สำนักงานเชิงปฏิบัติการ

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2001 วิชา การจัดการงานธุรการ (Office Administrative Management) ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. มีความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการจัดการงานธุรการและงานสำ นักงาน 2. ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการงานธุรการและงานสำ นักงาน 3. สามารถใช้ระบบงานสำ นักงานอัตโนมัติ 4. นำวิธีการจัดงานสำ นักงานไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริง 5. มีบุคลิกภาพที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานสำ นักงาน 6. มีกิจนิสัยการทำ งานด้วยความซื่อสัตย์ ความมีวินัย ความรอบคอบ ความรับผิดชอบ สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับกระบวนการจัดการงานธุรการและงานสำ นักงาน 2. ปฏิบัติงานเอกสารถูกต้องตามรูปแบบของงานธุรการ 3. บริหารจัดการงานงานธุรการและงานสำ นักงานตามมาตรฐานกำ หนด คำอธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการงานธุรการและงานสำ นักงาน แนวความคิดปรัชญา การจัดระบบ งาน ธุรการและสำ นักงาน บทบาทและหน้าที่งานธุรการและงานสำ นักงานทั้งในภาครัฐและเอกชนกระบวนการจัดการงาน สำ นักงาน การจัดผังสำ นักงาน การจัดการงานเอกสาร และระบบการจัดเก็บเอกสาร การใช้ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ การพัฒนาบุคลิกภาพให้เหมาะสมในการปฏิบัติงานสำ นักงาน ฝึกปฏิบัติงานธุรการ 1

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30200-0026 วิชา งานสำ นักงานเชิงปฏิบัติการ (Office work operating) ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. เข้าใจหลักการงานสำ นักงาน 2. มีทักษะในการปฏิบัติงานสำ นักงาน 3. มีเจตคติ และกิจนิสัยที่ดีในงานสำ นักงาน สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการงานสำ นักงาน 2. ปฏิบัติงานสำ นักงานตามลักษณะงาน 3. เลือกใช้วัสดุ อุปกรณ์ และเครื่องใช้สำ นักงานตามลักษณะงาน 4. ใช้เทคโนโลยีปฏิบัติงานสำ นักงาน คำอธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับงานสำ นักงาน การนำ เทคโนโลยีสมัยใหม่มาปฏิบัติงานสำ นักงานการบันทึกและถอด ข้อความด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การจัดพื้นที่ในสำ นักงาน การใช้วัสดุอุปกรณ์ เครื่องใช้สำ นักงาน และการบำ รุง รักษาเครื่องใช้สำ นักงาน 2

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2103 วิชา การสื่อสารทางธุรกิจ (Business Communication) ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. มีความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการและความสำคัญของการสื่อสาร 2. มีความสามารถในการใช้และบำ รุงรักษาเครื่องมือติดต่อสื่อสารชนิดต่าง ๆ 3. มีความสามารถการพูดเพื่อการติดต่อสื่อสาร 4. จัดทำ เอกสารสำ หรับการสื่อสารทางธุรกิจ 5. มีเจตคติและกิจนิสัยการทำ งานด้วยความซื่อสัตย์ ความมีวินัย ความรอบคอบ ความรับผิดชอบ สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการและความสำคัญของการสื่อสาร 2. ใช้และบำ รุงรักษาเครื่องมือติดต่อสื่อสารชนิดต่าง ๆ 3. สื่อสารธุรกิจโดยการพูดตามหลักทางธุรกิจ 4. จัดทำ เอกสารสำ หรับการสื่อสารทางธุรกิจ คำอธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับการสื่อสาร หลักการ และความสำคัญของการสื่อสาร เครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อ สื่อสาร ศิลปะในการพูดเพื่อการสื่อสาร การจัดทำ เอกสารสำ หรับการสื่อสารทางธุรกิจ 3

มาเรียน 10 คะแนน ความสนใจและพฤติกรรม 10 คะแนน งานที่ได้รับมอบหมาย 1 15 คะแนน งานที่ได้รับมอบหมาย 2 15 คะแนน สอบวัดผลกลางภาค 15 คะแนน สอบวัดผลตามสภาพจริง 15 คะแนน สอบวัดผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน 15 คะแนน รวม 100 คะแนน การวัดผลและประเมินผล 4

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2001 วิชา การจัดการงานธุรการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 1 ความหมายของธุรการ 1. ความหมายของธุรการ 2. คุณสมบัติของผู้ที่ทำ งานในตำแหน่งธุรการ 3. บทบาทหน้าที่ของงานธุรการ 4. หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบธุรการ 5. ความสำคัญและขอบเขตของงานธุรการ 6. หน้าที่ความรับผิดชอบของงานธุรการ 1. ความหมายงานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควรทำ ให้หลาย ๆ คนอาจเกิดความสับสน จากงาน ด้านนี้มีความเหมือนหรือคล้ายคลึงกันกับงานของฝ่ายบุคคล แต่งานด้านธุรการนี้จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่าย บุคคล ตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก โดยงานธุรการนี้เป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุนคือคอยเข้าไป คอยประสานงานหรือช่วยเหลือในแผนกหรือฝ่ายอื่น ๆ และโดยรวมแล้วหลัก ๆ เลย งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้อง กับการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัด เก็บและค้นหาเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น ขอบข่ายเนื้อหา 5

2. คุณสมบัติของผู้ที่ทำ งานในตำแหน่งธุรการ - เป็นผู้มีความรับผิดชอบและอดทดต่องานที่ทำสูง - มีทัศนคติที่ดีเป็นไปในแง่บวก - มีความคล่องแคล่ว - มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี และมีใจรักในงานด้านการบริการ - มีความละเอียดรอบคอบ - เป็นคนใจกว้าง ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น - การช่วยเหลือผู้อื่นคือหัวใจหลักแห่งการทำ งาน - มีความใจเย็น เก็บอารมณ์ได้ - มีความภาคภูมิใจในหน้าที่การปฏิบัติงานของตนเอง 1. ฝ่ายสนับสนุน “หรือเรียกง่าย ๆว่า ฝ่าย support เพื่อให้คนอื่นหรือพนักงานฝ่ายอื่นๆ ทำ งานได้สำ เร็จตามเป้าหมาย 2. เป็นสายงานที่เหมือนคนกลางที่จะคอยที่ขับเคลื่อนให้งานได้ดำ เนินอย่างสะดวก เช่น การให้บริการ การติดต่อประสาน งาน การจัดหา เป็นต้น 3. เป็นสายงานการ “ควบคุม” และ “ดูแล” ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ 4. งานธุรการ “เป็นนักประสานและนักบริหารที่ดี” ขอบเขต ของสายงานธุรการคืองานที่เกี่ยวกับ “จัดหาจัดใช้ ดูแล และบริการเพื่อนำ มาซึ่งความสะดวกของหน่วย งานอื่นในองค์กร” 3. บทบาทและหน้าที่ของงานธุรการ 6

4. หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบธุรการ ความสำคัญของงานธุรการ และคุณสมบัติงานธุรการที่ดี การบริหารงานธุรการนับได้ว่าเป็นบันไดขั้นแรกในการทำ งานของหน่วยงานต่างๆ ในทุกระดับที่ต้องการ สื่อสารเป็นสื่อในการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารประกอบด้วย สาร ผู้ส่งสารและผู้รับสาร เจ้าหน้าที่ ธุรการจะต้อง เป็นสื่อในการนำสารจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสารเพื่อเข้าสู่กระบวนการปรับเปลี่ยนไปสู่การทำ งาน ตามภารกิจต่อไปจาก เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างดีและมี คุณภาพ ทั้งนี้ปฏิบัติงานของ หน่วยงานต่าง ๆ ย่อมต้องอาศัยการทำ งานของเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นสำคัญ ดังจะเห็นได้จากการกำ หนดให้มีงานธุรการ ในทุกหน่วยงาน ดังน้นงานธุรจึงเปรียบเสมือนกลไกลที่สำคัญ ของหน่วยงานที่จะขาดไปหรือไม่มีไม่ได้ 1. ยอมรับในธรรมชาติของสายงานที่ไม่เสร็จง่าย ๆ 2. ยอมรับว่าผลงานที่ทำ นั้น “เสมือนปิดทองหลังพระ” อย่าหวังว่าจะได้รับคำชมง่าย ๆ 3. ให้คิดเสียว่า คำตำ หนิเป็นการสะท้อนความต้องการใช้บริการของใครในองค์กร 4. ให้มองปัญหาที่เกิดขึ้นว่า เป็นสิ่งที่ท้าทาย 5. ให้มองความสำ เร็จที่เกิดขึ้น เป็นกำลังใจ 6. ให้นึกถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง และปฏิบัติหน้าที่อย่างยุติธรรมแก่ทุกฝ่าย 7. รู้จักการวางแผน และบริหารเวลาให้เป็น 8. เปิดใจกว้าง และยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น 9. มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดประสิทธิผล 10. มุ่งสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมาย 11. ภูมิใจว่าเป็นหน่วยงานที่ทุกองค์กรต้องมี ตำแหน่งงานธุรการจัดเป็นตำแหน่งที่สำคัญภายในองค์กรหรือบริษัทตำแหน่งหนึ่งเลขาก็ว่าได้ และจำ เป็น ต้องใช้ความอดทดและทำ งานให้สภาวะความกดดันได้ เพราะบางครั้งอาจเจอกับพนักงานที่ยากต่อการควบคุม หรือ สร้างความยุ่งยากให้แก่การทำ งาน จึงต้องอาศัยความอดทดและความรักในงานทางด้านนี้เป็นหลัก และด้วยความ หลากหลายของงานที่ทำ งานสารบรรณ (ตัวอย่างสำ หรับวิทยาลัยเทคโนโลยี) รับ และ ส่งหนังสือ ทั้งภายในและภายนอก ของวิทยาลัยเทคโนโลยีงานสารบรรณ และ งานธุรการต่าง ๆ ภายในฯรวบรวมหนังสือเสนอแต่ละงานที่รับผิดชอบ เพื่อพิจารณากลั่นกรองเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้นร่าง หนังสือใต้ตอบทั้งภายในและภายนอก หนังสือ ติดต่อ ติดตามเรื่องและประสานงานราชการ ทั้งภายในและภายนอก จัดเก็บหนังสือ ค้นหาและอื่น ๆ ให้มีความสะดวกรวดเร็ว จัดทำ งบเดือนของบุคลากร จัดทำ เอกสาร บันทึก การ ลาประเภทต่าง ๆ ของบุคลากร จัดทำ ทะเบียนประวัติบุคลากร 5. ความสำ คัญและขอบเขตของงานธุรการ 6. หน้าที่ความรับผิดชอบงานธุรการ 7

หน่วยผลิตเอกสาร หน่วยการเงินบัญชีและพัสดุ พิมพ์หนังสือราชการต่าง ๆ อัดสำ เนาหนังสือ เอกสารต่าง ๆ อัดสำ เนาแบบฟอร์มต่าง ๆ จัดพิมพ์หนังสือ อาทิ หนังสือตารางเรียน ข้อมูลสถิติ แผ่นพับ ฯลฯ จัดพิมพ์ Transcript และเอกสารรับรองทางการศึกษาของ นักเรียน นักศึกษา จัดพิมพ์เกี่ยวกับการจ่ายเงินสมนาคุณตอบแทนกรรมการการจัดการสอบกลางภาคการสอบไล่ และบัญชีจ่ายเงินผู้ควบคุม การสอบกลางภาคการสอบไล่จัดพิมพ์งบประมาณ และงบประมาณเงินรายได้ จัดพิมพ์ รายงานการใช้เงินนอกงบประมาณจำ เดือนจัดพิมพ์งบเดือนของบุคลากรทางการศึกษาจัดพิมพ์ตารางสอบกลางภาค ตารางสอบไล่และบัญชีจ่ายเงินผู้ควบคุม การสอบกลางภาคการไล่จัดพิมพ์งบประมาณ และงบประมาณเงินราย ได้ จัดพิมพ์รายงานการใช้เงินนอกงบประมาณประจำ เดือนจัดพิมพ์งบเดือนของบุคลากรทางการศึกษา บริการถ่าย เอกสาร ดูแลเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องอัดสำ เนา เครื่อง copy printer ให้มีประสิทธิภาพดีอยู่เสมอ - จัดหา/จัดจ้าง ซ่อมแซมบำ รุงรักษาวัสดุครุภัณฑ์ต่างๆ - ควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุและครุภัณฑ์ต่าง ๆ ของกองฯ - จัดทำ บัญชีควบคุมวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้จากงบประมาณหมวดต่างๆ - จ่ายและเก็บเครื่องมือในงานซ่อมบำ รุง - รับเงินและออกใบเสร็จรับเงินค่าธรรมเนียมจากการขอเอกสารรับรองทางการศึกษา - ควบคุมและจัดทำ บัญชีการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ เงินรายได้ และเงินจัดสรรค่าหน่วยกิต ค่าธรรมเนียมต่าง ๆ - จัดทำและคุมบัญชี การเงิน และงบประมาณ - ควบคุมการขออนุมัติเบิกเงินของแต่ละโครงการ - จัดเก็บเอกสารและใบสำคัญต่างๆ เกี่ยวกับการขออนุมัติซื้อ - จัดบริการเงินยืมฉุกเฉินแก่นักศึกษา - จัดเก็บเงินสวัสดิการของบุคลากร - จัดทำ รายงานการใช้เงินนอกงบประมาณประจำ เดือน 8

1.4 หน่วยบริการและสวัสดิการ - ดูแลรักษาความสะอาดของหน่วยงานภายในและภายนอกอาคาร - ดูแลสวนโดยรอบอาคาร - ประสานงานแจ้งซ่อมสถานที่ - จัดห้องประชุม ผู้ที่จะทำ งานสารบรรณได้ดี จำ เป็นต้องรู้งานธุรการด้วย เช่น 1. มีทักษะในการติดต่อ โต้ตอบ และประสานงานที่ดี 2. สนใจ ใฝ่เรียนรู้ และพัฒนาตนเองให้มีความรู้ ทักษะ 3. รุู้จักความควรหรือไม่ควร วางตัวได้เหมาะสม รุู้จักกาลเทศะ 4. มีความคล่องแคล่ว ว่องไว มีปฏิภาณไหวพริบ ความจำดี 5. ต้องมีความรู้ทางด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย รู้จักตัวสะกดการันต์ วรรค ตอน แม่นยำคำ ศัพท์และคำแปลในพจนานุกรม ยิ่งมีความรู้ภาษาต่างประเทสด้วยยิ่งดี 6. ต้องมีความละเอียด รอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว 7. ต้องมีมนุษย์สัมพันธ์ และอัธยาศัยไมตรีกับเพื่อนร่วมงานกับบุคคลทั้งไปได้ดี 8. มีการสั่งสมประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญในงานที่รับผิดชอบอย่างเหมาะสม สรุป ธุรการใช้ชื่อภาษาอังกฤษว่า Administration Support Section:ASS ซึ่งหากเอาอักษรย่อมาแปลคือ “ก้น” เป็นอวัยวะส่วนสุดท้ายของร่างกาย ในการขับถ่าย ซึ่งมีแต่ของเสียผ่านมา แต่ก้นนั้นสำคัญต่อร่างกาย ในการ ทำ หน้าที่เป็นองค์ประกอบหนึ่ง หากร่างกายไม่มีก้นระบบการทำ งานของร่างกายก็จะไม่สมดุล ดังนั้นเลยคิดได้ว่า ASS ก็สำคัญไปไม่น้อยกว่าหน่วยงานใดในองค์กร เราทำ หน้าที่ในการอำ นวยความสะดวกให้กับทุกหน่วยงาน ให้ความช่วย เหลือ และประสานงานให้เป็นไปตามกลไกลการบริหารงานขององค์กร แต่ที่สำคัญ เราต้องมีใจรักในการให้บริการรักใน หน้าที่ของเรานั่นเอง 9

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2001 วิชา การจัดการงานธุรการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 2 การวางแผนการทำ งานในสำ นักงาน 1. ความหมายของการวางแผน 2. ประโยชน์ของคู่มืองานสำ นักงาน 3. รูปแบบของคู่มืองานสำ นักงาน 4. การวางแผนงานของสำ นักงาน 5. ประเภทการวางแผนในสำ นักงาน 6. ความสำคัญของการวางแผนในสำ นักงาน 7. ลักษณะของการวางแผนกงานในสำ นักงาน การวางแผน หมายถึง กระบวนการการวางแผนในการบริหารองค์การที่เกี่ยวข้องในทุกฝ่ายขององค์การใน การกำ หนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์การ 1. ความหมายของการวางแผน ขอบข่ายเนื้อหา 10

2. ศึกษาวิธีการทำ งานให้ง่ายและรวดเร็ว (WIP:เทคนิคการปรับปรุงแก้ไขงาน) คู่มืองานสำ นักงาน (Work Manual) คู่มืองานสำ นักงานถือเป็นมาตรฐานในการทำ งาน ซึ่งใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมโดยใช้หลักเกณฑ์ในการ ทำ งานแต่ละประเภท 2. ประโยชน์ของคู่มืองานสำ นักงาน 1. ทำ ให้องค์การมีการพัฒนาอย่างมีเหตุมีผล 2. ช่วยในการฝึกบุคลากรใหม่ 3. ช่วยประหยัดเวลาสำ หรับผู้บังคับบัญชา 4. ทำ ให้เกิดความเชี่ยวชาญในการทำ งาน 5. ทำ ให้ขวัญกำลังใจของบุคลากรดีขึ้น 6. การทำคู่มือสำ หรับงานใดงานหนึ่งเท่ากับว่าเป็นการกำ หนดอำ นาจหน้าที่และความรับผิดชอบสำ หรับงานนั้น 7. คู่มือการปฏิบัติงานเป็นเครื่องมือในการควบคุม 8. ช่วยปรับปรุงการบริหารงานบุคลากรให้ดีขึ้น ช่วยลดข้อขัดแย้ง ลดการก้าวก่ายหน้าที่ระหว่างบุคลากร 9. ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำ งาน 10. ช่วยผู้บังคับบัญชาในการตรวจสอบการปฏิบัติงานและวิเคราะห์ความรับผิดชอบของบุคลากรให้เหมาะสม 11. ลดต้นทุนในการปฎิบัติ 11

ในองค์กรจะมีคู่มือการปฏิบัติงานสำ หรับบุคลากรแต่ละฝ่าย คู่มือมีดังนี้ 1. คู่มือขององค์การ (Organization Manual) 1. การติดต่อสื่อสาร 2. การบังคับบัญชา 3. การประสานงาน 2. คุู่มือบุคลากร (Employee Manual) โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับชั่วโมงการทำ งาน เงินเดือน สวัสดิการ เป็นต้น 3. คู่มือนโยบาย (Policy Manual) เป็นรายละเอียดนโยบายของบริษัท เช่น คู่มือนโยบายด้านการพัฒนา 4. คุู่มือกระบวนการปฏิบัติงาน (Procedures Manual) คู่มือแสดงขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง ระบุ ว่าต้องทำ อะไร ทำอย่างไร เมื่อใด ใครปฏิบัติ เช่น คู่มือ การให้บริการ 5. คู่มือการปฏิบัติงานเฉพาะอย่าง (Specialty Manual) เป็นคู่มือการปฏิบัติงานเฉพาะอย่างสำ หรับบุคลากร คู่มือ การปฏิบัติงานมีดังนี้ 3. รูปแบบของคู่มืองานสำ นักงาน 12

5.2 แผนระยะยาว (long-Term Plans) เป็นแผนที่ใช้สำ หรับงานหลายชนิดในเวลาเดียวกัน เช่น งานในรอบปี มีอะไรบ้างที่ต้องทำและเป็นงานที่ต้อง ปฏิบัติเช่นเดียวกันทุก ๆ ปี สำ นักงานต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าสำ หรับอนาคต โดยกำ หนดเป็น Year Planning 5.3 แผนการดำ เนินงาน หรือแผนปฏิบัติการ (Operational Plans) วิธีการ เพื่อให้ทำ งานบรรลุตามเป้า หมายที่กำ หนดไว้ ความสำ คัญของการวางแผน 1. ช่วยลดการสูญเสียจากการทำ งานซำ ้ซ้อน 2. ทำ ให้มีการกำ หนดขอบเขตในการทำ งานที่แน่นอน และมีนโยบายที่ชัดเจน 3. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเตรียมรับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนป้องกันการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน 4. การวางแผนเป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เพื่อให้ดำ เนินงานประสบผลสำ เร็จ อย่างมี ประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดเวลา และทรัพยากร 5. การวางแผนจะช่วยให้เกิดการประสานสัมพันธ์ภายในองค์กร ทำ ให้การปฏิบัติเป็นไปด้วยความราบรื่นและ สามารถตรวจสอบความสำ เร็จของเป้าหมายได้ คุณภาพของการวางแผนจะมีมากหรือน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ความถูกต้องของสิ่งต่าง ๆต่อไป นี้ 1. รู้ว่ากิจการมีทรัพยากรที่แท้จริงอยู่มากหรือน้อยเพียงใด 2. รู้ว่ากิจการขณะนี้ยืนอยู่ ณ จุดใด ที่แล้วมาสภาพของกิจการเป็นอย่างไรเคยประสบความสำ เร็จหรือล้ม เหลวมาอย่างไรบ้างและเกิดขึ้นเพราะเหตุใด การวางแผน (Plan) เป็นหน้าที่แรกในการปฏิบัติงานสำ นักงาน เพราะจะทำ ให้ทราบล่วงหน้าว่ามีกิจกรรมใด บ้างที่จะต้องทำและทำอย่างไร ใช้บุคลากรที่มีคุณสมบัติอย่างไร อุปกรณ์อะไร จะต้องเตรียมการอย่างไร มีปัญหาอะไร ที่อาจเกิดขึ้นได้เพื่อหาแนวทางป้องกัน จะช่วยให้การทำ งานเป็นอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพประหยัด 5.1 แผนระยะสั้น (Short-Term Plans) ใช้กับการทำ งานในสำ นักงานที่เป็นงานชั่วคราว งานเฉพาะกิจหรืองานด่วน กำ หนดเวลาไม่เกิน 1 เดือน อาจ เป็นงานที่มีความสำคัญ แต่ไม่ได้ปฏิบัติทุกปี ดังนั้นจึงให้ ความสำคัญที่กระบวนการปฏิบัติงาน 6. ความสำ คัญของการวางแผนในสำ นักงาน 4. การวางแผนงานของสำ นักงาน 5. ประเภทการวางแผนในสำ นักงาน 13

3. รู้ว่าอนาคตธุรกิจต้องการอะไร เช่น ชื่อเสียง การเจริญเติบโต การเป็นธุรกิจผู้นำ เป็นต้น 4. รู้สถานการณ์รอบ ๆ ตัว ในขณะที่ทำ งานวางแผน ว่ามีสภาพเป็นอย่างไรธุรกิจ จุดอ่อน จุดแข็ง ลักษณะของงานสำ นักงาน 1.งานสำ นักงานเป็นงานประเภทที่ให้บริการเเก่หน่วยงานต่างๆ ได้แก่ การต้อนรับ 2.งานสำ นักงานเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายภายในสำ นักงาน 3.งานสำ นักงานเป็นงานที่ไม่สามารถจำกัดปริมาณของงานได้ 4.งานสำ นักงานเป็นงานที่ให้ความสะดวก 5.งานสำ นักงานเป็นงานที่มีส่วนก่อให้เกิดผลกำ ไรแก่องค์การในทางอ้อม 6.เป็นงานที่มีลักษณะส่วนใหญ่ของงานสำ นักงาน 7.เป็นงานส่วนใหญ่ของงานทั้งมวลในองค์การ 8.เป็นงานที่มีลักษณะเป็นเอกสาร 9.เป็นงานที่ต้องใช้คุณภาพในการปฎิบัติงาน 10.สำ นักงานเป็นลักษณะของศูนย์รวมข้อมูล 7. ลักษณะของการวางแผนงานในสำ นักงาน 14

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2001 วิชา การจัดการงานธุรการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 3 การปรับปรุงสำ นักงาน ขอบข่ายเนื้อหา 1. การปรับปรุงงานในสำ นักงาน 2. การวิเคราะห์เพื่อการปรับปรุงงาน 3. วิธีการปรับปรุงงาน 4. หลักการหรือข้อควรพิจารณาในการปรับปรุงงานสำ นักงาน การปรับปรุงงานในสำ นักงานเป็นผลมาจากในการศึกษางานในอุตสาหกรรม โดยในยุคแรก Frederick W. Taylor ได้รับการยกย่องให้เป็นบิดาแห่งการจัดการแบบวิทยาศาสตร์และต่อมา Frank B.Gilbreth ได้ศึกษาเรื่องการ เคลื่อนไหวที่มีประสิทธิภาพ ทำ ให้ประหยัดเวลาและแรงงาน การปรับปรุงงาน 1. การเปลี่ยนแปลง 2. แก้ไข 3. ปรับปรุงงานที่เป็นอยู่ 4. หรือกระทำอยู่แล้วให้มีสภาพดียิ่งขึ้นกว่าเดิม สาเหตุที่ทำ ให้ต้องการปรับปรุงงาน 1. งานเกิดความบกพร่อง 2. พบปัญหาในการปฏิบัติหรือขาดประสิทธิภาพ 3. งานไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ 4. มีเทคโนโลยีใหม่เกิดขึ้น 5. มีการลักลอบกระทำผิด 1. การปรับปรุงงานในสำ นักงาน 2. การวิเคราะห์เพื่อการปรับปรุงงาน 15

6. ทำ งานผิดพลาด 7. ค่าใช้จ่ายในหน่วยงานสูงเกินกว่าผลงาน 8. ยักยอกสิ่งของเครื่องใช้ในสำ นักงาน 9. ขาดการควบคุมงานที่ดี 10. พนักงานทำ งานไม่เต็มประสิทธิภาพ 11. พนักงานมีงานล้นมือ 12. งานมากกว่าคน/งานน้อยกว่าคน กำ หนดวิธีปรับปรุงงาน 1. การกำจัด (eliminate) 2. การรวม (combine) 3. การเปลี่ยนแปลง (change) สถานที่ คนหรือลำดับขั้น 4. การทำ ให้ง่ายขึ้น (simple) โดยใช้คำถาม What?และ Why?ในการพิจารณากำจัดตัดทอน การแก้ปัญหาและระบบปรับปรุงระบบสำ นักงาน ปัญหาในการปฏิบัติงานในสำ นักงาน 1. เกิดความซำ ้ซ้อนในการทำ งาน 2. การปฏิบัติงานล่าช้า 3. การแบ่งงานที้่ไม่เท่าเทียมกัน 4. เครื่องมือเครื่องใช้ในการปฏิบัติงานไม่เพียงพอ 5. การจัดบุคคลไม่เหมาะสมกับงาน 6. มีความซำ ้ซ้อนในการบังคัญบัญชา 7. มีปริมาณผลผลิตน้อย 8. เกิดอุปสรรคและความขัดแย้งในการประสานงาน 9. การปฏิบัติงานไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ 3. วิธีการปรับปรุงงาน 16

“การปรับปรุง” improvement หมายถึง การแก้ไขปัญหาดียิ่งขึ้น หลักในการปรับปรุงระบบสำ นักงาน 1. พิจารณาปัญหาที่เกิดขึ้นในสำ นักงาน 2. พิจารณาเพื่อหาสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง 3. หาวิธีการแก้ปัญหาที่ถูกจุด 4. ต้องพิจารณาว่าสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย แรงงาน ทรัพยากร 5. มีการวางแผนก่อนปรับปรุง 6. ต้องปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้ การปรับปรุงระบบสำ นักงาน การปรับปรุงระบบสำ นักงานเป็นวิธีการแก้ไขปัญหาสำ นักงานที่เกิดจากความบกพร่องของระบบโดยการ แก้ไขระบบสำ นักงานในส่วนที่พบปัญหาหรือส่วนที่บกพร่องทำ ให้เกิดปัญหา เพื่อปรับปรุงให้ระบบมีคุณภาพมากขึ้น การวิเคราะห์ระบบ (System analysis) คือการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบสำ นักงานนำ มาพิจารณา เพื่อหาสาเหตุของปัญหา ความบกพร่องหรือข้อเสียงต่าง ๆ วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ระบบ 1. ช่วยให้เข้าใจวิธีการทำ งาน โครงสร้างองค์กร และระบบการทำ งานต่าง ๆเพื่อหาแนวทางปรับปรุงแก้ไข ให้การปฏิบัติงานต่าง ๆให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 2. เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานของบุคลากรว่าเป็นไปตามมาตรฐาน และปฏิบัติตามระบบของสำ นักงาน หรือไม่ 3. เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด 4. เพื่อการพัฒนาระบบสำ นักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขั้นตอนการปรับรื้อระบบ แบ่งขั้นตอนในการรื้อระบบออกเป็น 6 ชั้นด้วยกันคือ 1. กำ หนดสิ่งที่จะต้องทำ 2. กำ หนดวิสัยทัศน์ที่เป็นไปได้ด้วยการสร้างแบบจำลองการบริหารให้ชัดเจน 3. ชี้ให้เห็นกระบวนการหลักของหน่วยงาน 4. ออกแบบกระบวนการใหม่ 5. นำกระบวนการใหม่ไปปฏิบัติ 6. การวิเคราะห์ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง 17

ปัจจัยความสำ เร็จในการปรับรื้อระบบ 1. การวิเคราะห์การทำ งาน 2. การเปลี่ยนแปลงทั้งระบบ 3. การดำ เนินการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ 4. การให้ความร่วมมือในการเปลี่ยนแปลง 5. การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง 6. การวิเคราะห์ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง 18

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-2001 วิชา การจัดการงานธุรการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 4 การจัดองค์การและโครงสร้างสำ นักงาน ขอบข่ายเนื้อหา 1. การจัดองค์การและโครงสร้างสำ นักงาน 2. ประโยชน์ของการจัดองค์การในสำ นักงาน 3. การบริหารจัดการองค์กร 4. กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ กระบวนการกำ หนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่าง ๆ องค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การ ใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดการจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรม ต่าง ๆ ในองค์การและมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำ เร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัด องค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพ 1. ทำ ให้ทราบขอบเขตความรับผิดชอบและอำ นาจต่าง ๆ 2. ช่วยป้องกันการทำ งานที่ซำ ้ซ้อน 3. ช่วยประสานงานให้หน้าที่่ต่างๆ ได้ดี 4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานองค์การได้ 5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน 6. ทำ ให้มีระบบสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี หลักของการจัดองค์การ หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงต์ที่ชัดเจน, อำ นาจหน้าที่ความรับผิดชอบ, ความรับผิด ชอบของผู้บังคับบัญชา, สายบังคับบัญชา, ช่วงการบังคับบัญชา, การประสานงาน,หลักการทำ งานเฉพาะอย่าง และ เอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division of work) การจัดแผนงาน (Departmentailization) การกระจายอำ นาจหน้าที่ (Distribution of Authority) และการประสานงาน (Co-ordination) การจัดองค์การจะปรากฎขึ้นในรูป แผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน ผู้รับผิดชอบ ตามลำดับลดหลั่นกันไป 1. การจัดการองค์การ(Oranizing) 19 15

รูปแผนภูมิองค์การ รูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า องค์การ ที่เป็นทางการ (Formal Organization) องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความ สัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แบ่งตามความมุ่งหมายขององค์การ แบ่งได้ 4 ประเภท คือ 1. องค์การเพื่อประโยชน์ของสมาชิก (Mutual-Benefits) 2. องค์การธุรกิจ (Business Concerns) 3. องค์การเพื่อสาธารณะ (Commonweal Organization) 4. องค์การเพื่อบริการ (Service Organization) Org ประเภทขององค์การ (Organization type) ประเภทขององค์การ (Organization type) สามารถจำแนกได้เป็น 4 ส่วนหลักดังนี้ 1. องค์การแบบปฐมและองค์การแบบมัธยม - องค์กรแบบปฐม หมายถึง องค์การที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติมีการติดต่อสัมพันธ์แบบส่วนตัว ไม่มีพิธีการมาก ไม่มี วัตถุประสงค์อะไรเป็นสำคัญ เช่น ครอบครัว เพื่อนบ้าน - องค์การแบบมัธยม หมายถึง องค์การที่สมาชิกมีความสัมพันธ์แบบมีเหตุมีผล และเป็นผลเนื่องมาจากบทบาท และหน้าที่ที่ถูกกำ หนดโดยองค์กร ดังนั้น วัตถุประสงค์ในการจัดตั้งองค์การแบบนี้จึงเป็นการจัดตั้งเพื่อสนองตอบ ต่อความต้องการของสมาชิก เช่น บริษัท ห้างร้าน หน่วยงานราชการ สโมสรมหาวิทยาลัย เป็นต้น 2. องค์การแบบเป็นทางการ หมายถึง องค์การที่จัด ตั้งอย่างเป็นทางการ มีการกำ หนดโครงสร้างของ กิจกรรมไว้อย่างชัดเจน มีรายละเอียดเกี่ยวกับสาย บังคับบัญชา ความสัมพันธ์ของอำ นาจหน้าที่ความรับ ผิดชอบ การติดต่อสื่อสาร การกระจายอำ นาจ เป็นไปอย่างมีระเบียบแบบแผนชัดเจนแน่นอน 20 16

3. องค์การแบบไม่เป็นทางการ หมายถึง องค์การที่มีลักษณะของโครงสร้างไม่แน่นอนไม่มีการกำ หนดสายสัมพันธ์ ของสมาชิก ไม่มีกฎระเบียบที่เป็นลายลักษณ์อักษร สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ เช่น ชมรม กลุ่มต่าง ๆ เป็นต้น 4. องค์การแบบยึดหลักวัตถุประสงค์ขององค์การ หมายถึง องค์การที่จัดตั้งขึ้นมาเพื่อดำ เนินงานให้บรรลุ วัตถุประสงค์บางอย่างบางประการ ตามความต้องการของสมาชิก เช่น องค์การเพื่อสังคม องค์การเพื่อสาธารณภัย องค์การเพื่อศาสนา องค์การที่ไม่แสวงหากำ ไร เป็นต้น สิ่งแวดล้อมขององค์การ (Organizational Environmen) หมายถึง ปัจจัยต่าง ๆ ที่มีผลกระทบทั้งทางตรง และทางอ้อม ต่อการดำ เนินงานขององค์การทั้งทางบวกและทางลบ ซึ่งปัจจัยของสิ่งแวดล้อมดังกล่าวประกอบด้วย สิ่งแวดล้อมภายในองค์การ และสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ 1. สิ่งแวดล้อมภายในองค์การ หมายถึง สิ่งแวดล้อมที่เป็นแรงขับภายในองค์กรและมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ ต่อการ ดำ เนินงานขององค์การ ประกอบด้วย 1.1 สิ่งแวดล้อมด้านโครงสร้างขององค์กร เช่น โครงสร้างขององค์การ มาตรฐานการปฏิบัติงานขององค์การ 1.2 สิ่งแวดล้อมด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ เช่น ทักษะความสามารถของผู้บริหาร ความสามารถของ พนักงาน เจ้าของและผู้ถือหุ้น เป็นต้น 1.3 สิ่งแวดล้อมด้านทรัพยากรองค์การ เช่น เครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์ 1.4 สิ่งแวดล้อมด้านเทคโนโลยี เช่น การเลือกใช้เทคโนโลยี ความสามารถในการคิดค้นนวัตกรรมใหม่การวิจัยและ การพัฒนา 15 สิ่งแวดล้อมด้านการบริหาร เช่น ต้นทุนของเงินทุน แหล่งที่มาของเงินทุน 1.6 สิ่งแวดล้อมค้นวัฒนธรรม เช่น ทัศนคติค่านิยม ความเชื่อ 2. สิ่งแวดล้อมายนอกองค์กร หมายถึง ปัจจัยภายนอกองค์กรที่ไม่สามารถควบคุมได้ และมีผลกระทบต่อการบริหาร องค์การ ประกอบด้วย 2.1 สิ่งแวดล้อมด้านเศรษกิจ เช่น การชะลอตัวของเศรษฐกิจ การเกิดภาวะเงินฝืด 2.2 สิ่งแวดล้อมด้านสังคม เช่น ค่านิยมของสังคมเปลี่ยนแปลงไป 2.3 สิ่งแวดล้อมด้านการเมือง เช่น การเมืองมีการเปลี่ยนแปลง การเมืองไม่มีเสถียรภาพ ซึ่งการเมืองเป็นผู้กำ หนด นโยบาย ย่อมส่งผลกระทบต่อการบริหารองค์การ 21

2.4 สิ่งแวดล้อมด้านเทคโนโลยี เช่น การพัฒนาความก้าวหน้าของเทคโนโลยี 2.5 สิ่งแวดล้อมด้านระหว่างประเทศ เช่น การจับกลุ่มเพื่อการค้าของอียู เป็นตัน 2.6 สิ่งแวดล้อมด้านคู่แข่งขัน เช่น เงินทุนของคู่แข่ง ขนาดธุรกิจของคู่แข่งขัน 2.7 สิ่งแวดล้อมด้านประชากร เช่น จำ นวนประชากร พฤติกรรมในการบริโภค 2.8 สิ่งแวดล้อมด้านกฎหมาย เช่น กฎหมายแรงงาน อัตราภาษีต่าง ๆ ฯลฯ โดยสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ล้วนแต่แรงดันที่มีผลกระทบต่อองค์การทั้งทางตรงและทางอ้อม ทั้งที่ควบคุมได้ และที่ควบคุมไม่ได้ 2.1 การจัดโครงสร้างองค์การที่ดีและเหมาะสมจะทำ ให้องค์การ บรรลุวัตถุประสงค์และมีความเจริญเติบโตอย่าง มั่นคงและต่อเนื่อง 2.2 ทำ ให้งานไม่ซำ ้ซ้อนไม่มีแผนกมากเกินไปเป็นการประหยัด ต้นทุนขององค์การ 2.3 องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อม ที่เปลี่ยนไปได้ ง่ายตามความจำ เป็น 2. ประโยชน์ต่อองค์การ 22

การบริหารจัดการองค์กรเริ่มต้นได้ 5 ขั้นตอน 1. ให้ความสำคัญกับเตรียมตัวและวางแผนล่วงหน้า การวางแผนเป็นส่วนที่มีไว้กำ หนดทิศทางว่าต่อจากนี้จะบริหารจัดการองค์กรไปในทางไหน หากให้เปรียบ คงเป็นเหมือนพวงมาลัยหรือหางเสือที่คอยควบคุมเส้นทาง ทำ ให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกว่าที่ตนทำ มีเป้าหมาย ทำ ให้ เห็นภาพสิ่งที่ตั้งใจจนสามารถตั้งเป้าและทุ่มเทกับงานได้เต็มที่ ผู้บริหารควรมีการอธิบายในส่วนนี้คือการกำ หนดกิจกรรมหรือสิ่งที่ต้องทำ สร้างแผนงานให้กลายเป็น แนวทางปฏิบัติ เพื่อนำ ไปสู่ขั้นตอนและวัตถุประสงค์ในงานแต่ละส่วน ซึ่งที่จริงก็มีอยู่หลายประเภทได้แก่ 1.1 การวางแผนในเชิงกลยุทธ์ การวางกลยุทธ์ถือเป็นส่วนสำคัญสุดในการบริหารจัดการองค์กรเพราะเป็นการกำ หนดภาพรวมของบริษัท ทั้งด้านบริหาร เป้าหมาย หรือกำ หนดขอบเขตกรดำ เนินงานต่อจากนี้ ดังนั้นการวางแผนส่วนนี้จึงนับว่าซับซ้อนเป็นพิเศษ นอกจากต้องอาศัยความเข้าใจในองค์กร ยังคำ นึงถึงคู่แข่ง ตำแหน่งทางการตลาด โอกาสและอุปสรรคทางธุรกิจที่อาจจะเกิดขึ้น ทำ ให้โดยมากคนกำ หนดแผนงานส่วนนี้จะ เป็นระดับผู้บริหารมากกว่า 1.2 การวางแผนในเชิงยุทธวิธี การวางยุทธวิธีสามารถเรียกได้อีกชื่อว่าการวางแผนไว้ใช้สำ หรับการปฏิบัติเป็นหลัก เป็นการวางแผนเพื่อ ดึงประสิทธิภาพของทรัพยากรออกมาถึงขีดสุด แต่ไม่หลุดกับแผนการเชิงกลยุทธ์ที่กล่าวไป เป็นส่วนที่ถูกออกแบบ ได้ทั้งจากหัวหน้างานไปจนลูกน้องทีเดียวหลายบริษัทมีการวางกลยุทธ์และยุทธ์วิธีซ้ำซ้อนกัน หรือมองแค่ด้านใด ด้านหนึ่งจนเกินไป อาจทำ ให้เราเห็นแค่ภาพใหญ่จนละเลยการจัดการในระดับย่อย หรือสั่งการไม่ถูก จนทำ ให้เกิด ความเสียหาย ซึ่งเป็นเรื่องน่าเสียดายเป็นอย่างมาก 2. วางระเบียบการจัดการในองค์กรให้รัดกุม การจัดการในที่นี้ คือ การทำ ให้กลุ่มบุคคลในองค์กรเข้ามาทำ งานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ได้ ไม่ว่าจะเป็น - การวางแผน - การสร้างความเป็นระเบียบ - การสรรหาบุคลากร - การนำ หรือสั่งการ - การทำความเข้าใจกับคนในองค์กร - การจัดการให้ดีคือหนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญเป็นการวัดกึ๋นในการบริหารจัดการองค์กร เพราะประสิทธิภาพการ ทำ งานขององค์กรส่วนใหญ่ จะเปลี่ยนไปในทิศทางไหนก็ขึ้นอยู่กับการจัดการ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเกิด ความเปลี่ยนแปลงมากมาย ทำ ให้การบริหารจัดการองค์กรที่ดียิ่งจำ เป็น หากต้องการให้องค์กรแข็งแกร่งขึ้นกว่าที่ เป็นอยู่ การจัดการทำ ได้ในหลายทางขึ้นอยู่กับรูปแบบขึ้นอยู่กับตัวองค์กรเอง ทัศนคติผู้บริหาร รวมถึงวัฒนธรรม ภายใน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นตัวแปรสำคัญที่จะหล่อหลอม สร้างระเบียบและโครงสร้างภายในบริษัทให้กลายเป็นรูป ร่างให้พนักงานปฏิบัติตาม 3. การบริหารจัดการองค์กร 23

3. เอาใจใส่พนักงานให้เป็นรากฐานสำคัญขององค์กร การทำ งานจะเป็นไปได้ด้วยดี ก็ต่อเมื่อพนักงานนำศักยภาพสูงสุดของตัวเองมาใช้งาน จึงจะทำ ให้การบริหาร จัดการองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ด้วยเหตุนั้นสิ่งที่จะขาดไม่ได้คือแรงจูงใจในการทำ งานและความร่วมมือภายใน องค์กร การที่พนักงานจะมีแรงจูงใจได้ก็ต่อเมื่อพนักงานรักบริษัทและงานที่ทำอยู่ รักในองค์กรที่สังกัด รวมถึงสะดวก ใจที่จะทำ งานร่วมกับคนในองค์กร ซึ่งส่วนนี้สร้างได้จากการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีส่งเสริมต่อการทำ งาน วัฒนธรรม ภายในองค์กรที่เหมาะสมทำ ให้พนักงานไม่เคร่งเครียดจนเกินไป มีกิจกรรมภายในองค์กร รวมถึงเปิดโอกาสให้พนักงาน ได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะของตัวเอง เมื่อสามารถสร้างแรงจูงใจได้สำ เร็จ ที่ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กันคือการร่วมมือภายในองค์กร เพราะช่วย ให้การทำ งานและขับเคลื่อนนโยบาย บริหารจัดการภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นบริษัทจึงควรเอาใจ ใส่ในส่วนนี้เป็นพิเศษการสร้างความสัมพันธ์อันดีเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรราบรื่นทำ ได้หลายทาง อย่างการสร้าง สภาพ แวดล้อมและวัฒนธรรมองค์กรให้ดีแบบที่กล่าวไป แต่ปัจจัยสำคัญสุดน่าจะเป็นการสื่อสารกันให้เข้าใจ ชัดเจน และแม่นยำ รวมถึงเคารพให้เกียรติ์ซึ่งกันและกัน ยอมรับความเห็นต่าง รับฟังความเห็นของแต่ละฝ่าย ก็ทำ ให้องค์กรน่า อยู่ได้ไม่ยาก 4. ใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุด ข้อมูลคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงรอบตัวและมีความสำคัญยิ่ง ตั้งแต่อดีตเราก็นำข้อมูลที่ได้รับมาจัดการ ปรับใช้ และ แก้ไข ทำ ให้เรารู้ความเป็นไปในปัจจุบันรวมถึงคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดในอนาคต ช่วยในการบริหารจัดการองค์กรได้เป็น อย่างดี ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นอาจมีได้ตั้งแต่ข้อมูลในภาพรวม อย่างปริมาณพนักงานปัจจุบัน ความพึงพอใจในลูกค้าแต่ละ ราย ไปจนถึงข้อมูลยิบย่อย เช่นการทำ งานภายในแผนกนั้นๆ ส่งผลอะไรกับบริษัทบ้าง ยิ่งฝ่ายบริหารรับรู้ข้อมูลเหล่านี้ ได้ดีและไวมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งทำ ให้เราเห็นภาพการบริหารจัดการปัจจุบัน ทำ ให้มีการแก้ไขได้ไวขึ้นเท่านั้น ส่วนที่ต้องระวังที่สุดสำ หรับข้อมูลก่อนนำ ไปใช้บริหารจัดการองค์กรคือความถูกต้อง บางครั้งต้องตรวจสอบ ข้อมูลที่ได้รับมาว่าตรงกับความเป็นจริงหรือไม่ ใครเป็นผู้เก็บรวบรวมข้อมูล มีความน่าเชื่อถือเพียงใด หรือถ้าเป็นข้อมูล จากภายนอกยิ่งต้องมีเรื่องให้ตรวจสอบมากขึ้น ดังนั้นจึงควรกลั่นกรองข้อมูลให้ดี แน่ใจว่าตรงกับความเป็นจริงจึงจะนำ ไปใช้งาน 5. ปรับตัวตามยุคสมัยด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้าร่วม การปรับตัวให้ทันตามยุคสมัยกลายเป็นสิ่งจำ เป็นหากต้องการอยู่รอดในสังคมธุรกิจ ความเปลี่ยนแปลงที่ รวดเร็วทำ ให้เราต้องเรียนรู้จะอยู่กับปัจจุบันเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพ บริษัทจึงควรมีการจัดการ ด้านข้อมูลที่ดี ทั้งความเร็ว ความปลอดภัย ครอบคลุมทั้งองค์กร เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าองค์กรในตอนนี้มีอะไรที่จะต้อง ปรับปรุงบ้าง Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นอีกหนึ่งส่วนประกอบที่มีบทบาทในปัจจุบัน โดยเฉพาะในบริษัท ใหญ่ ๆ ที่มีปริมาณข้อมูลต่อวันสูงมาก ERP จะคอยเชื่อมโยงระบบย่อยๆ ที่เกี่ยวกับการจัดการบริษัทในแง่มุมต่างๆ เข้า ด้วยกันเก็บและรวบรวมข้อมูลการทำ งานของแต่ละภาคส่วน แสดงให้เห็นจุดบกพร่องของแต่ละกระบวนการทำ งาน ซึ่ง ทั้งหมดล้วนมีส่วนช่วยให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปโดยสะดวกและแม่นยำกว่าเก่า 24

นอกจาก ERP จะช่วยในการจัดการและเรียบเรียงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดแล้ว ยังมีส่วนช่วยในด้านอื่นอย่างการนำ ข้อมูลที่ได้มาช่วยในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ดีขึ้น บริหารจัดการภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น หรือหากคุณเป็นโรงงาน อุตสาหกรรม ระบบ ERP จะช่วยตอบโจทย์เพราะเป็นระบบที่เหมาะกับโรงงาน ทำ ให้การดำ เนินงานเป็นไปโดย สะดวก ช่วยจัดการและควบคุมการทำ งานให้เป็นระเบียบ เพิ่มความสะดวกในการเก็บรวบรวมและเข้าถึงข้อมูล ทำ ให้การประสานงานแต่ละภาคส่วนเป็นไปอย่างราบรื่น สรุป ไม่ว่าเทคโนโลยีจะก้าวไปไกลเพียงใด แต่ผู้ที่จะเลือกและประยุกต์ใช้มันได้ดีที่สุดก็เห็นจะไม่พ้นมนุษย์เดินดิน ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรมองให้ออกคือ “สิ่งใดที่ขาด สิ่งใดที่เกิน และเราจะจัดการมันอย่างไร” ซึ่งสิ่งเหล่านั้นอาจใช้ เทคโนโลยีใหม่ๆ ในการช่วยตัดสินใจ ทำ ให้เรามองเห็นภาพกว้างของการบริหารได้ง่ายขึ้น 4. กระบวนการวางแผนทรัพยามนุษย์ การสรรหาบุคลากรนั้น เป็นหน้าที่หลักของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ที่จะต้องจัดหาคนเข้ามาเพื่อทำ หน้าที่ต่าง ๆ ซึ่งต้องใช้ ทักษะความชำ นาญ และความสามารถเพื่อให้ได้คนเข้ามาร่วมงาน และเป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร ดัง นั้นเราควรรู้ถึง ความแตกต่างระหว่างข้อดี - ข้อเสียของการสรรหาบุคลากรจากภายในและภายนอก ดังนี้ การสรรหาบุคลากรจากแหล่งภายใน (Internal Recruitment) ข้อดี 1. บุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับองค์กรเป็นอย่างดี 2. สร้างแรงจูงใจในการทำ งานให้กับบุคลากร 3. ประหยัดงบประมาณในการประชาสัมพันธ์การรับสมัคร ข้อเสีย 1. อาจมีการใช้ความสัมพันธ์กับคนภายในองค์กรเข้ามาเกี่ยวข้อง 2. ไม่ได้แนวคิดใหม่ในการทำ งาน 3. เกิดความกดดันในการทำ งานจากการแข่งขันกันเอง การสรรหาบุคลากรจากแหล่งภายนอก (External Recruitment) ข้อดี 1. เลือกสรรบุคลากรที่มีความสามารถหลากหลาย 2. ได้นำแนวคิดและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาในองค์กร 3. ต้องใช้เวลาในการสอน และเรียนรู้งาน ข้อเสีย 1. ใช้งบประมาณในการประชาสัมพันธ์การรับสมัคร 2. ต้องใช้เวลานานในการสรรหา และคัดเลือก 25

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-0002 วิชา งานสำ นักงานเชิงปฏิบัติการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเครื่องใช้สำ นักงาน ศึกษาเกี่ยวกับการใช้เครื่องใช้สำ นักงานและการพิมพ์เอกสาร การพิมพ์หนังสือราชการจดหมาย ธุรกิจบันทึก รายงาน แบบฟอร์มและเอกสารอื่น ๆ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษและการบำ รุงรักษา เครื่องใช้สำ นักงาน ปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้เครื่องใช้สำ นักงานและการพิมพ์เอกสารการ ปฏิบัติเกี่ยวกับ การใช้เครื่องใช้สำ นักงานและการพิมพ์เอกสารการ พิมพ์หนังสือราชการจดหมายธุรกิจ บันทึก รายงาน แบบฟอร์มและเอกสารอื่นๆทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษและการบำ รุงรักษาเครื่องใช้สำ นักงาน ขอบข่ายเนื้อหา 1. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเครื่องใช้สำ นักงาน ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ 2. องค์ประกอบของการจัดสำ นักงานอัตโนมัติ 3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำ นักงานอัตโนมัติ 4. ข้อดี/ข้อเสีย ของสำ นักงานอัตโนมัติ 5. กระบวนการทำ งานของระบบสำ นักงานอัตโนมัติ 6. ลักษณะของสำ นักงานในอนาคต 26

ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ (Office Automation) ความหมายของสำ นักงาน อัตโนมัติ หรือ “สำ นักงานยุคใหม่” สำ นักงานอัตโนมัติ คือ การสร้าง ระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มี ระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัย ที่สำคัญต่อระบบสำ นักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวม แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำ มาตัดสินใจได้ดี กว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำ นักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการใน การนำ เทคโนโลยีมาช่วยคนในสำ นักงานให้ทำ งานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำ มาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำ นักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติก ฯลฯ การนำ ระบบสำ นักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูล ที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำ งาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำ เอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำ นักงานให้ลดน้อยลง กอร์ดอน บี เดวิส “สำ นักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)] คือ การประยุกต์ คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำ นักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ” เดวิด บารคอมบ์ “ในภาพกว้างแล้ว สำ นักงานอัตโนมัติ ก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการ สารสนเทศ สำ นักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สำ หรับคิดและดำ เนินงานกับสารสนเทศ สำ นักงาน อัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สำ นักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สำ นักงานในอนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น” สรุปได้ว่า ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)] เป็นการนำ เอาระบบ คอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคมเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่ออำ นวยความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสำ นักงาน โดยเฉพาะการทำ งานเกี่ยวกับเอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ การสื่อสารติดต่อ และการประชุม การพัฒนาระบบ สำ นักงานอัตโนมัติจึงต้องเลือกวิธีที่เหมาะสม วางแผนการพัฒนาอย่างละเอียด และดำ เนินการพัฒนาตามขั้นตอน ที่ กำ ห น ด ไ ว้ อย่างเหมาะสม 27

องค์ประกอบของการจัดสำ นักงานอัตโนมัติ OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้น ของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำ งานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึง ขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำ โทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไป ได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำ นักงานที่มีอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า “สำ นักงานอัตโนมัติ” อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่า สำ นักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตาม เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำ งานในสำ นักงาน ดังนั้นสำ นักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลข ไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำ นักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำ นักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคน ที่ทำ งานอยู่ในสำ นักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำ บอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำ งานให้เหมาะสมกับการรองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆเป็น ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ วัตถุประสงค์ของการจัดสำ นักงานอัตโนมัติ คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่ เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำ นักงานอัตโนมัติมาใช้คือ 1. ต้องการความสะดวก 2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง 3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร 4. ต้องการความยืดหยุ่น 5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต 28

ข้อดีของสำ นักงานอัตโนมัติ 1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ 2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น 3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน 3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำ ให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไป หมด 4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร 5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำ เป็น 5. ขาดบุคลากรที่มีความชำ นาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ 6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น 6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว 7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำ งานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน ข้อเสียในการใช้ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ 1. เครื่องใช้สำ นักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้ 2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคม ากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้) 3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำ ให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไป หมด 4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง 5. ขาดบุคลากรที่มีความชำ นาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ 6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว 7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำ งานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน 8. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำ เข้าจากต่างประเทศทำ ให้ประเทศไทยต้อง เสียดุลการค้า 9. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำ มาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง ข้อควรพิจารณาในการนำ ระบบสำ นักงาน อัตโนมัติมาใช้ในสำ นักงานมีดังนี้ 1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ 2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ 3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ 4. การนำ ระบบสำ นักงานอัตโนมัติมาติดตั้งใน สำ นักงาน 5. การประเมินผลและบำ รุงรักษาระบบ 29

กระบวนการทำ งานของระบบสำ นักงานอัตโนมัติ การทำ งานในสำ นักงาน ถ้านำ มาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำ งานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (Information) ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่งข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบ ต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำ ให้งาน ของสำ นักงานดำ เนินไปได้ด้วยดี การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ คือ 1. การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร 2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร 3. การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา เทคโนโลยีหลักสำ หรับงานสำ นักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3 ประเภท คือ 1. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด 2. เทคโนโลยีสำ นักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำ เนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร 3. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม การจัดสำ นักงานอัตโนมัติ คือ กระบวนการในการนำ เทคโนโลยีมาช่วยคนในสำ นักงานให้ทำ งานได้ อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้น อาจจะมีอุปกรณ์เครื่องทุ่นแรง และประหยัดเวลาชนิดต่างๆ เช่น ระบบไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำ นักงานที่อาศัย เทคโนโลยีชั้นสูง ลักษณะของสำ นักงานในอนาคต ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำ นักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้าง ขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำ นักงานอย่าง กว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำ นักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำ นักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการ ใช้เครื่องใช้สำ นักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำ นักงานปัจจุบันกับสำ นักงานในอนาคตจะ พบว่า สำ นักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการ ใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการ ปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำ นวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำ นักงานจำ นวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตรา เพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำ นักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่น ๆ ของสำ นักงานในอนาคตคือความ สามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการ ค้นหา นอกจากนั้นสำ นักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติ งาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำ นักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้ สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฎเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เรา ต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และนำ ้เป็นต้น สำ หรับสำ นักงาน ในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำ เทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่อง ใช้ของสำ นักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำ ให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำ งานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้ คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำ นักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำ นักงานและตัวพนักงานเองส่วน ผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำ หรับรับข้อมูล 30

จากสำ นักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำ งานได้โดยไม่ต้องเข้าสำ นักงาน สามารถนั่งทำ งานอยู่ที่บ้าน ได้ สำ นักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำ นักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อ พนักงานทำ งานที่บ้าน สำ นักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำ เป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์ สำ นักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำ นักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำ งานค่านำ ้มัน และอื่นๆ อีกมากมาย ปัจจัยในการทำ ให้ระบบสำ นักงานอัตโนมัติประสบความสำ เร็จ ปัจจัยในการทำ ให้ระบบสำ นักงานอัตโนมัติประสบความสำ เร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ 1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำ ระบบสำ นักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร เนื่องจากอุปกรณ์ เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง 2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำ งานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจจะต้อง พิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงาน แต่ละคน ว่าใครชอบทำ งานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำ งานที่เขาชอบและถนัดและมีความ สามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน 3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อม โยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้อง พิจารณาใน 4 เรื่อง คือ 3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่ 3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำ หนดหรือไม่ 3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่ 3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่ นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งานใช้ไม่เป็นก็ไม่ ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่ กว่า 4.ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุดนั่นคือ ถ้าเรามีคนดีมีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับ งาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำ ให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง 4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ 4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ 4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน 4.4 มีความรับผิดชอบในงาน 4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี 4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี 4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำ งานที่เหมาะสมและ 4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม 31

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-0002 วิชา งานสำ นักงานเชิงปฏิบัติการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 2 สำ นักงานอิเล็กทรอนิกส์ ขอบข่ายเนื้อหา 1. E-Office สำ นักงานอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ช่วยทำ งานในยุค 4.0 2. เทคโนโลยีสำ นักงาน 3. ประเภทของเครื่องใช้สำ นักงาน 32

ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารก้าวไกลไปมาก ถือเป็นยุคการสื่อสารที่ไร้พรมแดนโดยแท้จริงไม่ว่าจะอยู่ ที่ไหนของโลกก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับ ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อสังคม เศรษฐกิจ การศึกษา และอื่นๆ อีกมากมาย แม้แต่วิธีการทำ งานในสำ นักงานก็เช่นเดียวกัน ซึ่งหากไม่ปรับตัวและพัฒนาให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็จะส่ง ผลกระทบต่อองค์กรได้ ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มีวิธีการทำ งานในสำ นักงานเปลี่ยนแปลงไปมาก เนื่องจากมีการนำ เครื่องมือที่ ทันสมัยผนวกกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนการทำ งาน การสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ มีการพัฒนาให้ก้าวหน้าไปมาก และการส่งผ่านข้อมูลทำ ให้ลื่นไหลได้สะดวก รวดเร็ว สามารถประมวลผลได้ทั้นที (Real Time) ช่วยแบ่งเบาภาระงาน ทำ ให้การทำ งานมีความรวดเร็วคล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การแลก เปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การประมวลผลการจัดเก็บ การค้นหา และการส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรหรือส่งออกภายนอก องค์กร สามารถทำ ได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงทีและประหยัดเวลามาก เมื่อเทียบกับวิธีการทำ งานแบบดั้งเดิมที่ใช้ การรับ-ส่งข้อมูลแบบกระดาษ ซึ่งใช้เวลาในการนำส่งสารและรอการตอบกลับ และหากต้องส่งไปหลายหน่วยงานก็ ยังต้องทำสำ เนาเพิ่มเติมรอการส่งเอกสารกระดาษกลับมาให้ครบถ้วนเพื่อประมวลผลต่อไป ซึ่งใช้ระยะเวลาในการ รับ-ส่งเอกสาร และเสี่ยงต่อการสูญหาย สิ่งเหล่านี้มีผลกระทบต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ข้อมูลและผู้บริหารองค์กรที่ E-Office หรือสำ นักงานอิเล็กทรอนิกส์ ในบางครั้งก็ใช้คำว่า Office Automation หรือสำ นักงานอัตโนมัติ คือการนำ ระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกับระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการในสำ นักงานหรือ องค์กร โดยมุ่งเน้นการบริหารจัดการเอกสารเข้า-ออก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสาร แก้ไขเอกสาร งานเอกสารทางด้านบัญชี และการใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย โดยอำ นวยความสะดวกในเรื่องการลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ (paperless) และอำ นวยความสะดวกในการบริหารจัดการ การรับ-ส่ง ข้อมูลข่าวสาร มีการจัดเก็บเอกสารในลักษณะไฟล์ดิจิทัลอย่างเป็นระบบ มีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถข้าถึง และค้นหาข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานจะไม่อยู่ในสำ นักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ นอกจากนี้ ยังช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร จะเห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตรวม ถึงเครื่องมืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่จำ เป็นมีบทบาทสำคัญในการทำ งานในองค์กรต่าง เป็นอย่างมาก ทุกหน่วยงานจะ ต้องมีไว้ให้พนักงานใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานภาครัฐเองก็รณรงค์และสนับสนุนให้มี การนำ เทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานที่มีการติดต่อให้บริการกับประชาชน เช่น การใช้ฐานข้อมูล จากบัตร์ประชาชน (Smart Card) เชื่อมต่อกับข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐอื่น ซึ่งลดภาระการใช้สำ เนาบัตร ประชาชน (Zero Copy) เพื่ออำ นวยความสะดวกในการติดต่อหน่วยงานราชการ ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1. E-Office สำ นักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร 33

และเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล หรือที่เรียกว่า One Stop Service ติดต่องานหลายอย่างเสร็จสิ้น ในที่เดียว หรือแม้กระทั่งในปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยียังครอบคลุมไปถึงวงการด้านการเงินการธนาคาร ที่ ส่งผลกระทบกับพนักงานธนาคารที่ถูกลดบทบาทลงไป เพราะมีแอปพลิเคชันและเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัยสามารถ ตอบสนองการใช้งานในการเบิก ถอน โอนเงิน หรือธุรกรรมอื่น ๆ เพียงแค่ปลายนิ้ว โดยไม่จำ เป็นต้องเดินทางไป ติดต่อยังเคาน์เตอร์ธนาคารอีกแล้ว หลักการทำ งานของ E-Office คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยสร้าง >> ส่ง >> และลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์กระดาษออกมาแล้วเสนอลงนาม ตามวิธีการทำ งานแบบเดิม ซึ่งเป็นปัญหาาอุปสรรคอย่างมาก ที่สำคัญเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณและทรัพยากรมากมาย เนื่องจากการพิมพ์ เอกสารออกมาเป็นกระดาษ 1 แผ่น มีค่าใช้จ่ายหลายอย่างเช่น หมึก เครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ในความทันสมัยและการ เปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ก็ยังมีข้อดีและข้อเสียในด้านต่าง ๆ ดังนี้ ข้อดี ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ทำ ให้การส่งต่อข้อมูลข่าวสารเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพสามารถ กระจายข้อมูลไปถึงกลุ่มเป้าหมายโดยการส่งข้อมูลครั้งเดียวเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ประมวลผลได้ทันที สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ลดค่าใช้จ่ายการดำ เนินงานภายในสำ นักงาน ใช้หลักการสำ นักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office)ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลได้จำ นวนมาก ทั้งในรูปแบบ ไฟล์ภาพ เสียง หรือข้อความ เป็นต้นสามารถทำ งานหรือจัดการประชุมทางไกล โดยใช้โทรศัพท์ โทรทัศน์ และเครื่อง คอมพิวเตอร์ สื่อสารโทรคมนาคมได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา ทำ ให้ประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เป็นการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานให้ปรับตัวและเรียนรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีส่งเสริมให้องค์กรหรือหน่วย งานมีภาพลักษณ์ที่ดีเป็น Smart Office ข้อเสีย พนักงานมีความรู้ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไม่เท่ากันต้องให้การอบรมเพิ่มเติมต้องลงทุนเครื่องมือ อุปกรณ์ซึ่งมีราคาสูงต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยการรั่วไหลของข้อมูลแนวทางปฏิบัติที่สามารถนำ ไปประยุกต์ใช้ ในองค์กรหรือหน่วยงานได้ทันที -การบริหารจัดการรูปแบบการรับ-ส่งเอกสาร แจ้งเวียนเอกสารทาง e-mail แทนการใช้กระดาษ -การจัดเก็บข้อมูลนระบบคอมพิวเตอร์เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัลแทนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร -การติดต่อสื่อสารผ่านช่องทาง LINE หรือ เพจ Facebook เป็นตัน -การเลือกใช้ VDO Conference ประชุมทางไกลแทนการเชิญมาประชุม บทสรุป ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบัน ส่งผลกระทบต่อวิถีการทำ งานของบุคลากร หน่วยงานหรือ องค์กรจึงต้องปฏิรูประบบการทำ งาน ส่งเสริมและพัฒนาให้ความรู้กับบุคลากร ในการนำ เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ ปฏิบัติงานในสำ นักงานทุก ๆ วันอยู่แล้วมาใช้ให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด ระบบสารสนเทศและซอฟต์แวร์ต่าง ฯ จะต้องเอื้อต่อการปฏิบัติงานและมีความเชื่อมโยงกัน รวมถึงมีข้อมูล (Data) ที่เป็นปัจจุบัน โดยผู้บริหารหน่วยงานหรือ องค์กรจะต้องมีนโยบายและเล็งเห็นความสำคัญและความจำ เป็นของการนำ ระบบ e-Office มาใช้ จัดให้มีการอบรม ให้ความรู้ หรือพนักงานอาจจะเรียนรู้ด้วยตนเองจากการใช้งานในชีวิตประจำวัน (Learning by Doing) ซึ่งจะช่วยให้ ประหยัดเวลาและทรัพยากร และอำ นวยความสะดวกในการทำ งานให้บุคลากร ลดขั้นตอนการทำ งานให้น้อยลงแต่ 34

เทคโนโลยีสำ นักงาน หมายถึง เทคโนโลยีสำ นักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยี ระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำ นักงาน ช่วยให้ เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำ ในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำ มา ซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำ นักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้ 1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำ มาใช้กับงานสำ นักงาน 2) เทคโนโลยีสำ นักงาน เทคโนโลยีสำ นักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำ นักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำ เนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น 3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก 2. เทคโนโลยีกับสำ นักงาน เครื่องใช้สำ นักงาน เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำ หรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำ เป็น สำ เนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือ สำ นักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ 1. เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสารในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำ งานแบบปกติไม่มีขีด ความสามารถพิเศษ 2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการย่อขนาด เอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติจัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่ นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา 3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุค ทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารปกติ สามารถทำสำ เนาได้จำ นวนมากในเวลาอัน รวดเร็ว 3. เครื่องใช้สำ นักงาน 35

เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา เครื่องถ่ายระบบดิจิตอล 36

เครื่องคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (electrinic device) ที่มนุษย์ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการ จัดการกับข้อมูลที่อาจเป็นได้ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่าง ๆ โดยคุณสมบัติ ที่สำคัญของคอมพิวเตอร์คือการที่สามารถกำ หนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้ (programmable) นั่นคือ คอมพิวเตอร์สามารถทำ งานได้หลากหลายรูปแบบ คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่นิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ มากมาย ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะคิดว่า คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สามารถทำ งานได้สารพัด แต่ผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์จะทราบว่า งานที่เหมาะ กับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างยิ่งคือการสร้าง สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศเหล่านั้นสามารถนำ มาพิมพ์ออกทาง เครื่องพิมพ์ ส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ใช้ในอนาคตได้ Desktop คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ All in one Note Book 37

เครื่องพิมพ์ เครื่องพิมพ์ คือ อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำ หรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพ ที่ อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำ ไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบน กระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ เครื่องพิมพ์อิงเจ็ค เครื่องพิมพ์เลเซอร์ 38

เครื่องพลอตเตอร์ (Plotter) ใช้วาดหรือเขียนภาพสำ หรับงานที่ต้องการความละเอียดสูง ๆ เนื่องจากพลอตเตอร์จะใช้ปากกา ในการวาดเส้นสายต่าง ๆ ทำ ให้ได้เส้นที่ต่อเนื่องกันตลอด ในขณะที่เครื่องพิมพ์ทั่วไปจะใช้วิธีพิมพ์จุดเล็ก ๆ ประกอบขึ้นเป็นเส้น ทำ ให้ได้เส้นที่ไม่ต่อเนื่องกันสนิท พลอตเตอร์นิยมใช้กับงานออกแบบทางสถาปัตยกรรม และวิศวกรรมที่ต้องการความสวย งามและความละเอียดสูง มีให้เลือกหลากหลายชนิดโดยจะแตกต่างกันใน ด้านความเร็ว ขนาดกระดาษ และจำ นวนปากกาที่ใช้เขียนในแต่ละครั้ง มีราคาแพงกว่าเครื่องพิมพ์ธรรมดา มาก เครื่องสแกนเนอร์ โดยสแกนเนอร์จะแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถ ประมวลผลข้อมูลให้แสดงเป็นภาพบนจอภาพ ภาพที่ได้จากการสแกนนี้สามารถนำ มาจัดเก็บ ตกแต่งหรือแก้ไข เช่น ขยายหรือย่อขนาดภาพ เก็บไว้ในเครื่อง ก่อนนำ มาใช้งานต่อไปได้ 39

โทรศัพท์ Telephone คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้ สายตัวนำ โยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำ นาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ โทรศัพท์ 02 หรีอ 034 เบอร์ที่ผูกกับอินเตอร์เน็ต โทรศัพท์แบบมือถือ ช่องทางที่ติดได้มากกว่าการโทร เช่น ไลน์ เล่นอินเตอร์เน็ต ส่งข้อมูลผ่านเมล ฯลฯ 40

เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector) เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector) หรือ เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การ ประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำ มา ใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะครูมักเตรียมภาพหรือข้อความที่จะ บรรยายมาพร้อมแล้ว ข้อความใดที่ผ่านไป ก็สามารถกลับมาดูได้อีกได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ เครื่องฉายภาพโปร่งใส ใช้สะดวกมากในห้องเรียนปกติ ไม่ต้องใช้ห้องมืดเหมือนกับฉายสไลด์ หรือ ภาพยนตร์ เครื่องบันทึกเวลาระบบ บันทึกและคำ นวณเวลาทำ งานพนักงาน เป็นระบบอัตโนมัติสำ หรับการบันทึกเวลาการทำ งานด้วยอุปกรณ์ อิเล็กทรอนิกส์แล้วนำ มาคำ นวณเวลาการทำ งานด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทดแทนระบบการใช้เครื่องตอกบัตร หรือจดบันทึกเวลาแบบเก่า ลดการสูญเสียทั้งเวลา บุคลากร และความผิดพลาดอันเนื่องจากการคำ นวณของบุคคล นอกจากนั้นยังสามารถส่งต่อข้อมูลที่ประมวลผลเวลางานแล้วไปเข้าระบบคำ นวณเงินเดือนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำ งานให้กับฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี นั่นหมายถึงว่าเครื่องบันทึกเวลาที่ทำ งานด้วย อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดเวลา และกำลังงานของฝ่ายบุคคลลงได้มาก หากระบบเดิมเคยใช้การตอกบัตร หรือให้พนักงานจดเวลาเข้าออกเอง 41

เครื่องโทรสาร ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำ คัญสำ หรับการสื่อสารสำ หรับการส่งเอกสารจากสถานที่ หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำ หรับการส่งภาพลักษณ์ของ เอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำ ใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่านโทรสารไปยัง บริษัทผู้จำ หน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพ ลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำ นาจในการลงนามเอกสารได้ ทำ ให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้ เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษ ในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำ งานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโคร โพรเซสเซอร์ทำ งานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำ หนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดเลข อัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำ ภายในเครื่อง หรือจะ เชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำ หน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเอง ขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำ เป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้ เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็วไปยังบริษัทผู้จำ หน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้ เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำ นาจในการ ลงนามเอกสารได้ ทำ ให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง 42

การบำ รุงรักษาเครื่องใช้สำ นักงาน การบำ รุงและรักษาเครื่องใช้สำ นักงานมีความสำคัญยิ่งสำ หรับบุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้ เครื่องใช้สำ นักงานเหล่านั้น จะต้องทำ หน้าที่ควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานสามารถทำ งานได้อย่างต่อ เนื่อง และช่วยประหยัด ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำ รุง ดังนั้นการบำ รุงรักษาเครื่องใช้สำ นักงานโดยทั่วไป มีดังนี้ 1. การติดตั้ง ควรติดตั้งเครื่องใช้สำ นักงานแต่ละประเภทให้อยู่ในทำ เลที่เหมาะสม แข็งแรงปลอดภัย เครื่อง ใช้สำ นักงานบางประเภทควรตั้งอยู่ในทำ เลที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร บางประเภทควรอยู่ใน อุณหภูมิที่เย็นปราศจากฝุ่นละออง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น 2. การให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่อง ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องควรศึกษาคู่มือการใช้เครื่องใช้ สำ นักงานแต่ละประเภทอย่างละเอียด เพื่อทำความเข้าใจที่จะปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดควรศึกษาวิธีการใช้เครื่องใช้ แต่ละประเภทให้เข้าใจอย่างชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิผลของการใช้งานอย่างแท้จริง 3. การฝึกอบรมการใช้เครื่องมือ การใช้เครื่องใช้สำ นักงานบางประเภทนอกเหนือจากการให้ความรู้แก่เจ้า หน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องจากวิธีการศึกษาจากคู่มือการใช้แล้ว ยังไม่เพียงพอจำ เป็นต้องได้รับการฝึกอบรม เกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเครื่องใช้สำ นักงานเหล่านั้น เพื่อให้เกิดประสบการณ์ก่อนที่นำ ไปปฏิบัติงานต่อไป 4. การบำ รุงรักษา นอกเหนือจากการใช้งานให้เกิดประโยชน์แล้ว ควรรู้จักวิธีการบำ รุงรักษาเครื่องตามข้อ แนะนำ ที่ให้ไว้ในคู่มือการใช้ และหมั่นทำความสะอาดและตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างสมำ ่เสมอทั้งก่อนและหลัง การใช้งาน 5. การซ่อมแซม ควรหมั่นตรวจสอบความเรียบร้อยของเครื่องมือเครื่องใช้อย่างสมำ ่เสมอหรือตามที่ผู้ผลิต ได้แนะนำ ไว้ หากเครื่องชำ รุดเสียหายไม่สามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผู้ชำ นาญการมาดำ เนินการแก้ไขต่อไป 6. การเก็บรักษา หลังจากใช้เครื่องใช้สำ นักงานปฏิบัติงานในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรเก็บเครื่องใช้เหล่านั้น เข้าที่ให้เรียบร้อยทุกครั้ง เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดจากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลั๊กทุกครั้งหลังการใช้ หรือป้องกัน ความเสียหายจากอุบัติเหตุหรือการโจรกรรม 7. ใช้งานตามวัตถุประสงค์ เครื่องใช้สำ นักงานแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับงานแต่ละชนิด จึงจะเกิด ประโยชน์คุ้มค่าและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานสูงสุด เช่น แผ่นใส ชนิดเรียบไม่ควรนำ มาใช้กับเครื่องถ่าย เอกสาร เพราะจะทำ ให้เครื่องถ่ายเอกสารได้รับความเสียหาย เป็นต้น 8. การควบคุมดูแล นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพื่อให้การปฏิบัติงาน ภายในองค์กรเป็นระบบควรมีการจัดทำ บัญชีการเบิกจ่าย การยืม หรือการเคลื่อนย้ายเครื่องปฏิบัติสำ นักงานของ หน่วยงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนุมัติจัดซื้อใหม่เมื่อเครื่องใช้เหล่านั้นสิ้นสภาพ การใช้งาน เป็นต้น 43

ประโยชน์ของเครื่องใช้สำ นักงาน 1. ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้น จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจนมีประสิทธิภาพ 2. ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย งานเอกสารที่ทำ ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทำ ให้ประหยัดค่า ใช้จ่าย และลดต้นทุนในการผลิตลง 3. ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเครื่องใช้สำ นักงาน ย่อมดูแลดีกว่างานที่ผลิตด้วยมือ มีความ สม่ำ เสมอและจัดได้อย่างมีระเบียบ 4. ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยล้า งานบางอย่างนั้นต้องทำซ้ำซากจำ เจทำ ให้เกิดการเบื่อหน่าย และ ความเมื่อยล้าได้ หากได้นำ เอาเครื่องใช้สำ นักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทำ ให้ลดความเมื่อยล้าได้ 44

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-0002 วิชา งานสำ นักงานเชิงปฏิบัติการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 3 วัสดุอุปกรณ์สำ นักงาน ขอบข่ายเนื้อหา 1. ความหมายของวัสดุอุปกรณ์สำ นักงาน 1. วัสดุอุปกรณ์สำ นักงาน 2. ประเภทวัสดุอุปกรณ์ 1. ความหมายของวัสดุอุปกรณ์สำ นักงาน วัสดุสำ นักงาน หมายถึง สินทรัพย์ที่หน่วยงานมีไว้เพื่อใช้ในการดำ เนินงาน มีมูลค่าไม่สูง โดยทั่วไปอายุใช้ งานมักจะไม่เกิน 1 ปี หรือเป็นของใช้สอยเล็กๆ น้อย ๆ ในสำ นักงาน 45

1. ปากกา (และ ลิควิด) 2. ดินสอ (และ ยางลบ) 3. แฟ้มเก็บเอกสาร 4. กระดาษ 5. สมุดจดโน๊ต 6. แม็กเย็บกระดาษ 7. ลวดเสียบกระดาษ (Paperclips) 8. คลิปหนีบกระดาษ (Binder Clips) 9. กรรไกร 10 ไม้บรรทัด 11.เครื่องคิดเลข 12. กระดาษโพสต์อิท 13.ปากกามาร์คเกอร์ 14.ปากกาไฮไลท์ 15.กาว 16.ฯลฯ 2.ประเภทวัสดุอุปกรณ์ 46

วัสดุ หมายถึง สินทรัพย์ที่ส่วนงานมีไว้เพื่อใช้ในการดำ เนินงานตามปกติโดยทั่วไปมีมูลค่าไม่สูงและไม่มีลักษณะ คงทนถาวร โดยสภาพเมื่อใช้แล้วย่อมสิ้นเปลืองหมดไป ครุภัณฑ์ หมาย ถึง สินทรัพย์ที่ส่วน งานมีไว้เพื่อใช้ในการดำ เนินงานมีลักษณะคงทนและมีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปีโดยให้บันทึกรับรู้ครุภัณฑ์ที่มี มูลค่าตั้งแต่ 5,000 บาท ขึ้นไป ตามราคาทุนเป็นรายการสินทรัพย์ถาวรในบัญชีของส่วนงาน โดยบันทึกรายละเอียด ครุภัณฑ์ในทะเบียนคุมทรัพย์สิน และให้คำ นวณค่าเสื่อมราคาประจำ ปี 47

เอกสารประกอบการเรียน รหัสวิชา 30215-0002 วิชา งานสำ นักงานเชิงปฏิบัติการ ระดับ ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง หน่วยที่ 4 การจัดพื้นที่ในสำ นักงาน ขอบข่ายเนื้อหา 1. ลักษณะและขนาดของห้องทำ งาน 1. ลักษณะและขนาดของห้องทำ งาน 2. การจัดวางคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่เหมาะสม 3. การให้แสงสว่างในสำ นักงานและการใช้สีตกแต่งสำ นักงาน องค์ประกอบของห้องทำ งานที่ดี 1. การจัดห้องทำ งานที่ดี องค์ประกอบสำคัญที่ให้ความสำคัญเป็นสิ่งแรก ได้แก่ความเงียบสงบปราศจาก เสียรบกวน โดยเฉพราะการทำ งานที่ต้องใช้สมาธิหรือความคิด เช่น การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในงานออกแบบ การ ทำ งานเขียน หรือสร้างคอนเทนท์ต่าง ๆ กรณีห้องทำ งานเป็นพื้นที่โล่ง หรือออฟฟิศมีพื้นที่ใช้สอยไม่มากอาจเลือกมุมใด มุมหนึ่งจัดวางคอมพิวเตอร์ เป็นที่ทำ งานแทนได้ โดยเลือกมุมที่สงบและไม่มีเสียงรบกวนมากนัก 48

3. ห้องทำ งานที่ดี โดยเฉพาะการใช้คอมพิวเตอร์องค์ประกอบสำคัญคือมีแสงสว่างอย่างเพียงพอคือควรมีแสง สว่างไม่ตำ ่กว่า 30-40 ฟุตแรงเทียน การเลือกหลอดไฟหรือโคมไฟก็คือส่วนสำคัญที่จะช่วยให้แสงไฟมีความสว่าง อย่างเหมาะสม 2. ห้องทำ งานที่ดี ควรมีอากาศถ่ายเทตลอดเวลา องค์ประกอบของห้องทำ งานหรือมุมทำ งานจะต้องมี ประตูหน้าต่างและมีช่องระบายอากาศอย่างเพียงพอ หากเป็นห้องที่ใช้เครื่องปรับอากาศ ที่มีความสามารถจะปรับ ตกแต่งให้ห้องทำ งานนั้นสามารถใช้ได้ทั้งเครื่องปรับอากาศและ รับแสงและลมจากธรรมชาติ เพื่อประหยัดพลังงาน 49