KOD DAN NAMA PROGRAM FB-081-4:2012 INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION TAHAP 4 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-081-4:2012-C04 INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PLAN INVENTORY CONTROLS ACTIVITIES 2. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS INVENTORY CHECK 3. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS REQUISITION 4. COORDINATE TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL MOVEMENT 5. PREPARE INVENTORY CONTROL ACTIVITIES REPORT NO. KOD FB-081-4:2012-C04/KP(1/5) Muka Surat : 1/17 TAJUK : SISTEM KAWALAN INVENTORI TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang kawalan inventori dalam mengendalikan sesuatu perniagaan atau pekerjaan. INTRA INTERNATIONAL COLLEGE NO 21 & 23, JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR. SELANGOR. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 2/17 PENERANGAN : KAWALAN INVENTORI Definisi Inventori ialah bahan-bahan atau barangan yang disimpan di dalam stor. Terdiri daripada bahan mentah, barang dalam proses dan juga barang siap. Penyimpanan inventori penting bagi memastikan proses pengeluaran dapat berjalan lancar dan sempurna. Permintaan pengguna dapat dipenuhi dengan cepat dan berterusan. Sistem kawalan inventori merujuk kepada bagaimana organisasi menentukan supaya inventori dapat diagihkan dengan cekap dan berkesan Jenis Inventori a) Bahan mentah : barang yang dibeli dan diterima tapi belum melalui proses pengeluaran. b) Kerja dalam proses : bahan mentah yang telah memasuki proses pengeluaran. c) Produk / barang siap : hasil dapat proses pengeluaran dan sedia untuk dijual. Contoh pengeluaran perabot Bahan mentah Kayu, paku, cat, tukul Kerja dalam proses Kayu telah dipotong, pintu almari Barang siap Perabot – meja, kerusi Kepentingan / objektif Memastikan inventori berada pada tahap optimum. Bagi menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada paras yang mencukupi dan menguntungkan. Mengelakkan risiko kerosakan dan kecurian. Bagi mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok menyebabkan kerosakan dan usang. Kehilangan inventori juga dapat dielakkan Memastikan aktiviti pengeluaran dijalankan secara berterusan. Gangguan pengeluaran akibat kekurangan bekalan bahan mentah dapat dielakkan. Memenuhi keperluan pasaran apabila diperlukan. Memastikan stok mencukupi dan dapat memenuhi permintaan pasaran. Supaya dapat mengelakkan rasa tidak puas hati pelanggan dan masalah penghantaran barangan yang lambat. Meminimumkan kos pegangan inventori Simpan ikut keperluan supaya tidak menjejaskan alairan tunai perniagaan. 1. RANCANG AKTIVITI KAWALAN INVENTORY
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 3/17 i. Kaedah pengendalian kawalan inventori. Kaedah kawalan merupakan cara-cara kawalan yang boleh digunakan oleh pengurus dalam memastikan aktiviti yang dirancang oleh organisasi dapat dilaksanakan dengan berkesan. Berikut merupakan kaedah kawalan dan kaitannya dengan proses pengeluaran :- a) Kawalan awalan Dilaksanakan sebelum sebarang kerosakan atau penyimpanan berlaku. b) Kawalan semasa Dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang dijalankan. c) Kawalan selepas Dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat. Terdapat banyak kaedah yang boleh digunakan untuk mengawal inventori di dalam gudang. Beberapa contoh ialah :- a) Sistem Tepat pada Masa (Just In-Time (JIT)) Ia berasal dari konsep pengurusan Jepun yang dikenali dengan sistem inventori sifar atau kanban. Ia mengkehendaki pembekal menghantar bekalan kepada pelanggan tepat pada masanya dengan saiz inventori seberapa minimum yang mungkin dan barang yang dikeluarkan diedarkan terus ke pasaran. Merupakan satu pendekatan bagi meminimumkan kos pegangan inventori dengan hanya menempah inventori yang diperlukan sahaja. Konsep ini bertujuan bagi menghapuskan pembaziran dan meminimumkan inventori dan risiko pegangannya yang tinggi. Elemen-elemen untuk melaksankan JIT Tahap kualiti yang tinggi Inventori yang sedikit Saiz lot yang kecil Pemasangan produk yang cepat dan mudah Susun atur yang sistematik Pekerja boleh melakukan pelbagai tugas Semangat bekerjasama dalam organisasi Pembekal yang boleh dipercayai Objektif JIT
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 4/17 Mengurangkan kos simpanan inventori Elak berlakunya pembaziran inventori Mengurangkan masa pengurusan inventori Mengurangkan kekerapan penyediaan inventori Memastikan sistem pengeluaran tidak terganggu Menjadikan proses pengeluaran lebih fleksibel Ciri-ciri sistem JIT :- Pengamalan sistem tarik terhadap bahan-bahan. Bila perlukan bahan, syarikat akan minta daripada pengeluar. Ia bergantung kepada permintaan pelanggan. Pengekalan kualiti tinggi secara konsisten Setiap pekerjaa mesti bertanggungjawab terhadap hasil kualiti kerja mereka. Elakkan skrap dan kos pembaikan. Penekanan saiz lot kecil mungkin. Mengurangkan kitaran inventori iaitu tiada lebihan. Jimatkan ruang, elak kecurian dan kerosakan. Masa penyediaan yang pendek Masa untuk menerima barang sedikit akan mengurangkan kos operasi. Beban stesen kerja yang sama. Pengagihan yang seragam. Jelas dan kualiti sama setiap hari. Pekerja menpunyai beban kerja yang sama. Komponen & kaedah kerja yang sama Pekerja mahir dengan kerja yang berulangan seterusnya meningkatkan produktiviti. Hubungan rapat dengan pembekal Memastikan aliran bahan-bahan mentah berjalan lancar seperti bahan yang berkualiti & masa penghantaran yang tepat. Keanjalan tenaga kerja Kemahiran pekerja melakukan lebih dari satu kerja. Kemahiran yang pelbagai membolehkan pekerja dipinjam. Susun atur proses pengeluaran mengikut produk
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 5/17 Dapat menggunakan robot dan komputer. Kos pengeluaran dapat direndahkan. Penjagaan mesin dan peralatan secara baik Mesin perlu dijaga dan diselenggara sebab kerosakan menyebabkan segala proses pengeluaran tergendala. b) Model Kuantiti Pesanan Ekonomi (Economic Order Quality (EOQ)) EOQ merujuk kepada kaedah yang digunakan untuk mennetukan kuantiti pesanan optimum yang akan meminimumkan jumlah kos berubah mengikut saiz pesanan. EOQ jugak merupakan satu teknik pengurusan inventori untuk mengimbangi 3 kos yang utama melibat pesanan dan simpanan inventori iaitu :- i. Kos belian – harga belian dan kos penghantaran ii. Kos pesanan – harga memproses iaitu kos kertas kerja, kos panggilan, kos pemeriksaan barangan dan lain-lain kos. iii. Kos simpanan (pegangan) – kos untuk menyimpan inventori. Insurans, cukai dan lain-lain. Kos pegangan ialah kos untuk menjaga dan menyelenggara inventori. Rumus kos pegangan ialah Q x S
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 6/17 2 Kos pesanan ialah kos yang ditanggung apabila memesan inventori Rumus kos pesanan ialah D x S Q Jumlah kos ialah Q D x h + x S 2 Q Kegunaan model ini ialah untuk menentukan kuantiti pesanan optima. EOQ = √ 2DS H Di mana : D = Permintaan sebenar untuk penggunaan inventori S = Kos pesanan inventori H = Kos pegangan seunit inventori (carrying cost) Andaian yang digunakan bagi model EOQ ini ialah :- Kadar penggunaan adalah konsisten Item dikeluarkan atau diperolehi dalam bentuk lot dan diterima sekaligus dan tiada had ke atas saiz lot item. Keputusan untuk sesuaatu item tidak bergantung kepada keputusan bagi item yang lain di mana hanya satu item yang terlibat pada suatu masa tertentu. Masa menunggu diketahui dengan pasti Kekurangan tidak dibenarkan berlaku. Diskaun harga tidak ditawarkan. Kos yang terlibat ialah kos pesanan dan kos pemegangan (penyimpanan) sahaja.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 7/17
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 8/17 Tujuan EOQ Memastikan pengaliran kerja diselenggara dengan baik Dapat mengawal kos inventori Untuk menepati masa dan saiz tempahan Dapat menyediakan perkhidmatan yang memuaskan pengguna. Kebaikan EOQ ialah ia dapat meminimumkan jumlah kos pegangan dan kos pesanan inventori. Titik pesanan semula boleh ditentukan melalui rumus : Dxl Di mana : d : Permintaan purata iaitu (permintaan bilangan hari bekerja L : bilangan hari pesanan diterima. MODEL EOQ Purata inventori kitaran = Q + 0 = Q 2 2 FORMULA MENCARI NILAI EOQ EOQ Di mana : D = Permintaan ramalan sesuatu item dalam suatu jangka masa OC = Kos pesanan V = Kos pesanan sesuatu item CC = Kos penyimpanan dalam penyenggaraan inventori keseluruhan dalam peratus Apabila kos [pemesanan/permintaan/pemegangan] meningkat, EOQ akan meningkat. Contoh Pengiraan EOQ : Syarikat SQ sebuah pembekal alat elektronik ingin menentukan kuantiti pesanan ekonominya. Item yang hendak ditentukan ialah kipas jenama KDK. Ramalan jualan syarikat ialah 4000 unit setahun dan nilai belian setiap item ialah RM500. Pengurus kewangan telah menganggarkan bahawa setiap pesanan item tersebut ialah RM75 dan kos penyimpanan termasuk insurans, cukai dan lain-lain adalah 20% setahun dari harga sistem tersebut.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 9/17 Kirakan EOQ Syarikat Jaya untuk item tersebut. Penyelesaian: Maklumat yang diperolehi ialah :- D - 4000 unit OC - RM75 V - RM500 CC - 20% EOQ = = 77.46 [bundarkan] = 78 unit Model inventori ini mencadangkan pada pihak pengurusan Syarikat SQ bahawa pesanan yang paling ekonomi ialah 78 unit, iaitu mereka mesti membuat pesanan sebanyak 52 kali setahun (4000/78). c) Stok Keselamatan (Safety Stock)
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 10/17 Terma stok keselamatan yang digunakan oleh ahli logistik untuk menggambarkan tahap stok tambahan yang dikekalkan untuk mengurangkan risiko stok (kekurangan bahan mentah atau pembungkusan) disebabkan oleh ketidakpastian bekalan dan permintaan. Stok keselamatan adalah kuantiti tambahan item yang dipegang dalam inventori untuk mengurangkan risiko bahawa item tersebut akan kehabisan stok, stok keselatamakan bertindakk sebagai stok penampan sekiranya penjualan lebih besar dari yang direncanakan atau pembekal tidak dapat untuk penyampaikan unit tambahan pada masa yang dijangkakan. Dengan produk baru, stok keselamatan boleh digunakan sebagai alat strategik sehingga syarikat dapat menilai betapa tepatnya ramalan mereka selepas beberapa tahun pertama, terutama apabila digunakan dengan lembaran kerja perancangan keperluan material. Yang kurang tepat ramalan, stok keselamatan yang lebih diperlukan untuk memastikan tahap perkhidmatan yang diberikan. Dengan kerja-kerja perancangan keperluan bahan (MRP), syarikat boleh menilai seberapa banyak yang perlu mereka hasilkan untuk memenuhi permintaan jualan mereka yang diramalkan tanpa bergantung pada saham keselamatan. Walau bagaimanapun, strategi yang biasa adalah untuk mencuba dan mengurangkan tahap stok keselamatan untuk membantu memastikan kos inventori rendah apabila permintaan produk menjadi lebih diramalkan. Ini boleh menjadi sangat penting bagi syarikat-syarikat dengan kusyen kewangan yang lebih kecil atau yang cuba untuk menjalankan pembuatan tanpa lemak, yang bertujuan untuk menghapuskan sisa sepanjang proses pengeluaran. Jumlah stok keselamatan organisasi yang memilih untuk terus bergerak boleh mempengaruhi perniagaan mereka secara dramatik. Terlalu banyak stok keselamatan boleh mengakibatkan kos penyimpanan inventori yang tinggi. Di samping itu, produk yang disimpan terlalu lama boleh merosakkan, tamat tempoh, atau pecah semasa proses pergudangan. Stok keselamatan yang terlalu kecil boleh mengakibatkan penjualan yang hilang dan, dengan itu, kadar perolehan pelanggan yang lebih tinggi. Akibatnya, mencari keseimbangan yang betul antara stok keselamatan yang terlalu banyak dan terlalu kecil adalah penting. Dasar inventori
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 11/17 Saiz stok keselamatan bergantung kepada jenis dasar invetori yang berkuatkuasa. Inventori dibekalkan dari "sumber" yang memenuhi pesanan untuk produk yang dipertimbangkan selepas masa pendahuluan tertentu. Dalam dasar inventori berkala tahap inventori diperiksa secara berkala (seperti sekali sebulan) dan pesanan ditempatkan pada masa itu untuk memenuhi permintaan yang dijangka sehingga pesanan seterusnya. Dalam kes ini, stok keselamatan dikira memandangkan risiko variasi permintaan dan penawaran dalam tempoh ini ditambah dengan masa penambahan semula. Sekiranya dasar inventori adalah dasar berterusan (seperti dasar Pesanan Pesanan atau dasar Pesanan Sehingga Dasar) tahap inventori sentiasa dipantau dan perintah ditempatkan dengan kebebasan masa. Dalam kes ini, stok keselamatan dikira memandangkan risiko hanya masa pendahuluan pengisian. Sekiranya digunakan dengan betul, dasar inventori berterusan boleh membawa kepada stok keselamatan yang lebih kecil sementara memastikan tahap perkhidmatan yang lebih tinggi, selaras dengan proses ramping dan pengurusan perniagaan secara keseluruhan yang lebih cekap. Kaedah untuk mengira stok keselamatan. Kaedah penyuntingan semula dengan permintaan dan ketidaktentuan masa utama untuk perkhidmatan Jenis I. Kaedah yang biasa digunakan untuk mengira stok keselamatan berdasarkan faktor-faktor seperti berikut :- a) Permintaan : bilangan item yang digunakan oleh pelanggan, biasanya penggantian pemboleh ubah akan bebas. b) Masa utama : kelewatan antara masa titik pemulihan (tahap inventori yang memulakan pesanan) dicapai dan sedia diperbaharui. c) Tahap perkhidmatan : kebarangkalian yang dikehendaki memenuhi permintaan semasa waktu pendahuluan tanpa stok. Sekiranya tahap perkhidmatan meningkat, stok keselamatan yang diperlukan juga meningkat. d) Ramalan : anggaran sejauh mana permintaan sebenar mungkin dari permintaan ramalan.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 12/17 iv. Kandungan senarai semak inventori a) Status b) Kuantiti c) Lokasi
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 13/17 2. JALANKAN PEMERIKSAAN INVENTORI PERALATAN DAN BAHAN. i. Senarai semak pemeriksaan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 14/17 ii. Kaedah kawalan inventori Istilah yang digunakan untuk menerangkan cara-cara yang digunakan untuk merekod pengeluaran dan penerimaan barangan atau bahan-bahan ke dalam dan luar stor. Kawalan dijalankan untuk menentukan stok di dalam simpanan mencukupi tetapi tidak berlebihan. Kawalan ini juga dilaksanakan untuk menentukan bila pesanan barang perlu dilakukan sekiranya stok kehabisan / tersangat kurang. Kebanyakan syarikat memesan stok dalam kualiti yang banyak bagi mendapatkan diskaun yang tinggi tanpa perlu memesan dengan lebih dalam jangka masa tertentu. Walaubagaimanapun tindakan ini mengundang risiko iaitu :- a) Barang yang disimpan out of date. b) Pembaziran wang dimana peruntukkan tersebut boleh digunakan untuk pembelian aset lain atau didepositkan ke dalamm bank untuk keuntungan faedah atau dilaburkan ke dalam projek sedia ada atau projek yang baru. c) Tambahan kos pengurusan dan keselamatan stor seperti pengawal keselamatan dan kos untuk insurans. Pertama masuk, pertama keluar (first-in-first-out) Perakuanan FIFO dan LIFO adalah kaedah yang digunakan untuk menguruskan inventori dan perkara kewangan yang melibatkan jumlah wang syarikat harus terikat dalam inventori barangan yang dihasilkan, bahan mentah,, bahagian, komponen atau stok suapan. Ia digunakan untuk menguruskan lembaran kos yang berkaitan dengan inventori, pembelian balik saham (jika dibeli dengan harga yang berlainan) dan pelbagai tujuan perakuanan lain. FIRST IN FIRST OUT (FIFO) "FIFO" bermaksud pertama, keluar pertama, yang bermaksud bahawa item inventori tertua direkodkan sebagai yang dijual dahulu tetapi tidak semestinya bermaksud objek fizikal tertua yang tepat telah dijejaki dan dijual. Dalam erti kata lain, kos yang berkaitan dengan inventori yang dibeli terlebih dahulu
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 15/17 adalah perbelanjaan kos terlebih dahulu. Dengan FIFO, kos inventori yang dilaporkan pada kunci kira-kira mewakili kos inventori yang baru dibeli. Pertimbangkan contoh ini: Foo Co. mempunyai inventori berikut di tangan, mengikut pembelian pada bulan November: Bilangan unit kos 100 unit $ 50 125 unit $ 55 75 unit $ 59 Sekiranya Foo menjual 210 unit pada bulan November, syarikat akan membiayai kos yang berkaitan dengan 100 unit pertama pada $ 50 dan baki 110 unit pada $ 55. Di bawah FIFO, jumlah kos jualan untuk November ialah $ 11,050. Persediaan akhir akan dikira dengan cara berikut :- Bilangan Unit Harga Seunit Jumlah Baki 15 unit $55 $825 ($55 x 15 unit) 75 unit $ 59 $ 4425 ($59 x 75 unit) jumlah $ 5250 Jadi, lembaran imbangan sekarang akan menunjukkan inventori bernilai $ 5250. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset :- a) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan asset yang diterima adalah betul. b) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. c) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokuen tersebut hendaklah dicatatkan “ diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diiuji”. d) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai penerima adalah bertanggungjawab menyediakan borang laporan penerimaan asset alih kerajaan / syarikat KEW PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. e) Borang KEW PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh ketua jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. f) Pegawai penerima hendaklah memastikan bahawa asset diterima berserta dengan surat jaminan daripada pembekal yang mengesahkan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 16/17 bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. g) Pegawai penerima hendaklah meastikan asset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. LAST IN FIRST OUT (LIFO ) "LIFO" bermaksud yang terakhir, pertama keluar, yang bermaksud bahawa item yang dihasilkan paling baru dicatatkan sebagai yang dijual dahulu. Sejak tahun 1970-an, sesetengah syarikat A.S. beralih ke arah penggunaan LIFO, yang mengurangkan cukai pendapatan mereka pada masa inflasi, tetapi sejak Standard Pelaporan Kewangan Antarabangsa (IFRS) mengharamkan LIFO, lebih banyak syarikat kembali ke FIFO. LIFO digunakan hanya di Amerika Syarikat, yang ditadbir oleh prinsip perakaunan yang diterima umum (GAAP). Bahagian 472 Kod Hasil Dalam Negeri mengarahkan bagaimana LIFO boleh digunakan. Dalam contoh di atas, syarikat (menggunakan perakaunan LIFO) akan membelanjakan kos yang berkaitan dengan 75 unit pertama pada $ 59, 125 unit lagi pada $ 55, dan baki 10 unit pada $ 50. Di bawah LIFO, jumlah kos jualan untuk November ialah $ 11,800. Persediaan akhir akan dikira dengan cara berikut :- Bilangan unit Harga seunit jumlah Baki 90 unit $ 50 $ 4500 ($50 x 90 unit) jumlah $ 4500 Lembaran imbangan akan menunjukkan inventori $ 4500 di bawah LIFO. Perbezaan antara kos inventori yang dikira di bawah kaedah FIFO dan LIFO dipanggil rizab LIFO (dalam contoh di atas, adalah $ 750). Rizab ini pada asasnya ialah jumlah yang mana pendapatan boleh cukai entiti ditangguhkan dengan menggunakan kaedah LIFO.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(1/5) Muka Surat : 17/17 SOALAN : 1. Apakah yang dimaksudkan dengan LIFO ? ____________________________________________________________________ 2. Apakah Kaedah yang biasa digunakan untuk mengira stok keselamatan RUJUKAN : 1. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/P08GP06.pdf 2. https://msu.edu/course/prr/473/oldstuff/Inventory%20Management.htm 3. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/Tatacara%20Pengurusan%20Aset%20 Alih%20Kerajaan-part%2012%20of%2018.pdf 4. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/br002p7-perolehan-1.pdf 5. Donald waters, 2003, inventory control and mangement, ISBN 9780470858769 6. Sven Axsater, 2006, inventory control, ISBN 9780387332505
KOD DAN NAMA PROGRAM FB-081-4:2012 INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION TAHAP 4 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-081-4:2012-C04 INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PLAN INVENTORY CONTROLS ACTIVITIES 2. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS INVENTORY CHECK 3. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS REQUISITION 4. COORDINATE TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL MOVEMENT 5. PREPARE INVENTORY CONTROL ACTIVITIES REPORT NO. KOD FB-081-4:2012-C04/KP(2/5) Muka Surat : 1/10 TAJUK : PELAKSANAAN PERALATAN DAN KEPERLUAN PEMERIKSAAN BAHAN TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang pelaksanaan peralatan dan pemeriksaan bahan dalam mengendalikan sesuatu perniagaan atau pekerjaan. INTRA INTERNATIONAL COLLEGE NO 21 & 23, JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR. SELANGOR. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 2/10 2. LAKSANAKAN PEROLEHAN PERALATAN DAN BAHAN i. Borang permintaan UNIVERSITI UTARA MALAYSIA Borang Permintaan Pesanan Nama & Alamat Pembekal : No. Permintaan No. Rujukan Tarikh Terima Butiran Barang/Perkhidmatan Unit Kiraan Bilangan Harga Seunit Jumlah Jumlah Besar RM Pegawai Hubungan Kod Akaun Amaun Alamat Penghantaran: Guna Barangan : Bilangan Sebutharga Diinput Oleh: Kelulusan Tarikh: UUM-BEN(BK)15/91
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 3/10 ii. Prosedur peralatan permintaan bahan Carta Alir YA TIDAK KETERANGAN PROSEDUR a) Pendaftaran peralatan Pengurus atau jurutera atau penolong jurutera akan menyenaraikann semua jenis peralatan yang berada dibawah Bahagaian Penyelenggaraan Harta di dalam jadual penyelenggaraan keseluruhan. Satu jadual penyelenggaraan keseluruhan disediakan oleh Penolong Jurutera serta disahkan oleh Jurutera bagi kegunaan Penjaga Jentera Elektrik menyelenggara dan mengawal kerja yang dilakukan. Pendaftaran Peralatan Pemeriksaan Peralatan Penyelenggaraan berjadual kerosakan Rujuk Prosedur Rekod / Pengesahan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 4/10 Penolong Jurutera akan sentiasa menyemak dan mengemaskini jadual penyelenggaraan yang telah lengkap dijalankan supaya diperbaharui setiap kali ada penambahan / kerosakan kerja-kerja yang berkaitan. Jurutera dan Penolong Jurutera mengesahkan laporan pemeriksaan yang dibuat oleh Penjaga Jentera Elektrik. b) Pemeriksaan peralatan Pembekal atau Juruteknik atau atau Tukang Mekanikal akan menjalankan pemeriksaan berkala ke atas peralatan seperti Sistem Penyaman Udara, Sistem Pencegah Kebakaran, Sistem Mesin Angkat Lif dan Sistem Pepasangan Elektrik. c) Penyelengaraan berjadual Semua penyelenggaraan dijalankan samada melalui laporan mingguan, bulanan dan tahunan. Laporan pemeriksaan dibuat samada menggunakan borang laporan dari Syarikat atau borang laporan daripada pihak pembekal yang dilantik. Laporan tarikh sebenar penyelenggaraan akan di semak dan disahkan oleh Penolong Jurutera dan Jurutera menjaga setiap 6 bulan ke atas semua premis komersial yang menjalankan penyelenggaraan berkala. d) Kerosakan Jika berlaku keroskaan ke atas 4 sistem tersebut, Penjaga Jentera Elektrik atau Juruteknik akan melaporkan kepada Pengurus atau Jurutera. e) Rekod / pengesahan Pengesahan dibuat oleh Jurutera dan Penolong Jurutera serta direkod pada lampiran berkenaan. iii. Dokumen pembelian yang relevan seperti :- a) Sebut harga pembekal Sebut haarga pembekal adalah pernyataan rasmi janji oleh pembekal yang berpotensi untuk membekalkan barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh pembeli, pada harga tertentu dan dalam tempoh tertentu. Sebut harga juga boleh mengandungi syarat jualan dan pembayaran dan jaminan. Penerimaan sebut harga oleh pembeli merupakan perjanjian yang mengikat kedua-dua pihak. Anda boleh membuat petikan pembekal dari Permintaan Bahan.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 5/10 Carta alir sebutharga pembekal Anda juga boleh membuat sebut harga pembekal secara terus dari :- Membeli > dokumen > sebutharga pembekal > sebut harga pembekal baru. Sebutharga pembekal Jika anda mempunyai Pembekal berganda yang membekalkan anda dengan item yang sama, anda biasanya menghantar mesej (Permintaan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 6/10 untuk Quote) kepada pelbagai Pembekal. Dalam banyak kes, terutamanya jika anda telah membeli, anda mungkin mahu merakam semua sebut harga supaya anda boleh membandingkan harga di masa depan dengan mudah. Sebutharga Pembekal tidak perlu untuk kebanyakan perniagaan kecil. Selalunya nilai kos mengumpul maklumat kepada nilai yang benar-benar memberi 1 anda hanya boleh melakukan perkara ini untuk item bernilai tinggi. Borang permintaan sebut harga b) Permintaan untuk sebut harga (RFQ) Permintaan sebutharga (RFQ) adalah proses perniagaan standard yang bertujuan untuk menjemput pembekal ke dalam proses pembidaan PERMINTAAN SEBUT HARGA Mohon SEBUT HARGA anda ! sila isi form berikut. Kami akan memberi maklumbalas dalam masa 24 Jam. Atau hubungi kami di 0351039688 / 9697 Permintaan Sebuat Harga Nama * No. Telefon * Email * Mesej Anda *
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 7/10 untuk membida produk atau perkhidmatan tertentu. RFQ secara amnya bermaksud perkara yang sama seperti IFB (Jemputan Untuk Bidaan). RFQ biasanya melibatkan lebih daripada harga setiap item. Maklumat seperti terma pembayaran, tahap kualiti setiap item atau panjang kontrak boleh diminta semasa proses pembidaan. Untuk menerima sebut harga yang betul, RFQ sering memasukkan spesifikasi item / perkhidmatan untuk memastikan semua pembekal membida pada item / perkhidmatan yang sama. Secara logik, lebih terperinci spesifikasi, lebih tepat berbanding dengan pembekal lain. Satu lagi sebab untuk dokumentasi mengikut undang-undang untuk pembekal. Ketersediaan internet di mana-mana telah membuat banyak agensi kerajaan berpaling sama ada ke laman web yang dikendalikan oleh kerajaan atau vendor yang menyediakan senarai RFQs serta RFIs adan RFPs. Ramai yang membenarkan vendor mendaftar secara percuma untuk menerima e-mail permintaan sama ada secara umumnya atau bagi kategori produk atau perkhidmatan tertentu yang mempunyai minat. Dalam sesetengah kes, keseluruhan proses dilakukan secara sejajar dengan respons seperti dokumen yang diimbas atau fail PDF yang dimuat naik ke pelayan dalam kes lain atau pada cakera CD / DVD atau pemacu kilat melalui e-mail atau perkhidmatan penghantaran. Pembekal perlu mengembalikan nidaan dengan tarikh dan masa yang ditetapkan untuk dipertimbangkan untuk award. Perbincangan boleh diadakan pada bida (selalunya untuk memperjelaskan keupayaan teknikal atau mencatat kesilapan dalam cadangan). Tawaran tidak perlu bermakna akhir tawaran. Pelbagai pusingan boleh mengikuti atau bahkan lelongan sebaliknya boleh mengikuti untuk menjna harga psaran terbaik. RFQs paling sesuai untuk produk dan perkhidmatan yang diseragamkan dan dimoditisasi yang mungkin, kerana ini menjadikan sebut harga setiap pembekal setanding. Dalam amalan, banyak perniagaan menggunakan RFQ dimana RFT atau RFI akan lebih sesuai. RFQ membenarkan kontrator yang berbeza untuk memberikan, antaranya yang terbaik akan dipilih. Ia juga membuatkan potensi untuk membida kompetitif jauh lebih tinggi, kerana pembekal mungkin agak
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 8/10 pasti bahawa mereka bukan satu-satunya tawaran untuk produk tersebut. Permintaan untuk sebut harga yang paling biasa digunakan dalam persekitaran perniagaan tetapi juga boleh didapati diterapkan ke pasaran domestik. c) Permintaan untuk kelulusan (RFP) Permintaan untuk kelulusan (RFP) adalah dokumen yang meminta kelulusan / cadangan yang sering dibuat melalui proses pembidaan oleh agensi atau syarikat yang berminat untuk memperolehi komoditi, perkhidmatan atau aset berharga kepada pembekal yang berpotensi untuk mengemukakan kelulusan perniagaan. Ia dikemukakan pada awal kitaran perolehan, sama ada pada peringkat awal atau peringkat perolehan. RFP digunakan dimana permintaan itu memerlukan kepakaran teknikal, keupayaan khusus atau jika produk atau perkhidmatan yang diminta tidak lagi wujud dan cadangann itu mungkin memerlukan penyelidikan dan pembangunan untuk mencipta apa sahaja yang diminta. RFP itu membentangkan keperluan permulaan untuk komoditi atau perkhidmatan dan boleh menentukan kepada pelbagai tahap struktur dan format yang tepat dari tindak balas pembekal. RFP yang berkesan biasanya mencerminkan strategi dan objektif perniagaan jangka pendek / jangka panjang, memberikan wawasan terperinciyang mana para pembekal dapat menawarkan perspektif yang sesuai. Permintaan yang sama termasuk permintaan untuk RFQ, dimana pelanggann hanya boleh mencari harga dan permintaan maklumat RFI di mana pelanggan memerlukan lebih banyak maklumat daripada vendor sebelum mengemukakan RFP. RFI biasanya diikuti oleh RFP atau RFQ. Pada dasarnya RFP :- Memaklumkan para pembekal yang ingin dicari oleh organisasi dan mendapatkan mereka dengan usaha terbaik.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 9/10 Memerlukan syarikat untuk menentukan apa yang dicadangkan untuk dibeli. Jika analisis keperluan telah disediakan dengan betul, ia boleh dimasukkan dengan mudah ke dalam dokumen permintaan. Isu pembekal bahawa proses pemilihan adalah kompetitif. Membolehkan pembekal bertindak secara faktual terhadap keperluan yang dikenalpasti. Membolehkan pengedaran dan tindak balas yang luas. Secara amnya dijangka mengikuti prosedur penilaian dan pemilihan berstruktur supaya organisasi dapat menunjukkan faktor keadilan.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(2/5) Muka Surat : 10/10 SOALAN : 1. Apakah maksud inventori ? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 2. Berikan dua (2) langkah semasa menerima aset ? a) ______________________________________________________________ b) ______________________________________________________________ 3. Apakah tujuan EOQ ? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 4. Nyakan tiga (3) kaedah untuk mengira Stok Keselamatan ? a) ________________________________________________________________ b) ________________________________________________________________ c) _______________________________________________________________ RUJUKAN : 1. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/P08GP06.pdf 2. https://msu.edu/course/prr/473/oldstuff/Inventory%20Management.htm 3. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/Tatacara%20Pengurusan%20Aset%20 Alih%20Kerajaan-part%2012%20of%2018.pdf 4. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/br002p7-perolehan-1.pdf 5. Donald waters, 2003, inventory control and mangement, ISBN 9780470858769 6. Sven Axsater, 2006, inventory control, ISBN 9780387332505
KOD DAN NAMA PROGRAM FB-081-4:2012 INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION TAHAP 4 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-081-4:2012-C04 INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PLAN INVENTORY CONTROLS ACTIVITIES 2. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS INVENTORY CHECK 3. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS REQUISITION 4. COORDINATE TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL MOVEMENT 5. PREPARE INVENTORY CONTROL ACTIVITIES REPORT NO. KOD FB-081-4:2012-C04/KP(3/5) Muka Surat : 1/5 TAJUK : KELENGKAPAN PERALATAN DAN PERMINTAAN BAHAN TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang kelengkapan peralatan dan permintaan bahan bagi sesuatu urusniaga. INTRA INTERNATIONAL COLLEGE NO 21 & 23, JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR. SELANGOR. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(3/5) Muka Surat : 2/5 Borang permintaan sebut harga a) Permintaan untuk sebut harga (RFQ) Permintaan sebutharga (RFQ) adalah proses perniagaan standard yang bertujuan untuk menjemput pembekal ke dalam proses pembidaan untuk membida produk atau perkhidmatan tertentu. RFQ secara amnya bermaksud perkara yang sama seperti IFB (Jemputan Untuk Bidaan). RFQ biasanya melibatkan lebih daripada harga setiap item. Maklumat seperti terma pembayaran, tahap kualiti setiap item atau panjang kontrak boleh diminta semasa proses pembidaan. Untuk menerima sebut harga yang betul, RFQ sering memasukkan spesifikasi item / perkhidmatan untuk memastikan semua pembekal membida pada item / perkhidmatan yang sama. Secara logik, lebih PERMINTAAN SEBUT HARGA Mohon SEBUT HARGA anda ! sila isi form berikut. Kami akan memberi maklumbalas dalam masa 24 Jam. Atau hubungi kami di 0351039688 / 9697 Permintaan Sebuat Harga Nama * No. Telefon * Email * Mesej Anda *
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(3/5) Muka Surat : 3/5 terperinci spesifikasi, lebih tepat berbanding dengan pembekal lain. Satu lagi sebab untuk dokumentasi mengikut undang-undang untuk pembekal. Ketersediaan internet di mana-mana telah membuat banyak agensi kerajaan berpaling sama ada ke laman web yang dikendalikan oleh kerajaan atau vendor yang menyediakan senarai RFQs serta RFIs adan RFPs. Ramai yang membenarkan vendor mendaftar secara percuma untuk menerima e-mail permintaan sama ada secara umumnya atau bagi kategori produk atau perkhidmatan tertentu yang mempunyai minat. Dalam sesetengah kes, keseluruhan proses dilakukan secara sejajar dengan respons seperti dokumen yang diimbas atau fail PDF yang dimuat naik ke pelayan dalam kes lain atau pada cakera CD / DVD atau pemacu kilat melalui e-mail atau perkhidmatan penghantaran. Pembekal perlu mengembalikan nidaan dengan tarikh dan masa yang ditetapkan untuk dipertimbangkan untuk award. Perbincangan boleh diadakan pada bida (selalunya untuk memperjelaskan keupayaan teknikal atau mencatat kesilapan dalam cadangan). Tawaran tidak perlu bermakna akhir tawaran. Pelbagai pusingan boleh mengikuti atau bahkan lelongan sebaliknya boleh mengikuti untuk menjna harga psaran terbaik. RFQs paling sesuai untuk produk dan perkhidmatan yang diseragamkan dan dimoditisasi yang mungkin, kerana ini menjadikan sebut harga setiap pembekal setanding. Dalam amalan, banyak perniagaan menggunakan RFQ dimana RFT atau RFI akan lebih sesuai. RFQ membenarkan kontraktor yang berbeza untuk memberikan, antaranya yang terbaik akan dipilih. Ia juga membuatkan potensi untuk membida kompetitif jauh lebih tinggi, kerana pembekal mungkin agak pasti bahawa mereka bukan satu-satunya tawaran untuk produk tersebut. Permintaan untuk sebut harga yang paling biasa digunakan dalam persekitaran perniagaan tetapi juga boleh didapati diterapkan ke pasaran domestik. b) Permintaan untuk kelulusan (RFP) Permintaan untuk kelulusan (RFP) adalah dokumen yang meminta kelulusan / cadangan yang sering dibuat melalui proses pembidaan oleh
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(3/5) Muka Surat : 4/5 agensi atau syarikat yang berminat untuk memperolehi komoditi, perkhidmatan atau aset berharga kepada pembekal yang berpotensi untuk mengemukakan kelulusan perniagaan. Ia dikemukakan pada awal kitaran perolehan, sama ada pada peringkat awal atau peringkat perolehan. RFP digunakan dimana permintaan itu memerlukan kepakaran teknikal, keupayaan khusus atau jika produk atau perkhidmatan yang diminta tidak lagi wujud dan cadangann itu mungkin memerlukan penyelidikan dan pembangunan untuk mencipta apa sahaja yang diminta. RFP itu membentangkan keperluan permulaan untuk komoditi atau perkhidmatan dan boleh menentukan kepada pelbagai tahap struktur dan format yang tepat dari tindak balas pembekal. RFP yang berkesan biasanya mencerminkan strategi dan objektif perniagaan jangka pendek / jangka panjang, memberikan wawasan terperinciyang mana para pembekal dapat menawarkan perspektif yang sesuai. Permintaan yang sama termasuk permintaan untuk RFQ, dimana pelanggann hanya boleh mencari harga dan permintaan maklumat RFI di mana pelanggan memerlukan lebih banyak maklumat daripada vendor sebelum mengemukakan RFP. RFI biasanya diikuti oleh RFP atau RFQ. Pada dasarnya RFP :- Memaklumkan para pembekal yang ingin dicari oleh organisasi dan mendapatkan mereka dengan usaha terbaik. Memerlukan syarikat untuk menentukan apa yang dicadangkan untuk dibeli. Jika analisis keperluan telah disediakan dengan betul, ia boleh dimasukkan dengan mudah ke dalam dokumen permintaan. Isu pembekal bahawa proses pemilihan adalah kompetitif. Membolehkan pembekal bertindak secara faktual terhadap keperluan yang dikenalpasti. Membolehkan pengedaran dan tindak balas yang luas. Secara amnya dijangka mengikuti prosedur penilaian dan pemilihan berstruktur supaya organisasi dapat menunjukkan faktor keadilan.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(3/5) Muka Surat : 5/5 SOALAN : 1. Apakah maksud dengan RFQ ? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 2. Apakah yang dimkasdukan dengan RFP ? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ RUJUKAN : 1. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/P08GP06.pdf 2. https://msu.edu/course/prr/473/oldstuff/Inventory%20Management.htm 3. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/Tatacara%20Pengurusan%20Aset%20 Alih%20Kerajaan-part%2012%20of%2018.pdf 4. file:///C:/Users/User/Desktop/WIM%20C04/br002p7-perolehan-1.pdf 5. Donald waters, 2003, inventory control and mangement, ISBN 9780470858769 6. Sven Axsater, 2006, inventory control, ISBN 9780387332505
KOD DAN NAMA PROGRAM FB-081-4:2012 INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION TAHAP 4 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-081-4:2012-C04 INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PLAN INVENTORY CONTROLS ACTIVITIES 2. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS INVENTORY CHECK 3. CARRY OUT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS REQUISITION 4. COORDINATE TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL MOVEMENT 5. PREPARE INVENTORY CONTROL ACTIVITIES REPORT NO. KOD FB-081-4:2012-C04/KP(4/5) Muka Surat : 1/21 TAJUK : PENYELARASAN ALAT PERALATAN DAN PERGERAKAN BAHAN TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang penyelarasan peralatan dan pergerakan bahan. INTRA INTERNATIONAL COLLEGE NO 21 & 23, JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR. SELANGOR. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 2/21 PENERANGAN : 1. MENYELARASKAN PERALATAN DAN PERGERAKAN BAHAN. PENGENALAN Penyelenggaraan adalah aktiviti yang dilaksanakan untuk memulihara, menjaga, mengendalikan dan mengawalselia bangunan, kemudahan, kelengkapan, perkhidmatan dan persekitarannya. TUJUAN PENYELENGGARAAN Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat mesin. Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan syarikat Menjamin keselamatan pengguna. Mewujudkan suasana kerja yang kondustif serta produktif. Setiap penyelenggaraan memerlukan kos, peralatan dan laporan. Dibawah adalah keperluan yang perlu dipatuhi :- a) Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan. Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan direkod dalam borang aset penyelenggaraan. Kenalpasti dan senaraikan kos yang perlu dibuat secara berkala sebaik sahaja tamat tempoh jaminan. b) Merancang penyelenggaraan Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan. c) Melaksanakan program penyelenggaraan. Hendaklah dilaksanakan mengikut jadual kecuali sesuatu aset diperlukan dengan segera. Peralatan yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenalpasti dan senarai dalam borang penyelenggaraan. Kaedah perolehan bagi kerja-kerja tersebut mestilah mengikut kepda peraturan perolehan sedia ada.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 3/21 Program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan. Setelah mendapat kelulusan, dokumen perjanjian perlu disertakan. Bagi tujuan bayaran, laporan penyelenggaraan (service / maintenance report / work order) dari sistem pengurusan aset kewangan (financial asset management system / FAMS) perlu dikemukakan bersama-sama invois dari pihak pembekal dan dishkan oleh staff bertanggungjawab yang menentukan kerja-kerja tersebut. d) Merekodkan penyelenggaraan. Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam FAMS dengan format daftar penyelenggaraan harta modal bagi menunjukkan latarbelakang penyelenggaraan yang telah dibuat dan pergerakan kos. e) Menilai program penyelenggaraan. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa. Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta. PENYELARASAN DAN PERGERAKAN BAHAN a) Pergerakan Aset Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Borang Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6. Sesalinan borang ini perlu dihantar ke Unit Pengurusan Harta, Jabatan Bendahari di Syarikat selewat-lewatnya 2 hari sebelum berlaku pergerakan aset. b) Senarai Aset di lokasi Senarai aset mengikut aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 4/21 a) Objektif Semua aset kerajaan/Universiti hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:- Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangka hayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan b) Penggunaan Penggunaan aset Syarikat hendaklah mematuhi peraturan berikut :- Bagi tujuan rasmi sahaja Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual / buku panduan pengguna. Dikehendaki oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Perlu direkodkan. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan/Syarikat KEW.PA-9. c) Penyimpanan Aset kerajaan / Syarikat hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima. d) Pematuhan Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18© Akta Prosedur Kewangan 1957. e) Pemeriksaan Pemeriksaan aset dilakukan ke atas :- Fizikal Rekod Penempatan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 5/21 Tujuan pemeriksaan adalah untuk :- Mengetahui keadaan dan prestasinya Memastikan setiap aset mempunyai daftar . rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar. Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 tahun sekali. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA11 kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Inventori KEW.PA-12 kepada Unit Pengurusan Harta, Jabatan Bendahari sebelum 15 Februari tiap-tiap tahun bagi laporan tahun sebelumnya Ketua jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi. Pembaikan kerosakan peralatan untuk dibaiki :- a) Isi borang aduan kerosakan dan hantar ke Unit Pentadbiran Ibu Pejabat. b) Menerima borang aduan peralatan yang rosak bagi tujuan penyelenggaraan. c) Dapatkan sebutharga bagi anggaran kos penyelenggaraan peralatan daripada pembekal. d) Semak baki peruntukan kewangan, jika ada peruntukan dapatkan kelulusan Ketua Pengarah. e) Jika tiada peruntukan syor ditangguhkan atau dapatkan peruntukan melalui pindah peruntukan yang dipersetujui oleh Ketua Pengarah. f) Jika tiada peruntukan syor ditangguhkan atau dapatkan peruntukan melalui pindah peruntukan yang dipersetujui oleh Ketua Pengarah.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 6/21 g) Arahan PT (KEW ) Ibupejabat untuk sediakan Pesanan Tempatan. h) Sediakan Pesanan Tempatan dan serahkan kepada pembekal yang berkaitan. i) Pastikan penyelenggaraan telah dijalankan dengan sempurna. Jika tidak, panggil semula pembekal untuk membaiki. j) Mengesahkan Pesanan Tempatan untuk proses pembayaran. k) Membuat pembayaran. Contoh borang KEW PA – 10 dan KEW PA 11 KEW PA-10
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 7/21 KEW PA-11 CONTOH BORANG ADUAN KEROSAKAN KEW PA - 9
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 8/21 PENYELENGGARAAN STOK Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan itu penyedian daftar stok peralatan dan bahan perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan :- Memudahkana cara merekod Menyelaras dan mengawal pergerakan Mengesan dan mengawal perolehan Mengemaskini rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang. Sehubungan itu semua peralatan dan bahan yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftarkan dan direkod berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaraan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang berikut :- Daftar Harta Modal (KWE.PA-2) Daftar Inventori (KEW.PA-4) Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6) Senarai Aset (KEW.PA-7) Dan Tatacara Pengursan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 yang melibatkan penggunaan borang berikut :- Kad Petak (KEW.PS-4) Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) PENYIMPANAN BAHAN Penyimpanan bahan merupakan satu proses di dalam memastikan bahan-bahan yang dikenali sebagai stok atau aset berada dalam keadaan yang teratur dan selamat. Terdapat 4 kaedah penyimpanan adalah :- i. Menggunakan ruang simpanan secara ekonomik ii. Menyusun dengan cara yang teratur. iii. Menyusun agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan. iv. Menyusun bagi memudahkan pengeluaran mengikut sistem MDKD. Stok yang disimpan perlu dijangka kekerapan penggunaannya kembali bagi menganggar masa pengeluarannya.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 9/21 Sistem letakan stok terbagi kepada 2 iaitu :- i. Letakan stok tetap Pengeluaran stok adalah jarang mengikut keperluan. ii. Letakan stok rambang Pengeluaran stok adalah kerap SISTEM PENYIMPANAN BAHAN / PERALATAN DI DALAM STOR Rajah 1 : Lokasi penyimpanan barang
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 10/21 a) Stor yang bersih dengan simpanan barang yang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek pengurusan stor. Rajah 2 : penyimpanan barang yang tersusun rapi dan lokai yang jelas. b) Stor yang penuh sesak dengan pelbagai jenis barangan yang mencerminkan tahap pembelian oleh jabatan. Rajah 3 : keadaan stor yang sesak KONSEP PERALATAN
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 11/21 Peralatan industri merujuk kepada mesin-mesin, loji-loji, alat-alat pengangkutan alat-alat yang membantu perkhidmatan serta kedudukan ruang-ruang. Dalam penyimpanan bahan, konsep peralatan bahan tersebut memainkan peranan di dalam menentukan tempat penyimpanan bahan. JENIS BAHAN DAN TEMPAT PENYIMPANAN YANG BETUL JENIS BARANG TEMPAT PENYIMPANAN Barang tidak tahan lembab Bilik kering Ubat-ubatan Bilik hawa dingin Cat-cat dan tayar Ruang bersiling Barang yang tahan kepada cuaca panas dan hujan Di tempat lapang dan berpagar Barang tercerai Disimpan dalam bekas standard bagi memudahkan pengeluaran. Barang yang tidak boleh dibungkus seperti alat perkakas disusun atau ditindan dengan baik untuk mengelak dari berkarat dan rosak. PENYIMPANAN BARANG BERDASARKAN TARIKH LUPUT Menanda tempoh tarikh luput Tarikh luput dicatat di kotak, bekas atau bungkusan barang Senarai barang Semua barang bertarikh luput hendaklah disenaraikan Kod warna Tag biru dikepilkan pada kawalan stok Sistem MDKD Menggunakan sistem MDKD Penyelenggaraan buku daftar Penyediaan buku daftar menggunakan KEW.300-Q 6 bulan sebelum tamat tempoh hendaklah dicatatkan di ruangan khas.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 12/21 PRINSIP-PRINSIP PENYIMPANAN PERALATAN a) Butiran peralatan harus disimpan dalam kotak asalnya. b) Kotak harus dibubuh tarikh menerimanya. c) Kedudukan kotak tidak seharusnya betul-betul atas lantai supaya tidak dirosakkan oleh tumpahan atau banjir. d) Hindarkan susunan bertingkat yang melampau tinggi kerana berat yang melampau akan dikenakan ke atas kotak yang dibawah. e) Jika kotak dibuka dan sebahagian sahaja digunakan, maka label harus diubah mengikut yang sepatutnya. f) Peralatan kaca yangtid disimpan dalam kotak, boleh disimpan diatas unit rak logam dengan pemisah tegak untuk mengasingkan peralatan tersebut mengikut kumpulan yang munasabah. g) Barang plastik pakai buang amnya mempunyai hayat simpanan yang lebih panjang. DEFINISI Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti dan sebagainya. Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau digunakan terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. PELABELAN ASET Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian / Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah :- i. Kod kementerian = Berdasarkan sistem fail yang dikeluarkan oleh unit permodenan tadbiran dan perancangan (MAMPU) ii. Kod jabatan / bahagian iii. Kod kumpulan aset sama ada : Harta modal = (H)
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 13/21 inventori = (I) iv. Tahun pembelian v. Nombor siri = Diwujudkan secara berturutan. Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut :- Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01 Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12 KPM - Kementerian pelajaran malaysia SMKT - SMK Tambun A153 - A = Negeri perak, 153 = kod sekolah harian H - Harta Modal I - Inventori 09 - Tahun pembelian 01 - Nombor Siri 01-12 - Nombor Siri 1 hingga 12 CONTOH LABEL NAMA SYARIKAT / LOKASI / KATEGORI / NAMA ITEM / BILANGAN ITEM / TAHUN BELI Rajah 1 : Label Aset Harta Modal
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 14/21 Rajah 2 : Label Aset Inventori SENARAI ASET DI LOKASI (KEW.PA-7) a) Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan. b) Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. KAEDAH PENYIMPANAN KAD DAFTAR a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci c) Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi. KAEDAH PENEMPATAN KAD PETAK a) Kad petak hendaklah ditempatkan bersama stok b) Kad petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 15/21 CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan. Tentukan kumpulan aset Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori. Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat. Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset. Tempatkan aset dilokasi. Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7 Simpan daftar aset. PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN 1 2 3 5 6 7 9 4 8
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 16/21 LANGKAH PROSES KERJA 1 Terima aset oleh kementerian / jabatan PTJ bersama-sama dengan punca maklumat :- a) Aset yang dibeli : Pesanan kerajaan Nota serahan Invois Dokumen kontrak Kad jaminan Manual pengguna Dokumen lain yang berkaitan b) Aset sewa beli : Surat ikatan perjanjian Dokumen lain yang berkaitan c) Aset diterima daripada sumber lain : Salinan daftar jika diterima secara pindah Surat kelulusan menerima hadiah Salinan sijil lucut hak d) Aset yang belum pernah berdaftar : Maklumat di fizikal aset Sumber lain berkaitan 2 Tentukan kumpulan aset mengikut : a) Harta modal b) Inventori 3 Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh pegawai aset di kementerian / jabatan / PTJ 4 Kemaskini senarai daftar harta modal KEW.PA-4 dan senarai daftar inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut : a) Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada jabatan / ibu pejabat. b) Jika senarai disediakan oleh jabatan/ ibu pejabat, kemukakan kepada kementerian.
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 17/21 5 Cop pengesahan pendaaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan. 6 Labelkan nombor siri pendaftaran beserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. 7 Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan 8 Kemaskini senarai aset (KEW.PA-7) 9 Simpan daftar aset PROSEDUR PELUPUSAN Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset / inventori dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang telah ditetapkan. Objektif pelupusan a) Memastikan syarikat tidak menyimpan aset / inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. b) Menjimatkan ruang simpanan / pejabat c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik Justifikasi pelupusan Aset / inventori boleh dilupuskan bersadarkan justifikasi berikut :- a) Tidak ekonomi dibaiki b) Usang c) Rosak dan tidak boleh digunakan d) Luput tempoh penggunaan e) Keupayaan aset / inventori tidak lg di peringkat optimum f) Tiada alat ganti g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan. h) Disyor selepas pemeriksaan oleh jabatan / PTj terbabit i) Perubahan teknologi j) Melebihi keperluan Kuasa melulus pelupusan
NO. KOD FB-081-4:2012:C04/KP(4/5) Muka Surat : 18/21 Dua (2) peringkat :- a) Perbendaharaan b) Kementerian / jabatan. Kuasa melulus perbendaharaan a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000. b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut :- Hadiah Pindahan dari jabatan persekutuan ke negeri Tukar beli (trade in) Tukar barang (barter trade) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini. Kuasa melulus kementerian / jabatan a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 b) Pindahan aset di antara jabatan persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.