MYPORTFOLIO GPK PENTADBIRAN (HRMIS)

myPortfolio

Guru Penolong Kanan, Sekolah Rendah Gred A, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan, Gred

DG32/DG34/DG38/DG41/42/DG44 Khas Untuk Jawatan
Jawatan Hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan,Gred

DG32

BAHAGIAN : PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KENINGAU, PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KENINGAU

ALAMAT : SK BUNGA RAYA - XBA1061,SEKOLAH RENDAH BIASA,PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KENINGAU

NO. TELEFON : 088-537001

NO. FAKS : 088-234828

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : ERVINA THIEN

Gelaran Jawatan : GURU PENOLONG KANAN, SEKOLAH RENDAH
GRED A, PEGAWAI PERKHIDMATAN
PENDIDIKAN, GRED
DG32/DG34/DG38/DG41/42/DG44 KHAS UNTUK
JAWATAN JAWATAN HAKIKI PEGAWAI
PERKHIDMATAN PENDIDIKAN,GRED DG32

Gred Jawatan Hakiki : DG44

Tarikh Penempatan : 11 Dec 2021

DILULUSKAN OLEH

Nama :
Gelaran Jawatan :
Gred Jawatan :
Tarikh :

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA
1. 14/11/2022 Carta Organisasi
t.t

2. 03/11/2022 Carta Fungsi t.t

3. 16/11/2022 Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi t.t

4. 25/11/2020 Deskripsi Tugas t.t

5. 16/11/2022 Proses Kerja t.t

6. 16/11/2022 Carta Alir t.t

7. 16/11/2022 Senarai Semak t.t

8. 14/11/2022 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa t.t

9. 15/11/2022 Senarai Borang t.t

10. 15/11/2022 Senarai Jawatankuasa t.t

Catatan : Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila
berlaku perubahan.

3

KANDUNGAN MUKA SURAT

PERKARA
Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 4
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 5
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 6
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 8
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 10
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 11
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 12
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 13
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 14
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 15

4

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 16
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 17
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 18
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 19
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 20
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 21
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

5

CARTA ORGANISASI

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KENINGAU, PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KENINGAU

SK BUNGA RAYA - XBA1061 KOKURIKULUM

HAL EHWAL MURID

KURIKULUM

PENGURUSAN DAN PENTDBIRAN

Merancang, menyelaras dan melaksanakan aktiviti/ program/pertandingan
berkaitan kelab dan persatuan
Menguruskan dan menyelaras pengurusan buku teks (Skim Pinjaman
Buku Teks - SPBT)
Menyelaras dan melaksanakan pengiktirafan, penyertaan dan
penganjuran
Menyelaras dan melaksanakan kejohanan di bawah Majlis Sukan Sekolah
Malaysia (MSSM)
Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum tambahan

Merancang dan melaksanakan kejohanan sukan sekolah

Merancang dan melaksanakan Program Pembangunan Sukan Sekolah

Merancang, menyelaras dan melaksanakan aktiviti/ program/pertandingan
berkaitan badan beruniform
Merancang, menyelaras danmelaksanakan aktiviti/ program/pertandingan
berkaitan sukan dan permainan
Merancang, melaksana dan memantau pengurusan asrama harian
(sekiranya ada)

16

SK BUNGA RAYA - XBA1061 Merancang, melaksana dan memastikan penglibatan warga sekolah
dalam program penerapan nilai, pembangunan modal insan dan
kenegaraan peringkat sekolah, negeri dan kebangsaan
Melaksanakan Pendidikan Pencegahan Dadah (PPDa)

Merancang, melaksana dan memantau bimbingan dan kaunseling

Menguruskan kebajikan dan bantuan murid

Merancang, mengurus dan melaksanakan aktiviti/program berkaitan
dengan 3K (Kebersihan, Kesihatan dan Keselamatan)
Merancang, melaksanakan dan memantau pengurusan disiplin murid

Menguruskan rekod pendaftaran murid

Merancang dan melaksanakan pengurusan kelas

Merancang dan melaksanakan bimbingan dan pemulihan

Merancang dan melaksanakan program transisi

Menguruskan Pusat Sumber Sekolah (PSS)/Media

Merancang dan melaksanakan program kecemerlangan kurikulum

Merancang dan melaksanakan panitia mata pelajaran

Merancang dan melaksanakan pentaksiran dan peperiksaan

Merancang dan menyelaras pengoperasian pengajaran dan
pembelajaran (PdP)
Memastikan pelaksanaan dasar kurikulum sekolah berlandaskan Dasar
Pendidikan Kebangsaan, Kurikulum Kebangsaan, kurikulum yang diiktiraf
oleh KPM, undang-undang dan peraturan yang berkaitan

17

SK BUNGA RAYA - XBA1061 Mewujudkan dan memperkukuh perhubungan luar
Merancang pembangunan sumber manusia
Mengawalselia persekitaran dan fizikal
Menguruskan urusan pentadbiran pejabat
Merancang, mengurus dan mengawalselia pengurusan kewangan
Merancang dan menguruskan urusan sumber manusia
Menyedia dan melaksanakan perancangan dan pengoperasian sekolah

18

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1) PENGURUSAN DATA
2) PENGURUSAN STRATEGIK
3) PENGURUSAN ADUAN
4) PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN MURID / AKTIVITI / PROGRAM
5) MENGURUS JARINGAN DAN HUBUNGAN LUAR
6) MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT (ASET)
7) MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN TERUS
8) MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA MELEBIHI RM20 000

HINGGA RM50 000
9) MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA MELEBIHI RM50 000

HINGGA RM500 000
10) PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
11) PENGURUSAN MESYUARAT
12) MENGURUS PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (LATIHAN PERSONEL)
13) PENILAIAN PRESTASI
14) PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
15) PENGURUSAN PANITIA
16) PENGURUSAN JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN GURU
17) PENGURUSAN JADUAL WAKTU (MELINDUNGI MASA INSTRUKSIONAL)
18) MENGURUS PENCERAPAN GURU (SKPM STANDARD 4)

19

19) PENGURUSAN PEPERIKSAAN
20) PENGURUSAN PUSAT SUMBER
21) PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

20

DESKRIPSI TUGAS

Gelaran Jawatan MAKLUMAT UMUM ERVINA THIEN

- SILA MASUKKAN GELARAN Disediakan Oleh
JAWATAN -

Ringkasan Gelaran PK (P) Disemak Oleh JANIAH BINTI SUNDANG
Jawatan PRANCHIS ANDIN

Gred Jawatan Guru Penolong Kanan, Sekolah Diluluskan Oleh 25-11-2020
Rendah Gred A, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan, Gred Tiada Maklumat
DG32/DG34/DG38/DG41/42/DG Tiada Maklumat
44 Khas Untuk Jawatan Jawatan
Hakiki Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan,Gred DG32

Gred JD Guru Penolong Kanan, Sekolah Tarikh Dokumen
Rendah Gred A, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan, Gred
DG32/DG34/DG38/DG41/42/DG
44 Khas Untuk Jawatan Jawatan
Hakiki Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan,Gred DG32 (DG32)

Status Jawatan Jawatan Khas Untuk Bidang
Penyandang

Hirearki 1 / Bahagian PEJABAT PENDIDIKAN Sub Bidang

DAERAH KENINGAU, PEJABAT

PENDIDIKAN DAERAH

KENINGAU

Hirearki 2 / Cawangan SK BUNGA RAYA -

/ Sektor / Unit XBA1061,SEKOLAH RENDAH

BIASA,PEJABAT PENDIDIKAN

DAERAH KENINGAU

Skim Perkhidmatan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan

Ketua Perkhidmatan

Kedudukan di Waran
Perjawatan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola pengurusan organisasi dan pengurusan kurikulum bagi memastikan
peningkatan kualiti sekolah, pencapaian akademik murid dan membolehkan sekolah menjalankan fungsi ditetapkan
dengan cekap, selamat dan berkesan.

21

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Merancang, merangka dan menetapkan a. Membantu merancang dan melaksanakan

program/ aktiviti pengurusan sekolah yang pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan

komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah dan penganalisisan data, pengurusan

meningkat secara konsisten. mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan

perhubungan pelanggan, pengurusan program

dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan.

b. Membantu merancang dan menyelaras
pelaksanaan Pentaksiran Berasaskan Sekolah.

c. Membantu merancang dan melaksanakan hal
ehwal pentadbiran pejabat merangkumi
pengurusan aset dan perolehan.

d. Membantu merancang dan memantau urusan
persekitaran dan kemudahan fizikal.

e. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru.

f. Membantu merancang dan melaksanakan
program lawatan dan hubungan dengan pihak
luar.

2. Merancang dan mentadbir pelaksanaan a. Membantu merancang dan menyelaras

kurikulum kepada guru bagi memastikan murid pelaksanaan PdP.

menerima pembelajaran berdasarkan dasar b. Membantu merancang dan melaksanakan
kurikulum kebangsaan. program panitia bagi meningkatkan tahap

profesionalisme guru dan pencapaian murid.

c. Membantu merancang dan menyelaraskan
jadual waktu PdP bagi kelas dan guru supaya
PdP dilaksanakan dengan terancang dan
berkesan.

d. Membantu merancang dan menyelaras
pelaksanaan pencerapan dan tindakan susulan
bagi peningkatan kualiti guru

e. Membantu merancang dan mengesahkan
semakan hasil kerja murid.

f. Membantu merancang dan mengelola
pengurusan pusat sumber sekolah

g. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling
berkuatkuasa.

1. Kategori Sekolah DIMENSI
2. Gred Sekolah: : Sekolah Rendah Harian
3. Bilangan Sesi Persekolahan: :A
4. Bilangan Guru : : 1 Sesi
5. Bilangan AKP: : 28 orang
6. Bilangan Murid: : 9 orang
7. Bilangan Kelas: : 356
: 14

AKADEMIK

1. Ijazah Sarjana Muda dengan Kepujian

22

KOMPETENSI
1. Kemahiran kepimpinan
2. Kemahiran pedagogi
3. Kemahiran membimbing
4. Kemahiran merancang dan menganalisis
5. Kemahiran membuat keputusan
6. Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
1. 8 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
2. 3 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
3. 3 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun

23

PROSES KERJA

AKTIVITI 1 : PENGURUSAN DATA

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PGB Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang DAN PUNCA
diperlukan ADA KUASA
HUBUNGAN/
PEKELILING-
DIRUJUK PEKELILING
IKHTISAS YANG
PK(P) SEDANG
BERKUATKUASA

2 PK Mengumpul data dari GAB yang berkaitan GAB

3 PK Memasukkan data / menggabungkan data yang GAB
4 PGB dikumpul (sekiranya perlu) PK(P)/GAB

Melaksanakan verifikasi dan validasi data

5 PGB Membuat pengesahan ke atas data yang telah PK(P)/GAB
6 PK disemak dan dikemaskini GAB
7 PK GAB
Menganalisis data dan menyediakan laporan
berdasarkan keperluan

Membentangkan laporan dalam mesyuarat

8 PK Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, PK(P)/GAB
9 PK pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan GAB
keputusan mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan susulan

10 PGB Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah GPK/GAB/ PM
11 AKP dikemaskini PGB

Rekod dan dokumentasi

24

CARTA ALIR
AKTIVITI 1 : PENGURUSAN DATA

Nama Fail: PENGURUSAN DATA.png
Keterangan: Aktiviti 1: Pengurusan Data

25

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 1 : PENGURUSAN DATA

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang /
diperlukan

2. Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan /

3. Memasukkan data / menggabungkan data yang /
dikumpul (sekiranya perlu)

4. Melaksanakan verifikasi dan validasi data /

5. Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak /
dan dikemaskini /

6. Menganalisis data dan menyediakan laporan
berdasarkan keperluan

7. Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan /

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, /
8. pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan

keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan susulan /

10. Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah /
dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi /

26

PROSES KERJA

AKTIVITI 2 : PENGURUSAN STRATEGIK

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/
PEKELILING-
DIRUJUK PEKELILING
IKHTISAS YANG
1 PGB Menubuhkan Jawatan Kuasa Perancangan Strategik PK SEDANG
BERKUATKUASA

PEKELILING
KEMAJUAN
PENTADBIRAN
AWAM (PKPA)

2 PGB Mengenal pasti isu strategik sekolah PK

3 PGB Menetapkan matlamat sekolah PK

4 Jawatankuasa Analisis persekitaran (SWOT) GB/ PK/ GAB

5 Jawatankuasa Penyediaan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal GB/ PK/ GAB
6 PGB dan Pelan Operasi PK
7 PK/GAB GB/ PK
Kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi

Pelaksanaan Pelan Operasi

8 PGB Melaksanakan kajian semula dan menambah baik PK

9 Jawatankuasa Mendokumentasikan Perancangan Strategik. GB

27

CARTA ALIR
AKTIVITI 2 : PENGURUSAN STRATEGIK

Nama Fail: PENGURUSAN STRATEGIK.jpg
Keterangan:

28

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 2 : PENGURUSAN STRATEGIK

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa /
1. ? Mengenal pasti guru yang akan menguruskan /
/
perancangan strategik /

Mengenal pasti isu strategik sekolah /

2. ? Surat arahan /
? Pengumpulan data dan laporan /
/
? Bengkel /

Menetapkan matlamat sekolah
3. ? Surat arahan

? Bengkel

Analisis persekitaran (SWOT)
4. ? Faktor membantu pencapaian objektif

? Faktor menjejas pencapaian objektif

Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
? Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ? Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
? Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)

Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik, Pelan
6. Taktikal dan Pelan Operasi

? Rekod dan dokumen

Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
? Taklimat/ Bengkel/ Arahan
? Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi

Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ? Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah

? Laporan/ Dokumentasi

Kajian Semula/ Penambahbaikan

9. ? Surat arahan
? Data/ Laporan/ Penilaian prestasi

? Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi /

29

PROSES KERJA

AKTIVITI 3 : PENGURUSAN ADUAN

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PK HEM Menerima dan merekod aduan DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/
ARAHAN
DIRUJUK KESELAMATAN
PGB
FALSAFAH
PK/GAB PENDIDIKAN
KEBANGSAAN

PEKELILING-
PEKELILING
IKHTISAS YANG
SEDANG
BERKUATKUASA

2 GB/PK Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada PK/GAB
3 PGB pengadu.
4 PK/GKMP/GAB Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. PGB
5 PK/GKMP/GAB
6 PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan PGB
7 PGB
8 PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . PK
9 GKMP/GAB
10 GAB/PT Menyediakan ulasan. PK/GKMP/GAB

Mengesahkan laporan PGB

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama PK
Borang Maklum Balas kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan PGB
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan
Rekod dan dokumentasi

30

CARTA ALIR
AKTIVITI 3 : PENGURUSAN ADUAN

Nama Fail: PENGURUSAN ADUAN.jpg
Keterangan:

31

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 3 : PENGURUSAN ADUAN

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan /
/
2. Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada /
pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

4. Menjalankan siasatan /

5. Melaporkan hasil siasatan . /

6. Menyediakan ulasan. /

7. Mengesahkan laporan /
/
8. Menghantar keputusan siasatan aduan bersama /
Borang Maklum Balas kepada pengadu /

9. Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan
dalam mesyuarat pengurusan

10. Rekod dan dokumentasi

32

PROSES KERJA

AKTIVITI 4 : PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN MURID / AKTIVITI / PROGRAM

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PGB Arahan pelaksanaan program DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/
PEKELILING-
DIRUJUK PEKELILING
PK(P)/ PK Petang IKHTISAS YANG
SEDANG
GKMP BERKUATKUASA

2 PK(P)/ PK Petang A. PERANCANGAN

Menyediakan kertas kerja/ pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual / Pengisian
Program

3 PK(P)/ PK Petang Menentukan kaedah pemantauan berdasarkan salah GKMP
4 PGB satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK Petang

5 PK(P)/ PK Petang Melaksanakan mesyuarat / perbincangan jawatan GAB / AKP
6 GAB kuasa
7 PK(P)/ PK Petang
8 GKMP / GAB B. PELAKSANAAN GKMP / GAB / AKP
9 PGB
Melaksanakan program seperti yang telah dirancang
10 PK(P)/ PK Petang
11 GAB C. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN GKMP / GAB / AKP
Melaksanakan pemantauan dan pengukuran PK(P)/ PK Petang
12 PK(P)/ PK Petang a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI

Menyediakan laporan program setelah program
selesai.

D. KEBERKESANAN PK(P) / PK Petang /
GKMP / GAB
Kajian semula;
Menjalankan mesyuarat post mortem untuk GAB
mengenalpasti kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.

Membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

Penilaian prestasi; PK (P)/ PK Petang /
GKMP
Melaksanakan penilaian prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat keberkesanan pelaksanaan GKMP / GAB
program.

Membentangkan laporan penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

33

13 GKMP / GAB Membuat penambahbaikan berdasarkan keputusan PK(P)/ PK Petang
14 GKMP / GAB mesyuarat.

Merekod dan mendokumentasi.

34

CARTA ALIR
AKTIVITI 4 : PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN MURID / AKTIVITI / PROGRAM

Nama Fail: PENILAIAN & PENTAKSIRAN 1.jpg
Keterangan:

35

Nama Fail: PENILAIAN & PENTAKSIRAN 2.jpg
Keterangan:

36

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 4 : PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN MURID / AKTIVITI / PROGRAM

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Arahan pelaksanaan program /
2. Mendapatkan kelulusan /
3. Melaksanakan program /
4. Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program /
5. Kajian semula /
6. Tindakan Susulan /
7. Membentang laporan dalam mesyuarat /
8. Melaksanakan tindakan penambahbaikan /
9. Merekod dan mendokumentasi /

37

PROSES KERJA

AKTIVITI 5 : MENGURUS JARINGAN DAN HUBUNGAN LUAR

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PGB Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat DAN PUNCA
berkerjasama dengan pihak sekolah ADA KUASA
HUBUNGAN/
PEKELILING-
DIRUJUK PEKELILING
IKHTISAS YANG
PK/GKMP SEDANG
BERKUATKUASA

2 GB dan PK Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar / PIHAK LUAR
3 PGB PIBG untuk membincangkan program yang PK
memberi impak kepada sekolah

Memberi arahan untuk melaksanakan program

4 PK Menerima arahan untuk melaksanakan program PGB

5 GAB Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang PK
6 PK dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada GB PK/GKMP

7 GAB Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur PK/GKMP

8 GAB Menyediakan laporan setiap aktiviti yang PK/GKMP
9 PK dilaksanakan
10 GAB
Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal PGB
pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah
dilaksanakan

Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

38

CARTA ALIR
AKTIVITI 5 : MENGURUS JARINGAN DAN HUBUNGAN LUAR

Nama Fail: JARINGAN DAN HUBUNGAN LUAR.png
Keterangan:

39

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 5 : MENGURUS JARINGAN DAN HUBUNGAN LUAR

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama /
dengan pihak sekolah /

Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar /
2. PIBG untuk membincangkan program yang memberi

impak kepada sekolah

3. Memberi arahan untuk melaksanakan program /

4. Menerima arahan untuk melaksanakan program /
/
5. Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang /
dirancang

6. Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada GB

7. Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur /

8. Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan /
/
Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal /
9. pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah

dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

40

PROSES KERJA

AKTIVITI 6 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT (ASET)

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PGB Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai DAN PUNCA
Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa ADA KUASA
Pelupusan. HUBUNGAN/
PEKELILING
DIRUJUK PERBENDAHARAA
N MALAYSIA
PPD (PENGURUSAN
ASET) : AM 1 - AM 7

2 GAB Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama PT
3 GAB dokumen lain dan menyemak butiran dalam
dokumen.
4 GAB
5 GAB Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan PGB
6 GAB menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan
7 PT aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal
8 GAB oleh pegawai bertauliah jika perlu).
9 PT
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat PGB
perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh GAB
penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset PT
Alih Bernilai Rendah).

Menanda pengenalan aset (melabel/ mengecat/ GAB

mencetak timbul) dengan ?Hak Kerajaan Malaysia?

Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan PT
aset.

Merekod dan mengawal pergerakan aset. GAB

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT

12 PGB Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali dalam GAB
13 PGB setahun
14 PGB
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih GAB
Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-12
kepada Pegawai Pengawal.

41

CARTA ALIR
AKTIVITI 6 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT (ASET)

Nama Fail: PENGURUSAN ASET.jpg
Keterangan:

42

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 6 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT (ASET)

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa /
Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. /

2. Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama /
dokumen lain dan menyemak butiran dalam dokumen.
/
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan /
/
3. menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan /
aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal oleh

pegawai bertauliah jika perlu).

4. Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara
yang tidak memenuhi spesifikasi.

5. Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.

6. Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset
Alih Bernilai Rendah).

7. Menanda pengenalan aset (melabel/ mengecat/
mencetak timbul) dengan ?Hak Kerajaan Malaysia?

8. Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan aset. /

9. Merekod dan mengawal pergerakan aset. /

10. Mengemaskini senarai aset. /

11. Memeriksa kerosakan aset (jika ada). /
/
12. Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali dalam /
setahun
/
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih
13. Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali setahun

atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11

14. bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-12 kepada

Pegawai Pengawal.

43

PROSES KERJA

AKTIVITI 7 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN TERUS

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
1 PT Membuat permohonan perolehan berdasarkan DAN PUNCA
keperluan. ADA KUASA
HUBUNGAN/
PEKELILING
DIRUJUK PERBENDAHARAA
N MALAYSIA
GPK/ GPK Petang/ (TADBIR URUS
GAB KEWANGAN) : PS 1
- PS 6

PEKELILING
PERBENDAHARAA
N MALAYSIA
(PEROLEHAN
KERAJAAN) : PK 1 -
PK 8

2 PGB Meluluskan permohonan perolehan jika peruntukan GPK/ GPK Petang/
3 PT
mencukupi. GAB
4 PT
Memilih pembekal yang berdaftar dengan organisasi PGB
atau pembekal yang berkelayakan jika pembekal
berdaftar tidak mempunyai kemampuan membekal
perolehan tersebut.

Mengemukakan permohonan untuk kelulusan. PGB

5 PT Membuat permohonan melalui sistem. PGB

6 PT Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden. PGB

7 PGB Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ GPK/ GPK Petang/
8 PT perkhidmatan/ kerja. GAB/ PT

Memproses pembayaran. PGB

9 PT Menilai prestasi pembekal. GPK/ GPK Petang/
10 PT Menyediakan analisis prestasi pembekal. GAB/
11 PT Melaporkan laporan prestasi pembekal.
GPK/ GPK Petang/
GAB/

PGB

12 PT Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan PGB
13 PT prestasi semasa. PGB

Rekod dan dokumentasi

44

CARTA ALIR
AKTIVITI 7 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN TERUS

Nama Fail: PEROLEHAN TERUS.jpg
Keterangan:

45

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 7 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN TERUS

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
/
1. Membuat permohonan perolehan berdasarkan /
keperluan.
/
2. Meluluskan permohonan perolehan jika peruntukan
mencukupi. /

Memilih pembekal yang berdaftar dengan organisasi

3. atau pembekal yang berkelayakan jika pembekal
berdaftar tidak mempunyai kemampuan membekal

perolehan tersebut.

4. Mengemukakan permohonan untuk kelulusan.

5. Membuat permohonan melalui sistem. /

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden. /
/
7. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ /
perkhidmatan/ kerja.

8. Memproses pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal. /

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal. /

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal. /
/
12. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi /
semasa.

13. Rekod dan dokumentasi

46

PROSES KERJA

AKTIVITI 8 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA
MELEBIHI RM20 000 HINGGA RM50 000

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1 PGB Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: PPD/JPN PEKELILING
a. Menyediakan dokumen sebut harga. PERBENDAHARAA
b. Membuat pelawaan sebut harga. N MALAYSIA
c. Menerima tawaran sebut harga. (TADBIR URUS
KEWANGAN) : PS 1
- PS 6

PEKELILING
PERBENDAHARAA
N MALAYSIA
(PEROLEHAN
KERAJAAN) : PK 1 -
PK 8

2 PGB Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan GPK / GPK Petang
sebut harga.

3 GPK / GPK Petang Memaklumkan keputusan sebut harga kepada PGB
pembekal yang berjaya.

4 PT Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen PGB
Kontrak.

5 PGB Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ PT
perkhidmatan/ kerja.

6 PT Mengurus pembayaran. PGB

7 PT Menilai prestasi pembekal. PGB

8 PT Menyediakan analisis prestasi pembekal. PGB

9 PT Melaporkan laporan prestasi pembekal. PGB

10 PT Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan PGB
11 PT prestasi semasa PGB

Rekod dan dokumentasi

47

CARTA ALIR
AKTIVITI 8 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA MELEBIHI RM20
000 HINGGA RM50 000

Nama Fail: PEROLEHAN SEBUTHARGA 20000.jpg
Keterangan:

48

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 8 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA MELEBIHI RM20
000 HINGGA RM50 000

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut:

1. a. Menyediakan dokumen sebut harga. /
b. Membuat pelawaan sebut harga.
/
c. Menerima tawaran sebut harga. /
/
2. Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan sebut /
harga.

3. Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembekal
yang berjaya.

4. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
Kontrak.

5. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
perkhidmatan/ kerja.

6. Mengurus pembayaran. /

7. Menilai prestasi pembekal. /

8. Menyediakan analisis prestasi pembekal. /

9. Melaporkan laporan prestasi pembekal. /
/
10. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi /
semasa

11. Rekod dan dokumentasi

49

PROSES KERJA

AKTIVITI 9 : MENGURUS PENTADBIRAN PEJABAT PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA
MELEBIHI RM50 000 HINGGA RM500 000

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1 PGB Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: PPD /JPN PEKELILING
? Menyediakan dokumen sebut harga. PERBENDAHARAA
? Membuat pelawaan sebut harga. N MALAYSIA
? Menerima tawaran sebut harga. (TADBIR URUS
KEWANGAN) : PS 1
- PS 6

PEKELILING
PERBENDAHARAA
N MALAYSIA
(PEROLEHAN
KERAJAAN) : PK 1 -
PK 8

2 PGB Meluluskan permintaan sebut harga melalui PPD /JPN
mesyuarat pembukaan sebut harga.
? Surat lantikan jawatankuasa
? Dokumen

3 PGB Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan PPD /JPN
seperti berikut:
a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja
dibuat.

4 PGB Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan PPD /JPN
sebut harga. .
? Surat lantikan jawatankuasa
? Minit mesyuarat pemilihan

5 PGB Memaklumkan keputusan sebut harga kepada PPD /JPN
pembida yang berjaya.

6 PGB Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen PGB
Kontrak.

7 PGB Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ PPD /JPN
perkhidmatan/ kerja.

8 PT Mengurus pembayaran. PGB

9 PT Menilai prestasi pembekal. PGB

10 PT Menyediakan analisis prestasi pembekal. PGB

11 PT Melaporkan laporan prestasi pembekal. PGB

12 PT Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan PGB
13 PT prestasi semasa PGB

Rekod dan dokumentasi

50