LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL
PADA UPT SAMSAT BINTUNI
“PAPEDA”
OLEH :
NAMA : FRANSISKUS SUGIANTO, SE
NDH : 09
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN I
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PAPUA BARAT
BINTUNI
2021
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN MENTOR
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Sri Suryanti, S. Sos, MM
NIP : 19650327 199003 2 005
Jabatan : Sekretaris Badan Pendapatan Daerah
Provinsi Papua Barat
Dengan ini menyatakan bahwa saya bersedia untuk menjadi Mentor dari peserta Pelatihan
Kepemimpinan Administrator Angkatan I Provinsi Papua Barat Tahun 2021, yaitu :
Nama : Fransiskus Sugianto, SE
NIP : 198603220201004 1 001
Jabatan : Kasubag Tata Usaha UPT Samsat Bintuni
Dengan memberikan dukungan dan bimbingan langsung kepada peserta Pelatihan yang
dimaksud selama menyusun hingga mengimplementasikan Gagasan Inovasi.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana
mestinya.
Reformer, Mentor,
FRANSISKUS SUGIANTO, SE SRI SURYANTI, S. SOS, MM
NIP: 19860322 201004 1 001 NIP. 19650327 199003 2 005
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” i
FORM PERSETUJUAN MENTOR
PKP ANGKATAN I PROVINSI PAPUA BARAT TAHUN 2021
Nama Reformer : Fransiskus Sugianto
NDH : 09
Instansi : Badan pendapatan Daerah
Provinsi Papua Barat
UPT Samsat Bintuni
No. HP : 082238191177
Nama Mentor : SRI SURYANTI, S. SOS, MM
NIP : 19650327 199003 2 005
Jabatan : Sekretaris Badan Pendapatan Daerah
Provinsi Papua Barat
No. HP : 081330164555
No. Telp. Kantor : -
Area proyek perubahan yang disepakati:
“PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL (PAPEDA)’’
Reformer, Mentor,
FRANSISKUS SUGIANTO, SE SRI SURYANTI, S. SOS, MM
NIP: 19860322 201004 1 001 NIP. 19650327 199003 2 005
Mengetahui
Atasan Lasngsung
LEFRAN PARAIRAWAI, S. IP ii
NIP. 19670213 199103 006
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
OUTLINE KESEPAKATAN
REFORMER & MENTOR
1. Nama Reformer : FRANSISKUS SUGIANTO, SE
2. Instansi : BAPENDA PROV. PAPUA BARAT
3. Atasan Langsung UPT SAMSAT BINTUNI
4. Gagasan Area Perubahan : LEFRAN PARAIRAWAI, S. IP
a. Gagasan I :
b. Gagasan II :
c. Gagasan III :
5. Latar Belakang : Belum tetatanya arsip secara secara digita l
6. Tujuan :
7. Manfaat :
Reformer, Mentor,
( FRANSISKUS SUGIANTO, SE) (SRI SURYANTI, S.Sos. MM)
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” iii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas
rahmatNya sehingga reformer dapat menyelesaikan laporan Rancangan Aksi
Perubahan dengan judul “Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital
Pada Samsat Bintuni (PAPEDA)”.
Laporan Rancangan Aksi Perubahan ini disusun dalam rangka memenuhi persyaratan
Pendidikan dan Pelatihan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2021 provinsi Papua Barat.
Laporan rancangan Aksi Perubahan ini dapat diselesaikan berkat bantuan dan bimbingan
berbagai pihak. Dalam kesempatan ini reformer menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. SRI SURYANTI, S. SOS, MM, selaku Mentor yang telah memberikan
dukungan selama menyelesaian laporan aksi perubahan.
2. DR. JOHAN T. MADA, M. Si selaku Coach yang telah mendampingi,
membimbing dan mengarahkan sehingga Project Leader mendapatkan banyak
masukan dan pembelajaran untuk mewujudkan gagasan menjadi rancangan aksi
perubahan.
3. Kepala UPT Samsat Bintuni yang telah memberikan izin dan dukungan atas
inovasi aksi perubahan ini.
4. Tim Kerja yang telah membantu dan bekerjasama mewujudkan aksi perubahan.
5. Stakeholder yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang bersedia mendukung
dan membantu terlaksananya aksi perubahan ini.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua kebaikan dan melimpahkan rahmatNya
kepada semua pihak yang membantu aksi perubahan ini. Reformer menyadari baik penyusunan
sampai tahap pelaksanaan masih banyak terdapat kelemahan dan kekurangan, oleh karena itu
saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan.
Akhirnya reformer berharap semoga aksi perubahan ini dapat bermanfaat dalam proses
Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital.
Bintuni, September 2021
Fransiskus Sugianto,SE
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” iv
DAFTAR ISI
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN MENTOR................................................................
FORM PERSETUJUAN MENTOR.........................................................................................
OUTLINE KESEPAKATAN REFORMER & MENTOR....................................................
KATA PENGANTAR................................................................................................................
DAFTAR ISI...............................................................................................................................
DAFTAR TABEL.......................................................................................................................
DAFTAR GAMBAR..................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................
1. Latar Belakang..................................................................................................................
2. Tujuan...............................................................................................................................
3. Maksud.............................................................................................................................
4. Profil Kinerja Pelayanan..................................................................................................
a. Alur Pelayanan........................................................................................................
b. Prototipe Alur Penagrsipan Digital.........................................................................
c. Struktur Organisasi Samsat Bintuni.........................................................................
d. Tupoksi Pelayanan...................................................................................................
5. Analisa Masalah Pelayanan..............................................................................................
a. Permasalahan Yang Ada..........................................................................................
b. Penyebab Masalah....................................................................................................
c. Akar Penyebab Masalah...........................................................................................
6. Strategi Penyelesaian Masalah..........................................................................................
a. Terobosan/Inovasi....................................................................................................
b. Tahapan Kegiatan.....................................................................................................
c. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan).......................................................................
d. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan...............................................................
BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN...............................................................
1. Membangun Integritas.....................................................................................................
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan.......................................................................................
3. Pegelolaan Tim.................................................................................................................
BAB III DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN..................................................................
1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan..................................................................
2. Manfaat Aksi Perubahan..................................................................................................
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN...............................................................
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” v
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” vi
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pelayanan publik sudah menjadi kebutuhan dan perhatian di era otonomi daerah sesuai
dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan publik, bahwa pelayanan publik adalah
kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan
atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.1 Ruang
lingkup pelayanan publik menurut Undang-Undang Pelayanan Publik meliputi pelayanan barang
publik dan jasa publik serta pelayanan administratif yang diatur dalam peraturan perundang-
undangan..
Untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan untuk memecahkan permasalahan
yang sering terjadi di organisasi publik dibutuhkan suatu inovasi agar pelayanan dapat menjadi
lebih baik. Penggunaan inovasi teknologi dalam penyelenggaraan pelayanan publik di berbagai
organisasi publik termasuk di SAMSAT semakin dijajaki demi terciptanya kepuasan
pelanggan/masyarakat. Said (2007: 272) menjelaskan bahwa perkembangan masyarakat dan
ekonomi yang semakin digerakkan oleh inovasi teknologi, adanya tuntutan baru atas efisiensi,
produktivitas, akses rakyat terhadap informasi yang ada dalam birokrasi pemerintah serta
tuntutan kepastian dan rasa aman dan nyaman.
Penggunaan teknologi dalam penyelenggaraan pelayanan publik sebenarnya sudah
dilakukan oleh Bapenda Provinsi Papua Barat. Inovasi dilakukan Bapenda Papua Barat sejak
2013 dengan meluncurkan SAMSAT online. SAMSAT online diharapkan dapat membantu
masyarakat yang ingin melakukan pembayaran pajak kendaraan bermotor atau pelayanan lain di
SAMSAT se Papua Barat. Sistem ini memungkinkan pengguna layanan dapat melakukan
pembayaran pajak kendaraan bermotor dari mana saja termasuk antar kota/kabupaten selama
masih dalam wilayah daerah Papua Barat. Selain itu ada juga SAMSAT Keliling yang dilakukan
oleh beberapa SAMSAT dengan kendaraan bus yang didesain menyerupai kantor SAMSAT
yang sudah terhubung secara online dengan internet yang akan memudahkan masyarakat dalam
membayar pajak kendaraan bermotor. Dengan prosedur yang tidak berbelit dan lokasi yang dapat
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 1
dijangkau karena berada di keramaian, diharapkan masyarakat tidak punya alasan lagi untuk
tidak membayar pajak kendaraan bermotornya.
Pada hakekatnya pelayanan SAMSAT Bintuni bertujuan untuk memberikan kepuasan
masyarakat sebagai pengguna pelayanan. SAMSAT Bintuni sebagai salah satu instansi
pemerintah daerah harus mampu melayani masyarakat secara maksimal dari penyelenggaraan
pelayanan, kinerja aparat, dan mekanisme kerja yang ada. Selain itu kepuasan masyarakat
sebagai wajib pajak merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan aparat pajak. Wajib
Pajak dalam membayar pajaknya tidak merasakan imbalan secara langsung, maka wajar bila
dalam proses pemungutan pajak diimbangin dengan kualitas pelayanan yang baik. Kualitas
kinerja pelayanan yang baik akan menimbulkan kepuasan wajib pajak dalam membayar pajak
dan kepuasan itu pada gilirannya akan mendorong wajib pajak mematuhi segala kewajibannya
Dari uraian diatas dipandang penting juga untuk membuat inovasi lainnya dibagain
pengarsipan. SAMSAT Bintuni terdapat ± 14.000 arsip kendaraan yang perlu dibuatkan sebuah
sistem untuk dapat mengoptimalkan pengelolaan arsip berbasis digital untuk memudahkan setiap
pelayanan dalam menjawab kemudahan-kemudahan pemanfaatan arsip kendaraan bermotor.
Sistem Administrasi manunggal dibawah satu atap (SAMSAT) terdiri dari 4 (empat)
intansi yang alur tupoksinya berhubungan satu dengan yang lainnya atau dengan kata lain ibarat
ban berjalan yakni Bapenda Papua Barat, Sat Lantas Kepolisian Resort Teluk Bintuni, Jasa
Raharja dan Bank Papua. Alur pelayanan dalam Samsat Bintuni adalah Registrasi dan
Identifikasi Kendaraan oleh pihak Kepolisian, Penetapan Pajak Daerah oleh Bapenda dan Jasa
Raharja, Pembayaran oleh Bank Papua, Pencetakan notis pajak oleh Bapenda, Pencetakan
STNK, BPKB dan TNKB sampai dengan pengarsipan oleh Kepolisian.
Untuk menunjang kearsipan kendaraan bermotor yang ada di UPT Samsat Bintuni maka
dalam aksi perubahan ini dibuatlah satu aplikasi yang disebut Pengelolaan Arsip dengan
Pendekatan Digital pada Samsat Bintuni (PAPEDA). Pengelolaan arsip yang awalnya manual
dikembangkan mejadi pengeloaan dengan sistem digitalisasi.
2. Tujuan
Pengelolaan aksi perubahan ini tentunya mempunyai suatu tujuan adalah
terimplementasinya Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital pada Samsat Bintuni
(PAPEDA).
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 2
3. Manfaat
Rancangan aksi perubahan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
a) Secara Teoritis
Aksi Perubahan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi,
menambah informasi dan pengetahuan mengenai penyelenggaraan pelayanan
pengarsipan , faktor pendukung dan hambatan dalam mengelola arsip pada
SAMSAT BINTUNI.
b) Secara Praktis
Bagi Organisasi
Dapat memudahkan bagi setiap orang yang memberikan/menerima pelayanan
arsip/dokumen kendaraan dalam proses pengelolaan arsip;
Bagi Stakeholder Lainnya
Dapat memudahkan dalam pemberian informasi tentang mengelola
penatausahaan arsip.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 3
A. PROFIL KINERJA PELAYANAN
1. ALUR PELAYANAN PENETAPAN PEMBAYARAN
PAJAK PAJAK
VERIFIKASI
DAN (BAPENDA (BANK PAPUA)
DAN JASA
IDENTIFIKASI RAHARJA) PENCETAKAN
(KEPOLISIAN) NOTIS PAJAK
(BAPENDA)
PENGARSIPAN PENCETAKAN STNK
(KEPOLISIAN) (KEPOLISIAN)
KBM BARU, KBM BARU,
MUTASI,
MUTASI, BALIK NAMA
BALIK NAMA DLL
DLL
PENCETAKAN TNKB
PENCETAKAN BPKB (KEPOLISIAN)
(KEPOLISIAN) KBM BARU,
KBM BARU, MUTASI,
MUTASI, BALIK NAMA
BALIK NAMA DLL
DLL
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 4
2. Prototipe Alur Pengarsipan Digital
DOKUMEN KENDARAAN
BERMOTOR
INPUT DATA
KENDARAAN
DOKUMEN KB
MENURUT JENIS
DOKUMEN JENIS DOKUMEN JENIS DOKUMEN JENIS KB
KB RODA DUA KB RODA EMPAT RODA ENAM/LEBIH
KOMPUTER PROSES PENENTUAN
PENYIMPANAN HARD DOKUMEN
DAN SAVE DATA PENYIMPANAN
MENURUT JENIS PLAT,KODE
RAK,KODE AKHIR NOMOR KB
SERTA BARIS HARD DOKUMEN
DATA TERSAVE PENENTUAN
DI KOMPUTER PENYIMPANAN
HARD DOKUMEN
HARD DOKUMEN
HARD DOKUMEN DI
TEMPATKAN SECARA
MANUAL PADA TEMPAT
PENYIMPANAN SESUAI
KODE ELEKTRONIK
END PROSES
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 5
3. Struktur Organisasi Samsat Bintuni
KEPALA KASAT JASA BANK
UPT LANTAS RAHARJA PAPUA
SAMSAT
KASUBAG TU KANIT
REGIDEN
KASI
PENAGIHAN T
KASI DAN BAUR BAUR BAUR BAUR ARSIP
PENDATAAN PELAPORAN STNK TNKB BPKB
DAN
PELAPORAN
4. Tupoksi Pelayanan
1. Kepala UPT Samsat
1. Melaksanakan kegiatan teknis operasional pungutan Pajak Daerah;
2. Melaksanakan pemungutan Pajak Kendaraan Bermotor, Bea Balik
Nama Kendaraan Bermotor, Pajak Air Permukaan serta lain-lain
Pendaptan pada kantor Samsat;
3. Melaksanakan koordinasi pemungutan dengan instansi terkaitpada
kantor Samsat;
4. Melaksanakan koordinasi dengan Pemerintah daerah
Kabupaten/Kota terkait dengan pungutan Pajak Daerah;
5. Melaksanakan tugas ketatausahaan;
6. Melakikan pelayana masyarakat;
7. Melaksanakan tugas lain yang dibeikan oleh Kepala Badan.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 6
2. Kasubag Tata Usaha
a. Menyusun program kerja;
b. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian;
c. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan;
d. Melaksanakan kehumasan;
e. Melaksanakan pengelolaan umum dan perlengkapan;
f. Melaksanakan pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan;
g. Melaksakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan;
h. Melaksanakan rekonsiliasi potensi dan pendapatan daerah;
i. Melaksanakan koordinasi dengsn unit kerja terkait;
j. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan program kerja;
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala UPT.
B. Analisa Masalah Pelayanan
1. Permasalahan Yang Ada
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi organisasi, masih terdapat beberapa
permasalahan yang dihadapi pada SAMSAT BINTUNI, permasalahan tersebut dapat dilihat
pada table berikut ini :
Tabel 1 Identifikasi Permasalahan
NO KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN
01 Pelaksanaan sistem pelayanan operasional Pelayanan sistem pengelolaan data arsip
dapat terintegtasi dengan aplikasi offline
pengelolaan arsip secara manual. Peningkatan kompetensi IT bagi sumber
02 Kompetensi terkait IT masih rendah daya manusia
Peningkatan tata kelola arsip lebih tertata
03 Tata kelola arsip yang belum maksimal dengan baik dengan dukungan sapras
Dari tabel diatas, terlihat bahwa terdapat kondisi yang menjadi permasalahan pada
SAMSAT BINTUNI. Selanjutnya terhadap permasalahan yang ada tersebut dilakukan
diagnosa untuk mengetahui urutan prioritas masalah yang harus segera diselesaikan dengan
tehnik analisis urgensi, seriousness dan growth (USG). Dengan teknik USG ini, terhadap
permasalahan yang ada ditentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan isu dengan
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 7
menentukan skala 1–5, dimana isu yang mempunyai total skor tertinggi merupakan
permasalahan prioritas.
2. Penyebab Masalah
Isu aktual pada SAMSAT BINTUNI adalah :
1. Pelaksanaan sistem pengelolaan arsip masih manual sehingga layanan internal tidak
dapat diberikan secara maksimal;
2. Kurangnya kompetensi sumber daya manusia;
3. Tata kelola arsip yang belum maksimal.
Tabel. 2 Penetapan Prioritas Masalah
NO MASALAH U S G TOTAL PRIORITAS
I
Pelaksanaan sistem II
III
01 pelayanan pengelolaan 5 5 5 5
arsip secara manual.
02 Kompetensi terkait IT 4 3 4 11
masih rendah
03 Tata kelola arsip belum 5 4 4 13
maksimal
Berdasarkan analisis USG tersebut, teridentifikasi bahwa yang bermasalah dan
menjadi prioritas adalah “sistem pelayanan pengelolaan arsip masih secara
manual/konvensional karena proses layanan internal yang ada pada SAMSAT Bintuni
belum efektif dan efisien”. Jika dikaitkan dengan kondisi aktual yang terjadi saat ini,
permasalahan kurang optimalnya layanan internal ini sangat relevan untuk segera
diselesaikan, karena akan sangat berpengaruh terhadap peningkatan kualitas pelayanan
terutama dalam komponen penataan tata laksana dan penguatan akuntabilitas kinerja dalam
pembangunan pengelolaan arsip secara digital.
3. Akar Penyebab Masalah
Hasil analisis penyebab masalah dengan analisis tulang ikan (fishbone), menunjukan
ada 6 (enam) masalah yang menyebabkan tidak efektifnya layanan Pengelolaan Arsip pada
SAMSAT BINTUNI, yaitu:
a. SDM (man): Kurangnya kualitas dan kuantitas SDM yang melaksanakan
layanan kearsipan;
b. Informasi (information) : Kurangnya komunikasi dengan stake holder;
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 8
c. Dana (money) : Terbatasnya alokasi anggaran untuk membuat aplikasi dan
sapras lainnya;
d. Sarpras (machine) : Belum adanya sarana penyimpanan arsip yang
memadai;
e. Metode (method) : Metode pengendalian penerapan sistem layanan
kearsiapan yang kurang optimal;
f. Lingkungan (media) : Koordinasi proses pengendalian layanan arsip yang
kurang optimal
Setelah diketahui akar permasalahan yang menjadi penyebab kurang optimalnya
layanan pengelolaan arsip, maka selanjutnya dibuat alternatif penyelesaian masalah, antara
lain:
1. Penambahan jumlah dan peningkatan kualitas SDM yang melaksanakan
layanan kelola arsip;
2. Pelaksanaan komunikasi internal secara berkelanjutan;
3. Pengalokasian anggaran untuk sistem layanan kearsipan berbasis aplikasi;
4. Pengendalian penerapan sistem layanan kearsipan;
5. Peningkatan koordinasi proses pengendalian layanan arsip yang kurang
optimal.
C. Strategi Penyelesaian Masalah
1. Terobosan/Inovasi
Pengelolaan data operasional arsip masih dilakukan secara manual. Data arsip
tersebut dibutuhkan oleh wajib pajak untuk melakukan mutasi kendaraan keluar, proses
balik nama dan kebutuhan lainnya. Pada saat sekarang ini di kantor Samsat Bintuni belum
mempunyai aplikasi offline pengelolaan arsip yang berbasis digital. Berdasarkan adopsi dan
adaptasi waktu studi lapangan maka muncul gagasan untuk menunjang kebutuhan layanan
pengelolaan arsip, akan dilakukan pengembangan aplikasi layanan Pengelolaan Arsip
dengan Pendekatan Digital (PAPEDA) dengan dengan fitur-fitur sesuai kebutuhan, yang
berguna untuk menunjang peningkatan kinerja organisasi. Inovasi yang dilakukan terkait
aksi perubahan kinerja organisasi adalah fitur yang akan digunakan atau dioperasikan adalah
terkait pengelolaan data arsip secara offline atau mandiri. Data ini digunakan oleh pemangku
kepentingan (petugas dan wajib pajak) dalam peningkatan pelayanan. Pengguna fasilitas
pengelolaan aplikasi arsip digital ini akan dilakukan monitoring secara berkala.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 9
2. Tahapan Kegiatan/Milestone
Tabel 3 Milestones Aksi Perubahan
Milestone Tahapan Kegiatan Evidence Waktu Penanggung
jawab
Jangka Pendek
Reformer
(1 - 2 Bulan)
1. Koordinasi a. Meminta 1) Dokumentasi; Minggu
ketiga
dengan Pimpinan dukungan 2) Konsep dasar September
2021
dan Mentor Pimpinan dan tentang Papeda
Mentor untuk
aksi
perubahan
Papeda
2. Terbentuknya a. Rapat dukungan 1) Undangan rapat Akhir Reformer
Tim Efektif dan Tim
rencana aksi 2) Dokumentasi September Efektif
perubahan rapat 2021
3) Daftar hadir
b. Penyiapan SK 1) SK TE Final Akhir Reformer
Tim Efektif September Reformer
(TE) 2021
Awal
c. Penyusunan 1) Dokumentasi Oktober
2021
SOP 2) Penanda
implementasi tanganan SOP
aksi perubahan oleh Pimpinan
3. Membangun a. Pembuatan 1) Dokumentasi Awal Reformer
Sistem Digital dan
Arsip aplikasi oleh kegiatan pada Oktober Tim IT
Tim IT
proses 2021
pembuatan
Aplikasi
PAPEDA
4. Uji Coba Digital a. Uji coba aplikasi 1) Dokumentasi Oktober Reformer
2021 dan
Arsip Papeda PAPEDA kegiatan Tim IT
ujicoba
pengembangan
aplikasi
5. Koordinasi a. Rapat 1) Konsep aplikasi Minngu Reformer
dengan
Stakeholder Penyusunan Ketiga
konsep aplikasi Oktober
b. Finalisi 2021
prototipe
PAPEDA
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 10
6. Pelaksanaan a. Pemasangan 1) Dokumentasi Oktober TIM IT
pengunggahan 2021
Penginstalan aplikasi pada aplikasi
PAPEDA
Digital Arsip komputer
Papeda
7. Sosialisasi a. Pelaksanaan 1) Dokumentasi Oktober Reformer
Internal sosialisasi pelaksanaan 2021
pengembangan sosialisasi
aplikasi pengembangan
PAPEDA aplikasi
8. Evaluasi a. Pelaksanaan 1) Dokumentasi Oktober Reformer
2021 Reformer
pelaksanaan evaluasi dan hasil Reformer
Januari
tujuan jangka pencapaian evaluasi 2022 Reformer
Reformer
pendek tujuan jangka pencapaian Februari s/d
Maret 2022
pendek tujuan jangka
Juni 2022
pendek
Juli 2022
Jangka Menengah
(3-12 Bulan)
1. Penggunaan a. Sosialisasi 1) Dokumentasi
aplikasi berkelanjutan pelaksanaan
PAPEDA penggunaan sosialisasi
sampai 75% aplikasi berkelanjutan
kegiatan PAPEDA penggunaan
layanan internal aplikasi
PAPEDA
2. Peningkatan a. Survei Indeks 1) Dokumentasi
Kualitas Kepuasan survei Indeks
pelayanan Internal Kepuasan
SAMSAT Internal
BINTUNI
berdasarkan
pengukuran
indeks kepuasan
internal
3. Evaluasi a. Pelaksanaan 1) Dokumentasi
pencapaian evaluasi pelaksanaan
tujuan jangka pencapaian dan hasil
menengah tujuan jangka evaluasi
menengah aksi pencapaian
perubahan tujuan jangka
menengah
Jangka Panjang
(Lebih dari 12 Bulan)
1. Pengembangan a. Pengembangan 1) Dokumentasi
aplikasi dan penambahan pengembangan
PAPEDA di fitur aplikasi dan
seluruh Samsat penambahan
se- Papua Barat fitur aplikasi
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 11
2. Evaluasi a. Pelaksanaan 1) Dokumentasi November Reformer
pencapaian evaluasi pelaksanaan dan 2022
tujuan jangka pencapaian hasil evaluasi
menengah tujuan jangka pencapaian
panjang aksi tujuan jangka
perubahan panjang
a. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan implementasi jangka pendek aksi perubahan dilaksanakan selama 2
(dua) bulan, yaitu dimulai dari selesainya kegiatan pelatihan secara klasikal dan virtual
metode E-Learning atau Daring yaitu tanggal 20 September s/d 20 November 2021. Peserta
pelatihan kepemimpinan kepemimpinan memimpin langsung pelaksanaan aksi perubahan
dengan menerapkan ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh selama berlangsungnya
pelatihan. Agenda pelatihan yang sudah dilaksanakan dikelompokan menjadi yaitu :
Wawasan Kebangsaan Kepemimpinan Pancasila dan Bela Negara Kepemimpinan Pancasila;
Kepemimpinan Kinerja; Manajemen Kinerja; serta Aktualisasi Kepemimpinan yang
diimplementasikan dengan Aksi Perubahan atau Inovasi Personal / Institusion Branding,
dengan tujuan Peningkatan Kualitas Kinerja Organisasi.
b. Anggaran
Pembiayaan yang timbul dari pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dalam
mendukung peningkatan kinerja organisasi tidak dibebankan pada DPA Badan Pendapatan
Daerah Provinsi Papua Barat 2021.
c. Potensi Masalah
Potensi masalah yang mungkin dapat terjadi selama perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi aksi perubahan antara lain adalah :
a. Pegawai yang tidak tanggap dengan teknologi informasi akan ada resistensi.
b. Tim kerja dan stakeholder internal kurang tanggap dan mempunyai kepedulian
yang rendah.
c. Waktu yang tersedia terbatas untuk implementasi aksi perubahan.
d. Aksi perubahan dianggap sebagai beban kerja tambahan oleh tim kerja.
e. Pembuat aplikasi/ programmer tidak memiliki waktu yang cukup untuk
menyelesaikan pengembangan pada aplikasi yang sudah ada (update PAPEDA)
dalam rangka mendukung aksi perubahan.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 12
3. Sumberdaya (Peta Dan Pemanfaatan)
Tabel 5 Peta dan Pemetaan Sumberdaya Organisasi
No Stakeholder Peran Sumber Daya
01 Kepala UPT Sebagai Pemberi Dukungan
Ijin Pelaksanaan
Papeda
03 Kasat Lantas Sebagai Pemberi Dukungan
Ijin Pelaksanaan
Papeda
03 Baur Arsip Sebagai SDM
Pelaksana
Papeda
04 Tim IT Penyedia SDM
Aplikasi
05 Petugas Samsat Sebagai SDM
Pelaksana
Papeda
4. Manajemen Pengendalian Mutu
Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal, dilakukan hal-hal sebagai
berikut:
1. Untuk menghadapi permasalahan kesibukan anggota tim efektif dengan pekerjaan
lain, diperlukan komunikasi yang intensif dengan seluruh anggota tim efektif serta
saling membantu dalam menyelesaikan tanggungjawab masing masing anggota tim,
sehingga seluruh proses pekerjaan dalam aksi perubahan tetap dapat diselesaikan
sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat;
2. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai aksi perubahan disiasati
dengan cara efisiensi biaya serta memprioritaskan komponen kegiatan penting yang
harus dibuat/dilaksanakan, sehingga aksi perubahan ini tetap dapat berjalan dan dapat
mencapai tujuannya sebagaimana yang diharapkan;
3. Dukungan oleh seluruh stakeholder internal didapatkan melalui pola komunikasi
yang tepat sesuai dengan karakter dan kebutuhan masing masing stakeholder serta
melibatkan seluruh stakeholder internal yang ada dalam tahapan aksi perubahan
sesuai dengan bidang dan fungsinya;
4. Untuk mensiasati keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan, dapat diatasi
dengan membangun komitmen seluruh stakeholder internal yang berperan dalam
pelaksanaan aksi perubahan serta berdisiplin dengan target waktu penyelesaian setiap
tahapan yang sudah direncanakan;
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 13
BAB II
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
Aksi Perubahan yang menjadi gagasan reformer berjudul “PAPEDA” (Pengeloaan
Arsip dengan Pendekatan Digital) pada Samsat Bintuni. Hal yang melatarbelakangi aksi
perubahan ini adalah kondisi pengelolaan arsip kendaraan di kantor Samsat Bintuni yang
belum terkelola dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari kondisi arsip yang belum tertata rapi
dam penyimpanannya belum menggunakan digita,sehingga muncul gagasan untuk melakukan
perubahan supaya arsip dapat dikelola dengan menggunakan pengelolaan arsip digital agar
lebih mudah dalam pencarian arsip serta dapat menghemat waktu dan tenaga. Pelaksanaan
aksi perubahan dimulai pada tanggal 20 September 2021 s.d. 20 November 2021.
Untuk melaksanakan aksi perubahan tersebut reformer melalui beberapa proses
kepemimpinan, yaitu membangun integritas, mengelola budaya pelayanan, dan mengelola tim.
1. Membangun Integrasi
Integritas adalah suatu bentuk kejujuran yang diimplementasikan secara nyata dalam
tindakan sehari-hari. Nilai-nilai integritas sangat penting untuk diterapkan dalam sebuah
organisasi atau perusahaan, agar semua orang di dalamnya bisa saling percaya dan pada
akhirnya bisa lebih cepat untuk mencapai tujuan bersama. Jika nilai-nilai integritas tidak
dijalankan, maka kerjasama tim yang dilakukan akan menjadi lebih sulit akibat tidak
terbangunnya kepercayaan yang komprehensif di antara mereka.
Integritas menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2017 merupakan suatu konsisten berperilaku
selaras dengan nilai, norma dan/atau etika organisasi, dan jujur dalam hubungan dengan
manajemen, rekan kerja, bawahan langsung, dan pemangku kepentingan, menciptakan
budaya etik tinggi, bertanggung jawab atas tindakan atau keputusan beserta risiko yang
menyertai. Dalam mengimplementasikan aksi perubahan reformer melakukan
pembangunan integritas di unit kerja
Integritas dalam konteks pemerintahan dan birokrasi adalah penggunaan kekuasaan
resmi, otoritas dan wewenang oleh para pejabat publik untuk tujuan-tujuan yang sah
(justified) menurut hukum. Integritas dengan demikian adalah keteguhan diri aparatur
birokrasi dan pejabat publik untuk tidak meminta atau menerima apapun.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 14
Dalam memimpin aksi perubahan PAPEDA (Pengeloaan Arsip dengan
Pendekatan Digital) reformer wajib menjalankan nilai-nilai integritas, karena dialah
yang akan dipandang orang lain terlebih dahulu, dijadikan contoh dan teladan terutama
bagi bawahannya. Integritas ini juga penting bagi image si pemimpin itu sendiri. Karena
di saat pemimpin menerapkan nilai-nilai integritas, ia akan diterima sekaligus dipercaya
oleh bawahannya sebagai sosok panutan. Ia akan bisa mempengaruhi orang lain karena
ketegasan dan keselarasannya atas pikiran dan perkataan. Hal yang berbeda terjadi jika
di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, para pemimpinnya tidak dipercaya bahkan
tidak mendapat respek dari bawahannya. Mereka akan berjalan sendiri-sendiri tanpa
mengikuti arahan dari pimpinannya. Organisasi tersebut akan menjadi kacau dan tidak
bisa mencapai tujuan dengan baik. Itulah yang akan terjadi jika pemimpin tidak
menanamkan nilai-nilai integritas.
Salah satu integritas yang diwujudkan adalah dengan memimpin langsung aksi
perubahan yang dilakukan melalui rapat, koordinasi tim, analisis, desain system serta
impelementasi sistem yang dilakukan sesuai jadwal, dan melalui tahapan tahapan
berdasarkan komimten bersama.
Demikian pula dalam pelaksanaan Aksi Perubahan di suatu instansi, sangat
diperlukan integritas dari pemimpin aksi perubahan beserta tim efektif aksi perubahan,
supaya tujuan dari aksi perubahan dapat tercapai dengan baik dan lancar. Dalam
implementasi Aksi Perubahan PAPEDA, Pengeloaan Arsip di Samsat Bintuni, saya
selaku reformer telah merencanakan 8 (delapan) milestones atau tahapan yang harus
dikerjakan oleh tim aksi perubahan selama kurun waktu 60 hari. Berikut akan
disampaikan proses pada setiap tahapannya.
Dalam pelaksanaan tahap yang pertama Reformer melakukan kegiatan koordinasi
internal, yaitu yang pertama kegiatan koordinasi dengan pimpinan dan yang kegiatan
koordinasi dengan mentor terkait rencana aksi perubahan. Dalam kegiatan ini reformer
berkoordiansi mengenai apa yang menjadi dasar pemikiran reformer untuk membuat
sebuah aksi perubahan dalam pengarsipan dan kebutuhan dalam kegiatan aksi ini.
Koordinasi dengan pimpinan dan mentor berjalan dengan lancar karena bersifat
internal antara dua belah pihak yang hanya terkendala (dengan mentor) pada jarak
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 15
antara unit kerja reformer dengan mentor namun demi kelancaran koordinasi kedua
belah pihak menggunakan sarana telekomunikasi dan sarana media lainnya.
Pada tahap kedua yaitu Pembentukan Tim Efektif dan diikuti terbitnya SK Tim pada
dan penyusunan SOP sebagai bentuk implementasi aksi perubahan dan merupakan bukti
komitmen bersama elemen yang terdapat pada Kantor UPT Samsat Bintuni dalam
rangka pelaksanaan aksi perubahan Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital yang
telah disahkan oleh Kepala UPT dengan menyetujui dan menandatangani Surat
Keputusan Tim Aksi Perubahan “PAPEDA” Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan
Digitalisasi Samsat Bintuni, sebagai dasar pelaksanaan tahapan kegiatan aksi perubahan.
Tahap ketiga pada tanggal yaitu Membangun Sistem Digital Arsip yang diawali
dengan kegiatan koordinasi dengan Tim IT pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi
Papua Barat di Manokwari dan menyusun alur mekanisme pengelolaan arsip dengan
pendekatan digital. Selain jarak antara Kabupaten Teluk Bintuni dengan Manokwari
yang cukup jauh juga diskusi yang kritis terkait alur digitalisasi arsip yang akan
diterapkan di Kantor UPT Samsat Bintuni, sempat sedikit menyurutkan semangat
reformer karena ternyata proses yang harus diterjemahkan tidak semudah membalik
telapak tangan. Ide reformer yang sederhana pada perkembangannya harus dibahasakan
secara teknis dan sistematis sekaligus disusun agar mudah dipahami oleh rekan kerja
reformer nantinya. Ditambah dengan padatnya jadwal kerja rekan Tim IT menjadikan
reformer khawatir apakah rencana dapat selesai tepat waktu. Kembali kepada komitmen
yang menjadi bagian dari integritas, maka reformer mempercayai Tim IT untuk
mengerjakan penyusunan alur mekanisme digitalisasi arsip. Pada waktu yang telah
disepakati, rekan-rekan Tim IT menyelesaikan diagram alur digitalisasi arsip yang
segera reformer konsultasikan kepada coach. Ternyata, dalam perkembangan diskusi
dan pemikiran yang cukup panjang, tahapan alur untuk menjelaskan keseluruhan proses
yang dilakukan dalam pengelolaan arsip di Kantor Samsat Bintuni.
Tahap berikutnya yakni tahap keempat pada tanggal adalah menguji coba
aplikasi PAPEDA tahap pertama bersama-sama dengan Tim IT. Hal ini dilakukan
dengan tujuan untuk memastikan kesiapan dari aplikasi sebelum lebih lanjut diinstal
untuk kemudian dipergunakan. Disini reformer bersama dengan Tim IT
memperbaiki item-item yang terdapat dalam aplikasi untuk menjadi bahan
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 16
kelengkapan. Mengingat jarak yang mengharuskan reformer bersama dengan Tim IT
yang cukup jauh melakukan uji coba aplikasi melalui daring (zoom meeting).
Pada tahap kelima adalah melakukan koordinasi dengan stakeholder, baik
stakeholder internal dengan stakeholder ekternal. Berikut adalah identifikasi
stakeholder dalam mendukung keberadaan aplikasi PAPEDA.
Tabel 1: Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal
1. Kepala UPT Samsat Bintuni 1. Kasat Lantas Resort Teluk Bintuni
2. Kanit Regident 2. Tim IT Bapenda Papua Barat
3. Kasi Pendataan dan Penetapan
4. Baur STNK
5. Baur BPKB
6. Petugas Jasa Raharja
Identifikasi stakeholder internal dan eksternal yang berperan dalam aksi
perubahan, dipaparkan pada tabel 2.
No Stakeholder Peran
01 Kepala UPT Dekan merupakan stakeholder internal yang
02 Kasat Lantas sangat berpengaruh dan berkepentingan serta
03 Kanit Regident menetapkan kebijakan yang diperlukan
04 Kasi Pendataan dan terhadap keberhasilan pelaksanaan aksi
perubahan.
Kasat lantas adalah koordinator Pelaksanaan
pelayanan kesamsatan yang merupakan
stakeholder eksternal yang memberikan
dukungan untuk aksi perubahan Pengelolaan
Arsip dengan Pendekatan Digital pada kantor
Samsat Bintuni.
Kanit Regident adalah pelaksana teknis urusan
registrasi dan identifikasi dokumen kendaraan
yang akan didaftarkan pada Samsat Bintuni
yang merupakan stakeholder internal yang akan
menerima manfaat secara langsung terhadap
hasil aksi perubahan ini.
Kasi Pendataan dan Penetapan adalah pelaksana
teknis yang bertanggungjawab tehadap layak
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 17
Penetapan atau tidaknya pengenaan pajak kendaraan untuk
05 Petugas Jasa Raharja ditetapkan yang merupakan stakeholder internal
06 Baur STNK yang akan menerima manfaat secara langsung
07 Baur BPKB terhadapa hasil aksi perubahan ini.
08 Tim IT Petugas Jasa Raharja adalah pelaksana teknis
yang bertanggungjawab tehadap layak atau
tidaknya pengenaan SWDKLLAJ ditetapkan
yang merupakan stakeholder internal yang akan
menerima manfaat secara langsung terhadap
hasil aksi perubahan ini.
Baur STNK adalah pelaksana teknis yang
bertanggungjawab tehadap layak atau tidaknya
STNK kendaraan bermotor diterbitkan yang
merupakan stakeholder internal yang akan
menerima manfaat secara langsung terhadap
hasil aksi perubahan ini.
Baur BPKB adalah pelaksana teknis yang
bertanggungjawab tehadap terbitnya BPKB
kendaraan bermotor yang merupakan
stakeholder internal yang akan menerima
manfaat secara langsung terhadap hasil aksi
perubahan ini.
Tim IT adalah pelaksana teknis yang
bertanggungjawab membuat aplikasi yang
kemudian dipergunakan dalam aksi perubahan
reformer
Tahap keenam adalah pelaksanaan isntalasi arsip digital yang dilakukan oleh
tim IT. Pada tahap ini Tim IT akan melakukan intalasi sekaligus menjelaskan alur
pelaksanaan Pengelolaan Arsip Digital. Pada tahap ini reformer bersama-sama
dengan Tim IT melakukan penginstalan alikasi PAPED pada komputer yang telah
disediakan. Kemudian Tim IT melakukan penjelasan tentang menu dan fitur yang
terdapat dalam aplikasi PAPEDA serta fungsinya masing
Tahap ketujuh yaitu pelaksanaan Sosialisasi PAPEDA untuk stakehoder, baik
stakeholder internal maupun stakeholder eksternal serta semua perangkat yang ada
pada kantor Samsat Bintuni. Sosialisasi dimulai dengan penjelasan tentang alasan
mengapa perlu dilakukan Pengeloaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Kantor
Samsat Bintuni? Kemudian dilanjutkan dengan penjelasan alur-alur penggunaan
apliksai PAPEDA serta SOP pelaksanaan Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan
Digital.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 18
Tahap kedelapan adalah evaluasi pelaksaan pengarsipan digital jangka
pendek. Evaluasi perkembangan kegiatan pelaksanaan aksi perubahan yang diikuti
oleh seluruh petugas samsat Bintuni. Dalam rapat evaluasi tersebut reformer
menyampaikan ringkasan tahapan pelaksanaan PAPEDA di Kantor Samsat Bintuni
sembari semua petugas mencermati arsip yang telah didigitalisasi dan diarsipkan
secara ofline di dalam aplikasi PAPEDA. Selain itu, tim mengevaluasi bahwa
digitalisasi arsip juga dapat dilakukan pada arsip-arsip penting lainnya, tidak hanya
sebatas dokumen kendaraan saja.
Reformer menyampaikan terima kasih kepada tim atas kekompakan dan
kerjasama yang baik dalam pelaksanaan aksi perubahan sehingga seluruh tahapan
dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Tim aksi perubahan berkomitmen
untuk melanjutkan pelaksanaan digitalisasi arsip sehingga menjadi budaya yang
merupakan bagian dari sistem kerja di Samsat Bintuni.
Capaian dari kegiatan evaluasi ini ialah terwujudnya kesepahaman mengenai hasil
evaluasi pelaksanaan aksi perubahan dan komitmen untuk keberlanjutannya, yang telah
tercapai 100% dengan tidak menemui kendala. Bukti fisik dari kegiatan ini adalah
undangan, notulen yang menyampaikan tentang hasil evaluasi terhadap pelaksanaan
aksi perubahan, daftar hadir dan foto pelaksanaan kegiatan.
Berdasarkan hasil evaluasi, secara umum seluruh kegiatan yang direncanakan
dalam aksi perubahan ini dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai target 100%.
Kendala yang dihadapi terutama terkait dengan kesibukan tim aksi perubahan pada
kegiatan-kegiatan rutin, yang menyebabkan mundurnya waktu pelaksanaan beberapa
Milestone. Hal ini berpengaruh terhadap jadwal pelaksanaan milestonelainnya, sehingga
menuntut pemimpin aksi perubahan melakukan pengetatan jadwal agar pelaksanaan
milestone-milestone selanjutnya tidak terpengaruh.
2. Pengelolan Budaya Pelayanan
Pelayanan kearsipan di Samsat Bintuni selama ini belum berjalan dengan baik, hal
ini ditandai dengan kondisi arsip yang belum tertata rapi. Dengan pelaksanaan aksi
perubahan PAPEDA di Samsat Bintuni, kami menerapkan pemanfaatan teknologi
informasi dalam pengelolaan arsip, yaitu: 19
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
- Menyimpan file arsip digital ke dalam komputer menurut klasifikasinya;
- Menyimpan arsip digital secara ofline dengan memanfaatkan aplikasi PAPEDA
yang sudah ada digital.
Dengan demikian, tersedia cadangan arsip secara ofline yang mudah dicari pada saat
diperlukan, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. Digitalisasi arsip ini dilakukan
dalam rangka menyediakan cadangan arsip yang telah ada, serta hendak dilaksanakan
secara rutin terhadap dokumen kendaraan atau yang proses penerimaan maupun proses
pengolahannya tidak melalui apliksi PAPEDA. Dengan demikian, digitalisasi arsip
menjadi budaya kerja di Samsat Bintuni.
3. Pengelolaan Tim
Tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas yang harus saya kerjakan bukanlah hal
mudah bagi saya dengan posisi yang masih tergolong newcomer. Berawal dari diskusi ringan
dengan kepala UPT samsat Bintuni selaku atasan langsung saya, juga perbincangan dengan
rekan kerja seputar kondisi dan permasalahan yang ada di kantor, maka pada akhirnya saya
mengangkat masalah pengelolaan arsip sebagai area aksi perubahan.
Saya bersyukur dan merasa sangat terbantu dengan sikap positif rekan kerja yang
kooperatif sehingga proses koordinasi dan pembentukan tim efektif aksi perubahan berjalan
dengan lancar dan gagasan aksi perubahan yang saya utarakan didukung penuh oleh seluruh
petugas Samsat Bintuni. Selama proses koordinasi dengan tim aksi perubahan, saya
memberikan penjelasan mengenai latar belakang gagasan saya mengangkat masalah
pengelolaan arsip serta mengenai pentingnya menerapkan digitalisasi arsip di Samsat
Bintuni supaya pelayanan kearsipan menjadi lebih baik dan lancar. Saya memberikan
motivasi kepada tim untuk dapat bekerjasama melaksanakan kegiatan aksi perubahan demi
kemudahan dan kelancaran dalam pekerjaan sehari-hari. Pada awalnya mungkin akan sedikit
melelahkan karena harus meluangkan waktu untuk mempelajari alur kegiatan secara teknis,
namun apabila kegiatan telah selesai tentulah manfaat dapat dirasakan bersama. Dalam tahap
sosialisasi saya memberikan bimbingan kepada rekan-rekan dengan sabar supaya rangkaian
proses digitalisasi arsip sampai dengan entry arsip digital ke dalam sistem aplikasi PAPEDA
betul-betul dapat dipahami oleh rekan-rekan. Pada saat pengumpulan dan pemilahan arsip,
saya mengajak rekan-rekan terutama Tim Kerja untuk berpartisipasi supaya semua perangkat
mengetahui arsip apa saja yang dimiliki oleh Samsat Bintuni sehingga harus dirawat dan
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 20
dikelola secara baik dan benar. Pada tahap selanjutnya, tim mendukung dan bekerjasama
dalam proses pemindaian dan entry arsip digital ke dalam sistem aplikasi PAPEDA. Tak
lupa saya memberikan apresiasi atas kerja keras tim dengan memberikan bingkisan makanan
sekedar sebagai pengobat lelah. Dengan berproses bersama, Tim Aksi Perubahan sepakat
bahwa gagasan Aksi Perubahan ”PAPEDA” Pengelolaan Arsip dengan Pendakatan Digital di
Samsat Bintuni merupakan inovasi yang sungguh bermanfaat bagi kelancaran pelayanan
kearsipan internal, sekaligus dalam perkembangannya dapat bermanfaat bagi pelayanan
kepada masyarakat.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 21
BAB III
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan
Tahapan demi tahapan dalam Rencana Aksi Perubahan telah dilaksanakan dalam
kurun waktu kurang lebih 60 hari dan dapat diselesaikan dengan baik. Adapun capaian
dalam perbaikan sistem pelayanan kearsipan di Samsat Bintuni dapat dicermati dalam
matriks yang tercantum di dalam bab ini. Secara deskriptif akan diuraikan untuk setiap
tahapannya.
I. Milestone Pertama : Koordinasi Internal
a. Koordinasi dengan Pimpinan
Setelah pelaksanaan Seminar Rencana Aksi Perubahan yang berlangsung pada
tanggal 18 September 2021, reformer segera menghadap kepada pimpinan pada tanggal
20 September 2021 untuk berkoordinasi perihal tahapan aksi perubahan yang akan
dimulai pada Minggu ketiga bulan September sampai dengan minggu kedua bulan
November 2021. Berdasarkan instruksi , koordinasi internal tim aksi perubahan segera
dilaksanakan untuk menjelaskan pembagian tugas dan menyusun SK Tim Aksi
Perubahan PAPEDA di Samsat Bintuni.
Selain itu pimpinan berpesan supaya pelaksanaan kegiatan aksi perubahan agar
disesuaikan dengan kegiatan pelayanan Samsat supaya keduanya dapat berjalan selaras
dan tidak saling mengganggu.
Dengan demikian, capaian dari kegiatan Koordinasi dengan pimpinan adalah
100% dengan hasil adanya dukungan pimpinan terhadap aksi perubahan. Kegiatan
koordinasi dengan pimpinan ini berjalan tanpa ada kendala. Sebagai bukti fisik
pelaksanaan kegiatanini dokumentasi pelaksanaan kegiatan.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 22
b. Koordinasi dengan Mentor
Dalam koordinasi dengan mentor yang pada tanggal 29 September 2021,
reformer menyampaikan tentang Rencana Aksi Perubahan “PAPEDA” Pengelolaan
Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat Bintuni, dan menjelaskan kebutuhan untuk
mendukung kegiatan tersebut. Terutama dari sisi sarana dan prasarana seperti pengadaan
lemari dll. Mentor menyambut baik apa yang reformer akan laksanankan pada unit kerja dan
mengarahkan untuk menyelesaikan aplikasi PAPEDA dan menyangkut sarana dan
prasarananya mentor akan berkoordinasi dengan pimpinan (Kepala Badan), sehingga
kebutuhan dalam aksi ini segera direalisasikan.
Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah jarak yang cukup
jauh untuk melaksanakan koordinasi dengan mentor dan juga kesibukan mentor
sehingga kadang koordinasi dilakukan melalui media telekomunikasi dan media
lainnya. Bukti fisik dari kegiatan ini berupa foto pelaksanaan koordinasi.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 23
II. Milestone Kedua : Pembentukan Tim Efektif
Pada tanggal 23 September 2021 terbentuklah susunan Tim Aksi Perubahan
PAPEDA. Setelah Tim Aksi Perubahan terbentuk, maka disusunlah Surat Keputusan
Kepala Kantor UPT Samsat Bintuni No. 954/KEP.01/01/SB/X/2021 tanggal 27
September 2021 tentang Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan “PAPEDA”
Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat Bintuni. SK Kepala UPT
Samsat Bintuni inilah yang menjadi dasar pelaksanaan mailstone kegiatan aksi
perubahan yang akan reformer terapkan di Samsat Bintuni. Seiring dengan terbitnya Sk
Tim, reformer juga menyusun SOP sebagai pedoman dalam melaksanakan Pengelolaan
Arsip dengan Pendekatan Digital pada Kantor Samsat Bintuni. SOP ini disusun dan
dirilis pada tanggal 07 Oktober 2021.
Capaian dari kegiatan ini ialah komitmen tim dalam melaksanakan aksi
perubahan, yang telah tercapai 100% dengan bukti fisik berupa foto dokumen
pembentukan dan SK Tim Aksi Perubahan serta SOP.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 24
III. Milestone ketiga : Penyusunan Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip
a. Koordinasi dengan Tim IT Bapenda Papua Barat
Pada tanggal 04 Oktober 2021, reformer melakukan diskusi dengan Tim IT
Bapenda Provinsi Papua Barat untuk dapat membantu penyusunan alur pengelolaan
digitalisasi arsip yang akan reformer buat sebagai pedoman penerapan pengelolaan arsip
dengan pendekatan digital di samsat Bintuni. Pada pertemuan konsultasi tersebut,
reformer menjelaskan alur mekanisme sejak penginputan dokumen kendaraan dengan
memasukkan terlebih dahulu nomor polsi kedalam aplikasi PAPEDA. Setelah
penginputan nopol, selanjutnya dilakukan pengaturan penyimpanan pada lemari arsip
sesuai dengan kode lemari untuk memudahkan ketika dilakukan pencarian atas berkas
yang dibutuhkan. Tim IT membutuhkan narasi yang jelas sebagai dasar pembuatan
flowchart yang mudah dipahami. Reformer akan menyusun narasi dan mengirimkannya
kepada Tim IT agar segera dibuat alurnya, dan disepakati untuk diselesaikan pada
sekitar pertengahan akhir bulan Oktober 2021.
Capaian dari kegiatan koordinasi dengan Konsultan TI ialah adanya
kesepahaman dalam penyusunan diagram alur mekanisme digitalisasi arsip. Bukti
fisikkegiatan ini adalah notulen hasil koordinasi yang berisi tentang kesepakatan-
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 25
kesepakatan mengenai alur proses digilitalisasi arsip dan foto. Kegiatan ini meskipun
dapat diselesaikan 100%, tetapi terkendala karena jarak antara reformer dengan Tim IT
yang cukup jauh sehingga tahapan-tahapan ujicoba aplikasi dilakukan secara virtual.
Tetapi kendala ini dapat diatasi secara cepat dengan segera melaksanakan koordinasi
pada Minggu ke 4 bulan Oktober 2021 supaya segera dapat menyesuaikan dengan
tahapan selanjutnya.
b. Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Pengembangan Fungsi Aplikasi Pengelolaan
Arsip Digital
Proses penyusunan alur mekanisme pengembangan fungsi aplikasi pengelolaan
arsip digital tercapai 100% dalam kurun waktu antara tanggal 4 s/d 18 Oktober 2021
dengan capaian berupa kesiapan Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip. Kendala yang
dialami adalah proses penyusunan diagram alur yang memerlukan waktu yang cukup
lama karena membutuhkan diskusi dan pemikiran yang panjang, sehingga diagram alur
perlu beberapa kali revisi dan menjadi mundur dari target waktu yang reformer dengan
Tim IT rencanakan. Upaya penyelesaiannya ialah dengan segera menyelesaikan target
pada tahapan selanjutnya.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 26
IV. Mailstone Keempat : Menguji coba aplikasi PAPEDA bersama-sama dengan Tim IT
Pada tanggal 14 Oktober 2021, reformer bersama-sama dengan Tim IT melakukan
ujicoba aplikasi tahap pertama. Disini Tim IT kemudian menjelasakan tahapan-tahapan dalam
pengoperasian aplikasi PAPEDA. Namun karena terdapat fitur-fitur dalam pembuatan aplikasi
yang belum sempurna maka Tim IT meminta waktu untuk melukakan perbaikan-perbaikan
pada aplikasi PAPEDA.
Indikator keberhasilan kegiatan ini ialah ujicoba penginputan bebrapa arsip
kendaraan untuk kemudian disimpan sebagai data base yang pada saat dibutuhkan tidak
mengalami kendala dalam pencarian maupun penyimpanannya pada lemari arsip. Bukti
fisik dari kegiatan ini berupa menu utama untuk login, menu dashbor dan foto
pelaksanaan kegiatan.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 27
V. Mailstone Kelima : Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal dan stakehoder
eksternal
Pada tanggal 18 Oktober 2021 reformer melakukan koordinasi dengan stakeholder
eksternal yait8tu Kasat Lantas Polres Teluk Bintuni dalam rangka meminta dukungan
terhadapa aksi perubahan yang sementara reformer gagas. Dan dalam koordinasi dengan
Kasat Lantas Polres Teluk Bintuni sangat mendukung apa yang reformer gagas sebagai
salah satu aksi perubahan dalam menunjang pelayanan publik. Beliau menyampaikan
untuk bisa membuat aksi ini dapat diaplikasikan juga untuk seluruh Samsat yang ada di
Papua Barat. Sebagai bentuk dukungan terhadap aksi perubahan tersebut beliau
menandatangai Surat Pernyataan Dukungan terhadap aksi perubahan yang digagas
reformer. Bukti fisik dari kegiatan koordinasi ini adalah foto surat pernyataan dukungan
stakeholder dan foto bersama dengan stakeholder.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 28
VI. Mailstone Keenam : Melakukan Penginstalan Aplikasi PAPEDA
Pada tanggal .............reformer bersama dengan Tim IT melakukan penginstalan
aplikasi PAPEDA. Dalam kegiatan ini reformer bersama dengan Tim IT memberikan
penjelasan kepada petugas pegarsipan tentang cara mengoperasikan aplikasi Papeda
melalui fitur-fitur yang ada dalam aplikasi. Mulai dari penginputan, penyipanan dan
pencarian berkas.
Bukti fisik dari kegiatan ini ialah foto aplikasi PAPEDA yang sudah diinstalasi
dan beberapa data yang tersimpan dalam aplikasi tersebut yang tersimpan secara ofline
serta foto pelaksanaan kegiatan.
VII. Mailstone Ketujuh : Malakukan Sosialisasi Aplikasi PAPEDA
Pada tanggal............dilaksanakan sosialisasi berupa pencapaian yang telah
dilaksanakan oleh reformer pada setiap tahapan. Sosialisasi ini dhadiri oleh semua
perangkat yang ada pada kantor Samsat Bintuni baik stakeholder internal maupun
stakeholder eksternal.
Capaian dari kegiatan ini adalah terselenggaranya sosialisi, undangan
sosialisasi serta dokumen visual kegiatan.
VIII. Mailstone Kedelapan : Melakukan Evaluasi Pelaksanaan Aksi Perubahan
jangka pendek.
a. Evaluasi Kegiatan Aksi Perubahan
Kegiatan yang telah dilaksanakan tentunya terdapat kelebihan dan kekurangan,
maka perlu adanya evaluasi seberapa baik aksi yang telah dilaksanakan. Kegiatan ini
dilaksanakan pada tanggal.........., Jika terdapat kekurangan tentu pada bagian tersebut
akan diperkuat dan ditingkatkan. Maka evaluasi menjadi penting untuk dilaksanakan.
Evaluasi juga dilakukan untuk mengetahui keberhasilan setiap tahapan pelaksanaan
kegiatan dari awal hingga akhir.
Capaian dari kegiatan evaluasi ini ialah terwujudnya kesepahaman mengenai hasil
evaluasi pelaksanaan aksi perubahan dan komitmen untuk keberlanjutannya, yang telah
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 29
tercapai 100% dengan tidak menemui kendala. Bukti fisik dari kegiatan ini adalah
undangan, notulen yang menyampaikan tentang hasil evaluasi terhadap pelaksanaan
aksi perubahan, daftar hadir dan foto pelaksanaan kegiatan.
b. Penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan
Setelah tahapan demi tahapan aksi perubahan dilaksanakan, maka tiba saatnya
untuk menyusun laporan implementasi aksi perubahan dan menyusun bukti fisik dari
pelaksanakan digitalisasi arsip di Samsat Bintuni. Kegiatan ini dilaksanakan mulai
tanggal 26 Mei 2021 sampai dengan tanggal 12 Juni 2021 melalui proses konsultasi dan
revisi bersama coach dan mentor.
Hasil dari kegiatan ini berupa kesiapan 1 dokumen laporan aksi perubahan yang
berisikan tentang proses kepemimpinan yang telah dilakukan selama
mengimplementasikan aksi perubahan untuk membangun integritas, budaya pelayanan,
dan mengelola tim; hasil capaian implementasi aksi perubahan dan manfaat yang telah
dapat diwujudkan; tindak lanjut implementasi aksi perubahan di jangka menengah dan
jangka panjang, serta penutup yang berisi tentang kesimpulan, rekomendasi, dan
pengalaman pembelajaran yang diperoleh selama mengimplementasikan aksi
perubahan.
Uraian tentang proses implementasi Aksi Perubahan dapat digambarkan
dalamtabel 1 Matriks Implementasi Aksi Perubahan sebagai berikut:
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 30
Tabel MATRIKS IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
Nama Aksi Perubahan : “PAPEDA” PENGELOLAAN
Area Perubahan : SISTEM PENGELOLAAN KE
No. Tanggal Program Aksi/ Indikator
Keberhasilan
Kegiatan
Terlaksananya 1kali
Milestone Pertama : Koordinasi Internal koordinasi dan
pelaporan kepada
1. Senin, 20 Koordinasi dengan mentor terkait
September Pimpinan Rencana Aksi
perubahan
2021 Terlaksananya 1kali
rapat koordinasi
2. Rabu, 29 Koordinasi dengan internal terkait
mentor Rencana Aksi
September Perubahan
2021
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL
EARSIPAN DOKUMEN KENDARAAN
Capaian Prosentase Kendala dan Bukti Fisik Hal
Upaya
Capaian Penyelesaiannya
Kesiapan 100% Kendala : - - Foto
pelaksanaan 100% - Foto
aksi Upaya
perubahan Penyelesaian
:-
Kesiapan
pelaksanaan Kendala :
aksi Jadwal
perubahan koordinasi
mundurkarena
jarak yang
cukup jauh
dengan mentor
Upaya
Penyelesaian :
Koordinasi
dilakukan
setelah
mailstone yang
lain diselsaikan
dan koordinasi
dilakukan
31
Milestone Kedua : Pembentukan Tim
3. Kamis, 23 - Pembentukan Terbentuknya
Tim efektif
September Tim Efektif
2021
4. Senin, 27 Menyusun SK Tersusunnya 1
September Tim Aksi dokumen SK Tim
Perubahan Pengelolaan Arsip
2021 dengan Pendekatan
Digital
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
melalui media
komunikasi dan
media sosial
lannya.
Komitmen tim 100% Kendala :- - Foto
dalam Upaya - Undangan
Melaksanakan Penyelesaian :-
aksi perubahan
Dukungan 100% Kendala : Jadwal SK Kepala
Penuh dari penyusunan SK UPT Samsat
pimpinan Tim Mundur karena Bintuni
dengan bersedia mengikuti jadwal No.954/KEP.0
menandatangani kegiatan koordinasi 1/01/SB/X/20
SK Tim Efektif internal 21 Tanggal 27
September
2021 tentang
Pembentukan Tim
Efektif Aksi
Perubahan
“PAPEDA”
Pengelolaan Arsip
dengan Pendekatan
Digital
32
Milestone Ketiga: Penyusunan Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip
5. Senin, 04 Koordinasi dengan Terlaksananya 1 kali
Oktober 2021 Tim IT Bapenda Papua koordinasi dengan
Barat Tim IT terkait
penyusunan
Diagram Alur
Mekanisme
Pengelolaan Arsip
dengan Pendekatan
Digital
Mailstone Keempat : Menguji coba aplikasi PAPEDA bersama-sama den
6. Kamis, 14 Uji coba Aplikasi Terlaksananya 1 kali
uji coba Aplikasi
Oktober 2021 Papeda tahap I PAPEDA
Mailstone Kelima : Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal d
7. Senin, 18 Koodinasi dengan Terlaksananya
Koordinasi dengan
Oktober 2021 stakeholder Eksternal stakeholder eksternal
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
Kesepahaman 100% Kendala : Jadwal - Foto
dengan Tim IT koordinasi dengan
dalam konsultan TI
penyusunan mundur mengikuti
Alur mundurnya jadwal
Mekanisme tahapan
Pengelolaan sebelumnya
Arsip dengan Upaya
Pendekatan Penyelesaian:
Digital
Segera
berkoordinasi
dengan Tim IT
pada Minggu ke
4 Oktobert 2021
ngan Tim IT 80% Kendala : Jarak - Menu Utama
Kesiapan untuk Yang cukup jauh dan Dashbord
uji coba tahap II Upaya pada aplikasi
Penyelesaian : Uji PAPEDA
Coba dilakukan
melalui virtual. - Foto
dan stakehoder eksternal
Dukungan dari 100% Kendala : - Surat
Kesibukan pernyataaan
Kasat Lantas Stakeholder dukungan
eksternal
Resort Teluk Upaya - Foto
Penyelesaian :
Bintuni dalam
gagasan aksi
perubahan
33
Mailstone Keenam : Melakukan Penginstalan Aplikasi PAPEDA
8. Penginstalan Aplikasi Terlaksananya
Penginstalan Aplikasi
PAPEDA PAPEDA
Mailstone Ketujuh : Melakukan Sosialisasi Aplikasi PAPEDA
9. Sosialisasi Aplikasi Terlaksananya
PAPEDA Sosialisasi Aplikasi
Papeda
Mailstone Kedelapan : Melakukan Evaluasi Pelaksanaan Aksi Perubahan
10 Evaluasi perkembangan Terlaksananya 1 kali
kegiatan pelaksanaan rapat evaluasi
pelaksanaan aksi
aksiperubahan perubahan
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
“PAPEDA” Mengatur waktu
yang baik supaya
Kesiapan koordinasi bisa
Penggunaan terlaksana
Aplikasi
PAPEDA 100% Kendala : - Alikasi
100% Kesibukan Tim IT PAPEDA
Memberikan dan juga jarak terinstal
penjelasan Upaya
kepada Penyelesaian : - Foto
stakeholder dan Reformer yang
semua perangkat melaksanakan
pada Kantor Instalasi PAPEDA
Samsat Bintuni
tentang aksi Kendala : Tidak - Undangan
perubahan tersedianya media - Notulen
PAPEDA sosialisasi berupa - Daftar hadir
infokus - Foto
Upaya
Penyelesaian :
Sosialisasi
menggunakan
softcopy buku
panduan PAPEDA
n Jangka Pendek 100% Kendala : - - Undangan
Kesepahaman Upaya - Foto
mengenai hasil Penyelesaian : - Notulen
evaluasi - Daftar hadir
pelaksanaan
aksi perubahan 34
dan komitmen
untuk
Penyusunan Tersusunnya 1
11. laporan dokumen laporan
implementasi implementasi aksi
aksi perubahan perubahan
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA”
keberlanjutann
ya
Kesiapan 100% Tidak ada - Dokumen
dokumen laporan
laporan aksi
perubahan
35
2. Manfaat Aksi Perubahan
Aksi Perubahan “PAPEDA”, Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat
Bintuni merupakan kegiatan yang merubah cara pengelolaan arsip dari kondisi manual menjadi
digital, dari yang belum tertata dengan baik menjadi tertata dengan lebih baik lagi.
Manfaat yang diperoleh dari Aksi Perubahan “PAPEDA”, Pengelolaan Arsip dengan
Pendekatan Digital di Samsat Bintuni ialah selain file arsip tersimpan dalam bentuk file
dokumen secara ofline juga pengelolaan arsip yang lebih rapi dengan adanya lemari arsip yang
lebih memadai. Sistem pengelolaan arsip digital dengan memanfaatkan fungsi aplikasi
PAPEDA secara lebih optimal untuk penyimpanan arsip digital. Dengan pengelolaan arsip
dalam aplikasi PAPEDA yang dapat digunakan sebagai salah satu indikator pelayanan pada
Samsat Bintuni, dapat menghemat waktu dan tenaga dalam pencaria arsip.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 36
BAB III
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Dalam Rencana Aksi Perubahan PAPEDA, Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan
Digital di Samsat Bintuni, telah disebutkan mengenai tujuan dan manfaat jangka menengah
dan jangka panjang dari kegiatan dimaksud yang dapat dilihat dalam tabel berikut:
Tabel 2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan Manfaat
Jangka Pendek Terwujudnya pengelolaan Pemanfaatan teknologi secara
arsip digital pada Samsat lebih optimal untuk
Jangka Menengah Bintuni pengelolaan arsip melalui
Jangka Panjang aplikasi yang sudah
tersedia.
Terwujudnya rutinitas Tata kelola arsip yang lebih baik
digitalisasi arsip secara menuju pelayanan terbaik di
Ofline di Samsat Bintuni Samsat Bintuni
Terwujudnya budaya Pengeloaan arsip mendukung
pelaksanaanpelayanan kepada
digitalisasi arsip di Seluruh Masyarakat wajib pajak
UPT Samsat di Provinsi
Papua Barat.
Aksi Perubahan PAPEDA telah selesai dilaksanakan. Tujuan jangka pendek dari
Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat Bintuni yaitu terwujudnya kesiapan
pengelolaan arsip secara digital di Samsat Bintuni serta manfaat jangka pendeknya yaitu
pemanfaatan teknologi secara lebih optimal untuk pengelolaan arsip melalui aplikasi yang
sudah tersedia, telah tercapai 100%. Tentu saja hal ini tidak berhenti sampai di sini saja,
melainkan dilaksanakan secara berkelanjutan mengingat pentingnya pengelolaan arsip digital
sebagai perubahan dalam pengelolaan kearsipan menuju pelayanan yang lebih baik di Samsat
Bintuni.
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 37
Secara lebih mendetail, berikut adalah target jangka menengah dari Aksi Perubahan
PAPEDA:
1. Terlaksananya Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital untuk dokumen
kendaraan pada tahun berjalan (tahun 2021) berupa tersimpannya arsip secara
ofline.
2. Terlaksananya penyimpanan file arsip digital berupa arsip hardcopy dokumen
kendaraan tahun 2021 di dalam aplikasi PAPEDA.
Pada jangka menengah, yaitu bulan Januari 2022 sampai dengan bulan Juni 2022,
diharapkan Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital dapat berjalan secara rutin di
Samsat Bintuni, dimulai dari pemindaian arsip hardcopy sampai dengan penyimpanan arsip
digital tersebut di dalam aplikasi PAPEDA.
Dalam pelaksanaan aksi perubahan pada jangka menengah, sumber daya yang
dibutuhkan antara lain:
a. Dibutuhkan anggaran untuk penambahan kapasitas pada penyimpanan komputer berupa
hardisc dan juga penataan ruangan yang lebih memadai dengan pengadaan AC ½ PK.
b. SDM yang diperlukan tidak sebanyak pada saat pelaksanaan aksi perubahan di jangka
pendek. Pada jangka menengah, Petugas Arsip dari Kepolisian dan Bapenda akan
melaksanakan pengelolaan digital arsipsampai dengan penyimpanan arsip digital ke dalam
aplikasi PAPEDA.
c. Sarana dan prasarana yang diperlukan adalah pembaruan komputer di ruang arsip, karena
pada saat ini masih menggunakan perangkat versi lama sehingga kurang optimal untuk
bekerja.
Adapun target capaian aksi perubahan di jangka panjang ialah:
1. Terlaksananya rutinitas pengelolaan arsip secara digital di seluruh Samsat yang ada
di Papua Barat;
2. Terwujudnya budaya digitalisasi arsip di lingkungan unit kerja di seluruh
Samsat yang ada di Papua Barat.
Setelah pengelolaan arsip secara digital dapat dilakukan secara rutin dan menjadi
kebiasaan di Samsat Bintuni, maka perubahan yang baik ini perlu disosialisasikan kepada
seluruh Samsat yang ada di Papua Barat. Pada tahun mendatang, Samsat Bintuni berencana
membuat sebuah Bimtek yang di Sponsori oleh Bapenda Papua Barat dengan mengundang
perwakilan dari setiap Samsat yang ada di Papua Barat dengan narasumber dari Tim IT
Bapenda Papua Barat serta Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua Barat untuk
PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 38
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
LAPORAN AKSI PERUBAHAN - Tes
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search