E - Book หนังสือราชการ

E - Book
หนงั สอื ราชการ

จดั ทาโดย
นายธนกร กงุ รมั ย์ รหัส 5925010001

เสนอ
ครพู ชั นยิ า ชมุ ผอม

ภาค ฤดรู อ้ น
รหสั วิชา 2501-2010
วิชาการประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชพี
ปีการศกึ ษา 2561
วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

ก

คำนำ

เอกสารฉบับน้ีทาขึ้นเพอ่ื เปน็ เอกสารประกอบการเรียนการสอน หวั ข้อหนังสือราชการ 6 ชนดิ ไดแ้ ก่
หนังสอื ภายนอก , หนงั สือภายใน , หนงั สือประทบั ตรา , หนังสือส่ังการ , คาสง่ั , ระเบยี บ , ขอ้ บงั คับ , หนังสือ
ประชาสมั พันธ์ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ ประกาศสอบแข่งขัน ประกาศประกวดราคา , แถลงการณ์ , ข่าว ,
หนังสอื ท่ีเจา้ หน้าทที่ าขึน้ หรอื รบั ไว้เปน็ หลักฐานในราชการ ตามระเบยี บข้อ 23 , หนงั สอื รบั รอง , รายงานการ
ประชุม , บันทึก ผู้จัดทาหวังว่าคงเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ศึกษาเรียนรู้ หากผิดพลาดประการใด ขออภัยมา ณ
โอกาสน้ี

สารบัญ

เรอ่ื ง หนา้

คานา ก
หนงั สือราชการ 6 ชนิด 1
หนงั สอื ภายนอก 2
รูปแบบ หนังสือภายนอก 6
ตัวอย่าง หนังสอื ภายนอก 7
หนังสือภายใน 8
รปู แบบหนงั สอื ภายใน 10
ตวั อย่างหนงั สอื ภายใน 11
หนังสอื ประทบั ตรา 12
รปู แบบหนงั สอื ประทบั ตรา 14
ตัวอยา่ งหนังสือประทบั ตรา 15
หนงั สอื สงั่ การ /คาสั่ง/ระเบียบ /ขอ้ บงั คบั 16
รปู แบบคาสง่ั 17
ตัวอย่างคาส่ัง 18
รปู แบบระเบียบ 19
ตวั อยา่ งระเบยี บ 20
รูปแบบข้อบงั คับ 21
ตวั อย่างข้อบงั คบั 22
หนังสอื ประชาสมั พันธ์/ประกาศ /แถลงการณ์/ขา่ ว 23
รูปแบบประกาศ ประกาศสอบแขง่ ขนั ประกาศประกวดราคา 24
ตวั อยา่ งประกาศ ประกาศสอบแขง่ ขนั ประกาศประกวดราคา 25
รูปแบบแถลงการณ์ 26
ตวั อย่างแถลงการณ์ 27
รูปแบบข่าว 28
ตวั อยา่ งขา่ ว 29
หนังสือทเ่ี จา้ หน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ/หนงั สือรบั รอง/รายงานการประชุม/บนั ทกึ 30
รปู แบบหนงั สอื รบั รอง 31
ตวั อย่างหนงั สอื รบั รอง 32
รปู แบบรายงานการประชุม 33
ตัวอย่างรายงานการประชุม 34
รูปแบบบันทึก 35
ตัวอยา่ งบนั ทกึ 36

1

หนงั สือราชการ 6 ชนดิ

หนงั สือราชการ 6 ชนดิ ไดแ้ ก่
1. หนังสอื ภายนอก
2. หนงั สอื ภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนงั สอื สงั่ การ
4.1 คาสงั่
4.2 ระเบยี บ
4.3 ขอ้ บงั คับ
5. หนังสอื ประชาสัมพันธ์
มี 3 ชนดิ ได้แก่
1) ประกาศ ประกาศสอบแข่งขัน ประกาศประกวดราคา
2) แถลงการณ์
3) ขา่ ว
6. หนังสอื ที่เจ้าหน้าที่ทาขึน้ หรอื รับไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ ตามระเบียบขอ้ 23
1) หนังสือรับรอง
2) รายงานการประชมุ
3) บันทึก

2

1. หนงั สือภายนอก คือ หนังสือตดิ ตอ่ ราชการท่ีเปน็ แบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครฑุ สูง
3 เซนติเมตร หมกึ สีดา หรือครุฑพิมพ์จากคอมพวิ เตอรอ์ ยู่ก่ึงกลางหน้ากระดาษ ติดต่อ
ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมถี ึงหน่วยงานอ่ืนใดซ่งึ ไมใ่ ช่ส่วนราชการ หรือท่ีมี
ถึงบุคคลภายนอก เช่น กระทรวงพาณิชย์มีหนงั สือถึงกระทรวงอุตสาหกรรม กรมการ
คา้ ตา่ งประเทศมหี นงั สอื ถึงบริษทั กก จากดั หรอื ถงึ นาย กร เกง่ ทกุ ทาง เป็นต้น

หนังสือภายนอกประกอบด้วยสว่ นสาคัญ 4 ส่วน ดงั นี้

1.1 สว่ นหัวหนังสอื ประกอบดว้ ย

1.1.1 ลาดบั ชน้ั ความลับ (ถา้ ม)ี ลาดบั ช้ันความลบั มี 3 ลาดบั ได้แก่ ลับ ลบั มากและ

ลบั ท่สี ดุ

1.1.2 ลาดับชน้ั ความเร่งด่วน (ถา้ มี) ลาดบั ชนั้ ความเรง่ ด่วนมี 3 ลาดบั ไดแ้ ก่ ดว่ น

ดว่ นมาก และดว่ นที่สดุ

1.1.3 ที่ ใหใ้ ส่รหัสด้วยพยญั ชนะ (ตวั ย่อส่วนราชการ) เลขประจาของเจ้าของเร่อื ง /

เลขทะเบียนหนังสือส่งออกเรียงตามลาดบั จนส้ินปปี ฏิทินแล้วเริ่มนบั ใหม่ในปีต่อไป เช่น
ท่ี พณ 0201/0056

1.1.4 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ใส่ชื่อส่วนราชการ สถานท่ีราชการ หรือ
สานักงานคณะกรรมการ ท่ีเป็นเจ้าของหนังสือนั้น พร้อมท่ีอยู่ของส่วนราชการไว้ด้าน
ขวามือของหนังสือ เชน่

กระทรวงพาณิชย์

44/100 ถนนนนทบุรี 1

อ.เมือง จ.นนทบรุ ี11000

การพมิ พ์ตามข้อ 1.1.3 และขอ้ 1.1.4 ต้องอยรู่ ะดบั ทเ่ี ลบ็ ครฑุ

1.1.5 วันที่ ให้ใส่ตัวเลขของวนั ที่ ช่อื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราช

ท่ีออกหนงั สือ เช่น 16 เมษายน 2556 โดยตวั เลขวันท่ีจะต้องอย่รู ะยะตรงหางครฑุ

3

1.1.6 เรือ่ ง ให้ใสเ่ รื่องยอ่ ทีเ่ ปน็ ใจความสั้นที่สุดของหนังสอื ฉบบั นั้น ในกรณที ี่เปน็

หนงั สอื ตอ่ เนอื่ งโดยปกตใิ หใ้ ส่เร่ืองของหนังสือฉบบั เดิม

1.1.7 คาขน้ึ ตน้ ให้ใชค้ าขึ้นตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือ (รายละเอยี ดกาหนดไว้

ท้ายภาคผนวก 2 ของระเบียบงานสารบรรณ) ตามด้วยชื่อตาแหน่งของผู้ลงนามใน
หนังสอื ทมี่ มี าถงึ หรอื ชอื่ บคุ คลโดยตรง กรณีท่มี ถี ึงตัวบคุ คลไม่เก่ยี วกับตาแหนง่ หนา้ ที่

1.1.8 อ้างถงึ (ถา้ มี) ให้อา้ งถงึ หนังสอื ทีเ่ คยมีตดิ ต่อกันเฉพาะหนังสือทสี่ ่วนราชการ

ผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน โดยให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขท่ีหนังสือ วันท่ี
เดือน ปี ของหนังสือนั้นถ้าหนังสือที่อ้างถึงมีทั้งช้ันความลับและช้ันความเร็วในฉบับ
เดียวกนั ให้ระบชุ ้ันความลับก่อนช้นั ความเรว็ เช่น

อ้างถึง หนงั สือกระทรวงพาณิชย์ ลับมาก ด่วนท่ีสุด ท่ี พณ 0201/4575 ลงวันที่ 27
มกราคม 2556 เปน็ ตน้

“การที่ตอ้ งอา้ งถึง เพอื่ แสดงหลักฐานให้เจ้าหน้าทข่ี องส่วนราชการผู้รบั หนงั สือ สามารถค้นเรอื่ งเดมิ เพอ่ื

ประกอบการพจิ ารณาได้งา่ ย ถา้ ไม่มกี ารอา้ งถงึ ไมต่ ้องพิมพไ์ ว้”

1.1.9 ส่ิงทส่ี ่งมาดว้ ย (ถา้ ม)ี ใหร้ ะบสุ ่ิงของ หรือเอกสาร ท่สี ่งไปพรอ้ มกับหนังสือน้นั โดย

ระบุจานวนเอกสารท่ีส่งไปด้วย เช่น ส่ิงท่ีส่งมาด้วย แบบสรุปประวัติการเสนอเร่ืองการ
แต่งตั้งต่อคณะรัฐมนตรีจานวน 5 หน้า เปน็ ต้น ในกรณีทไี่ ม่สามารถส่งไปในซองเดยี วกัน
ไดใ้ หแ้ จ้งว่าส่งไปโดยทางใด

1.2 สว่ นของขอ้ ความทีเ่ ปน็ เหตุ คือ เป็นขอ้ ความที่ผู้มหี นังสือแจ้งความจาเป็นทตี่ อ้ งมี

หนังสือไปยังผรู้ ับหนงั สือซึง่ อาจมยี ่อหน้าเดยี วหรือหลายย่อหนา้ ก็ได้ กรณมี ีหลายยอ่ หน้า
ๆ แรกให้สื่อภาพรวม และย่อหน้าต่อไปเป็นการขยายความ โดยหน่ึงย่อหน้าให้มีหน่ึง
ประเด็น

1.2.1 ถ้าติดต่อกนั เกยี่ วกับเร่ืองน้ันเป็นครง้ั แรก ขึน้ ต้นวา่ “ด้วย” หรือ “เนอื่ งจาก”

1.2.2 ถ้าเป็นหนังสอื ตอบ หรือมกี ารอา้ งถึงเรอ่ื งเดมิ ท่ีเคยตดิ ตอ่ กันมากอ่ น ขึน้ ต้นโดย

4

ใช้คาว่า “ตาม” “ตามท่ี” หรือ “อนุสนธิ” แล้วสรุปใจความสั้นๆ ท่ีคลุมเนื้อหาสาคัญ
ของหนังสอื ฉบับทอี่ า้ งถงึ
ลงท้ายดว้ ยคาว่า “น้ัน” แลว้ ขึ้นยอ่ หน้าใหม่เขียนขอ้ ความทส่ี ืบเนื่อง หรือผลต่อเน่ืองกับ
หนงั สอื ทอ่ี ้างถึงน้ัน
วา่ ดาเนินการอะไรไปบา้ งแลว้ เพ่ือเช่อื มโยงวัตถุประสงค์ในย่อหนา้ ตอ่ ไป
1.3 ส่วนของข้อความท่ีเป็นจุดประสงค์ คือ แสดงความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่า
ประสงค์
จะใหผ้ ูร้ บั หนังสอื ทาอะไร อยา่ งไร เช่น

- เพ่ือทราบ
- เพอ่ื ใหน้ าเสนอตอ่ ไป
- เพอื่ พจิ ารณา
- เพื่อส่งั การ
- เพ่อื ยดึ ถอื เปน็ หลักปฏบิ ัติ
- เพื่ออนุมัติ
การเขียนควรขึ้นย่อหน้าใหม่จาก “เหตุที่มหี นังสือไป” และกรณมี ีหลายเร่อื งให้เขียนเป็น
ขอ้ ๆ วัตถุประสงคข์ องเร่ืองอาจเป็นลักษณะคาขอ คาสงั่ คาอนมุ ัติ หรอื ข้อตกลงก็ได้ โดย
ยอ่ หนา้ ใหม่ขึ้นต้นดว้ ยคาว่า “จึง” แล้วตอ่ ด้วยความมุ่งหมายหรือวัตถปุ ระสงคข์ องเร่ือง
เชน่ จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดทราบ
1.4 ส่วนทา้ ยหนงั สอื มรี ายการตา่ งๆ ได้แก่
1.4.1 คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผู้รบั หนังสอื ตามระเบยี บงานสาร
บรรณ เชน่ บคุ คลธรรมดา ใชค้ าวา่ ขอแสดงความนบั ถอื เป็นตน้
1.4.2 ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชื่อเจา้ ของหนงั สือ และพมิ พ์ช่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือชอ่ื
ไว้ใตล้ ายมอื ชือ่

5

1.4.3 ตาแหน่ง ใหใ้ ส่ตาแหน่งของเจ้าของหนงั สือ

1.4.4 ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง ใหใ้ สช่ ่ือส่วนราชการเจ้าของเร่อื งหรือหน่วยงานท่ีออก
หนังสือ

1.4.5 โทรศัพท์ ให้ใส่หมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่
ออกหนังสือ และหมายเลขภายใน (กรณีท่ีเปน็ สายต่อ) ไวด้ ้วย

1.4.6 โทรสาร ให้ใสห่ มายเลขโทรสารสว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานท่ีออก

หนงั สอื

1.4.7 สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณที จ่ี ัดส่งสาเนาใหส้ ่วนราชการหรอื บุคคลอ่ืนทราบ

และประสงค์ให้ผู้รับทราบว่าได้มีสาเนาให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ช่ือเต็มหรือชื่อย่อของส่วน
ราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสาเนาไปให้ ถ้ามีรายช่ือส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายช่ือท่ี
แนบและแนบรายชอื่ ไปด้วย

6

7

8

2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเปน็ แบบพิธีน้อยกว่าหนงั สือภายนอกเป็น
หนังสือท่ตี ิดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั เดยี วกนั ใช้เป็นกระดาษบันทึก
ข้อความตามแบบท่ีกาหนดไว้ ซ่ึงแตกต่างจากหนังสือภายนอก บันทึกข้อความจะ
กล่าวถงึ อ้างถึงและสิ่งท่ีส่งมาด้วยไว้ในสว่ นข้อความ (ถ้ามี)จะไม่ยกขนึ้ เปน็ หัวข้อ และท่ี
สาคัญคือหนังสือภายในจะไม่มีคาลงท้าย เป็นต้น หนังสือภายในประกอบไปด้วย
โครงสร้าง 3 ส่วน คือ

2.1 ส่วนหัวหนงั สอื จะใชก้ ระดาษท่มี คี าวา่ บนั ทึกขอ้ ความ (อยูต่ รงก่ึงกลางกระดาษ)

และมีครุฑ ขนาด 1.5 ซม. อยู่ด้านซ้ายมือเหนือส่วนราชการ และมีส่วนสาคัญ
ประกอบดว้ ย

2.1.1 ชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรอื หน่วยงานที่ออกหนังสอื ถ้าสว่ นราชการ

ท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ใส่ช่ือส่วนราชการท้ังระดับกรมและสานัก/กอง
ถ้าสว่ นราชการท่ีออกหนังสอื อยู่ตา่ กว่ากรมลงมา ใหใ้ สช่ ื่อสานัก/กอง พร้อมทง้ั หมายเลข
โทรศัพท์ โทรสาร และหมายเลขภายใน (ถา้ มี)

2.1.2 ที่ ใหใ้ ส่รหสั ดว้ ยพยญั ชนะ (ตวั ย่อสว่ นราชการ) เลขประจาของเจา้ ของเรอ่ื ง

และเลขทะเบียนหนังสือส่งเรยี งตามลาดับจนสิ้นปีปฏิทินแลว้ เริม่ นับใหม่ในปีต่อไป เช่น
ที่ พณ 0201/0056

เชน่ เดียวกบั หนังสือภายนอก

2.1.3 วนั ที่ ใหใ้ สต่ ัวเลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราช

ท่อี อกหนงั สือ เชน่ 16 เมษายน 2556 เช่นเดยี วกบั หนังสือภายนอก

2.1.4 เร่ือง ให้ใส่เรอื่ งยอ่ ทเ่ี ป็นใจความส้นั ทส่ี ดุ ของหนังสอื ฉบับน้ัน ในกรณีที่เปน็

หนงั สอื ต่อเนอ่ื งโดยปกตใิ ห้ลงเรอ่ื งของหนงั สอื ฉบับเดมิ เช่นเดยี วกับหนงั สือภายนอก

2.1.5 คาขึ้นตน้ ใหใ้ ช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผูร้ ับหนังสอื (รายละเอียดกาหนดไว้

9

ท้ายภาคผนวก 2 ของระเบียบงานสารบรรณ) ตามด้วยช่ือตาแหน่งของผู้ลงนามใน
หนังสือท่ีมีมาถึง หรือช่ือบุคคลโดยตรง กรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เก่ียวกับตาแหน่งหน้าท่ี
เชน่ เดยี วกับหนังสือภายนอก

2.2 ขอ้ ความ ใหม้ ีสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย ประกอบไปด้วย

2.2.1 ตน้ เร่ืองหรือเรอ่ื งเดิม กรณีเป็นเร่ืองใหมย่ ังไมเ่ คยมีการดาเนนิ การในเรอื่ งนั้น

มาก่อนให้ใช้ “ต้นเรื่อง” ถ้าเรื่องน้นั มีการดาเนินการมาก่อนแล้วให้ใช้ “เรื่องเดิม” โดย
สรุปความเป็นมาของเรอ่ื งเดมิ อย่างยอ่ วา่ เปน็ มาเป็นอย่างไร

2.2.2 ขอ้ เท็จจรงิ เป็นการอธิบายใหท้ ราบถงึ เหตกุ ารณท์ ีเ่ ปน็ อย่ใู นปัจจุบนั

ซง่ึ เป็นผลสบื เนือ่ งหรอื มคี วามเกย่ี วขอ้ งกับเรือ่ งเดิม

2.2.3 ขอ้ กฎหมาย (ถา้ ม)ี เปน็ การอธบิ ายเน้อื หาของกฎหมายทเี่ ก่ียวข้องโดยสงั เขป

โดยไมต่ ้องคดั ลอกมาท้งั หมดเป็นรายมาตรา แต่ในกรณีทีไ่ ม่มีขอ้ กฎหมายก็ไมต่ ้องมีขอ้ นี้

2.2.4 ขอ้ พิจารณา เปน็ การสรุปข้อสงั เกตที่สาคญั ทคี่ วรหยบิ ยกมาใหผ้ ้บู งั คับบญั ชา

พจิ ารณาประกอบการตัดสินใจ กรณที ่ีเป็นเรือ่ งทไ่ี มย่ ุ่งยากซับซ้อน

2.2.5 ข้อเสนอ เปน็ การชีป้ ระเด็นให้ผ้บู งั คับบัญชาพิจารณาสง่ั การ เชน่ เพอื่ ทราบ

เพ่ือใหค้ วามเห็นชอบ เพ่อื อนุมัติ เพอ่ื ลงนาม ฯลฯ

2.3 ลงชือ่ และตาแหน่ง เช่นเดยี วกบั หนังสอื ภายนอก

ขนาดครฑุ ของหนังสอื ภายในหรือบันทกึ ท่ีใชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ กาหนดขนาดครฑุ เท่ากบั 1.5เซนติเมตร
และใช้สีดา ขนาดของหัวกระดาษ “บันทึกข้อความ” ให้ใช้ตัวอักษรขนาด 29 พ. ตัวหนา ส่วนหัวหนังสือ
ประกอบดว้ ย สว่ นราชการ ที่ วันท่ี เรือ่ ง ใช้ตัวอักษรขนาด 20 พ. ตวั หนา และเรียนใชต้ วั อกั ษรปกติ ชนิดและ
ขนาดตัวอกั ษรใชต้ ัวอักษร (Font) TH SarabunPSK ๙ ขนาด 16 พ. การเขียนชอ่ื หน่วยงานจะตอ้ งสอดคล้อง
กับตาแหนง่ ผู้ลงนาม ซ่ึงเปน็ เจา้ ของหนงั สอื กล่าวคือ ผู้ใดลงนามช่อื หนว่ ยงานนั้นจะอยู่ลาดับต้น สว่ นเจ้าของ
เรื่องทเี่ ป็นสว่ นราชการรองจะอยลู่ าดับหลังต่อดว้ ยโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องน้ัน

10

11

12

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป โดยให้หัวหน้าสว่ นราชการระดับกองหรือผูท้ ่ีได้รับ
มอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็นผู้รับผิดชอบลงช่ือยอ่ กากับตรา
โดยใช้ได้ท้ังระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานท่ีไม่ใช่ส่วนราชการ
และกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ไ่ี ม่ใช่เรือ่ งสาคญั เช่น

- การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ

- การส่งสาเนาหนงั สือ ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร

- การตอบรับทราบท่ีไม่เก่ียวกบั ราชการสาคัญหรอื การเงิน

- การแจง้ ผลงานทไ่ี ดด้ าเนินการไปแล้วใหส้ ่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องทราบ

- การเตอื นเรอื่ งท่คี า้ ง

- เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเป็นคาสั่งให้ใช้
หนงั สือประทับตรา

โครงสร้างของหนังสือประทับตรา ประกอบด้วยส่วนสาคัญ 4 ส่วน หรือ 3
สว่ น แลว้ แตก่ รณดี งั นี้

1) สว่ นหัวหนงั สอื

1.1 ลาดับช้ันความลับ (ถ้ามี) ลาดับช้ันความลับมี 3 ลาดับ ได้แก่ ลับ ลับ
มาก และ ลบั ทส่ี ุด

1.2 ลาดับช้ันความเร่งด่วน (ถ้ามี) ลาดับช้ันความเร่งด่วนมี 3 ลาดับ ได้แก่
ดว่ น ด่วนมาก และ ด่วนทสี่ ุด

1.3 ที่ ให้ใส่รหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ) เลขประจาของเจ้าของ
เร่ือง และเลขทะเบียนหนังสอื ส่งเรียงตามลาดับจนสิ้นปีปฏทิ ินแลว้ เรมิ่ นบั ใหม่ในปตี ่อไป
เช่น ท่ี พณ 0201/1156

1.4 คาข้ึนต้นใช้คาว่า “ถึง” ให้ระบุชื่อส่วนราชการหรือบุคคลที่จะมีหนังสือ
ไปถึง เชน่ ถึง สานักงานปลัดกระทรวงอุตสาหกรรม

13

2) ส่วนของข้อความท่ีเป็นเหตุหรือจุดประสงค์ท่ีมีหนังสือไป การเขียนเหตุ
หรือจุดประสงค์ท่ีมหี นังสือไปอาจเขียนแยกกันคนละย่อหน้า หรือเขียนรวมไวใ้ นย่อหน้า
เดียวกับ โดยไม่ต้องขึ้นย่อหน้าใหมก่ ็ได้เพราะส่วนมากจะมีขอ้ ความสน้ั ๆ หรือบางคร้ังมี
แตจ่ ุดประสงค์ที่มีหนังสอื ไปโดยไมต่ ้องอ้างเหตทุ ี่ต้องมหี นังสอื ไป

3) ส่วนท้ายหนังสือ ประกอบด้วย ชื่อส่วนราชการท่ีส่งหนังสือออก ชื่อย่อ
ของผู้ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการกากับตราน้ันแทน วันเดือนปีท่ีออก
หนังสือ ใช้ตราส่วนราชการประทับการระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองและหมายเลข
โทรศัพทใ์ นส่วนท้ายหนังสือ เชน่ เดยี วกับหนังสือภายนอก

หนงั สือประทบั ตราใช้ กระดาษครุฑ ซงึ่ อาจเป็นกระดาษตราครุฑนูน หรอื ครุฑป้ัม หรอื ครฑุ พิมพ์
จากคอมพิวเตอร์ ขนาดครฑุ สงู 3 เซนตเิ มตร และครฑุ ควรอยู่ก่งึ กลางหนา้ กระดาษ ตราส่วนราชการประทับใช้
หมึกสแี ดง

14

15

16

4. หนังสอื สัง่ การ เปน็ หนังสือที่จดั ทาข้ึนเพื่อให้ปฏบิ ัตติ าม มี 3 ชนิด คือ

4.1 คาส่งั คอื ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาส่ังการใหป้ ฏบิ ัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
ใชก้ ระดาษตราครุฑและทาตามแบบทกี่ าหนดไว้ตามระเบียบขอ้ 16

4.2 ระเบียบ คือ ข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยอาศัยอานาจของ
กฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพอ่ื ถือเป็นหลักในการปฏิบตั ิงาน ใช้กระดาษตราครุฑ และทาตาม
แบบท่ีกาหนดไวต้ ามระเบยี บขอ้ 17

4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจ
ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบที่กาหนด
ไวต้ ามระเบยี บขอ้ 18

17

18

19

20

21

22

23

5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์เปน็ หนังสอื ทจ่ี ัดทาขึ้นเพ่อื ชี้แจงหรือแนะนาทางใหป้ ฏบิ ัติ
รวมทัง้ เพื่อทาความเขา้ ใจในกิจการของทางราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรอื กรณีต่าง
มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่

1) ประกาศ คอื ขอ้ ความทีท่ างราชการประกาศหรอื ช้แี จงให้ทราบหรอื แนะ
แนวทางปฏบิ ัติใหใ้ ช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบที่กาหนดไวต้ ามระเบยี บขอ้
20

2) แถลงการณ์ คอื ข้อความทท่ี างราชการแถลงเพอื่ ความเข้าใจในกิจกรรม
ของทางราชการหรอื เหตุการณ์หรือกรณีอืน่ ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใชก้ ระดาษตรา
ครุฑและให้จัดทาตามแบบท่กี าหนดไว้ตามระเบียบข้อ 21

3) ขา่ ว คือ ข้อความทที่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบโดยจัดทาตาม
แบบท่ีกาหนดไวต้ ามระเบียบขอ้ 22

24

25

26

27

28

29

30

6. หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตามระเบียบข้อ 23
เป็นหนังสือท่ีทางราชการทาขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่
บุคคลภายนอก หรอื หน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการมีมาถึง ส่วนราชการ และส่วนราชการ
รับไว้เปน็ หลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ ไดแ้ ก่

1) หนงั สือรับรอง คือ หนงั สอื ท่สี ว่ นราชการออกเพื่อรับรองแก่บุคคลนิติบุคคล
หรือหน่วยงานเพื่อวัตถปุ ระสงคอ์ ย่างหนึ่งอยา่ งใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทว่ั ไปไม่จาเพาะ
เจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และใหจ้ ัดทาตามแบบทกี่ าหนดไว้ ตามระเบยี บขอ้ 24

2) รายงานการประชุม คือ การบันทึกความเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม
ประชุม และมติของที่ประชมุ ไว้เปน็ หลกั ฐาน ให้จดั ทาตามแบบที่กาหนดไว้ ตามระเบียบ
ข้อ 25

3) บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ
ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าท่ีหรือหน่วยงานระดับ
ต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษ
บนั ทกึ ขอ้ ความ ตามระเบยี บข้อ 26

31

32

33

34

35

36