Portfolio Tugas AJK Mesyuarat Agung PIBG kali ke-42 2018

Portfolio Tugas AJK Pelaksana Mesyuarat Agung PIBG Kali Ke-42

1. J/Kuasa Persiapan Tempat :

~ Memastikan dewan berkeadaan baik dan sesuai untuk mesyuarat.
~ Menyediakan kerusi dan meja untuk J/Kuasa Induk PIBG beserta label jawatan masing-

masing di atas meja. Meja dan kerusi perlu diletakkan di bahagian hadapan dewan.
~ Menyediakan kerusi dan meja untuk keperluan dua orang pencatat laporan mesyuarat

beserta label. Ia perlu diletakkan di sebelah kiri hadapan dewan.
~ Menyediakan meja untuk juruacara dan kelengkapan PA sistem di luar dewan.
~ Menyediakan meja hadiah untuk cabutan bertuah. Meja ini perlu diletakkan di atas pentas.
~ Menyediakan kerusi untuk tetamu jemputan, AJK PIBG, ibu bapa dan guru.
~ Menghias dan meletakkan pasu-pasu bunga yang bersesuaian di bahagian pentas dan

hadapan dewan.
~ Memastikan banner telah dipasang di pentas dewan.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

2. J/Kuasa Pendaftaran Ibu Bapa & Guru :

~ Menyediakan borang pendaftaran untuk AJK PIBG, guru, staff dan ibu bapa mengikut
kategori.

~ Menyediakan Buku Pelawat untuk diisi oleh tetamu jemputan.
~ Mengedarkan Buku Mesyuarat Agung kepada AJK PIBG, guru, staff dan ibu bapa.
~ Menyediakan bekas untuk cabutan bertuah.
~ Menyediakan tabung bergerak untuk sumbangan dana PIBG (perlu diletakkan di meja

pendaftaran).
~ Memastikan urusan pendaftaran berjalan dengan lancar dan menepati masa.
~ Mengembalikan borang pendaftaran kepada Setiausaha selepas tamat majlis.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

3. J/Kuasa Pendaftaran VLE Frog :

~ Menyediakan kad ID untuk kegunaan ibu bapa/penjaga murid.
~ Memberikan penerangan ringkas kepada ibu bapa tentang VLE Frog dan kepentingan

kepada pembelajaran anak-anak.
~ Menyediakan khidmat bantu kepada ibu bapa untuk mengaktifkan akaun VLE Frog untuk

pertama kali.
~ Menyediakan ‘door gift’ untuk ibu bapa yang berjaya mengaktifkan akaun VLE Frog.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

4. J/Kuasa Bacaan Doa

~ Menyediakan teks bacaan doa yang sesuai dengan majlis.
~ Memimpin bacaan doa.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

5. J/Kuasa Juruacara

~ Menyediakan teks ucapan pengacara majlis serta mengendalikan majlis dengan
profesional.

~ Menyediakan kata aluan Penasihat dan Yang Dipertua PIBG utuk dicetak dalam Buku
Mesyuarat Agung (sekiranya perlu). Teks yang telah disediakan perlu diserahkan kepada
Setiausaha untuk dimasukkan dalam Buku Mesyuarat.

~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

6. J/Kuasa Persembahan Murid

~ Memilih dan melatih murid untuk persembahan.
~ Menyediakan keperluan murid yang bersesuaian dengan persembahan yang dibuat.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

7. J/Kuasa Jemputan & Buku program

~ Mengedarkan surat jemputan kepada perasmi.
~ Mengedarkan surat panggilan Mesyuarat Agung PIBG kepada ibu bapa dan penjaga

murid.
~ Menghebahkan butiran mesyuarat agung kepada semua murid dan para ibu bapa melalui

flyers dan banner.
~ Menyediakan buku program dan Buku Mesyuarat Agung.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu

8. J/Kuasa Pencatat Laporan Mesyuarat

~ Mencatat minit Mesyuarat Agung PIBG menggunakan format yang telah disediakan.
~ Menyediakan catatan minit mesyuarat dan menyerahkan kepada setiausaha selepas tamat

majlis.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

9. J/Kuasa Siaraya & Fotografi

~ Menyediakan dan memastikan PA Sistem berfungsi dengan baik.
~ Mengawal selia peralatan semasa majlis berlangsung.
~ Menyediakan dan memastikan lagu-lagu kebangsaan dan majlis rasmi dipasang tepat pada

masanya.
~ Menyediakan tayangan slaid aktiviti sekolah sepanjang sesi 2017/2018 kepada ahli PIBG

sebelum majlis bermula.
~ Merakamkan lensa sepanjang majlis berlangsung.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

10. J/Kuasa Banner, Cenderamata Perasmi & Cabutan Bertuah

~ Menyediakan banner Mesyuarat Agung dan menggantung di kawasan strategik sebelum
majlis berlangsung.

~ Menyediakan cenderamata untuk perasmi majlis.
~ Menyediakan hadiah untuk acara cabutan bertuah sebanyak 40 unit dengan anggaran

RM2-RM3 seunit. Barang yang dicadangkan keperluan dapur, makanan dan bekas. 10 unit
hadiah akan disumbangkan oleh Pn Rozi dan xx unit sumbangan YDP PIBG.
~ Meletakkan tagging pada setiap hadiah cabutan bertuah.
~ Menguruskan dan mengendalikan sessi cabutan bertuah.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

11. J/Kuasa Jamuan Ibu Bapa & Guru

~ Menyediakan makanan untuk AJK Pelaksana dan ahli PIBG dengan anggaran kos RM2.00
seorang.

~ Mendapatkan jumlah kehadiran ibu bapa dari Setiausaha bagi penyediaan makanan.
~ Mengagihkan makanan kepada AJK Pelaksana dan ahli PIBG pada waktu rehat.
~ Membeli bekas dan cawan polistren.
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

12. J/Kuasa Jamuan VIP

~ Menyediakan makanan untuk VIP dengan anggaran kos RM5.00 seorang.
~ Menyediakan makanan untuk lapan orang - Penasihat, YDP PIBG, NYDP PIBG,

tiga orang Ex-officio, perasmi majlis dan pengiring.
~ Menyediakan peralatan yang bersesuaian untuk penyediaan makanan.
~ Menyediakan air minuman kepada VIP ( perasmi dan AJK Tertinggi PIBG )
~ Menyediakan air minuman kepada AJK Tertinggi PIBG sewaktu Mesyuarat Agung PIBG
~ Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.