Modul Pengurusan Organisasi Persatuan Pelajar

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
SELEPAS AKTIVITI
#1 : Kemaskini Maklumat Dalam E-Testimoni

#2 : Siapkan Laporan Program

Lampirkan:
• Resit (Jika menggunakan Tabung Aktiviti)
• Senarai nama peserta
• Analisis Penilaian Peserta
• Hantar ke UPP dalam tempoh 14 hari

selepas aktiviti dilaksanakan

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 46

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MODUL 7(Menteri, 2014) PENGURUSAN KELAB PELAJAR

Hasil Pembelajaran :
1. Peserta dapat mengetahui tatacara pengurusan kelab & persatuan
pelajar
2. Peserta dapat mengetahui tatacara untuk membuat dokumentasi
kelab & persatuan

1. PENGENALAN

Kelab atau Persatuan merujuk kepada sesuatu entiti kumpulan yang
berstruktur, berperlembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang
dianggotai oleh pelajar-pelajar kolej yang mempunyai minat, kegemaran,
hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling
bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam
melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang
telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan
minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.

“Tanpa menyentuh Seksyen 7, maka adalah sah bagi tidak kurang
daripada sepuluh (10) orang pelajar sebuah institusi dengan

mendapat kelulusan Pegawai Hal Ehwal Pelajar terlebih dahulu yang
diberi selepas mendapat persetujuan Menteri dan tertakluk kepada
apa-apa had dan syarat sebagaimana yang ditentukan oleh Pegawai

Hal Ehwal Pelajar itu, menubuhkan sesuatu badan pelajar terdiri
daripada pelajar-pelajar institusi itu bagi menganjurkan sesuatu tujuan

atau kepentingan tertentu dalam institusi itu”.

(Akta 174. Bhg III Seksyen 7(1))

47 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

2. BIDANG KELAB/PERSATUAN

Setiap pelajar hendaklah mengikuti aktiviti pelajar di Kolej Komuniti Beaufort
melalui Kelab/Persatuan yang diwujudkan. Setiap Pelajar WAJIB menganggotai
Pasukan Insitusi Pertahanan Awam (PISPA) , dan sekurang-kurangnya satu (1)
kelab/persatuan pilihan.

3. PENGURUSAN MESYUARAT

Mesyuarat Agong.

a. Surat Jemputan Mesyuarat Agong perlu diedarkan sekurang-
kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan dengan
disertakan minit mesyuarat yang lalu.

b. Aturcara Majlis Mesyuarat Agong
i. Ucapan Alu-aluan
ii. Ucapan Perasmian
iii. Mesyuarat Agong

c. Agenda Mesyuarat Agong
i. Ucapan Pengerusi Mesyuarat
ii. Membentang dan mengesahkan Minit Mesyuarat Agong yang
lalu.
iii. Membentangkan laporan tahunan.

iv. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
v. Pemilihan Ahli Jawatankuasa

1. Pengerusi
2. Naib Pengerusi
3. Setiausaha
4. Bendahari
5. Ahli Jawatankuasa (mengikut bilangan yang sesuai)
vi. Membahaskan usul-usul yang diterima
vii. Ucapan penangguhan

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 48

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

Mesyuarat Agong Luar Biasa

a. Mesyuarat Agong Luar Biasa boleh diadakan atas perkara-perkara
berikut:

b. Permintaan bertulis 2/3 ahli.
c. Keperluan organisasi.
d. Notis hendaklah disiarkan 14 hari sebelum Mesyuarat Agong Luar

Biasa diadakan.

Mesyuarat Jawatankuasa

a. Mesyuarat ini diadakan untuk menggerakkan aktiviti

Kelab/Persatuan.

b. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3

daripada ahlijawatankuasa).

c. Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Penasihat

Kelab/Persatuan. Notis.

d. Panggilan Mesyuarat hendaklah dikeluarkan tujuh (7) hari sebelum

mesyuarat dilaksanakan.

e. Agenda Mesyuarat hendaklah merangkumi perkara berikut:

i. Ucapan Pengerusi.

ii. Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.

iii. Perkara berbangkit.

v. Hal-hal lain.

49 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

4. PENGURUSAN AKTIVITI

Perancangan Aktiviti

a. JPP dan Kelab/Persatuan hendaklah menyediakan takwim aktiviti
untuk diselaraskan oleh Penyelaras Kelab/Persatuan selepas
Mesyuarat Agung Tahunan.

b. Perancangan aktiviti JPP dan Kelab/Persatuan hendaklah sesuai
dengan objektif dan tujuan penubuhan JPP dan Kelab/Persatuan.

c. Perancangan aktiviti JPP dan Kelab/Persatuan perlu memenuhi
kriteria-kriteria berikut:

i. Selari dengan objektif penubuhan JPP dan Kelab/Persatuan.
ii. Melibatkan semua kaum di Kolej Komuniti kecuali persatuan

agama.
iii. Tiada unsur-unsur sentimen perkauman dan agama.
iv. Memberi impak yang tinggi kepada pembangunan sahsiah dan

modal insan pelajar.
v. JPP dan Kelab/Persatuan yang hendak melaksanakan aktiviti

perlu menyediakan kertas kerja untuk memohon kelulusan
Pengarah sebelum pelaksanaan aktiviti.

d. Pegawai Pembangunan Pelajar hendaklah mendokumenkan
perkara-perkara berikut bagi sebarang aktiviti anjuran dalaman
atau pihak luar:

i. Surat Jemputan Asal/Kertas Kerja.
ii. Senarai Nama Peserta dan Pegawai Pengiring.
iii. Surat Pelepasan Pelajar.
iv. Borang Permohonan Kenderaan Rasmi Jabatan.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 50

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

e. JPP dan Kelab/Persatuan yang tidak melaksanakan sebarang
aktiviti dalam tempoh enam (6) bulan ditubuhkan dianggap tidak
aktif dan diminta mengemukakan surat tunjuk sebab kepada
Pengarah.

f. Pertimbangan kelulusan bagi sebarang aktiviti tambahan di luar
perancangan adalah tertakluk kepada peruntukan kewangan,
kesesuaian masa, tempoh dan tempat.

Pelaksanaan Aktiviti

a. Penyelaras JPP atau Penasihat Kelab/Persatuan hendaklah
memastikan aktiviti dilaksanakan seperti yang dirancang.

b. Penyelaras JPP atau Penasihat Kelab/Persatuan hendaklah
membuat pengawasan dan penyeliaan sepanjang program
berlangsung.

c. Penyelaras JPP atau Penasihat Kelab/Persatuan atau Pegawai
Pengiring hendaklah memastikan peraturan aktiviti dipatuhi
sepanjang program berlangsung.

d. Pegawai Pemantau hendaklah mengisi Borang Pemantauan
Aktiviti Pelajar semasa pemantauan aktiviti dijalankan.

Laporan Aktiviti

a. JPP dan Kelab/Persatuan hendaklah menghantar laporan aktiviti
dalam tempoh 14 hari selepas aktiviti dilaksanakan dengan
menggunakan Format Laporan Aktiviti Pelajar kepada Unit
Pembangunan Pelajar.

51 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

CARTA ALIR PERMOHONAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR TINDAKAN

MULA

Pemohon perlu menyediakan kertas kerja Pemohon
Menganjurkan Aktiviti Pelajar

TIDAK OK ? Semakan dan ulasan dari segi pengisian program PPP
YA dan kewangan (OS42000) oleh Pegawai Pemohon
Pembangunan Pelajar (PPP) TPP/ Pentadbiran
TPA/ Pengarah
Sekiranya ada masalah, kertas kerja akan
dikembalikan kepada pemohon untuk
pembetulan/pemurnian.

Sokongan dan ulasan oleh Timbalan Pengarah
Pengurusan (TPP) dan pengesahan kewangan dari
pentadbiran

Kelulusan dan ulasan oleh Timbalan Pengarah
Akademik (TPA) / Pengarah

Sekiranya tidak diluluskan, kertas kerja akan Pemohon
dikembalikan kepada pemohon untuk pembetulan.
LULUS ?
TIDAK YA

Sekiranya diluluskan, pemohon hendaklah Pemohon
menghantar satu (1) salinan kertas kerja yang
diluluskan kepada UPP

Pelaksanaan program. Setelah program selesai, Pemohon
Laporan Pelaksanaan Program hendaklah dihantar
ke UPP selewat-lewatnya 14 hari selepas program
dilaksanakan.

TAMAT KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 52

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
CARTA ALIR PENDAFTARAN DALAM SISTEM E-TESTIMONI

MULA TINDAKAN

Kertas kerja telah diluluskan TPA/Pengarah

Penyelaras program mendaftarkan dalam sistem E- Penyelaras
Testimoni. Penyelaras
Penyelaras
Setelah program berlansung, penganjur program
perlu :

 Mendaftarkan peserta yang hadir
 Memuat naik gambar-gambar program
 Pencapaian pelajar dalam aktiviti tersebut

(jika ada)

Penyelaras program perlu mencetak Laporan Aktiviti
Pelajar dan menghantar ke Unit Pembangunan
Pelajar dalam tempoh 14 hari selepas program
tamat bersama-sama dengan Laporan Analisis
Penilaian Program.

TAMAT

53 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

CARTA ALIR PENDAFTARAN PELAJAR YANG TERLIBAT DENGAN AKTIVITI
ANJURAN PIHAK LUAR

MULA TINDAKAN

Pelajar telah menghadiri program yang dianjurkan, sama ada Pemohon
di dalam kolej / luar kolej.

Individu/ Program berkenaan dihadiri secara individu (berseorangan) Pemohon
kumpulan? atau berkumpulan ?

Jika individu, isi borang :KKBS/UPP/Aktiviti-3/2016 .

Jika berkumpulan, isi borang : KKBS/UPP/Aktiviti-4/2016.

***Sila lampirkan salinan sijil penyertaan.

Borang perlu dihantar ke UPP, dalam tempoh satu (1) minggu PPP
selepas tamat program untuk pengesahan dari Pegawai
Pembangunan Pelajar dan di rekodkan dalam sistem e-
testimoni.

TAMAT

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 54

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

Kementerian Pendidikan Malaysia
Jalan Melalugus
89807 Beaufort
Sabah

Tel : 087-212528/212529 Faks : 087-212530
Portal Rasmi : www.kkbeaufort.jpkk.edu.my

Ruj. Kami :
Tarikh :

SEMUA AHLI KELAB ....................................

Saudara/saudari,

PANGGILAN MESYUARAT AGUNG BAGI TAHUN ...........

Sukacita saya di arah merujuk kepada perkara di atas.

2. Sehubungan dengan itu, satu (1) Mesyuarat Agung akan diadakan seperti berkut:

Tarikh :
Masa :
Tempat :

3. Kehadiran semua ahli Kelab/Persatuan adalah diwajibkan. Kerjasama dan
perhatian saudara/saudari amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,

………………………………..
()

Penasihat Kelab ........................

55 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUN _____

TARIKH: .............................................................
MASA: .............................................................
TEMPAT: .............................................................

KEHADIRAN: ........./.........
(Senarai nama dilampirkan)

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI.

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Pengesahan minit mesyuarat telah dicadangkan untuk oleh
...................................................................................................................... dan disokong
oleh ....................................................................................................................... tanpa /
dengan ** pindaan.

3.0 MEMBENTANGKAN LAPORAN TAHUNAN.

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 56

MODUL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

4.0 MEMBENTANG DAN MENGESAHKAN LAPORAN KEWANGAN.

Pengesahan laporan kewangan telah dicadangkan oleh

.......................................................................................................... dan disokong oleh

................................................................................................................ tanpa/ dengan **

pindaan.

5.0 PEMILIHAN AJK TAHUN _______

5.1 Pengerusi: ............................................................Kelas ............

5.2 Naib Pengerusi: ............................................................Kelas ............

5.3 Setiausaha: ............................................................Kelas ............

5.4 Bendahari: ............................................................Kelas ............

5.5 Ahli Jawatankuasa:

6.0 PEMILIHAN DUA ORANG JURUAUDIT

6.1 Juruaudit: 1. ..........................................................Kelas ............
2. ..........................................................Kelas ............

57 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
7.0 MEMBAHASKAN USUL YANG DITERIMA

7.0 HAL-HAL LAIN

Disediakan oleh:

................................................
Setiausaha,
()

Bertarikh: .......................................

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 58

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

Kementerian Pendidikan Malaysia
Jalan Melalugus
89807 Beaufort
Sabah

Tel : 087-212528/212529 Faks : 087-212530
Portal Rasmi : www.kkbeaufort.jpkk.edu.my

Ruj. Kami :
Tarikh :

SEMUA AHLI KELAB ....................................

Saudara/saudari,

PANGGILAN MESYUARAT KELAB BILANGAN 1 TAHUN ...........

Sukacita saya di arah merujuk kepada perkara di atas.

2. Sehubungan dengan itu, satu (1) Mesyuarat akan diadakan seperti berkut:

Tarikh :
Masa :
Tempat :

3. Kehadiran semua ahli Kelab/Persatuan adalah diwajibkan. Kerjasama dan
perhatian saudara/saudari amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,

………………………………..
()

Penasihat Kelab ........................

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 59

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

MINIT MESYUARAT KELAB BIL. 1/TAHUN _____

TARIKH: .............................................................
MASA: .............................................................
TEMPAT: .............................................................

KEHADIRAN:
(Rujuk Helaian Kehadiran)

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI.

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Pengesahan minit mesyuarat telah dicadangkan untuk oleh
...................................................................................................................... dan disokong
oleh ....................................................................................................................... tanpa /
dengan ** pindaan.

3.0 PERKARA BERBANGKIT

60 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR
KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 61

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

6.0 HAL-HAL LAIN

Disediakan oleh:

................................................
Setiausaha,
()
Bertarikh: .......................................

Disemak oleh:

................................................
Penasihat,
()
Bertarikh: .......................................

62 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

KEHADIRAN AHLI MESYUARAT KELAB BIL.1 / TAHUN _____

BIL NAMA NO K/P KELAS TANDATANGAN

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT 63

MODUL BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI PELAJAR

RUJUKAN

1. Evannudin, N., & Jiyanto. (2016). Education: Ta'aruf, Tafahum and Takaful To
Child. The First International Conference on Child - Friendly Education, 459-465.

2. Jahya, R. F. (2013). Budaya Kerja Berpasukan: Tingkatkan Prestasi Bangunkan
Koperasi. DIMENSIKOOP, 28-32.

3. Jalal, B. (2016, November 27). Tiga Ciri Utama Perlu Ada Pada Pemimpin.
Retrieved from Berita Harian: https://www.bharian.com.my/node/217290

4. Komuniti, J. P. (2012). Garis Panduan Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Kolej
Komuniti. Selangor Darul Ehsan: JPKK,KPT.

5. Malaysia, K. P. (2018). Prosedur Operasi Standard Rekreasi Luar Pelajar. Putrajaya:
KPT.

6. Mat, M. T. (2016). NLP Rahsia Sains & Seni Kejayaan Diri. Kuala Lumpur: MTM
Consultants Sdn Bhd.

7. Menteri, J. P. (2014). Panduan Pengurusan Majlis & Acara. Putrajaya.

8. Solihin, I. (2012). Buku Manajemen Strategik. Jakarta: Penerbit Erlangga.

64 KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT

TERBITAN

KOLEJ KOMUNITI BEAUFORT
JALAN MELALUGUS
89807 BEAUFORT
SABAH

TEL : 087-212528/529 FAX : 087-212 530