SLIDE EKSA 2022 PEJABAT BURSAR

SUDUT INFORMASI EKSA MENGIKUT ZON

ZON INFORMASI YEN (PEJABAT BURSAR 1) SECARA MAYA

ZON INFORMASI CRUZEIRO (PEJABAT BURSAR 3)

ZON INFORMASI DINAR (PEJABAT BURSAR 2) ZON INFORMASI EURO (BPOB)

SUDUT INFORMASI EKSA MENGIKUT ZON

SUSUN ATUR / KEADAAN PERALATAN PEJABAT

RUANG KERJA (WORKSTATION) / BILIK PEGAWAI

Meja/Kubikel Staf Bilik Pegawai

PENDAWAIAN / KABEL

LAMPU DAN PENYAMAN UDARA

RUANG REKOD DOKUMEN / BILIK FAIL

PERSEKITARAN DALAMAN

STOR (ALAT TULIS/PERALATAN)

SELEPAS

RUANG / BILIK CETAK

PERHIASAN

IMEJ KORPORAT

RUANG KERJA TERPERINGKAT

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Ruang Menunggu Pelabelan

Bilik Mesyuarat Papan Tanda/ Tanda Arah
Kaunter Utama/Khidmat Pelanggan Tandas
Lobi Utama /Ruang Hadapan
Pantri/Tempat Minum Kawasan Sekitar
Surau/Ruang Solat Keselamatan (elemen OSHA) –
Laluan Utama/Awam/Khas/Koridor/Tangga termasuk peti/tempat simpanan kunci
Parking Lot
Kemudahan OKU

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Ruang Menunggu

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Bilik-Bilik Mesyuarat BILIK MESYUARAT JAMINAN
KUALITI BURSAR 1

BILIK MESYUARAT UTAMA MEJA PERBINCANGAN BURSAR 2
BURSAR 1

BILIK MESYUARAT BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Kaunter Utama / Kaunter Khidmat Pelanggan Bursar 1 Kaunter Khidmat Pelanggan Bursar 2
Khidmat Pelanggan

Kaunter Khidmat Pelanggan Bursar 3 Kaunter Khidmat Pelanggan BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Lobi Utama/
Ruang Hadapan

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

PANTRI PEJABAT BURSAR 1

PANTRI PEJABAT BURSAR 2

PANTRI BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

SURAU/RUANG Ruang Solat di BPOB
SOLAT

Surau Bangunan Canselori Putra (CP), Tingkat 2 Stor Peralatan Surau CP, Tingkat 2

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Laluan Utama / Awam/Khas/Koridor/Tangga

Laluan Utama di BPOB

Tangga laluan kecemasan
di Bursar 2

Tangga dalam bangunan
di BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Perlabelan

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Papan Tanda /
Tanda Arah

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Tandas

Tandas Lelaki Tandas Perempuan
Bursar 2 Bursar 2

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Tandas di BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Kawasan Sekitar di BPOB

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Parking Lot Kawasan tempat letak kereta di BPOB Kawasan tempat letak kereta di BPOB

Kawasan tempat letak kereta Kawasan tempat letak kereta di
KU di BPOB Bangunan Canselori Putra

Komponen 3 : Tempat Umum dan Keselamatan Persekitaran

Kemudahan OKU di BPOB

Kemudahan OKU
di Bangunan Canselori Putra

Komponen 3 : Tempat Khusus (Sesuai mengikut keperluan
Agensi)

Sudut
Bacaan

RAK LAVENDER RAK ORKID

RAK
TULIP

Komponen 3 : Tempat Khusus (Sesuai mengikut keperluan
Agensi)

Read@bursar

Komponen 3 : Tempat Khusus (Sesuai mengikut keperluan
Agensi)

Komponen 3 : Tempat Khusus (Berkaitan Proses Utama PTJ)

Seksyen Kewangan Seksyen Kewangan Fakulti Seksyen Kewangan Fakulti Seksyen Kewangan
Fakulti Kejuruteraan Perubatan Veterinar Perubatan Sains Kesihatan Pengurusan Penyelidikan

Bangunan TNCPI

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

1. Sudut Take5 disediakan untuk menjadikan tempat berehat
Mewujudkan sebentar bagi menenangkan minda untuk menyingkirkan
stres agar dapat meningkatkan semula fokus untuk
Sudut Take5 menyambung tugas.

Take5 menumpukan kepada 5 mesej penting iaitu;

Kekal Berhubung : Eratkan rangkaian sosial yang sihat
Luangkan masa untuk kekal berhubung dengan
keluarga, sahabat, rakan kerja dan kenalan.
Aktifkan Diri: Tingkatkan kecergasan diri
Sentiasa aktif melakukan aktiviti fizikal yang digemari
mengikut kemampuan
Syukur : Hargai nikmat kehidupan
Redha dan syukur nikmat kehidupan
Teroka Minat : Tonjolkan bakat
Mempelajari ilmu dan meneroka kemahiran yang
diminati
Beri: Kebahagian dikongsi Bersama
Berikan senyuman, penghargaan, masa, tenaga dan
bantuan kepada orang lain

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

2. Sistem Rekod Aset /Inventori

Kebaikan:
1. Capaian rekod secara terus guna QR

Code.
2. Mudah untuk kemaskini rekod aset

jika berlaku perpindahan/tamat
perkhidmatan/bersara dll.
3. Menjimatkan kertas dan tidak perlu
ditampal pada dinding.
4. Imej korporat

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

3. Menghasilkan Replika yang sinonim SEBELUM SEBELUM
dengan UPM;
SELEPAS
1. Logo Al Falah
2. Logo EKSA
3. Logo 50 tahun Jubli Emas

Ketiga-tiga replika logo yang
diadaptasi semula ini menggunakan
bahan terbuang. Keliling frame
menggunakan kayu katil bayi. Logo
dihasilkan menggunakan glass
colour. Kreativiti ini dihasilkan oleh
Encik Amiruddin Ahmad, Staf Pejabat
Bursar

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

4. Sudut Go-Green ini PEJABAT BURSAR 1
dicipta menggunakan kotak
yang terpakai dan dilatari
dengan kayu buluh yang
diperolehi dalam UPM.
Kotak recycle dicipta seperti
tong sampah dan
keseluruhan bahagian kotak
disembur menggunakan
cat.

PEJABAT BURSAR 3 BPOP

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

5. GALERI BAHAN ANTIK

Menyimpan pelbagai jenis koleksi kalkulator yang
sinonim penggunaannya di Pejabat Bursar dahulu kala

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

6. CAPAIAN PANDUAN PELAKSANAAN EKSA
GUNA SECARA E-BOOK MELALUI QR CODE

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

7. MELESTARIKAN KEHIJAUAN
MENGGUNAKAN BEKAS TERPAKAI
DAN MELEBEL JENIS TUMBUHAN
MENGGUNAKAN DISKET YANG
TIDAK DIGUNAKAN DI BPOP

KOMPONEN 4 : INOVASI DAN KREATIVITI

8. Menggunakan tong
sampah yang tidak

digunakan untuk tempat
meletak payung di
Pejabat Bursar 3

9. Menyediakan
makanan ringan
dikaunter khidmat
pelanggan untuk
pelanggan yang
berurusan yang lebih
mesra pelanggan

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

1. SISTEM REKOD FAIL - LIBRARIKA

1. Carian lokasi fail boleh dilakukan dengan cepat, mudah dan tepat.
2. Database fail boleh diselenggara dengan mudah.
3. Senarai fail boleh dimasukkan secara “Bulk” tanpa perlu menaip
satu persatu di dalam sistem.
4. Database fail boleh dimuat turun untuk simpanan secara manual
(offline).

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

2. SISTEM REKOD FAIL – QR CODE DALAM PENGURUSAN FAIL

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

SISTEM REKOD FAIL – MENJIMATKAN MASA
QR CODE DALAM PENGURUSAN
FAIL Masa carian fail dapat disingkat kerana rekod indeks boleh
susun dengan mengikut keperluan.

02 MEMUDAHKAN AKSES REKOD FAIL
03
QR code dipamerkan dilokasi strategik, dan boleh diakses
bila-bila masa sahaja oleh Bahagian Kewangan terlibat.

KESELAMATAN FAIL

Terdapat kawalan akses ke senarai fail.

04 MENJIMATKAN KOS
05
QR code hanya dicetak untuk pertama kali dan rekod indeks
diselenggara secara maya.

MENGGALAKKAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI

Penggunaan teknologi Google Drive dapat diperluaskan secara optimum dan diamalkan
dikalangan staf dan juga dapat mengurang penggunaan kertas dan buku log.

::KKOOMMPPOONNEENN44 Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan

memberi manafaat kepada organisasi dan pelangganSesuatu idea baharu yang berfungsi dan memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

SISTEM REKOD FAIL – QR CODE DALAM
PENGURUSAN FAIL

AMALAN PENGGUNAAN
QR CODE DALAM
PENGURUSAN FAIL

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan

memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

3. Penambahbaikan Portal Aset Portal aset dibangunkan secara dalaman oleh pihak
Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi
(IDEC) yang bertujuan memudahkan pekerja UPM
membuat semakan aset kendiri. Ia juga mempunyai
beberapa fungsi untuk mencetak permohonan bagi
proses berikut:-

Kemaskini barkod, keterangan dan
lokasi umum/sebenar aset

Permohonan pelupusan aset

Permohonan penyerahan aset bagi
individu atau antara PTJ.

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan

memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

Penambahbaikan Portal Aset MENJIMATKAN MASA

01 Masa carian membuat semakan rekod aset dapat dibuat sendiri oleh pegawai
tanpa menunggu Pegawai Aset mengeluarkan rekod.

02 MEMUDAHKAN AKSES REKOD ASET

Mudah diakses oleh semua pegawai UPM menggunakan UPM-ID,
pada bila-bila masa dan dimana-mana.

03 MENINGKAT KESEDARAN PEGAWAI TENTANG
ASET

Memberi kesedaran tentang aset yang didaftarkan di bawah nama
pegawai.

04 PERMOHONAN PENGURUSAN ASET LEBIH MUDAH

Permohonan membuat kemaskini, pelupusan dan penyerahan aset akan
lebih mudah kerana maklumat dijana dan dicetak daripada sistem.

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan

memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

4. Sistem Pengurusan Kerja Undian Pengurusan Kerja Undian Secara Atas Talian mula dilaksanakandi
atas Talian UPM pada tahun 2021 lanjutan daripada arahan Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia PK2.2 Kaedah Pelaksanaan Perolehan
Projek Kerajaan Tahun 2020 di mana kebenaran diberi untuk
melaksanakan pendaftaran kerja undi dan pelaksanaan mesyuarat
secara atas talian. Penambahbaikan yang dilaksanakan berbanding
pengurusan kerja undian secara fizikal adalah seperti berikut:

❑ Pra pendaftaran melalui Google Form
❑ Pemberian nombor undian secara automatik semasa pra

pendaftaran
❑ Mesyuarat dan cabutan undi secara atas talian

KOMPONEN 4 : Sesuatu idea baharu yang berfungsi dan

memberi manafaat kepada organisasi dan pelanggan

Kebaikan Sistem Pengurusan
Kerja Undian atas Talian

Komponen 5 : Impak Pelaksanaan

Pencapaian Objektif EKSA

Penghargaan dan Maklum Balas
Pelanggan

PENCAPAIAN OBJEKTIF EKSA

1. Mengwujudkan keceriaan yang lebih menarik untuk staf
bekerja.

2. Penghasilan dekorasi dan inovasi terutama dengan
menggunakan bahan terpakai sebagai kempen kelestarian
hijau.

3. Mematuhi keperluan dan arahan universiti untuk pelaksanaan
EKSA di PTJ UPM

4. Tempat kerja yang selesa, bersih dan selamat serta
memenuhi keperluan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan.