Manual Kenoby e ADP_062019

Manuais para Recrutamento e Seleção

Informações para
navegação nesse Manual

Utilize o modo APRESENTAÇÃO No Sumário, você encontrará Toda vez que encontrar esse ícone
na visualização desse material, setas ao lado dos assuntos. na tela, significa que o assunto está
apenas assim você poderá utilizar Clique sobre elas para que possa finalizado. Clique sobre ele para
ser direcionado diretamente ao
os atalhos. assunto do seu interesse. retornar ao Sumário.

Clique F5!

Sou gestor e preciso abrir uma vaga, como fazer? Como acessar a ferramenta?
Sou RH e preciso abrir uma vaga, como fazer?
Como fechar uma requisição? Sou responsável pelo processo seletivo, como abrir uma vaga?
Como cancelar uma vaga? Como divulgar uma vaga?

Minha vaga já está aberta! Como faço para acompanhar e gerir minhas
vagas em aberto?
Não vou divulgar uma vaga, mas gostaria de buscar currículos, como
posso fazer?
Minha vaga é EXCLUSIVA PARA PROFISSIONAIS COM DEFICIÊNCIA
E REABILITADOS DO INSS, como devo abrir no sistema?

Já recebi currículos suficientes para o processo, como faço para tirar a
vaga de circulação?

Já terminei o processo seletivo desta vaga e quero finalizar, como faço?

Fechei a vaga com um candidato interno, aonde posso sinalizar?

Sou gestor e quero apenas acompanhar e triar currículos, como fazer?

Quero acompanhar os indicadores da minha vaga, como faço?

Como fazer triagem dos currículos recebidos?

Como acessar a ferramenta?

O site para acesso é: https://app.kenoby.com/#/login
Ao ter a liberação de acesso, você receberá em seu e-mail um link convidando. Ao acessar esse link você será
direcionado para essa tela:

Nesse momento você terá
duas opções:

Você pode inserir seu e-mail
corporativo e defina uma
senha

OU

Entrar com o Outlook, usando
seu e-mail corporativo.

Como faço para abrir uma vaga?

Clique em vagas:

Nova vaga:

Você também pode ir diretamente em “Nova vaga”:

Abrindo a vaga O nome da vaga, será publicado no momento da divulgação.
A diretriz é que seja todo em LETRA MAIUSCULA!
1. 2. Ex: AUXILIAR DE BIBLIOTECA

Assim que clicar em Nova Vaga, terá acesso a essa Insira o número da requisição da vaga que você abriu na ADP (Ex:2321)
página:
O mesmo título usado na abertura da vaga da ADP
No campo CARGO, não é
necessário o preenchimento. Escolha o motivo dessa nova vaga

No campo Mindsight, você poderá 01, 02, 03...
escolher o teste para enviar aos
candidatos inscritos nessa vaga. SLA das vagas disponível no Guia de Recrutamento e Seleção
Lembrando que o campo não é de Nesse campo estão cadastradas todas as unidades do Grupo Marista, selecione
preenchimento obrigatório. a sua.
Esse campo deve ficar em branco

Nesse campo estão cadastrados todos os responsáveis pelos processos
seletivos, quem vai conduzir a seleção.
Esse campo deve ficar em branco

Abrindo a vaga Ao você selecionar a descrição do
cargo, ele aparecerá com as
3. Agora vamos preencher a descrição do cargo, está salvo um modelo geral para informações gerais preenchidas, o
que vocês preencham somente o necessário. restante você pode editar.
4.
Clique em Aplicar modelo de descrição de cargo Todas as informações descritas nesse
espaço aparecerão para os candidatos.
Selecione o modelo desejado de acordo com a vaga,
caso não apareça o cargo desejado, clique em modelo
geral, e preencha os dados solicitados.

Prosseguir

Abrindo a vaga

5. Agora vamos definir as fases dos processos seletivos, temos uma indicação de acordo com
cada função, disponível no Manual de Recrutamento e Seleção. Vamos lá:

Clique em adicionar fase

Escreva o nome da fase e o tempo
estimado que essa fase vai durar

As fases Triados, Entrevista e Contratados, já estão parametrizadas, você vai colocar as
fases adicionais de um processo seletivo. Voltaremos nesse assunto em breve.

Abrindo a vaga

6. A ferramenta nos possibilita a avaliação dos candidatos através de testes específicos e de acordo com os
requisitos da vaga. Essas avalições serão validadas e incluídas no sistema pela pessoa de referência de R&S
da sua unidade. (Contatos no final deste documento)

Clique em cadastrar

Essa não é uma etapa obrigatória, se não for aplicar nenhuma avaliação, prossiga
com o processo sem essa etapa.

Ao clicar em cadastrar, a tela apresentará os testes que já foram confeccionados. Selecione o teste
de seu interesse para ele seja uma etapa do seu processo seletivo.

Abrindo a vaga

6. A ferramenta nos possibilita a avaliação dos candidatos através de testes específicos e de acordo com os
requisitos da vaga. Essas avalições serão validadas e incluídas no sistema pela pessoa de referência de R&S
da sua unidade. (Contatos no final deste documento)

Clique em cadastrar

Essa não é uma etapa obrigatória, se não for aplicar nenhuma avaliação, prossiga com
o processo sem essa etapa.

Ao clicar em cadastrar, a tela apresentará os testes que já foram confeccionados.
Selecione o teste de seu interesse para ele seja uma etapa do seu processo seletivo.

Abrindo a vaga

6. Ao selecionar o teste, você terá duas opções. Incluí-lo na:
▪ Inscrição inicial: Todos os candidatos que se inscreverem para a vaga terão que responder o teste;
▪ Triados: Somente os candidatos que você selecionou na fase de triagem terão que responder.

Após escolher a fase, abrirá a seguinte caixa de diálogo:

Clique em Adicionar e Fechar.
Ao fechar a tela o teste será adicionado!

Abrindo a vaga

6. A tela ficará visível após a seleção 7. Essa informação não é obrigatório o
do teste desejado. preenchimento. Os benefícios devem ser
divulgados na descrição de cargos.

8. Se a vaga que você está divulgando precisa de outro idioma, é
aqui que você vai registrar.

A avaliação/correção pode ser por nota Clique no símbolo de soma (+)
mínima, eliminatório ou somente para
verificar o conhecimento do candidato sem Selecione o idioma e o nível desejado.
impacto na continuidade do processo Lembrando que para essa informação
seletivo ficar visível ao candidato, deverá ser
descrito no espaço da descrição de
Sempre que tiver dúvidas a respeito da configuração dos testes cargos.
ou quiser criar um novo teste, entrar em contato com a equipe
referência de seleção.

9. Após preencher todos os campos, você deverá salvar.

Lembre-se:
O preenchimento de todas as
informações são obrigatórias, pois são
utilizadas nos indicadores mensais.

Divulgação https://www.facebook.com/GrupoMaristaCarreiras/
https://www.linkedin.com/company/grupo-marista/
Agora vamos publicar esta oportunidade em nossos meios de comunicação:
https://jobs.kenoby.com/grupomarista
Clique em PUBLICAR e Confirme https://jobs.kenoby.com/grupomaristavagasinternas
a caixa de diálogo que será aberta.

Os meios que devemos utilizar são: Facebook e Página de Carreiras. Como opcional, você
poderá divulgar no Indeed, Jooble, Catho, Adzuna.

Para divulgação em nossa Página de Carreiras Interna, para os nossos colaboradores, não
esqueça de selecionar a opção “Grupo Marista | Vagas Internas”.

Agora começaremos a receber candidaturas!

Minha vaga já está aberta! Como faço para acompanhar e
gerir minhas vagas em aberto?

Você irá clicar em Minhas Vagas.

Você terá acesso a seguinte tela: Para maior agilidade na
busca, você poderá utilizar
Esta cor, diz respeito ao status da vaga. os filtros para buscar suas
A legenda das cores se encontram na vagas.
parte superior da tela.

Nesta tela, estarão visíveis todas as vagas que pertencem a sua unidade, os detalhes da vaga e divulgação.

Como fazer triagem dos currículos recebidos?

Para iniciar a triagem dos currículos, clique no ícone Não triados, que lhe dará acesso a
seguinte tela:

Você terá a opção de visualizar Neste espaço, você poderá visualizar todas as pessoas que se
os candidatos que se candidataram.
candidataram na vaga e também Ao clicar sobre o candidato, o currículo do mesmo irá aparecer ao
os que estão cadastrados no lado direito
banco de currículos

Caso você tenha recebido um currículo, porém o
mesmo não se candidatou pelo sistema, você poderá
fazer a inclusão desta pessoa através deste ícone.

Aqui estão disponíveis os filtros para
facilitar na triagem dos candidatos.
Aproveite para preenche-los e não perder
tempo com candidatos que não possuem
os requisitos exigidos.

Na tela de triagem, você terá algumas opções de ações: Ação em Massa
1. Enviar os candidatos escolhidos a participar do processo
seletivo para etapa dos triados. Para isso, você poderá fazer Depois dos candidatos marcados,
de duas maneiras: escolha a opção desejada.

Ação Individual Marque os candidatos
escolhidos
Gostou do currículo e quer selecionar,
pode usar o atalho rápido individual.

Para todas opções de ações, o caminho para fazer ações em
massa será o mesmo deste.

Na tela de triagem, você terá algumas opções de ações: Aqui você irá selecionar o motivo pelo
2. Marcar o currículo como incompatível: qual o candidato é incompatível a
posição. Temos no sistema as
principais opções cadastradas.

Caso queira enviar um e-mail,
adicionar um anotação para o
candidato, clique em MAIS AÇÕES.

Você poderá adicionar uma anotação
do motivo da reprovação deste
candidato. Esta anotação ficará visível
para outros recrutadores.

Neste momento, você também possui Depois de preenchido, confirme!
a possibilidade de enviar um e-mail de
retorno ao candidato. Para isso, você
deve escolher o modelo de e-mail
mais adequado para sua situação.

Para realizar este procedimento em massa, pode
seguir a mesma instrução do item 01.

3. Visualizar a Linha do tempo e testes deste candidato:
Nestes ícones você poderá visualizar todas as ações relacionadas a este candidato, além dos testes e anexos.

Já escolhi os candidatos e triei, como faço Os blocos contidos nesta tela, serão as
para gerenciar as etapas? etapas definidas por você na divulgação
da vaga. Os blocos fixos e que sempre
Depois de escolhido os candidatos, você irá realizar o primeiro passo da etapa de aparecerão serão as etapas de TRIADOS
TRIAGEM que é flegar os candidatos e tria-los. Automaticamente eles irão ser enviados E CONTRATADOS. Nesta tela você irá
para etapa de TRIADOS e você irá começar a gestão das etapas da sua vaga. gerenciar os seus candidatos. Você pode
movê-los de fases, clicando neles e
Para iniciar, você irá clicar em PROGRESSO: arrastando.

Clicando em progresso, você terá a seguinte tela:

Ações com os candidatos Ou, poderá realizar ações em massa.
em progresso Selecionando vários candidatos e usando os
comandos superiores. Inclusive você poderá
Além de movê-los, você poderá realizar ações enviar e-mail de retorno aos candidatos.
individuais, através das reticências que estão
ao lado do nome do candidato:

Finalizei o processo, Para enviar o retorno por e-mail ao candidato aprovado, você pode
preciso fechar a vaga... utilizar a opção enviar e-mail e selecionar o modelo FEEDBACK
POSITIVO.
Depois de realizado o processo, você irá arrastar o
candidato aprovado para o bloco CONTRATADOS e
você receberá a seguinte mensagem:

Caso você já tenha enviado um e-mail
de retorno para outro candidato nesta
vaga, você será avisado.

Caso você só vá selecionar um candidato para esta vaga,
você poderá finalizá-la clicando SIM. Caso ainda tenha mais
algum candidato aprovado para incluir, você poderá colocar
NÃO e prosseguir arrastando mais candidatos para esta
etapa.

Outras ações

Além das opções 1 a 5, você também poderá fazer as ações 6 a 8, porém as mesmas só podem ser
realizadas individualmente, não sendo possível realizar a mesma ação em massa.

6. Editar o currículo do candidato:

Quero acompanhar os indicadores da minha
vaga, como faço?

Em todo o tempo que você estiver gerenciando esta vaga, você terá disponível um DASHBOARD*
com indicadores e informações:

*Dashboard: Painel de Controle, em Inglês.

Não vou divulgar uma vaga, mas gostaria de
buscar currículos, como posso fazer?

Além da possibilidade de divulgar as vagas, também poderemos fazer buscar ativas em
nosso banco de currículos.

Para isso, você irá entrar na aba CANDIDATOS, LISTA DE CANDIDATOS.

Caso queira incluir um novo currículo.

Você poderá buscar Você terá a possibilidade de tria-lo para uma vaga ou
candidatos através apenas de imprimir o seu currículo.
de filtros.

Minha vaga é EXCLUSIVA PARA PROFISSIONAIS COM DEFICIÊNCIA E
REABILITADOS DO INSS, como devo abrir no sistema?

No momento em que você for abrir a vaga, você terá a possibilidade de indicar se será uma vaga exclusiva ou não.

Para que o bloqueio aconteça e facilite no seu momento de triagem,
ainda no momento da criação da vaga, você irá na aba TESTES:

Mesmo que você coloque que será uma vaga exclusiva, isso não Clique em cadastrar.
impedirá que candidatos sem deficiência se inscrevam na vaga.
Depois de realizado os passos anteriores é só clicar em fechar e
Você irá escolher o teste PCD e colocar a opção prosseguir com a criação da vaga.
de teste ativo na fase de inscrição inicial. Com a inclusão deste teste, quando o candidato clicar para se inscrever
na vaga, automaticamente ele receberá a pergunta “Você é uma pessoa
com deficiência?”, caso ele responde NÃO, automaticamente ele não
poderá prosseguir com a candidatura naquela vaga que é EXCLUSIVA
PARA PCDS E REABILITADOS.

Já recebi currículos suficientes para o processo,
como faço para tirar a vaga de circulação?

Para tirar as divulgações, você deve entrar na aba DIVULGAR:

Isso irá tirar a vaga de divulgação, mas você ainda poderá continuar triando e gerenciando a vaga.

Já terminei o processo seletivo desta Você pode enviar feedback para os candidatos
vaga e quero finalizar, como faço? Inscritos, Triados e os que você marcou como
Incompatíveis.
Você poderá finalizar a sua vaga no botão FINALIZAR.
Você possui a possibilidade de editar estes e-
Quando clicar neste botão, o sistema permitirá mails no ícone ao lado.
que você dê feedbacks. Caso ainda não tenha
feito nas etapas anteriores, aproveite este Além disso, você pode marcar como Incompatível a esta
momento de finalização da vaga para enviar aos vaga todos que ficaram na fase de Inscritos e Triados.
candidatos um retorno.
Depois de ajustado, clique em salvar.

Utilize essa opção apenas quando não houver um candidato contratado.

Fechei a vaga com um candidato Na página que irá abrir, no canto
interno, aonde posso sinalizar? direito, inferior, você encontrará o

Toda vez que o processo seletivo for fechado com um campo “VAGA FECHADA
candidato interno, para que tenhamos indicadores, é preciso INTERNAMENTE?”
informar essa informação na vaga aberta.
Aqui, você irá colocar SIM!
Clique na vaga em
questão! Depois é só SALVAR!

Dentro da vaga, na
parte superior,
clique na
engrenagem e
EDITAR!

Sou gestor e quero apenas acompanhar e Você terá acesso aos candidatos
triar currículos, como fazer? inscritos e seus currículos.

Como Gestor da vaga, você terá a possibilidade de visualizar
os candidatos e realizar ações com eles.

Vamos iniciar olhando os candidatos que se candidataram
para a posição:

Quando você entrar no sistema, terá a seguinte tela:

Neste espaço, você terá a possibilidade
de realizar filtros para melhorar e deixar
sua busca pelos currículos mais efetiva.

Quando você selecionar os candidatos não triados,
terá a seguinte tela:

Quando quiser escolher os currículos para tria-los, ▪ Em massa

você terá duas opções: Depois dos candidatos
▪ Individual marcados, escolha a
opção desejada.
Gostou do CV e quer tria-lo, pode usar o
atalho rápido. Marque os
Você também pode triar este candidato candidatos
para outra vaga que você é gestor. escolhidos

Depois de triados os candidatos escolhidos, você poderá
visualiza-los a partir da tela de PROGRESSO.

Na etapa de Progresso, você poderá movimentar os candidatos dentro das etapas
do processo, apenas clicando sobre eles e arrastando.
Além disso, você poderá realizar algumas ações com eles:
Quando você tiver alguma observação sobre este candidato, você poderá escrever
uma NOVA NOTA.

Para melhor utilização das notas, sempre utilize os marcadores para
sinalizar a selecionadora responsável pelo processo.
Inicie com o @ + Nome da Selecionadora responsável.
Exemplo:
@Bianca Larangeira, gostei muito deste candidato. Por favor, chamar
para entrevista.

Outra funcionalidade que você poderá usar, é Também é possível realizar a avaliação e correção de testes realizados
avaliar o candidato por estrelas. pelo candidato. Para isso, você deve entrar na vaga de seu interesse:

Quando você clicar sobre as estrelas, abrirá a seguinte Toda vez que tivermos um teste pendente de
caixa de diálogo: avaliação, teremos ao lado do nome do
candidato este ponto de Exclamação.

Para avaliar a pergunta, você deve clicar sobre ele, o que abrirá a
seguinte caixa de diálogo:

Neste momento, você Para ver a Resposta, vá até o final da caixa de
poderá visualizar outras diálogo, no espaço TESTES você terá acesso aos
avaliações e fazer a testes já realizados por este candidato.
sua.
Clique sobre o “olho” para que abra a avaliação do
candidato.

Depois de clicar, você terá a opção de Depois que você finalizar, poderá enviar uma mensagem
corrigir o teste: para selecionada avisando que você já terminou!

Não esqueça de marcar a selecionadora
responsável.

Sempre colocando @+Nome da
selecionadora.

Caso queira fazer alguma anotação específica,
aproveite e adicione anotação marcando a
selecionadora responsável, conforme vimos
anteriormente.

Utilize os botões de correção.

Passo a passo para abertura de
vaga na ADP - Gestor

Verificação do Abertura da
QL vaga

Abertura de vaga na ADP

Verificação do QL

QL = Quadro de Lotação Antes de realizar qualquer movimentação ou
abertura de novas vagas, é necessário verificar
• É o controle de funcionários; o status do QL referente ao CR que acontecerá
a movimentação e/ou contratação.
• É o quadro de funcionários que foi orçado
para determinado CR / Unidade.

Verificação de QL

Entrar pelo papel RH Cargos e Cadastro e Estrutura de Consulta Quadro
Menu QL Salários CaminhoPnaarAaDmPetrizações Pessoal e de de Pessoal

Análises

Verificação de QL

Confirmar o CamInisnehroir noaCARD/P Clicar em
Estabelecimento Código “Pesquisar”

Verificação de QL

Feito isso, irá abrir uma Tabela com as informações do Status de QL do CR em questão:

vaégoaCcnó✓óoddisiggisooCt:edómada igoa:béeCéneoroRtxumoca.crataoeOarncngmbdscoósetela:aqndutNuuntmeiaeroFgaaemufQ,oosvneoiLsaxçovegd/aãiramcoçtoaa,óare:çmdddnaevioetgmvanaopeçeta-eãegnsrotaeceaooes.eum/sstonaislouizeoarsisteqNo(mOudrúçeermassçadetsaão;erdooCop)cRdaaq/er.ruQagveoteadesegessamt:esá Real / Qtde: Reservadas: Vagas:
Número de Funcionários que são vagas reservadas para Número de vagas
ocupam (e estão ativos) essa disponíveis para
função atualmente. Clicando futuras movimentações movimentação e/ou
sobre o número, aparece o (Requisição de Pessoal, abertura de novas
Alteração de Função ou
nome dos colaboradores. Alteração de Lotação). vagas.

Tendo vaga disponível no QL (ver saldo total), pode-se realizar os procedimentos de movimentação e/ou aberturas de novas vagas,
caso contrário, estando negativo ou zerado, o sistema não permitirá nenhuma movimentação.

Abertura de vaga na ADP

Abertura da vaga

Abertura de vaga

Entrar pelo RCeaqmuinishioçãnao AdDeP Requisição de
papel Interface Pessoal pessoal

Abertura de vaga

Caminho na ADP

Abertura da vaga

Caminho na ADP

✓ Código: é o código da vaga no sistema;

Para abrir uma vaga, clicar em “Incluir”
(no canto inferior esquerdo) para preenchimento da

nova Requisição.

Abertura da vaga

Número de vagas: Estabelecimento/Local de Trabalho: Função Pretendida:
Sempre 1; Inserir o código do estabelecimento da Unidade em Informar o cargo da vaga, de acordo com o código e
questão e informar o CR da vaga. Atenção: se nomenclatura que está orçado no QL
Tipo de vaga: Efetiva atentar para não inserir CRs inativos!
para vaga com contrato
por tempo indeterminado
e Provisória para vagas
temporárias, com
contrato por tempo
determinado.

Empresa:
Sempre confirmar se está
correta! Para quem tem
vínculo em uma empresa,
mas está abrindo a vaga
para uma empresa
diferente, inserir na
Requisição a Empresa
correspondente à vaga
que está sendo aberta.

Abertura da vaga

Motivo: Quando o Motivo for Substituição
1) Localizar sua Diretoria/Negócio: DEAS, CORP, PUCPR, etc. por Demissão, por Transferência,
Afastamento ou Licença
2) Informar se a vaga é XXXXX-OP ou XXXXX-ADM: Maternidade, o sistema solicitará o
• Operacional (vagas de limpeza, jardinagem, cozinha ou manutenção) preenchimento dos dados do
• Administrativo (as demais vagas que não compõe a equipe operacional, inclusive as vagas de docentes) colaborador que está saindo.
Preencher então com o código da
3) Informar qual o motivo da demanda: matricula e nome do colaborador.
•Aumento de Quadro – somente para aumento de quadro mesmo, conforme atualização do QL;
•Substituição por Demissão – quando o colaborador é desligado do Grupo ou pede desligamento;
•Substituição por transferência – quando o colaborador é transferido de área/CR/Unidade ou foi promovido;
•Afastamento ou Licença Maternidade – para vagas de cobertura de licença maternidade, afastamento devido

auxílio doença e demais afastamentos.

Abertura da vaga

Justificativa: É obrigatório justificar o porquê da abertura
dessa vaga. Vagas sem justificativas estão sujeitas à
reprovação dos aprovadores.

Aumento de quadro Substituição por Licença / Afastamentos Substituição por transferência
É devido algum desligamento
projeto específico É devido pedido do É licença Informar para onde o
colaborador? Já foi maternidade? É funcionário está sendo
(informar o projeto)? desligado em xx/xx ou afastamento por
Houve mudança no será desligado em auxílio doença? Tem transferido (ou
QL da Unidade (e com xx/xx? prazo definido promovido) e o prazo
quem foi alinhado (informar o tempo
desse contrato)? previsto para essa
esse aumento)?. movimentação interna

dele acontecer de
fato.

Abertura da vaga

VAGAS DOCENTES

Utilizamos uma escala e um horário padrão,
assim deve-se informar a carga horária
correta e horário definido (se houver) no
campo “Justificativa”.

Abertura da vaga

Tipo de Seleção: Geral
Faixa Salarial
• Se há um salário definido, o valor deve se repetir nos 2 campos:
• Se há uma faixa (uma média salarial) para se trabalhar essa vaga, a mesma deve ser informada nos 2 campos da seguinte forma:
________________________

Lembrando que essa média também deve estar de acordo com a realidade da Unidade para o cargo em questão.

Abertura da vaga

Faixa Salarial:
• Quando for vaga de docente inserir o valor do salário em hora/aula. Lembrando que esse salário é o valor da hora/aula base, não
considerando hora atividade ou DSR:

Abertura da vaga

Contrato Temporário: Número de horas conforme escala: Escala:
Em casos de vagas temporárias (inclusive de informar carga horária mensal; Informar escala de trabalho (verificar se o
salário informado está condizente à carga
afastamento devido auxílio doença e/ou
licença maternidade) deve-se selecionar a horária)
opção “Contrato Temporário” e informar o
Horário:
número de dias do contrato; Informar o horário de trabalho dessa vaga.

Tipo de Salário:
Se é mensalista ou horista (para

professores por exemplo);