หลักสูตรฝึ กอบรม การตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) QMS & EMS & OHSMS วันที่ 30 มีนาคม 2023 เวลา 09.00 – 16.00 น. GREEN LEAVES SERVICES CO.,LTD 1 คณะวิทยากร อาจารย์สุรเชษฐ์ เสถียรโชติวงศ์ อาจารย์วันเพ็ญ หล้าแหล่ง
ISO การก าหนดวัตถุประสงค์ในการปรับปรุง คุณภาพ สิ่งแวดล้อม อาชีวอนามัยและ ความปลอดภัย วิธีการและกระบวน การท างาน การน าไปปฏิบัติ (มอบหมาย ความรับผิดชอบ อบรม สื่อสาร จัดท าเอกสาร ก าหนด เกณฑ์การท างาน แผนฉุกเฉิน) การติดตาม ตรวจวัด เฝ้ าระวัง (KPI /O&T การใช้ทรัพยาการ มลภาวะที่ ปล่อย สภาพแวดล้อม อุบัติการณ์ สุขภาพ ด าเนินการแก้ไข เพื่อน าไปสู่การ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง กรอบแนวคิดของ ISO 2
Quality Management System (QMS) Quality คุณภาพ : มองที่สินค้าและบริการ ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ 1. ข้อก าหนดของลูกค้า (Specification) 2. ค าสั่งซื้ อของลูกค้า (PO) 3. ข้อก าหนดทางการค้าอื่นๆ เช่น ช่วงเวลาการส่งมอบ Packaging Management การจัดการ : การท าให้ผลลัพธ์ดีขึ้ นกว่าเดิม มีส่วนประกอบ 6 อย่าง คือ 1. นโยบาย 4. การเฝ้ าติดตาม 2. เป้ าหมาย/KPIs 5. การวิเคราะห์ข้อมูล 3. แผนงาน 6. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง System ระบบ : ไม่มั่ว ท างานเป็ นระบบ สอบกลับได้ และท าออกมาเป็ นเอกสาร 3
Environmental Management System (EMS) Environmental สิ่งแวดล้อม : มีความหมาย 4 อย่าง คือ 1. การใช้ทรัพยากร เช่น น ้า ไฟฟ้ า แก๊ส กระดาษ สารเคมี 2. ของเสีย ได้แก่ น ้าทิ้ ง ขยะ(ทั่วไป / รีไซเคิล / อันตราย) 3. มลภาวะ ได้แก่ สถานที่ท างาน (Work Place) และการปล่อยออก นอกโรงงาน (Emission) 4. อุบัติภัย ได้แก่ ไฟไหม้ สารเคมี/แก๊สรั่วไหล Boiler ระเบิด น ้าท่วม Management การจัดการ : การท าให้ผลลัพธ์ดีขึ้ นกว่าเดิม มีส่วนประกอบ 6 อย่าง คือ 1. นโยบาย 4. การเฝ้ าติดตาม 2. เป้ าหมาย/KPIs 5. การวิเคราะห์ข้อมูล 3. แผนงานสิ่งแวดล้อม(EMP) 6. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 4
Environmental Management System (EMS) System ระบบ : ไม่มั่ว ท างานเป็ นระบบ สอบกลับได้ และท าออกมา เป็ นเอกสาร 5
Occupational Health and Safety Management System (OHSMS) Occupational Health สุขภาพ : มีความหมาย 3 อย่าง คือ 1. ป่ วย (ดูจากสถิติการลาป่ วย และสถิติการใช้ห้องพยาบาล) 2. โรคจากการท างาน (ดูจากผลตรวจสุขภาพ หัวข้อการตรวจสุขภาพ ตามปัจจัยเสี่ยง) 3. สภาพแวดล้อมในการท างาน 3.1 สภาพทางกายภาพ เช่น เสียง แสง ความร้อน ฝุ่ น 3.2 ปัจจัยทางสังคมและวัฒนธรรม เช่น การข่มขู่ การกลั่นแกล้ง ความเครียด การฉ้อโกง 6
Occupational Health and Safety Management System (OHSMS) Safety ความปลอดภัย : มีความหมาย 4 อย่าง คือ 1. ไม่บาดเจ็บ 2. ไม่สูญเสียอวัยวะ 3. ไม่สูญเสียชีวิต 4. ไม่สูญเสียทรัพย์สิน Management การจัดการ : การท าให้ผลลัพธ์ดีขึ้ นกว่าเดิม มีส่วนประกอบ 6 อย่าง คือ 1. นโยบาย 4. การเฝ้ าติดตาม 2. เป้ าหมาย/KPIs 5. การวิเคราะห์ข้อมูล 3. แผนงานความปลอดภัย(SMP) 6. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 7
System ระบบ : ไม่มั่ว ท างานเป็ นระบบ สอบกลับได้ และท าออกมา เป็ นเอกสาร Occupational Health and Safety Management System (OHSMS) 8
กรอบแนวคิด ISO9001:2015 Customer Satisfaction Result of QMS Products & Service Organization and Context (4) Customer Requirements Need and expectation of relevant of Interested parties(4) Plan Check Do Action Quality Management System (4) Leadership (5) Support (6) & Operation (8) Performance Evaluation (9) Improvement (10) Planning (6) 9 9.2 การตรวจ ติดตามภายใน
กรอบแนวคิด ISO14001:2015 Intended outcomes of the EMS (1) Internal and external issues (4.1) Need and expectation of interested parties(4.2) Plan Check Do Action Scope of the Environmental Management System (4.3/4.4) Leadership (5) Support (6) & Operation (8) Performance Evaluation (9) Improvement (10) Planning (6) ผลลัพธ์ที่คาดหวัง (Intended Outcomes) 1. เพิ่มสมรรถนะของสิ่งแวดล้อม (ปรับปรุงดีขึ้ นจากปี ก่อน ๆ ) 2. สอดคล้องตามกฎหมาย ข้อตกลง 3. เป็ นไปตามวัตถุประสงค์ด้าน สิ่งแวดล้อม (KPI) 9.2 การตรวจ ติดตามภายใน 10
กรอบแนวคิด ISO 45001:2018 Intended outcomes of the (OHSMS) (1) Internal and external issues (4.1) Need and expectation of interested parties(4.2) Plan Check Do Action Scope of the Occupational Health and Safety Management System (OHSMS) (4.3/4.4) Leadership and worker participation (5) Support (6) & Operation (8) Performance Evaluation (9) Improvement (10) Planning (6) ผลลัพธ์ที่คาดหวัง (Intended Outcomes) 1. การปรับปรุงสมรรถนะด้าน OH&S อย่างต่อเนื่อง 2. การบรรลุข้อกฎหมายและ ข้อก าหนดอื่นๆ 3. บรรลุวัตถุประสงค์ด้าน OH&S 9.2 การตรวจ ติดตามภายใน - สร้างสภาพแวดล้อมการท างานที่ ปลอดภัย และมีสุขภาพที่ดี - ป้ องกันการบาดเจ็บจากการท างาน และการเจ็บป่ วยจากการท างาน - ปรับปรุงเชิงรุกในสมรรถนะอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยรวม 11
9 การประเมินสมรรถณะ 9.1 ติดตาม, การวัด, วิเคราะห์ และประเมิน 9.2 การตรวจประเมินภายใน 9.3 ทบทวนฝ่ ายบริหาร 9.1.2 ความพึงพอใจลูกค้า 9.1.3 วิเคราะห์ละประเมิน 9.3.1 บททั่วไป 9.3.2 ผลลัพธ์การทบทวน ข้อก าหนด 9.2.1 และ 9.2.2 (QMS & EMS & OH&S) ▪ ท าการตรวจประเมินภายในตามช่วงระยะเวลาที่วางแผนไว้ ▪ โปรแกรมการตรวจประเมินซึ่งจะต้องพิจารณาถึงวัตถุประสงค์คุณภาพ ความส าคัญของกระบวนการต่างๆที่เกี่ยวข้อง, ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับ อุปสรรคและโอกาส, ผลตอบกลับจากลูกค้า การเปลี่ยนแปลงที่มี ผลกระทบต่อองค์กร และผลของการตรวจประเมินในครั้งก่อน ▪ คัดเลือกผู้ตรวจประเมินและด าเนินการตรวจประเมินเพื่อให้มั่นใจในความ ยุติธรรมและอคติในกระบวนการตรวจประเมิน ▪ เก็บรักษาข้อมูลที่เป็ นเอกสารเพื่อเป็ นหลักฐานในการด าเนินการตาม โปรแกรมการตรวจประเมินและผลของการตรวจประเมิน 18 ทบทวนข้อก าหนด ISO9001:2015 & ISO14001:2015 & ISO 45001:2018 12
การตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 2 เป็นการตรวจติดตามผู้ขายหรือ ผู้รับเหมาช่วง ซึ่งอาจท าโดยตัว องค์กรเองหรือหน่วยงาน ภายนอกท่ใี ห ้ บริการประเภทนี้ การตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 3 เป็นการตรวจติดตาม โดยหน่วยงานท่ใี ห ้ การ รับรองระบบ ISO (CB) การตรวจติดตามภายใน เป็ นการตรวจติดตามท่ด ี า เนน ิ การโดยองค์กรนั้นเองโดยผู้ตรวจ ติดตามอาจจะมาจากคนใน องค์กรหรือจากภายนอกก็ได้ ประเภทของการตรวจติดตาม ผู้ขาย องค์กร CB 1 2 3 ลูกค้า 2 3 1 3 1 13 1
เพื่อป้ อนรายงานผลที่ถูกต้องต่อฝ่ ายบริหารในเรื่องของ ประสิทธิผลของการน าเอาระบบมาตรฐานไปใช้ เพื่อให้ทราบถึงสภาวะขององค์กรว่าเป็ นไปตามข้อก าหนดของ ระบบมาตรฐานหรือไม่ เพื่อสืบหาและบ่งชี้ ต้นเหตุของปัญหาในระบบ เพื่อชี้ แนะแนวทางต่างๆ ส าหรับการปรับปรุง เพื่อให้องค์กรสามารถรักษาระบบมาตรฐานไว้ได้และเกิดการ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ความต้องการจากภายในองค์กร วัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน
เพื่อให้เป็ นไปตามข้อก าหนดของ ISO เรื่องการตรวจประเมิน คุณภาพภายใน เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าทั้งที่ระบุ โดยสัญญาและสนองความคาดหวังของลูกค้า เพื่อให้ได้รับการรับรองโดยบุคคลที่ 3 (หน่วยงานที่ให้การรับรองระบบ ISO หรือ CB) วัตถุประสงค์ของการตรวจประเมิน ความต้องการจากภายในองค์กร
ประเด็นส าคัญ ค าจ ากัดความของการตรวจติดตาม“ Audit ” “กระบวนการที่เป็ นระบบ ด าเนินไปอย่างอิสระ และจัดท าขึ้ นเป็ นลายลักษณ์ อักษรเพื่อรวบรวมหลักฐานการตรวจประเมินที่เป็ นรูปธรรมและประเมินไป ตามหลักฐานที่น ามาอ้างอิงเพื่อตัดสินว่าได้ท าการตรวจประเมินตามเกณฑ์ที่ ก าหนดไว้แล้ว” เป็ นระบบ เป็ นอิสระ เป็ นลายลักษณ์อักษร รวบรวมหลักฐานรูปธรรม ประเมินตามเกณฑ์ที่ก าหนด * อ้างอิงตามมาตรฐาน ISO 19011:2011 (Guidelines for auditing management systems) 16
การตรวจติดตาม มีวัตถุประสงค์เชิงบวก ตรวจสอบระบบ ไม่ใช่ ตรวจคน ตรวจค้นหาความบกพร่องของระบบ ไม่ใช่ ความบกพร่องของคน ตรวจประสิทธิภาพของระบบว่า ดี หรือ ไม่ 17
การตรวจประเมินทุกประเภทจะมีขั้นตอนตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การรายงานผลและ การติดตามผล (Report and Follow up) การวางแผนการตรวจติดตาม (Audit Planning) การเตรียมการตรวจติดตาม (Audit Preparing) การตรวจติดตาม (Performing the Audit) 18 ขั้นตอนในการตรวจติดตามภายใน
การวางแผนการตรวจติดตาม (Audit Planning) MR ก าหนดทีม ผู้ตรวจติดตาม ก าหนดแผนการ ตรวจติดตาม 19
ISO9001:2015 (9.2.2) 20 การวางแผนการตรวจติดตาม(Audit Planning) องค์กรต้อง a) วางแผน จัดท า น าไปปฏิบัติ และคงรักษาไว้ ตารางการตรวจติดตาม รวมถึงความถี่ วิธีการ ผู้รับผิดชอบ ข้อก าหนดใน การวางแผน และการรายงาน ซึ่งจะพิจารณาจาก วัตถุประสงค์คุณภาพ ความส าคัญของกระบวนการที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนแปลงที่ ส่งผลต่อองค์กร และผลการตรวจติดตามครั้งที่ผ่านมา b) ก าหนดเกณฑ์การตรวจติดตามและขอบเขตในแต่ละการตรวจติดตาม c) การเลือกผู้ตรวจติดตามและการตรวจติดตาม ต้องให้มั่นใจว่าตรงตามวัตถุประสงค์ และมีความเป็ นกลางในขณะตรวจ ติดตาม d) ท าให้มั่นใจว่าผลการตรวจติดตาม ได้ถูกรายงานไปยังผู้บริหารหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง e) ด าเนินการแก้ไขและปฏิบัติการแก้ไข โดยมิให้ล่าช้า f) จัดเก็บเอกสารข้อมูลการตรวจติดตามไว้เป็ นหลักฐาน เพื่อแสดงการด าเนินการตรวจ ติดตามและ แสดงถึงผลการตรวจติดตาม
ISO14001:2015 (9.2.2) 21 การวางแผนการตรวจติดตาม(Audit Planning) องค์กรต้องจัดท า น าไปปฏิบัติ และรักษาแผนการตรวจประเมินภายใน ครอบคลุม ความถี่ วิธีการ ความรับผิดชอบ ข้อก าหนด ในการวางแผนและการรายงานผลการตรวจประเมินภายใน ในการ จัดท าแผนการตรวจประเมินภายใน องค์กรต้องพิจารณาถึงความส าคัญของกระบวนการด้าน สิ่งแวดล้อม การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่องค์กร และผลจากการตรวจประเมินครั้งที่ผ่านมา องค์กรต้อง a) ก าหนดเกณฑ์และขอบเขตการตรวจประเมิน b) คัดเลือกผู้ตรวจประเมินและด าเนินการตรวจประเมินเพื่อให้มั่นใจในความเป็ นอิสระและ ยุติธรรมของกระบวนการตรวจประเมิน c) มั่นใจว่าผลการตรวจประเมินถูกรายงานไปยังผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง องค์กรต้องเก็บรักษาเอกสารข้อมูล เพื่อเป็ นเอกสารหลักฐานของการด าเนินการตามแผนการตรวจ ประเมินและผลการตรวจประเมิน
โปรแกรมการประเมินภายใน องค์กรต้อง a) จัดท า น าไปปฏิบัติ และ ธ ารงรักษา โปรแกรมก ารตรวจติดตามภายใน รวมถึง ความถี่ วิธีการ ความรับผิดชอบ การให้ค าปรึกษา ข้อก าหนดการวางแผน และการรายงานการตรวจประเมินภายใน b) ระบุหลักเกณฑ์ก ารตรวจประเมินและขอบข่ายการตรวจประเมิน c) เลือกผู้ตรวจประเมิน เพื่อให้ แน่ใจว่าไม่เอนเอียง d) ผลการตรวจประเมิน ได้รายงานสู่ระดับจัดการที่เกี่ยวข้อง e) ด าเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาความไม่สอดคล้องกันและปรับปรุงประสิทธิภาพ OH&S อย ่างต่อเนื่อง f) องค์กรต้องเก็บรักษาข้อมูลที่เป็ นเอกสาร เป็ นหลักฐานของการปฏิบัติตามโปรแกรม การตรวจประเมินและผลการตรวจประเมิน ISO45001:2018 (9.2.2) 22 การวางแผนการตรวจติดตาม(Audit Planning)
23
ก าหนดทีมผู้ตรวจติดตาม ทีมผู้ตรวจ ต้องมีคุณสมบัติครบถ้วน เช่น ผ่านการฝึ กอบรมข้อก าหนดของระบบ ISO ผ่านการฝึ กอบรมการตรวจติดตามภายใน หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ตรวจ ต้องไม่ตรวจงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ และมี ความยุติธรรม ทีมผู้ตรวจ ต้องมีความรู้เฉพาะทาง เช่น รู้ในเครื่องที่จะตรวจ รู้ในเรื่องที่จะตรวจ พอสมควร 24
คุณสมบัติทั่วไปของผู้ที่จะอบรมเป็ นผู้ตรวจติดตาม Auditor Lead Auditor • เป็ นผู้ที่มีประสบการณ์มาก • เป็ นผู้ที่ได้รับความเชื่อถือจากผู้อื่น • มีความสามารถในการจัดการ • มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี • มีมารยาทรู้จักกาลเทศะ • มีความมั่นคงทางอารมณ์ • มีเหตุผล มีความรู้ มีทักษะ และมีประสบการณ์ในงานที่ท าพอสมควร • มีความสามารถในการสื่อสาร • รับฟังความคิดเห็นผู้อื่น • สามารถจับใจความส าคัญหรือจับประเด็นได้ • รู้จักล าดับความส าคัญ/ความเร่งด่วน ก่อน/หลัง • เลือกจากผู้ที่สามารถสื่อสารได้อย่างมี ประสิทธิภาพทั้งการพูดและการเขียน 25
5 ขั้นตอนในการเตรียมการตรวจติดตาม รวบรวมข้อมูล เตรียมตาราง การตรวจติดตาม เตรียมใบรายการ ตรวจติดตาม Checklist ทบทวนเอกสาร มอบหมายผู้ตรวจติดตาม 29 การเตรียมการตรวจติดตาม (Audit Preparing)
30 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) ประโยชน์ของการจัดท า Check List 1. การเตรียมตัวให้พร้อมก่อนการตรวจสอบ 2. ท าให้วัตถุประสงค์ในการตรวจสอบชัดเจน 3. มั่นใจว่าครอบคลุมทุกประเด็น 4. ช่วยเตือนความจ า 5. ใช้เป็ นแบบบันทึกการตรวจสอบ
31 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) ค าถามใน Check List ที่จัดท า จะต้อง......... 1. เหมาะสมและสอดคล้องกับงานของหน่วยงานที่เข้าไปตรวจสอบ 2. ต้องสอดคล้องกับข้อก าหนดในมาตรฐานที่ต้องการตรวจ 3. ต้องเป็ นไปตามวัตถุประสงค์ของการตรวจที่วางไว้
32 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) การเตรียม และการใช้ Check List ให้เกิดประโยชน์สูงสุด 1.ศึกษาข้อมูลในการท า Check List จาก ✓ คู่มือ มาตรฐานการปฏิบัติงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ✓ ตารางเมตริกความสัมพันธ์ของงานกับข้อก าหนด ✓ ผลการตรวจจากครั้งก่อน 2. เตรียม Check List ก่อนเข้าไปตรวจทุกครั้ง 3. ใช้ Check List เป็ น Guide Line เท่านั้น
33 ศึกษาข้อมูลในการท า Check List จาก คู่มือ มาตรฐานการปฏิบัติงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ศึกษาข้อมูลในการท า Check List จาก ตารางเมตริกความสัมพันธ์ของงานกับข้อก าหนด
35
36 การเตรียม Check List โดยการวิเคราะห์จากแผนภูมิเต่า (หลัก 4M) การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) กระบวนการ ใช้อะไร (What) • อุปกรณ์ เครื่องจักร • เครื่องมือ, วัสดุ โดยใคร (Who) • ความสามารถ • ความช านาญ • การฝึ กอบรม ท าอย่างไร (How) • วิธีการ • ขั้นตอนการปฏิบัติงาน • เทคนิค ท าได้แค่ไหน(How Much/Level of Effectiveness/Process Performance) • เกณฑ์การประเมินหลัก วัตถุประสงค์ เป้ าหมาย • ผลการวัด / ผลการประเมิน ปัจจัยน าเข้า (Input) ผลลัพธ์/ผลิตภัณฑ์ (Output) ทรัพยากรที่ไม่ใช่คน(Machine) เกี่ยวข้องกับคน (Man) เรื่องของเอกสาร (Method) ตัวชี้ วัดต่าง ๆ (Measurement)
37 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) การฝึ กอบรม ใช้อะไร (What) • โสตทัศนูปกรณ์ • ห้องอบรม • คอมพิวเตอร์ โดยใคร (Who) • วิทยากร • ความรู้ด้านอบรมของ จนท.อบรม • ผู้เข้ารับการอบรม ท าอย่างไร (How) • SP WI การฝึ กอบรม • คู่มือการฝึ กอบรม ท าได้แค่ไหน(How Much/Level of Effectiveness/Process Performance) • ผลการประเมินการฝึ กอบรม • จ านวนผู้เข้าอบรมตามแผน Training Need Training Plan ทะเบียนวิทยากร พนักงานมีความรู้ ทักษะตามความ จ าเป็ น
38 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) การจัดการขยะอันตราย ใช้อะไร (What) • โรงเก็บขยะอันตราย • ถัง/ถุงใส่ขยะ • ทรายดูดซับ • พลั่ว / PPE โดยใคร (Who) • พนักงาน • เจ้าหน้าที่ดูแลโรงเก็บ ขยะอันตราย • ผู้รับบ าบัดของเสีย ท าอย่างไร (How) • SP การจัดการขยะอันตราย / สก. 1 -2 / กอ. 1 / บันทึกต่างๆ • การฝึ กอบรม / ยื่นกรมโรงงาน ท าได้แค่ไหน(How Much/Level of Effectiveness/Process Performance) • ผลการตรวจสอบโรงเก็บขยะ • ยอดปริมาณขยะ / ใบ Manifest / สก. 3 ขยะอันตราย น าขยะออกจากโรงงาน ถูกต้องตามที่กฎหมาย ก าหนด
39 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) การเตรียม Check List โดยการวิเคราะห์จากแผนภูมิเต่า ร่วมกับ Mind Map
40 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List)
41 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List)
42 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List)
43 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) แนวทางในการจัดเตรียมรายการการตรวจ การจัดเตรียมรายการการตรวจที่มีประโยชน์และใช้ได้เป็ นอย่างดีเป็ นทักษะอย่างหนึ่ง ที่เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินควรจะต้องฝึ กฝนให้เชี่ยวชาญ เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินต้อง พิจารณาประเด็นส าคัญดังต่อไปนี้ ในการจัดท ารายการการตรวจที่มีประสิทธิภาพและ ให้ประสิทธิผลอย่างเต็มที่ 1. ถูกต้อง รายการการตรวจจะต้องใช้ค าและข้อความตามระเบียบปฏิบัติของบริษัท ไม่ใช่ ความคิดเห็นส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ตรวจประเมิน เพราะไม่ใช่ความคิดเห็นของ เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินที่จะบอกว่าสิ่งใดถูกต้อง
44 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) 2. ตรวจสอบกลับได้ รายการการตรวจควรจะต้องมีการอ้างอิงถึงระเบียบปฏิบัติ/เอกสารและส่วน ของระเบียบปฏิบัติ/เอกสารที่มีการตรวจสอบก็ต้องน ามาอ้างอิงประกอบด้วย เช่นกัน ถ้าไม่มีการอ้างอิงมาประกอบกับหลักฐาน เจ้าหน้าที่ตรวจประเมิน อาจจะเสียเวลาเปล่าในการตรวจสอบกลับไปหารายการที่น ามาอ้างอิงตั้งแต่ต้น
45 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List) 3. มีแนวทางค าตอบ รายการการตรวจจะ “กระตุ้นให้” เกิดค าถามมากมาย ไม่จ าเป็ นว่าต้องเป็ น ค าถามเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง – และในรายการนี้ ก็จะต้องมีหลักฐาน – ซึ่งก็ คือ “ค าตอบ” – ตามระเบียบปฏิบัติแจ้งไว้ ก็ควรจะต้องมีเพื่อไว้คอยตรวจสอบ ในกรณีที่น าไปใช้ปฏิบัติจริง รูปแบบของรายการการตรวจจะแตกต่างกันอย่างมากมายส าหรับผู้ใช้แต่ละคน แต่ข้อมูลและแนวทางของเจ้าหน้าที่ตรวจประเมินควรจะเป็ นไปตามเกณฑ์ พื้ นฐาน นอกเหนือจากนั้น รูปแบบควรจะเอื้ อให้เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินสามารถ จดบันทึกรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติมได้ถึงหลักฐานที่ตรวจเจอในระหว่างการ ตรวจเพื่อสามารถน ามาตอบ“ค าถาม” ข้างต้นได้.
46 การเตรียมใบรายการตรวจติดตาม (Check List)
47 ก าหนดแผนการตรวจติดตาม รายละเอียดในการจัดท าก าหนดการตรวจ (Audit Schedule) - วันที่ และ เวลาที่ตกลง (Agree date & time) - รายชื่อผู้ตรวจติดตาม และ ผู้รับการตรวจประเมินที่ต้องการพบ - ขอบเขตของกระบวนการที่จะตรวจ - ควรมีการยืนยันกลับจากทางผู้รับการตรวจ (Auditee) - ควรแจ้งล่วงหน้าก่อนการตรวจติดตาม - ใช้เครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิผลในการแจ้ง
ก าหนดแผนการตรวจติดตาม
49 การด าเนินการตรวจติดตาม 4 ขั้นตอนในการด าเนินการตรวจติดตาม ประชุมปิ ด ประชุมเปิ ด ตรวจติดตาม ประชุมผู้ตรวจติดตาม
50 หลักจิตวิทยา เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินภายในจะต้องจ าไว้ว่า แสดงถึงความเชี่ยวชาญเป็ นมืออาชีพแต่แสดงอย่างเป็ นมิตร แสดงถึงทัศนคติที่เข้ามาเพื่อช่วย คิดในแง่บวกเสมอ สนับสนุนให้มีการแนะน า การด าเนินการตรวจติดตาม