Dasar Manajemen 91 banyak, atau bauran produk sejenis, misalkan pad produk Indomie tersedia 5000 kardus, namun baurannya atau jenisnya ada varian Indomie goreng, sup ayam, kari ayam, dll. c. Sistem Informasi Perpustakaan Sistem ini dibangun untuk mengetahui jumlah data yang dimasukkan sangat besar. Bisa jadi sebuah perpustakaan memiliki 200.000 judul buku. Sementara itu, kerumitan dalam pemodelan databasenya terjadi ketika harus melakukan pencatatan terhadap satu judul buku dengan banyak eksemplar, satu judul buku dengan berbeda jilid dan satu judul buku berbeda edisi. Di samping banyaknya field pencatatan untuk sebuah buku, sistem informasi juga harus mampu menyediakan informasi ringkasan atau abstraksi dari buku tersebut. Titik kritis dalam melakukan kontrol dalam sistem informasi yaitu pada saat peminjaman. Bagaimana mengetahui eksemplar ke berapa dari sebuah judul buku yang dipinjam dan berapa eksemplar sisa yang masih tersedia untuk pengunjung lainnya.
92 Dasar Manajemen Farah Putri Wenang Lusianingrum EMASARAN itu dapat dipahami sebagai sebuah konsep yang memiliki makna lebih luas yang melebihi dari fungsi bisnis yang berfokus pada konsumen. Inti dari pemasaran yakni bagaimana dapat menciptakan sebuah nilai serta menghasilkan kepuasan konsumen melalui suatu aktivitas pemasaran modern. Tidak mengherankan jika pemasaran sering diartikan sebagai aktivitas untuk memenuhi kepuasan konsumen dalam rangka memperoleh keuntungan yang optimal. Setidaknya pemasaran ini memiliki dua tujuan utama yaitu dapat menarik para pelanggan baru melalui nilai superior serta mempertahanP 7
Dasar Manajemen 93 kan para pelanggan lama melalui konsistensi yang menghasilkan kepuasan. Wal-Mart terbukti mampu menjadi perusahaan ritel terbesar ^c ^ohc[ g_f[foc eihmcmn_h ^_ha[h d[hdchs[ ‚g_hd[^c lcn_f s[ha g_hdo[f \[l[ha f_\cb gol[b‛. S_f[hdonhs[, F_^_l[f Erjl_mm g_gj_lfcb[ne[h e_g[gjo[hhs[ ^_ha[h ^[j[n g_hd[^c ‚Market L_[^_l‛ di industri pengiriman yang berfokus pada paket ukuran kecil dengan komitmen untuk melakukan pengiriman dengan cepat dan dapat dipercaya. Lebih lanjut, ada Rizt-Carlton yang selalu memberikan prioritas untuk berfokus pada konsumen g_f[foc eigcng_h ohnoe g_g\_lce[h ‚j_ha[f[g[h s[ha nc^[e dapat terlupakah‛ \[ac j_haohdoha bin_f. P_lom[b[[h n_lm_\on merupakan contoh perusahaan yang dapat dengan sukses dapat memahami dan peduli pada pelangganya serta pangsa pasar sehingga pada akhirnya keuntungan akan secara otomatis dapat mengikutinya kemudian. Usaha pemasaran yang dilakukan oleh para perusahaan besar maupun kecil ini dapat menentukan kesuksesannya. Bab ini selanjutnya akan membahas mengenai konsep dasar manajemen pemasaran. Sebagian besar menilai pemasaran itu hanya sekedar melakukan penjualan dan promosi. Padahal penjualan dan promosi ini merupakan bagian dari titik puncak aktivitas j_g[m[l[h. Kihm_j j_g[m[l[h f[g[ s[ehc ‚jligimc ^[h do[f‛ b[lom ^co\[b g_hd[^c eihm_j j_g[m[l[h \[lo s[cno ‚g_go[me[h e_\onob[h eihmog_h" (Kotler dan Amstrong, 2019). Pemasar harus dapat memahami kebutuhan konsumennya dengan baik; menciptakan produk dengan nilai superior; dan melakukan penetapan harga, distribusi, dan promosi produk secara efektif dan efisien . Hal ini bertujuan agar produknya dapat diterima pasar dan terjual
94 Dasar Manajemen dengan baik. Dapat dikatakan bahwa penjualan dan promosi hanya merupakan bagian dari bauran pemasaran saja. Sebaiknya dalam melakukan praktik pemasaran dapat melibatkan keseluruhan bagian dari bauran pemasaran untuk dapat memengaruhi dan menguasai pasar. Jadi, pemasaran dipandang sebgai sebuah proses sosial serta manajerial yang digunakan untuk membuat seorang individu berserta kelompok mendapatkan sesuatu yang dibutuhkan dan diinginkan melalui penciptaan serta pertukaran atau disebut dengan timbal balik antara produk yang bernilai dengan orang lain. Konsep yang paling dasar dalam pemasaran ialah kebutuhan (needs) manusia. Kebutuhan manusia merupakan sebuah pernyataan yang berasal dari sebuah perasaan kekurangan. Kebutuhan dasar itu sejatinya dapat digolongkan menjadi kebutuhan fisik, kebutuhan sosial, dan kebutuhan individual. Kebutuhan fisik ini terdiri dari makanan, rumah, pakaian, rasa aman, dan kehangatan. Selanjutnya kebutuhan sosial meliputi kasih sayang dan rasa memiliki. Lebih lanjut, kebutuhan individual ini terdiri dari ekspresi diri dan pengetahuan. Kebutuhan dasar tersebut tidak dapat diciptakan oleh seorang pemasar kerena menjadi bagian yang paling mendasar pada diri manusia. Keinginan (wants) merupakan kebutuhan dari manusia yang dapat dibentuk dengan kepribadian seseorang dan budaya (Saleh & Said, 2019). Misalnya, seseorang lapar di Yogyakarta menginginkan gudeg, gado-gado, dan es beras kencur. Sementara, seseorang yang berada di Jakarta lapar kemungkinan menginginkan ketoprak, soto Betawi, dan
Dasar Manajemen 95 kerak telur. Keinginan tersebut digambarkan dalam sebuah bentuk objek untuk dapat memuaskan suatu kebutuhan. Perlu dipahami bahwa manusia itu sejatinya mempunyai keinginan yang hampir saja tidak terbatas, namun hanya mempunyai sumber daya terbatas. Jadi, konsumen secara alamiah akan memilih sebuah produk yang mampu memberikan nilai serta kepuasan yang paling baik dari transaksi yang dilakukan. Keinginan yang mendapatkan dukungan daya beli akan berubah menjadi sebuah permintaan (demands). Konsumen menilai bahwa produk ialah suatu kumpulan manfaat dan pemilihan produk yang dapat memberikan kumpulan manfaat yang paling baik dari uangnya. Motor merek Honda Vario dinilai menjadi alat transportasi dasar, hemat bensin, dan harga rendah. Motor Harley-Davidson Pan America 1250 dinilai memiliki kenyamanan dan kemewahan, dan irit bahan bakar pada kelasnya. Melalui keinginan beserta sumber daya yang telah dimiliki maka seseorang akan meminta sebuah produk dengan manfaat yang paling besar guna memenuhi kebutuhannya disesuaikan dengan sumber daya yang dimiliki. Perusahaan pemasaran perlu melakuakan usaha keras untuk dapat mempelajari serta memahami keseluruhan kebutuhan, keinginan, dan permintaan target konsumennya. Riset yang fokus tentang apa yang digemari dan tidak digemari oleh target konsumen juga perlu dilakukan. Selain itu, juga perlu dianalisis setiap pertanyaan, keluahan, garansi, dan data pelayanan. Pengamatan juga harus dilakukan pada konsumen yang mengonsumsi produk perusahaan dan yang mengonsumsi produk pesaing. Selanjutnya, perusahaan harus melatih para pemasar untuk lebih peka dalam mengidentifikasi kebutuhan pelanggan
96 Dasar Manajemen yang masih belum terpenuhi. Perusahaan yang mampu memahami setiap kebutuhan, keinginan, dan permintaan dari pelanggan dengan detail diprediksi akan mampu memberikan sebuah usulah yang bermakna dan penting guna merencanakan dan merancang sebuah strategi pemasaran. Manusia itu dapat memuaskan kebutuhan serta keinginannya dengan produk dan jasa. Produk merupakan segala sesuatu yang ditawarkan ke pasar untuk dapat dimanfaatkan sebagai pemuas kebutuhan maupun keinginan. Konsep dari produk itu tidak hanya terbatas pada objek atau bentuk fisik semata, namun segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan itu disebut sebagai produk. Selain berupa barang berwujud atau nyata, produk juga dapat berwujud menjadi jasa. Jasa ialah aktivitas atau manfaat yang dapat ditawarkan ataupun untuk dijual karena pada dasarnya tidak berwujud dan tidak memiliki akibat pada kepemilikan apapun. Contohnya yakni jasa perbankan, perusahaan transportasi, perhotelan, dan jasa interior rumah. Apabila didefinisikan produk diartikan sebagai segala sesuatu yang bisa ditawarkan kepada pasar untuk dapat diperhatikan; dimiliki; dimanfaatkan; dan dikonsumsi agar dapat memuaskan kebutuhan atau keinginan. Produk ini meliputi objek fisik; orang; jasa; tampat; gagasan; dan organisasi. Sementara jasa ialah segala aktivitas ataupun manfaat yang dapat ditawarkan kepada pasat atau lainnya dalam wujud tidak nyata dan tidak memiliki keberakibatan terhadap kepemilikan apapun.
Dasar Manajemen 97 Produk apabila dipandang dari sudut pandang satuan ekonomi maka dinilai sebagai tempat, orang, aktivitas, organisasi, dan gagasan. Dalam hal ini konsumen mengambil keputuasan tentang acara yang akan ditonton di waktu senggang, tempat yang akan dikunjungi ketika cuti, organisasi apa yang dipilih untuk menyalurkan donasi, dan gagasan seperti apa yang akan dipertimbangkan dan diterima. Bagi diri konsumen, keseluruhan hal tersebut merupakan suatu produk. Saat ini telah banyak penjual yang melakukan kekeliruan karena terlalu berfokus memberikan prioritas pada produk fisik yang ditawarkan dibandingkan dengan terhadap manfaat yang dihasilkan dari sebuah produk. Perusahaan dalam hal ini lebih menempatkan dirinya sebagai penjual yang hanya menjual produknya dan tidak fokus untuk memecahkan atau memenuhi kebutuhan dan keinginan target konsumennya. Misalnya sebuah perusahaan menilai bahwa pelangganya membutuhkan mata bor, namun sebenarnya yang dibutuhkan ialah lubang. Perusahan ini mengalami ‚g[le_ncha gsijc[‛. Perusahaan tersebut lebih memprioritaskan produknya berdasarkan terhadap kebutuhan dan keinginan yang telah ada tanpa memahami kebutuhan dan keinginan mendasar dari dari para pelanggannya. Perusahaan melupakan bahwa sebuah produk itu hanya sebagai suatu alat yang digunakan untuk memecahkan atau memenuhi kebutuhan konsumen. Perusahaan seperti ini tentunya akan menhadapi sebuah kesulitan apabila muncul produk baru yang lebih dapat memenuhi dan memecahkan keinginan dan kebutuhan pelanggannya dengan cara yang lebih baik dan harga lebih terjangkau. Pelanggan dalam hal ini yang memiliki
98 Dasar Manajemen kebutuhan sama tentunya akan menginginkan sebuah produk baru itu. Nilai pelanggan atau biasanya disebut dengan customer value ialah istilah tentang selisih dari nilai yang diperoleh oleh pelanggan ketika memiliki dan memanfaatkan sebuah produk, dengan membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh produk tersebut. Contohnya pelanggan dari FedEx yang menerikan beberapa manfaat seperti pengiriman paket yang dapat diandalkan dan cepat. Namun pengguna layanan FedEx ini kemungkinan besar juga akan memperoleh citra dan status. Pengguna dari FedEx ini biasanya akan membuat penerima maupun pengirim dari paket tersebut merasa menjadai seseorang yang penting. Jadi, ketika membuat Keputusan dengan menggunakan pengiriman FedEx ini maka pelanggan tersebut tentunya telah mempertimbangkan beberapa hal dan nilai-nilai lainnya seperti usaha, uang, dan biaya psikis atas penggunaan jasa. Hal ini dilakukan karena tentunya juga akan digunakan untuk membandingkan nilai dari penggunaan FedEx dengan nilai penggunaan dari agen pengiriman yang lain untuk digunakan dalam penentuan yang memberikan nilai terbesar. Biasanya pelanggan mengukur nilai dari sebuah produk beserta biaya dengan tidak secara objektif dan akurat. Pelanggan ini hanya menilai berdasarkan pada nilai perkiraan atau prediksi saja. Kepuasan pelanggan atau customer satisfaction ialah sebuah tingkatan yang meramalkan perkiraan kinerja dari sebuah produk dalam hal memberikan suatu nilai, apakah kinerja dari produk tersebut sesuai dengan harapan dari konsumennya atau tidak. Apabila kinerja produk tersebut lebih rendah dari harapan yang dimiliki oleh konsumen,
Dasar Manajemen 99 maka konsumen tersebut terpuaskan. Namun, jika kinerja dari produk tersebut dapat sesuai harapan, maka konsumen akan terpuaskan. Dan apabila, kinerja dari produk dapat melampaui atau melebihi harapan maka konsumen akan merasa senang. Perusahaan harus dapat mencari cara tersendiri agar dapat mempertahankan kepuasan dari para konsumennya. Konsumen yang merasa puas tentunya akan melakukan pembelian kembali dan juga dapat membagikan pengalaman menyenangkan dengan produk tersebut kepada orang lain. Kuncinya yaitu harus dapat menyesuaikan harapan para konsumen dengan kinerja dari produk perusahaan. Perusahaan yang baik itu akan memiliki niat untuk memuaskan konsumennya melalui pemberian janji tentang apa saja yang memang bisa dilakukan, namun nantinya sebisa mungkin untuk memberikan kinerja yang melebihi dari yang dijanjikan tersebut. Kepuasan tentunya juga memiliki keterkaitan erat dengan kualitas. Beberapa tahun ini, telah lazim mengadopsi program tentang manajemen mutu total atau total quality management (TQM). Program ini dilaksanakan untuk dapat digunakan dalam rangka perbaikan atas keberlanjutan jasa, produ, dan proses pemasaran. Mutu memiliki pengaruh secara langsung pada kinerja produk dan selanjutnya juga akan memengaruhi kepuasan pelanggan. Mono ^[j[n ^c[lnce[h m_\[a[c ‚n[hj[ ][][n‛ ^[f[g g[eh[ sempit. Namun, mayoritas perusahaan saat ini telah berorientasi secara konsisten terhadap kepuasan konsumen yang telah melebihi definisi mutu dengan makna sempit. Sebaliknya perusahaan saat ini telah mendefinisikan mutu dengan dasar kepuasan konsumen. Definisi yang memberikan fokus pada pelanggan ini memberikan kesan nyata bahwa sebuah perasaah itu telah dapat mencapai suatu
100 Dasar Manajemen mutu yang terpadu ketika sebuah produk ataupun jasa yang dimiliki mampu memenuhi maupun melampaui harapan dari para konsumennya. Tujuan dasar dari dalam gerakan mutu terpada pada masa kini telah bertransformasi menjadi ‚e_jo[m[h nin[f eihmog_h [n[o total customer satisfaction‛. Mutu itu sendiri dimulai dari sebuah kebutuhan konsumen dan diakhiri dengan terciptanya kepuasan konsumen. Bauran pemasaran itu setidaknya terdiri dari 4P yakni produk, promosi, harga, dan tempat. Namun saat ini juga telah ada yang menyebutkan bahwa bauran pemaaran telah bertransformasi menjadi 7P yakni produk, promosi, harga, tempat, proses, orang, dan bukti fisik. Bauran pemasaran ini diartikan sebagai seperangkat variabel dalam pemasaran yang tentunya dapat dikendalikan serta dimanfaatkan oleh perusahaan dalam rangka mencapau sebuah tujuan pada pasar sasaran. Hal ini juga sering dikenal sebagai sebuah keputusan dalam manajemem pemasaran yang utama sebagai suatu variabel terbaik untuk memuaskan konsumen dalam lingkup pasar sasaran. Berikut ini aspek bauaran pemasaran menurut Lotte et al. (2023). Komponen yang pertama dalam konsep bauran pemasaran ialah produk. Produk ataupun produksi biasanya dimaknai sebagai segala sesuatu yang telah dapat ditawarkan kepada konsumen dalam rangka memenuhi kebutuhan ataupun keinginannya. Upaya dapat dilakukan oleh perusahaan untuk menarik konsumen melalui optimalisasi produk supaya produk tersebut nantinya dapat selalu dicari konsumen untuk
Dasar Manajemen 101 memenuhi kebutuhan ataupun keinginannya. Berikut ini strategi pengembangan untuk sebuah produk. 1. Optimalisasi Logo dan Slogan Logo ini menjadi ciri khas dari sebuah produk. Sementara slogan atau motto ialah kata yang dapat memandu sebuah perusahaan untuk konsisten dapat menciptakan nilai produk sesuai hal tersebut. Jadi, logo serta slogan tentunya harus menjadi bagian prioritas perusahaan ketika merancah sebuah produk dengan tujuan supaya pada target konsumennya atau pelanggan di pasar sasaran dapat dengan cepat dan mudah mengingatnya. 2. Menciptakan Merek Setiap produk yang diciptakan oleh perusahaan tentunya harus memiliki nama atau biasanya dalam pemasaran dikenal dengan istilah merek. Hal ini untuk dapat membedakan produk satu perusahaan dengan pesaingnya. Hal ini agar para konsumen dapat dengan mudah menemukan produk di pasar. 3. Penciptaan Kemasan Kemasan produk tidak hanya digunakan untuk melindungi produk. Namun saat ini kemasan juga sebagai salah satu strategi untuk menarik hari para konsemen. Kemasan yang baik dapat melindungi produk dari kerusakan dan menambah umum manfaat produk. Selain itu, dalam mendesain dan pemilihan bahan produk perlu juga disesuaikan karakteristik produknya. Setidaknya dalam kemasan ini memuat labeling produk, merek, logo produk, logo halal untuk makanan, dan nomor perijinan lainnya.
102 Dasar Manajemen a. Harga (Price) Tarif ataupun harga ialah suatu biaya yang tentunya harus dikeluarkan konsumen supaya dapat memperoleh barang yang diinginkan. Perushaan menetapkan harga yang perlu dibayar oleh konsumen dengan mempehatikan biaya produksi dan biaya-biaya tambahan lainnya. Sebelum menetapkan harga perusahaan juga dapat melakukan survei terhadap harga yang ditawarkan di pasar sasaran. Hal ini tujuannya untuk dapat menyesuaikan harga barang yang ditetapkan dapat bersaing karena dengan tujuan menghasilkan persepsi konsumen tentang harga produk yang dibebankan pada produk tersebut sesuai. Indikator yang menjadi dasar ketika melakukan evaluasi harga produk yaitu apakah ada diskon, apakah harganya sudah tercantum dalam label, dan bagaiman metod pembayarannya. b. Promosi (Promotion) Promosi itu tidak hanya sekedar sebagai sarana komunikasi antara produsen dengna konsumen. Namun, komunikasi juga dijadikan sebagai sarana dalam membujuk konsumen supaya melakukan aktivitas pembelian atau penggunaan jasa yang sesuai dengan keinginan maupun kebutuhannya. Melalui promosi konsumen dapat mengetahui secara rinci karakteristik keunggulan produk dan menumbuhkan minat beli. Promosi itu dapat dilakukan melalui 4 bauran promosi 1) Periklanan (Advertising) ialah sebuat perikalanan yang dimanfaatkan perusahaan dalam menginformasikan, menarik, dan memengaruhi calon konsumen. Adapun cara untuk melakukan periklanan dapat dilakukan dengan pemasangan baliho pada
Dasar Manajemen 103 area jalan strategis; pencetakan brosur; pemasangan spanduk; dan distribusi di area pusat bisnis. 2) Promosi Penjualan (Sales Promotion) memiliki tujuan untuk dapat meningkatkan suaut penjualan maupun menambah jumlah konsumen baru dan mempertahankan konsumen lama. Promosi melalui car aini dilakukan oleh perusahan untuk merangsang para konsumen dengna memberikan souvenir atau hadiah kepada para konsumen regular. Selain itu, juga dapat dengan memberikan potongan harga kepada para konsumen. 3) Humas ialah upaya untuk membentuk citra baik dengan cara optimalisasi aktivitas sosial maupun melakukan event-event yang bermanfaat bagi para konsumen sasaran. Hal ini dapat secara langsung atupun tidak langsung mampu menjadi sarana untuk meningkatkan prestise. 4) Personal Selling yaitu upaya yang dilakukan oleh pegawai untuk melayani serta memengaruhi konsumen secara langsung atau tatap muka. Dampat yang paling besar melalui aktivitas personal selling yaitu sebuah layanan pelanggan melalui Anda sendiri. c. Tempat (Place) Bagi sebuah bisnis pemilihan lokasi penjualan produk dan produksi produk itu merupakan bagian penting. Pemilihan lokasi penjualan produk sebisa mungkin dekat dengan konsumen. Sementara untuk tempat produksi produk dapat memilih lokasi yang dekat dengan area bahan baku produk tersebut. Hindari untuk
104 Dasar Manajemen menjugal produk dan memproduksi produk pada area yang rawan konflik. d. Proses (Process) Aspek proses dalam konsep bauran pemasaran berkaitan dengan keseluruhan prosedur aktivitas pada produksi sampai penyampaian produk pada konsumen. Proses dalam marketing mix beberapa tahapan yang dimulai dari proses pemesanan produk dari konsumen sampai dengan proses pengiriman produk kepada konsumen. e. Orang (People) Orang yang bertugas untuk menjalankan aktivitas pemasaran ialah elemen penting dalam sebuah bisnis. Orang-orang tersebut dapat meliputi staf pemasaran, customer service, kasir, staf pengemasan dan pengiriman barang. Orang yang memiliki peran di balik sebuah aktivitas pemasaran sebaiknya memiliki tiga kriteria utama. Kriteria tersebut terdiri dari kemampuan untuks memberikan sebuah layanan berkualitas, memiliki semangat tulus, dan memiliki keterbukaan dalam menerima masukan ataupun umpan balik. f. Bukti Fisik (Physical Evidence) Bukti fisik berkaitan dengan segala sesuatu yang dapat dilihat oleh para konsumen ketika berinteraksi dalam aktivitas bisnis. Contohnya yaitu bukti pemesanan, bukti pembayaran, situs web, logo, kemasan produk, dan desain interior toko. Selain hal tersebut, elemen tersebut juga mampu mencakup beberapa cara kerja beserta cara berpakaian para staf pemasaran dan penjualan.
Dasar Manajemen 105 Ir. Johan Alfian Pradana Prinsip seni tidak melulu tentang menggambar, desain maupun pertunjukkan. Namun, terdapat seni menghasilkan barang dan jasa yang bernilai bagi pengguna (Slack and Jones, 2018). Dalam hal ini, diperlukan manajemen operasi sebagai seni untuk keberhasilan industri berdaya saing. 8
106 Dasar Manajemen Keberhasilan manajemen operasi tidak lepas dari tokoh – tokoh bersejarah, seperti Adam Smith (1776) dengan specialization of labour in manufacturing. Robert Owen (1858) dengan perbaikan faktor produksi di perusahaan pemintal kapas. Charles Babbage (1871) dengan devision of labour. Frederick W. Taylor (1881) dengan seleksi tenaga kerja, perencanaan, penjadwalan, studi gerak dan ergonomi. Walter Shewhart (1924) dengan pengendalian kualitas perhitungan sampel untuk statistik (Wignjosoebroto, 2003). Adopsi kerangka kerja 5W+1H untuk berpikir sistematis dalam manajemen operasi (Komari et al., 2021). 1. What is Operation Management ? Manajemen operasi dengan fokus: a. Desain proses: Merancang dan menerapkan proses efisien dan efektif mengubah input menjadi output. b. Manajemen rantai pasokan: Mengelola aliran bahan, informasi, dan barang dari pemasok ke pelanggan (Indrasari, Nursanti and Vitasari, 2014; Ariyanti, 2018; Indrasari and Komari, 2021). c. Manajemen mutu: Memastikan produk dan layanan berstandar kualitas. d. Manajemen sumber daya manusia: Mempekerjakan, melatih, dan memotivasi karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. 2. Why is Operation Management ? Manajemen operasi penting karena untuk kebutuhan :
Dasar Manajemen 107 a. Efisiensi dan produktivitas: memproduksi barang dan jasa dengan sumber daya minimal dan waktu singkat. b. Kualitas: memastikan produk dan layanan berstandar kualitas (Psarommatis et al., 2020). c. Biaya: mengurangi pemborosan yang tidak perlu (Dutta, Nadaf and Mandal, 2016; Balaguera, 2019). d. Kepuasan pelanggan: memberikan produk dan layanan sesuai atau melampaui harapan pelanggan (Arifianti and Raharja, 2018). 3. Where is Operation Management applied ? Manajemen operasi diterapkan di berbagai industri, termasuk: a. Manufaktur: Memproduksi barang fisik, seperti mobil, komputer, elektronik dan konsumsi. b. Layanan: Menyediakan layanan tidak berwujud, seperti kesehatan, pendidikan, dan transportasi. 4. When is Operation Management applied ? Contoh spesifik diterapkan dalam hal: a. Pengembangan produk: produk dirancang sesuai Voice of Customer. b. Perencanaan produksi: menentukan kapasitas, waktu dan alokasi sumber daya. c. Manajemen rantai pasokan: mengelola aliran material, informasi, dan barang dari pemasok ke produsen dan dari produsen ke pelanggan. d. Manajemen mutu: menerapkan prosedur untuk memenuhi standar kualitas. e. Layanan pelanggan: memastikan pelanggan puas dengan produk dan layanan yang mereka terima.
108 Dasar Manajemen 5. Who is Operation Management applied ? Entitas yang berkontribusi, termasuk: a. Karyawan: memahami peran dan tanggung jawab serta melakukan pekerjaan secara efektif. b. Manajer: Merencanakan, mengatur, dan mengendalikan proses bisnis. c. Pelanggan: memastikan puas dengan produk dan layanan yang diterima. d. Pemasok: mengelola hubungan antar pemasok dalam hal material bermutu dan harga kompetitif. 6. How is Operation Management applied ? Penerapan dilapangan termasuk: a. Pemetaan proses: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan langkah-langkah yang terlibat dalam proses bisnis. b. Diagram alir dan Analisis data: memvisualisasikan langkah dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan data secara tepat dan akurat. c. Simulasi: simulasi proses bisnis dengan skenario terbaik, seperti trade-off biaya waktu dengan optimalisasi sumber daya, distribusi waktu siklus dan ritme kerja (Elizandro and Taha, 2007; LópezPintado, Dumas and Berx, 2024). d. Six Sigma: Mengurangi cacat kualitas dengan tahapan umum Define, Measure, Analyze, Improve dan Control (Carroll, 2013; Indrasari et al., 2021; Widjajanto and Hardi Purba, 2021). Beberapa aktivitas manajemen operasi pada bidang organisasi, berikut (Slack, Chambers and Johnston, 2010).
Dasar Manajemen 109 1. Internet Service Provider : perawatan hardware, software dan merancang konten baru untuk menyajikan informasi kepada pelanggan dan layanan provider. Contoh : PT. Hutchison 3 Indonesia, PT. Sampoerna Telekomunikasi, PT. Bakrie Telkom. 2. Rantai Makanan Siap Saji : layanan pelanggan, kebersihan ruangan terbuka dan tertutup, produksi makanan seperti burger, pizza dan minuman soda. Contoh : PT. Fast Food Indonesia Tbk 3. Manufaktur properti : perancangan komponen dan penyambungan komponen manufaktur, seperti perabot rumah tangga. Contoh : PT. Cahaya Buana Intitama. Model umum terdiri dari planning, organizing dan controlling yang saling berkaitan. Gambar 1. Model Umum dari Manajemen Operasi Sumber : (Kumar and Suresh, 2008)
110 Dasar Manajemen 1. Planning Fokus perencanaan produk, desain fasilitas, dan penggunaan proses konversi. 2. Organizing Penetapan struktur peran dan aliran informasi dengan memberikan wewenang dan tanggung jawab. 3. Controlling Mengukur keluaran aktual terhadap rencana yang mencangkup biaya, kualitas, dan jadwal. 4. Behaviour Mengorganisasi dalam sistem perilaku manusia. 5. Model Merencanakan dan mengendalikan faktor seperti pemrograman linier dan simulasi komputer untuk penyelesaian kapasitas dalam menentukan lokasi fasilitas terbaik. Terdapat 2 obyek yaitu layanan pelanggan dan utilitas sumber (Kumar and Suresh, 2008). Keduanya memiliki langkah penyelesaian yang berbeda terhadap kasus yang diulas. Layanan pelanggan dengan indikasi produk, harga, waktu (Pradana, Luh and Hariastuti, 2023). Penyelesaian ini dapat menggunakan service quality (Parasuraman, Zeithaml and Berry, 1985; Zeithaml, 2016). Utilitas sumber dapat diformulasikan menggunakan 6M (Man, Money, Material, Machine, Method, Mother Nature) dalam diagram tulang ikan(Bloch, 2017).
Dasar Manajemen 111 Manajemen operasi dengan aktivitas berikut (Kumar and Suresh, 2008). 1. Lokasi Fasilitas Lokasi fasilitas untuk menemukan lokasi yang meminimalkan biaya dan memaksimalkan manfaat. 2. Tata Letak Pabrik dan Penanganan Material Tata letak pabrik untuk merancang tata letak yang efisien dan efektif. Penanganan material untuk memiliki sistem penanganan material yang efisien untuk menghindari kemacetan dan penundaan. 3. Desain Produk Desain produk untuk merancang produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan menguntungkan untuk diproduksi. 4. Desain Proses Desain proses untuk memproduksi dan merancang proses yang efisien dan efektif. 5. Perencanaan dan Pengendalian Produksi Capaian tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai kualitas yang dipersyaratkan. 6. Pengendalian Kualitas Menghindari cacat dan memastikan produk berkualitas tinggi 7. Manajemen Material Sistem manajemen material yang efisien untuk menghindari kekurangan dan surplus 8. Manajemen Pemeliharaan Mencegah kerusakan dan memastikan peralatan dalam kondisi baik.
112 Dasar Manajemen Riset manajemen operasi berkembang pesat dalam 5 tahun terakhir. Tabel 1. Temuan Riset Manajemen Operasi dari Riset Terbaru Aktivitas Sampel Temuan Sumber Location of facilities Perbaikan formulasi dengan waktu penyelesaian terbaik (Blanco, Marín and Puerto, 2024) Plant layout and material handling Efisiensi energi >99% dengan mengaktifkan eSMR (From et al., 2024) Product design Pendekatan gaussian process untuk meningkatkan kinerja (EcheverriaRios and Green, 2024) Process design Kemampuan struktur material dan cetak dengan volume increases tertinggi sebesar 14,92% (Lu et al., 2024) Production and planning control Tidak akurasi entri data karena sumber daya manusia dan pengendalian organisasi dari root cause analysis (Lindström et al., 2023) Quality control Sistem kendali inline dengan inframerah yang mampu meningkatkan efisiensi lini produksi (Mohamed et al., 2024)
Dasar Manajemen 113 tercapai Material management Tingkat daur ulang limbah menuju sirkular ekonomi (Skare, Gavurova and Kovac, 2023) Maintenance management Kerangka teknologi dan organisasi berperan dalam kinerja UMKM digitalisasi (Grooss, 2024) Tabel 1. Studi Kasus Temuan Riset Terbaru Manajemen Operasi Studi Kasus Temuan Sumber Layanan Perpustakaan 1. Promosi digital 2. Robot bergerak otonom (Jafari, Sgarbossa and Peron, 2023) Review Komprehensif 1. Penjadwalan 2. Kemoterapi (Song et al., 2022) Manufaktur Aditif Pencetakan 3D dari sisi rantai pasok, pangsa pasar dan society (Beltagui et al., 2023) Layanan barbershop 1. Integrasi perilaku pelanggan 2. Simulasi sistem operasi layanan dengan hibrid (Tian et al., 2022) Bisnis intelijen Fitur yang dipakai tidak meningkatkan kinerja (Mudau, Cohen and Papageorgiou,
114 Dasar Manajemen 2024) Potensi riset di bidang keilmuan manajemen operasi sangat luas dan dapat terus berkembang untuk memberikan kontribusi positif bagi kemajuan organisasi dan perekonomian.
Dasar Manajemen 115 I Gusti Agung Prabandari Tri Putri, S.E., M.M Perencanaan merujuk pada proses awal untuk mengatasi kesenjangan antara kondisi saat ini dengan tujuan yang diharapkan pada masa mendatang oleh organisasi. Tujuan mengarah pada pencapaian hasil yang dapat dilaksanakan melalui serangkaian aktivitas kerja. Pada organisasi umumnya sebuah tujuan atau cita-cita akan dikelompokkan 9
116 Dasar Manajemen kedalam tiga periode waktu yakni jangka pendek, jangka menengah, serta jangka panjang. Penetepan tujuan pada tiap periode waktu selalu dimulai dari kegiatan perencanaan oleh manajemen organisasi mengarah pada hasil maksimal yang dapat dicapai. Namun, pada kenyataannya sering kali hasil yang dicapai tidak sesuai dengan harapan sehingga memunculkan gap atau kesenjangan. Minimalisasi kesenjangan tersebut dapat dilakukan dengan menjalankan aktivitas sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Fungsi perencanaan (planning) merupakan aktivitas kompleks yang mencakup pemetaan terhadap seluruh sumber daya organisasi dan efektivitas pemanfaatannya (Mendo et al., 2022). Langkah strategi dalam perencanaan memudahkan seorang manajer untuk mengetahui dan mengatur jenis pekerjaan yang harus dilakukan, mengelompokkan sarana prasarana yang digunakan, serta menetapkan proses kerja yang harus dijalankan. Pada akhirnya, perencanaan ini memiliki peranan penting dalam pengambilan keputusan dalam organisasi. Penyusunan rencana untuk mencapai tujuan menjadikan manajer menjadi lebih adaptif karena harus menyadari perubahan lingkungan internal dan eksternal bisnis. Manfaat rencana dalam manajemen terlihat dari cara manajer merespon perubahan tersebut untuk dijadikan dasar peramalan bisnis di masa mendatang. Pada saat merencanakan suatu keputusan atau strategi, seorang manajer akan membangun komunikasi dengan tim kerja dengan tujuan mendapatkan lebih banyak perspektif (Jeseviciute-Ufartiene, 2014). Hal inilah yang menjadikan manajer sebagai pengambil keputusan yang baik. Jadi perencanaan dapat mencerminkan kerangka dasar
Dasar Manajemen 117 manajemen organisasi yang meliputi visi dan misi, strategi, serta tujuan. Proses perencanaan dengan melibatkan karyawan juga mengarahkan manajer untuk menjalankan proses evaluasi terhadap semua tugas potensial. Manajer harus mampu memilih tugas yang paling penting untuk dikerjakan serta menjelaskan secara terstruktur dan sistematis kepada karyawan. Pentingnya perencanaan inilah yang menjadikan manajer harus memiliki pemikiran yang murni, tidak memiliki keberpihakan kepada salah satu kondisi, serta mampu menerapkan metode-metode manajemen terkini baik secara teoritis dalam praktik pengelolaan. Secara alamiah perencanaan memiliki sifat-sifat yang membedakannya dari fungsi manajemen lainnya. Pertama, perencanaan berorientasi pada tujuan. Perencanaan memberikan arah dan fokus sebagai panduan manajemen dalam bertindak memenuhi target capaian. Tujuan yang jelas membantu manajemen untuk membuat pengukuran kinerja organisasi, sehingga identifikasi terhadap kelemahan organisasi dapat dilakukan. Perencanaan dapat mendukung peranan manajer dalam pengambilan keputusan karena adanya proses evaluasi dan pembelajaran dalam tiap tahapan yang dilalui organisasi. Pengelolaan menjadi lebih efektif karena melalui evaluasi, organisasi memiliki kerangka untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan. Kedua, perencanaan adalah proses intelektual atau rasional. Artinya dalam proses perumusan rencana melibatkan pemikiran, analisis, serta pengambilan keputusan pada level manajemen atas dan menengah. Proses intelektual yang
118 Dasar Manajemen dimaksud yakni adanya penggunaan serta pengolahan pengetahuan, data, maupun informasi yang tersedia. Selanjutnya hasil pengolahan informasi tersebut dikoordinasikan dan diintegrasikan pada berbagai unit atau departemen dalam organisasi. Terakhir tetap diperlukan adanya evaluasi secara berkesinambungan agar manajer mampu melakukan penyesuaian rencana apabila terjadi perubahan kondisi internal dan eksternal organisasi. Ketiga, perencanaan bersifat menyeluruh di mana dalam penyusunan rencana melibatkan seluruh aspek yang ada di organisasi. Keseluruhan unit dalam organisasi harus terlibat tanpa terkecuali karena setiap unit memiliki tugas dan tanggung jawab tersendiri untuk kemajuan organisasi. Sifat menyeluruh juga diartikan bahwa perencanaan memungkinkan organisasi untuk memiliki tujuan jangka pendek, menengah, dan panjang serta rencana tindakan yang lebih terperinci untuk mencapainya. Keempat, perencanaan berwawasan ke depan artinya manajemen dalam menyusun rencana strategis tidak hanya berlandaskan kondisi dan kebutuhan organisasi saat ini melainkan juga mempertimbangkan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Karakteristik dari sifat ini meliputi ketepatan manajer dalam melakukan analisis tren dan perubahan, penyatuan dan penyamaan persepsi manajemen dalam merumuskan visi dan misi, ketepatan dalam mengidentifikasi peluang dan tantangan. Upaya menumbuhkan wawasan seluruh unsur organisasi juga mendorong manajemen untuk mengutamakan fleksibilitas dan adapabilitas sebagai wujud respon cepat terhadap perubahan lingkungan. Berwawasan kedepan juga mengandung makna bahwa perencanaan mendorong
Dasar Manajemen 119 manajemen untuk dapat berinovasi guna menciptakan keunggulan bersaing di setiap periodenya. Kelima, perencanaan adalah proses yang abadi dan terpadu. Sifat ini menunjukkan jika perencanaan tidak dapat dilepaskan dari manajemen dan organisasi. Proses perencanaan akan selalu dilakukan oleh unsur manajemen selama organisasi tersebut masih memiliki visi. Kegiatan perencanaan pada dasarnya adalah proses berkelanjutan, di mana tiap perkembangan yang terjadi dan dapat memberikan pengaruh bagi organisasi akan berdampak juga pada rencana strategis. Artinya rencana harus beradaptasi dan memberikan respon atas perkembangan yang terjadi seperti perkembangan teknologi. Terpadu mencerminkan perencanaan tersebut dapat diterima oleh setiap bagian organisasi dan mengakar pada individu yang berada dalam organisasi sehingga menciptakan keselarasan untuk bekerja mencapai visi. Perencanaan dalam manajemen secara umum memiliki empat jenis tipe, sebagai berikut (David, 2011;Misra, 2015): 1. Perencanaan Operasional Lingkup terkecil perencanaan manajemen dimulai dari perencanaan operasional, yang berkaitan dengan aktivitas harian pada tingkat unit atau departemen yang akan dioperasikan dalam manajemen strategis. Langkah dasar dalam perencanaan operasional meliputi penetapan tujuan dan sasaran unit, menetapkan prioritas yang dapat dijelaskan dengan asumsi, menyusun rencana utama dan cadangan, serta menetapkan sistem pengendalian dengan tindak lanjut perbaikan maupun pengembangan.
120 Dasar Manajemen 2. Perencanaan Menengah Perencanaan jangka menengah erat kaitannya dengan perspektif waktu manajemen. Penetapan perencanaan menengah ini akan dikerjakan oleh manajer puncak yang berkoordinasi dengan manajer menengah. Durasi waktu perencanaan menengah umumnya satu hingga lima tahun dan merupakan langkah rencana strategi untuk pencapaian tujuan jangka panjang organisasi. 3. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis berkaitan dengan tingkat kelembagaan yang mendefinisikan visi organisasi. Adanya rencana strategis akan membantu organisasi memiliki arah capaian serta mendorong organisasi untuk mengintegrasikan diri ke dalam lingkungan tugasnya. Rencana strategis mencakup alokasi pasar sasaran, inovasi, sumber daya manusia, sumber keuangan, sumber fisik, produktivitas, tanggung jawab sosial, dan target keuntungan serta tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan termasuk upaya analisis faktor lingkungan yang dapat memengaruhi organisasi. 4. Perencanaan Kontingensi Manajemen juga harus menyusun perencanaan kontingensi. Pada perencanaan ini manajemen serta tim kerja harus memastikan bahwa telah memastikan adanya langkah-langkah tindak lanjut yang tepat dan dapat langsung diterapkan ketika terjadi kondisi darurat dalam organisasi. Tujuan perencanaan kontingensi adalah mitigasi risiko dari kerusakan atau kehilangan personal dan aset organisasi. Rencana darurat ini memungkinkan
Dasar Manajemen 121 manajemen untuk bertindak apabila terjadi pemogokan, perubahan makro ekonomi, atau bencana alam. Fungsi perencanaan dalam manajemen mencerminkan seni dalam melihat peluang dan ancaman di masa mendatang dengan memerhatikan kondisi saat ini guna mencapai visi organisasi. Proses perencanaan melibatkan manajemen level atas dan menengah yang implementasinya melibatkan seluruh unit organisasi sehingga perencanaan harus melalui lima tahapan berikut (Koontz et al., 1984): 1. Tahap Pertama: Developing an Awareness of The Present State Manajer sebagai tokoh perencanaan terlebih dahulu membangun dasar yang kokoh guna merancang rencana. Perencanaan yang relevan dan realistis dapat dibentuk dari hasil analisis situasi internal dan eksternal organisasi. Seluruh elemen harus memiliki keselarasan dengan kondisi organisasi dan tiap perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, dengan keselarasan tersebut organisasi dapat membuat keputusan yang mengarah pada perencanaan yang efektif dan efisien dalam mencapai visi. 2. Tahap Kedua: Establishing Goals Perencanaan organisasi memerlukan penentuan tujuan yang lebih terperinci. Artinya manajer selaku penggerak organisasi dapat mengembangkan tindakan yang lebih spesifik dan lebih mudah terukur. Tujuannya agar pelaksanaan perencanaan menjadi lebih terarah, memenuhi kebutuhan organisasi, dan memunculkan keunggulan organisasi.
122 Dasar Manajemen 3. Tahap Ketiga: Premising Pada tahap ketiga seorang manajer perlu menerapkan sebuah premis atau asumsi tentang kemungkinan yang dapat terjadi di periode mendatang. Manajer diharapkan mampu melakukan peramalan (forecasting) berdasarkan kondisi internal dan eksternal organisasi. Jadi adanya asumsi ini akan memersiapkan seluruh unsur dalam organisasi untuk menghadapi perubahan kondisi diluar kendali manajer. 4. Tahap Keempat: Determining a Course of Action Tahap keempat ini mengarah pada penentuan langkah-langkah strategi untuk mencapai visi yang telah ditetapkan. Taktik strategi dapat disesuaikan dengan target yang diharapkan tercapai pada tiap waktunya, kemudian pertimbangan mengenai alokasi sumber daya. Selain itu harus dipetakan personal yang bertanggung jawab pada tiap rencana serta periode pelaksanaan strategi. Secara berkesinambungan manajer wajib melakukan monitoring dan pengendalian untuk mencegah tindakan yang tidak sesuai. 5. Tahap Kelima: Formulating Supportive Plans Perencanaan tidak terbatas pada perumusan rencana dasar, manajer dan pemangku kepentingan terkait dapat menyusun rencana turunan. Maksudnya adalah penyediaan tindakan pendukung untuk menunjang terlaksananya rencana utama. Umumnya rencana turunan ini akan mendorong manajemen untuk menghasilkan inovasi-inovasi tindakan sehingga mendorong pencapaian yang melebihi target utama.
Dasar Manajemen 123 Perencanaan memuat berbagai elemen yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijakan, prosedur, dan metode upaya pencapaian cita-cita perusahaan. Pencapaian manajemen yang efektif diharapkan mengarah pada penentuan-penentuan perencanaan sebagai berikut: 1. Kejelasan program maupun jenis kegiatan yang akan dilaksanakan Manajer memiliki tugas untuk merancang pelaksanaan suatu program kegiatan sebagai upaya pencapaian tujuan bisnis. Uraian mengenai program kerja atau jenis kegiatan harus dibuat secara jelas dan mampu dipahami oleh seluruh pihak yang berke-pentingan. Alternatif program atau kegiatan juga perlu direncanakan apabila dalam prosesnya terjadinya 2. Prosedur pelaksanaan program atau kegiatan Uraian program kerja atau kegiatan paling tidak mencakup prosedur pelaksanaannya. Manajer dapat menjelaskan mekanisme agar suatu program atau kegiatan tersebut dapat berjalan. Penentuan input dan output menjadi salah satu hal penting yang harus direncanakan, termasuk bentuk evaluasi apabila program atau kegiatan telah terlaksana. Bentuk evaluasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan manajemen dengan harapan dapat meningkatkan kualitas kegiatan di masa mendatang dan keberhasilan pencapaian tujuan. 3. Landasan kebijakan kegiatan Kompleksitas perencanaan dalam manajemen juga termasuk dalam penyusunan kebijakan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan program atau kegiatan ter-
124 Dasar Manajemen sebut. Manajer harus menetapkan aturan yang mengikat karyawan agar senantiasa menjalankan kegiatan sesuai dengan kesepakatan manajemen. Harapannya kebijakan menjadi dasar manajer dan karyawan untuk bertindak dan jika terjadi pelanggaran atau kesalahan dapat segera ditindaklanjuti. Adanya landasan kebijakan juga membantu manajemen dalam pengawasan dan penjagaan kualitas organisasi, karena akan berdampak pada nilai organisasi. 4. Tujuan dan sasaran strategis yang hendak dicapai Perencanaan merupakan tolok ukur dari berhasil atau tidaknya pengelolaan manajemen. Tujuan dan sasaran strategis hanya bisa dicapai apabila pengelolaan manajemen berjalan secara efektif dan efisien. Melalui perencanaan, manajemen akan lebih mudah dalam mengarahkan organisasinya karena adanya satuan kerja yang harus dilakukan. Selain itu, adanya perencanaan dapat meminimalisasi ketidakpastian atau risiko dalam pencapaian tujuan organisasi. Ketidakpastian dapat diindentifikasi terlebih dahulu sehingga manajer dapat memersiapkan bentuk mitigasi risiko guna mencegah kerugian. 5. Personal yang melaksanakan rencana Manajemen yang efektif akan tercipta dari penentuan tokoh-tokoh atau personal dalam tiap rencana organisasi. Rencana yang sudah disusun tidak akan berhasil apabila manajemen menempatkan personal tidak sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya. Pada kondisi seperti ini manajer harus mengetahui siapa anggota tim atau personal dalam organisasi, apa keahlian yang dimiliki masing-masing, serta bagaimana hasil kerja
Dasar Manajemen 125 pada periode sebelumnya. Personal yang benar pada posisi yang tepat akan mendorong kesuksesan manajemen organisasi. Oleh karena itu, manajer diharapkan tidak subyektif dalam memilih personal yang melaksanakan rencana manajemen. 6. Waktu pelaksanaan rencana Rencana disusun untuk memenuhi harapan manajemen dalam mencapai tujuannya. Penyusunan rencana juga harus dilengkapi dengan waktu pelaksanannya, yang dapat disusun oleh manajer bersama dengan manajemen tingkat atas. Penentuan waktu pelaksanaan rencana sebaiknya memerhatikan keseimbangan kondisi internal dan eksternal organisasi. Misalnya ketika direncanakan untuk memasang iklan produk, manajer harus tahu waktu yang tepat untuk iklan tersebut ditayangkan. Iklan dapat dikeluarkan ketika kondisi konsumen atau masyarakat sudah mulai jenuh dengan iklan dari produk serupa. Hal ini tentunya akan memberikan angin segar bagi konsumen sehingga iklan yang ditayangkan mendapatkan perhatian dari konsumen atau masyarakat. Selain itu waktu juga berkaitan dengan kapan suatu rencana harus diselesaikan. Berkaitan dengan iklan maka harus ditentukan waktu yang tepat untuk menghentikan penayangan iklan tersebut. 7. Anggaran biaya yang dibutuhkan Hal terpenting dari sebuah perencanaan agar efektivitas dan efisiensi manajemen tercapai adalah perhitungan anggaran biaya atau budgeting. Anggaran dapat dijadikan sebagai alat pengukuran pencapaian rencana dan memudahkan identifikasi penyimpangan yang mungkin timbul. Semakin cepat penyimpangan
126 Dasar Manajemen diketahui maka akan semakin terarah proses perbaikannya, sehingga tidak menimbulkan kerugian signifikan.
Dasar Manajemen 127 Dr. Aan Rukmana, M.A., M.M. ENJALANKAN fungsi organisasi tidak selamanya berjalan lancar. Hukum ini berlaku baik organisasi dalam lingkup kecil maupun besar. Kendala organisasi akan selalu ada dan yang terpenting dari itu semua adalah bagaimana kiat-kiat mengatasinya. Menjalankan manajemen organisasi sebagai bagian penting dalam fungsi organisasi tidak M 10
128 Dasar Manajemen luput dari berbagai kendala yang ada, mulai dari kendala perencanaan (planning), kendala pengorganisasian (organizing), kendala pelaksanaan (actuating) dan kendala pengawasan (controlling). Ditambah lagi dengan kendala lainnya seperti kendala kepemimpinan (leadership) yang seringkali menjadikan tujuan dari organisasi itu sendiri tidak tercapai (Armala, 2015). Perencanaan (planning) merupakan bagian terpenting dalam manajemen organisasi. Tanpa perencanaan yang baik, manajemen organisasi tidak akan berjalan efektif dan efisien, bahkan dapat menimbulkan konflik dalam pelaksanaannya yang berakibat pada kerugian organisasi itu sendiri. Ada pepatah bijak mengatakan : ‚c` sio `[cf ni jf[h, sio jf[h ni `[cf.‛ Alnchs[, ‚dce[ Ah^[ a[a[f g_l_h][h[e[h, g[e[ Ah^[ g_l[h][h[e[h e_a[a[f[h‛. J_f[m \[bq[ j_l_h][h[[h s[ha matang merupakan tahapan penting pertama dalam manajemen organisasi sebelum tahapan-tahapan selanjutnya. Perencanaan ideal patut didukung oleh ketersediaan informasi yang memadai terkait dengan apa yang direncanakan, maka dari itu diperlukan riset awal atas berbagai usulan program yang direncanakan. Tanpa riset awal terkait perencanaan dapat menimbulkan persoalan serius di kemudian hari dalam pelaksanannya. Sebagai contoh, kita ingin menyusun program terkait perencanaan pemasaran suatu produk baru, maka tahapan yang dilakukan pertama kali sebelum perencanaan disusun yaitu kita melakukan survey awal atas produk yang akan kita pasarkan. Dalam survey yang dilakukan, kita harus memastikan secara detail meliputi penganggaran, jenis-jenis program serta potensi serta kesulitan dalam pelaksanaannya.
Dasar Manajemen 129 Kendala manajemen organisasi lainnya lahir akibat para pengurusnya tidak memperhatikan secara seksama terkait dengan jenis perencanaan yang S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Trackable). Perencanaan yang baik harus spesifik, tidak general. Perencanaan yang spesifik ini akan banyak membantu kita dalam pengecekan segala hal yang harus dipersiapkan secara teknis. Di samping itu, perencanaan juga harus terukur, tidak bombastis. Perencanaan yang terukur dapat membantu dalam memproyeksikan berbagai kebutuhan yang harus dipersiapkan dalam pelaksanaannya, termasuk hal tersebut akan banyak membantu dalam penyusunan sistem evaluasi. Biasanya jika perencanaan yang ada tidak terukur nanti bisa berakibat kepada kendala penganggaran (budgeting) yang pada ujungnya menjadikan perencanaan tidak bisa berjalan dengan baik dan optimal. Hal lainnya yaitu persetujuan (agreed) dari berbagai pihak terkait, sehingga perencanaan dapat diketahui dan didukung oleh banyak kalangan. Suatu perencanaan jika tidak melibatkan pihak-pihak terkait pada perjalanannya akan sering terkendala disebabkan oleh penolakan mereka. Untuk itu, membangun komunikasi sejak awal perencanaan dalam rangka mendapatkan legitimasi dan dukungan menjadi hal yang patut mendapat perhatian. Berbagai kesalahpahaman yang berujung kepada konflik organisasi dapat teratasi dengan cara mendengarkan serta memasukan kepentingan berbagai kelompok yang ada dalam penyusunan program. Banyak cara dalam hal penyerapan aspirasi serta usulan perencanaan yang melibatkan input setiap anggota organisasi, mulai dari metode public hearing, teknik brainstorming, menggunakan metode six thinking hats yaitu metode yang berasal dari Edward De Bono (2017) dengan cara
130 Dasar Manajemen klasifikasi isu berdasarkan claster masalah yang ada mulai dari claster data (topi putih), optimisme (topi kuning), masalah (topi hitam), kreativitas (topi hijau), emosi dan perasaan (topi merah) dan manajemen kepemimpinan (topi biru). Melalui metode tersebut, kita akan banyak mendapatkan masukan terkait perencanaan yang meliputi seluruh problem organisasi yang ada. Hal lain yang patut mendapatkan perhatian yaitu setiap perencanaan yang ada harus dapat diakses perkembangannya (trackable). Setiap perencanaan yang tidak dapat diakses perkembangannya berpotensi besar mengalami kegagalan. Dalam rapat-rapat evaluasi pun, kita akan mengalami kendala karena kita tidak mengetahui positioning program yang sedang dilaksanakan dikarenakan perencanaan yang tidak trackable. Setiap perencanaan pada umumnya merupakan jawaban dari berbagai persoalan yang terjadi di suatu organisasi. Dalam bahasa lain, perencanaan merupakan solusi atas setiap problem yang ada. Misalnya, terjadi problem penurunan pembelian produk yang ditawarkan, maka perencanaan yang ada yaitu membuat berbagai inisatif dan program bagaimana memasarkan produk yang ada secara maksimal sehingga berdampak kepada daya beli masyarakat yang diharapkan. Oleh karena itu, setiap perencanaan harus jelas (clear). Agar perencanaan memiliki kejelasan, maka diperlukan tiga tahap awal yang dapat dilakukan yaitu penjelasan itu sendiri (clarity), konklusi dan keputusan (decision). Ketiga komponen tersebut menjadi tiga tahapan yang penting dalam memahami suatu kendala organisasi (Kallet, 2014). Clarity merupakan suatu tahapan penting dalam memperjelas suatu perencanaan. Berbagai pertanyaan utama bisa
Dasar Manajemen 131 kita ajukan untuk memperjelas rencana yang sedang disusun, seperti: 1. Mengapa perencanaan ini disusun? (why) 2. Apakah perencanaan yang ada sesuai dengan visi organisasi? (vision) 3. Apakah rencana yang disusun berasal dari kebutuhan (need) atau hanya sekedar keinginan (want) saja? (need) 4. Apa langkah selanjutnya jika perencanaan ini dilaksanakan? (what is next) 5. Apakah rencana ini merupakan rencana baru ataukah hanya kelanjutan dari rencana sebelumnya? (empty your bucket) Demikianlah beberapa contoh pertanyaan yang dapat membantu kita dalam menyusun perencanaan yang powerful dan clear. Dengan fondasi clarity yang kuat, maka berbagai kendala yang akan lahir dari ketidakjelasan perencanaan dapat teratasi. Setelah clarity, maka tahap selanjutnya seperti memastikan bahwa perencanaan yang ada benar-benar didukung oleh data yang kuat (bukan semata asumsi atau hipotesa). Berdasarkan itu semua, tahap selanjutnya yaitu memastikan kapan, di mana, bagaimana serta siapa yang akan menjalankan semua perencanaan tersebut (decision), karena boleh jadi yang kita rencanakan pada akhirnya akan dijalankan oleh pihak lain sehingga penting bagi kita untuk memastikan itu semua agar tidak terjadi gap antara apa yang direncanakan dengan apa yang dilaksanakan. Pengorganisasian (organizing) merupakan fase penting manajemen organisasi setelah perencanaan. Dalam tahap ini
132 Dasar Manajemen berbagai kendala biasanya bermunculan seperti pembagian jenis pekerjaan yang tidak merata, tupoksi yang tumpang tindih, jobdesc yang masih berantakan, kendala staffing yang tidak sesuai dengan keahliannya dan lain sebagainya. Untuk mengatasi berbagai kendala pengorganisasian tersebut, terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan sebagaimana berikut ini: 1. Dipastikan sejak awal pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan adalah orang yang memang memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing. Orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat dapat memperlancar dalam pelaksanaan suatu pekerjaan di kemudian harinya. Dalam hal ini rekrutmen berdasarkan kompetensi (meritokrasi) menjadi penting, bukan semata karena ikatan kekeluargaan dan lainnya saja tanpa didukung oleh keahlian yang memadai. 2. Poin yang penting juga terkait dengan pengorganisasian yaitu terkait dengan pemerataan jenis pekerjaan yang dilaksanakan. Untuk pemerataan ini dibutuhkan suatu sistem penghitungan kuantitatif yang berdasarkan prinsip berkeadilan, baik dalam hal hal maupun kewajibannya. Jangan sampai ada pekerjaan yang dibebankan kepada seorang staf secara berlebihan, sedangkan kepada yang lainnya tidak dengan hitungan penggajian yang sama. Ini berbahaya karena dapat melahirkan kendala organisasi yaitu kecemburuan sosial. Dalam hal ini model penghitungan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang diturunkan dari Key Result Indicators (KRI) dapat menjadi model perumusan pekerjaan yang berimbang.
Dasar Manajemen 133 3. Berdasarkan poin kedua di atas, maka penyusunan jobdesc menjadi penting dan dapat dikerjakan sebelum pendelegasian suatu pekerjaan. Berdasarkan jobdesc yang disusun, kita dapat mengetahui juga seberapa besar beban pekerjaan yang ada dan membantu kita dalam pendistribusian pekerjaan ke masing-masing staf. Dalam penyusunan jobdesc dapat diperhatikan beberapa hal, di antaranya: dipastikan tidak ada pekerjaan yang tumpang tindih, semua jenis pekerjaan sudah meliputi seluruh kebutuhan tenis di lapangan, pekerjaan yang ada memiliki sistem koordinasi dan sistem komando yang jelas serta berdasarkan jobdesc yang ada dapat membantu dalam sistem evaluasi yang disusun di kemudian harinya. Kendala terbesar dalam manajemen organisasi yaitu dalam pelaksanaan berbagai rencana yang sudah disusun sebelumnya. Sebaik apapun perencanaan pada akhirnya akan terkonfirmasi dalam pelaksanaannya. Sukses tidak suatu program bukan semata dalam perencanaan atau pengorganisasian, akan tetapi dalam pelaksanaannya. Ibarat seorang chef yang sudah merencanakan membuat masakan terenak, tidak mungkin hal itu terjadi sampai chef itu datang ke dapur dan mulai memasak makanannya. Dari proses tersebut akan terbukti apakah chef mampu memasak makanan enak atau tidak. Dalam proses memasak akan banyak sekali kendala yang berpotensi menurunkan kualitas masakannya, mulai dari bahan makanan yang disajikan, bumbu-bumbu yang diracik, temperatur api yang disiapkan dan lain sebagainya. Demikianlah juga gambaran manajemen organisasi terkait pelaksaaan.
134 Dasar Manajemen Banyak faktor yang berpotensi menjadi kendala dalam pelaksanaan suatu program seperti faktor sumber daya manusia, bisnis proses yang dikembangkan, faktor ketersediaan pendanaan, momentum pelaksanaan, kondisi lingkungan sekitar dan lain sebagainya. Kita akan membahasnya satu persatu. 1. Faktor Sumber Daya Manusia (SDM) Kekuatan terbesar dalam suatu program, bisnis, pendidikan, operasionalisasi perencanaan yaitu pada manusia-manusia yang berada di dalamnya. Maka dari itu, kualitas manusia yang menjalankannya sangat menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan program. Misalnya, seorang direktur marketing suatu perusahaan sudah mempersiapkan berbagai program menarik guna mensukseskan peningkatan awareness atas produk atau jasa yang ditawarkan. Sang direktur merekrut orangorang baru yang belum memiliki pengalaman. Jika semua teknis pelaksanaan diserahkan begitu saja, tanpa pendampingan, maka dapat dipastikan potensi kegagalannya jauh lebih besar. Tidak dapat dihindari bahwa direktur tersebut harus dapat turun langsung ke lapangan guna melakukan pendampingan, mencontohkan standar pencapaian dan lain sebagainya. Terdapat suatu cerita yang sangat popular terkait dengan keutamaan SDM sebagai penentu kesuksesan suatu pekerjaan. Pada saat Ignatius Jonan menjadi Direktur Utama PT KAI, beliau memiliki kebiasaan untuk berkeliling melakukan pengecekan kualitas pekerjaan para karyawan yang berada di bawahnya. Yang menjadi fokus utama ketika itu yaitu persoalan kebersihan di stasiun. Di saat ia berkeliling inspeksi lapangan, ia
Dasar Manajemen 135 bertemu dengan seorang staf cleaning service yang baru saja tuntas membersihkan kamar mandi. Beliau bertanya, ‚[j[e[b e[g[l g[h^c mo^[b ^c\_lmcbe[h?‛, e_go^c[h mn[` n_lm_\on g_hd[q[\, ‚mo^[b B[j[e!‛. Mendengar jawaban itu, Ignatius Jonan langsung mengajaknya untuk mengecek hasil dari pekerjaanya tersebut ^[h \_ln[hs[ ^_ha[h j_ln[hs[[h f[ch, ‚[j[e[b g_holon kamu e[g[l g[h^c chc mo^[b \_lmcb?‛, e_go^c[h ^cd[q[\hs[, ‚mo^[b B[j[e‛. M_h^_ha[l d[q[\[h n_lsebut, Pak Jonan menyadari bahwa problem utama di lapangan yaitu standarisasi yang berbeda dengan apa yang dibayangkannya. Sejak saat itu, Pak Jonan mengirim para karyawan kebersihan di PT KAI untuk mengikuti kursus kebersihan di Singapura beberapa waktu lamanya. Setelah mereka mengikuti kursus, secara sengaja, Pak Jonan mengajak mereka kembali melihat objek yang sama yaitu kamar mandi dengan kualitas sama seperti sebelumnya dan menariknya jawaban mereka menjadi berbeda. Kini mereka sudah mengetahui standar kebersihan sebagaimana mereka daparkan semasa kursus kebersihan di Singapura. Dalam hal mengatasi kendala SDM ini, tidak ada opsi lain kecuali melalui pendidikan yang diselenggarakan baik yang berbentuk perkuliahan, training, workshop, studi banding dan yang sejenisnya. Investasi terkait peningkatan kualitas SDM ini tidak dapat dianggap kecil karena memiliki pengaruh besar dalam mengatasi berbagai kendala manajemen organisasi. Jika ingin organisasi kita bertumbuh, maka fokus pada peningkatan mutu manusia-manusia yang terlibat di dalamnya. Tim yang bekerja di lapangan harus dilengkapi kemampuan
136 Dasar Manajemen teknis dan kecakapan dalam mengeksekusi setiap program yang dilaksanakan. 2. Faktor Proses Bisnis Internal Proses bisnis internal (internal business process) memiliki fungsi penting dalam memastikan setiap langkah dan tahapan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan awal. Dalam proses ini meliputi banyak hal seperti penjadwalan rapat rutin, pembagian tugas di lapangan, pendampingan dari sisi kualitas (quality assurance) maupun pengecekan hasil dari setiap tahap yang dilakukan (quality control). Beberapa kendala dalam pelaksanaan muncul seperti pengerjaan suatu pekerjaan yang melewati target perencanaan, penggunaan anggaran yang tidak sesuai (over budget), konflik kepentingan antar bagian, distribusi pekerjaan yang tidak merata, termasuk di dalamnya problem komunikasi antar pelaksana di lapangan yang berpotensi memicu perpecahan. Itu semua sebenarnya dapat diatasi dengan model deteksi dini manakala ada rapat yang dilaksanakan secara rutin, sehingga setiap tahapan pekerjaan dapat dipantau secara detail setiap perkembangannya. Dalam pelaksanaan rapat terdapat beberapa hal patut menjadi perhatian sebagaimana berikut ini: a. Menentukan agenda pasti dari setiap rapat yang diselenggarakan agar tidak bertele-tele. b. Setiap rapat yang dilaksanakan dilengkapi dengan pencatatan yang rapi (minutes of meeting) di mana di dalamnya berisikan poin-poin utama yang dihasilkan dalam rapat.
Dasar Manajemen 137 c. Dalam harus harus dipastikan item check list sebagai tindaklanjut (follow up) dari hasil rapat. d. Hasil rapat dapat dijadikan pegangan dalam pelaksanaan di lapangan sekaligus dapat dijadikan semacam awal evaluasi untuk rapat yang akan dilaksanakan selanjutnya. Dalam peningkatan mutu serta hasil dari suatu perencanaan, maka hal terpenting yang tidak boleh diabaikan yaitu terkait dengan sistem pengawasan yang berjalan. Pengawasan (controlling) menjadi suatu keniscayaan jika ingin meningkan dan mensukseskan seluruh program organisasi. Banyak di antara pengurus organisasi yang mengabaikan urgensi pengawasan. Melalui pengawasan yang dilaksanakan secara seksama, maka fungsi kontrol dapat berjalan dengan baik. Beberapa kendala biasanya lahir jika mengerjakan suatu program tanpa pengawasan: 1. Masing-masing akan bekerja sesuai dengan kehendaknya sendiri (autopilot) tanpa panduan yang jelas serta pencapaian yang sesuai dengan yang diharapkan para pimpinan organisasi. 2. Fungsi organisasi akan mengalami kesulitan, khususnya dalam mendeteksi berhasil tidaknya suatu program. 3. Akibatnya, akan muncul model pelaksanaan program yang tidak berkualitas dan akan berdampak pada pencapaian organisasi itu sendiri. 4. Para pimpinan organisasi tidak memiliki sistem ukur yang jelas sehingga akan terkendala terkait dengan
138 Dasar Manajemen Quality Assurance (QA) maupun Quality Control (QA) sebagai prasyarat kesuksesan fungsi organisasi. Agar dapat keluar dari berbagai persoalan tersebut, maka dapat dipersiapkan berbagai model controlling yang sesuai dengan budaya organisasi yang ada. Jangan sampai model controlling yang ada hanya akan menjadikan para staf dan karyawan yang ada mengalami demotivasi, melainkan sistem yang ada mampu mendorong kinerja mereka sampai tingkat yang paling optimal. Model-model controlling seperti model balanced scorecard sebagaimana dikembangkan oleh Kaplan & Norton (2000) yang menekankan empat skema controlling yang meliputi aspek finansial, aspek pelanggan, aspek proses bisnis internal dan proses pembelajaran dan pertumbuhan. Keempat elemen tersebut dapat dijadikan semacam rujukan dalam penilaian pencapaian kinerja suatu organisasi. Hal terakhir yang tidak boleh diabaikan yaitu terkait dengan model kepemimpinan yang ada pada suatu organisasi. Kepemimpinan sebagaimana disampaikan oleh John C. Maxwell dalam bukunya, The 21 Irrefutable Laws of Leadership (2001), g_loj[e[h j_lmi[f[h ‚j_ha[lob‛ nc^[e kurang dan juga tidak lebih. Berangkat dari definisi tersebut, maka seorang pemimpin dalam model organisasi apapun sebaiknya terus menumbuhkan pengaruhnya bagi orangorang yang dipimpinnya. Meski sistem yang ada sudah berjalan, tetap saja kehadiran seorang pemimpin dalam semua lini dan aspek akan memberikan suatu semangat tersendiri serta motivasi bagi para staf dan karyawannya untuk terus meningkatkan kinerja mereka. Sebaliknya, jika para pimpinan senantiasa berlaku cuek, tidak peduli dengan apa yang dirasakan oleh bawahannya, maka yang akan terjadi
Dasar Manajemen 139 adalahn suatu kondisi psikologis anggota yang juga bekerja sedekarnya. Dalam bahasa lain, mereka bekerja akan tetapi tanpa totalitas karena tidak menyertakan hati di dalamnya. Para pemimpinan yang baik akan senantiasa menjaga keseimbangan antara sistem organisasi dengan pendekatan humanis bagi para angggotanya. Mereka mampu menyeimbangkan dan berperilaku adil di mana pada satu sisi menekankan profesionalitas dan pada sisi yang lain menekankan aspek humanitas. Suatu organisasi dalam prakteknya jika terlalu menekankan aspek profesional, maka model organisasi yang berjalan punya kecenderungan menjadi organisasi yang mekanik. Sebaliknya, jika terlalu menekankan aspek humanitas, biasanya fungsi organisasi berjalan lambat dan berbagai capaian organisasi dapat terkendala. Idealnya yaitu menyeimbangkan itu semua dan hal tersebut dapat diisi oleh fungsi kepemimpinan organisasi yang memiliki pengaruh.
140 Dasar Manajemen Akdon,(2016),Strategic Management For Educational Management (Manajemen Strategik Untuk Manajemen Pendidikan), Yog yakarta:Alfabeta. Anthony,N, Robert & Vijay Govindarajan, (2007),Sitem Pengendalian Manajemen,Edisi 12 Jilid 1,Tangsel:CV Karisma Publishing. --------------------------------------------------------,(2011), ),Sitem Pengendalian Manajemen,Edisi 12 Jilid 2,Tangsel:CV Karisma Publishing Aditama, R. A. (2020). Pengantar manajemen. Ae Publishing. Akyuni, Q. (2018). Pengorganisasian dalam Pendidikan Islam. Serambi Tarbawi, 6(2), 91-102. https://doi.org/10.32672/tarbawi.v6i2.766 Arifin, M. (2017). Strategi Manajemen perubahan dalam meningkatkan disiplin di perguruan tinggi. EduTech: Jurnal Ilmu Pendidikan dan Ilmu Sosial, 3(1), 117-132. https://doi.org/10.30596/edutech.v3i1.990 Armala. Buku Saku Manajer. Jakara: Gramedia, 2015. Azizah, S. N. (2021). Manajemen Kinerja. Penerbit NEM. Alc`c[hnc, R. [h^ R[b[ld[, S. J. (2018) ‘R_n[cf Mcr Ah[fsmcm Flig Consumer Perspective: Study on Three Minimarkets in B[h^oha Ccns’, AdBispreneur, 3(2), pp. 111–121. Alcs[hnc, F. D. (2018) ‘Gl__h mojjfs ]b[ch jl[]nc]_m ch Ih^ih_mc[’m