การเขียนรายงานการประชุม

1

การเขียนรายงานการประชมุ

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็น
หลักฐานดงั นัน้ เมอ่ื มีการประชมุ จงึ เป็นหน้าทีข่ องฝา่ ยเลขานกุ ารที่จะตอ้ งรบั ผดิ ชอบจัดทำรายงานการประชุม

ปัญหาของการเขียนรายงานการประชมุ

1. ไมร่ วู้ ธิ กี ารดำเนินการประชมุ ท่ีถกู ตอ้ ง

2. ไม่รู้จะจดอยา่ งไร

3. ไม่เขา้ ใจประเดน็ ของเรอ่ื ง

ผู้เขียนจะต้องรูว้ ิธีคิดก่อนเขียน รู้ลำดับความคิด รู้โครงสร้างความคดิ รู้องค์ประกอบเนื้อหาของหนงั สือ รูย้ ่อหนา้
แรกของหนังสือราชการ คอื อะไร ยอ่ หน้าตอ่ ไป คืออะไร จบอย่างไร จะทำใหเ้ ขียนหนงั สอื ได้เข้าใจง่าย ไมส่ ับสนวกวน

การจดรายงานการประชุม

รายงานการประชุม พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ ความหมายว่า รายละเอียดหรือสาระของ
การประชุมที่จดไว้อยา่ งเปน็ ทางการ

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมายว่า การบันทึกความคิดเห็นของผู้มา
ประชุม ผรู้ ว่ มประชุม และมตขิ องท่ปี ระชุมไวเ้ ปน็ หลักฐาน

รายงานการประชมุ จัดเป็นหนงั สือราชการชนดิ ที่ 6 คือ หนงั สอื ท่เี จา้ หน้าท่จี ัดทำข้นึ หรือรบั ไว้เป็น

หลักฐานในราชการ ดังนน้ั การจัดทำรายงานการประชุมต้องจัดทำใหถ้ กู ตอ้ ง ตามระเบียบ

ความสำคญั ของรายงานการประชุม

รายงานการประชุม มคี วามสำคญั กบั องคก์ ารมาก หากรายงานการประชุมมคี วามหมายผดิ ไปจากการอภปิ ราย ย่อม
เกดิ ความเสียหายตอ่ องคก์ ารได้ โดยมีความสำคัญดงั นี้

1. เป็นองค์ประกอบของการประชุมการประชุมอย่างเป็นทางการ มีองค์ประกอบ ได้แก่ ประธาน องค์ประชุม
เลขานุการ ญัตติ ระเบียบวาระการประชุม มติ รายงานการประชมุ และหนงั สือเชิญประชมุ

ในการประชมุ บางเรอื่ งอาจมีองค์ประกอบไม่ครบกไ็ ด้ แต่รายงานการประชมุ ก็ถอื เปน็ องคป์ ระกอบที่ขาดไม่ได้ เพราะ
การประชุมนั้นมวี ัตถปุ ระสงค์จะให้ผู้มีอำนาจหน้าท่ี หรือมคี วามรคู้ วามเชี่ยวชาญในเรื่องท่ีมีการประชุมนั้นมาร่วมแสดงความ
คดิ เห็นเพอ่ื นำไปสู่การลงมติ คอื เสยี งข้างมาก และสามารถนำไปปฏบิ ัตไิ ด้ต่อไป

รายงานการประชุมจึงเป็นองค์ประกอบที่มีความสำคัญ เพราะจะต้องใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงยืนยัน หรือ
ตรวจสอบในภายหลัง รายงานการประชุมจะมผี ลสมบูรณ์ตอ่ เมอื่ มกี ารรับรองรายงานการประชุมเรียบรอ้ ยแลว้

2

2. เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน ยืนยันการปฏิบัติงานที่ได้บันทึกรายงานผลการปฏิบัติงาน การแลกเปลี่ยนความ
คดิ เห็น การกำหนดนโยบาย ขอ้ เสนอแนะ และมติทีป่ ระชมุ

3. เป็นเครื่องมือการติดตามงาน รายการประชุมที่มีการจดมติไว้ จะเป็นหลักฐานสำคัญให้เลขานุการหรือผู้ได้รบั
มอบหมายได้ตดิ ตามงานตามมติที่ประชมุ

การประชุมจะมีระเบียบวาระ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ ซึ่งผู้ปฏิบัติจะรายงานผลหรือความก้าวหน้าในการ
ปฏิบตั ิงานตามมตทิ ่ปี ระชมุ ครัง้ กอ่ น ท้งั นี้จะเปน็ ประโยชน์แก่องค์การให้สามารถเร่งรดั และพฒั นางานได้

4. เป็นหลักฐานอ้างองิ รายงานการประชุมที่รับรองรายงานการประชมุ แล้ว ถือเป็นเอกสารทใี่ ชอ้ ้างอิงไดต้ ามกฎมาย
หากมีปัญหาหรอื ความขดั แย้งในทางปฏิบตั ิ สามารถใชม้ ตทิ ีป่ ระชุมเพ่อื ยุตคิ วามขดั แย้งนน้ั

5. เป็นขอ้ มลู ขา่ วสาร เลขานกุ ารจะสง่ รายงานการประชุมใหผ้ ู้เข้าร่วมประชุมไดร้ ับทราบข้อมูล หรือทบทวนเรือ่ งราว
ท่ผี ่านมาในการประชมุ ครัง้ ก่อน นอกจากนย้ี งั เป็นประโยชนส์ าหรบั ผ้ไู มม่ าประชมุ ไดศ้ กึ ษาข้อมลู และรบั ทราบมติท่ีประชมุ ดว้ ย

รายงานการประชุมเป็นขอ้ มลู ขา่ วสารทีส่ ามารถเผยแพรใ่ ห้บุคลากรในหน่วยงานได้รับทราบและถือว่าเป็นรูปแบบ
หน่ึงของการประชมุ สัมพันธ์ภายใน เพอื่ สรา้ งความเข้าใจอนั ดตี ่อองค์การ
การเขยี นจดหมายเชญิ ประชุม

การประชุมแต่ละคร้งั เลขานกุ ารตอ้ งมหี น้าที่ทำจดหมายเชิญประชุมเพ่ือนัดหมายคณะกรรมการสมาชิก หรือผู้ท่ีมี
ส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมของหน่วยงานนั้น ๆ ผู้เข้าประชุมจะได้ทราบว่าจะมีการประชุม เรื่องอะไร วันใด เวลาใด มี
ระเบียบวาระการประชุมอะไรบา้ ง เพ่ือผเู้ ข้าประชมุ จะได้เตรยี มตัวหาขอ้ มลู ต่าง ๆ มาเสนอแกท่ ีป่ ระชุม

การเขยี นจดหมายเชญิ ประชุมมีหลกั การเขียน ดงั นี้
1. จดหมายเชิญประชุมควรส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน ก่อนการประชุม เพื่อให้
เตรยี มตวั เขา้ ประชุม หรือหากมธี ุระจะได้แจง้ ให้หน่วยงานทราบ
2. แจง้ เรอ่ื งท่จี ะประชมุ วัน เวลา สถานที่ พรอ้ มท้งั ระเบยี บวาระการประชมุ ใหช้ ัดเจน
3. ใช้สำนวนภาษาท่ีชดั เจน รดั กมุ และไดใ้ จความ ไมเ่ ขยี นเยนิ่ เย้อ วกวน เพราะจะทำใหผ้ ู้อา่ น
เขา้ ใจความหมายไม่ถกู ตอ้ ง
4. การเขยี นจดหมายเชิญประชุม อาจจะเขียนระเบยี บวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญ
ประชมุ หรอื แยกระเบยี บวาระการประชมุ อีกแผ่นต่างหากก็ได้โดยทัว่ ไปการเขียนจดหมายเชิญประชมุ
- ย่อหน้าแรกจะแจ้งวา่ ผมู้ อี ำนาจ เช่น ประธาน คณบดี ผู้อำนวยการ ฯลฯ ต้องการนัดประชุม
เรื่อง อะไร คร้งั ทเี่ ท่าไร เม่ือไร ท่ีไหน
- ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบวาระการประชุม และย่อหน้าสุดท้ายจะเชิญให้ผู้เข้าประชุมไป
ประชุมตามวัน เวลา และสถานทท่ี ่กี ำหนด

3

การเขยี นรายงานการประชมุ
1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องจดทุกคำพูดหากเป็นการประชมุ สำคญั ๆ

อาจต้องจดอยา่ งละเอียด จุดทุกญัตติท่ีผู้ประชุมเสนอให้พจิ ารณาแต่ไม่ต้องจดคำพูดที่อภิปรายกัน หรือความเห็นท่ีผูป้ ระชุม
เสนอทัง้ หมด

2. ใช้ภาษาใหถ้ กู ตอ้ งชัดเจน ทสี่ ามารถส่อื ความหมายให้ผูร้ ับสารหรอื ข้อตกลงของที่ประชมุ เพื่อนำไปปฏิบัติตามมติ
ของท่ปี ระชุม โดยบนั ทกึ อยา่ งกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคญั ของเหตุผลและมติของท่ีประชุม

3. การเขียนรายงานการประชุมควรเขยี นเรียงตามลำดับวาระการประชมุ ครั้งน้ัน ๆ โดยเขียนหัวเร่ืองหรือปัญหาใน
แตล่ ะวาระพร้อมท้ังมติของทป่ี ระชุมในญตั ตนิ น้ั ๆ ด้วย

4. ไม่ตอ้ งจดคำพูดโต้แยง้ ของแต่ละคน หรอื คำพูดท่เี ป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไป ยกเวน้ เปน็ การบันทึกอย่าง
ละเอยี ดท่ีตอ้ งการขอ้ มูลทม่ี รี ายละเอยี ดมาก

5. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมสี มาธิเพื่อเขียนรายงานการประชุมได้ถูกต้องตามมติ
และตามความเป็นจรงิ

6. ควรแยกประเดน็ สำคญั ของผู้ทป่ี ระชมุ เสนอมาใหอ้ า่ นเข้าใจงา่ ย ไมส่ ับสน
7. ถา้ ขอ้ มลู เป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ ควรเขยี นใหถ้ ูกต้อง ชัดเจน เรยี งเปน็ ลำดบั ชัดเจนท่สี ามารถส่ือความหมาย
ไดง้ ่าย
8. ใช้ถ้อยคำสำนวนแบบย่อความให้ได้ใจความสมบรู ณ์ ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย หรือสำนวนโวหารท่ีเร้าอารมณท์ ี่อาจสื่อ
ความหมายไปในทางใดทางหน่ึง ไม่ตรงตามวตั ถุประสงคข์ องเรื่องท่ีประชุม

4

แบบรายงานการประชมุ
รายงานการประชุม………………………………………………….
ครัง้ ที่………………………..…….
เมื่อวนั ท่ี……………………………
ณ………………………………………………………………………………………

ผู้มาประชมุ
1. ..............................................................
2. ..............................................................
3. ..............................................................

ผ้ไู ม่มาประชุม (ถ้าม)ี
1. ..............................................................
2. ..............................................................
3. ..............................................................

ผู้มาร่วมประชมุ (ถ้าม)ี
1. ..............................................................
2. ..............................................................
3. ..............................................................

เร่มิ ประชุมเวลา
..................................................................

ข้อความ
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
เลกิ ประชมุ เวลา

..................................................................
ผจู้ ดรายงานประชุม

..................................................................

5

แบบรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น เช่น “รายงานการประชุม

คณะกรรมการ…………..”
2. คร้ังท่ี การลงครงั้ ทีท่ ่ปี ระชมุ มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัติได้ คอื
2.1 ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปี

พุทธศักราชท่ปี ระชุมเมอื่ ขึ้นปใี หมใ่ ห้เรม่ิ ครัง้ ท่ี 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดบั เชน่ ครั้งท่ี 1/2555 , 2/2555
2.2 ลงจำนวนคร้งั ทีป่ ระชมุ ทั้งหมดของคณะทีป่ ระชุม หรือการประชมุ นั้นประกอบกับคร้ังที่ที่ประชุมเป็น

รายปี เช่น ครงั้ ที่ 12 – 1/2555 , 12 – 2/2555
3. เมือ่ วนั ที่ ให้ลงวนั เดอื น ปี ที่ประชมุ เชน่ วนั อังคารที่ 12 กมุ ภาพนั ธ์ 2555
4. ณ ใหล้ งช่ือสถานที่ ทใี่ ช้เปน็ ท่ปี ระชุม
5. ผมู้ าประชมุ ให้ลงชอื่ และหรอื ตำแหน่งของผูไ้ ดร้ ับแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุมในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการ

แต่งตั้งเป็นผูแ้ ทนหน่วยงานให้ระบุว่าเปน็ ผู้แทนของหนว่ ยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชมุ
แทนให้ลงชื่อผ้มู าประชุมแทนและลงด้วยวา่ มาประชุมแทนผใู้ ด หรือตำแหนง่ ใด หรือแทนผู้แทนหนว่ ยงานใด

6. ผู้ไมม่ าประชมุ ให้ลงชอ่ื หรอื ตำแหนง่ ของผทู้ ี่ได้รบั การแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิไดม้ าประชมุ โดยระบุให้ทราบ
ว่าเปน็ ผู้แทนจากหนว่ ยงานใดพรอ้ มท้งั เหตผุ ลที่ไมส่ ามารถมาประชมุ ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

7. ผู้เข้ารว่ มประชุมให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ท่ีมไิ ดร้ บั การแต่งตัง้ เป็นคณะท่ีประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุมและ
หนว่ ยงานทสี่ งั กดั (ถา้ ม)ี

8. เริม่ ประชมุ ให้ลงเวลาท่ีเริม่ ประชมุ
9. ข้อความให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือ
ขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชุมในแตล่ ะเร่อื ง ประกอบด้วยหวั ขอ้ ดงั นี้

9.1 วาระที่ 1 เรอ่ื งทป่ี ระธานแจง้ ใหท้ ี่ประชมุ ทราบ
วธิ ีเขียน ได้แก่ หัวข้อเร่ือง บุคคลนำเขา้ เนื้อหา บทสรุป (ท่ปี ระชุมรบั ทราบ)

9.2 วาระที่ 2 เร่อื งรบั รองรายงานการประชุม กรณเี ปน็ การประชมุ ทไ่ี มใ่ ช่การประชุมครัง้ แรก
วิธีเขียน เช่น ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุมครั้งที่ 1/2553 เมื่อวันท่ี 5 พฤษภาคม

2553 ให้ที่ประชุมพิจารณา ที่ประชุมพิจารณาแล้ว รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีท่ีแก้ไข หรือมีการแก้ไข
ดงั น้ี……………………..

6

การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คอื
วิธีท่ี 1 การรบั รองแบบเร่งดว่ น มคี วามจำเปน็ เร่งด่วนท่จี ะตอ้ งรบั รองรายงานการประชมุ เพื่อนำไปใช้งาน

สำคัญ เรง่ ด่วนใหป้ ระธานหรือเลขานกุ ารของท่ปี ระชมุ อา่ นสรุปมตทิ ป่ี ระชุมพจิ ารณารบั รอง
วิธีท่ี 2 การรบั รองในการประชมุ ครง้ั ต่อไป ใหป้ ระธานหรอื เลขานกุ าร เสนอรายงาน การประชมุ คร้ังทแ่ี ล้ว

มาใหท้ ีป่ ระชมุ พจิ ารณารับรอง
วิธที ่ี 3 การรบั รองโดยการแจง้ เวียน ใชใ้ นกรณที ปี่ ระชุมคร้ังเดียว / ครั้งสุดทา้ ย หรือประชุมครั้งต่อไปอีก

นานมาก
9.3 วาระที่ 3 เรอ่ื งทเ่ี สนอใหท้ ่ปี ระชมุ ทราบ วิธเี ขยี นเหมอื นกับระเบยี บวาระท่ี 1
9.4 วาระท่ี 4 เรอ่ื งท่เี สนอใหท้ ป่ี ระชมุ พิจารณา
วิธีเขียน หัวข้อเรื่อง ผู้นำเข้า เนื้อหา (ประกอบด้วย ประเด็นปัญหาและผลกระทบ

ข้อเทจ็ จริง ความคิดเหน็ ข้อเสนอ ) บทสรุปมติทปี่ ระชุม เช่น ทป่ี ระชุมพิจารณาแลว้ ให้สว่ นงานหาขอ้ มลู เพ่มิ เติมประกอบการ
พจิ ารณาในครง้ั ต่อไป

9.5 วาระท่ี 5 เรือ่ งอื่น ๆ (ถ้ามี) เปน็ เร่ืองดว่ นและสำคัญ เกดิ ขึ้นหลงั จากออกหนงั สอื เชญิ ประชุม
ไปแล้ว

10. ประธาน กลา่ วการปิดประชมุ
11. เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทเี่ ลกิ ประชมุ
12. ผู้จดรายงานการประชุม
สว่ นประกอบของข้อความในแตล่ ะเร่อื ง ควรประกอบดว้ ยเน้ือหา 3 ส่วน คือ
สว่ นท่ี 1 ความเปน็ มา หรอื สาเหตทุ ี่ทำใหต้ ้องมกี ารประชุมพิจารณาเร่ืองนน้ั ๆ
ส่วนท่ี 2 ความคดิ เหน็ หรอื ขอ้ อภปิ รายตา่ งๆ ซ่งึ คณะที่ประชุมไดแ้ สดงความคิดเหน็ หรือไดอ้ ภิปรายในเรื่องดงั กลา่ ว
ส่วนท่ี 3 มติที่ประชุม ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็น หลักฐาน หรือใช้เป็น
แนวทางในการปฏิบตั ติ ่อเรื่องตา่ งๆ ทไี่ ด้ประชมุ
การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วธิ ี คือ
วิธีท่ี 1 จดรายละเอียดทุกสำนวนที่พูด ของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ ใช้ในกรณีที่เป็น
ปญั หาตีความด้านกฎหมาย / เป็นทางการ
วิธีที่ 2 จดอย่างย่อ จดย่อประเดน็ สำคัญของกรรมการหรือผู้เข้ารว่ มประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชมุ
พร้อมด้วยมติ
วิธที ี่ 3 จดแตเ่ หตผุ ลกบั มติของที่ประชุม ได้แก่ปญั หาข้อเท็จจรงิ ความเห็นข้อเสนอแนะ และมติทีป่ ระขมุ

7

ทกั ษะการจบั ประเดน็ สรุปความ

1. เรอ่ื งแจ้งทราบ 5W1H ใช้เทคนิค 5W1H ในการคิดวิเคราะห์ปัญหาคอื อะไร หรอื อะไรคือปญั หา

Who ใคร ในเรื่องนั้นมใี ครบ้าง

What ทำอะไร แตล่ ะคนทำอะไรบา้ ง

Where ทไ่ี หน เหตุการณห์ รอื ส่ิงทที่ ำนน้ั อยู่ทไี่ หน

When เม่อื ไหร่ เหตกุ ารณ์หรือสิ่งทที่ ำนัน้ ทำเมอ่ื วัน เดอื น ปี ใด

Why ทำไม เหตใุ ดจงึ ไดท้ ำสิง่ น้นั หรือเกดิ เหตุการณน์ ้ันๆ

How อยา่ งไร เหตุการณ์หรอื สิง่ ท่ที ำนัน้ ทำเปน็ อยา่ งไรบา้ ง

2. เรือ่ งพิจารณา ประเดน็ ปญั หา ผลกระทบ ขอ้ เทจ็ จรงิ ความคิดเห็น ขอ้ เสนอ มติที่ประชุม บุคคลอภิปราย พดู ในท่ี

ประชุม ผูจ้ ดรายงานการประชมุ ต้อง จบั เจตนา” ของผ้พู ูดวา่ ตอ้ งการอะไร ดงั น้ี

2.1 รายงาน - รายงานการปฏิบัติงาน ความคบื หน้าของผลงาน / รายงานปญั หาอุปสรรค

2.2 แจง้ - การพูดแจง้ ให้เพอื่ ทราบ 5W1H

2.3 ชแ้ี จง - การพดู เพอ่ื ชีแ้ จ้งสาเหตุ เรื่องราว หรอื ชแ้ี จ้งระเบียบการปฏิบตั ิ

2.4 แสดงความคดิ เหน็ - การแสดงความคดิ เห็นเก่ยี วกับประเด็นทพ่ี ิจารณาอยู่ ทำแล้วเกดิ

ประโยชน์ ผลดี ผลเสียหรือไม่อย่างไร

2.5 ใหข้ อ้ เสนอ การให้ขอ้ เสนอควรทำอะไร หรือ อย่างไร

ตวั อย่างการเขยี นรายงานการประชุม 8

รายงานการประชุมคณะกรรมการประจาคณะวารสารศาสตร์และสื่อสารมวลชน ข้อที่ 1
คร้ังท่ี 1/2556 ข้อท่ี 2
ข้อท่ี 3
วันศุกร์ท่ี 22 มกราคม พ.ศ. 2556

ข้อที่ 4

-------------------------------------------
ข้อที่ 5

9

ผูไ้ มม่ าประชุม ติดราชการ ข้อที่ 6
1. อาจารย์ประไพพศิ มุทิตาเจรญิ ตดิ ราชการ
(รองคณบดฝี ่ายวเิ ทศสัมพันธแ์ ละประชาสมั พนั ธ์) ติดราชการ
2. รองศาสตราจารยก์ ิติมา สรุ สนธิ
(ผู้แทนคณาจารย์)
3. รองศาสตราจารยแ์ อนนา จุมพลเสถียร
(ผู้อำนวยการปริญญาโท)

ผ้เู ขา้ รว่ มประชมุ ข้อท่ี 7
1. นางปทมุ มาศ เฟื่องการรบ
2. นางสาวอมราลักษณ์ ภวู ไนยวีรพงศ์
3. นางปยิ าพัชร คนชม

…………………………………………………………….

เปดิ ประชมุ เวลา 11.30 น. ข้อที่ 8

…………………………………………………………….
ประธานกลา่ วเปดิ ประชุมและแจง้ ใหท้ ปี่ ระชุมทราบและพิจารณาวาระตา่ งๆ ดังน้ี

วาระท่ี 1 เรื่องท่ีแจ้งให้ทีป่ ระชมุ ทราบ

1.1 เร่อื ง…………………………………………………………….

ประธานแจง้ ท่ีประชมุ วา่ ………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

มตทิ ่ีประชุม ทปี่ ระชุมรับทราบ ขอ้ ท่ี 9

วาระที่ 2 เร่อื งรบั รองรายงานการประชุม

2.1 เรอ่ื งรับรองรายงานการประชมุ ครัง้ ที่ ..........................

ทปี่ ระชมุ พจิ ารณารายงานการประชมุ คณะกรรมการประจำคณะวารสารศาสตร์

และสือ่ สารมวลชน ครั้งท่ี……… เมอื่ วันที่ ................. แลว้ มีมติใหแ้ กไ้ ขรายงานการประชุม ดังนี้

หนา้ ที่ 4 วาระท่ี 3 ข้อท่ี 1 “………ข้อความเดิม…….” แก้ไขเปน็ “…….ข้อความใหม่.......”

มตทิ ่ีประชุม ทีป่ ระชมุ รับรองรายการประชุมครั้งท่ี 11/2555 โดยใหแ้ ก้ไขดงั กล่าว

วาระที่ 3 เรื่องสบื เน่อื ง 10
3.1 เรื่อง………………………………………………………………………………………………….
3.1.1 เร่อื ง……………………………………………………………………………….. ข้อท่ี 9

…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

มติทป่ี ระชมุ ทป่ี ระชุมรบั ทราบ
3.1.2 เรอ่ื ง…………………………………………………………………………........
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

มติท่ปี ระชมุ ที่ประชุมรบั ทราบ
3.2 เรอ่ื ง………………………………………………………………………………………………….

ประธานแจ้งท่ปี ระชุมว่า……………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

มติทป่ี ระชมุ ท่ีประชมุ รับทราบ
วาระที่ 4 เร่ืองพิจารณา

4.1 เรอ่ื ง พิจารณา…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

มติทีป่ ระชมุ ทป่ี ระชมุ เหน็ ชอบในหลักการ และให้ดำเนินการตามทีเ่ สนอ
4.2 เรอ่ื ง…………………………………………………………………………………………………

4.2.1 เรื่อง……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

มติที่ประชมุ ท่ีประชมุ เหน็ ชอบในหลักการ และให้ดำเนนิ การตามที่เสนอ
4.2.2 เรอื่ ง……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
มติที่ประชุม ท่ปี ระชมุ เห็นชอบในหลักการ และให้ดำเนนิ การตามท่ีเสนอ
4.3 เร่ือง พจิ ารณา……………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

วาระท่ี 5 เรอื่ งอนื่ ๆ 11
5.1 เรื่อง……………………………………………………………………………
ข้อท่ี 9
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………

มตทิ ปี่ ระชมุ ท่ปี ระชมุ รับทราบ
5.2 เร่อื ง วันประชมุ คร้ังต่อไป
ประธานแจ้งท่ีประชมุ ว่า ประชมุ คร้ังตอ่ ไปในวนั …………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
มติทปี่ ระชมุ ทป่ี ระชุมรบั ทราบ

............................................................................. ปดิ ประชุมเวลา 15.10 น. ขอ้ ที่ 10
.............................................................................

ธารารตั น์ พรหมบบุ ผา ผจู้ ดรายงานการประชมุ ข้อที่ 11
หรรษา วงศธ์ รรมกูล ผ้ตู รวจรายงานการประชุม

12

ขอ้ บกพร่องในการเขียนรายงานการประชมุ
1. ช่อื รายงานและผจู้ ด มกี ารใชค้ ำต่างๆไมต่ รงกนั ควรใชใ้ หเ้ ป็นมาตรฐาน คือ รายงานการประชมุ และผู้จดรายงาน

การประชมุ
2. ชื่อการประชมุ บางแห่งตั้งชื่อการประชมุ ไม่เหมาะสม เช่น “การประชุมแผน”…………….พิมพ์ชื่อคณะกรรมการ

ตามทีแ่ ตง่ ตงั้ เช่น “การประชมุ คณะกรรมการวางแผน” เปน็ ตน้
3. วนั ทแ่ี ละสถานท่ปี ระชุม
- บางคร้งั วนั และวนั ทไี่ ม่ตรงกนั เช่น วนั พุธที่ 5 แต่ความจริง คอื วันพฤหสั บดที ี่ 5 เปน็ ตน้
- สถานทป่ี ระชมุ บางแหง่ ระบุเฉพาะชอ่ื หรอื หมายเลขห้องประชมุ ควรระบหุ น่วยงานดว้ ยเช่น หอ้ งประชุม

306 ชัน้ 3 อาคารคณะวารสารศาสตร์ฯ มธ.ศนู ยร์ งั สติ เปน็ ตน้

4. วันเวลาประชมุ
- การใชค้ ำวา่ เปิด-ปิดประชุม ที่ถูกควรใช้คำวา่ เริ่มประชุม และ เลกิ ประชมุ สว่ นคำว่า เปดิ -ปิด ควรใชใ้ น

กรณขี องประธาน คอื ประธานกลา่ วเปดิ การประชุม - ปดิ การประชมุ
- การเขียนตัวเลขเวลา ต้องเขียน 09.00 น. ไม่ใช่ 9.00 น. และเขียนตามจริงไม่ใช่ตามเวลาที่นัดหมาย

เศษของนาทอี นโุ ลมเป็นเลข 0 หรือ 5 นาที เชน่ 15.45 น
5. ผู้มาประชุม บางแห่งใช้ ผู้เข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม ฯลฯ ควรใช้ให้เป็นมาตรฐานคือผู้มาประชุม และ

ผู้ไมม่ าประชมุ ส่วนผู้เกยี่ วขอ้ งทเ่ี ขา้ ประชุม แต่ไมใ่ ชก่ รรมการหรือคณะบคุ คลท่ีได้รับการแต่งตั้ง เรยี กวา่ ผูเ้ ข้าร่วมประชุม

บทสรุป
รายงานการประชมุ นั้น เปน็ การบนั ทึกเร่ืองราวท่เี กิดขึ้นในการประชมุ ซง่ึ มีท้งั ส่วนทเี่ ป็นสาระสำคัญและส่วนที่เป็น

พลความ เปน็ รายละเอียดปลกี ยอ่ ยท่อี าจไม่จำเป็นต้องบันทกึ ไว้ในรายงานการประชุมได้ ผูท้ ี่ทำหนา้ ที่จดรายงานการประชุม
เพื่อมาทำเป็นบันทึกรายงานการประชุมในภายหลัง จึงต้องมีคุณสมบัติและมีทักษะความสามารถ ดังที่ได้นำเสนอมาแล้ว
ขา้ งตน้

รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ต้องบันทึกชื่อผู้เข้าประชุม ผู้จดรายงานการประชุม ผู้ตรวจรายงานการประชุม
ตลอดจนผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมทุกคน จึงต้องเขียนโดยรำลึกอยู่เสมอว่า จะต้องตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศและ
ตำแหนง่ ของผ้ทู ปี่ รากฏชือ่ ในรายงานการประชุมอยา่ ง พลาดไมไ่ ด้ อย่างไรกต็ าม หากผ้ทู ่มี ีหน้าท่ีรับผิดชอบในเรอื่ งของการจด
การจัดทำบันทึกรายงานการประชุมไดเ้ ตรียมตวั ให้พร้อม ก็จะช่วยให้การทำหนา้ ทีด่ ังกล่าวประสบความสำเร็จและได้รบั การ
ยอมรับได้โดยไม่ยากลำบาก