Modul Pengurusan Organisasi Persatuan Pelajar

modul
Pengurusan

organisasi
persatuan

pelajar

ZULFADHLI OSMAN | MOHD FIKRI MURSHIDI | MOHD ARIFF ALIAS |
CLAUDIA PETIN | AFIQAH JAMALUDIN | UMMU 'AMMARAH ABD. HALIM |

MOHD NORAHMAN SHAH MOHD SALLEH

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT
Jalan Melalugus
89807 Beaufort
Sabah

Tel : 087-212528/529
Fax : 087-212530

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PERSATUAN PELAJAR
Hakcipta Terpelihara
Terbitan Pertama 2020

Setiap bahagian daripada terbitan ini tidak boleh diterbitkan semula, disimpan untuk
pengeluaran atau dipindahkan kepada bentuk lain sama ada dengan cara elektronik,

mekanikal, gambar, rakaman dan sebagainya tanpa izin terlebih dahulu daripada
Kolej Komuniti Beaufort

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

SIDANG PENULIS

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PERSATUAN PELAJAR

PENAUNG
En. Muhammad Sani bin Che Idris

PENASIHAT
En. Sahairil Azlan bin Sahidun

KETUA EDITOR
En. Zulfadhli bin Osman

PENULIS
En. Mohd Fikri bin Murshidi

PENULIS
En. Mohd Ariff bin Alias

PENULIS
Pn. Claudia Petin

PENULIS
Pn. Afiqah binti Jamaludin

PENULIS
Pn. Ummu ‘Ammarah binti Abd Halim

CETAKAN & PENERBITAN
En. Mohd Norahman Shah bin Mohd. Salleh

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT i

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

KATA-KATA ALUAN
PENGARAH KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

Syukur ke hadrat Allah SWT kerana izinNya, maka Modul
Pengurusan Organisasi Pelajar dapat diterbitkan. Setinggi-tinggi
ucapan tahniah kepada semua penulis yang telah menyumbangkan
idea dan kepakaran melalui pengalaman dan penyelidikkan
sebelum ini bagi membolehkan kesemua bahan penulisan dapat
dibukukan serta digunakan sebagai modul dalam menjayakan
Bengkel Pengurusan Organisasi Persatuan Pelajar (BPOPP) yang
diadakan setiap tahun.

Modul ini telah bertujuan memberi informasi dan sumber rujukan kepada fasilitator
BPOPP serta boleh digunakan juga untuk program-program kepimpinan yang lain. Modul ini
dibangunkan selaras dengan Lonjakan 1 Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(Pendidikan Tinggi) iaitu dengan matlamat untuk melahirkan graduan yang holistik dan seimbang.

Modul ini telah dikaji penuh teliti sebelum ianya diterbitkan agar kandungannya menetapi
hasil pembelajaran yang diinginkan. Semoga modul ini memberi manfaat bukan sahaja kepada
pelajar-pelajar Kolej Komuniti Beaufort, tetapi kepada semua pelajar Institut Pengajian Tinggi
(IPT) , kerana ia sesuai digunakan oleh semua pelajar IPT.

MUHAMMAD SANI BIN CHE IDRIS
Pengarah Kolej Komuniti Beaufort

ii KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

SINOPSIS

Modul Pengurusan Organisasi Persatuan Pelajar merupakan bahan rujukan utama yang
digunakan dalam Bengkel Pengurusan Organisasi Persatuan Pelajar Kolej Komuniti
Beaufort. Sebelum ia diterbitkan, kajian terhadap keberkesanan modul ini telah
dijalankan pada tahun 2018.
Modul ini mengandungi tujuh (7) elemen yang memfokuskan kepada pembangunan
insaniah pelajar. Elemen yang dimaksudkan adalah kerja berpasukan, kepimpinan,
penampilan diri, perancangan sasaran kerja tahunan, pengucapan awam, pengurusan
aktiviti pelajar dan pengurusan kelab pelajar. Modul ini digunakan untuk melatih
pemimpin-pemimpin kelab/persatuan pelajar dan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar.
Modul ini juga sesuai digunakan oleh semua institusi pendidikan sama ada di sekolah
atau institut pengajian tinggi.
Semoga modul ini digunakan dengan sebaiknya agar dapat melahirkan pelajar yang
holistik dan seimbang selaras dengan matlamat pendidikan negara dan Global
Sustainable Development.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT iii

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

PERKARA ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

Modul 1 : Kerja Berpasukan 3
Modul 2 : 6
Penulis : Ummu ‘Ammarah binti Abd. Halim

Tugas Pemimpin Pelajar

Penulis : Claudia Petin

Modul 3 : Penampilan Diri 11

Penulis : Mohd Arif bin Alias

Modul 4 : Penetapan Sasaran Kerja Tahunan 26

Penulis : Afiqah binti Jamaludin

Modul 5 : Pengucapan Awam 30

Penulis : Mohd Fikri bin Murshidi

Modul 6 : Pengurusan Aktiviti Pelajar 36

Penulis : Zulfadhli bin Osman

Modul 7 : Pengurusan Kelab Pelajar 47

Penulis : Zulfadhli bin Osman

Rujukan 64

1 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Persoalan…

1. Apa yang saya ingin ubah?
- Hasil atau keadaan yang kita inginkan

2. Kenapa saya mahu berubah ?
- Nilai yang memandu kita

3. Bagaimana cara saya dapat capai hasrat saya?
- Strategi perjalanan yang dibuat

4. Apa yang saya akan lakukan jika tidak menjadi ?
- Mengurus risiko dan merancang kontigensi

“ Ianya bukan betapa bagusnya diri anda,
Ianya adalah betapa bagusnya yang anda inginkan”

-Paul Arden-

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 2

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MODUL 1 KERJA BERPASUKAN

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat mengenali ahli-ahli kumpulan/organisasi dengan lebih
rapat
2. Peserta dapat mengetahui tentang kepentingan kerja berpasukan
dalam organisasi
3. Peserta dapat mengetahui kesan positif terhadap kerja berpasukan

“ Coming Together is a beginning,
Staying together is progress,

And working together is success !”
-Henry Ford-

Kejayaan sesebuah organisasi bergantung kepada semangat kerja berpasukan yang
dimiliki oleh ahli-ahlinya. Tanpa semangat nilai ini, sesebuah organisasi akan hancur. Ia
merupakan salah satu budaya kerja yang positif yang patut ada dalam diri setiap
individu. Semangat berpasukan akan wujud sekiranya setiap ahlinya mengenali antara
satu sama lain.

Ta’aruf (Kenal)

Setiap ahli perlu mengenali antara satu
sama lain. Bukan sahaja kenal nama, asal
dan umur tetapi kenal sikap &
perwatakaan

KONSEP Tafahum (Faham)
3T
Setiap ahli perlu faham setiap individu
dalam organisasi. Selain itu, perlu
memahami tujuan dalam organisasi.

Takaful (Membantu)

Sikap bantu membantu dalam organisasi
amat penting. Hal ini dapat merapatkan
lagi perhubungan antara satu sama lain.

3 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

my-TEAM-mates

Catat/Lukis/Lakar tentang sahabat anda dengan cara yang paling kreatif

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 4

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Elemen Dalam Kerja Berpasukan
1. Selalu berbincang/mengadakan
mesyuarat
2. Sabar, jarang marah, berlemah
lembut dan selalu rendah diri
3. Suka membuat kerja dengan baik
dan produktif
4. Suka senyum dan memberikn
perkhidmatan terbaik kepada
pelanggan dan ahli pasukan

TUGASAN INDIVIDU

Senaraikan Sifat-sifat negatif dalam kerja berpasukan

5 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MODUL 2 TUGAS PEMIMPIN PELAJAR

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat mengetahui tugas dan peranan sebagai pemimpin
pelajar
2. Peserta dapat mengetahui keperluan setiap kelab/persatuan pelajar
3. Peserta dapat mengetahui cara pengurusan kelab/persatuan pelajar

Pemimpin Pelajar
Seseorang yang mempunyai struktur kerja, berperaturan dan mempunyai ciri-ciri
kepimpinan yang terdiri dari pelajar yang mempunyai minat, hasrat dan
kecenderungan untuk mengubah diri dan pasukan kearah yang positif serta
mampu mempegaruhi pasukan untuk mencapai matlamat yang sama.

Analogi Pemimpin vs Ketua

Pemimpin Ketua
“ Teach you why and how to do” “ Tell you what to do”

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 6

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Ciri-Ciri Pemimpin Pelajar

1. Mempunyai wawasan yang jelas
2. Mempunyai personaliti yang baik
3. Mempunyai pengaruh
4. Mampu membimbing organisasi kearah misi dan visi
5. Bertanggungjawab
6. Mempunyai ketahanan fizikal dan mental

“ Leadership is not a position or a title, it is action and example”
-Cory Booker-

Perkara WAJIB dipatuhi oleh Kelab/Persatuan
- Mesyuarat Agung Tahunan
- Perjumpaan Kelab/Persatuan
- Minimum Satu program setiap tahun
- Menyediakan laporan aktiviti selepas 14 hari aktiviti berlansung

7 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Tugas-Tugas Pemimpin Tertinggi Kelab/Persatuan Pelajar

PENGERUSI
1. Mengetuai pengurusan dan pentadbiran kelab/persatuan
2. Mempengerusikan semua mesyuarat
3. Memastikan segala keputusan mesyuarat di ambil tindakan sewajarnya
4. Memanggil mesyuarat jawatankuasa tergempar sekiranya perlu
5. Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan oleh Penasihat

Kelab/Persatuan dari masa ke semasa

Timbalan Pengerusi
1. Melaksanakan tugas dan memangku jawatan pengerusi semasa

ketiadaan pengerusi
2. Membantu pengerusi dalam pengurusan dan pentadbiran

kelab/persatuan

Setiausaha

1. Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat

2. Mencatat minit mesyuarat dan mengedarkannya dalam masa tujuh(7)

hari bekerja

3. Mengedar dan mengumpulkan borang keahlian

4. Menyediakan buku rekod kehadiran ahli dalam setiap aktiviti yang

dianjurkan

5. Menyediakan laporan bagi setiap aktiviti yang dijalankan

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 8

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Bendahari

1. Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan

dan bertanggungjawab di atas kesahihannya

2. Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta dalam mesyuarat

ahli jawatankuasa

3. Menyediakan Laporan Kewangan untuk diaudit dan dibentangkan

dalam Mesyuarat Agong

4. Menyediakan laporan kewangan setiap tiga(3) bulan

Carta Organisasi Kelab/Persatuan Pelajar

PENAUNG

PENASIHAT

PENGERUSI KELAB

T. PENGERUSI KELAB

SETIAUSAHA
BENDAHARI

AJK

9 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

TUGASAN KUMPULAN

Bincangkan apakah nilai positif yang anda perolehi dari kisah Sultan
Mehmed Al-Fateh

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 10

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MODUL 3 PENAMPILAN DIRI

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat memahami imej diri seorang pemimpin
2. Peserta dapat mengetahui tatacara pemakaian sebenar mengikut
keadaan.

Imej Diri

Paparan, gambaran atau bayangan. Di dalam konteks lain, imej adalah sesuatu
yang menggambarkan diri kita yang sebenar termasuk penampilan,
percakapan, gaya, pakaian, gerak - geri serta cara pergaulan.

Kamus Dewan Bahasa & Pustaka

Konsep 3P Imej Diri

PENAMPILAN

1Penampilan lebih merujuk kepada cara pemakaian dan keseluruhan
“rupa luaran”. Mata manusia cenderung untuk melihat apa sahaja yang
mampu dilihat terutama sekali jika ada sesuatu yang di luar kebiasaan.
Jika seorang pemimpin itu tampil kemas dan teratur maka secara
fitrahnya mata manusia secara automatik akan terpandang dan
membuat penilaian.

Oleh yang demikian, memperbaiki penampilan adalah perkara utama
kerana penilaian pertama manusia bermula daripada penglihatan. Ini
amat penting kerana seorang pemimpin sering kali bertemu dengan
“orang baru” dan pemimpin ini sudah pasti membawa nama organisasi
yang dipimpinnya. Oleh itu sentiasa berpenampilan baik adalah
keutamaan dan menjadi perkara wajib!

11 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Perlakuan

Tampil kemas tidak menjamin untuk mendapatkan imej yang baik.
Tingkah laku anda juga sentiasa diperhatikan. Cara anda berjalan, cara
anda duduk, cara anda bergaul, cara anda mengetuai kumpulan dan
cara anda mengawal emosi juga perlu diambil kira.

2Jika anda telah lulus penilaian pertama oleh manusia (penampilan baik)
maka anda harus melepasi ujian kedua ini. Ujian ini lebih sukar kerana
tidak mudah bagi manusia untuk tidak menjadi dirinya sendiri. Oleh itu
harus ditanam di dalam hati jika anda menjadi pemimpin maka anda
harus bertindak sebagai pemimpin dan sentiasa lah perbaiki perlakuan
anda terutama apabila berada di majlis – majlis rasmi ataupun di
khalayak ramai.

Percakapan

3Sering kita dengar ayat ini “ Dia tu Nampak je sombong tapi hati dia
baik”. Ya, ia benar sekali tetapi hanya pada orang yang mengenali
dirinya sahaja. Bagaimana pula bagi orang yang pertama kali
berjumpa? Maksudnya sebelum mendengar seseorang itu bercakap dia
perlu melepasi kedua – dua ujian di atas sebelum melalui ujian ketiga ini.

Percakapan merupakan pelengkap imej bagi individu. Tampil kemas
kemudian pergaulan yang baik dan yang terakhir pemimpin itu perlu
berkomunikasi dengan baik. Pemimpin perlu sentiasa menjaga setiap
tutur bicara yang keluar dari mulut kerana setiap perkatan itu adalah
keputusan dan akan menjadi ikutan orang bawahannya.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 12

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Panduan Pemakaian Formal Bagi Lelaki
Terdapat beberapa perkara yang perlu diambil kira antaranya:

- Kemeja
Corak kemeja yang berstatus formal
i. Polos / Plain (tanpa corak)
Warna
- Putih
- Warna – warna cerah / light (Biru muda, ungu muda, kuning muda,
pink muda, hijau muda)
ii. Corak garis halus / Pin stripes
iii. Corak kotak kecil / small checked

Polos Garis Halus Kotak Kecil

- Seluar
i. Jenis slack
ii. Warna gelap ( hitam, kelabu gelap, biru gelap, coklat gelap)
iii. Polos / Plain

iv. Corak garis halus / pin stripes

13 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Hitam Biru gelap Corak garis halus

- Kasut
i. Jenis kulit (paling baik bertali)
ii. Warna
- Hitam
- Coklat gelap

Hitam Coklat gelap

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 14

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
- Tali leher
i. Tona warna tali leher perlu berlawanan dengan kemeja
- Kemeja cerah dipadankan dengan tali leher gelap
- Kemeja gelap dipadankan dengan tali leher cerah
- Kemeja polos dipadankan dengan tali leher bercorak
- Kemeja bercorak dipadankan dengan tali leher polos.

Contoh padanan tali leher dengan kemeja

15 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

- Blazer / Jacket Suit

Blazer / Jacket suit sering dipakai ketika majlis – majlis rasmi atau majlis
makan malam. Berikut adalah perkara yang perlu dititik beratkan ketika
memakinya.

i. Warna ( majlis formal)
- Hitam
- Biru Gelap
- Kelabu gelap

ii. Warna (majlis semi – formal)
- Warna – warna yang lebih cerah

iii. Etika pemakaian blazer / jacket suit
- Padankan dengan kemeja lengan panjang sewarna (plain)
- Potongan seluar – straight cut
- Semasa berdiri – satu butang sahaja dikenakan
- Semasa duduk – tanggalkan butang supaya dapat duduk dengan
selesa

Majlis formal Majlis semi - formal

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 16

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Perkara yang perlu diberi perhatian ketika berpakaian (Lelaki)
 Butang baju disemat kemas
 Baju berlengan panjang JANGAN dilipat atau digulung
 Baju dimasukkan ke dalam seluar
 Seluar tidak ketat/terlalu labuh/pendek
 Padankan stoking mengikut warna seluar
 Elakkan memakai stoking yang longgar
 Stoking berwarna putih tidak sesuai
 Kasut hendaklah sentiasa bersih dan berkilat
 Padanan warna kasut dan seluar/suit hendaklah bersesuaian
 Kasut sukan tidak dibolehkan di dalam urusan rasmi
 Gunakan tali leher yang bersesuaian
 Jam tangan getah (walaupun mahal tetapi amat tidak
bersesuaian untuk pakaian rasmi)

17 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Panduan Pemakaian Formal Bagi Perempuan
Terdapat beberapa jenis pakaian perempuan yang boleh di bawa ke majlis
rasmi antaranya:

i. Office wear
- Kemeja , seluar slack, blazer
- Kemeja, skirt labuh , blazer

ii. Baju kurung
Warna

- Tidak melebihi 3 warna dalam 1 corak
- Corak yang minimal
- Warna yang sekata / 1 tona
iii. Kebaya
- Labuh
- Corak yang minimal
- Warna yang sekata / 1 tona
iv. Cheong – Sam
- Labuh ke paras tumit
- Potongan ke paras lutut

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 18

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
- Panduan padanan warna pakaian wanita

i. Elakkan memakai jenis / berkilau pada siang hari
ii. Elakkan memakai satu warna sahaja dan sedondon (tudung dan baju

tona warna yang sama)
iii. Bagi pakaian warna-warni, corak fabric tidak lebih daripda 3 warna

pada satu – satu jenis pakaian
iv. Gunakan kain jenis tipis lembut & serap untuk iklim di Malaysia
v. Jika memakai tudung, warna tudung hendaklah warna ceria (bukan

garang) dan sesuaikan dengan warna baju
vi. Jika memakai baju polos, padankan dengan tudung bercorak
vii. Jika memakai baju bercorak, padankan dengan tudung polos

Tudung polos, baju bercorak Tudung bercorak, baju polos

19 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

- Panduan memakai perhiasan / aksesori

i. Perhiasan yang sederhana – keterlaluan akan menarik perhatian orang
ii. Barang kemas tulen / tiruan boleh diguna
iii. Hiasan di leher – maksimum 2 sahaja
iv. Gelang berloceng / berbunyi tidak sesuai
v. Elakkan memakai anting –anting labuh
vi. Elakkan memakai gelang dan jam di tangan yang sama
vii. Pewangi – pilih yang lembut dan guna satu sahaja pada satu – satu masa
viii. Penggunaan alat solek yang sederhana / tidak keterlaluan

- Panduan pemilihan beg tangan dan kasut
i. Kasut jenis “court shoe”
ii. Elakkan memakai sandal rendah / selipar
iii. Kasut warna gelap sesuai untuk majlis rasmi

iv. Sesuaikan warna beg dengan kasut (bukan mesti sedondon)
v. Saiz beg tangan jangan terlalu kecil / besar
vi. Beg tangan ke majlis – kecil bertali pendek atau jenis kepit

Court shoe beg tangan formal beg kepit / clutch

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 20

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Kekemasan & Kebersihan Diri

Bahagian kepala dan muka
i. Rambut / tudung/ serkup
ii. Misai , janggut
iii. Hidung, telinga
iv. Tengkuk
v. Bibir
vi. Gigi
vii. Nafas

Bahagian badan dan tangan
i. Badan tidak berbau
ii. Kebersihan baju
iii. Baju bergosok
iv. Kebersihan kuku
v. Kebersihan kulit, tiada tanda berpenyakit/kudis

21 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Pemilihan Warna Dalam Berpakaian
Kehidupan manusia dan alam semester di warnai dengan jutaan jenis warna
yang menenangkan dan menghiburkan. Aktiviti seharian manusia tidak dapat
lari dari warna, dari pakaian sehinggalah ke sekecil – kecil aksesori manusia akan
pilih warna sebelum memilikinya. Setiap individu mempunyai cita rasa dan selera
yang berbeza – beza namun harus ada panduan dalam pemilihan warna yang
anda gemari untuk menjadikan anda kelihatan lebih tampan dan anggun.

A. Kategori warna
Terdapat dua (2) kategori utama bagi warna iaitu:
i. Warna Neutral
- Hitam
- Putih
- Kelabu
- Coklat
- Biru gelap

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 22

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
ii. Warna Fesyen

- Warna – warna selain dari warna neutral.
FASHION COLOURS

23 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
B. Cara padanan warna dalam pemakaian.

i. Warna neutral boleh dipadankan dengan mana – mana warna neutral
yang lain (dalam kategori yang sama) = Neutral + Neutral

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 24

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
ii. Warna neutral boleh dipadankan dengan mana – mana warna fesyen

(kategori berbeza) = Neutral + Fesyen

25 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MODUL 4 PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat memahami keperluan SKT
2. Peserta dapat menetapkan aktiviti tahunan kelab/persatuan

Sasaran Kerja Tahunan
Sasaran Kerja Tahunan (SKT) merupakan suatu perancangan atau matlamat
yang dirancang oleh sebuah organisasi berlandaskan visi dan misi yang telah
ditetapkan.

Peringkat Penetapan SKT Kelab/Persatuan

Peringkat 1 : Visi & Misi yang Jelas
Visi : Ia merupakan gambaran besar, tujuan utama, dan perancangan jangka
masa panjang sesebuah organisasi.
Visi yang ditetapkan mestilah menepati ciri-ciri ini:

 Imagible (Dapat dibayangkan)
 Desirable (Menarik)
 Focused (Jelas)
 Communicable (Mudah Difahami)

Contoh Visi : Melahirkan pelajar yang bijak, personaliti menarik dan berdikari

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 26

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
Misi : Ia merupakan langkah-langkah yang diambil untuk mencapai visi yang
ditetapkan. Ia bersifat khusus kepada sesuatu perkara

Contoh Misi : 1. Melaksanakan program kemahiran berfikir
2. Memperkasakan program-program kemahiran insaniah

Peringkat 2 : Perancangan Kerja

Setelah memahami Visi dan Misi yang telah ditetapkan, ahli organisasi tersebut perlu
membuat perancangan kerja bagi mencapai Visi dan Misi tersebut. Perancangan kerja
ini termasuklah perancangan program, aktiviti dan tindakan kerja.

Dalam merancangan kerja, beberapa perkara berikut perlu diambil kira:

Sumber Manusia Kewangan

Masa Logistik
27 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Peringkat 3 : Penetapan SKT & KPI

Sesebuah organisasi perlu menetapkan Sasaran Kerja Tahunan yang ingin dicapai pada
setiap awal tahun. Penetapan SKT ini mestilah dibincangkan bersama antara ahli-ahli
organisasi.

Key Performance Index (KPI) atau Penunjuk Prestasi merupakan suatu pengukuran untuk
prestasi dan kemajuan untuk mencapai Sasaran Kerja yang telah ditetapkan. Antara
ukuran KPI yang boleh digunakan adalah:

 Bilangan
 Masa/Tempoh
 Jumlah Kos
 Peratus
 Purata
 Piawaian/Standard

Penetapan SKT dan KPI bagi sesuatu kelab/persatuan pelajar perlu mendapat kelulusan
daripada Penyelaras Kelab/Persatuan tersebut.

Contoh :

SASARAN KERJA TAHUNAN KELAB PINTAR

BIL MISI AKTIVITI / PROJEK KPI

1 Melaksanakan program Program Bijak Matematik 1 Program setiap
kemahiran berfikir tahun

2 Memperkasakan program- Mewajibkan penyertaan 100 % kehadiran
program kemahiran insaniah Program Penampilan Diri

Penetapan dana khas RM 5.00 setiap
untuk kursus pendek pelajar
pelajar

Pemantauan terhadap pelaksanaan SKT perlu dilakukan. Pemantauan ini boleh
dilakukan melalui Mesyuarat mingguan/bulanan. Majlis Tertinggi (MT) Kelab/Persatuan
perlu memastikan pelajar berjaya mencapai KPI yang telah ditetapkan.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 28

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

TUGASAN KUMPULAN

Anda dikehendaki menghasilkan Sasaran Kerja Tahunan bagi
Kelab/Persatuan Anda.

BIL MISI AKTIVITI / PROJEK KPI

29 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL 5 MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

PENGUCAPAN AWAM

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat mengetahui tentang komunikasi dan impaknya
2. Peserta dapat memahami teknik-teknik pengucapan awam

Pengucapan Awam adalah satu interaksi penghantaran
mesej di antara seseorang (pengucap) kepada
sekumpulan pendengar (audiens).

Asas Pengucapan Awam Individu yang menyampaikan isi
Pengucap ucapan
Ucapan
Audiens Kandungan isi ucapan

Kumpulan manusia yang mendengar
ucapan dan seterusnya bertindakbalas

Situasi / Tema Keadaan yang menyebabkan ucapan
itu diadakan.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 30

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Jenis Pengucapan Awam

Pemberitahuan / Informatif • Kaedah ini bertujuan untuk menyampaikan
maklumat kepada audien yang dipilih.

• Contoh: Taklimat, Ceramah

Pemujukan / • Kaedah ini bertujuan untuk mengubah
Mempengaruhi kepercayaan, sikap ataupun perlakuan
audiens.
Menghibur
• Contoh: Kempen Politik
Majlis Khas
• Kaedah ini mencetuskan kegembiraan /
keriangan.

• Contoh: Majlis Makan Malam, Stand-Up
Comedy.

• Kaedah ini hanya dibuat dalam majlis-majlis
tertentu dengan tujuan yang lebih spesifik.

• Contoh: Mempengerusikan Majlis, Ucapan
Penganugerahan.

Kaedah Pengucapan Awam Impromptu
31 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT Kaedah ini dibuat tanpa sebarang persediaan
khusus dan ianya dilakukan secara spontan.

Dihafal
Kaedah ini adalah kaedah dimana individu
tersebut menghafal perkataan demi perkataan
daripada teks.

Dibaca
Kaedah ini adalah kaedah yang dibaca
perkataan demi perkataan daripada teks.

Extemporaneous
Kaedah ini adalah gabungan daripada ketiga-
tiga cara. Kaedah ini merupakan kaedah yang
memerlukan persediaan yang cukup dan rapi
dan paling ‘flexible’.

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Persediaan Pengucapan Awam

1. Mengawal gugup
Punca gugup :
 Tidak suka dinilai
 Kandungan terlalu kritikal
 Kurang mahir / berpengetahuan
 Kurang bersedia
 Audiens yang disegani
Simptom Gugup
Fisiologikal
 Ketar lutut
 Sesak nafas
 Berpeluh
 Degupan jantung kencang
 Pitam
Psikologikal
 Takut audiens Nampak kegugupan
 Malu
 Tidak berani bertentang mata
 Bimbang lupa idea
 Tarik diri

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 32

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Teknik Kawal Gugup
Sebelum berucap :
 Pilih tajuk / subjek yang diminati
 Analisis audiens
 Bersedia secukupnya
 Susun idea
 Practice
 Senaman Isometrics

Semasa berucap :
 Pilih audiens yang mesra sebagai tumpuan di awal bicara
 “Thomakninah” / Pause dalam ucapan
 Jangan pentingkan gaya Bahasa dalam persembahan
 Bergerak
 Eye contact

2. Analisis Diri

 Pengetahuan
Memastikan apa yang disampaikan difahami dan dalam
bidang pengetahuan penyampai.

 Minat
Minat merupakan salah satu elemen penting dalam
pengucapan awam. Penyampai perlu minat dengan tajuk
yang disampaikan dan teruja untuk berkongsi pengetahuan
dengan pendengar

 Persediaan
Penyampai perlu bersedia dari aspek fizikal dan mental
sebelum melakukan pengucapan awam.

33 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

3. Analisis Majlis

Masa

Giliran Saiz
Kemudahan Dewan/Audien

Analisis
Majlis

Tujuan
Majlis

Tempat

4. Analisis Audiens Umur Jantina
. Agama
Tahap
Pendidikan

Pekerjaan

Bangsa

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 34

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

5. Kumpul Bahan

 Berdasarkan Pengetahuan
 Temubual
 Bahan rujukan tersedia

6. Susun Bahan

 Pembahagian

 Pengenalan – 15 %

 Isi – 75 %

 Penutup – 10%

 Penggunaan Q Card

 Peralihan isi yang jelas

 Contoh yang sesuai

 Tarik perhatian audiens dengan isu semasa

7. Practice !

 Berlatih 3-6 kali
 Hafal idea, bukan teks
 Rujuk Q Card
 Jangan berlatih bahasa badan
 Buat rakaman
 Nilaikan persembahan

8. Persembahkan

 Gaya tersendiri yang sesuai
 Yakin
 Eye Contact
 Bercakap dengan audiens, bukan kepada audiens
 Rujuk Q Card
 Kawal suara
 Guna alat bantu sebaik mungkin

35 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL 6(Menteri, 2014) MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat mengetahui tatacara pengurusan aktiviti pelajar
2. Peserta dapat mengetahui tatacara pengurusan majlis & acara

Kategori Aktiviti Pelajar
 Aktiviti ilmiah
 Aktiviti Khidmat Masyarakat
 Aktiviti Kerohanian
 Aktiviti Kreatif/Inovasi
 Aktiviti Sukan & Rekreasi
 Aktiviti Kesenian, Budaya & Warisan
 Aktiviti Keusahawanan

Perancangan Aktiviti Pelajar
Setiap kelab/persatuan perlu merancang aktiviti yang ingin dijalankan. Perancangan
ini perlu dibahagikan kepada tiga(3) komponen utama iaitu :

 Sebelum
 Semasa
 Selepas

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 36

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

SEBELUM AKTIVITI

#1 : RANCANG AKTIVITI ANDA

 Keutamaan manfaat kepada pelajar Kolej Komuniti Beaufort.
 Disarankan menjalankan aktiviti berimpak tinggi kepada pelajar, kolej, JPKK

atau Kementerian.
 Tidak menyentuh sensitiviti agama, adat resam, dan politik kepartian.
 Perkara yang perlu diberi perhatian :
 Kebajikan Pelajar
 Keselamatan Pelajar
 Aspek Kewangan
 Pengisian Program
 Tanggungjawab Pelaksana
 Mesyuarat JK Kerja Program

#2: PATUH SOP KESELAMATAN PELAJAR

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3
Fahami Bahan Rujukan Buat Taklimat Keselamatan Edar Borang Kebenaran
Waris / Pengakuan Jamin Diri

Jadual 1 : Keperluan SOP Keselamatan Aktiviti Pelajar
37 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

#3: ASPEK KEWANGAN

1. Semak dengan Unit Pembangunan Pelajar terlebih dahulu mengenai Baki
Peruntukkan

2. Rujuk Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa
3. Aktiviti Pelajar dibolehkan menggunakan peruntukkan berikut :

 OS42000 – dari Kementerian/JPPKK
 Tabung Aktiviti Pelajar
 Tabung Keusahawanan
 Tabung Kemahiran & Inovasi
 Tabung Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
4. Penggunaan peruntukkan diatas dibolehkan untuk perbelanjaan berikut :
 Sewaan
 Bekalan Bahan Mentah
 Bekalan Bahan Luak
 Perkhidmatan Katering
 Perkhidmatan Percetakan
 Bayaran Penceramah

#4: PENGISIAN PROGRAM PEMIKIRAN KRITIS KERJA BERPASUKAN
KOMUNIKASI

SOFT SKILLS

KEUSAHAWANAN ETIKA & MORAL KEPIMPINAN

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 38

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

#5: Pemilihan Jenis Program/Aktiviti/Majlis

1. Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan
Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.

2. Rasmi dan Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti hari
bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh
istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi
bekerja). Majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati
aspek protokol secara penuh.

3. Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program
turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit
kelonggaran dari segi protokol.

4. Tidak Rasmi
Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta
yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol
sepenuhnya.

5. Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti
individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang
kenamaan daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk
senarai yang terkini).

6. Separa Rasmi
Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian
sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya daripada
sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan

39 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

#6: Hantar Kertas Kerja

#7: Proses Selepas Kelulusan Kertas Kerja

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 40

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

#7: Senarai Semak Pengurusan Aktiviti/Program

Aturcara Majlis
1. Nama program
2. Logo program (jika ada)
3. Nama penganjur
4. Logo penganjur
5. Tarikh program
6. Tempat program
7. Aturcara program

Sambutan & Jemputan
1. Senarai jemputan
2. Senarai VIP
3. Buku Aturcara program
4. Surat/Kad jemputan
5. Jenis pakaian
6. Tarikh RSVP
7. Borang maklumbalas kehadiran
8. Peta lokasi

Protokol Pentas
1. Senarai kehadiran VIP
2. Nama pengiring VIP
3. Gelas minuman (Meja & Rostrum)
4. Rostrum
5. Mikrofon
6. Dulang hadiah
7. Lampu hiasan
8. Kipas Angin/Pendingin Udara
9. Sistem PA

41 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Persiapan Dewan
1. Layout plan : Susun atur meja/kerusi/pentas
2. Pelan tempat duduk VVIP
3. Tempat duduk juruacara
4. Tempat duduk pembaca doa
5. Tempat duduk wartawan
6. Perhiasan dewan

Jamuan
1. Pembekal makanan
2. Jenis menu & cara hidang
3. Tarikh food testing
4. Masa jamuan
5. Menu untuk allergic/vegetarian

Persiapan tempat (keseluruhan)
1. Layout plan
2. Kedudukan parking kereta
3. Kedudukan holding room
4. Kedudukan tandas VIP
5. Bilik sidang media
6. Bilik jamuan

Kawalan Keselamatan
1. Papan/Tanda penunjuk arah
2. Pegawai keselamatan
3. Bantuan polis trafik
4. Pasukan pertolongan cemas

Publisiti & Seranta
1. Promosi/hebahan umum
2. Jemputan wartawan
3. Press kit
4. Teks ucapan VIP
5. Cenderahati (Goodies Bag)

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 42

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
PA System

1. Mikrofon
2. Speaker
3. Bateri tambahan
4. PA system telah diuji
6. Laptop
7. Backdrop digital (softcopy)
8. Peralatan muzik

Teks Ucapan
1. Juruacara
2. Teks ucapan telah disemak (sekurang-kurangnya 2 orang)
3. Solutasi
4. Raptai

43 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
SEMASA AKTIVITI
#1 : Pantau Keselamatan Peserta/Ajk/Tetamu

BIL PERKARA PENERANGAN
1 Mesti ada
 Perubatan
2 Bagus untuk dimiliki - Peralatan kecemasan, pegawai pakar
3 Sangat baik jika ada
 Peralatan
- Peralatan khas untuk program seperti
peti kecemasan
- Peralatan umum seperti lampu suluh,
wisel dan head lamp

 Surat Kesihatan
- Status kesihatan peserta program

 Borang-borang
- Lepas tanggung, Laporan kemalangan,
Maklumat kecemasan

 Permit
- Kebenaran mengadakan tinjauan bagi
melaksanakan program
- Kebenaran melaksanakan program

 Maklumbalas pada polis, renjer hutan,
pemilik primis

 Penilaian program
 Lokasi yang lengkap dengan kemudahan

asas dan kebolehsampaian dengan
bantuan jika berlaku kecemasan
 Nasihat dari pakat dan juga penduduk
tempatan

 Sijil Penghargaan
 Sijil Cenderahati
 Surat Penghargaan

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 44

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

#2 : Pantau Perjalanan Aktiviti

1. Kemudahsampaian ke lokasi atau tempat program berlansung
2. Memantau keadaan cuaca dan persekitaran lokasi atau tempat program
3. Memantau tahap kesihatan semua yang terlibat dengan program pada setiap

masa
4. Membuat rutin inventori dan pemantauan secara berkala(manusia,peralatan dan

kemudahan persekitaran)
5. Pelan tindakan jika berlaku sesuatu kejadian atau kemalangan atau petanda yang

melibatkan bantuan atau khidmat nasihat ndaripada pihak atau agensi
bersesuaian

#2 : Edar Borang Penilaian Peserta Selepas Aktiviti Berlansung

CQI
AKTIVITI

45 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT