การใชถ้ อ้ ยคา สานวน
หนงั สือที่ส่วนราชการท้งั ภายนอกและ
ภายในมีถึงกนั และกนั มิไดข้ ้ึนต่อกนั
หรือบงั คบั บญั ชากนั เรียกวา่ “หนงั สือ”
ไม่ใช้ “รายงาน” หรือ “บนั ทึก”
การใช้ “ไป และ มา”
ใหถ้ ือตวั ผรู้ ับหนงั สือเป็นสาคญั
การใช้คาว่า “เห็นควร”
ใช้สำหรับกำรนำเสนอข้อสรุป มำเขยี นตำมลำดับ ให้ผู้บังคบั บญั ชำตกลงใจส่ังกำร
เห็นควรในแต่ละข้อการพจิ ารณา
เห็นควรอนุมัติ
ให้ความเห็นชอบ
ให้ดาเนินการตามท่ี ......
เสนอในข้อ.......
ศพั ทบ์ ญั ญตั ิ
ให้ใช้คาไทยก่อน
Adapt ดดั แปลง
Change เปลยี่ นแปลง
Modify ดดั แปร
หากไม่มคี าไทย ให้ใช้คาทย่ี มื มาจากภาษาบาลหี รือสันสกฤต
Reaction ปฏิกริยา
Image ภาพลกั ษณ์
ใช้ทบั ศัพท์ตามหลกั การออกเสียงของเจ้าของภาษา
nano technology นาโนเทคโนโลยี
Al Kaida อลั กออดิ ะห์
ประโยคความรวม คอื จะมคี ากริยาหลายคาซ้อนกัน
สานักนายกรัฐมนตรีพฒั นา ปรับปรุง และเปลยี่ นแปลงระบบงานใหม่
ประโยคความซ้อน คอื ประโยคทมี่ ีมากกว่า ๑ ใจความ โดยใช้คาเช่ือม
สานักนายกรัฐมนตรีจดั ระบบงานใหม่และสับย้ายตาแหน่งข้าราชการด้วย
คาเบา - คาหนักแน่น
จะ - จัก
จะ (ธรรมดา - ใช้กรณที ว่ั ไป)
จกั (หนักแน่น - ใช้ในคาขู่ คาสั่ง คากาชับ)
๑. จงึ เรียนมาเพ่ือทราบ
เพือ่ ขอไดโ้ ปรดนาเสนอ ก.พ.
พิจารณาดว้ ย......ขอบคณุ มาก
๒. จงึ ขอกาชบั มาเพ่ือ..........ไดส้ งั วรระมดั ระวงั มิให้
เกิดกรณีเช่นน้ ีข้ ึนอีก
คาบังคบั - คาขอร้อง
คาบังคบั คาขอร้ อง
• ขอให้ส่ง โปรดส่ง
• ให้ไปส่ง โปรดไปติดต่อ
• ขอให้นาเสนอต่อไป โปรดนาเสนอต่อไป
คาทาลาย - คาเสริมสร้าง
คาทาลาย คาเสริมสร้ าง
•ไม่ต้ังใจศึกษาจงึ สอบตก ถ้าตั้งใจศึกษากค็ งจะสอบได้
•โครงการทีท่านเสนอใช้ไม่ได้ โครงการทที่ ่านเสนอกน็ ับว่าดี
แต่เกรงว่าจะยงั ทาไม่ได้ในขณะน้ี
•ท่านเข้าใจผดิ ความเข้าใจของท่านยงั คลาดเคลอ่ื น
การเขียนหนังสือตกั เตอื น หรือตาหนิ
๑. เขยี นเปลยี่ นเขม็
“ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า เจ้าหน้าทสี่ านักงานผ้ดู แู ลนักเรียน
ไม่เอาใจใส่ในการดแู ลนักเรียน”
ไม่เขยี นว่า
“ด้วยปรากฏว่า เจ้าหน้าทสี่ านักงานผ้ดู แู ลนักเรียน
ไม่เอาใจใส่ในการดแู ลนักเรียน”
“การปล่อยให้เกดิ กรณีเช่นน้ี จะเป็ นทางให้ผ้พู บเห็น
ตาหนิได้”
ไม่เขยี นว่า
“การปล่อยให้เกดิ กรณเี ช่นนี้ เป็ นที่น่าตาหนิยง่ิ นัก”
๒. เขยี นเบนเป้ า
“จงึ เรียนมาเพอื่ โปรดกาชับเจ้าหน้าที่ ให้ระมัดระวงั
มใิ ห้เกดิ กรณีเช่นน้ีขน้ึ อกี ”
ไม่เขยี นว่า
“จงึ ขอกาชับมาเพอื่ จกั ได้ระมดั ระวงั มใิ ห้เกดิ กรณเี ช่นน้ี
ขนึ้ อกี ”
ตาหนิตรงๆ ไม่ได้เขยี นว่า
“ท่านไม่ควรให้สัมภาษณ์เช่นนี้”
ความโกรธ ไม่ได้เขยี นว่า
“รู้สึกไม่พอใจเป็ นอย่างยงิ่ ”
การดูถูกดูแคลน ไม่ได้เขยี นว่า
“รู้สึกเศร้าใจทผี่ ้ใู หญ่ให้สัมภาษณ์เช่นนี้”
แต่เขยี นแสดงความเสียใจดงั นี้
“รู้สึกเสียใจทไ่ี ด้มกี ารให้ข่าวโดยไม่ตรงกบั ความจริง
จนเป็ นทีเ่ สียหายแก่ราชการเช่นนี้”
๓. เขยี นแสดงความเสียใจ
ตามท่มี ีข่าวในหนังสือพมิ พ์ว่าท่านได้ให้สัมภาษณ์ว่า ก.พ. ขดั ขวาง
การพฒั นาประเทศ โดยไม่ได้กาหนดตาแหน่งให้มจี านวนเพยี งพอตามขอ น้ัน
สานักงาน ก.พ.ขอเรียนช้ีแจงว่า ก.พ. ได้พจิ ารณากาหนดจานวน
ตกหจาาาากรแกทคหกณ่ีรนกะ่งะ.พทตรรั.ฐาไมวมมงปน่อทรนตบิมรุมวาีกัตงณ่อิตกนงราาแมนกหใภ.ดพนาจ่ง.ยจาใใเหงึตปจ้็ต้ขนะา้อตพมจ้อจิขางากอตรดั ้ังณกอเเ็พาัตพกม่ิรราาใาหเหะพน้กเกม่ิ ดรนิปตะีปลทาีแะลรหะว2งน%2ท่ง%บเตพวจามิ่มงะใกตมหร้อต้เมงกคิ ผไนิณด้ขู ป้ะรอี ลัรบะัฐอมน2นุม%มตตั ไิ รไิดีด้ ้
ขออนุมตั ิคณะรัฐมนตรีให้ตาแหน่งเพมิ่ ใหม่เกนิ ปี ละ 2% มิใช่เพราะ ก.พ. ขัดขวาง
การพฒั นาประเทศตามข่าวหนังสือพมิ พ์ดงั กล่าว
ทงั้ น้ี หากท่านได้ให้สัมภาษณ์ไปจริงตามท่หี นังสือพมิ พ์ลงข่าว สานักงาน
ก.พ. กร็ ู้สึกเสียใจทไ่ี ด้มีการให้ข่าวโดยไม่ตรงกบั ความจริง จนเป็ นทเ่ี สียหายแก่
ราชการเช่นน้ี
การเขยี นหนังสือตอบปฏเิ สธ
หนังสือตอบปฏิเสธ แบ่งได้เป็ น ๓ ลกั ษณะ คอื
(๑) ตอบปฏเิ สธการให้
(๒) ตอบปฏเิ สธคาขอทไี่ ม่ใช่ขอตามกฎหมาย
(๓) ตอบปฏเิ สธคาขอทขี่ อตามกฎหมาย
๑. หนังสือตอบปฏิเสธการให้
- ขอบคุณ
- อ้างเหตุผลทไี่ ม่รับ
- ขอโอกาสอนื่ หรือขออย่างอน่ื
ตัวอย่างหนังสือตอบปฏเิ สธการให้
“กรมสรรพากรขอขอบคณุ กรมวิเทศสหการทไี่ ด้จดั สรรทุนดงั กล่าว
ให้แก่กรมสรรพากร………………”
และต้องเขยี นต่ออ้างเหตุผลทไี่ ม่รับทุนน้ัน
“แต่เนื่องจากกรมสรรพากรไม่มีข้าราชการทม่ี ีความรู้ภาษาฝร่ังเศส
ดีพอ จงึ ไม่อาจรับทุนน้ีได้………………”
ตวั อย่างหนังสือตอบปฏเิ สธคาขอ
กรม……………………………………….ได้พจิ ารณาแล้ว ปรากฏว่าในช่วงเวลา
ดงั กล่าว นาย………………………………….ได้รับมอบหมายให้รับผดิ ชอบงานตาม
โครงการ……………………….. ซึ่งจะต้องเร่งรัดตามนโยบายของรัฐบาลให้เสร็จ
ภายในกาหนดตามเป้ าหมาย หากนาย……………………………. ต้องใช้เวลา
ระหว่างน้ันสอนในมหาวทิ ยาลยั สัปดาห์ละ 3 วนั เป็ นเวลานาน จะทาให้
ไม่สามารถทางานทไี่ ด้รับมอบหมายให้เสร็จตามเป้ าหมายทขี่ อไปได้ ซ่ึง
จะเป็ นผลเสียหายแก่ราชการ กรม………………………………. จงึ ขออภยั ทไี่ ม่อาจ
อนญุ าตให้ นาย…………………………………. สอนในมหาวทิ ยาลยั ตามทข่ี อไปได้
อย่างไรกด็ ี โอกาสหน้าหากมหาวทิ ยาลยั ………………………………….…ต้องการให้
นาย…………………………… สอนในมหาวิทยาลยั อกี และไม่มขี ้อขดั ข้องด้วยเหตุ
สาคญั ใดๆ กรม……………………กจ็ ะพจิ ารณาให้ความร่วมมือแก่มหาวิทยาลยั
ด้วยความยนิ ดี
พงึ สังเกตว่า
•- อ้างเหตุขดั ข้องสาคญั
•- ขออภยั
•- แสดงนา้ ใจ
๓. ตอบปฏิเสธคาขอท่ขี อตามกฎหมาย
เช่น กรมป่ าไม้ตอบปฏิเสธ คาขอตดั ฟันไม้
สานักงบประมาณตอบปฏิเสธ คาของงบประมาณ
สานักงาน ก.พ. ไม่อนุมตั ิ ให้กาหนดตาแหน่งสูงขนึ้
การตอบปฏิเสธในกรณเี ช่นนี้ ตอบปฏเิ สธโดย
ไม่ต้องขออภยั และแสดงน้าใจแต่อย่างใด
ตวั อย่างหนังสือขอให้ดาเนินการตามหน้าที่
เรื่อง ขอกาหนดตาแหน่งเพม่ิ ข้ึน
เรียน เลขาธิการ ก.พ.
ส่ิงทส่ี ่งมาด้วย คาขอและคาชี้แจงประกอบคาขอ ๒๐ ชุด
ด้วยกรมสรรพากรมคี วามจาเป็ นต้องตัง้ ตาแหน่ง……………………..เพม่ิ ข้นึ
อีก ๑ ตาแหน่ง เน่ืองจาก…………………………………………………………………………………………….
ดงั รายละเอยี ดคาขอและคาช้ีแจงประกอบคาขอทแ่ี นบมาน้ี
จงึ เรียนมาเพอื่ ขอได้โปรดนาเสนอ ก.พ. พจิ ารณาอนุมัตดิ ้วย
จะขอบคณุ มาก
ขอแสดงความนับถอื
(……………………………………………….)
อธิบดกี รมสรรพากร
การเขยี นหนังสือขอร้อง
เขยี นโดย
- อ้างเหตุผลความจาเป็ นทตี่ ้องขอร้อง
- ขอร้องให้เขาดาเนินการ หรือมาในงาน
- ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา หรือในการท่ี
เขาสละเวลาใหเ้ กียรตมิ าในงาน
- อ้างเหตุผลความจาเป็ นในตอนแรก
- ขอร้องด้วยคาว่า “ขอได้โปรด”
- ขอบคณุ ด้วยคาว่า “จะขอบคณุ มาก”
ตัวอย่างหนังสือขอเชิญมาในงาน
เรื่อง ขอเชิญร่วมงานเลยี้ งขอบคุณและสังสรรค์
เรียน นายไพบูลย์ ศุภวารี
ด้วยศาสตราจารย์ ประภาศน์ อวยชัย ประธานกรรมการ ป.ป.ป. ได้
ปรารภว่า งานป้ องกนั การทุจริตและประพฤติมชิ อบในวงราชการ โดยเฉพาะ
อย่างยง่ิ งานด้านประชาสัมพนั ธ์ที่ ป.ป.ป. ดาเนินการมาสาเร็จเป็ นผลดแี ก่ทาง
ราชการน้ัน กด็ ้วยได้รับความร่วมมอื ร่วมใจและช่วยเหลอื สนับสนุนจากวงการ
ต่างๆ ท้งั ส่ือมวลชน องค์การ บริษทั ห้างร้าน และบุคคลต่างๆ ซึ่งได้ทุ่มเทกาลงั
กาย กาลงั ความคดิ และกาลงั ทรัพย์ ด้วยความเสียสละ เพอื่ ประโยชน์ส่วนรวม
โดยไม่หวงั ผลตอบแทนแต่อย่างใด จงึ ใคร่ทจ่ี ะได้แสดงความขอบคุณและพบปะ
สังสรรค์ค์กบั ผู้ให้ความอุปการะช่วยเหลอื ดงั กล่าว เพอ่ื จะได้ทาความรู้จกั คุ้นเคยกนั
โดยถ้วนหน้า
คณะกรรมการประชาสัมพนั ธ์ของ ป.ป.ป. จึงได้จัดงานเลยี้ งขอบคุณและ
สังสรรค์บรรดาผู้ทใ่ี ห้ความอุปการะช่วยเหลอื ดงั กล่าวข้างต้นขนึ้ ณ ภตั ตาคาร
สีทนั ดร เลขที่ 197 ซอย 101 ถนนลาดพร้าว ในวนั จนั ทร์ท่ี 30 มนี าคม 2530
เวลา 18.30 น.
จึงขอเรียนเชิญท่านไปร่วมงานเลยี้ งขอบคุณและสังสรรค์คร้ังนีด้ ้วย
ขอแสดงความนับถอื
(นายประวณี ณ นคร)
ประธานอนุกรรมการประชาสัมพนั ธ์ ป.ป.ป.
การเขยี นหนังสือขอความร่วมมอื
- ครวญ บอกความจาเป็ นหรือความต้องการของเรา
- ออด ขอความร่วมมอื จากเขา
- มดั ตั้งความหวงั ว่าจะได้รับความร่วมมือ
จงึ ขอบคณุ
ตัวอย่างหนังสือขอความร่วมมอื
เรื่อง ขอความอนุเคราะห์จัดการฝึ กอบรมข้าราชการ
เรียน เลขาธิการ ก.พ.
ด้วยกรมการค้าภายใน มีปัญหาเกย่ี วกบั การร่างโต้ตอบหนังสือราชการ
เนื่องจากเจ้าหน้าทีไ่ ม่สันทัดในการนี้ กรมการค้าภายในจงึ กาหนดจัดฝึ กอบรม
เจ้าหน้าทจี่ านวน ๒๕ คน ให้สามารถร่างโต้ตอบหนังสือราชการได้อย่างมี
ประสิทธิภาพ แต่กรมการค้าภายใน ไม่สามารถดาเนินการฝึ กอบรม เองได้
เพราะขาดความรู้ในการจดั หลกั สูตรและขาดวทิ ยากร จาเป็ นต้องขอให้สถาบัน-
พฒั นาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึ กอบรมให้
จงึ เรียนขอความร่วมมอื มายงั สานักงาน ก.พ. เพอื่ ได้โปรดให้สถาบนั -
พฒั นาข้าราชการพลเรือนจดั การฝึ กอบรมเจ้าหน้าที่กรมการค้าภายใน เร่ือง
การเขยี นหนังสือราชการให้ด้วย ท้งั นี้ หวงั ว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จาก
สานักงาน ก.พ. ด้วยดี จงึ ขอขอบคุณมา ณ ทน่ี ี้
ขอแสดงความนับถือ
(………………………………..)
อธิบดกี รมการค้าภายใน
การเขยี นหนังสือขอความช่วยเหลอื
- ครวญ บอกความจาเป็ นหรือความต้องการของเรา
- ยอ ยกย่องภูมธิ รรมและคณุ ธรรมของเขา
- ล่อ ช้ีผลอันน่าภูมิใจทเ่ี ขาจะได้รับ
หากได้ช่วยเหลือเรา
- ออด ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา
- มดั ตั้งความหวงั ว่าจะได้รับความกรุณา
ช่วยเหลอื จงึ ขอขอบคณุ ล่วงหน้า
การเขยี นข้อความในส่วนจุดประสงค์
ลกั ษณะ ความมุ่งหมาย
คาแจ้ง เพอื่ ทราบ
คาขอ เพอ่ื ให้พจิ ารณา
เพอ่ื ให้ดาเนินการ
คาซักซ้อม เพอ่ื ให้ร่วมมอื
คาชี้แจง เพอื่ ให้ช่วยเหลอื
คายนื ยนั เพอ่ื ให้เข้าใจ
คาส่ัง เพอื่ ให้เข้าใจ
คาเตอื น เพอ่ื ให้แน่ใจ
คากาชับ เพอ่ื ให้ปฏิบัติ
คาถาม เพอื่ ไม่ให้ลมื ปฏิบัติ
คาหารือ เพอื่ ให้ปฏบิ ตั ติ าม
เพอ่ื ให้สังวร ระมดั ระวงั
เพอ่ื ขอทราบ
เพอ่ื ขอความเห็น
คาแจ้ง
จงึ เรียนมาเพอื่ ทราบ
จงึ ขอแจ้งให้ทราบไว้ล่วงหน้า
คาขอ
จึงเรียนมาเพอื่ ขอได้โปรดพจิ ารณาอนุมตั ิด้วย
จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดนาเสนอคณะรัฐมนตรีพจิ ารณาต่อไปด้วย
จึงเรียนมาเพอ่ื ขอได้โปรดให้ความร่วมมอื ในการนี้ตามสมควรด้วย
คาซักซ้อม
จงึ ขอเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพอื่ ถอื เป็ นหลกั ปฏบิ ัติต่อไป
คาชี้แจง
จงึ เรียนช้ีแจงมาเพอ่ื ทราบ
คายนื ยนั
จงึ เรียนยนื ยนั มาเพอ่ื ทราบ
จึงขอเรียนยนื ยนั ข้อตกลงดังกล่าวมา ณ ทนี่ ้ี
คาสั่ง
จึงขอเรียนมาเพอ่ื ถอื เป็ นหลักปฏิบตั ิต่อไป
จงึ เรียนมาเพอ่ื ดาเนินการต่อไป
คาเตอื น
จงึ ขอเรียนเตือนมาเพอ่ื โปรดดาเนินการเรื่องน้ีให้เสร็จ
โดยด่วนด้วย
บัดน้ี เวลาล่วงเลยมานานแล้ว ยงั ไม่ได้รับรายงานเกย่ี วกบั
เร่ืองน้ีแต่ประการใด จงึ ขอเรียนเตือนมา
บดั นี้ถงึ กาหนดชาระค่าเล่าเรียนแล้ว จึงขอได้โปรดนาเงิน
จานวน................ บาท ไปชาระภายในวันท่ี.............................
คากาชับ
จงึ เรียนมาเพอ่ื จกั ได้ปฏิบตั ิตามมติคณะรัฐมนตรีดงั กล่าวโดยเคร่งครัด
ต่อไป
จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดกาชับเจ้าหน้าทใี่ ห้ระมัดระวังมใิ ห้เกดิ กรณเี ช่นน้ี
ขึ้นอีก
คาถาม
จงึ เรียนมาเพอ่ื ขอทราบว่า....................................................................
คาหารือ
จึงเรียนหารือมาว่า...............................................................................