เอกสารประกอบการสอน วิชา งานสารบรรณ จัดทำโดย พ.ต.ท.หญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย (สบ 2) กลุมงานอาจารย กองบัญชาการศึกษา กลุมงานอาจารย กองบัญชาการศึกษา สำนักงานตำรวจแหงชาติ ปพ.ศ.๒๕๖5
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒ คำนำ งานสารบรรณ ถือเปนงานที่มีความสำคัญกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทำ การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย รวมถึงการใชหนังสือติดตอกันระหวางหนวยงาน บุคคล ซึ่งตองการ ความสะดวก รวดเร็วและถูกตอง การจัดทำเอกสารคำสอนวิชางานสารบรรณฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อใชประกอบการศึกษาเปนความรู พื้นฐานทั่วไปและเพื่อเปนแนวทางในการดำเนินงานธุรการและงานสารบรรณ และเพื่อใหผูเรียนไดมีความรู ความเขาใจและสามารถนำไปใชปฏิบัติงานดานสารบรรณไดอยางถูกตอง พันตำรวจโทหญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย (สบ ๒) กลุมงานอาจารยกองบัญชาการศึกษา
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓ บทที่ ๑ พัฒนาการของงานสารบรรณ วัตถุประสงค ๑. ผูเรียนสามารถอธิบายความเปนมาของงานสารบรรณได ๒. ผูเรียนสามารถอธิบายความหมายของงานสารบรรณไดอยางถูกตอง ๓. ผูเรียนสามารถอธิบายความสำคัญของงานสารบรรณได คำถามกอนเรียน ตามความเห็นของผูเรียน งานสารบรรณ เปนเรื่องเกี่ยวกับอะไร ความเปนมาของงานสารบรรณ งานสารบรรณ เปนงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทำ การรับ การสง การเก็บ รักษา การยืม จนถึงการทำลาย โดยกอนที่จะมีการจัดทำระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขึ้นนั้น ในป พ.ศ. ๒๔๙๖ พลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร ไดจัดรางระเบียบงานสารบรรณขึ้นเปน ครั้งแรก โดยพลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร เปนประธานคณะกรรมการ มีการแบงออกเปน ๓ ตอน ตอนแรก วาดวยการรับ เสนอ สงและระบบการเก็บคน ประกาศใชเมื่อวันที่ ๑ มกราคม พ.ศ.๒๔๙๗ ตอนสอง วาดวยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษแบบพิมพ ประกาศใชเมื่อวันที่ ๑ มกราคม พ.ศ.๒๔๙๗ ตอนสาม วาดวยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บตนแบบดัชนีการออกบัตร ใหเหมาะสมกับ งานเพื่อหาตัวเลขสถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบเมื่อวันที่ ๓ มกราคม พ.ศ.๒๔๙๘ ตอมาในป พ.ศ.๒๕๐๒ ไดมีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.๒๔๙๗ และ พ.ศ.๒๔๙๘ โดยคณะรัฐมนตรี มีมติเห็นชอบเมื่อวันที่ ๒๔ ธันวาคม พ.ศ.๒๕๐๖ และมีผลบังคับใชตั้งแตวันที่ ๑ มกราคม พ.ศ.๒๕๐๗ ซึ่งใช ตอเนื่อง มาจนกระทั่งมีการปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ ตอเนื่อง มาจนถึงปจจุบัน คือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔ ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ขอ ๖ งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทำ การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งผูที่ทำหนาที่เกี่ยวกับงานสารบรรณนั้นจะตองทำเปนระบบเพื่อ ใหเกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง มีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลาและคาใชจาย โดยตอมาไดมีการประกาศ เพิ่มคำนิยามของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเขามาในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณดวย ภาพที่ ๑ ความหมายของงานสารบรรณ ที่มา : http://www.phichit.go.th/ ความสำคัญของงานสารบรรณ ในการปฏิบัติงานของสวนราชการตางๆ หนวยงานดำเนินงานดวยระบบเอกสาร ทำใหงานสารบรรณมี ความสำคัญในการดำเนินงานเพื่อใหเปนไปในรูปแบบปฏิบัติเดียวกัน โดยสามารถสรุปความสำคัญของงานสาร บรรณได ดังนี้ ๑. สามารถใชเปนหลักฐานอางอิงในการปฏิบัติงานได ๒. ระบบงานสารบรรณเปนศูนยรวมขอมูลขาวสารตางๆ บันทึกเตือนของหนวยงาน ๓. งานสารบรรณเปนเครื่องมือในการติดตอสื่อสาร ใชเพื่อทำความเขาใจระหวางหนวยงานกับ หนวยงาน หนวยงานกับบุคคล และบุคคลกับบุคคล
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๕ ๔. เปนเครื่องมือที่ใชในการบริหารงานของหนวยงานใหสามารถปฏิบัติไดอยางมีประสิทธิภาพ ๕. ระบบงานสารบรรณสามารถแสดงใหเห็นถึงการพัฒนาเกี่ยวกับเอกสารตางๆไดอยางมีประสิทธิภาพ สรุป การติดตอประสานงานระหวางสวนราชการกับสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคล งานสารบรรณถือ เปนการปฏิบัติงานดานหนังสือที่เปนหัวใจสำคัญ การไดเรียนรูใหเขาใจอยางถูกตองและเขาใจจึงมีความสำคัญ กอนที่จะนำไปสูการปฏิบัติ คำถามหลังเรียน เมื่อผูเรียนไดศึกษาบทเรียนนี้แลว ทานมีความเห็นวา งานสารบรรณ มีความสำคัญและมีการพัฒนาที่ สอดคลองกับการปฏิบัติงานในปจจุบันอยางไร สื่อการเรียนการสอน ๑. เอกสารคำสอน หนังสือ ตำรา และระเบียบที่เกี่ยวของ ๒. การนำเสนอสื่อการเรียนการสอนโดยใชโปรแกรม Power point ในการนำเสนอ การวัดผลประเมินผล ๑. ประเมินผลจากการตอบคำถามระหวางการเรียนการสอน ๒. ประเมินผลจากการเก็บขอมูลผูเรียนกลุมตัวอยาง และการนำเสนอผล
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๖ บทที่ ๒ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ วัตถุประสงค ๑. ผูเรียนสามารถอธิบายชนิดของหนังสือไดอยางถูกตอง ๒. ผูเรียนสามารถราง เขียนและพิมพหนังสือ การทำสำเนาหนังสือราชการและหนังสือเวียนไดอยาง ถูกตอง ๓. ผูเรียนสามารถอธิบายหนังสือราชการที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติและหนังสือราชการลับได ๔. ผูเรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการรับและสงหนังสือไดอยางถูกตอง ๕. ผูเรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการเก็บรักษา ยืม และการทำลายหนังสือได คำถามกอนเรียน ทานมีความเห็นวา ผูเรียนควรมีการนำความรูเกี่ยวกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ ไปใชใหเหมาะสมกับการปฏิบัติงานอยางไร ชนิดของหนังสือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ ๖ ไดใหความหมายของ “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ ขอ ๙ ไดใหความหมายของ “หนังสือราชการ” คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก ๑. หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก ๓. หนังสือที่หนวยงานอื่นใดที่ไมใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีถึงสวนราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ ๖. ขอมูลขาวสารหรือหนังสือที่ไดรับเขาจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๗ โดยที่ในปจจุบันการติดตอราชการทั้งหนวยงานภายใน หนวยงานภายนอกและระหวางบุคคลยังมี การสื่อสารที่ยังเกิดปญหาทั้งจากหนวยงานและตัวผูปฏิบัติ ดังนั้นเพื่อใหการปฏิบัติเปนไปในแนวทางเดียวกัน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ ๑๐ ไดจำแนกหนังสือราชการไวมี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยสวนราชการเจาของ เรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับ กระทรวง หรือทบวงใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูใน ระดับกรมลงมา ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือ หนวยงานที่รับผิดชอบ โดยรายละเอียด การจัดทำ ใหจัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๑๑ ภาพที่ ๒ แบบหนังสือภายนอก ที่มา : https://www.slideshare.net/
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๘ ๒. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือ ภายนอก เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึก ขอความ (การใชหนังสือภายใน สวนราชการมักนิยมใช เฉพาะเรื่องที่ติดตอภายในกรมเดียวกันเปนสวนใหญ หากมีหนังสือไปตางกรมแมอยูในกระทรวงเดียวกัน มักนิยมใชหนังสือราชการภายนอก) โดยรายละเอียดการจัดทำ ใหจัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๑๒ ภาพที่ ๓ แบบหนังสือภายใน ที่มา : https://www.slideshare.net/
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๙ ทั้งนี้หนังสือภายนอกกับหนังสือภายในมีความแตกตางกัน โดยหนังสือภายใน มีความเปน แบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอกกลาวคือ หนังสือภายในไมตองลงที่ตั้ง ไมมีหัวขออางอิง หรือสิ่งที่สงมาดวย เปนหัวขอแยกออกมาและไมตองมีคำลงทายโดยถือหลักความเปนกันเอง เนื่องจากเปนการติดตอระหวาง หนวยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ซึ่งเปนที่รูจักกันดีอยูแลว หรือเปนหนวยงานในสังกัด เดียวกัน ขอบเขตการใชหนังสือภายนอกใชไดทุกกรณี แตหนังสือภายในจะใชไดเฉพาะการติดตองานของ หนวยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกันเทานั้น จะใชหนังสือภายในติดตอกับหนวยงาน เอกชนที่มิใชสวนราชการหรือกับบุคคลภายนอกไมได ๓. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการ ระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจาก หัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อยอกำกับตรา หนังสือประทับตราใหใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสำคัญ ไดแก ๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม ๒. การสงสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๓. การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน ๔. การแจงผลงานที่ไดดำเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ ๕. การเตือนเรื่องที่คาง ๖. เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเปนคำสั่งใหใชหนังสือประทับตรา ใหจัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๑๓ และ ๑๔
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๐ ภาพที่ ๔ แบบหนังสือประทับตรา ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๑ ๔. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ไดแก คำสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ ใหจัดทำตามระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๑๕ ขอ ๑๖ ขอ ๑๗ และ ขอ ๑๘ – คำสั่ง คือ บรรดาขอความที่ผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย ใหใชกระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๕ แบบคำสั่ง ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๒ – ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอำนาจหนาที่ไดวางไวโดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพื่อถือเปน หลักปฏิบัติงานเปนการประจำ ใหใชกระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๖ แบบระเบียบ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๓ – ขอบังคับ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอำนาจหนาที่กำหนดใหใช โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให กระทำได ใหใชกระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๗ แบบขอบังคับ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๔ ๕. หนังสือประชาสัมพันธมี 3 ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ใหจัดทำตามระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๑๙ ขอ ๒๐ ขอ ๒๑ และขอ ๒๒ – ประกาศ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงใหทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใหใช กระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๘ แบบประกาศ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๕ – แถลงการณคือบรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เขาใจในกิจการของทางราชการ หรือ เหตุการณ หรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใหใชกระดาษครุฑ ภาพที่ ๙ แบบแถลงการณ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๖ – ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ภาพที่ ๑๐ แบบขาว ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๗ ๖. หนังสือที่เจาหนาที่ทำขึ้น หรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่เจาหนาที่ทำขึ้นนอกจาก ที่กลาวแลวขางตน หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ใหจัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๒๓ ถึงขอ ๒๗ – หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแกบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพื่อ วัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฏแกบุคคลโดยทั่วไป ไมจำเพาะเจาะจง ใหใชกระดาษครุฑ ภาพที่ ๑๑ แบบหนังสือรับรอง ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๘ – รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุมและมติของที่ประชุมไว เปนหลักฐาน ภาพที่ ๑๒ แบบรายงานการประชุม ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๑๙ – บันทึก คือ ขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความที่เจาหนาที่ หรือหนวยงานระดับต่ำกวา สวนราชการระดับกรมติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใชกระดาษบันทึกขอความ ภาพที่ ๑๓ แบบบันทึก ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๐ – หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจาหนาที่เพื่อเปนหลักฐาน ในทางราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพดวย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นตอเจาหนาที่ และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหทำตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา คำรอง เปนตน การราง การเขียนหนังสือราชการ การทำสำเนาหนังสือราชการและหนังสือเวียน การรางหนังสือราชการนับเปนเรื่องที่มีความสำคัญในการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อที่จะไดขอความที่ เหมาะสม ถูกตองและสื่อสารไดตรงประเด็น การรางหนังสือราชการ ผูรางหนังสือตองมีความเขาใจในเรื่องราว ของหนังสือเพื่อที่จะเก็บรายละเอียดไดอยางครบถวน บรรลุวัตถุประสงค โดยการเริ่มตนจากขอความที่เปนเหตุ ตอไป จึงเปนขอความที่เปนความประสงคหรือขอความตกลงถามีหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ แลวตามดวย ขอความที่เปนความประสงคสุดทาย ถามีการอางอิงกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอยาง ตองระบุให ชัดเจนการอางชื่อกฎหมายและระเบียบ การเขียนจะใชสำนวนราชการ นอกจากนี้ผูรางตองมีความรูทาง ภาษาไทยเปนอยางดี เพื่อที่ผูพิมพจะไดพิมพตามรางไดอยางถูกตอง สิ่งที่พึงระวังอีกประการ ผูรางจะตองรูจัก ยศ ชื่อ ตำแหนง และสวนราชการที่ถูกตองดวย เมื่อรางแลวตองทบทวนวาขอความครบถวน ถูกตองหรือไม หากมีการแกไข ใหดำเนินการกอนการสงพิมพใหเรียบรอยเสร็จ การรางหนังสือจะทำใหสามารถเก็บประเด็น ความสำคัญเพื่อเขียนหนังสือราชการไดอยางครบถวน การเขียนหนังสือราชการสามารถแบงออกเปน สวนหัวเรื่อง เนื้อเรื่อง จุดประสงคของเรื่อง และสวนทายเรื่อง โดยสวนของหัวเรื่องของหนังสือภายในและหนังสือภายนอกมีเรื่องสำคัญคือ เรื่องและคำขึ้นตน การเขียน “เรื่อง” ตองเขียนใหบรรลุวัตถุประสงคอยางนอย ๒ ประการ คือ ๑. ยอใหสั้น ไมเขียนยาวเกินความจำเปน สามารถเขาใจไดวาเปนเรื่องเกี่ยวกับอะไร และ ๒. สะดวกตอการเก็บคนอางอิง ในสวนของคำขึ้นตนและคำลง ทายนั้นใชตามฐานะของผูรับหนังสือตามที่กำหนดไวในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๑
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๒ ตารางที่ ๑ คำขึ้นตน คำลงทาย ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra ตอมาในสวนของเนื้อเรื่อง ซึ่งก็คือขอความที่ผูมีหนังสือแจงไปยังผูรับหนังสือ โดยเนื้อเรื่องจะเริ่มตนดวย การอางเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจขึ้นตนดวยคำตอไปนี้
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๓ ภาพที่ ๑๔ สวนเนื้อเรื่อง ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra การขึ้นตนดวยคำวา “ดวย” หรือ “เนื่องจาก” ใชกรณีที่เปนเรื่องใหมซึ่งไมเคยติดตอกันมากอนระหวางผูมี หนังสือไปกับผูรับหนังสือ กรณีขึ้นตนดวยคำวา “ดวย” นิยมใชในกรณีที่บอกกลาวเลาเหตุที่มีหนังสือไป โดย เกริ่นขึ้นมาลอยๆ กรณีขึ้นตนดวยคำวา “เนื่องจาก” นิยมใชกรณีอางเหตุที่หนักแนนจำเปนตองมีหนังสือไป เพื่อใหผูรับหนังสือดำเนินการอยางใดอยางหนึ่ง และจะไมมีคำวา “นั้น” อยูทายตอน สวนคำวา “ตาม” “ตามที่” และ “อนุสนธิ” ใชในกรณีที่มีเรื่องเคยติดตอ หรือรับรูกันมากอนระหวางผูสงหนังสือและผูรับหนังสือ ซึ่งการใช “ตาม” และ “อนุสนธิ” จะตอดวยคำนาม สวนการใช“ตามที่” จะตอดวยประโยค หนังสือที่ขึ้นตน ดวย “ตาม” “ตามที่” และ “อนุสนธิ” จะมีเนื้อเรื่องอยางนอยสองตอนเสมอ คือมีการอางเรื่องเดิม และมีเรื่อง ตอเนื่องอีกตอนหนึ่ง และตองมีคำวา “นั้น” อยูทายตอนแรกซึ่งอางเรื่องเดิมเสมอ หลังจากที่เขียนเนื้อเรื่อง ซึ่ง บอกเหตุที่มีหนังสือไปแลวนั้น ประการตอมาคือกาเขียนจุดประสงค เพื่อจะบอกความมุงหมายวาตองการใหผูรับหนังสือทำอยางไร ฉะนั้น จุดประสงคของเรื่องจึงเปนเหตุผลของเนื้อเรื่อง โดยลักษณะเชนนี้จุดประสงคของเนื้อเรื่องจึงมักจัเขียยน ขึ้นตนวา “จึง” โดยขึ้นยอหนาใหมเปนคนละตอนกับเนื้อเรื่อง สำหรับในสวนสุดทาย คือ สวนทายเรื่อง จะเปน การเขียนคำลงทายซึ่งไดกลาวไปแลวขางตน
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๔ การพิมพหนังสือราชการ การพิมพหนังสือราชการ แตเดิมนั้นจะพิมพดวยเครื่องพิมพดีด แตในปจจุบันจะใชคอมพิวเตอรใน การพิมพหนังสือราชการ ๑. การพิมพหนังสือราชการที่ตองใชกระดาษตราครุฑ ถามีขอความมากกวา ๑ หนาหนา ตอไปใหใชกระดาษ ไมตองมีตราครุฑ แตใหมีคุณภาพเชนเดียวหรือใกลเคียงกับแผนแรก ๒. การพิมพหัวขอตางๆ ใหเปนไปตามแบบหนังสือที่กำหนดไวในระเบียบ ๓. การพิมพ ๑ หนากระดาษขนาด เอ ๔ โดยปกติใหพิมพ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกของ กระดาษควรอยูหาง จากขอบกระดาษบนประมาณ ๕ เซนติเมตร ๔. การกั้นระยะในการพิมพ ๔.๑ ในบรรทัดหนึ่งใหตั้งจังหวะเคาะของพิมพดีดไว ๗๐จังหวะเคาะ ๔.๒ ใหกั้นระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมือประมาณ ๓ เซนติเมตร เพื่อความสะดวก ในการเก็บเขาแฟม ๔.๓ ตัวอักษรสุดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา ๒ เซนติเมตร ๕. ถาคำสุดทายของบรรทัดมีหลายพยางคไมสามารถพิมพจบคำในบรรทัดเดียวกันไดใหใชเครื่องหมายยัติภังค ( - ) ระหวางพยางค ๖. การยอหนาซึ่งใชในกรณีที่จบประเด็นแลวจะมีการขึ้นขอความใหมใหเวนหางจากระยะกั้นหนา ๑๐ จังหวะเคาะ ๗. การเวนบรรทัดโดยทั่วไปจะตองเวนบรรทัดใหสวนสูงสุดของตัวพิมพและสวนต่ำสุดของตัวพิมพไมทับกัน ๘. การเวนวรรค ๘.๑ การเวนวรรคโดยทั่วไปเวน ๒ จังหวะเคาะ ๘.๒ การเวนวรรคระหวางหัวขอเรื่องกับเรื่อง ใหเวน ๑ จังหวะเคาะ ถาเนื้อหาตางกันใหเวน ๒ จังหวะเคาะ ๙. การพิมพหนังสือที่มีหลายหนา ตองพิมพเลขหนา โดยใหพิมพตัวเลขหนากระดาษไวระหวางเครื่องหมาย ยัติภังค ( - ) ที่กึ่งกลางดานบนของกระดาษหางจากขอบกระดาษดานบนลงมาประมาณ ๓ เซนติเมตร ๑๐. การพิมพหนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหนาใหพิมพคำตอเนื่องของขอความ ที่จะยกไปพิมพ หนาใหมไวดานลางทางมุมขวาของหนานั้นๆ แลวตามดวย ... (จุด ๓ จุด) โดยปกติใหเวน ระยะหางจากบรรทัด สุดทาย ๓ ระยะบรรทัดพิมพและควรจะตองมีขอความของหนังสือเหลือไปพิมพในหนา สุดทายอยางนอย ๒ บรรทัด กอนพิมพคำลงทายทั้งนี้ เพื่อปองกันการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่มีการลงนามแลว การพิมพหนังสือราชการ ภาษาไทย
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๕ การจัดทำกระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกขอความ โดยใชโปรแกรมการพิมพในเครื่องคอมพิวเตอร ให จัดทำใหถูกตองตามแบบของกระดาษตราครุฑ และแบบของ กระดาษบันทึกขอความ วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยเฉพาะสวนหัวของแบบกระดาษบันทึก ขอความ จะตองใชจุดไขปลาแสดงเสนบรรทัดที่เปน ชองวางหลังคำดังตอไปนี้ สวนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และไมตองมีเสนขีดทึบแบงระหวางหัวกระดาษบันทึก ขอความกับสวนที่ใชสำหรับการจัดทำขอความ ๑. การตั้งคาในโปรแกรมการพิมพ ๑.๑ การตั้งระยะขอบหนากระดาษ ขอบซาย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตั้งระยะบรรทัด ใหใชคาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เทา หรือ Single ๑.๓ การกั้นคาไมบรรทัด ระยะการพิมพ อยูระหวาง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร ๒. ขนาดตราครุฑ ๒.๑ ตราครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ใชสำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ใชสำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกขอความ ๒.๒ การวางตราครุฑ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ ๑.๕ เซนติเมตร ๓. ขนาดตัวอักษร ๓.๑ รูปแบบตัวพิมพไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ๓.๒ ตัวอักษรขนาด ๑๖ พอยท ๓.๓ หนังสือราชการใหใชเลขไทยทั้งฉบับ ยกเวนขอความที่มีศัพทเทคนิค หรือคำเฉพาะ การทำสำเนาหนังสือราชการ ๑. วิธีคัดหรือลอกออกจากตนฉบับคำตอคำใหถูกตองกับตนฉบับเดิม ๒. วิธีถอดหรือจัดทำพรอมตนฉบับ ๓. วิธีถายจากตนฉบับ ๔. วิธีอัดสำเนาดวยเครื่องอัดสำเนา
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๖ วิธีปฏิบัติในการทำสำเนาแบงออกเปน 2 ประเภทดังนี้ ๑. สำเนาคูฉบับ เปนสำเนาที่จัดทำพรอมกับตนฉบับและเหมือนตนฉบับทุกประการ โดยปกติใช กระดาษคารบอนสอดระหวางตนฉบับกับกระดาษฉบับสำเนา เมื่อพิมพหรือเขียนตนฉบับก็ติดลงบนกระดาษ ฉบับสำเนาไปดวย ๒. สำเนาตนฉบับ เปนสำเนาที่สวนราชการ หรือเจาหนาที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นดวย การถาย คัด อัดสำเนา หรือดวยวิธีอื่นๆใด ซึ่งสำเนาจะตองมีการรับรองสำเนาคำรับรองวา "สำเนาถูกกตอง" หนังสือเวียน หนังสือที่มีถึงผูรับจํานวนมาก มีใจความอยางเดียวกันในเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หนาเลข ทะเบียนหนังสือ สง ซึ่งจะกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต ๑ เรียงเปนลําดับไปจนสิ้นปปฏิทิน หรือ จะใชเลขที่ ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได หนังสือราชการที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติและหนังสือราชการลับ หนังสือราชการที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๒๘ ไดแบงออกเปน ๓ ประเภท คือ ๑. ดวนที่สุด ใหเจาหนาที่ปฏิบัติในทันทีที่ไดรับหนังสือนั้น ๒. ดวนมาก ใหเจาหนาที่ปฏิบัติโดยเร็ว ๓. ดวน ใหเจาหนาที่ปฏิบัติเร็วกวาปกติ เทาที่จะทำได ใหระบุชั้นความเร็วดวยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพโปง 32 พอยท ใหเห็นไดชัดบนหนังสือ และบนซอง ในกรณีที่ตองการใหหนังสือสงถึงผูรับภายในเวลาที่กำหนด ใหระบุคำวาดวนภายใน แลวลงวัน เดือนป และกำหนดเวลาที่ตองการใหหนังสือนั้นไปถึงผูรับ กับใหเจาหนาที่สงถึงผูรับซึ่งระบุบนหนาซองภายใน เวลาที่กำหนด หากเรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไมทัน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วา ดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๒๙ กำหนดใหสามารถสงขอความทางเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรศัพท วิทยุสื่อสาร เปนตน และใหผูรับ ปฏิบัติเชนเดียวกับการรับหนังสือ และในกรณีที่จำเปนตองยืนยันเปนหนังสือก็ใหทำหนังสือยืนยันตามไปทันที หนังสือราชการลับ ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ไมไดกลาวถึงแนวปฏิบัติ ในเรื่องนี้ไว เนื่องจากมีระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ พ.ศ.๒๕๑๗ และ พ.ศ.๒๕๕๒ และ ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ และที่แกไขเพิ่มเติม กำหนดใหสวนราชการถือ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๗ ปฏิบัติอยูแลว โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ไดกำหนดชั้นความลับของหนังสือออกเปน ๓ ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก และลับ ๑. ลับที่สุด ไดแก ความลับที่มีความสำคัญที่สุดเกี่ยวกับขาวสาร วัตถุหรือบุคคลซึ่งหากความลับ ดังกลาวทั้งหมดหรือบางสวนรั่วไหลไปถึงบุคคลผูไมมีหนาที่ไดทราบ จะ ทำใหเกิดความเสียหายหรือเปน ภยันตรายตอความมั่นคง ความปลอดภัย หรือความสงบเรียบรอยของประเทศชาติหรือพันธมิตรอยางรายแรง ที่สุด ๒. ลับมาก ไดแก ความลับที่มีความสำคัญมากเกี่ยวกับขาวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่งถาหากความลับ ดังกลาวทั้งหมดหรือบางสวนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไมมีหนาที่ไดทราบ จะทำใหเกิดความเสียหายหรือเปน ภยันตรายตอความมั่นคง ความปลอดภัยของประเทศชาติหรือพันธมิตรหรือความเรียบรอยภายใน ราชอาณาจักรอยางรายแรง ๓. ลับ ไดแก ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับขาวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่ง ถาหากความลับดังกลาว ทั้งหมดหรือเพียงบางสวนรั่วไหลไปถึงบุคคลผูไมมีหนาที่ไดทราบจะทำใหเกิดความเสียหายตอทางราชการ หรือ เกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ กำหนดใหใชอักษรตามชั้นความลับของขอมูลขาวสารลับ โดยใหมีขนาด ใหญกวาตัวอักษรธรรมดา และใชสีแดงหรือสีอื่นที่สามารถมองเห็นไดเดนและชัด แตนิยมปฏิบัติกันโดยทั่วไป จะตองใชอักษรสีแดงที่กำหนดชั้นความลับ การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ใหแสดงชั้นความลับที่กลางหนากระดาษทั้งดานบนและดานลาง ของทุกหนาเอกสารนั้น ถาเอกสารเขาปกใหแสดงไวที่ดานนอกของหนาปกและปกหลังดวย
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๘ ภาพที่ ๑๕ แบบหนังสือราชการลับ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ๑. การลงทะเบียนเอกสารลับ สวนราชการตองลงหลักฐานในทะเบียนเอกสารลับเพื่อควบคุมการรับ การดำเนินการ การสง การเก็บรักษา และการแจกจายเอกสารลับใหเปนไปโดยถูกตอง และใหหัวหนาสวน ราชการดังกลาวแตงตั้งบุคคลที่ไดรับความไววางใจและไดผานการตรวจสอบประวัติ และพฤติการณตามชั้น ความลับที่จำเปนตองปฏิบัติ เปนเจาหนาที่ควบคุม รับผิดชอบ เรียกวา “นายทะเบียนเอกสารลับ” และ “ผูชวย นายทะเบียนเอกสารลับ” ของสวนราชการนั้น ๆ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๒๙ ๒. การแสดงชั้นความลับของเอกสารที่เปนความลับ โดยปกติใหประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้น ความลับที่กึ่งกลางหนากระดาษทั้งดานบนและดานลางของทุกหนาเอกสารที่มีชั้นความลับนั้น ตัวอักษรตองให มีขนาดโตกวาตัวอักษรธรรมดาและใชสีแดงหรือสีอื่นที่เห็นเดนชัด ๓. การบรรจุซอง ๓.๑ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก จะตองบรรจุซองหรือหอทึบแสงสองชั้นอยางมั่นคง เอกสาร ดังกลาวตองบรรจุอยูในซองหรือหอชั้นใน พรอมดวยใบรับเอกสารลับตามแบบที่กำหนดไวในระเบียบ แตใบรับ เอกสารลับไมตองกำหนดชั้นความลับ ใหระบุแตเพียงเอกสาร วัน เดือน ป จำนวน และหมายเลขฉบับของ เอกสาร และใหมีขอความอื่นเทาที่จำเปนตองใช หลักฐานเทานั้น หามเขียนชื่อเรื่องไวในใบรับเอกสารลับ ใบรับ เอกสารลับนี้จะตองสงคืนสวน ราชการผูสงเอกสารลับโดยเร็วที่สุด และสวนราชการผูสงเอกสารนั้นจะตองเก็บ รักษาใบรับเอกสารลับนี้ไวจนกวาจะไดรับเอกสารลับกลับคืน หรือเอกสารลับถูกทำลายหรือยกเลิกชั้นความลับ แลว บนซองหรือหอชั้นในใหจาหนาโดยลงเลขที่เอกสาร ชื่อ หรือตำแหนงผูรับ และสวนราชการของ ผูสง พรอมทั้งทำเครื่องหมาย“ลับที่สุด” หรือ “ลับมาก” ทั้งดานหนาและดานหลัง สวนซองหรือหอชั้นนอกนั้น หามทำเครื่องหมายแสดงชั้นความลับ ๓.๒ เอกสารชั้นลับ จะตองบรรจุซองหรือหอสองชั้นอยางมั่นคง ซองหรือหอชั้นนอกตองทึบแสง หากตองการใบรับเอกสารลับก็ใหบรรจุใบรับนั้นไวในซองหรือหอชั้นในรวมกับเอกสารดวย ๔. การปดผนึก เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ผูปดผนึกคือบุคคลผูมีอำนาจกำหนดชั้นความลับของ เอกสาร หรือผูที่ไดรับมอบหมาย หรือนายทะเบียนเอกสารลับ หรือผูชวยนายทะเบียนเอกสารลับของสวน ราชการนั้น สวนเอกสารชั้นลับ ผูปดผนึกคือบุคคลดังกลาวแลวหรือขาราชการชั้นตรีหรือเทียบเทาขึ้นไปผูมี หนาที่เกี่ยวของกับเอกสารนั้น การปดผนึกใหผูปดผนึกลงลายมือชื่อกำกับไวบนรอยที่ปดผนึกของซองหรือ หอชั้นในแลวใชแถบกาวชนิดใสปดทับบนลายมือชื่อและเครื่องหมายแสดงชั้นความลับอีกอยางหนึ่ง
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๐ ๕. การสงเอกสารลับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ใหสงตรงตอนายทะเบียนเอกสารหรือ ผูชวยนายทะเบียนเอกสารลับเพื่อลงทะเบียนเอกสารลับเสียกอน ไมวาจาหนาซองหรือหอของเอกสาร นั้นจะระบุชื่อหรือตำแหนงก็ตาม เวนแตเมื่อมีเหตุผลเปนพิเศษจึงยอมใหสงตรงตอผูรับตามจาหนาซอง ใหเปนผูรับเอกสารได สวนการสงเอกสารชั้นลับและปกปดก็ปฏิบัติเชนเดียวกันเวนแตจะสงผาน เจาหนาที่รับสงหนังสือราชการธรรมดาไปยังนายทะเบียนเอกสารลับหรือผูชวยนายทะเบียน เอกสารลับก็ไดหรือมีเหตุผลพิเศษจึงยอมใหสงตรงผูรับ เชนเดียวกับเอกสารลับที่สุดและลับมาก ๖. การรับเอกสารชั้นลับที่สุดและลับมากที่จาหนาซองหรือหอชั้นในระบุถึงชื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพรอมกับระบุตำแหนง แลวใหบุคคลนั้นหรือผูไดรับ มอบหมายจากผูนั้นโดยตรงเปน ผูเปดซอง และลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แลวใหนำเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับที่นายทะเบียนเอกสารลับ หรือผูชวยนายทะเบียนเอกสารลับเสียกอน จึงดำเนินการตอไปได ถาเปนกรณีเรงดวนอาจดำเนินการไปกอน ไดแลวใหนำมาลงทะเบียนในโอกาสแรก ถาจาหนาซองหรือหอชั้นในระบุถึงตำแหนง ก็ใหผูครองตำแหนงหรือ ผูที่ไดรับมอบหมายจาก ผูครองตำแหนงนั้นหรือนายทะเบียนเอกสารลับหรือผูชวยฯที่มีสิทธิเขาถึงเอกสาร ลับที่สุด และลับมากเปนผูเปดซองและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แลวใหดำเนินการลงทะเบียนเชนเดียวกัน เมื่อลงทะเบียนแลวใหนำเอกสารนั้นสงมอบโดยตรงใหแกบุคคลที่ถูกระบุชื่อโดยเร็ว แตถาเปนเอกสารที่ระบุ ตำแหนงแลวก็อาจพิจารณามอบใหแกสวนราชการที่มีหนาที่ดำเนินการในชั้นตน แทนบุคคลที่ถูกระบุตำแหนง นั้นดำเนินการกอน ในกรณีที่บุคคลที่เอกสารนั้นระบุชื่อหรือตำแหนงยังไมสามารถดำเนินการตอเอกสารได ในทันที ใหนำเอกสารนั้นมาเก็บไวตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสารลับที่สุดและลับมาก สวนเอกสารชั้นลับ และปกปดที่ จาหนาซองหรือหอชั้นในถึงตำแหนง ใหบุคคลผูครองตำแหนงนั้นหรือผูที่ไดรับมอบหมายหรือ นายทะเบียนเอกสารลับหรือผูชวยฯ เปนผูเปดซองหรือหอและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ ถามีแตซองหรือหอ ชั้นในจาหนาระบุถึงชื่อบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพรอมกับระบุตำแหนงแลว บุคคลผูถูกระบุชื่อที่หนา ซองหรือผูไดรับมอบหมายโดยตรงเทานั้นเปนผูเปดและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ สำหรับเอกสารชั้นปกปด ที่ซองหรือหอชั้นเดียว ใหเจาหนาที่ผูเปดซองหรือหอ สงเอกสารนั้นใหแกนายทะเบียนเอกสารลับหรือผูชวยฯ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๑ ทันทีการสงขอมูลขาวสารลับภายในบริเวณหนวยงานเดียวกัน ทุกชั้นความลับ ตองใชใบปกขอมูลขาวสารลับ ปดทับขอมูลขาวสารลับ ซึ่งแบบใบปกขอมูลขาวสารลับมีลักษณะดังนี้ ๑. แบบใบปกชั้นลับ ลักษณะเสนขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเปนสีน้ำเงิน ๒. แบบใบปกชั้นลับมาก ลักษณะเสนขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเปนสีแดง ๓. แบบใบปกชั้นลับที่สุด ลักษณะเสนขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเปนสีเหลือง
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๒ ภาพที่ ๑๖ ปกขอมูลขาวสารลับ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra การสงขอมูลขาวสารลับออกนอกบริเวณหนวยงานตองบรรจุซองหรือภาชนะทึบแสงสองชั้นอยางมั่นคงพรอมใบ ตอบรับ ซองหรือภาชนะชั้นใน ใหจาหนาระบุเลขที่หนังสือนำสง ชื่อหรือตำแหนงผูรับ และหนวยงานผูสงพรอม ทำเครื่องหมายแสดงชั้นความลับทั้งดานหนาและดานหลัง ซองหรือภาชนะชั้นนอก ใหจาหนาระบุขอความเชนเดียวกับซองหรือภาชนะชั้นใน แตไมตองมี เครื่องหมายแสดงชั้นความลับใดๆ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๓ ภาพที่ ๑๗ ซองชั้นความลับ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra การนำสงขอมูลขาวสารลับดวยใบตอนรับ การนำสงขอมูลขาวสารลับดวยใบตอนรับที่นำไปพรอมกับขอมูลขาวสารลับนั้น ที่ใบตอบรับหามระบุชั้น ความลับและชื่อเรื่องไวในใบตอบรับ แตใหระบุเลขที่หนังสือสง ณ วัน เดือน ป จำนวนหนาและหมายเลขฉบับ ไวในใบตอบรับ และเก็บรักษาใบตอบรับนั้นไวจนกวาจะไดรับคืน หรือยกเลิกชั้นความลับ หรือทำลายขอมูล ขาวสารลับนั้นแลว สำหรับการนำสงใหปฏิบัติดังนี้ ๑. กรณีที่นำสงโดยเจาที่นำสาร ใหรอรับใบตอบรับนำกลับทันที ๒. กรณีที่สงโดยวิธีอื่น ใหผูรับรีบจัดสงใบตอบรับคืนโดยเร็ว สำหรับใบตอบรับตามแบบที่กำหนด มีรายละเอียดดังนี้
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๔ ภาพที่ ๑๘ แบบใบตอบรับ ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra ๓. การสงขอมูลขาวสารลับออกนอกบริเวรหนวยงานภายในประเทศ โดยเจาหนาที่นำสารใหหัวหนา หนวยงานของรัฐ หรือผูซึ่งหัวหนาหนวยงานของรัฐมอบหมาย ๔. การสงขอมูลขาวสารลับออกนอกประเทศ ใหปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการตางประเทศวาดวย ถุงเมลการทูตโดยอนุโลม หรือเจาหนาที่ซึ่งมีฐานะทางการทูตถือไปดวยตนเองก็ได ๕. การสงขอมูลขาวสารลับทั้งภายในประเทศและสงออกนอกประเทศ จะสงทางโทรคมนาคม ไปรษณียลงทะเบียนตอบรับ หรือโดยวิธีการอื่นใดก็ได ๖. ในกรณีที่เจาหนาที่สารบรรณทราบวาขอมูลขาวสารที่รับไวเปนขอมูลขาวสารลับ ใหรีบสงขอมูล ขาวสารลับดังกลาวใหแกนายทะเบียนขอมูลขาวสารลับ ๗. ใหนายทะเบียนขอมูลขาวสารลับ ลงชื่อใบตอบรับแลวคืนใบตอบรับใหแกผูนำสงหรือจัดสงใบตอบ รับคืนแกหนวยงานของรัฐที่เปนผูสง และลงทะเบียนขอมูลขาวสารลับ กอนดำเนินการอยางอื่น
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๕ ๘. ในกรณีที่เปนการสงถึงผูรับตามจาหนา ใหผูรับตามจาหนาเปนผูเปดซองและลงชื่อใบตอบรับ และ ใหแจงตอนายทะเบียนขอมูลขาวสารลับ เพื่อใหลงทะเบียนในทะเบียนขอมูลขาวสารลับโดยเร็ว ๙. ในกรณีที่เปนการสงถึงผูรับระบุตำแหนง ก็ใหผูครองตำแหนง หรือผูที่ไดรับมอบหมายจากผูครอง ตำแหนง หรือนายทะเบียนขอมูลขาวสารลับ เปนผูเปดซองและลงชื่อในใบตอบรับ แลวใหลงทะเบียนใน ทะเบียนขอมูลขาวสารลับ การรับและสงหนังสือ การรับหนังสือ หนังสือที่ไดรับเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไว ในสวนนี้ การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ดวยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกสใหผูใชงาน หรือผูปฏิบัติงานที่ไดรับการแตงตั้งใหเขาถึงเอกสารลับแตละระดับ เปนผูรับผานระบบการรักษาความปลอดภัย โดยใหเปนไปตามระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ ขั้นตอนการปฏิบัติในการรับหนังสือ ๑. จัดลำดับความสำคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดำเนินการกอนหลัง และใหผูเปดซองตรวจ เอกสารหรือหนวยงานที่ออกหนังสือเพื่อดําเนินการใหถูกตองหรือบันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐานแลวจะ ดําเนินการเรื่องนั้นตอไป ๒. ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนดานขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๒.๑ เลขรับ ใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน ๒.๒ วันที่ใหลงวันเดือนปที่รับหนังสือ ๒.๓ เวลาใหลงเวลาที่รับหนังสือ ๓. กรอกรายละเอียดดังนี้ ๓.๑ ทะเบียนหนังสือรับวันที่เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียน ๓.๒ เลขทะเบียนบัตรตลอดปปฏิทิน ๓.๓ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา ๓.๔ ลงวันที่ ใหลงวันเดือนปของหนังสือที่รับเขามา ๓.๕ จาก ใหลงตำแหนงเจาของหนังสือหรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตำแหนง
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๖ ๓.๖ ถึง หรือชื่อสวนราชการ ๓.๗ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีทีไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๓.๘ การปฏิบัติใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๓.๙ หมายเหตุใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) ๔. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวสงใหสวนราชการที่เกี่ยวของดำเนินการ โดยใหลงชื่อหนวยงาน ที่รับหนังสือนั้นในชองการปฏิบัติถามีชื่อบุคคลหรือตำแหนงที่เกี่ยวของกับการรับหนังสือใหลงชื่อหรือตำแหนง ไวดวย ๕. การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผูรับไดรับหนังสือจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏิบัติตามวิธีการที่กลาวขางตนโดยอนุโลม วิธีการลงทะเบียนหนังสือรับ ๑. วัน....เดือน.........พ.ศ....... ใหลงวันที่ เดือน ป ที่ลงทะเบียนรับหนังสือ ทั้งนี้วันที่ เดือน พ.ศ. จะตองตรงกับวันที่ในตรารับหนังสือดวย ๒. เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน ทั้งนี้ เลขทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือดวย ๓. ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือรับเขามา ๔. ลงวันที่ ใหลงวันที่.....เดือน........ป....... ของหนังสือรับเขามา จาก...........................................ลง วันที่ ๑ มีนาคม ๒๕๖๓ ใหลงทะเบียนหนังสือรับในชอง "ลงวันที่" ๕. จาก ใหลงตำแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล ๖. ถึง ใหลงตำแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ๗. เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือนั้นมีไปถึง กรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องโดยยอ ๘. การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๙. หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี)
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๗ การสงหนังสือ หนังสือที่สงออกไปภายนอก ใหเจาของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยให ครบถวน แลวสงเรื่องใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก ขั้นตอนการปฏิบัติในการสงหนังสือ ๑. เจาหนาที่ของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือรวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยใหครบถวนแลวสงเรื่อง ใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสง ๒. เมื่อเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลาง หรือเจาหนาที่รับ -สงหนังสือ ไดรับเรื่องแลว ใหลง เลขทะเบียนหนังสือสงออกในทะเบียนหนังสือสง ๓. เมื่อลงทะเบียนหนังสือสงเรียบรอยแลว ใหลงเลขที่ วัน เดือน ป ในหนังสือที่จะสงออกทั้งใน ตนฉบับ และที่สำเนาคูฉบับ ใหตรงกับเลขทะเบียนที่สง ๔. กอนบรรจุหนังสือลงซอง ใหเจาหนาที่ของหนวยสารบรรณกลางตรวจความเรียบรอยของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่สงไปดวยอีกครั้งหนึ่ง แลวจึงปดผนึกซอง ๕. การจาหนาซองใหปฏิบัติตามระเบียบวาดวยงานสารบรรณฯ และคำอธิบายเพิ่มเติมทายระเบียบวา ดวยการจาหนาซอง สวนการสงหนังสือโดยทางไปรษณียไปกับหนังสือเมื่อมีผูรับเซ็นรับหนังสือหรือใบรับ หนังสือกลับคืนดวย ๖. กรณีที่ไมจัดสงทาไปรษณีย ใหใชสมุดสงหนังสือ หรือใบรับหนังสือ ใหผูนำสงหนังสือนำสมุดสง หนังสือ เมื่อผูรับเซ็นรับหนังสือแลวใหรับสมุดสงหนังสือ หรือใบรับหนังสือกลับคืนมา วิธีการลงทะเบียนหนังสือสง ๑. ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ป ที่ลงทะเบียน ๒. เลขทะเบียนสง ใหลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลำดับติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน ๓. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของสวนราชการเจาของเรื่องมีหนังสือที่จะสงออกถาไมมี ที่ดังกลาว ชองนี้จะเวนวางไว ๔. ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ป ที่จะสงหนังสือนั้นออก จากหนังสือสำนักอำนวยการ ๕. จาก ใหลงตำแหนงเจาของหนังสือ หรือสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตำแหนง ๖. ถึง ใหลงตำแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตำแหนง
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๘ ๗. เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหสรุปเรื่องยอ ๘. การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๙. หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่น (ถามี) การเก็บรักษา ยืม และการทำลายหนังสือ การเก็บหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๕๒ แบงประเภท การเก็บออกเปน การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ และการเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไมเสร็จ ใหอยูในความรับผิดชอบของเจาของ เรื่องการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมีอะไรที่จะตองปฏิบัติ ตอไปอีก การเก็บหนังสือประเภทนี้เปนการเก็บไวเพื่อรอการทำลายและความถี่ในการนำมาใชงานมีไมมากนัก และเพื่อเปนการลดภาระของเจาของเรื่องผูปฏิบัติใหมีเวลาทำเรื่องที่ยังไมสิ้นกระแสการดำเนินการ และเพื่อให มีหนวยที่ทำหนาที่เรื่องนี้โดยเฉพาะ ระเบียบงานสารบรรณจึงกำหนดใหมีการจัดตั้งศูนยเก็บ หรือหนวยเก็บ กลางเพื่อทำหนาที่รับผิดชอบงานดานนี้ใหแกหนวยงานในสังกัด การเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจำเปนจะตองใช ในการตรวจสอบเปนประจำ ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของสวนราชการตามระเบียบสารบรรณให เจาของเรื่องเก็บเปนเอกเทศ แบบบัญชีหนังสือสงเก็บ (ตามระเบียบขอ ๕๔) บัญชีหนังสือสงเก็บ ลำดับที่ ที่ ลงวันที่ เรื่อง อายุการเก็บ หนังสือ หมายเหตุ ลงเลข ลำดับ เรื่อง ของหนังสือ ลงเลขที่ ของหนังสือ แตละฉบับ ลงวัน เดือน ป ของหนังสือ แตละฉบับ ลงชื่อเรื่องของหนังสือ แตละฉบับ ในกรณีที่ ไมมีเรื่องใหลงสรุป เรื่องยอ ลงวัน เดือน ปที่จะ เก็บถึงในกรณีให เก็บไวตลอดไปให ลงคำวา “หามทำลาย” บันทึก ขอความอื่น ใด (ถามี) ตารางที่ ๒ แบบบัญชีหนังสือสงเก็บ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๓๙ แบบัญชีหนังสือเก็บ (ตามระเบียบขอ ๕๕) ทะเบียนหนังสือเก็บ ลำดับที่ ที่ ลงวันที่ เรื่อง รหัสแฟม กำหนดเวลา เก็บ หมายเหตุ ลงเลขลำดับ เรื่องของ หนังสือ ลงวัน เดือน ปที่นำ หนังสือนั้น เขาทะเบียน เก็บ ลงเลข ทะเบียนรับ ของหนังสือ แตละฉบับ ลงชื่อเรื่อง ของหนังสือ แตละฉบับ ในกรณีที่ไมมี ชื่อเรื่อง ให ลงสรุปเรื่อง ยอ ลงหมายเลข ลำดับหมูของ การจัดแฟม เก็บหนังสือ ลงระยะเวลา การเก็บ ตามที่ กำหนดใน ตรากำหนด เก็บหนังสือ คือ “หาม ทำลาย” หรือ “เก็บถึง พ.ศ.” บันทึก ขอความอื่น ใด (ถามี) ตารางที่ ๓ แบบบัญชีหนังสือเก็บ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/ การกำหนดอายุการเก็บหนังสือ ระเบียบงานสารบรรณไดกำหนดอายุการเก็บหนังสือไววา โดยปกติให เก็บหนังสือตางๆ ไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้ ๑. หนังสือตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๒. หนังสือที่เปนหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ ไดมีหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บใหเปนไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวาดวย การนั้น ๓. หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องที่ตองใช สำหรับศึกษาคนควา หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ใหเก็บไวเปนหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากรกำหนด ๔. หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแลว และเปนคูสำเนาที่มีตนเรื่องจะคนไดจากที่อื่นใหเก็บไวไมนอย กวา ๕ ป
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๐ ๕. หนังสือที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสำคัญและเปนเรื่องที่เกิดขึ้นเปนประจำเมื่อดำเนินการ แลวเสร็จใหเก็บไวไมนอยกวา ๑ ป ๖. หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใชเอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินตองเก็บไวไมนอย กวา ๑๐ ป บางกรณีหรือบางเรื่องแมจะครบกำหนด ๑๐ ปแลว อาจจะยังไมสามารถขอทำลายได เนื่องจากยัง ตองเก็บไวเพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไวเปนหลักฐาน อยางไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช เอกสารสิทธิ หากเห็นวา ไมมีความจำเปนตองเก็บไวถึง ๑๐ ป ใหทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอ ทำลายได การยืมหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๖๒ มีหลักเกณฑให ปฏิบัติดังนี้ ๑. ผูยืมจะตองแจงใหทราบวาเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใชในราชการใด ๒. ผูยืมจะตองมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาที่เก็บ แลวลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไวในบัตรยืมหนังสือและ เจาหนาที่รวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับ วันที่ เดือน ป ไวเพื่อติดตาม ทวงถาม สวนบัตรยืมหนังสือนั้นให เก็บไวแทนหนังสือที่ถูกยืมไป ๓. การยืมหนังสือระหวางสวนราชการ ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปนหัวหนาสวนราชการระดับกอง ขึ้นไปหรือผูที่ไดรับมอบหมาย ๔. การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปนหัวหนาสวนราชการ ระดับแผนกขึ้นไปหรือผูที่ไดรับมอบหมาย ๕. หามมิใหบุคคลภายนอกยืมหนังสือ เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะตองไดรับอนุญาต จากหัวหนาสวนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผูที่ไดรับมอบหมายกอน
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๑ แบบบัตรยืมหนังสือ (ตามระเบียบขอ ๖๓) บัตรยืมหนังสือ รายการ ผูยืม ผูรับ วันยืม กำหนดสงคืน ผูสงคืน วันสงคืน ลงชื่อเรื่อง หนังสือที่ขอ ยืมพรอม รหัสของ หนังสือ ลงชื่อ บุคคล ตำแหนง หรือ สวน ราชการที่ ยืมหนังสือ ใหผูรับ หนังสือลง ลายมือชื่อ และวงเล็บ ชื่อกำกับ พรอมดวย ตำแหนง ลงวันเดือน ป ที่ยืม ลงวัน เดือน ป ที่จะสงหนังสือ คืน ลงลายมือชื่อ ผูสงคืน ลงวัน เดือน ป ที่สงหนังสือ คืน ตารางที่ ๔ แบบบัตรยืมหนังสือ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/ การทำลายหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๖๖ หนังสือ ราชการที่หมดความจำเปนในการใชงาน และเก็บไวจนครบอายุการเก็บตามที่ระเบียบสารบรรณกำหนดแลว เพื่อมิใหเปนภาระแกสวนราชการ จำเปนตองนำออกไปทำลายเพื่อชวยใหสวนราชการตางๆ มีสถานที่เก็บ หนังสือไดตอไป ขั้นตอนการทำลายหนังสือ ๑. ภายใน ๖๐ วัน หลังจากวันสิ้นปปฏิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจที่ครบ กำหนดอายุการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือที่เก็บไวเองหรือที่ฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แลวจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้ง คณะกรรมการทำลายหนังสือ ๒. ใหหัวหนาสวนราชการระดับกรม แตงตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบดวย ประธาน กรรมการและกรรมการอีกอยางนอยสองคน โดยปกติใหแตงตั้งจากขาราชการ ตั้งแตระดับ ๓ หรือเทียบเทาขึ้น ไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหนาที่ ดังนี้ ๒.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย หนังสือที่จะทำลายไดตองครบ อายุการเก็บแลวตามประเภทของหนังสือนั้น ๆ ถาเปนหนังสือที่มีอายุการเก็บยังไมครบกำหนด ตองเก็บไวให ครบอายุเสียกอน
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๒ ๒.๒ กรณีที่หนังสือนั้นครบอายุการเก็บแลว และคณะกรรมการมีความเห็นวา หนังสือนั้นยัง ไมควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการจัดเก็บไว ใหลงความเห็นวา จะขยายเวลาการเก็บไวถึงเมื่อใด ในชอง “การพิจารณา” ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แลวใหแกไขอายุการเก็บในตรากำหนดเก็บหนังสือ โดยใหประธาน กรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแกไข ๒.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นวา หนังสือเรื่องใดควรทำลาย ใหกรอกเครื่องหมาย กากบาท ลงในชอง “การพิจารณา” ๒.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณา พรอมกับบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถามี) ตอหัวหนาสวนราชการระดับกรม หรือผูวาราชการจังหวัดแลวแตกรณีเพื่อพิจารณาสั่งการ ๒.๕ ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผูมีอำนาจอนุมัติใหทำลายไดแลว ๒.๖ ทำบันทึกลงนามรวมกันรายงานใหผูมีอำนาจอนุมัติทราบวา ไดทำลายหนังสือแลว มาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง มาตรฐานตรา ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๑ การพิมพหนังสือ ราชการ กำหนดใหใชตราครุฑ ในการพิมพหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คำสั่ง ระเบียบ ขอบังคับ ประกาศ แถลงการณ และหนังสือรับรอง ซึ่งมาตรฐานตราครุฑสำหรับแบบพิมพ มี๒ ขนาด คือ ๑. ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พิมพดวยหมึกสีดำ หรือทำเปนครุฑดุนที่ กึ่งกลางสวนบนของกระดาษ ๒. ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ใหใชกับกระดาษบันทึกขอความ และบนหนาซองจดหมายโดย พิมพ ครุฑดวยหมึกสีดำที่มุมบนดานซายของกระดาษบันทึกขอความและหนาซอง ภาพที่ ๑๙ ครุฑ ที่มา : https://sites.google.com/site/ngansabrrn/matrthan-tra-baeb-phimph-laea-sxng
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๓ ตราชื่อสวนราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๒ มีลักษณะเปน รูปวงกลมสองวงซอนกัน เสนผาศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ลอมครุฑ ระหวาง วงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการที่เรียกชื่ออยางอื่น ที่มีฐานะเปนกรม หรือ จังหวัด อยูขอบลางของตรา สวนราชการใดที่มีการติดตอกับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศ เพิ่มขึ้นดวยก็ไดโดยใหอักษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมันอยูขอบลางของตรา สวนราชการใดที่มีการติดตอ กับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศเพิ่มขึ้นดวยก็ได โดยใหอักษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมันอยู ขอบลางของตรา ภาพที่ ๒๐ ตราสัญลักษณสำนักงานตำรวจแหงชาติ ที่มา : http://srakaew.police.go.th/ มาตรฐานกระดาษและซอง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๔ ๑. มาตรฐานกระดาษ โดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ำหนัก ๖๐ กรัมตอ ตารางเมตร มี๓ ขนาด คือ ๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร x ๒๙๗ มิลลิเมตร ๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร x ๒๑๐ มิลลิเมตร ๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร x ๗๔ มิลลิเมตร
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๔ ๒. มาตรฐานซอง โดยปกติใหใชกระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก ๘๐ กรัมตอตารางเมตร เวนแต ซองขนาดซี ๔ ใหใชกระดาษน้ำหนัก ๑๒๐ กรัมตอตารางเมตร มี๔ ขนาด คือ ๒.๑ ขนาดซี๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร x ๓๒๔ มิลลิเมตร ๒.๒ ขนาดซี๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร x ๒๒๙ มิลลิเมตร ๒.๓ ขนาดซี๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร x ๑๖๒ มิลลิเมตร ๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร x ๒๒๐ มิลลิเมตร ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ใหใชกระดาษขนาด เอ ๔ พิมพครุฑดวยหมึกสีดำ หรือทำเปนครุฑดุน ที่กึ่งกลางสวนบนของกระดาษ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๖ กระดาษบันทึกขอความ ใหใชกระดาษ ขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพครุฑดวยหมึกสีดำที่มุมบนดานซาย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๗๗ ซองหนังสือ ใหพิมพครุฑดวยหมึกสีดำที่ มุมบนดานซายของซอง โดยซองหนังสือแบงออกเปน ๑. ขนาดซี๔ ใชสำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายขาง ๒. ขนาดซี๕ ใชสำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๓. ขนาดซี๖ ใชสำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ๔. ขนาดดีแอล ใชสำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ สวนราชการใดมีความจำเปนตองใชซองสำหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใชซองพิเศษสำหรับสง ทางไปรษณียอากาศและพิมพตราครุฑตามที่กลาวขางตนไดโดยอนุโลม คำถามหลังเรียน ๑. เมื่อผูเรียนไดศึกษาเกี่ยวกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่ แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ แลว ผูเรียนสามารถอธิบายชนิดของหนังสือแตละชนิดไดหรือไม อยางไร ๒. ใหผูเรียนนำตัวอยางของหนังสือราชการชนิดใดชนิดหนึ่งมาอธิบายขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต การจัดทำ การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวย งานสารบรรณฯ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๕ สื่อการเรียนการสอน ๑. เอกสารคำสอน หนังสือ ตำรา และระเบียบที่เกี่ยวของ ๒. การนำเสนอสื่อการเรียนการสอนโดยใชโปรแกรม Power point ในการนำเสนอ ๓. เอกสารตัวอยางที่เกี่ยวของ การวัดผลประเมินผล ๑. ประเมินผลจากการตอบคำถามระหวางการเรียนการสอน ๒. ประเมินผลจากการนำเสนอผล
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๖ บทที่ ๓ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส วัตถุประสงค ผูเรียนสามารถอธิบายความสำคัญของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548) ได คำถามกอนเรียน ตามความเห็นของทาน ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส มีความสำคัญอยางไรกับการปฏิบัติงาน สารบรรณในปจจุบัน ความสำคัญของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส(e-Saraban) ปจจุบันโลกไดกาวสูยุคของการสื่อสารแบบไรพรมแดน ดวยการติดตอสื่อสารผานเทคโนโลยีทาง สารสนเทศ (อินเตอรเน็ต) มีความกาวหนาอยางรวดเร็ว และมีบทบาทรวมถึงอิทธิพลตอชีวิตประจำวัน ของมนุษยในปจจุบัน ระบบสารสนเทศจึงมีผลตอองคกรตางๆ ไมวาจะเปนองคกรของภาครัฐบาลหรือ องคกรภาคเอกชน องคกรเหลานี้จึงไดนำเทคโนโลยีดานสารสนเทศมาชวยในการทำงาน เพื่อรองรับ ความตองการของผูใชงานในการทำงานดานตางๆ ใหมีความสะดวกรวดเร็วและถูกตองมากยิ่งขึ้น ในอดีตการปฏิบัติงานสารบรรณมีปญหาตางๆ เชน ความลาชา ยุงยาก ซ้ำซอน สูญหาย เนื่องมาจาก สาเหตุตางๆกัน ดวยสาเหตุที่ไมอาจควบคุมได สงผลตอการใชทรัพยากรของทางราชการทั้ง คน วัสดุ เวลา และ งบประมาณ ตลอดจนอาจจะทำใหเกิดความเสียหายอันเนื่องมาจากความลาชาและสูญหายไดดังนั้น การนำ เทคโนโลยีเขามาเพื่อชวยสนับสนุนนับเปนแนวทางการแกไขปญหาและชวยจัดการในกระบวนการ เกิดความรวดเร็ว ติดตามงานไดอยางมีประสิทธิภาพ รวมถึงการลดจำนวนการใชกระดาษลงได จึงมีการนำระบบสารบรรณ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๗ อิเล็กทรอนิกสมาใช โดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒ พ.ศ.๒๕๔๘) มีการแกไขและเพิ่มนิยามศัพทของอิเล็กทรอนิกส คือ การประยุกตใชวิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟา คลื่นแมเหล็กไฟฟาหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคลายกัน และใหหมายความรวมถึงการประยุกตใชวิธีการทาง แสง วิธีการทางแมเหล็ก หรืออุปกรณที่เกี่ยวของกับการประยุกตใชวิธีตางๆ เชนวานั้น ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส คือ การรับสงขอมูลขาวสารหรือหนังสือผานระบบสื่อสารดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสสำหรับหนวยงานภาครัฐ (e-Saraban) คือ ระบบใหบริการรับสง หนังสือ จัดเก็บเอกสาร เพื่อสงตอ สั่งการและลงนามในเอกสาร หรือสงเขาระบบหนังสือเวียน ที่มี การลงนามรับทราบผานระบบดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส สามารถจำกัดสิทธิ์ในการเขาถึงเอกสาร รองรับการปฏิบัติงานของผูใชงานไดพรอมๆ กัน ซึ่งฟงกชั่นของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสสอดคลอง ตามขอ ๖ แหงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยระบบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรีวาดวยระบบงานสารบรรณฯ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ มีวัตถุประสงคเพื่อสนับสนุนการปฏิรูป ระบบราชการโดยการใชเครื่องมือการบริหารจัดการที่ทันสมัยสำหรับผูที่ทำงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส จำเปนตองรูงานธุรการ เชน การติดตอ โตตอบ ประสานงาน และมีความคลองแคลววองไว เปนตน นอกจากนั้นตองมีความรูทางดานภาษาเปนอยางดี โดยเฉพาะภาษาไทย รูจักตัวสะกด การันต วรรคตอน แมนยำ ศัพท และคำแปลในพจนานุกรม ยิ่งมีความรูภาษาตางประเทศดวยยิ่งดี ตองมีความละเอียดรอบคอบ สุขุมและรวดเร็ว สำนักงานตำรวจแหงชาติไดมีคูมือการใชงานระบบงานเอกสารและการประชุมอิเล็กทรอนิกส(Police E – Service) สำหรับผูใชงานทั่วไป ซึ่งมีขั้นตอนการนำไปใชโดยเริ่มจากการจัดการขอมูลเพื่อเริ่มตนการใชงาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส แลวจึงเขาสูการใชงาน ซึ่งมีเมนูสั่งการหนังสือ แบงเปน ๗ เมนู คือ ๑. หนังสือรอดําเนินการ ประกอบดวยเมนูยอย - หนังสือรอลงทะเบียน แสดงเรื่องซึ่งเปนรายการที่สงเขามาใหม หรือ เรื่องเดิมสงกลับมาจะแสดง รายการ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๘ ที่หนวยอื่นๆ สงหนังสือผานระบบมาใหงานธุรการสวนงานกลาง รับหนังสือจากหนวย โดยระบบจะแสดง เฉพาะรายการใหมที่ผูใชยังไมไดรับเลขทะเบียนหนังสือ ระบบจะรับหนังสือใหอัตโนมัติ โดยใหเปนเลขทะเบียน เดิม สังเกตสถานะเปนแฟมปด จะเปนเครื่องหมายรูปกระดาษ - หนังสือรอดําเนินการ แสดงเรื่องที่อยูระหวางดําเนินการ จะแสดงรายการที่รับเขามาในหนวยงาน ซึ่ง เปนเรื่องที่มีเลขทะเบียนแลวหรือ เปนงานสราง/ทะเบียนหนังสือสงภายใน และอยูในระหวางดําเนินการ ยัง ไมปดงาน ยังไมจัดสงไปหนวยงานใด ๆ ระบบจะแสดงขอมูล สังเกตสถานะเปนรูปนาิกา (กําลังดําเนินการ) - หนังสือตีกลับ แสดงเรื่องที่ตองตรวจสอบ เนื่องจากมีการตีกลับคืนมาจากผูรับ ระบบจะแสดง รายการที่ผิดปกติ เพื่อใหผูใชเขาไปตรวจสอบ โดยสังเกตจํานวนเรื่องที่แจงดานใตเมนู โดยสังเกต สถานะของ เรื่องจะเปนรูปดาวสีแดง ๒. ลงทะเบียนรับสง - ลงรับหนังสือ เขาสูหนาจอสําหรับปอนหนังสือรับเขาจากภายนอก หนวยงานของผูใช - สราง/ทะเบียนหนังสือสงภายใน สําหรับปอนขอมูลของเรื่องที่ตองการออกเลขที่หนังสือในหนวยงาน สําหรับเวียนภายในองคกร หรือ ติดตอประสานงานในองคกร (หัวหนางานลงนาม) - สราง/ทะเบียนหนังสือสงภายนอก สําหรับปอนขอมูลเพื่อออกเลขที่สงออกภายนอกองคกร (ผูบริหารลงนาม) ๓. คําสั่งพิเศษ - คําสั่งพิเศษ สําหรับการสงหนังสือ – ปดงาน เปนจํานวนมาก หรือพิมพรายงานสถิติ ๔. ทะเบียนรวม - หนังสือรับเขา แสดงรายการของหนังสือที่เปนเรื่องรับเขาจากภายนอก หรือ ลงรับผานระบบ (รับหนังสือมาจากหนวยงานอื่น โดยรับตนฉบับจากเมนูหนังสือรอลงทะเบียน) - หนังสือภายในหนวยงาน แสดงรายการของเรื่องที่หนวยงานผูใชออกเลขที่สําหรับเวียนภายใน หรือ ออกหนังสือในนามหนวยงาน
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๔๙ - หนังสือออกภายนอก แสดงรายการของเรื่องที่ออกเลขที่สงภายนอกทั้งหมด ๕. รายการสงหนังสือ - สําหรับตรวจงานที่สงไปหนวยงานอื่นๆหรือ ใชดึงเรื่องที่สงไปหนวยงานอื่น กลับมา ๖. หนังสือที่ตองติดตาม - เฉพาะหนวยงานตนเอง รวบรวมหนังสือทุกสถานะ (ระหวางดําเนินการ สง ปด ตรวจสอบ) ที่หนวย งานกําหนดใหเปนหนังสือตองติดตาม - หนวยงานอื่น แสดงรายการที่กําหนดเปนหนังสือที่ตองติดตามโดยหนวยงานอื่นเปนผูกําหนด ๗. ควบคุมระบบ - ผูดูแลระบบ จัดการเกี่ยวกับผูใช, หนวยงาน หรือการตั้งคาระบบ ซึ่งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกสสามารถอำนวยความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพใน การจัดเก็บเอกสาร ไดดียิ่งขึ้น ใชเวลาสืบคนขอมูลลดนอยลง สำหรับการใชงานหนังสือหรือสั่งการหนังสือโดย ผูใชเขามาที่หนารายละเอียดหนังสือ ระบบถือเปนที่รวมคําสั่งการทั้งหมดในแตละเรื่อง สําหรับการเขาหนาจอ รายละเอียดของเรื่องผูใชสามารถมาไดจากหลายขั้นตอนซึ่งเปนการทํางานในหัวขอตาง ๆ ดังนี้ ๑. หนังสือระหวางดําเนินการ กดเลขทะเบียน หนารายละเอียดหนังสือ เลือกคําสั่งการ ๒. ลงทะเบียนรับสง (ลงรับหนังสือ, สราง/ทะเบียนหนังสือ) แนบหนังสือ หรือ กดดําเนินการตอ หนารายละเอียดหนังสือ เลือกคําสั่งการ ๓. ทะเบียนรวม (หนังสือรับเขา, หนังสือภายในหนวยงาน, หนังสือออกภายนอก) กดเลขทะเบียน หนารายละเอียด เลือกคําสั่งการ ๔. คนหาหนังสือ (หนาผลลัพธ) กดเลขทะเบียน หนารายละเอียด เลือกคําสั่งการ
เอกสารประกอบการสอน วิชางานสารบรรณ ๕๐ การออกจากระบบ ผูใชกดเมนูออกจากระบบและตอบตกลง ระบบจะกลับมาหนาจอเขาระบบเหมือนขั้นตอนการเขาสู ระบบซึ่งถือเปนการออกจากระบบแบบถูกตอง สรุป งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกสไดเขามามีบทบาทมากขึ้น ชวยเพิ่มประสิทธิภาพลดขั้นตอนการ รับ-สง หนังสือและเอกสารของงานสารบรรณ ลดระยะเวลาและลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซอน ลดการใชกระดาษ และยังสามารถเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสของหนวยงานภาครัฐใหมีประสิทธิภาพดวย คำถามหลังเรียน เมื่อผูเรียนไดศึกษาเกี่ยวกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกสแลว ผูเรียนมีความคิดเห็นอยางไรเกี่ยวกับ การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสมาใช สื่อการเรียนการสอน ๑. เอกสารคำสอน หนังสือ ตำรา และระเบียบที่เกี่ยวของ ๒. การนำเสนอสื่อการเรียนการสอนโดยใชโปรแกรม Power point ในการนำเสนอ การวัดผลประเมินผล ๑. ประเมินผลจากการตอบคำถามระหวางการเรียนการสอน ๒. ประเมินผลจากการนำเสนอผล