SLIDE EKSA 2022 PEJABAT BURSAR

PENGADUITAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

PEJABAT BURSAR UPM 2021 - 2022
12 September 2022 I 8.30 pagi

5 KOMPONEN UTAMA EKSA

Komponen 1 Komponen 2 Komponen 3

Keperluan Ruang Tempat Tempat Umum
Utama Kerja/Pejabat dan
Pelaksanaan dan Peralatan Keselamatan
Persekitaran

Inovasi dan Impak
Pelaksanaan
Kreativiti
Komponen 5
Sesuatu idea baharu yang
berfungsi dan memberi manfaat
kepada organisasai dan pelanggan

Komponen 4

KOMPONEN 1 : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Barisan Kepimpinan Pejabat Peta Kawasan Kerja/Pelan Lantai
Bursar Rekod Aktiviti
Kenali Pejabat Bursar Minit Mesyuarat/Perbincangan

Penyataan Komitmen Garis Panduan
Rekod Audit Dalam/Semakan Kendiri
Visi & Misi
Pengiktirafan Peringkat PTJ
Pelantikan Jawatankuasa Penglibatan Pengurusan Atasan
Barisan Pelaksana/Carta Organisasi Penjimatan (Go-Green)
Induk EKSA
Carta Perbatuan

BARISAN KEPIMPINAN PEJABAT BURSAR

KENALI PEJABAT BURSAR

 Pejabat Bursar merupakan jabatan yang bertanggungjawab
memberi perkhidmatan kewangan kepada Universiti Putra
Malaysia yang merangkumi pengurusan belanjawan, pengurusan
perolehan, pengurusan pembayaran, pengurusan aset,
pengurusan hasil dan penjanaan serta pengurusan akaun.

BILANGAN BILANGAN BAHAGIAN SEKSYEN PROSES
PEGAWAI STAF PELAKSANA UTAMA
10 24
32 118 6

PENYATAAN KOMITMEN

“Kami pekerja UPM komited
mengamalkan budaya organisasi
berprestasi tinggi melalui
penyediaan persekitaran kerja
kondusif serta budaya kerja
berinovatif dan kreatif dengan
berteraskan amalan kelestarian
hijau”

VISI VISI & MISI EKSA

Peningkatan kualiti MISI
dan produktiviti
perkhidmatan dengan • Melaksanakan tugas
persekitaran tempat dengan cekap, berkesan
kerja yang kondusif. dan lebih produktif.
•Mewujudkan budaya
kerja dan urus tadbir
terbaik.
• Membina budaya dan
nilai kerjasama yang
cemerlang.

PELANTIKAN JAWATANKUASA EKSA

BARISAN AJK INDUK EKSA

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PELAKSANA

Jawatankuasa Audit Jawatankuasa Latihan Jawatankuasa Promosi

Jawatankuasa
Infrastruktur
& Prasarana

Jawatankuasa
Imej & Kualiti

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PELAKSANA

1. Zon Informasi Yen
2. Zon Informasi Dinar
3. Zon Informasi Cruzeiro
4. Zon Informasi Euro

CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN EKSA

Perancangan peralihan sepenuhnya EKSA di Pejabat Bursar telah bermula secara berperingkat mulai
awal tahun 2021 namun ianya tertakluk juga kepada peraturan Perintah Kawalan Pergerakan akibat

pendemik Covid -19.

SEBUAH AMALAN 5S DI PEJABAT BURSAR AUDIT AUDIT
PERJALANAN DARI DITERUSKAN DENGAN PELBAGAI AKTIVITI SARINGAN 5S AKHIR 5S

AMALAN 2014 2019 19 25
5S KEPADA EKSA OGOS OKT
PEJABAT BURSAR
PERINTAH PELANCARAN PELANCARAN AMALAN 5S DIS
2014-2022 KAWALAN LOGO EKSA UPM EKSA DI PEJABAT DITERUSKAN
PERGERAKAN ANUGERAH
2022 21 BURSAR 5S UPM
OKT 2021 2020
10 MEI

GOTONG ROYONG 5 GOTONG ROYONG ANUGEAH
PERDANA 1 JULAI PERDANA 2 PENGIKTIRAFAN

EKSA HOURS EKSA

11, 18, 12, 19, 30 1 SEPT 5 SEPT 8 SEPT 12
23 26 OGOS SEPT

OGOS OGOS

GOTONG ROYONG LAWATAN KE AUDIT PENILAIAN
BERFOKUS JSM KENDIRI AUDIT AKHIR

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

PETA KAWASAN KERJA/PELAN LANTAI

REKOD AKTIVITI

Perasmian EKSA

Telah diadakan secara atas
talian pada 10 Mei 2021 oleh

YBhg. Dato’ Zulkiflee bin
Othman, Mantan Bursar UPM

REKOD AKTIVITI 09 Ogos 2022 telah diadakan
Taklimat Kesedaran EKSA bagi
Taklimat Kesedaran EKSA tujuan pemantapan kefahaman
semua warga kerja Pejabat Bursar

27 Feb 2020 telah diadakan
Bengkel Penjenamaan Semula
Amalan 5S kepada EKSA apabila
pihak CQA akan beralih kepada EKSA
sepenuhnya bermula tahun 2020.

REKOD AKTIVITI 30 Ogos 2022 Ahli Jkuasa EKSA
seramai 35 orang telah
Lawatan Pembelajaran EKSA mengadakan lawatan pembelajaran
ke Jabatan Standard Malaysia
di Cyberjaya untuk melihat
pelaksanaan EKSA di mana jabatan
ini telah diikhtiraf oleh MITI
sebagai cemerlang dan markah
tertinggi.

12 Mac 2020 Ahli Jkuasa
EKSA seramai 30 orang telah
mengadakan lawatan
pembelajaran ke Galeri
Waste to Art, SWCORP di
Cyberjaya untuk melihat
penggunaan bahan-bahan
kitar semula untuk
menghasilkan produk yang
diguna pakai hasil kreativiti.

REKOD AKTIVITI

POST-MORTEM
GOTONG ROYONG PERDANA 1

DAN 2
GOTONG ROYONG BERFOKUS
EKSA HOURS

PERBINCANGAN DUA HALA AJK
INDUK BERSAMA ZON-ZON

REKOD AKTIVITI

Bilik Fail Kewangan Staf telah bermula Feb 2021

REKOD AKTIVITI

1. Aktiviti Mengecat dinding di Ruang
Legar & Ruang Pejabat Bursar 2
Pejabat Bursar sekitar bulan
September 2021

2. Aktiviti mengecat di Pejabat Bursar 3
pada Julai 2022.

REKOD AKTIVITI

Gotong Royong Perdana Pertama

Telah diadakan pada 05 Julai 2022

Taklimat ringkas berkenaan EKSA kepada semua staf Pejabat
Bursar telah diadakan secara atas talian

Staf Pejabat Bursar diminta untuk sisih dokumen di tempat
masing masing sebagai permulaan pelaksanaan EKSA

REKOD AKTIVITI

Pejabat Bursar telah
mengambil Insiatif
untuk melaksanakan
Program Gotong
Royong secara
berfokus dan EKSA
Hours.

RREEKKOODDAAKKTTIIVVIITTII

GOTONG ROYONG BERFOKUS 11 OGOS 2022 - RUANG KERJA (MEJA STAF/BILIK
PEGAWAI)

REKOD AKTIVITI

REKOD AKTIVITI

GOTONG ROYONG BERFOKUS 18 OGOS 2022 - REKOD DAN FAIL

REKOD AKTIVITI

GOTONG ROYONG BERFOKUS 23 OGOS 2022 - SUDUT EKSA/RUANG TEMPAT KERJA

REKOD AKTIVITI

GOTONG ROYONG PERDANA - 1 SEPTEMBER 2022

Gotong Royong Perdana
Terakhir sebelum Audit
Kendiri pada 5 September

2022

REKOD AKTIVITI

REKOD AKTIVITI

AUDIT KENDIRI 5 SEPT 2022

MINIT MESYUARAT / PERBINCANGAN

Mesyuarat Peringkat AJK Induk EKSA telah diadakan beberapa kali
seperti tarikh berikut;
1. 08 Jun 2022
2. 04 Julai 2022
3. 27 Julai 2022 – Mesyuarat Post Morterm Gotong Royong EKSA
4. 08 Ogos 2022

GARIS PANDUAN

Staf Pejabat Bursar boleh mengakses
Panduan pelaksaan EKSA

dengan mengimbas QR Code

REKOD AUDIT DALAM/ SEMAKAN KENDIRI

PENGIKTIRAFAN PERINGKAT PTJ

Zon Informasi Terbaik - Zon Euro

PENGIKTIRAFAN PERINGKAT PTJ

Bilik Pegawai Terbaik - 4 Pemenang Meja Staf Terbaik - 10 Pemenang

PENGIKTIRAFAN PERINGKAT PTJ

Zon Keseluruhan Terbaik - Zon Dinar

PENGIKTIRAFAN & PENCAPAIAN

Johan Kibar Jalur Gemilang Inter-PTJ 2020

Naib Johan Tempat Ke-3
Anugerah Kualiti Hadiah Sudut Bacaan
Persekitaran Tempat
Kerja (5S/EKSA) 2019 READ@UNI 2019

Johan Kibar Jalur Gemilang Inter-PTJ 2022

PENGIKTIRAFAN & PENCAPAIAN

Pengiktirafan
Kategori Kreativiti
Elemen Kitar Semula

2022

PENGLIBATAN PENGURUSAN TERTINGGI

PENJIMATAN (GO GREEN)

SISTEM PEREKODAN FAIL PENAMBAHBAIKAN PORTAL ASET SISTEM PENGURUSAN KERJA UNDI
MENGGUNAKAN QR CODE ATAS TALIAN
1. Penjimatan kertas kerana tidak perlu
1. QR Code dicetak pertama kali dan mencetak senarai aset untuk semakan. 1. Penjimatan belanja keraian.
rekod diselenggara secara maya. 2. Penjimatan masa sebanyak 75%
2. Capaian secara menyeluruh 3. Pengurangan tenaga kerja sebanyak
2. Mengurangkan penggunaan kertas menjimatkan tugas dan masa pegawai
dan buku log 60%
aset
3. Masa carian fail dikurangkan dari 4 3 Penjimatan tenaga kerja
minit ke 30 saat

E BOOK PELAKSANAAN EKSA UPM PEREKODAN SENARAI ASET MENGIKUT PENGESAHAN DAN PEREKODAN
LOKASI (SOK/KEW/BR015/AST) PENYATA PENDAPATAN PEGAWAI TETAP
1. Penjimatan kertas sebanyak 200 helai MELALUI QR CODE
kerana tiada cetakan perlu dibuat. (BERMULA 2021)
2. Penjimatan masa selama 3 minit 1. Penjimatan kertas sebanyak 200 helai.
2. Penjimatan masa sebanyak 20 minit kerana 1. Penjimatan sebanyak 2,688 helai kertas.
kerana hanya perlu scan QR Code dalam 2. Penjimatan masa - 2 jam
tempoh hanya 30 saat tiada proses input data aset.
3. Penjimatan tenaga kerja sebanyak 80% 3. Penjimatan tenaga kerja sebanyak 80%
4. Tiada kos simpanan kerna tidak memerlukan

ruang untuk penyimpanan rekod

Komponen 2 : Ruang Tempat Kerja/Pejabat dan Peralatan

Sudut EKSA Induk PTJ Ruang Rekod Dokumen / Bilik Fail
Keadaan Persekitaran Dalaman
Sudut Informasi EKSA Zon Stor (Alatulis/Peralatan)
Lantai/Dinding/Siling Ruang/Bilik Cetak
Keadaan/Susun Atur Peralatan
Pejabat Perhiasan
Ruang Kerja (Work Station)/Bilik Imej Korporat
Pegawai Ruang Kerja Terperingkat
Pendawaian/Kabel

Lampu dan Penyaman Udara

SUDUT INDUK : EKSA