51 การด าเนินการตรวจติดตาม หลักจิตวิทยา ตรวจระบบไม่ใช่ตรวจคน ตรวจสอบอย่างมีหลักการ ลงลึกให้ถึงปัญหา อย่าพิจารณาผิวเผิน อย่าคาดเดา ตรวจสอบตามหลักฐานที่พบ
52 การด าเนินการตรวจติดตาม การประชุมเปิ ด Opening Meeting 1. แนะน าทีมผู้ตรวจ 2. แจ้งวัตถุประสงค์การตรวจ และขอบเขตของการตรวจติดตาม 3. แจ้งวิธีการตรวจติดตาม 4. อธิบายถึงความบกพร่องประเภทต่าง ๆ ที่ตรวจพบ 5. ยืนยันนัดหมายตามตารางการตรวจ
53 การด าเนินการตรวจติดตาม สัมภาษณ์เพื่อสอบถามข้อเท็จจริง สังเกตกิจกรรมที่ท า ตรวจบันทึกที่มี/หลักฐาน ฟังและบันทึกสิ่งที่พบ เทคนิคการตรวจติดตาม
54 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการตรวจติดตาม มีระบบหรือไม่ มีการปฏิบัติที่ถูกต้อง ของระบบหรือไม่ ระบบมีประสิทธิภาพ หรือไม่
55 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการตรวจติดตาม การตรวจสอบไปข้างหน้า – การตรวจสอบตามทิศทางการไหลของกระบวนการ จากต้นกระบวนการไปยังท้ายกระบวนการ การตรวจสอบย้อนหลัง - การตรวจสอบจากท้ายกระบวนการย้อนกลับมาต้น กระบวนการ
56 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) - เลือกผู้สัมภาษณ์ ซึ่งเป็ นเจ้าของงาน เป็ นผู้รับผิดชอบ เป็ นผู้ปฏิบัติงานนั้นๆ - เลือกสุ่มเพื่อเป็ น"ตัวแทน" - ให้ความส าคัญกับผู้ถูกสัมภาษณ์ -ไม่แสดงอาการดูถูก เบื่อหน่ายต่อผู้ถูกสัมภาษณ์ -ให้ความสนใจ ในสิ่งที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ก าลังอธิบาย - Focus สิ่งที่เป็ นกระบวนการหลัก งานหลัก จุดส าคัญ -ไม่หลอกล่อผู้ถูกสัมภาษณ์ให้ตกหลุมพราง -ไม่จับผิด - ท าให้บรรยากาศการสัมภาษณ์ผ่อนคลาย - ให้โอกาสผู้ถูกสัมภาษณ์ได้อธิบาย
57 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) - ตั้งค าถามเชิงบวก (positive question) - มีจังหวะในการถาม การถามแทรก การดึงการสัมภาษณ์เข้าสู่เป้ าหมาย - อย่าเป็ นกันเองมากเกินไป - ไม่แสดงอาการขี้ เกียจฟังผู้ถูกสัมภาษณ์อธิบาย ให้เกียรติผู้ถูกสัมภาษณ์ -ใช้เทคนิคการตั้งค าถามด้วย 5W + 1H ใคร (Who) อะไร (What) เมื่อไหร่(When) ที่ไหน (Where) ท าไม (Why) ค าถามเปิ ด Open Question อย่างไร (How) / เท่าไหร่ (How much)
58 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) เทคนิคการตั้งค าถาม ใคร (Who) * ใครเป็ นผู้รับผิดชอบงานนี้ * เมื่อพบปัญหาขึ้ นจะแจ้งใครทราบบ้าง * ใครเป็ นผู้อนุมัติกรณีที่ผู้จัดการฝ่ ายจัดซื้ อไม่อยู่ อะไร (What) * อะไรคือสิ่งที่ต้องระวังเมื่อใช้งานเครื่องขัดพื้ น * อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการเมื่อมาติดต่อเช่าพื้ นที่โซนพลาซ่า * มีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องเตรียมเพื่อท าสัญญาเช่า * บริษัทมีเงื่อนไขให้บริการหลักผู้เช่าท าสัญญาเช่าแล้ว อะไรบ้าง
59 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) เทคนิคการตั้งค าถาม เมื่อไหร่ (When) * เมื่อไหร่จะต้องประเมิน aspest ใหม่บ้าง * หากพบว่า KPI จะมีการด าเนินการแก้ไขเมื่อใด * เมื่อใดจะซ้อมแผนฉุกเฉิน ที่ไหน (Where) * จุดรวมพลของตึกอยู่ที่ไหน *หากมีผู้สนใจเช่ามาติดต่อขอรายละเอียดจะต้องติดต่อที่ไหน ติดต่อใคร * หากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้ น จุดกดสัญญาณแจ้งเหตุฉุกเฉินที่ไหนในแต่ละชั้น
60 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) เทคนิคการตั้งค าถาม ท าไม (Why) * ท าไมต้องสวมผ้าปิ ดจมูกเมื่อใช้น ้ายาล้างพื้ นที่ท าความสะอาดห้องน ้า * เมื่อบริษัทเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขบริการใหม่ ท าไมต้องแจ้งผู้เช่า * ท าไมทางบริษัทยังไม่ด าเนินการเมื่อผู้เช่าจ่ายค่าเช่าไม่ตรงเวลา อย่างไร (How) * มีเส้นทางหนีไฟไปยังจุดรวมพลได้อย่างไร * น ้าเสียจากตึกบ าบัดอย่างไร * ของเสียจากงานท าความสะอาด มีวิธีการก าจัดอย่างไร เท่าไหร่ (How much) * ทางฝ่ ายตั้งเป้ าหมาย KPI ไว้เท่าไหร่ อย่างไร * ค่าตัวชี้ วัดน ้าทิ้ งจากอาคาร ก าหนดค่าตัวชี้ วัดแต่ละตัวไว้เท่าใด
61 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) ค าถามที่ควรหลีกเลี่ยง ค าถามปิ ด เป็ นค าถามที่ผู้ตอบ ตอบได้เพียง ใช่ /ไม่ใช้ มีหรือไม่มี หาก จ าเป็ นต้องใช้ควร ตามด้วยค าถามเปิ ดเสมอ ค าถามน า เป็ นค าถามที่ผู้ถามแทรกค าตอบไว้ในค าถามแล้ว ท าให้ผู้ตอบทราบได้ว่าผู้ถาม ต้องการให้ตอบอะไร จะท าให้เราไม่สามารถทราบข้อเท็จจริงได้ ค าถามลวง ค าถามลวง หรือ ก ากวม เป็ นค าถามที่ควรเลี่ยงเพราะ นอกจากจะสร้างบรรยากาศ ที่ไม่ดีในการตรวจแล้วยังไม่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพการตรวจอีกด้วย ความสับสน ผู้ที่ถูกตรวจประเมินไม่เข้าใจค าถาม พวกเขาก็ตอบไม่ได้ การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการสนทนาที่หยุดชะงัก ไม่ต่อเนื่อง/ถามทีละหัวข้อ หลีกเลี่ยงการเสียเวลา ถามในสิ่งที่ตัวเองรับผิดชอบ
62 การด าเนินการตรวจติดตาม เทคนิคการสัมภาษณ์ (Interview technique) การฟัง ⚫ ในการฟังค าตอบพยายามมองตาของ Auditee ⚫ หลังจากที่Auditee ตอบ ควรมีปฏิกิริยาตอบสนอง เช่น พยักหน้า หรือ อ๋อ อย่างนั้นเหรอครับ ⚫ พยายามตั้งใจฟัง “ ฟังอย่างตั้งใจเท่านั้น ที่จะได้รับค าตอบ”
63 การด าเนินการตรวจติดตาม การทวนสอบเอกสารและบันทึก (Document and records review) Look at Look for เอกสาร มาตรฐานการปฏิบัติงาน WI บันทึก ก าหนดขั้นตอนท างานอย่างไร? มีการจัดท าครบถ้วนตามที่ก าหนด มีเกณฑ์ควบคุมอะไรบ้าง? ข้อมูลในบันทึกถูกต้อง? เอกสารควบคุมตามระบบการควบคุม เอกสารถูกต้อง ชัดเจน มีบันทึกต่อเนื่องสม ่าเสมอตามที่ ก าหนด? การปฏิบัติตามครบถ้วน สมบูรณ์ บันทึกมีความครบถ้วนสมบูรณ์
64 การด าเนินการตรวจติดตาม การตรวจติดตามหน้างาน (On-site verification) เพื่อทวนสอบ - ความถูกต้องของสิ่งที่ก าหนดเช่นการชี้ บ่ง การจัดเก็บ จัดวาง - ความสะอาดเรียบร้อยของพื้ นที่ - ทวนสอบความเหมาะสม ณ จุดปฏิบัติงาน - ทวนสอบความต่อเนื่องของการจัดการพื้ นที่ตามเกณฑ์ที่ก าหนด - ทวนสอบความเปลี่ยนแปลงต่างๆ เพื่อน าไปสู่การประยุกต์ใช้เชิงระบบต่อไป (เกี่ยวกับกระบวนการใหม่ กิจกรรมใหม่ พนักงานใหม่สารเคมีใหม่ เครื่องมือ/ อุปกรณ์ใหม่)
65 การด าเนินการตรวจติดตาม การดู “ ถ้าคุณพยายามจะดูทุกอย่างคุณจะไม่พบอะไรเลย ” ⚫ สังเกตผ่านๆ เมื่อเดินผ่านจุดปฏิบัติงาน ⚫ ต้องรู้ว่าก าลังจะมองหาอะไร จึงจะสามารถหาเจอ ⚫ พิจารณาหลักฐานเพียงบางอย่าง อย่างถี่ถ้วนเพื่อหาสิ่งที่ต้องการ การตรวจติดตามหน้างาน (On-site verification)
66 การด าเนินการตรวจติดตาม การสาธิตการปฏิบัติ (Demonstration) เพื่อทวนสอบ - ความรู้ความเข้าใจของพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานคนนั้นๆ - ความถูกต้อง เหมาะสมในการปฏิบัติงานของพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานคนนั้นๆ - ทักษะการใช้เครื่องมือ/อุปกรณ์ - ทักษะการจัดการ ความเปลี่ยนแปลงต่างๆ เพื่อน าไปสู่การประยุกต์ใช้เชิงระบบ ต่อไป (เกี่ยวกับ กระบวนการใหม่ กิจกรรมใหม่ พนักงานใหม่ สารเคมีใหม่ เครื่องมือ/อุปกรณ์ใหม่ ) - ความเข้าใจในการใช้ช่องทางการสื่อสาร วิธีการสื่อสาร
67 การด าเนินการตรวจติดตาม การประเมินกระบวนการต่างๆ ของระบบการจัดการ (Evaluating processes within the management system) - กระบวนการต่างๆได้ถูกชี้ บ่งไว้และได้ถูกก าหนดไว้ชัดเจนหรือไม่ - มีการก าหนดความรับผิดชอบหรือไม่ - มีการประยุกต์ใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และปฏิบัติอย่างต่อเนื่องหรือไม่ - กระบวนการมีประสิทธิผลในการบรรลุตามผลที่ต้องการหรือไม่ Regularity ความสม ่าเสมอ Understanding ความเข้าใจ Awareness ความตระหนัก Consistency ความสอดคล้อง Compliance ความสอดคล้องกับข้อก าหนดต่างๆ Effectiveness ประสิทธิผล
68 การด าเนินการตรวจติดตาม ความสม ่าเสมอ (Regularity) - ก าหนดความถี่ในการปฏิบัติอย่างไร เช่น สัปดาห์ละครั้ง เดือนละครั้ง ปี ละครั้ง - มีการปฏิบัติตามความถี่ที่ก าหนดหรือไม่ - ก าหนดการปฏิบัติเมื่อเหตุการณ์เปลี่ยน แล้วจะมีการด าเนินการ แล้วด าเนินการ หรือไม่เช่น - เมื่อมีข้อร้องเรียนให้ผู้รับ เขียนบันทึกใบรับข้อร้องเรียนทุกครั้ง... ท าหรือไม่ - เมื่อมีข้อร้องเรียนทางด้านสิ่งแวดล้อม ให้ผู้รับ เขียนบันทึกใบรับข้อร้องเรียน ทุกครั้ง...ท าหรือไม่ - เมื่อมีอุบัติเหตุให้ผู้รับผิดชอบท าการสืบสวนอุบัติเหตุทุกครั้ง...ท าหรือไม่
69 การด าเนินการตรวจติดตาม ความสอดคล้อง (Consistency) - หลักฐานที่พบกับสิ่งที่ก าหนดมีความสอดคล้องกันเช่น - จากความเสี่ยงที่ประเมินได้ ก าหนดให้มีการใช้ถุงมือป้ องกันน ้ายาท าความสะอาดกัดผิวหนัง แต่ใช้ถุงมือผ้า -ไม่สอดคล้องกับการควบคุมความเสี่ยง - ตั้ง KPI ว่าข้อร้องเรียนต้องไม่เกิน 3 เรื่องต่อเดือน แต่ผู้รับผิดชอบเป็ นจ านวนเรื่องต่อไตมาส - ผลการวัด KPI จึงไม่สอดคล้องกับ KPI ที่ตั้งไว้ - ระเบียบปฏิบัติ ได้ก าหนดให้บันทึกผลการพิจารณาอนุมัติใบ PO โดยผู้จัดการฝ่ ายจัดซื้ อ แต่ ถูกอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่จัดซื้ อ : ไม่สอดคล้องกับระเบียบปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้างเป็ นต้น - เกิดเหตุการณ์สัญญาณตรวจจับควัน ดัง โดยไม่ทราบสาเหตุ แต่ผู้รับผิดชอบสรุปว่า เกิดจากมี วิญญาณผ่านเลยเกิดเสียงดังขึ้ น : ไม่สอดคล้องกับหลักวิทยาศาสตร์และพิสูจน์ไม่ได้ - ท างานตามขั้นตอนที่ก าหนดไม่ลัดขั้นตอน - พิจารณามาตรการควบคุมความเสี่ยงตามล าดับชั้นของการควบคุมอันตราย (Hierarchy of control) - เมื่อปฏิบัติงาน มีการบันทึกผลของการปฏิบัติตามที่ก าหนดในระเบียบปฏิบัติ
70 การด าเนินการตรวจติดตาม ล าดับชั้นของการควบคุมอันตราย (THE HIERARCHY OF CONTROLS)
71 การด าเนินการตรวจติดตาม ความสอดคล้องกับข้อก าหนดต่างๆ (Compliance) หลักฐานที่ได้จากการตรวจติดตามจะต้องสอดคล้องกับระเบียบปฏิบัติที่ก าหนดขึ้ น กฎหมายที่เกี่ยวข้อง ข้อก าหนดอื่นๆ ที่ท าความตกลงไว้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น - จะต้องจัดให้มีการซ้อมอพยพหนีไฟตามกฎหมายอย่างน้อยปี ละ 1 ครั้ง ให้ผู้ เช่าอาคารมีส่วนร่วมด้วย - ต้องตรวจวัดน ้าทิ้ งตามกฎหมาย - ผลตรวจวัดสิ่งแวดล้อม และสภาพแวดล้อมต่างๆ ต้องเป็ นไปตามเกณฑ์ที่ กฎหมายหรือข้อก าหนดอื่นๆก าหนด - ต้องติดตาม KPI ทุกเดือนตามระเบียบปฏิบัติ - ต้องจัดให้มีการตรวจสุขภาพประจ าปี ตามกฎหมาย
72 การด าเนินการตรวจติดตาม ความมีประสิทธิผล (Effectiveness) เมื่อปฏิบัติตามเกณฑ์ ตามกฎหมาย ตามระเบียบปฏิบัติแล้ว ผลที่ได้จะสะท้อนให้ เห็นว่า ประสิทธิผลการด าเนินระบบ QHSE ดี โดยพิจารณาได้จากหลักฐาน เช่น - เมื่อให้บริการลูกค้าได้ตามสัญญาการให้บริการ/ การรับบริการแล้ว จ านวน ข้อร้องเรียนไม่เกิน KPI ก าหนด - แผนก/หน่วยงานที่มี KPI สามารถบรรลุ KPI ได้ - ปฏิบัติตามกฎหมายได้ครบถ้วน ท าให้ไม่ติด blacklist - ปฏิบัติตามกฎหมายได้ครบถ้วน ท าให้ไม่ต้องเสียค่าปรับจากความล่าช้าใน การเสียภาษี ต่ออายุใบอนุญาต เสียค่าธรรมเนียมการส่งรายงาน เป็ นต้น
73 การด าเนินการตรวจติดตาม ความเข้าใจและความตระหนัก (Understanding & Awareness) เมื่อสัมภาษณ์ สอบพยาน หรือ ร้องขอให้มีการปฏิบัติงานให้ดูแล้ว ผลที่ไดจะสะท้อน ให้เห็นว่า พนักงานมีความรู้ประสิทธิผลกรด าเนินระบบ QHSE ดี โดยพิจารณาได้จาก หลักฐาน เช่น - พนักงานแผนกที่ต้องให้บริการ ให้บริการลูกค้าด้วยหัวใจรักบริการ (มี service mind) - พนักงานมีความตระหนักและระมัดระวังในการท างานท าให้ไม่เกิดอุบัติเหตุ - อบรมให้พนักงานแล้ว พนักงานสามารถควบคุมผลกระทบสิ่งแวดล้อมได้ดี เช่น ทิ้ งขยะได้ถูกต้อง ใช้ไฟฟ้ าอย่างคุ้มค่า ใช้น ้าอย่างมีประสิทธิภาพ - อบรมให้พนักงานแล้ว พนักงานปรับปรุงการท างานได้ดีขึ้ น ท าให้แนวโน้ม ข้อร้องเรียนลดลง - พนักงานมีส่วนร่วมการเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงระบบ QHSE มากขึ้ น
74 การด าเนินการตรวจติดตาม หลักฐานการตรวจ ตรวจประเมินหลักฐานที่เป็ นรูปธรรม กระดาษ บันทึก ข้อมูลดิบ แฟ้ ม รายงาน : อดีตที่เห็นได้ชัด การปฏิบัติ กิจกรรมที่เห็น : ปัจจุบันที่เห็นได้ชัด คน ความรู้ & ความเข้าใจ : อนาคตที่เห็นได้ชัด ทุกสิ่งทุกอย่างสอดคล้องกัน และตรวจสอบความถูกต้องได้จาก ข้อมูลอื่นๆ ด้วย
75 การด าเนินการตรวจติดตาม การสุ่มตัวอย่าง - การสุ่มตัวอย่างควรเป็ นไปตามความส าคัญของกิจกรรม - การสุ่มตัวอย่างควรเป็ นไปตามระดับความรู้ด้วย การจดบันทึกผลการตรวจ การจดบ ั นทก ึ ท ่ ด ีี ควรมอ ี งค ์ประกอบด ั งน ้ ี ⚫ ชัดเจน ตรงประเด็น ⚫ กระชับ ไม่เยิ่นเย่อ ⚫ ครอบคลุมในทุกประเด็น ⚫ สะท้อนผลการตรวจสอบได้อย่างแท้จริง ⚫ ไม่มีอคติ ⚫ ปราศจากข้อโต้แย้ง
76 การด าเนินการตรวจติดตาม การบันทึกหลักฐานที่พบ พยายามบันทึกให้ละเอียด เช่น ⚫ ระบุชื่อผู้ที่ให้ข้อมูล ⚫ ระบุข้อมูลที่ได้รับ ⚫ ระบุถึง ฉบับที่ของเอกสารที่ตรวจพบ ⚫ ระบุหมายเลขเฉพาะรุ่น (Serial Number) ⚫ ระบุว่าสุ่มออกมาจากจ านวนเท่าใด ⚫ ระบุต าแหน่งที่เก็บ ⚫ ระบุเวลา สถานที่ ⚫ ระบุสภาพแวดล้อมที่มีผล
77 การด าเนินการตรวจติดตาม การบันทึกหลักฐานที่พบ ทุกครั้งที่พบความไม่สอดคล้องต้องแจ้งให้ผู้ถูกตรวจติดตาม (Auditee) ทราบและ ยอมรับในความไม่สอดคล้องนั้นก่อน เพื่อไม่ให้เกิดข้อขัดแย้งเมื่อมีการบันทึกลง ในใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) ภายหลัง บางครั้งอาจถ่ายเอกสารหลักฐานที่พบแนบไว้ด้วยจะช่วยให้เข้าใจตรงกันเมื่อมีการ พูดถึงในภายหลัง หลักฐาน - คือ สิ่งที่ผู้ตรวจติดตาม (Auditor) เห็น สิ่งที่ผู้บริหารให้เป็ นข้อมูล สิ่งที่พนักงานให้เป็ นข้อมูล สิ่งที่พูดพาดพิงในเรื่องของผู้อื่น ไม่สามารถใช้เป็ นหลักฐานได้
78 การด าเนินการตรวจติดตาม Do ✓ ควรถามพนักงานผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ✓ ตรวจสอบโดยให้เป็ นไปตามCheck List ✓ บันทึกให้ชัดเจนและสอบกลับได้ ✓ สงบและควบคุมจิตใจให้ดี ✓ มองหาความจริง อย่าถูกหลอกได้ง่าย ✓ เลือกสุ่มตรวจอย่างสุขุม และฉลาด ✓ แจ้งความไม่สอดคล้องทุกครั้งที่พบปัญหา ✓ หากคุณผิดก็ยอมรับผิดอย่าตรงไปตรงมา Don’t ✓ ควรรักษาเวลา และไม่ใช้เวลาผิดแผน ✓ อย่าสอนงานผู้ถูกตรวจ Auditee ✓ อย่าให้ค าแนะน าเพราะอาจไม่รู้จริง ✓ อย่าวิจารณ์ฝ่ ายบริหาร ✓ อย่าเปรียบเทียบการท างาน ✓ อย่ายืดเยื้อจุดใดนานเกินไป ✓ อย่าจ้องจับผิด ✓ อย่าด่วนตัดสินใจ
79 การตัดสินถึงความไม่สอดคล้อง การด าเนินการตรวจติดตาม เจ้าหน้าที่ตรวจประเมินท าการประเมินหลักฐานการตรวจเพื่อตรวจสอบ ถึงความสอดคล้องกับเกณฑ์การตรวจประเมิน ถ้า (หลักฐาน ≠ เกณฑ์ที่ก าหนด) = ความไม่สอดคล้อง
80 ทบทวนข้อบกพร่องที่พบในการตรวจติดตาม ประชุมคณะผู้ตรวจติดตาม เพื่อปรึกษาเกี่ยวกับ ปัญหาที่เกิดขึ้ นในช่วงการตรวจติดตามในพื้ นที่ หัวหน้าผู้ตรวจติดตามต้องท าหน้าที่ตัดสินใจขั้นสุดท้าย ข้อบกพร่องที่พบในการตรวจติดตามจะน ามาพิจารณาว่า จะออกเป็ นใบขอให้ แก้ไข (ใบ CAR) หรือไม่ กรอกรายละเอียดต่างๆ และข้อความระบุความไม่เป็ นไปตามข้อก าหนดให้ สมบูรณ์และลงชื่อในใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) โดยที่ระบุสิ่งที่ไม่เป็นไปตาม ข้อก าหนด 1 อย่างลงในใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) 1 ใบ หากมีสิ่งที่ไม่เป็นไป ตามข้อก าหนด 10 อย่าง ต้องเขียนลงในใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) 10 ใบ การประชุมคณะผู้ตรวจติดตาม การด าเนินการตรวจติดตาม
81 การด าเนินการตรวจติดตาม ประเภทของความไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด (Nonconformity classification) 1. ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนดอย่างรุนแรง (MAJOR Nonconformity) - ข้อก าหนดบางข้อหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานตามฉบับ ไม่ได้น าไปปฏิบัติเลย - มีผลกระทบต่อลูกค้า สิ่งแวดล้อม ความปลอดภัย บุคคล หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่าง รุนแรง - ผิดกฎหมายผิดจากข้อก าหนดที่อ้างอิงเลย - เจอเหตุการณ์แบบนี้ บ่อยๆ ซ ้าๆ หรือการแก้ไขเดิมไม่มีประสิทธิผล 2.ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนดเพียงเล็กน้อย (MINOR Nonconformity) - มีท าอยู่แล้ว แต่อาจจะไม่ครบบ้าง ไม่สมบูรณ์บ้าง หรือความผิดพลาดของบุคคล (Human Error) ซึ่งไม่ท าให้มีผลกระทบกับระบบโดยรวม 3. ข้อสังเกต หรือแนวทางในการปรับปรุง (Observation/ Opportunity for improvement) - ข้อเสนอแนะด้านบวก เพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้ นกว่าเดิม - ข้อสังเกตด้านลบ เพื่อให้ท าการแก้ไข ก่อนที่จะกลายไปเป็ นความไม่สอดคล้องในอนาคต
82 การด าเนินการตรวจติดตาม การจัดท าเอกสารแสดงถึงความไม่สอดคล้อง เมื่อเจ้าหน้าที่ตรวจประเมินได้ยืนยันว่ามีความไม่สอดคล้องเกิดขึ้น ก็ต้องท าการ รายงานอย่างเป็ นทางการไปยังผู้บริหารขององค์กร ลักษณะที่ใช้อาจอยู่ในรูปแบบของ: ปฏิบัติการเพื่อแก้ไข CAR (Corrective Action Request) รายงานข้อบกพร่อง NCR (Non-Conforming Products Report)
83 การด าเนินการตรวจติดตาม การเขียนรายงานสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด - ข้อก าหนดหรือข้ออ้างอิง (Requirements or reference) - หลักฐานจากการตรวจติดตาม (Objective evidence) - ข้อความแสดงความไม่สอดคล้อง (Non-conformity statement) - สถานที่ (Location) (ถ้ามี) - สั้นๆง่ายๆ (KISS , Keep It Shot and Simple) - ชัดเจน ถูกต้อง และสมบูรณ์ (3C : Clear, Correct, Complete)
84 การด าเนินการตรวจติดตาม การเขียนรายงานสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด ข้อความที่ใช้ในการแสดงความไม่สอดคล้อง (Nonconformity statement) ประกอบด้วย Problem + Evidence + Requirement (+ Severity - if any) ปัญหา + หลักฐาน + ข้อก าหนด (+ ความรุนแรงของปัญหา) Ex.1 จากการเดินส ารวจพื้ นที่จัดเก็บสารเคมี พบสารเคมีหกรั่วไหลในพื้ นที่ดังกล่าว โดยที่ ไม่พบการจัดเตรียมอุปกรณ์รองรับกรณีสารเคมีหกรั่วไหล เช่น วัสดุดูดซับสารเคมี ถาดรองกรณีถ่ายเทสารเคมี ตามที่ก าหนดในระเบียบปฏิบัติ SP-SHE-05, Rev.03 และไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด 8.2 ในมาตรฐานสากล ISO14001:2004 และ ISO 45001:2018
85 การด าเนินการตรวจติดตาม การเขียนรายงานสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด Ex.2 พบเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน WI-SHE-01 ,Rev.01 ถูกใช้ที่งานซ่อมบ ารุง ในขณะที่ปัจจุบันเป็ น Rev.02 แล้ว ซึ่งไม่เป็ นไปตามข้อก าหนดของ ISO 14001 : 2015 และ ISO9001:2015 ข้อ ข้อ 7.5.2 ( หรือซึ่งไม่สอดคล้องกับขั้นตอน การปฏิบัติงาน WI-DC-03 ข้อ 6.5) Ex.3 พบสารเคมี ในบรรจุภัณฑ์ขนาด 20 ลิตร ถูกใช้ส าหรับท าความสะอาดชิ้นงานใน พื้ นที่ไลน์ผลิต A1 โดยไม่มีป้ ายชี้ บ่ง ความเป็ นอันตรายหรือเอกสารข้อมูลความ ปลอดภัยของสารเคมี และไม่มีอุปกรณ์ป้ องกันการหกรั่วไหลอยู่ ณ จุดจัดเก็บ ซึ่ง ไม่เป็ นไปตามข้อก าหนดของ ISO 14001:2015 ข้อ 8.1 และ 8.2( หรือ ซึ่งไม่ สอดคล้องกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน WI-SHE-002 ข้อ 5.3)
86 การด าเนินการตรวจติดตาม การเขียนรายงานสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับข้อก าหนด Ex.4 ไม่มีการบันทึกประวัติการฝึ กอบรมของพนักงาน มาเป็ นระยะเวลา 5 เดือน แต่มีการ ฝึ กอบรม ซึ่งไม่เป็ นไปตามข้อก าหนดของ ISO9001:2015 / ISO 14001: 2015 และ ISO45001:2018 ข้อ ข้อ 8.1 (หรือซึ่งไม่สอดคล้องกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน SP-HR-02 ข้อ 6.2)
87 ไม่พบบันทกึการประเมินผลการฝึกอบรมบางส่วนของการอบมหลักสตูร ผู้ตรวจติดตามภายใน อบรมเมื่อวันท่ี09/09/2020 ซึ่งไม่สอดคล้องกับระเบียบปฎิบัติ QP-HR-01 rev.01 เรื่องการฝึกอบรม ข้อท่ี4.5 ก าหนดไว้ว่า “ ต้องมีการบันทึกการประเมินผลการฝึกอบรมทุกครั้ง”
88 การด าเนินการตรวจติดตาม การปิ ดประชุม 1. กล่าวขอบคุณผู้ถูกตรวจติดตาม (Auditee) 2. ลงนามผู้เข้าร่วมประชุมในใบผู้เข้าร่วมประชุม 3. บอกวัตถุประสงค์ในการตรวจติดตามอีกครั้ง 4. สรุปผลการตรวจติดตามครั้งนี้ 5. ยืนยันใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) ที่ออกไป หากผู้ถูกตรวจ ติดตาม (Auditee) สามารถชี้ แจงเป็ นที่น่าพอใจสามารถ ยกเลิกใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) นั้นได้ 6. ตกลงถึงวันที่ในการตอบกลับ 7. แจ้งถึงก าหนดส่งรายงานการตรวจติดตาม (Audit Report) แก่ผู้เข้าร่วมประชุม 8. ปิ ดประชุม
89 การรายงานผลและการติดตามผล รายงานการตรวจติดตามควรระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้ รายละเอียดการตรวจติดตาม (ชื่อหน่วยงาน ,วันที่ตรวจ เป็ นต้น) วัตถุประสงค์การตรวจ ขอบเขตการตรวจ รายละเอียดทีมผู้ตรวจ สรุปผลการตรวจ (จ านวน NC / ใบ CAR) สรุปภาพรวมของการตรวจ
90 การรายงานผลและการติดตามผล ผู้ติดตามผล CAR การแจกจ่ายรายงานผลการตรวจติดตาม
91 การรายงานผลและการติดตามผล Auditor ออก CAR MR ลงทะเบียน CAR Log Auditee วิเคราะห์หา สาเหตุ&แนวทางการ แก้ไข และก าหนดเสร็จ ส่ง CAR คืน QMR บันทึกใน CAR log Auditee ด าเนินการ แก้ไข มอบหมายการ ติดตามการ แก้ไขให้ ตรวจติดตาม การแก้ไข ปิ ดประเด็น ปัญหา/ออก CAR ซ ้า CAR ผมมาติดตาม ผลการแก้ไขครับ
92 การรายงานผลและการติดตามผล หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ที่ได้รับ CAR CAR สืบสวนเกี่ยวกับปัญหา พิจารณาสาเหตุของปัญหา ตัดสินใจในการแก้ไขที่เหมาะสม และก าหนดวันที่จะน าการ ปฏิบัติการแก้ไขนั้นไปใช้โดยปกติแล้วระยะแก้ไขอยู่ที่ประมาณ ไม่เกิน 1 เดือน ส่งใบขอให้แก้ไข (ใบ CAR) ที่สมบูรณ์แล้วไปให้MR น าเอามาตรการปฏิบัติการแก้ไขและป้ องกันไปใช้อย่างมี ประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล
ส่วนที่1 ส่วนที่2 ส่วนที่4 ⚫ ข้อความของความไม่เป็ นไป ตามข้อก าหนด ⚫ ระยะเวลาที่ก าหนดแก้ไขเสร็จ ⚫ การติดตามผลการแก้ไข CAR CAR CAR ⚫ สาเหตุและแนวทางแก้ไข ส่วนที่3 93 การรายงานผลและการติดตามผล
94 ส่วนที่ 1 ข้อความของความไม่เป็ นไป ตามข้อก าหนด ส่วนที่ 2 สาเหตุและแนวทางแก้ไข ส่วนที่ 3 ระยะเวลาที่ก าหนดแก้ไขเสร็จ ส่วนที่ 4 การติดตามผลการแก้ไข
95 การรายงานผลและการติดตามผล การทวนสอบ (Verify) ควรจะมีการตรวจสอบการปฏิบัติการ แก้ไขที่ต้องท าว่าแล้วเสร็จหรือยัง และการปฏิบัตินั้นได้มี ประสิทธิภาพเพียงพอที่จะป้ องกันไม่ให้เหตุการณ์เดิมเกิด ซ ้าอีก หากการแก้ไขไม่สมบูรณ์ผู้ติดตามผลจะระบุ วันที่จะมาตรวจติดตามอีกครั้งหนึ่ง หากการมาตรวจครั้งที่2 ไม่สมบูรณ์อีกจะท า การออก CAR ใหม่ หาก CAR ใบใดที่มีการออกถึง 2 ครั้งแล้ว ยังไม่เรียบร้อย ก็จะส่งให้ฝ่ ายบริหารเพื่อหาทางแก้ไขต่อไป
97 การรายงานผลและการติดตามผล
ทะเบียนควบคุม CAR / PAR ( CAR / PAR LOG) CAR/ PAR วันที่ออก ผู้ออก ผู้รับ แผนก Requir ement Source of Problem ปัญหาที่พบ วันที่ ก าหนด วันที่ ผลการติดตาม หมายเหตุ แล้ว เสร็จ ติดตาม ผล ผ่าน วันที่ปิด CAR ไม่ ผ่าน CAR ใหม่ เลขที่ C2020/0 01 18/02/2 020 คุณอภิชาติ คุณวัญา, คุณมณี Check 7.5.1 IA Sytemสุ่มตรวจสอบแบบฟอร์ม F-QC-008 บันทึกผลการวัดระดับ ความสะอาดเครื่อง Clean Bench พบว่ามีการก าหนดจุดวัด Zone A และ B ในด้านเกณฑ์การยอมรับปริมาณฝุ่ นไว้ แต่ เครื่อง NO.3, No.7 และ No.8 ไม่ได้ท าการตรวจวัด Zone B ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2017 30/04/ 2020 03/05/2 020 ผ่าน 11/05/ 2020 ISO14001 C2020/0 02 18/02/2 020 คุณอภิชาติ คุณวัญา, คุณมณี Check 6.1.2 IA Sytemจากการสุ่มตรวจสอบพบว่าพบว่ากระบวนการตรวจสอบใน แผนกเช็ค ไม่ได้น าเครื่อง Super Ben, กล่องอุปกรณ์ชนิด กระดาษ, กล่องอุปกรณ์ชนิดพลาสติก, แม่กุญแจส าหรับล็อค กล่อง เข้ามาประเมิน Aspect และยังไม่ได้น ากระบวนการ ของห้อง Direct Flocky มาท าการประเมิน Aspect 30/04/ 2020 08/05/2 020 ผ่าน 11/05/ 2020 C2020/0 03 18/02/2 020 คุณอภิชาติ คุณลัดดา วัน Inspecti on 6.2.1 IA Sytem- สุ่มตรวจสอบ JD ของพนักงานห้อง Inspection พบว่า ก าหนดให้พนักงานต้องมีความรู้ ความเข้าใจข้อก าหนดใน ระบบ ISO9001, ISO14001,GP และ ISO/TS16949 แต่ใน Training Matrix ไม่มีระบุให้พนักงานต้องได้รับการ อบรม - ไม่พบ JD ของพนักงานห้อง Test room ที่หน่วยงาน Inspection 15/03/ 2020 20/03/2 020 ผ่าน 21/03/ 2020 C2020/0 04 18/02/2 020 คุณนันธิดา คุณสุดา/ คุณอ าพร MT 8.5.1 IA Sytem ไม่พบการน าเอาข้อมูลเชิงสถิติและแนวโน้มของทั้งปี มา จัดล าดับความส าคัญในการแก้ไขปัญหาที่จะน าไปพัฒนาใน หน่วยงาน 30/03/ 2020 08/04/2 020 ผ่าน 10/04/ 2020