pengurusan fail & rekod

KAWALAN MELALUI
SISTEM KOMPUTER

Pergerakan Fail Menggunakan Sistem
Elektronik

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 51

PENUTUPAN FAIL

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 52

FAIL DITUTUP BILA:

• Mencapai ketebalan 4sm ; atau

• Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;

• Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi
dikehendaki untuk pentadbiran harian;

• Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang
perlu diambil ke atas fail tersebut;

• Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;

• Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar
kepada sistem baharu; dan

• Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi
beroperasi;

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 53

PENUTUPAN FAIL

Semak ketebalan fail : 4 sm/100 lampiran (mana2 yang
terdahulu)

Palangkan fail dengan dakwat merah

Dicatat “DITUTUP PADA….JILID 2 DIBUKA” dengan
dakwat biru atau hitam,

Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan
tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod

Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail

Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid
sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3
bulan)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 54

ANM.600-23/2 ARKIB NEGARA MALAYSIA (AM 455-Pin.1/80)
(CAWANGAN SABAH)
ANM.600 – 23 / 2/1
Kertas- Kertas Yang Berhubung
Didaftarkan di bawah perkara

600- PENGURUSAN REKOD

PERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama Tarikh Kandungan Akhir ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
…2.8.95……………… …31.12.2010…… (UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh
kepada dihantar kepada dihantar kepada dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
PTA 1 18.11.95
atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal

F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada

……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :

………………………………………………

(Potong mana yang tiada
berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk persetuju-
an Arkib Negara Malaysia bagi
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUmKAeNmuDsAnLaAhMkaFnAaILtauLAmINemindah)

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 55

(D) Kajian Kedua Pada Thn.

(AM 455-Pin.1/80)

ANM.600-23/2 ARKIB NEGARA MALAYSIA
(CAWANGAN SABAH)

Kertas- Kertas Yang Berhubung ANM.600 – 23 / 2/1

Didaftarkan di bawah perkara

600- PENGURUSAN REKOD

PERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama …2.8.95……………… Tarikh Kandungan Akhir
…31.12.2010……
ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh (UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)
kepada dihantar kepada dihantar kepada dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….…
PTA 1 18.11.95
atau apabila mengandungi 100
F lampiran yang mana lebih awal

24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada

……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :

……………………………………………… 56

(Potong mana yang tiada
berkenaan. Satu senarai hendaklah
dibuat untuk persetuju- an Arkib
Negara Malaysia bagi memusnah
kan atau memindah)

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

A R K I B N E G A R(DA) KMajiAanLKAedYuSa PI aAda Thn.

…………………………..…………………..

BUTIRAN PERGERAKAN FAIL

Butiran dicatat pada kulit fail (singkatan Tiada butiran pergerakan fail
nama jawatan pegawai dan tarikh). Butiran
sama dicatat pada Kad Pergerakan Fail

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 57

PENYIMPANAN FAIL Tulang fail di atas

-Fail Aktif di dalam kabinet besi
menggunakan ‘pocket file’
-Tulang fail di bawah

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 58

PENYIMPANAN FAIL • Fail tidak disusun dengan baik
menyukarkan pengesanan
- Penggunaan ‘mobile rack’ dan
‘pocket file’

- Tulang fail di bawah

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 59

PENYIMPANAN FAIL Fail Tidak Aktif tidak diurus
dan disimpan dengan baik
Fail Tidak Aktif disusun kemas
dan rapi dalam kotak

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 60

SEKIAN
TERIMA KASIH

ARKI B NE G ARA MAL AYS I A 61