LAPORAN AKSI PERUBAHAN - Tes

menyampaikan perihal pengelolaan arsip dan pentingnya digitalisasi arsip sebagai upaya

pencadangan arsip kelembagaan.

Dalam pelaksanaan aksi perubahan pada jangka panjang, sumber daya yang
dibutuhkan antara lain:
a. Dibutuhkan anggaran untuk penyelenggaraan Sosialisasi Pengelolaan arsip secara digital

rincian sebagai berikut:
1. Makan dan minum : 1 hari x 3 kali x 30 orang x Rp 50.000,- = Rp 4.500.000,-
2. Transport peserta : 2 kali x 30 orang x Rp 2.000.000,- = Rp 120.000.000
3. Penginapan : 2 hari x 30 orang x Rp. 500,000,- = Rp. 30.000.000,-
4. ATK peserta : 1 kali x 25 orang x Rp 50.000,- = Rp 1.250.000,-
5. Fotocopy materi : Rp 1.000.000,-
Jumlah kebutuhan anggaran sebesar Rp 156.750.000,- dapat diusulkan melalui kegitan

pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi Papua Barat yang akan datang.

b. SDM yang diperlukan untuk menyelenggarakan sosialisasi adalah seluruh perangkat di
Samsat Bintuni dan stakeholder Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua Barat
sebagai narasumber sosialisasi Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital.

c. Sarana dan prasarana yang diperlukan adalah laptop untuk praktek.

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 39

Tabel 3. Rencana Kegiatan dan Sumber Daya

No. Rencana Kegiatan Sumber Daya
Rencana Kegiatan Jangka Menengah
1. Melaksanakan pengelolaan arsip 1. Anggaran : -
2. SDM : Sekretaris Kelurahan
secara digital kendaraan tahun 3. Sarpras : computer dan lemari arsip
berjalan (tahun 2021) berupa
penyimpanan secara ofline. 1. Anggaran : -
. 2. SDM : Sekretaris Kelurahan
2. Melaksanakan penyimpanan file 3. Sarpras : komputer dan lemari arsip
arsip digital berupa arsip hardcopy
dokumen kendaraan tahun 2021 di 1. Anggaran : Rp 156.750.000,-
dalam aplikasi PAPEDA 2. SDM : Perwakilan Samsat se-Papua
Rencana Kegiatan Jangka Panjang
1. Melaksanakan rutinitas pengelolaan Barat
arsip secara digital di seluruh 3. Stakeholder bertambah:
Samsat yang ada di Papua Barat
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
2. Terwujudnya budaya digitalisasi Provinsi Papua BArat
arsip di lingkungan unit kerja di 4. Sarpras : Laptop/komputer
seluruh Samsat yang ada di Papua 1. Anggaran : -
Barat 2. SDM : Perwakilan Samsat se-
Papua Barat
3. Sarpras : Laptop/computer

Dalam pelaksanaan tindak lanjut aksi perubahan pada jangka menengah maupun
jangka panjang nantinya, tentu tidak terlepas dari berbagai kemungkinan munculnya
hambatan atau kendala. Untuk itu perlu diperkirakan dan direncanakan tindakan
penyelesaiannya, seperti tampakpada tabel berikut ini:

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 40

Tabel 4. Manajemen Pengendalian Mutu Pelaksanaan Kegiatan

NO KEGIATAN KENDALA/HAMBATAN RENCANA

PENYELESAIAN

Melaksanakan pengelolaan arsip

secara digital kendaraan tahun

1 berjalan (tahun 2021) berupa Kondisi ketika Petugas Arsip Memberikan

penyimpanan secara ofline. tidak berada ditempat sementara pendelegasian kepada

Melaksanakan penyimpanan file ada arsip yang harus segera rekan kerja atau staf

2 arsip digital berupa arsip hardcopy ditindaklajuti untuk segera memproses

dokumen kendaraan tahun 2021 di arsip yang dibutuhkan

dalam aplikasi PAPEDA

Melaksanakan rutinitas pengelolaan Usulan sosialisasi kemungkinan Usulan kegiatan

3 arsip secara digital di seluruh tidak disetujui karena pagu volumenya dapat

Samsat yang ada di Papua Barat anggran yang cukup besar juga diperkecil dan

4 Terwujudnya budaya digitalisasi mengingat jarak untuk sosialisasi dapat

arsip di lingkungan unit kerja di mempertemukan semua dilakukan secara daring

seluruh Samsat yang ada di Papua perwakilan dari Samsat se-Papua mengingat masih dalam

Barat Barat. masa pandemic covid-

19

Dengan perencanaan kegiatan tindak lanjut jangka menengah dan jangka panjang dari
aksi perubahan “PAPEDA” Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat Bintuni
ini, Sekretaris Bapenda Provinsi Papua Barat selaku mentor dan atasan langsung sangat
mendukung dan akan membantu dalam pelaksanaannya, dan rekan kerja pun siap membantu
dalam proses persiapan hingga pelaksanaan sesuai yang direncanakan.

.

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 41

BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi pemerintah

karena berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan
sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban
manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Namun seringkali pengelolaan
arsip tidak dipandang sebagai hal yang utama, sehingga banyak terjadi kehilangan arsip
yang disebabkan pengelolaan yang kurang baik.

Demikian halnya yang terjadi di Samsat Bintuni, berangkat dari permasalahan
pengelolaan kearsipan yang belum berjalan dengan baik, masih dikelola secara manual,
dilihat dari kondisi arsip yang belum tertata, belum tersedianya SDM Arsiparis secara lebih
optimal, maka muncullah gagasan Aksi Perubahan PAPEDA, Pengelolaan Arsip dengan
Pendekatan Digital. Dengan dilaksanakannya aksi perubahan ini, arsip dapat tersimpan rapi
dan dikelola dengan baik dengan sistem pengelolaan arsip digital yang terintegrasi di dalam
aplikasi PAPEDA yang dapat dipahami dan dilakukan oleh seluruh personil di Samsat
Bintuni.

Hal ini sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik, seluruh instansi pemerintah wajib menerapkan SPBE
atau yang lebih dikenal dengan e-government. Penerapan SPBE ditujukan untuk
mewujudkan proses kerja yang efektif dan efisien serta meningkatkan kualitas pelayanan
publik. Keberhasilan meningkatkan efektivitas pelayanan dipengaruhi oleh pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi. Penerapan digitalisasi tata kelola atau disebut juga e-
government adalah memberikan pelayanan melalui media elektronik seperti internet,
jaringan telepon seluler dan komputer serta multimedia.

Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital di Samsat Bintuni dalam jangka
panjang akan disosialisasikan kepada semua Samsat yang ada di Papua Barat, sehingga
diharapkan pengelolaan arsip secara digital sebagai upaya pencadangan arsip penting dapat
menjadi budaya baru yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas pelayanan publik di
lingkungan Samsat Bintuni, Provinsi Papua Barat.

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 42

B. SARAN

Saran yang dapat saya berikan kepada Samsat Bintunu adalah untuk dapat
mempertahankan pelaksanaan Pengelolaan Arsip secara Digital dengan cara memelihara
komitmen dan konsistensi dalam sistem pengelolaan arsip. Perubahan yang telah berhasil
diterapkan dalam masa offclass Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini, yaitu dengan
melakukan Pengelolaan Arsip dengan Pendekatan Digital terhadap arsip kendaraan
bermotor dapat dipertahankan terus-menerus. Selain itu dalam Kegiatan Bapenda Papua
Barat yang akan datang, dapat diusulkan Rencana Anggaran dan Biaya untuk Pelatihan
Pengelolaan Arsip secara Digital dan dengan mengundang narasumber dari Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua Barat, dengan peserta perwakilan Samsat se-
Papua Barat. Dengan demikian, diharapkan peserta mendapat informasi dan wawasan
mengenai pengelolaan arsip yang baik dan benar yang sangat bermanfaat bagi instansi
maupun lembaga.

C. PENGALAMAN PEMBELAJARAN

Tabel 5. Pengalaman Pembelajaran

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 43

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 44

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 45

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 46

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 47

PENGELOLAAN ARSIP DENGAN PENDEKATAN DIGITAL “PAPEDA” 48