pengurusan fail & rekod

SISTEM FAIL

Pengurusan Fail dan Rekod

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 1

FAIL RASMI

•Dokumen rasmi kerajaan yang
dikandung, disusun dengan teratur dan
didaftarkan serta diberi tajuk yang
spesifik (menggambarkan kandungan fail)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

DEFINISI

• Kertas Minit – Kertas (format) yang dilampirkan disebelah kiri
fail yang mencatatkan butiran dan maklumat lampiran. Kertas
minit digunakan untuk memberi arahan atau maklumbalas
ringkas ke atas lampiran yang berkenaan. Ia juga boleh
digunakan sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di
dalam fail.

• Sampul Kecil - Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara
apabila fail tidak dapat dikesan, lebih daripada seorang
pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang
sama.

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 3

DEFINISI

• Fail Kulit Keras - Kulit fail yang digunakan bagi
menyimpan dokumen homogenous seperti
baucer, resit, borang permohonan, surat
pekeliling dan sebagainya.
• Buku Daftar Fail – Format yang disediakan bagi
mendaftar Fail Rasmi dan Fail Sampul Kecil.
• Kad Keluar Fail – Kad pengawalan pergerakan
fail yang dilampirkan di dalam fail semasa fail
disimpan di Registri

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 4

JENIS KULIT FAIL

• Terbuka : berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)
• Terhad : berwarna putih dengan cap TERHAD di bahagian

atas dan bawah (Am 435-Pin. 1/80)
• Sulit : berwarna hijau (Am 436)
• Rahsia : berwarna merah jambu berpalang merah (Am

437)
• Rahsia Besar : berwarna kuning muda, berpalang merah

(Am 438)
• Sampul kecil : berwarna kuning (Am 435A – Pin 1/82)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

JENIS FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 6

JENIS FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 7

JENIS FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 8

JENIS FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 9

SISTEM FAIL

Proses meliputi:
klasifikasi fail
penyusunan
penyimpanan
pengawalan
mengindeks fail

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 10

Satu proses kerja intelektual yang melibatkan
pengumpulan maklumat ke dalam kategori/
kumpulan yang sama atau seakan-akan sama, di
mana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali
dengan identitinya sendiri

MS 2223, Part 1, Klausa 3.

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 11

CONTOH KLASIFIKASI FAIL

500 – PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

500-2/ Perkhidmatan
500-2/1 Skim Perkhidmatan
500-2/1/1 Skim Perkhidmatan Pegawai Arkib
500-2/1/2 Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Arkib
500-2/1/3 Skim Perkhidmatan Pembantu Arkib
500-2/1/4 Skim Perkhidmatan Pembantu Pemuliharaan

500-2/2 Pengiklanan
500-2/2/1 Iklan Kekosongan Jawatan Pegawai Arkib
500-2/2/2 Iklan Kekosongan Jawatan Penolong Pegawai Arkib

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 12

PEMBUKAAN FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 13

Peralatan bagi pembukaan fail
 Kulit fail
 Tali hijau
 Penebuk lubang
 Kertas minit

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 14

PEMBUKAAN FAIL

 Surat /dokumen yang diwujudkan /diterima:
dikandungkan segera ke dalam fail bagi
memudahkan ianya dikawal, dikesan dan diambil
tindakan;

 Sebelum fail baru dibuka: semak rujukan tuan atau
baca isi kandungan surat / semak klasifikasi fail
dan kod klasifikasi;

 Sekiranya fail telah ada, kandungkan; atau
 Sekiranya fail berkenaan belum ada, kulit fail baru

hendaklah dibuka.

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

PEMBUKAAN FAIL BAHARU

• Sebelum buka :
• Baca isi kandungan
• Semak KF untuk tentukan tajuk dan nombor rujukan fail
• Pastikan jenis kulit fail yang betul

• Buka Fail :
• Buka kulit fail baharu – guna jenis kulit fail yang betul
• Catat tajuk dan no. rujukan fail
• Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5 cm/ 1 inci
dari bucu kiri dan atas
• Masukkan tali hijau dan kertas minit
• Daftar fail baharu ke dalam Buku/Daftar Fail

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

Tajuk Fail

Mesti ringkas, padat dan melambangkan isi kandungan fail
Berdasarkan katakunci tesaurus manual klasifikasi
Fail terbuka – tajuk diatas kulit luar fail
Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah dalam fail

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 17

Nombor rujukan Fail (Kod fail)

 Kod fail adalah ganti nama kepada tajuk fail

 Kegunaan kod adalah untuk:

 Mudah mengingati perkara fail
 Memudahkan penyusunan fail dalam tempat

simpanan

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 18

Nombor rujukan Fail (Kod fail)

 Kod fail menggunakan kaedah blok
nombor, contoh:

 Pentadbiran - 100

 Tanah, Bangunan Dan Infrastruktur - 200
 Aset Alih/Hidup Dan Stor Kerajaan- 300
 Kewangan - 400
 Sumber Manusia - 500

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 19

ELAKKAN WUJUD

 2 Fail Dengan Tajuk Dan Nombor Rujukan Yang
Sama

 2 Fail Dengan Tajuk Yang Sama Tetapi Nombor
Rujukan Berlainan

 2 Fail Tajuk Berlainan Tetapi Nombor Rujukan
Yang Sama

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

Format Am 435-Pin. 1/80

Kertas-kertas Yang Berhubung
Tarikh Kandungan Pertama
Tarikh Kandungan Akhir
Dihantar Dan Tarikh Dihantar

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

ANM.600-23/2/1 Jld.2 ARKIB NEGARA MALAYSIA (AM 455-Pin.1/80)
(CAWANGAN SABAH)
ANM.600 – 23 / 2/1 Jld.2

Kertas- Kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
600-PENGURUSAN REKOD
ANM.101-1/3/2

PERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama 25.8.95………………… Tarikh Kandungan Akhir …………… ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
(UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh
kepada dihantar kepada dihantar kepada dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
PTA 1 18.11.95
atau apabila mengandungi 100
F 24.11.95 lampiran yang mana lebih awal

(B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada

……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :

………………………………………………

(Potong mana yang tiada berkenaan.
Satu senarai hendaklah dibuat
untuk persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn.
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN…D…A…L…A…M…F…A…IL……L..A…I…N……………..

A R K I B N E G A R A M A LDiAhaYntaSr I A Tarikh dihantar
22
kepada

CATATAN BUTIRAN DI KULIT FAIL

1. Tajuk dan no. rujukan fail dicatat dengan jelas gunakan
dakwat kekal hitam/biru

2. Maklumat di ruangan - kertas berhubung :
• No rujukan fail lain berkaitan (silang rujuk)
• No. rujukan fail yang lama
• Lampiran yang disimpan berasingan dari fail

3. Maklumat di ruangan – Didaftarkan di bawah perkara :
• Indeks perkara utama (Fungsi) mengikut KF
cth : 100-PENTADBIRAN

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

CATATAN BUTIRAN DI KULIT FAIL

4. Maklumat di ruangan - Tarikh Kandungan Pertama :
• Tarikh dokumen/surat kandungan pertama

5. Maklumat di ruangan – Tarikh kandungan akhir
:

• Tarikh dokumen/surat kandungan terakhir

6. Maklumat di ruangan – Dihantar kepada dan
tarikh Dihantar:

• Butiran ini perihal pergerakan fail
• Tulis singkatan nama jawatan peminjam dan tarikh dihantar fail
• Catatkan butiran yang sama di KAD PERGERAKAN FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

MENDAFTAR SURAT KE DALAM FAIL

1.Surat/dokumen yang diterima/masuk di CAP
terima

2.Surat/dokumen didaftarkan dalam Buku
Daftar/sistem Penerimaan Surat (Buku Daftar
Am 10. Pin 3/80)

3.Surat/Dokumen ditebuk di penjuru atas
sebelah kiri (1 inci dari bucu) dan diikat
dengan tali hijau

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

MENDAFTAR SURAT KE DALAM FAIL

4.Kandungkan surat/dokumen sebelah kanan fail menggunakan
tali hijau

5.Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan
dan bulatkan

6.Gunakan pen dakwat merah bagi surat/dokumen masuk dan
hitam/biru bagi surat/dokumen keluar

7.Surat/dokumen diminit dan direkodkan di atas kertas minit

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 26

MENCATATKAN MINIT DI KERTAS MINIT

TUJUAN :

(i) Merekodkan surat masuk dan surat keluar
(ii) Bagi tujuan kawalan

KAEDAH PENULISAN MINIT :

(i)Surat Masuk (Dakwat Merah)

Surat daripada …………… (nama agensi pengirim) bertarikh
……..(tarikh surat) difail/dikandung pada …………. (tarikh surat
difailkan)
(ii) Surat Keluar (Dakwat Hitam/Biru)
Surat kepada ……… (nama agensi penerima) bertarikh
……….(tarikh surat) difail/dikandungkan pada ……. (tarikh surat
difailkan)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

CONTOH MEMINITKAN SURAT DALAM FAIL

1

Kertas Minit No. ANM.600-23/2/5 Helaian No.

Surat kpd. Jab. Penjara Malaysia bth. 11/11/2011 d/h
1 pd. 12/11/2011.

2 Surat dpd. Jab. Kebajikan Masyarakat bth. 14/11/2011
d/k pd. 15/11/2011

PNMB., K.L (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

PENULISAN MINIT TINDAKAN

 Mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas.

 Ditulis dengan ringkas, jelas dan dinyatakan
ringkasan jawatan pegawai yang diminitkan,
tandatangan ringkas penulis minit serta tarikh.

 Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau
ditaip.

 Minit tindakan TIDAK BOLEH DITULIS di ATAS SURAT
masuk atau surat keluar.

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

MINIT BEBAS
 Jika arahan, keputusan atau maklumbalas perlu

diperincikan dan melebihi separuh kertas.
 Ditaip di kertas lain sebagai Minit Bebas.
 Dikandungkan sebagai lampiran dan

didaftarkan di dalam kertas minit.

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A

CONTOH MINIT BEBAS

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 32

PENGENDALIAN FAIL

 Pengedaran Fail
 Fail Rosak
 Fail tidak dapat dikesan/ hilang
 Penggunaan Sampul Kecil

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 33

PENGEDARAN FAIL

 Perlu direkodkan di atas kad keluar masuk
fail/ buku daftar fail

 Catatkan singkatan Jawatan Pegawai dan
tarikh diedarkan

 Maklumat yang sama juga direkodkan di atas
kulit fail

 Kad disimpan di Unit Registri

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 34

PENGEDARAN FAIL (samb.)

 Tindakan selesai/tidak dapat diteruskan fail perlu
dikembalikan kepada Unit Registri

 Untuk meneruskan tindakan, guna Simpan
Dalam Perhatian (SDP) dengan memberi tarikh
yang diperlukan

 Fail terperingkat hendaklah diedarkan dengan
menggunakan beg berkunci/sampul khas

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 35

PENGEDARAN FAIL (samb.)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 36

PENGESANAN FAIL

Indeks:

 Digunakan untuk menyusun dengan sistematik
supaya maklumat/fail boleh dikesan dengan
mudah dan tepat

 Kaedah manual atau melalui komputer
 Berdasarkan tesaurus kelasifikasi fail – fungsi

Jabatan

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 37

FAIL ROSAK

 Perlu diganti dengan kulit baru

 Catatkan nombor dan tajuk fail yang sama

 Masukkan kulit fail lama (muka hadapan shj) ke
dalam kulit fail baru dan memberi nombor
lampiran seterusnya

 Kertas minit dan isi kandungan dipindahkan ke
dalam fail baru

 Kandungan dan minit yang koyak di buat
pembaikan kecil dengan menggunakan gam
kanji

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 38

FAIL HILANG/ TIDAK DAPAT
DIKESAN

 Kehilangan perlu dilaporkan kepada Unit
Registri

 Fail sementara (sampul kecil) perlu dibuka
 Apabila fail ditemui semula sampul kecil perlu

dikandungkan kedalam fail berkenaan/fail baru

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 39

SAMPUL KECIL

 Guna kulit Am 435A-Pindaan 1/82
 Bersifat sementara

– Nombor dan tajuk perlu sama dengan fail
induk yang hilang/tidak dapat dikesan

– Kandungan lampiran bermula dengan nombor
satu dan seterusnya

 Perlu dikandungkan ke dalam fail sekiranya fail
asal dijumpai

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 40

SAMPUL KECIL (samb.)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 41

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

 Guna buku SDP yang mengandungi nombor fail dan
tarikh fail perlu dikeluarkan untuk tindakan

 Fail-fail SDP disusun dan disimpan dalam kabinet yang
berasingan dari kabinet menyimpan fail aktif

 Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 42

KAD PERGERAKAN FAIL

 Cara yang lebih baik banding selip doket 89
 Maklumat edaran sama dengan muka depan kulit fail
 Kad dikeluarkan & disusun mengikut no seturut fail.
 Menjimatkan ruang simpanan (kecil)
 Menjimatkan masa pengendalian

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 43

KAD PERGERAKAN FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 44

PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN
FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 45

BORANG – BORANG REGISTRI

Kawalan Pergerakan Fail

1. BORANG : KELUAR MASUK FAIL
2. BORANG : PERMINTAAN FAIL
3. BORANG : KAD/ BORANG PERGERAKAN FAIL
4. BORANG : LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL
5. BORANG : KEMBALIKAN FAIL
6. BORANG : SLIP PINDAAN LAMPIRAN

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 46

Borang Permintaan Fail

Kepada Kerani Registri,
Sila majukan fail berikut:

No. dan Tajuk Fail
1. ……………………………………….….
2. ……………………………………….….
3. ……………………………………….….

T.T : …..……….……………….….
Nama Penuh :…………..…….
Caw/ Bahagian : ……………..
Tarikh : ……….………………….

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 47

Borang Pergerakan Fail

Kepada Registri,

Fail No. / Tajuk ……………………………………….….
……………………………………………………………
telah saya serahkan kepada……………………………
pada………………………………………………………

T.T……………….……. T.T………………………….
Nama……………..……. Nama………………..……..
Tarikh…………………. (Pegawai menerima fail)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 48

Borang Lanjutan Penggunaan Fail

Kepada Registri,

Tajuk Fail
1. ……………………………………….….
2. ……………………………………….….
3. ……………………………………….….

Fail di atas perlu digunakan sehingga: ……………………
T.T……………….…….
Nama……………..…….
Bahagian……………..…….
Tarikh………………….

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 49

Borang Kembalikan Fail

Kepada Registri,
Caw/ Bahagian: ……………………....

No. Fail
1. ……………………………………….….
2. ……………………………………….….
3. ……………………………………….….

Sila kembalikan fail berkenaan di atas yang dirujuk pada: ……………………
Untuk Simpanan di Registri

T.T……………….…….
Nama Penuh ……………..…….
(Kerani Registri)
Tarikh………………….

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 50