T E O R I O R G A N I S A S I HUBUNGAN ORGANISASI, KOMUNIKASI, DAN KOORDINASI ORGANISASI understand the importance of relationships in organizations to achieve mutual success Kelompok 3 ADMINISTRASI PUBLIK
NAMA ANGGOTA KELOMPOK 3 FAJAR BIMANTARA 2202016062 MUHAMMAD RINALDY 2202016073 BELA AYU PARATIWI 2202016077 AHMAD DIMAS NABIL SABHY 2202016086 IQIE VENECIA AULIYAH AYU PERMATA 2202016071 RABECA RURAN 2202016094 NISRINA ISVAKHANI NAKHDA 2202016104
DAFTAR ISI BAB I: Pengertian Organisasi...................................................................................4 Definisi organisasi....................................................................................................6 Tujuan organisasi.....................................................................................................8 Struktur organisasi.................................................................................................10 Fungsi organisasi....................................................................................................14 BAB II: Pengertian Komunikasi dalam Organisasi.................................................17 Definisi komunikasi................................................................................................18 Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli................................................................19 Jenis-jenis komunikasi dalam organisasi.................................................................20 Pentingnya komunikasi dalam organisasi...............................................................22 Cara meningkatkan efektivitas komunikasi dalam organisasi.................................23 Hubungan antara komunikasi dan koordinasi dalam organisasi............................24 BAB III: Hubungan antara Organisasi dan Komunikasi........................................25 Bagaimana komunikasi mempengaruhi hubungan dalam organisasi......................26 Bagaimana hubungan dalam organisasi mempengaruhi komunikasi......................28 Pentingnya hubungan antara organisasi dan komunikasi dalam pencapaian tujuan organisasi................................................................................................................30 BAB IV: Pengertian Koordinasi dalam Organisasi.................................................32 Definisi koordinasi..................................................................................................33 Pentingnya koordinasi dalam organisasi.................................................................35 Cara meningkatkan koordinasi dalam organisasi...................................................36 BAB V: Hubungan antara Organisasi dan Koordinasi...........................................40 Bagaimana koordinasi mempengaruhi hubungan dalam organisasi.......................41 Bagaimana penerapan koordinasi dalam organisasi..............................................'44 Pentingnya hubungan antara organisasi dan koordinasi dalam pencapaian tujuan organisasi................................................................................................................48 KESIMPULAN.....................................................................................................52 DAFTAR ISI.........................................................................................................53
PENGERTIAN ORGANISASI BAB I
PENGERTIAN ORGANISASI Organisasi adalah sekelompok manusia yang diatur untuk bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan bersama .Jadi, dalam setiap organisasi mesti ada tujuan bersama. Dari pengertian tersebut, kita dapat mengetahui organisasi. Organisasi adalah pengaturan personil guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan yang telah ditetapkan melalui alokasi fungsi dan tanggung jawab. Pendapat lain menyatakan bahwa organisasi adalah kerjasama dua orang atau lebih, suatu sistem aktivitas – aktivitas atau kekuatan – kekuatan yang di koordinasikan secara sadar. 5
DEFINISI ORGANISASI Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orangorang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi merupakan elemen yang amat diperlukan di dalam kehidupan manusia. Organisasi membantu kita melaksanakan hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan dengan baik sebagai individu 6
DEFINISI MENURUT PARA AHLI Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 7
TUJUAN ORGANISASI Ada empat tujuan kegiatan organisasi : 1. Untuk menggerakkan rakyat agar tertarik dan terlibat, maka isu yang diangkat atau di garap adalah isu – isu yang penting di mata rakyat. Anggota kominitas yang umumnya kaum tertindas dan dilemahkan itu, biasanya akan tertarik dan terlibat karena isu yang dibicarakan menyangkut masalah mereka. 2. Organisasi merupakan sarana pendidikan yang meihak kepada kelompok tertindas. Untuk itu, penting dalam kegiatan organisasi untuk selalu di arahkan melawan budaya kelas dominan. Dengan demikian, rakyat bisa melihat kedalam diri sendiri, serta menggunakan apa yang di dengar, dilihat dan dialami untuk memahami apa yang terjadi dalam kehidupan mereka. 8
3. Sifatnya harus problem solving. Partisifan dalam konteks ini anggota komunitas merupakan orang – orang kreatif dan memiliki kemampuan untuk mengubah nasib mereka sendiri. Organizer berperan hanya membantu mengidentifikasi masalah 5 – masalah mereka, untuk kemudian di kembalikan kepada anggota komunitas. 4. Dialog, setiap anggota harus diberi ruang untuk mendialogkan pengenalan mereka terhadap problem yang mereka hadapi. Disini dengan demikian menekankan adanya kesetaraan, keadilan dimna setiap anggota komunitas memiliki ruang yang sama untuk terlibat dalam setiap proses Dengan adanya tujuan organisasi ini, organisasi dapat berkembang untuk lebih memiliki pengaruh. Di antaranya dalam hal merekrut anggota, pengaruh di lingkungan luar, hingga pencapaian lain yang ingin diraih oleh organisasi tersebut. 59
STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masingmasing tugasnya. Setiap orang dalam organisasi (bahkan pada organisasi tingkat rendah) tidak berperilaku sesuai ketentuan yang berlaku pada posisinya. Mereka membentuk dan mengubah peranannya sendiri dalam organisasi, mereka menciptakan dan mengubah hubungan antara posisinya sendiri serta posisi yang lain. Selain itu, mereka dapat menerima,menurunkan, memperluas, dan menyesuaikan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Hal tersebut menandakan bahwa organisasi dalam kenyataannya tidak berjalan persis seperti yang dirancang sebelumnya. 10
Orang-orang dalam organisasi melanggar batasan-batasan posisinya untuk beberapa alasan. Mereka melakukannya karena kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginannya untuk keamanan dari ancaman-ancaman dan tekanan-tekanan, mengembangkan dan mengubah keterikatan sosialnya, atau memuaskan kebutuhan akan pengakuan dan penghargaan dari orang lain. Tiga model struktur organisasi, yaitu: 1. Model Tradisional Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramida. Masing-masing tingkatan hierarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian, dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan dan bawahan. 11
Struktur bentuk umum berdasar pada anggapan-anggapan model tradisional. Dalam hal ini dilakukan spesialisasi dan utilitas pengambilan keputusan dan kegiatan-kegiatan secara maksimum. Lebih lanjut dalam struktur organisasi tradisional, pemegang setiap posisi hierarki organisasi bertanggung jawab terhadap tindakan-tindakan bawahannya yang berada di tingkat yang lebih rendah. Hal ini terjadi di setiap posisi yang mempunyai hubungan hierarki secara langsung. Oleh karena manajer memikul tanggung jawab segala tindakan bawahan, maka dia cenderung untuk menetapkan atau mempertahankan prosedur tentang keharusan mendapatkan persetujuan pimpinan bagi bawahan yang akan melakukan tindakan penting. Struktur organisasi tradisional menjadi tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak, tetapi struktur organisasi akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil, bila asumsi-asumsi yang berkaitan dengan sikap dan kemampuan para anggota sebagai landasan bentuk strukturnya adalah akurat. 2. Model Hubungan Manusiawi Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional. Anggapan tentang kemampuan manusia tidak terlalu jauh berbeda dari model tradisional, karena itu model hubungan manusia juga diterima sebagai konsep spesialisasi rutinitas. 12
Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama, Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horisontal yang relevan, serta Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien. Tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya. Hal ini memungkinkan bawahan memberikan tanggapan terhadap pekerjaannya tidak hanya sekedar melaksanakan perintah. 3.Model Sumber Daya Manusia Pada hakikatnya, dalam model ini manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri yang lebih kreatif . Dari pada pekerja sekarang. Manajer mempunyai tugas untuk menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitas pada organisasi. Selain itu manajer harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hierarki tradisional. Konsep model sumber daya manusia mencoba untuk memaksimalkan fleksibilitas baik di dalam maupun diantara posisiposisi yang berinteraksi. Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai: 13
Fungsi organisasi berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengoganisasianpun harus direncanakan. Pengertian pengoganisasian dan organisasi berbeda. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengoganisasian merupakan fungsi organisasi yang dapat diartikan sebagai penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen serta penentuan habungan-hubungan. FUNGSI ORGANISASI 14
Fungsi organisasi menurut pakar : Drs. Soekarno K. Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu. Drs. H. Malayu S.P. Hasibun Organisasi adalah suatu system perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan tertentu organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja. 15
Koontz O’ Donnel Fungsi organisasi dari melibatkan manajer menentukan dan memilah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengelompokan kegiatan ini, menugaskan kelompok aktivasi tersebut ke departemen yang dipimpin oleh manajer dan pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya. Itulah beberapa fungsi organisasi menurut para pakar yang dapat dijadikan pedoman untuk berorganisasi 16
PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BAB II
Menurut Onong Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris disebut dengan communication berasal dari bahasa latin yakni communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. Oleh sebab itu, komunikasi akan terjadi selama ada kesamaan makna mengenai apa yang menjadi bahan perbincangan. PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DEFINISI KOMUNIKASI Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya adalah satu makna. Jadi, jika dua orang terlibat dalam komunikasi maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dikomunikasikan, yakni baik si penerima maupun si pengirim sepaham dari suatu pesan tertentu. 18
04 Sarah Trenholm dan Arthur Jensen, mendefinisikan komunikasi dengan a process by which a source transmits a message to a receiver some chanel (komunikasi adalah suatu proses di mana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragama saluran). Hoveland, Janis dan Kelley mendefinisikan komunikasi dengan the process by which an individual (the communicator) transmits stimult (ussually verbal symbols) to modify, the behavior of other individu (komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya. Everett M. Rogers dan Lawrence Kincaid menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satusama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. Berelson dan Steiner, mengatakan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain- lain. Melalui penggunaan simbolsimbol seperti kata-kata, gambar- gambar, angka-angka dan lainnya. Weaver, mengatakan bahwa komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lain Para ahli mendefinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing-masing, diantaranya seperti : Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli 19
Jenis-Jenis Komunikasi Dalam Organisasi 1. Komunikasi Internal Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakan dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, manajer atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa sehingga ia tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. 2. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan orang-orang di luar organisasi.Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal-balik, yaitu komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak keapda organisasi. 20
3. Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah suatu komunikasi yang didasarkan pada sistem atau hierarki dari suatu organisasi, di mana biasanya akan menunjukkan posisi seseorang dalam organisasi tersebut. 4. Komunikasi Informal Komunikasi informal merupakan suatu proses komunikasi yang berjalan tanpa memedulikan sistem atau hierarki suatu organisasi. Komunikasi informal tidak bersifat struktural dan dapat dijalankan kapan saja dan bagaimana saja tanpa memperhatikan posisi seseorang dalam organisasi tersebut. Komunikasi informal terjadi sebagai perwujudan dari keinginan manusia untuk bersosialisasi dan keninginan untuk menyampaikan informasi yang dimiliki. Fungsi utama dari komunikasi informal adalah memelihara hubungan sosial seperti persahabatan dan kelompok informal dan penyebaran informasi yang bersifat pribadi. 21
Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar akan terjadi Miss Komunikasi dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi individu maupun organisasi. Karena komunikasi yang baik sangat penting untuk kehidupan manusia di lingkungan rumah, sekolah, bahkan dalam sebuah organisasi. Seperti halnya komunikasi lisan jika kita menggunakan bahasa yang baku dan sopan maka lawan bicara kita akan merespon kita dengan baik juga dan dapat merasa nyaman dalam komunikasi secara langsung. 22
Cara Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Dalam Organisasi 1. Komunikasi Langsung dengan cara tatap muka 2. Menghargai pendapat yang diberikan orang lain 3. Sinkron terhadap apa yang disampaikan 4. Memberikan pendapat secara jelas 5. Memberikan feedback 23
HUBUNGAN ANTARA KOMUNIKASI DAN KOORDINASI DALAM ORGANISASI Bagaimana komunikasi dan koordinasi saling terkait dalam organisasi Koordinasi dibutuhkan di saat kita membahas program kerja dan saat kegiatan. Jika tidak ada koordinasi dan komunikasi anggota organisasi tersebut akan berjalan sendiri-sendiri dan organisasi tidak akan bertahan lama. Sikap tersebut tidak dianjurkan karena akan menimbulkan sifat individualisme sesama anggota dan tidak ada hubungan keluarga yang terjalin. Bagaimana hubungan antara komunikasi dan koordinasi mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, penting bagi organisasi untuk memperhatikan hubungan antara komunikasi dan koordinasi. Dengan memastikan bahwa komunikasi dan koordinasi berjalan dengan baik, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, menghindari kesalahan, meningkatkan kinerja, dan mencapai tujuan mereka dengan lebih efektif. 24
HUBUNGAN ORGANISASI DAN KOMUNIKASI BAB III
Hubungan Organisasi, dan Komunikasi • Bagaimana komunikasi mempengaruhi hubungan dalam organisasi Komunikasi internal dalam suatu organisasi adalah suatu proses dimana informasi dipertukarkan antara anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Para pengelola organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan akurat, sehingga komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam organisasi. 26
Komunikasi mempengaruhi hubungan organisasi karena komunikasi yang lancar menciptakan hubungan yang menguntungkan bagi organisasi, komunikasi menentukan bagaimana organisasi dikelola karena anggota dan pemimpin harus selaras. Komunikasi internal organisasi dipengaruhi oleh adanya struktur hierarkis, struktur hierarkis ini rentan terhadap komunikasi formal karena organisasi memiliki aturan, ada hierarki, komunikasi topdown, bottom-up, dll. 27
Organisasi tidak dapat dipisahkan dari komunikasi karena komunikasi merupakan jembatan interaktif antar anggota organisasi. Hubungan organisasi dengan komunikasi dapat mempengaruhi arus komunikasi dalam organisasi, intinya disini hubungan yang baik juga membangun komunikasi yang baik, Organisasi tidak dapat dipisahkan dari komunikasi karena komunikasi merupakan jembatan interaktif antar anggota organisasi. Hubungan organisasi dengan komunikasi dapat mempengaruhi arus komunikasi dalam organisasi, intinya disini hubungan yang baik juga membangun komunikasi yang baik, • Bagaimana hubungan dalam organisasi mempengaruhi komunikasi • Bagaimana hubungan dalam organisasi mempengaruhi komunikasi 28
tentunya jika hubungan buruk maka melakukan komunikasi saja enggan, jadi komunikasi harus baik agar hubungan dapat berkembang menjadi lebih luas. Sehingga kedepannya mengarahkan arah komunikasi organisasi ke depan. Hubungan yang baik dapat dimulai dengan menjadi pendengar yang bauk, dan berusaha mengingat detail dari percakapan yang kita anggap perlu dibawa lagi agar sang lawan bicara merasa relevan 29
• Pentingnya hubungan antara organisasi dan komunikasi dalam pencapaian tujuan Organisasi memegang peranan penting dalam komunikasi untuk mencapai tujuan karena dengan organisasi kita mengetahui bagaimana etika berkomunikasi, berkomunikasi dengan cara yang didengarkan, bagaimana mendapatkan jawaban yang baik. Hubungan dan komunikasi harus menjadi hal pertama yang dipikirkan bagaimana eksekusinya agar dapat tercapainya secure and stable environment, dengan demikian tolak ukur, perencanaan, dan tujuan organisasi berhasil mewujudkan harapan dari tiap individu di organisasi sekaligus menjadi bahan refleksi. 30
melalui komunikasi dan bagaimana memberikan umpan balik dalam komunikasi yang baik. Selain pencapaian tujuan, organisasi mati tanpa hubungan dan komunikasi. Hubungan dan komunikasi tidak bisa berdiri sendiri, keduanya harus saling melengkapi, hubungan tanpa komunikasi tidak akan kemana-mana, dan komunikasi tanpa hubungan tidak akan pernah mencapai tujuan. 31
PENTINGNYA KOORDINASI DALAM SUATU ORGANISASI BAB IV
DEFINISI Menurut Manullang (2008: 72) Menurut Brech dalam Hasibuan (2014:85) “koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi secara Keseluruhan dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas diantara unit-unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi." “Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri." 33
koordinasi adalah proses penyatu- paduan sasaransasaran dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit yang terpisah (bagian atau bidang fungsional) dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. "koordinasi adalah integrasi dari kegiatan-kegiatan individual dan unit-unit ke dalam satu usaha bersama yaitu bekerja ke arah tujuan bersama." Menurut Stoner (dalam Sugandha, 2011:212) Menurut Pearce II dan Robinson 34
PENTINGNYA KOORDINASI DALAM ORGANISASI Menciptakan nilai keefektifan dan keefisienan suatu organisasi dengan cara melakukan penyesuaian dalam berbagai kegiatan organisasi. Menciptakan nilai keefektifan dan keefisienan suatu organisasi dengan cara melakukan penyesuaian dalam berbagai kegiatan organisasi. Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan. 1. 2. 3. 4. Koordinasi berperan sanat penting dalam kegiatan organisasi, meliputi: 35
CARA MENINGKATKAN KOORDINASI DALAM ORGANISASI 1. Perencanaan yang matang Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencaan atas pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi waktu, agenda, dan siapa saja yang akan telribat. Hal ini penting agar koordinasi berjalan dengan efektif dan efisien, dengan mengetahui agenda sebelumnya, maka setiap pihak akan mampu untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Penetapan waktu juga hal penting agar kegiatan dapat diarahkan sesuai waktu yang ada. 36
Pemahaman materi pembicaraan Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak lain. Dengan demikian, ketika berbicara sudah memahami konteksnya. Terlebih lagi bagi para pemimpin, harus memahami hal yang akan disampaikan dan situasi yang terjadi. Pentingnya menyamakan persepsi Setiap pihak yang terlibat dalam koordinasi haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua itu adalah dalam rangka saling melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama. 3. 2. 37
4 5 Minta feedback Sikap terbuka dan saling menghargai Feedback diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang terlibat. Umpan balik juga untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu lakukan dapat dipahami dengan benar dan diterima. Hal ini untuk menjamin pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada, sehingga kamu masih bisa melakukan persiapan yang lebih matang. Jangan pernah berpikir karena kamu itu pemimpin, maka kamu bisa memperlakukan semua anggota tim seenaknya. Dalam suatu koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pegaturan dari pihak lain, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Gak sedikit orang-orang yang keluar dari organisasi dikarenakan para pemimpin yang gak bisa menghargai anggotanya dengan baik. Nah, di samping itu, ada kala ketika pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan anggotanya. Di situlah diperlukan sikap saling terbuka. Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin nantinya akan terjadi. 38
Penegasan dan motivasi Untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain dilakukan monitoring, kamu sebagai pemimpin juga perluu melakukan komunikasi atau pendekatan yang bersifat informal (tidak dalam konteks rapat). Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan bonding kamu dengan tim. Sangat penting sekali bagi kamu untuk mempertegas kembali segala yang telah disepakati ketika dilakukan koordinasi (rapat). Sehingga semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah para pencapaian tujuan yang diharapkan. Selain itu, hal yang juga tidak kalah pentingnya adalah pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Hal ini juga meningkatkan rasa memiliki oleh setiap anggota, yang nantinya sangat berpengaruh terhadap kinerja setiap anggota tim dalam mencapai hasil yang maksimal. 6 7 Komunikasi informal juga perlu dibangun 39
HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DAN KOORDINASI BAB V
Secara umum, koordinasi merupakan tali pengikat dalam organisasi yang menghubungkan peran para actor dalam organisasi dan untuk mencapai tujuan organisasi.Tanpa adanya koordinasi, semua pihak dalam organisasi akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari peran aktor lainnya dalam organisasi dan peran masing-masing aktor tersebut belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.Maka perlu adanya peranan koordinasi dalam organisasi. Bagaimana koordinasi mempengaruhi hubungan dalam organisasi? 41
Peranan Koordinasi Mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan. Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan. Agar semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi. Koordinasi berperan sangat penting dalam kegiatan organisasi, meliputi : 42
Tujuan Koordinasi Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan Menghindari keterampilan overlanding Dari sasaran perusahaan Sedangkan tujuan dilakukannya koordinasi dalam perusahaan atau organisasi meliputi: 43
Bagaimana penerapan koordinasi dalam organisasi ? Penerapan Koordinasi Sense of cooperation (Perasaan untuk bekerja sama), harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugastugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi Koordinasi memerlukan beberapa persyaratan untuk diterapkan, yaitu: 44
Menurut Handayaningrat (2002), untuk menciptakan koordinasi yang efektif dibutuhkan ciri-ciri atau karakteristik koordinasi sebagai acuan dalam melakukan koordinasi antar subunit organisasi maupun eksternal organisasi. Ciri-Ciri Koordinasi 45
koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu koordinasi adalah menjadi wewenang dan tanggung jawab daripada pimpinan. Dikatakan bahwa pimpinan yang berhasil, karena ia telah melakukan koordinasi dengan baik. Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama. Hal ini disebabkan karena kerjasama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan sebaik-baiknya. Koordinasi adalah proses yang terusmenerus. Artinya suatu proses yang bersifat kesinambungan dalam rangka tercapainya tujuan organisasi. Adapun ciri-ciri atau karakteristik koordinasi yang perlu diketahui adalah sebagai berikut: 46
Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan karena koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu tetapi sejumlah individu yang bekerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama. Konsep kesatuan tindakan. Konsep kesatuan tindakan adalah inti daripada koordinasi. Hal ini berarti bahwa pimpinan harus mengatur usaha-usaha/tindakan-tindakan daripada setiap kegiatan individu sehingga diperoleh adanya keserasian di dalam mencapai hasil bersama. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama Kesatuan usaha/ tindakan meminta kesadaran/ pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok di mana mereka bekerja. 47
Pentingnya hubungan antara organisasi dan koordinasi dalam pencapaian tujuan organisasi Koordinasi merupakan unsur penting untuk meningkatkan produktivitas/kinerja organisasi, apabila hal tersebut dapat difungsikan secara efektif.Tetapi kenyataannya dalam praktek tidak jarang ditemukan berbagai masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi yang diperlukan, sehingga pencapaian sasaran/tujuan tidak selalu berjalan sebagaimana yang diharapkan. 48
Dalam koordinasi vertikal (struktural) sering terjadi hambatan-hambatan disebabkan perumusan tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap tiap satuan kerja (unit kerja) kurang jelas. Disamping itu adanya hubungan dan tata kerja serta prosedur kurang dipahami oleh pihak-pihak yang bersangkutan dan kadang-kadang timbul keragu-raguan diantara mereka. Hambatan dalam koordinasi vertikal Masalah Koordinasi 49
Hambatan-hambatan yang timbul pada koordinasi fungsional baik yang horizontal maupun diagonal disebabkan karena antara yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan tidak terdapat hubungan hierarkis (garis komando). Sedangkan hubungan keduanya terjadi karena adanya kaitan bahkan interdepedensi atas fungsi masing-masing. Hambatan dalam koordinasi fungsional 50