ระเบียบ ทบ. ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2563.pdf

- ๑๓๕ -

เพื่อความสะดวกในการร่างหนังสือ ผู้บังคับบัญชาอาจกาหนดตัวอย่างให้เจ้าหน้าที่ยึดถือ
เป็นแนวปฏิบัติก็ได้ แต่เพ่ือการประหยัดกระดาษร่าง จะใช้กระดาษท่ีมีอยู่ แม้แต่กระดาษท่ีพิมพ์แล้วหน้าหน่ึง
และไม่ใช้ อาจใชอ้ ีกหนา้ หนึ่งเปน็ กระดาษร่างหนังสอื ก็ได้ ไมจ่ าเป็นตอ้ งใชแ้ บบกระดาษรา่ งโดยเฉพาะ

ผู้ร่างหนังสือ ควรเขียนให้ชัดเจน อ่านง่าย เพ่ือความสะดวกในการตรวจแก้ร่างหนังสือก่อน
จดั พมิ พ์ หากจาเป็น อาจจะเขยี นบรรทดั หนึง่ เวน้ บรรทดั หนึ่งก็ได้

การเขียนร่างหนังสือ ให้เว้นเนื้อที่ขอบกระดาษด้านหน้า ประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร และ
ขอบกระดาษดา้ นหลงั ประมาณ ๒ เซนตเิ มตร เพื่อใช้เปน็ ที่สาหรบั เขยี นคาแนะนาในการจัดพิมพ์

เม่ือร่างหนังสือเสร็จ ให้เสนอตัวฉบับร่างและเรื่องประกอบที่สมบูรณ์ข้ึนไป ให้ผู้บังคับบัญชา
ตรวจร่างและพจิ ารณาสง่ั พิมพ์ตอ่ ไป

เม่ือได้จัดพิมพ์หนังสือฉบับนั้น และตรวจถูกต้องแล้ว ไม่จาเป็นต้องเก็บรักษากระดาษร่างไว้
เว้นแต่ เป็นเร่อื งสาคญั ควรเกบ็ ไวป้ ระกอบเรอ่ื งก่อน

- ๑๓๖ -

อนุผนวก ๔ ประกอบผนวก ช คำอธิบำยกำรเขียนและกำรพมิ พ์

การเขยี นและการพมิ พ์ หมายถึง การทาให้เกิดลายลักษณ์อักษรเป็นข้อความบนกระดาษ
การเขียน ส่วนใหญ่จะใช้ในการร่างหนังสือ บันทึก จดรายงานการประชุม และใช้ในกรณีที่
ส่วนราชการไม่มีเครอ่ื งพมิ พด์ ีด โดยทว่ั ไป ลักษณะการเขียน จะตอ้ งเขียนใหอ้ า่ นและเขา้ ใจง่าย
เอกสารบางลกั ษณะทต่ี อ้ งเขยี นเป็นแบบพิเศษ เช่น งานอาลักษณ์ ต้องใช้ลายมือและตัวเขียน
โดยเฉพาะ
การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เครื่องพิมพ์ ปกติแล้วงานใดที่เป็นเอกสารท่ัวไป
สามารถใช้เครื่องพิมพ์ดีด หรือเคร่ืองคอมพิวเตอร์ได้ ก็ควรใช้ในการพิมพ์ เพ่ือให้อ่านง่ายและสามารถจัดทา
สาเนาไดง้ า่ ย
ผู้พมิ พ์ควรมคี วามระมดั ระวงั ในการพมิ พ์ กล่าวคือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกด ตัวการันต์
ตัวย่อ และควรมีความรู้รอบตัวนอกเหนือจากการพิมพ์หนังสืออีก เช่น เข้าใจข้อความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอน
ได้ถูกต้องเมื่อจาเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบหนังสือราชการ ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตาแหน่งในราชการ รู้จักและ
อ่านลายมือผ้รู ่างหนงั สอื ท่เี ก่ียวข้องไดด้ ี พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลาดับและแบ่งงาน
ใหเ้ หมาะสม และรู้จักการปรนนบิ ตั บิ ารงุ รักษาเครือ่ งพมิ พ์ให้อยูใ่ นสภาพที่ใชก้ ารได้อยเู่ สมอ
๑. การพมิ พห์ นงั สอื ราชการภาษาไทย (เคร่ืองพิมพด์ ีดธรรมดา) มหี ลกั เกณฑก์ ารพมิ พ์ ดงั นี้

๑.๑ การพิมพ์หนังสือราชการท่ีต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า
หน้าต่อไปใหใ้ ชก้ ระดาษทไี่ ม่ตอ้ งมตี ราครุฑ แต่ให้กระดาษมีคณุ ภาพเช่นเดยี วหรือใกลเ้ คียงกบั กระดาษแผน่ แรก

๑.๒ การพมิ พ์หัวข้อตา่ ง ๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสอื ท่กี าหนดไว้ในระเบยี บ
๑.๓ การพิมพ์ ๑ หน้ากระดาษ ขนาด เอ ๔ โดยปกติ ให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรก
ของกระดาษ ควรอยู่ห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน ประมาณ ๔.๕ เซนติเมตร
๑.๔ การก้ันระยะในการพิมพ์

๑.๔.๑ ในบรรทัดหน่ึง ใหต้ ง้ั จังหวะเคาะของเครื่องพิมพ์ดีดไว้ ๗๐ จงั หวะเคาะ
๑.๔.๒ ให้ก้ันระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ประมาณ ๓ เซนติเมตร
เพ่อื ความสะดวกในการเกบ็ เข้าแฟ้ม
๑.๔.๓ ในแต่ละบรรทัด ตัวอักษรตัวสุดท้าย ควรให้อยู่ห่างจากขอบกระดาษ
ดา้ นขวา ไม่นอ้ ยกวา่ ๒ เซนติเมตร
๑.๔.๔ ขอ้ ความในบรรทัดสดุ ท้ายของหน้ากระดาษ ควรให้อยู่ห่างจากขอบกระดาษ
ดา้ นลา่ ง ไมน่ อ้ ยกวา่ ๒ เซนตเิ มตร
๑.๕ หากคาสุดทา้ ยของบรรทดั มหี ลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคาในบรรทัดเดียวกันได้
ใหใ้ ช้เครอ่ื งหมายยัติภังค์ (-) ระหวา่ งพยางค์
๑.๖ การย่อหน้า ซ่ึงใช้ในกรณีท่ีจบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจาก
ระยะกนั้ หนา้ ๑๐ จงั หวะเคาะ

/๑.๗ การเวน้ บรรทัด...

- ๑๓๗ -

๑.๗ การเว้นบรรทดั โดยทั่วไป จะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่าสุด
ของตัวพมิ พ์ไม่ทับกัน

๑.๘ การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์หมายเลขหน้ากระดาษด้วย โดยให้พิมพ์
หมายเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ (-) ไว้ท่ีบริเวณที่ก่ึงกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจาก
ขอบกระดาษด้านบนลงมา ประมาณ ๒ เซนติเมตร ให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ และให้เร่ิมพิมพ์บรรทัดแรก
จากหมายเลขหน้าลงมา ประมาณ ๒ เซนติเมตร

๑.๙ การพมิ พห์ นังสือที่มีความสาคัญ และมีจานวนหลายหน้า ให้พิมพ์เครื่องหมายทับ (/)
ตามด้วยคาต่อเนื่องของข้อความท่ีจะยกไปพิมพ์ในหน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย
... (จุด ๓ จุด) เช่น /การดาเนินการ..., /๒. การพิมพ์... โดยปกติ ให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย
ประมาณ ๒ เซนติเมตร และควรจะต้องมขี ้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัด
ก่อนพิมพ์คาลงทา้ ย

๒. การพิมพห์ นงั สอื ราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทากระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึก

ข้อความ โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้จัดทาให้ถูกต้องตามแบบกระดาษตราครุฑ และ
แบบกระดาษบันทึกข้อความตามผนวก ก ท้ายระเบียบ โดยเฉพาะส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความ
จะต้องใช้เคร่ืองหมายจุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดท่ีเป็นช่องว่างหลังคา ดังต่อไปน้ี ส่วนราชการ ท่ี วันที่ เรื่อง
และไม่ต้องมีเครื่องหมายจุดไข่ปลา แบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความกับส่วนที่ใช้สาหรับการจัดทา
ข้อความ

๒.๑ การตัง้ ค่าในโปรแกรมการพมิ พ์
๒.๑.๑ การตั้งระยะกระดาษ ขอบบน ๑.๕ เซนติเมตร ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร

ขอบขวา ๒ เซนติเมตร ขอบลา่ ง ๒ เซนติเมตร
๒.๑.๒ การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ให้พิมพ์หมายเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง

เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ โดยใช้เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ไว้หน้าและหลัง
ตัวเลข ๑ จังหวะเคาะ เช่น - ๒ -, - ๓ - เป็นต้น และให้เริ่มพิมพ์บรรทัดแรก โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์
จากหมายเลขหน้า 2 Enter

๒.๑.๓ การต้ังระยะบรรทัด ใหใ้ ชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ ๑ เทา่ หรือ Single
๒.๑.๔ การกั้นคา่ ไม้บรรทัดระยะการพมิ พ์ อยูร่ ะหวา่ ง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร
๒.๒ ขนาดตัวอักษรในการพิมพ์ ให้ใช้ตัวอักษรแบบ ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK)
ขนาด ๑๖ พอยท์ ในกรณีทจี่ าเป็นใหม้ ขี นาดใหญ่ขึน้ สามารถใชข้ นาดตัวอักษรไดไ้ มเ่ กิน ๑๘ พอยท์

/๒.๓ การพิมพ์...

- ๑๓๘ -

๒.๓ การพิมพ์
๒.๓.๑ หนังสอื ภายนอก
๒.๓.๑.๑ การพิมพ์เรื่อง คาข้ึนต้น อ้างถึง ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัด

ระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพมิ่ คา่ ก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
๒.๓.๑.๒ การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป

ให้มรี ะยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เทา่ กับ ๒.๕ เซนติเมตร
๒.๓.๑.๓ การพิมพ์คาลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้าย

ภาคสรปุ เท่ากับระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคา่ กอ่ นหนา้ ๑๒ พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)
๒.๓.๑.๔ การพิมพ์ชื่อเต็มของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัด

การพิมพ์ 4 Enter จากคาลงทา้ ย
๒.๓.๑.๕ การพิมพ์ชื่อเต็มของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัด

การพิมพ์ 1 Enter จากตาแหน่งของส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ
๒.๓.๒ หนังสอื ภายใน
๒.๓.๒.๑ ส่วนหัวของแบบบันทกึ ข้อความ กาหนดขนาดตวั อักษร ดังน้ี
๒.๓.๒.๑.๑ คาว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยตัวอักษร ตัวหนา

ขนาด ๒๙ พอยท์
๒.๓.๒.๑.๒ คาว่า “ส่วนราชการ ที่ วันท่ี เรื่อง” พิมพ์ด้วย

ตวั อกั ษร ตัวหนา ขนาด ๒๐ พอยท์
๒.๓.๒.๑.๓ การพิมพ์คาขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเร่ือง

เท่ากับระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคา่ กอ่ นหนา้ อกี ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
๒.๓.๒.๑.๔ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์

ภาคสรปุ และการยอ่ หน้า ให้ถอื ปฏิบัตเิ ช่นเดยี วกับการพิมพ์หนงั สอื ภายนอก
๒.๓.๒.๑.๕ การล งลา ยมือชื่อขอ ง หัว ห น้าส่ว นรา ช กา ร

เจ้าของหนังสือ ให้พิมพ์ชื่อตัว ชื่อสกุล ของผู้ลงลายมือชื่อ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ โดยเว้นระยะบรรทัด
การพมิ พ์ ๔ บรรทดั จากภาคสรุป (4 Enter)

๒.๓.๓ การพิมพ์หนังสือส่ังการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือรับรอง หรือหนังสือ
อ่ืนใดท่มี ีขอ้ ความตอนทา้ ยว่า สั่ง ณ วันที่, ประกาศ ณ วันที่, ให้ไว้ ณ วันที่, ให้เร่ิมพิมพ์ท่ีแนวกึ่งกลางระหว่าง
ย่อหน้ากับกึ่งกลางหน้ากระดาษ และให้เว้นระยะระหว่าง ส่ัง(ประกาศ, ให้ไว้) กับ ณ , ณ กับวันที่, วันที่ กับเดือน,
เดือน กบั พ.ศ., พ.ศ. กบั ตัวเลขของปีพทุ ธศักราช เทา่ กบั ๔, ๔, ๑๒, ๔, ๑ จงั หวะเคาะ ตามลาดับ

๒.๓.๔ จานวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้า ให้เป็นไปตาม
ความเหมาะสมกับจานวนขอ้ ความ และความสวยงาม

/๒.๓.๕ การพิมพ์หนงั สือ...

- ๑๓๙ -

๒.๓.๕ การพิมพ์หนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบกาหนด ให้ถือปฏิบัติตาม
นัยดงั กลา่ วข้างตน้ โดยอนโุ ลม โดยคานงึ ถึงความเหมาะสมกบั รปู แบบของหนังสือชนิดนนั้
หมำยเหตุ : กรณีที่มีความจาเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างจากนี้ได้ โดยให้
คานึงถึงความสวยงาม และรปู แบบของหนังสือราชการเปน็ สาคัญ

๓. การเว้นวรรค
๓.๑ การเว้นวรรค โดยทว่ั ไป ให้เว้นวรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๒ การเว้นวรรคระหวา่ งหวั ข้อเร่อื งกับใจความเร่อื ง ใหเ้ วน้ วรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๓ การเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ

หากเนื้อหาต่างกัน ให้เวน้ วรรค ๒ จงั หวะเคาะ
๓.๔ การเว้นวรรคระหว่างยศทหารกับช่ือตัว ให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ การเว้นวรรค

ระหว่างชื่อตวั กบั ชือ่ สกลุ ใหเ้ วน้ วรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๕ การเวน้ วรรคระหว่างช่ือตัว ชอื่ สกลุ กบั วงเลบ็ เปดิ และปดิ ไม่ตอ้ งเวน้ วรรค
๓.๖ การเว้นวรรคระหว่างตวั หนงั สอื กบั ตวั เลข ใหเ้ ว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ

๔. การใช้ตวั เลขไทย
หนังสอื ราชการ ควรใช้ตวั เลขไทยทง้ั ฉบบั ซึง่ สานกั นายกรัฐมนตรีได้มีหนังสือขอความร่วมมือ

ไปยังส่วนราชการต่าง ๆ ให้ใช้ตัวเลขไทย แต่ในทางปฏิบัติยังมิได้มีการใช้อย่างทั่วถึงกัน ตัวเลขไทย
เป็นเอกลักษณ์อย่างหน่ึงของภาษาไทย ส่วนราชการหรือหน่วยงานอื่น จึงควรปฏิบัติให้สอดคล้องกัน ทั้งนี้
ยกเว้นข้อความทมี่ ีศพั ท์ทางเทคนคิ ของภาษาอ่นื ปะปนอยู่ อาทิ ชื่อสูตร ศพั ทเ์ ฉพาะทีม่ ตี ัวเลข สามารถใช้ตัวเลขอารบิค
ไดเ้ ฉพาะสว่ นนน้ั ๆ

๕. สาเนาคู่ฉบบั ซง่ึ จะต้องผ่านการกล่ันกรองจากผู้บังคับบัญชาตามลาดับช้ัน ให้พิมพ์ยศของ
ผู้ร่าง ผู้พมิ พ์ ผู้ทาน และผู้ตรวจ รวมทั้ง วัน เดอื น ปี ทลี่ งลายมอื ช่อื ไวใ้ ห้เรียบร้อย ในการเสนอหนังสือทุกฉบับ
หรือในกรณขี อบล่างดา้ นขวาของสาเนาคฉู่ บับมีเนอื้ ทไี่ ม่เพียงพอที่จะลงลายมือช่ือของผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน และ
ผูต้ รวจ ใหล้ งลายมือชื่อดงั กล่าวไว้ท่ี ขอบล่างดา้ นซา้ ยของดา้ นหลงั สาเนาคู่ฉบับนนั้ (ตามตัวอยา่ งท้ายผนวก)

๖. การพิมพค์ าลงทา้ ยในหนังสือราชการ ให้จัดทาตามความเหมาะสม โดยข้อความจะอยู่ทาง
ซกี ขวาของหน้ากระดาษ และไมค่ วรเกินกง่ึ กลางหนา้ กระดาษ

๗. การพิมพ์ตัวเลข อ้างถึง และส่ิงที่ส่งมาด้วย หรือท่ีปรากฏอยู่ในข้อความ ไม่ต้องใส่
เครอ่ื งหมายมหพั ภาค (.) ตอ่ ทา้ ยได้แก่ อ้างถงึ ๒ ส่ิงทสี่ ่งมาด้วย ๑ กรณุ าอนมุ ัตติ ามข้อ ๓

๘. วธิ เี ขยี นหรือพมิ พ์หวั ขอ้ ในเอกสารราชการ ใหป้ ฏบิ ัติดงั ต่อไปน้ี
๘.๑ เอกสารทั่วไป ใหเ้ ขียนหรอื พิมพด์ ้วยตัวเลขไทย หรืออารบิค โดยไม่ต้องมีคาว่า “ข้อ”

ส่วนในกรณีที่อ้างอิง ให้เขียนหรือพิมพ์คาว่า “ข้อ” ลงไปด้วย เช่น อ้างว่า “ตามระเบียบกองทัพบกที่อ้างถึง
ขอ้ ๒.๑” เปน็ ตน้

/๘.๒ ส่วนเอกสารราชการ...

- ๑๔๐ -

๘.๒ ส่วนเอกสารราชการบางประเภท ได้แก่ ระเบียบ ข้อบังคับ และเอกสารอื่น อันจาเป็น
หรอื ตามความนยิ ม สาหรับเอกสารนั้น ที่จะต้องมคี าวา่ “ข้อ” ให้เขียนหรือพมิ พค์ าวา่ “ข้อ” ลงไปด้วย

๘.๓ การขึ้นหัวข้อใหญ่ สาหรับเอกสารที่ไม่ต้องมีคาว่า “ข้อ” ต้องย่อหน้าให้ตัวเลข
ตรงกันในแนวดิ่งเดียวกันกับตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดแรกท่ีเริ่มต้นข้อความ และหลังตัวเลขต้องมี
เคร่ืองหมายมหัพภาค (.) ด้วยเสมอ ส่วนเอกสารที่ต้องมีคาว่า “ข้อ” ต้องย่อหน้าให้คาว่า “ข้อ” ตรงกัน
ในแนวดิ่งเดียวกันกับตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดแรกท่ีเร่ิมต้นข้อความ และหลังตัวเลขไม่ต้องมีเคร่ืองหมาย
มหพั ภาค (.)

๘.๔ การข้ึนต้นดว้ ยหวั ขอ้ ย่อย ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ... หรือ ๑.๑.๑, ๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ... ต่อไป
ตามลาดบั นนั้ จะตอ้ งย่อหน้าลดหลัน่ กนั ไปตามลาดบั ศักดิข์ องหวั ข้อยอ่ ยนั้น ๆ

๘.๕ การขึ้นหัวข้อใหม่ต่อ ๆ ไปในลาดับศักด์ิเดียวกัน จะต้องย่อหน้าให้ตรงกันในแนวด่ิง
เดยี วกนั กบั หวั ขอ้ แรกในลาดบั ศกั ดเิ์ ดียวกัน

๘.๖ การข้ึนบรรทัดใหมข่ องขอ้ ความทีอ่ ยู่ในข้อเดียวกัน จะให้อยู่ริมซ้ายสุด โดยไม่ย่อหน้า
หรือจะให้ตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดใหม่ อยู่ในตาแหน่งตรงกันในแนวดิ่งกับตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดบน
ในข้อนน้ั ก็ได้ ทั้งน้ี แล้วแตค่ วามเหมาะสม หรือความนยิ มของหนังสือ หรอื เอกสารแต่ละประเภท

๙. การเปรียบเทียบระยะต่าง ๆ ที่จัดทาหนังสือราชการด้วยเครื่องพิมพ์ดีด กับระยะท่ีจัดทา
หนังสือราชการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งใช้ตัวอักษรแบบไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์
ซ่ึงกาหนดเป็นระยะเปรียบเทียบโดยประมาณ กล่าวคือ ระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเคร่ืองพิมพ์ดีด
ระยะ ๑ ปัด ให้เท่ากับระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ระยะ ๑ เท่า หรือประมาณ
๐.๘ เซนติเมตร และระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ๒ บิด ให้เท่ากับระยะห่างบรรทัด
ของการพมิ พด์ ้วยเครือ่ งคอมพิวเตอร์ ระยะ ๐.๕ หรอื ประมาณ ๐.๔ เซนติเมตร

๑๐. ในกรณที ี่มีความจาเป็นต้องจดั ระยะห่างตัวอักษรสาหรับการพมิ พ์ดว้ ยเคร่ืองคอมพิวเตอร์
อาจปรับระยะห่างตัวอักษรได้ตามความเหมาะสม โดยสามารถปรับระยะห่างตัวอักษรได้ไม่มากกว่า ๐.๕ พอยท์
ทง้ั น้ี ให้คานงึ ถงึ ความสวยงามและรปู แบบของหนังสือราชการเป็นสาคญั

๑๑. ในกรณีที่หน่วยต้องการส่งเอกสารประกอบหนังสือราชการนั้นในรูปแบบของ
ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ให้สามารถจัดพิมพ์สัญลักษณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ในหนังสือราชการ เช่น QR Code ลงใน
หนังสือราชการนนั้ ขนาดไมเ่ กิน ๓ เซนตเิ มตร x ๓ เซนติเมตร ทบ่ี รเิ วณขอบลา่ งด้านขวาของหนงั สือ

- ๑๔๑ -

ตัวอยำ่ งกำรจดั ทำสำเนำคู่ฉบับ

ชัน้ ความลับ (ถา้ ม)ี
- สาเนาคู่ฉบับ -

ช้นั ความเรว็ (ถา้ ม)ี

ท…ี่ ……………………… สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื
ทต่ี งั้ ........................................................
…………………………………………………………

วนั เดอื น ปี

เรือ่ ง .............................................

คาข้ึนต้น ....................................

อ้างถึง (ถา้ ม)ี

สงิ่ ทีส่ ่งมาดว้ ย (ถ้าม)ี

ข้อความ...........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

คาลงทา้ ย

. ยศและลายมือชอื่

(พมิ พช์ อื่ เต็ม)

ตาแหนง่

สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง

โทร.

โทรสาร

ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนิกส์ (ถ้าม)ี

หมายเหตุ ๑. กรณี ผบ.ทบ. เปน็ ผูล้ งนาม .....................................ร่าง..................ก.ค. ๖๓ (ผรู้ า่ ง)

................................พิมพ/์ ทาน............ก.ค. ๖๓ (เสมียน)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผอ.กอง ฯ)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (จก. ฯ)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง เสธ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (เสธ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผช.ผบ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง ผบ.ทบ.)

๒. กรณี ผบ.ทบ. ไดม้ อบอานาจการลงนามแทน ฯ การลงนามตรวจจะเป็นไปตามลาดบั จนถงึ ผทู้ ไี่ ดร้ ับมอบอานาจ

ในการลงนามแทน

ชน้ั ความลับ (ถา้ ม)ี

- ๑๔๒ -

ตัวอย่างการจัดทาสาเนาค่ฉู บับในกรณีท่ีขอบลา่ งด้านขวามีเนื้อที่ไม่เพียงพอที่จะลงลายมือช่ือผู้ร่าง ผูพ้ ิมพ์ ผู้ทาน ผ้ตู รวจ

ช้นั ความลบั (ถา้ มี)
- สาเนาคฉู่ บับ -

ช้ันความเรว็ (ถ้าม)ี

ท…ี่ ……………………… ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื
ที่ต้ัง........................................................
…………………………………………………………

วัน เดอื น ปี

เรื่อง .............................................

คาข้ึนต้น ....................................

อ้างถึง (ถา้ มี)

ส่งิ ที่ส่งมาดว้ ย (ถ้าม)ี

ขอ้ ความ...........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

คาลงท้าย

. ยศและลายมือชือ่
(พมิ พช์ ่อื เตม็ )
ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื ง ตาแหนง่
โทร.
โทรสาร
ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์ (ถ้ามี)

ชน้ั ความลบั (ถ้าม)ี

- ๑๔๓ -
ตัวอย่ำงดำ้ นหลงั ในกำรจดั ทำสำเนำคฉู่ บับ
กรณีทข่ี อบล่ำงดำ้ นขวำในหนำ้ ทจี่ ะลงลำยมือชอื่ ผู้รำ่ ง ผู้พมิ พ์ ผู้ทำน ผตู้ รวจ มีเนอ้ื ที่ไม่เพยี งพอ

ทจี่ ะลงลำยมือช่ือ

.....................................ร่าง..................ก.ค. ๖๓ (ผ้รู า่ ง)
................................พิมพ์/ทาน............ก.ค. ๖๓ (เสมียน)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผอ.กอง ฯ)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (จก. ฯ)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง เสธ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (เสธ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผช.ผบ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง ผบ.ทบ.)

- ๑๔๔ -

อนุผนวก ๕ ประกอบผนวก ช คำอธิบำยกำรกำหนดตวั เลขสำหรับใช้เปน็ หัวขอ้

เพื่อความสะดวกในการอ้างถึงและการค้นหาข้อความที่อ้างอิง โดยปกติ การจาแนกหัวข้อ
ใหใ้ ชต้ วั เลขล้วน ๆ โดยยึดถอื หลกั ปฏบิ ัติ ดังต่อไปนี้

๑. ในกรณีที่ใจความสามารถแบ่งเป็นข้อใหญ่ ๆ โดยแบ่งออกเป็นเล่ม ภาค ตอน หรือบท
ให้ใช้ตัวเลขเรียงลาดับตั้งแต่ตัวเลข ๑ ไปตามลาดับจนกว่าจะจบเรื่อง หากมีคานาหรืออารัมภบทก่อนข้ึนต้นเร่ือง
จะใช้ตวั เลข ๐ เป็นตวั เลขกาหนดหัวข้อกไ็ ด้

๒. การจาแนกหัวข้อย่อยลงไปน้ัน จะแบ่งออกเป็นช่วง ๆ แต่ละช่วง จะแบ่งออกเป็น ๔ ชั้น
ได้แก่ การจาแนกหัวข้อชั้นต้น ชั้นลูก ช้ันหลาน และชั้นเหลน โดยใช้เลขเรียงลาดับกันไป และใส่เครื่องหมาย
มหัพภาค (.) ระหวา่ งช้ันนนั้ ๆ

๒.๑ การจาแนกหวั ข้อชว่ งท่ี ๑ ให้จาแนกดังนี้
การจาแนกชน้ั ต้น ใหใ้ ชต้ ัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลาดับจนกวา่ จะจบเรอ่ื ง
การจาแนกช้ันลูก ใช้ในกรณีที่มีข้อความที่ต้องจาแนกต่อไปจากชั้นต้น เป็นช้ันท่ี ๒

ใหใ้ ส่เครื่องหมายมหพั ภาค (.) และตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลาดับ ได้แก่ ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ๑.๔
การจาแนกชั้นหลาน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจาแนกต่อไปจากชั้นลูก

เป็นชั้นที่ ๓ ให้ใส่เคร่ืองหมายมหัพภาค (.) และตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลาดับต่อไปจากชั้นลูก ได้แก่ ๑.๑.๑,
๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ๑.๑.๔

การจาแนกชั้นเหลน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจาแนกต่อไปจากชั้นหลาน
เป็นชั้นท่ี ๔ ให้ใส่เคร่ืองหมายมหัพภาค (.) และตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลาดับต่อไปจากช้ันหลาน ได้แก่
๑.๑.๑.๑, ๑.๑.๑.๒, ๑.๑.๑.๓, ๑.๑.๑.๔

๒.๒ การจาแนกหัวขอ้ ชว่ งที่ ๒ ใชใ้ นกรณที มี่ ีหัวขอ้ ยอ่ ยท่ีจะต้องแบ่งต่อไปจากช่วงท่ี ๑ อีก
ให้ใส่ตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลาดับไปไว้ในเคร่ืองหมายวงเล็บ ( ) ต่อจากการจาแนกหัวข้อช่วงที่ ๑ ได้แก่
๑.๑.๑.๑(๑), ๑.๑.๑.๑(๒), ๑.๑.๑.๑(๓)

หากมีข้อความท่ีจะแยกเป็นชั้นย่อยต่อไปอีก ให้จาแนกเป็น ช้ันลูก ชั้นหลาน และ
ช้ันเหลน โดยถือปฏิบัติเช่นเดียวกับการจาแนกหัวข้อย่อยช่วงท่ี ๑ ตามข้อ ๒.๑ แต่ให้อยู่ในเคร่ืองหมาย
วงเล็บ ( ) ตัวอย่างเชน่

การจาแนกชว่ งที่ ๒ ชนั้ ลกู ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๒), ๑.๑.๑.๑ (๑.๓)
การจาแนกช่วงที่ ๒ ช้ันหลาน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๒),
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๓)
การจาแนกช่วงท่ี ๒ ชั้นเหลน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๒),
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๓)

/๒.๓ การจาแนกหวั ข้อ...

- ๑๔๕ -

๒.๓ การจาแนกหัวข้อช่วงที่ ๓ ช่วงที่ ๔ หรือช่วงต่อไป ใช้ในกรณีท่ียังมีหัวข้อย่อยและ
จะต้องแบ่งต่อไปจากช่วงที่ ๒ ช่วงที่ ๓ หรือช่วงต่อไป แล้วแต่กรณี ให้ถือปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ ๒.๒ โดยใช้
เครื่องหมายวงเล็บ ( ) ในการแบ่งช่วง ตัวอยา่ งเช่น

การจาแนกช่วงที่ ๓ ชั้นลูก ได้แก่
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑)
การจาแนกช่วงที่ ๔ ชั้นหลาน ได้แก่
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑)
การจาแนกช่วงที่ ๕ ช้นั เหลน ไดแ้ ก่
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑)
๓. เพื่อความสะดวกในการเรียก การจาแนกข้อย่อยในตอนใดตอนหนึ่งตามข้อ ๒
อาจเรียกชือ่ ชว่ ง และชั้นประกอบดว้ ยตวั เลขท่ขี องขอ้ กไ็ ด้ ได้แก่
การจาแนกช่วงท่ี ๒ ชนั้ หลาน ข้อ ๘ ได้แก่ ๑.๕.๓.๔ (๒.๔.๘)
การจาแนกชว่ งท่ี ๓ ชั้นตน้ ข้อ ๓ ไดแ้ ก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๓)
๔.การจาแนกหัวข้อ ซึ่งไม่มีการจาแนกหัวข้อย่อยลงไปอีก จะกาหนดหัวข้อ โดยใช้ตัวอักษร
แทนตวั เลขกไ็ ด้ เช่น ก. หรือ (ก)
๕. ในกรณีที่มีหลักเกณฑ์กาหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้ตัวเลขเป็นหัวข้อไว้เป็นอย่างอ่ืน
ก็ใหน้ ามาใชโ้ ดยอนุโลม เชน่ การกาหนดหัวข้อในเอกสารทางวิชาการ เป็นต้น

- ๑๔๖ -

อนผุ นวก ๖ ประกอบผนวก ช คำอธบิ ำยวิธีกำรจัดทำสำเนำ

สำเนำ คือ เอกสารที่จัดทาข้ึนเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทาจากต้นฉบับ สาเนาคู่ฉบับ หรือ
จากสาเนาอกี ชน้ั หน่ึง

ในกรณีท่ีมีความจาเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหล่าน้ันไม่ได้จัดทา
ไว้หลายฉบบั จาเปน็ ต้องจัดทาสาเนาขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาของทางราชการ การจัดทา
สาเนา อาจกระทาได้หลายวิธี ดังน้ี

๑. วธิ คี ัด หรือลอกออกจากตน้ ฉบบั คาต่อคา ให้ถูกตอ้ งกับต้นฉบับเดิม
๒. วธิ ีถอด หรอื จดั ทาพรอ้ มตน้ ฉบับ ได้แก่ การพิมพ์ต้นฉบบั พรอ้ มสาเนาด้วยการใช้กระดาษคาร์บอน
๓. วธิ ีถา่ ยจากตน้ ฉบับ ไดแ้ ก่ การถา่ ยด้วยเครื่องถา่ ยเอกสาร
๔. วิธีอัดสาเนา ดว้ ยการทาใหห้ มึกทกี่ ระดาษไขตน้ ฉบับติดท่กี ระดาษสาเนา
สำเนำ แบง่ ออกเปน็ ๒ ประเภท ได้แก่
๑. สาเนาค่ฉู บับ เปน็ สาเนาทจี่ ัดทาพร้อมกับต้นฉบับ และเหมอื นต้นฉบับ มเี ครอื่ งหมายยตภิ ังค์ (-)
อยู่ด้านหน้าและหลัง โดยให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อไว้ใน
สาเนาค่ฉู บับดว้ ย และใหผ้ ู้ร่าง ผ้พู มิ พ์/ทาน และผ้ตู รวจ ลงลายมือชื่อไว้ที่ตอนท้ายขอบล่างดา้ นขวาของหนังสือ
๒. สาเนา เป็นสาเนาท่ีส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าที่จัดทาข้ึน สาเนาน้ีอาจทาขึ้นด้วยการถ่าย
คัด อัดสาเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด อยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ ( ) โดยไม่ต้องเว้นวรรค ในกรณีการคัดสาเนา
หนังสือที่มีตราครุฑ จะต้องมีตราครุฑเหมือนต้นฉบับทุกประการ และห้ามใช้คาว่า “ครุฑ” แทนตราครุฑ
โดยปกติ สาเนาชนิดนี้ ต้องมีการรับรองความถูกต้องด้วย
กำรรับรองสำเนำ ให้มีคารับรองว่า สาเนาถูกต้อง และให้ข้าราชการช้ันสัญญาบัตร ซ่ึงเป็น
เจ้าหน้าท่ีของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองที่จัดทาสาเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง พร้อมทั้งลงช่ือ
ตัวบรรจง ตาแหน่ง และวัน เดือน ปี ที่รับรอง โดยกาหนดให้พิมพ์ไว้ขอบล่างของหนังสือ และโดยปกติให้มี
คาว่า สาเนา ไว้ทก่ี งึ่ กลางหน้าเหนอื บรรทัดแรกของสาเนาหนงั สอื ดว้ ย
ในกรณที ่ีมกี ารลงลายมอื ชื่อในกระดาษไข ให้เจา้ หนา้ ทขี่ องส่วนราชการเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อ
กากับในสาเนา ไวเ้ ปน็ หลักฐานด้วย
๓. การรบั รองความถูกต้อง ในภาคผนวกประกอบหนังสือ ทั้งต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบบั ให้ใช้ดังน้ี

๓.๑ ให้ใช้คาว่า “ตรวจถูกต้อง” ในกรณีการรับรองหนังสือ หรือเอกสารท่ัวไป โดยให้
ข้าราชการชนั้ สญั ญาบตั รเป็นผู้ลงลายมอื ชือ่ รับรองความถูกต้อง พร้อมท้ัง พิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือช่ือ
และลงตาแหน่งใต้วงเล็บช่อื ดว้ ย รวมท้ัง ลงวัน เดอื น ปี ท่ีรบั รอง กาหนดใหพ้ มิ พ์ไวด้ า้ นขวาของหนังสอื

๓.๒ ให้ใช้คาว่า “ขอรับรองว่าถูกต้อง” ในกรณีท่ีเป็นการรับรองหนังสือ หรือเอกสารที่มี
ความสาคัญเป็นการเฉพาะ โดยหัวหน้าส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เป็นผู้ลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง
พรอ้ มทั้งพิมพช์ ื่อเต็มไว้ในวงเลบ็ ใต้ลายมือช่อื และลงตาแหนง่ ใตว้ งเล็บช่ือด้วย รวมท้ัง ลงวัน เดือน ปี ท่ีรับรอง
กาหนดให้พิมพ์ไว้ดา้ นขวาของหนงั สือ

- ๑๔๗ -

อนผุ นวก ๗ ประกอบผนวก ช คำอธบิ ำยกำรเสนอหนังสือ

การเสนอหนงั สือ คือ การนาหนงั สอื ท่ีได้ปฏิบัตใิ นระดับเจ้าหน้าท่ีเสร็จเรียบร้อยแล้ว เสนอต่อ
ผูบ้ งั คบั บญั ชาตามลาดับชั้น เพอ่ื พจิ ารณา บนั ทกึ สงั่ การ ทราบ และลงลายมอื ชอื่

การเสนอหนังสือ ให้เสนอไปตามสายการปฏิบัติราชการ ตามลาดับชั้นผู้บังคับบัญชา ยกเว้น
กรณีดังตอ่ ไปนี้

๑. เรื่องที่มีการกาหนดชั้นความเร็ว หรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้
โดยไม่จาเปน็ ตอ้ งเสนอผา่ นผู้บังคบั บัญชาตามลาดบั ช้นั แต่ตอ้ งรายงานใหผ้ บู้ ังคบั บัญชาตามลาดับชนั้ ทราบดว้ ย

๒. เรื่องที่มีกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ และคาสั่ง กาหนดไว้เป็นการเฉพาะ ได้แก่
เรอื่ งร้องเรยี นการกล่าวหา หรือการอทุ ธรณ์คาส่ังต่อผูบ้ งั คับบัญชาช้ันเหนือขึ้นไป

วิธีการเสนอหนังสือ เจ้าหน้าท่ีผู้รวบรวมเร่ืองเสนอ ควรแยกหนังสือที่จะเสนอออกเป็น
ประเภทเสยี กอ่ น ไดแ้ ก่

เร่ืองลับ ให้แยกปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ และ
พระราชบัญญัติขอ้ มูลขา่ วสารของราชการ ที่มผี ลบงั คบั ใช้ในปัจจุบนั

เรอื่ งดว่ น ดว่ นมาก ด่วนท่ีสุด ให้แยกออกปฏบิ ตั ิโดยเร็ว และรบี เสนอขึ้นไปทันที
เรือ่ งอน่ื ๆ ให้พิจารณาและจัดเรียงลาดับว่า เป็นเรอื่ งท่ตี อ้ งสั่งการ พจิ ารณา หรอื เพือ่ ทราบ
โดยปกติ การเสนอหนังสือต้องใส่แฟ้มหรือซอง โดยแยกตามลักษณะความสาคัญของเรื่อง
แต่ให้จัดลาดับเรื่องที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า หนังสือที่ได้รับมาก่อน ต้องเสนอเพื่อให้ได้รับการปฏิบัติ
ให้แล้วเสร็จก่อน ในกรณีที่ส่วนราชการมีหนังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทละแฟ้มหรือซอง
หากสว่ นราชการใดมีหนังสอื ราชการนอ้ ย อาจใชแ้ ฟม้ เดยี วกไ็ ด้
เรื่องที่เกี่ยวกับประชาชน ตามหลักการที่ดีนั้น ควรตอบให้ทราบโดยเร็ว ตามระยะเวลา
ทก่ี าหนดไว้ สาหรบั การปฏบิ ตั ิราชการของส่วนราชการนั้น สาหรับหนังสือราชการที่ติดต่อกันระหว่างส่วนราชการ
ดว้ ยกันเองให้ถือปฏบิ ตั เิ ช่นเดยี วกนั
ในการเสนอหนังสือ ให้จัดหนังสือให้สะดวกในการพิจารณาของผู้บังคับบัญชา โดยมีเอกสาร
ประกอบการพิจารณา จัดให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสามารถพลิกดูได้ทันที ผู้รวบรวม
หนังสือเสนอควรมีบันทึกย่อไว้ว่า หนังสือในแฟ้มมีเรื่องใดบ้าง เมื่อได้รับแฟ้มคืนจะทาให้สามารถตรวจสอบได้
ว่าเรือ่ งใดไดร้ ับการพจิ ารณา สง่ั การ หรอื ลงลายมือชือ่ แล้ว หนังสือฉบับใดทผ่ี ู้บังคับบัญชานาเรื่องออกจากแฟ้ม
ไปพจิ ารณา จะตอ้ งเขียนบนั ทึกสอดไวใ้ นแฟ้มแทนที่หนังสอื ท่นี าออกไปดว้ ย
การเสนอหนังสือท่ีเป็นเร่ืองสาคัญ มีรายละเอียดท่ีจะต้องพิจารณามาก ผู้ทาเรื่องอาจขอนาเร่ือง
เสนอด้วยตนเองก็ได้ ท้ังนี้ เพ่ือเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสามารถซักถามข้อมูลหรือเหตุผลบางประการ
เพ่ิมเติมประกอบการพิจารณา เม่อื ได้รบั อนุมัตแิ ล้ว ก็ให้นาหนงั สอื ไปเสนอดว้ ยตนเอง

/หนังสอื ฝากเสนอ...

- ๑๔๘ -

หนังสือฝากเสนอ เป็นหนังสือจากส่วนราชการ หรือหน่วยอื่น ที่ไม่อยู่ในสายงานปกติ
ของส่วนราชการนั้น ที่นาเสนอผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือขึ้นไปพิจารณาสั่งการ ให้ผู้ฝากเสนอจัดทาบัญชี
เป็นหลักฐานไว้ เมื่อหนังสือฝากเสนอนั้นได้รับการพิจารณาแล้ว ผู้ฝากเสนอจะรับคืนไป ก็ให้ลงลายมือชื่อ
รบั ไปด้วย ผู้รบั ฝากจะตอ้ งสนใจในการเสนอเทา่ ๆ กับงานในส่วนราชการของตน

ลักษณะการจัดเรียงหนังสือเสนอ ให้เรียงลาดับข้ึนมา โดยเมื่อมีการบั นทึกมาใหม่
ใหเ้ รยี งซอ้ นไว้ข้างหน้าไปตามลาดับ เม่ือเสนอหนังสือไปถึงผู้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาจะเห็นบันทึกของผู้บันทึก
หลังสุดมาก่อน ส่วนผู้บันทึกคนแรกจะอยู่หลังสุด และเพ่ือความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการพิจารณา
ความเห็นของผู้บันทึกที่ผ่านขึ้นมาตามลาดับน้ัน ถ้าหนังสือที่เสนอมีหลายแผ่น เพื่อให้เกิดความเรียบร้อยและ
ป้องกนั การสูญหาย ให้เย็บหรอื ยึดติดกนั ใหเ้ รยี บรอ้ ยที่มุมบนด้านซ้ายมือ โดยให้เย็บจากทางด้านซ้ายขนานไป
กับสันหนังสือ

ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาได้พิจารณาสั่งการในหนังสือที่เสนอแล้ว หนังสือต้องย้อนกลับ
ผา่ นลงมาตามทางเดนิ เอกสารเชน่ เดียวกนั ผูผ้ า่ นเรอ่ื งตามทางเดินเอกสารต้องลงลายมอื ชอ่ื ย่อ และวัน เดือน ปี
กากับไว้ ยกเว้น เรื่องเร่งด่วน จะต้องดาเนินการปฏิบัติในทันที ให้ส่งหนังสือฉบับนั้นตรงไปยังผู้ปฏิบัติ
และให้เปน็ หน้าทข่ี องหน่วยปฏิบตั ทิ จ่ี ะตอ้ งเสนอให้ผบู้ ังคบั บญั ชาตามลาดบั ชนั้ ได้ทราบการสั่งการนน้ั ด้วย

- ๑๔๙ -

อนุผนวก ๘ ประกอบผนวก ช คำอธิบำยกำรควบคุมและเร่งรดั งำนสำรบรรณ

การควบคุมและการเร่งรัดงานสารบรรณ คือ การควบคุมให้งานสารบรรณดาเนินไป
ด้วยความเรียบร้อย ถูกต้องตามระเบียบ รวดเร็ว และมีหลักฐานครบถ้วน เพ่ือให้การปฏิบัติงานในเรื่องนั้น ๆ
ได้เสร็จสิ้นโดยรวดเร็ว

การควบคุมและเร่งรัดงานสารบรรณ จะบังเกิดผลมากน้อยเพียงใดข้ึนอยู่กับการเอาใจใส่
ควบคุมของผู้บังคับบัญชาตามลาดับช้ัน และเพื่อให้งานสารบรรณดาเนินไปด้วยความรวดเร็วและเรียบร้อย
ผู้บังคบั บัญชาต้องปฏบิ ัติงานสารบรรณใหเ้ ปน็ ตวั อย่างอันดแี ก่ผู้ใต้บังคบั บัญชา

๑. การเรง่ รัดงานสารบรรณท่วั ไป ให้ดาเนนิ การดังน้ี
๑.๑ เพื่อให้งานราชการดาเนินไปด้วยความรวดเร็ว หนังสือราชการทั้งปวง ควรจะต้อง

เร่งรัดดาเนินการให้เสร็จเรียบร้อยไปโดยเร็ว และหากจะต้องตอบให้ทราบ ก็ให้ตอบให้ผู้ถามทราบโดยเร็ว
ตามระยะเวลาที่กาหนดไว้ สาหรบั การปฏบิ ัติราชการของส่วนราชการนั้น

๑.๒ หนังสือราชการทั้งปวง เม่ือเสนอถึงบุคคลใด บุคคลน้ันต้องพิจารณาเสนอความเห็น
ทนั ทใี ห้แลว้ เสร็จภายในวนั นั้น หรืออยา่ งชา้ ในวันรงุ่ ขน้ึ

๑.๓ งานที่ประทับตราคาว่า “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” หรือ “ด่วน” ให้รีบดาเนินการ
ให้แล้วเสร็จตามความเรง่ ดว่ นนัน้ สาหรบั งานทม่ี กี าหนดเวลา ให้เรง่ ดาเนินการใหแ้ ลว้ เสรจ็ ภายในเวลาทกี่ าหนด

๑.๔ สาหรับงานทั้งปวง ถ้าเป็นงานท่ีมีปัญหาให้แจ้งให้ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองที่ถาม
ทราบถงึ ปัญหาในชน้ั ต้นก่อน

๒. การตรวจสอบเพ่ือเร่งรัดงาน ให้มีการตรวจสอบงานสารบรรณเพ่ือดาเนินการเร่งรัดเป็นห้วง ๆ
โดยแบ่งออกเป็น ๓ หว้ ง ได้แก่ การเรง่ รัดประจาสัปดาห์ การเรง่ รัดประจาเดือน และการเรง่ รัดประจาปี

๒.๑ การเร่งรัดประจาสัปดาห์ จะต้องพิจารณาว่า งานที่ผ่านเข้ามาในสัปดาห์หนึ่ง
ปฏิบตั แิ ลว้ เสรจ็ เรียบร้อยเพียงใด จัดเกบ็ เข้าแฟ้มเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ มงี านทีค่ งั่ ค้างมีมากน้อยเพียงใด
คัง่ คา้ งอยู่ท่ีใด และได้มีการเร่งรดั ใหม้ กี ารปฏบิ ตั ิโดยรวดเร็วดว้ ยวาจา หรือด้วยหนงั สอื หรอื ไมเ่ พยี งใด

๒.๒ การเร่งรัดประจาเดือน ให้พิจารณาว่า งานที่รับเข้ามาแต่ละเดือนดาเนินการเสร็จ
เรียบร้อยเพียงใด จัดเก็บเข้าระบบเรียบร้อยตามระเบียบหรือไม่ มีงานที่คั่งค้างติดอยู่ที่ใด และได้ดาเนินการ
ไปแล้วเพียงใด ได้มีการเร่งรัดให้มีการปฏิบัติโดยเร็วหรือไม่ หรือหากยังปฏิบัติล่าช้าจากการเตือนด้วยวาจา
ก็ให้เตือนด้วยหนงั สือตอ่ ไป

๒.๓ การเร่งรัดประจาปี ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับการเร่งรัดประจาเดือน แต่ให้พิจารณาว่า
หนังสือท่เี ก็บไว้นั้น จะตอ้ งไดร้ บั การทาลายตามระเบียบที่กาหนดไว้หรือไม่อีกดว้ ย

๒.๔ งานที่เป็นเรอื่ งเรง่ ดว่ นเปน็ กรณีพเิ ศษ ให้มีการเตือนเร่งรัดเป็นพิเศษ ไม่ต้องคานึงถึงเวลา
ทก่ี าหนดไว้

- ๑๕๐ -

อนผุ นวก ๙ ประกอบผนวก ช คำอธบิ ำยกำรจัดทำรำยงำนกำรประชมุ

๑. ตามระเบียบ ข้อ ๑๖.๒ ได้ให้ความหมายของคาว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่า
การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของท่ีประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เม่ือมี
การประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบในการจัดทารายงานการประชุมตามอนุผนวก
๑๒ ประกอบผนวก ก ทา้ ยระเบียบ โดยมรี ายละเอยี ดตามทีก่ าหนดไว้ในระเบียบ ขอ้ ๑๖.๒ ดงั นี้

๑.๑ รายงานการประชุม ให้ลงช่ือคณะท่ีประชุม หรือการประชุมของคณะน้ัน เช่น
รายงานการประชมุ คณะกรรมการ.....

๑.๒ ครง้ั ท่ี ให้ลงตัวเลขคร้ังทป่ี ระชุมเป็นรายปี โดยเริ่มคร้ังแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลาดับ
ไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ ๑ ใหม่ เรียงไปตามลาดับ
เชน่ ครง้ั ที่ ๑/๒๕๖๒ หรือจะลงจานวนคร้ังท่ปี ระชุมทัง้ หมดของคณะท่ีประชุมหรือการประชุมน้ัน ประกอบกับ
คร้ังทป่ี ระชมุ เปน็ รายปกี ็ได้ เชน่ คร้งั ที่ ๒๐๕-๑/๒๕๖๒ เปน็ ต้น

๑.๓ เมอื่ ให้ลง วัน เดือน ปี ท่ีประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน
และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราช ๔ หลัก เชน่ เม่อื วนั ท่ี ๑๔ กุมภาพนั ธ์ ๒๕๖๒

๑.๔ ณ ใหล้ งช่อื สถานท่ีทีใ่ ช้เปน็ ทป่ี ระชุม
๑.๕ ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด
พร้อมตาแหน่งในคณะท่ีประชุม หรือการประชุมน้ัน ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงช่ือผู้มาประชุมแทน
และลงด้วยวา่ มาประชมุ แทนผูใ้ ดหรือตาแหนง่ ใด หรอื แทนผแู้ ทนหน่วยงานใด
๑.๖ ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุม
ซ่ึงมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลท่ีไม่สามารถมาประชุม
ถา้ หากทราบด้วยก็ได้
๑.๗ ผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีมิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุม
ซ่ึงได้เขา้ รว่ มประชมุ และหน่วยงานทสี่ ังกดั (ถ้ามี)
๑.๘ เริม่ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาที่เริม่ ประชุม
๑.๙ ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เร่ิมด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม
และเรือ่ งทปี่ ระชมุ กบั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชมุ ในแตล่ ะเร่ืองประกอบดว้ ยหวั ข้อดงั นี้

๑.๙.๑ เรอื่ งท่ปี ระธานแจง้ ให้ทีป่ ระชมุ ทราบ
๑.๙.๒ เรอ่ื งการรับรองรายงานการประชุม
๑.๙.๓ เรอ่ื งท่เี สนอให้ทป่ี ระชุมทราบ
๑.๙.๔ เรอื่ งทเี่ สนอให้ทป่ี ระชมุ พิจารณา
๑.๙.๕ เร่ืองอืน่ ๆ (ถา้ ม)ี

/๑.๑๐ เลกิ ประชุม...

- ๑๕๑ -

๑.๑๐ เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่ีเลิกประชมุ
๑.๑๑ ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงาน
การประชุมลงลายมอื ช่อื พร้อมทง้ั พมิ พช์ ่ือเต็มและนามสกุลไวใ้ ตล้ ายมือชื่อในรายงานการประชมุ คร้ังน้ันด้วย
๒. การจดรายงานการประชุม อาจทาได้ ๓ วธิ ี ไดแ้ ก่
๒.๑ จดละเอยี ดทกุ คาพดู ของกรรมการ หรือผ้เู ขา้ ร่วมประชมุ ทุกคน พรอ้ มด้วยมติ
๒.๒ จดย่อคาพูดที่เป็นประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมอันเป็นเหตุผล
นาไปส่มู ติของทปี่ ระชุมพรอ้ มดว้ ยมติ
๒.๓ จดแตเ่ หตผุ ลกบั มติของทปี่ ระชุม
การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดน้ัน ให้ที่ประชุมน้ันเองเป็นผู้กาหนด หรือให้ประธาน
และเลขานุการของทปี่ ระชมุ ปรกึ ษาหารือกนั และกาหนด
๓. การรับรองรายงานการประชุม อาจทาได้ ๓ วิธี
๓.๑ รับรองในการประชุมคร้ังนั้น ใช้สาหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือ
เลขานุการของที่ประชมุ อา่ นสรปุ มติให้ทป่ี ระชุมพจิ ารณารับรอง
๓.๒ รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชุม
คร้ังทแ่ี ล้วมาใหท้ ีป่ ระชุมพจิ ารณารับรอง
๓.๓ รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกาหนด
เวลาประชมุ ครง้ั ต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมคร้ังนั้นมาก ให้เลขานุการ ส่งรายงานการประชุม
ไปให้บคุ คลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาท่กี าหนด