LI POLI

LAPORAN AKHIR
LATIHAN INDUSTRI

ORGANISASI:

PEJABAT KEMENTERIAN PELANCONGAN SENI DAN
BUDAYA NO. 51 & 53, PERSIARAN PUTRA TIMUR 02000,

KUALA PERLIS, PERLIS

DISEDIAKAN OLEH :

NAMA :NUR AFIZA BINTI SAFIE
NO PENDAFTARAN
PROGRAM :18DUP18F2022

JABATAN :DIPLOMA PENGURUSAN
PELANCONGAN DAN HOSPITALITI
:PELANCONGAN DAN HOSPITALITI

i

LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI
OLEH

NUR AFIZA BINTI SAFIE
(18DUP18F2022)

DI
PEJABAT KEMENTERIAN PELANCONGAN SENI DAN
BUDAYA PERLIS No.51 & 53, PERSIARAN PUTRA TIMUR

02000, KUALA PERLIS

Laporan Akhir Latihan Industri ini dikemukakan kepada Jabatan Pelancongan
dan Hospitaliti Bagi memenuhi sebahagian dari syarat penilaian latihan industri

dan penganugerahan Diploma Pengurusan Pelancongan.

POLITEKNIK TUANKU SYED SIRAJUDDIN

27 SEP 2021 SEHINGGA 11 FEB 2022

ii

PENGESAHAN PELAJAR

“Saya akui laporan akhir latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan
dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya”

TANDATANGAN :……………………………………………...
NAMA PELAJAR : NUR AFIZA BINTI SAFIE
NO. PENDAFTARAN :18DUP18F2022
TARIKH :

DISAHKAN OLEH :
TANDATANGAN :……………………………………………...
NAMA PENYELIA : PUAN CHAM PA A/P SONG
NAMA ORGANISASI : PEJABAT KEMENTERIAN PELANCONGAN
SENI DAN BUDAYA
TARIKH :……………………………………………...
COP ORGANISASI :

iii

PENGHARGAAN

Bismillahirahmanirahim. Assalamualaikum W.B.T. Alhamdulillah, Segala puji-
pujian bagi Allah, Tuhan sekalian alam. Selawat dan salam ke atas Nabi Muhammad
S.A.W, seluruh keluarga baginda, para sahabat baginda dan waris keturunan baginda.
Syukur kehadrat Ilahi kerana dengan limpah kurnia-Nya dapat saya menyiapkan
laporan latihan industri ini dalam masa yang ditetapkan semasa penularan wabak
Covid-19 sejak Disember 2019 dan dapat menamatkan latihan industri di era endemik
ini adalah satu anugerah dan pengalaman yang sangat bernilai kepada saya.

Assalamualaikum ucapan kepada pensyarah yang dihormati. Saya Nur Afiza Binti
Safie pelajar dari Jabatan Pelancongan dan Hospitaliti (Diploma Pengurusan
Pelancongan) ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada pensyarah dan pihak
PoliteknikTuanku Syed Sirajuddin kerana memberi peluang untuk menjalani latihan
industri yang dijalankan selama 1 semester ini.

Bersyukur kehadrat Illahi kerana dengan limpah kurnianya dapat juga menyiapkan
laporan akhir latihan industri yang telah diusahakan selama ini. Laporan akhir ini
amat penting bagi pelajar memandangkn perkara ini merupakan sebahagian dari
syarat penilaian latihan industri dan penganugerahan Diploma Pengurusan
Pelancongan. Setinggi penghargaan diberikan kepada Pengurus Pejabat
Kemeneterian Pelancongan Seni dan Budaya Negeri Perlis iaitu Puan Cham Pa A/P
Song di atas tunjuk ajar dan curahan ilmu yang diberikan selama menjalani latihan
industri ini.

Seterusnya, terima kasih juga kepada ibu saya iaitu Noriza Binti Masod dan ahli
keluarga kerana memberi sokongan dan dorongan sepanjang menjalani latihan

iv

industri ini. Terima kasih yang tidak terhingga juga diucapkan kerana memberikan
bantuan dari segi kewangan dan masa.
Akhir kata, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada diri saya sendiri yang
bertungkus lumus dan menghadapi kepayahan sepanjang menjalani latihan ini.
Dapat mencapai tahap ini merupakan pencapaian terbesar dalam akademik saya di
Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin sejak tahun 2018 sehingga tamatnya latihan
industri ini.

v

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
KANDUNGAN i
Judul ii
iii
Pengesahan pelajar
Penghargaan v-vi
vii
Isi kandungan viii
Senarai rajah
1
Senarai jadual 2
BAB 1 Pengenalan Latihan Industri 3
4
1.1 Pendahuluan
1.2 Objektif Latihan Industri 5
1.3 Objektif Laporan Akhir Latihan Industri 6
1.4 Kepentingan Latihan Industri 6
7
BAB 2 Latar Belakang Organisasi Latihan 11
2.1 Pengenalan Organisasi 11
2.1.1 Logo syarikat 11
2.1.2 Waktu bekerja 11
2.2 Latar Belakang Penubuhan Organisasi 12
2.3 Skop Perniagaan 12
2.4 Hala Tuju Organisasi 13
2.4.1 Objektif
2.4.2 Visi
2.4.3 Misi
2.4.4 Strategi Pemasaran
2.5 Carta Organisasi

vi

BAB 3 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri 14
3.1 Pengenalan 15-23
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
24
BAB 4 Laporan Teknikal 25
4.1 Pengenalan Perakaunan 26-29
4.2 Objektif Perakaunan 30
4.3 Langkah Asas Penyediaan Akaun Pelanggan
4.4 Dokumen Yang Digunakan Semasa Merekod Transaksi 30
4.4.1 Baucer Bayaran 31
4.4.2 Invois 32
4.4.3 Penyata Bank 33
4.4.4 Kaki Cek 34-36
4.5 Jenis Peralatan Yang Digunakan 37-39
4.5 Langkah Merekod Transaksi 40
4.6 Langkah Mengira Susutnilai
41-43
BAB 5 Kesimpulan
5.1 Kesimpulan 44
45
BAB 6 Komen Dan Cadangan
6.1 Komen Dan Cadangan Untuk Organisasi
6.2 Komen Dan Cadangan Untuk Politeknik

vii

SENARAI LAMPIRAN

NO RAJAH TAJUK MUKA SURAT
6
1 Logo Syarikat
8-10
2-4 Sijil / Lesen Perniagaan 13
26-29
5 Carta Organisasi
30-32
6-9 Contoh dokumen yang digunakan 33
oleh syarikat

10-13 Contoh Microsoft Accounting
14 Contoh Jadual Susutnilai Aset

1

NO JADUAL SENARAI JADUAL MUKA SURAT
TAJUK
5
2.1 Pengenalan Organisasi 6
2.1.2 Waktu Bekerja 15-23
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

1

BAB 1

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pendahuluan
Latihan industri adalah proses pendedahan awal kepada pelajar dalam alam
pekerjaan yang wajib dijalani oleh semua pelajar yang mengikuti pengajian di
Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia sebagai memenuhi syarat
utama penganugerahan sijil atau diploma. Latihan industri ini biasanya di
jalankan pada semester 6 bagi pelajar diploma. Hal ini sedikit sebanyak dapat
menyiapkan diri pelajar dalam menghadapi segala cabaran dan masalah baru
yang mungkin tidak terdapat semasa belajar di kampus dan ianya dapat
dipraktikkan untuk masa hadapan dalam menyelesaikan sebarang masalah.
Melalui latihan industri ini juga, pelajar dapat meluaskan lagi pergaulan
seharian mereka terutama dengan kumpulan pekerja di sesebuah firma di
samping dapat menambah ilmu pengetahuan teknikal. Di samping itu, ia dapat
membiasakan lagi pergaulan pelajar dengan golongan profesional.
Oleh yang demikian, dapat disimpulkan di sini bahawa latihan industri amat
penting kepada para pelajar sebelum mereka menempuhi alam pekerjaan yang
sebenar di samping dapat menambah ilmu pengetahuan.

1.2 Objektif Latihan Industri
a) Mendedahkan pelajar kepada persekitaran kerja sebenar dalam
bidang masing-masing.

1

b) Memberi peluang kepada pelajar mempertingkatkan pengetahuan
dan memperolehi pengalaman bekerja di industri/organisasi
berkaitan bidang masing-masing.

c) Melatih pelajar berinteraksi dan berkomunikasi secara berkesan
di semua peringkat di tempat kerja.

d) Memupuk semangat bekerja secara berkumpulan.
e) Memupuk pelajar untuk menghayati nilai etika profesion masing-

masing.
f) Membantu politeknik menghasilkan graduan yang cekap, mahir

dan berkemampuan untuk memenuhi permintaan tenaga kerja
dalam bidang masing-masing.
g) Membolehkan pelajar mengaitkan teori-teori kepada praktikal
dan sebaliknya.
h) Membina keyakinan diri.

1

1.3 Objektif Laporan Akhir Latihan Industri
Antara objektif laporan latihan industri ialah: -
a) Membukukan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan industri yang
telah dijalankan.
b) Menjadi bukti kepada latihan yang telah diikuti.
c) Laporan yang baik dan bermutu boleh digunakan dalam
temuduga kerja. Sesuatu kerja yang baik tidak memberi
makna jika tidak laporkan kerja harian.
d) Peraturan piawaian penulisan juga melatih pelajar supaya
berdisiplin, mematuhi dan mengikuti arahan-arahan yang
telah ditetapkan ke atasnya dan memenuhi kehendak sesebuah
institusi.
e) Untuk melatih pelajar agar menggunakan pelbagai sumber
bagi mendapatkan maklumat.

1.4 Kepentingan Latihan Industri
a) Memberi pengalaman kerja yang sebenarnya semasa melakukan
latihan industri mengikut dan bersesuaian dengan kursus tersendiri.
b) Pelajar dapat menyesuaikan diri semasa bekerja dan cara untuk
berkomunikasi dengan orang yang berprofesional.
c) Pelajar dapat mempraktikkan ilmu teori dengan keadaan yang
sebenar semasa latihan industri dijalankan dengan ini dapat membuka
minda pelajar agar mengetahui adakah teori dan praktikal itu adalah
perkara yang sama.
d) Dapat melahirkan individu yang berkualiti dan memenuhi kehendak
IPTA yang mahu melahirkan pelajar untuk mengisi jawatan disektor
kerajaan atau swasta.

1

e) Mengajar pelajar untuk membina personaliti dan keyakinan seseorang
individu serta dapat meningkatkan motivasi diri semasa melangkah ke
alam pekerjaan kelak.

BAB 2: LATAR BELAKANG ORGANISASI
2.1 Latar Belakang Organisasi

Nama Syarikat Rajah 1: Logo organisasi

Alamat Syarikat : Pejabat Kementerian Pelancongan, Seni dan
Budaya Malaysia Negeri Perlis.
Nombor Telefon : No. 51&53, Persiaran Putra Timur 02000,
Nombor Fax Kuala Perlis, Perlis.
Lembaga Pengarah : 04- 985 3701
: 04-9852373
: Azizul Bin Ismail

1

2.2 Pengenalan Organisasi

Rajah 2: Bangunan Pejabat Kementerian Pelancongan

Rajah 3: Lokasi Pejabat Kementerian Pelancongan
Organisasi adalah suatu badan yang dianggotai oleh pelbagai individu
dengan kelebihan yang pelbagai yang menjalankan tugas dan peranan yang
berbeza bagi mencapai matlamat yang sama. Pencapaian matlamat organisasi
pula adalah bergantung kepada dua elemen iaitu elemen kemanusiaan dan
elemen bukan kemanusiaan. Elemen kemanusiaan adalah seperti akauntabiliti
dan komitmen terhadap organisasi. Manakala elemen bukan kemanusiaan seperti

1

proses, polisi, struktur dan teknologi. Kedua-dua elemen ini akan mempengaruhi
tingkah laku dalam organisasi sama ada secara individu atau kumpulan terhadap
pencapaian organisasi.

Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya Malaysia Negeri Perlis
merupakan sebuah pejabat yang menjalankan promosi homestay yang terdapat di
negeri Perlis ini. Matlamat penubuhan pejabat ini adalah menjadikan negeri
Perlis sebagai destinasi pelancongan menarik di Malaysia di samping dapat
meningkatkan pendapatan pejabat dan orang tempatan dengan produk-produk
yang terdapat di Perlis.

Pejabat ini sangat menekankan promosi pelancongan di Perlis dan
Pelesenan Pelancongan. Kaedah dan tatacara pengendalian setiap promosi
pelancongan yang disediakan adalah melalui risalah dan brochure yang
dipamerkan di pejabat.

1

2.3 Latar Belakang Penubuhan Organisasi

Jabatan Pelancongan mula ditubuhkan di bawah Kementerian Perdagangan
Malaysia pada tahun 1959. Penglibatan sektor pelancongan dalam Rancangan
Malaysia Ke-2 1971-1975 telah menekankan peri pentingnya peranan yang
dimainkan industri pelancongan dalam ekonomi Negara.

Pada tahun 1980an, kerajaan telah menunjukkan sokongan kepada sector
pelancongan dengan penubuhan Kementerian Kebudayaan dan Pelancongan
pada tahun 1987.Pada 20 Mei 1992, Kementerian Kebudayaan dan Pelancongan
telah diberi nama baru iaitu Kementerian Kebudayaan, Keseniaan dan
Pelancongan atau lebih dikenali sebagai MoCAT.
Pada bulan April 2004, MoCAT telah dipecahkan untuk menghasilkan
Kementerian khas untuk menguruskan semua hal berkaitan pelancongan iaitu
Kementerian Pelancongan Malaysia atau MoTour.Perkembangan ini
menunjukkan kesungguhan kerajaan dalam mempromosikan sector pelancongan
sebagai salah satu penyumbang utama kepada pendapatan nengara.

Pada 15 Mei 2013, MoTour telah dinamakan semula sebagai Kementerian
Pelancongan dan Kebudayaan Malaysia (MOTAC) selepas Pilihanraya Umum
ke-13. Ini adalah bagi mengiktiraf peranan serta hubungan rapat sektor
pelancongan dan sector kebudayaan dalam usaha mempromosikan Malaysai
sebagai destinasi pelancongan pilihan dunia, yang selari dengan slogan
“Malaysia Truly Asia”.

1

Pada 2 Julai 2018, Kementerian ini telah dinamakan semula sebagai
Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya Malaysia seperti yang diumumkan
oleh YAB Perdana Menteri dalam pembentukan kabinet selepas pilihanraya
umum yang ke-14.

2.4 Aktiviti Organisasi MASA
2.4.1 Waktu Bekerja
HARI Fleksi - 7.30Pagi
1.00 Petang – 2.00 Petang
Isnin - Jumaat 12.15 Tengahari - 2.45 Petang

Rehat Isnin-Khamis Cuti
Jumaat

Sabtu – Ahad

2.5 Perkhidmatan yang terdapat di pejabat
2.5.1 Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
FUNGSI
➢ Membantu melaksana tugas urusetia di peringkat negeri bagi memberikan
khidmat nasihat, urusan permohonan pendaftaran homestay-homestay baru
dan prosedur-prosedur pendftaran homestay dan menyelaras tindakan

1

bersama Bahagian Pembangunan dalam membangunkan kemudahan
infrastruktur homestay.
➢ Membantu melaksana kursus-kursus dan program-program pelancongan
dibawah program Mesra Malaysia dan Pembangunan Homestay kepada
golongan sasaran.
➢ Membantu melaksana peperiksan kursus asas pemandu pelancong (Tahap 3)
dan Kursus Pemandu Pelancong Alam Semulajadi (Tahap 2 dan 3)

2.5.2 Bahagian Pelesenan Pelancongan
FUNGSI
i. Mengkaji dan menggubal dasar-dasar pelesenan berkaitan perusahaan
pelancongan.
ii. Mendaftar dan melesenkan perusahaan pelancongan (Pengendalian
Perniagaan / Agensi pengembaraan dan Institusi Latihan Pelancongan).
iii. Mendaftar dan melesenkan pemandu pelancong.
iv. Mendaftar dan melesenkan kenderaan pelancongan (Bas persiaran dan
Kereta Sewa Pandu di negeri Sabah, Sarawak dan Labuan).
v. Mendaftar dan mengklasifikasikan premis penginapan pelancong.
vi. Menjalankan urusan pendakwaan yang sewajarnya bagi kes-kes
pelanggaran AIP 1992 dan APKP 1999 serta peraturan-peraturan di
bawahnya oleh perusahaan pelancongan atau individu.
vii. Menggubal dan mengemaskinikan perundangan yang berkaitan dengan
industri pelancongan dari semasa ke masa.

viii. Melaksanakan dan menguatkuasakan undang-undang industri
pelancongan dan peraturan-peraturan dibawahnya.

1

ix. Memproses permohonan penubuhan pejabat perwakilan pelancongan
asing yang beroperasi di Malaysia di bawah konsep Government to
Government (G to G).

x. Menjalankan tugas sebagai pemudah cara antara agensi kerajaan, swasta
dengan pertubuhan bukan kerajaan berkaitan pelancongan.

xi. Memberi khidmat nasihat dan galakan kepada individu atau organisasi
yang menceburi perusahaan pelancongan.

xii. Mengkaji semula sistem dan prosedur pelesenan bagi meningkatkan
sistem penyampaian perkhidmatan.

2.6 MISI DAN VISI
2.6.1 Visi
Malaysia - Destinasi Lestari Kaya Budaya
2.6.2 Misi
Memperkasakan ekosistem industri pelancongan dan kebudayaan yang
inklusif

2.6.3 Objektif firma
➢ Memperkasa produk/program pelancongan dan kebudayaan ke arah

mengukuhkan jati diri bangsa.
➢ Meningkatkan sinergi dan kerjasama antara penggiat sektor pelancongan dan

kebudayaan untuk menjadikan Malaysia sebagai sebuah destinasi pilihan.
Mempromosikan keunikan seni, budaya dan warisan Malaysia serta produk-
produk pelancongan sebagai pemangkin utama pertumbuhan sektor pelancongan
dan kebudayaan negara.
➢ Menyediakan modal insan yang berilmu, berkemahiran, kreatif dan inovatif
dalam sektor pelancongan dan kebudayaan.

1

2.6.4 Carta Organisasi Syarikat

PENGARAH
M41/M44
ENCIK AZIZUL BIN ISMAIL

UNIT PENTADBIRAN, KEWANGAN UNIT PELESENAN DAN PENGUATKUASAAN
& PEMBANGUNAN INDUSTRI PELANCONGAN & PEMBANGUNAN PRASARANA

PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN (I)/N32 PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN (II)/N32
PUAN CHAM PA A/P SONG PUAN MAZLINA BINTI MOHAMAD

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (I)/N29 PENOLONG PEGAWAI TADBIR (II)/N29
KOSONG PUAN AIZA ISMANANI BINTI KAMAL

PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)(I)/N22 PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)(II)/N19
ENCIK SHAHRIZAL BIN SHAHARUDIN ENCIK KHAIRUL HAZWAN BIN AHMAD

PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN)/W19
PUAN SITI NORFARHANA HAYATIE BINTI OTHMAN

PEMANDU KENDERAAN/H11
ENCIK MOHD KHAIRI BIN HASBULLAH

PEMANDU KENDERAAN/H11
ENCIK ZABANOR BIN MUSTAFA

PEMBANTU OPERASI/N11
ENCIK MOHD FAIZ BIN AHMAD

Rajah 4: Carta Organisasi Syarikat
1

Carta organisasi ini sangat penting untuk setiap pekerja mengetahui peranan mereka di
dalam sesebuah syarikat. Secara keseluruhannya Pejabat Kementerian Pelancongan Seni
dan Budaya Perlis mempunyai 10 kakitangan pekerja dan satu jawatan belum diisi.
Diarahkan oleh Encik Azizul Bin Ismail.Pejabat Kementerian Pelancongan Seni dan
Budaya Negeri Perlis ini terbahagi kepada dua unit iaitu Unit Pentadbiran, Kewangan &
Pembangunan Industri kelolaan oleh Puan Cham Pa a/p Song dan Unit Pelesenan dan
Penguatkuasaan Pelancongan & Pembangunan Prasarana kelolaan Puan Mazlina Binti
Mohamad.Seterusnya, Penolong Pegawai Tadbir,Pembantu Tadbir,Pemandu dan
Pembantu Operasi.Setiap satu jawatan itu wujud bagi memastikan urusan harian di
pejabat berjalan lancar.
Semua orang bekerja sebagai satu pasukan. Seperti yang dinyatakan, pelajar telah
ditempatkan di bawah dua unit iaitu di bawah Unit Pentadbiran, Kewangan &
Pembangunan Industri dan Unit Pelesenan dan Penguatkuasaan Pelancongan &
Pembangunan Prasarana untuk menguruskan hal-hal unit diselia oleh Puan Cham Pa
A/P Song.

1

BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1 Pengenalan
Latihan industri perlu dijalani oleh setiap para pelajar IPTA untuk mendapatkan
sijil dan diploma. Tempoh latihan industri adalah selama satu semester bermula
pada tarikh 26/27 September 2021 hingga 10/11 Februari 2022. Waktu bekerja
organisasi ini fleksi mengikut polisi syarikat. Pejabat Kementerian Pelancongan
Seni dan Budaya beroperasi pada setiap hari isnin hingga jumaat jam 8.00 pagi-
5.00 petang. Pada setiap hari ada tugasan rutin yang perlu dilakukan dan tugasan
lain akan diberikan oleh penyelia pada bila-bila waktu yang diperlukan. Dengan
ini saya mengaplikasikan tugas saya di firma melalui ringkasan.

1

3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

MINGGU AKTIVITI

Minggu 1 sehingga 1. Melapor diri di pejabat Kementerian Pelancongan Seni
dan Budaya di Perlis.
27/09/2021
1/10/2021 2. Memperkenalkan diri kepada pekerja Pejabat
Kementerian Pelancongan dan diberi taklimat mengenai
etika, disiplin dan juga segala prosedur syarikat ini serta
mengenai organisasi syarikat di tempat kerja.

3. Penyelia memberi penerangan mengenai perkara yang
perlu dilakukan setiap pagi.

4. Membuat filing syarikat travel agensi
5. Mempelajari mengguna mesin fotostat dan mesin

liminit.

Minggu 2 sehingga 1. Mengedar kertas survey travel bubble kepada
pengunjung.
4/10/2021
8/10/2021

2. Key in survey travel bubble ke dalam google form.
3. Daftar surat ke dalam sistem daftar surat masuk dan

juga buku daftar masuk surat.

1

Minggu 3 3.Kemaskini fail aset alih kerajaan KEW-PA 3.
1. Membuat filing syarikat travel agensi.
11/10/2021sehingga 2. Mengemaskini fail aset alih kerajaan KEW-PA 5.
15/10/2021 3. Mempelajari cara untuk membuat pengeposan surat

samada surat itu sulit atau tidak.
4. Membuat pengeposan surat.

Minggu 4 1. Membuat program bersama homestay.
sehingga
18/10/2021
22/10/2021

1

2. Membuat filing syarikat travel agensi.
3. Menyenaraikan dan menyemak nama setiap hotel yang

masih beroperasi di Perlis dan masukkan ke dalam
Microsoft Office Word.
4. Menjaga kaunter khidmat pelanggan dan menjawab
telefon di kaunter.

Minggu 5 sehingga 1. Melawat tapak untuk membuat program voluntourism
@sungai baru
25/10/2021
29/10/2021

2. Membuat program (program voluntourism@ sungai
baru)

1

Minggu 6 3. Mendaftar surat masuk ke dalam sistem daftar surat
1/11/2021 masuk dan buku daftar surat masuk
sehingga
5/11/2021 -Merekod no. surat, tarikh surat, tarikh direkodkan,
dihantar daripada dan no. rujukan.

1. Menjaga kaunter khidmat pelanggan dan menjawab
telefon daripada orang awam.

2. Membuat filing syarikat
3. Mengemaskini tarikh kad pemandu pelancong di

dalam system SPIP.

Minggu 7 4. Membuat pengeposan surat
8/11/2021 5. Cuti hari deepavali
sehingga 12/11/2021
1. Membuat filing syarikat travel agensi.

1

2. Mengedar questionnaire berkaitan kepuasan pelancong
ke Pulau Langkawi di jeti Kuala Perlis.

3. Membuat pengiraan kepuasaan pelancong ke Pulau
Langkawi.

4. Mengemaskini fail aset alih kerajaan KEW-PA 7.

Minggu 8 sehingga 1. Membuat filing syarikat
2. Membuat tagging untuk dilekatkan di laci unit
15/11/2021
19/11/2021 pelesenan.

3. Menyusun tagging mengikut no menaik dan melekat
tagging di laci unit pelesenan supaya dapat
memudahkan untuk meletakkan fail dan mencari fail.

1

Minggu 9 sehingga 1. Mendaftar surat masuk ke dalam sistem daftar surat
masuk.
22/11/2021
26/11/2021 2. Mengemaskini pemeriksaan aset di dalam sistem SPA.

3. Menjaga kaunter khidmat pelanggan untuk pengunjung
bertanyakan sesuatu.

Minggu 10 sehingga 1. Membuat proses pengeposan surat.
2. Daftar surat masuk ke dalam sistem.
29/11/2021 3. Membuat filing syarikat travel agensi.
3/12/2021

1

Minggu 11 1. Membuat filing The Zuley Heritage hotel.
sehingga
6/12/2021
10/12/2021

2. Menyediakan dokumen untuk penghantaran
surat/pengeposan surat.

3. Membuat kutipan hasil ke bank.

4. Menghantar surat ke unit akauntan di pejabat
Persekutuan.

5. Membuat pemantauan dan pemeriksaan syarikat travel
agensi yang berdaftar di bawah MOTAC. (Anugerah
Jaya Travel & Tours)

1

Minggu 12 sehingga 1. Mengemaskini fail mengikut klasifikasi fail arkib
negara.
13/12/2021
17/12/2021 2. Menyediakan dokumen untuk penghantaran
surat/pengeposan surat.

3. Verifikasi stok

4. Merekod surat masuk ke dalam sistem dan buku daftar
surat masuk.

Minggu 13 sehingga 1. Mempelajari cara perancangan pembelian aset pejabat.
20/12/2021 2. Mempelajari cara untuk membuat bank draf
24/12/2021 3. Mengemaskini filing unit pentadbiran
4. Membuat pengiraan stok di dalam bilik stor untuk
Minggu 14
27/12/2021 membuat pembahagian kepada kakitangan pekerja.
31/12/2021
sehingga 1. Membuat filing pemandu pelancong.
2. Mengemaskini data pemandu pelancong mengikut

sistem SPIP.

1

3. Membuat draf bank untuk penghantaran
4. Menyediakan dokumen

surat/pengeposan surat.

Minggu 15 sehingga 1. Mengemaskini baucer bayaran 2021 mengikut fail pada
tahun 2020.
3/1/2022
7/1/2022

2. Membuat filing syarikat
3. Menghadiri mesyurat Feista Terinai.

4. Menyemak baucar bayaran yang tidak lengkap untuk
ditandatangan.

1

Minggu 16 sehingga 1. Mempelajari/membantu memperbetulkan semula surat
dan minit mesyuarat.
10/1/2022
14/1/2022 2. Menjawab panggilan dari pihak luar.
3. Menyusun baucar elaun lebih masa dan tuntutan

perjalanan ke dalam fail

➢ Menyusun mengikut no. dokumen dan akan
dicop “TELAH DIBAYAR”.

Minggu 17 KUARANTIN COVID-19
17/1/2022sehingga
21/1/2022 1. Membuat filing pemandu pelancong- Mohd Ariff Haikal
Minggu 18 2. Belajar binding & liminit dokumen menjadi seperti
24/1/2022sehingga
28/1/2022 buku.
3. Mengemaskini fail baucer bayaran 2021.
Minggu 19 4. Mengemaskini filing Unic Astana Holidays.
1. Menjaga kaunter khidmat pelanggan/menjawab

1

31/1/2022 sehingga panggilan dari orang luar.
4/2/2022 2. CUTI RAYA CINA
3. CUTI RAYA CINA
4. Menjawab soalan survey tentang MOTAC dari pelajar

UMT

5.

Minggu 20 sehingga 1. A
2. F
7/2/2022 3. A
11/2/2022 4. A
5. A

1

BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL

4.1 Pengenalan
Laporan teknikal menjurus kepada tugas-tugas atau kerja yang telah

dilaksanakan semasa latihan industri. Setiap tugasan yang diberikan perlu
mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Ia memastikan segala pengurusan
organisasi dapat berjalan dengan lancar tanpa menimbulkan masalah. Di dalam
bab ini, pelajar di minta untuk melaporkan aktiviti yang dilakukan yang
melibatkan proses kerja kerja yang telah dilakukan selama 20 minggu di firma
atau pejabat tersebut. Segala kerja yang melibatkan aktiviti dan proses ini
hendaklah dilakukan supaya pelajar dapat mengetahui dan mempelajari cara
untuk mengendalikan kerja tersebut dengan baik.

Bab ini menerangkan mengenai tugasan dalam bidang pengurusan.
Sepertimana yang diketahui, pelajar politeknik hanya belajar teori dan asas-asas
tentang pengurusan pejabat tetapi tidak pernah melakukan pengurusan yang
sebenar. Di firma, semasa latihan industri pelajar diberi peluang yang baru untuk
mengalami sendiri pembelajaran dan pengetahuan yang baru dalam melakukan
proses pengurusan yang sebenar. Justeru, ia amat membantu pelajar
menambahkan pengetahuan, pengalaman dan kemahiran serta pendedahan awal
yang boleh dipraktikkan dan diguna pada waktu kerja pada masa hadapan.

1

4.2 Definisi Merekod
Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang disimpan dalam

bentuk dokumen sama ada ia dicipta atau diterima oleh pejabat. Rekod
juga perlu diuruskan agar ia dapat melancarkan perjalanan sesebuah
pejabat. Cara-cara merekod surat seperti di bawah:

i. Sebelum merekodkan surat ke dalam sistem, surat tersebut
akan dicop.

Rajah 5: Contoh cop terima surat masuk
ii. Mendapatkan maklumat dari surat berkenaan dengan tarikh

terima surat, tarikh direkodkan, alamat surat, tajuk dan no.
rujukan.
iii. Setelah maklumat surat sudah diketahui, masukkan data
berikut ke dalam sistem daftar surat masuk.
iv. Daftar surat mengikut giliran ID.

1

4.3 Filing
Kerajaan memberi penekanan utama kepada kecekapan agensi kerajaan dalam
menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat. Keupayaan sesebuah agensi untuk
menyampaikan perkhidmatan, membuat keputusan dan melaksanakan kualiti transaksi
adalah bergantung kepada sejauh mana maklumat yang dicipta, disimpan, dicapai serta
digunakan. Kebanyakan maklumat yang dihasilkan terkandung dalam rekod yang
diselenggara oleh agensi. Pengendalian fail merupakan satu skop terpenting dalam
MOTAC Perlis kerana tanpa pengendalian fail yang baik dan cekap, maklumat akan
menjadi kucar-kacir dan aliran surat tidak akan lancar. Menyusun fail mengikut kod
adalah penting untuk memudahkan pencarian kerana fail merupakan salah satu kaedah
penyimpanan dokumen yang mengandungi maklumat rasmi kerajaan.

Rajah 10: Menyusun fail mengikut kod arkib negara
Pengurusan maklumat dan rekod yang cekap dan teratur membolehkan MOTAC
Perlis meningkatkan kapasiti dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan berkualiti
kepada rakyat. Aktiviti pengurusan rekod perlu sentiasa dipantau bagi memastikan
keberkesanan dan pematuhan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) serta peraturan dan
piawaian yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. PT 1 bertanggungjawab
mengendalikan fail dan dipantau oleh PPTK 1. Mereka perlu memastikan rekod

1

kerajaan diurus dengan cekap dan teratur dengan peruntukan undang-undang, peraturan
dan piawaian yang ditetapkan. Bagi memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap
dan teratur, pelajar dan juga kawan sekerja telah membantu PT 1 melakukan klasifikasi
fail bagi memastikan fail lebih tersusun diarahkan oleh pengarah iaitu Encik Azizul bin
Ismail.

Rajah 11: Membantu PT 1 menyusun fail
Membantu PT 1 menyusun fail-fail. Pengendalian fail merupakan satu kaedah
pengurusan yang perlu dilakukan dengan betul oleh setiap pegawai dan kakitangan di
MOTAC Perlis. Setiap pergerakan keluar masuk fail hendaklah direkodkan. Isi
kandungannya akan dimuatkan pada kertas minit menggunakan cop merah atau biru.
Merah untuk mel masuk dan biru untuk mel keluar. Tindakan ini diperlukan bagi
mengawal keluar masuk surat rasmi kerajaan.

1

Rajah 12: Kandungan di atas kertas minit
Fail akan ditutup dan diikat jika kandungannya telah mencapai 100 nombor siri atau fail
setebal 4cm.

Rajah 13: Contoh nombor rujukan

Rajah 14: Contoh fail yang telah ditutup
1

4.4 Membuat Pemantaun Premis Travel Agensi
Pemantauan premis travel agensi dibuat untuk memastikan syarikat terebut
beroperasi mengikut prosuder yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pelancongan, Seni
dan Budaya Malaysia.Melalui pemantauan syarikat ini pelajar dapat menambahkan
ilmu pengetahuan tentang cara-cara menubuhkan sesebuah syarikat dan juga dapat
menambahkan ilmu pengetahuan tentang sesebuah syarikat yang hendak ditubuhkan
perlu mengikut prosuder seperti berikut:
I. Permohonan Baru lesen perniagaan pengendalian pelancongan
II. Perniagaan Agensi Pengembaraan
III. Fi proses sebanyak RM100.00
IV. Mempunyai modal berbayar yang mencukupi /mempunyai Ahli
Lembaga pengarah yang berpengalaman.
V. Kawasan yang strategik.

1

4.5 Membuat Program Di Bawah Unit Pembangunan Industri
4.5.1 Program Perlis Signature Dish Bersama Pengusaha Homestay.
Program Homestay Signature Dish dibuat secara lansung dari Facebook
MOTAC yang diadakan selama dua hari oleh MOTAC Perlis di bawah unit
pembangunan industri. Acara ini diilhamkan oleh MOTAC Pulau Pinang
yang memulakan keseluruhan idea ini untuk mempromosikan homestay
berdaftar di bawah MOTAC. Konsepnya masak signature dish sambil
diwawancara tentang homestay. Perkara utama adalah untuk mempromosikan
hidangan istimewa oleh pengusaha homestay supaya homestay itu dikenali
oleh orang ramai. Oleh sebab itu, orang ramai akan mengunjungi homestay
apabila mereka pergi bercuti, atau sebaliknya. Pada 23-24 Oktober 2021,
MOTAC Perlis telah mengadakan program Signature Dish Homestay Perlis
bagi mempromosikan homestay berdaftar di bawah MOTAC.

Rajah 20: Tentatif program Perlis homestay signature dish

1

Program selama dua hari telah dilancarkan oleh KPSU (PI) 2, Puan Yusliana
binti Ismail dari ibu pejabat MOTAC. Program ini disertai oleh Encik
Mohamad Iskandar bin Nordin PKSUK (PI) 4, dari Cawangan Homestay,
Asean, NOSS, Standard, Pentadbiran dan Kewangan, Encik Amir bin Azhan,
PPTK (P)2 dari MOTAC Pulau Pinang dan krew lain dari Tourism Malaysia
Wilayah Utara, MOTAC Pulau Pinang dan ibu pejabat.

Rajah 21: Poster Perlis homestay signature dish
Tujuan program ini untuk menarik perhatian pelancong-pelancong luar yang
berminat dengan kehidupan kampung dan juga untuk mempromosi negeri
Perlis yang kaya dengan keindahan alam semula jadi ini.
Seperti yang dinyatakan di dalam tentatif, program bermula pada pagi Sabtu,
23 Oktober 2021 di Homestay Kampung Ujung Bukit. Menu pilihan mereka
ialah Asam Pedas Ikan Puyu dan Sayur Manis Rebung. Homestay Kampung
Ujung Bukit benar-benar memberikan pengujung merasai suasana
“kampung” dengan pemandangan sawah padi dan bukit yang indah. Terdapat

1

begitu banyak aktiviti yang boleh dilalui seperti Jungle Trekking Abseiling,
menuai padi (April-Jun, Ogos-Disember), membuat kuih Tradisional dan
Membuat Wau. Kadar bilik di Homestay Kampung Ujung Bukit ialah RM120
semalam. Lokasi homestay Kampung Ujing Bukit ini terletak di pinggir
Kangar. Ia adalah salah satu tempat yang sesuai untuk pengunjung yang ingin
merasai suasana kampung yang aman dan damai. Keunikan homestay ini
adalah rumah-rumah yang dibina di lereng bukit dan di hadapan sawah padi
yang luas. Siaran langsung Facebook bermula pada pukul 10 pagi apabila
chef bersedia dengan latar belakang pemandangan sawah dan bukit yang
menakjubkan.

Rajah 24: Bersiap sedia untuk siaran lansung

1

Asam Pedas Ikan Puyu dan Sayur Manis Rebung adalah hidangan istimewa
mereka. Terdapat dua orang chef yang bertanggungjawab dalam memasak
hidangan iaitu isteri pemilik homestay. Kemudian, hos siaran langsung iaitu
Mat Jan dari Tourism Malaysia Wilayah Utara akan menemubual mereka
tentang homestay tersebut, bagaimana ia boleh diakses dan apakah
pengalaman yang orang ramai dapat dengan mengunjungi Homestay
Kampung Ujung Bukit.

Rajah 25: Mat Jan memulakan siaran lansung
Selepas sesi masak selesai, hidangan diuji oleh Puan Yusliana binti Ismail
KPSU (PI) 2 dan Mat Jan. Sekitar jam 12 tengahari, siaran langsung tamat.
Sedikit cenderahati telah diberikan kepada pemilik homestay oleh Encik
Mohamad Iskandar bin Nordin PKSUK (PI) 4. Dengan bimbingan daripada
PPTK 1 dan PT 1, saya dapat menyesuaikan keseluruhan pengalaman baharu
dalam mengendalikan program serta menggunakan platform media sosial
untuk mempromosikan homestay.

1

Rajah 26: Encik Iskandar memberi cenderahati kepada pemilik homestay
Seterusnya, tanpa membuang masa program diteruskan ke Homestay Felda
Mata Air pada jam 2 petang di Padang Besar, Perlis.Felda Mata Air juga telah
dipilih sebagai Juara Anugerah Kampung Felda (AKKF) 2014. Kami
disambut mesra oleh pemilik homestay. Menu yang dihidangkan oleh mereka
ialah "Peknga". Menurut pihak homestay, ia adalah menu untuk orang ramai
mencuba apabila berkunjung ke homestay tersebut. Homestay Felda Mata Air
benar-benar menarik kembali suasana tinggal di kawasan estet. Keunikan live
ini ialah, mereka memasak hidangan sambil duduk memandangkan menunya
sangat ringkas dan senang dibuat.

Rajah 27: Siaran lansung bermula di Felda Mata Air

1

Selepas hidangan selesai dirasa, pemilik homestay membawa pasukan ibu
pejabat, PPTK 1, PT 1 dan Encik Amir PPTK 2 dari MOTAC Pulau Pinang
untuk mengelilingi kawasan felda yang mana mereka dapat melihat tanaman
pokok getah dan projek tanaman madu buluh menggunakan lori 4x4. Selepas
kira-kira 15 minit mereka membuat rondaan di kawasan itu, mereka pulang
dan KPSU (PI) 2 memberikan cenderahati kepada pemilik homestay. Secara
keseluruhannya, pengalaman mengadakan program di Homestay Felda Mata
Air sememangnya mendapat sambuntan yang hangat dengan keindahan
kampung dan penduduknya yang mesra pasti menawan hati pengunjung
termasuk kami.

Rajah 28: Encik Iskandar dan Mat Jan merasa “peknga”

1

Rajah 29: KPSU (PI) 2 menyampaikan cenderahati kepada pemilik homestay
di Felda Mata Ayer

Seterusnya, tanpa membuang masa kami bergerak ke Kem Hujan-Hujan
di Gua Kelam. Lawatan itu merupakan pengalaman yang sangat
istimewa bagi kami kerana kami memasuki gua pada waktu malam. Ia
bukanlah sesuatu yang mudah untuk mendapatkan pengalaman seperti
ini memandangkan kami pergi bersama dengan KPSU (PI), kami dapat
menggunakan peluang tersebut. Kami dibimbing oleh seorang yang
berpengalaman dengan gua tersebut iaitu Cik Amirul semuanya berjalan
lancar dan selamat. Tujuan lawatan tapak kerana Puan Yusliana binti
Ismail ingin meninjau kawasan perkhemahan di sekitar Perlis dan
kebetulan kumpulan Hiker Perlis (HiPs) berkampung di Gua Kelam pada
malam itu. Rimbunan pokok tadah hujan di dalam hutan di Gua Kelam,
Padang Besar, Perlis menyaksikan pemandangan yang menawan dengan
suasana yang menenangkan.

1

Rajah 28: Encik Amirul sedang menerangkan tentang gua batu kapur

Rajah29: Sesi pegenalan dengan ahli Hikers Perlis

Rajah 30: Pemandangan pokok hujan-hujan
1

4.5.2 Program Voluntourism: Pemulihan dan Pengindahan Eko Pelancongan @
Sungai Baru.

Baru-baru ini, terdapat banyak sampah bertaburan di persisiran pantai Sungai Baru
seperti plastik, kertas dan botol. Sebagai inisiatif, program ini diadakan untuk
mewujudkan kesedaran kepada penduduk dan pengunjung tentang kepentingan
menjaga kebersihan pantai serta sumbangan khidmat sosial bagi memupuk
semangat cintakan alam sekitar khususnya kebersihan pantai. Program ini
berlangsung pada 30 Oktober 2021, Sabtu. Program Voluntourism dapat
bekerjasama dengan Kelab 60-an Pop Yeh Yeh dan Program ini juga dihadiri oleh
AADK (Agensi Anti Dadah Kebangsaan) dan PDRM (Polis Diraja Malaysia) dan
telah dirasmikan oleh YB Tuan Nurulhisham bin Yaakob iaitu YB Kampung
Sungai Baru.

Rajah 20: Tentatif program voluntourism: Pemuliharan dan Pengindahan Eko
Pelancongan@ Sungai Baru

Pada program ini, pelajar telah membantu PT 1 mereka bentuk poster dan membuat
kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan ibu pejabat MOTAC. Program ini telah
dihadiri oleh kira-kira 50 sukarelawan dan ini adalah program kedua pelajar dan
merupakan kali pertama menjadi sukarelawan pada program voluntourism ini.

1

Rajah 21: Poster program voluntourism: Pemulihan dan Pengindahan Eko Pelancongan
@Sungai Baru

Pasukan kami tiba dahulu di tempat program untuk menyusun atur dan memastikan
peralatan yang hendak digunakan oleh sukarelawan mencukupi dan memadai.
Pelajar harus memastikan semua sukarelawan mendaftar dan mengimbas
MySejahtera mereka. Pembersih tangan dan pemeriksa suhu telah disediakan
kepada semua sukaralewan. Program ini telah dirasmikan oleh YB Tuan
Nurulhisham bin Yaakob.

Rajah 22: Program dirasmikan oleh YB Tuan NurulHisham

1

Rajah 23: Sukarelawan diberi taklimat dan dibahagikan tugas

Selepas dua jam membersihkan sekitar pantai sungai baru dengan mengutip sampah.
Semua sukarelawan diberi masa untuk rehat dan makan. Program penutup
voluntourism ini adalah sekitar pukul 5.00 petang. Program ini dirancang untuk
dilakukan secara berkala oleh sebab tempat ini adalah tempat tumpuan pelancong
Program ini dirancang untuk dilakukan secara berkala bagi memastikan kebersihan
dan keselesaan pengunjung ke pantai Sungai Baru kerana ia merupakan salah satu
tempat tarikan pelancong Perlis. Pada masa yang sama kebersihan di kawasan
sekitar terjamin. Program sukarelawan seperti ini akan memupuk semangat
kebersihan dalam kalangan masyarakat dan pelancong itu sendiri. W alaupun cuaca
panas, kami berjaya menyiapkan program mengikut tentatif.

Rajah 24: Sekitar pembersihan persisiran pantai Sungai Baru

1