BUKU PANDUAN EKSA KV SEGAMAT 2022

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

DASAR DAN GARIS
PANDUAN
PELAKSANAAN
EKSA

KOLEJ VOKASIONAL SEGAMAT

1

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

ISI KANDUNGAN

BIL KANDUNGAN MUKASURAT

1 SEIKHLAS BINGKASA 1

2 DASAR EKSA 2

3 CARTA PERBATUAN / CARTA GANT 7

4 CARTA ORGANISASI EKSA 9

5 PENGENALAN 11

6 RUJUKAN UTAMA 13

7 SKOP TUGAS 15

8 LANGKAH DEMI LANGKAH PELAKSANAAN EKSA 20

9 KEPERLUAN ASAS PELAKSANAAN EKSA (SECARA UMUM ) 32

10 PELARASAN KESERAGAMAN 51

11 PINDAAN, KAWALAN DAN MAKLUMBALAS 55

12 PENGHARGAAN 57

2

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

KATA ALUAN PENGARAH

Setinggi ucapan terima kasih kerana diberi peluang untuk melakar tinta
untuk Buku Panduan EKSA Kolej Vokasional Segamat.

Tinta saya ini lebih menjurus kepada slogan ‘melahirkan tenaga kerja
yang berpengetahuan dan bersahsiah’ sering disebut dan diingatkan berulang
kali kepada semua warga Kolej Vokasional. Slogan ini juga adalah konsisten
dengan slogan “EKSA AKTIF KVS KONDUSIF” berazam menjadikan Kolej
Vokasional Segamat sebagai Jabatan yang membudayakan Amalan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) secara disiplin dan berpasukan bagi
menyediakan persekitaran kolej yang konduktif, selamat dan selesa di samping
meningkatkan kualiti kerja serta imej jabatan.

Selaian itu, objektif EKSA menampilkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan berterusan mengikut piawaian yang ditetapkan
dan memastikan pembudayaan amalan Ekosistem (EKSA) yang cekap dan
berkesan ke arah menyumbang kepada kecemerlangan Jabatan amat
bertepatan sekali dengan misi KVS.

Selari dengan itu, visi EKSA menjadikan Kolej Vokasional Segamat
sebagai pusat pembelajaran sepanjang hayat yang unggul dengan iltizam
meyediakan suasana dan persekitaran pengajaran dan pembelajaran yang
selamat dan selesa di samping memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada
pelajar melalui pembudayaan amalan Ekosistem (EKSA) yang berterusan,
sejajar dengan misi EKSA tersebut.

Akhir kalam, segala aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan untuk
kemenjadian pelajar itu perlu disokong dan diteruskan oleh pelbagai pihak bagi
melahirkan insan yang bersahsiah tinggi, berintelektual dan cemerlang di dunia
dan akhirat.

3

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

4

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

1. LOGO EKSA

KETERANGAN SETIAP ELEMEN LOGO

BUMI Melambangkan kesedaran untuk menjaga dan
mengekalkan keadaan semulajadi dalam
kehidupan, kestabilan, kedamaian dan
ketulenan

TANGAN Melambangkan kerjasama di kalangan warga
KVS menggalas tanggungjawab demi
menjayakan amalan EKSA

EKSA Teks EKSA merujuk kepada Ekosistem
TEKS Kondusif Sektor Awam.

EKSA mewujudkan persekitaran tempat kerja

yang berkualiti, meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan pengurusan organisasi,

mengenalpasti, mengurangkan dan

menghapuskan pembaziran.

EKSA AKTIF KVS KONDUSIF Tulisan EKSA AKTIF KVS KONDUSIF
TEKS merujuk kepada slogan rasmi EKSA Kolej
Vokasional Segamat

5

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

PENGGUNAAN WARNA
Warna yang digunakan adalah biru, merah, jingga dan hijau

BIRU Melambangkan kesempurnaan,

kebersihan dan keselesaan

MERAH Melambangkan semangat keteguhan serta
sifat tidak mudah berputus asa dalam
menempuh cabaran di kalangan warga
KVS

JINGGA Melambangkan bijak dan cermat dalam
menjalankan rutin harian

HIJAU Melambangkan nilai-nilai yang positif serta
harmoni terhadap persekitaran dan
penerapan amalan hijau / Go Green

2. SLOGAN EKSA

“EKSA AKTIF KVS KONDUSIF “

3.POLISI EKSA

Kami berazam menjadikan Kolej Vokasional Segamat sebagai Jabatan
yang membudayakan Amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA) secara disiplin dan berpasukan bagi menyediakan persekitaran
kolej yang konduktif, selamat dan selesa di samping meningkatkan
kualiti kerja serta imej jabatan.

6

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

4. OBJEKTIF EKSA

Menampilkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan
berterusan mengikut piawaian yang ditetapkan dan memastikan
pembudayaan amalan Ekosistem (EKSA) yang cekap dan berkesan ke
arah menyumbang kepada kecemerlangan Jabatan

5. VISI EKSA

Menjadikan Kolej Vokasional Segamat sebagai pusat pembelajaran
sepanjang hayat yang unggul dengan iltizam meyediakan suasana dan
persekitaran pengajaran dan pembelajaran yang selamat dan selesa di
samping memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelajar melalui
pembudayaan amalan Ekosistem (EKSA) yang berterusan.

6. MISI EKSA

1. Menyediakan persekitaran dan suasana kerja yang selesa,konduksif
dan selamat.

2. Mewujudkan pengurusan persekitaran berkualiti secara sistematik.
3. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan operasi di

tempat kerja.
4. Menguruskan sumber jabatan secara optimum dan komited untuk

mengelakkan pembaziran.
5. Melahirkan warga kolej yang kreatif dan inovatif serta menghayati

alam sekitar

7

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

8

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

BIL PROGRAM BULAN JANUA

MINGGU 1 2 3

1 PENUBUHAN JAWATANKUASA EKSA RANCANG 11

SEBENAR 11

2 MESYUARAT JK PELAKSANA EKSA RANCANG 13

SEBENAR 13

PELANCARAN EKSA 2022 RANCANG 2

SEBENAR

3 TAKLIMAT EKSA / LATIHAN - PENSYARAH DAN PELAJAR RANCANG

SEBENAR

4 TAKLIMAT EKSA / LATIHAN - PELAJAR BARU RANCANG

SEBENAR

5 AUDIT 1 - DALAMAN RANCANG

SEBENAR

6 GOTONG ROYONG PERDANA - 5S RANCANG

SEBENAR

7 GOTONG ROYONG BERKALA - 5S RANCANG

SEBENAR

8 INOVASI SISTEM PENGURUSAN FAIL/STOR/SUDUT KITAR RANCANG
SEMULA
SEBENAR

9 AUDIT 2- DALAMAN RANCANG

SEBENAR

10 PRA AUDIT RANCANG

11 AUDIT SILANG BPLTV SEBENAR
RANCANG

SEBENAR

ARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN CATATAN

3 412341234123412341234

20

9

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

10

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

11

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

12

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
PENGENALAN

Kolej Vokasional Segamat ( KVS ) mengadaptasi Amalan 5S, satu
kaedah pengurusan dari Jepun yang memfokuskan persekitaran kerja
berkualiti, seterusnya mensasarkan peningkatan kualiti perkhidmatan ke arah
kecemerlangan. Pihak MAMPU telah menjenamakan semula kaedah 5S ini
kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang menekankan lagi dari
segi penjagaan alam sekitar. Garis panduan ini menjadi rujukan penting semua
anggota KVS untuk menjayakan pelaksanaan EKSA. Perkara ini ditulis khas
secara terperinci dan spesifik supaya bersesuaian, realistik dan praktikal untuk
diikuti oleh semua warga kerja KVS.

Pengaudit Dalaman juga diharap akan mempunyai tahap pengetahuan
yang tinggi dan lebih berkeyakinan terutamanya apabila mengaudit mengikut
komponen generik EKSA. Di KVS, 5S bukan sekadar 5 elemen utama yang
telah diketahui umum, malah amalan-amalan kualiti lain turut diintegrasikan;
contohnya, Amalan 5S yang lebih kepada kriteria keselamatan di lokasi seperti
makmal dan bengkel. Ciri-ciri baik yang lain seperti keselamatan, kesihatan,
keselesaan, menjurus kepada penjimatan sumber alam sekitar turut ditekankan.

Garis panduan ini dibuat sedemikian rupa agar tidak terlalu tegar (rigid).
Ini akan memudahkan setiap zon mengamalkan EKSA mengikut kreativiti
masing-masing tanpa terikat kepada rekabentuk (design) tertentu sahaja;
justeru, menggalakkan percambahan idea-idea terbaru yang akan dapat
dikongsikan dengan zon-zon lain pula.

Dengan ini, EKSA di KVS bersifat dinamik, progresif dan kompetetif.
Dengan EKSA, penghasilan projek-projek kualiti yang inovatif dan kreatif juga
dijangka akan dihasilkan demi memudahkan pelaksanaan EKSA di kolej ini.

13

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

14

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
RUJUKAN UTAMA
i. Panduan Amalan 5S Sektor Awam terbitan MAMPU 2010.
ii. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014 (Ekosistem

Kondusif Sektor Awam)
iii. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA).
iv. Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2014 (Garis Panduan Kaedah Penjimatan

Tenaga di Pejabat dan Premis Kerajaan)
v. Arahan Perbendaharaan.
vi. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan

Pejabat).
vii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 (Tatacara Pengurusan Stor

Kerajaan, TPS).
viii. Arahan-arahan Keselamatan 1986.

15

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

16

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

SKOP TUGAS JAWATANKUASA EKSA

BIL JAWATANKUASA BIDANG TUGAS

1 Pengerusi  Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

EKSA.

 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA

 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan

 Menentukan belanjawan dan sumber-sumber

kewangan

 Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan

fasilitataor

 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan

 Mengawal dan menilai kemajuan pelaksanaan

dengan bantuan jawatankuasa kecil ( Latihan,

Promosi dan Audit Dalaman ) dan

 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui

contoh amalan terbaik

2 Jawatankuasa  Menentukan arah keseluruhan pelaksanaan EKSA.

Kerja  Membentuk pelan pelaksanaan EKSA.

 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber

kewangan.

 Menetapkan polisi / peraturan serta garis panduan.

 Membangunkan panduan pelaksanaan Amalan

Persekitaran Kerja Berkualiti EKSA.

 Menetapkan sistem ganjaran / penghargaan.

 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan

dengan bantuan Jawatankuasa Audit dalaman

EKSA.

 Mengawal pelaksanaan EKSA dengan

pembentukan standard yang sesuai.

 Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan EKSA

melalui contoh amalan terbaik.



17

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

BIL JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
3 Fasilitator
 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon
4 Penyelaras
dan ahli
5. Setiausaha
 Memastikan semua kumpulan mematuhui peraturan
6. Jawatankuasa
Latihan dan Lawatan dan panduan yang disediakan

 Menentukan pembahagian zon

 Menjadikan pengantara untuk menyampaikan

maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan

kumpulan pelaksana

 Menyelaras dan memantau aktiviti

 Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksanaan EKSA

 Menyelaras program EKSA

 Melaporkan kemajuan dan status pelaksana EKSA

 Memantau pengurusan aktiviti promosi, latihan dan

audit

 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA

dalam organisasi

 Menyediakan memo / surat penggilan mesyuarat

/penangguhan kelas/makluman program

 Mencatat minit

 Menyediakan fail

 Menghantar surat

 Membuat dan mengumpul laporan lengkap EKSA

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi

memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja

dalam organisasi

 Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari

semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA

 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja

diberikan latihan EKSA secukupnya

18

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

 Menguruskan dokumentasi seperti label, papan
tanda dan sebagainya supaya seragam.

 Menguruskan urusan lawatan penandaarasan EKSA
ke organisasi luar yang telah/sedang melaksanakan
EKSA

 Menguruskan urusan lawatan penandaarasan EKSA
daripada organisasi luar seperti persediaan tempat,
jamuan dan sebagainya

7 Jawatankuasa  Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi
Promosi EKSA

8 Jawatankuasa Audit  Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi
Dalaman memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan
pelaksanaan EKSA
9. Jawatankuasa ICT
dan Dokumentasi  Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang
telah dilaksanakan

 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap
kesedaran EKSA di kalangan warga kolej

 Menyediakan kriteria audit dalam EKSA
 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit

dalam EKSA
 Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa

ke semasa mengikut keperluan
 Menyediakan panduan pelaksanaan EKSA di KVS.
 Membantu jawatankuasa audit dalaman, latihan dan

promosi,.
 Menyediakan maklumat EKSA untuk dimuatkan

dalam Laman Web Kolej Vokasional Segamat.
 Menyediakan Buletin EKSA.
 Melaporkan aktiviti dan dokumentasi yang telah

dilaksanakan kepada Penyelaras EKSA.

19

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

10 Jawatankuasa  Menyediakan garis panduan pelaksanaan inovasi &
Inovasi & amalan hijau di KVS.
Pembudayaan
Amalan Hijau  Memberi penerangan kepada ketua zon dan ahlinya
tentang inovasi & amalan hijau bekerjasama dengan
11 Ketua Zon JK Latihan.

12 Ahli Zon  Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-
ahli kumpulan

 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam
pelaksanaan EKSA

 Merancang aktiviti kumpulan
 Memberikan maklum balas mengenai status

pelaksanaan EKSA kepada fasilitator
 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar

kepada ahli- ahli kumpulan
 Memberikan komitmen secara berterusan dalam

pelaksanaan EKSA
 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif
 Bekerjasama dalam kumpulan
 Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea

bagi menjayakan pelaksanaan EKSA

20

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

21

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

Selepas merancang dan menyiapkan semua skop asas yang diperlukan
seperti pembentukan dasar, visi, misi, objektif dan polisi EKSA, carta perbatuan
telah dibuat untuk merancang setiap aktiviti yang perlu dilaksanakan. Skop
tugas dan carta jawatankuasa juga dibina selepas pegawai dilantik oleh Ketua
Jabatan (di kolej vokasional, ketua jabatan merupakan Tuan Pengarah).

Pengarah akan secara automatik menjadi pengerusi jawatankuasa
induk dan beliau akan memilih salah seorang pegawai di bawahnya (biasanya
pensyarah) sebagai pegawai. Selepas perbincangan antara pengerusi dan
pegawai, Jawatankuasa Induk EKSA ditubuhkan dengan surat lantikan
dikeluarkan untuk semua ahli jawatankuasa.

Pelan Pembahagian zon telah dibina selepas pembinaan jawatankuasa.
Selepas semua ahli jawatankuasa telah dilantik, pelaksanaan amalan EKSA
telah dijalankan mengikut langkah-langkah seperti dalam penerangan yang
seterusnya.

1. PELAKSANAAN MAJLIS PELANCARAN EKSA

Majlis pelancaran ini dibuat untuk tujuan mengumumkan kepada semua warga
kolej bahawa pihak kolej sedang melangkah ke arah pensijilan MAMPU.

2. KURSUS

SEMUA STAF perlu menghadiri Kursus EKSA yang dianjurkan oleh
Jawatankuasa Latihan EKSA. Penceramah perlu arif mengenai Amalan EKSA
dimana beliau sebaiknya sudah pernah hadir kursus Amalan EKSA.

PELAJAR juga perlu diberikan taklimat pendek atau berkala daripada
jawatankuasa latihan untuk memahami konsep asas amalan EKSA.

22

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

KURSUS FASILITATOR, KETUA ZON DAN AUDIT DALAMAN akan
dianjurkan oleh Jawatankuasa EKSA Induk, 1 atau 2 kali setahun, untuk
melatih lebih ramai Fasilitator, Ketua Zon dan Auditor Dalaman yang mahir.
Anggota juga boleh menghadiri kursus EKSA anjuran pihak luar, misalnya
MAMPU, Malaysian Productivity Council (MPC) atau institusi pembekal latihan
seperti INTAN untuk memastikan kefahaman berkaitan dengan EKSA.

3. LAWATAN

LAWATAN ke Jabatan / Agensi lain yang telah mendapat Pensijilan EKSA juga
penting untuk melihat contoh sebenar Amalan EKSA, perkongsian maklumat
dan memperluaskan hubungan. Walau bagaimanapun, maklumat yang
diperolehi perlu disesuaikan mengikut acuan dan kesesuaian di Kolej
Vokasional Segamat.

4. DOKUMENTASI

DOKUMENTASI bagi setiap aktiviti perlu dilakukan oleh setiap Jawatankuasa
EKSA Induk yang berkaitan di dalam Fail Jawatankuasa EKSA Induk.

5. PELANTIKAN “PERSON-IN-CHARGE” (PIC) SETIAP LOKASI

PIC sesuatu lokasi biasanya ditentukan mengikut senarai lantikan penyelia bilik
(Jawatankuasa Pengurusan Aset) untuk mengelakkan masalah pengalihan
aset kerajaan pada sesuatu lokasi tanpa pengetahuan disebabkan
pelaksanaan amalan EKSA ini. Oleh itu, seorang anggota kolej boleh menjadi
PIC untuk lebih daripada 1 lokasi atau bilik. Namun untuk kawasan seperti
tandas, lorong, tangga, bilik kuasa elektrik utama adalah menjadi
tanggungjawab ketua zon melantik PIC dengan membuat mesyuarat zon untuk
menentukannya. Maklumat berkaitan dengan PIC berkenaan perlu dipaparkan
dengan jelas pada lokasi berkenaan contohnya di bahagian pintu utama.

23

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
Maklumat berkaitan dengan PIC berkenaan perlu dipaparkan dengan jelas
pada lokasi berkenaan contohnya di bahagian pintu utama.
Maklumat yang perlu dipaparkan adalah:
i. Gambar PIC
ii. Nama PIC
iii. Nama Zon
iv. Nama Lokasi
v. No Telefon

TANGGUNGJAWAB PIC
a. PIC bertanggungjawab di atas segenap aspek di lokasi berkenaan

daripada lantai, dinding, pintu, tingkap dan siling.
b. Aspek penjagaan merangkumi kebersihan, kekemasan, keceriaan,

keselamatan (seperti alat pemadam api, pendawaian elektrik), identifikasi
kerosakan, permohonan pembaikian, cadangan pembinaan baru,
pengubahsuaian, reten bebas denggi dan lain-lain hal.

24

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
c. PIC juga bertanggungjawab di atas semua barang-barang, mesin dan

peralatan yang terdapat di lokasi tersebut, melainkan PENGECUALIAN
tertentu ada dinyatakan dengan jelas (misalnya, ruang server/ICT yang
berada di bawah jagaan anggota lain walaupun ia terletak di lokasi jagaan
PIC lain – ia perlu dilabel dengan jelas). PIC juga perlu mengambil tahu
jadual penyelenggaraan dan servis berkala semua mesin dan peralatan
yang berada di lokasi tersebut.

d. Bagi penghawa dingin, PIC perlu ambil perhatian juga mengenai pencucian
berkala, servis dan aliran keluar airnya.

e. Jika bercuti atau bertukar, PIC perlu mencari pengganti yang
bertanggungjawab di lokasi jagaannya walaupun sementara.

f. Seseorang TIDAK BOLEH meletakkan barang sesuka hati di mana-mana
lokasi yang bukan di bawah jagaannya. Jika perlu meletakkan sementara
barang di lokasi lain (misalnya stok barangnya yang baru sampai), beliau
perlu meminta kebenaran dari PIC lokasi berkenaan dahulu, dan barang ini
perlu dilabelkan dengan jelas. Dengan ini, seseorang PIC itu akan tahu
semua barang yang berada di lokasinya – barang kepunyaan sendiri dan
kepunyaan orang lain.

g. Seseorang PIC juga perlu tahu semua barang sendiri yang sedang berada
di lokasi orang lain.

h. Seorang anggota khas (Pegawai Y/M) boleh dilantik untuk menjaga semua
alat tertentu di dalam zon (misalnya, semua penghawa dingin / pemadam
api / sistem keselamatan kebakaran bangunan), tetapi PIC di lokasi perlu
mengambil tahu juga mengenai alat tersebut. Pegawai Y/M ini wajar
menyimpan rekod dan peta lokasi semua alat-alat tersebut.

25

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
6. FAIL EKSA

Terdapat beberapa fail yang perlu disediakan seperti berikut:
a) Fail Setiausaha JK Induk
b) Fail JK Audit Dalaman
c) Fail JK Promosi
d) Fail JK Latihan
e) Fail Zon (Azalea, Bougainvillea, Camellia, Exora dan Alamanda)

FAIL SETIAUSAHA JK INDUK

Fail yang berjenis kulit keras putih, saiz ketebalan fail mengikut kesesuaian.
Maklumat yang perlu ada dalam fail adalah seperti berikut:

i. Visi, Misi, Objektif, Polisi & Logo
ii. Carta Organisasi
iii. Carta Perbatuan Jawatankuasa Induk/ Latihan/ Promosi/ Audit
iv. Surat Lantikan Jawatankuasa Induk Dan Zon
v. Pelan Lantai
vi. Minit Mesyuarat dan Memo
vii. Laporan Aktiviti / Program
viii. Gambar Sebelum dan Selepas
ix. Laporan Audit
x. Panduan EKSA KKSL
xi. Lain-lain

FAIL JK AUDIT
Fail yang berjenis kulis keras putih, saiz ketebalan fail mengikut kesesuaian.
Maklumat yang perlu ada dalam fail adalah seperti berikut:
i. Visi, Misi, Objektif, Polisi & Logo
ii. Carta Organisasi
iii. Minit Mesyuarat & Tindakan
iv. Pelan Tindakan Aktiviti
v. Memo Terima & Keluar
vi. Jadual Audit

26

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
vii. Kriteria Audit
viii. Analisa/Statistik
ix. Laporan & Kaizen
x. Salinan Sijil
xi. Lain-lain

FAIL JK PROMOSI

Fail yang berjenis kulit keras putih, saiz ketebalan fail mengikut kesesuaian.
Maklumat yang perlu ada dalam fail adalah seperti berikut:
i. Visi, Misi, Objektif, Polisi & Logo
ii. Carta Organisasi
iii. Minit Mesyuarat & Tindakan
iv. Pelan Tindakan Aktiviti
v. Memo Terima & Keluar
vi. Laporan & Kaizen
vii. Analisi Keberkesanan Aktiviti Promosi
viii. Bahan-Bahan Promosi
ix. Lain-lain

FAIL LATIHAN

Fail yang berjenis kulis keras putih, saiz ketebalan fail mengikut kesesuaian.
Maklumat yang perlu ada dalam fail adalah seperti berikut:
i. Visi, Misi, Objektif, Polisi & Logo
ii. Carta Organisasi
iii. Minit Mesyuarat & Tindakan
iv. Pelan Tindakan Aktiviti
v. Memo Terima & Keluar
vi. Surat
vii. Laporan & Kaizen
viii. Lain-lain

27

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
FAIL ZON
Fail yang berjenis kulis keras putih, saiz ketebalan fail mengikut kesesuaian.
Maklumat yang perlu ada dalam fail adalah seperti berikut:

i. Visi, Misi, Objektif, Polisi & Logo
ii. Carta Organisasi
iii. Minit Mesyuarat & Tindakan
iv. Pelan Tindakan Aktiviti
v. Pelan Lantai
vi. Laporan Aktiviti
vii. Jadual & Keputusan Audit
viii. Memo Terima & Keluar
ix. Kriteria Audit
x. Kaizen & Inovasi
xi. Lain-Lain

7. SUDUT EKSA

Sudut EKSA boleh disediakan sama ada secara maya atau fizikal. Maklumat
yang perlu wujud pada sudut EKSA adalah:

i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS
iv. Pelan lantai
v. Carta Perbatuan semasa
vi. Informasi/ hebahan
vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA

28

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
8. PERANAN PENGURUSAN ATASAN
Pengurusan atasan biasanya terdiri daripada Ketua Jabatan perlu
menunjukkan keprihatinan dan kesedaran untuk menggalakkan pegawai
bawahannya boleh melaksanakan amalan EKSA dengan penuh dedikasi dan
komitmen. Pihak atasan boleh mejalankan pengauditan mengejut untuk
menilai kesan pelaksanaan amalan EKSA. Pemberian pengiktirafan bercontoh
sijil penghargaan dan sebagainya boleh dibuat untuk meningkatkan lagi
semangat warga kolej semasa pelaksanaan EKSA ini.
9. PENJIMATAN
Penjimatan merupakan salah satu elemen penting dalam pelaksanaan EKSA.
Dengan usaha seperti meletakkan kotak kertas kitar semula di setiap ruang
kerja dapat mengingatkan setiap anggota supaya menggunakan kertas
terpakai untuk pencetakan seperti borang, memo bagi menjimatkan
penggunaan kertas. Pelekatan label seperti “Jimatkan Air” di setiap sudut
tandas dengan jelas dan labelkan “Sila tutup semua suis elektrik apabila tidak
digunakan” di bahagian suis utama dapat membantu daripada segi
mengingatkan setiap anggota lokasi supaya menjimatkan penggunaan air dan
kuasa elektrik. Contoh pelabelan seperti Gambarajah 4.

29

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
Pelarasan darjah suhu penghawa dingin pada 24oC-250C juga dapat
menjimatkan bil elektrik. Kempen kitar semula seperti menjual surat khabar
lama, besi buruk dan sebagainya bukan sahaja dapat menjana pendapatan
malahan dapat menyumbang kepada ekosistem.

Jawatankuasa induk perlu memastikan langkah-langkah penjimatan
direkodkan dan boleh dibuktikan semasa pengauditan MAMPU seperti salinan
bil elektrik dan air mengikut bulan, gambar-gambar kempen kitar semula dan
sebagainya.

10. PELAKSANAAN AKTIVITI EKSA

GOTONG-ROYONG dijalankan secara beransur-ansur mengikut
kemampuan dan kelapangan masa sehingga akhirnya meliputi kesemua lokasi.

i. Ambil gambar lokasi SEBELUM dan SELEPAS aktiviti. Ia perlu diambil dari
sudut (angle) yang sama untuk menampakkan jelas penambahbaikan yang
telah dilaksanakan. Gambar dan laporan aktiviti ini perlu dipaparkan di Sudut
EKSA Zon dan Fail EKSA Zon. Tarikh dan lokasi gambar perlu dinyatakan.

ii. Gambar semasa aktiviti juga boleh diambil sebagai rekod.

11. PELAKSANAAN MESYUARAT

MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK, PELAKSANA DAN ZON
dijalankan secara berkala. Untuk setiap jawatankuasa biasanya 3 kali
setahun.

12. PELAKSANAAN PROMOSI

BAHAN PROMOSI akan diedarkan oleh J/Kuasa Promosi dari masa ke
semasa, seperti banner, banting, kad-kad kecil, poster dll. Amalan EKSA
perlu diwar-warkan selalu semasa Mesyuarat / Perhimpunan sebagai
peringatan kepada anggota.

30

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

13. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

Pengauditan EKSA dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 kali sebelum
Pensijilan EKSA.

i. Ia dikendalikan oleh Jawatankuasa Audit EKSA diketuai oleh KETUA
JURUAUDIT EKSA.

ii. SURAT ARAHAN akan dikeluarkan akan dikeluarkan sebelum pengauditan
dijalankan.

iii. SENARAI SEMAK AUDIT EKSA dan PELEKAT-PELEKAT CEMERLANG
akan disediakan oleh Jawatankuasa Audit EKSA dan akan diberikan
kepada setiap kumpulan audit. Ia boleh diperbaiki dari masa ke semasa.

iv. KUMPULAN-KUMPULAN AUDIT yang terdiri daripada 2 atau lebih Auditor
dibentuk. Setiap Auditor (beliau perlu hadir Kursus Audit EKSA dahulu) perlu
dilantik secara rasmi melalui SURAT PERLANTIKAN.

v. Sticker Cemerlang ditampalkan di lokasi yang mendapat markah penilaian
audit paling tinggi.

vi. Borang pemarkahan boleh dimuat turun daripada laman web MAMPU.

vii. GAMBAR KESALAHAN dan CONTOH TERBAIK perlu diambil sebagai
bukti dan dimasukkan ke dalam laporan. Tempat-tempat sticker ditampal
sebaiknya juga diambil gambar dan perlu dicatatkan di dalam senarai
semak. Penilaian perlu dibuat mengikut kriteria dan format borang
pemarkahan pihak MAMPU.

viii. CADANGAN STATUS MARKAH adalah seperti berikut :

a. 85 atau 90 : CEMERLANG (akan ditentukan kemudian)

b. > 80 : BAIK

c. < 80 : GAGAL

Markah ini boleh diubahsuai oleh Jawatankuasa EKSA Induk.

31

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
xi. PENGHARGAAN : Zon terbaik dicadangkan untuk menerima anugerah

sijil/hadiah daripada pihak pengurusan. Kategori lain juga boleh
dipertandingkan, misalnya Bilik Pegawai / Meja Kerja / Stor / Lokasi
terbaik dll.
14. PELAKSANAAN PERTANDINGAN INOVASI & GO GREEN

Pertandingan Inovasi dan Go Green boleh diadakan untuk menggalakkan
percambahan idea dan kreativiti warga kolej. Sijil Penghargaan boleh
dikeluarkan sebagai galakkan untuk para innovator.

15. PENSIJILAN

AUDIT PENSIJILAN EKSA pertama oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri
atau Audit Pensijilan EKSA oleh Malaysian Productivity Council (MPC)
dirancang untuk diadakan pada setengah tahun kedua 2015, apabila semua
Zon telah bersedia dan menunjukkan prestasi yang baik. Jawatankuasa Induk
perlu membuat permohonan kepada agensi berkenaan.

i. TEMPOH SAH pensijilan ialah 2 tahun (MAMPU) atau 1 tahun (MPC).

ii. SKOP PENSIJILAN boleh berupa :
 satu sijil untuk setiap Zon; atau
 satu sijil untuk beberapa Zon; atau
 satu sijil untuk keseluruhan KKSL

32

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

33

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

STANDARD OPERATION PROCEDUR (SOP) RUANG KERJA FIZIKAL

LANTAI
1. Pastikan tong sampah ada disediakan, lantai dalam keadaan selamat dan

tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah
atau rosak.
2. Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan sentiasa dipatuhi.
3. Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dirancang
dengan segera, jika ada.

DINDING ATAU PARTITION PEGAWAI
1. Dinding bersih dari sebarang kekotoran dan sentiasa dalam keadaan baik.
2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
3. Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja

masing-masing termasuk bilik pegawai.
4. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
5. Status pergerakan pegawai perlu dipamerkan.

SILING / DINDING / TINGKAP DAN PINTU
1. Siling / dinding / tingkap dan pintu sentiasa berada dalam keadaan yang bersih

dan baik.
2. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif atau tindakan proaktif untuk pembaikan

segera perlu dilaksanakan.
3. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

LAMPU DAN SOKET
1. Pelan lampu/ suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami.
2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan

segera perlu dilaksanakan.
5. Soket/suis/lampu yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

34

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

STANDARD OPERATION PROCEDUR (SOP) RUANG KERJA
KEPERLUAN UMUM

PERALATAN PEJABAT

1. Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / dulang dalam laci.

2. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat.

3. Susunan laci berlabel dan seragam. Semua barang yang disimpan dalam
ruang yang ditetapkan.

4. Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah
difahami.

5. Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di
tempat bersesuaian.

6. Susun Atur Perabot dan Peralatan Pejabat:

i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.

ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat
mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat.

TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN

i. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti
AWAS pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS
DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit.

ii. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan
bilik pegawai.

iii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu di letakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai.

HIASAN DALAMAN

i. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja.

ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta
Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)

35

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

iii. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

iv. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan
tidak mengancam keselamatan pekerja.

PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT)

i. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir
yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir
peralatan).

ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.

BILIK PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.

2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition
pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian.

5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar.

6. Dokumen diurus dengan berkesan.

7. Kew.PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.

8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan
kemas dan teratur.

9. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.

10. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.

11. Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang pintu (jika
almari tidak disediakan). Jika di ruang kerja sediakan ruang penyangkut yang
sesuai.

12. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/cabel
casing conduit.

13. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan
seragam.

14. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

15. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.

36

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

16. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh
diseragamkan dengan imej korporat.

17. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak
hiasan.

18. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga (3)
pasang kasut.

19. Menyediakan tempat khas bagi bakul sampah yang diseragamkan.

PENGURUSAN LACI ALAT TULIS

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh
seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun
kemas mengikut kreativiti pegawai.

ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,
planner dan buku catatan.

iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

* Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih)
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian
pejabat seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi.

PENGURUSAN DOKUMEN

1. Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail

dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

BILIK FAIL

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di
ruang yang mudah dilihat.

3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.

4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan
boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat.

37

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang
sedang digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan
ditentukan tempat khas.

10. Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara
berjadual.

11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan

di tempat yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan

ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh

pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan
mengikut kaedah “First-In- First-Out” (FIFO). (*Penandan Aras Minima).
6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur
supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli
berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

9. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada
prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa
dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-
barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan
sepatutnya termasuk peralatan sokongan).

38

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan

urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

11. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan
baik ditempatkan di stor.

12. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.

BILIK MESYUARAT

1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Gambar pemimpin tertinggi negara/negeri disediakan.

3. Visi dan Misi Jabatan disediakan.

4. Pelan Bilik Mesyuarat disediakan.

5. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa
dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

6. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

7. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.
Contoh: Penggunaan papan tanda/slot in board.

8. Papan putih/white board dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

9. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup
sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

10. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

PANTRI

1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada
sebarang serangga/haiwan perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

2. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur
setelah digunakan.

3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan
nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro,
cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.

5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

39

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

7. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.

8. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas
bertutup.

9. Tong sampah disediakan dan ditutup.

10. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

11. Satu sudut infomasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, pemberitahuan ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan).

12. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan pantri.

BILIK LATIHAN

1. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan serta info yang dipaparkan adalah terkini.

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

4. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala.

5. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan bilik latihan.

TANDAS

1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan
bersih dan kering serta bau yang menyenangkan.

2. Peralatan/kelengkapan seperti tong sampah/tong sanitari, cermin muka, bahan
pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas.

3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan
paip air ber fungsi dengan baik.

5. Memastikan pengudaraan tandas adalah baik.

6. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

7. Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan
jelas (mengikut kesesuaian).

8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.

40

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER
1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.
2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan

pelanggan.
3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan

bacaan.
4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.
5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan

senang dilihat.

DEWAN SERBAGUNA
1. Dewan serbaguna/auditorium berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Peralatan/kemudahan dalam dewan serbaguna/auditorium berkeadaan baik

dan boleh digunakan.
3. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan dipamerkan

dengan jelas dan mudah dilihat.

LOBI UTAMA
1. Persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan

selaras dengan imej korporat.
2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti (visi,

misi, maklumat pengurusan atasan, moto dan piagam pelanggan)
3. Menyediakan perkara-perkara seperti (Buku Pelawat, Direktori Pegawai, Sudut

Infomasi untuk pelanggan).
4. Hiasan bersesuaian dengan imej korporat.

LALUAN UTAMA / KORIDOR
1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih

dan teratur.
2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

41

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN
1. Kaunter Khidmat Pelanggan berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:-

i) Direktori warga agensi
ii) Borang maklum balas pelanggan
iii) Borang-borang/ Brosur berkaitan
iv) Bahan bacaan informasi
v) Info mengenai agensi/piagam pelanggan
vi) Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
2. Kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang
kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
4. Menyediakan perkidmatan yang mesra pelanggan.
5. Menyediakan dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang kemaskini.

SURAU/BILIK SOLAT
1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
3. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi

kemudahan warga Jabatan/Agensi.
4. Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah

dan selipar.
5. Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam

almari/kabinet/rak yang disediakan.
6. Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan kemas.
7. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau

kebersihan surau/bilik solat.

42

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
BENGKEL LATIHAN / MAKMAL

1. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta
tidak mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.

2. Mesin dan alatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang laluan dan pergerakan pengguna.

3. Mesin dan alatan perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berkarat dan sebagainya.

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap
mesin.

5. Buku Log Penggunaan dan Jadual Penyelenggaraan mesin perlu disediakan
dan dikemaskini untuk pemantauan.

6. Tiada barang diletakkan di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang
berbentuk cecair.

7. Tanda berhati-hati perlu diletakkan pada bahagian yang berbahaya (contoh:
AWAS).

8. Peti kecemasan perlu disediakan dan dikemaskini.

9. Mesin dan peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

BILIK KULIAH / BILIK SEMINAR / BILIK PERBINCANGAN

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

2. Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta
tidak mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.

4. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.

5. Maklumat penggunaan bilik seminar / bilik perbincangan perlu dikemaskini dan
dipaparkan.

6. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

DEWAN / DEWAN KULIAH / ANJUNG DKU

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

2. Persekitaran dewan/Auditorium bersih, kemas dan selamat.

3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan ICT/ siar raya disusun kemas,
bersih, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan pengguna.

43

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap
Peralatan.

5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
6. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.
7. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

DEWAN MAKAN / KAFETERIA
1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran dapur / tempat memasak / ruang makan bersih, kemas dan

selamat.
3. Semua peralatan dan perabut berada dalam keadaan baik dan disusun.
4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

GARAJ
1. Papan tanda / label yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.
3. Semua garisan tempat letak kenderaan di antara lot-lot disediakan dengan

jelas.
4. Tiada kenderaan lain yang ditelakkan di tempat letak kenderaan Khas.

PREMIS PERNIAGAAN
1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran Premis Perniagaan bersih, kemas dan selamat.
3. Semua peralatan dan perabut berada dalam keadaan baik dan disusun.
4. Etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa hendaklah disediakan dan

dipaparkan.

ASRAMA
1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.

44

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan disusun kemas, bersih,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan penghuni.

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap
Peralatan.

5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.

6. Peti kecemasan perlu disediakan dan dikemaskini.

7. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

8. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

RUANG SAKIT (SICK BAY)

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran ruang bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pengguna
4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

RUMAH TAMU

1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran bilik/rumah tamu bersih, kemas dan selamat.

3. Semua perabot, peralatan dan kemudahan disusun kemas, bersih,
berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan penghuni.

4. Safe Operating Procedure (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap
Peralatan.

5. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
6. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

7. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.

PADANG

1. Seluruh kawasan padang bersih dan tiada sampah sarap serta berada dalam
keadaan baik dan selamat digunakan.

2. Semua peralatan dan kemudahan di padang dalam keadaan baik dan selamat.
Contoh: tiang gol.

45

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
GELANGGANG
1. Kawasan gelanggang dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan.
2. Peraturan/etika penggunaan gelanggang disediakan dan dipaparkan dengan

jelas.
3. Semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada

dalam keadaan baik.
4. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan diasingkan.
BILIK KAUNSELING
1. Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.
2. Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
3. Semua perabot dan peralatan disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan kakitangan dan pelajar.
4. Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.
5. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan.
BILIK SERVER / TERPERINGKAT
1. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, terususn, kemas

dan selamat.
2. Bilik server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.
3. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

46

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat

STANDARD OPERATION PROCEDUR (SOP) KESELAMATAN
PERSEKITARAN

PELAN TINDAKAN KECEMASAN
1. Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi :

a) Arahan keselamatan
b) Latihan Pengungsian Bangunan/ fire-drill
c) Tanda Amaran
d) Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
e) Tanda arahan laluan kecemasan
2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik
dan tiada halangan.

PENDAWAIAN / KABEL
1. Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel/ komputer/ mesin/ peralatan

dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
2. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN
Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:
1. Penyelenggaraan secara berkala dengan memastikan tarikh luput sentiasa

dikemaskini
2. Mempunyai tatacara penggunaan
3. Berkeadaan bersih
4. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
5. Disediakan ownership/pegawai yang selia berserta nombor telefon pegawai

yang berkaitan.

47

Dasar dan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Kolej Vokasional Segamat
LALUAN / TANGGA KECEMASAN
1. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.
2. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
3. Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan bahaya

seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.
4. Peralatan rosak dilaporkan kepada pihak pengurusan dan diselenggarakan

dengan segera.
5. Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang objek/alatan/bahan

yang boleh mengganggu laluan kecemasan.
6. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah

dilihat.
KUNCI
1. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan
2. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
4. bertanggungjawab.
5. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

48