Segamat

Pasir Gudang xxx

Sarawak Mukah xx

Samarahan xx

Samarahan 2 xx

Sabah Kota Kinabalu

Tawau xxx

25 7 20
2015 2016
20

15

10
5

5

0
2014

Jumlah Penggunaan RDMS di perpustakaan UiTM kampus cawangan 2014 - 2016

Rajah 7.4.1f (a): Tren Penggunaan RDMS di perpustakaan UiTM kampus cawangan 2014 – 2016

RDMS juga memberi impak yang besar kepada staf dari segi penjimatan masa dan
proses kerja dalam mengendalikan khidmat nasihat dan rujukan. Ini dapat dilihat dengan
adanya penggunaan RDMS, maklumat untuk merekod data pelanggan dan penjanaan statistik
dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

Pada tahun 2016, seramai 137 operator telah didaftarkan di dalam RDMS. Ini bermakna
penggunaan RDMS dikalangan staf telah meningkat dan telah digunakan secara menyeluruh di
semua perpustakaan UiTM. Jadual 7.4.1f (b) menunjukkan jumlah operator yang telah
didaftarkan di perpustakaan UiTM kampus cawangan.

Bil Kampus Cawangan Jumlah Operator RDMS
1. Selangor 38
2. Perak 5
3. Kedah 6
4. Pulau Pinang 11
5. Perlis 4
6. Terengganu 2
7. Kelantan 10
8. Negeri Sembilan 2
9. Pahang 8
10. Melaka 22
11. Johor 3
12. Sarawak 24
13. Sabah 2
Jumlah
137

Jadual 7.4.1f (b): Jumlah Operator RDMS di perpustakaan UiTM kampus cawangan 2016

7.5 HASIL DARI PRESTASI KEWANGAN

Hasil prestasi kewangan ini akan melaporkan berkaitan a) keberkesanan kos, b)
Pulangan Atas Pelaburan (ROI) dan c) Penjanaan PTAR bagi tahun 2016.

7.5.1a Web Based Integrated Library System (WILS)
Keberkesanan Kos Pelaksanaan Projek WILS

Berikut adalah perbandingan kos bagi pembelian sistem perpustakaan WILS dengan
yang lain. Dapat dilihat, Sistem WILS menunjukkan jumlah harga yang lebih munasabah
dimana kos keseluruhan adalah berjumlah RM 4,617,014.58 berbanding dengan harga sistem
Sierra, Sirsi Dynix, VTLS dan juga sistem sebelum iaitu ILMU.

Kos pembelian sistem WILS ini adalah sangat menguntungkan dan lebih murah kerana
dengan perbelanjaan yang minimum sistem ini mampu memenuhi keseluruhan ciri-ciri yang
diperlukan oleh PTAR. Ciri-ciri tersebut adalah seperti berikut:

i. Sistem yang berteras
ii. Template sistem boleh customize mengikut keperluan pengguna
iii. Peluasan yang optimum
iv. Mampu melaksanakan proses migrasi data
v. Mampu melaksanakan proses integrasi dengan sistem lain
vi. Menyediakan latihan dan hands on
vii. Kos Penyelenggaraan

Penjimatan Kos Penyelenggaraan
Setiap tahun, penyelenggaraan sistem perpustakaan sedia ada akan dibuat

penyelenggaraan berasingan di setiap kampus cawangan. Ini adalah kerana sistem
perpustakaan sedia ada penggunaannya secara ‘distributed system’. Apabila migrasi data ini
dilaksanakan, perpustakaan kampus cawangan akan menggunakan sistem perpustakaan
baharu dan perpustakaan cawangan tidak perlu lagi membuat penyelenggaraan sistem
perpustakaan secara berasingan kerana di PTAR penyelenggaraannya adalah centralized.
Berikut adalah impak penjimatan kos penyelenggaraan sebelum dan selepas sekiranya
pelaksanaan sistem WILS dijalankan:

i. Sebelum pelaksanaan anggaran kos penyelenggaraan sistem sedia ada adalah
sebanyak RM 50,000.00 setahun berasingan bagi 13 cawangan UiTM, meliputi 40
buah Perpustakaan UiTM di Malaysia menjadikan jumlah keseluruhan adalah
RM650,000.00.