LAPORAN TAHUNAN 2022 BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU
PERUTUSAN KETUA AUDIT DALAM LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 i Syukur dan segala puji hanya untuk Allah SWT serta selawat ke atas junjungan Nabi Muhammad SAW, Bahagian Audit Dalam (AUD) Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah berjaya menerbitkan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2022. Syabas dan tahniah kepada warga AUD kerana dengan semangat berpasukan dan komitmen yang tinggi telah menyempurnakan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2022. Assalamualaikum Saya ingin merakamkan setinggi-tingi penghargaan dan terima kasih kepada YBhg. Dato’ Naib Canselor UMT di atas kepercayaan dan sokongan beliau terhadap peranan AUD dan sentiasa memberi perhatian yang serius terhadap teguran audit yang dibangkitkan. Begitu juga dengan Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) UMT yang sentiasa komited memastikan pengurusan kewangan dan tatakelola setiap aktiviti yang dilaksanakan oleh UMT adalah mematuhi peraturan yang berkuat kuasa serta mengamalkan prinsip 3E (Economy, Effectiveness, Eficiency). Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTj) yang terlibat dengan pengauditan pada tahun 2022 di atas kerjasama semasa proses pengauditan dan komitmen di dalam mengambil tindakan terhadap teguran audit. Dalam memastikan peranan AUD diyakini, jaminan kualiti dari aspek tadbir urus, perkhidmatan dan kompetensi amat dititikberatkan. Sebagai ahli korporat kepada Institut Juruaudit Dalam (Malaysia), AUD memastikan pengauditan adalah mengikut International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing yang terkandung dalam International Professional Practices Framework (IPPF). Di samping itu, AUD juga turut menjadi sebahagian daripada skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2015 dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001:2013 di UMT. Alhamdulillah juga kerana Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) telah mula digunakan sepenuhnya pada tahun 2022 di mana ia membantu AUD membuat audit susulan secara dalam talian. Melalui sistem ini, setiap teguran audit akan dibuat susulan sehingga ia selesai. Inovasi proses audit susulan ini mempermudahkan Juruaudit tanpa perlu membuat penampilan di PTj berkaitan kecuali bagi kes-kes tertentu.
PERUTUSAN KETUA AUDIT DALAM LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 ii MOHD RIDUAN BIN MOHAMED RAKHAZALI KETUA AUDIT DALAM UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU Semoga warga UMT Cemerlang kekal berintegriti dan terus melonjak prestasi. Perkara-perkara yang dilaporkan dalam Laporan Tahunan ini adalah sorotan aktiviti AUD sepanjang tahun 2022 termasuk sinopsis setiap laporan kajian audit yang telah dikeluarkan pada tahun tersebut. Adalah diharapkan Laporan Tahunan ini akan dapat dijadikan rujukan bagi membantu meningkatkan lagi keberkesanan pengurusan kewangan dan kawalan dalaman dari segi perancangan, pelaksanaan, pemantauan, penyelenggaraan rekod dan pematuhan kepada peraturan yang berkuat kuasa.
BAB 1 : PENDAHULUAN 1 1. Definisi Bahagian Audit Dalam 2. Latar Belakang, Visi, Misi dan Objektif 3. Fungsi Bahagian Audit Dalam 4. Carta Organisasi 5. Piagam Pelanggan 6. Slogan 7. Kod Etika Juruaudit 2 3 4 5 6 7 7 BAB 2 : JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO 9 1. Penubuhan Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko 2. Keahlian Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko 3. Mesyuarat Jawatankusa Audit dan Pengurusan Risiko 10 11 12 BAB 3 : PENCAPAIAN PRESTASI 13 1. Sasaran Kerja Tahunan dan Pencapaian 2. Rancangan Audit Tahunan 2022 14 15-16 BAB 4 : SEKSYEN AUDIT PRESTASI 17 1. Pengauditan Prestasi 2. Laporan Pengauditan Seksyen Prestasi 2.1 Audit Khas : Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran East Coast Economic Region (ECER), UMT Tahun 2021 2.2 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Yuran Pelajar, UMT Tahun 2022 2.3 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pelupusan Aset, UMT Tahun 2022 2.4 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Cuti Online, UMT Tahun 2022 18 18 19 20 21-22 23-24 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 iii SENARAI KANDUNGAN
BAB 5 : SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN 25 1. Pengauditan Pematuhan 2. Laporan Pengauditan Seksyen Pematuhan 2.1 Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri Sistem ezSNAP Tahun 2022 2.2 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Pengantarabangsaan, UMT Tahun 2022 2.3 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Hatcheri, UMT Tahun 2022 2.4 Pemeriksaan Mengejut Terhadap Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2022 26 26 27 28 29-30 31-32 BAB 6 : SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS 33 1. Jaminan Kualiti, Audit Khas dan Audit Susulan 2. Laporan Pengauditan Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas 2.1 Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2021 Setakat 30 September 2021 2.2 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Farmasi dan Peralatan Perubatan di Pusat Kesihatan Universiti (PKU), UMT Tahun 2022 2.3 Audit Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2021/2022, UMT 2.4 Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2022 Setakat 30 September 2022 2.5 Pemantauan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) 2.6 Audit Susulan : Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penerbitan, UMT Tahun 2020 2.7 Audit Susulan : Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kenderaan Air, UMT Tahun 2020 34 34 35-36 37-38 39-40 41-42 43 44 45 SENARAI KANDUNGAN LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 iv
BAB 7 : KHIDMAT PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN 47 1. Senarai Khidmat Perundingan dan Penasihatan 48 BAB 8 : LATIHAN, TAKLIMAT DAN BENGKEL 49 1. Latihan Staf Mengikut Kategori 2. Penglibatan dan Penganjuran Taklimat 3. Bengkel Pemantapan Fungsi dan Kualiti 50 51 51 BAB 9 : SUMBANGAN DAN PENCAPAIAN STAF 53 1. Sumbangan Staf Kepada Universiti 2. Anugerah Staf Bulanan Terbaik 54 55 BAB 10 : MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN 57 1. Analisis Maklum Balas Kepuasan Pelanggan 58-59 BAB 11 : IMBAUAN TAHUN 2022 61 1. Galeri Aktiviti/Program 62-72 BAB 12 : PENUTUP 73 1. Direktori Staf 2. Hubungi Kami 74 75 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 v SENARAI KANDUNGAN
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 1 BAB 1 PENDAHULUAN
Audit Dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian dan nasihat secara objektif yang menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. Audit Dalam membantu organisasi dalam mencapai objektifnya dengan menerapkan pendekatan yang sistematik, penilaian berdisiplin serta mempertingkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan kawalan. DEFINISI BAHAGIAN AUDIT DALAM LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 2
Untuk menjadi badan bebas yang boleh dipercayai oleh Pusat Tanggungjawab (PTj)/UMT melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan. Visi LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 3 Untuk meningkatkan tahap operasi dan menambah nilai PTj/UMT dengan memberi kepastian dan nasihat secara objektif berasaskan risiko selaras dengan visi UMT. Misi Kerajaan Malaysia telah menyarankan agar semua Badan-badan Berkanun Kerajaan menubuhkan Unit Audit Dalam bagi menjalankan satu fungsi bebas dengan memeriksa dan menilai aktiviti Badan Berkanun berkenaan. Dasar Kerajaan ini digariskan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979 dan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri. Unit Audit Dalam yang ditubuhkan adalah bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Eksekutif Badan Berkanun tersebut. Dalam konteks Universiti Malaysia Terengganu (UMT), Unit Audit Dalam telah ditubuhkan secara rasminya pada 1 Ogos 2002. Bermula dari 1 Jun 2009, nama Unit Audit Dalam telah ditukar kepada Bahagian Audit Dalam (AUD). AUD telah dibentuk strukturnya di bawah pentadbiran Canselori dan segala urusan pentadbiran, belanjawan dan operasi adalah di bawah tanggungjawab Naib Canselor. Bahagian Audit Dalam melaksanakan pengauditan, perundingan dan penasihatan dengan memberi kepastian melalui pendapat profesional terhadap kesempurnaan, kebolehpercayaan dan keberkesanan proses tadbir urus, pengurusan risiko dansistemkawalandalaman PTj/UMT bagi menentukan wujudnya akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan, pengurusan sumber dan program di semua peringkat di universiti. Objektif LATAR BELAKANG
FUNGSI BAHAGIAN AUDIT DALAM AUDIT PRESTASI Kajian dan penilaian terhadap perancangan, pelaksanaan dan pemantauan sesuatu projek/program/aktiviti yang dilaksanakan oleh organisasi untuk menentukan sama ada ianya telah diurus secara ekonomi, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan. AUDIT PEMATUHAN Penilaian untuk menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan pengawasan operasi pengurusan dan kewangan, pematuhan terhadap peraturan, arahan, polisi, prosedur kewangan/perbendaharaan/perkhidmatan/universiti dan menentukan sama ada aset dan wang awam digunakan secara ekonomi, cekap dan berkesansertadirekoddenganbetuldantepat. JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS Memastikan aktiviti audit dalam dilaksanakan berdasarkan International Professional Practices Framework (IPPF) dan piawaian dalaman yang berkuatkuasa di Bahagian Audit Dalam UMT, memberi khidmat nasihat kepada PTJ dan melaksanakan audit khas berdasarkan arahan daripada pengurusan tertinggi UMT dan JKAPR. PENTADBIRAN Berperanan menyokong fungsi utama Bahagian Audit Dalam dengan menguruskan rekod dan fail, penyediaan dan pemantauan belanjawan tahunan, pengurusan perolehan, rekod latihan dan cuti, pengurusan aset dan stor dan lain-lain pentadbiran am Bahagian Audit Dalam. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 4
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 5 Mohd Riduan Mohamed Rakhazali KETUA AUDIT DALAM (W52) SEKSYEN AUDIT PRESTASI SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS SEKSYEN PENTADBIRAN Mohd Aimman Abdullah JURUAUDIT (W41) Anis Baizura Che Harun PENOLONG JURUAUDIT (W29) Arfah Aisyah Ahmad Sabri Noor Suzaini Embong PENOLONG JURUAUDIT KANAN (W32) Norhida Mohd Ramli PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN (N22) Nor Diana Ismail PENOLONG JURUAUDIT (W29) JURUAUDIT (W41) Ahmad Hafhipie Mohd Rosli JURUAUDIT (W41) Zuraifah Mamat TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (W48) Tarikh Kuat Kuasa : 1 Ogos 2022 CARTA ORGANISASI Bahagian Audit Dalam merakamkan penghargaan kepada mantan Ketua Audit Dalam dan Juruaudit seperti berikut: Prof. Madya Dr. Akmalia binti Mohamad Ariff : 1/8/2020 - 30/7/2022 Muhamad Fiqree bin Nor Adanan : 1/7/2021 - 30/6/2022 1. 2.
1 Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan piawaian yang diterima umum. 2 Menyediakan laporan audit yang padat, jelas, konsisten, lengkap, tepat dan mudah difahami serta memastikan kebolehpercayaannya. 3 Mengeluarkan laporan audit dalam tempoh dua (2) minggu selepas sesuatu pengauditan selesai dijalankan. 4 Memberi pendapat dan syor-syor audit yang membina. PIAGAM PELANGGAN Bahagian Audit Dalam (AUD) melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan, diwujudkan untuk membantu mempertingkatkan keberkesanan tadbir urus, penilaian risiko dan kawalan dalaman organisasi. Piagam Pelanggan AUD adalah seperti berikut: LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 6
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 7 Kompetensi Kerahsiaan SLOGAN BAHAGIAN AUDIT DALAM Integriti adalah ciri-ciri ketulusan, kejujuran, keikhlasan dan berterus-terang serta merupakan teras kepada Kod Etika Juruaudit. Integriti Juruaudit menjadi asas kebolehpercayaan ke atas proses kerja dan pendapatnya. Juruaudit bertanggungjawab untuk mematuhi piawaian kelakuan dan tingkah laku yang baik semasa menjalankan tugas mereka serta perhubungan antara kakitangan dan auditi. Integriti Keobjektifan Juruaudit mengamalkan tahap keobjektifan yang tinggi serta konsisten dalam pengumpulan, penilaian dan penyampaian maklumat berkaitan dengan program/aktiviti atau proses yangdiaudit. Kod Etika Juruaudit adalah prinsip dan nilai yang menjelaskan etika yang perlu diamalkan oleh seseorang Juruaudit. Ia merupakan amalan budaya kerja yang profesional bagi memandu Juruaudit meningkatkan prestasi kerja. Juruaudit perlu menggunakan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang ada dalam pelaksanaan fungsi Audit Dalam dan hendaklah berusaha meningkatkan kompetensi serta pengetahuan. Juruaudit hendaklah menghormati nilai dan memastikan keselamatan maklumat yang diterima. Maklumat ini tidak boleh didedahkan tanpa kuasa sewajarnya kecuali terdapat keperluan undang-undang atau profesional. KOD ETIKA JURUAUDIT KEKAL BERINTEGRITI TINGKATKAN KOMPETENSI AUDIT BERKUALITI MELONJAK PRESTASI
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 8
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO BAB 2 9
PENUBUHAN JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO Penubuhan JKAPR adalah berdasarkan peruntukan Seksyen 21 Perlembagaan Universiti Malaysia Terengganu dan Seksyen 5.17 Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) merupakan Jawatankuasa Lembaga yang ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah Universiti, berperanan dalam pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi untuk menggalakkan penambahbaikan yang berterusan bagi mempertingkatkan integriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti. JKAPR ditubuhkan untuk: 1. meneliti dan membincangkan serta meluluskan laporan-laporan Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR, UMT berkaitan pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi; dan 2. memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan diambil oleh Pihak Berkuasa Universiti terhadap syor-syor penambahbaikan yang dicadangkan supaya kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti dapat diperbetulkan dan tidak berulang bagi mempertingkatkan intergriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti. JKAPR mempunyai tanggungjawab khusus dan kuasa melulus terhadap aktiviti Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 10 JKAPR bermula dengan penubuhan Jawatankuasa Audit pada 30 April 2001 dalam resolusi Minit Mesyuarat Pertama Lembaga Pengarah, Kolej Universiti Terengganu (KUT). Berdasarkan Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko Kali Ke-43 Bil. 1 Tahun 2017 pada 25 Mei 2017, Jawatankuasa Audit telah diubah kepada JKAPR bagi mengambil kira pelaporan oleh Pusat Transformasi, Perancangan Strategik dan Risiko (TSR) kepada jawatankuasa ini.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 AHLI TURUT HADIR TETAP Naib Canselor Pendaftar Bendahari Pengarah TSR Penasihat Undang-Undang Ahli Encik Ab Rahim bin Ab Rahman Lembaga Pengarah Universiti Wakil Kementerian Kewangan (MOF) Ahli Sementara Encik Mohd Khairul Hakimi bin Mohd Nawi Lembaga Pengarah Universiti Wakil Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Ahli YB Senator Ir. Ts. Haji Khairil Nizam bin Khirudin Lembaga Pengarah Universiti Wakil Swasta Pengerusi Encik Mohd Shahar bin Yope Lembaga Pengarah Universiti Wakil Berpengetahuan dan Berpengalaman Setiausaha Encik Mohd Riduan bin Mohamed Rakhazali Ketua Audit Dalam KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO Ahli Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR), secara kolektif mempunyai pengetahuan yang mencukupi tentang pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi serta pengetahuan audit, kewangan, industri, teknologi maklumat dan undang-undang. Semua ahli JKAPR termasuk Pengerusi dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan tempoh pelantikan adalah tertakluk kepada kelulusan LPU. JKAPR dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) ahli yang terdiri daripada ahli LPU (bukan eksekutif). Bahagian Audit Dalam merakamkan penghargaan kepada mantan ahli JKAPR seperti berikut: Encik Mohd Sori bin Husain ( LPU Wakil MOF) : 2/7/2019 - 30/6/2022 Dr. Mohd Suzeren bin Md. Jamil (LPU Wakil KPT) : 31/5/2021 - 21/4/2022 11 1. 2.
4 kali setahun Kekerapan Mesyuarat Mesyuarat JKAPR Kali Ke-62 Bil. 1 Tahun 2022 10 Februari 2022 01 02 03 21 April 2022 30 Ogos 2022 04 4 November 2022 Mesyuarat JKAPR Kali Ke-65 Bil. 4 Tahun 2022 Mesyuarat JKAPR Kali Ke-64 Bil. 3 Tahun 2022 Mesyuarat JKAPR Kali Ke-63 Bil. 2 Tahun 2022 MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO Kuorum untuk sesuatu Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) ialah Pengerusi dan sekurang-kurangnya seorang Ahli. Naib Canselor, Bendahari, Pendaftar, Penasihat Undang-Undang dan Pengarah TSR turut hadir secara tetap dalam semua Mesyuarat JKAPR. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 12
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 13 BAB 3 PENCAPAIAN PRESTASI
SASARAN KERJA TAHUNAN DAN PENCAPAIAN Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR ) Kali Ke-61 Bil. 4 Tahun 2021 pada 3 November 2021 telah meluluskan sasaran kerja tahunan bagi tahun 2022 sepertimana berikut: LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 14 $9.99 Rancangan Audit Tahunan Khidmat Nasihat Kepada PTj Bengkel Pemantapan Fungsi AUD Taklimat/Kursus Berkaitan Audit Dashboard Mesyuarat Pengurusan AUD Mesyuarat JKAPR SASARAN KERJA TAHUN 2022 AKTIVITI PENCAPAIAN 13 Aktiviti/Auditan 13 Aktiviti/Auditan Berdasarkan Keperluan dan Permintaan 7 kali 4 kali 6 kali 4 Laporan 2 kali 3 kali 4 kali 6 kali 4 Laporan 3 kali 8 kali
RANCANGAN AUDIT TAHUNAN 2022 Rancangan Audit Tahunan (RAT) disediakan menggunakan pendekatan berasaskan risiko. Panduan penyediaan RAT berasaskan risiko adalah dirujuk kepada Manual Audit Dalaman Berasaskan Risiko. Penyediaan RAT adalah melibatkan kajian terhadap apa-apa penilaian risiko yang pernah dilaksanakan oleh pihak pengurusan. Antara kaedah yang boleh digunakan adalah temu bual, tinjauan, perbincangan dan bengkel untuk mengumpul input daripada pihak pengurusan di pelbagai peringkat. Ketua Audit Dalam (KAD) bertanggungjawab memastikan RAT berasaskan risiko yang diwujudkan adalah selaras dengan objektif organisasi. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 15
RANCANGAN AUDT TAHUNAN 2022 SENARAI RANCANGAN AUDIT TAHUNAN (RAT) TAHUN 2022 YANG DILULUSKAN BIL TAJUK AUDITAN SEKSYEN Audit Khas : Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran East Coast Economic Region (ECER), UMT Tahun 2021 1 PAS 2 Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2021, UMT QAS 3 Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri ezSNAP UMT Tahun 2022 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Farmasi dan Peralatan Perubatan Di Pusat Kesihatan Universiti (PKU), UMT Tahun 2022 4 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Pengantarabangsaan, UMT Tahun 2022 5 Audit Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2021/2022 6 7 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Yuran Pelajar, UMT Tahun 2022 8 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Hatcheri, UMT Tahun 2022 CAS Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pelupusan Aset, UMT Tahun 2022 9 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Cuti Online, UMT Tahun 2022 10 Pemeriksaan Mengejut Terhadap Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2022 11 12 Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2022, UMT (i) Pemantauan Sistem ezAIR (ii) Audit Susulan: 13 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penerbitan, UMT Tahun 2020 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kenderaan Air, UMT Tahun 2020 PAS PAS PAS QAS QAS QAS QAS CAS CAS CAS Petunjuk : PAS Seksyen Audit Prestasi CAS Seksyen Audit Pematuhan QAS Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 16
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 BAB 4 SEKSYEN AUDIT PRESTASI 17
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 18 PENGAUDITAN PRESTASI Pengauditan Prestasi dijalankan selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF). Pengauditan prestasi merupakan suatu pemeriksaan bebas, objektif dan boleh dipercayai bagi menentukan sistem, operasi, program, aktiviti Kerajaan atau organisasi beroperasi mengikut prinsip ekonomi, cekap dan berkesan serta mempunyai ruang untuk penambahbaikan. Antara tujuan lain pengauditan prestasi adalah untuk menyemak sasaran output dan outcome yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi adalah tercapai seperti yang ditetapkan. LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN PRESTASI TAHUN 2022 01 02 03 04 AUDIT KHAS : KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN GERAN EAST COAST ECONOMIC REGION (ECER), UMT TAHUN 2021 KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN YURAN PELAJAR, UMT TAHUN 2022 KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN PELUPUSAN ASET, UMT TAHUN 2022 KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN SISTEM CUTI ONLINE, UMT TAHUN 2022 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 Audit Khas : Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran East Coast Economic Region (ECER), UMT Tahun 2021 1. Melaksanakan penambahbaikan pengurusan dalaman di UMTJ setelah penstrukturan semula. 1. Pasukan pelaksana yang kompeten dalam menguruskan program geran ECER. 2. Mekanisme pemantauan yang baik terhadap pengurusan program geran ECER. 3. Proses dan pengurusan rekod serta dokumenperludibuatpenambahbaikan yangberterusan. 1. Meningkatkan keberkesanan pengurusan program geran ECER dengan cekap, teratur dan mematuhi peraturanyangberkuat kuasa. 2. Penyelarasan/penilaian semula ke atas perolehan aset menggunakan peruntukan geran ECER bagi mengenal pasti penggunaannya, supaya ruang dan sumber dapat digunakan secara optimum dan mengelakkanpembaziran. 3. 19 Penyelarasan antara pihak UMTJ dan UMT berhubung lantikan yang melibatkan perkhidmatan staf UMT bagi memenuhi peraturan yang berkuat kuasa. 4. UMT Jaya Holdings Sdn. Bhd. (UMTJ) merupakan anak syarikat milik penuh Universiti Malaysia Terengganu (UMT). Sebagai anak syarikat kepada UMT, UMTJ berperanan memastikan kepakaran universiti, harta intelek dan aset universiti dapat menjana pendapatan kepada universiti. UMTJ terlibat dalam enam (6) sektor utama iaitu Pendidikan dan Latihan, Perundingan, Pengkomersialan, Pembangunan Perniagaan, Projek Khas serta Bekalan dan Perkhidmatan. LATAR BELAKANG Memastikan tadbir urus, pengurusan kewangan dan pemantauan pelaksanaan program geran ECER oleh UMTJ dilaksanakan mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan. OBJEKTIF AUDIT KEKUATAN SYOR AUDIT BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 88.00 % PENARAFAN Penemuan BAIK
LATAR BELAKANG OBJEKTIF AUDIT KEKUATAN SYOR AUDIT BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 90.00 % PENARAFAN CEMERLANG Kajian Audit Terhadap Pengurusan Yuran Pelajar, UMT Tahun 2022 2. Pejabat Bendahari (BEND) melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) telah menyambut baik saranan KPT untuk mempertimbangkan dan meluluskan beberapa pengurangan dalam kenaan yuran pelajar berasaskan justifikasi yang wajar berikutan pandemik COVID-19. 1. BEND sentiasa menambah baik/ mengemas kini Modul Kewangan Pelajar/Sistem Kewangan Pelajar bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan yuran pelajar UMT. 2. Mekanisme pemantauan secara berkala, iaitu melalui pelaporan dalam Mesyuarat Pengurusan BEND, Mesyuarat Pengurusan Kewangan dan Akaun (JKPA), Mesyuarat Jawankuasa Yuran dan Mesyuarat JKTK. 3. Mengukuhkan pengurusan kewangan dari aspek akaun amanah dimana: 1. Menyediakan Manual Sistem Kewangan Pelajar sebagai rujukan jabatandanpihakberkepentingan. 2. Memperkasakan kaedah penyaluran kandungan maklumat yuran pelajar dalamlaman web UMTdanfakulti. 3. Menyemak kembali kesesuaian pemakaian Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun2020. 4. Seksyen Kewangan Pelajar di bawah Bahagian Pengurusan Hasil, Bajet dan Akaun, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab menguruskan kewangan pelajar meliputi pengebilan yuran, kutipan dan pengurusan hutang pelajar. Secara umumnya, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) mengguna pakai Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2007 iaitu Peraturan Pembayaran Yuran Pelajar UMT bagi menjelaskan kaedah, syarat dan implikasi kepada semua pelajar berdaftar di UMT. Menentukan sama ada pengurusan yuran pelajar UMT dilaksanakan dengan teratur, cekap, berkesan dan mematuhi peraturan berkuat kuasa serta mencapai aktiviti yang ditetapkan. PTj hendaklah menyediakan rekod kewangan bagi setiap transaksi terimaan dan bayaran mengikut formatbukuvot. i. BEND mengadakan jeyarawara/ taklimat pengurusan akaun amanah terutamanya kepada PTj/pengendali akaun amanah baharu. ii. Penemuan LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 20
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEKUATAN BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 86.00 % PENARAFAN BAIK LATAR BELAKANG OBJEKTIF AUDIT Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pelupusan Aset, UMT Tahun 2022 3. Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) telah disediakan dan diguna pakai telah membantu Pejabat Bendahari (BEND) dan Pusat Tanggungjawab (PTj) melaksanakan pelupusan aset dengan cekap. 1. Penyelarasan bersama dan kerjasama yang baik di antara Pejabat Bendahari dan PTj dalam melaksanakan pelupusan aset. 2. Mekanisme pemantauan secara berkala, iaitu melalui pelaporan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU) dan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), adalah medium berkesan dalam menyampaikan maklumat serta isu penyelesaian terhadap pengurusan aset di UMT, termasuk dalam aspek pelupusan. 3. 21 Pekeliling Bendahari Bil. 6 Tahun 2008 - Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA), Bab E - PELUPUSAN menyatakan pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah ditetapkan. Objektif pelupusan aset adalah untuk memastikan universiti tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan, menjimatkan ruang simpanan/pejabat, mendapatkan hasil pulangan yang baik dan membolehkan aset milik universiti dipindahkan ke Jabatan Kerajaan lain atas sebab-sebab tertentu. Menilai sama ada pengurusan pelupusan aset di UMT telah dilaksanakan dengan teratur dan cekapbagimencapai objektifpelupusan. Penemuan
Penemuan SYOR AUDIT Urusetia Aset dan PTj perlu memastikan proses pelupusan aset perlu dibuat dengan teratur dan dalamtempoh yang ditetapkan. 1. 2. Penyelarasan Urusetia Asetbersama PTj yangterlibatdalampenyediaan: ruang/stor yang sesuai bagi aset untuk dilupuskan untuk mengelakkan aset kelihatan terbengkalai dan memastikan aset diambil sepenuhnya oleh pembekalpelupusan;dan i. ruang/keperluan penyimpanan berbumbung untuk aset yang masih digunakan bagi mengelakkan aset rosak terutamanya bagi aset bersaiz besar sepertibotdankayak. ii. Urusetia Aset dan PTj perlu memastikan Pegawai Aset menyertai latihan yang dianjurkan untuk meningkatkan kompetensi berkaitan pelupusan aset dan memberi pendedahan berhubung perubahan peraturan/proses dari semasa ke semasa. 3. Selain itu, perlu adanya perancangan untuk perbincangan secara berkala di antara Urus Setia Aset dan Pegawai Aset PTj berhubung pengurusan aset di UMT. Menguatkuasakan mekanisme pemantauan dalam pengurusan pelupusan aset bagi memastikan sebarang isu yang timbul dibincangkan dan diambil tindakanpembetulan/pencegahaniaituberhubung: 4. Tindakan pelupusan yang perlu disediakan dengan segera oleh Urusetia Aset terhadap baki aset-aset yang belum dilupuskan dengan sempurna/sepenuhnya; i. Tindakan yang perlu diambil oleh setiap PTj bagi menyelesaikan penemuan-penemuanpihak AuditdalamJadual PemeriksaanFizikal; ii. Pemantauan daripada pihak bertanggungjawab (Pegawai Aset dan Ketua PTj) berhubung pemeriksaan secara berkala dan pemeriksaan mengejut (Buku Am28-Daftar Pemeriksaan Mengejut);dan iii. Pemantauan oleh Urusetia Aset dan PTj terhadap proses tindakan pelupusan aset bagi memastikan aset benar-benar dilupuskan secara fizikal sepenuhnya sebelumdikategorikan“selesai”. iv. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pelupusan Aset, UMT Tahun 2022 3. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 22
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 88.00 % PENARAFAN P BAIK enemuan Sistem Cuti Online yang dibangunkan telah berfungsi dengan teratur untuk memproses permohonan dan kelulusan cuti rehat secara dalam talian dan membantu untuk memudahkan sesuatu urusan pelaporan yang dahulunya diuruskan secara manual. 1. Pihak Seksyen Persaraan dan Khidmat Sokongan telah mengambil inisiatif untuk mewujudkan Garis Panduan Kemudahan Cuti Dalam Perkhidmatan (Bab C) sebagai rujukan dan panduan kepada warga. 2. 23 Universiti Malaysia Terengganu (UMT) merupakan sebuah badan berkanun yang menerima pakai peraturan yang ditetapkan oleh kerajaan seperti Perintah-Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan Sumber ManusiaKemudahan Cuti Versi 1.0 (2022) dan peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Pengurusan cuti dikawal selia oleh Seksyen Persaraan dan Khidmat Sokongan, Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar. OBJEKTIF AUDIT Menentukan sama ada pengurusan Sistem Cuti Online UMT dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan serta mematuhi peraturanberkuat kuasa. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Cuti Online, UMT Tahun 2022 4. KEKUATAN Tindakan segera harus dilaksanakan oleh Seksyen Persaraan dan Khidmat Sokongan bagi menyediakan myPortfolio yang lengkap selaras dengan Pekeliling Pentadbiran Bil. 1 Tahun 2020- myPortfolio: Panduan Kerja UMT. 1. Garis Panduan kemudahan Cuti Dalam Perkhidmatan (Bab C) perlu mendapat kelulusan mesyuarat berkaitan bagi tujuan pemakaiannya dengan segera untuk memperkukuhkan kecekapan dan operasi. 2. SYOR AUDIT
Penemuan SYOR AUDIT Mengadakan perbincangan bersama pihak Pusat Ekosistem Digital (PED) bagi mengesan perbezaan baki di antara baki cuti di profil dan baki cuti di penyata, mengenal pasti punca sertamengambil tindakan segera ke atasmasalah yang berlaku. 3. Pihak Seksyen Persaraan dan Khidmat Sokongan perlu melaksanakan penambahbaikan terhadap Sistem Cuti Online berhubung perkara-perkara berikut: 4. Menyediakan laporan cuti yang mengandungi analisis rekod cuti dan analisis rekod aduan Sistem Cuti Online untuk dilaporkan ke mesyuarat yang bersesuaian bagi tujuan makluman dan tindakan intervensi oleh pihakpengurusan; i. Mewujudkan notifikasi kelulusan cuti kepada staf kontrak melalui e-mel; dan ii. Memperkasakan mekanisme pemantauan pengurusan cuti staf bagi memastikan sebarang masalah yang timbul dapat dibincang dan diambil tindakanpembetulan/pencegahanolehpihakpengurusan. 5. Mengintegrasikan proses permohonan dan kelulusan semua jenis cuti di dalamSistemCuti Online. iii. Sehubungan itu, pelaporan tetap berkaitan hal ehwal pengurusan cuti perlu dilaporkandidalammesyuaratpengurusanjabatan. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Cuti Online, UMT Tahun 2022 4. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 24
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 BAB 5 SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN 25
PENGAUDITAN PEMATUHAN Pengauditan Pematuhan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Pengauditan ini adalah selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF). Pengauditan ini bertujuan memberi jaminan kepada pihak berkepentingan berkaitan hasil penilaian atau pengukuran terhadap perkara yang diliputi berbanding kriteria. la juga membolehkan tindakan pembetulan awal diambil terhadap setiap isu yang dibangkitkan atau mengambil langkah pencegahan supaya perkara yang sama tidak berulang. LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN PEMATUHAN TAHUN 2022 Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri ezSNAP, UMT Tahun 2022 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Pengantarabangsaan, UMT Tahun 2022 1 2 3 4 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Hatcheri, UMT Tahun 2022 Pemeriksaan Mengejut Terhadap Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2022 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 26
LATAR BELAKANG LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 27 Pengauditan Pengurusan Kewangan dilaksanakan bagi menentukan sama ada Pusat Tanggungjawab (PTj) telah mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yang ditetapkan serta rekod berkaitan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Bagi memantau prestasi pengurusan kewangan semua PTj, penilaian kendiri secara dalam talian melalui Sistem Nilaian Audit Penampilan (ezSNAP) telah digunapakai di UMT sejak 2016. Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri ezSNAP, UMT Tahun 2022 1. Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri ezSNAP, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2022 diadakan sebagai tukar ganti pelaksanaan penilaian kendiri dan pemeriksaan mengejut tahun 2021 yang ditangguhkan disebabkan UMT melaksanakan bertugas di pejabat secara bergilir-gilir dan juga bekerja dari rumah (WFH) kepada semua staf UMT sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) 2.0 dan Pelan Pemulihan Negara (PPN) rentetan peningkatan semula kes COVID-19. 41 PUSAT TANGGUNGJAWAB 42 PESERTA OBJEKTIF Meningkatkan tahap kebersediaan pegawai bertanggungjawab berhubung penilaian kendiri ezSNAP yang merangkumi soalan dan pekeliling terkini yang berkuat kuasa.
LATAR BELAKANG Pejabat Jaringan Antarabangsa (PJA) telah ditubuhkan pada 1 Januari 2009 bertujuan untuk menyokong agenda pengantarabangsaan universiti serta memberi perkhidmatan pengantarabangsaan kepada pelajar-pelajar antarabangsa. Pada 1 Oktober 2015, PJA telah dijenamakan semula sebagai Pusat Antarabangsa (PA) atas keperluan untuk mewujudkan one stop centre dalam memberi perkhidmatan kepada staf dan pelajar antrabangsa di Universiti Malaysia Terengganu (UMT). OBJEKTIF AUDIT Memastikan tadbir urus. pengurusan risiko dan aspek kawalan dalaman pengurusan program pengantarabangsaan UMT adalah cekap, teratur dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturanyangditetapkan. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Pengantarabangsaan, UMT Tahun 2022 2. Proaktif, inovatif dan gigih dalam pengambilan pelajar antarabangsa dengan melaksanakan inisiatif student get student dan melantik Ejen Berdaftar. 1. Proaktif dalam pelaksanaan aktiviti/program berimpak tinggi bagi meningkatkan keterlihatan UMT di peringkat global. 2. KEKUATAN Memastikan pelaksanaan pengurusan program pengantarbangsaan yang lebih strategik dan sistematik terutamanya aspek pemantauan dan penstrukturan semula fungsi di PA sebagai One Stop Centre. 1. Memastikan penambahbaikan berterusan ke atas proses kerja dan Standard Operating Procedure (SOP) yang digunapakai agar releven dengan pelaksanaan sebenar dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. 2. SYOR AUDIT BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 81.00 % PENARAFAN Penemuan BAIK Memastikan penambahbaikanke atas penyimpanan rekod, dokumen dan pelaporan aktiviti/program termasuk hal ehwal kewangan supaya mudah dicapai dan dirujuk bagi tujuan pengesahan san pemantauan. 3. 4. Memastikan pemerkasaan keselamatan data peribadi pelajar/staf antarabangsa melalui penyimpanan rekod dan dokumen sulit, serta penyelarasan bersama pihak Bahagian Keselamatan, UMT dalam proses pengurusan visa/pas pelajar/staf antarabangsa dan Ejen pengambilan pelajar antarabangsa. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 28
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 80.00 % PENARAFAN Penemuan BAIK Proaktif menguruskan kemudahan di hatcheri kepada pelajar dan penyelidik bagi memastikan sasaran dan matlamat pengajaran dan penyelidikan tercapai. 1. Staf yang terlibat dalam pengurusan hatcheri adalah berkelayakan dan kompeten dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab. 2. 29 Hatcheri bermaksud bangunan yang digunakan sebagai tempat pembenihan ikan dan akuakultur, dari bertelur hingga penghasilan larva. Ketersediaan hatcheri dengan struktur, lokasi dan kondisi air menentukan tahap kebolehcapaian penghasilan telur. Oleh itu, penjagaan yang intensif perlu diberi perhatian dalam membangun dan menguruskan sesebuah hatcheri. Di Universiti Malaysia Terengganu (UMT), pusat tanggungjawab (PTj) yang menguruskan hatcheri adalah Fakulti Perikanan dan Sains Makanan (FPSM) dan Institut Akuakultur Tropika dan Perikanan (AKUATROP). OBJEKTIF AUDIT Memastikan tadbir urus. pengurusan risiko dan aspek kawalan dalaman pengurusan hatcheri UMT adalah cekap, teratur dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang ditetapkan. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Hatcheri, UMT Tahun 2022 3. KEKUATAN Memastikan pengurusan hatcheri yang strategik dan sistematik bagi melaksanakan fungsi dan tanggungjawab yang lebih berkualiti terutamanya melalui penambahbaikan dalam aspek proses kerja (myPortfolio) dan pelan mitigasi risiko (Daftar Risiko) 1. Meningkatkan kejayaan, pencapaian dan impak hatcheri dari aspek pengajaran, penyelidikan, pengkomersialan dan pemuliharaan sumber melalui strategi-strategi yang bersesuaian seiring dengan Pelan Strategik UMT 2. SYOR AUDIT Pemantauan pengurusan hatcheri yang cekap, teratur dan dilaksanakan secara berkala berupaya memastikan ketersediaan hatcheri yang berkualiti. 3.
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Hatcheri, UMT Tahun 2022 3. Memastikan ketersediaan keselamatan, termasuk melalui penyelenggaraan, bagi mengoptimumkan penggunaan peralatan dan kemudahan hatcheri dalam memenuhi keperluan pelajar dan penyelidik melalui tindakan penyelarasan bersama Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) 3. Menyelaraskan strategi penjanaan pendapatan melalui pembentukan kumpulan penjanaan (task force) dengan melibatkan kepakaran dari pihak iCreate-UMT atau UMT Jaya Holdings Sdn. Bhd. (UMTJ) untuk mengoptimumkan sumber yang ada dalam usaha meningkatkan penjanaan pendapatan UMT. 4. SYOR AUDIT LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 30
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG Purata markah pemeriksaan mengejut dan penilaian kendiri adalah cemerlang dengan perbezaan markah sebanyak +0.55%. 1. PTj telah membuat penilaian dengan berintegriti dan memberikan komitmen dalam mematuhi peraturan dan pekeliling berkuat kuasa. 2. 31 Penilaian kendiri pengurusan kewangan menggunakan Sistem ezSNAP mempunyai dua (2) fasa iaitu penilaian kendiri dan pemeriksaan mengejut serta penasihatan. Skop penilaian kendiri dan pemeriksaan mengejut memfokus kepada transaksi/aktiviti di pusat tanggungjawab (PTj) bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 31 Mei 2022. OBJEKTIF AUDIT Membuat verifikasi terhadap penilaian kendiri pengurusan kewangan yang telah dilaksanakan oleh PTj dan membantu PTj mengenal pasti kelemahan dan ketidakpatuhan untuk diambil tindakan penambahbaikan dengan segera Pemeriksaan Mengejut Terhadap Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2022 4. KEKUATAN PENILAIAN KENDIRI PURATA MARKAH 96.30% CEMERLANG 42 PUSAT TANGGUNGJAWAB 8 PEMERIKSAAN MENGEJUT PEMERIKSAAN MENGEJUT DAN KHIDMAT NASIHAT PURATA MARKAH 96.30% CEMERLANG PTj 15 KHIDMAT NASIHAT PTj
Pemeriksaan Mengejut Terhadap Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2022 4. Mengambil tindakan penambahbaikan segera terhadap kelemahankelemahan yang telah dikenal pasti hasil daripada penilaian PTj dan pemeriksaan mengejut Bahagian Audit Dalam (AUD). 1. Mengambil serius terhadap prestasi kawalan pengurusan kewangan di PTj masing-masing supaya ianya diurus mengikut amalan tadbir urus terbaik dan peraturan yang berkuatkuasa. 2. SYOR AUDIT Memastikan pegawai-pegawai yang dipertanggungjawab melaksanakan amanah yang diberikan dengan cekap dan berkesan. 3. Staf yang baru terlibat menguruskan kawalan pengurusan kewangan perlu diberikan latihan dan kefahaman yang mencukupi berkaitan tugas mereka. 4. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 32
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 BAB 6 SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS 33
JAMINAN KUALITI, AUDIT KHAS DAN AUDIT SUSULAN Audit Khas dijalankan bagi mengenal pasti dan mencadangkan penambahbaikan terhadap sesuatu masalah spesifik dalam skop pengauditan kewangan dan prestasi. Manakala Audit Susulan dijalankan bagi mengesahkan tindakan penambahbaikan/pembetulan yang dipersetujui telah diambil tindakan oleh Auditi dalam tempoh yang ditetapkan. Kedua-dua pengauditan ini dilaksanakan selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF). LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 34 Program Penambahbaikan dan Jaminan Kualiti (QAIP) dilaksanakan bagi menilai kecekapan dan keberkesanan Bahagian Audit Dalam (AUD) dan mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan dengan mengadakan semakan secara dalaman terhadap aktiviti-aktiviti audit yang telah dilaksanakan dan juga keseluruhan pentadbiran AUD. LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN PRESTASI TAHUN 2022 AKTIVITI JAMINAN KUALITI AKTIVITI AUDIT AKTIVITI AUDIT SUSULAN PENYEDIAAN LAPORAN TAHUNAN AUD 2021 PEMURNIAN MANUAL AUDIT DALAM PENGURUSAN DOKUMEN KUALITI AUD PROGRAM PENJAMINAN KUALITI AUD PELAKSANAAN BENGKEL 1. 2. 3. 4. 5. BENGKEL PENYEDIAAN LAPORAN TAHUNAN AUD 2021 BENGKEL PEMURNIAN MANUAL AUDIT DALAM BENGKEL PERANCANGAN STRATEGIK AUD TAHUN 2023-2027 BENGKEL SEMAKAN SEMULA DOKUMEN KUALITI BENGKEL PENGURUSAN ADUAN AUD PEMANTAUAN SISTEM DAFTAR ISU AUDIT (ezAIR) 1. KAJIAN AUDIT SUSULAN TERHADAP PENGURUSAN KENDERAAN AIR, UMT TAHUN 2020 KAJIAN AUDIT SUSULAN TERHADAP PENGURUSAN PENERBITAN, UMT TAHUN 2020 2. 3. AUDIT INTERIM PENYATA KEWANGAN UMT TAHUN 2021 SETAKAT 30 SEPTEMBER 2021 *Sambungan Aktiviti Tahun 2021 1. KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN FARMASI DAN PERALATAN PERUBATAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI (PKU), UMT TAHUN 2022 2. AUDIT PENGURUSAN PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (PMPP) SESI 2021/2022, UMT 3. AUDIT INTERIM PENYATA KEWANGAN UMT TAHUN 2022 SETAKAT 30 SEPTEMBER 2022 4.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG 35 Mulai tahun 2020, penyediaan Penyata Kewangan Universiti Malaysia Terengganu (UMT) adalah berdasarkan pemakaian Malaysian Public Sector Accounting Standards (MPSAS) yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara. MPSAS merupakan piawaian perakaunan yang perlu dipatuhi oleh entiti perakaunan sektor awam di Malaysia. Penyata Kewangan (Belum Diaudit) perlu dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) sebelum ianya dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara untuk proses pengauditan lanjut bagi pengeluaran Sijil Audit Bersih. Seksyen Pengurusan Akaun dan Sistem, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Universiti. Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2021 Setakat 30 September 2021 1. Komited dalam penyediaan Penyata Kewangan UMT yang mematuhi keperluan undang-undang yang ditetapkan serta kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan. 1. Transformasi dalam penguatkuasaan prosedur kewangan selaras dengan perubahan operasi UMT kesan daripada pandemik COVID-19. 2. KEKUATAN OBJEKTIF AUDIT Menilai pengurusan rekod dan transaksi perakaunan dan kewangan serta pelaporan oleh Pejabat Bendahari, UMT bagi mendapatkan keyakinan yang munasabahbahawa:- Penyata kewangan memenuhi keperluan undang-undang dan piawaian perakaunan, menggambarkan kedudukan kewangan yang benar serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan; 1. 3. Rekod perakaunan diselenggara dengan teratur dan kemas kini. 2. Penyata Kewangan bebas daripada kesalahan yang material; dan Proaktif dalam penyampaian hebahan kewangan secara berkala kepada warga UMT. 3.
Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2021 Setakat 30 September 2021 1. Memastikan pengemaskinian polisi/garis panduan/tatacara kewangan secara menyeluruh dengan mengambil kira penyelarasan yang lebih berstruktur bersama PTj-PTj lain dalam aspek prosedur kerja supaya pengiktirafan hasil dan belanja dibuat dalam tempoh sepatutnya dan perekodan perakaunan adalah tepat. 1. Memperkasakan fungsi berkaitan penjanaan pendapatan dengan mengambil kira hasil UMT yang pelbagai iaitu pengemaskinian polisi perakaunan, pemakaian perakaunan akruan dan peraturan melibatkan penjanaan pendapatan selaras dengan keperluan tadbir urus bagi penjanaan pendapatan universiti awam seperti yang digariskan dalam The University Transformation Programme (UniTP) Purple Book. 2. SYOR AUDIT Mendapatkan kerjasama dan khidmat nasihat bagi terimaan/perolehan yang memerlukan kepakaran/fungsi daripada PTj terlibat terutamanya keperluan penelitian terhadap dokumen sokongan seperti perolehan perisian perlu mendapat pengesahan pihak Pusat Ekosistem Digital (PED) dan pembaharuan lesen perisian dalam tempoh sah laku. 3. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 36
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG 37 Pengauditan ini memfokus kepada pengurusan farmasi dan peralatan perubatan di Pusat Kesihatan Universiti (PKU) kerana kepentingan PKU dalam menyediakan perkhidmatan kesihatan dan perubatan kepada pemegang taruh terutamanya warga Universiti Malaysia Terengganu (UMT). PKU juga merupakan penyumbang kepada penjanaan pendapatan UMT selaras dengan keperluan penjanaan pendapatan di universiti awam. Selain itu, kebarangkalian terdapat risiko salah laku dan penyalahgunaan bekalan perubatan seperti pembekalan ubat-ubatan tamat tempoh, kecurian bekalan ubat-ubatan dan perolehan/perbelanjaan bekalan dan peralatan perubatan tidak mengikut spesifikasi dan piawaian yang ditetapkan oleh pihak berkuasa. OBJEKTIF AUDIT Memastikan tadbir urus, pengurusan risiko dan aspek kawalan dalaman pengurusan farmasi dan peralatan perubatan di PKU, UMT adalah teratur, cekap dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan. Kajian Audit Terhadap Pengurusan Farmasi dan Peralatan Perubatan Pusat Kesihatan Universiti, UMT Tahun 2022 2. Proaktif dalam penambahbaikan perkhidmatan perubatan kepada warga UMT dan komuniti setempat melalui perkongsian dan hebahan kesihatan seperti Program PKU Cakna Warga UMT. 1. Pengurusan yang baik dan sistematik bagi aset dan stor melibatkan bekalan farmasi di mana impaknya adalah pendispensan ubat-ubatan dapat dilaksanakan dengan cekap dan tepat. 2. KEKUATAN Pelaporan pengurusan farmasi dan peralatan perubatan yang lengkap, teratur dan dilaksanakan secara berkala seperti Mesyuarat Jawatankuasa Aset dan Belanjawan PKU bagi tujuan perolehan/perbelanjaan bekalan farmasi dan peralatan perubatan. 3. BILANGAN PENEMUAN PERATUSAN SKOR 85.00 % PENARAFAN Penemuan BAIK
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Farmasi dan Peralatan Perubatan Pusat Kesihatan Universiti, UMT Tahun 2022 2. Mengukuhkan pengurusan kewangan dari aspek tadbir urus, terutamanya berhubung prosedur dan punca kuasa melulus melibatkan perolehan/perbelanjaan bekalan farmasi, bagi memastikan pematuhan kepada tatacara kewangan yang berkuat kuasa dan perbelanjaan berhemah. 1. Melaksanakan penambahbaikan terhadap pengurusan rekod dan dokumen kewangan, termasuk pelaporan maklumat kewangan yang memerlukan penyelarasan secara berkala di antara PKU dan Pejabat Bendahari (BEND) bagi memastikan ketepatan dan kesahihan rekod transaksi serta pelaporannya. 2. SYOR AUDIT Mengukuhkan peranan sebagai penyedia perkhidmatan perubatan dan kesihatan di UMT dalam memastikan perkhidmatan yang diberikan adalah sempurna dan saksama terutamanya bagi warga UMT yang berkeperluan tinggi dengan mengenal pasti kemudahan yang boleh digunakan untuk tujuan perubatan/kesihatan. 3. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 38
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG KEKUATAN Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Pelaksana dan jawatankuasajawatankuasa yang lain memberikan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang baik bagi memastikan semua proses PMPP berjaya dilaksanakan. 1. Penggunaan Sistem MyUndi yang dibangunkan oleh Pusat Ekosistem Digital (PED) telah memudahkan proses PMPP dilaksanakan dengan baik. Sistem ini membolehkan semua pelajar menjalankan tanggungjawab sebagai pengundi dengan mudah dan selesa walaupun berada di mana sahaja. 2. Penyaluran maklumat PMPP yang lengkap dengan menggunakan saluran media sosial telah berjaya memberi kesedaran kepada pelajar unutk melaksanakan tanggungjawab sebagai pengundi walaupun pelajar tidak berada di kampus. 3. 39 Perlembagaan UMT Tahun 2007 Para 53(1) menyatakan pelajar-pelajar berdaftar universiti selain pelajar-pelajar luar hendaklah pada kesemuanya menjadi suatu badan yang dikenali sebagai Persatuan Pelajar-Pelajar UMT. Persatuan hendaklah memilih suatu Majlis Perwakilan Pelajar (MPP). MPP merupakan satu badan tertinggi pelajar yang diiktiraf sebagai medium rasmi kebajikan pelajar di universiti. Keahlian MPP dipilih melalui sistem demokrasi pilihan raya kampus dan meletakkan mahasiswa sebagai calon dan warga pemilihnya. OBJEKTIF AUDIT Menentukan sama ada pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2021/2022, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur bagi mencapai objektif yang ditetapkan. Audit Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2021/2022, UMT 3. PERATUSAN JUMLAH PELAJAR MENGUNDI PMPP Sesi 2021/2022 Sesi 2020/2021 PETUNJUK: Mengundi Tidak Mengundi 44.48% 55.52% 65.16% 33.84%
Audit Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2021/2022, UMT 3. Penyelarasan bersama antara Jawatankuasa Pelaksana dan PED bagi memastikan proses dalam Sistem MyUndi adalah sebagaimana Tatacara Khas PMPP UMT 2022. Penambahbaikan perlu dilakukan dari pelbagai aspek antaranya penyediaan tetapan dwibahasa, penyediaan awal Manual Sistem MyUndi dan melaksanakan ujian ke atas sistem bagi menentukan tahap keberkesanan sebelum ia diserahkan kepada pemilik sistem agar tidak mengganggu kelancaran penggunaannya. 1. Rekod dan dokumen yang digunakan sepanjang proses PMPP perlu diselaraskan misalnya borang bantahan dan rayuan jumlah undi sepertimana Tatacara Khas PMPP UMT yang digunapakai bagi sesi tersebut. Penyelarasan perlu dibuat agar tiada kekeliruan terhadap maklumat berhubung proses pelaksanaan PMPP untuk pasukan pelaksana dan maklumat yang dihebahkan kepada pelajar. 2. SYOR AUDIT Bagi tujuan memastikan PMPP dilaksanakan sebagaimana undangundang dan peraturan yang digunapakai: 3. senarai semak bagi proses kerja/SOP adalah perlu untuk memastikan kelancaran sepanjang proses PMPP berlangsung disamping lantikan pegawai bertanggungjawab bagi memantau pelaksanaan PMPP sebagaimana proses kerja/SOP yang telah disediakan. i. penyelarasan di antara Pejabat Penasihat Undang-Undang (PPUU), PPPA, PPS dan PED dalam penentuan dan penyediaan data pelajar yang layak mengundi berdasarkan jenis/kategori pelajar terkini termasuk pematuhan kepada cut off date data pelajar yang layak mengundi bagi tujuan pengesahan data oleh pihak Jawatankuasa Audit. ii. mewujudkan satu mekanisme yang selari dengan tatacara yang digunapakai seperti untuk bantahan/aduan selepas pengumuman calon layak bertanding sehingga pengundian ditutup (sepanjang tempoh berkempen dan hari pengundian). iii. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 40
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 LATAR BELAKANG 41 Mulai tahun 2020, penyediaan Penyata Kewangan Universiti Malaysia Terengganu (UMT) adalah berdasarkan pemakaian Malaysian Public Sector Accounting Standards (MPSAS) yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara. MPSAS merupakan piawaian perakaunan yang perlu dipatuhi oleh entiti perakaunan sektor awam di Malaysia. Penyata Kewangan (Belum Diaudit) perlu dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) sebelum ianya dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara untuk proses pengauditan lanjut bagi pengeluaran Sijil Audit Bersih. Seksyen Pengurusan Akaun dan Sistem, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Universiti. Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2022 Setakat 30 September 2022 4. Komited dalam penyediaan Penyata Kewangan UMT yang mematuhi keperluan undang-undang yang ditetapkan serta kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan. 1. Transformasi dalam penguatkuasaan prosedur kewangan selaras dengan perubahan operasi UMT kesan daripada pandemik COVID-19. 2. KEKUATAN OBJEKTIF AUDIT Menilai pengurusan rekod dan transaksi perakaunan dan kewangan serta pelaporan oleh Pejabat Bendahari, UMT bagi mendapatkan keyakinan yang munasabahbahawa:- Penyata kewangan memenuhi keperluan undang-undang dan piawaian perakaunan, menggambarkan kedudukan kewangan yang benar serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan; 1. 3. Rekod perakaunan diselenggara dengan teratur dan kemas kini. 2. Penyata Kewangan bebas daripada kesalahan yang material; dan Proaktif dalam penyampaian hebahan kewangan secara berkala kepada warga UMT. 3.
Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2022 Setakat 30 September 2022 4. Memastikan pengemaskinian polisi/garis panduan/tatacara kewangan secara menyeluruh dengan mengambil kira penyelarasan yang lebih berstruktur bersama PTj yang terlibat dalam aspek prosedur kerja supaya penerimaan butiran/dokumen sokongan kepada arahan bayaran diperolehi dengan lengkap dan tepat dalam tempoh sepatutnya dan tidak menjejaskan proses pembayaran dan perekodan perakaunan. 1. Mendapatkan kerjasama pegawai yang bertanggungjawab supaya lebih teliti menyemak, merekod dan mengesahkan maklumat kewangan ke dalam Sistem Kewangan Universiti untuk memastikan rekod transaksi perakaunan adalah tepat dan seterusnya dapat mengelakkan risiko kesilapan bayaran dan kesalahan yang berulang. 2. SYOR AUDIT Meningkatkan kawal selia dan pemantauan terhadap transaksi kewangan yang berlaku terutama pada akhir tahun, misalnya merujuk kepada dokumen-dokumen perolehan yang berkaitan dalam tahun semasa, bagi mengelakkan transaksi akhir tahun tidak direkodkan dalam tahun semasa atau risiko bekalan (perolehan) tidak dibekalkan sebelum akhir tahun. 3. Mempergiatkan usaha dalam meningkatkan kefahaman dan kawal selia kepada staf yang bertanggungjawab di PTj dan di Pejabat Bendahari terhadap penyediaan, perekodan dan pengesahan dokumen kewangan supaya ianya mematuhi prosedur dan tatacara yang berkuat kuasa. 4. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2022 42